Comités

Ricardo Salvador

Los comités son uno de los recursos más comunes de las organizaciones.

Un comité es un conjunto de personas encargado como grupo de un asunto.

Naturaleza de los comités

Dado que el grado de autoridad concedida a los comités es muy variado, priva gran función sobre su naturaleza.

Procesos grupales de los comités

Los grupos pasan por cuatro etapas:

Formación

Tormenta

Reglamentación

Desempeño

Conocimiento de los

miembros

Determinar el objetivo

Normas y reglas de conducta

Aplicación de sus tareas

Funciones y grado de formalidad de los comités.

Comité de línea: su autoridad implica la toma de decisiones que afectan a los empleados.

Comité de staff: su relación de autoridad con su superior es de asesoría.

Los comités también pueden ser formales e informales.

Formales: se establecen como parte de la estructura organizacional, con deberes y autoridad específicamente delegados.

Informales: se organizan sin que se les delegue autoridad, realizan acciones de análisis grupal sobre un problema.

Se puede suponer que los

comités formales sean

más permanentes

que los informales,

pero no siempre es así.

Los comités pueden ser relativamen

te permanent

es o temporales.

Empleo de comités en diferentes organizaciones

Afores

Sector gubername

ntal

Cuerpo legislativ

o

Sector educativo

Rectores y directores

administrativos

Comités permanent

es y especiales

Comité de Inversión

Comité de Valuación

Comité de riesgo

Comité administrativo o de asesoría

CONCESAR

Empresas

Deliberación y criterios grupales

El motivo de la formación de comités es la ventaja de contar con un medio para la deliberación y el criterio grupal.

Los problemas requieren de más conocimientos, experiencia y juicio que lo que es capaz de poseer un solo individuo.

Las ventajas de la deliberación y los criterios grupales.

Discusión de ideas

Examen de un asunto

Intervención de los participantes

Aclaramiento de problemas

Desarrollo de nuevas ideas

TEMOR AL EXCESO DE AUTORIDAD EN UNA SOLA

PERSONA

REPRESENTACIÓN DE GRUPOS INTERESADOS

La representación desempeña un importante papel en el establecimiento y conformación de comités en las empresas.

Se acostumbra que los miembros de los consejos de administración sean seleccionados con base en los grupos interesados de la compañía.

COORDINACIÓN DE DEPARTAMENTOS, PLANES Y POLÍTICAS

Priva el consenso de

que los comités son

muy útiles para

coordinar actividades

entre varias unidades

organizacionales

Un comité permite a los individuos no sólo obtener conocimiento de primera mano de planes, si no,

también hacer sugerencias para su mejora

TRANSMISIÓN Y COMPORTAMIENTO DE INFORMACIÓN

Los comités son útiles para transmitir y compartir

información.

Los miembros de un grupo afectados por un problema, se pueden informar sobre

éste simultáneamente, y las decisiones e instrucciones pueden ser recibidas de manera uniforme, con

adicionales oportunidades de aclaración.

CONSOLIDACIÓN DE AUTORIDAD

El administrador de un departamento, sucursal o

sección sólo posee una porción de autoridad, para llevar acabo un programa.

Uno de los medios para resolver los problemas, es remitirlos a

niveles superiores en la jerarquía organizacional hasta

que lleguen al punto donde reside la autoridad implicada.

DESVENTAJAS DE LOS COMITÉS

Los comités son muy costosos

Pueden conducir a la

indecisión

Pueden ser autodestructi

vos

Pueden provocar la

dispersión de la

responsabilidad

Puede provocar situaciones en las que unas

cuantas personas

impongan su voluntad sobre

la mayoría

Negociación del mínimo común denominador

Surgen diferencias de opinión, el punto en el cual coinciden todos o la mayoría de los miembros del comité tiende a ser el mínimo común denominador

Cuando es necesario que un comité llegue a alguna conclusión o decisión, se corre el riesgo de que sus acciones no resulten en una solución óptima

Indecisión

Otra desventaja de los comités es que la discusión de temas periféricos o tangenciales suele robar tiempo muy valioso y resultar en el aplazamiento de decisiones sin posibilidad de acción.

Dispersión de la responsabilidad

Cada uno de los miembros tiende a asumir distintos grados de responsabilidad

Es una desventaja ya que nadie se asume como personalmente responsable de las acciones del grupo

Papel del ejecutivo plural en la elaboración de políticas

Es un árbitro ideal en las disputas (la solución planteada por un grupo resultará más aceptable)

El grado de autoridad de los comités varia constantemente

El ejecutivo plural participa habitualmente en el campo de la estrategia o elaboración de políticas

Operación exitosa de los comités

Autoridad

Número de integrantes

Membresía

Asunto

Minutas

Minutas en borrador

(correcciones o modificaciones)

antes de ser aprobada por el

comité

Evitar dudas y diferentes

interpretaciones

Circulaci

ón de

minutas y

verificaci

ón de

conclusio

nes

COMUNICACIÓN

EFICAZ

Equipo “Número de personas con

habilidades complementarias

comprometidas con un propósito en común”

Formación ° Sin reglas

° Seleccionar de acuerdo a las habilidades ° Mezcla de habilidades

Función ° Hacer

propuestas° Tomar

decisiones ° Dirección

de operacione

s

Equipo autodirigido¿Qué, Cómo,

Cuándo, Quién?

GRUPOS

Defi

nic

ión Congregac

ión de dos o más personas que actúan en pro del cumplimiento de una meta

Cara

cte

ríst

icas Una o más

metas en común Interacción y comunicación Asumir las funciones NormasGrupo de enfoque

Eva

luació

n

de l

os

asp

ecto

s ad

min

istr

ati

vos

de u

na

org

an

izació

n

FUNCIONES Y VENTAJAS DE LOS GRUPOS

Los grupos tienen muchas funciones:

Modificación de conductas, actitudes y valores y en el

disciplinamiento de sus miembros.

Miembros con diversos antecedentes pueden aportar diferentes

perspectivas al proceso de toma de decisiones grupales siempre que sean mejor que las individuales.

La posesión de grupos contribuye al entendimiento de las interacciones entre lideres y seguidores, así como al de las interacciones entre todos los miembros del grupo.

Ventajas

Satisfacción

social a sus

miembros.

Sensación de pertenencia y de apoyo a las necesidades de los individuos

Se promueve

la

comunicació

n

Brindan seguridad en su empleo

Oportunidades de acrecentamiento de la autoestima por

medio del reconocimiento y

aceptación