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COMITÉ DE INFORMACIÓN

CRITERIOS ESPECIFICOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION INTEGRAL DE DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y

ARCHIVOS DE SERVICIOS A LA NAVEGACION EN EL ESPACIO AEREO MEXICANO

COORDINACION DE ARCHIVOS

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CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN . 4

II. FUNDAMENTACIÒN Y MOTIVACIÓN 4 III. AMBITO DE APLICACIÓN 5 IV. OBJETIVOS 5

IV.1- General 5

IV.2- Específicos 6 V. POLÍTICAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACION 7 INTEGRAL DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. VI. DEFINICIONES 7 VII. ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACION 14 INTEGRAL DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

VII.1. Comité de Información 14 VII.2. Coordinación de Archivos 14

VII.2.1. Funciones 14 VII.2.2. Guía Simple 15 VII.2.3. Cuadro General de 16 Clasificación Archivística VII.2.4. Catalogo de Disposición 16 Documental VII.2.5.- Inventario Documental 17

VII.3. OFICIALIA DE PARTES - CONTROL DE GESTION DOCUMENTAL 17 VII.3.1. Oficialía de Partes. 17 VII.3.1.1. Funciones. 17 VII.3.2. Control de Gestión Documental 19 VII.3.2.1 Funciones 19

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VII.4. ARCHIVOS DE TRAMITE 20

VII.4.1. Funciones 20 VII.5. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 24 VII.5.1. Funciones 24 VII.6. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 32 VII.6.1. Funciones 32 VII.7. ARCHIVO HISTORICO 33

VII.7.1. Funciones 33

ANEXOS E INSTRUCTIVOS 34 ANEXO 1 GUIA SIMPLE 35 INSTRUCTIVO 36 ANEXO 2 CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL 38 INSTRUCTIVO 39 ANEXO 3 INVENTARIO DOCUMENTAL DE ARCHIVOS DE TRAMITE 40 INSTRUCTIVO 41 INVENTARIO DOCUMENTAL DE ARCHIVO DE 42 CONCENTRACION INSTRUCTIVO 43 ANEXO 4 FICHA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA 44 INSTRUCTIVO 45 ANEXO 5 PORTADA O GUARDA EXTERIOR 46 INSTRUCTIVO 48 ANEXO 6 INVENTARIO DOCUMENTAL 51 INSTRUCTIVO 52 ANEXO 7 PERSONAL FACULTADO PARA CONSULTA 53 DE EXPEDIENTES INSTRUCTIVO 54 ANEXO 8 VALE DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES 55 ARCHIVO DE TRÁMITE INSTRUCTIVO 56 ANEXO 9 VALE DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES 57

SEMIACTIVOS, ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN INSTRUCTIVO 58

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ANEXO 10 INVENTARIO DE BAJA DE EXPEDIENTES 59 CONCENTRADOS CONTABLES INSTRUCTIVO 60 ANEXO 11 DECLARATORIA DE PREVALORACIÓN 62 INSTRUCTIVO 63 ANEXO 12 FICHA TECNICA DE PREVALORACIÓN 64 INSTRUCTIVO 65 ANEXO 13 OFICIO A CONTABILIDAD DEL RAMO SOLICITANDO 66 POR ESCRITO LA AUTORIZACIÓN DE LA BAJA DOCUMENTAL CONTABLE ORIGINAL INSTRUCTIVO 67 ANEXO 14 OFICIO SOLICITANDO AUTORIZACIÒN DE BAJA 68 DOCUMENTAL AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION INSTRUCTIVO 69 ANEXO 15 OFICIO SOLICITANDO AUTORIZACIÓN DE BAJA 70 DOCUMENTAL A LA UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PÚBLICA DE LA S.H.C.P. INSTRUCTIVO 71 ANEXO 16 OFICIO DE APROBACIÓN DE LA BAJA DOCUMENTAL 72 DE LOS DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INSTRUCTIVO 73 ANEXO 17 CONVENIO DE DONACIÓN A LA CONALITEG 74 ANEXO 18 ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BAJA DOCUMENTAL DE SERVICIOS A LA NAVEGACIÓN EN EL ESPACIO AEREO MEXICANO

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1.- Introducción. Servicios a la Navegación en el Espacio Aéreo Mexicano, es un Órgano Desconcentrado de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, desde su creación el 03 de octubre de 1978 constituyo el archivo de la Institución, que en su trayectoria ha construido y fortalecido la convicción de la Administración de la Información Documental, mismo que alberga la evidencia y testimonio de SENEAM. Es de reconocer que el archivista enfrenta retos y desafíos para lograr las metas establecidas acorde a los recursos proporcionados para una organización que demanda SENEAM, los instrumentos de administración y control obligan a establecer criterios específicos y procedimientos relacionados con la disciplina de la prevención, organización, control, resguardo precautorio y destino final del documento, el respeto a las técnicas archivísticas contribuirá a la correcta rendición de cuentas y la transparencia de la gestión documental, que conlleva al cumplimiento a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. La Coordinación de Archivos en apego de sus funciones apoyara al Comité de Información en el establecimiento de los Criterios Específicos en Organización y Conservación de Archivos, como lo indican los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal –LGOCADEAPF-, Lineamiento sexto fracción I y articulo 29, fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental –LFTAIPG-, señala que compete al Comité de Información establecer y supervisar la aplicación de Criterios Específicos para SENEAM en materia de Clasificación y Conservación de Documentos Administrativos, así como la Organización de Archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública –IFAI- y el Archivo General de la Nación –AGN-, según corresponda. Así el Comité de Información expide el presente Manual de Operación de Archivos el cual ha sido elaborado con base en prácticas y métodos Archivísticos Internacionales. II. Fundamentación y motivación. La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental-LFTAIPG-, tiene por objeto proveer lo necesario para garantizar a toda persona el acceso a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los Órganos Constitucionales Autónomos con autonomía legal y cualquier otra entidad federal. En ese sentido, resulta indispensable que los documentos y expedientes en poder de los sujetos obligados, se organicen y conserven bajo criterios uniformes que permitan su localización expedita, disponibilidad e integridad. Uno de los objetivos de la LFTAIPG, consiste en mejorar la organización, clasificación y manejo documental de los sujetos obligados, motivo por el cual corresponde al Archivo General de la Nación –AGN– en coordinación con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Federal –IFAI-, expedir lineamientos para la catalogación, conservación de documentos administrativos y la organización de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, según se desprende de los artículos 4, fracción V, y 32 del ordenamiento de referencia.

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En mérito de lo anterior, el AGN y el IFAI expidieron los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal –publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004- mismos que tienen por objeto garantizar al interior de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal la integridad y conservación de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, permitiendo a su vez, la conformación de la memoria institucional correspondiente. Por otra parte, es conveniente destacar que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán de asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos, elaborando y poniendo a disposición del público en general una guía simple de los sistemas de clasificación y catalogación, de conformidad con lo dispuesto por él artículo 32 de la LFTAIPG. Para tales efectos, resulta indispensable que las instituciones involucradas, cuenten con servidores públicos responsables de la coordinación de archivos, de la gestión documental así como los archivos de trámite, concentración y en su caso histórico. A su vez, resulta oportuno destacar que el artículo 29, fracción V, de la LFTAIPG y 43 de su Reglamento, disponen que el Comité de Información de cada dependencia o entidad, establecerá y supervisará la aplicación de Criterios Específicos para la Conservación de Documentos Administrativos y la Organización de Archivos, tomando en consideración los lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN. Como resultado de los razonamientos y disposiciones invocados en párrafos precedentes, la Coordinadora de Archivos y la Oficina de Correspondencia y Archivo en SENEAM -dependiente de la Dirección General Adjunta de Administración- elaboró y sometió a consideración y aprobación del Comité de Información de este Órgano Desconcentrado, los Criterios Específicos y Procedimientos para la Administración Integral de Documentos, Expedientes y Archivos de Servicios a la Navegación en el Espacio Aéreo Mexicano. III. Ámbito de aplicación. Los Criterios Específicos y Procedimientos previstos en el presente documento, resultan aplicables y de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas de SENEAM, en lo relativo a la organización de archivos y conservación de documentos y expedientes. IV. Objetivos. IV.1 General. Establecer Criterios Específicos y Procedimientos que deberán observar las Unidades Administrativas de SENEAM para la recepción, registro, organización, clasificación, localización, transferencia, resguardo, conservación, custodia, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier titulo en sus archivos.

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IV.2 Específicos.

a) Establecer el conjunto de métodos destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, localización, uso, selección y destino final de los documentos de archivo, teniendo como base las disposiciones aplicables en la materia.

b) Determinar las actividades esenciales de los responsables de la Coordinación de

Archivos, de los Archivos de Tramite, Concentración e Histórico respectivamente, en lo relativo a la Administración y Conservación de los Documentos y Archivos.

c) Estandarizar el registro y descripción de documentos y expedientes de archivos, a fin

de estar en posibilidades de contar con bases de datos y sistemas automatizados que faciliten el acceso y el control de los archivos.

d) Aplicar a los archivos un esquema de clasificación homogéneo para todo SENEAM,

con el fin de contar con un instrumento simplificado de acceso y control de archivos, así como facilitar el desarrollo de procesos de selección, valoración histórica y baja de archivos.

e) Instrumentar la elaboración de un Inventario de Archivos para identificar la

información y conocer su ubicación (LGOCADEAPF, D.O.F. 20 de febrero de 2004).

f) Identificar cuales documentos son parte de un archivo y cuáles no lo son, a fin de simplificar el trámite de baja de estos últimos y evitar la acumulación innecesaria de papel en oficinas.

g) Establecer las vigencias documentales para los archivos de SENEAM de acuerdo

con sus valores Primarios a fin de que estos puedan transferirse al Archivo de Concentración cuando su uso es esporádico.

h) Determinar las actividades a realizar en las transferencias primarias de Archivos de

Trámite al Archivo de Concentración.

i) Establecer actividades a desarrollar para el desalojo periódico de otros materiales documentales que no forman parte de los archivos a fin de evitar la acumulación innecesaria de los mismos en las oficinas.

V. Políticas Generales para la Administración Integral de Documentos y Archivos.

a) La Coordinación de Archivos es el área responsable de instrumentar las acciones destinadas a coordinar, promover, asesorar a las Unidades Administrativas (Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Gerencias y Subgerencias Regionales, Direcciones de Área y Subdirecciones) en la aplicación de este manual. Asimismo, anualmente presentará un informe de los avances al Comité de Información.

b) Será responsabilidad del Titular de cada Unidad Administrativa, clasificar la

información que genere, obtenga, adquiera o transforme la unidad a su cargo, en atención a las disposiciones previstas en la LFTAIPG, su reglamento y los lineamientos expedidos por el IFAI.

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c) Los instrumentos básicos de consulta y control para la organización, conservación

y localización expedita de los archivos administrativos serán el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, el Inventario General y la Guía Simple.

d) El responsable de los servicios de archivo de cada una de las Unidades

Administrativas será el encargado de coordinar y vigilar el cumplimiento de las acciones que se deriven de la instrumentación de los presentes Criterios y el Manual de Operación de la Ofna. de Correspondencia y Archivo.

e) Cada Unidad Administrativa elaborara una Guía Simple que describirá las

Secciones y Series, así como otras características de los archivos que obran en su poder, la cual deberá actualizarse durante los primeros 10 días hábiles del mes de octubre.

f) Corresponde a la Dirección de Sistemas Digitales Aeronáuticos en el ejercicio de

sus facultades, establecer procedimientos y medidas técnicas, para la organización y conservación de los documentos electrónicos –cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivos-, con el objeto de asegurar la validez, autenticidad, reserva, confidencialidad, identidad, integridad y disponibilidad de la información que en ellos se contenga, tomando en consideración lo dispuesto por la LFTAIPG, su reglamento y los lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN.

Los procedimientos y medidas técnicas antes mencionadas, serán aplicables para todas las Unidades Administrativas que integran SENEAM, quienes podrán implementarlos y adoptarlos en atención a sus propias necesidades por quienes lleven a cabo funciones relacionadas en el desarrollo de tecnologías de la información. En merito de lo anterior, se llevarán a cabo las acciones de respaldo y migración de los documentos electrónicos que generen las Unidades mencionadas, cuando así lo soliciten de acuerdo a la disponibilidad de recursos.

VI. Definiciones. Para efectos del presente documento, además de las definiciones contenidas en el artículo 3 de la LFTAIPG, su Reglamento y sus diversas previstas en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, se entenderá por: Acta Circunstanciada: El documento que se elabora en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, para constar hechos determinados o actos que pueden trascender la relación laboral o las responsabilidades de los servidores públicos. Administración de Documentos: Conjunto de métodos y practicas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

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Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades. Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final. Archivo de Tramite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. Baja Documental: La eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y destino final. Clasificación Archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad. Clave Topográfica: Conjunto de datos relacionados con la ubicación física de los expedientes. Clasificación: El acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial. Conservación de Archivos: El conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de los documentos de archivo y de información de los documentos de archivo. Consulta: El acceso a los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme a las normas y políticas establecidas para ello. Correo Ordinario y Correo Certificado: a) Ordinario: sistema por medio del cual, los documentos se transportan a sui destino, a través del Servicio Postal Mexicano, y b) Certificado: la empresa de correos que se utiliza se hace responsable, además del transporte de los documentos, de que los mismos lleguen a su destino, entregando para ello al remitente un acuse de recibo del destinatario. Correspondencia: Las comunicaciones en forma de documentos escritos fluyendo desde un punto de origen hasta otro de destino. Cuadro General de Clasificación Archivística: El instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada Dependencia o Entidad. Datos Personales: La información concerniente a una persona física, identificada o identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida a las características físicas, morales o emocionales a su vida afectiva y familiar, domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o convicciones religiosas o

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filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias sexuales, u otras análogas que afecten su intimidad. Dependencias y Entidades: Las señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública federal, incluidas la Presidencia de la República, los Órganos Administrativos Desconcentrados, así como la Procuraduría General de la República. Desincorporación Patrimonial: La separación de un bien del patrimonio del Gobierno Federal. Destino Final de Archivos: La selección en los archivos de trámite y concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso han prescrito, con el fin de que se emita el dictamen de baja documental o, en su caso, su transferencia a un archivo histórico. Disposición: El producto final de la valoración y vigencia de los documentos. Documentos: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico. Documento Original: A todo registro implicado en los procesos sustantivos de cada Unidad Administrativa generado, recibido, transformado o usado, que cuente con firma autógrafa, sellos de recibido, o sean copias que con carácter de original reciban las unidades administrativas, así como las autorizadas por la SHCP, conforme a los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Documentos Comprobatorios: Los documentos originales que generan y amparan registros en la contabilidad de la Dependencia o Entidad y demuestran que éstas: recibieron o proporcionaron, en su caso, los bienes y servicios que generaron obligaciones o derechos; recibieron o entregaron dinero en efectivo o títulos de crédito o sufrieron transformaciones internas o eventos económicos que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes. Documentación Activa: Aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite. Documentación Histórica: Aquélla que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. Documentación Semiactiva: Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración. Documento de Archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades. Documento Electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.

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DOF: El Diario Oficial de la Federación. Espacio Físico: Las áreas de uso privativo tales como: oficinas, aulas para capacitación, comedores, auditorios, espacios para archivo, bodegas, biblioteca, áreas de mantenimiento y salas de juntas, entre otras. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. Firma Electrónica: El conjunto de caracteres que permite la identificación del firmante en los documentos electrónicos o en los mensajes de datos, como resultado de utilizar su certificado digital y clave privada, la cual es creada por medios electrónicos, tal y como si se tratara de su firma autógrafa. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por SENEAM, con cuyo nombre se identifica. Franqueo: La actividad realizada para registrar el importe de los envíos e imprimirlos en los sobres enviados a través de SEPOMEX. Guía: El formato que la empresa de mensajería proporciona para realizar los envíos de correspondencia. Guía Simple de Archivo: El esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una Dependencia o Entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. IFAI: El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública a que hace referencia a los artículos 3 fracción VII y 33 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Información: La contenida en los documentos que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier tituló. Información Reservada: Aquella información que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en los Artículos 13 y 14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Instituto: El Instituto Federal de Acceso a la Información establecido en el Artículo 33 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Inventarios Documentales (Inventario de uso múltiple): Los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo que permiten de acuerdo con su uso: su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental). LFTAIPG: La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Lineamientos: Los actos administrativos de carácter general expedidos por el Pleno del Instituto y de observancia obligatoria.

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Mensajería Acelerada: Los documentos que por su destino, contenido, volumen o urgencia, son enviados por medio de una empresa especializada en el servicio de mensajería y paquetería. Muestreo: La operación por medio de la cual en el curso de una selección se retienen, en vista de su conservación, algunos documentos siguiendo algún criterio determinado, para inferir el valor de una o varias características del conjunto. Existen diferentes tipos de muestreo: a) Selectivo o cualitativo: Es aquel que trata de conservar los documentos más importantes o significativos; b) Sistemático: Es aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente, conservando un año, un mes, o bien los expedientes (ordenados alfabéticamente) correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada serie eliminada, y c) Aleatorio: Es aquél que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos. Órganos Constitucionales Autónomos: El Instituto Federal Electoral, la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, el Banco de México, las Universidades y las demás instituciones de educación superior a las que la ley otorgue autónoma y cualquier otro establecido en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Órganos Desconcentrados: Los órganos jerárquicamente subordinados a las Secretarias de Estado y los departamentos administrativos para la más eficaz atención y eficiente despacho de los asuntos de su competencia; con facultades especificas para resolver la materia y dentro del ámbito territorial que se determine en cada caso, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Plazo de Conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en los presentes Lineamientos. Programa de Trabajo: La herramienta que permite ordenar y sistematizar información relevante para realizar un trabajo, interrelacionando los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos disponibles. Publicación: La reproducción en medios electrónicos o impresos de información contenida en documentos para su conocimiento público. Recomendaciones: Las opiniones, propuestas, sugerencias, comentarios y otros actos que emite el Instituto. Recursos Públicos: Los recursos humanos, financieros y materiales con que cuenta una dependencia, entidad o cualquier otro órgano federal y que utiliza para alcanzar sus objetivos y producir los bienes o prestar los servicios que son de su competencia. Reglamento: El Reglamento respecto al Poder Ejecutivo Federal, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

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Responsable del Archivo de Concentración: El servidor público nombrado por el Titular de la Dependencia o Entidad, quien definirá su nivel jerárquico, con conocimientos y experiencia en archivística, encargado del acervo documental semiactivo. Responsable del Archivo de Trámite: El servidor público nombrado por el Titular de cada Unidad Administrativa, quien definirá su nivel jerárquico, encargado del acervo documental en la unidad administrativa de su adscripción. Responsable del Archivo Histórico: El servidor público nombrado por el Titular de la Dependencia o Entidad, con conocimientos y experiencia en archivística, encargado del acervo documental con valores secundarios. Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de las diversas Unidades Administrativas de SENEAM, previstas en sus respectivas disposiciones reglamentarias. Seguridad Nacional: Acciones destinadas a proteger la integridad, estabilidad y permanencia del Estado Mexicano, la gobernabilidad democrática, la defensa exterior y la seguridad interior de la Federación, orientadas al bienestar general de la sociedad que permitan el cumplimiento de los fines del estado constitucional. Serie: División de una Sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una atribución general y que versan sobre una materia o asunto especifico. Servicios Generales: Los servicios básicos, oficiales y especiales que requieren la Dependencia o Entidad para el desempeño de actividades vinculadas con las funciones públicas. Pueden ser contratos con particulares o instituciones del propio sector público. Incluye servicios tales como postal, telegráfico, telefónico, energía eléctrica, agua y conducción de señales; arrendamientos; asesorías, capacitación, estudios e investigaciones; comercial y bancario; mantenimiento, conservación e instalación; difusión e información. Servidores Públicos: Los mencionados en el párrafo primero del Artículo 108 Constitucional y todas aquellas personas que manejan o apliquen recursos públicos federales. Servidores Públicos Habilitados: Los servidores públicos que pueden recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información, a los datos personales y a la corrección de éstos en unidades administrativas distintas a la Unidad de Enlace de una dependencia o entidad. Sistema de Datos Personales: El conjunto ordenado de datos personales que estén en posesión de un sujeto obligado. Sujetos Obligados: El Poder Ejecutivo Federal, la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República; El Poder Legislativo Federal, integrado por la Cámara de Diputados, la Cámara de Senadores, la Comisión Permanente y cualquiera de sus Órganos; El Poder Judicial de la Federación y el Consejo de la Judicatura Federal; Los Órganos Constitucionales Autónomos; Los Tribunales Administrativos Federales y cualquier otro Órgano Federal. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

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Unidades Administrativas: Las que de acuerdo con la normatividad de cada uno de los sujetos obligados tengan la información de conformidad con las facultades que les correspondan. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Valor Administrativo: Es la condición de aquellos documentos que se encuentran relacionados directamente con el funcionamiento de las Unidades Administrativas de SENEAM. Valor Contable: Es la condición de aquellos documentos elaborados por cada una de las Unidades Administrativas de SENEAM, relacionados con la información generada por los sistemas de contabilidad, los libros de contabilidad y los registros contables, los documentos contables y de afectación contable comprobatorios y justifica torios del ingreso y gasto públicos o autorizaciones de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público que los sustituyan, los catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilidad y cualquier otro instructivo de carácter contable, los libros y registros sociales, los diseños, diagramas, manuales y cualquier otra información para operar el sistema electrónico de contabilidad, los expedientes de cierre, la información grabada en el disco óptico y la microfilmada en la materia así como los depósitos bancarios, facturas y avisos de cargo o débito. Valor Documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios). Valor Evidencial: Es la condición de aquellos documentos cuya utilidad constante reflejan derechos permanentes de las personas físicas y morales. Valor Fiscal: Es la condición de aquellos documentos generados por cada una de las Unidades Administrativas de SENEAM, relacionadas con el cumplimiento de las disposiciones que contemplan impuestos, aportaciones de seguridad social, contribuciones de mejoras, derechos, accesorios de las contribuciones, aprovechamientos, accesorios de los aprovechamientos, productos y créditos fiscales de conformidad con la legislación fiscal vigente. Valor Informativo: Es la condición de aquellos documentos cuya utilidad permanente aportan datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del conocimiento. Valor Legal: Es la condición de aquellos documentos que se encuentran relacionados directamente con el ejercicio de las atribuciones y facultades de cada una de las Unidades Administrativas de SENEAM. Valor Testimonial: Es la condición de aquellos documentos cuya utilidad permanente permite reflejar la evolución de la unidad administrativa que los creó.

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Vigencia Documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. VII Organización para la Administración Integral de Documentos y Archivos. El sistema de Administración Integral de Documentos y Archivos de SENEAM está integrada por:

Comité de Información

Coordinadora de Archivos.

Control de Gestión Documental

Archivos de Tramite

Archivo de Concentración

Archivo Histórico VII.1. Comité de Información. El Comité de Información de SENEAM establecerá y supervisara la aplicación de los Criterios Específicos para este Órgano Desconcentrado, en materia de Clasificación y Conservación de los Documentos Administrativos y Contables, así como la Organización de Archivos de conformidad con los Lineamientos expedidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información y el Archivo General de la Nación. VII.2 Coordinación de Archivos. El Director General de SENEAM designara al Coordinador de Archivos. VII.2.1 Funciones. La Coordinación de Archivos en el ejercicio de sus funciones, desarrollara las siguientes actividades.

a) Apoyar al Comité de Información de SENEAM en el establecimiento de Criterios Específicos en Materia de Organización y Conservación de Archivos.

b) Elaborar y presentar al Comité de Información de SENEAM los procedimientos

archivísticos para facilitar el acceso a la información.

c) Elaborar, en coordinación con los Responsables de los Archivos de Tramite, el responsable del Archivo de Concentración e Histórico, el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catalogo de Disposición Documental, así como el Inventario General de SENEAM.

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d) Coordinar las acciones con los Responsables de los Archivos de Tramite.

e) Establecer y desarrollar programas de capacitación y asesoría archivística en

organización, conservación y custodia de los archivos de SENEAM.

f) Elaborar y actualizar el registro de los Titulares de los Archivos de Tramite, Concentración e Histórico de SENEAM.

g) Solicitar anualmente, vía oficio a los Titulares de las distintas Unidades

Administrativas, la designación de Servidores Públicos autorizados para la consulta de información.

h) Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con

base en la normatividad vigente establecida por el Archivo General de Nación, procediendo a su disposición final conforme a la normatividad vigente.

i) Teniendo los dictámenes de Baja Documental se solicitara a la Dirección de Recursos

Materiales, inicie el proceso de enajenación para la donación a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (C0NALITEC).

j) Se enviaran oficios a la Contraloría Interna, a los Titulares de las Unidades

Administrativas que hayan sido Autorizadas sus Bajas Documentales y al Jurídico a efecto del levantamiento del Acta Circunstanciada de Baja Documental. -Anexo 18-

k) Coordinar con la Dirección de Sistemas Digitales Aeronáuticos de SENEAM, las

actividades destinadas a la Automatización de los Archivos y a la Gestión de Documentos Electrónicos.

l) Actualizar e integrar periódicamente los instrumentos de consulta y control

archivísticos de SENEAM.

m) Coordinar con las Unidades Administrativas la baja de la Documentación Administrativa identificada como Documentos de Comprobación Administrativa, que bajo su supervisión y aprobación del Comité de Información podrá darse de baja en base a la utilidad ó necesidad del Área Generadora.

VII.2.2 Guía simple. Para la elaboración de la Guía Simple, el responsable de la Coordinación de Archivos, tomará en cuenta lo siguiente: Elaborará en colaboración con los Responsables de los Archivos de Tramite, una Guía Simple de Archivos con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística, que deberá de contener la descripción básica de sus Series Documentales, la relación de sus Archivos de Tramite de cada una de las Unidades Administrativas de SENEAM, de Archivo de Concentración e Histórico, así como el nombre completo, cargo del responsable (Titular de la Unidad Administrativa), dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de ellos, en los casos en que el responsable no cuente con una dirección electrónica oficial individualizada, registrará la institucional del archivo. Lo anterior es de acuerdo al Lineamiento Séptimo de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de

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los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal –Diario Oficial febrero 20 de 2004- e Instructivo para la elaboración de la Guía Simple de Archivos del AGN. -Anexo 1- El Coordinador de Archivos de SENEAM será el responsable de integrar la Guía Simple y de entregarla a la Unidad de Enlace para su divulgación a través del Portal de Transparencia. La Guía Simple podrá actualizarse anualmente y deberá incluir las medidas necesarias para la custodia y conservación de los archivos, Así mismo, el Comité supervisará la aplicación de los Lineamientos o Criterios. (RLFTAIPG Art. 46) VII.2.3 Cuadro General de Clasificación Archivística. El responsable de la Coordinación de Archivos elaborara el Cuadro General de Clasificación Archivística, tomando en consideración lo siguiente: 1.- En base a la Guía para el Cumplimiento de los Lineamientos Generales para la

Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública, se tomará en cuenta el Cuadro General de Clasificación Archivística emitido por el AGN, para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística de SENEAM. 2.- Solicitará a los responsables de los Archivos de Trámite, que identifiquen cada una de las Secciones y Series Documentales (Inventario de Grupos Documentales), tomando en consideración las Funciones Comunes y Sustantivas de cada Unidad Administrativa.

3.- Compilar la información remitida por los Responsables de los Archivos de Trámite, con el objeto de proceder a la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística de SENEAM. 4.- Cualquier modificación al Cuadro de Clasificación Archivística que soliciten las Unidades Administrativas con respecto a la inclusión de Series Documentales se hará del conocimiento por escrito al Coordinador de Archivos de SENEAM.

VII.2.4 Catálogo de Disposición Documental.

Para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental, el Responsable de la Coordinación de Archivos, llevará a cabo lo siguiente:

1.- Solicitar mediante oficio a los Responsables de los Archivos de Trámite, que desarrollen el Inventario de Grupos Documentales para que el Responsable de la Coordinación de Archivos elabore el Catálogo de Disposición Documental, con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística, estableciendo los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y su destino final. -Anexo 2- 2.- Solicitar a los Titulares de las Unidades Administrativas, durante el mes de octubre de cada año, la revisión y actualización del Catálogo de Disposición Documental.

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3.- Cualquier modificación al Catalogo de Disposición Documental que soliciten las Unidades Administrativas con respecto a la inclusión de Series Documentales y/o modificación a los tiempos de conservación se hará del conocimiento por escrito al Coordinador de Archivos de SENEAM. 4.- Se presentará al Comité de Información el Catálogo de Disposición Documental actualizado para su autorización y validación en el mes de enero de cada año.

5.- El Coordinador de Archivos, una vez autorizado el Catalogo de Disposición Documental, lo presentará al AGN para su Validación y Registro, en soporte electrónico de dicho Catálogo a más tardar el último día del mes de febrero de cada año.

VII.2.5 Inventario Documental. Para la elaboración de la Guía Simple, el responsable de la Coordinación de Archivos, tomara en cuenta lo siguiente: Realizar acciones coordinadas con los Responsables de los Archivos de Trámite, tomando en consideración las disposiciones contenidas en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, para el diseño y desarrollo del Inventario General, de Transferencia y Baja. –Art. decimotercero y transitorio octavo-

-Anexo 3- 1.- En los primeros 10 días del mes de septiembre se solicitara a las Unidades Administrativas la actualización de su inventario documental del año pasado, el cual Será publicado en el portal del organismo (Guía Simple). VII.3 Oficialía de Partes –Control de Gestión Documental-. VII.3.1 Oficialía de Partes. La organización y funcionamiento de la ventanilla única estará a cargo de la Oficina de Correspondencia y Archivo de SENEAM. VII.3.1.1 Funciones. Oficialía de Partes tendrá las siguientes funciones: 1.- Manejar la correspondencia que ingrese o egrese por Oficialía de Partes.

2.- Conferir el carácter de oficial a la documentación que ingrese o egrese por Oficialía de Partes. 3.- El área administrativa de referencia, no recibirá documentos de carácter judicial o administrativo con un plazo legal o un mandato de autoridad que implique una obligación a cargo de las áreas del Organismo; los cuales deberán ser entregados directamente en las áreas o unidades administrativas encargadas de su tramitación.

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4.- Igualmente se abstendrá de recibir documentos de carácter eminentemente personal, tales como: estados de cuenta bancarios, recibos de cobro de derechos, impuestos y otros, así como notificaciones judiciales, boletaje de transportación terrestre o aérea, publicidad y análogos a los señalados.

5.- Excluir como documentación la publicidad, folletos, periódicos, propaganda o cualquier otro material ó documentación similar, salvo en aquellos casos que la misma se identifique como anexo de documentos oficiales.

6.- Proporcionar los servicios de correspondencia de entrada y salida de documentación oficial, conforme a lo siguiente:

a) Para la recepción de documentos o paquetería, el sistema manual o

informático deberá asignar folios consecutivos, fecha y hora de recepción, destinatario, remitente, tipo de documento y número; si es necesario, descripción breve del asunto, observaciones, anexos y los demás que estimen pertinentes.

b) Asimismo, para el caso de envíos de correspondencia, documentos o

paquetería, el sistema manual o informático deberá permitir el registro del área o unidad administrativa que solicita o realiza él envió, tipo de documento, paquete o correspondencia, número, en su caso, fecha del documento, nivel de importancia, número de guía que ampara el envío, modalidad de entrega y aquellos que estimen indispensables para el adecuado control y seguimiento de la correspondencia oficial.

c) En la recepción física de la correspondencia, mensajería o paquetería,

identificará el acuse de recibo correspondiente, el cual contendrá sello, fecha y hora de la recepción, nombre y firma del servidor público habilitado para recibir, número de fojas que integran el documento y la descripción de las copias, fotos, discos u otros elementos análogos que se encuentren anexos al escrito u oficio principal, o en su caso, la leyenda “sin anexos”.

d) Tratándose de mensajería con la leyenda clasificado, reservado, confidencial

o sobres cerrados, sólo serán recibidos cuando puedan capturarse en el sistema manual o informático los datos mínimos de identificación; en caso contrario se remitirá al destinatario, sin necesidad de ulterior trámite.

e) Se deberá adoptar el procedimiento de registro de correspondencia que

acuerde el Comité de información.

f) Previa autorización se informara y difundirán los horarios de atención para la recepción y envío de correspondencia en la página de Internet del Organismo y mediante cartelones, distintivos o señalamientos ubicados en los lugares de acceso al área donde se localice la recepción de correspondencia.

g) Tratándose de documentos y asuntos de carácter judicial o administrativo,

con plazos legales o mandatos de autoridad que impliquen una obligación a cargo de las áreas o unidades administrativas, serán entregados y recibidos en horarios que determinen las áreas competentes.

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h) En materia de envió de documentos o paquetería oficial, se asignará niveles de importancia (“relevante”,”confidencial” o “urgente”), conforme a las instrucciones del área o unidad solicitante del envío y tomará en cuenta los tiempos de distribución de la correspondencia recibida, así como los horarios de recepción para envíos locales y foráneos a través de los servicios de mensajería y paquetería.

i) Para el caso de envíos de mensajería y paquetería, nacional e internacional,

el área o unidad administrativa solicitante deberá atender las restricciones de seguridad establecidas por las empresas prestadoras del servicio.

j) Establecer medidas y mecanismos eficientes para el almacenamiento,

protección y salvaguarda de la documentación que se genere, para lo cual establecerán un sistema manual o informático que permita la eficiente y oportuna administración de correspondencia.

k) En caso de pérdida, destrucción, sustracción o daño de la correspondencia

oficial, procederán a comunicarlo, al titular de la Subdirección de Servicios Generales, quien a su vez informará por escrito, al remitente y al destinatario, para adoptar las medidas que resulten necesarias y obtener su reposición y, en su caso advertir negligencia o actos ilícitos, procederá a dar vista de los hechos al Órgano Interno de Control del Organismo.

l) Entregar la documentación recibida al responsable de Gestión Documental,

asegurándose de recabar nombre, firma y/o sello de acuse en el formato de recepción / envío generado, para comprobar que la documentación recibida se entregó en tiempo y forma.

7.-Verificara la recepción de la correspondencia recibida en el día y realizara registro (Reporte Diario de Correspondencia).

VII.3.2 Control de Gestión Documental. Los Titulares de las Unidades Administrativas que por la naturaleza de sus funciones requieren de una receptora de documentos, designarán a un servidor público para tales efectos, los cuales llevarán el control de Gestión Documental, tomando en cuenta sus atribuciones, las particularidades del servicio y en su caso, los presentes Criterios Específicos y Procedimientos.

VII.3.2.1 Funciones.

Los responsables de las aéreas de Gestión Documental tendrán las siguientes funciones:

1.- Coordinarse con los Responsables de los Archivos de Trámite en lo relativo a la recepción y trámite de la documentación.

2.- Elaborarán una ficha de control (-Anexo 4-) para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado a la Unidad Administrativa, la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción:

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a) El número identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente).

b) El asunto ( breve descripción del contenido del documento)

c) Fecha y hora de recepción, y

d) Generador y receptor del documento ( nombre y cargo)

VII.4 Archivo de Tramite.

En cada Unidad Administrativa de SENEAM existirá un Archivo de Tramite, que deberá de informar al Coordinador de Archivos de SENEAM, las designaciones y substituciones del Responsable del Archivo de Tramite que se lleven a cabo en la Unidad Administrativa, especificando nombre completo, cargo, teléfono, correo electrónico y dirección. Los responsables de los Archivos de Trámite, serán nombrados por el titular de cada Unidad Administrativa, quien definirá su nivel jerárquico (servidor público mando medio o superior), quienes llevarán a cabo las siguientes funciones.

VII.4.1 Funciones.

1.- Analizar la documentación recibida, para determinar el trámite que efectuara el área correspondiente.

2.- Administrar los expedientes activos de la Unidad Administrativa de Adscripción, mediante el establecimiento de un mecanismo de control ágil y eficiente, prestando el soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno desempeño de la unidad administrativa, mediante el adecuado seguimiento, recuperación, organización y conservación de los documentos de archivo.

3.-El responsable del Archivo de Tramite, en el ejercicio de sus funciones, deberá observar los presentes Criterios Específicos para la Administración y Clasificación de su Documentación, Préstamo o Consulta en su Archivo de Trámite y Transferencia Primaria.

4.- El Responsable del Archivo de Tramite podrá designar a los servidores público que considere necesarios para realizar las funciones de administración de sus archivos.

5.- Se localizaran los antecedentes relacionados con la documentación de que se trate.

6.- Integra expediente (documentación original), genera nuevos documentos relacionados con el asunto y clasifica de acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental y/o Catalogo de Disposición Documental.

7.- Se asignara la clasificación archivística correspondiente a la documentación con base en las disposiciones aplicables, se registrara en el inventario documental y sé archivaran los expedientes en los lugares asignados.

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8.- Generara archivo electrónico del Inventario Documental. 9.- El expediente a crear requiere de Portada o Guarda Exterior de expediente, para identificar los acervos documentales de la Unidad Administrativa. –Anexo 5-

10.- Integrar los expedientes por asunto, el grosor de los expedientes no será mayor a 4 cm., de ser el caso previa solicitud de la Unidad Administrativa al Coordinador de Archivos y su plena justificación los expedientes podrán tener un grosor de 6 cm.; En caso de que la información del expediente sea mayor a lo señalado se continuará su integración en legajos, elaborando la Portada o Guarda Exterior y etiqueta para la Ceja correspondiente del expediente, señalado el número consecutivo y el número de legajos que lo componen, ejemplo: 1/5, 2/5, 3/5, 4/5 Y 5/5.

11.- Brindar el servicio de préstamo de expedientes –auxiliándose de los servidores públicos adscritos en las Unidades administrativas-, tomando en cuenta lo siguiente:

a) El Archivo de Tramite deberá contar con un registro actualizado de servidores

públicos y firmas autorizadas de cada una de las Unidades Administrativas generadoras o receptoras de información, documentación o expedientes, habilitados para realizar la consulta de expedientes clasificados como reservados, confidenciales o versión pública.

b) Para el préstamo o consulta de expedientes activos resguardados en el

Archivo de Trámite, se deberá requisitar el formato Vale de Préstamo de Expedientes, Archivo de Tramite. -Anexo 8-

c) Otorgar el préstamo de expedientes únicamente a los servidores públicos

adscritos a las Unidades Administrativas generadoras de la misma, quienes deberán de presentar el formato de Vale de Préstamo de Expedientes, Archivo De Tramite -Anexo 8-

d) Cuando el usuario requiera en calidad de préstamo algún expediente

perteneciente a una Unidad Administrativa diferente a la suya, será necesaria la autorización del titular de la Unidad Administrativa generadora de la información o del servidor público que este último designe.

e) Verificar, una vez devueltos los expedientes solicitados, la integridad de su

contenido y estado físico, procediendo al desahogo del formato Vale de Préstamo de Expedientes, Archivo de Tramite.

f) De existir alguna irregularidad, faltante de documento (s) ò maltrato de los mismos, se notificara al superior jerárquico para que se proceda según corresponda.

12.- Precisar el plazo de conservación de los expedientes en el Archivo de Tramite y Concentración, de acuerdo a lo indicado en el Catalogo de Disposición Documental, tomando en consideración las disposiciones jurídico-administrativas en las que se fundamenten las funciones Comunes o Sustantivas de las Unidades Administrativas. El plazo de conservación de los expedientes de trámite inicia su contabilización una vez que el Titular de la Unidad Administrativa determine que él tramite de los expedientes ha concluido (al cierre de los expedientes, fecha de termino).

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Se precisa que el plazo de conservación de expedientes en el Archivo de Trámite y en el Archivo de Concentración se contabilizan para los efectos del plazo de conservación y su posterior baja de acuerdo a lo señalado en el Catálogo de Disposición Documental. 13.- Los documentos electrónicos se regulan en términos de lo dispuesto por el capítulo cuarto de los Lineamientos Generales par la Organización y Conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, y demás disposiciones aplicables. 14.- Enviar los expedientes al Archivo de Concentración, una vez concluidos sus valores primarios, con el objeto de continuar su resguardo precautorio en atención a sus valores administrativos, legales, fiscales o contables – Documentación Semiactiva-

15.- Realizar el traslado sistemático y controlado de expedientes cuyo trámite ha terminado y cuya consulta es esporádica, al Archivo de Concentración, mientras prescriba el plazo de conservación establecido en el Catálogo de Disposición Documental. Tomar en consideración en el caso de que la documentación pase al Archivo de Concentración, lo siguiente:

a) Establecer contacto con el Responsable del Archivo de Concentración

para la revisión de las relaciones de transferencia primaria (Inventario Documental) -Anexo 6-

b) Enviar un oficio suscrito por el Titular de la Unidad Administrativa, solicitando el Visto Bueno del Inventario Documental de la Transferencia Primaria al Coordinador de Archivos, en el que se solicite el resguardo de la documentación relacionada, precisando la vigencia de las Series Documentales y el número de transferencia.

c) Se entregaran los expedientes e Inventario Documental en papel y en archivo

electrónico

d) Relacionar los expedientes respetando el orden de las Secciones y Series Documentales, así como la Cronología de la Documentación en el Inventario Documental, Transferencia Primaria.

e) Se relacionara por separado la Documentación Contable Original de la Documentación Administrativa.

f) La Unidad Administrativa Generadora de la información es la única responsable del contenido en documentos y expedientes generados o integrados.

g) Revisar que los expedientes estén identificados por la Portada o Guarda exterior

y se encuentre requisitada correctamente.

h) Comprobar que contenga el total de Fojas o Documentos señalados en la Portada o Guarda Exterior.

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i) Verificar que los datos de identificación del expediente (Sección y Serie Documental) sean los correspondientes.

j) Verificar conjuntamente (ó persona que designe) con el Responsable

del Archivo de Concentración que los expedientes relacionados en el formato Inventario Documental (transferencia primaria) corresponda a lo señalado. -Anexo 6-

k) Las relaciones de Inventario Documental de Transferencia Primario serán firmadas por el Titular de la Unidad Administrativa Generadora de la Información, el Coordinador de Archivos y el Encargado del Archivo de Concentración debiendo entregar copia a la Unidad Administrativa y el original permaneciendo en el Archivo de Concentración.

16.- Mantener actualizado el inventario de expedientes de la Unidad Administrativa, con el objeto de conocer y cuantificar la información generada, obtenida, adquirida o trasformada por esta última, utilizando para ello el sistema correspondiente – Guía Simple -.

17.- La Unidad Administrativa enviara la actualización de su Guía Simple durante los primeros 10 días hábiles del mes de octubre al Coordinador de Archivos, para su publicación en la página del Organismo.

18.- Reportar dentro de los primeros días del mes de octubre de cada año, a la Coordinación de Archivos de SENEAM, la información relacionada con el Catalogo de Disposición Documental, con respecto a inclusión de series documentales y/o modificaciones a los tiempos de conservación.

19.- Para las Unidades Administrativas Foráneas (Gerencias y Subgerencias Regionales) mantendrán sus archivos bajo su administración y custodia.

a) Solicitaran al Coordinador de Archivos una supervisión de sus archivos para

poder tramitar la baja documental correspondiente.

b) Se enviara oficio al Coordinador de Archivos solicitando sea tramitada la Baja Documental.

c) Únicamente enviara las relaciones, Declaratoria de Prevaloración (-Anexo 11-) y

Ficha Técnica (-Anexo 12-) para tramitar la baja documental correspondiente.

d) El Archivo de Concentración tramitara sus bajas documentales de acuerdo a los procedimientos establecidos.

e) Se conservara bajo resguardo en la Unidad de Apoyo Aeronáutico de

Adscripción, hasta que se realicen los trámites de baja documental y entrega a la CONALITEC.

f) Con respecto a la documentación identificada como, Documentos de

Comprobación Administrativa, se podrá dar de baja bajo la supervisión del Coordinador de Archivos y la aprobación del Comité de Información. -Anexo 16-

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g) Una vez que se recibe el Dictamen de Baja Documental por parte del Archivo General de la Nación, el Coordinador de Archivos solicitara al responsable de la Dirección de Recursos Materiales inicie el proceso de enajenación.

h) El Coordinador de Archivos enviara oficios a la Contraloría Interna, a los Titulares

de las Unidades Administrativas que hayan sido Autorizadas sus Bajas Documentales y al Jurídico a efecto del levantamiento del Acta Circunstanciada de Baja Documental, -Anexo 18- la cual será publicada en la pagina del Organismo.

i) La Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEC), establece

que el monto mínimo de recolecta en Oficinas Centrales será de 1 ½ toneladas y para las Gerencias o Subgerencias Regionales será de 2 ½ toneladas.

j) El concesionario de la CONALITEC recogerá la documentación en la Unidad de

Apoyo Aeronáutico.

k) Se enviara original del acta de Entrega-Donación de la CONALITEC al Archivo de Concentración, la cual será publicada en la página del Organismo.

VII.5 Archivo de Concentración. El Archivo de Concentración en SENEAM, está a cargo de la Oficina de Correspondencia y Archivo. VII.5.1 Funciones. El Responsable del Archivo de Concentración, será nombrado por el Director General, quien definirá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones:

1.- Recibir de los Responsables de los Archivos de Tramite, la documentación semiactiva para su custodia, tomando en consideración lo siguiente:

a) Recibir las solicitudes de recepción de documentos -Inventario Documental-,

enviadas por los Titulares de las Unidades Administrativas, respecto de los expedientes que hayan concluido sus valores primarios.

b) Recibir el formato Inventario Documental de Transferencia Primaria -Anexo 6-

relativo a la recepción de documentos, con el objeto de fijar la fecha de revisión.

c) Recibe expedientes e Inventario Documental en papel y en archivo electrónico.

d) Verificar, en presencia del Responsable del Archivo de Trámite o de servidor público designado por el Titular de la Unidad Administrativa, que los expedientes registrados en el formato de la relación Inventario Documental de Transferencia Primaria, coincidan con los enlistados. e) Los expedientes deberán de reunir los requisitos establecidos en el

-Anexo 5-, portada o guarda exterior.

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f) De no reunir los requisitos establecidos no se recibirá la documentación, la cual será devuelta para su integración correspondiente. g) Las relaciones de Inventario Documental de Transferencia Primario

serán firmadas por el Titular de la Unidad Administrativa Generadora de la Información, el Coordinador de Archivos y el Encargado del Archivo de Concentración debiendo entregar copia a la Unidad Administrativa y el

original permaneciendo en el Archivo de Concentración. h) Integra expedientes en el espacio físico designado y archiva el Inventario Documental.

i) Registrar en los controles –numéricamente y por unidad administrativa- el número de transferencia asignado, mismo que deberá de coincidir con el formato de transferencia primaria. j) Elaborar y actualizar reportes por Unidad Administrativa, con base en las transferencias primarias capturadas.

2.- Observar para el Préstamo de Expedientes custodiados, lo siguiente:

a) Permitir el acceso a la información documental transferida al Archivo de Concentración únicamente a los servidores públicos previamente autorizados.

-Anexo 9- b) Otorgar el Préstamo de Expedientes únicamente a los Servidores Públicos

adscritos a las Unidades Administrativas Generadoras de la Información. c) Solo se podrá prestar Documentación a la Unidad Administrativa Generadora de

la Información. d) Si se requiriera consultar Documentación de otra Unidad Administrativa, deberá

solicitar autorización él Titular de la Unidad Administrativa solicitante a él Titular de la Unidad Administrativa Generadora de la Información, de no obtener la autorización correspondiente no será proporcionada la información solicitada.

e) Identificar a los servidores públicos solicitantes de material documental,

requiriéndoles proporcionen los datos necesarios para su localización --titulo del expediente y año, transferencia, sección, serie y número asignado al expediente--

f) Verificar los datos citados en el inciso precedente, requiriendo al solicitante el

llenado del formato "Vale de Préstamo de Expedientes Semiactivos, Archivo de Concentración". –Anexo 9– (Unidad Administrativa solicitante, área de adscripción, R.F.C., número de control, ubicación física donde se localiza al solicitante piso, teléfono, correo electrónico, número de orden, titulo del expediente y año, transferencia, sección, serie, número asignado al expediente).

g) Entregar el (los) Expediente (s) al Servidor Público solicitante, que verificara la

totalidad de documentos señalados en la Portada o Guarda Exterior, firmando de conformidad el formato “Vale de Préstamo de Expedientes Semiactivos, conservando el original y copia del formato de referencia.

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h) Se les informara que el tiempo de consulta y/o devolución es de 15 días calendario. Si continuase la consulta, el solicitante requisitara nuevamente otro Vale de Préstamo de Expedientes, para renovar el préstamo por 15 días más de plazo, comprometiéndose éste a regresar el expediente en la fecha acordada.

i) Aquellos expedientes que el solicitante requiera preservarlos indefinidamente, lo

solicitará mediante oficio dirigido al Coordinador de Archivos.

j) Es responsabilidad total y parcial del consultante del acervo, la integridad del cuerpo del expediente, ya sea por hacer mal uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización, mutilación o alteración de la información documental.

k) Registrar los préstamos de expedientes. l) Verificar, una vez devuelto (s) el (los) expediente (s) consultado (s), su

integridad, anotando en el original del Vale de Préstamo de Expedientes Semiactivos, la fecha de devolución, nombre y firma de quien recibió en el Archivo de Concentración, entregando copia al usuario, el usuario firmara en el original acuse de recibido registrando nombre y fecha.

m) Si existiera alguna irregularidad, falta de documentos o maltrato de los mismos se

informara al Coordinador de Archivos para que se proceda según corresponda. n) Descargar del Sistema Automatizado de Control de Archivo, el registro

correspondiente, archivando temporalmente los formatos de Vale de Préstamo de Expedientes Semiactivos, originales.

o) Revisar quincenalmente, en el Sistema Automatizado de Control de Archivo, los

vencimientos de Préstamo de Expedientes no devueltos, gestionando su devolución ante el solicitante mediante oficio.

3.- Mantener actualizados los Inventarios de Transferencias Primarias y en su caso los Inventarios de Transferencia Secundarias, por lo menos una vez al año.

4.- Elaborar los Inventarios de Transferencia Secundarios (sí fuera el caso) y Baja Documental de conformidad a lo siguiente:

a) Detectar en el Sistema Automatizado de Control de Archivo, las Series

Documentales y expedientes susceptibles de Baja Documental, con base en las vigencias establecidas en el Catálogo de Disposición Documental.

b) Elaborar Inventario Documental de Baja Documental por Unidad Administrativa de

las Series Documentales susceptibles de Baja Documental, al concluir su plazo de conservación en el Archivo de Concentración. (Documentación Administrativa y/o Legal). -Anexo 6-

c) Para la Documentación Contable Original y/o Fiscal, se relacionara por separado

de la Documentación Administrativa, se elaborara relación (Inventario Documental de Baja de Expedientes Concentrados Contables). -Anexo 10-

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d) Elaborar oficio dirigido a la Unidad Administrativa Generadora de la Información, acompañado del Inventario Documental de Baja Documental (para la documentación administrativa) ó Inventario Documental de Baja de Expedientes Concentrados Contables (documentación contable original), de acuerdo al tipo de documentación, Declaratoria de Prevaloración -Anexo 11- y Ficha Técnica de Prevaloración -Anexo 12-.

e) Las relaciones de Inventario Documental de Baja, la Declaratoria de Prevaloración y la Ficha Técnica, serán firmadas por el Titular de la Unidad Administrativa de Control y Guarda de la Información, el Titular de la Unidad Administrativa Generadora de la Información y el Coordinador de Archivos, debiendo rubricar cada una de las relaciones del inventario.

f) Recibir los oficios respuesta de los Titulares de la Unidades Administrativas para proceder a tramitar la Baja Documental.

g) Solicitar por medio de Oficio al AGN -Anexo 14-, con base en el Instructivo para

el Tramite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal emitido por el AGN la autorización para la baja documental de la información cuyo plazo de conservación hubiese concluido, en aquellos casos en que la documentación no tenga un valor contable.

h) Una vez que se recibe el Dictamen de Baja Documental por parte del Archivo General de la Nación, el Coordinador de Archivos solicitara al responsable de la Dirección de Recursos Materiales inicie el proceso de enajenación. i) Se enviara oficio, anexando copia del Acta y Dictamen de Baja Documental en la

que se informa el peso y volumen de los expedientes, poniéndose a disposición para llevar a cabo el procedimiento de destino final.

j) La Dirección de Recursos Materiales notificara al Coordinador de Archivos, así

como al responsable del Archivo de Concentración, la fecha en que los expedientes serán recogidos por su personal, emitiendo acuse de recibo, para su donación (papel en desuso) a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEC).

k) La Dirección de Recursos Materiales realizara el procedimiento de “donación de

bienes muebles”.

l) Una vez realizada la donación a la CONALITEC, por la Dirección de Recursos Materiales, entregaran Acta Circunstanciada al Coordinador de Archivos. - Anexo 17-

m) La Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEC), establece que el monto mínimo de recolecta en Oficinas Centrales será de 1 ½ toneladas y para las Gerencias o Subgerencias Regionales será de 2 ½ toneladas.

n) Con respecto a la documentación identificada como, Documentos de Comprobación Administrativa, se podrá dar de baja bajo la supervisión del Coordinador de Archivos y la aprobación del Comité de Información.

-Anexo 16 -

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o) Revisar las relaciones de expedientes autorizados para su baja, remitiendo oficios a la Contraloría Interna, a los Titulares de las Unidades Administrativas que hayan sido Autorizadas sus Bajas Documentales y al Jurídico a efecto del levantamiento del Acta Circunstanciada de Baja Documental. -Anexo 18-

p) Los Inventarios de Baja Documental autorizados por AGN, deberán de conservarse en el Archivo de Concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el Catalogo de Disposición Documental.

q) El responsable del Archivo de Concentración recabara el acuse de recibo de la

documentación entregada (a la Dirección de Recursos Materiales) en el Inventario Documental de Baja y actualizara la base de datos del Archivo de Concentración, registrando los expedientes que fueron dados de baja.

r) Se solicitara a la Unidad de Enlace, digitalizar y publicar en la página electrónica de SENEAM las solicitudes de Dictamen de Destino Final, los Dictámenes del AGN, las Actas de Baja Documental o de Transferencia Secundaria, las Actas Circunstanciadas de Baja Documental y el Acta Entrega – Donación a la CONALITEC.

s) Turnar al responsable del Sistema Automatizado de Control de Archivo, los oficios de antecedentes, las relaciones de documentos autorizados para baja, así como el Acta Circunstanciada de Baja Documental debidamente firmada y el Acta de Entrega – Donación de los Archivos para su baja (papel en desuso) a la CONALITEC.

t) Para concluir los tramites de Baja Documental se enviara copia del Acta Circunstanciada de Baja Documental al AGN y copia del Acta Entrega – Donación a la CONALITEC (Documentación Contable) a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes Sobre la Gestión Pública.

u) Registrar los expedientes que por sus características pasarán a formar parte del archivo histórico.

5.- Para tramitar la baja de la Documentación Contable se realizara el siguiente trámite.

a) Para la Documentación Contable Original y/o Fiscal, se relacionara por separado de la Documentación Administrativa, se elaborara relación (Inventario de Baja de Expedientes Concentrados Contables). -Anexo 10-

b) Para la Documentación Contable y/o Fiscal solicitar a Contabilidad del Ramo la Autorización por escrito de la Baja Documental. -Anexo 13-, Anexando relaciones, Declaratoria de Prevaloración y Ficha Técnica debidamente validadas. c) Recibiendo la Autorización de la Baja por Contabilidad del Ramo se solicitara a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes Sobre la Gestión Pública de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, por medio de oficio la autorización de la Baja Documental correspondiente. -Anexo 15-

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d) Al oficio se le anexara Copia de la Autorización de Contabilidad del Ramo, Inventario de Baja de Expedientes Concentrados Contables, Declaratoria de Prevaloración y Ficha Técnica.

e) Recibida la autorización antes referida, deberá de remitir un oficio al AGN -Anexo 14-, solicitando su autorización para proceder a la baja

definitiva, anexando copia de la Autorización de Contabilidad del Ramo, Inventario Documental de Baja de Expedientes Concentrados Contables, Declaratoria de Prevaloración, Ficha Técnica y la Autorización de Baja Documental de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes de la Gestión Pública de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público.

f) Solicitar por medio de Oficio al AGN -Anexo 14-, con base en el Instructivo para

el Tramite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal emitido por el AGN la autorización para la baja documental de la información cuyo plazo de conservación hubiese concluido.

g) Una vez que se recibe el Dictamen de Baja Documental por parte del Archivo General de la Nación, el Coordinador de Archivos solicitara al responsable de la Dirección de Recursos Materiales inicie el proceso de enajenación. h) Se enviara oficio, anexando copia del Acta y Dictamen de Baja Documental en la

que se informa el peso y volumen de los expedientes, poniéndose a su disposición para llevar a cabo el procedimiento de destino final.

i) La Dirección de Recursos Materiales notificara al Coordinador de Archivos, así como al responsable del Archivo de Concentración, la fecha en que los expedientes serán recogidos por su personal, emitiendo acuse de recibo, para su donación (papel en desuso) a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEC). j) La Dirección de Recursos Materiales realizara el procedimiento de “donación de bienes muebles”. k) Una vez realizada la donación a la CONALITEC, por la Dirección de Recursos Materiales, entregaran Acta Circunstanciada al Coordinador de Archivos.

-Anexo 17-

l) La Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEC), establece que el monto mínimo de recolecta en Oficinas Centrales será de 1 ½ toneladas y para las Gerencias o Subgerencias Regionales será de 2 ½ toneladas. m) Revisar las relaciones de expedientes autorizados para su baja, remitiendo oficios

a la Contraloría Interna, a los Titulares de las Unidades Administrativas que hayan sido Autorizadas sus Bajas Documentales y al Jurídico a efecto del levantamiento del Acta Circunstanciada de Baja Documental. -Anexo 18- n) Los Inventarios de Baja Documental autorizados por AGN, deberán de conservarse en el Archivo de Concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el Catalogo de Disposición Documental.

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o) El responsable del Archivo de Concentración recabara el acuse de recibo de la documentación entregada (a la Dirección de Recursos Materiales) en el Inventario Documental de Baja y actualizara la base de datos del Archivo de Concentración, registrando los expedientes que fueron dados de baja. p) Se solicitara a la Unidad de Enlace, digitalizar y publicar en la página electrónica de SENEAM las solicitudes de Dictamen de Destino Final, los Dictamen de Valoración Documental del AGN, las Actas de Baja Documental o de Transferencia Secundaria, las Actas Circunstanciadas de Baja Documental y el Acta de Entrega – Donación a la CONALITEC. q) Turnar al responsable del Sistema Automatizado de Control de Archivo, los oficios de antecedentes, las relaciones de documentos autorizados para baja, así como el Acta Circunstanciada de Baja Documental debidamente firmada y el Acta de Entrega – Donación de los Archivos para su baja (papel en desuso) a la CONALITEC. r) Para concluir los trámites de Baja Documental se enviara copia del Acta Circunstanciada de Baja Documental al AGN y copia del Acta Entrega – Donación a la CONALITEC (Documentación Contable) a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes Sobre la Gestión Pública. s) Registrar los expedientes que por sus características pasarán a formar parte del archivo histórico.

6.- Para las Unidades Administrativas Foráneas (Gerencias y Subgerencias Regionales) el procedimiento a seguir será:

a) Gerencias y Subgerencias Regionales deberán conservar sus Archivos hasta realizar los Trámites de Baja y su respectiva aprobación de Baja Documental. b) El Archivo de Concentración se encargara de Realizar los trámites de aprobación

de la Baja Documental ante la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes de la Gestión Pública de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (documentación contable original) y/o el Archivo General de la Nación (documentación administrativa).

c) Las Unidades Administrativas solicitaran al Coordinador de Archivos una

supervisión de sus archivos para poder tramitar la baja documental correspondiente.

d) Se enviara oficio al Coordinador de Archivos solicitando sea tramitada la

Baja Documental.

e) Las Gerencias y Subgerencias Regionales remitirán al Archivo de Concentración, el Inventario Documental para Baja (documentación administrativa) -Anexo 6-, Declaratoria de Prevaloración -Anexo 11- y Ficha Técnica -Anexo 12- debidamente requisitados para tramitar la baja documental correspondiente.

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f) El archivo de concentración tramitara sus bajas documentales de acuerdo a los procedimientos establecidos. g) Se conservara bajo resguardo en la Unidad de Apoyo Aeronáutico de

Adscripción, hasta que se realicen los trámites de baja documental y entrega a la CONALITEC.

h) Con respecto a la documentación identificada como, Documentos de

Comprobación Administrativa, se podrá dar de baja bajo la supervisión del Coordinador de Archivos y la aprobación del Comité de Información. -Anexo 16-

i) Las relaciones de Inventario Documental de Baja, la Declaratoria de Prevaloración y la Ficha Técnica, serán firmadas por el Titular de la Unidad Administrativa de Control y Guarda de la Información, el Titular de la Unidad Administrativa Generadora de la Información y el Coordinador de Archivos, debiendo rubricar cada una de las relaciones del inventario.

j) Solicitar por medio de Oficio al AGN -Anexo 14-, con base en el Instructivo para

el Tramite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal emitido por el AGN la autorización para la baja documental de la información cuyo plazo de conservación hubiese concluido, en aquellos casos en que la documentación no tenga un valor contable.

k) Para la Documentación Contable Original y/o Fiscal, se relacionara por separado

de la Documentación Administrativa, se elaborara relación (Inventario de Baja de Expedientes Concentrados Contables). -Anexo 10-

l) Para la Documentación Contable y/o Fiscal se solicitara a Contabilidad del Ramo la Autorización por escrito de la Baja Documental. - Anexo 13-, Anexando relaciones, Declaratoria de Prevaloración - Anexo 11 - y Ficha Técnica - Anexo 12 - debidamente validadas.

m) Recibiendo la Autorización de la Baja por Contabilidad del Ramo se solicitara a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes Sobre la Gestión Pública de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, por medio de oficio, la autorización de la Baja Documental correspondiente. -Anexo 15-

n) Al oficio se le anexara Copia de la Autorización de Contabilidad del Ramo,

Inventario de Baja de Expedientes Concentrados Contables, Declaratoria de Prevaloración y Ficha Técnica.

o) Recibida la autorización antes referida, deberá de remitir un oficio al AGN - Anexo 14 -, solicitando su autorización para proceder a la baja definitiva, anexando copia de la Autorización de Contabilidad del Ramo, Inventario Documental de Baja de Expedientes Concentrados Contables, Declaratoria de Prevaloración, Ficha Técnica y la Autorización de Baja Documental de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes de la Gestión Pública de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público. p) Una vez que se recibe el Dictamen de Baja Documental por parte del Archivo General de la Nación, el Coordinador de Archivos solicitara al responsable de la Dirección de Recursos Materiales inicie el proceso de enajenación.

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q) Se enviara oficio, anexando copia del Acta y Dictamen de Baja Documental en la que se informa el peso y volumen de los expedientes, poniéndose a disposición para llevar a cabo el procedimiento de destino final.

r) La Dirección de Recursos Materiales notificara al Coordinador de Archivos, así

como al responsable del Archivo de Concentración, la fecha en que los expedientes serán recogidos por su personal, emitiendo acuse de recibo, para su donación (papel en desuso) a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEC). -Anexo 17-

s) La Dirección de Recursos Materiales realizara el procedimiento de “donación de bienes muebles”.

t) Una vez realizada la donación a la CONALITEC, por la Dirección de Recursos

Materiales, entregaran Acta Circunstanciada al Coordinador de Archivos.

u) La Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEC), establece que el monto mínimo de recolecta en Oficinas Centrales será de 1 ½ toneladas y para las Gerencias o Subgerencias Regionales será de 2 ½ toneladas.

v) El concesionario de la CONALITEC recogerá la documentación en la Unidad de

Apoyo Aeronáutico.

w) Se enviara original del acta de Entrega-Donación de la CONALITEC al Archivo de Concentración, la cual será publicada en la página del Organismo.

x) Revisar las relaciones de expedientes autorizados para su baja, remitiendo oficios a la Contraloría Interna, a los Titulares de las Unidades Administrativas que hayan sido Autorizadas sus Bajas Documentales y al Jurídico a efecto del levantamiento del Acta Circunstanciada de Baja Documental. -Anexo 18-

y) Se solicitara a la Unidad de Enlace, digitalizar y publicar en la página electrónica de SENEAM las solicitudes de Dictamen de Destino Final, los Dictamen de Valoración Documental del AGN, las Actas de Baja Documental o de Transferencia Secundaria, las Actas Circunstanciadas de Baja Documental y el Acta de Entrega – Donación a la CONALITEC.

VII.6 Dirección de Recursos Materiales. Sera el área encargada de realizar los trámites de donación a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos. VII.6.1 Funciones.

a) Una vez que se recibe el Dictamen de Baja Documental por parte del Archivo General de la Nación, el Coordinador de Archivos solicitara al responsable de la Dirección de Recursos Materiales inicie el proceso de enajenación.

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b) Se enviara oficio, anexando copia del Acta y Dictamen de Baja Documental en la que se informa el peso y volumen de los expedientes, poniéndose a su disposición para llevar a cabo el procedimiento de destino final.

c) La Dirección de Recursos Materiales notificara al Coordinador de Archivos, así

como al responsable del Archivo de Concentración, la fecha en que los expedientes serán recogidos por su personal, emitiendo acuse de recibo, para su donación (papel en desuso) a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEC).

d) La Dirección de Recursos Materiales realizara el procedimiento de “donación de bienes muebles”. e) Una vez realizada la donación a la CONALITEC, por la Dirección de Recursos Materiales, entregaran Acta Circunstanciada al Coordinador de Archivos. - Anexo 17 - f) El Coordinador de Archivos enviara Acta Circunstanciada a la Unidad Administrativa competente de la SHCP, por lo que respecta a documentos contables, la cual da fe de la donación.

VII.7 Archivo Histórico. El responsable del archivo histórico, será nombrado por el Director General, quien definirá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones: VII.7.1 Funciones.

1. Recibir los expedientes y los inventarios de transferencia secundaria del Archivo de Concentración.

a) Revisar la integridad de los expedientes transferidos y proceder a su acomodo en las áreas designadas para el archivo histórico.

b) Ubicar los expedientes por fondos, secciones y series. c) Instrumentar métodos de clasificación, descripción y catalogación de los

expedientes transferidos así como de las relaciones de inventarios de acervo documental, con el objeto de lograr su difusión al público general.

d) Elaborar una guía general de fondos y Diseñar un programa general de difusión de acervos, con el objeto de proporcionar su consulta como fuente de investigación histórica. e) Establecer controles para el acceso del público en general a la información del

acervo histórico de la dependencia. f) Desarrollar un programa general de conservación y restauración del material

documental determinado.

h) Determinar medidas de seguridad para las áreas de depósito del acervo histórico.

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ANEXOS E INSTRUCTIVOS

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-ANEXO 1-

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE GUÍA SIMPLE

No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN

1 Hoja ____ de _______ Número de hojas que integran el presente inventario.

2 Unidad Administrativa. Nombre de la Unidad Administrativa a la que corresponde el Archivo de Tramite.

3 Área de procedencia del archivo Se aplica cuando exista más de un archivo en la Unidad Administrativa, anotando oficina o jefatura responsable de la producción, uso y acumulación de las series documentales, de no ser el caso se anotara la unidad administrativa del archivo de trámite.

4 Ubicación física Lugar físico de localización de la (s) serie (es) documental (es) o del Archivo de Tramite.

5 Nombre y cargo del responsable del archivo

Nombre del Servidor Público designado como responsable del Archivo, debe ser mando medio o superior (Titular de la Unidad Administrativa).

6 Domicilio Domicilio del lugar de trabajo del Servidor Público; señalando, calle, número, colonia, código postal, delegación o municipio y estado.

7 Teléfono Número telefónico del lugar de trabajo o archivo de trámite.

8 Correo electrónico Dirección electrónica oficial del servidor público designado como responsable del archivo.

9 Sección (común o sustantiva)

Identificar y anotar sección (es) que integran su archivo.

10 Serie Identificar y anotar cada una de las series documentales que integran el acervo documental en custodia.

11 Descripción Anotar un resumen de la información que contiene la serie documental, no repetir el nombre con el que se identifica la serie documental en descripción.

12 Fecha (s) Anotar fechas de producción de documentos para cada serie documental que se describe.

13 Volumen Anotar el volumen de la serie documental especificando la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes y/o cajas según sea el caso

14 Elaboro, nombre y cargo Nombre y cargo del servidor público que integro la información y lleno el formato.

15 Valido, nombre y cargo Nombre y cargo del servidor público que valido la información.

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-ANEXO 5- (1) (2) __(a)____ / ___(b)____ / ___(c)_______ ___________ CLASIFICACION N° DE FOJAS

(3) ETIQUETA EXPEDIENTE CLASIFICADO

SERVICIOS A LA NAVEGACION EN EL ESPACIO AEREO MEXICANO FONDO: SERVICIOS A LA NAVEGACION EN EL ESPACIO AEREO MEXICANO SECCION:-__(4)___________________________ _______________________________ SERIE:____(5)___________________ _______________________________ UNIDAD ADMINISTRATIVA: _(6)____ _______________________________

EXPEDIENTE: (7) __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________

VALOR DOCUMENTAL (8) ADMINISTRATIVO ( ) CONTABLE ( ) TECNICO ( ) LEGAL ( )

CLASIFICACION DE LA (9) INFORMACIÓN PUBLICO ( ) RESERVADO ( ) CONFIDENCIAL ( ) VERSION PUBLICA ( )

VIGENCIA DOCUMENTAL (10) TRAMITE ( ) CONCENTRACION ( ) FECHA DE BAJA ____________

OBSERVACIONES (11) ____________________________________________________________________________________________________________________________

FECHA : APERTURA (12 ) ____________________

FECHA: CIERRE (13) ____________________

UBICACIÓN FISICA (14) ____________________

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SECCION

SERIE ( 15 ) CLASIFICACION

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-ANEXO 5-

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE PORTADA O GUARDA EXTERIOR 1.- CLASIFICACION. Se anotara la nomenclatura asignada a, Fondo, Unidad Administrativa, Sección, Serie y Número de Expediente. a.- FONDO Y UNIDAD ADMINISTRATIVA. El Fondo se encuentra conformado por el identificador 4.5 asignado a SENEAM por la S.C.T. y la Unidad Administrativa por la determinante o característica utilizada en el manejo de correspondencia del Área Generadora. b.- SECCION Y SERIE. La Sección está señalada por las funciones comunes o sustantivas, basadas en atribuciones de cada dependencia y la Serie es el Rubro Temático, es decir la materia o asunto especifico que deriva de una atribución general de una Unidad Administrativa. Se consultara el Catalogo de Disposición Documental o el Cuadro de Clasificación para conocer la nomenclatura asigna- da a la Sección y/o Serie que corresponda. c.- NUMERO DE EXPEDIENTE O CLASIFICADOR. Se anotara el Número consecutivo que dentro de la Serie Documental identifica a cada uno de sus expedientes. Ejemplo: Se anotara él número de expediente anteponiendo un cero (019), además de señalar año del primer documento Conque se abre el expediente (06), de ser el caso que él expediente se encuentre conformado por varios legajos se indicara (1/5,2/5,3/5,4/5,5/5), quedando identificado así 019.06-1/5, 019.06-2/5, 019.06-3/5 etc.…. 2.- NUMERO DE FOJAS. Número de fojas útiles al cierre del expediente, es el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente.

Serán foliados la totalidad de documentos contenidos en el expediente, iniciando con el primer documento que será identificado con 001 hasta terminar el expediente, que debe ser el documento mas reciente (cronológicamente), dicho folio será anotado en la parte posterior del documento en su ángulo superior izquierdo, al concluir el folio de los documentos se anotara la cantidad total de fojas del expediente. Es importante señalar que el grosor de los expedientes no será mayor a 4 cm., el equivalente a lo que puede contener un broche baco, de ser el caso previa solicitud de la unidad administrativa al coordinador de archivos y su plena justificación los expedientes podrán tener un grosor de 6 cm... En caso de que la información del expediente sea mayor a lo señalado se continuará su integración en legajos, elaborando la Portada o Guarda Exterior y etiqueta para la Ceja correspondiente del

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expediente, de ser el caso que el expediente sea mayor de lo señalado deberá ser dividido en los legajos que sea necesario y se realizara el folio de cada uno de los expedientes en forma individual anotando la cantidad de fojas útiles de cada uno de ellos, señalado el número consecutivo y el número de legajos que lo componen, ejemplo: 1/5, 2/5, 3/5, 4/5 Y 5/5.

3.-ETIQUETA EXPEDIENTE CLASIFICADO. Si el expediente se encuentra Clasificado como Reservado, Confidencial o Versión Publica se colocara la Etiqueta que corresponda de no ser el caso se dejara en blanco este espacio 4.- SECCION. Se anotara la Sección que corresponda, basados en las atribuciones del organismo, las cuales pueden ser funciones comunes o sustantivas que correspondan (se consultara el cuadro general de clasificación o el catalogo de disposición documental). 5.- SERIE. Se anotara el asunto especifico o rubro temático que identifica al expediente (se consultara el cuadro general de clasificación o el catalogo de disposición documental). 6.- UNIDAD ADMINISTRATIVA. Se anotara la Unidad Administrativa (Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas, Gerencias y Subgerencias Regionales, Direcciones de Área y Subdirecciones) generadora de la información. 7.- EXPEDIENTE. Se anotara el titulo o nombre que identifica al expediente y breve descripción de su contenido. 8.- VALOR DOCUMENTAL. Se señalara con una cruz el (los) recuadro (s) que corresponda. 9.-CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN. Se señalara con una cruz el recuadro que corresponda. 10.- VIGENCIA DOCUMENTAL. Se anotara los años de conservación en cada uno de los archivos (se consultara el catalogo de disposición documental) , y se anotara la fecha de baja del mismo. 11.- OBSERVACIONES. Si la documentación se encuentra clasificada y fue solicitada se anotaran las fechas de consulta, de no ser el caso se dejara en blanco. 12.- FECHA DE APERTURA. Se anotara mes y año de apertura del expediente, las tres primeras letras del mes y las dos últimas cifras del año.

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13.- FECHA DE CIERRE. Se anotara mes y año de cierre del expediente, las tres primeras letras del mes y las dos últimas cifras del año. 14.- UBICACIÓN FISICA. El objetivo es identificar la ubicación física de la (s) serie(s) documenta(es). Se anotara la ubicación física donde se localiza la información (cajón, archivero, caja, estante, batería, anaquel, entrepaño). 15.- CEJA DE LA PORTADA O GUARDA EXTERIOR. En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a la Clasificación (1) así como anotar la Sección y Serie correspondiente.

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-ANEXO 7-

PERIODO AUTORIZADO: DE: ___________________________ A. ____________________________

AREA DE RESPONSABILIDAD:

ASCRIPCIÓN:

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL AREA DE RESPONSABILIDAD. _____________________________ _______________ NOMBRE COMPLETO FIRMA

PERSONAL FACULTADO

PARA CONSULTA DE EXPEDIENTES.

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-ANEXO 7-

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE REGISTRO DE PERSONAL FACULTADO PARA CONSULTAR EXPEDIENTES.

1.- SE ANOTARA PERIODO DE VIGENCIA DE AUTORIZACIÓN. 2.- SE ANOTARA EL AREA DE RESPONSABILIDAD. 3.- SE ANOTARA LA ASCRIPCIÓN. 4.- SE ANOTARA EL NÚMERO CONSECUTIVO. 5.- ANOTAR NOMBRE COMPLETO DE CADA UNA DE LAS PERSONAS AUTORIZADAS. 6.- FIRMARAN CADA UNA DE LAS PERSONAS AUTORIZADAS. 7.- REQUISITAR NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL AREA DE RESPONSABILIDAD.

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SERVICIOS A LA NAVEGACION EN EL ESPACIO AEREO MEXICANO.

-ANEXO 11-

DECLARATORIA DE PREVALORACION.

Él o Los Inventarios que respaldan los Archivos cuya baja se promueve consta de___(1)_ fojas que amparan archivos procedentes de la (s)__________________(2)____________________ La baja se promueve con base en el Catálogo de Disposición Documental vigente (anotar la fecha de última actualización y sí se trata de archivos con valor Administrativo, Jurídico o Contable). Se llevó a cabo un procedimiento de prevaloración, cuya ficha técnica se anexa y no se detectaron expedientes o series con valor histórico. Al revisar expedientes contra inventarios se observó que estos últimos reflejan el contenido de los expedientes siendo archivos carentes de valores cuya baja procede. Así mismo, se declara que en la documentación no están contenidos originales referentes a activo fijo, obra pública, valores financieros, aportaciones a capital, empréstitos, créditos concedidos e inversiones en otras entidades, así como juicios, denuncias ante el Ministerio Público y fincamiento de responsabilidades que se encuentran pendientes de resolución o expedientes con información reservada cuyo plazo de conservación no ha prescrito, conforme a disposiciones aplicables. México D.F. a de (3) de 2006

(4) Titular del Área de Custodia de la Documentación. (a) Nombre: Cargo : Firma: Titular del Área Generadora de la Documentación. (b) Nombre: Cargo: Firma Coordinador de Archivos. ( c ) Nombre: Cargo: Firma:

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-ANEXO 11-

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE DECLARATORIA DE PREVALORACION.

1.- Se anotara el número de fojas de las relaciones del inventario de baja documental. 2.- Se anotara el nombre de la Unidad Administrativa generadora de la documentación que se tramita su baja. 3.- Se anotara la fecha actualizada. 4.- Se anotara el nombre, cargo y la firma de los siguientes Servidores Públicos.

a.- Titular del Área de Custodia de la Documentación, o en quién éste delegue la firma, a nivel de Dirección.

b.- Titular del Área Generadora de la Documentación o en quién éste delegue la firma, a nivel de Dirección.

c.- Coordinador de Archivos.

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México, D.F., ___________(1)_________________

-ANEXO 13- Nombre: (2) DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO, SCT. AV. INSURGENTES SUR 1089 7º PISO P R E S E N T E. De acuerdo a las Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamentales (NGIFG 004), con respecto a los Procedimientos para Baja de Archivos en su punto 6 que a la letra señala:

6.- Tratándose de Órganos Administrativos desconcentrados la solicitud de baja de la Documentación Contable Original, deberá incluir invariablemente copia de la aprobación por escrito del Área de Contabilidad del Ramo al que pertenece.

Por tal motivo solicitamos la aprobación de las relaciones anexas del Área _____________________(3)_____________________________que consta de____(4)_____ fojas, contenidos en ____(5)______ paquetes amparando la cantidad de _____(6)_______ expedientes, de los años ________(7)__________ con un peso aproximado de ___(8)______ Kg. A T E N T A M E N T E. SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION EL COORDINADOR DE ARCHIVOS.

(9)

____________________________________

c.c.p. .-Director General de SENEAM.

.-Director General Adjunto de Administración. .-Director General Adjunto de Finanzas. .-Titular del Archivo de Tramite Generador de la Documentación. .-Responsable del Archivo de Concentración

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-ANEXO 13-

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL OFICIO A CONTABILIDAD DEL RAMO SOLICITANDO POR ESCRITO LA AUTORIZACIÓN DE LA BAJA DOCUMENTAL CONTABLE ORIGINAL.

1.- Fecha reciente a la entrega de la solicitud de baja documental. 2.- Nombre del Titular de Contabilidad del Ramo (Director General Adjunto de Contabilidad y Presupuesto de la S.C.T.).

3.- Área generadora de la información de la cual se tramita su baja.

4.- Cantidad de fojas que integran el inventario.

5.- Cantidad de paquetes en que se encuentra integrado el inventario.

6.- Cantidad de expedientes que integran el inventario.

7.- Año o años que abarca el inventario.

8.- Peso aproximado de la documentación en cuestión.

9.- Nombre y cargo del Coordinador de Archivos.

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México, D.F., _______(1)___________

-ANEXO 14- Nombre: (2) Director General del Archivo General de la Nación. Eduardo Molina y Albañiles s/n, Col. Penitenciaría Ampliación, Delegación Venustiano Carranza, C.P. 15350, México, D.F. P R E S E N T E. Me permito someter a la autorización de ese Archivo General de la Nación a su cargo, la baja de los archivos que corresponden a este Órgano Desconcentrado SENEAM, anexando _____(3)______ relaciones del periodo de____(4)_______ a ___________,integrada en __(5)___ paquetes con un peso aproximado de ___(6)___kilos, que corresponden ______________(7)_________________________ , Unidad Administrativa de este Órgano, encontrándose la documentación en el Archivo de Concentración sito Calle 5 N° 165 Col. Juárez Pantitlan, los cuales han prescrito en sus valores primarios. Para cualquier información de lo antes descrito esta a sus ordenes el C.____________________(8)__________________, responsable del Archivo de Concentración en el Tel. 57-56-25-13. Sin más por el momento aprovecho la ocasión de enviarle un cordial saludo. A T E N T A M E N T E.

SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION EL COORDINADOR DE ARCHIVOS.

(9)

____________________________

c.c.p. .-Director General de SENEAM.

.-Director General Adjunto de Administración. .-Director General Adjunto de Finanzas. .-Titular del Archivo de Tramite Generador de la Documentación. .-Responsable del Archivo de Concentración

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-ANEXO 14-

INSTRUCTIVO DE OFICIO SOLICITANDO AUTORIZACIÓN DE BAJA DOCUMENTAL AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

1.- Fecha reciente a la entrega de la solicitud de baja documental. 2.- Nombre del Director (a) del Archivo General de la Nación. 3.- Cantidad de fojas que integran el inventario. 4.- Año o años que abarca el inventario. 5.- Cantidad de paquetes en que se encuentra integrado el inventario. 6.- Peso aproximado de la documentación en cuestión. 7.- Área generadora de la información que se tramita la baja documental. 8.- Nombre y cargo del responsable del Archivo de Concentración. 9.- Nombre y cargo del Coordinador de Archivos.

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México, D.F., _______(1)__________

-ANEXO 15- (2)

Titular de la Unidad de Contabilidad Gubernamental E Informes sobre la Gestión Pública. Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Constituyentes N° 1001, 5° piso - Torre "B" Col. Belem de las Flores. 01110, México, D.F. P R E S E N T E. En cumplimiento a la Normatividad vigente, respecto al plazo precautorio de Conservación Documental, adjunto encontrara la relación correspondiente del Inventario de Baja de Expedientes Concentrados Contables, copia de Aprobación de la Dirección General Adjunta de Contabilidad y Presupuesto de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, Ficha Técnica y Declaratoria de Prevaloración, solicitando girar sus apreciables instrucciones a quien corresponda para que se lleve a efecto los trámites necesarios para la Autorización de su baja. La documentación arriba mencionado corresponde a la Unidad Administrativa _______________(3)________________________________ de este Órgano Desconcentrado, anexando __(4)___ relaciones del periodo de __(5)__ a _____, integrada en a___(6)___ paquetes con un peso aproximado de ____(7)_____ Kgs. Sin más por el momento aprovecho la ocasión de enviarle un cordial saludo. A T E N T A M E N T E.

SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION EL COORDINADOR DE ARCHIVOS.

(8)

c.c.p. .-Director General de SENEAM.

.-Director General Adjunto de Administración. .-Director General Adjunto de Finanzas. .-Titular del Archivo de Tramite Generador de la Documentación. .-Responsable del Archivo de Concentración.

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-ANEXO 15-

INSTRUCTIVO DE OFICIO SOLICITANDO AUTORIZACIÓN DE BAJA DOCUMENTAL A LA UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PÙBLICA DE LA S.H.C.P.

1.- Fecha reciente a la entrega de la solicitud de baja documental. 2.- Nombre del Titular de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes Sobre la Gestión Pública de la S.H.C.P. 3.- Unidad Administrativa Generadora de la Información. 4.- Cantidad de fojas que integran el inventario. 5.- Año o años que abarca el inventario. 6.- Cantidad de paquetes en que se encuentra integrado el inventario. 7.- Peso aproximado de la documentación relaciona para su baja documental. 8.- Nombre y cargo del Coordinador de Archivos.

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ANEXO 16-

México, D.F.,.__________(1)______

(2) TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE SOLICITA BAJA DE LOS DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA. P R E S E N T E. De acuerdo a su solicitud de Baja Documental de los Documentos de Comprobación Administrativa que genero su Unidad Administrativa donde incluye Inventario de Entrega – Recepción Documental, Declaratoria de Prevaloración y Ficha Técnica. Me permito señalar que es procedente de acuerdo a lo señalado por ustedes que esta documentación ya no es de utilidad para su Unidad Administrativa y en base a nuestro Catalogo de Disposición Documental, aprobado por el Archivo General de la Nación. A T E N T A M E N T E. SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION EL COORDINADOR DE ARCHIVOS (3) c.c.p. .-Director General de SENEAM.

.-Director General Adjunto de Administración. .-Presidente del Comité Información. .-Titular de la Unidad de Enlace. .-Titular del Órgano Interno de Control. .-Responsable del Archivo de Concentración

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-ANEXO 16-

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE OFICIO DE APROBACIÓN DE LA BAJA DOCUMENTAL DE LOS DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA. 1.- Fecha reciente de entrega del oficio. 2.- Nombre del Titular de la Unidad Administrativa Generadora de la Información. 3.- Nombre y Cargo del Coordinador de Archivos.

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-ANEXO 17- CONVENIO DE DONACIÓN DE _____ KILOGRAMOS DE PAPEL Y CARTÓN EN DESUSO QUE CELEBRAN POR UNA PARTE LA SECRETARIA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES, A TRAVES DEL ORGANO DESCONCENTRADO DENOMINADO SERVICIOSA LA NAVEGACION EN EL ESPACIO AEREO MEXICANO “SENEAM”, REPRESENTADA EN ESTE ACTO POR SU DIRECTOR GENERAL INGENIERO EVER MOLINA CARRILLO Y EL C.P. LUIS REY PEÑA ROJAS,DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE ADMINISTRACIÓN, A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARÁ “LA DONANTE”, Y POR LA OTRA, LA COMISIÓN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS “CONALITEG”, REPRESENTADA EN ESTE ACTO POR SU DIRECTOR GENERAL LICENCIADO MIGUEL AGUSTÍN LIMÓN MACÍAS Y ASISTIDO POR EL LICENCIADO DAVID VILLANUEVA LOMELÍ, COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN A QUIENES EN LO SUCESIVO SE LES DENOMINARÁ COMO “LA DONATARIA”, AMBAS “LAS PARTES”, AL TENOR DE LOS SIGUIENTES ANTECEDENTES, DECLARACIONES Y CLÁUSULAS:

A N T E C E D E N T E S

1. El Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012, constituye la fase inicial de un proyecto para lograr la transformación de nuestro país con vistas al futuro, así entonces, con el fin de conciliar los objetivos de la política ambiental, con la apertura de nuevas fuentes no fiscales y el impulso al libro y la lectura en pro de la educación, la Conaliteg continúa con el Programa “Recicla para Leer”, cuya esencia es motivar la participación entusiasta de todos los sectores de la sociedad para convertir el papel usado en libros de texto y material educativo. 2. Con el fin de conciliar los objetivos de la política ambiental, la Comisión Permanente del H. Congreso de la Unión, el 23 de agosto de 2005; solicitó al Gobierno Federal girara las instrucciones pertinentes para que sus dependencias y entidades entregasen el papel y cartón de desecho a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos; por lo que, el martes 21 de febrero del 2006, fue publicado en el Diario Oficial de la Federación, “el Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la Republica, las unidades administrativas de la Presidencia de la República y los Órganos Desconcentrados donarán a título gratuito a dicha Comisión, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles”.

D E C L A R A C I O N E S I “LA DONANTE” DECLARA: I.1 Fue creado por Acuerdo Presidencial de fecha 30 de septiembre de 1978, publicado en el

Diario Oficial de la Federación el día 3 de octubre del mismo año. I.2 Su representante, el Ingeniero Ever Molina Carrillo, con el carácter ya indicado, cuenta

con las facultades, necesarias, para suscribir el presente convenio, en términos de lo dispuesto por el acuerdo delegatorio de facultades emitido por el C. Secretario de Comunicaciones y Transportes, publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 20 de Julio de 1983. Asimismo, con fundamento en el artículo 10, fracción V del Reglamento Interior de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes.

I.3 Que “EL DONANTE” ha decidido dar en donación ____ kilogramos aproximadamente de

papel archivo. I.4 Que la documentación destinada para la donación cuenta con número de actas

_____________, emitidas por el Archivo General de la Nación. Así mismo toda la documentación contable cuenta con la autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público la cual consta en las actas números ________.

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I.5 Que el Subcomité de Bienes Muebles de SENEAM autorizó el presente Convenio de Donación a la Comisión Nacional de libros de Texto Gratuitos “Conalitec” en la Sesión ____________celebrada el día _______ de _________________ de 2010.

I.6 Que celebra el presente contrato en términos de la Ley General de Bienes Nacionales y

demás disposiciones jurídicas aplicables. I.7 Que señala su domicilio para los fines de este contrato, es el ubicado en Avenida 602 No.

161, Zona Federal del Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México, Delegación Venustiano Carranza, Código Postal 15620, México, Distrito Federal.

I.8 Que para la administración del presente convenio, nombra como responsable de la

operación al C.P. Ernesto de J. Sánchez Arroyo, Subdirector de Almacenes e Inventarios con Tel. 5786-5576.

II.- “LA DONATARIA” DECLARA:

II.1 Que de conformidad con el artículo 14 de la Ley Federal de Entidades Paraestatales, es

un organismo público descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propios, creado mediante decreto presidencial, publicado en el Diario Oficial de la Federación con fecha 28 de febrero de 1980.

II.2 Que su objeto es la edición, impresión y distribución de los libros de texto gratuitos, así

como toda clase de materiales didácticos similares, de conformidad con el artículo 2° del Decreto presidencial de creación, publicado en el Diario Oficial de la Federación con fecha 28 de febrero de 1980.

II.3 Que el Lic. Miguel Agustín Limón Macías es su Director General y acredita su

personalidad con el nombramiento otorgado por el C. Presidente de la República Licenciado Felipe de Jesús Calderón Hinojosa, del 13 de Diciembre de 2006 y cuenta con las facultades suficientes para suscribir el presente contrato, de conformidad con lo estipulado en los artículos 10, fracción IV y 8, fracción IX, del Decreto por el que crea la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de febrero de 1980 y 9 fracción IX del artículo 11 del Reglamento Interior.

II.4 Que señala como domicilio para los efectos de este Convenio, el ubicado en la calle de

Rafael Checa número 2, Colonia Huerta del Carmen, C. P.01000, Delegación Álvaro Obregón, en México, Distrito Federal.

II.5 Que el monto mínimo requerido a recolectar por la Comisión Nacional de Libros de Texto,

en cada domicilio en el Distrito Federal será de 1 ½ Toneladas y para el interior de la República Mexicana un monto mínimo de 2 ½ Toneladas; lo anterior a efecto de lograr el objetivo que persigue el Decreto Presidencial de fecha 21 de febrero de 2006, y en base a la cláusula tercera que señala que esta Comisión propondrá los criterios de separación del papel y cartón de desecho donados por las Dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las unidades administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados.

! 1/15/08 11:11 III. “LAS PARTES” DECLARAN: UNICO.- Que tienen interés específico en celebrar el presente convenio, cuyo objetivo es que se done a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón existente cuando ya no les sea útil, con la única y exclusiva finalidad de que dicha Comisión los permute por papel reciclado que utilizará en la producción de libros de texto y material de apoyo educativo para el cumplimiento de su objeto; y con ello dar cabal cumplimiento a lo establecido en el Decreto de fecha 21 de febrero del 2006. Expuesto lo anterior, “LAS PARTES” están de acuerdo y es voluntad suscribir lo que se consigna en las siguientes:

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CLÁUSULAS PRIMERA. El presente Convenio tiene por objeto establecer las bases para la donación pura, simple y a título gratuito del papel y cartón en desuso que estando al servicio de “LA DONANTE” ya no resulta de utilidad para la misma, realizándose conforme a lo descrito en el ANEXO 1, a favor de “LA DONATARIA”, para que ésta a su vez los permute por papel nuevo reciclado que utilizará en la producción de libros de texto y materiales de apoyo educativo para el cumplimiento de su objeto. SEGUNDA. “LA DONATARIA” expresa en este acto su aceptación a la donación de los bienes muebles a que se refiere la cláusula anterior, para ser utilizados en la obtención de papel nuevo reciclado, que se utilizará en la producción de libros de texto y material de apoyo educativo, en términos de lo señalado en el Artículo PRIMERO del Decreto de fecha 21 de febrero del 2006. TERCERA. “LA DONATARIA” se compromete a no disponer de los bienes objeto de esta donación para fines distintos a los solicitados, y que su uso y aprovechamiento será en función de las actividades propias del citado organismo; para lo cual informará a través de su página de Internet www.conaliteg.gob.mx, en el rubro “RECICLA PARA LEER” la cantidad de papel donado y papel nuevo reciclado, recibidos por el donante; información que se actualizará de manera trimestral. CUARTA. “LAS PARTES” acuerdan para el buen proceso de reciclaje, que el papel en desuso y desecho donado, deberá estar libre de desechos orgánicos que impidan su reciclado, en términos de la ficha técnica que se agrega al presente como Anexo 2 lo anterior en base al Artículo TERCERO, del Decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación con fecha 21 de febrero del 2006. QUINTA. “LAS PARTES”, acuerdan que el mínimo requerido de papel de desecho a recolectar en cada domicilio indicado, tanto en la Ciudad de México como en el interior de la República Mexicana será determinado por “LA DONATARIA”, para lo cual “LA DONANTE” hará entrega de los bienes objeto de la presente donación en la cantidad, forma y horario determinado previo acuerdo entre “LAS PARTES”, haciendo constar el hecho en acta de entrega-recepción, que se agregará al presente convenio como parte integral del mismo, y que deberá contener el lugar y fecha de expedición; los nombres y cargos de los responsables de entregar y recibir los materiales objeto de donación; el valor y cantidad de lo donado; la inclusión de que se autorizó la donación de dichos bienes, según lo establecido en los artículos 133, y 141 fracción VII, de la Ley General de Bienes Nacionales; y conforme a lo señalado en las “Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada”, emitidas por la Secretaria de la Función pública, capitulo, I, Norma décima y decimocuarta; y capítulo III, Norma cuadragésima primera. SEXTA. “LAS PARTES” acuerdan que en tratándose de papel en desuso referente a archivo de concentración, “LA DONANTE” informará por escrito a “LA DONATARIA”, cuando se encuentre en aptitud legal de donar dichos bienes a la Comisión; para que esta a su vez programe fecha y hora en que se realizará la recolección correspondiente; circunstancia que comunicará por escrito y con anticipación o por correo electrónico solicitando acuse de recibo por parte de la “LA DONANTE”. SÉPTIMA. El proceso de traslado, destrucción y reciclado del papel será responsabilidad de “LA DONATARIA”, a través de la empresa recolectora que designe para dicho fin. OCTAVA. “LAS PARTES”, convienen en designar a un servidor público responsable por Institución, el cual fungirá como enlace y encargado de realizar las acciones necesarias para perfeccionar la donación del presente Convenio, en las fechas y forma convenida. En el caso de “LA DONANTE”, será el Subdirector de almacenes e inventarios con número telefónico 5786- 5576 y por “LA DONATARIA” el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales; con número telefónico 01-55-53-21-03-00 extensión 2037 y 2035. NOVENA. RELACIONES LABORALES. “LA DONANTE” y “LA DONATARIA” mantendrán inalterable su relación laboral con el personal que asigne para la ejecución de las acciones que se deriven del presente convenio, por lo que no se establecen nuevas relaciones o compromisos de este orden ni del patrón sustituto. DÉCIMA. “LAS PARTES” Acuerdan que no serán responsables del incumplimiento de las obligaciones del presente convenio, si el mismo es motivado por caso fortuito o fuerza mayor.

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DÉCIMA PRIMERA. El presente Convenio entrará en vigor a partir de la fecha de su firma y hasta el cumplimiento total de las obligaciones contenidas en él; al cabo del cual su contenido será revisado de común acuerdo por “LAS PARTES”. No obstante lo anterior, podrá ser modificado o adicionado en cualquier tiempo previo acuerdo entre las partes y siempre que dichas modificaciones no impliquen cambio en el objeto del mismo. DÉCIMA SEGUNDA. “LAS PARTES” acuerdan que el presente Convenio es producto de la buena fe, sin mediar dolo, error, violencia, o cualquier otro vicio del consentimiento que pueda afectar su validez; lo que se derive respecto a su operación, formalización y cumplimiento será resuelto de común acuerdo. En caso de desacuerdo, la Secretaría de la Función Pública, a través de la Unidad de Normatividad y Adquisiciones será la Autoridad competente, para interpretar y hacer cumplir el presente convenio, así como para dirimir todo aquello que no esté previsto o estipulado en el mismo, lo anterior, de conformidad con el Artículo SÉPTIMO, del Decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 21 de febrero de 2006. LEÍDO EL PRESENTE CONVENIO Y ESTANDO LAS PARTES CONFORMES CON EL CONTENIDO Y ALCANCE DE TODAS SUS CLÁUSULAS, LO FIRMAN POR CUADRUPLICADO EN LA CIUDAD DE MÉXICO DISTRITO FEDERAL, EL DÍA 20 DE ABRIL DE 2010. SERVICIOS A LA NAVEGACION EN EL ESPACIO AEREO MEXICANO “SENEAM”

COMISIÓN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS “CONALITEG”

“LA DONANTE “LA DONATARIA” DIRECTOR GENERAL DIRECTOR GENERAL

ING. EVER MOLINA CARRILLO LIC. MIGUEL AGUSTÍN LIMÓN MACÍAS C.P.ERNESTO DE JESÚS SÁNCHEZ ARROYO SUBDIRECTOR DE ALMACENES E INVENTARIOS

LIC. DAVID VILLANUEVA LOMELÍ COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN

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-ANEXO 18-

ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BAJA DOCUMENTAL DE SERVICIOS A LA NAVEGACION EN EL ESPACIO AEREO MEXICANO.

EN LA CIUDAD DE MÉXICO, DISTRITO FEDERAL, SIENDO LAS ______________________________________________________________________ SE REUNIERON EN LAS INSTALACIONES QUE OCUPA EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE SERVICIOS A LA NAVEGACION EN EL ESPACIO AEREO MEXICANO, SITA EN CALLE CINCO NUMERO CIENTO SESENTA Y CINCO, COLONIA JUÁREZ PANTITLAN, DELEGACIÓN IZTACALCO, CODIGO POSTAL 08100, PARTICIPANDO EL C._____________________________________________ CON R.F.C. __________ DE NACIONALIDAD MEXICANA, Y DOMICILIO PARTICULAR EN _______________________________________________________ ______________________________________________________________________ ESTADO CIVIL _______________________ Y TENER LA EDAD DE _____ CON CARGO DE ___________________________________________ ADSCRITO A LA _____________________________________________________, IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NUMERO____, EXPEDIDA POR_________________________________________________; ASI COMO TAMBIÉN EL C. _____________________________________________ COMISIONADO POR EL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN SENEAM, MEDIANTE ATENTA NOTA NUMERO ______ FECHA __________________ CON R.F.C. _________ DE NACIONALIDAD MEXICANA Y DOMICILIO PARTICULAR EN ______________________________________________________________________ ESTADO CIVIL ___________ Y TENER LA EDAD DE __________, CON CARGO DE ______________________________________________________IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NUMERO _________ EXPEDIDA POR ______________________________________________, DELEGACIÓN _________________________________________, C.P. __________ ESTADO CIVIL___________ Y TENER LA EDAD DE _________ CON EL CARGO___________________________ _____________________________ASCRITO A_______________________________ _____________________________, IDENTIFICÁNDOSE CON LA CREDENCIAL NÚMERO __________INTERVIENEN COMO TESTIGOS DE ASISTENCIA LOS CC.__________________________________________________________________, CON R.F.C. _________________ DE NACIONALIDAD MEXICANA, Y DOMICILIO PARTICULAR EN _______________________________________________________ ______________________________________________________________________ ESTADO CIVIL ______________________ Y TENER LA EDAD DE _________________ CON CARGO DE ______________________________________ __________________ IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NUMERO __________ EXPEDIDA POR _______________________________________________________; SE ENCUENTRA PRESENTE EN ESTE ACTO EL C. ________________________________________________COMISIONADO POR EL ORGANO INTERNO DE CONTROL EN SENEAM, MEDIANTE OFICIO NÚMERO _______________ FECHA____________________ PARA DAR FE DEL PROCESO DE TRITURACIÓN, CON R.F.C. ________________ DOMICILIO PARTICULAR EN _________________________________________________________ESTADO CIVIL _________________ Y TENER LA EDAD DE ___________CON CARGO DE ________IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NÚMERO __________ EXPEDIDA

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POR______________________________________________________________________ MANIFIESTAN QUE SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA CIRCUSTANCIADA DE BAJA DOCUMENTAL, CON MOTIVO DEL PROCESO DE BAJA Y DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA POR ____________________________________ __________________________________ , CORRESPONDIENTE A LOS AÑOS ________________ , POR ESTAR CONFORMADA CON DOCUMENTACIÓN _________________________________________ CUYAS RELACIONES SE ADJUNTAN COMO PARTE INTEGRANTE DE LA MISMA, ORGANIZADAS EN _______FOJAS QUE INTERGRAN LA TRANSFERENCIA____________ DE CONFORMIDAD CON LO AUTORIZADO POR LA_____________________________, MEDIANTE OFICIO ______ DE FECHA _________________________ SUSCRITA POR _________________________________________________________ ASI COMO EL OFICIO __________ EL ACTA DE BAJA DOCUMENTAL MARCADA CON EL NUMERO DE FOLIO _____ Y DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ______ DE FECHA ________________________ RESPECTIVAMENTE, EMITIDOS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. APERCIBIDOS QUE DE CONDUCIRSE CON FALSEDAD ANTE UNA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA EN EJERCICIO DE SUS FUNCIONES, CONSTITUYE DELITO Y SE SANCIONA CON PENA PRIVATIVA DE LA LIBERTIDAD ________________________ ___________________________ . LOS FIRMANTES HACEN CONSTAR EXPRESAMENTE QUE HAN PRESENCIADO LA DESTRUCCIÓN TOTAL DE LA DOCUMENTACIÓN ANTES MENCIONADA, CON UN TOTAL DE ___________ LEGAJOS Y PESO APROXIMADO DE _________ KILOGRAMOS, MISMA QUE FUE LLEVADO A CABO MEDIANTE EL PROCESO DE TRITURACIÓN, DEL DIA ____________________________ DEL AÑO ____ DE LA MANERA SIGUIENTE __________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ EN PRESENCIA DE LOS SIGUIENTES Y EN LAS PROPIAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE SENEAM, SE PROCEDIO A LA REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y A LA TRITURACIÓN MECANICA DE TODOS Y CADA UNO DE LOS MISMOS HASTA SU CONCLUSIÓN, EN LA PARTICIPO EL C. ______________________________ CON R.F.C. DE NACIONALIDAD MEXICANA, Y DOMICILIO PARTICULAR EN ___________________________ ESTADO CIVIL ________________ Y TENER LA EDAD DE _______ CON CARGO DE ______________________ ADSCRITO A ____________________________________ IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NUMERO _______________ EXPEDIDO POR _____________________________________, TAMBIEN SE IDENTIFICA A LOS PARTICIPANTES QUE EL ORIGEN DE ESTA ACTA Y LAS RELACIONES QUE FORMAN PARTE DE LA MISMA, QUEDAN EN PODER DE __________________________ CON CARGO DE ________________________ ADSCRITO A ______________________________ IDENTIFICÁNDOSE CON CREDENCIAL NUMERO ____ EXPEDIDA POR ______________ TAMBIEN SE NOTIFICA A LOS PARTICIPANTES QUE EL ORIGINAL DE ESTA ACTA Y LAS RELACIONES QUE FORMAN PARTE DE LA MISMA, QUEDAN EN PODER DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION.

OBSERVACIONES: EN EL ACTO DE DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN QUEDAN TOTALMENTE TRITURADOS _______________ LEGAJOS.

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LA PRESENTE ACTA DE BAJA DOCUMENTAL SE CIERRA SIENDO LAS _________ DEL DIA __ DEL AÑO ____ EN LA QUE SE DA POR CONCLUIDO EL ACTO, FIRMANDO PARA CONSTANCIA EN TODAS Y CADA UNA DE SUS FOJAS AL MARGEN Y AL CALCE, LAS PERSONAS QUE EN ELLA INTERVINIERON, ______________________________________________________________________ COORDINACIÓN DE ARCHIVOS REPRESENTANTE DEL AREA GENERADORA DE LA DOCUMENTACION ___________________________ __________________________ ___________________________ __________________________ ___________________________ __________________________ ___________________________ __________________________ RESPONSABLE DEL ARCHIVO REPRESENTANTE DEL DE CONCENTRACIÓN ORGANO INTERNO DE PARTICIPANTE EN LA CONTROL EN SENEAM TRITURACIÓN ___________________________ _______________________ ___________________________ _______________________ ___________________________ _______________________ ___________________________ _______________________ REPRESENTANTE DEL JURÍDICO ______________________________ ______________________________ ______________________________ ______________________________