Cómo

incrementar

tu rendimiento

y eficacia

Betty Román, noviembre 2012

ÍNDICE

• Los hábitos.

• La postergación/procastrinación.

• Los seis factores básicos para la eficacia individual.

• Matriz de prioridades.

¿Qué es un hábito?

Fuente: bodyphilosophyestetica

Es la repetición de un comportamiento

determinado, de manera natural y con facilidad, sin pensarlo, ni esforzarnos.

¿Para qué sirven?

• Por el ahorro energético (principio de funcionamiento de nuestro cerebro).

• Los hábitos “viven” en nuestra zona de confort.

• Son predecibles y esperables.

• Nos permiten hacer o pensar otra cosa mientras ejecutamos la acción o comportamiento correspondiente a ese hábito.

Hábitos

• Existe una relación directa y proporcional entre habilidades y resultados. O, si enfocamos más cerca, entre hábitos y resultados.

• La inconsciencia es uno de los principales atributos de los hábitos o rutinas.

• Hacemos las cosas de forma “automática” y eso significa un gran ahorro de energía.

• Aproximadamente el 80% de lo que hacemos – y cómo lo hacemos – cada día, son hábitos.

• Tus hábitos determinan tus posibilidades de conseguir los resultados que persigues.

• Si quieres incrementar esa posibilidad puedes elegir “revisar” la efectividad de tus hábitos.

• Analiza brevemente el “contexto” en que fueron establecidos y, a la vista del nuevo contexto, decide cuál quieres que sea tu nuevo hábito.

Hábitos Habilidad Productividad Resultados

¿Por qué son importantes los hábitos para mi eficacia?

Hábitos

Habilidades

Capacidades Rendimiento Resultados Eficacia

Habilidad: Capacidad y disposición para algo

Capacidad: Aptitud, talento, cualidad que dispone a alguien para el buen ejercicio de algo.

Malos hábitos para el rendimiento • Atender llamadas que interrumpen.

• Procesar los e-mails cómo primera tarea.

• Tener avisos sonoros y visuales en el móvil.

• Atender las visitas de los compañeros.

• Pensar en “tengo que…”, “debo que…”

• Mirar el mail constantemente.

• Ordenar mesas y cajones por la mañana.

• Decir “ya lo haré mañana…”

• “¿Tienes un minuto?. Sí, claro.

• Uso habitual del “no tengo tiempo…”

• “Es importante, pero lo haré mañana…”

Incrementis

¿Cómo se forman los hábitos?• Gracias a la neuroplasticidad (Doidge & Restak) del cerebro

que posee la capacidad de modificar las conexiones neuronales existentes y crear otras nuevas.

• Cada acción que realizamos activa determinadas neuronas (redes neuronales), liberando señales bioquímicas y promoviendo su crecimiento en número y su conectividad.

• El cerebro tiene la capacidad de producir conductas “nuevas”.

• También, tiene la “preferencia” de mantener las que ya posees, según el principio de ahorro energético.

• La primera vez creas una conexión o “circuito” neuronal nuevo y cada vez que repites esa acción lo “refuerzas”. Es como si creases surcos o autopistas neuronales. Son cómodas, seguras y rápidas.

¿Cómo se construye el nuevo hábito?

Hábito idealRepetición

Automatismo

Hábito adquirido

Ahorro de energía cerebral

Curva de aprendizaje

• No sé que no sé

Incompetencia inconsciente

• Sé que no sé

Incompetencia consciente • Sé que sé

Competencia consciente

• No sé que sé

Competencia inconsciente

• No solamente no se sabe algo, sino que tampoco se sabe que no se sabe.

• No sabemos que no poseemos alguna competencia.

• Es el estado en el que el individuo no es consciente de sus propias limitaciones en una multitud de campos.

• Hasta no ser consciente de ello no es posible el aprendizaje.

Incompetencia inconscienteNo sé que no sé

• Al hacerse consciente la ignorancia, comienza el aprendizaje.

• Se descubren las limitaciones.

• Todo es difícil en esta etapa, pero es cuando más se aprende.

Incompetencia conscienteSé que no sé

• Ser conscientes de nuestras limitaciones es imprescindible para llegar a este tercer estadio de conocimiento.

• Se adquiere habilidad, pero no el dominio, que se dará en base a experiencias repetidas.

• Mediante el aprendizaje y la dedicación podemos alcanzar un determinado nivel de competencia en la realización de cualquier actividad o trabajo.

Competencia conscienteSé que sé

• En la última etapa se incorpora todo aquello que tanto costó aprender.

• La habilidad se hace automática porque ha quedado incorporada al inconsciente.

• Si uno practica algo durante un tiempo suficiente, alcanzará esta cuarta etapa y creará hábitos.

• En este punto la habilidad ejercitada se ha convertido en inconsciente.

Competencia inconscienteNo sé que sé

Aplicaciones prácticas• Nos permite realizar varias tareas a la vez.

• Tener una visión más completa del trabajo. Si dominamos los mecanismos de nuestro trabajo podemos realizarlo y al mismo tiempo tener la mente liberada para pensar en otros aspectos relacionados con el mismo.

• Una mente “libre” podrá estar más abierta a la creatividad.

• La propia estructura mental del ser humano hace que este sea más competente en determinadas actividades si no es excesivamente pendiente de lo que está haciendo. Por ejemplo, una mecanógrafa jamás conseguirá alcanzar la rapidez necesaria para su trabajo si persiste en ser consciente de cada uno de los movimientos de sus dedos en el teclado.

La fórmula del hábito (H=N+F+C) Pilar Jericó

Hábito = Necesidad + Frecuencia + Conocimiento1. Toma conciencia de la situación actual… ¡necesito cambiarla!

2. Elige y formula de forma concreta un hábito a adquirir, uno solo…

3. Deja las excusas a un lado, estudia tus “malos” hábitos que van a competir con el nuevo hábito.

4. Marca pautas de repetición. ¡crea liturgias!

5. Dedica a tu nuevo hábito por lo menos 5 minutos al día, todos los días.

6. Apóyate en otras personas, comparte tu intención con tu círculo íntimo.

7. Busca el entorno más adecuado para llevar a cabo las primeras acciones, póntelo fácil.

8. Registra tus acciones y contrasta tus avances y dificultades con tu círculo íntimo.

9. Pavlov funciona, y las endorfinas también… ¡Premiate!

10. Y no te olvides de insistir, insistir, insistir… y repetir, repetir, repetir… en 21 días habrás creado un nuevo hábito.

Como evitar la POSTERGACIÓN en el trabajo

La procrastinación, postergación o posposición, es la acción o hábito

de postergar actividades o situaciones que deben atenderse,

sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y

agradables.

http://es.wikipedia.org/wiki/Procrastinaci%C3%B3n

¿Por qué postergo y causas?

• Según investigaciones, casi todos (95%) postergamos alguna vez en algunos ámbitos de nuestra vida:– alguna vez, entre el 80%-95% de los estudiantes,

– de forma continua en el 50% de los estudiantes,

– y en el 15-20% de los empleados.

• Ejemplos: – “Ahora no tengo ganas, pero mañana por la mañana lo

acabo”.

– “Es que me veo muy espeso. Voy a tomar un café y a charlar un rato”.

– “¿Tengo que hacerlo ahora?, ufff...! Mañana lo acabo”.

Postergación: Predictores

• No somos capaces de agrupar la motivación, el estímulo o empuje necesarios para ponernos a hacer esa tarea.

Pereza

• Evitamos hacerlo y lo retrasamos de forma repetida por qué supone enfrentarnos a algo que tememos o que incluso nos aterra: ¿Conversación con nuestro jefe?, ¿Llamar a un cliente enfadado?

Temor

• Falta de iniciativa, anticipación y ausencia de confianza. No tenemos claro lo que tenemos o debemos hacer.

Indecisión

• Falta de energía y vitalidad, mala organización y planificación, inseguridad en el trabajo final o incapacidad para medir el esfuerzo necesario (perfeccionismo).

Otras causas

Cómo evitar la Postergación • Dividir el trabajo complejo en

tareas sencillas.

• No es necesario empezar por el principio de un proyecto.

• Lo importante en empezar!

• Nos establecemos siempre fechas límites para los objetivos.

• Nos premiamos en las etapas que finalizamos.

• No pararse hasta que como mínimo no se haya trabajado una hora y media.

Antídotos contra la Postergación

• Darle sentido y significado a dicha tarea.

• Pensar en lo que obtendremos una vez terminada.

• Si una tarea es muy grande, la divido en partes más pequeñas (p.e. en 5, 7 ó 10 fases a finalizar) Simplicidad.

• Aprovechar las horas en que más rendimos donde la energía y motivación son muy superiores.

• Nos pegamos un grito a nosotros mismos: “Hazlo ahora!”

• Una sacudida mental, nos activa.

• Pensar en los demás.

• Y las repercusiones que puede tener sobre los demás antes de retrasar esa tarea.

Los seis factores básicos para la eficacia individual de Pablo Maella

http://www.aefol.com/entrevista/Pablo_Maella/97

Responsabilidad• La gestión de la eficacia individual

depende principalmente de la propia persona.

• Se constituye en la base de la eficacia personal.

• La eficacia requiere ser una persona responsable que usa su libertad para gestionarse adecuadamente.

• “Cada uno debe asumir que el motor de su rendimiento es él”.Fuente: agsustentable

Capacidad

• Es tener los conocimientos y habilidades adecuados para realizar el trabajo.

• “Saber” hacer su trabajo.

• Las personas poseemos una serie de capacidades, para ser eficaces en el trabajo tenemos que tener las adecuadas para ese puesto.

A más capacidad más eficacia

¿Cómo tener Capacidad?

• Buscar puestos de trabajo acordes a las habilidades de cada uno.

• Desarrollar las capacidades necesarias para el trabajo que sean susceptibles de ser mejoradas. Este desarrollo requiere dos pasos:

– Conocerse

– Superarse, que a su vez implica:• Actuar

• Retarse y exigirse

• Aprender de los fracasos

Automotivación

• Es poner los esfuerzos necesarios para lograr los resultados.

• “Querer” hacer el trabajo.

• La conducta visible de la motivación es el esfuerzo.

• Si alguien está realmente motivado se percibe en que se esfuerza más.

Fuente: Eoi.es

¿Cómo tener Automotivación?

• Tratar de eliminar o minimizar los elementos de desmotivación que tengamos en nuestro trabajo.

• Intentar dar el máximo sentido a lo que uno hace.

• Tener una actitud positiva ante los acontecimientos .

• Mostrar ambición y ganas de retos.

• Poner los esfuerzos necesarios para alcanzar los resultados.

• Tenacidad y perseverancia para realizar aquello que pensamos que tenemos que realizar aun no estando motivados.

Autogestión• Es disponer de los medios y autonomía

para poder aplicar nuestra capacidad y automotivación.

• “Poder” hacer el trabajo.

Condiciones para que se de la Autogestión

1. Clarificar las tareas y objetivos al empleado: lo que se espera de él promoviendo la participación.

2. Facilitar los recursos mínimos necesarios para alcanzarlos.

3. Proporcionar autonomía para actuar y tratar de conseguir los objetivos.

¿Cómo tener Autogestión?

• Buscar la autogestión en las organizaciones en las que el profesional trabaje, y más en concreto:

• Clarificar los objetivos que le estén pidiendo.

• Negociar para tener los recursos necesarios para poderlos alcanzar.

• Buscar un espacio suficiente de automomía y capacidad de decisión.

• Tratar de migrar a trabajos donde se facilite la autogestión.

Van estrechamente ligados, de tal manera que si falla uno difícilmente seremos eficaces…

Autogestión

Auto-motivació

n

Capacidad

Simplificación

• Es hacer las tareas de la manera más sencilla posible.

• La evolución natural de las cosas es hacia su complejidad porque se tiende a “añadir” más a lo ya existente, en vez de eliminar. Fuente: valoretica

¿Cómo tener Simplificación?

• Realizar una elección explícita por la simplificación, y actuar en consecuencia.

• Identificar aspectos a simplificar y hacerlo.

• Priorizar y centrarse en lo importante.

• Focalizarse en el presente.

• Aceptar la realidad, y a uno mismo, tal y como es.

Suerte

• La repercusión en los resultados que puedan tener aquellos hechos y situaciones que se dan en la realidad externa a la persona y sobre los que casi no tiene control.

• Como no la controlamos, nada podremos hacer en el tema de la suerte, aunque sí en la gestión de las consecuencias de la misma.

Fuente: crecercoaching

¿Cómo tener Suerte?

• Actuar como si la suerte no existiera, siendo al mismo tiempo muy consciente de que existe.

• No quejarse ni lamentarse cuando se tenga mala suerte.

• Gestionar proactivamente las consecuencias ocasionadas por la mala suerte.

Responsabilidad • Es el motor de la eficacia que nos

mueve a asumir los compromisos y deberes derivados del trabajo.

• Nos lleva a poner todos los esfuerzos para actuar eficazmente, aunque sepamos que algunas de las variables del rendimiento no dependen enteramente de nosotros.

• Nos impulsa a centrarnos en lo que nosotros podemos hacer, y a tratar de ser eficaces aún cuando hayamos tenido mala suerte.

¿Cómo tener Responsabilidad?

• Establecerse y asumir objetivos relevantes, retadores y realistas.

• Mostrarse proactivo.

• Poner todo el esfuerzo y tenacidad para conseguir los objetivos.

• No entregarse al victimismo cuando los resultados no son los esperados.

Matriz de prioridades

• Cuadrante I (Urgente y no Importante)

• Cuadrante II (Urgente e Importante)

• Cuadrante III (No urgente y no importante).

• Cuadrante IV (No Urgente e Importante).

Matriz de prioridadesCuadrante I (Urgente y No Importante).

• Estas tareas las haré lo más rápido posible, ya que aunque son urgentes no son importantes, luego no merece la pena dedicar tiempo a ellas.

• Suele ser bueno hacerlas entre tareas importantes, de forma que puedo descansar un poco, ya que al no ser importantes no requerirán tanta atención.

Cuadrante II (Urgente e importante).

• He de evitar que las tareas entren en este cuadrante mediante la planificación.

• Lógicamente al ser tareas urgentes e importantes serán las primeras que atajaré.

Matriz de prioridadesCuadrante III. (No Urgente, No importante).

• Me olvido de estas tareas o las uso de relleno en tiempos muertos.

• Hay que tener cuidado con ellas, ya que como suelen ser entretenidas, tendemos a perder el tiempo con ellas.

Cuadrante IV. (No Urgente, Importante).

• Es el cuadrante en el que deberíamos trabajar y el cual planificamos.

• En este cuadrante están todas esas tareas que decimos que deberíamos de hacer, todas esas tareas que si las hacemos, nos aportarán beneficios, pero como no son urgentes hay quien no las hace hasta que se convierten en urgentes.

Webgrafía• http://www.pilarjerico.com/10-reglas-para-cambiar-habitos-la-formula-

del-habito?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+PilarJerico+(Pilar+Jerico)&utm_content=Google+Reader.

• Pablo Maella. Las Variables y conductas d ela eficacia personal. IESE. 2010

• Incrementis. Rendimiento en el trabajo.

• http://www.aefol.com/entrevista/Pablo_Maella/97

• http://www.eexcellence.es/index.php?option=com_content&view=article&id=647:pablo-maella&catid=35:articulos-publicados&Itemid=57

• http://comoserunbuenlider.com/blog/como-ser-mas-eficaz.html

• http://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo

Lectura recomendada

• Guillermo Ballenato Prieto. Gestión del tiempo: En busca de la eficacia. Edic. pirámide.