CÓDIGO PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS … · Acta de baja de equipos SIP Elabora un acta de comité...

PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

CÓDIGO GRF-PR-001

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA: 1 de 10

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Identificar y controlar cada uno de los activos fijos de la compañía, para cubrir las necesidades requeridas por cada una de las áreas del CNMH.

2. ALCANCE

Desde el momento de la compra del activo fijo hasta su baja en el inventario.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Técnico Administrativo en Recursos Físicos

4. DEFINICIONES

ACTIVOS FIJOS. Bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la organización y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad. INVENTARIO. Existencia real de productos, materiales, mercancías u otros bienes determinados mediante conteo o verificación física, controlados mediante un sistema de inventarios. ACTIVOS DE CORTA DURACIÓN O CONSUMIBLES. Bienes cuya vida útil en menor a un año y se usan como insumos o suministros y que se extinguen por su uso para realizar la operación normal de la entidad. ACTIVOS INTANGIBLES. Son aquellos que no tienen una naturaleza corpórea, es decir, no se pueden ver ni tocar y se caracterizan por ser un activo no monetario. Ejemplo: Las patentes, derechos de autor, marcas registradas, formulas secretas, gastos de organización, franquicias, licencias de software y el crédito mercantil.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS CÓDIGO GRF-PR-001 VERSIÓN 001

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5. NORMAS LEGALES

LEY 734 DE 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

6. CONDICIONES GENERALES

Todos los activos deben estar acompañado de la factura para su ingreso a bodega y en el sistema. Todos los activos del CNMH deben estar ingresados dentro del sistema de información.

Todos los activos fijos deben estar con número y etiqueta de identificación.

Todos los activos fijos deben estar cubiertos por una póliza de seguro.

La administración de pólizas de seguro debe estar a cargo del Profesional especializado de la Dirección Administrativa y financiera, encargado de los recursos físicos.

Los activos fijos deben estar cargados en el sistema de inventarios a nombre del funcionario que le sea asignado. En caso de contratistas el responsable de todos los activos asignados será del director técnico o el supervisor del contrato (personal de planta).

Todos los activos entregados a cargo son para uso único de las actividades encomendadas por las direcciones o grupos del CNMH, en caso de ser necesario el desplazamiento del activo, se debe gestionar un permiso por parte de Recursos Físicos y el aval del director técnico correspondiente, diligenciando el formato de remisión préstamo de equipos.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)

DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIÉN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1 Identificar necesidades de activos a adquirir

Identifican cuáles activos son necesarios para el desarrollo de las labores del CNMH, ajustándose al presupuesto asignado para realizar la solicitud.

Directores Técnicos

Comunicación interna solicitando necesidades de activos a adquirir. GDC-FT-008 Solicitud de requerimiento para compra de bienes. GRF-FT-008

2 Recibir y verificar el activo

Recibe la factura y el activo para el ingreso al almacén, verificando que el activo recibido sea el que se relaciona en la factura y cumpla con las características definidas dentro del requerimiento. En caso de que se reciba el bien por donación este debe venir acompañado de un acto administrativo en caso de entidades públicas o mediante comunicación en caso de personas naturales o jurídicas del orden privado, detallando los elementos a ser donados y el valor según el avalúo realizado a estos bienes de acuerdo al procedimiento de evaluación y consolidación de inventarios y activos fijos del proceso de Gestión Financiera.

Auxiliar Administrativo en Recursos Físicos Supervisor del contrato

Factura. EXT


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


¿Cumple con los requerimientos definidos y están completos los activos adquiridos? SI: Continuar con actividad 4 NO: Continuar con actividad 3

3 Devolver activos al proveedor

Devuelve activo al proveedor realizando comunicado e indicando las causales de su devolución.

Supervisor del contrato Comunicación oficial enviada de devolución de activos. GDC-FT-007

4 Registrar activo en el sistema

Identifica el tipo de activo y se procede a registrar en el sistema. Para los activos fijos se asigna un código de inventario en el sistema y se controla mediante una etiqueta y cualquier otro dato adicional que permita y facilite el control del activo fijo que se trate. Para los activos de corta duración o consumibles y los activos intangibles se registran en el sistema las características y sus cantidades.

Auxiliar Administrativo en Recursos Físicos

Entrada a almacén. SIIF

5 Entregar documentación para soporte de pago a proveedores

Genera a través del sistema la entrada de almacén, se firma y se anexa junto con la factura y demás documentos para la legalización del pago al proveedor.


Entrada de Almacén. SIIF


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


6 Realizar tramite de pólizas a activos fijos e intangibles

Remite la factura a almacén para el trámite de la póliza del activo o intangible, siguiendo el procedimiento definido para la administración de servicios.


Póliza del activo. EXT

7 Asignar activo al área o funcionario responsable

Asigna el activo en el sistema a nombre del responsable (Funcionarios de Planta) y el poseedor (Contratista o Funcionario de Planta) y es entregado al área que lo solicito, debidamente etiquetado. El responsable que recibe el activo, firma el Formato devolutivo de bienes en servicio el cual es generado por el sistema de control de inventarios - SCI web, y se constituye en responsable del uso y custodia de los bienes asignados. ¿Se requiere préstamo de equipos? SI: Continuar con actividad 8 NO: Continuar con actividad 9


Devolución de bienes en servicio. GRF-FT-002

8 Realizar préstamo y devolución de equipos

Recibe la solicitud de préstamo del equipo de cualquier dirección técnica y se genera una remisión por préstamo donde identifica la salida del equipo. Este formato debe estar firmado por el Director técnico, el funcionario de recursos físicos y el funcionario o contratista que va hacer uso del mismo. El funcionario que uso del equipo, entrega el equipo al encargado, se realiza la verificación de que el equipo se


Salida remisión préstamo de equipos de cómputo. GRF-FT-006 Entrada de Remisión préstamo de equipos de cómputo. GRF-FT-001


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


encuentre en las condiciones en que se entrego y se genera la remisión de entrada por préstamo de equipos que es generado en el sistema.

9 Descargar el activo de la persona responsable

Se genera el formato de devolución de bienes entregados en servicio, para retirarse o desvincularse de la institución o al finalizar el contrato laboral. Verifica en el sistema que los activos se encuentren cargados al funcionario saliente y que estos se encuentren físicamente y en buen estado. Si no se encuentra el activo fijo o el activo no es entregado en condiciones aceptables, se informa a la dirección correspondiente la cual se encargara de definir las acciones a seguir y se deja consignado en el formato de devolución de bienes entregados en servicio. Si se encuentran físicamente completos y en buen estado se procede a firmar el respectivo formato de devolución de bienes entregados en servicio descargándolos del sistema para asignarlos a un nuevo funcionario o jefe de la dependencia. Este formato es entregado al área de talento humano para la generación del correspondiente paz y salvo.


Devolución de bienes entregados en servicio. GRF-FT-002


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


¿El activo fijo se encuentra en buen estado? SI: Continuar con actividad 7 NO: Continuar con actividad 10

10 Dar de baja el activo fijo

Revisa anualmente o cuando se identifique el estado del activo fijo, para poder evaluar el estado físico y ubicación. Al identificar el estado del activo fijo, si este no se encuentra en buen estado, se decide si se envía a mantenimiento (en caso de que sea reparable), traslado en caso de que sea posible su uso en áreas de menor requerimiento. En estos dos casos se hace el registro respectivo en el inventario y se diligencia el formato de requerimiento servicio de mantenimiento. En caso de que no se pueda reparar el bien se decide dar de baja, se genera el formato de remisión baja de activo a través del sistema de control de inventarios, el cual se envía a contabilidad, para el registro respectivo. Elabora un acta de comité de baja de equipos, el cual se envía a contabilidad, discriminándolos por las siguientes modalidades:

Baja de Inventario por Venta Directa.

Baja de Inventario por Venta en Remate.

Director(a) Administrativa y Financiera

Requerimiento servicio de Mantenimiento. GRF-FT-010 Remisión baja de activo. SIIF Acta de baja de equipos. SIP-FT-001


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Donación o Cesión.

Baja de Inventario por Destrucción.

Baja de Inventario por Hurto.

Baja de Inventario por pérdida del activo.

Baja de Inventario por obsolescencia tecnológica. Esta acta debe ser revisada y aprobada por la Dirección Administrativa y Financiera.


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8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


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9. PUNTOS DE CONTROL

No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2 Recibir y verificar el activo

Verifica que los bienes cumplan con las especificaciones técnicas del contrato y con lo relacionado en la factura

Cada vez que se adquiere un activo

Auxiliar Administrativo en Recursos Físicos Supervisor del contrato

No Aplica

4 Registrar activo en el sistema

Verificación de número de unidades, seriales, modelos y marcas del bien para ser ingresadas en el sistema de control de inventarios

Cada vez que se adquiere un activo


Entrada de

almacén. SIIF

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica

12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica Creación del documento DD/MM/AAAA 001


CÓDIGO: GRF-PR-002

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES PÁGINA: 1 de 9


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales para la realización de los arreglos locativos, adecuaciones, remodelaciones y/o mantenimientos que se requieran en las diferentes dependencias de propiedad o tomados en arriendo asignados al CNMH.

2. ALCANCE

Desde el momento de que se identifica la necesidad hasta la reparación de la misma.



4. DEFINICIONES

INSPECCIÓN: Método de exploración física que se efectúa por medio de la vista, para detectar daños físicos dentro o a fuera de las instalaciones de la compañía. MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es aquel que se ocupa de la reparación una vez se ha producido el fallo y el paro súbito del equipo o instalación. MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Este tipo de mantenimiento pretende reducir la reparación mediante una rutina de inspecciones periódicas y la renovación de los elementos dañados.

5. NORMAS LEGALES

No Aplica

PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES CÓDIGO GRF-PR-002 VERSIÓN 001

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Todos los recursos físicos del CNMH, deben tener una hoja de vida que debe contener como mínimo: Las características del bien y/o especificaciones técnicas, el registro de asignación del bien, los registros e informes de los mantenimientos y/o reparaciones realizadas al bien, la programación de las actividades de mantenimiento preventivo si aplica, las copias de las pólizas de seguros, las garantías del fabricante, los manuales y/o catálogos del fabricante.


PÁGINA 3 de 9

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Identificar necesidades de mantenimiento

Identifica las necesidades de mantenimiento de las instalaciones, mobiliario de acuerdo a su estado define los diferentes mantenimientos preventivos a realizar durante la vigencia fiscal. Cuando un área detecta algún deterioro en las instalaciones o necesita una reparación debe hacer la solicitud al grupo de recursos físicos por medio de comunicación oficial. De manera periódica, el grupo de recursos físicos, realiza inspecciones del estado de las instalaciones, teniendo en cuenta el formato de Inspección establecido.


Informe de necesidades de mantenimiento. Inspección de mantenimiento. GRF-FT-009 Requerimiento de servicio de mantenimiento. GRF-FT-010

2 Realizar y aprobar plan de mantenimiento

Formula el plan de mantenimiento de las diferentes instalaciones, mobiliario, asignados al CNMH discriminando cada una de las actividades a realizar de acuerdo a las necesidades. Una vez formulado el plan de mantenimiento se remitirá a la Director(a) Administrativo(a) y Financiero(a), para su revisión y aprobación. Si se presentan observaciones por parte de la directora(a), se


Plan de mantenimiento aprobado. GRF-FT-011


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


realizaran los ajustes correspondientes.

3 Identificar necesidades de contratación

Si no es posible solucionar internamente, se debe buscar un proveedor o el personal competente para realizar el mantenimiento preventivo, mediante el proceso contractual que se ajuste a las necesidades requeridas, siguiendo con el proceso de adquisición de bienes y servicios. Una vez se tiene el proveedor o el personal necesario se da inicio a la ejecución del plan de mantenimiento.


Comunicación interna de necesidades de contratación. GDC-FT-008

4 Programar el mantenimiento

Realiza el cronograma de las actividades de mantenimiento a ejecutar para instalaciones, mobiliario, asignados al CNMH.


Plan de mantenimiento aprobado. GRF-FT-011

5 Ejecutar plan de mantenimiento

Ejecuta las diferentes actividades, de acuerdo al cronograma de mantenimiento preventivo dentro de los tiempos señalados.

Técnico Administrativo en Mantenimiento

Informe periódico de ejecución del mantenimiento

6 Verificar el mantenimiento

Se verifica la correcta realización de la actividad según el cronograma, una vez se finaliza el mantenimiento, se aprueba o se rechaza el mismo. Cuando se ha realizado con un proveedor externo, se diligencian los registros correspondientes para evaluar el servicio y proceder a autorizar el pago o a corregir las fallas presentadas en la realización de la actividad.


Hoja de vida del elemento o equipo. GRF-FT-012


PÁGINA 5 de 9

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


El personal encargado de realizar el mantenimiento respectivo, debe dejar registro de los mantenimientos y reparaciones realizadas en la correspondiente hoja de vida de cada bien.

7 Recibir y/o identificar necesidades de reparación

Recibe o identifica de las diferentes dependencias la necesidad de reparar instalaciones, mobiliario, asignados al CNMH


Comunicación interna identificando necesidades de reparación. GDC-FT-008

8 Verificar la necesidad de reparación

Realiza un diagnóstico inicial de los posibles daños o fallas para definir el tipo de recursos que se requieren para realizar la reparación. El diagnostico inicial debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Tipo de daño.

Materiales y equipos a utilizar.

Mano de obra a requerida. Una vez definido el diagnostico, se especifica la solución a implementar.


No Aplica


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


¿Se requiere la contratación de personal externo? SI: Continuar con actividad del proceso de adquisición de bienes y servicios NO: Continuar con actividad 9

9 Programar la reparación

Realiza programación de la reparación y en caso de no contar con los insumos necesarios para realizar la reparación se gestionaran a través del procedimiento de Administración y manejo de caja menor.


Requerimiento de servicios de mantenimiento GRF-FT-010

10 Realizar reparación

Ejecuta las actividades de las reparaciones identificadas dentro de los tiempos establecidos, las cuales serán supervisadas por el profesional especializado de recursos físicos para su aprobación.

Técnico Administrativo en mantenimiento

Informe de la reparación

11 Verificar la reparación

Se verifica la correcta realización de la actividad según la orden de servicio generada, una vez se finalizada la reparación, se aprueba o se rechaza el mismo. El proveedor externo entrega el informe de la reparación realizada, para proceder a autorizar el pago o a corregir las fallas presentadas en la realización de la actividad. El Profesional Especializado de recursos físicos, debe dejar registro de las reparaciones realizadas en la correspondiente hoja de vida de cada bien.


Hoja de vida del elemento o equipo. GRF-FT-012


PÁGINA 7 de 9

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 8 de 9



6 Verificar el mantenimiento

Verifica que el mantenimiento realizado se encuentre acorde con las necesidades definidas dentro del plan de mantenimiento

Cada vez que se realice un mantenimiento


Comunicación interna certificando el recibo a satisfacción. GDC-FT-008

8 Verificar la necesidad de reparación

Verifica los siguientes criterios para la reparación:

Tipo de daño.

Materiales y equipos a utilizar.

Mano de obra requerida.

Cada vez que se genere una necesidad de reparación


Requerimiento de servicio de mantenimiento. GRF-FT-010

11 Verificar la reparación Verifica que la reparación realizada este acorde con lo solicitado en el requerimiento de reparación

Cada vez que se realice la reparación


No Aplica


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica


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CÓDIGO: GRF-PR-003

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES PÁGINA: 1 de 8


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Prestar servicios de apoyo administrativo para asegurar el normal funcionamiento del Centro Nacional de Memoria Histórica - CNMH, tales como aseo, cafetería, vigilancia, seguros, comunicación y medios audiovisuales.

2. ALCANCE

Desde el momento de que se identifica la necesidad hasta la evaluación y entrega a satisfacción del servicio prestado.



4. DEFINICIONES

Aseo. Limpieza de inmuebles, muebles y enseres y técnicas apropiadas que permitan su conservación en forma higiénica para que los funcionarios desempeñen sus labores en un ambiente de asepsia adecuado. Medios audiovisuales. Son aquellos materiales y equipos que registran, reproducen, difunden mensajes visuales y sonoros con el fin de facilitar conocimientos y, especialmente, motivar aprendizajes y actitudes. Seguro. Es un amparo de los riesgos que puedan ocurrir y que impliquen menoscabo de los fondos o bienes de la Entidad. Siniestro. Ocurrencia de un hecho que afecte los bienes de la Entidad, ocasionado por personas, hechos imprevistos o desastres naturales. Vigilancia: Custodia de los bienes muebles e inmuebles por los cuales la Entidad es legalmente responsable para evitar perjuicios por dolo o detrimento patrimonial.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS GENERALES CÓDIGO GRF-PR-003 VERSIÓN 001

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5. NORMAS LEGALES

No Aplica


Los requerimientos deben ser razonables y ajustados al presupuesto del CNMH.

Todos los requerimientos solicitados por los funcionarios y contratistas deben ser canalizados por medio del Director respectivo y comunicado a la dirección administrativa y financiera.

Los requerimientos deben ceñirse a las solicitudes realizadas y su correspondiente programación.

Se deben tener en cuenta los siguientes requisitos para la administración de seguros:

Cada vez que se compre un bien se debe informar a la aseguradora.

Se debe presentar la factura de compra para asegurar el bien e ingresarlo al inventario del CNMH.

En caso de siniestro se debe hacer el respectivo denuncio y anexar los documentos solicitados por la aseguradora.

Cada vez que se presente un siniestro se debe presentar el informe de bajas a la aseguradora.

Para el préstamo de salas de reunión y medios audiovisuales se debe realizar la solicitud al grupo de recursos físicos que es responsable por la programación y manejo de los mismos. En caso de no uso de salas de reunión y medios audio visuales se debe informar oportunamente para su asignación a otro usuario.

Para los servicios de vigilancia y seguridad se debe tener en cuenta las siguientes consignas:

Toda cartera, maleta, maletín o morral debe ser revisado al ingreso y a la salida del CNMH. Aplica para todos funcionarios, contratistas y visitantes de la entidad.

Los baúles de los vehículos deben ser revisados al ingreso y a la salida del CNMH. Aplica para todos funcionarios, contratistas y visitantes de la entidad.

El sensor de metales debe ser utilizado siempre.

Todos los visitantes deben ser anunciados, registrados e identificados para su ingreso a las instalaciones.

Todos los equipos electrónicos como portátiles, tabletas, cámaras, discos duros, etc, deben ser registrados al ingreso y salida del CNMH.

Después de las 7:00 p.m cualquier funcionario o contratista que continúe desarrollando actividades dentro del CNMH, debe informar a la Dirección Administrativa, para el control de la vigilancia, sin excepción.


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Todo funcionario o contratista que requiera desarrollar actividades dentro del CNMH en los días sábados, domingos o festivos, debe informar a la Dirección Administrativa, para el control de la vigilancia, sin excepción.

Para el servicio de aseo se debe dejar registro de las actividades desarrolladas en cada una de las áreas del CNMH, garantizando la adecuada prestación del servicio en el formato GRF-FT-016. Control del servicio de aseo.

Para el control del combustible del parque automotor se debe diligenciar el formato GRF-FT-015 Consumo de combustible.


PÁGINA 4 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Solicitar la prestación del servicio

Solicita la prestación del servicio administrativo de acuerdo a las necesidades generadas por cada una de las direcciones.

Auxiliares Administrativos en Recursos Físicos

Comunicación interna de solicitud de servicio. GDC-FT-008 ó Comunicación oficial por correo electrónico de solicitud de servicio

2 Analizar viabilidad de la prestación del servicio

Analiza la solicitud teniendo en cuenta la disponibilidad de los recursos físicos, recursos humanos para su prestación y se informara a la dirección solicitante los datos del personal que atenderá la solicitud y los recursos necesarios para la prestación del servicio a conformidad. De no poderse dar la atención con las condiciones solicitadas se deben dar las alternativas necesarias para suplir la necesidad del requerimiento, según las disposiciones de recursos.


Comunicado oficial por correo electrónico informando la disponibilidad para la prestación del servicio


PÁGINA 5 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


3 Programar la ejecución de los servicios generales

Programa la ejecución de los servicios, según las solicitudes y análisis realizados. ¿Es necesaria la contratación del servicio especializado externo? SI: Continuar con actividad 4 NO: Continuar con actividad 5

Auxiliares Administrativos en Recursos Físicos

Programa de ejecución de servicios generales. GRF-FT-014

4 Buscar proveedor para la prestación del servicio

Busca un proveedor para realizar la prestación del servicio, realizando el proceso contractual que se ajuste a las necesidades requeridas, siguiendo los procedimientos del proceso de adquisición de bienes y servicios.


Estudio de mercado. ABS-FT-004 Estudios y documentos previos. ABS-FT-005

5 Realizar la prestación del servicio

Atiende el servicio de acuerdo a lo programado y a la solicitud realizada.

Contratista

Requerimiento de servicio de mantenimiento GRF-FT-010

6 Realizar y Verificar servicio prestado

Realiza un informe sobre el servicio prestados conforme a la solicitud realizada, registrando los inconvenientes y oportunidades presentadas y lo entrega al supervisor o al Técnico Administrativo de la Dirección Administrativa y Financiera, para su verificación.

Contratista Informes de servicios prestados.

7 Evaluar la satisfacción del servicio prestado

Evalúa la calidad y oportunidad de la prestación del servicio, realizando la encuesta de satisfacción a las direcciones que recibieron el servicio.


Encuesta para calificación del servicio. GRF-FT-018


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


En caso de que se apruebe se realiza la respectiva autorización para el pago al proveedor. En caso de que se rechace se informa al proveedor para realizar el respectivo ajuste o hacer valida las pólizas exigidas contractualmente, siguiendo el proceso exigido para este trámite.

Comunicación interna certificando la aprobación de la prestación del servicio. GDC-FT-008


PÁGINA 7 de 8

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 8 de 8



7 Realizar y Verificar servicio prestado

Verifica que el servicio prestado cumpla con las especificaciones técnicas del contrato

Cada vez que se preste el servicio


Comunicación interna certificando la aprobación de la prestación del servicio. GDC-FT-008


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica






CÓDIGO: GRF-PR-004

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE CAJA MENOR PÁGINA: 1 de 11


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Garantizar la adecuada administración de los fondos de dinero en efectivo asignados por caja menor, usados para gastos en las diferentes Direcciones del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH, según sus requerimientos.

2. ALCANCE

Desde la solicitud de recursos de caja menor, hasta el reintegro de los recursos no utilizados durante la vigencia fiscal.



4. DEFINICIONES

Caja Menor. Son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de los entes públicos, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarios para la buena marcha de la Administración. Legalización definitiva. Consiste en la entrega de los documentos de cierre y recursos a la tesorería de la vigencia. Reembolso. Actividades destinadas a solicitar a la tesorería los recursos ejecutados de forma mensual o cuando se haya consumido más de un 70% de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales.

5. NORMAS LEGALES

Decreto 2768 de 2012. Por la cual se regula la constitución y manejo de las cajas menores.

Decreto 2674 de 2012. Marco para la operatividad y aplicabilidad del sistema SIIF II.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE CAJA MENOR CÓDIGO GRF-PR-004 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 11


Se debe revisar que la póliza global que maneja el CNMH esté vigente e incluya la caja menor.

Para la compra de bienes se debe entregar al encargado del Almacén copia de la factura, para que sean ingresados los elementos al sistema.

Todo gasto debe tener el visto bueno del Director Técnico correspondiente.

Las solicitudes que no se encuentren dentro de los rubros establecidos para de la caja menor no podrán ejecutarse.

Las solicitudes no podrán excederse de los montos definidos para cada uno de los rubros de caja menor.

Toda solicitud debe contar con el visto bueno de la directora administrativa y financiera (ordenador del gasto).

Diariamente el encargado del manejo de la caja menor, verifica mediante el uso del formato “Arqueo de caja menor” los movimientos de la caja menor, asegurando el control y el seguimiento de su ejecución.

La legalización de los gastos de caja menor deberá efectuarse durante los cinco días siguientes a su realización.

No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.


PÁGINA 3 de 11

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Solicitar autorización de apertura de cuenta de caja menor

Constituye por primera vez la Caja Menor, solicitando autorización ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para la apertura de una cuenta bancaria para el manejo de los fondos de caja menor.

Profesional Especializado en Tesorería

Solicitud de apertura/terminación/sustitución de cuentas corrientes autorizados de la Dirección General del Crédito Publico y del tesoro Nacional – DGCPTN. EXT

2 Solicitar CDP Solicita a la Dirección Administrativa y Financiera el Certificado de Disponibilidad Presupuestal para constituir la caja menor.


Certificado de Disponibilidad Presupuestal. SIIF

3

Elaborar proyecto de resolución de constitución de caja menor

Elabora el proyecto de resolución de constitución de la caja menor para la respectiva vigencia, con el presupuesto y rubros de cada una, el respectivo responsable, la regulación de la constitución y el funcionamiento y demás aclaraciones necesarias.


Resolución de constitución de caja menor. GJU-FT-007

4 Revisar proyecto de resolución

Revisa proyecto de resolución, solicitar ajustes si lo considera necesario y da visto bueno. Aprueba la constitución de caja menor, se numera y fecha la resolución.


Resolución aprobada de constitución de caja menor. GJU-FT-007


PÁGINA 4 de 11

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


5 Crear caja menor en el aplicativo SIIF

Crea la caja menor en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, teniendo en cuenta los lineamientos definidos en la resolución.

Profesional Especializado en Presupuesto

Registro en el aplicativo SIIF de constitución de caja menor

6 Expedir CDP de caja menor

Expide los Certificados de Disponibilidad Presupuestal correspondientes al valor de la constitución de la Caja Menor.



7 Expedir registro presupuestal de caja menor

Expide el registro presupuestal de caja menor correspondientes al valor de la constitución de la Caja Menor.


Registro Presupuestal. SIIF

8 Revisar disponibilidad en PAC

Revisa la disponibilidad en el Plan Anual de Caja - PAC. Profesional Especializado en Tesorería

No Aplica

9 Generar comprobante de obligación presupuestal

Genera el aplicativo SIIF el comprobante de obligación presupuestal, teniendo en cuenta la resolución de constitución de caja menor, el CDP y el RP.

Profesional Universitario en Contabilidad

Comprobante de obligación presupuestal. SIIF

10 Generar órdenes de pago

Genera comprobante de pago en el aplicativo SIIF para efectuar el primer giro.


Comprobante de pago en el aplicativo SIIF

11 Realizar manejo de caja menor en el aplicativo SIIF

Efectúa la apertura en el aplicativo SIIF de acuerdo con la guía para registrar los movimientos de caja menor del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.


Registros de aperturas, pagos, reembolsos, legalización definitiva. SIIF

12 Detectar necesidades Detecta la necesidad del elemento o servicio y lo solicita ante el responsable de la Caja Menor.

Directores Técnicos o Solicitante

Solicitud de Recursos por caja menor. GRF-FT-013


PÁGINA 5 de 11

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


La persona solicitante debe elaborar la solicitud formal a través de un memorando, en el cual se especifica la solicitud y el valor del elemento o servicio.

13 Autorizar compras por caja menor

Autoriza la compra del elemento o servicio, con el respectivo visto bueno por parte de la Directo(a) Administrativa y Financiera, continua la siguiente actividad. Si no es autorizado finaliza del procedimiento.

Director(a) administrativa y Financiera (Ordenador del Gasto)

Solicitud de Recursos por caja menor aprobada. GRF-FT-013

14 Determinar naturaleza del gasto y entregar recursos

Determina naturaleza del gasto y elaborar recibo de caja menor y entregar dinero o cheque para compra.



15 Recibir dinero Recibe el dinero y firmar la solicitud de recursos por caja menor en constancia de recibido.



16 Entregar facturas para legalizar gastos

Adquiere el elemento y entregar el original de facturas con todos los requerimientos de ley o recibos de caja, para legalizar el gasto.


Factura original. EXT

17 Registrar en sistema SIIF egreso

Registra en el sistema SIIF el recibo definitivo de Caja Menor, el rubro presupuestal, cuenta contable, monto, deducciones, fecha de pago y descripción del gasto. Anexa los documentos soporte para efectuar la legalización.


Registro de egreso de caja menor en el aplicativo. SIIF


PÁGINA 6 de 11

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


18 Elaborar reembolso

Solicitar reembolso en forma mensual o cuando se haya consumido más de un 70% de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales, lo que ocurra primero. Elabora listado de gastos por rubro, anexa facturas canceladas, solicitudes de elementos por caja menor, recibos de caja menor en original y entrada de almacén en el caso de adquisición de bienes. Elabora proyecto de Resolución de Reembolso de Caja Menor y presentar todos los documentos al Ordenador del Gasto.


Resolución de reembolso de caja menor. GJU-FT-007

19 Aprobar reembolso Revisa gastos, recibos de caja menor, requisitos de facturas y proyecto de resolución para reembolso. Solicitar ajustes si es necesario, de lo contrario firmar la resolución de reembolso.


Resolución de reembolso aprobada. GJU-FT-007

20 Numerar, fechar y archivar resolución de reembolso

Numera y fechar resolución de reembolso aprobada. Remite copia al área financiera y archiva en consecutivo el original.


Resolución de reembolso numerada. GJU-FT-007

21 Solicitar CDP para reembolso

Solicita al grupo de financiera el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, por el valor del reembolso. Técnico Administrativo en

Recursos Físicos

Certificado de Disponibilidad Presupuestal para reembolso. ABS-FT-006

22 Expedir CDP y RP para reembolso

Expide Certificado de Disponibilidad Presupuestal, correspondiente al valor del nuevo giro (reembolso) de caja menor.




PÁGINA 7 de 11

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Efectúa Registro Presupuestal e imprimir el original. Registro Presupuestal

23 Generar comprobante de obligación presupuestal

Revisa el PAC, generar la obligación y la Orden de Pago del reembolso. Revisa que todos los documentos se encuentren en orden, con las debidas firmas y demás requisitos. Genera en el aplicativo SIIF el comprobante de obligación presupuestal de reembolso, teniendo en cuenta la resolución de reembolso y los documentos soporte.

Profesional Universitario en Contabilidad

Comprobante de obligación presupuestal de reembolso. SIIF

24 Generar órdenes de pago del reembolso

Genera comprobante de pago en el aplicativo SIIF para efectuar el reembolso. Confirma deducciones y selecciona la obligación de fecha variable y genera la orden de pago.


Comprobante de pago de reembolso en el aplicativo SIIF

25 Verificar recursos recibidos

Confirma consignación del reembolso en la cuenta corriente de caja menor e inicia de nuevo con la gestión.


No Aplica

26 Realizar legalización definitiva

Elabora la resolución de legalización definitiva y reintegra los saldos sobrantes de acuerdo con los términos y tiempos definidos en el decreto que regula la constitución y

Técnico Administrativo en Recursos Físicos Profesional Universitario en

Resolución de legalización definitiva. GJU-FT-007


PÁGINA 8 de 11

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


funcionamiento de las cajas menores. Una vez aprobada la legalización de la resolución, se continúa con lo definido en la guía de cierre definitivo de una caja menor del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Contabilidad Profesional Especializado en Tesorería Profesional Especializado en Presupuesto

Registros en el aplicativo SIIF de la legalización definitiva


PÁGINA 9 de 11

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 10 de 11



13 Autorizar compras por caja menor

Revisar que se cumpla con todas las regulaciones para el funcionamiento de la caja menor de acuerdo a la normatividad vigente

Cada vez que se genere una solicitud

Director(a) administrativa y Financiera (Ordenador del Gasto)

Aprueba comunicación

interna de solicitud de

necesidades de

elementos o servicios

18 Elaborar reembolso

Revisar que se cumpla con todas las regulaciones para el manejo del reembolso la caja menor de acuerdo a la normatividad vigente

Mensual Técnico Administrativo en Recursos Físicos

Resolución de reembolso

de caja menor.

GJU-FT-007

26 Realizar legalización definitiva

Verificar que se consignen los sobrantes en el banco de la republica a nombre de la Dirección del Tesoro Nacional- DTN y que se cumpla con los plazos establecidos para la legalización de acuerdo a la normatividad vigente

Anual Técnico Administrativo en Recursos Físicos

Resolución de legalización definitiva. GJU-FT-007 Registros en el aplicativo

SIIF de la legalización

definitiva


Guía Gestión caja Menor. EXT

Guía de cierre definitivo de caja menor. EXT

Guía Reembolso Recursos Caja Menor. EXT.


PÁGINA 11 de 11

11. ANEXOS

No Aplica






CÓDIGO: GRF-PR-005

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS, PRIVADOS Y ARRIENDOS PÁGINA: 1 de 8


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Tramitar, verificar, y realizar seguimientos de cada uno de los servicios públicos, privados y arriendos asumidos por el CNMH.

2. ALCANCE

Desde la recepción de la factura hasta el seguimiento de los servicios públicos y arrendamientos



4. DEFINICIONES

Consumo. Es la acción y efecto de consumir o gastar, ya sea productos bienes y servicios como la energía, agua, luz, teléfono; usados para satisfacer necesidades primarias y secundarias para cumplir con el funcionamiento normal de la Entidad. Factura de servicios públicos. Es la cuenta que una empresa prestadora de servicios públicos entrega o remite al usuario, por causa del consumo y demás servicios inherentes en desarrollo de un contrato de prestación de servicios públicos. Servicios públicos. Servicios prestados por las administraciones públicas, necesarios para la operación. Su pago se realiza en función del consumo, de acuerdo con la factura emitida por la empresa administradora de cada servicio. Entre estos se encuentran: energía, agua, gas, telefonía.

5. NORMAS LEGALES

No Aplica

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS, PRIVADOS Y

ARRIENDOS

CÓDIGO GRF-PR-005 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 8


Para las facturas de servicios públicos se debe tener en cuenta que las moras y los impuestos causados por estas no serán cancelados por el CNMH.

Se deben realizar las reclamaciones correspondientes y necesarias para la buena prestación del servicio o en el caso de que la factura presente inconsistencias.

Se debe realizar los pagos dentro de las fechas establecidas en las facturas y/o contratos de arrendamiento.

En el caso de las sedes que se encuentren en arriendo y se presente algún daño en las instalaciones, se debe informar al propietario del bien inmueble, para realizar las respectivas reparaciones.

Se deben seguir las clausulas definidas en el contrato de arrendamiento para evitar incumplimientos.


ARRIENDOS


PÁGINA 3 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Establecer controles para contratos de arrendamiento

Una vez que se tiene el contrato firmado para el arriendo se ingresa los datos del arrendador con las condiciones principales del contrato (fecha de inicio, incrementos, valor de penalidad, fecha de terminación y preaviso y valor del canon de arrendamiento).


Cuadro de control de servicios y arrendamientos GRF-FT-017

2 Establecer controles para servicios públicos

La factura del consumo del servicio llega de manera física o digital a la dirección administrativa y financiera y se hace un registro posterior en el formato de Excel, para poder llevar un control y un seguimiento al pago correspondiente.


Cuadro de control de servicios y arrendamientos GRF-FT-017

3 Verificar facturas

En la factura de servicios se debe verificar:

Que la factura llegue dentro de las fechas establecidas.

Que corresponda a las diferentes sedes del CNMH.

Que corresponda al servicio contratado.

Que las facturas no hayan sido canceladas anteriormente.

Los respectivos periodos de facturación.

Los consumos facturados y los históricos.

La fecha de pago y demás componentes de la misma.

Con la factura del arriendo debe venir el soporte de parafiscales y la certificación del banco.

La factura se pague dentro del plazo oportuno.

Supervisor de contrato No Aplica


ARRIENDOS


PÁGINA 4 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Luego de la verificación se transcribe la información en el cuadro de control correspondiente con las observaciones a que haya lugar. ¿Se presentan inconsistencias en la facturación o no es recibida oportunamente? SI: Continuar con actividad 4 NO: Continuar con actividad 5

4 Realizar reclamación

Realiza la reclamación respectiva ante la empresa correspondiente en caso de inconsistencias en la factura como recargos por mora o servicios no prestados o no solicitados a través del ejecutivo de cuenta designado para atender las relaciones comerciales con el CNMH.

Supervisor de contrato Comunicación Oficial enviada de reclamación. GDC-FT-007

5 Dar recibido a satisfacción del servicio

Para arriendos y servicios públicos, el supervisor del contrato da el visto bueno mensual de la facturación luego de haber realizado el registro y de revisar el valor, verificando que estén acordes a lo estipulado en el contrato. La persona encargada de servicios administrativos deberá generar un certificado de conformidad a la prestación del servicio solicitado.

Supervisor de contrato

Comunicación oficial enviada certificando la prestación del servicio a conformidad. GDC-FT-007


ARRIENDOS


PÁGINA 5 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


6 Realizar tramite para pago de facturas

Luego de ser debidamente revisada y autorizada la factura, se radica en contabilidad, donde proceden a realizar la causación y el trámite del pago del servicio público o arrendamiento. Los documentos necesarios para el trámite del pago a la empresa prestadora de servicios correspondiente deben presentarse antes del vencimiento de la factura, como a continuación se mencionan:

Original de las facturas.

Con la factura del arriendo debe venir el soporte de parafiscales y la certificación del banco.

La certificación de conformidad que se realizó a satisfacción el servicio.

Auxiliar administrativo en Recursos Físicos

Registro de pago en el aplicativo SIIF

7 Realizar seguimiento a contratos por Recursos Físicos

Realiza seguimiento de que se haya efectuado el pago del servicio público para evitar posibles incumplimientos. Realiza y envía mensualmente un reporte de vencimientos de contratos a la Dirección Administrativa y Financiera y a las sedes que tienen a cargo el inmueble, con el fin de confirmar la posible finalización o continuidad del contrato.

Supervisor de contrato Reporte de seguimiento a contratos. GRF-FT-019


ARRIENDOS


PÁGINA 6 de 8

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


¿Se presentan inconsistencias en la facturación? SI: Continuar con actividad 4 NO: Finaliza el Procedimiento


ARRIENDOS


PÁGINA 7 de 8

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


ARRIENDOS


PÁGINA 8 de 8



3 Verificar facturas Verificación del cumplimiento de los requisitos para pago de facturas.

mensual Supervisor de contrato Comunicación oficial enviada para trámite de pago de factura. GDC-FT-007

7 Realizar seguimiento a contratos por Recursos Físicos

Verificación con tesorería que se haya realizado el pago a tiempo.

mensual Supervisor de contrato

Registro de pago de servicios públicos y/o arriendos en el aplicativo SIIF


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica






CÓDIGO: GRF-PR-006

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE INVENTARIOS PÁGINA: 1 de 6


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Controlar administrativa y presupuestalmente los activos, registrar cantidades y calidades de los muebles, de inmuebles e intangibles del Centro Nacional de Memoria Histórica CNMH.

2. ALCANCE

Desde la programación de actividades de inventario hasta su administración en el sistema de control de inventarios.



4. DEFINICIONES

ACTIVOS FIJOS. Bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la organización y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad. ACTIVOS DE CORTA DURACIÓN O CONSUMIBLES. Bienes cuya vida útil en menor a un año y se usan como insumos o suministros y que se extinguen por su uso para realizar la operación normal de la entidad. ACTIVOS INTANGIBLES. Son aquellos que no tienen una naturaleza corpórea, es decir, no se pueden ver ni tocar y se caracterizan por ser un activo no monetario. Ejemplo: Las patentes, derechos de autor, marcas registradas, formulas secretas, gastos de organización, franquicias, licencias de software y el crédito mercantil. INVENTARIO. Existencia real de productos, materiales, mercancías u otros bienes determinados mediante conteo o verificación física, controlados mediante un sistema de inventarios.

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE INVENTARIOS CÓDIGO GRF-PR-006 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 6

5. NORMAS LEGALES

LEY 734 DE 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.


Todas las áreas de almacenamiento de activos deben estar debidamente identificadas, garantizándose su organización y clasificación de los activos, teniendo en cuenta las características de cada uno de ello.

Toda sustancia química debe estar debidamente almacenada, identificada y ubicada en espacios aislados a otros productos, de tal forma que se eviten riesgos de incendio.

Los activos fijos deben estar cargados en el sistema de inventarios a nombre del funcionario que le sea asignado. En caso de contratistas el responsable de todos los activos asignados será del director técnico o el supervisor del contrato (personal de planta).


PÁGINA 3 de 6

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Realizar programación de inventario

Establece la revisión anual de los inventarios para todas las sedes del CNMH.


Programa anual de inventarios. GRF-FT-020

2 Ejecutar inventario para activos fijos

Ejecuta la revisión definida en el programa anual de inventarios, realizando la inspección por cada una de las sedes, comparando los registros arrojados por el sistema de control de inventarios con los activos encontrados en cada una de las sedes, identificando los faltantes o sobrantes por cada una de las direcciones técnicas. En caso de encontrarse faltantes se debe informar a la respectiva dirección técnica para que proceda con la ubicación y/o justificación del faltante.


Registro de inventario en el aplicativo de control de inventarios en el SCIWEB Comunicación interna de elementos faltantes. GDC-FT-008

3

Ejecutar inventario para activos de corta duración o consumibles

Ejecuta la revisión definida en el programa anual de inventarios, realizando la inspección en bodega, comparando los registros arrojados por el sistema de control de inventarios contra los elementos en bodega, identificando los faltantes o sobrantes, definiendo si es necesaria la reorganización de los elementos en bodega.


Registro de inventario en el aplicativo de control de inventarios en el SCIWEB

4 Actualizar inventarios en sistema

Actualizar los inventarios en el sistema cuando hay asignación de activos a funcionarios o contratistas, cambios, traslados, reintegros o clasificación de activos fijos o inservibles. Verifica que los elementos que fueron asignados en calidad de préstamo hayan sido regresados después de la realización de


Elementos entregados a cargo generado por el sistema SCIWEB Comunicación interna de


PÁGINA 4 de 6

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


las actividades. Verifica el estado de cada uno de los activos fijos y entrega el reporte a la dirección administrativa y financiera para definir su reparación, donación, venta o baja del activo fijo.

estado de activos fijos. GDC-FT-008

5 Cargar novedades al sistema de control de inventarios

Cargar en el sistema de control de inventarios la(s) novedad(es) de los elementos entregados y/o recibidos por el funcionario.


Elementos entregados a cargo generado por el sistema SCIWEB ó Devolución de elementos entregados a cargo generado por el sistema SCIWEB. Comprobante de salida de productos. GRF-FT-003. Comprobante de entrada de devolutivos (entrada por compra). GRF-FT-004


PÁGINA 5 de 6

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Inventario físico de bienes devolutivos en servicio. GRF-FT-005

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 6 de 6



2 Ejecutar inventario para activos fijos

Realizar muestreo de inventarios por persona.

Semestral Auxiliar Administrativo en Recursos Físicos

Informe de novedades

de inventario para

activos fijos

3

Ejecutar inventario para activos de corta duración o consumibles

Realizar muestreo de inventarios por sedes.

Mensual Auxiliar Administrativo en Recursos Físicos

Informe de novedades

de inventario para

activos de corta

duración o consumibles


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica






CÓDIGO: GRF-PR-007

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO GESTIÓN LOGÍSTICA PÁGINA: 1 de 9


ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Organizar, administrar y ejecutar eventos para el cumplimiento de las obligaciones misionales que se consideren necesarias en el marco de las competencias legales y los proyectos de inversión del Centro Nacional de Memoria Histórica - CNMH.

2. ALCANCE

Desde la realización y comunicación del plan de eventos hasta la realización del informe del evento



4. DEFINICIONES

Evento. Actividad enfocada hacia la consecución del objeto misional del Centro Nacional de Memoria Histórica – CNMH. Logística. Es el conjunto de actividades relacionadas con la planeación, asignación y ejecución de recursos necesarios para cumplir con el objeto misional del Centro Nacional de Memoria Histórica – CNMH. Operador logístico. Empresa que integra la prestación de servicios enfocados hacia la organización y coordinación de eventos establecidos por el Centro Nacional de Memoria Histórica – CNMH.

5. NORMAS LEGALES

No Aplica

PROCEDIMIENTO GESTIÓN LOGÍSTICA CÓDIGO GRF-PR-007 VERSIÓN 001

PÁGINA 2 de 9


Todo requerimiento debe ser aprobado por el supervisor del evento.

Los requerimientos del evento deben ajustarse a lo establecido en el contrato.

En caso de presentarse eventualidades, se debe presentar un anexo a la justificación debidamente firmado por el director técnico.


PÁGINA 3 de 9

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


1 Realizar y comunicar plan de eventos en la vigencia

Elabora plan de eventos para la vigencia y comunica al área de recursos físicos y al encargado de realización del evento de cada una de las direcciones técnicas.

Directores Técnicos Plan de eventos de la vigencia. GRF-FT-021

2 Realizar requerimiento

Realiza requerimiento en el cual se incluyen toda la información necesaria para llevar a cabo el evento. Una vez elaborado el requerimiento este es enviado al Responsable de la administración del evento por parte de la dirección técnica, para su revisión. Se realiza la justificación del evento por parte del organizador del evento y se envía junto con el cuadro de requerimiento. La justificación debe estar debidamente firmada por el director técnico correspondiente.

Organizador del evento por parte de la Dirección Técnica

Requerimientos logísticos. GRF-FT-022 Justificación del evento

3 Revisar requerimiento

Revisa que el requerimiento y la justificación cumplan con los tiempos, cantidad de personas, el presupuesto y todos los requerimientos contractuales definidos. Si encuentran requerimientos no contemplados en el contrato se informa al responsable del evento para su ajuste.

Responsable de la Administración del evento por parte de la Dirección Técnica

Comunicación oficial por correo electrónico de requerimientos no contemplados

4 Recibir y revisar el requerimiento logístico

Recibe por parte del responsable de la administración del evento de la dirección técnica el requerimiento del evento, se realiza la revisión y se emiten las observaciones para la


Comunicación oficial por correo electrónico de observaciones


PÁGINA 4 de 9

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


ejecución del evento, según los requerimientos contractuales establecidos.

encontradas

5 Remitir requerimientos al operador logístico

Una vez realizado los ajustes a las observaciones se envía al operador logístico para la realización del evento. Para eventos grandes se debe enviar el requerimiento al operador logístico con 15 días de anticipación. Para eventos pequeños se debe enviar el requerimiento al operador logístico con 8 días de anticipación.


Comunicación oficial por correo electrónico adjuntando cuadro de requerimientos

6 Recibir y aprobar cotizaciones y presupuesto final

Recibe por parte del operador logístico las tres (3) cotizaciones del evento, seleccionando la cotización de menor valor que a su vez supla la totalidad de necesidades del evento. Solicita la elaboración del presupuesto final del evento por parte del operador, incluyendo todos los servicios adicionales que sean necesarios así como la comisión o gastos administrativos del operador según los requerimientos contractuales establecidos. Aprueba las cotizaciones y el presupuesto final del evento y procede a autorizar la ejecución del evento.

Operador logístico Técnico Administrativo en Recursos Físicos Responsable de la Administración del evento por parte de la Dirección Técnica

Cotizaciones del evento. EXT Presupuesto de eventos. GRF-FT-023 Comunicado oficial por correo electrónico autorizando la ejecución del evento


PÁGINA 5 de 9

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


7 Ejecutar el evento Realiza la ejecución del evento, en coordinación con el supervisor de eventos del CNMH.

Operador logístico Técnico Administrativo en Recursos Físicos

No Aplica

8 Legalizar el evento Realiza la legalización de las diferentes cuentas, realizando las retenciones establecidas legalmente y sus correspondientes pagos a los entes de control (DIAN).

Operador logístico

Facturas. EXT Formularios de impuestos. EXT

9 Remitir facturación y soportes

Remite facturación y soportes correspondientes de la ejecución del evento al supervisor del evento y al contador(a) del CNMH para su revisión.

Operador logístico

Comunicación oficial recibida entregando soportes. EXT

10 Revisar documentación

Revisa que toda la documentación enviada por el operador logístico cumpla con todos los requisitos definidos legalmente, contractualmente y de los propios del evento. Si se presentan inconsistencias en la documentación entregada se realiza el requerimiento al operador logístico para que se realizan los respectivos ajustes

Técnico Administrativo en Recursos Físicos Profesional Universitario en Contabilidad Responsable de la administración del evento por parte de la dirección técnica

Comunicado oficial por correo electrónico solicitando ajustes a requerimientos legales y contractuales

11 Legalizar pagos Realiza la legalización de pagos siguiendo el procedimiento de giro y pago de cuentas del proceso de Gestión Financiera.


Registro de pagos en el aplicativo SIIF

12 Realizar informe del evento

Realiza informe detallado de la realización del evento presentando las actividades realizadas y los resultados alcanzados frente al objetivo planteado para el evento.

Organizador del evento por parte de la Dirección Técnica

Informe de evento


PÁGINA 6 de 9

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUÉ)

ACTIVIDAD

(CÓMO)


(QUIÉN)

RESPONSABLE


Dentro del informe se debe anexar registro fotográfico o video gráfico y los listados de asistencia.


PÁGINA 7 de 9

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


PÁGINA 8 de 9



3 Revisión del requerimiento

Verificar que se cumpla con los requerimiento contractuales

Cada vez que se realice un evento

Responsable de la administración del evento por parte de la Dirección Técnica

Comunicación oficial por correo electrónico solicitando ajustes

4 Recibir y revisar el requerimiento logístico

Verificar que se cumpla con los requerimientos contractuales y la respectiva justificación.

Cada vez que se realice un evento


Comunicación oficial por correo electrónico solicitando ajustes

9 Revisar documentación

Verificar que todas las facturas y soportes cumplan con todos los requisitos legales

Cada vez que se radique factura

Profesional Universitario en Contabilidad Técnico Administrativo en Recursos Físicos Responsable de la administración del evento por parte de la dirección técnica

Comunicación oficial recibida de satisfacción de cumplimiento de requisitos legales. EXT


No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica


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CÓDIGO PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS … · Acta de baja de equipos SIP Elabora un acta de comité...

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