Resumen y

conclusiones

Organizado por: Con el apoyo de:

www.eventsost.com

El Events & Congresses Managers Sustainability Forum (ems15) es el evento de training y networking sobre sostenibilidad en eventos más importante celebrado en España, y exclusivamente dirigido a los Responsables Corporativos de Eventos y Congresos, y que en su convocatoria de 2015 se celebró bajo el lema “Tú sostienes el mundo”.

Celebrado el 9 de julio de 2015 en el hotel NH Hesperia Tower de Barcelona, el ems15 sirvió para que un nutrido grupo de profesionales corporativos de importantes empresas compartieran ideas nuevas y buenos momentos de networking en torno a la sostenibilidad aplicada a eventos.

El evento, fue concebido para transmitir a los asistentes la importancia de la capacidad que el colectivo de profesionales corporativos tiene para conseguir que sus eventos, y las empresas del sector que trabajan en ellos, puedan ser más sostenibles, mediante la inclusión de requisitos de sostenibilidad en su opción de compra.

En torno a esta idea, se diseñó un evento 100% participativo en el que propició un entorno adecuado para fomentar el aprendizaje colectivo de los Responsables Corporativos de Eventos y Congresos, así como la creación de una comunidad de profesionales del sector que genera y comparte experiencias sostenibles en eventos, y que incrementa el know-how colectivo del sector en esta materia.

Una cita obligada para los PROFESIONALES

CORPORATIVOS

1

Por definición un evento no puede ser 100% sostenible, entendida la sostenibilidad desde un punto de vista de “impacto cero” sobre el medio.

No obstante, los eventos si pueden ser “más” sostenibles, pues la sostenibilidad está en los detalles de las operaciones que se ejecutan a la hora de diseñar y desarrollar un evento.

En este sentido hace falta más autocrítica dentro del sector, y plantearnos hasta qué punto hemos permitido prácticas poco sostenibles en los eventos, tales como las que tienen que ver con el empleo optimizado de materiales, la separación selectiva de residuos, las prácticas de contratación de personal eventual para eventos o las molestias que se hayan podido ocasionar a la población local.

No podemos hacer eventos sostenibles pero si podemos conseguir

eventos MÁS sostenibles

2

Ser sostenible en los eventos comienza por la actitud que, como responsable corporativo de eventos de una compañía, adoptamos frente a la sostenibilidad.

No tenemos que esperar a que nos lleguen instrucciones directas desde “arriba” para que nos decidamos a introducir criterios de sostenibilidad en nuestros eventos. El cambio debe de surgir desde nosotros mismos, y como si de una mancha de aceite se tratara, poco a poco debemos de contagiar a todo nuestro entorno, e ir implantando una política de sostenibilidad cada vez más enriquecida y evolucionada en nuestro departamento de eventos corporativos.

Compensar los impactos de nuestros eventos no es la solución, sino que todo pasa primero por desarrollar nuestros eventos de forma que se pueda prevenir o corregir los impactos negativos que estos puedan provocar en el medio ambiente o en la sociedad.

El responsable corporativo de eventos y congresos, debe de ser consciente de que la sostenibilidad nos hace mejores, y que ser más sostenible es un valor diferencial. Además, pese a que la sostenibilidad es un valor intangible que avanza despacio, al final acaba contagiando a todos. Por eso debemos asumir que es un valor que ha venido para quedarse, y ninguna empresa líder en su sector puede quedar al margen de esta corriente de pensamiento que poco a poco está impregnando todas las actividades humanas.

La ACTITUD del

CAMBIO

3

Los espacios para eventos son un ejemplo de como un evento puede ser más sostenible sin un coste adicional, si sabemos seleccionar un espacio que haya puesto en marcha criterios y políticas de sostenibilidad.

Para ello, tanto las agencias, como los profesionales corporativos del sector, tienen que demandar a los espacios para eventos que sean más sostenibles, y que esta condición la sepan comunicar mejor tanto a los propios clientes, como a los grupos de interés que tiene asociados (proveedores, sociedad, agencias, medios, etc.)

La sostenibilidad de un espacio para eventos pasa por la implantación y puesta en marcha de acciones en base a criterios tales como la eficiencia energética, la recogida selectiva de residuos o la arquitectura bioclimática.

La sostenibilidad aplicada a un espacio puede suponer también un ahorro de costes, pues existen multitud de elementos que se pueden rediseñar desde parámetros de sostenibilidad que no encarecen la gestión del espacio o la prestación de un servicio para un evento.

Espacios adaptados PARA ofrecer

SOSTENIBILIDAD

4

De toda la cadena de decisión que se despliega para el desarrollo de un evento, el eslabón más importante lo asume el responsable de eventos y congresos corporativo.

Una sola línea en el briefing, en la que especifiquemos a nuestras agencias y proveedores nuestro deseo de que todas sus propuestas estén basadas en criterios de sostenibilidad, y de que se ejecuten de una forma en la que no haya impactos negativos sobre el medio ambiente y la sociedad bastará para que agencias, espacios y resto de proveedores, se pongan a trabajar en esta línea para estar en sintonía con sus clientes.

Las agencias deben aportar este valor añadido. La información lo es todo en este sector donde cada día aparecen nuevos productos, materiales, espacios sostenibles, etc., y las agencias son el canal imprescindible para conocer estos avances.

La sostenibilidad entendida como desarrollo de un código de buenas prácticas más sostenible, no debe de ser ni cara, ni debe de aumentar el presupuesto de los proveedores, sólo tenemos que preocuparnos por conocer qué es lo que se puede pedir a cada tipo de proveedor en cuestiones de sostenibilidad.

AGENCIAS Y PROVEEDORES: una línea en el BRIEF que

todo lo CAMBIA

5

Todos los eventos deberían tener al menos uno o dos puntos de sostenibilidad que resultarán muy visibles tanto para su público, como para el entorno social en el que está inmerso.

Desde este punto de vista, la inclusión de acciones de RSC que reviertan en beneficios para el medio ambiente y/o la sociedad, aportan un importante valor añadido al evento y a la experiencia que los asistentes obtienen de este.

LEGADO un “must” cada vez

más presente

6

Sostenibilidad y comunicación deben de ir de la mano. La sostenibilidad es un valor intrínseco de cualquier actividad, y por ende de cualquier evento que la aplique.

Para que un evento más sostenible pueda ser servir de palanca capaz de generar una experiencia sostenible en sus asistentes, es necesario dar a conocer todas las acciones sostenibles que somos capaces de poner en marcha en un evento.

Comunicar lo que hacemos en sostenibilidad, hace que un evento sea más sostenible gracias a la involucración del público y de todos los stakeholders implicados en el evento, al tiempo que pone en valor los valores y principios de sostenibilidad de las empresas.

El VALOR de la

COMUNICACIÓN

7

Al final la clave está en los proveedores que contratamos, y para conseguir que la sostenibilidad tenga cabida en nuestros eventos es de vital importancia que consigamos implicar a nuestra cadena de suministro, empezando por las agencias pero tampoco sin olvidar a espacios y demás actores implicados, ya que estos son los encargados de ejecutar los eventos que hemos planificado.

En este sentido, constituye una herramienta muy poderosa de gestión de la sostenibilidad en los eventos, el contar con herramientas que permitan trazar a aquellos proveedores o espacios que son capaces de demostrar su compromiso con la sostenibilidad, y su capacidad de satisfacer nuestros requisitos de sostenibilidad para nuestros eventos.

La certificación en sostenibilidad para agencias, OPC’s, espacios y demás proveedores del sector de los eventos, es extraordinariamente útil para que los responsables de eventos y congresos corporativos puedan conocer qué proveedores pueden de verdad acreditar su condición sostenible.

CERTIFICACION garantía de

TRAZABILIDAD

8

REFERENCIAS EN MEDIOS: EVENTOPLUS: http://www.eventoplus.com/articulo/2834/4/ems15-el-foro-para-la-sostenibilidad-dirigido-a-responsables-corporativos/ CONEXO: http://www.nexotur.com/conexo/eventsost/organiza/barcelona/primer/foro/promover/sostenibilidad/eventos/corporativos/78642/

DES DE MEETIN: http://www.meet-in.es/newsletter/boletines/boletin_229.htm

AGRADECIMIENTOS: Han participado en la producción del Events & Congresses Managers Sustainability Forum (ems15):

- NH Hotels - Hotel Hesperia Tower - Red_IN - JMDLC - Entry - Los Jabones de Afim

Agradecemos especialmente su colaboración por su participación directa en el evento a: - Montse Vivero (Barceló Congresos) - Eric Mottard (Grupo Eventoplus) - Fabio Lomeña (Exploramás)

es un evento de

Todos los derechos reservados, 2015

9