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7/25/2019 constituciondeunaempresa

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LEGALIZO MIS LIBROS CONTABLES

QU ES LA LEGALIZACIN DE LI-BROS CONTABLES Y TRIBUTARIOS?La Legalizacin es la constancia, puesta por un notario,en la primera hoja til del libro contable. Si uso registrospor medio computarizado esta constancia debe estaren la primera hoja suelta. La constancia asigna un n-mero y contiene el nombre o la denominacin de la ra-zn social, el objeto del libro, el nmero de folios, el da

y el lugar en que se otorga, y el sello y firma del notario(o Juez de Paz si no hay notario en el lugar).

Adems, cada hoja, debidamente foliada (o sea nume-rada en forma consecutiva) debe contar con el sello delnotario, o Juez de Paz de ser el caso. Un modelo de soli-citud para la legalizacin de los libros contables semuestra en el Anexo al final de este captulo.

Para solicitar la legalizacin de un segundo libro, o delas hojas sueltas, debo acreditar que he concluido el li-bro o las hojas anteriores. En caso de prdida tendrque demostrar en forma fehaciente (indiscutible, conevidencias) que as ha sucedido.

IMPORTANTE

EN QU MOMENTO SE DEBE DARAPERTURA A LOS LIBROS CONTA-BLES?La empresa debe abrir sus libros contables, y registrosnecesarios, al momento de entrar en funcionamientopara suministrar informacin sobre la marcha del nego-cio. Los libros slo tienen valor a partir de su legaliza-cin.

POR QU ES NECESARIA LA CONTA-BILIDAD?La contabilidad es necesaria porque me permite llevaren orden el giro de mi negocio. Si no existiera la conta-bilidad tendra un desorden total y la empresa carecerade sentido. Por medio de la contabilidad puedo conocer,en cualquier poca del ao, la marcha y curso de los ne-gocios, la historia detallada de las operaciones realiza-das y su resultado: ya sea los beneficios o prdidas queme produce la empresa.

QU LIBROS DEBO LLEVAR PARAEFECTOS CONTABLES Y TRIBUTA-RIOS?DEPENDE DEL RGIMEN TRIBUTARIO A QUE ME HEACOGIDO:

Si me he acogido al Nuevo Rgimen nico Simplifica-do. Si estoy acogido a este rgimen no tengo la obliga-cin tributaria de llevar libros de contabilidad. Sin em-bargo debo tener ordenados los comprobantes de pagoque sustentan el crdito deducible.

Si me he acogido al Rgimen Especial,RER. Debo llevarlos siguientes Libros de forma obligatoria segn lo esta-blecido por las normas tributarias:

Libro de Inventarios y Balances, el cual debe contenerlos siguientes anexos:

1. Balance de Comprobacin Anual2. Detalle anual de saldos de las cuentas contables3. Control mensual de la cuenta: 10 Caja y Bancos4. Control anual de las cuentas:20 Mercaderas y 21

Productos Terminados5. Control mensual de los bienes del Activo Fijo

Propios6. Control mensual del Activo Fijo de Terceros

Este es el ltimo paso que requiero para formalizar mi empresa. De acuerdo al tipo de empresa que he decidido cons-tituir puedo llevar determinados libros contables, ya sea por medios manuales o computarizados. Estos libros debernser legalizados ante un Notario o, donde no lo haya, ante un Juez de Paz Letrado del lugar.

La legalizacin, de libros u hojas, debo efectuarlaante notario (Ley 26501, artculo 112) excepto en los

lugares donde no existe. En ese caso la legalizacinme la harn los jueces de paz.

ATENCINLos libros de contabilidad debern estar en caste-

llano y expresados en moneda nacional.

En la contabilidad registro la informacinrelacionada con las transacciones de la empresa.

Este registro, me puede suministrar indicacin sobreel estado en que se encuentra la empresa en uninstante dado o mostrar qu ocurri durante un

determinado periodo.


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GuadeConstitucindeEmpresas

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1Conforme al inciso e) del artculo 34 del Decreto Legislativo n 774.

Si soy persona jurdica estoy obligado a llevar conta-bilidad completa.

Si soy persona natural y presumo que mis ingresossuperarn las 100 UIT, tendr que llevar, necesaria-mente, contabilidad completa. (artculo 65 de la Ley

del Impuesto a la Renta)

Registro de Compras,

Registro de Ventas e Ingresos, Libro de Planillas de Sueldos y Salarios en caso detener trabajadores dependientes, y

Libro de Retenciones de renta de 5ta. categora1.Si me he acogido al Rgimen General. Debo llevar con-tabilidad completa. Esto significa que son de exigenciaobligatoria:Libros Societarios

Libro de ActasRegistro de acciones

Libros ContablesLibro de Inventarios y BalancesLibro Diario

Libro MayorLibros y Registros auxiliaresLibro Caja y BancosLibro de remuneraciones (sueldos y/o salarios), en

caso de tener trabajadores dependientesLibro de retenciones de renta de 4ta. CategoraRegistro de inventarios Permanente en UnidadesFsicas, en caso de superar las 500 UIT de ingresosbrutos anuales

Registro de ComprasRegistro de Ventas

En el recuadro (importante) est dicho de otra manera:

IMPORTANTE

Atencin. En todos los casos, las anotaciones en los li-bros de contabilidad debern estar sustentadas con los

comprobantes de pago que la SUNAT reconoce y auto-riza, segn el rgimen al que pertenece el contribuyen-te.Dnde compro los libros contables? Ver recuadro:

IMPORTANTE

CUL ES EL CONTENIDO DE LOS

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES?Como empresario debo conocer el contenido de los li-bros contables. En las pginas que vienen a continua-cin se entrega una sntesis muy breve:

1. Libro de ActasEn este libro deben constar todos los actos societariosque emanen de los acuerdos de juntas generales de so-cios y, en su caso, de los directores.

2. Libro de Inventario y BalancesContiene la informacin detallada del activo, pasivo ypatrimonio del negocio, tanto al inicio de las operacio-

nes como al final de cada periodo y los estados financie-ros: Balance General y Estado de Ganancias y Perdidas.Qu es el Activo? Es el conjunto de los bienes con losque cuenta el negocio,como son: dinero, valores crediti-cios, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles,mercaderas y efectos de todas clases, registrados a suvalor real.Qu es el Pasivo? Comprende las deudas y toda clasede obligaciones pendientes.Qu es el Patrimonio? Es la diferencia entre el activo yel pasivo, que viene a ser el capital con el que inicio misoperaciones.

El Libro de Inventarios y Balances centraliza la informa-cin obtenida del Mayor, y permite conocer la situacinfinanciera del negocio. En la figura 1 se muestra, con unejemplo, un aspecto de este libro.

Figura 1. Aspecto del Libro de Inventarios y Balances.Este libro centraliza la informacin obtenida del Mayor,y permite conocer la situacin financiera del negocio.

Inventario y Balances

Caja y bancos 520 Prstamos de bancos 100

Capital 100Resultados Acum. 470

Total Pasivo 100

Total Patrimonio 970

Total Pasivo y Patr 1070

Proveedores 0

Activo Fijo 500

Total Activo 1070

Valores 50

Los libros contables, (libros u hojas sueltas) puedoadquirirlos en cualquier librera, y debo legalizarlos

por un Notario Pblico o un Juez de Paz Letrado, para

que tengan validez. A excepcin del Libro dePlanillas que deber ser autorizado por elMinisterio de Trabajo.


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3. Libro Diario

Acumula los movimientos, transaccin por transaccin, en forma cronolgica, da por da cargando o abonando lascuentas que intervienen en cada una de las transacciones.

4. Libro Mayor

En este libro se traslada cada asiento de diario por orden riguroso de fechas y se agrupa los cargos y abonos efec-tuados en cada cuenta individual, independiente de la transaccin de la que provienen.

El detalle se agrupa de acuerdo a un plan de cuentas general que permite obtener informacin para la elaboracinde un balance de comprobacin, con el cual se puede estructurar los estados financieros bsicos.

Figura 3 . Aspecto del Libro Mayor. En este libro se traslada cada asiento de Libro Diario por orden riguroso de fechas y se agru-pan los cargos y abonos efectuados en cada cuenta individual, en forma independiente de la transaccin de la que provienen.

foliomayor

1

16

46

1

24

1

1

36

foliomayor

debe haberdebe haber

folio1

Abril 99 Mayo99 folio2

caja100

prestam

os 100

caja 50

valores

50

caja 30gasto

s 30

ventas 500

caja500

Diario

1

2

3

4

5

6

7

8

14

2

3

debe haber

folio1 Cajay Ban

cos folio1

asiento dia

rio

asiento dia

rio

porprestamos100

comprade valores 50

Abril

totaldebe 600totalhaber

80saldo abril 520

porventas500

porgastos30

Mayo

Mayor

Figura 2. Aspecto del Libro Diario. Este libro acumula los movimientos, transaccin por transaccin, en forma cronolgica, dapor da, cargando o abonando las cuentas que intervienen en cada una de las transacciones.


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5. Registro de Inventarios Permanente en Unidades Fsicas (Krdex Fsico)Por medio de este registro controlo tanto el ingreso como las salidas de mercaderas. Esto me permite determinarla existencia real en el almacn del negocio. En la Figura 4 se muestra un formato tpico de este registro.

6. Libro Caja y BancosEste libro debe contener el registro de los ingresos y salidas de efectivo, tanto en caja del negocio o en las cuentasbancarias. En la Figura 5 se muestra un ejemplo de movimiento para un mes.

Figura 5. Aspecto del Libro Caja y Bancos. Este libro debe contener el registro de los ingresos y salidas de efectivo, tanto en cajadel negocio o en cuentas bancarias.

002 KARDEX CONTROL FISICO DE INVENTARIOS 002

PRODUCTO:MES DE ....... DE 200........

NREG. SERIE NUM

N DOC

FECHA PROVEEDOR CONCEPTO

CANTIDADES SALIDAS DESTINO SALDOS

CANTIDADESINGRESADAS

002 LIBRO CAJA Y BANCOS 002MES DE ENERO

DEBE

Saldo inicial caja y bancos 100,000.89 42 Proveedores 7,543.00

Clientes 254,000.00 421 Facturas por pagar

Facturas por cobrar Cheq. 257508 Bayly Service

Dep.10001 ref.fact/001Imprenta del Per Cheq. 257509 Repsol Car

Dep.10002 ref.fact/004 Comercial Futuro Cheq.257510 La Sorbona

Cheq.257511 Publicidad Per

40 tributos por pagar 45.00401 IGV

67 Cargas Financieras 25.00

679 Portes bancarios

354,000.89 7,613.00

Saldo siguiente mes 346,387.89

354,000.89 354,000.89

HABER

Figura 4. Formato tpico para un Registro de Inventario (control fsico). Por medio de ste se controlan tanto el ingreso como lassalidas de mercaderas, lo que permite determinar la existencia real en el almacn del negocio.


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7. Libro de planilla de remuneraciones (sueldos y salarios)Este libro, cuyo manejo ya se ha visto en el Paso 7 de esta gua, contiene el registro de los trabajadores: su fecha deingreso, el monto de su remuneracin, el nmero de das y horas trabajadas, as como cualquier otro concepto re-munerativo, adems de los aportes y descuentos que corresponden de acuerdo a ley. El aspecto tpico de la plani-lla se muestra en la figura 6.

La remuneracin se acredita con boleta de pago fir-

mada por el trabajador, emitida en original y copia.

IMPORTANTE

PLANILLA DE PAGOS DE REMUNERACIONES MES DE ......... DE .........

NOMBRES YAPELLIDOS OCUPACIN

MONTO DEREMUNERACION

FECHA DEINGRESO

ESSALUD OTROS COMISION AFP FONDO AFP OTROSSEGURO AFP

APORTES DELEMPLEADOR

IMPORTENETO APAGAR

DESCUENTOS AL TRABAJADOR

Figura 6. Aspecto de una planilla de pagos de remuneraciones.


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Figura 7. Formato del Libro de Retenciones. Este libro contiene el registro de los servicios prestados a la empresapor trabajadores de forma independiente, con indicacin de las retenciones por impuestos

que se hubieran efectuado.

Figura 8. Formato del Registro de Compras

002 REGISTRO DE COMPRAS 002

MES DE ....... DE 200........

DIA TIPO SERIE NUM RUC PROVEEDOR IMPORTE US$ IGV IMPORTECOMPRAS

GRAVADAS

COMPRASNO

GRAVADAS

DOC

8. Libro de RetencionesContiene el registro de los servicios prestados a la empresa por trabajadores de forma independiente con indica-cin de las retenciones que se les ha efectuado por impuestos. Ver Figura 7.

9. Registro de Compras

Contiene el registro de todas las adquisiciones realizadas, tanto de bienes como de servicios de acuerdo al giro demi negocio. Todos los movimientos deben estar sustentados con los comprobantes permitidos por la administra-cin tributaria. Se puede ver el formato de este registro en la Figura 8.

002 LIBRO DE RETENCIONES 002

MES DE ....... DE 200........

DIA

DEL AL

VENCSERVICIO

PRESTADO RETENCIONIMPORTE

RETRIBUCIONTIPO DE

SERVICIO FIRMAIMPORTE

NETODOC. DE

IDENTIDADNOMBRE Y APELLIDO


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10. Registro de VentasEs un libro auxiliar que centra la informacin referida a las operaciones de ventas realizadas por la empresa, reg-istradas en forma cronolgica, comprobante por comprobante. En la Figura 9 se muestra el formato caractersticodel Registro de Ventas.

Figura 9. Formato caracterstico del Registro de Ventas.

Las empresas privadas cualquiera sea su forma deconstitucin, estn obligadas a conservar los librosde contabilidad y dems registros de su empresa,por un periodo de 5 aos, a partir de la ocurrencia

del hecho. (Decreto Ley 25988 artculo 5).

IMPORTANTE

002 REGISTRO DE VENTAS 002

MES DE ....... DE 200........

DIA DOC CLIENTE

IGV TOTAL

FECHA IMPORTE

RETENCIONES

N

DOC.N RUC

VALOR DE

VENTA


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Anexo

Modelo Solicitud de Legalizacin de Libros

SOLICITA: LEGALIZACIN DE LIBROS (anexo 1)

SEOR NOTARIO:(nombre de la notara)Presente.-

DE MI CONSIDERACIN:

RUC ..........................................................................

NOMBRE DE LA PERSONA NATURAL Y/O JURDICA ......................................

..............................................................................................................................................

GIRO O ACTIVIDAD.......................................................................................................

..............................................................................................................................................

DIRECCIN .....................................................................................................................

.............................................................................................................................................

ACOMPAO LA UBICACION DEL LIBRO O LIBROS Y EL NMERO QUE LE CORRESPONDE SI ES EL PRIMERO, SEGUN-

DO, ETC., ADJUNTO EL LIBRO ANTERIOR.

DENOMINACIN DEL LIBRO N DE REGISTRO N DE FOLIO

POR LA PRESENTE DECLARO QUE LOS DATOS CONSIGNADOS EN STA SON LOS CORRECTOS Y QUE ESTOY AUTOR-IZADO PARA EFECTUAR ESTE TRMITE, EN FE DE LO CUAL FIRMO LA PRESENTE SOLICITUD Y DEJO COPIA DE MI DOC-UMENTO NACIONAL DE IDENTIDAD O CIP Y COPIA DEL RUC EN CASO QUE SEAN LIBROS CONTABLES, PARA LOSFINES CORRESPONDIENTES.

EL AGUSTINO, .......DE...................DEL 2005

NOMBRE.....................................................

DNI N.........................................................

CARGO.........................................................

TELEFONO.................................................._______________________________

FIRMA DEL SOLICITANTE


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