Como Elaborar Un Cronograma
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8/3/2019 Como Elaborar Un Cronograma
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COMO ELABORAR UN CRONOGRAMA
A pesar de esto, no es frecuente utilizar una metodologa para
generarlo, y el crono termina siendo a veces una obra de arte
celosamente defendida por su creador pero de dudoso usoprctico.
Bien, pero... para que hacemos un cronograma? . Puede quelo hagamos para comunicar aspectos relacionados con los
tiempos y plazos, o para planificar recursos, o puede que se vaya
a utilizar como herramienta de seguimiento, o para que nos de
soporte para calcular el flujo financiero del proyecto.
Dependiendo del uso que le daremos, tendremos que decidir
sobre como lo elaboraremos, pero de todos modos el cronogramabase probablemente sea siempre el que usemos para gestionar
los tiempos.
Los pasos bsicos para crear un cronograma til, validado por el
team, y factible de re-uso son:
1. Determinar los principales entregables del proyecto (lo quegenerar el proyecto) y organizarlos jerrquicamente, en otras
palabras hacer una WBS. Para no olvidar nada es necesarioconsultar al equipo de proyecto y mirar con lupa la declaracin
de alcance. En este punto se debe tener un sano equilibrio entre
no olvidar nada importante y tener un detalle abrumador que
dificulte el uso de la informacin. Este equilibrio lo da la
experiencia.
2. A partir de estos entregables determinar las actividadesnecesarias para realizarlos. Esto puede hacerse a alto nivel yluego ser perfeccionado. El listado puede hacerse directamentesobre la herramienta, la cual no necesita ser especfica de
proyecto, por ejemplo podemos usar Excel para hacer un
diagrama de barras. Luego agregar las tareas subsidiarias a las
principales y marcar los hitos. La cantidad de actividades deber
tener relacin con el nivel de control que necesitemos ejercer
luego.
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3. Establecer la secuencia de las actividades sin olvidarcuales son obligatorias y cuales son optativas, ya que al
momento de tener que reducir plazos esta informacin ser vital.
Nuevamente aqu necesitaremos la ayuda de los expertos. Lasrestricciones de recursos no aparecen an en esta etapa.
4. Estimar el esfuerzo de cada actividad (horas-hombre), definirlos recursos a disponer para cada actividad, y con esto calcularla duracin de las tareas. Notar que en general un aumento odisminucin en la cantidad de los recursos no implica un cambio
lineal en el tiempo de ejecucin, 20 pintores no terminan un
cuarto 10 veces ms rpido que 2, pero 2 probablemente
terminarn en menos de la mitad de tiempo que uno solo. Noolvidar que quien mejor puede estimar el esfuerzo de una tarea
es quien la har, o al menos quien antes la ha hecho.
El tiempo estimado deber ser aquel que nos brinde una
razonables probabilidades de terminar el proyecto a tiempo. Y
cuanto es razonable?, bien para algunos ser el 80% de
probabilidades, para otros el 95% y habr quienes se conformen
con el 75%, depende del proyecto y su entorno. Para que el crono
sea consistente, si varias personas intervienen en la estimacin
de los plazos, ser necesario asegurarnos que todos estntomando el mismo margen de seguridad y que este es conocido,
es decir descubrir y homologar los colchones.
5. Finalmente hay que rever el cronograma a fin de: bajarlo a uncalendario (teniendo en cuenta feriados, vacaciones, factoresclimticos, etctera.); nivelar recursos, es decir modificar lasduraciones y comienzos de las tareas para que puedan ser
ejecutadas por el team designado; optimizar el caminocrtico, en otras palabras reducir el cronograma poniendoatencin a las tareas que determinan la duracin del proyecto; y
por ltimo mitigar el riesgo en las actividades con probabilidadde atrasarse. El equipo de proyecto vuelve a ser protagonista en
esta actividad.
Con el crono listo ya podemos comunicar cundo terminaremos
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el proyecto, pero atencin, es sano comunicar un rango de
fechas mas que un punto en el tiempo (si se puede claro est).
Luego de cerrado el proyecto es valioso guardar el cronograma
real y documentar las lecciones aprendidas en el proceso de
gestin de tiempos.
1. - Qu es un cronograma? Un cronograma es un calendario de
trabajo.- Para qu sirve? Estructura secuencial de actividades
de investigacin a realizar.- Ventajas e Inconvenientes.Un
cronograma nos ayuda a planificar con anticipacin nuestras
expectativas de trabajo, a organizarnos y hacer el proceso de
trabajo ms rpidamente. Pero si no seguimos nuestra
planificacin este no nos servira.Pedro Sarabia Snchez - Javier
Snchez Snchez - Antonio Vera IbezPasos para realizar uncronograma 2. Presentar los objetivos que el cronograma nos va
a aportar, organizndolos por su grado de importancia.Proponer
las actividades necesarias para llevar a cabo estos
objetivos.Establecer el grado de obligatoriedad de cada
actividad.Establecer los materiales necesarios para llevar a cabo
las actividades propuestas.Estimar el tiempo que debe durar
cada una de las actividades propuestas.(En caso de un
grupo)Distribuir las actividades entre sus componentes.Tener un
registro para contabilizar si los objetivos de las actividades seestn cumpliendo.Anular o reducir el riesgo de atraso de las
actividades mas complejas.Finalmente adaptar el cronograma al
calendario real.Pedro Sarabia Snchez - Javier Snchez Snchez
- Antonio Vera IbezPasos para realizar un Cronograma. 3. Los
objetivos que se van a programar, deben de ser concretos, reales
y asequibles.Tienen que tener un plazo temporal.Se debe de
conocer el propio ritmo biolgico.Primero realizar un borrador
para despus realizar el cronograma que se va a
desempear.Planificar cada da, teniendo en cuenta el tiempo dedescanso que se debe de realizar (como mximo dos horas
seguidas).Las tareas ms complejas se realizaran cada da antes
que las menos asequibles.Comenzar las semanas con mayor
carga de temario para ir disminuyendo cada da.No se deben de
cargar con ms de cinco horas tareas de mxima
dificultad.Pedro Sarabia Snchez - Javier Snchez Snchez -
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Antonio Vera IbezConsejos para realizar un Cronograma (I) 4.
Cumplir cada da con lo expuesto en dicho cronograma.Fijar las
horas de cada tarea dejando un margen de error de tiempo.Se
debe de mantener una puntualidad diaria.Comenzar a la hora
prevista.Clasificar las tareas y establecer prioridades.Se debe demanejar las interrupciones de la manera ms eficiente.Agrupar
tareas relacionadas para evitar perder tiempo.Adelantarse a
situaciones que puedan ocurrir.Hacer un cronograma flexible y
con tiempo de antelacin para adelantarse a situaciones que
puedan ocurrir.Pedro Sarabia Snchez - Javier Snchez Snchez -
Antonio Vera IbezConsejos para realizar un Cronograma (II)