Comunicaciones y contratación 100% digital, certificada y segura para las Áreas y las Empresas de Recursos Humanos.

Madrid, España · Juan Alvarez De Mendizabal 3 · +34 914 237 080 · www.evicertia.com

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El reto de la transformación digital ha llegado al sector de Recursos Humanos. Todos los actores involucrados en los procesos de gestión de personas (personal del departamento, colaboradores y candidatos) demandan sistemas ágiles y seguros pero sin olvidar la validez legal necesaria. En este entorno de transformación, el papel es un elemento que provoca lentitud, inseguridad y sobre todo encarece todos los procesos, tanto en tiempo como en coste material.

La seguridad y la integración de los procesos de contratación y comunicaciones a empleados, candidatos y colaboradores es un procedimiento crítico que además libera mucho tiempo a las personas encargadas de su gestión. En este entorno, la evolución tecnológica nos aporta importantes aliados. Los dispositivos móviles, cuya tasa de penetración en los ámbitos laborales roza el 100%, nos ofrecen nuevas formas de comunicación más versátiles y seguras, que usadas adecuadamente nos permiten establecer canales seguros, trazables y auditables.

Por otro lado, los cambios en la legislación en cuanto a la validez de las comunicaciones electrónicas certificadas, como las referidas a la firma electrónica, no hacen más que enseñarnos el camino que debemos transitar. Además, los cambios en la legislación vigente, como la reciente aprobación en 2019 del nuevo Real Decreto Ley que obliga a registrar la hora de inicio y de final de la jornada laboral o las necesidades derivadas del cumplimiento del reglamento de protección de datos GDPR suponen un reto, que difícilmente puede ser solventado por medios tradicionales. En cualquier caso, como veremos en este documento, podemos concluir que la utilización de medios digitales en los procesos de firma de contratos, son admisibles de acuerdo con la legislación vigente.

En Evicertia llevamos años ayudando a empresas especializadas en la gestión de los Recursos Humanos y a muchas áreas de Recursos Humanos de grandes empresas a optimizar y automatizar su gestión facilitando esa seguridad y permitiendo una agilidad e inmediatez impensable hace apenas unos años.

Juan Carlos Llerena CMO,Chief Marketing OfficerEVICERTIA

ÍndiceAplicaciones Recursos Humanos Comunicaciones certificadas Firma electrónicaIdentificación remota certificada BeneficiosNormativa legal aplicable en España

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Comunicaciones y contratación 100% digital, certificada y segura para las Áreas y las Empresas de Recursos Humanos.

AplicacionesRecursos Humanos

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Firma de contratos laborales

El colaborador recibe el contrato y los adjuntos mediante un correo electrónico o un SMS, pudiendo firmar de modo inmediato y de múltiples maneras: OTP, firma digitalizada, desafío, etc.

La plataforma admite otros tipos de intervinientes que no necesariamente tienen que firmar los contratos, como son los revisores y los informados.

Firma de políticas de empresa

El colaborador recibe la solicitud de firma de los documentos de PRL, buenas prácticas, seguridad, etc. mediante un correo electrónico o un SMS, pudiéndose firmar de modo inmediato como en el resto de los casos. La facilidad y la economía del proceso permite implementar la gestión masiva de de la firma de este tipo de documentos que tal vez no tengamos cumplimentados ya que no se hizo en el momento de la contratación.

Entrega de nóminas

El colaborador recibe la nómina mediante un correo electrónico o un SMS. Evicertia deja constancia de la entrega y la posible aceptación o rechazo (con comentarios) por parte del trabajador.

Consentimiento RGPD

El destinatario recibe un documento en el que se le solicita su aceptación de una o más cláusulas RGPD mediante un correo electrónico o un SMS.

El receptor puede aprobar o rechazar de modo individual cada una de las diferentes posibilidades.

Acuerdos: vacaciones, horas extra…

El colaborador recibe los documentos mediante correo electrónico o SMS pudiendo aceptar o rechazar el contenido de los mismos.

Firma de finiquitos

El colaborador recibe el documento con los datos del finiquito, mediante un correo electrónico o un SMS, pudiéndose firmar de modo inmediato y de múltiples maneras: OTP, firma digitalizada, desafío etc. Permite la aceptacion, rechazo y la incorporación de comentario. Deja constancia, como en el resto de los casos de las fechas/horas en las que se han producido los diferentes eventos.

Entrega de certificados profesionales

El colaborador recibe el documento acreditativo de su certificación profesional mediante correo electrónico o SMS, quedando constancia de la fecha y hora del contenido y la identidad del que expide el certificado y del que lo recibe.

Firma de registros de fichaje

El colaborador recibe el documento en el que aparecen las horas realizadas en el último periodo mediante un correo electrónico o un SMS, pudiendose firmar de modo inmediato y de múltiples maneras: OTP, firma digitalizada, desafío etc.

Entrega de documentos acreditativos de formación

El colaborador recibe el documento acreditativo de su certificación profesional mediante correo electrónico o SMS, quedando constancia de la fecha y hora del contenido y la identidad del que expide el certificado y del que lo recibe.

Comunicaciones Certificadas

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Las comunicaciones que realizamos desde los departamentos de Recursos Humanos conllevan en muchos casos la obligatoriedad de que sus contenidos sean inalterables, que quede constancia del momento en el que se ha enviado, recibido, aceptado etc. y que todo ello sea accesible para los diferentes actores implicados. El problema es que cumplir con todos estos requisitos resulta muy complicado y en muchos casos nos vemos obligados a utilizar métodos trazables y auditables, no muy seguros a con un coste muy elevado, que no aportan nada a la cadena de valor.

En este contexto Evicertia ofrece soluciones de comunicación certificada fehaciente, en la que los interlocutores sólo necesitan disponer de un teléfono móvil, una dirección de correo electrónico y acceso a internet.

A continuación, se muestran los diferentes medios que Evicertia pone a disposición de sus clientes:

Mail Certificado

Consiste en el envío de un correo electrónico en el que se certi�ca el contenido, el momento y la entrega. Se redacta y envía a través de nuestra plataforma como en cualquier otro servicio de correo web o mediante integración con nuestra API. La remisión se realiza de forma transparente y las evidencias se custodian online y notarialmente.

Permite certi�car el envío de contenido a uno o más destinatarios. Permite de modo facultativo la aceptación o el rechazo por parte del destinatario y tiene valor probatorio ante los tribunales

SMS Certificado

Consiste en el envío a través de la plataforma de Evicertia de un SMS, del que se certi�ca el contenido los intervinientes y la entrega. La remisión se realiza de forma transparente certi�cando cada uno de los eventos de la comunicación. Permite asegurar el envío de un contenido al móvil del destinatario, teniendo valor probatorio ante los tribunales

Notificación FehacienteElectrónica

Consiste en la entrega de manera fehaciente a través de un email o un SMS de un enlace de acceso al contenido que se quiere comunicar. El principal efecto conseguido es el acuse de lectura por parte del destinatario. Además dispone de mecanismos para que el destinatario se identi�que para acceder al contenido, lo que lo hace especialmente valioso en procesos de comunicación de información con�dencial o con alto nivel de protección RGPD.

Tiene valor de prueba a efectos procesales.

Notificación Electrónica conEntrega Postal

Consiste en el envío a través de la plataforma de Evicertia de un correo a una direcciónpostal del que se certi�ca el contenido y la entrega al operador de correos. La remisiónse realiza de forma transparente certi�cando cada uno de los eventos de la comunicación. Es especialmente valioso en aquellos casos en los que no disponemos de una dirección electrónica y queremos enviar una comunicación de la que queremos tener certi�cación de contenido y evidencia de fecha de envío.

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Firma Electrónica

Firma de Contratos

Evicertia permite la �rma de cualquier documento electrónico de manera no presencial, entre una o más personas, desde cualquier dispositivo o por Internet sin necesidad de instalar ningún software adicional. El usuario sube el documento a �rmar en la plataforma y lo envía a los �rmantes por correo electrónico o SMS. Los �rmantes pueden aceptar o rechazar utilizando medios que están únicamente a su disposición (un enlace exclusivo, PIN al email o al móvil, �rma manuscrita, respondiendo a un desafío, etc.) lo que constituye �rma electrónica avanzada.

Evicertia se encarga de dejar constancia y darle valor legal.

Identificación Remota Certificada Evicertia dispone de un servicio por el cual se puede identi�car a una persona a distancia, validando el documento de identidad mostrado (DNI, pasaporte, licencia de conducir etc.) y comparando la imagen de dicho documento con la imagen de la persona que está realizando el proceso de identi�cación mediante la cámara del móvil o la webcam.

Es especialmente adecuado en aquellos casos en los que por seguridad o por aspectos regulatorios sea necesario identi�car a la persona que está haciendo la solicitud.

El proceso es conforme a la normativa de SEPBLAC (Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias), y Banco de España que son las entidades que velan por la seguridad en las transacciones �nancieras de acuerdo a los más altos estándares de seguridad a nivel europeo.

Firma en Tablet

Evicertia pone a disposición de sus usuarios una solución de �rma de documentos electrónicos a través de dispositivos tablet que capturan la �rma manuscrita junto con sus datos biométricos de manera inmediata y con total seguridad. El producto se puede usar en cualquier tablet o móvil con lápiz electrónico y permite visualizar documentos de múltiples páginas de tamaño completo y capturar las �rmas manuscritas y modi�caciones.

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La firma electrónica a través de Evicertia permite al receptor expresar y firmar su consentimiento con lo dispuesto en el documento que envía el remitente, por medio de dispositivos móviles, tablet o desktop. Dentro de los Recursos Humanos se usa para firmar todo tipo de contratos, aceptación de condiciones, certificados de cursos y en general toda aquella documentación que necesite el consenso y la aceptación de las partes.

BeneficiosEvicertia atesora una importante experiencia, tanto en volumen como en casuística, en lo concerniente al uso de medios electrónicos certificados para la comunicación,contratación e identificación de personas. A través de nuestra plataforma se han firmado más de 6 millones de documentos, de los cuales cerca de un 70% son contratos, asimismo se han enviado más de 19 millones de notificaciones electrónicas fehacientes.

En base a esta experiencia podemos determinar que la implementación de la plataforma de Evicertia genera importantes ventajas:

Económicos: Conseguimos una disminución de costes de entre 4 a 1 y 20 a 1. Teniendo en cuenta todos los costes de papel, tóner/tinta, uso hardware de impresión, horas de trabajo en labores derivadas de la impresión, manejo de documentos, envío postal o entrega en persona, control del proceso, archivado y recuperación.

De tiempo: Un envío electrónico certificado con trazabilidad permite al emisor conocer en tiempo real la situación de su comunicación nada más es enviado, entregado, abierto, aceptado, rechazado, pendiente, y de este modo actuar en consecuencia. En el caso de los contratos el ahorro de tiempo es aún mayor ya que pueden ser firmados al instante simplemente con un teléfono móvil. Los tiempos de gestión pasan de días a minutos. Para un caso específico de contratación, nuestro cliente consiguió una reducción de sus tiempos de gestión en la contratación, de 3 días de media a tan solo 10 minutos. De esta manera sus clientes podían acceder a sus servicios de una forma inmediata, logrando así incrementar sus ratios de contratación.

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De imagen: Las empresas que utilizan nuestros servicios mejoran exponencialmente su imagen de modernidad, agilidad y flexibilidad, que no tienen cuando utilizan los medios tradicionales que implican el uso del papel.

Seguridad: Los servicios de comunicación y contratación certificados aportan una gran seguridad en lo referido a la custodia ya que eliminamos el riesgo de pérdida de los documentos. También en cuanto a garantizar la identidad de la persona que está realizando la contratación (identificación remota certificada). Por último, la seguridad jurídica derivada de nuestra experiencia, que nos permite decir que nuestros clientes nunca han perdido un solo litigio donde se estuviera poniendo en duda la identidad, la intención el contenido o la fecha en la que se ha realizado el acto certificado por Evicertia.

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Trazabilidad: Todas las comunicaciones, contrataciones e identificaciones realizadas a través de nuestra plataforma permiten trazar cada uno de los estados de la comunicación tanto en modo inmediato como en consultas históricas.

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Los artículos 1258 y 1262 del Código Civil, y el artículo 23.1 de la Ley 34/2002, de 11 de Julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico, no exigen que se firme un contrato por escrito y acepta la validez del medio electrónico para producir efectos jurídicos en los contratos celebrados por vía electrónica. No obstante, para justificar la voluntad contractual y el consentimiento por parte del trabajador al acto de contratación de forma que se acredite la existencia de un negocio jurídico vinculante, será necesario:

- que exista la voluntad o consentimiento de las partes (arts. 1262-1270, C.Civ.),- que exista un objeto o que exista un fin contractual (arts. 1271-1273, C.Civ.) y- que dicho objeto esté fundamentado en una causa lícita (arts. 1274-1277, C.Civ.).

Por otra parte, a la hora de determinar qué tipos de firma son admisibles/deseables, de acuerdo a la normativa vigente: A efectos del Reglamento 910/2014 (por el que se derogó en su momento la Directiva 1999/93/CE), se establecen las siguientes definiciones:

1) «firma electrónica», los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar;2) «firma electrónica avanzada», la firma electrónica que cumple los requisitos contemplados en el artículo 26;3) «firma electrónica cualificada», una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.

Normativa legal aplicable en España10

Por su parte el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, define los distintos tipos de firma electrónica de la siguiente manera

1) La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.2) La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control.3) Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Cuando una firma electrónica se utilice conforme a las condiciones acordadas por las partes para relacionarse entre sí, se tendrá en cuenta lo estipulado entre ellas (apdo. 3, art. 10, Ley 59/2003, de 19 de diciembre).

La normativa no fija nada por lo que correspondería a los órganos jurisdiccionales establecer la validez o no de un contrato firmado digitalmente, teniendo en cuenta, en todo caso, el apdo. 9, art. 3, Ley 59/2003 de 19 de Dic (Firma electrónica), por el que se especifica que «No se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida en relación a los datos a los que esté asociada por el mero hecho de presentarse en forma electrónica».

Con todo ello podemos concluir que la utilización de medios digitales en los procesos de firma de contratos, son admisibles de acuerdo a la legislación vigente.

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