CONGRESO INDUSTRIAL

GENERAL....................................................................................................................... 2PROMOCIÓN.................................................................................................................. 2IMAGEN.......................................................................................................................... 3PANEL............................................................................................................................. 3INSCRIPCIONES............................................................................................................ 4GIT’S............................................................................................................................... 5VISITAS.......................................................................................................................... 6ATENCIÓN..................................................................................................................... 7RECOMENDACIONES..................................................................................................?ANEXOS......................................................................................................................... ?

GENERAL

Para controlar los tiempos de cada actividad es ideal generar un diagrama de GANTT, de esta manera cada coordinador puede ver tanto los avances como las fechas limite para las actividades.

Se debe de generar una hoja de acuerdos entre los coordinadores de cada comité para definir que actividades les va a corresponder a que comités, evitando malos entendidos.

PROMOCIÓN

Mandar a cada POF un agradecimiento por su participación en el congreso anterior. Se puede aprovechar este momento para pedir retroalimentación de los

participantes para mejorar el congreso.

Se debe de aclarar en la hoja de acuerdos que los patrocinios para este comité son responsabilidad del mismo.

Hacer diagrama de GANT para determinar las actividades, las fechas y el rol que tendrá cada coordinador de comité así como los colaboradores.

Divisiones por áreas:

Campus / Área Metropolitana

Nacional Internacional

Precampaña1. Sellar posters2. Trípticos3. Beneficios POF’s

Precampaña1. Sellar posters2. Trípticos

3. Beneficios POF’s 4.(B)

Precampaña1. Sellar posters2. Trípticos

3. Beneficios POF’s 4. (B)

Campaña1. Póster2. Trípticos3. Promoción Salones4. Caminatas5. (A)

Campaña1. Póster2. Trípticos3. (A)

Campaña1. Póster2. Trípticos3. (A)

(A) – Especificación de persona, fecha, hora y a qué universidad se va a asistir.

(B) – Recuperar/hacer base de datos sobre universidades nacionales e internacionales, buscando trabajar con CARE (información regional e internacional) y con Programas Internacionales para contactos fuera del país.

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IMAGEN

Precampaña Campaña1. Trípticos con información POF

(Diseño)2. Logotipo Congreso (Basado en lo

que conferencistas elija de tema)3. Playeras precampaña4. Artículos precampaña

- Posters y trípticos (revisar con promo cantidad)

1. Trípticos con información congreso

2. Anuncio en pantalla electrónica del tec

- Contacto pantalla- Revisión de formato de

anuncio.3. Agenda TEC4. Playeras congreso

- Revisar costos para patrocinios

- Dar playeras especiales para organizadores.

5. Posters y trípticos6. Diseño de carpeta7. Diseño de programa8. Video de clausura9. Video promoción en salones

PANEL

Tema: Sobre IIS o de interés para este, definido por Coordinadores.

Nota: Definirle al coordinador de panel lo que se quiere desde un principio.

Definir título de panel y funcionamiento de la dinámica. Dinámica: A opción de panelistas y moderador.

Contactar a panelistas (Apoyo con Dirección de Carrera, Felipe Quintanilla, Fernando Mata, etc.)

Antes de contactar se debe de tener definido tema, título y el porque se seleccionó a la persona.

Primer contacto es telefónico. Considerar un período de un mes para confirmación de panelistas y

moderador. Mantener a panelistas informados de los avances que se tengan.

o Panelistas y moderador participantes.

Patrocinio aparte (sala): Solo se ofrece mención a la hora del panel, los loops en el escenario,

folletería en carpetas de participantes y logotipo en página web. Tiempo estimado: dos meses Cuidar prestamos y revisar el firmar la salida y regreso de material.

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Formato: Cuatro Panelistas y un Moderador

Tiempos: Una hora de panel Quince minutos de preguntas y respuestas

INSCRIPCIONES

La página de internet debe de estar lista para cuando el Foro de industriales se concluya.

Se busca que la página tenga el mismo servidor que la página de SAIIS.

La base de datos debe de estar totalmente lista para principios de Agosto.

Dar de alta personas Revisar el estado de cuenta de SAIIS Hacer corte diario de los depósitos.

El stand se pone a mediados de Agosto

La renta de computadoras, impresoras y Hub se hace dos semanas antes del evento.

Se planea una ida a hoteles para entregar el material a los foráneos. Hablar con hoteles para solicitar módulo y red Coordinarse con imagen para gafetes y diplomas

o Listos para el lunes antes del evento.

Solicitar cédulas al momento de pedir facturas. (participantes)

Los gafetes y diplomas deben de estar listos para el Lunes antes del evento.

Durante el evento:

Jueves Registro e imprimir gafetes faltantes

o Solicitar 400 gafetes de colchón.o Solicitar 400 diplomas de colchón.

Revisar pulseras

Viernes Imprimir diplomas

Sábado Entregar diplomas

Sugerencias: Precauciones para elegir coordinador

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Colchón carpetas Tener gente con experiencia previa para que forme parte del comité

Nota: Dominio vence en Junio 2006

GIT’S

Se ajusta el número de GIT’s de acuerdo a las expectativas de los Coordinadores Generales.

Búsqueda de temas de interés (enfocados en los temas de actualidad) y relacionados con el tema y slogan del congreso.

Proporción de dos a uno entre número de GIT’S y temas de los mismos (ideal uno a uno). Esto quiere decir que idealmente debe de ser un tema distinto para cada GIT pero se puede aplicar dos veces el mismo en caso de ser necesario por el número de participantes.

Proporción de uno a uno entre número de GIT’S y organizadores dentro del comité. Esto quiere decir que idealmente por cada GIT debe de haber un organizador para que todo salga bien.

Búsqueda de apoyo por parte de la dirección de carrera y profesores para la obtención de temas y “gitistas”.

Comunicar a coordinadores para su aprobación. Se debe de poner de acuerdo con logística para saber como se van a manejar los gits es decir: una fecha, dos fechas, simultáneos, etc. Se debe de poner de acuerdo con inscripciones para revisar como se va a manejar (colores, claves, etc.)

Comunicar a integrantes de comité para obtener retroalimentación y hacerlos sentir parte del proceso.

Distribución de trabajo dentro del comité La herramienta para llegar con el “gitista” es una carta que el coordinador debe de mandar a todos los miembros del comité con toda la información necesaria. Puede tener el siguiente formato:

o Introducción Aclaración de concepto GIT

o Presentar objetivo de llamadao Propuesta al “gitista”o Información sobre fechas y horarioso Información sobre el tipo de públicoo Propuesta de tema al “gitista”

El “gitista” también puede proponer tema. Datos generales del “gitista”

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Después de contactar al “gitista” por teléfono se deben de seguir los siguientes pasos:

o Hacer llegar una carta oficial con invitación formal.o Acordar la fecha para volver a contactarse y afinar detalles.o Pedir que manden currículo corto, un abstracto del tema a tratar y si

requiere de materiales para trabajar.o Tres días antes del evento comunicarse para re-confirmar.o Reunión de comité para asignar persona-GIT’s.

VISITAS

Camiones Contratación de camiones

o Autobús 40 pasajeros del 2001 en adelanteo Precio $2,400

Contratación camiones estilo expresoo Se utiliza para el traslado del Tec a hoteles o Precio $350o 18 autobuses en total más 10 traslados extras aproximados.o Contratación de 8 AM a 3 de la mañana para fiestas.

Aclarar con la empresa que los choferes deben de saber llegar a todos los destinos sin ningún problema. De preferencia choferes locales y no foráneos.

Empresas Se debe de hacer una carta de invitación a visitas a empresa. Es recomendable que se haga una carta “prototipo” con toda la información para que los organizadores solo cambien el nombre de la empresa y la persona a la cual se dirige, esto con la finalidad de estandarizar el proceso y hacerlo más eficiente. Realizar lista de posibles empresas a visitar, con teléfonos y contactos actualizados.

o El primer contacto con la empresa se debe de hacer 2 meses antes del evento.

Reconfirmar la visita 2 semanas antes y 3 días antes del evento.

Tiempos El tiempo de la visita en total desde que se sale del auditorio hasta el regreso es de tres horas y media.

o Una hora de idao Una hora de visitao Una hora de regresoo Media hora de colchón

Reconocimiento de las rutas Es recomendable hacer un rally de integración y reconocimiento del recorrido con todos los integrantes del comité. Es preferible que este se haga una

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vez que ya se sepa quien va a ir a cual empresa para que se aprendan las rutas más accesibles y se calcule el tiempo del recorrido (recordando que se viajará en camión). Hacer mapas con dirección exacta, contacto y nombres de inscritos.

Back-Up Cervecería es un buen back-up ya que se pueden acomodar visitas fácilmente. Se debe de tomar en cuenta que el porcentaje de cancelación de las empresas es de un 20% aproximadamente.

Video Si los camiones cuentan con equipo reproductor de video es recomendable que se les pase a los participantes un video en el cual se hable del tema relacionado a la visita a la que asistirán. Algunos temas podrían ser:

o Calidado Manufactura esbeltao Seis sigmao Logísticao Planeación de plantas

Logística Se debe planear la logística para subir a las personas a los camiones, se pueden utilizar porta nombres con los nombres de las empresas para que los participantes ubiquen a su guía más fácilmente. Se debe de recordar que la logística para subir a las personas a los camiones es una de las más importantes en el evento y por tanto se debe de planear con cuidado.

Consideraciones Tomando en cuenta que la asistencia es de un 60% en la mañana y de 80% en la tarde se pueden inscribir a más personas del cupo de la visita para aprovechar los lugares. El 90% de las personas que van al congreso quieren una visita. Se deben de dar a conocer los requerimientos para las visitas, esto podría ser a través de los POF’s, en la página del congreso, en el librito y mediante mails que se envían dos semanas antes a las personas inscritas para evitar malos entendidos. El comité debe de ser de entre 12 y 15 personas solamente.

ATENCIÓN A PARTICIPANTES FORÁNEOS

Comité encargado de la atención y traslado de participantes foráneos durante los días del evento. Su trabajo va de 1 a 2 días antes de los días del evento, hasta 1 a 2 días después de la fecha antes mencionada. A continuación, se tratará de desarrollar el proceso, programación y asignaciones de trabajo de este comité.

Atención y Coordinación General En la primera junta de coordinadores, se dan a conocer las expectativas de

asistencia foránea al evento y se define el alcance que tendría si se cumpliera lo antes mencionado.

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Coordinación general y el (la) Coordinador(a) de Atención, se ponen de acuerdo para cotizar lo que sea necesario desde hoteles, camiones hasta posibles actividades fuera de congreso (paseos, visitas a mall, etc.)[Nunca se ha hecho].

Teniendo el acuerdo, ambas coordinaciones cotizan hoteles, planeando que es un evento internacional y la posible cantidad de audiencia. Asimismo, se busca que sean patrocinadores, de manera que se llegue a un tarifa preferencial para los participantes y para los organizadores, o bien que se patrocinen las habitaciones de los organizadores.

El hotel redacta una carta detallando los acuerdos a los que se ha llegado con coordinación general y atención, y es firmado por las partes interesadas.

Hoteles y Camiones Los hoteles deben ser de 4 a 5 estrellas y deben contar con servicio de

Internet (indispensable). Las habitaciones pueden ser cuádruples, ya que son las que se cotizan a

mejor precio y se pueden hospedar más participantes por hotel. Los camiones, idealmente, deben ser de un línea de transportes local, con

operarios locales y que conozcan bien el área metropolitana, de manera que sea más viable el transporte de los participantes, por aquellos organizadores que se les complique un poco ubicarse.o Si hay presupuesto suficiente, el camión debe de contar con clima.

Integración y juntas generales El o la Coordinador(a) de Atención, se presenta y explica a manera breve el

trabajo que el comité requiere, para posteriormente aquellos que se integren, se les diga detalladamente todo lo que conlleva estar en el comité.o El número de organizadores en este comité es de acuerdo al número de

participantes, expectativas y hoteles que se tengan contemplados.o Lo ideal, es que los que se integren conozcan bien el área metropolitana

de Monterrey, de manera que ubiquen y tomen la mejor ruta del hotel al auditorio, y viceversa.

o Los organizadores en el comité, deben entender que esos días no hay clases para ellos, a menos que sea muy justificable, y que su residencia al menos esos días es el hotel.

o Deben tener actitud amable, tomar las cosas con calma y resolver posibles problemas de manera razonada; para ello, requiere de buena comunicación, estar informado por completo de las actividades del congreso y de los horarios.

Visitas a hoteles Teniendo ya definidos los hoteles sedes, todos los integrantes del comité se

reúnen uno o dos fines de semana para visitar cada uno de los hoteles sedes, para que en conjunto conozcan al encargado del hotel, las instalaciones, las habitaciones, los servicios incluidos y por su puesto la ubicación del mismo.o Todos tienes derecho de preguntar, retroalimentar y opinar acerca del

hotel y lo que en la reunión se dijo.o Es necesario tomar en cuenta el número de habitaciones disponibles para

el evento; generalmente va de entre 50 a 150, dependiendo la capacidad del hotel.

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Restaurantes (SOLO PARA LA HORA DE COMIDA) El (la) coordinador(a) hace una lista de restaurantes que se encuentran cerca

del auditorio, de acuerdo al número de participantes foráneos que sean contemplados.

A cada uno de los integrantes de comité se le asigna un restaurante para conseguir tarifa preferencial o promociones, además de comidas para los organizadores que guíen al grupo a comer a ese restaurante.

Si es necesario, el organizador escribe una carta membretada. En dado caso, la carta debe ser firmada tanto por el organizador como el encargado del restaurante o la persona con la que hicieron el acuerdo. Si solo fue de manera verbal, recalcar las fechas y horas en las que se llevará a los participantes. En ambos casos, es necesario solicitar nombre de la persona del restaurante, el teléfono del lugar, y un nombre alterno en dado de que no se encuentre la persona.

La carta membretada debe de dar a conocer el evento de manera breve, las fechas, horas y el común acuerdo, tales como:o Precio promoción.o Una comida gratis por cada 5, 10, 15 clientes.o Tantas comidas por cada camión con participantes.o Etc.

Preparativos Se redactan cartas responsivas, para los participantes, en la cual se explica y

se hace constar que no nos hacemos responsables (ni Congreso, ni SAIIS, ni ITESM) de problemas que generen durante su estancia en Monterrey. Se refiere más que todo a problemas legales, de daños en los hoteles y de llamadas de atención por parte de la gerencia de hotel. (VER ANEXO EJEMPLO CARTA).o Nombre y Firma de encargado de habitación y de cada uno de los que se

hospedan en ella.o Universidad de la que nos visitan y el teléfono de la mismao Número de habitación.o Teléfono personal (opcional)o Si cuentan con seguro:

Número y aseguradora (opcional) Se genera una base de datos propia del comité de Atención, para llevar un

control de aquellos que ya firmaron y entregaron la carta, además de estar dados de alta en la Web del Congreso.

Se hacen los carteles donde se pondrá el nombre de los restaurantes confirmados.

A los organizadores se les entrega una camisa polo de color diferente a la de los demás, para que sean identificados por los foráneos más rápido, si es que requieren de ayuda, información, etc.

Asignación de organizadores a cada hotel. La asignación de los organizadores, depende de la perspectiva del

coordinador(a) tenga de cada uno de ellos en cuanto su forma de trabajar, experiencia o su toma de decisiones. Cualquiera que sea el caso, hay que tener en cuenta que por cada hotel habrá:

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o Responsable de hotel. Reporta estado actual y desarrollo de actividades al(a)

coordinador(a). Se encarga de las habitaciones de los organizadores. Da a conocer los posibles cambios y forma de trabajo durante la

estancia y desarrollo del congreso.o Organizadores (depende de la cantidad de participantes que estén

hospedados). Tienen la capacidad de tomar decisiones, sin afectar la moral de

las personas, las reglas del hotel y de acuerdo al compromiso del Congreso.

Existe la posibilidad de que algunos estén en desacuerdo con las asignaciones. De ser así, es necesario que se lo hagan saber al(a) coordinador(a), fundamentando sus razones, con el fin de llegar a un acuerdo. Aún y cuando esto pase, hay que tener en mente que a esas alturas del juego, todos los organizadores, al menos del comité, deben conocerse, por lo que se espera no haya problemas de ningún tipo.

Si hubiera cambios en las asignaciones, el o la coordinador(a) debe comunicárselos a todos, con el fin de saber la ubicación de cada uno.

¡Llegó la hora! Generalmente los participantes empiezan a llegar un día antes del primer día

de actividades del congreso, por la tarde y así hasta el primer día de actividades, por lo que es necesario que a partir del medio día, los organizadores ya estén instalados en el hotel, y estar preparados para recibir a los participantes.o Los organizadores deben estar ya identificados con camisa, gafete y

llevar consigo un radio de larga distancia proporcionado por el comité de Logística para esta en constante comunicación con todos los demás.

o Cada grupo es recibido por al menos uno de los organizadores: se presenta, da la bienvenida, da a conocer su rol (atender, informar, trasladar, convivir con participantes y resolver posibles problemas).

o Idealmente, desde que empiezan a llegar los participantes, se deben de registrar en el módulo de inscripciones, previamente instalado en un lugar específico y estratégico del hotel (generalmente es en el lobby), con el fin de agilizar el proceso de registro y evitar congestionamiento en el auditorio.

En dado caso que se presenten contratiempos, se acuerda una hora para empezar el registro con el comité de Inscripciones y dar la información a los participantes.

En ambos casos, antes o durante el proceso se entrega la carta responsiva a cada encargado de habitación para que la vayan llenando.

o Una distribución y logística que puede ser factible para el proceso de registro puede ser representada de la siguiente manera:

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Inscripciones: Dar de alta en línea, asignar visita y git en dado caso que no lo tengan.

Atención: Dar de alta base de datos nombres de participantes por habitación y recibir la carta responsiva firmada.

Papelería: Entrega de carpeta, pulsera de acceso y pulsera de transporte (cuestiones de seguridad).

o Dar a conocer los horarios de salidas del hotel hacia el auditorio. Esto se hace con base en las horas establecidas por Logística, para cada una de las actividades. Generalmente las salidas empiezan 1 hora antes de la primera actividad del día y así en lapsos de entre 20 y 30 minutos, de manera que si no llegan a la primera actividad, lleguen a la segunda y así sustantivamente.

Los camiones son citados 20 minutos antes de la primera salida en el área asignada de estacionamiento.

o Ahora bien, es importante recalcar, que todos los participantes y organizadores deben estar en el auditorio al menos 30 minutos antes de la hora de comida y ya no se regresa hasta el hotel, hasta el término del día.

o Durante la estancia de los participantes en el hotel, es necesario estas atentos a todo lo que puedan llevar a cabo. Siempre se sabe que cuando no estas en casa la fiesta es en grande, es por ello que los organizadores asignados a cada hotel deben estar despiertos hasta que todo esté en calma. También pueden turnarse. Siempre hay que estar en la mejor disposición, tanto para los participantes como el personal administrativo del hotel.

o Cada día de congreso, los organizadores deben estar listos al menos 20 antes del primer horario de salida, sin olvidar el uniforme y la identificación y se checa si los camiones están listos. En caso de que no se así, comunicarse con el proveedor, anteriormente presentado, para corregir y resolver de inmediato el problema.

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o Llega la hora de comida. Los organizadores toman un cartel con el nombre de un restaurante y se coloca en un lugar asignado para que la gente se formen para llevarlos a comer. Es necesario que sepan que es lo que preparan en cada restaurante y pueden aclarar dudas. La espera va de 5 a 10 minutos, pero si el camión esta lleno, inmediatamente hay que salir hacia el restaurante. La estancia en el restaurante va de 1 hora y 30 minutos a 2 horas.

o Se regresan al auditorio para continuar actividades y los organizadores deben estar disponibles para cualquier otra actividad que se presente durante el congreso, y si no es necesario, se tiene un área de descanso.

o Al término de actividades, los participantes suben a los camiones asignados para su hotel y se espera un lapso de entre 20 a 30 minutos. Posteriormente, se trasladan hacia el hotel y si les informa del horario de salida hacia el antro, manejando un logística parecida a la salida del hotel hacia el auditorio.

Si es necesario, los camiones deben de ir y regresar para trasladar más gente, pero eso depende de la cantidad de camiones disponibles por hotel.

o Durante el traslado hacia el antro, se les informa a los participantes, los horario de regreso al hotel. Generalmente empieza a partir de la 1:00 a.m. y termina alrededor de las 2:30 a.m.

NOTA: Se supone que la logística de camiones en los antros es trabajo del comité de eventos, pero en caso de que no suceda, Atención toma el trabajo y no disfruta de las fiestas.

o Estando ya en el hotel, hay que seguir la misma logística (CUIDAR PARTICIPANTES).

o Al término de la fiesta de clausura, se trasladan a los participantes al hotel, se les agradece de antemano su asistencia, se despiden y el comité de Atención es libre de hacer lo que quiera, claro, sin exagerar.

o El responsable de hotel, se encarga del Check Out de las habitaciones asignadas a organizadores y el trabajo ha terminado.

Importante Todos deben conocer y tener una tarjeta de los gerentes o encargados de al

menos el hotel donde se quedan, así como el contacto de la línea de transporte.

Actitud positiva, amable, responsable, crítico y sentido común. Evitar ponerse ebrio.

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Comentarios- Puntualidad- Corte de integración al congreso- Fiestas de integración- Reajuste en eventos (fiestas)- Revisar media hora antes de GIT’s el salón donde se llevará a cabo; además del

funcionamiento de instalaciones (proyector, conexiones, etc.)- Asignaciones de puestos para apoyo a GIT’s- Control de inscritos- número de carpetas.- Revisar funcionamiento de Redes sistemas de inscripciones (revisar noche

anterior).- Puntualidad Atención

o Solo avisar la primera salida de cada turno aun cuando haya más.Coordinadores de Atención y Visitas ponerse de acuerdo con camiones.

Comentarios:-Trato a participantes (resolver problemas)-Carpetas-Revisar venta de playeras a participantes.-Revisar si el sistema puede ajustarse para que al momento de inscribirte se te

mande un resumen de visitas y gits junto con el horario - Informar sobre los detalles de seguridad (multas, comportamiento en hoteles y

repercusiones)- Comida a operadores de autobuses- Dos personas en logística de camiones (apoyo a comités que los ocupan).

Contratar frecuencias para cada comité. (Pueden compartir atención y visitas los radios)Horario de visitas que sea horario de trabajo para obreros.

PATROCINIOSCONFERENCISTASLOGÍSTICAEVENTOSCCA (Concurso de Consultoría Aplicada)

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