CAPÍTULO 6: ACCESO

YAMILÉ HIDALGO URREA

SANDRA MONTOYA

Acceso a corto plazo

Acceso a largo plazo

Personal Autorizado

Archivo de Gestión

Archivo HistóricoISO 15489

Metadatos

Método A aplicación TRD

Método BFicheros

Históricos

Método D Formato XLM-

DTD

Método C Ficheros Planos

ACCESO A DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Método A

Los documentos se mantienen en el contextooriginal a largo plazo (es decir, la organización

productora los mantiene en el sistema originariomientras esté en funcionamiento, y cada vez quese producen cambios tecnológicos, todo elsistema, incluidos los documentos y losmetadatos, se convierten a una nuevaplataforma).

Método B

Los documentos de conservación permanente que ya no se utilizan y sus metadatos se copian en ficheros históricos, en el formato del sistema de gestión de documentos originario, y se borran de entre los ficheros en uso.

Método C

Los conjuntos de documentos de conservación permanente que ya no se utilizan y sus metadatos se copian en ficheros históricos y se almacenan en un formato independiente de cualquier software específico (es decir, en ficheros planos).

Método D

Los conjuntos de documentos de conservación permanente y sus metadatos se copian en ficheros históricos y se almacenan en un formato independiente de cualquier software específico (es decir, en ficheros planos o exentos de etiquetas de formateo). Los ficheros planos se almacenan en un formato como el XML con su correspondiente DTD y, por tanto, los ficheros planos documentan su propia estructura de datos. Sobre la base de esa documentación, los documentos y sus metadatos pueden importarse a otros sistemas de documentos u otros sistemas de información para permitir el acceso a los documentos.

Gracias