BASE DE DATOS

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Enlas bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejabletransferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.Con Access se puede:

Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en uninventario.Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.Organizar y ver los datos de distintas formas.Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.

Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativosa diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre

sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos.

Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo

de campos; y un archivo es una colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de loscuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.

sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su

mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta.Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y

la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este

un componente electrónico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio

rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Es un sistema que almacena datos que están relacionados.Es un repositorio en donde guardamos información integrada que podemos almacenar y recuperar.COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS

TIPOS DE USUARIOS EN BASE DE DATOSUSUARIO FINAL: Es la persona que utiliza los datos, esta persona ve datosconvertidos en información:DESARROLLADOR DE APLICACIONES: Es la persona que desarrolla los sistemas que interactúan con la Base de Datos.

DBA: Es la persona que asegura integridad, consistencia,redundancia, seguridad este es el Administrador de Base de Datos quien se encargade realizar el mantenimiento diario o periódico de los datos.Las personas tienen acceso DBMS se clasifican de la siguiente manera:USUARIOS INGENUOS: Son aquellos que interactúan con el sistema por medio de aplicaciones permanentes.USUARIOS SOFISTICADOS: Son aquellos con la capacidad de acceder a la información por medios de lenguajes de consulta.PROGRAMADORES DE APLICACIÓN: Son aquellos con un amplio dominio del DML capaces de generar nuevos módulos o utilerías capaces de manejar nuevos datos en el sistema.USUARIOS ESPECIALIZADOS: Son aquellos que desarrollan módulos que no se

HARDWARE: Constituido por dispositivo de almacenamiento como discos, tambores, cintas, etc.

SOFTWARE: Que es el DBMS o Sistema Administrador de Base de Datos. DATOS: Los cuales están almacenados de acuerdo a la estructura externa y van a

ser procesados para convertirse en información.

refieren precisamente al manejo de los datos, si no a aplicaciones avanzadas como

sistemas expertos, reconocimientos de imágenes, procesamiento de audio ydemás.

CONCEPTOS BÀSICOS DE BASE DE DATOS

ARCHIVO: Son conjuntos de registros. REGISTROS: Son conjuntos de campos.

CAMPOS: Es la mínima unidad de referencia.

DBMS (Data Managment System (Sistema Administrador de Base de Datos)

Los Sistemas Gestores de Bases de Datos son un tipo de software muyespecífico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. En los textos que tratan este tema, o temas relacionados, se mencionan los términos SGBD y DBMS, siendo ambos equivalentes, y acrónimos, respectivamente.HERRAMIENTAS DE DEFINICIÓNPermite definir y modificar la estructura de la Base de Datos, a este nivel definimoslo que se conoce como "Esquema " que es la definición total de Base de Datos, es que definimos la estructura de la tabla, los tipos de campos, las restricciones para los camposINTERFACE DE PROCESAMIENTOProvee de las facilidades de actualización, despliegue y visualización de datos.

Desarrollo de Aplicaciones: me permite generar una aplicación por Ej.: generadores de formas, pantalla, código, herramientas case, etc.Diccionario de Datos: este es el componente al subsistema con el que interactúandirectamente el DBA, le proporciona niveles de consulta y reportes útiles para su trabajo de administración. Es la descripción de la estructura de Base de Datos y relaciones entre datos, y programas.DBMS: Características y Objetos

INDEPENDENCIA DE DATOS: el DBMS me provee una independencia de mis datos.

INTEGRIDAD DE DATOS Integridad: Conjunto de seguridades que son utilizadas para mantener los datos

correctos.Ocurre cuando no existe a través de todo el sistema procedimientos uniformes de validación para los datos.

Fuente de Error: Estas fuentes de error se origina si el programa de entrada de datos no está validado. Ej.: fallas de hardware, actualizaciones incompletas, defectos delsoftware, inserción de datos no válidos, errores humanos.

Una técnica que usa el BDMS de una entrada de datos no válida es la validación.Validación: es proteger los datos, validar los datos en la entrada de datos.

Existen tipos de validaciones:Tipo de Dato: Es si se define un campo como carácter y no puede

ingresarnúmeros enteros.Valor de Dato: Si se define un valor entero se puede especificar un rango y no

se puede pasar de ese valor.Valores Claves / No Nulos: Asegura registros únicos y cuyos valores no

seannulos.Integridad Referencial: Asegura al DBMS que no exista registros hijos sin

sus registros padres correspondientes.

CONTROL DE CONCURRENCIA O SIMULTANIEDAD

Se da en ambiente multi-usuario, tratando de acceder aun objeto de datos almismo tiempo.Ocurre cuando el sistema es multiusuario y no se establecen los controles adecuados para sincronizar los procesos que afectan a la base de datos. Comúnmente se refiere a la poca o nula efectividad de los procedimientos de bloqueo.

RECUPERACIÒN DE DATOS

Recuperar los datos frente a las fuentes de error mencionadas anteriormente. Larestauración de la Base de Datos a su estado normal es responsabilidad del DBA, quien es el responsable de implantar procedimientos de detección de error y recuperación.El DBA: Es quien tiene el control centralizado de la base de datos. Se persigue con esto reducir el número de personas que tengan acceso a los detalles técnicos y de diseño para la operación del DBMS.Las soluciones principales de un DBA son:DEFINICION DEL ESQUEMA: Crea el esquema original de la base de datos y genera el diccionario de datos por medio de proposiciones en DDL.DEFINICION DE ESTRUCTURAS DE ALMACENAMIENTO Y METODOS DE ACCESO: Se encarga de generar a seleccionar estructuras para el medio secundario y definir los métodos de acceso a la información, esto último por medio de proposiciones en DML.MODIFICACION DE ESQUEMA Y ORGANIZACIÓN: Es una actividad poco frecuente que consiste en rediseñar el esquema de la base de datos. Esto se haría necesario ante la modificación abrupta de las condiciones originales que dieron pie al diseño del esquema primario. Las proposiciones para llevar a cabo esta tarea se realizan en DDL.CONCESION DE AUTORIZACIONES DE ACCESO: Se encarga de registrar a los usuarios para permitir su acceso al DBMS. Asigna a cada uno de ellos una serie de atributos que le permiten gozar de privilegios como el acceso a determinadas áreasde aplicación, de los datos o del uso de recursos en el sistema.

ESPECIFICACION DE LAS LIMITANTES DE INTEGRIDAD: Crea una serie detablas donde se especifica el conjunto de restricciones que serán aplicables durante los procesos de actualización.

PARA RECUPERAR:

SEGURIDAD DE LOS DATOS

Se presentan cuando no es posible establecer claves de acceso y resguardo enforma uniforme para todo el sistema, facilitando así el acceso a intrusos. La seguridad de los datos se puede definir en las siguientes aspectos:Objeto a asegurar: El primer objeto a asegurar son los objetos, programas y finalmente al esquema.Codificación de Claves: El DBMS provee la seguridad de los Login (usuario y password).

Control de Acceso: Se especifican seguridadesorientado a personas no autorizada.

contra accesos indicados

CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

El DBMS debe proveer al DBA de todos losy administración de recursos. Para que el DBA

mecanismos para controlcon integridad de datos,

recuperación de errores e implementación de seguridad.

ESTABLECIMIENTO DE RELACIONES ENTRE DATOS

El BDMS debe proveer los recursos para el establecimiento de relaciones entre losdatos, cuales son las relaciones: 1 -> 1, 1 -> n, n -> n

ETAPAS:

Planificación del ProyectoDefinición del SistemaRecolección y Análisis de los RequisitosDiseño de la Base de Datos Selección del SGDB / DBMS Diseño de la Aplicación PrototipoImplementaciónConversión y Carga de datosPruebaMantenimiento

Backup (respaldo): Disco duro, cinta.Backup caliente: Base de Datos esta operativa.

Backup frio: Base de Datos no está operativa.

Estas etapas no son estrictamente secuenciales de hecho hay que repetir algunasde las etapas varias veces haciendo lo que se conoce como "Ciclos de Re- alimentación" por Ej.: los problemas que se encuentran en la etapa de Diseño de la Base de Datos pueden requerir una recolección de requisitos adicional y su posterior análisis.DISEÑO DE BASE DE DATOS

En esta etapa se crea un esquema conceptual de la base de datos. Se desarrollanlas especificaciones hasta el punto en que puede comenzar la implementación. Durante esta etapa se crean modelos detallados de las vistas de usuario y sobre todo las relaciones entre cada elemento del sistema, documentando los derechos de uso y manipulación de los diferentes grupos de usuarios.Si parte de la información necesaria para crear algún elemento establecido ya se encuentra implementado en otro sistema de almacenamiento hay que documentar que relación existirá entre uno y otro y detallar los sistemas que eviten la duplicidad o incoherencia de los datos.El diseño consta, como se vio anteriormente, de tres fases: el diseño global o conceptual, el diseño lógico y el modelo físico.Esta etapa consta de tres fases: diseño conceptual, diseño lógico, diseño físico de la Base de Datos.La primera fase consiste en la producción de un esquema conceptual que es independiente de todas las consideraciones físicas. Este modelo se refina después en un esquema lógico eliminando las construcciones que no se puede representar en el modelo de Base de Datos escogido (relacional, orientado a objeto, etc.). En la tercera fase el esquema lógico que traduce un esquema físico para el sistema gestorde Base de Datos escogido. La fase de diseño físico considera las estructuras de almacenamiento y los métodos de acceso necesarios para proporcionar un acceso eficiente a la Base de Datos en memoria secundaria.DISEÑO DE APLICACIÓN

En esta etapa de diseña los programas de aplicación que usarán y aplicará la Basede Datos, esta etapa el diseño de la Base de Datos son paralelos en la mayor parte de los casos no se puede finalizar el diseño de las aplicaciones hasta que se a terminado el diseño de Base de Datos. Por otra lado la Base de Datos exige para dar soporte a las aplicaciones por lo que ahora una retroalimentación desde el diseño de las aplicaciones al diseño de la Base de Datos. En esta etapa hay que asegurarse de que toda la funcionalidad especificada en los requisitos de usuarios se encuentra en el diseño de la aplicación.PROTOTIPOEsta etapa es opcional es para construir prototipo de la aplicación que permiten a los diseñadores y al usuario probar el sistema, un prototipo es un modelo de trabajode las aplicaciones del sistema. El prototipo no tiene toda la funcionalidad del

sistema final pero es suficiente para que los usuarios puedan usar el sistema e

identificar qué aspectos está bien, cuales no son adecuados ademásde poder sugerir mejora ò la inclusión de nuevos elementos.IMPLEMENTACIÓN

En esta etapa se crean las definiciones de la Base de Datos a nivel conceptualexterno ò interno, así como los programas de aplicación la implementación de la Base de Datos se realiza mediante las sentencias SQL, estas sentencias se encargan de crear el sistema d la base, los ficheros donde se almacenarán los datos y las vistas de los usuarios.Los programas de aplicación se implementan utilizando lenguaje de tercera y cuarta generación, partes de estas aplicaciones son transacciones de la Base de Datos que se implementan también mediante lenguaje SQL. La sentencia de este lenguaje se puede embeber en un lenguaje de programación anfitrión como Visual Basic, Java, etc. También se implementan en esta etapa todos los controles de seguridad e integridad.Una vez totalmente detallado el modelo conceptual se comienza con la implementación física del modelo de datos, a medida que se va avanzando en el modelo el administrador del sistema va asegurando la corrección del modelo y el validador la utilidad del mismo.CONVERSIÓN Y CARGA DE DATOS

Esta etapa es necesaria cuando se está reemplazando un sistema antiguo por unonuevo. Los datos se cargan desde el sistema viejo al nuevo directamente ò si es necesario se convierte al formato que requiera el nuevo SGBD y luego se carga esta etapa se la suele llamar "Migración".PRUEBA:En esta etapa se prueba y válida el sistema con los requisitos especificados por los usuarios. Para ello se debe diseñar una materia de test con datos reales que se deben llevar acabo de manera metódica y rigurosa. Si la fase de prueba se lleva correctamente descubrirá los errores en los programas de aplicación y en la estructura de la Base de Datos.MANTENIMIENTO:Una vez que el sistema está completamente probado o implementado se pone en marcha. El sistema está ahora en la fase de mantenimiento en la que se lleva acabo las siguientes tareas: monitoreo de las prestaciones del sistema y mantenimiento, y actualización del sistema.

En esta última etapa todos los usuarios del sistema acceden a la base de datos ydeben asegurarse el correcto funcionamiento de la misma, que sus derechos son los adecuados, teniendo a su disposición cuanta información necesiten. También deberán asegurarse que el acceso a los datos es cómodo, práctico, seguro y que se han eliminado, en la medida de lo posible, las posibilidades de error.

PARTES DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS

En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de unabase de datos de Access típica:

Tablas, formularios, informes, consultas, macros, módulos.

TABLAS:

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, encuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacenacada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

FORMULARIOS:

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son lasinterfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos.Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.

INFORMES:

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente,un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datosactualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

CONSULTAS:

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos.Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar losdatos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

MACROS:

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programaciónsimplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.

MÓDULOS:

Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar lafuncionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o el informe al que se adjunta.