¿Como organizar una reunión de Trabajo · 2013. 6. 1. · personas claves y sondear ... espacio...
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¿Como organizar una reunión de Trabajo ?
1. Definir el objetivo de la
reunión:
Lo primero que hay que
hacer es saber qué es lo
que se quiere conseguir y
qué carácter va a tener
(informativo, ejecutivo,
proposicional…).
2. Conocer el ambiente:
Si no quieres encontrarte
con una bomba emocional
encima de la mesa
deberías de hablar con las
personas claves y sondear
sobre los temas
profesionales y personales
pertinentes a tratar.
3. Diseñar el orden del día:
Aprovechando la
información recogida en
el paso anterior ya se está
en condiciones de
elaborar un orden del día.
Recuerda un último punto
de ruegos y preguntas.
4. Reservar el espacio:
Es muy importante
asegurarse de que se va a
tener disponibilidad de un
espacio apto para una
reunión, sin que haya
interrupciones, y que
tenga todo lo necesario
para el buen desarrollo de
la misma.
5. Convocatoria: No eligas nunca la primera hora de la mañana
ni hagas reuniones después de comer. Envía
la convocatoria con el orden del día con
tiempo suficiente para que los asistentes
puedan preparar los puntos a tratar, y puedan
reorganizar su agenda. Especifica la duración
de la reunión y sé riguroso con el tiempo
cuando se esté desarrollando.
Todas las reuniones: son por definición,
políticas, pero si además se van a tomar
decisiones, o se va a llegar a acuerdos,
entonces hay que llegar a la reunión con las
cosas muy claras y, a ser posible, cerradas. Lo
peor que puede pasar en una reunión con
intereses enfrentados es abrir el melón encima
de la mesa.
REUNIONES
EQUIPOS DE TRABAJO
E. A.G.
2º Medios
FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
LA REUNIÓN DE EQUIPO
FASES DE LA REUNIÓN
ANTES PROGRAMAR
AL INICIO
DURANTE
AL FINAL
MOTIVAR
CONDUCIR
EVALUAR
DESPUES GESTIONAR
FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
ANTES DE LA REUNIÓN
Clarificar el propósito Invitar a los participantes
Fijar agenda: inicio y fin Elegir los procedimientos
Enviar la agenda Preparar sala y materiales
PROGRAMAR
2º Medios
E.A.G.
FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
AL INICIO DE LA REUNIÓN
Acoger y descongelar Revisar la agenda
Fijar las normas y reglas Distribuir el tiempo
Clarificar, asignar roles Abrir la conversación
MOTIVAR
2º Medios
E.A.G.
FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
DURANTE LA REUNIÓN
Cuidar el clima Mantener el foco
Cubrir la agenda a tiempo Administrar la participación
Facilitar la acción Revisar las decisiones
CONDUCIR
2º Medios
E.A.G.
FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
AL FINAL DE LA REUNIÓN
Resumir las decisiones Acordar actividades y tareas
Esbozar la proxima reunión Evaluar la reunión
Agradecer la participación
EVALUAR
2º Medios
E.A.G.
FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
DESPUES DE LA REUNIÓN
Escribir y enviar el acta Archivar agenda y acta
Controlar los compromisos Apoyar la ejecución de la tarea
Recibir pre-programación Preparar la proxima reunión
GESTIONAR
2º Medios
E.A.G.
FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
CALIDAD DE LA REUNIÓN
Los participantes perciben una reunión efectiva
cuando :
Todos los integrantes han sido involucrados
Hay una conducción
El propósito es claro y ha sido alcanzado
Sólo dedica la cantidad de tiempo requerido
2º Medios
E.A.G.
Actividad
Objetivo:
En grupos de 3 a 5 personas hacer un trabajo
en quipo, sobre como podemos ayudar a los
damnificados del terremoto.
1.1 Objetivo Objetivo:
Ayudar a los damnificados del terremoto
Obra:
De carácter social
2.1 Ambiente Personas que participan en la reunión.
‘Todas aquellas involucradas en la toma de
decision’.
Director
Inspector
Paradocentes
Profesores
Alumnos
3.1 Orden del día
Enviar e-mail citando a reunión a todas las personas anteriormente mencionadas, de preferencia en la mañana:
Tema (s) a tratar
Hora de comienzo
Coffebreak
Hora de termino
Sugerencias y consultas en general
Varios
4.1 Sala de reunión Sala adecuada para la cantidad de participantes
Carpeta con material
Data Show
Sistema de amplificación
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