Coneito de Planilha - Excel
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MLS INFORMTICA
Introduo
O conceito de Planilha Eletrnica
Se voc trabalha com muitos nmeros no seu dia-a-dia, est acostumado a construir
listas, relatrios, e outros demonstrativos que normalmente lembram a forma de uma
tabela. Atravs de relacionamentos particulares a cada situao, voc pode encontrar
significado para tal forma de colocao de informaes nesse conjunto de linhas e
colunas. , tambm, demasiadamente comum nos depararmos com vrios tipos de
clculos a serem feitos com base nos nmeros ali presentes ou, at mesmo, com o uso de
complexas frmulas cujo intuito obter resultados acumulativos, estatsticos, financeiros
ou puramente algbricos.
O fato de trabalharmos com alguns valores dentro da maneira citada j nos indica que
estamos trabalhando com PLANILHAS. Pois a idia de planilha parte do momento em
que se v uma disposio matricial (ou tabular) de valores numricos ou textuais.
A planilha eletrnica ou, numa melhor expresso, cada um dos programas aplicativos que permitem a construo de planilhas eletrnicas consiste em uma poderosa ferramenta de apoio gesto e ao processo de tomada de deciso, dentro de uma empresa
ou na vida particular. Normalmente utilizada para elaborao de tabelas, planilhas em
geral, bem como atribuio de frmulas em busca de resultados rpidos e precisos. Uma
planilha eletrnica substitui naturalmente o processo manual ou mecnico de escriturao
e clculos sob a forma de tabelas.
Para que essa idia possa ficar "mais clara" podemos citar como exemplos corriqueiros
do uso de nmeros dispostos em planilhas:
um simples oramento domstico
o controle de contas bancrias
a folha mensal de pagamentos de uma seo ou empresa
uma projeo de receitas/despesas por perodos
estimativas e anlises gerenciais de determinadas planilhas
o acompanhamento evolutivo de uma carteira de aes
anlise de produtividade a partir de dados colhidos
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1. Introduo 4
MLS INFORMTICA
Em verdade, as opes possveis so bastante variadas por dependerem, exclusivamente,
da criatividade e da necessidade do prprio usurio. Muitas vezes o tratamento de um
extenso volume de dados numricos, por perodos, s vezes, muito frequentes, pode levar
a um acentuado grau de desgaste. Uma forma sensata de minimizar tais esforos envolve
o uso de um computador.
Apresentando o Excel
O papel da mquina o de facilitar a organizao e a manipulao das informaes, e
nunca fazer o trabalho pelo usurio! O desempenho do computador deve ser similar ao
de uma calculadora bem aprimorada. Os programas aplicativos desenvolvidos para atuar
nesse segmento de automatizao de processos de clculo so conhecidos como
planilhas eletrnicas. Surgiram no final da dcada de 70 para micros pessoais. Hoje
existem vrios programas que pertencem a essa classe o Microsoft EXCEL mais um deles. Vejamos algumas das coisas que podem ser feitas no Excel:
criao e manuteno de folhas de trabalho (planilhas) compostas de valores, textos e
frmulas;
utilizao, em frmulas, de centenas de funes pr-programadas permitindo clculos
matemticos, estatsticos, financeiros, cronolgicos, de engenharia avanada, anlise
estatstica de bancos de dados, manipulao de textos, alm de uma srie de
tratamentos especficos;
reclculo automtico otimizado de frmulas aps a incluso ou alterao de dados;
criao e edio de inmeros tipos/formatos grficos, gerados em funo dos dados
planilhados, podendo ser visualizados em conjunto com a planilha ou no;
colocao de "objetos grficos" linhas, setas, arcos, logotipos, etc. para uma melhor esttica de apresentao da planilha;
manuseio de pequenos bancos de dados com possibilidade de consultas, pesquisas,
classificao de informaes filtradas ou no por critrios seletivos, rearranjo dos
dados ("Tabelas Dinmicas") para diferentes visualizaes;
interligao de uma planilha outras de modo a possibilitar consolidaes, gerao de
grficos, ou clculos entre elas sem a necessidade de duplicao de dados;
elaborao de anlises sob sofisticadas condies de "nivelamento de informaes em
tpicos", de inferncias do tipo "Atingir Meta" (o que aconteceria se...), soluo de
equaes complexas, modelos de simulao, etc.;
impresso de relatrios estilizados, de acordo com as necessidades dos usurios;
criao de grupos de trabalhos conjuntos de planilhas, grficos e bancos de dados criados no Excel, relacionados a um mesmo assunto e dotados de interligao direta,
como se fossem uma nica planilha;
Vale lembrar que o Excel pode ser perfeitamente absorvido por um usurio iniciante em
planilhas eletrnicas mas, sem dvida, ser melhor explorado se voc j tiver tido algum
contato com outros programas similares. Vamos abolir aqui a orientao para instalao
e ativao do referido programa, visto que comum, ao usurio final, passar a ter contato
j est tudo devidamente instalado no microcomputador!
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1. Introduo 5
MLS INFORMTICA
Caractersticas do Excel
A planilha do Excel, em sua disposio matricial de linhas e colunas gera, a cada
encontro, o elemento denominado CLULA a unidade bsica da planilha. No Excel, a matriz formada por 1.048.576 linhas e por 16.384 colunas, representando um total de
17.179.869.184 clulas. Em cada uma dessas mais de 17 bilhes de clulas pode-se
armazenar um valor numrico, uma frmula matemtica, ou mesmo, um pequeno texto,
sendo todos limitados a 32.767 caracteres.
A pasta de trabalho corresponde ao arquivo .XLSX que fica gravado em disco; esta
pasta pode conter tantas planilhas quanto a memria disponvel da mquina permitir.
Alguns outros elementos formatos personalizados, nomes de clulas/faixas, funes de usurio, quantidade de janelas, etc. tm o limite dado pela quantidade de memria do micro. O novo arquivo .XLSX usa como base o formato XML, que facilita a
integrao com fontes de dados externas, e permite tamanhos reduzidos (em bytes), alm
de uma recuperao aprimorada de dados.
Figura 1 - A tela de trabalho do Excel
Na inicializao do Excel a tela se apresenta, normalmente, como uma
matriz gradeada, com rtulos de letras e nmeros. Cada clula possui
uma referncia capaz de identific-la em qualquer instante. As colunas
so identificadas pelas letras e por suas combinaes (A, B, C..., Z,
AA, AB, AC..., AZ, BA, BB..., XFC, XFD) e as linhas, por nmeros seqenciais, de 1 a
1.048.576. Consequentemente, cada clula possui um endereo que lhe identifica
sempre. A referncia (ou endereo) da clula , simplesmente, a letra da coluna a que
pertence seguida do nmero da linha correspondente.
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1. Introduo 6
MLS INFORMTICA
O cursor aponta, normalmente, para uma clula especfica por vez, delimitando-a com
um pequeno retngulo ao redor da mesma. Esse retngulo
selecionado apresenta, em sua extremidade inferior direita, um
"puxador" - um sinal que permite uma srie de operaes
otimizadas com as clulas.
Existe liberdade total para locomoo do cursor por sobre a rea da
planilha com o teclado ou com o mouse o ponteiro do mouse, ao por sobre uma regio qualquer da planilha, aparece sob a forma de uma pequena cruz.
Boto Microsoft Office
A posio mais esquerda, no topo da tela, traz uma grande novidade da verso
2007: o boto Microsoft Office que rene, em um nico acesso, todos os
servios de gravao de documentos, bem como compartilhamento, proteo,
impresso, publicao na internet e envio por e-mail. Esta distribuio de recursos e
atividades reflete o que a Microsoft chamou de Interface Fluente, porque se mostra mais
natural e mais bem distribuda no que diz respeito ao objetivo de cada comando.
Identificao da Janela
A primeira linha da tela mostra tambm a identificao do
documento atualmente em uso, seguido pelo nome do programa
Excel. Os arquivos so nomeados automaticamente por Pasta1, Pasta2, Pasta3 e assim
sucessivamente, medida em que vo sendo criadas, e assumem o nome dado pelo
usurio aps a primeira gravao em disco.
Barra de Ferramentas de Acesso Rpido
Ao lado do Boto Office existe uma pequena barra de ferramentas
contendo os comandos mais comuns: Salvar, Desfazer, e Repetir.
Esta pequena barra foi projetada para conter as operaes mais comuns, e pode ser
customizada para acrescentar mais alguns comandos de grande uso, tais como: Abrir
arquivo, Visualizar impresso, etc.. Para acrescentar ou remover comandos basta clicar
no sinal que indica direo para baixo e ativar (ou desativar) os comandos desejados,
bem como personalizar o contedo acrescentando ou removendo outros cones.
Guias Contextuais
A Interface Fluente da Microsoft distribuiu os antigos comandos dos menus em Guias
Contextuais, conforme a natureza da operao. Essa medida assegurou mais simplicidade
e rapidez no acesso a cada tipo de atividade. possvel se dizer que, com essa estrutura,
no h como gastar mais do que 2 ou 3 toques de teclas (ou cliques do mouse) para se
fazer qualquer coisa, ou acessar qualquer comando do Excel!
Cada Guia mostra uma faixa de opes com todos os comandos e variaes pertinentes.
Vejamos:
Incio ...... inclui todos os recursos de edio e formatao de clulas, estrutura da
planilha (incluso e excluso de linhas ou colunas), funes mais comuns,
busca e troca, classificao e filtragem de dados.
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1. Introduo 7
MLS INFORMTICA
Inserir ..... permite a insero de qualquer tipo de objeto na planilha: tabela ou grfico
dinmico, figura, vdeo, som, diagrama, grfico, vnculo externo, smbolo,
formas, caixas de texto, cabealhos e rodaps, etc.. Layout da Pgina ... acesso a todos os comandos de definio de estilo esttico de
apresentao da planilha, na tela ou no papel; permite a definio de cores,
tipos e tamanhos das letras, margens, ttulos e planos de fundo do papel,
quebras de pgina e coluna, rea de impresso, fator de escala, etc.. Frmulas .... engloba o processo de construo de frmulas, com ou sem o uso de
funes intrnsecas do Excel, em suas diferentes categorias, tratamento de
nomes de clulas e faixas, auditoria, depurao e mtodos de clculo. Dados ....... incorporao de dados externos, classificao, filtragem por critrios,
agrupamento, subtotalizao, validao, e clculos mais elaborados. Reviso ..... verificao ortogrfica do contedo, traduo, incluso de comentrios e
documentao adicional da planilha, proteo e compartilhamento com
outros usurios. Exibio .... permite navegar pelos diferentes modos de exibio da planilha: na tela, no
papel, em janelas diferentes, com ou sem zoom, em espaos de trabalho
predefinidos, alm de acesso ao modo de programao de tarefas por
macrocomandos. ? ........... um ponto de interrogao no canto extremo direito das guias d acesso ao
sistema de Ajuda do Excel.
Faixa de Opes
As Faixas de Opes, controladas pelas Guias, acima descritas, apresentam comandos e
procedimentos afins ou organizados de forma relevante com o tipo de abrangncia da
Guia. O acesso s faixas de opes pode ser feito com o mouse ou atravs de teclas de atalho.
Ao apertar a tecla [ALT], todas as palavras que identificam as Guias e os integrantes da
Barra de Acesso Rpido mostram a tecla que d acesso. Por exemplo, [ALT] C sempre
vai ativar a Faixa de Opes da Guia |Incio| uma opo interessante para se usar regularmente, j que a faixa de Incio possui grande parte dos itens e procedimentos de
construo de planilhas.
Barra de Frmulas
A barra de frmula, colocada abaixo da rea da Faixa de Opes, mostra o contedo da
clula que est ativa (ou seja, selecionada) no momento. esquerda, possui a Caixa de
nome que contm o endereo da clula ativa ou o nome da mesma, caso tenha sido
atribudo a ela um nome. nesse lugar que se deve fazer a correo do contedo das
clulas.
Barra de "Status"
A ltima linha da tela mostra uma srie de informaes sobre os comandos atualmente
selecionados ou, normalmente, informaes sobre dados selecionados, e sobre o estado
atual de visualizao do Excel (modo e fator de zoom).
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1. Introduo 8
MLS INFORMTICA
Barras de Rolamento
direita e abaixo da grade de clulas do Excel possvel ver duas outras barras uma vertical e outra horizontal cuja funo permitir o deslocamento pela planilha com o mouse. Para tanto, basta clicar nos cones (nas extremidades das barras) para deslocar no
sentido indicado pelo desenho, ou arrastar o indicador de posio ao longo da prpria
barra. vlido frisar que, o rolamento apenas da tela, no alterando a atual posio do cursor, na clula atual.
Guias de Planilha
Cada folha de planilha, em uma pasta de trabalho, possui um nome; este nome aparece
nas respectivas guias, colocadas abaixo da grade da planilha, esquerda da barra de rolamento horizontal. A quantidade de guias de planilha varia de acordo com o que for
configurado pelo usurio; por padro, so 3 (trs): |Plan1/, |Plan2/ e |Plan3/.
Preenchendo Dados na Planilha
Para se digitar qualquer coisa em uma clula, preciso que ela seja a atual. Logo, a
primeira coisa a ser feita mover o cursor para a clula em que se deseja iniciar o texto
ou digitar o valor numrico.
Texto ou Nmero ?
O Excel busca "entender" aquilo que escrito logo aps o pressionamento de [ENTER].
Isso significa que, os textos e nmeros so interpretados diretamente, medida em que
vo sendo digitados isso porque o contedo que se iniciar com os caracteres
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + e =
ser considerado, obrigatoriamente, como numrico. Os demais casos so, normalmente,
considerados como texto. Caso esses caracteres iniciem clulas de texto, basta digitar
antes um sinal de apstrofo (') para que o programa os considere como tal. Vale,
tambm, destacar que o Excel alinha por default isto , por conveno os textos pela margem esquerda, os nmeros pela direita, e os erros so centralizados.
Alguns textos acabam sendo maiores que o tamanho reservado para eles em cada clula.
Para que no haja uma limitao ou prejuzo da parte visual, o Excel verifica se as
clulas seguintes esto vazias; se estiverem, o texto "vaza" por sobre elas mas, mantm-
se na clula selecionada pelo cursor no ato da digitao o efeito apenas visual; se no estiverem, o texto aparece truncado, ou seja, permanece inteiro dentro da clula e s
mostrada a parte possvel de ser vista.
Os valores numricos, quando alocados em clulas com pouca largura, possuem um
comportamento diferenciado. Primeiro, o Excel tenta represent-lo sob a forma
cientfica (o valor 0,0000048173 pode ser visto como 4,82E-6, o que quer dizer 4,82 10-6
); e, em caso de no conseguir, preenche a clula com sinais "#####" indicando que a
coluna que contm aquela clula precisa ser "alargada". Como boa metodologia de
construo de planilhas, bom que a mantissa (tamanho em quantidade de caracteres)
dos contedos seja prevista ANTES da digitao, e que definio da largura final da
coluna seja ajustada previamente.
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1. Introduo 9
MLS INFORMTICA
Datas, horas, valores percentuais...
A digitao de datas e de horas se processa diretamente! O Excel identifica se a
informao digitada representa um valor de data ou hora, desde que sejam respeitados os
formatos disponveis!...
Internamente, o dado digitado possui outra apresentao (em outros programas similares
a digitao efetuada nessa outra forma para depois ser formatada) mas, com esse
recurso, o contedo j permanece formatado como deve. Exemplificando, pode-se
digitar 3/7/08 ou 15:27 que o Excel "entende" 03/07/2008 e 15:27:00 horas1. A
grande vantagem que possvel fazer quaisquer tipos de clculos cronolgicos, tais
como: dias entre datas, previso de datas de vencimento, controle de intervalos de tempo,
etc. H vrias funes para tratamento cronolgico.
Seguindo o mesmo estilo, os valores percentuais tambm podem ser digitados de modo
inteligvel e, assim, j permanecerem formatados na clula. O dado "27,4%" aceito e
armazenado como 0,274 facilitando os clculos dessa natureza.
Frmulas Bsicas
A grande vantagem de se usar planilhas eletrnicas no trabalho com nmeros que voc
pode inserir frmulas que fazem referncias a valores armazenados em outras clulas, de
modo que, se o contedo de uma clula referenciada for alterado, todas as frmulas
dependentes dela tambm sero recalculadas automaticamente! Isso d ao Excel uma
caracterstica bastante dinmica no gerenciamento dos elementos de uma planilha.
atravs dessa caracterstica que se consegue fazer projees, anlises e simulaes de
forma to eficiente.
Para o Excel, uma frmula uma srie de nmeros, referncias de clulas e/ou faixas,
ligadas por operadores aritmticos e funes que produzem determinados resultados.
Por exemplo, se um valor depende do resultado de uma expresso algbrica entre dois ou
mais nmeros, podemos disp-los em uma frmula, de maneira legvel.
Veja o exemplo abaixo: 54 + 13 = 67
Agora, se os dois fatores (ou, pelo menos, um deles) da expresso estiverem contidos nas
clulas B3 e B4 da planilha, a expresso, armazenada em outra clula, seria vista como: =B3 + B4
As frmulas, no Excel, sempre se iniciam com um sinal de "=" (igual) para que o
programa saiba que, de forma intuitiva, o contedo da clula escolhida deve ser igual ao
resultado da frmula digitada.
Os endereos de clulas, quando existirem na expresso, podem ser digitados pelo
teclado ou, tambm, podem ser apontados pelo teclado ou pelo mouse. Nesse caso, ao
invs de escrever o endereo, voc deve conduzir o cursor, com as setas do teclado ou
com o ponteiro do mouse para a clula desejada ("clicando" sobre ela, se for com o
mouse).
1 vlido lembrar que os formatos de data e hora inteligveis pelo Excel correspondem queles
disponveis nas configuraes regionais do Windows.
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1. Introduo 10
MLS INFORMTICA
Nas frmulas do Excel NO permitido o uso do espao em branco para separar operadores ou
operandos, a menos que ele esteja entre aspas, como parte de algum texto existente na frmula.
Operadores Aritmticos e Relacionais
As operaes matemticas mais comuns possuem operadores aritmticos que as
representam; esses operadores seguem a um padro de prioridade de execuo que s
pode ser alterado pela colocao de parnteses "(" e ")". Veja abaixo o quadro de prioridade dos operadores aritmticos, decrescentemente dispostos:
^ ........ potenciao * e / .... multiplicao ou diviso (quem estiver mais esquerda) + e - .... soma ou subtrao (quem estiver mais esquerda)
A prioridade de execuo muito importante porque uma alterao da ordem dos fatores
pode provocar resultados completamente diferentes ou, mesmo, inesperados. Veja: 3*6+5 = 23 mas, 3*(6+5) = 33
Acompanhe os exemplos abaixo e tente chegar aos mesmos resultados apresentados
usando clulas da planilha: 3*15+2^6/3 .......... resulta em 66,33 (3*15)+2^(6/3) ...... resulta em 49 12*4+6/3 ............ resulta em 50 12*((4+6)/3) ........ resulta em 40
Alguns operadores resultam em estados lgicos por efetuarem apenas "comparao"
entre os valores de uma frmula, estabelecendo um grau de relacionamento entre eles, sejam nmeros ou textos so os operadores relacionais, colocados abaixo.
= ........ igual a > ........ maior que < ........ menor que >= ....... maior que ou igual a
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1. Introduo 11
MLS INFORMTICA
3 > 4 ............... resulta em FALSO 178 = 178 ............ resulta em VERDADEIRO (2+3)*6 = "GOL" ....... resulta em VERDADEIRO ("S" > "G")
Movimentao do Cursor
As setas direcionais do teclado e o mouse permitem o deslocamento do cursor para
regies prximas, como tambm em grandes deslocamentos. Vejamos as teclas
principais:
- - - - - DESLOCAMENTOS CONVENCIONAIS
[],[] .... move o cursor uma clula, para a esquerda ou direita, respectivamente.
[],[] .... move o cursor uma clula, para cima ou para baixo, respectivamente. [HOME] ....... incio (primeira clula) da linha atual da planilha.
[END] ........ liga/desliga o Modo de Trmino, para deslocar para limites das faixas. [PGUP] ....... pgina de tela anterior (retrocesso vertical de linhas).
[PGDN] ....... pgina de tela seguinte (avano vertical de linhas).
- - - - - MACRO DESLOCAMENTOS
[CTRL][] ... primeira/prxima clula preenchida acima [END][]. [CTRL][] ... ltima/prxima clula preenchida abaixo [END][]. [CTRL][] ... primeira/prxima clula preenchida esquerda [END][]. [CTRL][] ... ltima/prxima clula preenchida direita [END][]. [CTRL][HOME].. incio da rea til de dados (geralmente, clula A1).
[CTRL][END] .. ltima clula da rea til da planilha [END][HOME].
[ALT][PGUP] .. bloco lateral anterior (retrocesso horizontal de colunas).
[ALT][PGDN] .. bloco lateral seguinte (avano horizontal de colunas).
[CTRL][PGUP] . planilha anterior.
[CTRL][PGDN] . planilha seguinte.
- - - - - DESLOCAMENTO DIRETO
[F5] ........ aguarda a digitao de um endereo de clula e reposiciona o cursor diretamente l
permite ainda a seleo especial de clulas. [HOME] ....... desloca para o canto superior esquerdo da janela tecla [SCROLL LOCK] ativada.
[END] ........ desloca para o canto inferior direito da janela tecla [SCROLL LOCK] ativada.
A tecla [SCROLL LOCK] trava o rolamento da planilha SEM mudana da posio
atual do cursor; veja indicao Scroll Lock na Barra de "Status" aps a ativao.
Edio de Clulas
H casos em que um determinado dado foi colocado em uma clula erroneamente, ou
ainda, em que se deseja simplesmente eliminar o contedo de uma clula.
Como apagar o contedo de uma clula selecionada ?
Pressionar a tecla [DEL]; apenas o contedo da clula apagado, ou seja, a formatao
mantida
"Clicar" no "puxador" o pequeno quadrado colocado no canto inferior abaixo da rea selecionada e arrast-lo para o canto superior at toda a faixa ficar cinza. No caso,
apenas o contedo da clula apagado; presionar a tecla [CTRL], quando o "puxador"
arrastado, apaga formato e contedo.
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1. Introduo 12
MLS INFORMTICA
Como corrigir erros na clula ?
Quando o objetivo no apagar e, sim, corrigir ou, simplesmente, alterar o contedo de
uma clula, seja ela um texto, um valor numrico ou uma frmula, denominamos a ao
de "edio" da clula. O processo de edio das clulas evita que se tenha que digitar
novamente um contedo digitado com erros!
1. Posicione o cursor na clula na qual se deseja fazer a alterao.
2. Pressione a tecla [F2]
- - ou - -
"clique" em qualquer parte do contedo mostrado na Barra de Frmula.
3. Proceda com a edio da clula.
Durante a edio, algumas teclas funcionam de modo a atender s necessidades do
processo de correo vejamos as mais importantes:
- - - - - EDIO CONVENCIONAL
[ENTER] ...... finaliza a edio equivale ao "clique" no sinal . [ESC] ........ cancela a edio equivale ao "clique" no sinal . [] ........ posiciona o cursor no caractere anterior. [] ......... posiciona o cursor no caractere seguinte. [BACKSPACE] ... retrocede o cursor apagando o caractere anterior. [DEL] ........ apaga o caractere adiante da posio do cursor. [INS] ........ alterna entre insero e sobrescrita de caracteres. - - - - - CONTROLES ADICIONAIS
[CTRL][] ... posiciona no incio da palavra anterior. [CTRL][] ... posiciona no incio da palavra seguinte. [HOME] ....... posiciona o cursor no princpio da linha em edio. [END] ........ posiciona o cursor aps o ltimo caractere da linha. [CTRL][DEL] .. apaga o restante da linha.
Encerrada a edio da clula pressionando [ENTER] ou simplesmente clicando em
outra clula , o contedo modificado assumido como atual e, no caso de alterao de frmulas ou valores, as clulas dependentes dela so, normalmente, recalculadas
instantaneamente. Se o encerramento da edio se deu por cancelamento, o contedo da
clula mantido tal qual estava antes da operao.
O fato de existirem pequenos sinais de confirmao () e de cancelamento () da edio, para serem acionados via mouse, constitui-se apenas de mais um recurso
operacional. Isto significa que, em certos casos, mais fcil e rpido confirmar ou
cancelar uma operao que envolva a manipulao da barra de frmula com o prprio
mouse, sem que seja necessria a retirada da mo do teclado.
O conceito de Faixa de Clulas
Quando o alvo de uma determinada operao compreende um conjunto de clulas
adjacentes, esse conjunto pode ser denominado "faixa de clulas", no importando
quantos elementos a compem, ou mesmo, se as clulas esto dispostas no sentido
horizontal, vertical, ou em bloco.
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1. Introduo 13
MLS INFORMTICA
Figura 2 - Faixas de clulas
Na Figura 2, as seguintes faixas foram selecionadas:
A6:A6, C1:C8, F5:H12, A17:G17
Uma faixa pode ser, ento, composta de duas clulas, um bloco de dezenas delas, uma
linha/coluna inteira ou em parte ou, at mesmo, a planilha toda. As faixas so
determinadas pelas referncias das clulas que esto colocadas nos extremos superior
esquerdo e inferior direito; a referncia de uma clula a indicao da letra da coluna
seguida do nmero da linha a que pertence.
Observe que a separao entre os endereos limite de uma faixa feita com o caractere
":" (dois pontos); as faixas de clulas no esto limitadas apenas regio mostrada em
tela e, quando forem compostas por apenas uma nica clula podem ser indicadas
somente por uma referncia simples: A6:A6 pode ser, simplesmente, A6.
Referncia Relativa Referncia Absoluta
Quando copiamos ou movemos uma frmula que faz referncia a outra(s) clula(s) da
planilha, o Excel se encarrega de reajustar cada endereo para seu novo destino durante o
processo de cpia ou movimentao nesse tipo de ajuste encontramos a referncia sob a forma relativa.
Mas, h casos em que uma ou mais referncias (endereos de clulas) tm que
permanecer inalteradas aps qualquer um dos dois processos para esses casos, a referncia clula tem que ser feita de forma absoluta.
Referncia relativa aquela em que o endereo da clula indica, normalmente, a coluna e a linha em que a
mesma se encontra, seja ela referenciada isoladamente ou como parte de uma faixa.
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1. Introduo 14
MLS INFORMTICA
Imagine que, na clula B6, exista a seguinte frmula: A6+B4^2-D7
com as seguintes referncias: A6 ( esquerda), B4 (duas acima) e D7 (adiante e abaixo).
Aps um deslocamento, essas referncias so relativamente ajustadas para os endereos a
que so correspondentes veja, a seguir, como ficariam os endereos no caso citado, a ttulo de exemplo:
ORIGEM:
B6 com referncias: A6, B4 e D7
DESTINOS:
C6 ..... B6+C4^2-E7 passa a ter referncias: B6, C4 e E7
B7 ..... A7+B5^2-D8 passa a ter referncias: A7, B5 e D8
N9 ..... M9+N7^2-P10 passa a ter referncias: M9, N7 e P10
e assim por diante.
Referncia absoluta
aquela em que, no endereo da clula, a linha, a coluna ou ambas permanecem fixas
(absolutas) em qualquer parte da planilha que sejam referenciadas. A fixao da
referncia feita com a colocao do sinal "$" antes da coluna e/ou da linha, no endereo
da clula, seja ela referenciada isoladamente ou como parte de uma faixa.
Ex.: $A$7, ...... totalmente absoluta
A$7, ....... relativa coluna e absoluta linha
$A7 ........ absoluta coluna e relativa linha
$A$7:G14, .. totalmente absoluta ao primeiro endereo, relativa ao resto
$A$7:$G$14, faixa totalmente absoluta
Para completar a explanao, tomemos, novamente, a clula B6 com as referncias
$A$6, B4 e $D7, na frmula citada como exemplo. Aps um deslocamento qualquer,
essas referncias ficariam assim:
ORIGEM:
B6 com referncias: $A$6, B4 e $D7
DESTINOS:
C6 ..... $A$6+C4^2-$D7 mantm A6, reajusta B4 e arruma D7,
B7 ..... $A$6+B5^2-$D8 de acordo com a mudana, para todos
N9 ..... $A$6+N7^2-$D10 os casos.
A questo "quando, onde e como" usar os recursos das referncias relativa e absoluta
depende de cada planilha a ser construda ou manipulada pelo usurio. A referncia
relativa mais comum; logo, a referncia absoluta um caso particular da cpia ou
movimentao de clulas, que pode ser visto em situaes especficas a serem tratadas
futuramente.
Voc pode definir NOMES para culas ou faixas. Desta maneira, as referncias absolutas ficam
mais fceis de se entender. Por exemplo, a cotao do dlar armazenada em M1 pode ser nomeada
apenas de Dolar; da por diante, todas as frmulas que precisarem deste valor podem usar algo
como =B5*Dolar em vez de =B5*$M$1
Para inserir um nome basta selecionar a clula ou faixa de interesse e usar o comando Definir Nome, na guia Frmulas, e escrever o nome desejado que deve ser nico para cada Pasta de Trabalho ou Planilha. O nome tambm pode ser escrito diretamente na Caixa de Nome, esquerda da Barra de Frmulas
-
1. Introduo 15
MLS INFORMTICA
Selecionando Clulas
A seleo de uma faixa feita para preenchar, copiar, formatar, apagar ou efetuar
qualquer processo semelhante para um determinado grupo de elementos. Qualquer
objeto colocado sobre a planilha (grficos, imagens, diagramas, quadros com textos,
objetos, etc.) tambm pode ser selecionados para tratamentos especficos.
Como selecionar uma faixa de clulas ?
H diferentes processos, e existe tambm a possibilidade de seleo mltipla de tens
adjacentes ou no. Inicialmente, as setas, quando usadas com as teclas [SHIFT],
estendem a seleo pelas clulas existentes na direo escolhida. Veja as formas mais
comuns de seleo abaixo:
- - - - - SELEO BSICA COM TECLADO
[SHIFT][setas] . promove a extenso da seleo na direo da seta escolhida. [F8] ........ ativa o processo de seleo de clulas quando seguido por teclas de
movimentao, provoca a extenso da seleo na direo escolhida.
[ESC] ........ cancela o processo de seleo extensiva de clulas. [SHIFT][BKSP] . reduz a seleo clula atual. - - - - - SELEO DE ELEMENTOS
[SHIFT][espao]seleciona a linha atual inteira (da coluna A at a XFD). [CTRL][espao] . seleciona a coluna atual inteira (da linha 1 at a 1.048.576). A seleo de toda a planilha pode ser feita com a combinao: [SHIFT][CTRL][espao] [CTRL][*] .... seleciona a regio retangular a que aquela clula pertence. - - - - - SELEO ESPECIAL
[CTRL] [ .... seleciona s as clulas diretamente precedentes, a partir de uma frmula na clula
atual; so todas aquelas referenciadas na frmula.
[CTRL] ] ..... seleciona s as clulas diretamente descendentes, a partir da atual; so todas aquelas
que fazem referncia a ela em frmulas. [CTRL] { .... seleciona todas as clulas precedentes, direta ou indiretamente2, a partir de uma
frmula na clula atual.
[CTRL] } ..... seleciona todas as clulas descendentes, direta ou indiretamente, a partir da atual.
- - - - - SELEO BSICA COM MOUSE
PARA SELECIONAR VOC DEVE... clula .......... "clicar" na clula.
faixa de clulas . arrastar o mouse por sobre a faixa desejada. linha inteira .... "clicar" no nmero da linha na borda da planilha. coluna inteira ... "clicar" na letra da coluna na borda da planilha. vrias linhas .... arrastar o ponteiro do mouse por sobre os nmeros das
linhas. vrias colunas ... arrastar o ponteiro do mouse por sobre as letras das
colunas. planilha toda .... "clicar" no intervalo entre a borda das colunas e das
linhas da planilha (veja o desenho ao lado).
2 A referncia indireta corresponde quela feita nas clulas que contm em suas frmulas os endereos
das clulas que fazem referncia direta atual, no caso de precedncia. Em caso de descendncia, o
raciocnio inverso.
-
1. Introduo 16
MLS INFORMTICA
O que "Seleo Mltipla" ?
A seleo mltipla compreende a escolha de faixas descontnuas de clulas, ou seja,
clulas ou grupos de clulas no adjacentes. Para efetuar a seleo mltipla podem ser
seguidos um dos caminhos abaixo:
1. Selecione a primeira clula ou faixa.
2. Pressione [SHIFT][F8] para ligar o modo de seleo mltipla via teclado.
3. Posicione na primeira clula da prxima faixa a ser selecionada.
4. Pressione a tecla [F8] para estender a seleo e delimite a nova faixa.
5. Repita os passos 2 a 4 tantas vezes quantas forem necessrias.
6. Desligue o modo de seleo apertando a tecla [F8].
1. Selecione a primeira clula ou faixa.
2. Pressione a tecla [CTRL], continue selecionando outras clulas/faixas; importante
que a tecla seja pressionada, pelo menos, a cada nova clula/faixa descontnua.
3. Repita o passo 2 tantas vezes quantas forem necessrias.
interessante notar que, se durante a seleo, as clulas ficam com a colorao
destacada, a primeira clula, aps cada nova faixa selecionada, permanece com a
colorao normal.
uma forma de identificao da origem do processo seletivo; alm de possuir outras
finalidades pois, a clula de origem pode ser qualquer outra dentro da rea selecionada.
A troca dessa clula de origem se faz da seguinte forma:
[ENTER] ...... desloca a origem para baixo ou para a prxima coluna.
[SHIFT][ENTER] desloca a origem para cima ou para a coluna anterior. [TAB] ........ desloca a origem para a direita. [SHIFT][TAB].. desloca a origem para a esquerda.
[CTRL][.] .... desloca para os cantos da rea selecionada; se a faixa for uma nica linha ou
coluna, alterna entre as extremidades. No funciona com o . do teclado numrico!