COM ES FA UN QUADRE DE SEGURETAT I ACCÉS?

L’experiència de l’Ajuntament de Terrassa

Laura Orenga i Gaya, Entitat Autònoma del Diari Oficial i Publicacions.Joan Soler i Jiménez, Arxiu Històric de Terrassa.

Novembre de 2010

MARC VIGENT DE LA SEGURETATLegislació, Normatives i Esquemes Actius

LLEI 11/2007

• Seguretat jurídica. • Seguretat dels sistemes. • Seguretat en la implantació i utilització dels

mitjans electrònics i no electrònics. • Seguretat i confidencialitat de les dades.• Seguretat de l’entorn tancat de

comunicacions. • Esquema Nacional de Seguretat.

3

ESQUEMA NACIONAL DE SEGURETAT

• Sistema de información: Conjunto organizado de recursos para que la información se pueda recoger, almacenar, procesar o tratar, mantener, usar, compartir, distribuir, poner a disposición, presentar o transmitir.

• La raó de ser d’un Sistema d’Informació és l’accés a allò que gestiona.

4

ESQUEMA NACIONAL DE SEGURETAT

• Los sistemas de información prestarán sus servicios y custodiarán la información de acuerdo con sus especificaciones funcionales, sin interrupciones o modificaciones fuera de control, y sin que la información pueda llegar al conocimiento de personas no autorizadas.

5

ESQUEMA NACIONAL DE SEGURETAT

• Seguridad de las redes y de la información: Es la capacidad de las redes o de los sistemas de información de resistir, con un determinado nivel de confianza, los accidentes o acciones ilícitas o malintencionadas que comprometan la disponibilidad, autenticidad, integridad y confidencialidad de los datos almacenados o transmitidos y de los servicios que dichas redes y sistemas ofrecen o hacen accesibles.

6

ESQUEMA NACIONAL DE SEGURETAT

• Sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI): Sistema de gestión que, basado en el estudio de los riesgos, se establece para crear, implementar, hacer funcionar, supervisar, revisar, mantener y mejorar la seguridad de la información. El sistema de gestión incluye la estructura organizativa, las políticas, las actividades de planificación, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos.

7

NORMATIVES

• La sèrie de normes ISO 27000: Sistemes de Gestió de la Seguretat de la Informació.

• ISO 27001 – ISO 27037.• Adreçades a un Sistema marc de Gestió de la

Seguretat, del qual el Quadre de Seguretat n’és només un element.

• http://www.iso27000.es/iso27000.html

8

9

ESQUEMES ACTIUS

• Esquemes de seguretat de Gestors Documentals.• Esquema de seguretat d’unitats de xarxa corporatives.• Esquema de seguretat aplicats a documentació en paper.• Tot són experiències pràctiques.• El de Terrassa és un més. Cada esquema s’ha d’adaptar a

la seva realitat. Els estàndards inspiren, però no són mai aplicables cent per cent. A no ser que la seva certificació sigui necessària.

10

ESQUEMA DE SEGURETATEstructura de la seguretat

ESQUEMA DE SEGURETAT

• Esquema: Un conjunt de principis i requisits establerts per una política de seguretat adreçada a l’utilització de mitjans electrònics mitjançant una adequada protecció de la informació.

12

MODEL DE SEGURETAT

• Model: Sistema estratègic de gestió integrada que coordina els règims de seguretat i accés a la documentació, amb les necessitats de protecció de dades personals.

• Security Plan.

13

MODEL DE SEGURETAT INTERN

• Intern: Model orientat a aportar seguretat i control en la fase de producció documental i en la fase activa de vigència administrativa d’aquesta documentació.

14

MODEL DE SEGURETAT EXTERN

• Extern: Model orientat a aportar seguretat i control en la fase de notificació documental, a la fase activa de vigència administrativa d’aquesta documentació i a l’acompliment de la llei 11/2007 d’accés dels ciutadans a l’Administració Electrònica.

15

UN MODEL DE SEGURETAT INTERNDe què s’ocupa?

17

18

ELS INSTRUMENTS D’UN MODEL DE SEGURETAT INTERN

Què necessitem?

DOCUMENT DE SEGURETAT

• Definició: Derivat de la Llei de Protecció de Dades és l’instrument que defineix l’ús i les mesures de control de l’accés a les dades de caràcter personal.

• Funció original: Definir els components i els processos necessaris per acomplir amb la legislació vigent en l’àmbit de la seguretat de les dades de caràcter personal, així com definir els principals requisits de protecció dels mitjans físics que continguin dades d’aquest caràcter.

• És un document que ha de ser reorientat: No s’ocupa de documents!

20

DOCUMENT DE SEGURETAT

• Quadre de Responsabilitats: Comissió de Seguretat, Administració de Seguretat de Dades, Responsable del tractament de Dades, Servei d’Atenció a l’Usuari.

• Quadre de Riscos: Control i gestió de les anomenades “incidències de seguretat i protecció de dades”, enteses, com a qualsevol succés que provoqui o pugui provocar tant una incidència del sistema (ja sigui de maquinari o de programari) com una vulneració de la confidencialitat i/o salvaguarda de les dades de caràcter personal.

21

DOCUMENT DE SEGURETAT

• Quadre de Mesures de Control: Necessitat d’un protocol per a sol·licitar la consulta dels fitxers amb dades de caràcter personal que ha estat regulat pel “Procediment de petició interna de dades de caràcter personal.” Manera en què es recolliran les dades i la manera en què es gestionarà l’accés, la rectificació i la cancel·lació d’aquestes, amb un protocol ben exposat i clar.

• Auditories: Manera en què s’executaran les auditories pertinents de seguretat de dades.

22

ORGANIGRAMA ORGÀNIC

• Definició: Plantilla de treballador de l’ens i la seva distribució en unitats administratives.

• Tipologies: orgànic o polític.• Instrument informàtic de gestió: LDAP o

Active Directory.

23

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

• Definició: Quadre de competències associades a persones o unitats administratives.

• Instrument informàtic de gestió: LDAP o Active Directory, o un Gestor Documental.

24

QUADRE DE CLASSIFICACIÓ

• Quadre de classificació corporatiu, amb identificació clara de les categories físiques d’aquest en sèries i subsèries.

• És l’instrument de permet associar mesures a documents. Sense objecte d’aplicació, no hi ha mesures possibles. Aquest era un dels problemes del Document de Seguretat.

25

QUADRE DE SEGURETAT I ACCÉS

• Instrument que posa en relació les sèries i subsèries d’un quadre de classificació, amb un esquema que defineix el control d’accés i modificació dels documents d’un sistema.

• Estableix una relació entre un règim d’accés, un règim de seguretat i un règim de protecció de dades, amb entitats documentals.

• Quadre de seguretat: control i responsabilitats.• Quadre d’accés: restricció i informació.

26

ELEMENTS CONSTITUTIUS D’UN QUADRE DE SEGURETAT

Què hem de considerar?

28

RÈGIM DE SEGURETAT

• Règim de Seguretat: Conjunt de mesures de control aplicades a uns agents que, en funció de competències determinades, consulten i fan documents a l’interior d’un entorn de producció documental.

29

ELEMENTS CONSTITUTIUS

• Elements derivats de l’Organigrama orgànic i del funcional:– Àrees funcionals d’usuaris.– Grups funcionals d’usuaris.

• Elements derivats del Quadre de Classificació:– Grups documentals de seguretat (Sèries i Subsèries).

• Elements derivats del Règim de Seguretat:– Conjunt de Rols.– Conjunt de Permisos.– Conjunt d’Accions.

30

ÀREES FUNCIONALS D’USUARIS

• Definició: Conjunt de persones que produeixen documents a l’interior d’una unitat administrativa. Un departament, una unitat, un grup de treball, etc. Hi ha un cap visible que esdevé el responsable de l’àrea funcional.

31

GRUPS FUNCIONALS D’USUARIS

• Definició: Conjunt de persones que a l’interior d’una unitat administrativa realitzen un seguit de funcions determinades. No cal un cap visible com a grup.

32

GRUPS DOCUMENTALS DE SEGURETAT

• Definició: Conjunt de documents als quals se’ls apliquen un seguit de mesures de seguretat i control d’accés.

• Tipologies: Sèries i Subsèries del Quadre de Classificació Corporatiu. Sempre han de ser categories físiques.

• Aclariment terminològic: Com a grups de seguretat molts informàtics entenen els grups d’usuaris!!!

33

CONJUNT DE ROLS

• Definició: Personalitat que adquireix cada usuari a l’interior del sistema.

• Gestor Documental (Admin).• Agent productor (Contributor).• Convidat (Guest).• Administrador de permisos (System Admin).• Subadministrador de permisos (Sub-admin).

34

CONJUNT DE PERMISOS

• Definició: Possibilitats que té cada usuari dins del sistema.

• Llegir (Read). • Escriure i Modificar (Write). • Esborrar i Eliminar (Delete). • Administrar els permisos (Admin).

35

CONJUNT D’ACCIONS

• Definició: • Tipologies segons MoReq:

36

EXEMPLE DE QUADRE DE SEGURETAT

Com pot ser?

38

ELEMENTS CONSTITUTIUS D’UN QUADRE D’ACCÉS

Què hem de considerar?

40

REGULAR L’ACCÉS?

• Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents.

• Qualsevol iniciativa en relació a l’accés als documents ha de ser comunicada a la CNAATD.

41

RÈGIM D’ACCÉS

• Accés1: El dret democràtic d’una persona a accedir a una determinada informació.

• Règim d’Accés1: Règim que regula el grau d’accés a la informació que poden gaudir les persones físiques i jurídiques.

42

RÈGIM D’ACCÉS

• Accés2: La possibilitat o l’acció de disposar d’una informació existent en un fitxer (document electrònic).

• Règim d’Accés2: Mesures de control de seguretat.

43

RÈGIM D’ACCÉS

• Accessibilitat1: Propietat essencial del document determinada per la seva capacitat per ser usable i disponible amb plena integritat.

• Accessibilitat1.1: La capacitat per ser usable i disponible amb el mínim de barreres possibles (adreçat a col·lectius amb minusvalies i associat a entorns web).

44

ACCÉS SEGONS LA GESTIÓ DOCUMENTAL

Accés:“En un context de gestió documental, l’accés és

la capacitat de poder cercar i usar documentació i dades produïdes per un organisme.”

45

ACCÉS SEGONS LA LEGISLACIÓ

• L’accés dels ciutadans a la documentació pública és un dret reconegut a la Constitució i regulat per la Llei 30/92 de Procediment Administratiu i per la Llei 10/2007, d’Arxius i Documents.

• La legislació deixa un ampli marge per a la concreció de les bases que regulen l’accés als documents.

46

PERMETRE L’ACCÉS

• Per tal de garantir un ús pertinent de la documentació i la protecció de les dades que aquesta conté cal establir uns criteris que autoritzen o deneguin l’accés.

• Règim d’accés:– Obert– Restringit– Restricció mediada a les dades i/o als documents

47

OBJECTIUS DEL QUADRE D’ACCÉS

• Associar a cada sèrie documental el Nivell de Protecció de Dades.

• Definir per a cada fase del cicle de vida el règim d’accés.

48

CONCEPTES CLAU

• Nivell de Protecció de Dades.• Règim d’Accés als Documents.• Terminis de restricció: fases d’arxiu.• La reproducció de documents.

49

NIVELL DE PROTECCIÓ DE DADESLes dades

50

RÈGIM DE PROTECCIÓ DE DADES PERSONALS

• Dades personals: Dades que conjuntades amb d’altres poden aportar informació relativa a la intimitat i a altres aspectes relacionats amb l’individu que requereixen una protecció especial i no són de difusió lliure.

• Protecció: Especificació del Règim d’Accés1 i de les mesures de control que cal aplicar en funció de l’existència o no d’aquest tipus de dades.

51

NIVELL PROTECCIÓ DADES

• Llei Orgànica 15/1999 de Protecció de Dades de Caràcter Personal.

• Determina el tipus de dades sobre els que cal establir mesures de seguretat.

• Aplicar mesures de seguretat = Regular l’accés.

52

NIVELL PROTECCIÓ DADES

• Bàsic: o Tots els fitxers que contenen dades personals

• Mitjà: o Infraccions administratives o penalso Hisenda públicao Serveis financerso Dades d’avaluació de la personalitat

• Alt:o Ideologia, afiliació sindical, creences, religióo Origen racial, salut, vida sexualo Fitxers policials amb dades obtingudes sense consentiment

53

NIVELL PROTECCIÓ DADES

Dificultats per aplicar la llei:• No descriu els nivells, només indica a quines

possibles dades pot fer referència.• Parla de protecció de dades però no preveu

quines són les mesures de seguretat que cal adoptar per a fer efectiva aquesta protecció.

• Fa referència a l’accés i protecció de fitxers de dades, en cap cas a documents concrets ni a tipologies documentals.

54

NIVELL PROTECCIÓ DADES

Fitxer: “Conjunt organitzat de dades de caràcter

personal que permeti l’accés a les dades d’acord amb uns criteris determinats, siga quina siga la forma o modalitat de la seua creació, emmagatzematge, organització i accés.”

55

NIVELL PROTECCIÓ DADES

• Fitxer= unitat documental composta.• Els fitxers i els Nivells de Protecció de Dades

associats es comuniquen a l’Agencia de Protecció de Dades.

• En els casos en que un fitxer es correspon amb una sèrie documental, s’ha associat el Nivell de Protecció de Dades de manera directa.

56

NIVELL PROTECCIÓ DADES

• La majoria de sèries però, no tenen correspondència amb cap fitxer.

• Per a aquestes sèries, s’ha associat el Nivell de Protecció de Dades en base a l’anàlisi de les dades què cada sèrie pot contenir.

57

RÈGIM D’ACCÉSLes sèries documentals

58

RÈGIM D’ACCÉS

Per fases del cicle de vida:• Es defineix en base al Nivell de Protecció de

Dades i a la legislació que l’afecta.• En cap cas s’aplica a nivells conceptuals del

QdC, sinó sobre les categories físiques: sèries i subsèries.

59

ACCÉS: FASE ACTIVA

• Per defecte, són restringits.• Es regula pels articles 37/2-3 i 35 de la Llei

30/92 de Procediment Administratiu.• Accés restringit als documents i a les dades

excepte a les persones interessades.

60

ACCÉS: FASE ACTIVA

• En el cas de contenir informació que possibilite exercir drets a tercers que acrediten interès legítim i directe aquests també hi tindran accés.

• Els documents la funció dels quals és la seua difusió, són públics i, per tant, accessibles des del moment en què es creuen s’han definit com oberts.

61

ACCÉS: FASE ACTIVA

62

ACCÉS: FASE SEMIACTIVA

• Fase activa: 5 als 15 anys.• Les sèries amb un NPD bàsic = Oberts.• Excepte expedients nominals = Restringits.• En aquest casos s’aplica l’article 36 de la Llei

10/2001 d’Arxius i Documents.

63

ACCÉS: FASE SEMIACTIVA

• Art. 36 de la Llei 10/2001 d’Arxius i Documentso Si no hi ha dades que afecten a l’honor, intimitat i

imatge de les persones, 30 anyso Dades que afecten a l’honor, intimitat i imatge de

les persones:oNomés amb el consentiment del titularo Si és mort, 25 anys des de la morto Si no sabem la data de la mort, 50 anys des de la

producció del document

64

ACCÉS: FASE SEMIACTIVA

• Sèries amb un NPD mitjà i sense referència legislativa:o Oberts. Restricció mediada a les dadeso Protocol de mediació: objectiu de la consulta per

tal d’aplicar mesures de restricció determinades.

65

ACCÉS: FASE SEMIACTIVA

• Sèries amb un NPD mitjà i amb referència a l’art. 36 LADo Restricció mediada a les dades i al documento Protocol de mediació

oPetició per escritoConsentiment del titularo Sense consentiment, 25 o 50 anysoPossibilitat d’accés garantint la preservació de les

dades.

66

ACCÉS: FASE SEMIACTIVA

• Sèries amb un NPD alt i sense referència legislativao Obert. Restricció mediada a les dadeso Protocol de mediació

oPetició per escritoA criteri de l’arxiver valorar la sensibilitat de les dades

per aplicar mesures de restricció adients per l’accés al document

oPossibilitat d’aplicar el 36?

67

ACCÉS: FASE SEMIACTIVA

• Sèries amb un NPD alt i amb referència a l’art. 36 LADo Restricció mediada a les dades i al documento Protocol de mediació

oPetició per escritoConsentiment del titularo Sense consentiment, 25 o 50 anys.

68

ACCÉS: FASE SEMIACTIVA

69

ACCÉS: FASE INACTIVA

• Sèries amb un NPD bàsic = Obert• Sèries amb un NPD mitjà = Obert• Sèries amb un NPD alt=Restringit per terminis

70

ACCÉS: FASE INACTIVA

71

REPRODUIR DOCUMENTSPermisos d’ús sobre les sèries documentals

72

REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS

• Fase activa i semiactiva: no hi ha reproducció?• Fase inactiva:

o Documents amb drets d’autor: Llei 23/2006, Text Refós de la Llei de Propietat Intel·lectual.

o Documents de domini públic: reproducció controlada per aquells documents que, en fase inactiva l’accés siga restringit.

73

MÈTODE D’ELABORACIÓ DEL QUADRE

Com fer les coses

74

PROBLEMES DEL MÈTODE

• NPD sovint excessius o massa bàsics.• Dins d’una sèrie amb un NPD determinat

poden haver expedients i fins i tot documents, amb un NPD diferent al de la resta de la sèrie.

75

PROBLEMES DEL MÈTODE

Qüestions per resoldre:• Implantació del quadre en un gestor

documental.• Sèries que es troben a les aplicacions

corporatives i altres sistemes d’informació.

76

PROBLEMES DEL MÈTODE

Reflexió:A nivell d’accés en la majoria dels casos hi haurà

mediació, des del moment en què la documentació s’ha de preparar per a servir siga en paper o en format electrònic.

77