DEDICATORIA

El presente trabajo está dedicado a todas las

personas que desarrollan la comunicación

como medio versátil para resolver problemas,

ya que es una forma inteligente de evitar

conflictos.

PRESENTACIÓN

COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS Página 2

El presente trabajo de investigación tiene como título COMUNICACIÓN EN

LAS EMPRESAS, y se ha desarrollado teniendo en cuenta la revisión de

diversas fuentes de información, tanto virtuales como escritas, es así que se ha

estructurado el presente trabajo teniendo en cuenta que el tema debe

expresarse de forma sencilla y coherente.

Es importante mencionar que el trabajo da a conocer las principales

características de la comunicación, así como la importancia para las empresas

y también temas como los tipos de comunicación que existen.

Espero haber contribuido con un pequeño aporte bibliográfico al presentar este

trabajo.

INDICE

Pág.

Dedicatoria ………………………………………………………………. 02

Presentación………………………………………………………………. 03

Índice ………………………………………………………………………. 04

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Introducción ………………………………………………………………. 05

TEMA: COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS

1. Funciones de la comunicación dentro de las organizaciones …. 06

2. La función de la dirección: Información y comunicación ….. 06

3. Conflicto y negociación en la comunicación ………………….. 07

4. Fases de la negociación …………………………………………. 07

5. Tipos de comunicación …………………………………………. 08

6. Tipos de comunicación en las empresas …………………………. 08

7. Importancia de la comunicación en la empresa …………………. 09

8. Barreras de la comunicación …………………………………. 10

9. Factores esenciales en las comunicaciones y su

Incidencia en la empresa …………………………………………. 11

10. Relación entre organización y comunicación de la empresa …… 11

Conclusiones ………………………………………………………… 13

Bibliografía ………………………………………………………… 14

INTRODUCCION

La comunicación en una empresa, conocida como la comunicación

organizacional, es un factor determinante en el éxito de una empresa; una

buena comunicación es sinónimo de eficiencia, organización y coordinación,

mientras que una mala comunicación puede ser motivo de ineficacia, desorden

y conflictos internos.

La comunicación en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y

comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al

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receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos

lingüísticos ni información innecesaria.

Básicamente, la comunicación en una empresa se clasifica en dos tipos:

comunicación externa y comunicación interna y las dos se presentan en

diferentes situaciones de la vida empresarial.

COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS

1. FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES

Esta tiene cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización:

Control: actúa para controlar el comportamiento de los miembros en

varias formas. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y

lineamientos formales que requieren el comportamiento por parte de los

empleados. Pero la comunicación informal también controla el

comportamiento.

Cuando los grupos del trabajo gastan bromas se están comunicando

informalmente con los otros individuos del grupo y así controlan su

comportamiento.

Motivación: La comunicación fomenta la motivación al aclarar a los

empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo hacen etc.

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La formación de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance

hacia las metas y el reforzamiento del comportamiento deseado; estimula a

la motivación y es necesaria la comunicación.

Expresión emocional: La comunicación es fundamental dentro del grupo,

así los miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientos de

satisfacción.

Información: La comunicación proporciona información que los individuos

y grupos necesitan para tomar decisiones así transmiten datos y evalúan

opciones alternativas.

2. LA FUNCIÓN DE LA DIRECCIÓN: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.

Según H- Mintzberg (1983) los directivos desempeñan diez roles básicamente, y

los clasifica en 3 grupos:

PRIMER GRUPO: roles de autoridad y de su escala de mando:

Rol de representante (cabeza visible de la empresa, representa)

Rol de líder (estimula al personal)

Rol de enlace (empresa - exterior)

SEGUNDO GRUPO: roles informativos, es receptor y emisor de información:

Rol de receptor de información.

Rol e difusor de información.

Rol de portavoz (de la información de la empresa al entorno)

TERCER GRUPO: roles de tomas de decisiones, logro de objetivos,

estrategias

Rol de empresario: organiza según su propia voluntad, soluciona

problemas.

Rol de gestor de anomalías: situaciones que deben ser solucionadas.

Rol de asignador de recursos: programa, tiempo y autorización de

actuación.

Rol de negociador.

3. CONFLICTO Y NEGOCIACIÓN EN LA COMUNICACIÓN.

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Conflicto: situación de enfrentamiento entre dos partes, originada porque

una de las partes cree que la otra le perjudica. No todo conflicto es malo o

negativo para la empresa. De lo contrario podía originarse un conflicto de

conformismo que desmotive. El nivel ideal sería el que impide el

estancamiento, estimula la creatividad y promueve cambios.

Negociación: es la situación donde dos partes con divergencias llegan a un

acuerdo que es más beneficioso que romper la relación. Por medio de la

comunicación se intenta llegar al acuerdo, con un lenguaje claro y preciso,

sin ambigüedades. El medio para la negociación es el lenguaje oral.

4. FASES DE LA NEGOCIACIÓN:

Preparación de la negociación: llevar el proceso bien preparado y

previsto, sin dejar nada al azar

División de tareas.

Elaboración de la zona de negociación (ceder algo a cambio de algo)

Establecimiento de objetivos.

Previsión del desarrollo de la negociación.

Gestión de la negociación: los negociadores se encuentran cara a cara

para negociar. Se pueden utilizar diferentes técnicas para aproximar

intereses sin atacar ni añadir tensión al conflicto.

Cierre de la negociación: cuando se redacte o se firme el acuerdo.

5. TIPOS DE COMUNICACIÓN

5.1. Comunicación externa

Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la

empresa, es decir, se dirige hacia los consumidores, el público en general,

grupos de opinión, etc. Tiene como objetivo informar sobre la existencia de

un producto o servicio, informar sobre sus principales beneficios o

características, informar sobre las actividades en que participa la empresa,

etc.

Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como la

televisión, la radio, la prensa escrita, llamadas telefónicas, envío de e-

mails, Internet, afiches, carteles, volantes, paneles, tarjetas de

presentación, cartas publicitarias, catálogos, folletos, etc.

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5.2. Comunicación interna

Es la comunicación en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la

empresa, es decir, se dirige hacia el personal de ésta. Tiene como objetivo

informar sucesos, reportar ocurrencias, coordinar actividades, organizar

tareas, controlar, motivar, liderar, etc.

Para realizar este tipo de comunicación se utilizan medios tales como

murales, intercomunicadores, teléfonos, Internet, circulares, memorandos,

cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.

6. TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS.

Según el medio que se emplea.

VERBALES: mediante la emisión de palabras. Permite la interacción directa

entre emisor y receptor. Y esto se traduce en ahorro de tiempo. Evita mal

entendidos y permite aclaraciones inmediatas. Pueden ser:

Individuales: entre dos personas (bidireccional y con feedback)

Colectivas: a un grupo de personas. Son inmediatas y

multidireccionales. (se da en forma de reunión que permite el

intercambio de ideas y opiniones)

ESCRITAS: plasmadas directamente en un soporte de papel o un soporte

magnético (correo electrónico) Se dividen en:

Internas: comunicaciones que quedan reflejadas en documentos tales

como una nota interior enviada por correo o e-mail.

Externas: carta comercial, solicitud de pedido.

NO VERBALES: manifestaciones corporales

Según la dirección.

VERTICALES: estas se subdividen en:

Descendentes: se transmiten de arriba abajo, de un superior a un

subordinado. Consiste en dar información sobre objetivos y tareas dentro de

la empresa. Pueden ser escritas, orales u orales, pero de este último modo

la información puede desvirtuarse inconscientemente. El escrito es más

preciso.

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Ascendentes: su finalidad es la de informar a niveles superiores de los

logros alcanzados, estado del trabajo en ejecución, propuestas.

HORIZONTALES: se establecen entre dos departamentos del mismo nivel

jerárquico. Se dividen en:

Formales: información entre diferentes departamentos como medio de

coordinación entre ellos. Pueden ser orales en reuniones, o al teléfono y

escritas en forma de notas internas.

Informales: las que se establecen fuera del ámbito empresarial.

7. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA.

Es importante que la información fluya por los diferentes niveles jerárquicos de la

empresa. Puede tratarse de comunicaciones INTERNAS (se dan entre los

miembros de la organización) o bien comunicaciones EXTERNAS (se dan con

otras empresas, si estas comunicaciones la empresa no podría vivir)

8. BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

8.1. Barrera psicológica. Constituyen el resultado de la diferencia de

personalidades entre el emisor y el receptor, puesto que cada persona

emite e interpreta los mensajes según su conveniencia, valores, juicios,

hábito, costumbres, etc. Existen factores fundamentales en la mente que

obstaculizan la comunicación, entre los cuales destacan el hecho de

adoptar una posición sarcástica, déspota... No poder dominar las pasiones,

hacer caso omiso del punto de vista de los demás, valorar a la gente por

sus conocimientos y el uso del lenguaje. Aceptar la influencia sobre ciertos

hechos, palabras, personajes, jerarquías, etc. Sospechar de los demás y

tenerles una constante aversión. Interpretar los mensajes basándose en lo

moral y lo social. Inclinarse o voltearse para no registrar lo desagradable.

Timidez. Emociones o preocupaciones ajenas a mi persona.

Sobrevalorarse o infravalorarse a sí mismos.

8.2. Barrera semántica. Es aquella barrera que se ejerce debido al lugar en el

cuál se desarrolla el individuo, ya que el significante y significado pueden

variar dependiendo el habla, idioma y lenguaje mímico que utilicemos. En

el mismo español las palabras pueden variar.

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8.3. Barreras fisiológicas. Estas se atribuyen a las deficiencias orgánicas de

la persona emisora o receptora. Ejemplo: Alteración de aquellos órganos

que constituyen los sentidos, deficiencia en la escritura, lectura, escuchar a

través de la música o sonidos fuertes.

8.4. Barreras físicas: La distancia y el exceso de ruido dificultan la

comunicación, así como las interferencias en el radio o el teléfono. Estos

son ejemplos de barreras físicas que debemos tomar en cuenta al

comunicarnos, a fin de eliminarlas lo más posibles.

8.5. Barreras administrativas. Son aquellas causadas por las estructuras

organizacionales, como mala planeación y deficiente operación de los

canales. Las siguientes recomendaciones podrían ayudar al administrador

a salvar algunos de los tipos de barreras administrativas. Aclaración

anticipada de toda idea, antes de comunicarla. Interés en

retroalimentación; o sea, verificar si el mensaje se recibió bien o no, o si la

reacción del receptor es la deseada. Precisar la verdadera finalidad de la

información a comunicar. Conocimiento del significado preciso de los

conceptos, para eliminar malos entendidos. Utilización de lenguaje sencillo

y directo. Empleo de múltiples canales de comunicación a fin de

asegurarse de que la información llegue hasta donde nos hemos

propuesto. Aprovechamiento oportuno de las situaciones para transmitir el

mensaje, pues las circunstancias emotivas en las que se encuentre el

receptor pueden alterar el contenido del mensaje. Reforzar las palabras

con hechos, por lo general, este punto se descuida.

9. FACTORES ESENCIALES EN LAS COMUNICACINES Y SU INCIDENCIA EN

LA EMPRESA.

El primer paso para desarrollar un sistema de comunicaciones óptimo va a ser

determinar las exigencias de cada empresa. Determinadas por le estructura de la

empresa (si la empresa se encuentra geográficamente dispersa...). entre los

factores sobresalen los siguientes:

LOS PLAZOS: hay que establecer periodos de tiempo en los que obtener cada

información. Es valiosa en cuanto a que sirve para tomar una decisión, por

ello es necesaria la agilidad.

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EL COSTE: siempre hay gasto (tiempo empleado en elaborar un documento,

llamada telefónica, material que se consume...) hay que valorar coste-

eficacia.

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN: es un deber de cualquier

empleado mantener en secreto sobre toda información relacionada con la

empresa o sus trabajadores. No se duplicará información confidencial ni se

mantendrá fuera del archivo más de lo preciso.

10. RELACION ENTRE ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA.

Una empresa centralizada es aquella en la que la labor de dirección y producción

recae sobre la misma persona, es la organización típica de las empresas

tradicionales.

En una empresa descentralizada. La descentralización se dará en mayor o

menor medida y se produce cuando las actividades se han delegado a los

subordinados. Ellos agravan el problema de comunicaciones en la empresa,

debido a que:

Hay una rígida división de responsabilidades.

La comunicación entre diferentes secciones se ve dificultado siempre que haya

una circunstancia anómala.

La descentralización no es buena ni mala por si sola. Tiene ventajas e

inconvenientes:

Reglas y procedimientos: formas homogéneas para afrontar situaciones

rutinarias y repetitivas.

Políticas y planes de uso: líneas generales de actuación comunes.

Jerarquía: cuando hay alguna discrepancia entre dos o más personas se acude

al superior.

Reuniones oficiales: de carácter periódico para coordinar las respectivas

operaciones.

Reuniones no oficiales: no son de carácter periódico, surgen para encontrar

soluciones a problemas repentinos.

Para que una empresa tenga éxito necesita mecanismos de coordinación,

sistemas de información y acciones de comunicación coherentes.

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CONCLUSIONES

.Aún en un mundo informatizado, sea por E-mail, internet, fax, teléfono,

alrededor de un escritorio, frente a una mesa de reuniones, en un pasillo, la

comunicación (el compartir con) entre las personas es el corazón de cualquier

empresa u organización.

Una comunicación eficaz es una exigencia de primer orden para mantener la

excelencia en una persona o empresa. Una adecuada comunicación favorece un

buen entendimiento, lo cual es un factor de motivación y una inagotable fuente

de energía.

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La comunicación es un proceso dinámico e irreversible, intencional y complejo,

mediante el cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un

contexto determinado. Es un proceso que progresa en el espacio y en el tiempo,

es irrepetible e irreversible.

La comunicación es una función de carácter estratégico y un elemento de

progreso y de eficacia en el marco de la vida institucional, económica y política,

por lo que constituye un valor social, ya que fomenta la participación en nuestras

sociedades democráticas.

BIBLIOGRAFÍA

Ariana, S. (1995) La comunicación, un compromiso de educación. Evento

Internacional Pedagogía'95. Palacio de las Convenciones, La Habana.

Asensio, J. (1991) La comunicación como medio educativo, p. 41-52. Revista

Educar, No. 18, España.

http://html.rincondelvago.com/funciones-de-la-comunicacion.html

http://html.rincondelvago.com/comunicacion-en-la-empresa_6.html

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http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/66/comunicaherr.htm

http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/221-la-comunicacion-en-la-

empresa.html

http://balcazarvaldezkarlalibier.blogspot.com/2010/02/barreras.html

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