Comunicación Estratégica: gestión de riesgos y manejo de crisis
Comunicación y Gobierno de los Riesgos
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©2013 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] Sesión 09: COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE LOS RIESGOS CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN (PMI (PMI (PMI (PMI- - -RMP)® RMP)® RMP)® RMP)®
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Sesión 09:
COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE LOS RIESGOS
CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN
(PMI(PMI(PMI(PMI----RMP)®RMP)®RMP)®RMP)®
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Contenido de la Sesión 09
9. COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE RIESGOS
9.1 Comunicación de los Riesgos9.2 Información Adicional9.3 Gobierno De Los Riesgos9.4 Conceptos Generales Del Gobierno De Los Riesgos
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9. COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE RIESGOS
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9.1 COMUNICACIÓN DE RIESGOS
Comunicación de los riesgos constituye el 27% del examen de
certificación PMI-RMP.
Escucha eficazmente y activamente
Asegurarse de que la información fue comprendida haciendo preguntas
Educación
Identificar o confirmar la información a través de la determinación de los hechos
Estableciendo y Gestionando expectativas
Persuadir
Negociar
Realización de resolución de conflictos
Resumen de la información y la identificación de los siguientes pasos
Habilidades de comunicación:
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Como parte de la comunicación de riesgos, debe estar familiarizado con lo siguiente:
El modelo básico de comunicación
Los distintos tipos de comunicación
Métodos de distribución de comunicación
Cómo calcular los caminos de comunicación
Creación del plan de gestión de comunicaciones
Teorías de la comunicación
Comunicación de riesgos
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Modelo Básico de Comunicación
El modelo básico de comunicación refleja un modelo
de comunicación en acción:Al comunicar, siempre hay un
emisor y un receptor. Cada uno tiene la responsabilidad de hacer
un resultado exitoso en sus comunicaciones.
INTERACCION ENTRE EMISOR Y RECEPTOR
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Tipos de Comunicación
• Formal escrita, tales como los informes y solicitudes
• Informal escrito, tales como mensajes de correo electrónico
• Forma verbal, como a través de presentaciones
• Informal verbal, como a través de reuniones o normas de conversación
• Comunicación no verbal, como prestar atención a los gestos físicos de otro
• Escuchar
• Y oficial
Según la guía PMBOK:
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Métodos de Comunicación
Reuniones Cara a cara
Conferencia vía Telefonos
Conferencias web
Correo electrónico
Interactivo: comunicación en vivoque involucra a dos o máspersonas.
Push (Empujar): una comunicación unilateral, como enviar un correo electrónico a los destinatarios
Pull (Halar): información disponible en una intranet o base de conocimiento u otro medio donde el destinatario debe descargar la información.
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Plan de Gestión de Comunicaciones
La guía PMBOK aborda los siguientes atributos cubiertos por este plan:
• Información para distribuirse a los interesados.
• El propósito detrás de la distribución de esa información.
• ¿Con qué frecuencia se distribuirán?
• El plazo para la distribución.
• El formato, como medio utilizado o diseño, en que se distribuirá la información.
• ¿Y quién es el responsable dentro del equipo de proyecto para distribuirlo?
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Actitudes frente al Riesgo
Aversión al Riesgo:Una persona que tieneaversión al riesgo esalguien que estáincómodo con el riesgo.Trata de mantenerselejos siempre que seaposible y evitarlo. Estaspersonas suelen serconservadores.
Tolerancia al Riesgo: Una persona tolerante al riesgo es alguien que no está preocupado por el riesgo o permite influenciar en sus decisiones, pero se sorprende cuando el riesgo se convierte en un problema.
Neutral al Riesgo: Una persona neutral al riesgo es alguien que comprende el riesgo y observa posibles oportunidades.
Búsqueda del Riesgo: Una persona que busca el riesgo es alguien que considera el riesgo como un reto y por lo tanto es animada por ello. Buscan activamente el riesgo. Estos individuos son lo contrario de las personas adversas al riesgo.
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Factores Psicológicos
FACTORES PSICOLÓGICOS
ACTITUDES DE RIESGO
APARTADO
AÚN HAY UNA CONEXIÓN
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Tolerancia al Riesgo de los Interesados
TOLERANCIA AL RIESGO
GRADO
CANTIDAD
VOLUMEN
RIESGO ORGANIZACIÓN O PERSONAdefine
Dependiendo
NIVEL DE TOLERANCIA AL RIESGO DE LA ORGANIZACIÓN Y LOS
INTERESADOS
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9.2 INFORMACION ADICIONAL
Medio. Es el método que es usado para transmitir el mensaje.
Codificar. Medios para transmitir pensamientos o ideas de una
manera que puede ser entendida correctamente y asegurándose de
que la información es clara y completa.
Emisor. Es el responsable de confirmar que la información se ha
entendido correctamente y asegurándose de que la
información es clara y completa.
Ruido. Incluye cualquier cosa que pueda interferir con obtener o
recibir el mensaje, como ruido de fondo, tecnología, distancia.
Receptor. Es responsable de asegurar que la información es
entendida correctamente y recibida en su totalidad.
Decodificar. Medios para recibir el mensaje y traducirlo de nuevo en pensamientos significativos,
Mensaje. Es la información que ha sido codificado y luego se
descodificado entre el emisor y el receptor.
Modelos Básicos de Comunicación
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CÁLCULO DE RUTAS DE COMUNICACIÓN
PROCESO PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
Herramienta y técnica llamada Análisis de
Requisitos de Comunicaciones.
Calcular el número decanales decomunicación implicala siguiente fórmula,donde "n" representael número deinteresados:
n (n -1)/2
Cálculo de los Canales de Comunicación
parte del
indicado
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Plan de Gestión de Comunicaciones
PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES
responsable
IDENTIFICAR
ANALIZAR
DOCUMENTAR
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS
INTERESADOS
DIRECTOR DEL PROYECTO
VISIÓN EN METAS Y OBJETIVOS DE LOS
INTERESADOS
permite
visión
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Plan de Gestión de Comunicaciones
Factores ambientales de la empresa
Activos del proceso organizacional
Registro de los interesados
Estrategia de gestión de los interesados
Análisis de requisitos de comunicación
Tecnologías de comunicación
Modelos de comunicación
Métodos de comunicación
Información para ser distribuida
Propósito
Frecuencia
Cuando
Formatos o medios de uso
Quien es el responsable
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Plan de Gestión de Comunicaciones
Elementos:
Requerimiento de comunicaciones de
los interesados.
La Información deberá ser
comunicada.
Pautas de comunicación.
Frecuencia Proceso de escalamiento.
Responsabilidad
Destinatarios
Métodos de comunicación
utilizados.
Diagrama de flujo de la comunicación.
Glosario de términos.
Método para actualizar y
perfeccionar el plan.
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Estilos de Liderazgo
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Conflicto
Cronogramas
Diferentes Prioridades
Recursos
Opiniones Técnicas
Procedimientos Administrativos
Costos
Personalidad
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Técnicas de Resolución de Conflictos con sus Descripciones
• Lidiar con la cabeza en conflicto y la resolución de la misma.
Confrontar/Resolución de Problemas
• Encontrar una solución que aporta un cierto nivel de satisfacción a las personas involucradas.
Comprometer
• Evitar o retirarse del asunto, dejando sin posibilidad de resolución.Retirada
• Haciendo hincapié en el acuerdo para lidiar con las diferencias.Suavizado
• Empujando una decisión sobre el otro, incluso a expensas de la otra persona.Forzar
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Tipos de Poder
Formal Recompensa
Castigo Experto
Referente
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Teorías de Gestión
Teoría de la Motivación de
Herzberg
La teoría señala que hay varios factores de motivación laboral y factores de higiene que
afectan la actitud de las personas en el trabajo.
• Los factores quedarían lugar a lainsatisfacción laboralen su defecto, pero nosolo se traduce en lasatisfacción laboral.
FactoresHigienicos
• Factores que podríanlograr satisfacción enel trabajo, si losfactores higiénicosestán tambiénpresentes.
FactoresMotivacionales
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Jerarquía de Necesidades de Maslow
Teorías de Gestión
Se dice que las personas primero deben cumplir un conjunto básico de necesidades
antes de llegar al mayor logro llamado “Autorrealización”. Según Maslow, existen
cinco conjuntos de necesidades que aparecen dentro de una pirámide.
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Teoría de las Expectativas
¿Las recompensas deben estar alineadas
con?
¿Las recompensas deben estar alineadas
con?
SUPUESTOS: El comportamiento
del individuo se basa en elecciones conscientes.
Factores personales del
individuo
Objetivos del individuo
Teorías de Gestión
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Teoría X e Y de McGregor
Teoría X
Funciones de gestión con la creencia de que los empleados son inherentemente perezosos, incapaces y que evitan el trabajo siempre que sea posible.
Teoría Y
Funciones de gestión con la creencia de que los empleados pueden ser ambicioso, automotivados, y capacitados.
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Tolerancia de Riesgo de los Interesados
Identificar los deseos,
necesidades, expectativas
de los interesados.
Definir la Actitud al
Riesgo de los Interesados.
DEFINIR LA TOLERANCIA
DE RIESGO DE LOS
INTERESADOS
Gestión de los Riesgos implica influir y comprender la actitud de riesgo de losinteresados, haciendo que las actitudes de riesgo estén entrelazados con tolerancia alriesgo de los interesados
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9.3 GOBIERNO DEL RIESGO
GOBIERNO DEL RIESGO
POLITICAS DE RIESGOS
PROCEDIMIENTOS SON ENTENDIDAS,
SEGUIDAS, APLICADAS Y
EFECTIVAS
- GERENTE DEL PROYECTO
- PMO
- ÓRGANO DE GOBIERNO ORGANIZACIONAL DEL RIESGO
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Gestión de riesgo puede incluir la creación de políticas estándar y procedimientos para asegurarel cumplimiento de riesgo. Estas políticas pueden afectar áreas tales como:
• Niveles requeridos de patrocinio basado en consideraciones clave tales como el costo de los proyectos, prioridades, etc.
• Plantillas estándar, recursos de estructuras de desglose, activos de la organización del proceso o procesos de riesgo.
• Normas de tolerancia de riesgo organizacional o umbrales de categoría de riesgo.
• Gestión de calidad estandarizada planeando incluir objetivo métrica, y el proceso de desarrollo del plan de mejora.
• Creación de métricas para orientar las actividades de gestión de riesgo organizacional.
• Estandarizados de la Planificación de la Gestión de Riesgos para incluir Estructuras de Desglose de Riesgo y métodos para identificar los riesgos.
• Políticas estandarizadas y procedimientos relativos a revaluaciones de riesgo, riesgo de revisiones y auditorías de riesgo.
• Políticas y procedimientos para realizar y compartir Lecciones Aprendidas. Lecciones Aprendidas deben incluir lo que salió bien, lo que puede ir mejor, y lo que puede ser hecho de manera diferente en el futuro.
Conceptos General del Gobierno de los Riesgos
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Consejo Internacional de Gobiernode los Riesgo (en inglés IRGC).Objetivo principal de estaorganización es facilitar lacomprensión y la gestión de losriesgos que afectan a la sociedad,la salud humana, la seguridad y elmedio ambiente en su conjunto
PMI se esfuerza por ser compatiblecon los métodos definidos por laOrganización Internacional deNormalización o ISO
Conceptos General del Gobierno de los Riesgos
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Otras Áreas de Gobierno
Técnica del Valor Ganado
El Valor Ganado (EV) es el valor del trabajorealizado.
Valor Planificado (PV) es la cantidad delpresupuesto planificado para ser utilizado en unpunto dado en el proyecto
Costos Reales (AC) son los costos reales delproyecto a la fecha
Presupuesto hasta la Conclusión (BAC) es unaexpresión del presupuesto total del proyecto
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Variación del Cronograma: Un SV de 0 es un indicador de que el proyecto está dentro del cronograma. SV negativo es un indicador de que el p royecto está retrasado
2. Variación Costo: Un CV de 0 es un indicador de que el proyecto está dentro del presupuesto. Un CV negativo es un indicador de que el proyecto está detrás del presupuesto
Índice de Rendimiento del Cronograma: Un SPI de 1.0 es un indicador de que el proyecto esta con el cronograma. Un SPI de menos de 1.0 es un indicador que el proyecto va con retraso.
Índice de Rendimiento del Costo: Un CPI de 1.0 es un indicador de que el proyecto está dentro del presupuesto. Un CPI de menos de 1.0 es u n indicador de que el proyecto está detrás del presupuesto.
Estimación hasta la Conclusión: El proyecto en este escenario está detrás tanto en cronograma y presupuesto.
Notas de la Técnica del Valor Ganado
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Tipos de Contrato
Recuerde quien asume el riesgo de costo para los siguientes contratos
Precio Fijo
Un contrato de Precio Fijo esproporcionado por un vendedorpara completar un contrato.Costo de riesgo está en elvendedor.Contrato de Precio Fijo
Precio Fijo Cerrado (FFP)
Costos Reembolsables
Un comprador proponecontratos de trabajo y laexperiencia del vendedor. Loscostos totales no se conocenhasta el final del contrato.Costo de riesgo está en elcomprador.
Tiempo y Materiales
Un comprador proponecontratos de trabajo y laexperiencia del vendedor. Loscostos totales no se conocenhasta el final del contrato.Costo de riesgo está en elcomprador.
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Roles y Responsabilidades de Gobierno del Riesgo
RESPONSABILIDADES DE GOBIERNO DEL
RIESGO
- DIRECTOR DE PROYECTO
- LA OFICINA (PMO)
- GERENCIA DE RIESGOS
- GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
GERENTE DEL PROYECTO
GESTIÓN DE RIESGOS
PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS
FORMARSE
ADMINISTRAR
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Normas, Políticas, Procedimientos y Prácticas
Tolerancias de riesgo de la organización y los umbrales.
Los métodos a utilizar para identificar los riesgos.
Las definiciones de calificación de impacto que se utilizarán en el proceso Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos.
Matriz Estándar de Probabilidad e Impacto.
Algunas de las normas, políticas y procedimientos que se pueden configurar para todos los proyectos son:
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Gestión de Lecciones Aprendidas
LECCIONES APRENDIDAS
PRACTICAS DE MEJORA CONTINUA
ORGANIZACIÓN
APOYA
DIRECTOR DEL PROYECTO
CREADAS
A LO LARGO DE LA VIDA DEL PROYECTO
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Creación de métricas
Métricas son las normas de rendimiento
que, una vez evaluadas, indican
cómo el trabajo se está realizando en contra
del plan.
Los Directores de Proyectos tendrán una medición de línea base para el
proyecto que incluye el, tiempo y costo
La función del Gobierno en la
gestión de riesgos es identificar medidas aceptables de éxito de gestión de riesgo para ser utilizado en
proyectos
Los jefes de proyecto individualmente pueden
ser capaces de determinar algunas métricas para sus proyectos, pero
generalmente terminan basando estas métricas
en sus propias creencias y actitudes.
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Ayudando a Supervisar los Planes de Respuesta al Riesgo
Gobierno de Riesgos implica también utilizar métrica s en desarrollar planes de respuesta a riesgos y, a
continuación, supervisar el rendimiento del proyect o contra el plan de gestión de riesgo y los planes de
respuesta de riesgo en el registro de riesgo.
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Sesión 09:
COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE LOS RIESGOS
CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN CURSO DE PREPARACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN PARA LA CERTIFICACIÓN
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