Como armar mi base de datos en una planilla de cálculo
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“Como armar mi base de datos en una planilla de cálculo”
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Resumen de la sesión
- Hablaremos sobre qué son las bases de datos, para qué se usan y por qué le pueden servir a nuestra ONG.
- Recorreremos los pasos para crear una base de datos en tu ONG con Excel: tips y funciones útiles.
- Averiguaremos cuáles son los beneficios y cuáles los desafíos de incorporarlas al trabajo de tu organización.
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Todo es información
El mundo genera y consume cada vez más información. Somos información, información y más información. También nuestra organización es generadora de información.
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Por qué una base de datos en mi ONG
Uno de los principales desafíos que se presentan para tener una organización efectiva y eficiente es lograr el orden de su información, procesos y datos. Una base de datos puede ayudarte a: • administrar mejor la información, • ahorrar tiempo y costos, • y mejorar tu productividad.
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¿Qué son las bases de datos?
Una base de datos:
es un conjunto de información que pertenece al mismo contexto almacenada sistemáticamente para su posterior uso.
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Crear una base de datos con excel
• Determinar la finalidad de la base de datos
• Buscar y organizar la información necesaria
• Definir los atributos y propiedades de los registros
• Crear columnas para cada una de estas variables.
• Crear validaciones de datos
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Algunas funciones del excel
• Filtrar: seleccionar registros que se correspondan con un criterio fijado por nosotros.
• Inicio Ordenar y filtrar
• Concatenar: Devuelve una cadena de caracteres con la unión
• Fórmulas Concatenar
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• Quitar duplicados
• Datos Quitar duplicados (deja el primero, borra los duplicados)
• Validación de datos: definir el tipo de datos que se ingresa
• Datos Validación de datos
• Formato condicional: dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda
• Inicio Formato condicional
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• BuscarV: permite buscar un valor dentro de un rango de datos
• Fórmulas
• Proteger libro con contraseña
• Revisar Proteger
• Captura de Pantalla
• Crear gráficos
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Consejos y buenas prácticas
• Documentar: no todos saben que significa una columna o un nombre.
• Usar nombres claros y sencillos en las columnas.
• Si puedes, utiliza reglas de validación.
• Ten en cuenta la seguridad y acciones que pueden hacer los usuarios.
• ¿Todo digital? No toda la información que tu organización maneja necesita estar en una computadora o en la Web. ¡Piénsalo!
• Analiza la posibilidad de que esté online para poder acceder desde cualquier lugar y dispositivo.
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Beneficios de usar bases de datos
• Permiten el control centralizado de los datos
• Pueden combinar datos de varios archivos, por lo que nunca habrá que introducir dos veces la misma información.
• Permiten introducir fácilmente los datos.
• Permite recuperar datos, ordenarlos, resumirlos y hacer informes para luego tomar decisiones.
• Tener la información ordenada para poder compartirla y visualizarla.
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Herramientas
• Google Spreadsheets • Open Office • Excel y Access: para solicitar licencias de Microsoft ver
instrucciones aquí.
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Videos
• Varios videos de Microsoft: http://office.microsoft.com/en-us/support/results.aspx?ctags=CH010074079&queryid=b70a9eae-c95e-4faa-aa30-b6db18703891&av=zxl
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Preguntas