COLEGIO DE PROFESIONALES EN SECRETARIADO DE … · Descripción del puesto: Peón, Misceláneo,...

MANUAL DE PUESTOS COLEGIO

DE PROFESIONALES EN SECRETARIADO DE COSTA RICA

Fecha de emisión: 9 de Agosto, 2015

Versión: V.1.2 -2015

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Página: 1 de 91

Autorizado por: JUNTA DIRECTIVA

Elaborado por: Carlos Ml. Córdoba G.

Consultores del Talento

‘

COLEGIO DE PROFESIONALES

EN SECRETARIADO DE COSTA

RICA

Manual descriptivo de

clasificaciónde puestos

VERSION 3

2015




Versión: V.2 -2015

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En proceso de construcción



Tabla de contenido

Contenido

PRESENTACIÓN .................................................................................................................................. 3

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 4

MARCO CONCEPTUAL..................................................................................................................... 7 FUNDAMENTOSDE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS: ................................... 7 Métodos de clasificación de puestos ............................................................................................................. 7 Análisis de puestos ........................................................................................................................................... 8 Clasificación y descripción de puestos ......................................................................................................... 8 Valoración de puestos ..................................................................................................................................... 9 Métodos de valoración de puestos ............................................................................................................. 10 Método de alineamiento o jerarquización ......................................................................................... 10 Método de gradación previa o de clasificación por categorías ...................................................... 11 Definición de Secretaria y Administración .............................................................................................. 11 Niveles Profesionales .................................................................................................................................... 14 Taxonomía de Bloom ................................................................................................................................... 15 Modelo de Clasificación de Puestos .......................................................................................................... 16

MODELO DE CLASIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN SECRETARIAL PROFESIONAL 20 Definición de Competencias y Niveles ...................................................................................................... 20 Función Secretarial dentro de la Categoría de Soporte Administrativo (clases y puestos) ............ 27

MANUAL DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCION DE PUESTOS......................................... 31

SECRETARIA PROFESIONAL 1 .................................................................................................. 32

SECRETARIA PROFESIONAL 2 .................................................................................................. 41

SECRETARIA EJECUTIVA BILINGUE ..................................................................................... 51

SECRETARIA EJECUTIVA ........................................................................................................... 61

SECRETARIA BILINGÜE ............................................................................................................... 70

SECRETARIA ..................................................................................................................................... 78

ASOCIACION DE CLASES Y PUESTOS CON EL DECRETO NACIONAL DE

SALARIOS ........................................................................................................................................... 86

HISTORIAL DE CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................... 87




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PRESENTACIÓN

Este documento representa la síntesis de la función secretarial, vista desde el Colegio de

Profesionales en Secretariado de Costa Rica, en la forma de un Manual Descriptivo de Puestos

diseñado con el objetivo de proveer estándares de contratación, clasificación y valoración a las

áreas del desarrollo del talento humanode empresas, instituciones y organizaciones, que

requieranun documento oficial de referencia para definir sus puestos de Secretaria(o).

El Manualofrece una visión integral y sistémica, que toma como punto de partida las diferentes

clases de puestos en que puede subdividirse la gestión secretarial, para dar paso a los diferentes

puestos que por similitud de criterios y desde una perspectiva genérica, se inscriben dentro de

cada una de ellas.

Cada puesto es descrito en detalle, incluyendo ejemplos de funciones, competencias y requisitos,

para cerrar con una recomendación relativa a la compensación.

Se entiende que como estándar genérico de uso referencial, no pretende ser exhaustivo en todas

las funciones/competencias/requisitos posibles dentro de todos los posibles entornos laborales.

Dada la dinámica propia de la función secretarial, las inquietudes que no puedan ser solventadas

con este documento, deben ser evacuadas a través de la Junta Directiva del Colegio.

Para cualquier efecto puede contactar al Colegio de Profesionales en Secretariado de Costa Rica.




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INTRODUCCIÓN

El Colegio de Profesionales de Secretariado de Costa Rica, creado por Ley 5005 y reformada

recientemente con la ley 9284, aprobó como acuerdo unánime, el Manual descriptivo de

Funciones de Cargos y Clases, en su Asamblea Extraordinaria No.64, celebrada el 24 de

setiembre del 2016, para que esté al alcance de toda empresa o institución como referencia para la

elaboración o actualización de sus respectivos manuales de clases y cargos, en lo que a puestos de

naturaleza secretarial se refiere.

El Colegio de Profesionales en Secretariado de Costa Rica, es un ente público no estatal, con

personalidad jurídica y patrimonio propio, integrado por las personas profesionales en

secretariado y tiene como finalidades primordiales:

a. Promover la superación y dignificación en los aspectos socioeconómicos, socioculturales,

profesionales, técnicos y morales.

b. Defender los intereses de sus asociados, individual y colectivamente;

c. Colaborar, cuando sea posible, en el estudio y planeamiento de los programas para la

formación de profesionales en secretariado profesional; igualmente, podrá cooperar con

las instituciones públicas o privadas de cultura, cuando estas lo soliciten o la ley así lo

disponga.

d. Pronunciarse sobre asuntos de interés público o cuando se trate de asuntos que afecten los

intereses del Colegio.

El Colegio lo conforman:

a. Los bachilleres y licenciados en secretariado profesional o en administración de oficinas,

graduados por instituciones de enseñanza superior del país, públicas y privadas,

reconocidas por el Estado.

b. Los diplomados universitarios y para-universitarios, graduados en la carrera de

secretariado por instituciones de enseñanza superior del país, públicas y privadas,

reconocidas por el Estado.

c. Los graduados de universidades o instituciones equivalentes en el extranjero, de acuerdo

con las leyes y los tratados vigentes.

El Colegio vela por que la función secretarial se realice de manera conforme, para el beneficio de

la sociedad costarricense.




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Y es que el valor de la función secretarial está en cualquier lugar donde se desarrolle un producto

o se preste un servicio, es directamente proporcional a la responsabilidad e impacto de la persona

o departamento ala que brinde soporte. Aunque la amplitud y la profundidad de su puesto está

marcada por su posición dentro de la organización y el proceso en el cual esté inserta, su

contribución y potencial de desarrollo lo define su vocación de servicio, deseo de logro y

ambición de reconocimiento, tanto como el desempeño de las organizaciones y el brillo de sus

líderes.

Una clara referencia a una persona competente, multifacética, polifuncional, organizada,

emocionalmente inteligente, de modales y presentación impecable; leal, discreta y confidente.

El concepto de Secretaria nació luego de que Liliam Sholes, la hija de Cristopher Latham Sholes

el que patentó la máquina de escribir en 1868, aparece registrada el 23 de junio de 1873 como la

primera secretaria de la historia1.

Una Secretaria(o) puede definirse como:

1. Una persona experta en administración de oficinas, lo cual supone entre otras actividades

y objetivos:

a. Identificar y canalizar información relativa al proceso(s) de negocio(s) que apoya.

b. identificar, registrar y formalizar información (virtual y presencial) relativa al proceso

de oficina.

c. Sensibilidad para trabajar con prudencia, responsabilidad y confidencialidad los datos

más delicados de una empresa.

d. Apoyo a la alta gerencia o departamento para una comunicación fluida, al utilizar los

canales, formatos y mensajes idóneos.

e. Brindar orientación sobre el funcionamiento del(los) proceso(s) que apoya.

f. Realizar labores de archivos de gestión según la ley 7202 del Sistema Nacional de

Archivos.

2. Un facilitador entre el Jerarca y el equipo

3. Un organizador de eventos

a. Relacionados con el funcionamiento de órganos colegiados

b. Relacionados con actividades periódicas y ocasionales

1Ver referencia en http://hoy.com.do/la-primera-secretaria/

http://hoy.com.do/la-primera-secretaria/




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4. Un gestor de compromisos:

a. Levantamiento, formalización y seguimiento de acuerdos.

b. Realizar el seguimiento del calendario de reuniones y de eventos.

c. Administración de agendas de trabajo.

5. Unexpertoen cultura organizacional que multiplica el impacto de la gestión de la jefatura.

6. Un usuario experto en equipos, sistemas de informacióny redes sociales.

7. Un profesional cuyas competencias le permiten adaptarse al entorno y a la cultura

organizacional de manera permanente y eficaz.

8. Un facilitador de procesos y servicios, dentro del marco integral del modelo de negocio.

9. Un agente de cambio para la sostenibilidad, la mejora continua y la innovación.

10. Un experto en comunicación, oral y escrita.




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MARCO CONCEPTUAL

FUNDAMENTOSDE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS:

Clasificar puestos es ordenar la estructura administrativa según la importancia relativa dada a los

cargos. La asignación adecuada de deberes y responsabilidades a los puestos facilita que los

procesos productivos se desarrollen con fluidez, orden, equidad y una determinada secuencia.

La clasificación de los puestos es general, tiene que ver con toda la organización. La descripción

de puestos es específica, considera los puestos en forma individual o grupal. El “puesto” es la

unidad administrativa más pequeña de la organización y se describe detallada y ampliamente. La

“clase de puesto” agrupa varios puestos similares y describe en forma más general sus funciones

y tareas.

La metodología utilizada de clasificación responde al tamaño de la empresa y a los métodos de

valoración de puestos que se utilizarán posteriormente; responde a un criterio de idoneidad, el

cual es un criterio experto que conjuga el objetivo con el uso del producto final.

Los estilos de clases son utilizados por empresas con muchos puestos que requieren simplificar

los trámites de personal y por eso acuden a incluir varios puestos en una sola clase. Algunos

ejemplos para clasificar puestos son:

Métodos de clasificación de puestos

CLASIFICACIÓN DE PUESTOS

Descripción del puesto: Peón, Misceláneo, Auxiliar, etc.

Clase ancha: Consolida varios puestos similares en una sola descripción: Oficinista de

Bodega, Oficinista de Ventas, Oficinista de Finanzas, lo resume en Oficinista. Es más

general que la descripción del puesto que es muy detallada. Oficinista 1, Oficinista 2,

etc.

Grupo de clases: Describe las clases correspondientes a un Grupo Ocupacional. Ejemplo:

Grupo de Auditoría: Auditor 1, Auditor 2, Supervisor Auditoría 1, Supervisor Auditoría

2, etc.

Clases anchas polifuncionales: Describen puestos que se han conjuntado labores de otros

puestos. Ejemplo: puestos de Recepcionista, Cajero, Analista de Crédito, Formulador de

Crédito,Encargado de Tarjetas de Crédito y Débito se refunden en Asistente de

Plataforma.

Clases por procesos: Describe el conjunto de distintas funciones que tiene un proceso y




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las diferentes labores que se requieren para lograr la producción del bien o del servicio.

Por ejemplo el proceso de producción de chocolate tiene las siguientes etapas: 1.

Recepción de la fruta, 2. Almacenamiento de la fruta en los silos, 3. Tostado de la fruta,

4. Descascarado de la fruta, 5. Prensado de las Semillas, 6. Recolección y proceso del

aceite de cacao, 7. Recepción y quebrado de la pasta de cacao, 8. Molido de la pasta de

cacao. 9. Mezcla de ingredientes con la pasta de cacao, 10. Obtención del chocolate. El

proceso tiene funciones y tareas sencillas y manuales que se le encargan a Operarios de

Proceso 1 y complicadas que requieren el uso de tecnología y maquinaria sofisticada que

se le encargan a Operarios del Proceso 2.

Análisis de puestos

Es el proceso previo e indispensable para preparar la descripción del puesto. Consiste en estudiar

al puesto según las diferentes partes que lo componen (que algunos denominan características,

aspectos, elementos o factores) para adaptar la clasificación y la descripción al tamaño,

características y condiciones de la empresas respectiva.

El puesto se subdividirá en tantas partes como lo exija el método de valuación de puestos que se

utilizará. El proceso para recolectar la información con la que se describirá posteriormente el

puesto está directamente relacionado con el método de valoración a utilizar. El análisis puede

iniciar con el diseño del cuestionario para la recolección de las funciones y tareas que efectúan

los diferentes trabajadores de la empresa (en el caso de este manual se parte de prácticas previas y

el criterio experto de la Junta Directiva del Colegio). La descripción de puestos “estrecha” utiliza

un estilo detallado de las actividades que se realizan en el puesto. Explica ampliamente las

funciones y tareas, las responsabilidades, las condiciones de trabajo y los requisitos para

ocuparlo. La descripción de puestos “ancha” detalla en forma más general las funciones y tareas

de los puestos incluidos en la “clase de puesto”.

Clasificación y descripción de puestos

Es la descripción escrita, clara y ordenada de las funciones, tareas, obligaciones,

responsabilidades y principales características de los puestos. Habitualmente incluye (entre otros)

los siguientes apartados:

a. Título: Nombre del puesto o de la clase de puesto.




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b. Naturaleza del Trabajo: breve descripción genérica que consigna el objetivo de la

existencia del puesto. Resume en pocos renglones lo que se hace en el puesto.

c. Descripción específica: Describe en forma detallada o en forma general las funciones,

sub-funciones y tareas.

d. Responsabilidades: Indica las principales responsabilidades asignadas al puesto.

e. Condiciones de trabajo: Explica las condiciones bajo las cuales se realizan las labores

del puesto.

f. Perfil del ocupante del puesto: Explica las características necesarias que debe tener el

ocupante del puesto para desempeñarlo a cabalidad.

g. Requerimientos para desempeñar el puesto: Indica los diferentes requisitos que deben

cumplirse para poder realizar las labores del puesto, tales como estudios académicos,

capacitación y experiencia requeridas, etc.

Valoración de puestos

La valoración de puestos es el proceso que analiza, formula y fija el valor de un puesto en

relación con otros puestos de la misma o de otras empresas. Se centra exclusivamente en el

estudio de sus funciones y tareas, sin considerar las capacidades y actitudes del ocupante del

mismo. Las cualidades personales de los colaboradores, en su forma de laborar, son evaluadas

por los métodos de “calificación del desempeño o calificación del mérito”. Los métodos de

valoración de puestos van desde los sencillos y generales que se usan en empresas pequeñas y

medianas, con pocos puestos, hasta las más complejas que se aplican en empresas grandes y con

muchos puestos y colaboradores.




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Métodos de valoración de puestos

ANALIZAN LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

EN FORMA TOTAL SEGÚN FACTORES

ALINEAMIENTO O JERARQUIZACIÓN

Ordena los puestos de menor a mayor según

importancia relativa desde Peón hasta Gerente.

Según la importancia asigna los salarios. Poca

importancia, poco salario; mucha importancia,

salario alto.

COMPARACIÓN DE FACTORES

Divide el puesto en factores y en cada puesto

los ordena según importancia relativa. Luego

asigna montos de dinero a cada factor por

puesto. La sumatoria de dinero asignado es el

sueldo del puesto. Ha caído en desuso.

GRADACIÓN PREVIA O DE

CLASIFICACIÓN POR CATEGORÍAS

Define categorías de puestos

Define factores para analizar los puestos y los

subdivide en grados.

Diseña un Manual de Gradación Previa.

Analiza los puestos según elementos

“cualitativos”, que tienen mucha subjetividad.

Clasifica los puestos y los incluye en las

categorías respectivas.

Asigna un salario único a cada categoría.

Todos los puestos incluidos en una categoría

tienen el mismo sueldo.

ASIGNACIÓN DE PUNTOS POR FACTOR

O “POR PUNTOS”

Divide el puesto en factores y los ordena según

porcentaje. Divide los factores en sub-factores

y micro-factores y les asigna porciones del

porcentaje del factor. Construye una tabla de

puntos con base en los porcentajes. La

descripción del puesto está relacionada con los

factores, sub-factores y micro-factores los

cuales son valorados con el Manual de Puntos.

La valoración es fácil pero minuciosa.

El salario se determina matemáticamente

Lo que asegura equidad interna. Se hace

encuesta de salarios para obtener equidad

externa.

MÉTODOS CUALITATIVOS MÉTODOS CUANTITATIVOS

Fuente: “Administración de Recursos Humanos: Libro 1, Clasificación y Valoración de Puestos”, Alfredo Barquero, Editorial

UNED, 1987, San José.

Método de alineamiento o jerarquización

Permite, derivado de su sencillez, una más rápida valoración de los puestos. A pesar de ser el

más sencillo, es el que requiere de mayor experiencia en la evaluación para obtener buenos

resultados en su aplicación.

Para determinar la jerarquía de puestos, los compara uno a uno considerando la importancia

relativa como un todo; en consecuencia el resultado indica que un puesto es de mayor

importancia que el anterior, sin embargo no indica en qué medida lo es.




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Ordena los puestos desde la menor hasta la mayor importancia y fija los salarios según el orden

obtenido. El de menor importancia obtiene el menor monto de salario; el de mayor importancia

obtiene el salario más alto de la empresa. Puede haber puestos con el mismo salario. Es un

método muy subjetivo.

Método de gradación previa o de clasificación por categorías

Este método agrupa y jerarquiza los puestos en categorías previamente definidas, que según el

tamaño de la empresa pueden estar entre 10 a 20 categorías. Para integrar las categorías define

previamente elementos o factores y los subdivide en grados cualitativos. Diseña un Manual de

Gradación Previa que explica en qué consiste el factor y la intensidad cualitativa del grado de los

sub-factores. Clasifica los puestos interpretando las combinaciones cualitativas de factores y sub-

factores presentes en el puesto y los incluye en las categorías respectivas. Asigna un salario único

a cada categoría. Todos los puestos incluidos en una categoría tienen el mismo sueldo. El

conjunto de categorías de puestos y sus salarios forman la escala de salarios de la empresa.

Definición de Secretaria y Administración

Según Wikipedia, se llamaba secretario o secretaria (del latín secretarĭus) a la persona encargada

de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requería confidencialidad, de personas de cierto

poder, como monarcas, papas, etc. Hoy en día, dependiendo del tipo de organización para la cual

trabajan, pueden o no compartir las tareas del auxiliar administrativo, una profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina.

Puede tratarse de la persona encargada de escribir la correspondencia y custodiar los documentos

de una oficina; del asistente o auxiliar administrativo de una empresa; del cargo público similar al

de ministro; o del máximo dirigente de un partido político o de una entidad. Secretariado es un

término que puede utilizarse como sinónimo de secretaría, en el sentido del destino, cargo u

oficina de secretario.2

Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

1. Recepción de documentos.

2. Atender llamadas telefónicas.

3. Atender visitas.

4. Archivo de documentos.

2 Read more: http://significado.de/secretariado#ixzz3beuAL6It




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5. Cálculos elementales.

6. Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.

7. Estar al día de la tramitación de expedientes.

8. Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.

9. Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los

que esté más relacionada la sección de que dependa.

10. Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde

calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los

programas informáticos que conllevan.

11. Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

Según la real Academia, SECRETARIA es:

1. adj. desus. Se decía de la persona a quien se comunica algún secreto para que lo calle.

2. m. y f. Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de

los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación.

3. m. y f. Persona que por oficio público da fe de escritos y actos.

4. m. y f. Encargado de redactar la correspondencia de aquel a quien sirve para este fin.

5. m. y f. Escribiente o amanuense.

6. m. y f. Máximo dirigente de algunas instituciones y partidos políticos.

7. m. y f. Am. ministro (jefe de cada uno de los departamentos en que se divide la

Administración del Gobierno).

8. f. coloq. p. us. Mujer del secretario. Primer secretario de Estado y del Despacho.

9. m. Ministro de Estado. Secretario del Despacho, o secretario del Despacho universal.

10. m. secretario o ministro con quien el rey despachaba las consultas pertenecientes al

ramo de que estaba encargado.~ Particular.

En síntesis, tomando en cuenta lo anterior, pueden anotarse como elementos claveque la posición:

1. Está ligada al manejo de información confidencial y dar fe de acuerdos, por lo que es

una persona de alta confianza.




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2. Revela una persona que escribe, custodia y da fe de asuntos relevantes, por lo que es

una gestora de información y documentación.

3. Una persona a la que se le ¨despachaban¨, enviaban o encargaban, asuntos de

importancia, por lo que es una persona responsable de gestionar acciones.

4. Una persona que puede tener funciones de supervisión y representación oficial. De

hecho, el concepto se usa en algunas instancias como sinónimo de alta representación.

5. Otros.

Por otra parte el concepto de administración proviene del latín ad-ministrare (“servir”) o ad

manus trahere (“manejar” o “gestionar”), por lo que hace referencia al funcionamiento, la

estructura y el rendimiento de las organizaciones3.

3Definición de administración - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/administracion/#ixzz3bdNmcd3




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Niveles Profesionales

Estructura ocupacional de los niveles profesionales que plantea Javier López Fernández4

Nivel

complejidad Lo que hace Característica esencial

1

Conoce los hechos básicos, los métodos y

procesos, conceptos y principios de

funcionamiento de una actividad o

proceso.

Está familiarizado: conoce los

principios de funcionamiento.

2

Comprende hechos, principios. Interpreta

órdenes verbales, interpreta diagramas y

gráficos, hace estimaciones, justifica

métodos y procesos.

Imita y comprende.

3

Aplica principios y conceptos a nuevas

situaciones, aplica leyes y teorías a

situaciones prácticas. Resuelve problemas,

construye soluciones.

Aplica, adapta y elige.

4

Distingue entre hechos e inferencias,

evalúa relevancia de los datos,

descompone hechos o situaciones y

relaciona.

Especialista: analiza y define.

5

Propone planes de experimentación,

integra conocimientos, modifica,

organiza, planea, revisa y construye.

Experto: sintetiza y desarrolla.

6

Concibe nuevos productos, elabora

normas de aplicación general, diseña

metodologías, define estrategias de

actuación.

Crea e innova.

Fuente: Fernández López (2005),.

4López Fernández, Javier (2005). Gestión por competencias. Un modelo estratégico para la dirección de recursos humanos. Madrid, España: Prentice Hall.




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Taxonomía de Bloom

Una de las referencias para establecer las clases de puestos se ha usado la taxonomía de Bloom,

la cual puede apreciarse en la siguiente tabla

NIVEL DESCRIPCION MEDICION

Actividad Usar el conocimiento para resolver

problemas o realizar una tarea

Los estudiantes pueden demostrar su

aplicación en tareas que requieren la

solución de problemas o realizar una

tarea

Análisis

Comparar y contrastar las partes

relacionadas de un problema o tarea con

los demás, tomando el sentido de la

información y cómo ésta se aplica a un

problema o situación


análisis en proyectos, tales como

investigaciones científicas, tareas cortas

y trabajos escritos

Comprensión

Interpretar la información

basándose en el conocimiento adquirido

reconociendo una instancia o ejemplo de

un concepto o principio

Los estudiantes pueden demostrar que

comprenden las pruebas de respuestas

cortas, de correspondencia o de complete.

Conocimiento

Recordar o rememorar hechos, términos

o el lenguaje que describe conceptos y

principios Identificar los niveles de la

taxonomía del dominio cognitivo de

Bloom


conocimiento basándose en pruebas con

respuestas cortas o preguntas con

múltiples opciones

Evaluación Emitir un juicio sobre el

valor, utilidad o calidad

Los estudiantes pueden demostrar la

evaluación en trabajos escritos, proyectos

y presentaciones

Síntesis

Combinar o integrar el conocimiento en

un todo único y novedoso; creando un

nuevo producto

Los estudiantes pueden demostrar

una síntesis haciendo proyectos o

presentaciones

El modelo supone que hay niveles de dominio conceptual y de aplicación práctica.




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Modelo de Clasificación de Puestos

La versión 88 de la CIUO adicionó un marco conceptual que define lo que se entiende como

“ocupación” y agrega el concepto de competencia laboral.

Una ocupación es un conjunto de empleos –tareas cumplidas por una misma persona. A un nivel

superior hay grandes grupos o clases, en funcióndel nivel de competencia (grado de complejidad

y la diversidad de las tareas y, la especialización de las competencias, que se relaciona con la

amplitud de los conocimientos exigidos, las máquinas empleadas, los materiales utilizados y la

naturaleza de los bienes y servicios producidos).

Los niveles de competencia no se especifican dentro de las grandes áreas ocupacionales; en

cambio están directamente asociados con los grandes grupos de ocupaciones. Los grandes

grupos de ocupaciones de la CIUO 88 son:

1. Miembros del poder ejecutivo y de los cuerpos legislativos y personal directivo de la

administración pública y de empresas

2. Profesionales, científicos e intelectuales (Nivel 4)

3. Técnicos y profesionales de nivel medio (Nivel 3)

4. Empleados de oficina (Nivel 2)

5. Trabajadores de los servicios y vendedores de comercios y mercados (Nivel 2)

6. Agricultores y trabajadores calificados agropecuarios y pesqueros (Nivel 2)

7. Oficiales, operarios y artesanos de artes mecánicas y de otros oficios (Nivel 2)

8. Operadores de instalaciones y máquinas y montadores (Nivel 2)

9. Trabajadores no calificados (Nivel 1)

10. Fuerzas armadas

En el segundo nivel de desagregación se encuentran 28 subgrupos principales. De ahí pasa a 390

grupos primarios y 1506 descripciones detalladas de ocupaciones.

Usando esta referencia más la reflexión propia, se propone el siguiente modelo genérico de

¨grandes grupos ocupacionales¨:




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CATEGORÍA NIVEL DE

PUESTO DESCRIPCION GENÉRICA DEL NIVEL DE PUESTO

NIVEL

ACADÉMI

CO

Categoría 1:

Dirección /

Gerencia

General

Dirección /

Gerencia

General

Responsable primario por la gestión y los resultados de una

Unidad de Negocio o Servicio. Cargo cuya experiencia

gerencial y conocimiento técnico lo reconoce como el

responsable número 1. Proporciona la dirección estratégica a

la organización, asegura la calidad y la entrega de los

resultados comprometidos.

MBA, MSc

Categoría 2:

Dirección /

Gerencia

Director /

Gerente de

Área Local

Responsable primario por la gestión y los resultados de un área

de negocio, con dos o más funciones, dentro de una misma

Unidad de Negocio. Proporciona la dirección estratégica,

asegura la calidad y el desempeño y resultado de otros

Gerentes, Directores o supervisores.

MBA, MSc

Director /

Gerente

Funcional

Local 1

Responsable primario por la gestión y los resultados de una

función dentro de un área de negocio. Las decisiones en esta

posición pueden impactar objetivos de otras unidades o áreas

del negocio. Estos cargos buscan constantemente

oportunidades y soluciones para mejorar la efectividad de la

función y del negocio. Guía, asesora y proporciona

información a los más altos niveles de la organización. Es

reconocido como un experto y es responsable de un

presupuesto.

MBA, MSc

Director /

Gerente

Funcional

Local 2

Responsable secundario por la gestión y los resultados de

función dentro de un área de Negocio. Las decisiones en esta

posición impactan los objetivos de la unidad de negocio. Estos

cargos buscan constantemente oportunidades y soluciones para

mejorar la efectividad de la función y del negocio. Guía,

asesora y proporciona información a los más altos niveles de la

organización. Es reconocido como un experto y es

responsable de un presupuesto. Generalmente reporta a un

Gerente Funcional.

Licenciatura

/ Ingeniería




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Categoría 3:

Mando Medio

Unidad de

Mando Media

Local 1

Responsable secundario por la gestión y los resultados de una

función o, responsable primario por la gestión de un proceso,

dentro de una Unidad de Negocio. Cargo cuya experiencia y

conocimiento técnico lo identifica como experto, altamente

reconocido dentro de la organización. Proporciona la dirección

táctico-operativa de esa función o proceso. Resuelve dilemas,

imprevistos y situaciones que afectan a distintas áreas de la

organización. Elabora planes de acción alineados con la

estrategia y objetivos de la unidad a la que pertenece.

Supervisa y monitorea los resultados de especialistas y/o

técnicos a su cargo y verifica el impacto de resultados en sus

clientes. Es responsable por un presupuesto, y reporta

generalmente a un Gerente Funcional.

Bachiller

Universitario

Unidad de

Mando Media

Local 2

Responsable terciario por la gestión y los resultados de una

función o, responsable secundario por la gestión de un proceso,

dentro de una Unidad de Negocio. Posee un conocimiento

profundo de aspectos técnicos en su área de especialidad.

Identifica y soluciona situaciones limitadas a su área de acción.

No toma decisiones que pueden afectar más allá de este

ámbito. Guía, asesora y proporciona alternativas a los niveles

superiores de la organización en temas propios de su

especialidad. Puede dirigir a especialistas y técnicos en el

desarrollo de procesos, planes de acción. Puede ser

responsable por un presupuesto. Puede ser considerado un

Supervisor Junior o en proceso de desarrollo.

Bachiller

Universitario

Unidad de

Mando Media

Local 3

Responsable terciario por la gestión y los resultados de una

función o, responsable secundario por la gestión de un proceso,

dentro de una Unidad de Negocio. Posee un conocimiento

amplio de aspectos técnicos en su área de especialidad.

Identifica y soluciona situaciones limitadas a su área de acción.

No toma decisiones que pueden afectar más allá de ámbito.

Guía, asesora y proporciona alternativas a los niveles

superiores de la organización en temas propios de su

especialidad. Supervisa a otros en el desarrollo de procesos y

tareas. Puede ser considerado un supervisor en desarrollo o

líder de equipo. Puede no tener gente a cargo de manera

permanente, siendo responsable circunstancial.

Formación

Técnica

Categoría 4:

Especialistas

Especialista

Sénior Local No Aplica

Licenciatura/

Bachillerato

Universitario




Versión: V.2 -2015

Reemplaza:

Código:

Página: 19 de 87





Especialista

Junior Local No Aplica

Bachillerato

Universitario

Especialista

Junior Local 2 No Aplica

Formación

Técnica

Categoría 5:

Soporte

Técnico

Soporte

Técnico Local

1

No Aplica

Licenciatura

/ Bachillerato

Universitario

Soporte

Técnico Local

2

No Aplica Formación

Técnica

Categoría 6:

Soporte

Administrativo

Soporte

Administrativo

Ejecutivo

Responsable de brindar servicios de soporte administrativo,

que pueden implicar la gestión de documentos, agendas y

actividades propias de gerentes, supervisores o especialistas.

No desarrolla funciones técnicas de proceso, aunque si es

competente de hacerlo por delegación. Generalmente es el

punto de contacto para acceder al gerente, supervisor o

especialista.

Licenciatura/

Bachillerato

Universitario

Soporte

Administrativo

Responsable de brindar servicios de soporte administrativo,

que pueden implicar la gestión de documentos, agendas y

actividades operativas. Generalmente asiste en la atención de

visitantes y clientes, pudiendo desarrollar labores operativas

menores.

Formación

Técnica

Categoría 7:

Operarios

Calificados

Operador

Especializado

Local 1

No Aplica Formación

Técnica

Operador

Calificado

Local 2

No Aplica

Secundaria

completa o

incompleta




Versión: V.2 -2015

Reemplaza:

Código:

Página: 20 de 87





Operador

Calificado

Local 3

No Aplica Secundaria

incompleta

Categoría 8:

Operarios no

Calificados

Operador no

Especializado No Aplica

Bachiller de

Escuela

MODELO DE CLASIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN SECRETARIAL

PROFESIONAL

Definición de Competencias y Niveles

LIDERAZGO

Nivel 1 Apoya y comparte la orientación hacia los objetivos comunes en las relaciones con su

grupo, lo cual supone una influencia positiva.

Nivel 2 Utiliza cierta influencia para mantener la motivación del equipo y guiarles en sus

logros.

Nivel 3

Actúa como líder del grupo, asegurándose una posición de credibilidad y autoridad

responsable y preocupante porque los demás compartan las metas y adquieran

compromiso.

Nivel 4 Tramite y genera entusiasmo con un proyecto, estableciendo los objetivos y

generando compromiso en los miembros de la organización.

PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN

Nivel 1

Muestra cierto interés por clarificar los pasos a seguir en la realización de un trabajo y

en diferenciar la secuencia de sus actividades de acuerdo con unas pautas o

prioridades.

Nivel 2 Prevé la secuencia de trabajo y distribuye las actividades y los recursos de acuerdo

con las necesidades o prioridades previstas.

Nivel 3

Adelanta las distintas fases de un plan y contempla distintas alternativas en su

ejecución, asignando a cada fase los recursos necesarios para conseguir los resultados

finales.

Nivel 4 Anticipa y evalúa los momentos clave en las distintas etapas de un plan de acción

para prever los resultados globales de la organización.




Versión: V.2 -2015

Reemplaza:

Código:

Página: 21 de 87





EMOCIONALMENTE INTELIGENTE

Nivel 1

Domina las emociones cuando es consciente de las dificultades y no se deja llevar por

los impulsos, aunque pueda evitar actuar o hacerlo de una forma no del todo

deliberada.

Nivel 2 Asimila las situaciones estresantes y los conflictos y no se deja llevar por sus estados

de ánimo a la hora de juzgar o tratar a las personas.

Nivel 3 Responde con calma a las situaciones inesperadas y se muestra confiado y firme ante

la adversidad.

Nivel 4

Se muestra tranquilo y afronta con eficacia las situaciones inesperadas y hostiles,

evitando las manifestaciones emocionales que son poco constructivas para la

resolución de los problemas.

CONFIANZA Y SEGURIDAD EN SÍ MISMO

Nivel 1 Se muestra seguro de sí mismo en situaciones habituales o conocidas. Puede necesitar

apoyo ante las decisiones que deba tomar la margen de sus responsabilidades.

Nivel 2 Emite su opinión con cierto aplomo y actúa con independencia en ausencia de apoyo

o supervisión.

Nivel 3 Confía en sus competencias y manifiesta de forma abierta sus opiniones, decisiones o

juicios, a favor o en contra, en contextos muy diferentes.

Nivel 4 Busca activamente nuevas responsabilidades que le hagan enfrentarse a retos o

desafíos en los que poner a prueba sus capacidades, incluso en situaciones adversas.

RESISTENCIA A LA ADVERSIDAD

Nivel 1 Tiene actitud voluntariosa y se esfuerza por superar los obstáculos o las situaciones

no previstas, aunque en ocasiones pueda mostrarse poco resolutivo.

Nivel 2 Ante situaciones poco favorables mantiene su nivel de actividad de forma

moderadamente constante, dentro de las tareas y funciones establecidas.

Nivel 3 Se mantiene firme y establece en situaciones de cierta complejidad y avanza hacia los

objetivos sin retroceder ante los fracasos.

Nivel 4 Analiza y valora con calma y entereza las situaciones para superar los obstáculos en

los más variados contestos.




Versión: V.2 -2015

Reemplaza:

Código:

Página: 22 de 87





INICIATIVA

Nivel 1 Acomete proyectos y acciones en línea con lo requerido por su puesto o función.

Nivel 2 Afronta de forma decidida sus actividades o proyectos y se esfuerza por identificar

oportunidades dentro de su entorno laboral.

Nivel 3 Descubre oportunidades y ventajas que son evidentes y aprovecha los medios y los

recursos disponibles para resolver problemas.

Nivel 4

Crea y busca oportunidades para sí mismo para otros, actuando con decisiones para

anticiparse a los problemas y situaciones complejas que requieran de un esfuerzo

evidente.

ORIENTACION A RESULTADOS

Nivel 1 Orienta sus acciones y esfuerzos en el cumplimiento de las tareas y funciones

establecidas.

Nivel 2 Utiliza los recursos a su alcance para verificar resultados y alcanzar objetivos de

relativa exigencia.

Nivel 3 Se marca metas y objetivos exigentes y trata de alcanzarlos mejorando el rendimiento,

la eficacia o el sistema de trabajo y superando los estándares habituales.

Nivel 4 Compromete y gestiona recursos personales o materiales para mejorar los resultados y

alcanzar objetivos ambiciosos para la organización.

ORIENTACION AL SERVICIO

Nivel 1 Responde a las demandas o problemas del cliente utilizando de forma adecuada las

guías establecidas.

Nivel 2 Se muestra disponibilidad y preocupado por ofrecer un servicio adecuado a las

necesidades del cliente y se esfuerza por dar una respuesta ágil y eficiente.

Nivel 3 Detecta y comprende las necesidades de los clientes e identifica y persuade de las

ventajas de una mutua colaboración.

Nivel 4

Fideliza la relación y se involucra en el negocio y en las necesidades del cliente,

ofreciéndole soluciones más allá de lo previsto para satisfacer las expectativas

creadas.




Versión: V.2 -2015

Reemplaza:

Código:

Página: 23 de 87





CAPACIDAD DE ANÁLISIS Y SINTESIS

Nivel 1 Reconoce los factores y circunstancias de un problema y los identifica

simplificadamente utilizando criterios básicos o conocidos.

Nivel 2 Identifica las partes y las relaciones básicas de los problemas dentro de su campo de

actividad y aplica criterios propios en el análisis de sus elementos.

Nivel 3

Analiza con detalle e identifica de forma clara y precisa los hechos circunstanciales y

el significado de un problema, ponderando los elementos importantes y no

ofuscándose en los secundarios.

Nivel 4 Realiza análisis complejos estableciendo e forma dinámica las relaciones casuales e

incorpora nuevos datos para llegar a conclusiones o soluciones seguras.

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

Nivel 1 Conoce y comprende las partes formales de la organización y acepta las normas y

procedimientos.

Nivel 2 Conoce los elementos formales y no formales propios de la organización y puede

identificar los modos de operar y las causas más notables de eficacia o ineficacia.

Nivel 3

Entiende el funcionamiento de la organización en sus principales elementos y atiende

tanto a los elementos viables y explícitos como a los más implícitos y personales

(influencia, relaciones, acuerdos, oposiciones…)

Nivel 4 Comprende las variables y elementos internos y externos que influyen y condicionan

el comportamiento de los individuos y los grupos de la organización en su conjunto.

TOMA DE DECISIONES

Nivel 1

Adopta decisiones, pero sólo las correspondientes a su rol o responsabilidad; en este

ámbito es capaz de valorar la situación de partida y las principales consecuencias de

su resolución.

Nivel 2 Identifica los elementos a valorar como posibles alternativas de decisión y determina

las ventajas y desventajas de su resolución

Nivel 3

Capta la complejidad y decide las alternativas apropiadas a los problemas o

situaciones, demostrando compromiso con las acciones derivadas y asumiendo su

responsabilidad.

Nivel 4

Dispone de una amplia gama de recursos para tomar decisiones en situaciones

complejas o sin información previa, mostrando una actitud resolutiva con las acciones

y responsable con los riesgos.




Versión: V.2 -2015

Reemplaza:

Código:

Página: 24 de 87





TRABAJO EN EQUIPO

Nivel 1

Es capaz de trabajar efectivamente con otros, haciendo equipo, subordinando sus

intereses al interés del equipo, logra comunicarse y comprometerse con el logro de los

resultados del equipo, trabajando en mejorar sus cometencias y su capacidad de

contribución.

Nivel 3

Se orienta al logro de los resultados, subordina sus intereses personales al interés del

equipo, siendo un ejemplo de buena comunicación, colaboración y compromiso con

sus compañeros, actuando para construir un clima organizacional sano y productivo.

Nivel 2

Fomenta el espíritu de colaboración entre las personas directamente relacionadas con

su trabajo, se orienta al logro de los resultados; subordina sus intereses personales al

interés del equipo, siendo un ejemplo de buena comunicación, colaboración y

compromiso con sus compañeros, actuando para construir un clima organizacional

sano y productivo.

Nivel 4

Fomenta el espíritu de colaboración en su departamento (y en toda la organización),

promueve la interacción y cooperación entre departamentos y orienta el trabajo de

sus colaboradores y compañeros hacia el logro de los resultados; subordina sus

intereses personales al interés del equipo, siendo un ejemplo de buena comunicación,

colaboración y compromiso con sus compañeros, actuando para construir un clima

organizacional sano y productivo




Versión: V.2 -2015

Reemplaza:

Código:

Página: 25 de 87





SERVIR CON CALIDAD

Nivel 1

Negocia los plazos de entrega de compromisos y es capaz de decir que no cuando

sabe que no puede cumplir lo que se le pide, acepta sus deficiencias y se enfoca en

mejorar. Actúa de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Nivel 2

Negocia los plazos de entrega de compromisos y es capaz de decir que no cuando

sabe que no puede cumplir lo que se le pide y acepta que se le evalúe en pro de la

mejora continua, por ello cuando plantea una idea o solución acepta que se le hagan

críticas. Pide ayuda cuando la necesita porque es consciente de que el no cumplir sus

compromisos afecta la credibilidad de todos. Actúa de acuerdo con los

procedimientos establecidos.

Nivel 3

Comprende a su cliente y hace un claro esfuerzo por hacer las cosas bien a la primera

vez. Negocia los plazos de entrega de compromisos y es capaz de decir que no

cuando sabe que no puede cumplir lo que se le pide y acepta que se le evalúe en pro

de la mejora continua, por ello cuando plantea una idea o solución acepta que se le

hagan críticas. Pide ayuda cuando la necesita porque es consciente de que el no

cumplir sus compromisos afecta la credibilidad de todos. Actúa de acuerdo con los


Nivel 4

Comprende a su cliente y hace un claro esfuerzo por hacer las cosas bien a la primera

vez, detecta inconsistencias y actúa antes de que el cliente se queje. Negocia los

plazos de entrega de compromisos y es capaz de decir que no cuando sabe que no

puede cumplir lo que se le pide y acepta que se le evalúe en pro de la mejora

continua, por ello cuando plantea una idea o solución acepta que se le hagan críticas.

Pide ayuda cuando la necesita porque es consciente de que el no cumplir sus

compromisos afecta la credibilidad de todos. Actúa de acuerdo con los





Versión: V.2 -2015

Reemplaza:

Código:

Página: 26 de 87





RESOLUCION DE PROBLEMAS

Nivel 1

Analiza problemas, dilemas o disfunciones, siendo capaz de identificar los obstáculos

principales y proponer alguna opción de solución si así le es solicitado. de solución,

que tienen algún grado de posibilidad de ser implementadas. Actúa reactivamente.

Nivel 2

Analiza problemas, dilemas o disfunciones, siendo capaz de establecer relaciones de

causalidad e identificar los obstáculos principales, y proponer opciones de solución,

que tienen algún grado de posibilidad de ser implementadas. Actúa reactivamente.

Nivel 3


causalidad e identificar los obstáculos principales, y proponer opciones de solución,

que tienen algún grado de posibilidad de ser implementadas. Es capaz de presentar

oralmente estas opciones de solución y puede defenderlas con algún grado de

eficacia. Actúa con proactividad.

Nivel 4


causalidad e identificar los obstáculos principales, y derivar opciones de solución, que

tienen algún grado de posibilidad de ser implementadas. Es capaz de presentar estas

opciones de solución en un proyecto, susceptible de ser implementado, con objetivos

de corto. Mediano y largo plazo, e indicadores de resultado para medir la efectividad

de la propuesta. Actúa con proactividad.




Versión: V.2 -2015

Reemplaza:

Código:

Página: 27 de 87





Función Secretarial dentro de la Categoría de Soporte Administrativo

(clases y puestos) Según el método de ALINEAMIENTO O JERARQUIZACIÓN, y de COMPARACION DE FACTORES,

la función secretarial se clasifica dentro de la categoría de SOPORTE ADMINISTRATIVO, dentro de la

cual se definen 3 clases de puestos, según la siguiente tabla:

Calificación Promedio ponderado

Factores Peso

Grados de

evaluación

Clase 1

Secretaria

Profesional

Clase 2

Secretaria

Ejecutiva

Clase 3

Secretaria

Clase 1

Secretaria

Profesional

Clase 2

Secretaria

Ejecutiva

Clase 3

Secretaria

1. Propósito y Funciones 10%

1.Básico

2.Regular

3.Medio

4.Amplio

5.Conside

rable

4 4 3 8% 8% 6%

2. Relación Jerárquica 0% n.a. n.a. n.a. n.a. n.a. n.a.

3. Personal a cargo 15% 5 5 n.a. 15% 15% n.a.

4. Complejidad 10% 4 4 3 8% 8% 6%

5. Consecuencia del Error 10% 4 4 3 8% 8% 6%

6. Responsabilidad por la

preparación, manipulación,

custodia o envío oportuno

de información 10% 4 4 3 8% 8% 6%

7. Ámbito de

responsabilidad,

administración y gestión de

planes y presupuesto 5% 3 3 n.a. 3% 3% n.a.

8. Condiciones de Trabajo 5% 3 3 3 3% 3% 3%

9. Requisitos académicos 15% 5 4 3 15% 12% 9%

10. Requisitos de

Experiencia 5% 4 3 1 4% 3% n.a.

11. Competencias 15% 5 4 3 15% 12% 9%

TOTAL 100

%

41 38 22 87% 80% 45%




Versión: V.2 -2015

Reemplaza:

Código:

Página: 28 de 87





La descripción de cada clase se presenta a continuación.

CLASE

Requisitos Obligatorios Ámbito de responsabilidad, complejidad e

impacto

Nivel

Profesional

Puestos de la

Clase Académicos Experien

cia

Otros requisitos Competencias

CLASE 1:

Secretaria

Profesional

Licenciatura o

Bachillerato en

Secretariado o

Administración

de Oficina o

Docencia o

Educación

Comercial

No aplica

1. Incorporada(o)

al Colegio de

Profesionales

en Secretariado

de Costa Rica.

2. Alta capacidad

para gestionar

presupuestos

3. Dominio de la

ley 7202 y su

reglamento

4. Dominio de la

ofimática

5. Escritura

rápida.

6. Según la

Taxonomía de

Bloom, su

capacidad de

aprendizaje

debe estar en

los niveles de

Análisis,

Síntesis y

Evaluación

7. Nivel medio –

avanzado

eninglés

1. Liderazgo (nivel

3)

2. Confianza y

Seguridad en Si

Mismo (nivel 4)

3. Iniciativa (Nivel

4)

4. Resistencia a la

Adversidad

(Nivel 4)

5. Orientación al

Servicio (Nivel 3)

6. Toma de

Decisiones (Nivel

2)

7. Emocionalmente

Inteligente

(Nivel 4)

8. Capacidad de

análisis y síntesis

(Nivel 3)

9. Planificación y

Organización

(nivel 3)

10.Conocimiento de

la Empresa (nivel

3)

11.Trabajo en

Equipo (nivel 4)

12.Servir con

Calidad (nivel 4)

13.Resolución de

Problemas (nivel

4)

1. Trabaja con alguna independencia,

siguiendo instrucciones generales y normas

establecidas.

2. Aplica conocimientos técnicos de los

principios y prácticas de la ciencia de su

especialidad.

3. Su labor es supervisada y evaluada por

medio del análisis de los informes que

presenta, la apreciación de los métodos

empleados y los resultados obtenidos

4. Sigue normas establecidas e instrucciones

generales en cuanto a métodos y sistemas de

trabajo.

5. Responsabilidad por información, de alta

importancia: por su acceso a materiales,

equipos e información confidencial o

privada, así como su conocimiento de

aspectos administrativos delicados, de datos,

procedimientos, equipos, materiales,

fórmulas y otras características propias de la

empresa, habitualmente debe guardar total

discreción.

6. Supervisa personas calificadas o no

calificadas y tiene poder medio de decisión

para desarrollar su trabajo, capacidad y

conocimientos para resolver los problemas

que se le presenten.

7. Puede corresponderle, por sus condiciones y

capacidades, dar indicaciones y

lineamientos de cómo desarrollar el trabajo

a otros puestos de igual o menor categoría y

resolver los problemas que estos le

presenten relacionados con sus tareas, sin

que esto implique necesariamente que

desempeñe un puesto de jefatura.

8. Puede llegar a sustentar la categoría de

experto en la ocupación. Puede

corresponderle ejercer supervisión sobre

otros trabajadores de menor o igual

calificación.

9. Actualiza sus conocimientos de forma

constante, ya sea por observación directa del

trabajo especializado de los compañeros,

indicaciones de la jefatura, y seminarios y

cursos dentro de la empresa o en otras

empresas, al procurarse información

continua que permite estar al día con los

cambios en tecnología que experimente su

actividad.

10. Su trabajo deriva en productos de índole

profesional que implican el análisis y

síntesis con intención de evaluar y

recomendar, tales comoproyectos,

evaluaciones y reportes de resultado, de

desempeño presupuestario, y similares. Que

pare el caso de esta clase, se relacionan y

soportan la ejecución de la gerencia e

implican algún grado de conocimiento

especializado (propio del departamento o

proceso donde se presta servicio).

1. Se

clasifica

en el

Nivel 4 de

la escala

definida

por Javier

López

Fernández

.

1. Secretaria

Profesional

1

2. Secretaria

Profesional

2





Reemplaza:

Código:

Página: 29 de 87





CLASE

Requisitos Obligatorios Ámbito de responsabilidad, complejidad e

impacto

Nivel

Profesional

Puestos de la

Clase Académicos Experiencia Otros

requisitos

Competencias

CLASE 2:

Secretaria

Ejecutiva

Diplomado en

Secretariado

Profesional o

Diplomado en

Secretariado

Profesional con

énfasis en

Docencia o

Educación

Comercial

No aplica

1. Alta

capacidad

para

gestionar

presupuestos

2. Dominio de

la ofimática

3. Escritura

rápida.

4. Según la

Taxonomía

de Bloom,

su capacidad

de

aprendizaje

debe estar en

los niveles

de

Actividad,

Análisis, y

Síntesis.

5. Bilingüe

inglés –

Español

(70%)

1. Liderazgo

(nivel 3)

2. Confianza y

Seguridad en

Si Mismo

)nivel 3)

3. Iniciativa

(Nivel 3)

4. Resistencia a

la Adversidad

(Nivel 3)

5. Orientación al

Servicio

(Nivel 2)

6. Toma de

Decisiones

(Nivel 1)

7. Emocionalme

nte Inteligente

(Nivel 3)

8. Capacidad de

análisis y

síntesis (Nivel

2)

9. Planificación

y

Organización

(nivel 2)

10. Conocimiento

de la Empresa

(nivel 2)

11. Trabajo en

Equipo (nivel

3)

12. Servir con

Calidad (nivel

3)

13. Resolución de

Problemas

(nivel 3)

1. Trabaja con alguna independencia, siguiendo

instrucciones generales y normas establecidas.

2. Aplica conocimientos técnicos de los

principios y prácticas de la ciencia de su

especialidad.

3. Su labor es supervisada y evaluada por medio

del análisis de los informes que presenta, la

apreciación de los métodos empleados y los

resultados obtenidos

4. Sigue normas establecidas e instrucciones

generales en cuanto a métodos y sistemas de

trabajo.

5. Responsabilidad por información, de alta

importancia: por su acceso a materiales,

equipos e información confidencial o privada,

así como su conocimiento de aspectos

administrativos delicados, de datos,

procedimientos, equipos, materiales, fórmulas

y otras características propias de la empresa,

habitualmente debe guardar total discreción.

6. Puede supervisar personas calificadas o no

calificadas y tiene poder medio de decisión

para desarrollar su trabajo, capacidad y

conocimientos para resolver los problemas

que se le presenten.

7. Puede corresponderle, por sus condiciones y

capacidades, dar indicaciones y lineamientos

de cómo desarrollar el trabajo a otros puestos

de igual o menor categoría y resolver los

problemas que estos le presenten relacionados

con sus tareas, sin que esto implique

necesariamente que desempeñe un puesto de

jefatura.

8. Puede llegar a sustentar la categoría de

experto en la ocupación.

9. Su trabajo deriva en productos de índole

profesional que implican el análisis y síntesis

con intención de evaluar y recomendar, tales

como proyectos, evaluaciones y reportes de

resultado, de desempeño presupuestario, y

similares. Que pare el caso de esta clase, se

relacionan y soportan la ejecución de la

gerencia e implican conocimiento general que

complementa y apoya la función propia del

departamento o proceso donde se presta

servicio.

Se clasifica

en el Nivel 3

de la escala

definida por

Javier López

Fernández.

1. Secretaria

Ejecutiva

Bilingüe

2. Secretaria

Ejecutiva en

Español





Reemplaza:

Código:

Página: 30 de 87





CLASE Requisitos Obligatorios

Ámbito de responsabilidad, complejidad e

impacto

Nivel

Profesional

Puestos de la

Clase Académicos Experienc

ia

Otros

requisitos Competencias

CLASE 3:

Secretaria

Técnico Medio

en Secretariado

No se

requiere

experiencia

1. Dominio de

la ofimática

2. Escritura

rápida.

3. Según la

Taxonomía

de Bloom,

su capacidad

de

aprendizaje

debe estar en

los niveles

de

Conocimient

o,

Conocimient

o,

comprensión

y Actividad

4. Bilingüe

(Inglés –

Español)

(50%).

Cuando sea

requerido

por el

puesto.

1. Liderazgo (Nivel

1).

2. Confianza y

Seguridad en Sí

Mismo )nivel 2)

3. Iniciativa (Nivel

2)

4. Resistencia a la

Adversidad

(Nivel 2)

5. Capacidad de

análisis y síntesis

(Nivel 1)

6. Orientación al

Servicio (Nivel 1)

7. Emocionalmente

Inteligente

(Nivel 2)

8. Planificación y

Organización

(nivel 1)

14.Conocimiento de

la Empresa (nivel

1)

15.Trabajo en

Equipo (nivel 2)

16.Servir con

Calidad (nivel 3)

9. Resolución de

Problemas (nivel

2)

1. Trabaja siguiendo lo dispuesto en la

normativa, procedimientos, protocolos, leyes,

reglamentos, circulares y otras disposiciones

aplicables a su área de actividad, así ́como las

indicaciones que le suministran sus superiores

jerárquicos o funcionarios de mayor nivel.

2. La labor es evaluada por medio de la

apreciación del trabajo realizado, el

compromiso con este, el análisis de informes

que presenta, así́ como la calidad y

oportunidad en la prestación de los servicios

o entrega de los productos que se deriven del

desempeño de las labores asignadas.

3. Responsabilidad por información de

importancia media: por su acceso a

materiales, equipos e información

confidencial o privada, así como su

conocimiento de aspectos administrativos

delicados, de datos, procedimientos, equipos,

materiales, fórmulas y otras características

propias de la empresa, habitualmente debe

guardar total discreción.

4. Actualiza sus conocimientos de forma

constante, ya sea por observación directa del

trabajo especializado de los compañeros,

indicaciones de la jefatura, y seminarios y

cursos dentro de la empresa o en otras

empresas, al procurarse información continua

que permite estar al día con los cambios en

tecnología que experimente su actividad.

Se clasifica

en el Nivel 2

de la escala

definida por

Javier López

Fernández.

1. Secretaria

Bilingüe

2. Secretaria





Reemplaza:

Código:

Página: 31 de 87





MANUAL DE CLASIFICACIÓN Y

DESCRIPCION DE PUESTOS





Reemplaza:

Código:

Página: 32 de 87





SECRETARIA PROFESIONAL2

CLASE 1 - SECRETARIA PROFESIONAL

PROPOSITO DEL PUESTO

Asistir y asesorar en las funciones de GERENCIA GENERAL/PRESIDENCIA

EJECUTIVA/PRESIDENCIA/GERENCIAS, de tal forma que facilite el mejor desempeño y

logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica y el funcionamiento

del equipo.

EJEMPLOS DE TAREAS O FUNCIONES

Supervisión/Coordinación de personas

1. Asigna y supervisa el trabajo a realizar por el personal operativo calificado.

2. Coordina y apoya con otros profesionales la elaboración de trabajos específicos,

dentro y fuera de su unidad de trabajo.

3. Supervisa la función de sus colaboradores y colaboradoras, asegurando comprensión

de sus responsabilidades, objetivos y metas, controlando y evaluando su contribución,

proveyendo retroalimentación que sirva para aprender y mejorar.

4. Coordinación con integrantes de comisiones y grupos de trabajo.

Gestión de planificación y ejecución

5. Apoya el proceso de planificación, desde el diseño hasta la implementación y el

control, según las directrices de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva.

6. Procura el apoyo administrativo y logístico para preparación de sesiones, reuniones de

trabajo, eventos y presentaciones de su jefe inmediato o unidad laboral: convocar a las

sesiones, proveer la documentación y material pertinentes, levantamiento, transcipción

del acta de las discusiones y acuerdos, preparar los resúmenese informes, hacer las

comunicaciones respectivas, brindar seguimiento y control de acuerdos.

7. Implementación de las modificaciones a las actas.

8. Coordina y ejecuta todo lo relacionado con eventos institucionales, según las

directrices de la Gerencia General y cuando este lo considere pertinente.

9. Analiza documentación de negocio y emite criterio profesional, sea por solicitud de la

Gerencia General o por iniciativa propia.





Reemplaza:

Código:

Página: 33 de 87





10. Gestiona los compromisos de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva,

contribuyendo decididamente a su cumplimiento, fortalecer su imagen de persona

responsable y eficaz, funcionando también como interlocutor y facilitador de

comunicación efectiva con los clientes y colaboradores.

11. Informa a la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva de cuestiones de negocio

(información, comentarios de pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes

para facilitar su función y mantenerlo actualizado.

Gestión de información, insumos y documentos

12. Administraelectrónicamente documentos en archivos de gestión.

13. Redacta documentos gerenciales y de carácter jurídico.

14. Redacta documentos de carácter comercial y administrativa.

15. Gestiona la comunicación y facilita comunicación asertiva para un servicio de calidad.

16. Gestiona planes operativos.

17. Gestiona procedimientos para seleccionar, valorar y eliminar documentos.

18. Asesora en legislación y procedimientos administrativos aplicados a los documentos

en archivos de gestión.

19. Asesora en protocolo y etiqueta corporativa.

20. Asesora en la gestión de clientes difíciles.

21. Gestiona la documentación que ingresa y sale de la oficina de la Gerencia

General/Presidencia Ejecutiva.

22. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de la Gerencia


23. Elabora documentos (en inglés y en español) haciendo uso experto de procesadores de

texto.

a. Elabora un documento con formato libre.

b. Verifica la ortografía y gramática del documento con formato libre.

c. Imprime el documento con formato libre.

d. Edita el documento con un formato determinado.

e. Utiliza herramientas de tablas en un documento con formato determinado.

f. Imprime el documento con formato determinado.

24. Elabora informes (en inglés y en español) haciendo uso experto de procesadores de

datos.

25. Traduce documentos del inglés al español y viceversa, asegurando claridad y

pertinencia según el público meta.

26. Toma notas y construye mensajes apropiados para el público destino, recomendando

el canal idóneo para el mensaje.





Reemplaza:

Código:

Página: 34 de 87





27. Levantamiento, transcripción y redacción de actas de sesiones de trabajo (Asambleas,

Juntas Directivas, Comisiones, Concejos Municipales, Órganos Directores de

Procedimientos Disciplinarios, equipos de trabajo, etc.) y la traduce en documentos

de uso formal, estandarizados en forma, contenido y requerimientos legales.

28. Gestiona información por medio de páginas web y bases de datos.

29. Elabora presentaciones corporativas o para la oficina donde labora mediante el uso

experto del software respectivo.

30. Brinda servicio estratégico-operativo en cuanto:

g. Gestionar documentos de uso interno o externo, de carácter clasificado y de uso

funcional, a disposición de usuarios finales calificados.

h. Gestionar la transferencia de documentaciónclasificada a los destinatarios.

i. Atender consultas de documentos de uso interno o externo, de carácter clasificado

y de uso funcional, a disposición de usuarios finales calificados.

31. Brinda apoyo profesional en cuanto:

a. Tramites de tipo legal, según requisitos y plazos establecidos.

b. Elaboración de planes estratégicos y presupuestos operativos.

c. Preparar de manera conforme, los expedientes judiciales.

32. Brinda apoyo administrativo en cuanto:

d. Gestionar documentos según un sistema estandarizado y alienado con el sistema

usado para registrar el acervo documental de la empresa.

e. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura.

f. Digitalizar la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.

g. Exportar expedientes del sistema documental y consolidar los mismos para los

usuarios.

h. Revisar la cronología de la documentación antes de su incorporación y

digitalización.

Otras labores operativas

33. Resuelve u orienta consultas y suministra información que le presentan sus superiores,

compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo, de forma

personal, telefónica o por vías electrónicas.

34. Recomienda procedimientos para el trámite y seguimiento de los asuntos que se

presentan a la Oficina.

35. Lleva controles variados sobre las diferentes actividades, documentos, expedientes y

correspondencia que tiene bajo su responsabilidad.





Reemplaza:

Código:

Página: 35 de 87





36. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las

irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.

37. Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,

velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las

medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra

los objetivos organizacionales.

38. Prepara Informessobre las actividades realizadas, las irregularidades observadas en el

desarrollo de las labores y otros aspectos de interés que surjan como consecuencia del

trabajo que realiza y presentar las recomendaciones pertinentes.

39. Realiza las labores administrativas que se derivan de su función, tales como: Llenar

boletas de control, preparar informes de labores, cumplimiento o seguimiento de

metas, ejecución presupuestaria de la oficina, reportarfallas de equipos u otras

anomalías, entre otras.

40. Mantiene limpias y estrictamente ordenadas las áreas de trabajo donde labora,

procurando la minimización de riesgos que atenten contra la salud y seguridad laboral.



42. Participa en actividades de capacitación para actualizar y desarrollar conocimientos

teóricos y prácticos propios de su campo de acción.

43. Propone mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesos de

trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidad en la cual

labora.

44. Participa en las diferentes actividades que conlleva la elaboración de planes de

trabajo, planes anuales estratégicos u operativos de la Dependencia donde labora.

45. Administra cajas chicas.

46. Brinda asesoría en la compra de equipo y mobiliario.

47. Ejecuta otras tareas propias del cargo que desempeña acorde con la normativa técnica

y legal vigentes.

CONDICIONES ESPECIALES

1. Relación jerárquica

No Aplica.

2. Personal a cargo

Ejerce supervisión y control sobre empleados que se dedican a labores administrativas de oficina

y misceláneas.





Reemplaza:

Código:

Página: 36 de 87





En casos especiales, puede ocurrir que le corresponda ejercer supervisión, pero las tareas que

realiza son del más alto grado de dificultad en el campo de trabajo.

3. Complejidad

Le corresponde poseer cualidades que le permita relacionarse de manera apropiada con diversas

instancias dentro de la organización y fuera de ella en los casos que se considere necesario, a fin

de que tales interacciones sucedan de forma armoniosa y respetuosa, resulten efectivas, agreguen

valor a los proceso institucionales y contribuyan a satisfacer las necesidades que en materia de su

competencia se presenten.

Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Análisis,

Síntesis y Evaluación

4. Consecuencia del Error

Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la

ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador.

Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles,

compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su superior, por lo cual

las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de

errores podrían ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña.

5. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuno de

información

s responsable por la preparación, el manejo o la custodia de documentos (información, activos y

similares) que alerten a la administración superior en la toma de decisiones a nivel de gestión o

por la preparación y presentación oportuna de información.

6. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto

Es responsable porque los servicios y actividades que se le encomiendan, se cumplan con esmero,

eficiencia, puntualidad y del cumplimiento de los procedimientos establecidos en el protocolo de

la actividad que atiende, aplicando los conocimientos especializados y experiencia en su campo

de trabajo, para resolver diversos asuntos de la gestión administrativa de su oficina. Su trabajo





Reemplaza:

Código:

Página: 37 de 87





condiciona en forma directa el de su superior inmediato y de la unidad en que labora. Debe

mantener discreción por la información confidencial que conoce.

Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público

(cuando aplique), por ello asume responsabilidad administrativa, civil, social y penal, según sea

el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el

interés público.

Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades del plan anual de trabajo así

como por la ejecución de actividades incorporadas en el presupuesto de la unidad, por delegación

de la Gerencia General. Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades

bajo su responsabilidad, dentro de límites racionales de costo y tiempo.

7. Condiciones de trabajo:

Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su

jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten.

El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el

uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores,

también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria, provocando

cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase.

Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de sus

superiores, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para

entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual puede provocar enfermedades por estrés.

REQUISITOS

1. Requisitos del puesto

a. Académicos

Licenciaturaen Secretariado o Administración de Oficina o Docencia o Educación Comercial

b. De experiencia

No aplica.





Reemplaza:

Código:

Página: 38 de 87





c. Otros requisitos obligatorios

Incorporada(o) al Colegio de Profesionales en Secretariado de Costa Rica.

Dominio de la ley 7202 y su reglamento

Dominio de la ofimática

Escritura rápida.

Bilingüe inglés –español, medio –avanzado.

2. Deseables

Las que sean necesarias según la industria específica, el área funcional

específica, el servicio específico.

COMPETENCIAS

1. Liderazgo (Nivel 3)

2. Confianza y Seguridad en Sí Mismo (Nivel 4)

3. Iniciativa (Nivel 4)

4. Resistencia a la Adversidad (Nivel 4)

5. Orientación al Servicio (Nivel 3)

6. Toma de Decisiones (Nivel 2)

7. Emocionalmente Inteligente (Nivel 4)

8. Capacidad de análisis y síntesis (Nivel 3)

9. Planificación y Organización (Nivel 3)

10. Conocimiento de la Empresa (Nivel 3)

11. Trabajo en Equipo (nivel 4)

12. Servir con Calidad (nivel 4) Definirla

13. Resolución de Problemas (nivel 4)

OTROS REQUISITOS DE CONOCIMIENTO, HABILIDAD Y ACTITUD NECESARIOS





Reemplaza:

Código:

Página: 39 de 87





1. Habilidades

a. Habilidad para tratar en forma cortés y satisfactoria con el público.

b. Habilidad para redactar.

c. Habilidad en escritura rápida.

d. Habilidad para supervisar personal.

e. Destreza en el manejo de la ofimática.

f. Habilidad de comunicación oral, escrita y no verbal.

g. Habilidad de imagen, manejo de protocolo institucional, manejo de comunicación

telefónica.

h. Habilidad de organización del trabajo propio y atender varias actividades en forma

simultánea, manejo de tiempo etc.

i. Liderazgo proactivo.

j. Capacidad para percibir las necesidades, intereses y problemas de los demás.

k. Manejo y resolución de situaciones imprevistas.

l. Habilidad para relacionarse con el entorno sociopolítico de la institución que

representa.

m. Habilidad para trabajar en equipo

n. Habilidad para enfrentar situaciones de trabajo bajo intensa presión

o. Servicio de calidad al usuario interno y externo

p. Autocontrol

q. Capacidad de negociación y convencimiento

r. Habilidad de innovación

2. Actitudes





Reemplaza:

Código:

Página: 40 de 87





a. Responsabilidad, orden, disciplina, previsión, tolerancia, paciencia, optimismo,

cooperación, amabilidad, discreción, flexibilidad mental, discreción, confianza,

seguridad, dinamismo, discreción, lealtad.

b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de lainstitución que

representa.

c. Empeño e interés en lo que realiza.

d. Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y

eficientemente el cumplimiento de los objetivos.

e. Buenas relaciones humanas.

f. Disposición al cambio.

3. Conocimientos

a. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad,

así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad

permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes

creativos y originales durante toda su carrera.

b. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca

sobre:

i. Organización y funcionamiento de la Administración Pública

costarricense.

ii. El entorno político, científico, económico, social y cultural nacional e

internacional.

iii. Misión, visión, organización y funciones de la Institución para la cual

labora

iv. Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes conexas con el

v. Régimen de Empleo Público.

vi. Conocimiento del entorno político, científico, económico, social y cultural

nacional e internacional.





Reemplaza:

Código:

Página: 41 de 87





vii. Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así como

herramientas informáticas tales como: procesador de textos, hojas

electrónicas, entre otros.

SECRETARIA PROFESIONAL1

CLASE 1 - SECRETARIA PROFESIONAL


Asistir y asesorar en las funciones de GERENCIA GENERAL/PRESIDENCIA

EJECUTIVA/PRESIDENCIA/GERENCIAS, de tal forma que facilite el mejor desempeño y


del equipo.




control, según las directrices de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva.

2. Procura el apoyo administrativo y logístico para preparación de sesiones, reuniones de

trabajo, eventos y presentaciones de su jefe inmediato o unidad laboral: convocar a las

sesiones, proveer la documentación y material pertinentes, levantamiento,





Reemplaza:

Código:

Página: 42 de 87





transcripción del acta de las discusiones y acuerdos, preparar los resúmenes e

informes, hacer las comunicaciones respectivas, brindar seguimiento y control de

acuerdos.

3. Implementación de las modificaciones a las actas.




Gerencia General o por iniciativa propia.

6. Gestiona los compromisos de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva,

contribuyendo decididamente a su cumplimiento, fortalecer su imagen de persona

responsable y eficaz, funcionando también como interlocutor y facilitador de

comunicación efectiva con los clientes y colaboradores.

7. Informa a la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva de cuestiones de negocio

(información, comentarios de pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes

para facilitar su función y mantenerlo actualizado.


8. Administra electrónicamente documentos en archivos de gestión.










17. Gestiona la documentación que ingresa y sale de la oficina de la Gerencia




19. Elabora documentos (en inglés y en español) haciendo uso experto de procesadores de

texto.

j. Elabora un documento con formato libre.

k. Verifica la ortografía y gramática del documento con formato libre.

l. Imprime el documento con formato libre.

m. Edita el documento con un formato determinado.

n. Utiliza herramientas de tablas en un documento con formato determinado.





Reemplaza:

Código:

Página: 43 de 87





o. Imprime el documento con formato determinado.

20. Elabora informes (en inglés y en español) haciendo uso experto de procesadores de

datos.

21. Traduce documentos del inglés al español y viceversa, asegurando claridad y

pertinencia según el público meta.

22. Toma notas y construye mensajes apropiados para el público destino, recomendando

el canal idóneo para el mensaje.

23. Levantamiento, transcripción y redacción de actas de sesiones de trabajo (Asambleas,

Juntas Directivas, Comisiones, Concejos Municipales, Órganos Directores de

Procedimientos Disciplinarios, equipos de trabajo, etc.) y la traduce en documentos

de uso formal, estandarizados en forma, contenido y requerimientos legales.

24. Gestiona información por medio de páginas web y bases de datos.

25. Elabora presentaciones corporativas o para la oficina donde labora mediante el uso

experto del software respectivo.

26. Brinda servicio estratégico-operativo en cuanto:

p. Gestionar documentos de uso interno o externo, de carácter clasificado y de uso

funcional, a disposición de usuarios finales calificados.

q. Gestionar la transferencia de documentación clasificada a los destinatarios.

r. Atender consultas de documentos de uso interno o externo, de carácter clasificado

y de uso funcional, a disposición de usuarios finales calificados.


i. Gestionar documentos según un sistema estandarizado y alienado con el sistema

usado para registrar el acervo documental de la empresa.

j. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura.

k. Digitalizar la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.

l. Exportar expedientes del sistema documental y consolidar los mismos para los

usuarios.

m. Revisar la cronología de la documentación antes de su incorporación y

digitalización.

Otras labores operativas










Reemplaza:

Código:

Página: 44 de 87













6. Prepara Informes sobre las actividades realizadas, las irregularidades observadas en el




boletas de control, preparar informes de labores, cumplimiento o seguimiento de

metas, ejecución presupuestaria de la oficina, reportar fallas de equipos u otras

anomalías, entre otras.









labora.

12. Participa en las diferentes actividades que conlleva la elaboración de planes de

trabajo, planes anuales estratégicos u operativos de la Dependencia donde labora.

13. Administra cajas chicas.

14. Brinda asesoría en la compra de equipo y mobiliario.


y legal vigentes.



No Aplica.

9. Personal a cargo





Reemplaza:

Código:

Página: 45 de 87






y misceláneas.



10. Complejidad






Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Análisis,

Síntesis y Evaluación








12. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuno de

información

s responsable por la preparación, el manejo o la custodia de documentos (información, activos y

similares) que alerten a la administración superior en la toma de decisiones a nivel de gestión o










Reemplaza:

Código:

Página: 46 de 87











interés público.













superiores, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para

entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual puede provocar enfermedades por estrés.

REQUISITOS


d. Académicos

Bachillerato en Secretariado o Administración de Oficina o Docencia o Educación Comercial

e. De experiencia





Reemplaza:

Código:

Página: 47 de 87





No aplica.

f. Otros requisitos obligatorios

Incorporada(o) al Colegio de Profesionales en Secretariado de Costa Rica.

Con conocimientos básicos de derecho administrativo, comercial y laboral

Con conocimientos básicos en elaboración de presupuestos y planes operativos.

Con conocimientos básicos en desarrollo organizacional y psico-sociología del trabajo.

Dominio de la ley 7202 y su reglamento


Escritura rápida.

Bilingüe inglés –español, nivel medio – avanzado.

2. Deseables

Las que sean necesarias según la industria específica, el área funcional específica, el servicio específico.

COMPETENCIAS
















Reemplaza:

Código:

Página: 48 de 87





12. Servir con Calidad (nivel 3)



1. Habilidades








telefónica.







representa.




p. Autocontrol







Reemplaza:

Código:

Página: 49 de 87





2. Actitudes




b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de la institución que

representa.






3. Conocimientos






sobre:

viii. Organización y funcionamiento de la Administración Pública

costarricense.

ix. El entorno político, científico, económico, social y cultural nacional e

internacional.

x. Misión, visión, organización y funciones de la Institución para la cual

labora

xi. Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes conexas.

xii. Régimen de Empleo Público.





Reemplaza:

Código:

Página: 50 de 87





xiii. Conocimiento del entorno político, científico, económico, social y cultural


xiv. Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así como





Fecha de emisión: 12 de Setiembre, 2015

Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 51 de 88





SECRETARIA EJECUTIVA BILINGUE

CLASE 2 - SECRETARIA EJECUTIVA


Asistir y apoyar en las funciones de GERENCIA, de tal forma que facilite el mejor desempeño y


del equipo.


Supervisión/coordinación de personas

1. Asigna y supervisa el trabajo a realizar por el personal no calificado a su cargo.





3. Colabora con sus superiores en la ejecución, control y seguimiento de los asuntos

propios de su actividad, con el propósito de facilitar el éxito en su desempeño y

contribuir al logro de los objetivos institucionales así como los requerimientos de los

usuarios internos y externos de su Unidad.


control, según las directrices de la Gerencia/Supervisión.



6. Puede asumir la administración parcial o total de redes sociales al servicio del

negocio, con diferente grado de responsabilidad sobre la producción de contenido.


General.


Gerencia/Supervisión o por iniciativa propia.

9. Gestiona los compromisos de la Gerencia/Supervisión, contribuyendo decididamente

a su cumplimiento, fortalecer su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 52 de 88





también como interlocutor y facilitador de comunicación efectiva con los clientes y

colaboradores.

10. Informa a la Gerencia/Supervisión de cuestiones de negocio (información,

comentarios de pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su

función y mantenerlo actualizado.











19. Recibe, registra, clasifica, sella, distribuye, envía y archiva correspondencia y otros

documentos que ingresan a la oficina.

20. Organiza, ejecuta y registra los trámites administrativos derivados de la actividad de

su centro de trabajo.

21. Gestiona el suministro y control de los útiles y materiales de la oficina.

22. Recibe y revisa documentos diversos, recoge las firmas que correspondan y hace la

entrega de los mismos a los interesados, procediendo a darles trámite y lleva los

controles pertinentes; lee y revisa los periódicos, recorta los artículos o informaciones

que se relacionen con la dependencia y lleva un archivo para tal fin.

23. Toma dictados en inglés y en español para elaborar correspondencia, mensajes,

memorándums y otros documentos y realiza la transcripción digital de los mismos.

24. Procura el apoyo administrativo y logístico para realización de sesiones, reuniones de

trabajo, eventos y presentaciones de su jefe inmediato o unidad laboral: convoca a las

sesiones, provee la documentación y material pertinentes, toma notas de las

discusiones y acuerdos, prepara los resúmenes, actas e informes de éstas, hace las

comunicaciones respectivas, entre otras actividades.

25. Asiste a conferencias, audiencias, sesiones o reuniones de trabajo, tomando notas en

inglés y en español y prepara los resúmenes e informes de las mismas y hace las

comunicaciones respectivas.

26. Atiende y anuncia a las personas que han acordado citas con su jefe y proporciona

información para la cual está autorizado.




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 53 de 88





27. Sirve de intérprete a personas extranjeras que acuden a la dependencia en busca de

información.

28. Transcribe documentos en dos o más idiomas.

29. Redacta y digitaliza correspondencia de acuerdo a instrucciones recibidas.

30. Transcribe en inglés y en español grabaciones de discursos, conferencias y otros

eventos similares; lleva la agenda de reuniones, citas, compromiso y otras actividades

de su jefe y lo mantiene informado al respecto.

31. Registra en inglés y en español, información tomada de sesiones de trabajo (Juntas

Directivas, equipos de trabajo, etc.) y la traduce en documentos de uso formal,

estandarizados en forma, contenido y requerimientos legales.

32. Vela por el correcto trámite de los asuntos que se presentan a consideración del

despacho.

33. Organiza y mantiene actualizados los archivos de la oficina.

34. Vela por el buen uso y mantenimiento del equipo de la oficina y reporta los

desperfectos que sufre el mismo.

35. Elabora requisiciones de materiales y útiles de oficina.

36. Lee y revisa los periódicos, recorta los títulos e informaciones que se relacionan con la

dependencia y lleva un archivo para tal fin.

37. Elabora documentos en inglés y en español haciendo uso experto de procesadores de

texto.







38. Brinda servicio operativo en cuanto:

a. Mantener los documentos internos a disposición de usuarios finales.

b. Realizar la notificación de documentación generada a cada destinatario.

c. Atender consultas de documentos que deben ser enviados por correo.

d. Preparar el material para certificar la información que se custodia en el acervo

documental.


g. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura.

h. Prepara la información para enviar a custodia externa.

i. Digitaliza la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 54 de 88





j. Exporta expedientes del sistema documental y consolida los mismos para los

usuarios.

k. Revisa la cronología de la documentación antes de su incorporación y

digitalización.

40. Resuelve u orienta consultas y suministrar información que le presentan sus

superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo,

de forma personal, telefónica o por vías electrónicas.














46. Resuelve consultas y suministra información a superiores, compañeros y público en

general, relacionadas con la actividad a su cargo.


boletas de control, preparar informes de labores, hacer Informes de fallas de equipos u

otras anomalías, entre otras.









labora.

52. Participa en las diferentes actividades que conlleva la elaboración de planes de trabajo

en la Dependencia donde labora.


y legal vigentes.




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 55 de 88







No Aplica.

2. Personal a cargo


y misceláneas.



3. Complejidad






Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de

Actividad, Análisis, y Síntesis.








5. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuna de

información




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 56 de 88





Es responsable por la preparación, el manejo o la custodia de documentos (información, activos

y similares) que alerten a la administración superior en la toma de decisiones a nivel de gestión o












interés público.





En organismos gubernamentales, especialmente descentralizados, en los que los trabajos se

realizan de forma colegiada, es posible que una colega o un colega tenga responsabilidad

compartida por la revisión y elaboración de actas de comisiones y juntas directivas, girando en

su entorno para comunicación, ejecución, publicación, elaboración de boletines informativos,

Gobierno Corporativo, y similares.



jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así loameriten.


uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a laradiación constante de monitores,




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 57 de 88





también el uso de otros equipos de ofimática;mantiene una posición muy sedentaria, provocando

cansancio y afectando lasalud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase.


superiores, las exigencias cambiantes de los usuarios y elvencimiento de plazos establecidos para

entregar y cumplir con lasobligaciones, lo cual puede provocar enfermedades por estrés.

REQUISITOS


a. Académicos

Diplomado en Secretariado Profesional o Diplomado en Secretariado Profesional con énfasis en Docencia o Educación Comercial.

b. De experiencia

No aplica.

c. Otros requisitos

Incorporado(a) al Colegio de Profesionales en Secretariado de Oficina.


Escritura rápida.

Bilingüe inglés –español, avanzado.

2. Deseables


COMPETENCIAS






Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 58 de 88

















1. Habilidades








telefónica.







Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 59 de 88








representa.




p. Autocontrol



2. Actitudes




b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de lainstitución que

representa.






3. Conocimientos






Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 60 de 88








sobre:


costarricense.


internacional.


labora





vii. Idioma inglés.

viii. Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así como






Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 61 de 88





SECRETARIA EJECUTIVA

CLASE 2 - SECRETARIA EJECUTIVA


Asistir y apoyar en las funciones de GERENCIA/SUPERVISION, de tal forma que facilite el

mejor desempeño y logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica

y el funcionamiento del equipo.


Supervisión/coordinación de trabajo

1. Asigna y supervisa el trabajo a realizar por el personal operativo calificado o no

calificado a su cargo.






control, según las directrices de la Gerencia/Supervisión.



5. Puede asumir la administración parcial o total de redes sociales al servicio del



general.


Gerencia/Supervisión o por iniciativa propia.

8. Gestiona los compromisos de la Gerencia/Supervisión, contribuyendo decididamente

a su cumplimiento, fortalece su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando


colaboradores.




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 62 de 88





9. Informa a la Gerencia/Supervisión de cuestiones de negocio (información,

comentarios de pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su

función y mantenerlo actualizado.











18. Recibe, registra, clasifica, sella, distribuye, envía y archiva correspondencia y otros

documentos que ingresan a la oficina.

19. Organiza, ejecuta y registra los trámites administrativos derivados de la actividad de

su centro de trabajo

20. Gestiona el suministro y control de los útiles y materiales de la oficina.

21. Recibe y revisa documentos diversos, recoge las firmas que correspondan y hace la

entrega de los mismos a los interesados, procediendo a darles trámite y lleva los

controles pertinentes; lee y revisa los periódicos, recorta los artículos o informaciones

que se relacionen con la dependencia y lleva un archivo para tal fin.

22. Toma dictados para elaborar correspondencia, mensajes, memorándums y otros

documentos y realiza la transcripción digital de los mismos.

23. Procura el apoyo administrativo y logístico para realización de sesiones, reuniones de

trabajo, eventos y presentaciones de su jefe inmediato o unidad laboral: convoca a las

sesiones, provee la documentación y material pertinente, toma notas de las

discusiones y acuerdos, prepara los resúmenes, actas e informes de éstas, hace las

comunicaciones respectivas, entre otras actividades.

24. Asiste a conferencias, audiencias, sesiones o reuniones de trabajo, tomando notas

taquigráficas y prepara los resúmenes e informes de las mismas y hace las

comunicaciones respectivas.

25. Atiende y anuncia a las personas que han acordado citas con el jefe de la dependencia

y proporciona información para la cual está autorizado.

26. Sirve de intérprete a personas extranjeras que acuden a la dependencia en busca de

información.

27. Transcribe documentos en dos o más idiomas.




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 63 de 88





28. Redacta y digitaliza correspondencia de acuerdo a instrucciones recibidas.

29. Transcribe grabaciones de discursos, conferencias y otros eventos similares; lleva la

agenda de reuniones, citas, compromiso y otras actividades de su jefe y lo mantiene

informado al respecto.

30. Registra información tomada de sesiones de trabajo (Juntas Directivas, equipos de

trabajo, etc.) y la traduce en documentos de uso formal, estandarizados en forma,

contenido y requerimientos legales.

31. Vela por el correcto trámite de los asuntos que se presentan a consideración del

despacho.

32. Organiza y mantiene actualizados los archivos de la oficina.

33. Vela por el buen uso y mantenimiento del equipo de la oficina y reporta los

desperfectos que sufre el mismo.

34. Elabora requisiciones de materiales y útiles de oficina.

35. Lee y revisa los periódicos, recorta los títulos e informaciones que se relacionan con la

dependencia y lleva un archivo para tal fin.

36. Elabora documentos haciendo uso experto de procesadores de texto.












documental.


a. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura.

b. Preparar la información para enviar a custodia externa.

c. Digitalizar la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.

d. Exportar expedientes del sistema documental y consolida los mismos para los

usuarios.

e. Revisar la cronología de la documentación antes de su incorporación y

digitalización.




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 64 de 88
























46. Resuelve consultas y suministrar información a superiores, compañeros y público en










labora.




y legal vigentes.




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 65 de 88







No Aplica.

2. Personal a cargo

Puede tener a su cargo puestos de la categoría de Operarios Calificados y No Calificados.

3. Complejidad







Actividad, Análisis, y Síntesis.





información

Es responsable por la preparación, el manejo o la custodia de documentos (información, activos

y similares) que alerten a la administración superior en la toma de decisiones a nivel de gestión o





de la Gerencia General.




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 66 de 88





Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad,

dentro de límites racionales de costo y tiempo.

En organismos gubernamentales, especialmente descentralizados, en los que los trabajos se

realizan de forma colegiada, es posible que una colega o un colega tenga responsabilidad

compartida por la revisión y elaboración de actas de comisiones y juntas directivas, girando en

su entorno para comunicación, ejecución, publicación, elaboración de boletines informativos,

Gobierno Corporativo, y similares.








Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de su

superior, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para

entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual podría pueden provocar enfermedades por stress.

REQUISITOS


a. Académicos

Diplomado en Secretariado Profesional o Diplomado en Secretariado Profesional con énfasis en Docencia o Educación Comercial.

b. De experiencia

No aplica.

c. Otros requisitos




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 67 de 88





Incorporado(a) al Colegio de Profesionales en Secretariado de Oficina.


Escritura rápida.

2. Deseables


Bilingüe inglés –español, medio.

COMPETENCIAS

















Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 68 de 88






1. Habilidades








telefónica.







representa.




p. Autocontrol



2. Actitudes




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 69 de 88








b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de la

c. institución que representa.

d. Empeño e interés en lo que realiza

e. Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y

eficientemente el cumplimiento de los objetivos

f. Buenas relaciones humanas

g. Disposición al cambio

3. Conocimientos

a. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así

como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad



b. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre:

i. Organización y funcionamiento de la Administración Pública costarricense.


internacional.

iii. Misión, visión, organización y funciones de la Institución para la cual labora






herramientas informáticas tales como: procesador de textos, hojas electrónicas,

entre otros.




Versión: V.1.3 - 2015

Reemplaza:

Código:

Página: 70 de 88





SECRETARIA BILINGÜE

CLASE 3 - SECRETARIA


Asistir y apoyar en las funciones de OFICINA de tal forma que facilite el mejor desempeño y


del equipo.


Gestión de clientes y visitantes

1. Atiende personalmente al público y suministra la información que requiera.

2. Atiende llamadas telefónicas y las canaliza para que sean atendidas.









4. Elabora Informeshaciendo uso experto de procesadores de datos.

5. Apoya la ejecución de eventos diversos, según las directrices de su supervisor y

cuando este lo considere pertinente.

6. Puede apoyar la administración parcial o total de redes sociales al servicio del


7. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de su supervisor.

8. Revisa las gacetas o busca en medios electrónicos y en Master Lex, información

relacionada con convenios, leyes, reglamentos o normas referentes a las labores que

atiende la unidad administrativa.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 71 de 87





9. Revisa y envía correos electrónicos; para el seguimiento de la correspondencia que se

recibe por medio de esta vía (circulares, invitaciones a seminarios, entre otros).

10. Gestiona la documentación que ingresa y sale de la oficina de su supervisor.

11. Gestiona los compromisos de su supervisor, contribuyendo decididamente a su

cumplimiento, fortalecer su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando


colaboradores.

12. Informa a su supervisor de cuestiones de negocio (información, comentarios de

pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su función y

mantenerlo actualizado.

13. Registra información tomada de sesiones de trabajo y las traduce en documentos de

uso formal, estandarizados en forma, contenido y requerimientos legales.






documental.



b. Prepara la información para enviar a custodia externa.

c. Digitaliza la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.

d. Exporta expedientes del sistema documental y consolida los mismos para los

usuarios.

e. Revisa la cronología de la documentación antes de su incorporación y

digitalización.










20. Mantiene controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,





Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 72 de 87













23. Resuelve consultas y suministra información a superiores, compañeros y público en










labora.




y legal vigentes.



No Aplica.

2. Personal a cargo

Puede tener a su cargo puestos de la categoría de Operarios Calificados y No Calificados.

3. Complejidad

Desempeña actividades programadas que, en su mayoría, son rutinarias y predecibles. Depende

de las instrucciones de un superior. Se coordina con compañeros de trabajo del mismo nivel

jerárquico.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 73 de 87





Requiere del conocimiento y aplicación de normas y procedimientos a nivel básico, y emplear

herramientas y equipos. Las labores se pueden realizar con capacitación básica y experiencia.

Su trabajo es evaluado mediante la observación directa.


Conocimiento, Conocimiento, comprensión y Actividad









información

Es responsable por el manejo o la custodia de documentos (información, activos y similares) que

alerten a la administración media en la toma de decisiones a nivel de gestión o por la preparación

y presentación oportuna de información.


Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades según un proceso, un plan o

un presupuesto, según le sea delegado por responsabilidad de su puesto.











Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 74 de 87





también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria,provocando





REQUISITOS


a. Académicos

Técnico Medio en Secretariado.

b. De experiencia

No aplica.

c. Otros requisitos


Escritura rápida.

Bilingüe inglés –español (70% mínimo) – acreditado por un ente competente.

2. Deseables





Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 75 de 87





COMPETENCIAS

1. Liderazgo (Nivel 1).













1. Habilidades








telefónica.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 76 de 87











representa.




p. Autocontrol



2. Actitudes






d. Empeño e interés en lo que realiza.



f. Buenas relaciones humanas.

g. Disposición al cambio.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 77 de 87





3. Conocimientos






sobre:


costarricense.


internacional.


labora








c. Inglés.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 78 de 87





SECRETARIA

CLASE 3 - SECRETARIA


Asistir y apoyar en las funciones de OFICINA de tal forma que facilite el mejor desempeño y


del equipo.


Gestión de clientes y visitantes

1. Atiende personalmente al público y suministra la información que requiera.

2. Atiende llamadas telefónicas y las canaliza para que sean atendidas.















10. Elabora Informes haciendo uso experto de procesadores de datos.

11. Apoya la ejecución de eventos diversos, según las directrices de su supervisor y

cuando este lo considere pertinente.

12. Puede apoyar la administración parcial o total de redes sociales al servicio del





Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 79 de 87





13. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de su supervisor.

14. Revisa las gacetas o busca en medios electrónicos y en Master Lex, información

relacionada con convenios, leyes, reglamentos o normas referentes a las labores que

atiende la unidad administrativa.

15. Revisa y envía correos electrónicos; para el seguimiento de la correspondencia que se

recibe por medio de esta vía (circulares, invitaciones a seminarios, entre otros).

16. Gestiona la documentación que ingresa y sale de la oficina de su supervisor.

17. Gestiona los compromisos de su supervisor, contribuyendo decididamente a su

cumplimiento, fortalecer su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando


colaboradores.

18. Informa a su supervisor de cuestiones de negocio (información, comentarios de

pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su función y

mantenerlo actualizado.

19. Registra información tomada de sesiones de trabajo y las traduce en documentos de

uso formal, estandarizados en forma, contenido y requerimientos legales.






documental.



b. Prepara la información para enviar a custodia externa.

c. Digitaliza la información de acuerdo a la estructura documental del sistema.

d. Exporta expedientes del sistema documental y consolida los mismos para los

usuarios.

e. Revisa la cronología de la documentación antes de su incorporación y

digitalización











Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 80 de 87















boletas de control, preparar informes de labores, hacer informes de fallas de equipos u


29. Resuelve consultas y suministrar información a superiores, compañeros y públicoen


30. Mantiene limpias y estrictamente ordenadas las áreas de trabajo donde

labora,procurando la minimización de riesgos que atenten contra la salud y

seguridadlaboral.

31. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobrelas


32. Participa en actividades de capacitación para actualizar y desarrollarconocimientos


33. Propone mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesosde

trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidaden la cual

labora.



35. Ejecuta otras tareas propias del cargo que desempeña acorde con la normativatécnica

y legal vigentes.



No Aplica.

2. Personal a cargo

No tiene personal a cargo.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 81 de 87





3. Complejidad

Desempeña actividades programadas que, en su mayoría, son rutinarias y predecibles. Depende

de las instrucciones de un superior. Se coordina con compañeros de trabajo del mismo nivel

jerárquico.

Requiere del conocimiento y aplicación de normas y procedimientos a nivel básico, y emplear

herramientas y equipos. Las labores se pueden realizar con capacitación básica y experiencia.

Su trabajo es evaluado mediante la observación directa.


Conocimiento, Conocimiento, Comprensión y Actividad









información

Es responsable por el manejo o la custodia de documentos (información, activos y similares) que

alerten a la administración media en la toma de decisiones a nivel de gestión o por la preparación

y presentación oportuna de información.


Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades según un proceso, un plan o

un presupuesto, según le sea delegado por responsabilidad de su puesto.







Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 82 de 87














REQUISITOS


a. Académicos

Técnico Medio en Secretariado.

b. De experiencia

No requiere experiencia previa.

c. Otros requisitos


Escritura rápida.

2. Deseables


Bilingüe inglés –español (70%) – acreditado por un ente competente.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 83 de 87





COMPETENCIAS

1. Liderazgo (Nivel 1).

2. Confianza y Seguridad en Sí Mismo )nivel 2)






8. Planificación y Organización (nivel 1)

9. Conocimiento de la Empresa (nivel 1)





1. Habilidades








telefónica.






Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 84 de 87









representa.




p. Autocontrol



2. Actitudes






d. Empeño e interés en lo que realiza


eficientemente el cumplimiento de los objetivos

f. Buenas relaciones humanas

g. Disposición al cambio

3. Conocimientos




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 85 de 87










sobre:


costarricense.


internacional.


labora











Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 86 de 87





ASOCIACION DE CLASES Y PUESTOS CON EL DECRETO NACIONAL

DE SALARIOS

Los salarios mínimos recomendados serán los que correspondan con el puesto homologado en el

Decreto de Salarios Mínimos para el Sector Privado y el Sector Público. Según se presenta a

continuación:.

CLASE

NOMBRE DEL PUESTO

PUESTOS

HOMOLOGADOS

EN EL DECRETO DE

SALARIOS

MINIMOS

MINIMO

SALARIAL

(SECTOR

PRIVADO)

MINIMO

SALARIAL

(SECTOR

PRIVADO)

CLASE 1:

Secretaria

Profesional

Secretaria Profesional 1

Secretaria LIC ¢ 609.355,75

Según el decreto

corespondiente

y los acuerdos

colectivos del

ente contratante

Secretaria Profesional 2

Secretaria BACH ¢ 507.779,05

CLASE 2:

Secretaria

Ejecutiva

Secretaria Ejecutiva

Bilingüe

Secretaria DES ¢ 447.683,5

Secretaria Ejecutiva en

Español

Secretaria DES ¢ 447.683,5

CLASE 3:

Secretaria

Secretaria Bilingüe

Secretaria TMED ¢ 336.344,36

Secretaria

Secretaria TMED ¢ 336.344,36




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 87 de 118





HISTORIAL DE CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha de

Actualización

Autor

Sección

Modificada

Descripción de

los Cambios

Aprobado

por

Fecha de

Aprobación

Fecha de

divulgación

1.0

2.0

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