Conceptos Basicos de La Gerencia de Proyectos

8/17/2019 Conceptos Basicos de La Gerencia de Proyectos

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UNIVERSIDAD DE LAS AMÉRICAS

Curso

Gerencia de Proyectos

CAPÍTULO 3

CONCEPTOS BÁSICOS Y TENDENCIASDE LA GERENCIA DE PROYECTOS


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Lo Tradicional y la Tendencia


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2014 2015

3ra era de Tecnología … y la Empresa

Todos los derechos reservados @ 2015 - Fortia


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El Escenario: Digitalización de los Negocios

La creación de nuevosnegocios se produce enbase a una convergenciaentre el mundo físico y eldigital


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objects

place

objetos yprocesos físicos

OperationalTech.

entidadesvirtuales(nube)

personas

InformationTech.

information

Consumer Tech.

Sistemas lugares

Mas Datos, Mayor Frecuencia, Múltiples Fuentes

IT – OT - CT


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Digitalización de los Negocios


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Escenario de Negocio


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Ejm: Digitalización de Negocios (choque…)

1. Smart Phone detectauna desaceleraciónbrusca

2. Smart Phone recogesignos vitales de lospasajeros (ropa)

3. Smart Phone infoinformación al 911

4. Smart Phone interrogaa los sistemas devehículo para el reportede daños

5. Reporte de daños seenvía a aseguradora,policía, servicio de grúa

6. Smart Phone recibecotización de arreglo departe de compañías(mejor precio)

7. Smart Phone recogeevidencias de vídeo enrelación a cómo ocurrióel choque

8. Smart Phone notificaa parientes vía SMS oFacebook

9. Smart Phone envíatoda la información afirmas de abogados


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Industrias Involucradas

1. Smart Phone detectauna desaceleraciónbrusca

2. Smart Phone recogesignos vitales de lospasajeros (ropa)

3. Smart Phone infoinformación al 911

4. Smart Phone interrogaa los sistemas devehículo para el reportede daños

5. Reporte de daños seenvía a aseguradora,policía, servicio de grúa

6. Smart Phone recibecotización de arreglo departe de compañías(mejor precio)

7. Smart Phone recogeevidencias de vídeo enrelación a cómo ocurrióel choque

8. Smart Phone notificaa parientes vía SMS oFacebook

9. Smart Phone envíatoda la información afirmas de abogados

Tecnologías para colisiones en Smart Phones

Cumplimiento leyesSeguridad911

Servicios de emergenciaDisponibilidad de hospitales y médicos

SegurosBancos

Sensores de dañosSeguridad

Ropa Inteligente

Asesores Legales


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La Gerencia de Proyectos está cambiando


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Cuestión de Estilo

Tradicional? Ágil – Menos formal?


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Project Management no es más el martillo paratodo tipo de clavos


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La Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge)es un estándar reconocido para la profesión de gestión deproyectos.


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Un estándar es un documento formal que establece normas,métodos, procesos y buenas prácticas.


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Finalidad del PMBOK

Identificar los fundamentos

Buenas prácticas (PMBOK – 168 mejores prácticas) significa queexiste un acuerdo general en que la correcta aplicación dehabilidades, técnicas y herramientas, aumenta la probabilidad de éxitode proyectos.

Buenas prácticas no significa aplicación uniforme de conocimientostodos los proyectos. El equipo de dirección de proyecto debedeterminar lo más apropiado.

Vocabulario común para la aplicación de conceptos

Referencia fundamental, esta norma no esta completa ni abarca todoslos conocimientos.Es una guía, mas que metodología. Identifica buenas prácticas, perono describe el detalle del “cómo hacer” o los criterios de cómo

afrontar dificultades


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Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo paracrear un producto, servicio o resultado único.

Componentes básicos de un proyecto (interrelacionados):

Resultados identificados (alcance)

Fecha de inicio – fin (programación)

Recursos


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Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo paracrear un producto, servicio o resultado único.

Componentes básicos de un proyecto (interrelacionados):

Resultados identificados (alcance)

Fecha de inicio – fin (programación)

Recursos


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Características de los Proyectos

Temporal:

Comienzo y final definidos Final se alcanza cuando:

• Se han logrado los objetivos,• O cuando queda claro que éstos no podrán ser alcanzados,• O cuando la necesidad del proyecto ya no exista (se cancela).

Temporal no necesariamente significa de corta duración Equipo del proyecto pocas veces perdura después En contraposición los resultados tienen a ser duraderos


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Características de los Proyectos

Productos, servicios o resultados únicos:

La única razón por la que existe un proyecto es producir losresultados definidos en un alcance. Ejemplos:

La singularidad es una característica importante de losproductos entregables de un proyecto.


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Qué es la Dirección de Proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientasy técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con losrequisitos del mismo.

Dirigir un proyecto implica:

Identificar requisitos, Abordar diversas necesidades, inquietudes y expectativas de

los interesados

Equilibrar las restricciones :• el alcance• la calidad• el cronograma• el presupuesto• los recursos• el riesgo


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Algunas Confusiones

Procesos Programas

Grupo de proyectos

Iniciativa sin una fecha de fin


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Factores Comunes a Todos los Proyectos

Recursos no tienen rendimientos homogéneos y predecibles Presupuesto suele estar acotado Recursos son limitados (excepción?) Muchas actividades que deben ser sincronizadas Tiempo de finalización está limitado Objetivos pueden variar con el avance del proyecto Influencia y colaboración externas


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Proyectos y Planificación Estratégica

• Proyectos son una forma de organizar actividades que nopueden ser tratadas dentro de los límites operativos normalesde la organización.

• Proyectos se usan como un medio de lograr el plan

estratégico de la organización.

• Generalmente, los proyectos son autorizados como resultadode una o más de las siguientes consideraciones estratégicas:

– Una demanda del mercado – Una necesidad de la organización – Una solicitud de un cliente – Un avance tecnológico – Un requisito legal


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Restricciones de un Proyecto


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Restricciones

• A través de una jerarquización de restricciones es posiblehacer una planificación adecuada y evaluar el impacto de

cambios• Los interesados del proyecto siempre trataran de hacer

cambios al proyecto. El director es responsable de analizarestas solicitudes e identificar el impacto sobre lasretricciones.

• Este tema se profundiza en las áreas de conocimiento degestión de cambios y gestión de la integración


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Oficina de Proyectos (PMO)

Entidad organizacional responsable de coordinar de maneracentralizada determinados proyectos. La estructura de unaPMO depende de las necesidades de c/empresa.

PMO puede:

• Tomar las decisiones claves de proyectos• Gestionar la compartición y optimización de recursos• Desarrollar metodologías, prácticas, políticas, procedimientos

y estándares

• Monitorear el cumplimiento de niveles de calidad• Auditar la ejecución de proyectos


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No obstante …

• PMOs pueden morir de “causas naurales”.

• Si añaden poco valor y se enfocan a una función demonitoreo y de generación de reportes.

… así pronto serán irrelevantes


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PMO: Torre de Control

• TI tiene muchos proyectos que quieren iniciarse

• PMO guía en forma individual y coordinada la ejecución de

proyectos• PMO evita “desastres”


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Tipos PMO

• De apoyo: proporciona políticas, metodologías, plantillas yrecomendaciones. Ejerce bajo control de proyectos.

• De control: capacita en cómo dirigir proyectos. Ejerce nivel

moderado de control de proyectos• De dirección: proporciona directores de proyecto (de cierto

tamaño). Ejerce alto nivel de control.

• PMO evita “desastres”


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Ejercicio

Tipo PMO?

1 Gestiona todos los proyectos de la organización

2 Proporciona apoyo y dirección, exigen que todos los proyectos dentro de laorganización usen software y plantillas específicas. No ejerce otro tipo de

control sobre proyectos3 Coordina todos los proyectos dentro de la organización

4 Recomienda la terminología, plantillas, los informes y otros procedimientoscomunes que deben usarse en otros proyectos para promover cosnsitenciay simplificar esfuerzos

5 Designa el director del proyecto

6 Prioriza los proyectos

7 Ejerce el máximo nivel de control sobre proyectos


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Ejercicio

Tipo PMO?

1 Gestiona todos los proyectos de la organización De dirección

2 Proporciona apoyo y dirección, exigen que todos los proyectos dentro de laorganización usen software y plantillas específicas. No ejerce otro tipo de

control sobre proyectos

De control

3 Coordina todos los proyectos dentro de la organización De control o dedirección

4 Recomienda la terminología, plantillas, los informes y otros procedimientoscomunes que deben usarse en otros proyectos para promover consistenciay simplificar esfuerzos

De apoyo

5 Designa el director del proyecto De dirección6 Prioriza los proyectos De control o de

dirección

7 Ejerce el máximo nivel de control sobre proyectos De dirección


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Trabajo en Clase

• Formar grupos de 4 personas

• Leer el artículo “EPMO”

• Escribir un breve artículo que responda: – Cómo una PMO – EPMO puede agregar valor a su empresa y no sólo

ser un ente solo de control – Cuáles serían los lineamientos orientados al éxito de una PMO -

EPMO.


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Rol del Director/Gerente de Proyecto

Dependiendo de la organización el Gerente de Proyectoreporta al Gerente del Programa o Portafolio (PMO).

La aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas

(buenas prácticas) no son suficientes para una gestiónefectiva de un proyecto.

Además se requiere competencia/expertise en la aplicaciónde estos conocimientos, orientación a resultados, sinotambién personalidad y liderazgo.


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Influencias de la Organización

Los proyectos son parte de una organización que es mayorque el proyecto.

Los proyectos son impactados y a la vez generan impactos

La madurez respecto a su sistema de gestión de proyectos,su cultura, su estilo, su estructura de la organización y suoficina de gestión de proyectos pueden también influir.

La organizaciones tienen culturas únicas y descriptibles,

reflejadas en:

– Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas – Políticas y procedimientos – Percepción de las relaciones de autoridad

– Ética laboral y horario laboral


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Una de las principales formas de influencia es cómoestá organizada la compañía.

Algunos tipos: Organización funcional. Los miembros del equipo de proyecto

hacen sus tareas funcionales y además trabajan en el proyecto Orientada a proyectos. Los miembros solo trabajan en

proyectos. No tienen una unidad a la cual regresar una vez quetermine el proyecto.

Matricial. Los miembros del equipo de proyecto tienen 2 jefes: el

director de proyecto y el gerente funcional En una matricial fuerte el poder recae en el director de proyecto

En una matricial débil el poder recae en el director funcional

En una matricial equilibrada: los dos directores tienen igual poder


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En una organización matricial débil o funcional El rol de Director de Proyecto es más de Coordinador

Tiene un ámbito limitado de autoridad, reporta a otroJefe y gestiona las comunicaciones.

Trabajo:


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Trabajo:Ventajas y Desventajas de las Estructuras

Organizacionales

Organización funcional Orientada a proyectos

Matricial


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Otros conceptos relacionados

Organizaciones basadas en proyectos: a fin de cumplircon objetivos estratégicos, se crean marcos dereferencia temporales en torno a iniciativas específicas

Jerarquía de la organización: hay que identificar a que

nivel está el proyecto: gerencial, táctico u operativo


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• Por ejemplo:

– Es más probable que un equipo que propone un enfoqueinusual o de alto riesgo obtenga la aprobación dentro deuna organización agresiva o emprendedora.

– Un director del proyecto con un estilo altamenteparticipativo tiende a encontrar problemas dentro de unaorganización jerárquica rígida, mientras que un director delproyecto con un estilo autoritario se vería igualmenteconfrontado en una organización participativa.


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