Comisión del Codex Alimentarius Estrategia de comunicación ... · Tema 13 del programa CX/CAC...

Tema 13 del programa CX/CAC 15/38/22

PROGRAMA CONJUNTO FAO/OMS SOBRE NORMAS ALIMENTARIAS

COMISIÓN DEL CODEX ALIMENTARIUS

38.º período de sesiones, Centro Internacional de Conferencias de Ginebra (CICG)

Ginebra (Suiza), 6-11 de julio de 2015

INFORME ACTUALIZADO SOBRE LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN DEL CODEX

(Preparado por la Secretaría del Codex)

INTRODUCCIÓN

1. El Comité Ejecutivo en su 67.ª reunión (CCEXEC67, celebrada en 2012) acogió con satisfacción la elaboración de una estrategia amplia de comunicación que contribuiría a la ejecución de la Actividad 5.6, “Mejorar la comunicación sobre el trabajo del Codex en el plano internacional y nacional” del Plan Estratégico de la Comisión del Codex Alimentarius 2008-2013 y pidió a la Secretaría que estudiara las posibilidades de elaborar una estrategia de comunicación relativa al Codex en estrecha colaboración con los servicios jurídicos y los departamentos de comunicación de la FAO y la OMS.

2. En el CCEXEC68 (2013) la Secretaría confirmó que había preparado un breve documento (tras consultar con los departamentos jurídicos, de comunicación y técnicos de la FAO y la OMS) en el que se esbozaban los pasos que podrían darse para elaborar una estrategia de comunicación del Codex.

3. En el 36.º período de sesiones de la Comisión (CAC36, celebrado en 2013) la Secretaría presentó el

documento informativo1 descrito en el CCEXEC68.

4. En el CCEXEC69 (2014) la Secretaría presentó oralmente información actualizada sobre los progresos realizados en la estrategia de comunicación del Codex, basada en las conclusiones preliminares de una encuesta en línea sobre la percepción que las partes interesadas tenían del Codex. El Comité Ejecutivo alentó a la Secretaría a concluir la tarea y a presentar un informe al respecto en la siguiente reunión.

ELABORACIÓN DE UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN

5. En enero de 2015 la Secretaría del Codex recibió el informe final de la Encuesta mundial sobre el Codex Alimentarius realizada entre las partes interesadas.

6. En colaboración con la FAO y la OMS, la Secretaría del Codex redactó sucesivamente una estrategia de comunicación del Codex.

7. La estrategia de comunicación del Codex (2015-17) se adjunta al presente documento como Apéndice I, para su examen por la Comisión.

RECOMENDACIÓN

8. Se recomienda que la Comisión:

a. tome nota de la información actualizada sobre la elaboración de la estrategia de comunicación;

b. solicite a la Secretaría que incorpore en la estrategia las observaciones formuladas en el CCEXEC70 y en la CAC38;

c. solicite a la Secretaría que comience a ejecutar la estrategia en coordinación permanente con la FAO y la OMS;

d. presente un informe actualizado sobre los resultados preliminares de la estrategia en la próxima reunión del Comité Ejecutivo y el próximo período de sesiones de la Comisión (2016).

1 CAC/36 INF/10.

S

P r o g r a m a c o n j u n t o F A O / O M S s o b r e n o r m a s a l i m e n t a r i a s

Comisión del Codex Alimentarius Estrategia de comunicación 2015-17 Secretaría del Codex

CX/CAC 15/38/22 Apéndice I

Junio 201516


2

Índice

Declaración de visión estratégica del Codex .................................................................................................... 3

Introducción ............................................................................................................................................................ 3

Contexto ................................................................................................................................................................... 3

Misión y objetivos .................................................................................................................................................. 5 Declaración de misión........................................................................................................................................................................................ 5 Principales objetivos de comunicación ..................................................................................................................................................... 5

Destinatarios ........................................................................................................................................................... 6 Principales destinatarios ................................................................................................................................................................................... 6

1. Los miembros del Codex ........................................................................................................................... 6 2. Los presidentes de los comités del Codex, las secretarías de los países hospedantes

y los coordinadores regionales ................................................................................................................. 7 3. Los observadores del Codex..................................................................................................................... 7 4. Otros destinatarios .................................................................................................................................... 8

Canales ....................................................................................................................................................................... 8

Mensajes destacados ............................................................................................................................................ 8

Identidad .................................................................................................................................................................. 9

Actividades .............................................................................................................................................................. 9

Supuestos, riesgos y mitigación ....................................................................................................................... 13 Supuestos ............................................................................................................................................................................................................... 13 Riesgos y mitigación ......................................................................................................................................................................................... 13

Evaluación ............................................................................................................................................................. 14

Conclusión ............................................................................................................................................................ 15

Apéndice I .............................................................................................................................................................. 16 Informe de enero de 2015 de la Encuesta mundial de partes interesadas del Codex, de Green Ink ......................................................................................................................................................................................................... 16

Apéndice II ............................................................................................................................................................. 17 Funciones y responsabilidades .................................................................................................................................................................. 17


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Declaración de visión estratégica del Codex

Ser el organismo preeminente para la elaboración de normas internacionales alimentarias con el fin de proteger la salud de los consumidores y garantizar que se realicen prácticas equitativas en el comercio de alimentos2

Introducción La estrategia de comunicación del Codex constituye el vínculo entre las metas estratégicas y los objetivos de la Comisión del Codex Alimentarius y la planificación y realización de las comunicaciones en la Secretaría del Codex. La Estrategia explica a los miembros, los observadores, los países hospedantes de los comités, las organizaciones patrocinadoras del Codex (FAO y OMS) y la Secretaría del Codex cómo contribuirán las comunicaciones al logro de las metas estratégicas y los objetivos del Codex. Establece una interpretación común de los destinatarios y las prioridades para asegurar la continuidad y coherencia de las comunicaciones durante un plazo prolongado. En la estrategia se describen:

• objetivos claros y mensurables; • los destinatarios correspondientes; • los mensajes destacados; • las actividades, funciones y responsabilidades fundamentales; • los supuestos, los riesgos y los planes para mitigar dichos riesgos.

De conformidad con las decisiones adoptadas por el Comité Ejecutivo de la Comisión del Codex Alimentarius en su 69.ª reunión (2014), la presente estrategia de comunicación está concebida para respaldar el Plan estratégico del Codex 2014-19 en vigor. Tal como se comunicó a la Comisión del Codex Alimentarius en 2014, la primera fase de elaboración acordada para la estrategia de comunicación fue una encuesta para evaluar los conocimientos de las partes interesadas sobre el Codex y la percepción que tenían del mismo (véase el Apéndice I). Cuando procedía, en la estrategia se han adoptado las indicaciones específicas de la encuesta y las observaciones adicionales formuladas por la empresa “Green Ink” que la realizó.

Contexto El punto de partida de esta estrategia de comunicación es entender cómo funciona el Codex. En la figura 1 (página 4) se ilustra la relación entre la Secretaría del Codex y sus partes interesadas, así como la corriente de recursos que permite el funcionamiento del Codex. Reconocer estas relaciones y su potencial es esencial para esta estrategia.

El equipo básico del Codex está formado por los miembros de la Secretaría del Codex que trabajan conjuntamente con las organizaciones patrocinadoras (FAO y OMS), los gobiernos hospedantes, los presidentes y los comités coordinadores regionales a fin de prestar el mejor servicio posible a los Estados Miembros. En líneas generales, el Codex constituye el foro para elaborar normas alimentarias que luego puedan aplicar los países.

2 Plan estratégico de la Comisión del Codex Alimentarius 2014-2019.


4

En la estrategia también se examinan las políticas institucionales de las organizaciones patrocinadoras del Codex: la FAO y la OMS. Esta estrategia convierte al Codex en una fuente fiable, coherente y autorizada en su ámbito específico de actividad3, que actúa con transparencia y por consenso. Asimismo, refleja los objetivos de una organización que se afana en lograr la excelencia y que es eficaz, eficiente, receptiva, transparente y responsable4.

Figura 1. Relación entre la Secretaría del Codex y sus partes interesadas

Los órganos rectores de la FAO y la OMS desempeñan un papel decisivo en la sensibilización de los Estados Miembros sobre la labor del Codex, especialmente a través de sus misiones con sede en Roma y Ginebra. Los Estados Miembros deciden en última instancia la financiación del Codex Alimentarius. Mediante el acceso que puedan brindar las organizaciones patrocinadoras del Codex, este reforzará periódicamente la importancia de su labor de elaboración de normas internacionales para garantizar su futuro económico a largo plazo. El Codex fortalecerá las comunicaciones con un grupo más amplio de organizaciones observadoras, que puedan cerciorarse de que la labor del Codex es eficaz y los resultados de su labor se aplican de forma generalizada. Ante todo, en esta estrategia se potencian los puntos fuertes del Codex: su reputación, rigor científico, autoridad fruto del consenso, transparencia. Una mayor visibilidad de la labor de elaboración de normas de inocuidad de los alimentos, a menudo oculta aunque esencial, permitirá que el Codex aumente su capacidad para proteger la salud de los consumidores y asegurar prácticas equitativas en el comercio alimentario.

3 Política de comunicación institucional de la FAO de 2014.

4 Objetivos de la reforma de la OMS (doc EBBSS/2/2).

Secretaría del Codex

FAO u OMS y órganosrectores

Presidentes de los comités

Secretaría quealberga un comité

Representantes de los gobiernos anfitriones, incluidos los coordinadores regionales

Estados MiembrosOrganizaciones observadoras

Observadoresacreditados

ante el Codex

Observadoresacreditados

ante la FAO o la OMS

Nivelnormativo

Niveltécnico

Sociedad civil- Mundo académico - Industria

Dependenciastécnicas

PCC

Comité Nacionaldel Codex

Instanciasdecisorias

Corriente de recursos (en dinero o en especie)


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Misión y objetivos La estrategia de comunicación del Codex se ajusta a los mandatos de sus organizaciones patrocinadoras así como a las metas estratégicas y objetivos del Codex. En particular, la estrategia se basa en los siguientes objetivos estratégicos:

• Objetivo estratégico 2 del Codex: “Garantizar que se pongan en práctica los principios de análisis de riesgo en el desarrollo de las normas del Codex5”;

• Objetivo estratégico 3 del Codex: “Facilitar la participación efectiva de todos los miembros del Codex”;

• Objetivo estratégico 4 del Codex: “Implementar prácticas y sistemas de gestión del trabajo eficaces y eficientes”.

Declaración de misión

Mediante la introducción de medios de comunicación eficientes, la Secretaría del Codex facilitará la participación efectiva de todas las partes interesadas del Codex

Principales objetivos de comunicación El Codex utilizará mensajes comprensibles, en lenguaje llano, en los que se destaquen su función e importancia. Los productos de comunicación estarán dirigidos a colectivos específicos y se establecerán vínculos entre la función de las normas, directrices y códigos de prácticas del Codex, la protección de la salud pública y la aportación de beneficios económicos. Los siguientes objetivos de comunicación respaldarán el Plan estratégico del Codex. Impulsarán el proceso de adopción de decisiones estratégicas y determinarán el enfoque que deba aplicarse en una futura evaluación de la estrategia de comunicación. La estrategia de comunicación del Codex:

1. Establecerá canales de comunicación claros y transparentes (internos y externos) para la Secretaría del Codex.

2. Velará por que los miembros del Codex reciban comunicaciones periódicas, coherentes,

fidedignas, pertinentes y útiles para acrecentar sus conocimientos, desarrollar su capacidad y promover su participación activa en el trabajo de elaboración de normas internacionales.

3. Permitirá que los presidentes de los comités del Codex y los gobiernos anfitriones del

Codex reciban orientación pertinente y útil para acrecentar sus conocimientos, agilizar y armonizar el funcionamiento de los comités y garantizar que cumplan una función eficaz en el trabajo de elaboración de normas internacionales.

4. Prestar asistencia a las organizaciones patrocinadoras (la FAO y la OMS) en la promoción y la comunicación eficaz con los Estados Miembros acerca de asuntos concernientes al Codex y a actividades conexas.

5. Fomentar la participación de los observadores para que apoyen la colaboración y la cooperación en la elaboración de las normas del Codex.

5 Concretamente en el apartado 2.1.4, “Comunicar las recomendaciones con respecto a la gestión de

riesgos a todas las partes interesadas”.


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El Codex seguirá estrechando vínculos con las organizaciones patrocinadoras, ya que constituyen un excelente vehículo para transmitir su mensaje a los Estados Miembros y, por ende, al público en general y a los consumidores. El Codex informará sistemáticamente de su labor y realizaciones en materia de elaboración de normas, poniendo de manifiesto su relación con cuestiones de interés para los consumidores, como la inocuidad de los alimentos. También proporcionará informes resumidos o artículos de noticias en lenguaje no especializado, que puedan difundirse rápidamente a través de los canales institucionales de la FAO y la OMS, las redes sociales y el sitio web del Codex. La Secretaría del Codex hará lo posible por fomentar la participación de los Estados Miembros y, en coordinación con la OMS y la FAO, dará charlas informativas a los medios sobre las actividades del Codex cuando proceda. Los períodos de sesiones de la Comisión del Codex Alimentarius son la ocasión ideal para llegar a un público más amplio; el equipo de comunicación de la Secretaría del Codex, en coordinación con la FAO y la OMS, se asegurará de que se ponga en marcha un plan de comunicación para sacar partido de esa oportunidad.

Destinatarios El Codex Alimentarius constituye un punto de referencia mundial para los grupos de consumidores, los productores y elaboradores de alimentos, los organismos nacionales de control alimentario y el comercio internacional de alimentos. El Codex ofrece un espacio único para que todos los países participen en la formulación y armonización de normas alimentarias mundiales. Los destinatarios de esta estrategia de comunicación se definen según la relación que tengan con las normas del Codex. En la figura 1 (página 4) se destacan las partes interesadas que se ven influidas por la existencia o la ausencia de una norma del Codex. El Codex guarda relación directa o indirecta con los Estados Miembros y está vinculado a la industria, el mundo académico y la sociedad civil a través de las organizaciones observadoras intergubernamentales y no gubernamentales. El Codex también afecta en última instancia a la vida de los consumidores, independientemente de que sepan o no de su existencia.

Principales destinatarios Los principales públicos destinatarios del Codex son 1) aquellos de quienes depende el éxito o el fracaso del establecimiento de normas alimentarias internacionales y 2) quienes ejercen una influencia en los primeros. También existe un amplio público interno en las organizaciones patrocinadoras y organizaciones hermanas6 que colaborarán para llevar adelante los objetivos de comunicación del Codex. Además del compromiso necesario para garantizar una comunicación interna fluida en el seno de la Secretaría del Codex y con las organizaciones patrocinadoras —la FAO y la OMS— existen cuatro grandes categorías de destinatarios externos:

1. Los miembros del Codex Los Estados Miembros crearon el Codex mediante una resolución de la Conferencia de la FAO, en 1961, y otra de la Asamblea Mundial de la Salud, en 1963. Su compromiso firme con el Codex es fundamental para el funcionamiento sostenible del mismo. Actualmente integran el Codex

6 La Convención Internacional de Protección Fitosanitaria (CIPF) y la Organización Mundial de Sanidad

Animal (OIE).


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185 Estados miembros y la Unión Europea. Llegar a este grupo es esencial para la estrategia de comunicación. La comunicación con los miembros del Codex ha de producirse a dos niveles distintos: la política y el diálogo estratégico al más alto nivel gubernamental, en el que se mueven, entre otros, los responsables de las políticas y quienes influyen en las decisiones financieras, principalmente mediante los órganos rectores de la FAO y la OMS; y las comunicaciones técnicas diarias entre la Secretaría del Codex y los puntos de contacto nacionales del Codex. El trabajo que se realice mediante los órganos nacionales encargados del establecimiento de normas o los ministerios en los que se encuentren los puntos de contacto del Codex (PCC) promoverá la labor del Codex y aumentará su visibilidad, además de mejorar su reputación y eficacia. Una comunicación coherente, eficaz y orientada a un público específico contribuirá a que el Codex sepa qué miembros necesitan un determinado tipo de apoyo en la elaboración de normas (y luego preste ese apoyo), y cuándo pueden hospedar la actividad de los comités u otras reuniones, o acaso convertirse en donantes de la iniciativa sucesora del Fondo fiduciario del Codex. Los Gobiernos prestan mayor atención a las comunicaciones sobre cuestiones que tienen una repercusión inmediata (como las noticias de última hora sobre la contaminación de alimentos, casos de fraude o enfermedades animales) que a las referentes a la labor del Codex. El proceso de elaboración de normas puede prolongarse durante varios ciclos políticos. Por tanto, es crucial establecer una conexión entre la labor del Codex y las implicaciones nacionales para la inocuidad de los alimentos, el comercio o cuestiones como la nutrición a fin de asegurar que la elaboración de normas se tome en cuenta en el programa político y que se le asignen recursos. Si el Codex se comunica eficazmente con sus miembros, ellos a su vez estarán en mejores condiciones y más preparados para explicar a sus destinatarios nacionales lo que es el Codex y el porqué de su interés.

2. Los presidentes de los comités del Codex, las secretarías de los países hospedantes y los coordinadores regionales Los presidentes de los comités del Codex, las secretarías de los países hospedantes y los coordinadores regionales son conductos esenciales para la estrategia de comunicación. Deben estar bien informados y, en caso necesario, recibir ayuda para garantizar que la labor de sus comités se beneficie de esta estrategia. Debido a la función que cumplen en el mecanismo del Codex, es de suma importancia que los distintos comités y sus presidentes reciban toda la información pertinente de la Secretaría de forma oportuna e inclusiva, de manera que puedan cooperar entre sí y con la Secretaría en la mayor medida posible.

3. Los observadores del Codex Aunque los observadores del Codex pueden tener objetivos distintos de los de los miembros en el proceso de elaboración de normas, desempeñan un papel importante y activo en la aplicación de las normas que se aprueban. La Secretaría del Codex se comunicará periódicamente con los observadores de manera muy similar a la que adopta para comunicarse con los miembros. La Secretaría del Codex seguirá forjando y estrechando relaciones con organizaciones intergubernamentales como la Organización Mundial del Comercio y sus comités de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias (MSF) y de Obstáculos Técnicos al Comercio (OTC), la OIE y la CIPF. Asimismo, el Codex continuará colaborando con organizaciones activas de consumidores y de la industria alimentaria y otras plataformas de colaboración (como la Iniciativa mundial sobre


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inocuidad de los alimentos) y órganos encargados de la elaboración de normas (como la Organización Internacional de Normalización [ISO]).

4. Otros destinatarios Los resultados del Codex no solo afectan a las personas que trabajan directamente en la elaboración de normas, sino también al público general, que abarca muchas otras figuras (como profesionales de la salud pública, abogados, hombres y mujeres de negocios, consultores, políticos, académicos y técnicos de laboratorio). A estos colectivos se les ofrecerá al menos una introducción a la función del Codex y se les brindará acceso (en el idioma correspondiente) a sus actividades. La naturaleza de la labor del Codex, su alcance y la amplia repercusión de la labor del Codex convertirían a las categorías y grupos especializados mencionados en destinatarios naturales de las comunicaciones del Codex. Al potenciar estas relaciones y orientar sus mensajes en el ámbito técnico y científico, el Codex consolidará y mejorará su reputación y aumentará su importancia entre estos colectivos, lo que incrementará el interés que se percibido del Codex Alimentarius y su labor.

Canales Las comunicaciones han cambiado drásticamente desde la creación del Codex. El público de todo el mundo puede ahora conectarse al Codex al instante a través de ordenadores, teléfonos inteligentes o tableta, incluso desde las ubicaciones más remotas. El Codex se beneficiará de canales de comunicación más nuevos que van más allá del material impreso, y aprovechará la oportunidades que le brinden para comunicarse en tiempo real con diversos tipos de destinatarios. Consciente asimismo de la existencia de zonas en las que aún no está garantizada la conectividad a Internet, el Codex también elaborará, para transmitir sus mensajes, kits sencillos de fácil distribución que sirvan de base a las administraciones nacionales para hablar del Codex.

Mensajes destacados A nivel estratégico, es importante examinar las promesas o propuestas que el Codex desee formular a sus distintos destinatarios. Dichas propuestas deben ir siempre acompañadas de mensajes destacados, esto es, que contengan los puntos más importantes que el Codex desee transmitir, bien informando, explicando o formulando propuestas concretas de enmienda. Estos mensajes brindarán a los diversos destinatarios acceso a la labor del Codex así como a los abundantes datos, normas, conocimientos e información que forman parte esencial de la elaboración de normas. Entre los principales mensajes del Codex figuran los siguientes:

• Contar con alimentos inocuos y de calidad es esencial para todas las personas, para el medio ambiente y para la economía;

• La elaboración de normas (basándose en la ciencia, por consenso y con total transparencia) es una responsabilidad compartida, crucial para la inocuidad de los alimentos y para garantizar prácticas equitativas en el comercio de alimentos;

• La adopción de normas del Codex y la financiación de su elaboración constituye un uso racional y apropiado de los presupuestos nacionales;

• Los consumidores tienen derecho a contar con que los alimentos que adquieren sean inocuos y de la calidad esperada;


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• El refuerzo de los marcos reglamentarios nacionales sobre inocuidad de los alimentos es esencial para que esas expectativas se cumplan;

• El aumento de la participación de los Estados miembros en la labor de elaboración de normas incrementará la importancia del Codex;

• El Codex es una iniciativa conjunta de la FAO y la OMS. Estas organizaciones le proporcionan asesoramiento científico, ayudan a los países a mejorar su colaboración con el Codex y a aplicar las normas del Codex aprobadas.

Estos mensajes apoyan o guardan relación con el objetivo estratégico 4 (OE4) de la FAO “Propiciar sistemas agrícolas y alimentarios inclusivos y eficientes”, en el marco del cual se sitúa el Codex. También se ajustan al resultado 5.4 sobre inocuidad de los alimentos que figura en el Duodécimo Programa General de Trabajo de la OMS, 2014-2019: que “todos los países estén debidamente preparados para prevenir y mitigar los riesgos relacionados con la inocuidad de los alimentos”.

Identidad En un mundo dominado por intercambios de información al instante y un acceso a datos sin precedentes, la importancia que reviste la identidad es innegable. ¿Qué valores deberían asociarse al “Codex Alimentarius”? ¿Cómo debería identificarse el Codex en el mundo de la elaboración de normas, en consonancia con el marco y la imagen de sus organizaciones patrocinadoras? Desde el diseño de sus páginas web hasta los artículos de noticias, las publicaciones y hasta las tarjetas de presentación el Codex Alimentarius debe tener una identidad reconocible, aunque más no sea por elementos como el carácter tipográfico o un color estándar.

Actividades Las actividades del equipo de comunicaciones de la Secretaría del Codex7 y los resultados establecidos como metas preliminares guardan relación con los objetivos principales en materia de comunicaciones. El equipo de comunicaciones, dirigido por el Oficial superior, elaborará un cronograma detallado, que se describirá en un plan de trabajo una vez que se haya aprobado la estrategia de comunicaciones. El Codex trabaja continuamente por medio de sus comités (que convocan un promedio de 20 reuniones al año) y produce, además de las normas propiamente dichas, una serie de publicaciones. En cierta medida los oficiales de normas alimentarias del Codex también participan en otras reuniones, actos y conferencias en materia de alimentos; la Secretaría del Codex ha de sacar mayor provecho de las oportunidades que estos eventos ofrecen para divulgar conocimientos sobre el Codex entre las partes interesadas más importantes. Los materiales de comunicación del Codex se diseñarán de modo tal que estimulen a las personas a tomar nota de ellos y luego les sirvan de inspiración a la acción. Toda transmisión de mensajes debería pasar sistemáticamente desde el Codex hasta sus puntos de contacto a nivel mundial y, luego, a nivel local.

7 La información sobre el personal y los recursos necesarios para poner en práctica la estrategia figuran en

el Apéndice I.


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La Secretaría del Codex deberá estar plenamente de acuerdo con las actividades indicadas en el plan de trabajo en materia de comunicaciones, que asimismo deberán estar en plena sintonía con los objetivos y con la transmisión de mensajes de la FAO y la OMS, no solo para mantener la coherencia en la aplicación, sino también para aprovechar las oportunidades de armonización. Probablemente más adelante hará falta perfeccionar la estrategia de comunicaciones; el Oficial superior de normas de la Secretaría del Codex encargado de esta labor se mantendrá en contacto de forma trimestral con las organizaciones patrocinadoras, y con sus respectivos responsables de las comunicaciones, a fin de presentarles actualizaciones del plan de trabajo y recibir sus aportaciones y visto bueno. Objetivo 1

Establecer en la Secretaría del Codex canales de comunicación (internos y externos) que sean claros y transparentes. Actividades:

1. Implementar políticas y plataformas de la Secretaría del Codex con respecto a la gestión de los documentos, el flujo de trabajo pertinente y la distribución8 que contribuyan a una mayor colaboración y eficiencia dentro de la Secretaría y a una difusión más veloz de la información entre las partes interesadas.

2. Rediseñar y reorganizar el sitio web codexalimentarius.org para que brinde una combinación adecuada de contenidos basada en las necesidades de los principales públicos del Codex (y en la disponibilidad de recursos en la Secretaría para generar contenidos).

3. Publicar noticias periódicamente.

4. Proporcionar instrumentos, técnicas y capacitación para ayudar a los oficiales de normas alimentarias a transmitir sistemáticamente los mensajes clave del Codex en cada oportunidad que tengan de tratar con las partes interesadas9.

5. Poner en marcha una actividad experimental de redes sociales con Twitter y LinkedIn. Meta

Para el CAC40 (julio de 2017) más del 80 % de las partes interesadas encuestadas habrán calificado la puntualidad y la accesibilidad de las comunicaciones del Codex como “excelentes” o “buenas”.

Punto de partida10 – Si bien el 92 % de las partes interesadas señaló que la exactitud de las comunicaciones del Codex Alimentarius era “excelente” o “buena”, solo el 61 % calificó la puntualidad como “excelente” o “buena”.

Indicadores

Tardanza (respecto de las fechas de reunión) en la publicación de documentos de trabajo e informes de los comités

Artículos de noticias publicados o abiertos y clics en los enlaces

Menciones del Codex en los informes de reunión de otras organizaciones

Número de seguidores en las redes sociales

8 Por medio del uso de Microsoft Sharepoint, establecer foros de debate y un sistema de presentación de

observaciones en línea. 9 La participación en las reuniones deberá planificarse de forma más estratégica de modo que se incluya a

todos los oficiales profesionales de mayor nivel de la Secretaría del Codex y se garantice que toda presencia se refleje al menos en un párrafo (ya sea espontáneo o preparado anteriormente con el Oficial de comunicaciones de la Secretaría) del informe de la reunión. 10

Encuesta mundial de partes interesadas 2015, de Green Ink.


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Objetivo 2

Garantizar que los miembros del Codex reciban comunicaciones periódicas, coherentes, fidedignas y utilizables a fin de reforzar sus conocimientos, fomentar sus capacidades y promover una participación activa en la labor de elaboración de normas internacionales.

Actividades:

1. Proporcionar a los puntos de contacto del Codex el apoyo y los productos e instrumentos de comunicación necesarios que expliquen la labor del Codex con miras a dotarlos de los medios para llegar a las partes interesadas nacionales.

2. Garantizar comunicaciones oportunas con los puntos de contacto del Codex, de modo que reciban información adecuada (como informes o información accesible y utilizable en el idioma adecuado).

3. Implementar sistemas en línea (sitios web regionales11, listas de correos, canales de distribución de documentos, sistemas de registro, foros de debate para grupos de trabajo por medios electrónicos, etc.) que sean sencillos, fiables y de fácil utilización.

4. Conjuntamente con la FAO y la OMS12, proporcionar instrumentos y capacitación, en particular cursos de aprendizaje electrónico destinados a los puntos de contacto del Codex y las partes interesadas nacionales, a fin de mostrar cómo se elaboran las normas y, por ejemplo, cómo la labor que se realice a nivel nacional puede presentarse formalmente ante un comité del Codex13.

Meta

Para la CAC40 (julio de 2017) más del 50 % de las partes interesadas encuestadas afirmarán que “la mayoría de las personas en sus comunidades conocen el Codex, aunque no muy a fondo”.

Punto de partida – Solo el 41 % de las partes interesadas de carácter técnico y el 29 % de las partes interesadas en el ámbito de las políticas afirmaron que el Codex “se conocía en sus comunidades, aunque no ampliamente”.

Para la CAC40 (julio de 2017) más del 60 % de los puntos de contacto del Codex habrán recibido y utilizado productos de comunicación provenientes de la Secretaría del Codex.

Indicadores

Porcentaje de los comités del Codex que utilizan la plataforma de debate para los grupos de trabajo por medios electrónicos

Disponibilidad de una presentación digital del Codex en inglés, francés y español

Número de respuestas en la encuesta en línea sobre las necesidades de formación de los miembros del Codex

Disponibilidad de una nueva edición de “Qué es el Codex”

Disponibilidad de una estrategia de aprendizaje en línea

Porcentaje del archivo del Codex que se encuentra en línea y en el que se pueden realizar búsquedas

Publicación de los contenidos del Manual de procedimiento actual, en un formato desarticulado y más accesible, en el sitio web del Codex

11

En http://cdxdemo.dprm-lab.com/ puede verse un ejemplo del tipo de sitio web considerado. La sección regional de demostración se ha elaborado en estrecha colaboración con el Comité Coordinador FAO/OMS para América Latina y el Caribe en Costa Rica (Presidente saliente), con objeto de comprender las posibilidades y los requisitos regionales y permitir que la Secretaría se centrara en contenidos expresados en un idioma oficial que no fuera el inglés. 12

También en colaboración con el Fondo Fiduciario del Codex. 13

Un “diploma del Codex” otorgado a quienes completen la formación añadiría valor a la iniciativa y mejoraría las competencias y la participación de los miembros en la labor del Codex.


12

Objetivo 3

Permitir que los presidentes de los comités del Codex y los gobiernos hospedantes reciban orientación pertinente y utilizable para reforzar sus conocimientos, simplificar y armonizar la manera en que funcionan los comités y prestar apoyo al eficaz papel que desempeñan en el trabajo de elaboración de normas internacionales. Actividades: 1. Realizar encuestas a los presidentes de los comités del Codex y los gobiernos hospedantes

para determinar cuáles son las principales esferas en que debe fomentarse la capacidad y qué oportunidades existen para la armonización.

2. Ofrecer oportunidades de fomento de la capacidad, también por medio del taller presencial anual de los presidentes del Codex.

3. Convocar reuniones de representantes de los gobiernos anfitriones del Codex en las que se debatan cuestiones en común con vistas a incrementar la eficacia de las actividades que se llevan a cabo en las reuniones.

Meta

Para finales de 2015 todos los (23) presidentes de los comités activos y los representantes de los gobiernos hospedantes habrán rellenado la encuesta a los presidentes del Codex.

A febrero de 2016 se habrán planificado las iniciativas de fomento de la capacidad para 2016-17.

Todos los representantes de los gobiernos anfitriones se habrán reunido para julio de 2017.

Indicadores

Número de respuestas a la encuesta

Grado de preparación del plan relativo a las iniciativas de fomento de la capacidad

Número de reuniones celebradas con los representantes de los gobiernos hospedantes para debatir sobre las comunicaciones

Objetivo 4

Ayudar a las organizaciones patrocinadoras —la FAO y la OMS— en la promoción y la comunicación eficaz con los Estados miembros de cuestiones de interés para el Codex y actividades afines. Actividades: 1. Analizar la visibilidad del Codex y las actividades de la FAO y la OMS relacionadas con él en

el seno de los órganos rectores de dichas organizaciones, y determinar maneras de mejorar o mantener el nivel de visibilidad.

2. Elaborar material de comunicación de alto nivel para enlazar los Objetivos de Desarrollo Sostenible con otros compromisos políticos de alto nivel pertinentes para el mandato del Codex.

Meta Para la CAC40 (julio de 2017) se habrá celebrado un acto paralelo o se habrá presentado la labor del Codex en un evento de alto nivel de los órganos rectores de la FAO y la OMS14. Indicadores

Terminación de los análisis de visibilidad

Nivel de participación en los actos de alto nivel de la FAO y la OMS

Número de productos de comunicación de alto nivel elaborados

14

Como la Asamblea Mundial de la Salud o la Conferencia de la FAO.


13

Objetivo 5

Lograr la participación de los observadores para prestar apoyo a la colaboración y la cooperación en el ámbito de la elaboración de normas del Codex. Actividades: 1. Examinar el estado de participación de todos los observadores del Codex de acuerdo con sus

informes e información pertinente de otro tipo, en consonancia con las disposiciones vigentes del Manual de procedimiento, y analizar en qué casos la cooperación es sólida, deficiente o inexistente.

2. Seguir manteniendo una estrecha colaboración con las organizaciones intergubernamentales más pertinentes y alentar a la participación en las reuniones clave relacionadas con el trabajo de elaboración de normas.

3. Garantizar la visibilidad del Codex, cuando se trabaja con organizaciones de consumidores y de la industria alimentaria y otras plataformas de colaboración, a través de una participación activa en reuniones y seminarios.

4. Conjuntamente con la FAO y la OMS, celebrar y promover actos (seminarios, presentaciones, discursos de apertura) sobre temas que pongan de relieve la labor del Codex15.

Meta

Para diciembre de 2015, el Codex habrá planificado patrocinar una serie de actos antes del 39.º período de sesiones de la Comisión, que tendrá lugar en julio de 2016.

Para julio de 2016, la colaboración entre el Codex y las organizaciones de observadores se habrá evidenciado en informes y publicaciones y se habrá difundido por medio del sitio web del Codex.

Indicadores

Número de actos patrocinados planificados

Número de ejemplos de cooperación del Codex en informes y publicaciones pertinentes

Supuestos, riesgos y mitigación

Supuestos Al elaborar la presente estrategia de comunicaciones, se ha partido del supuesto de que el Codex puede realizar su visión de ser el organismo preeminente para la elaboración de normas alimentarias mediante la adhesión a los valores fundamentales del Codex y el esfuerzo activo por lograr una mayor comprensión y sensibilización de las partes interesadas sobre su labor. Asimismo, se supone que las actividades propuestas pueden financiarse con cargo a los actuales presupuestos de Codex sin riesgo de déficit durante el ciclo de vida del plan.

Riesgos y mitigación Actualmente, una búsqueda en Google de las palabras “codex alimentarius” produce unos 580 000 resultados. Aproximadamente un 30 % de los primeros 30 resultados corresponde a páginas en que el Codex tiene una connotación negativa.

15 Al comunicar qué es el Codex y lo que hace, el Codex reforzará su reputación, aprovechará sus recursos y

demostrará cómo se vincula con otras divisiones y sectores de la Organización.


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El aumento de la exposición del Codex en línea y por otros canales acarrea un mayor riesgo de críticas y ataques negativos. Este posible riesgo puede mitigarse con una intensa transmisión de mensajes al más alto nivel, respaldada por un seguimiento activo de lo que sucede en la web y las redes sociales y por la disponibilidad de documentación de apoyo transparente y comprensible desde el punto de vista científico en el sitio web oficial. También será importante potenciar de forma positiva el mensaje del Codex por medio de sus organizaciones patrocinadoras, sus publicaciones y un uso eficaz del sitio web del Codex. La estrategia obtendrá buenos resultados si el equipo de comunicaciones del Codex y la Secretaría en su conjunto trabajan eficazmente con los puntos de contacto del Codex, los presidentes de los comités, los comités coordinadores regionales y todas las principales partes interesadas para explicar la labor del Codex a nivel nacional.

Evaluación Será importante evaluar el desempeño de la estrategia de comunicaciones para ver si han cambiado la comprensión, las opiniones o los comportamientos respecto del Codex Alimentarius. Las metas preliminares relacionadas con los objetivos se indican en la sección “Actividades” de la presente estrategia. Una prioridad inmediata será encuestar a los puntos de contacto del Codex (y tal vez incluso al personal de la FAO y la OMS) enviando por correo electrónico un cuestionario sobre sus expectativas y necesidades respecto de los servicios de la Secretaría, con objeto de obtener algunos datos de base que se sumen a los de la encuesta a las partes interesadas realizada por Green Ink en 2015 y establecer prioridades adicionales a nivel nacional y regional para la estrategia. Asimismo, la Secretaría colaborará con el Fondo Fiduciario del Codex para armonizar el proceso de seguimiento y evaluación de la presente estrategia. Una nueva encuesta mundial a las partes interesadas que abarque una serie más amplia y mejor orientada de posibles encuestados, entre ellos actores no estatales y de la industria, o bien (si los recursos lo permiten) la participación en una encuesta mundial acreditada16 anual o bienal, permitirán trazar el mapa de los progresos en el plano internacional Otros resultados tangibles serán la participación activa de actores nuevos y más numerosos en el trabajo de elaboración de normas del Codex, nuevas publicaciones, el número de visitas al sitio web, la participación en las redes sociales (por ejemplo, cantidad de “me gusta”, artículos compartidos y comentarios) y los logros obtenidos gracias a la movilización de recursos y los programas y productos de capacitación. El equipo de comunicaciones recopilará y evaluará los análisis cuantitativos y cualitativos y, con el tiempo, los utilizará para el perfeccionamiento de la estrategia.

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Como el barómetro global del grupo WIN/Gallup.


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Conclusión En los mandatos de las organizaciones patrocinadoras del Codex se habla de la cooperación entre científicos y la promoción de la investigación científica para otorgar a todos los países acceso a conocimientos que sean comprensibles y convincentes y puedan traducirse en acción. Se menciona asimismo la elaboración de normas internacionales, y también el fomento y la promoción de las competencias locales. Se habla además de ayudar al público a comprender todas las cuestiones atinentes a la salud. El Codex promueve la colaboración, la inclusión, la construcción de consenso y la transparencia. Estos mismos valores y aquellos heredados de sus organizaciones patrocinadoras impulsarán al equipo encargado de las comunicaciones en la Secretaría del Codex a ejecutar de manera práctica y estratégica un ambicioso programa de actividades. Definir, formular y comunicar satisfactoriamente los mensajes principales y abordar la visión de éxito en el ámbito de la elaboración de normas, en consonancia con las organizaciones patrocinadoras, ayudará a garantizar que el Codex haga realidad sus objetivos en materia de comunicaciones. Al establecer canales de comunicación adecuados, garantizar el apoyo a los miembros, permitir que los comités logren más resultados, ayudar a las organizaciones patrocinadoras en la promoción y la comunicación eficaz con los Estados miembros de cuestiones relacionadas con el Codex y obtener la participación positiva de los observadores y todas las partes interesadas del Codex, se promoverá y mejorará la labor del Codex Alimentarius.


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Apéndice I

Informe de enero de 2015 de la Encuesta mundial de partes interesadas del Codex, de Green Ink En opinión de la Secretaría del Codex los resultados de la encuesta no lograron brindar un análisis cuantitativo de gran alcance que sirviera de fundamento a la estrategia de comunicaciones. Solo 86 asociados técnicos y 24 partes interesadas en el ámbito de las políticas17, además de 12 entrevistas telefónicas semiestructuradas, brindaron información completa para la encuesta. Estas cifras son escasas para una encuesta “mundial” y apenas han permitido que la Secretaría confirmara unos principios más bien genéricos para el establecimiento de una estrategia de comunicaciones. Green Ink recomendó que el Codex utilizara un sitio web reestructurado y con una mejor presentación visual como instrumento principal para las comunicaciones, acompañado por el envío de boletines informativos por correo electrónico (con seguimiento) y por el uso de redes sociales si se dispusiera de recursos humanos suficientes para mantener abierto y activo un canal de este tipo (por ejemplo, Twitter). Green Ink aconsejó también que el Codex aclarara su función ante sus públicos principales (asociados en las esferas técnica y normativa) en lo que atañe a quién elabora y quién aplica las normas de inocuidad de los alimentos. Asimismo, recomendó que el Codex publicara declaraciones claras, comprensibles y fácilmente localizables respecto de lo que hace exactamente el Codex Alimentarius, marcando claramente la clara distinción entre la Comisión y la Secretaría. Otra observación de Green Ink, sobre un aspecto ya mencionado en los informes de los comités coordinadores regionales FAO/OMS y los puntos de contacto del Codex, recalcó la necesidad de que las comunicaciones de la Secretaría del Codex se proporcionaran tempestivamente y, a pesar de las limitaciones asociadas con los costos de traducción, en idiomas que los miembros pudiesen utilizar y difundir a nivel nacional. Este es el primer paso fundamental, indispensable para alentar a las regiones a la participación efectiva en la labor del Codex, en particular en los lugares o países en desarrollo donde el inglés no sea el idioma de trabajo. Puede leerse aquí18 el informe completo.

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La información resultó todavía más distorsionada porque 22 de las 49 respuestas originales de las partes

interesadas en el ámbito de las políticas provenían del mismo país. 18

ftp://ftp.fao.org/Codex/Evaluation/Stakeholder_surveyreport2015.pdf.

ftp://ftp.fao.org/Codex/Evaluation/Stakeholder_surveyreport2015.pdf


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Apéndice II

Funciones y responsabilidades Será preciso que los siguientes miembros del personal pongan en marcha y apliquen la presente estrategia.

1. El Oficial superior de normas se encargará de las comunicaciones para gestionar la estrategia.

2. Un consultor especialista en comunicaciones aplicará la estrategia.

3. Consultores externos19:

a. un consultor especializado en la web se encargará de rediseñar el sitio web y de las posteriores actualizaciones;

b. un diseñador especializado en instrucción electrónica elaborará materiales de enseñanza de varios niveles de complejidad que serán utilizados para presentar el Codex Alimentarius20.

4. Especialistas lingüísticos del Codex, que serán reasignados para facilitar la elaboración plurilingüe de contenidos y mensajes.

Los oficiales de normas alimentarias no tendrán necesariamente la función de redactar los contenidos, ya que los especialistas en comunicaciones cumplirán esta función; sin embargo, todo el personal del Codex deberá comprender y emplear los mensajes más destacados en su labor, así como buscar oportunidades para transmitirlos y lograr la participación del público.

19

Donde sea posible, se identificarán recursos en la Sede para llevar a cabo estas tareas. 20

En seguimiento a un debate con la Unidad de Inocuidad y Calidad de los Alimentos de la FAO.

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