¿Cómo estudiar para realizar el examen de certificación PMP®?

¿Cuánto tiempo lleva prepararse para un examen PMP®?, ¿Mi trabajo me permite estudiar todos los días o solamente los fines de semana?, ¿Si tengo un bebé en casa o niños pequeños, cuántas horas de estudio le podré dedicar al examen en los próximos meses?, ¿Me tomo dos semanas de vacaciones y estudio full time para el examen, o estudio en forma diluida durante más tiempo? Todas estas son preguntas legítimas que uno se hace antes de decidir si realmente se plantea el desafío de realizar el examen PMP® o no. La respuesta no es fácil porque depende en principios de los conocimientos previos que tenga en su trabajo y además del tiempo libre que usted disponga para el estudio y repaso del mismo; a su situación en el trabajo, su situación familiar u otros factores.

Una conclusión importante que se obtiene de la consulta a personas que han preparado el examen es que la mayoría opina que se necesitan de 150 a 250 horas de estudio para aprobar este examen. Se conocen también algunas excepciones: hay casos de personas que estudiaron 10 días full time (de 80 a 100 horas), hay casos que estudiaron durante 8-9 meses más de 300 horas. Para tener una referencia más detallada sobre que suponen este total de horas tomemos como referencia un caso típico, p.e., una persona que estudie para este examen unas 250 horas y que no dejé su trabajo normal durante el período de preparación. Esto supone que le llevará unos 5 meses prepararse para el examen, principalmente estudiando los fines de semana y algunas noches durante la semana. Es decir, un caso típico puede se alguien que estudie aproximadamente 50 horas mensuales durante 5 meses. Si ya hace varios años de tu paso por la universidad te recuerdo que estudiar 10 horas un domingo no es nada divertido y además probablemente hayas perdido la costumbre…

Un consejo: FIJA un programa de estudio de acuerdo a tus circunstancias personales, y CUMPLE lo planeado. Eso es todo. Seis meses es mucho tiempo, es más que suficiente para preparar este examen. Haz un plan de estudio y guarda en la cabeza una fecha tentativa para realizar el examen. No hagas exámenes de prueba hasta que no domines el material, porque te vas a decepcionar. Lee el PMBOK® al principio una vez. Haz al principio exámenes por área de conocimiento.

Para realizar un plan de estudio te recomendamos que sigas estos consejos:

1. Antes de comenzar a leer libros realiza un examen de prueba. Esto de marcará una línea de partida para ver cuánto debes aprender y te ayudará a conocer cuánto tiempo necesitas para estudiar; así como a que áreas de conocimiento deberás prestar mayor atención.

2. Lea y razone profundamente la Guía PMBOK® por primera vez. 3. Arme cuadros sinópticos para su estudio: Grupos de Procesos, Áreas de Conocimientos y procesos de

dichas áreas. Objetivos de cada uno, procesos anteriores y posteriores, principales entradas, herramientas, y salidas de cada proceso. Memorice el mapa de los procesos de las áreas de conocimiento de Project Management, como se relacionan entre si, sus entradas, herramientas y salidas. Memorice en que grandes Grupos de Proceso (inicio, planificación, ejecución, control o cierre) se ubican cada uno de los procesos.

4. Cuando termines cada capítulo, revisa los conocimientos realizando exámenes sobre estos temas concretos (busca en la documentación preguntas tipo test por capítulos).

Otras consideraciones sobre la preparación para el examen PMP®:

1. ¿En que idioma leer la Guía PMBOK®? Si dominas bien el ingles sería lo más aconsejable, sino, existe (o existirá mas adelante) una traducción al español y en ese caso podrás pedir el examen en español también.

2. Otra sugerencia sobre este tema es que en el examen podrás leer las preguntas siempre en inglés y en el idioma que se solicite (p.e, español), algo que podrá ayudarte si la traducción de la pregunta no es lo suficientemente clara o los términos utilizados son más convencionales en inglés.

3. Lea para repasar términos y conceptos el “Glosario” de la Guía PMBOK® (sólo una vez que haya terminado de entenderla y al finalizar el curso). Haga una doble revisión de términos “search and find” .

4. Practica con exámenes de prueba. Hay muchos sitios que ofrecen preguntas gratuitas y otros con un bajo precio. El mejor ensayo es permanecer 4 horas concentrado en contestar preguntas, si pasas esa prueba, habrás sumado para la prueba final (no desestimes los aspectos físicos de realizar un examen tan largo)

5. Haz ejercicios de simulación y analiza el porqué de las respuestas correctas. 6. El PMBOK® es básico para estudiar este examen, pero no trae toda la información que necesitas. Revisa las

notas de los cursos de certificación que hayas realizado o compra algún libro de "PMP® Preparation". 7. Recuerda que los estudios muestran, que si revisas algo 3 veces lo recordarás. Por tanto, es aconsejable

leer 3 veces la Guía PMBOK® antes de acudir al examen. Ten esta guía como libro de cabecera. 8. Memorice las fórmulas más importantes, especialmente las de Earned Value.9. Memorice las entradas y salidas de cada proceso y como se relacionan con las áreas de conocimiento. 10. Leer cuidadosamente las páginas 8 a 18 del libro de Rita Mulcahy acerca de cómo prepararse mental y

físicamente para el examen. 11. Lea algún material de diversidad cultural haciendo negocios en forma internacional (para las preguntas de

Responsabilidad Profesional). 12. Estudie en grupo. Excepto que esté acostumbrado a estudiar solo siempre es conveniente estudiar en

grupo para ir resolviendo problemas o discutir temas. Además podrá obtener respuestas que usted sólo no conseguirá.

13. Si no pasas a la primera, no pasa nada. Entiende que no eres el primero en fallar. No te desanimes, presenta otra vez. Date un par de meses para volver a estudiar. Revisa en qué fallaste y ahonda en esos temas. Repasa los que ya dominas y no te metas a mucha profundidad en ellos, mejor invierte en aquellos en los que no dominas

Tipos de preguntas del examen de certificación PMP®

Las preguntas son mayormente de tipo situacional. Muchas son ambiguas y algunas tienen aparentemente 2 respuestas correctas. Esté preparado para este tipo de preguntas para que no lo tomen desprevenido.

1. Preguntas situacionales: Este tipo de preguntas requieren que usted las conteste como si estuviera en dicho lugar. Por ejemplo:Usted recibe una notificación de que un producto importante que esta usted adquiriendo para el proyecto se entregará demorado. ¿Cuál es lo MEJOR que usted debe hacer? A. Ignorarlo, se resolverá. B. Notificar a su superior. C. Notificar al cliente acerca de esto y discutir sobre opciones. D. Reunirse con el team e identificar alternativas. La respuesta correcta es la D. 2. Preguntas con dos o más respuestas correctas: Este tipo de preguntas aparentemente tiene dos o tres respuestas que son adecuadas. Si nos fijamos en la pregunta anterior usted podría escoger cualquiera de las otras opciones como válidas también. La respuesta correcta es la D, pero ¿no es correcto también comentarle al cliente acerca de la demora? Si claro, pero hablar con el cliente no es lo primero que un gerente de proyecto debería hacer sin analizar el problema. Esencialmente esta pregunta busca “cual es la MEJOR acción” que debe hacer primero. 3. Preguntas con extraña información: Es muy importante darse cuenta de que para muchas preguntas no toda la información incluida en la misma es necesaria o importante para la respuesta. En el ejemplo siguiente los números son extraños: La experiencia demuestra que cada vez que usted duplica la producción de puertas, el costo unitario decrece un 10 %. Basado en esta información la compañía determina que la producción de 3.000 puertas debería costar $21.000. Este caso ilustra un ejemplo de: A. ciclo de aprendizaje. B. ley de retornos decrecientes (“diminishing returns”). C. la regla de 80/20. D. estimación paramétrica de costos. La respuesta correcta es la D. 4. Preguntas no relacionadas exactamente con el PMBOK® o con palabras que nunca ha visto antes. No espere encontrar en todas las preguntas las mismas palabras que ha estudiado en el PMBOK®. Muchas veces el que escribe la pregunta intencionalmente agrega conceptos o palabras para complicar el examen. No se desanime

porque no importa cuan bien haya usted estudiado, existirán preguntas frustrantes donde no tendrá idea de cual es la respuesta. Utilice el sentido común o preste atención a ciertas palabras. Aquí hay un ejemplo: El concepto de “nivel óptimo de calidad” se logra en el punto donde la ganancia incremental de la mejora del producto equivale al costo incremental de asegurarlo, proviene de : A. análisis del control de calidad. B. análisis marginal. C. análisis estándar de calidad. D. análisis de conformidad. La respuesta correcta es la B. 5. Preguntas sobre entendimiento: Para contestar algunas preguntas del examen usted debe entender el concepto y el tema, la memorización en estos casos no es suficiente. El proceso de descomposición de entregables en componentes más pequeños y maleables está completo cuando: A. la justificación del proyecto quedó establecida. B. ocurrió una solicitud de cambio. C. la estimación de costo y duración pueden ser estimadas para cada elemento de trabajo a ese nivel de detalle. D. cada elemento de trabajo se encuentra en el diccionario del WBS. La respuesta correcta es la C 6. Preguntas con un nuevo enfoque sobre un tema conocido: Existen preguntas donde usted conoce el tema pero nunca lo había razonado de la forma en que la pregunta lo describe. En una organización matricial, la diseminación de la información es MAS probable que sea efectiva cuando: A. la información fluye horizontal y verticalmente. B. el flujo de información se mantiene simple. C. hay una lógica inherente en el tipo de matriz seleccionada. D. el project manager interactúa con el gerente funcional. La respuesta correcta es la A. 7. Preguntas con más de un elemento en cada elección: Para resolver este tipo de preguntas debe utilizar un proceso de eliminación para cada uno de los elementos individuales y eliminar las opciones que contengan algún elemento incorrecto.

Consideraciones sobre el examen de certificación PMP®

1. El examen es difícil. 2. Rara vez encontrarás preguntas conceptuales (lo que hace inútil confiar totalmente en tu memoria), mas bien son preguntas situacionales en las que deberás contestar cuál es el mejor curso de acción en una situación dada. El examen no es un test sobre la información contenida en la Guía PMBOK®. 3. El examen contiene 200 preguntas multielección con 4 respuestas por cuestión. 4. El examen debe ser completado en 4 horas 5. Las cuestiones se generan de manera aleatoria desde una base de datos maestra del PMI que contiene cientos de preguntas. 6. El reparto de preguntas en función de los Grupos de Procesos (en %) es:

GRUPO DE PROCESOS %INICIACIÓN 11PLANIFICACIÓN 23EJECUCIÓN 27SUPERVISIÓN Y CONTROL 21CIERRE 9RESPONSABILIDAD SOCIAL Y PROFESIONAL 9

7. El nivel de dificultad de las difrentes áreas de Conocimiento y Grupos de Procesos es el mostrado en la siguiente tabla (ordenado de mayor a menor dificultad):

8. Cuando termina el examen una pantalla en blanco que dura unos 40 segundos te hace pensar que hiciste algo mal. No te preocupes, espera pacientemente el resultado. 9. 25 de las 200 preguntas son ‘cuestiones pre-release’, es decir, que no serán consideradas para la puntuación final. Estas cuestiones están colocadas de forma aleatoria en el examen y se puede conocer cuales son. Son colocadas a modo de prueba por el PMI para validar su inclusión en su base de datos. 10. La puntuación será calculada basándose en las 175 preguntas restantes. Para pasar el examen hay que responder correctamente 106 de 175 (aproximadamente 61%). 11. No esperes que empiecen con las preguntas fáciles, si la primera pregunta es difícil, no te pongas nervioso(a) y pasa a la siguiente. 12. No te preocupes si te pasas de 72 segundos por pregunta durante las primeras 50, pero trata de cerrar esa brecha. Ajústate a 60 o 70 segundos por pregunta, eso te va a dar de 10 a 30 minutos para revisar tus respuestas al final. 13. Aunque el PMI evalúa la experiencia, el examen presenta situaciones en muchos de los casos no de la vida real, así que no confíes en tu experiencia, mejor aprende los términos del PMI. 14. Existen preguntas capciosas, otras verdaderamente difíciles y muchas en donde usted encontrará que existen dos respuestas válidas, pero sinceramente sólo hay una, trate de hallar una pista, o palabra clave tanto en la respuesta o en la pregunta. 15. Recuerde siempre ponerse en el lugar de cómo responder en términos del PMBOK® y no de su propia experiencia personal. 16. Lea todas las preguntas del examen en forma cuidadosa algunas veces las preguntas se formulan como “todas son válidas EXCEPTO….”, “cual de todas NO es …..”, “las opciones son ciertas pero cual es la MEJOR de todas”. Las palabras EXCEPTO – NO – MEJOR – algunas veces están en mayúsculas otras no. 17. Varias respuestas enunciadas son ciertas pero la pregunta requiere a veces que seleccione la MEJOR. 18. Conviene siempre volver a leer preguntas del tipo “ninguna de las siguientes respuestas son relevantes EXCEPTO…..” eliminando la frase negativa por “cual de las siguientes respuestas es la más relevante”, eso la hará más simple de contestar. 19. Muchas preguntas son de sentido común, en otras las respuestas surgen por descarte, o hay que buscar una palabra “clave” que le ayudará a obtener la respuesta correcta. 20. Algunas preguntas remiten a definiciones exactas del PMBOK® 21. Es conveniente después de leer cada pregunta piense su propia respuesta antes de mirar las opciones del examen. Si no sabe la respuesta entonces analice cuidadosamente las opciones brindadas 22. Este preparado para una sucesión de preguntas al azar (no agrupadas por áreas de conocimiento) 23. Este muy preparado para preguntas situacionales no sólo aquellas que requieren de conceptos de memoria 24. Todas las preguntas las puede “marcar” para una posterior revisión final recuerde que tiene 4 horas. 25. Las preguntas del examen podemos agruparlas en: - Preguntas de concepto - Preguntas situacionales para saber en que proceso o grupo de proceso de encuentra - Preguntas situacionales para que se deduzca cual sería la MEJOR respuesta o decisión ante un planteamiento - Fórmulas (EV, Costos, Depreciaciones, Pert, etc.). Sobre todo muchos ejercicios de Valor Ganado (earned value) 26. Este muy preparado para preguntas situacionales no sólo aquellas que requieren de conceptos de memoria.

27. Recuerde que son 200 preguntas de elección múltiple a contestar en 4 horas. Puedes saltearte las preguntas marcándolas para luego volver a ellas. 28. Conteste todas, dado que la pregunta que no contesta se toma por mala, a veces es mejor correr riesgos. 29. El examen está relacionado con el uso de la metodología en la vida real y contiene muchas preguntas del tipo “Que haría usted en esta situación”, algo difícil si usted nunca ha trabajado como PM. 30. .De 10 a 12 preguntas están relacionadas con la memorización de entradas y salidas de procesos. Entre 8 y 10 preguntas tienen cálculos de fórmulas. Entre 10 a 15 preguntas se refieren a las fórmulas de Earned Value.

Tópicos del PMI comunes en el examen de certificación PMP®

Bajo este epígrafe se pretende agrupar algunas ideas básicas sobre la gestión de proyectos desde el punto de vista del PMI. Estas ideas no aparecen explícitamente en el PMBOK®, pero si están en la mente de aquellos que redactan las preguntas del examen y por tanto también deben de estar presentes en nuestra mente a la hora de responder las cuestiones del examen: 1. Consideraciones sobre hipótesis de partida en las preguntas del examen:

- Parte de la base de que todos los trabajos ya están realizados y/o definidos (EDT, riesgos, costes, ...). En el examen no se trata de que los realices sino que indiques que se debería hacer.

- El PMI hace hincapié en que el gestor del proyecto debe trabajar sin que existan sistemas y cultura en la organización. A esto se le denomina factores ambientales o de entorno y son la entrada de muchos procesos.

- Hay un tema básico que se debe asumir para pasar el examen y es las políticas de gestión de proyectos de las compañías, ya que deberás adaptarte a ellas para realizar tus proyectos. Presume que las tienes cuando realices el examen.

2. Consideraciones sobre el Gestor de Proyecto:- El trabajo de un gestor de proyecto es centrase en prevenir los problemas, no en hacer frente a

ellos.- Un valor en % por si solo es un número poco significativo. Un gestor de proyecto no debería

emplear su tiempo en recoger este tipo de información, sino en controlar el proyecto y conocer su estado a través de otras acciones.

- Un gestor de proyecto tiene autoridad y poder.- Mucha gente falla en el examen porque su visión de lo que es un gestor de proyecto y lo que

debería ser es bastante diferente de la línea marcada en la Guía del PMBOK®.- Los gestores de proyecto pueden salvar el universo, son maravillosos, grandiosos, y además, deber

ser habilidosos. - El gestor de proyectos debe ser proactivo.- Los gestores de proyecto deben planificar antes de hacer.- El gestor de proyectos decide que procesos de la Guía PBMOK deberán usurase en el proyecto.

-El gestor de proyecto es designado al inicio del proyecto (en la práctica suele ser conveniente asignarlo lo antes posible).- En la Guía PMBOK® se hace referencia en muchas ocasiones a las acciones correctivas y

preventivas. Esto es debido a que la mayoría de los gestores de proyecto emplean todo su tiempo en hacer frente a los problemas antes que a prevenirlos.

- Muchos gestores de proyecto no planifican sus proyectos, sino que van actuando conforme discurre el proyecto. Esto es muy diferente de lo que marca como línea a seguir la Guía PMBOK®. Asegúrate de comprobar tus conocimientos sobre qué actividades están incluidas en los grupos de procesos de ejecución, supervisión y control. El examen plantea muchas cuestiones sobre estas áreas.

- El gestor de proyectos tiene responsabilidades sobre los recursos humanos, lo cual no debe olvidar.

- Los gestores de proyecto gestionan cosas y lideran gente. ¿Cuál es la diferencia? La gestión es el proceso de conseguir los resultados esperados por los interesados, el liderazgo es la habilidad para motivar e inspirar individuos para que trabajen en busca de los resultados esperados.

- El gestor de proyecto debe realizar propuestas para modificar los estándares, políticas y procesos de la organización. Estas recomendaciones son esperadas y bienvenidas por los gestores.

- El gestor de proyecto deber emplear su tiempo en mejorar la calidad.- El gestor de proyecto debe indicar las métricas a utilizar para medir la calidad antes de que

comiencen los trabajos del proyecto. - El gestor de proyecto debe tener en cuenta un plan de mejora continua de los procesos. - El gestor de proyectos debe asegurarse que los procesos y las propuestas autorizadas son

realizadas según el plan marcado.- Un gestor de proyectos monta un sistema de recompensas durante los grupos de procesos de

planificación.

3. Consideraciones sobre el Plan de Gestión del Proyecto:- El Plan de Gestión del Proyecto es aprobado por todas las partes, es realista y todo el mundo cree

que puede ser realizado.- El proyecto es gestionado de acuerdo al Plan de Gestión del Proyecto. - Un Plan de Gestión del Proyecto no es un diagrama de barras, tampoco es un EDT o una lista sobre

un diagrama de barras. - Asegúrate de conocer que acciones se realizan para crear un Plan de Gestión de Proyecto real.

4. Consideraciones sobre los interesados y las responsabilidades: - Si es posible deben ser identificados todos los trabajos y los interesados antes de comenzar el

proyecto. - Los interesados están incluidos en el proyecto y pueden ayudar a identificar y gestionar los riesgos. - Todos los roles y responsabilidades deben ser claramente asignadas a individuos específicos en el

proyecto.- Todos los roles y responsabilidades del proyecto deber estar claramente asignados y cerrados los

vínculos en el Enunciado del Alcance del Proyecto. 5. Consideraciones sobre la Calidad:

- La calidad debería ser considerada en cualquier ocasión que se produjese un cambio en cualquier componente de la triple restricción.

- La Calidad deber ser comprobada antes de dar por finalizado un paquete de trabajo.- Algunas de las actividades relacionadas con la Calidad deberían realizarse por el departamento de

Control de Calidad o de Aseguramiento de la Calidad. 6. Consideraciones sobre la Guía PMBOK®:

- La palabra ‘tarea’ no es usada en la Guía PMBOK®; en ella se utilizan palabras como paquetes, actividades y/o calendario de actividades.

- El término diagrama de Gantt no se utiliza, únicamente se habla de diagrama de barras. - El PMI no aprueba beneficios extra, sino que añade funcionalidades extra.

- La Guía PMBOK® relata las necesidades para realizar un gran proyecto. Sin embargo, algunos ítem descritos en ella no so apropiados para algunos proyectos, quizás los tuyos. Asegúrate de comprender porqué los procesos y trabajos descritos en la Guía PMBOK® son necesarios para poder pasar el examen.

7. Otras consideraciones:- El Cronograma y el Coste del Proyecto no se pueden finalizar sin completar la Gestión de Riesgos.- Debes comprender cada proceso de la gestión de proyectos, es decir, que se hace primero, que

segundo, ... y sobre todo por qué.- El proyecto debe ser completado en tiempo y en costes y no buscar otros objetivos para el

proyecto.

- Los retrasos debe de ajustarse en futuros trabajos.- La EDT es la piedra angular de toda la planificación del proyecto y se debería de utilizar en todos los

proyectos.- Un cambio en el alcance debe ser evaluado para ver su impacto en tiempo, coste, calidad, riesgo y

satisfacción del cliente. - La definición de ‘kickoff meeting’ usada para el examen puede ser diferente de la que tu tienes

personalmente. - Planificar es muy importante, tanto que todos los proyectos deberían ser planificados. - Siempre se debería seguir el ciclo planificar – hacer – comprobar – actuar haciendo hincapié en la

gestión de la calidad. - Todos los cambios deben pasar por los procesos de petición de cambios y del control integrado de

cambios. - Las restricciones que se deben manejar incluyen alcance, tiempo, coste, calidad, riesgo y

satisfacción del cliente. Cualquier cambio en una de ellos debe investigarse para comprobar el impacto en el resto a través del control integrado de cambios.

- Si tú no gestionas el coste en tus proyectos, deberás poner más atención al estudiar los costes. - La mayoría de compañías disponen de una Oficina de Gestión de Proyectos, la cual ejerce un

importante papel de autoridad en los proyectos. - Es preciso que comprendas que la gente necesita ser recompensada por su trabajo (este tema

suele aparecer en casi todos lo exámenes).- Debes emplear tiempo documentando quién debería hacer qué.- Desde que la mayoría de proyectos son gestionados en un entorno matricial, aparentemente

tópicos simples tales como teorías motivacionales y energía de los gestores del proyecto están siendo tomados muy en serio en el examen.

- Las lecciones aprendidas (como parte del histórico de registros) son necesarios para recoger información que se usará para planificar y evaluar los riesgos.

Errores y fallos comunes en el examen de certificación PMP®

La mayoría de los errores en la Gestión de Proyectos aparecen con frecuencia indicados como una elección en las preguntas del examen. Aquí tienes algunos de los principales errores a tener en cuenta para evitar problemas:

- No tener Plan de Gestión- No tener un sistema de recompensas- No centrarse en la calidad- No tener un Sistema de Control - Pensar que un gráfico de barras es un Plan de Gestión- No emplear tiempo para encontrar y eliminar las causas profundas de los problemas o desviaciones - No aplicar medidas correctivas para mantener el proyecto en consonancia con el Plan de Gestión

del Proyecto - No reevaluar la eficacia del Plan de Gestión del Proyecto - No reevaluar la exactitud o integridad del Cronograma, el Coste o el Alcance- Celebrar reuniones sin ‘ir al grano’ - Culpar a un Cronograma poco realista en lugar de asumir que es una responsabilidad del Jefe de

Proyecto - No tratar de alcanzar los requerimientos finales- No conseguir los recursos solicitados- No medir la consecución del Plan de Gestión del Proyecto o no crear métricas - No dejar libertad a los miembros del equipo para que realicen sus responsabilidades

supervisándolos constantemente como si fuese una niñera .