CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DEL...
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CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DEL
PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA PARA EL
DESARROLLO Y AVANCE DE LA POLÍTICA 4: MODERNIZACIÓN DE LA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO,
DENTRO DEL MARCO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2008-
2016 DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
SANTIAGO DURAN MORA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C
2017
2
CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DEL
PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA PARA EL
DESARROLLO Y AVANCE DE LA POLÍTICA 4: MODERNIZACIÓN DE LA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL TALENTO HUMANO,
DENTRO DEL MARCO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2008-
2016 DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
SANTIAGO DURAN MORA
CÓDIGO: 20121015028
Trabajo de grado en modalidad de pasantía para optar por el título de
Ingeniero Industrial basado en actividades de actualización y mejora del
Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital
Director:
Ing. Nestor Andrés Beltrán Bernal
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C
2017
3
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a mi familia y amigos, por su apoyo, por ser mi ejemplo, fortaleza y
fuente de inspiración en esta etapa de mi vida.
A la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, que me brindo grandes
enseñanzas para mi formación personal y profesional. A la Oficina Asesora de
Planeación y Control, al Equipo SIGUD y al Equipo de la Sección de Biblioteca,
por su orientación y dedicación para el desarrollo exitoso de este trabajo.
Santiago Duran Mora
Autor
4
CONTENIDO
AGRADECIMIENTOS ......................................................................................................................3
ÍNDICE DE TABLAS .........................................................................................................................6
ÍNDICE DE FIGURAS ......................................................................................................................8
ÍNDICE DE ANEXOS ........................................................................................................................9
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 13
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................................... 14
2. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 16
3. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 17
3.1. OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 17
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................ 17
4. ALCANCE Y LIMITACIONES .................................................................................................. 18
4.1. ALCANCE ............................................................................................................................ 18
4.2. LIMITACIONES ................................................................................................................... 18
5. MARCO TEÓRICO .................................................................................................................... 19
5.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS ........... 19
5.2. MARCO HISTÓRICO ......................................................................................................... 20
5.3. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................... 21
5.3.1. Marco Legal ................................................................................................................. 21
5.3.2. Marco Normativo Institucional ................................................................................... 23
5.4. MARCO NORMATIVO ....................................................................................................... 24
5.5. BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) ............................................................ 28
5.6. MEDICIÓN DE CARGAS LABORALES ......................................................................... 30
5.7. ESTADO DEL ARTE - SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL (SIGUD) ..................................................................................... 32
6. MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................... 35
6.1. PROCESO ........................................................................................................................... 35
6.2. PROCEDIMIENTO ............................................................................................................. 36
5
6.3. CONCEPTOS ASOCIADOS A LA MEDICIÓN DE CARGAS LABORALES ............ 37
6.4. INDICADOR ........................................................................................................................ 38
6.5. GESTIÓN DE RIESGOS ................................................................................................... 41
7. METODOLOGÍA ........................................................................................................................ 43
7.1. POBLACIÓN ....................................................................................................................... 43
7.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN ............................................................................................ 43
7.3. DISEÑO METODOLÓGICO ............................................................................................. 44
7.3.1. Fuentes de Información.............................................................................................. 47
7.3.2. Metodología para la Construcción y Actualización de la Documentación .......... 49
7.3.2. Metodología para el Levantamiento de Información de Cargas Laborales ....... 51
7.3.3. Metodología para la Validación y Ajuste de Indicadores ...................................... 56
7.3.4. Metodología para la Validación y Actualización del Mapa de Riesgos .............. 60
8. RESULTADOS ........................................................................................................................... 65
8.1. ANÁLISIS DEL ESTADO ACTUAL DEL PROCESO .................................................... 65
8.2. AJUSTE Y ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO ........... 73
8.2.1. Estado Final de la Documentación del Proceso..................................................... 73
8.2.1. Descripción y Justificación de Cambios .................................................................. 75
8.3. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN BASE DE TIEMPOS DE CARGAS
LABORALES ............................................................................................................................... 99
8.4. VALIDACIÓN Y AJUSTE DE INDICADORES DEL PROCESO ............................... 103
8.5. VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO ... 108
8.5.1. Mapa de Riesgos ...................................................................................................... 108
8.5.2. Plan de Mejoramiento ............................................................................................... 111
9. CONCLUSIONES .................................................................................................................... 113
10. RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 115
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 116
INFOGRAFÍA ................................................................................................................................ 118
ANEXOS ........................................................................................................................................ 119
6
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Plan de Trabajo Pasantes Ingeniería Industrial 2016 – 2017 ................................. 45
Tabla 2. Aspectos a Diligenciar en la Documentación de Procedimientos, Guías e
Instructivos. ..................................................................................................................................... 50
Tabla 3. Factores Internos y Externos. ....................................................................................... 60
Tabla 4. Campos de Diligenciamiento de la Matriz Integral de Riesgos. .............................. 62
Tabla 5. Benchmarking de Procedimientos de Bibliotecas de Universidades a Nivel
Nacional. .......................................................................................................................................... 69
Tabla 6. Actualización de Procedimientos del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica - 2017. ....................................................................................................................... 73
Tabla 7. Actualización de Guías del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica -
2017. ................................................................................................................................................ 74
Tabla 8. Actualización de Instructivos del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica - 2017. ....................................................................................................................... 74
Tabla 9. Actualización de Formatos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica
- 2017. .............................................................................................................................................. 74
Tabla 10. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-001, Desarrollo de
Colecciones. .................................................................................................................................... 76
Tabla 11. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-002, Préstamo de
Material Bibliográfico. .................................................................................................................... 81
Tabla 12. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-003, Préstamo de
Espacios y Recursos Tecnológicos............................................................................................. 82
Tabla 13. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-004, Préstamo
Interbibliotecario - Cartas de Presentación. ............................................................................... 85
Tabla 14. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-005, Formación de
Usuarios. .......................................................................................................................................... 87
Tabla 15. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-006, Morosidad. ........ 89
Tabla 16. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-007, Registro y Entrega
de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional, RIUD. ................................................. 91
Tabla 17. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-008, Planificación e
Implementación de Actividades del Centro Cultural. ................................................................ 94
Tabla 18. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-009, Control de Activos
de Biblioteca.................................................................................................................................... 94
Tabla 19. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-010, Servicio de
Búsqueda y Recuperación de Información. ............................................................................... 96
Tabla 20. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-011, Servicio de
Extensión Cultural. ......................................................................................................................... 97
Tabla 21. Consolidado Documentos Remanentes del Proceso de Gestión de la
Información Bibliográfica. .............................................................................................................. 98
7
Tabla 22. Resumen Personal de Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital
Entrevistado. ................................................................................................................................. 100
Tabla 23. Actividades y Cargos del Personal de Sección de Biblioteca de la Universidad
Distrital sin Entrevistar. ................................................................................................................ 101
Tabla 24. Actualización de Indicadores del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica - 2017. ..................................................................................................................... 103
Tabla 25. Validación de Indicadores del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica. .................................................................................................................................. 104
Tabla 26. Actualización de los Riesgos del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica. .................................................................................................................................. 109
Tabla 27. Plan de Mejoramiento del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.
........................................................................................................................................................ 112
8
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos................... 25
Figura 2. Modelo Estándar de Control Interno. ......................................................................... 26
Figura 3. Modelo del Sistema Integrado de Gestión. ............................................................... 27
Figura 4. Modelo de Operación por Procesos - 2017. ............................................................. 34
Figura 5. Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital - 2017.
.......................................................................................................................................................... 34
Figura 6. Tipos de Indicadores ..................................................................................................... 39
Figura 7. Jerarquía de la documentación de la UDFJC. .......................................................... 50
Figura 8. GDTH-IN-002-FR-001, Matriz de Levantamiento de Cargas Laborales. ............. 53
Figura 9. Formato - Valoración y Manejo de Indicadores. ....................................................... 57
Figura 10. Tipología de indicadores en la UDFJC .................................................................... 59
Figura 11. GI-MG-001-FR-001, Matriz Análisis DOFA Contexto Interno y Externo. ........... 61
Figura 12. Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica dentro del Modelo de
Operación por Procesos de la Universidad Distrital. ................................................................ 66
9
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Aviso de Convocatoria para la Realización de Pasantías como Opción de Grado.
........................................................................................................................................................ 120
Anexo 2. Circula de Rectoría. Presentación del Proyecto “Construcción y actualización de
información base para el desarrollo y avance de la Política 4: Modernización de la gestión
administrativa, financiera y del talento humano, dentro del marco del Plan Estratégico de
Desarrollo 2008-2016 de la Universidad Distrital Francisco José De Caldas”. .................. 123
Anexo 3. Ficha de Caracterización del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.
(Ver archivo digital adjunto). ....................................................................................................... 124
Anexo 4. Normograma del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica. (Ver
archivo digital adjunto). ............................................................................................................... 124
Anexo 5. Procedimiento GIB-PR-001, Desarrollo de Colecciones. ..................................... 125
Anexo 6. GIB-PR-001-IN-010, Instructivo para Adquisición por Compra y Suscripción de
Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto). ................................................................ 138
Anexo 7. GIB-PR-001-IN-011, Instructivo para Adquisición por Canje de Material
Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................................... 138
Anexo 8. GIB-PR-001-IN-012, Instructivo para Adquisición por Donación de Material
Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................................... 138
Anexo 9. GIB-PR-001-IN-013, Instructivo para Registro de Adquisición de Material
Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................................... 138
Anexo 10. GIB-PR-001-IN-014, Instructivo para Análisis y Descripción de Material
Monográfico Impreso. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................... 138
Anexo 11. GIB-PR-001-IN-015, Instructivo para Análisis y Descripción de Trabajos de
Grado. (Ver archivo digital adjunto). ......................................................................................... 138
Anexo 12. GIB-PR-001-IN-016, Instructivo para Análisis y Descripción de
Videograbaciones. (Ver archivo digital adjunto). ..................................................................... 138
Anexo 13. GIB-PR-001-IN-017, Instructivo para Análisis y Descripción de Material
Tecnológico. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................................... 138
Anexo 14. GIB-PR-001-IN-018, Instructivo para Análisis y Descripción de Publicaciones
Seriadas. (Ver archivo digital adjunto). ..................................................................................... 138
Anexo 15. GIB-PR-001-IN-019, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Gráfico.
(Ver archivo digital adjunto). ....................................................................................................... 138
Anexo 16. GIB-PR-001-IN-020, Instructivo para Análisis y Descripción de Material
Cartográfico. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................................... 138
Anexo 17. GIB-PR-001-IN-021, Instructivo Terminado Final de Material Bibliográfico y
Otros Formatos. (Ver archivo digital adjunto). ......................................................................... 138
Anexo 18. GIB-PR-001-FR-003, Formato Convenio de Canje. ............................................ 138
Anexo 19. GIB-PR-001-FR-012, Formato Solicitud de Adquisición de Material Bibliográfico.
........................................................................................................................................................ 141
10
Anexo 20. GIB-PR-001-FR-013, Formato Solicitud de Adquisición de Recursos
Electrónicos. .................................................................................................................................. 142
Anexo 21. GIB-PR-001-FR-014, Formato Consolidado de Adquisición de Material
Bibliográfico. .................................................................................................................................. 143
Anexo 22. GIB-PR-001-FR-015, Formato Material Bibliográfico Disponible para Canje. 144
Anexo 23. GIB-PR-001-FR-016, Formato Donación de Material Bibliográfico. ................. 145
Anexo 24. Procedimiento GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico. ..................... 146
Anexo 25. GIB-PR-002-IN-001, Instructivo Impresión de Recibos de Préstamo. (Ver
archivo digital adjunto). ............................................................................................................... 150
Anexo 26. GIB-PR-002-FR-008, Formato Préstamo de Material Bibliográfico. ................. 151
Anexo 27. Procedimiento GIB-PR-003, Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos.
........................................................................................................................................................ 152
Anexo 28. GIB-PR-003-IN-002, Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla de Paiba.
(Ver archivo digital adjunto). ....................................................................................................... 158
Anexo 29. GIB-PR-003-FR-006, Formato Solicitud de Espacios de Trabajo. .................... 159
Anexo 30. Procedimiento GIB-PR-004, Préstamo Interbibliotecario - Cartas de
Presentación. ................................................................................................................................ 160
Anexo 31. GIB-PR-004-FR-001, Formato Carta de Presentación. ...................................... 166
Anexo 32. GIB-PR-004-FR-004, Formato Convenio de Préstamo Interbibliotecario. (Ver
archivo digital adjunto). ............................................................................................................... 167
Anexo 33. GIB-PR-004-FR-019, Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario. ......... 167
Anexo 34. Procedimiento GIB-PR-005, Formación de Usuarios. ......................................... 168
Anexo 35. GIB-PR-005-GUI-001, Guía de Inducción de los Servicios de Biblioteca. (Ver
archivo digital adjunto). ............................................................................................................... 174
Anexo 36. GIB-PR-005-GUI-002, Guía de Uso del Catálogo en Línea. (Ver archivo digital
adjunto). ......................................................................................................................................... 174
Anexo 37. GIB-PR-005-GUI-003, Guía de Visitas Guiadas Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto.
(Ver archivo digital adjunto). ....................................................................................................... 174
Anexo 38. GIB-PR-005-FR-020, Formato Evaluación de Servicio Formación de Usuarios.
........................................................................................................................................................ 175
Anexo 39. Procedimiento GIB-PR-006, Morosidad. ............................................................... 176
Anexo 40. GIB-PR-003-IN-002, Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla de Paiba.
(Ver archivo digital adjunto). ....................................................................................................... 184
Anexo 41. GIB-PR-006-FR-002, Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos. ........ 185
Anexo 42. GIB-PR-006-FR-009, Formato Reporte de Consignaciones de Multas. .......... 186
Anexo 43. GIB-PR-006-FR-021, Formato Paz y Salvo. ......................................................... 186
Anexo 44. GIB-PR-006-FR-022, Formato Solicitud Suspensión de Multas. ...................... 187
Anexo 45. GIB-PR-006-FR-023, Formato Reposición de Material Bibliográfico. .............. 188
Anexo 46. Procedimiento GIB-PR-007, Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el
Repositorio Institucional, RIUD. ................................................................................................. 189
11
Anexo 47. GIB-PR-007-IN-004, Instructivo Administrador Plataforma RIUD. (Ver archivo
digital adjunto). ............................................................................................................................. 197
Anexo 48. GIB-PR-007-IN-005, Instructivo Gestor de Colecciones. (Ver archivo digital
adjunto). ......................................................................................................................................... 197
Anexo 49. GIB-PR-007-IN-006, Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de Documento
Final RIUD. (Ver archivo digital adjunto). ................................................................................. 197
Anexo 50. GIB-PR-007-IN-007, Instructivo Autor “Autoarchivo”. (Ver archivo digital
adjunto). ......................................................................................................................................... 197
Anexo 51. GIB-PR-007-IN-008, Instructivo Catalogador Normalización de Metadatos y
Publicación de Documentos. (Ver archivo digital adjunto). ................................................... 197
Anexo 52. GIB-PR-007-IN-009, Instructivo Recepción y Aprobación de Documentos -
Personal de Biblioteca. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................. 197
Anexo 53. GIB-PR-007-FR-010, Licencia y Autorización Especial para Publicar y Permitir
la Consulta y Uso de Contenidos en el Repositorio Institucional de la Universidad Distrital.
(Ver archivo digital adjunto). ....................................................................................................... 197
Anexo 54. Procedimiento GIB-PR-008, Planificación e Implementación de Actividades del
Centro Cultural.............................................................................................................................. 198
Anexo 55. Procedimiento GIB-PR-009, Control de Activos de Biblioteca. ......................... 207
Anexo 56. GIB-PR-009-IN-023, Instructivo Levantamiento de Inventario de Material
Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................................... 213
Anexo 57. GIB-PR-009-IN-024, Instructivo Levantamiento de Inventario de Equipos de
Oficina, Recursos Tecnológicos y Mobiliario. (Ver archivo digital adjunto). ....................... 213
Anexo 58. GIB-PR-009-FR-024, Formato Reporte de Novedades de Inventario de Material
Bibliográfico. .................................................................................................................................. 214
Anexo 59. GIB-PR-009-FR-025, Formato Inventario de Trabajos de Grado. .................... 215
Anexo 60. GIB-PR-009-FR-026, Formato Inventario de Publicaciones Seriadas ............. 216
Anexo 61. GIB-PR-009-FR-027, Formato Inventario de Equipos de Oficina, Recursos
Tecnológicos y Mobiliario. ........................................................................................................... 217
Anexo 62. GIB-PR-009-FR-028, Formato Informe Control de Activos. (Ver archivo digital
adjunto). ......................................................................................................................................... 217
Anexo 63. Procedimiento GIB-PR-010, Servicio de Búsqueda y Recuperación de
Información.................................................................................................................................... 218
Anexo 64. GIB-PR-010-FR-007, Formato Reporte de Servicios de Referencia. ............... 225
Anexo 65. Procedimiento GIB-PR-011, Servicio de Extensión Cultural. ............................. 226
Anexo 66. GIB-FR-005, Formato Entrega de Credenciales Sistema de Bibliotecas. ....... 235
Anexo 67. GIB-FR-011, Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres,
Clases, Presentaciones. ............................................................................................................. 237
Anexo 68. GIB-FR-017, Formato Solicitud de Publicación de Información. ....................... 239
Anexo 69. GIB-FR-018, Formato Planilla de Información. .................................................... 241
Anexo 70. Indicador GIB-001, Disponibilidad de espacio (área) asignado a los usuarios de
la Biblioteca. .................................................................................................................................. 242
12
Anexo 71. Indicador GIB-002, Índice de crecimiento de la colección bibliográfica
(ejemplares). ................................................................................................................................. 243
Anexo 72. Indicador GIB-003, Disponibilidad de recursos tecnológicos. ............................ 244
Anexo 73. Indicador GIB-004, Satisfacción del usuario. ........................................................ 245
Anexo 74. Indicador GIB-005, Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año....... 246
Anexo 75. Indicador GIB-006, Participación de profesores en la adquisición de material
bibliográfico y de servicios de información. .............................................................................. 247
Anexo 76. Indicador GIB-010, Índice de inversión bibliográfica. .......................................... 248
Anexo 77. Indicador GIB-XXX, Índice de crecimiento en la prestación de servicios de
información. ................................................................................................................................... 249
Anexo 78. Matriz de Análisis DOFA - Contexto Interno y Externo del Proceso de Gestión
de la Información Bibliográfica. .................................................................................................. 250
Anexo 79. Identificación de Causas Internas y Externas de los Riesgos del Proceso de
Gestión de la Información Bibliográfica. ................................................................................... 251
Anexo 80. Mapa Integral de Riesgos del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica. (Ver archivo digital adjunto). ............................................................................... 252
13
INTRODUCCIÓN
En el contexto actual de las organizaciones para el cumplimiento de los objetivos
estratégicos e institucionales, surge la necesidad de una interacción sinérgica
entre todos los actores, directos e indirectos, que intervienen en las actividades
desarrolladas por la organización; las cuales se desarrollan empleando
herramientas de planeación, operación y control entre las que se encuentra el
Sistema Integrado de Gestión. Un Sistema integrado de Gestión es una
herramienta productiva, un conjunto de acciones e instrumentos que permite la
cohesión sistemática e inteligente de las partes de la organización, con el objeto
de generar resultados favorables y beneficios como: la utilización óptima de los
recursos, la protección ambiental, y lograr la satisfacción tanto del usuario como
de las partes involucradas.
A partir de la entrada en rigor de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado
de Gestión para las entidades y organismos distritales NTD-SIG 001: 2011, La
Universidad Distrital Francisco José de Caldas, mediante la Oficina Asesora de
Planeación y Control comienza la estructuración del Sistema Integrado de Gestión
de la Universidad Distrital, denominado SIGUD, el cual es encargado de garantizar
un desempeño institucional articulado y armónico, para el cumplimiento de la
Misión y Plan Estratégico de Desarrollo de la Universidad Distrital.
El SIGUD, como fruto de su gestión, ha desarrollado un Modelo de Operación por
Procesos para la Universidad Distrital, el cual se divide por macroprocesos:
Direccionamiento Estratégico, Gestión Académica, Gestión de Recursos, Apoyo a
lo Misional y Evaluación y Control; dentro del Macroproceso de Apoyo a lo
Misional se encuentra inmerso el Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica.
Este proyecto consta del desarrollo de diferentes actividades enfocadas a la
actualización del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, tales como:
realizar el diseño, ajuste, estandarización y documentación de procedimientos,
levantar la información base para la realización del estudio de cargas laborales,
construir y/o validar los indicadores y mapas de riesgos, y apoyar la socialización e
implementación de los resultados obtenidos.
14
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La administración pública se puede entender como un conjunto de organismos
encargados de dictar y aplicar disposiciones necesarias para que se cumplan las
leyes, fomentar los intereses públicos y resolver las reclamaciones de los
ciudadanos, bajo la dirección u órdenes del poder ejecutivo. Actualmente, la
administración pública se encuentra inmersa en un entorno dinámico, complejo,
convulso e incierto, por lo cual requiere afrontar sin dilación grandes retos de
modernización y cambio, que propicien la adaptación de forma continua de la
organización a las funciones que se le requieren de la sociedad, propiciando una
administración más ágil, rápida y flexible y que responda a las demandas de los
ciudadanos.
En este marco, la Universidad Distrital Francisco José de Caldas como ente
universitario autónomo de carácter estatal, no está exenta de realizar una
evaluación y mejoramiento continuo de la gestión administrativa, financiera y del
talento humano.
En la evaluación realizada para la construcción del Plan Estratégico de Desarrollo
de 2008-2016, la Universidad Distrital identificó que en los últimos diez años, se ha
consolidado como la segunda universidad pública de la ciudad y la cuarta del país,
en términos del número de estudiantes. Este crecimiento se expresa no sólo en
sus funciones misionales sino en la gestión administrativa y ha desbordado las
capacidades de la organización existente.
Además, la situación actual del área administrativa y financiera de la Universidad
se caracteriza por no agregar valor a los servicios que presta; su modelo
administrativo es obsoleto, presenta deficiencia e ineficiencia en la gestión, falta
de información y de difusión de la misma, para la toma de decisiones y para dar a
conocer a la comunidad universitaria y la ciudadanía los resultados de su gestión,
presenta falta de transparencia en la mayoría de procesos que adelanta, todo lo
cual genera incertidumbre, arbitrariedad y discrecionalidad en la gestión1.
Para solventar esta situación la Universidad Distrital planteo dentro del Plan
Estratégico de Desarrollo de 2008-2016 la Política 4: Modernización de la gestión
administrativa, financiera y del talento humano, cuya finalidad es garantizar la
gestión adecuada de los recursos públicos, la eficiencia, eficacia y efectividad de
1 PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO 2008-2016. Universidad Distrital Francisco José de
Caldas. Pg. 53
15
los procesos administrativos, financieros y la formación y desarrollo del talento
humano.
El desarrollo de esta política es fundamental para el fortalecimiento de la gestión
administrativa de la Universidad Distrital, determinando necesario lo siguiente:
Fortalecer y consolidar los procesos de planeación, seguimiento y
evaluación de la gestión en concordancia con los objetivos misionales.
Mejorar la productividad de los recursos institucionales, a través de la
estandarización de actividades y procedimientos.
Por lo tanto generar una mejora en la gestión administrativa, financiera y del
talento humano, implica un diagnóstico, análisis y actualización de todos los
Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco
José de Caldas (SIGUD) teniendo en cuenta los recursos utilizados realmente y el
cumplimiento de los requisitos inherentes al sistema y a cada uno de los procesos.
De manera específica, será objeto de estudio el Proceso de Gestión de la
Información Bibliográfica, el cual cuenta con una documentación consolidada que
consta de: procedimientos, guías, instructivos y formatos; sin embargo, gran parte
de dicha documentación fue elaborada en el año 2014 y hasta la fecha no
presenta ninguna actualización.
Posteriormente, una vez actualizada la documentación rezagada del Proceso, se
requiere el levantamiento de la información base para la realización del estudio de
cargas laborales a cargo de la División de Recursos Humanos de la Universidad
Distrital, estudio que busca determinar y demostrar la cantidad de personal
requerido para el desempeño de las labores administrativas.
Así mismo, es importante ajustar y validar los indicadores y el mapa de riesgos
actuales, para poder evidenciar el nivel de seguimiento y control del Proceso,
mediante la aplicación y el desarrollo de la Metodología para la Administración de
Riesgos y Generación de Acciones de Mejora.
De esta manera, con la intención de dar cumplimiento a estas actividades
establecidas por el SIGUD, se llevó a cabo una convocatoria institucional por
medio de la Decanatura de Ingeniería de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas, para que estudiantes del Proyecto Curricular en Ingeniería Industrial,
apoyaran el desarrollo y avance de la Política 4: Modernización de la gestión
administrativa, financiera y del talento humano, del Plan Estratégico de Desarrollo
2008-2016 de la Universidad Distrital.
16
2. JUSTIFICACIÓN
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas actualmente cuenta con el
Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital (SIGUD), herramienta
enfocada en optimizar la gestión, minimizar el alto nivel de entropía administrativa
y disminuir la baja articulación que existe actualmente entre las divisiones y
oficinas que conforman estructuralmente la universidad. Es por eso, que el
mantenimiento y la actualización continua de la documentación de los Procesos
garantiza el cambio de paradigma organizacional que la universidad necesita para
afrontar el entorno dinámico en el cual se encuentra inmersa.
Adicionalmente, la universidad, dentro de lo establecido y acorde a su crecimiento,
debe estar en posibilidad de realizar un proceso de reestructuración de la planta
de personal y de carrera administrativa, con el fin de modernizar y robustecer los
procesos administrativos a través del estudio, revisión y ampliación de la planta de
personal, acudiendo a metodologías que permitan el establecimiento de las
necesidades de recurso humano en cada área funcional de la misma.
El estudio de cargas laborales es la herramienta adecuada para establecer y
proyectar las necesidades de personal, acorde a los tiempos de realización de las
actividades establecidas en los procedimientos propios de la administración de la
universidad. Así mismo, la documentación del Modelo de Operación por Procesos
es la base y punto de partida para desarrollar y actualizar otros instrumentos
administrativos fundamentales, relacionados con los planes y programas de
gestión y desarrollo del talento humano.
En concordancia con dichos requerimientos, la Universidad Distrital desde
Rectoría, Vicerrectoría Académica, y Vicerrectoría Administrativa y Financiera, se
encuentra desarrollando el proyecto de: “Construcción y actualización de
información base para el desarrollo y avance de la Política 4: Modernización de la
Gestión Administrativa, Financiera y del Talento Humano, dentro del Marco del
Plan Estratégico de Desarrollo 2008-2016 de la UD”, gestionado y dirigido por la
Oficina Asesora de Planeación y Control conjuntamente con la División de
Recursos Humanos.
Por lo tanto, el presente trabajo se soporta en la necesidad de actualización y
ajuste de los Procesos que componen el Sistema Integrado de Gestión de la
Universidad Distrital, específicamente el Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica, con el fin de entregar la información base para un posterior estudio
de cargas laborales a cargo de la División de Recursos Humanos.
17
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Construir y actualizar la documentación e información base del Proceso de
Gestión de la Información Bibliográfica del Sistema Integrado de Gestión de la
Universidad Distrital Francisco José De Caldas, que brinde soporte para realizar
una propuesta de mejora en la gestión del talento humano, el cumplimiento de la
normatividad aplicable y el desarrollo de las necesidades propias del Proceso.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Construir y ajustar procedimientos, guías, instructivos y formatos
correspondientes al Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, con
el fin de cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y los
requisitos inherentes al Proceso.
Levantar la información base para la realización del estudio de cargas
laborales del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica dentro del
Modelo de Operación por Procesos actualmente implementado.
Rediseñar y/o validar los indicadores correspondientes al Proceso de
Gestión de la Información Bibliográfica, de acuerdo con las necesidades
propias del Proceso y del Sistema Integrado de Gestión.
Validar y actualizar el Mapa de Riesgos del Proceso de Gestión de la
Información Bibliográfica, permitiendo la generación de acciones de mejora.
Apoyar las actividades de socialización y sensibilización de la actualización
del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.
18
4. ALCANCE Y LIMITACIONES
4.1. ALCANCE
El presente proyecto, se delimita en el Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital,
contemplando inicialmente la actualización y ajuste de la documentación asociada,
para luego realizar el levantamiento de información base para el estudio de cargas
laborales acorde a los tiempos de realización de las actividades establecidas y
finalmente socializar los resultados obtenidos con el personal involucrado en la
ejecución del Proceso, a fin de aportar al desarrollo de la Política 4: Modernización
de la Gestión Administrativa, Financiera y del Talento Humano, del Plan
Estratégico de Desarrollo 2008-2016 de la UDFJC. Enmarcado dentro de lo
dispuesto en el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital y lo
dispuesto en la Norma NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005.
El trabajo se basa en la normatividad académica propuesta por la Universidad
Distrital y la Facultad de Ingeniería, en cuanto a la presentación y sustentación de
trabajos de grado en la modalidad de pasantía. De acuerdo a lo dispuesto, por el
Consejo Académico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas por
medio del Acuerdo N° 038 de julio 28 de 2015, por el cual se modifica el acuerdo
N° 031 de 2014, el proyecto de pasantías debe terminar con la entrega de un
informe final de las actividades realizadas durante el trabajo, relacionando los
conocimientos adquiridos de su área.
4.2. LIMITACIONES
La separación geográfica de cada una de las Bibliotecas de la Universidad
Distrital, lo que genera diferencias en la ejecución de procedimientos.
Parte de la información está basada en el conocimiento subjetivo de sus
realizadores.
El proyecto abarca un Proceso de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas y se limita a implementación de prácticas de calidad e
implementación de mejoras.
Disposición de tiempo por parte del personal a cargo del Proceso debido a
sus ocupaciones laborales.
19
5. MARCO TEÓRICO
A continuación se dará a conocer los aspectos generales enmarcados en el
desarrollo del presente trabajo e implementación, para ello, se presenta una
revisión conceptual y teórica que permite enmarcar el desarrollo del tema y guiar
el análisis del trabajo a realizar.
5.1. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS
En el desarrollo de las gestiones administrativas en las entidades públicas, se ha
involucrado el concepto de la calidad con el fin de lograr procesos armónicos y
estructurados; pretendiendo generar cambios organizacionales y transformaciones
en los procesos gubernamentales y el desempeño institucional.
Implementar un sistema de gestión de la calidad implica identificar y manejar las
actividades necesarias para lograr los objetivos impulsados por los clientes de la
organización, al igual que integrar un conjunto de elementos mutuamente
relacionados para emprender actividades tendientes a la mejora de la calidad, en
el que se incluya a personas, equipos, proveedores, materiales y procedimientos2.
El Sistema de Gestión de la Calidad para entidades está definido como la
herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el
desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la
prestación de los servicios a cargo de las entidades.
El proceso de seguimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión Integrado
implica la identificación de actividades necesarias para lograr los objetivos
orientados a la satisfacción de la Comunidad Universitaria.
En Colombia se estableció la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública
NTCGP 1000:2004, con el fin de dirigir y evaluar su desempeño en términos de
satisfacción social en la prestación de los servicios, la cual fue actualizada por la
Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:20093.
2 GRYNA, Frank M. Método Juran. Análisis y Planeación de la Calidad. Quinta edición. Pg. 18
3 NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Términos y definiciones.
20
Finalmente, en el año 2011, con el Decreto 652 de la Alcaldía Mayor de Bogotá
D.C. se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para
las entidades y organismos distritales, NTDSIG 001:2011.
5.2. MARCO HISTÓRICO
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas fue fundada en el año de
1948, por iniciativa del presbítero Daniel de Caicedo quien además, fue su primer
rector.
En el acta de fundación de la Universidad Municipal de Bogotá, como así se llamó,
se dice que era una Universidad creada por el Concejo de Bogotá, para darles
educación a los jóvenes más pobres de la ciudad. La Universidad aún mantiene
este signo y busca garantizar el acceso de las capas menos favorecidas con lo
cual ascienden a la escala social de valores como una forma de justicia y equidad
social.
La primera carrera que se creó fue radiotécnica, que con el tiempo se
transformaría en la carrera de ingeniería electrónica. La otra carrera fue topografía
que aún existe y que con el tiempo dio origen a la carrera de ingeniería catastral.
Otra carrera fue dedicada al cuidado y a la conservación de lo ambiental
denominada más tarde ingeniería forestal.
Al llegar a los 70´s, se crearon los departamentos de Física y Química y la
Universidad incrementa notablemente su población estudiantil. Debido a la
inexistencia de un lugar de trabajo propio que le permitiera a la Universidad
desarrollar sus actividades con cierta estabilidad, esta estuvo ubicada de manera
provisional en varios sectores. La Universidad siguió creciendo y fue nuevamente
ubicada en un espacio perteneciente al comisariato de la Armada Nacional. Allí
nacieron programas académicos tales como: Ingeniería de Sistemas, Ingeniería
Electrónica, Ingeniería Industrial, las cuales son de gran reconocimiento en
nuestro país. Posterior se logra la adquisición de los predios que dan sobre la
carrera séptima dentro de la misma nomenclatura de la calle 40 y en los que hoy
en día se encuentra la nueva Torre Administrativa y la Sede Central (de
Ingenierías).
Para los años de 1993 y 1994, surge la Facultad Tecnológica, se fortalece la
Facultad de Ingeniería y se crea la Facultad de Medio Ambiente y Recursos
21
Naturales, que ha sido la gran ventana de la Universidad hacia la sociedad y el
resto del mundo académico4.
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD se hizo vigente
desde el 2008, es el conjunto de acciones y herramientas que sirven para dar
cumplimiento a los objetivos misionales, garantizar la satisfacción de las
necesidades y expectativas de la comunidad universitaria y la sociedad en general,
mediante la implementación y mejora continua de la gestión de procesos5.
Ya en el 2010 se avanza en las caracterizaciones de 30 subprocesos y se
incrementa el número de procedimientos caracterizados y formatos. También se
publica el modelo de operación en la página web de la Universidad y se crea un
blog del SIGUD para la divulgación de la información del Sistema Integrado de
Gestión.
5.3. MARCO REFERENCIAL
5.3.1. Marco Legal
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas, por ser una entidad pública que
se encuentra en el territorio nacional colombiano se rige a partir de la Constitución
Política de Colombia de 1991 como eje fundamental, disposiciones tales como la
Planeación, la Libertad de enseñanza, la Autonomía Universitaria, las
características que posee la Universidad Distrital Francisco José de Caldas como
entidad pública, entre otras hacen que la Constitución Política de Colombia de
1991 sea inherente a la legalidad de la Universidad y su pilar legal en el cual se
encuentra fundamentada.
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital se respalda en la
legislación del Estado Colombiano. A continuación se nombra la normatividad
relativa al control interno y el sistema de gestión de la calidad para entidades
públicas:
Ley 87 de 1993: “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.”
4 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Historia.” [En línea]. Disponible en:
https://www.udistrital.edu.co/historia 5 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS, “Informe SIGUD 2008-2011,” 2011.
22
Ley 489 de 1998: “Por la cual se dictan normas sobre la organización y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones,
principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los
numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras
disposiciones.”
Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.” La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Ley 872 de 2003: “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la
Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.”
Su objetivo es mejorar los índices de efectividad, eficiencia y eficacia del estado,
así como cada una de sus entidades; además de permitirle evaluar el desempeño
institucional, en términos de calidad y satisfacción social.
Decreto 2539 de 2000: “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de
noviembre 4 de 1999”.
Decreto 1537 de 2001: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993
en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de
control interno de las entidades y organismos del Estado”.
Decreto 4110 de 2004: “Por la cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta
la norma técnica de la calidad en la gestión pública, la cual determina las
generalidades, y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar
y mantener un sistema de gestión de la calidad en los organismos, entidades y
agentes obligados conforme a la ley 872 de 2003”.
Decreto 1599 de 2005: “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano.” Su objetivo es fortalecer los procesos
institucionales y el desarrollo de una función administrativa pública, íntegra,
eficiente, visible ante la sociedad y de gran responsabilidad frente al cumplimiento
de su finalidad social.
Decreto 514 de 2006: "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel
Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos
(SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."
Decreto 2913 de 2007: En donde se considera que el Modelo Estándar de Control
Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto
tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de
23
las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con
calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los
objetivos, por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y
complementario.
Decreto 4485 de 2009: “Por el cual por medio de la cual se adopta la
actualización de la norma técnica de calidad en la gestión pública”.
Decreto 176 de 2010: “Por el cual se definen los lineamientos para la
conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del
Distrito Capital y se asignan unas funciones”.
Decreto 652 de 2011: Tiene como Objetivo adoptar la Norma Técnica Distrital del
Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales, NTD –
SIG 001:2011, que determina las generalidades y los requisitos mínimos para
establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión
en las entidades y organismos distritales y agentes obligados.
Decreto 943 de 2014: “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control
Interno”.
Decreto 1075 de 2015: “Por medio del cual se expide el decreto único
reglamentario del sector educación”.
Decreto 1072 de 2015: “Por medio del cual se expide el decreto único
reglamentario del sector trabajo”.
Decreto 1083 de 2015: “Por medio del cual se expide el decreto único
reglamentario del sector de función pública”.
5.3.2. Marco Normativo Institucional
A continuación se nombra la normatividad institucional que soporta el
funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital:
Acuerdo No. 003 del Consejo Superior Universitario, emitido el 8 de Abril de
1997, “Por el cual se expide el Estatuto General de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.”
24
Acuerdo No. 011 del Consejo Superior Universitario, emitido el 9 de Noviembre
de 1998, “Por el cual se adopta la Planta Global del Personal Administrativo de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas al sistema de nomenclatura y
clasificación de empleos y a la escala salarial y se dictan otras disposiciones”.
Acuerdo No. 005 del Consejo Superior Universitario, emitido el 21 de Julio de
1999, “Por el cual se modifica el Acuerdo 011 del 9 de noviembre de 1998”
Resolución No. 375 de la Rectoría, emitida el 23 de Julio de 1999, “Por la cual
se incorporan a la planta de cargos a los funcionarios de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas”.
Resolución No. 376 de la Rectoría, emitida el 23 de Julio de 1999, “Por la cual
se distribuyen los cargos de la planta global de la Universidad Distrital Francisco
José de Caldas”.
Resolución 1101 de 2002, "Por la cual se establece el Manual Descriptivo de
Funciones Generales y Especificas y los Requisitos Mínimos para los cargos de
Planta de Personal Administrativo de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas".
Resolución No. 215 de la Rectoría, emitida el 24 de Julio de 2014, “Por la cual
se ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, y se establecen las
funciones a los equipos del Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, en los Niveles
Ejecutivo, Técnico, Operativo y Evaluador y se establecen otras disposiciones”.
Resolución No. 227 de la Rectoría, emitida el 8 de Agosto de 2014, “Por la cual
se realiza el Mejoramiento Continuo a la Política, Objetivos y Modelo de Operación
por Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas, SIGUD, y se dictan otras disposiciones”.
5.4. MARCO NORMATIVO
NTCGP 1000:2009
La NTCGP (Norma Técnica Colombiana en la Gestión Pública), permite a las
entidades del estado de la rama ejecutiva del poder público evaluar y dirigir el
desempeño institucional en términos de calidad y de satisfacción social. Los
lineamientos propuestos por esta norma promueven la adopción de un enfoque
basado en procesos, el cual permite determinar y gestionar de forma eficaz las
25
actividades que se ejecutan y se relacionan entre sí. Este enfoque proporciona un
control continuo entre los procesos que conforman el sistema, así como en la
interrelación de los mismos.
Un enfoque basado en procesos6, se utiliza dentro del Sistema de Gestión Integral
haciendo énfasis en la importancia de:
A. La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.
B. La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.
C. La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso.
D. La mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas.
Esta norma emplea la articulación entre tres sistemas, caracterizada por la
adopción de un modelo basado en la gestión por procesos. La implementación
como un modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos.
Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos.
Fuente: NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Pg. 2
MECI 2014
Con la entrada en vigencia del Decreto 1599 de 2005, se dispone la
implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI “el cual proporciona 6 ICONTEC. (2008). Norma técnica de calidad en la Gestión Pública. NTCGP 1000. Compatibilidad
con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo.
26
una serie de directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y
seguimiento en las entidades de la administración pública”7.
Este modelo establecido para las entidades del estado, proporciona una estructura
para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del
estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos
institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del estado.
El MECI se formuló con el fin de que las entidades del Estado mejorarán su
desempeño institucional, mediante el fortalecimiento del control y de los proceso
de evaluación que deben llevar a cabo las oficinas de control interno, unidades de
auditoria interna o quien haga sus veces.
Para ello, las entidades públicas deberán realizar una evaluación sobre la
existencia, nivel de efectividad de cada uno de los elementos de control definidos
a fin de establecer el diseño, desarrollo o grado de ajuste necesarios para
implantación y mejora.
Se encuentra compuesto por Módulos, componentes y elementos de Control,
Figura 2.
Figura 2. Modelo Estándar de Control Interno.
Fuente: Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano– MECI 2014.
7 MECI 1000:2005. Modelo estándar de control interno para el estado colombiano. Generalidades.
27
NTD-SIG 001:2011
NTD-SIG es la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las
entidades y organismos distritales.
Esta norma específica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de
Gestión aplicable a las entidades y organismos distritales, y se constituye en una
herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en
términos de los sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI),
Gestión Documental y Archivo (SIGA), Gestión de Seguridad de la Información
(SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS)
y la Gestión Ambiental (SGA)8.
Los elementos de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la
secuencia definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo (PHVA),
Figura 3.
Figura 3. Modelo del Sistema Integrado de Gestión.
Fuente: NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión. Pg.15
8 NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión. Pg. 24
28
NTC-ISO 31000:2011
La ISO 31000 tiene como objetivo “ayudar a generar un enfoque para mejorar la
gestión del riesgo, de manera sistemática” 9 y brindar diversidad de posibilidades
para que de manera integral haya una gestión que permita lograr a cabalidad los
objetivos de las compañías. El documento normativo establece procesos y
principios para la gestión de riesgo, en la que recomienda a las organizaciones el
desarrollo, la implementación y el mejoramiento continuo, como un importante
componente de los Sistemas de Gestión.
Esta norma establece un número de principios que es necesario satisfacer para
hacer que la gestión del riesgo sea eficaz. Esta norma recomienda que las
organizaciones desarrollen, implementen y mejoren continuamente un marco de
referencia cuyo propósito sea integrar el proceso para la gestión del riesgo en los
procesos globales de gobierno, estrategia y planificación, gestión, procesos de
presentación de informes, políticas, valores y cultura de la organización.
Está constituida por la NTC 5254 que se conocía en Colombia para la Gestión de
riesgo y que tenía como referente la norma australiana AS 4360, la cual fue
anulada con la llegada de la ISO 31000. Además, fue trabajada con la guía ISO 73
(en Colombia la GTC 137), que reúne un vocabulario de gestión de riesgo, lo que
permite una colección de términos y definiciones relativas al tema.
5.5. BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)
Como lo indica la definición de la ABPMB (Asociación internacional de
profesionales de BPM) el “Business Process Management es un enfoque
sistemático para identificar, levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y
controlar tano los procesos manuales como automatizados, con la finalidad de
lograr a través de sus resultados en forma consistente los objetivos de negocio
que se encuentran alineados con la estrategia de la organización.” El BPM es una
disciplina integradora que engloba técnicas y disciplinas parciales que abarca las
capas de negocio y tecnología, que se comprenden como un todo integrado en
gestión a través de los procesos10.
9 NTC-ISO 31000. Norma Técnica Colombiana. Pg.1
10 HITPASS, Bernhard. BPM Business Process Management: Fundamentos y Conceptos de
Implementación, Tema: Definiciones: Business Process Management. Pg. 18
29
La adopción de un enfoque basado en procesos permite estructurar la
organización de acuerdo a los lineamientos que dicta la norma técnica de calidad
en la gestión pública NTCGP 1000:2009. Por esta razón, la forma adecuada en la
que una organización debe gestionar sus procesos, es de manera transversal, con
el fin de crear valor evitando así una administración por departamentos tradicional
que limita y reduce la eficiencia del sistema.
El enfoque por procesos permite tener un control continuo sobre cada proceso
conociendo así las posibles modificaciones y su interacción con otros procesos
dentro del sistema integrado de gestión, en estos casos es importante tener en
cuenta los siguientes puntos:
La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.
La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.
La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso
La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas. (ISO
Ginebra, 2008)
Dado el dinamismo externo al cual están expuestas las empresas, es necesario
tener una documentación detallada de cada actividad organizacional. BPM
impulsa el entendimiento y modelado de todos los procesos por medio de la
documentación. Apoyándose en herramientas de software de modelado de
procesos, este punto puede ser alcanzado eficientemente.
Algo importante para tener presente es que BPM no es una tecnología de software,
pero se apoya y hace uso de las mismas para su implementación efectiva. En la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas se utiliza el software Bizagi
Modeler como la herramienta que permite modelar los procesos, este permite una
configuración fácil de propiedades para el proceso en general, así como para cada
uno de los elementos que lo componen. Estas propiedades pueden ser
compartidas por diferentes usuarios e instalaciones del Modelador, permitiendo
generar documentación estándar para un grupo de trabajo. El modelador de
procesos está en capacidad de generar automáticamente documentos MS Word o
PDF11.
11
BIZAGI BPM Suite-2014, “Descripción Funcional”. [En línea]. Disponible en:
https://www.bizagi.com/es/productos
30
5.6. MEDICIÓN DE CARGAS LABORALES
La medición del trabajo ha sido históricamente una necesidad para las empresas
ya que es un instrumento que apoya de manera importante la gestión del recurso
más valioso para las organizaciones: su recurso humano. Las personas son la
clave del mayor o menor rendimiento del trabajo en el logro de la eficiencia y
productividad, pero es sólo con evaluaciones objetivas como se puede evidenciar
si está de acuerdo con los intereses de la organización lo cual incluye a la
dirección y la ejecución.
El concepto de medición del trabajo tuvo sus inicios en el Taylorismo a comienzos
del siglo XX. Taylor en su obra Management Científico expone que “la medición
del tiempo objetivamente es necesario para ejecutar una tarea, de tal forma que se
obtenga una medida del rendimiento”12. Posteriormente Fayol retoma las teorías
de Taylor e incursiona en nuevos aspectos como por ejemplo en la división del
trabajo “la especialización da a lugar una mayor productividad”13 sin embargo
concuerda con Taylor en lo relacionado a la medida del trabajo como el mejor
modo de incentivos. Sin embargo, no debemos olvidar que el enfoque de estas
dos teorías es eminentemente solo en la tarea (optimización de la producción),
ven al hombre como un ser con una motivación únicamente económica
considerándolo poco más que una maquina humana. Posteriormente otros autores
y otras teorías humanizarán el trabajo y resaltarán otras necesidades que deben
ser satisfechas al trabajador.
Tal como lo expresa Alfredo Caso Neira en su libro Técnicas de medición del
trabajo: “Es cometido de la dirección de la empresa conseguir que los recursos
empleados se aprovechen y combinen de manera que la productividad obtenida
sea la mayor posible”14, esta afirmación refuerza la creciente necesidad de las
organizaciones de administrar de una manera eficiente sus recursos.
Por otra parte los autores Isabel Fernández, Peter González y Javier Puente en su
libro “Diseño y Medición de trabajos” lo definen como “la especificación de las
actividades de trabajo de cada individuo dentro de la organización, con el objetivo
12
TAYLOR, Frederick. Management Científico. Barcelona, 1970. Pg. 7 13
FAYOL, Henri. Administración general e industrial. México, 1961. Pg. 156 14
CASO NEIRA, Alfredo. Técnicas de medición del trabajo. Madrid, 2006. Pg. 11
31
de que estos desarrollen los trabajos asignados de manera que exista equilibrio
entre sus necesidades y las de la empresa”15.
Todas estas definiciones sustentan la hipótesis de que el trabajo puede ser
medido a través de métodos e instrumentos objetivos que le permita a las
organizaciones la gestión de su recurso humano. Ante estas observaciones
teóricas, es importante acotar que la medición del trabajo tiene para la
organización múltiples utilidades, entre ellas la planificación (de los recursos, de
los tiempos de entrega, presupuestos), el control (desempeño, utilización de la
capacidad de producción, costos, procedimientos de trabajo, identificación de
tiempos improductivos) y la toma de decisiones basada en datos.
De igual manera los autores Albert Suñé, Francisco Gil e Ignacio Arcusa afirman
que “la medida del tiempo es esencial para valorar y planificar el trabajo productivo,
para fijar plazos de entrega a clientes, equilibrar líneas de producción, hacer
presupuestos, asignar capacidades, medir objetivamente el desempeño de los
trabajadores, establecer puntos de referencia con miras a la mejora. La medición
del trabajo es importante para determinar el número de trabajadores necesario,
para establecer planes de trabajo, para determinar y controlar costos de mano de
obra”16.
Los autores mencionados se refieren ampliamente a la medición del trabajo en el
contexto de las empresas de producción, pero ¿Cómo se pueden medir las
labores que son administrativas?, ¿A través de qué metodologías puede una
empresa de servicios acceder a los beneficios que traen consigo la medición del
trabajo y la definición de estándares? Algunos autores hacen referencia a técnicas
que, si bien son pensadas en el trabajo en el área de producción, pueden ser
adaptados a la medición de labores administrativas. Por ejemplo, en el libro
Administración de Operaciones: Estrategia y Análisis, los autores nombran los
siguiente métodos de medición del trabajo “estudio de tiempos, enfoque a bases
de datos de estándares elementales, enfoque a bases de datos predeterminadas y
muestreo del trabajo” 17 ; en el libro Manual Práctico de Diseño de Sistemas
Productivos se define las siguientes metodologías: “para determinar los tiempos
de ejecución se pueden usar: estimación de los tiempos (valor estimado por
15
FERNANDEZ, Isabel; GONZALEZ, Peter y PUENTE, Javier. Diseño y Medición de trabajos.
Oviedo, 1996. Pg. 21 16
SUÑE, Albert; GIL, Francisco y ARCUSA, Ignacio, Manual práctico de diseño de sistemas
productivos. Madrid, 2004. 31p 17
KRAJEWSKI, Lee y RIZMAN, Larry. Administración de Operaciones: estrategia y análisis. México,
2000. Pg. 178
32
profesionales que poseen una gran experiencia en la ejecución de trabajos
similares), datos históricos, muestreo y cronometraje”18.
Es entonces viable aplicar instrumentos de la Ingeniería Industrial, para establecer
la capacidad administrativa actual y definir cómo afectará el crecimiento de la
Universidad Distrital al recurso humano necesario para suplir la gestión
administrativa requerida.
5.7. ESTADO DEL ARTE - SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL (SIGUD)
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas, SIGUD, es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías,
instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño institucional
articulado y armónico, para el cumplimiento de su Misión y Plan Estratégico de
Desarrollo.
En el año 2008 el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD
inició la normalización de los procesos administrativos y académicos mediante la
constitución de tres equipos de trabajo; el grupo directivo, operativo, y el evaluador.
En el año 2009 se creó un nuevo Modelo de operación por procesos. Con 17
procesos identificados. Se Caracterizan 23 subprocesos.
En el Informe de Gestión 2011 se actualizaron diversos procedimientos y se
sugirió la actualización de formatos y manuales.
Para el 2013, se estructuró un nuevo Modelo de Operación por Procesos y sus
respectivas Caracterizaciones, con el fin de dar cumplimiento a la Misión, los
Objetivos Institucionales y la Generación de Valor de las líneas de ofertas y
servicios de la Universidad. Se inició la validación de la Caracterización de los
Procesos que componen el nuevo Modelo de Operación de la Universidad, la cual
responde al Ciclo de Mejora Continua que comprende las fases de Planear, Hacer,
Verificar y Actuar.
Durante el año 2014 se crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivo SIGA-UD y se modifica la composición de funciones del comité de archivo
mediante la Resolución 214 de Julio del 2014. Además, el Equipo SIGUD 18
SUÑE, Albert; GIL, Francisco y ARCUSA, Ignacio, Op. cit., Pg. 45
33
participó continuamente en los Comités de Comunicaciones, Comité de
Acreditación Institucional, Comité de Continuidad de Negocio, Comité del SIGA-
UD y el Comité de Seguridad de la Información. Así mismo, se establecieron las
Responsabilidades y Funcionamiento del Comité Ejecutivo del SIGUD y
demás niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de
Gestión SIGUD mediante la Resolución N° 215 de Rectoría del 24 de julio de 2014.
Durante el año 2015 y 2016 se llevó a cabo lo siguiente:
- Creación y conformación de los Subsistemas de Gestión Ambiental
(SGA), Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST),
Subsistema de Control Interno y el Subsistema de Gestión de la
Seguridad de la Información, donde se establece la Política, los
Objetivos y la Estructura de cada uno.
- Se validó y aprobó la Metodología para la Identificación de Riesgos.
- Se estableció el diseño de la matriz para la elaboración del Listado Maestro
de Documentos y el Cuadro de Caracterización Documental en donde
se registró la documentación normalizada de los Procesos.
- Se construyeron, validaron y aprobaron, los Indicadores con cada uno
de los Líderes de Proceso, identificando cada uno de los aspectos
que se encuentran en la Hoja de Vida del Indicador, incluyendo el
Objetivo Estratégico al cual le aporta, a partir de los criterios
establecidos por el Consejo Nacional de Acreditación (CNA).
Actualmente se ha diseñado, actualizado y elaborado la documentación que
incluye: Procedimientos, Formatos, Guías e Instructivos para los veintidós (22)
Procesos enmarcados dentro del Modelo de Operación por Procesos, Figura 4, los
cuales ya se encuentran aprobados por los Líderes y Gestores de Proceso.
Finalmente, cabe resaltar que el SIGUD está compuesto por siete (7) subsistemas,
Figura 5, y cada uno se rige bajo la normatividad correspondiente; Subsistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo (S&SO) NTC-OSHAS 18001:2007; Subsistema
de Control Interno (SCI) Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000: 2014;
Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) NTC ISO 14001: 2004; Subsistema de
Gestión Seguridad de la Información (SGCI) NTC ISO 27001: 2006; Subsistema
de Responsabilidad Social (SRS) NTC- ISO 26000 Guía de Responsabilidad
Social; Subsistema de Gestión de Calidad (SGC) NTC GP:1000 2009 e ISO 9001:
2009; Subsistema de Acreditación Institucional (SAI) y Subsistema Interno de
Gestión Documental y Archivo (SIGA) Decreto 514 del 2006 y Ley 594 del 2000,
Ley General de Archivos.
34
Figura 4. Modelo de Operación por Procesos - 2017.
Fuente: Equipo SIGUD.
Figura 5. Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital - 2017.
Fuente: Equipo SIGUD.
35
6. MARCO CONCEPTUAL
6.1. PROCESO
De acuerdo a la normatividad descrita anteriormente, más precisamente
refiriéndose a la Norma Internacional ISO 9000:2005 y con el apoyo de la Norma
Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTC-GP 1000:2009, un proceso se
define como: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan
para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados”19.
Esto ligado a un conjunto de condiciones:
Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de
otros procesos.
Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en
práctica bajo condiciones controladas, para generar valor.
Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no
pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente
"proceso especial".
Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden
existir, según sea aplicable, los siguientes:
- Procesos estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de
políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación,
aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la
dirección.
- Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación
del servicio): Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto
por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.
- Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de
los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de
medición, análisis y mejora.
- Procesos de evaluación: Incluyen aquellos procesos necesarios para
medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora
19
ICONTEC Internacional. Norma Internacional ISO9000:2005, Términos relativos al proceso y al
producto, Pág. 12
36
de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y
auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de
los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.
También es posible definir un proceso como “Conjunto de actividades
secuenciales o paralelas que ejecuta un productor sobre un insumo, le agrega
valor a éste y suministra un producto o servicio para un cliente externo o interno”20.
Esta cuenta con tres elementos, el INPUT o entrada principal, donde se justifica la
ejecución sistemática del proceso; La secuencia de actividades, donde se ejecuta
el proceso de un sistema definido en busca de los resultados esperados y el
OUTPUT o salida, que hace referencia a un producto determinado por
características estándar, dirigido a un cliente o usuario.
6.2. PROCEDIMIENTO
De acuerdo a la Norma internacional ISO 9000:2005 un procedimiento se entiende
como: “Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”21.
Sujeto también a unas condiciones:
Los procedimientos pueden estar documentados o no.
Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el
término “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado”. El
documento que contiene un procedimiento puede denominarse "documento
de procedimiento".
De igual manera, la información bibliográfica nos permite definir de la siguiente
forma: “Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las
actividades a seguir en un proceso, por medio de la cual se garantiza la
disminución de errores”22.
20
ICONTEC Internacional, Luis Fernando Agudelo Tobón, Gestión por procesos. 21
ICONTEC Internacional. Norma Internacional ISO9000:2005, Términos relativos al proceso y al
producto, Pág. 13 22
MELINKOFF, R. Procedimientos Administrativos, 1990.
37
6.3. CONCEPTOS ASOCIADOS A LA MEDICIÓN DE CARGAS LABORALES
ACTIVIDAD
Acciones que desarrolla un individuo o una institución de manera cotidiana, como
parte de sus obligaciones, tareas o funciones.
CARGAS LABORALES
Es el conjunto de requerimientos psicofísicos a los que se ve sometido el
trabajador a lo largo de su jornada laboral.
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
Proceso mediante el cual el analista recopila datos e información de la situación
actual de un sistema, con el propósito de registrarlo para su posterior análisis,
mediante el uso de una serie de instrumentos y técnica como: entrevista, encuesta,
observaciones, simulación o técnicas audiovisuales y de inspección.
MEDICIÓN DEL TRABAJO
Es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador
cualificado en llevar a cabo una tarea definida, efectuándola según una norma de
ejecución preestablecida23. La medición del trabajo sirve para conocer los tiempos
improductivos como por ejemplo ausencias no justificadas, retrasos, reprocesos y
poder tomar acciones para reducirlos y lograr así un tiempo estándar más eficiente.
Los resultados de la medición del trabajo le sirven a las Organizaciones para
planificar sus recursos y medir de manera objetiva el desempeño de sus
trabajadores y los resultados obtenidos.
TIEMPO ESTÁNDAR
Es el tiempo requerido para que un operario de tipo medio, plenamente calificado
y adiestrado, y trabajando a un ritmo normal, lleve a cabo una operación24. Este
tiempo incluye los suplementos por fatiga, por condiciones personales y por otras
condiciones relacionados al ambiente o requisitos para desarrollar el trabajo. Con
base en éste tiempo se lleva a cabo la definición de capacidades de producción,
tiempos de entrega, costos, definición de recursos entre otros.
23
CASO NEIRA, Alfredo. Op. cit., Pg. 11 24
NIEBEL, Benjamin. Ingeniería Industrial: Métodos, tiempos y movimientos. México, 1980. Pg. 301
38
6.4. INDICADOR
De acuerdo al Manual técnico del modelo estándar de control interno para el
estado Colombiano MECI 2014, se entiende por indicadores: “Conjunto de
mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública.
Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a
la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio
generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas
previstos”25.
Sin embargo en concordancia con la Guía para la construcción de Indicadores
Sistema Integrado De Gestión, un Indicador “Es una expresión cualitativa o
cuantitativa observable que permite describir características, comportamientos o
fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el
establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con los
periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el
desempeño y su evolución en el tiempo”26.
Los Indicadores sirven para establecer el logro y el cumplimiento de la misión,
objetivos, metas, programas o políticas de un determinado proceso o estrategia.
Los Indicadores permiten evidenciar el nivel de cumplimiento acerca de lo que
está haciendo la organización y sobre los efectos de sus actividades, a través de
la medición de aspectos tales como:
Recursos: Como talento humano, presupuesto, planta y equipos.
Cargas de Trabajo: Como estadísticas y metas que se tengan para un
período de tiempo determinado y el tiempo y número de personas
requeridas para realizar una actividad.
Resultados: Como ciudadanos atendidos.
Impacto: De los productos y/o servicios, tales como promoción en
educación o niveles de seguridad laboral alcanzados.
Productividad: solicitudes procesadas por persona,
Satisfacción del Usuario: Como el número de quejas recibidas, resultados
de las encuestas y utilización de procesos participativos, etc.
25
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Manual Técnico del Modelo
Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014, Pág. 95 26
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIGUD), “GI-GUI-002, Guía para la Construcción de
Indicadores Sistema Integrado de Gestión SIGUD”, Pág. 7
39
Tipos de Indicadores
De acuerdo a las diferentes metodologías encontradas para la gestión de
indicadores se hallaron diversas clasificaciones, de las cuales se extrajeron
únicamente cuatro (4), que son según su medición, calidad, nivel de intervención y
jerarquía, los cuales serán brevemente expuestos a continuación.
Figura 6. Tipos de Indicadores
Fuente: Elaboración propia.
Indicadores Según Medición
Indicadores Cuantitativos: Este tipo de Indicadores son una
representación numérica de la realidad.
40
Indicadores Cualitativos: Este tipo de indicadores permite tener en cuenta
una gran variedad de variables, y su principal característica es que su
resultado hace referencia a escalas de cualidades.
Indicadores Según Nivel de Intervención
Indicadores de Impacto: Hace referencia directa a las consecuencias o
efectos que se generan a mediano y largo plazo, respecto a procesos,
planes, programas, proyectos, que repercuten en la sociedad.
Indicadores de Resultados: Se refieren a los efectos de la acción
institucional y/o de un plan, programa, proyecto sobre la sociedad.
Indicadores de Producto: Hacen referencia tanto a la calidad, como a la
cantidad de bienes y/o servicios que son resultado de las actividades de
una institución o de un plan, programa o proyecto.
Indicadores de Proceso: Hacen referencia al alcance y seguimiento de las
acciones programadas, respecto a los recursos, sean tanto económicos,
como de material o humano.
Indicadores de Insumo: Hacen referencia al seguimiento de todos los
recursos disponibles y utilizados en una intervención.
Indicadores de Economía: Se entienden de acuerdo a la capacidad de la
entidad para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros
en el cumplimiento de sus objetivos.
Indicadores Según Jerarquía
Indicadores Estratégicos: Estos permiten hacer una evaluación de
productos, efectos e impactos, es decir, la forma, método, técnica,
propuesta, solución y alternativa son elementos que pertenecen, bajo el
criterio de estrategia, a todo el Sistema de Seguimiento y Evaluación.
Indicadores de Gestión: Este tipo de Indicadores mide el primer eslabón
de la cadena lógica de intervención, es decir, la relación entre los insumos y
los Procesos.
Indicadores según Calidad
Indicadores de Eficacia: Por medio de estos indicadores se pueden
establecer y controlar resultados referentes a planes, programas, proyectos
y políticas, de la misma manera que busca características para la
satisfacción del usuario respecto a productos y servicios.
41
Indicadores de Eficiencia: Estos hacen referencia al control de recursos
y/o insumos del proceso. La Norma NTCGP 1000- 2009, define la eficiencia
como la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Indicadores de Efectividad: Este concepto involucra la eficiencia y la
eficacia, es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo con
los costos más razonables posibles. Es la medida del impacto de nuestros
productos en la sociedad o en las partes interesadas27.
6.5. GESTIÓN DE RIESGOS
¿Qué es un riesgo?
De acuerdo a la Guía para la administración de Riesgos un riesgo se puede llegar
a entender como la posibilidad de que suceso tenga un impacto sobre los
objetivos institucionales o del proceso. Se puede expresar en términos de
probabilidad y consecuencias. También puede concebirse como una combinación
de la probabilidad de que ocurran una serie de eventos o exposiciones de peligros
con las consecuencias de que ocurra un evento peligroso específico28.
Mapa o Matriz de Riesgos
Este es un elemento o herramienta que permite una fácil representación de los
riesgos que están ligados a un proceso, sistema o entidad, por cuanto se registra
en ella la información del posible Riesgo.
Clases de Riesgos
Con el fin de definir políticas y tratamientos adecuados, las entidades han
realizado una clasificación de los posibles riesgos existentes, de tal forma que
también se puedan identificar las diferentes clases de impacto o las
consecuencias que estos puedan generar durante todas las fases del proceso.
Los riesgos se pueden clasificar de la siguiente forma:
Riesgo Estratégico: Asociado a la administración de las entidades. Este
se encuentra basado en la misión y el cumplimiento de los objetivos 27
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIGUD), “GI-GUI-002, Guía para la Construcción de
Indicadores Sistema Integrado de Gestión SIGUD”, Pág. 10-14 28
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIGUD), “GI-MG-001, Manual de Gestión para la
Administración de Riesgo”, Pág. 18
42
estratégicos, definición de políticas, diseño y conceptualización de la
entidad por parte de la alta gerencia.
Riesgos de Imagen: Se relaciona con la percepción y confianza por parte
de la ciudadanía hacia la entidad.
Riesgos Operativos: Se asocian hacia el funcionamiento y operatividad de
los sistemas de información institucional, definición de procesos, de la
estructura de la entidad, y de la articulación entre los mismos.
Riesgos Financieros: Estos se asocian al manejo de recursos de la
entidad, en el cual se contemplan: la ejecución presupuestal, elaboración
de estados financieros, pagos, tesorería y manejo sobre los bienes.
Riesgos de Cumplimiento: Se refieren a la capacidad de la entidad para
cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética y en general con
su compromiso ante la comunidad.
Riesgos de Tecnología: Se asocian a la capacidad tecnológica de la
entidad para la satisfacción de sus necesidades actuales y futuras en el
cumplimiento de la misión29.
Riesgo de Corrupción: Es la posibilidad de que por acción u omisión,
mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se
lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la
obtención de un beneficio particular.30
Administración del Riesgo
De acuerdo a la Guía para la Administración del Riesgo del Equipo SIGUD, la
administración del riesgo hace referencia a un conjunto de elementos de control
que al interrelacionarse permiten a la Entidad Pública evaluar aquellos eventos
negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de
sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar
oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. Se constituye en el
componente de control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la
entidad pública auto-controlar aquellos eventos que pueden afectar el
cumplimiento de sus objetivos.
29
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, Guía para la administración
del Riesgo, Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites, Pág. 10-11 30
SECRETARIA DE TRANSPARENCIA DNP, Manual Estrategias para la construcción del Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Pg. 9
43
7. METODOLOGÍA
El desarrollo de esta pasantía se basa en varias metodologías que permiten
obtener información clara y pertinente, con el fin de realizar una interpretación
adecuada de los datos, que permita una aproximación a la realidad de las
actividades ejecutadas en la Universidad Distrital.
7.1. POBLACIÓN
La población de estudio de la pasantía es conformada por los funcionarios de la
Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
involucrados en el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, dentro del
Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital.
Con respecto a la selección de la muestra utilizada para realizar el estudio, se
empleó la Resolución 215 de Rectoría del año 2014, por medio de la cual se
designa el Líder – Vicerrector Académico y el Gestor del Proceso – Jefe de
Sección de Biblioteca, quienes en colaboración con el SIGUD establecieron los
funcionarios que por la naturaleza de su cargo y su experiencia en la realización
de actividades en el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, son
promotores del mismo.
7.2. TIPOS DE INVESTIGACIÓN
Histórica
En la primera fase del proyecto se utilizará una metodología histórica en la cual se
recolectarán datos de fuentes de información primaria que permitan tener un
acercamiento al estado actual del Sistema de Gestión Integrado.
Exploratoria
En una segunda fase se empleará una metodología exploratoria a través de la
cual se recopilará información secundaria que permita obtener conocimientos
específicos sobre el tema, y que apoye el cumplimiento de los cinco objetivos
específicos propuestos anteriormente.
44
Descriptiva
Finalmente se desarrollará una metodología descriptiva que corresponde a
profundizar acerca del estado actual del Sistema de Gestión Integrado mediante la
construcción, ajuste y validación de la documentación, así como de indicadores y
mapa de riesgos asociados al Proceso asignado, además de la realización de
entrevistas con todos los funcionarios que ejecutan el Proceso para el
levantamiento de las cargas laborales.
También hace parte de la ejecución del proyecto, el desarrollo de actividades de
socialización de resultados.
7.3. DISEÑO METODOLÓGICO
El desarrollo de la pasantía se dividió en tres (3) etapas fundamentales:
Etapa I: Diagnóstico
Comprende la recopilación y análisis de la información existente del Proceso de
Gestión de la Información Bibliográfica (caracterización, normograma,
procedimientos, formatos, indicadores, mapas de riesgos y demás documentación)
con el fin de determinar el estado inicial del mismo frente a su alineación con la
plataforma estratégica de la universidad, el cumplimiento de los requisitos legales
y del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital.
Etapa II: Ejecución
Validar y ajustar la información de la Caracterización del Proceso: Entradas,
salidas, actividades, grupos de interés etc. Incluyendo la revisión de la base
legal y la normativa asociada al mismo.
Construcción y ajuste de la documentación (procedimientos, guías,
instructivos y formatos) del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica, siguiendo los parámetros establecidos en la Guía de
Normalización de Documentos del SIGUD, a través de la herramienta
Bizagi y herramientas ofimáticas, fundamentado en la aplicación de la
NTCGP 1000:2009 y el MECI 1000:2005.
Levantamiento de la información base para el estudio de cargas laborales,
mediante la realización de entrevistas con los funcionarios que ejecutan el
Proceso.
45
Etapa III: Análisis
Mecanismos de medición y seguimiento: Ajustar y validar los indicadores,
teniendo en cuenta su relación con la plataforma estratégica de la
Universidad Distrital y el objetivo propio del Proceso.
Mapas de riesgo: Validar y actualizar el mapa de riesgos del proceso, y a
partir de este, generar acciones correctivas para los riesgos que se lleguen
a materializar y acciones preventivas para los que se identifiquen antes de
su materialización.
Estas etapas se fundamentan en las líneas de acción enmarcadas dentro del plan
de trabajo entregado por el SIGUD a los pasantes de Ingeniería Industrial. Tabla 1.
Tabla 1. Plan de Trabajo Pasantes Ingeniería Industrial 2016 – 2017
LINEA DE ACCIÓN
ACTIVIDADES PRODUCTO
1. Presentación General del
Proyecto SIGUD
1.1. Realizar una presentación y descripción general del Proyecto, objetivos, metodología y Plan de Trabajo de conformidad con los Lineamientos Técnicos dados por la Oficina Asesora de Planeación y Control - Equipo SIGUD.
Presentación Proyecto SIGUD
2. Presentación e Inducción a
Pasantes
2.1. Realizar una exposición y socialización en Fundamentos Básicos de acuerdo a las Normas aplicables al Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, para orientar su Implementación así: • Contexto Estratégico de la Universidad Distrital • Organización Funcional de la Universidad Distrital. • Sistema de Planeación y Planes de Desarrollo de la Universidad Distrital. • Gestión de Calidad. • Antecedentes, generalidades y estructura del SIGUD de acuerdo a las Normas aplicables al Sistema Integrado de Gestión • Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión. • Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi y la notación BPM en el modelamiento de Procedimientos. • Guía para la Construcción de Indicadores • Guía Metodológica para la Administración de Riesgos. • Metodología e Instrumentos con los que se realizará la recolección de la información para el levantamiento de tiempos de ejecución.
Pasantes Capacitados
46
3. Socialización de la Información de referencia por
Proceso
3.1. Socializar la información correspondiente a los Procesos del Modelo de Operación con cada uno de los Pasantes asignados por Proceso. • Caracterización de Procesos • Caracterización de Procedimientos • Documentos y Registros (Incluye todos los niveles de documentación) • Normatividad asociada al Proceso (Normograma) • Tiempo empleado en la realización de las actividades constitutivas de los Procedimientos • Información base para la realización del estudio de Cargas Laborales asociadas a los Procedimientos del Modelo de Operación actualmente implantado. • Presentar a los Líderes y Gestores de Proceso, el grupo de Pasantes Ing. Industrial
4. Análisis de la Base Legal y
documentación existente del
Proceso
4.1 Revisar y analizar la información con el fin de establecer inicialmente un contexto del Proceso y así identificar rezagos documentales, principios de mejora y ajuste a la información, actividades, entradas, salidas, Procedimientos, documentos y registros.
Listado de rezagos
documentales y principios de
mejora y ajuste
5. Validación y ajuste de la
información en Campo de la
Caracterización del Proceso
5.1 Validar la información de la Caracterización del Proceso: Entradas, salidas, actividades, grupos de interés etc. siguiendo los parámetros establecidos en la Guía de Normalización de Documentos. Esta actividad se realizará mediante reuniones de trabajo con el Líder, Gestor y Grupo Promotor del Proceso.
Manuales, Guías,
Procedimientos y Formatos elaborados y aprobados.
Matriz de
Levantamiento de Cargas validada.
6. Actualización y ajuste de
Procedimientos
6.1. Contextualización de la información de Procedimientos con la caracterización del Proceso.
6.2.1 Diseñar, ajustar, estandarizar y documentar los respectivos Procedimientos y Formatos asociados a cada Proceso, (incluye todos los niveles de la documentación y puntos de control). Esta actividad se realizará con los funcionarios ejecutores de cada una de las actividades de los Procedimientos. 6.2.2 Recibir Capacitación y orientación metodológica, por parte de la División de Recursos Humanos. 6.2.3 Realizar levantamiento de tiempos de ejecución de actividades de acuerdo a la Metodología e Instrumentos establecidos.
6.3 Socializar con los Líderes y Gestores de Procesos para la aprobación e implementación de Procedimientos, (incluye todos los niveles de la documentación).
47
7. Mecanismos de Medición y
Seguimiento
7.1. Recibir Capacitación en el Marco Teórico Institucional establecido en la Guía para la Construcción de Indicadores, que permita el ajuste, construcción y documentación de los Indicadores del Modelo de Operación por Procesos.
Pasantes Capacitados
7.2. Ajustar, construir, validar y aprobar, los Indicadores con cada uno de los Líderes y Gestores de Procesos, identificado cada uno de los aspectos que se encuentran en la Hoja de Vida del Indicador de acuerdo con la Guía de Construcción de Indicadores, incluyendo el Objetivo Estratégico y del SIGUD al cual le aporta.
Hoja de Vida de Indicadores ajustadas por
Proceso
8. Riesgos asociados por
Proceso
8.1. Recibir Capacitación en el Marco Teórico Institucional establecido en la Guia Metodológica para la Administración de Riesgos, que permita la validación de los Mapas de Riesgos del Modelo de Operación por Procesos.
Pasantes Capacitados
8.2. Desarrollar con los Lideres, Gestores, Cogestores y/o Grupo de Promotores de Procesos, la aplicación de la Metodología para la Administración de Riesgos.
Mapas de Riesgos
ajustados por Proceso
8.3. Validar los Mapas de Riesgos que cuenta la Universidad de conformidad con el Modelo de Operación por Procesos existente
8.4. Generar Acciones Correctivas para los Riesgos que se lleguen a materializar y Acciones Preventivas para los que se identifiquen antes de su materialización, aplicar el Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.
Acciones Correctivas y Preventivas
Fuente: Equipo SIGUD.
7.3.1. Fuentes de Información
Para el desarrollo de la pasantía se utilizaron las siguientes fuentes de
información:
Información Primaria
La información primaria se recolecto por medio de reuniones con los funcionarios
de la Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
involucrados en el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, a través de
entrevistas y observación directa, se obtuvo información de las actividades que se
ejecutan en cada procedimiento. Estas entrevistas personalizadas permitieron al
pasante entender el funcionamiento actual de cada procedimiento y de esta
48
manera, intuir algunas propuestas de ajuste, actualización y mejora para los
mismos.
Igualmente se concertaron entrevistas individuales y grupales con los funcionarios
para el levantamiento de cargas laborales y el diligenciamiento de las matrices de
tiempos.
El resultado de estas actividades se validó con las sesiones de concertación
posteriores a la validación y actualización de los procedimientos, indicadores y
mapa de riesgos, bajo la supervisión del Gestor del Proceso y el personal
designado por el mismo.
Información secundaria
Para la recolección de este tipo de información, se recurrió al marco de referencia
expuesto anteriormente, el estado del arte del estudio, el marco legal y normativo.
A continuación se mencionan las fuentes de información secundaria utilizadas:
Normas técnicas que orientan y fundamentan la base para los sistemas de
calidad (NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2014).
Normatividad nacional e institucional pertinente para la gestión y evaluación
del Proceso.
Bibliografía en general que desarrolle temas de actualización y
levantamiento de documentación.
Documentación del SIGUD hasta la fecha.
Realización de un benchmarking a universidades nacionales que cuenten
con un Sistema Integrado de Gestión, con el fin de contextualizar el
Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.
Se pudo observar la directa relación entre lo expuesto en el estado del arte de
este estudio y la recopilación de la información primaria obtenida, dado que
permite realizar comparaciones objetivas y formular evaluaciones y análisis de la
documentación y distintos factores del proceso en general.
49
7.3.2. Metodología para la Construcción y Actualización de la
Documentación
Se utilizó la siguiente metodología de trabajo con la Sección de Biblioteca para la
revisión y actualización de la documentación del Proceso de Gestión de la
Información Bibliográfica:
1° Reuniones de levantamiento de información con el personal encargado
del procedimiento.
2° Reuniones de presentación de propuestas de elaboración, modificación
y/o eliminación documental con el personal encargado del procedimiento.
3° Reuniones de aprobación por parte del Gestor del Proceso.
En las reuniones de levantamiento de información se identificó las necesidades de
elaboración, modificación o eliminación documental, lo cual es soportado en la
experticia y experiencia del personal encargado de cada uno de los
procedimientos.
Luego se realizó la construcción y ajuste de procedimientos, lo cual se desarrolló
de acuerdo a la “GI-GUI-001, Guía de Normalización de Documentos para el
Sistema Integrado de Gestión”, la cual muestra en el numeral 8.3.3 la
Diagramación de Procedimientos en la herramienta Bizagi; los aspectos que se
deben tener en cuenta para la diagramación son:
- Nombre del procedimiento
- Actores involucrados en el procedimiento.
- Fases del procedimiento
- Actividades
- Documentos generados en cada una de las actividades
También se establece la simbología a tener en cuenta para la descripción grafica
de actividades y su interrelación en el diagrama de flujo.
La guía estandariza el contenido para documentos del nivel dos y tres, en los
cuales se encuentran los procedimientos, guías e instructivos. Figura 7.
50
Figura 7. Jerarquía de la documentación de la UDFJC.
Fuente: GI-GUI-001, Guía de normalización de documentos para el sistema integrado de gestión. Pg.9
Los aspectos a incluir en la documentación se muestran en la siguiente tabla:
Tabla 2. Aspectos a Diligenciar en la Documentación de Procedimientos, Guías e Instructivos.
ASPECTOS DESCRIPCIÓN
Control de Cambios Se evidencian los cambios y modificaciones del procedimiento luego de su aprobación inicial.
Objetivo En la cual conduce al cumplimiento de un propósito orientado a la satisfacción del cliente.
Alcance Define el campo de acción y la aplicabilidad que tiene el documento.
Base Legal Referente a Normatividad Interna y Externa vigente que regula el documento.
Definiciones y Siglas Permiten el fácil entendimiento del documento para cualquier persona que tiene acceso al mismo.
Documentos y Registros
Se asocian los documentos relacionados con el procedimiento tales como formatos, actas, bases de datos etc.
Políticas de Operación Las cuales establecen lineamientos que regulan el documento.
Responsables Son los cargos que supervisan y ejecutan las actividades.
Flujograma y/o Contenido
Diagrama de actividades con fases y responsables, o contenido del documento.
Fuente: Elaboración propia.
51
La estandarización documental de procedimientos también se apoya en el
documento “GI-GUI-001-IN-001, Instructivo para la Elaboración de Procedimientos
en la Herramienta Bizagi”, el cual proporciona directrices para el uso de esta
herramienta de diagramación y da parámetros de documentación y
estandarización de los diagramas de flujo para que sean aplicados a todos los
procedimientos desarrollados en la Universidad Distrital.
Con base en estos lineamientos, el pasante construyó y actualizó los diagramas
de flujo que representan cada uno de los procedimientos y estandarizo la
documentación (guías, instructivos y formatos) asociada a los mismos.
Posteriormente se realizaban los ajustes pertinentes a la documentación y se
realizaban reuniones de retroalimentación, con el fin de refinar adecuadamente el
producto; y finalmente se presentaba la documentación consolidada al Gestor del
Proceso – Jefe de Sección de Biblioteca para solicitar su revisión y aprobación
oficial.
7.3.2. Metodología para el Levantamiento de Información de Cargas
Laborales
La metodología utilizada para realizar el levantamiento de la información base de
tiempos, se encuentra establecida en el “GDTH-IN-002, Instructivo para
Levantamiento de Información de Cargas Laborales” desarrollado por la División
de Recursos Humanos, en el cual se establecen las pautas para el
diligenciamiento de las matrices de tiempos y su posterior verificación.
Tiempo estándar
El resultado principal de algunos métodos de medición del trabajo es un tiempo
estándar; dicho tiempo estándar se define como la cantidad de tiempo que
requiere un funcionario experimentado para realizar una actividad específica a un
paso adecuado y normal de ejecución, y en condiciones claramente determinadas
y de conformidad con los métodos definidos.
Método a utilizar
Documentación objetiva de funciones o actividades por Método de Estándares
Subjetivos, que es el más utilizado para la medición de trabajos de tipo
administrativo y de carácter intelectual, debido a la dificultad para utilizar métodos
52
tales como el cronometrado utilizado para trabajos repetitivos o el estadístico, que
necesita de información previa estadística disponible.
Se determina el tiempo de una tarea con base en estimaciones de tiempos
realizados por los funcionarios que tienen el conocimiento de ella, por su
experiencia. Por medio de entrevistas directas, haciendo el registro de los tiempos:
mínimo, promedio y máximo para realizar la actividad en condiciones normales,
sin tener en cuenta inicialmente los tiempos de las situaciones inusuales que se
den ocasionalmente.
El tiempo resultante para realizar la tarea se calcula con la fórmula:
𝑇 = ((𝑇𝑚 + 4 𝑇𝑝 + 𝑇𝑀) / 6) ∗ (1.07)
Dónde:
T = Tiempo resultante.
Tm = Tiempo mínimo asignado a la tarea.
Tp = Tiempo promedio asignado a la tarea.
TM = Tiempo máximo asignado a la tarea.
En esta fórmula se le da más ponderación al tiempo promedio (4 veces) para que
el tiempo resultante tienda hacia éste, y se divide toda la suma por 6, porque es el
promedio de seis tiempos.
Adicionalmente, se tiene en cuenta el porcentaje de tiempo suplementario
determinado por los descansos, imprevistos, necesidades básicas, consultas,
fatiga, ruido o temperatura, condiciones físicas o ambientales del puesto de trabajo
etc., durante el periodo laboral, que se establece en un 7% para las actividades de
tipo administrativo (Departamento Administrativo de la Función Pública)31.
Se debe realizar el registro de las actividades de todos y cada uno de los
procedimientos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica establecido
en el Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas; adicionalmente se deben registrar las actividades complementarias que
desarrollan todos y cada uno de los funcionarios y contratistas de la Sección de
Biblioteca de la Universidad Distrital.
31
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIGUD), “GDTH-IN-002, Instructivo para Levantamiento
de Información de Cargas Laborales”, Pág. 8-9
53
La información será registrada en el formato establecido por la División de
Recursos Humanos. Figura 8.
Figura 8. GDTH-IN-002-FR-001, Matriz de Levantamiento de Cargas Laborales.
Fuente: División de Recursos Humanos.
Los campos del formato se diligenciarán de la siguiente manera:
Información general:
Proceso: Registrar el nombre del proceso acorde a lo establecido en el SIGUD.
Código L: Registre las letras mayúsculas que identifican el Proceso, sin puntos,
comas o espacios.
Procedimiento: Registrar el nombre del procedimiento acorde a lo establecido en
el SIGUD.
Código #: Registre el número que identifica el procedimiento en tres (3) dígitos
iniciando con el 0.
Fecha: Registrar la fecha de inicio del levantamiento de la información en formato
Día/Mes/Año.
54
Nombre del gestor del proceso: Registrar el nombre del gestor del proceso, que
realizará la revisión y aval de la información.
Cargo del gestor del proceso: Registrar el cargo funcional del Gestor del
proceso, acorde a la estructura orgánica de la Universidad.
Nombre del líder del proceso: Registrar el nombre del líder del proceso, que
realizará la revisión y aval de la información.
Cargo del líder del proceso: Registrar el cargo funcional del Líder del proceso,
acorde a la estructura orgánica de la Universidad.
Responsable(s) del levantamiento de la información: Registrar el nombre de la
persona que realiza el levantamiento de la información.
Fecha: Registrar la fecha de inicio del levantamiento de información.
Información base de tiempos:
Actividad: Corresponde a la descripción de las actividades que hacen parte del
procedimiento.
Actividad complementaria: Marcar con una “X” si es una actividad
complementaria.
Sede donde se realiza la actividad: Registrar la sede donde se adelanta la
actividad.
Contratista: Registrar con una "X" si la actividad es realizada por un contratista.
Nivel jerárquico actual: El nivel corresponde a la jerarquía, naturaleza de las
funciones, responsabilidades, y los requisitos exigidos para el desempeño de la
actividad. Para los contratistas llenar de acuerdo a la jerarquía de la persona
establecida en el contrato de prestación de servicios.
Dependencia: Utilizar el selector para registrar la información.
Denominación del cargo: Se refiere al nombre del cargo específico que realiza la
actividad, utilizar el selector para registrar la información (Solo para los
funcionarios de planta y provisionales).
Código: se llena automáticamente al diligenciar la Denominación del cargo.
55
Grado: Registrar grado del cargo que está desempeñando la persona, debe ser
coincidir con el número de la Denominación del cargo seleccionada (Solo para
los funcionarios de planta y provisionales).
Cuenta con puesto de trabajo en instalaciones de la Universidad: Registrar si
la persona cuenta con puesto de trabajo, diligencie con “1” si el puesto de trabajo
es para una sola persona, si lo comparte con otra persona diligencie “0.5”, si lo
comparte con 2 personas diligencie con 0.33, etc.
Cuenta con Equipo de cómputo de la Universidad: Registrar si la persona
cuenta con equipo de cómputo, diligencie con “1” si el equipo es para una sola
persona, si lo comparte con otra persona diligencie “0.5”, si lo comparte con 2
persona diligencie con 0.33, etc.
Tiempo mínimo – Tm: Registrar en las casillas Seg., Min. y/u Horas de acuerdo a
la información suministrada y la asesoría que se realice para establecer aquellos
tiempos que sea necesario calcular.
Tiempo Mínimo - Tm (Horas): Se calcula automáticamente dando como
resultado la sumatoria de tiempos en horas hombre para cada actividad; no
realizar cambios en estas celdas, de ser necesario ajustar algún resultado, se
debe realizar el ajuste en las columnas de Seg., Min. y/u Horas en el paso anterior.
Tiempo Promedio – Tp: Registrar en las casillas Seg., Min. y/u Horas de acuerdo
a la información suministrada y la asesoría que se realice para establecer aquellos
tiempos que sea necesario calcular.
Tiempo Promedio - Tp (Horas): Se calcula automáticamente dando como
resultado la sumatoria de tiempos en horas hombre para cada actividad; no
realizar cambios en estas celdas, de ser necesario ajustar algún resultado, se
debe realizar el ajuste en las columnas de Seg., Min. y/u Horas en el paso anterior.
Tiempo Máximo – TM: Registrar en las casillas Seg., Min. y/u Horas de acuerdo a
la información suministrada y la asesoría que se realice para establecer aquellos
tiempos que sea necesario calcular.
Tiempo Máximo – TM (Horas): Se calcula automáticamente dando como
resultado la sumatoria de tiempos en horas hombre para cada actividad; no
realizar cambios en estas celdas, de ser necesario ajustar algún resultado, se
debe realizar el ajuste en las columnas de Seg., Min. y/u Horas en el paso anterior.
56
Tiempo de trabajo por actividad T: Se calculan automáticamente dando como
resultado la sumatoria de tiempos en horas hombre para cada actividad.
No. Promedio de veces que se realiza la actividad en el mes: Registrar el
número de veces promedio que se realiza la actividad en un mes, este dato debe
provenir de la experticia del funcionario o contratista que realiza la actividad
resultante de las estadísticas que maneje en relación a la misma; de ser
necesario: realizar el análisis y establecer el dato. Para actividades que se
desarrollan en lapsos superiores a un mes (bimensuales, trimestrales, semestrales,
anuales, etc.), lleve la frecuencia de la actividad a frecuencia mensual.
Actividad permanente o esporádica: registrar si la actividad está determinada
como permanente o esporádica de acuerdo a los datos suministrados por el
entrevistado.
Documento de Identidad: Registre el Número de documento sin puntos, ni
comas.
Nombres, Apellidos y Firma del Entrevistado: Registre los nombres, apellidos y
documento de identidad del entrevistado; posteriormente solicite la firma del
mismo, siempre que los datos que se hayan registrado sean acordes a los
suministrados por este.
Validación de la Información:
Finalmente, una vez realizado al levantamiento de Información Base de Tiempos
de las actividades de cada procedimiento y las actividades complementarias, el
pasante debe adelantar con el Gestor del Proceso y el personal designado por el
mismo, el proceso de validación de la información suministrada, que consiste en la
revisión de las actividades, frecuencias y tiempos registrados para realizar los
ajustes necesarios acorde a la experticia y conocimiento que tiene el Gestor del
Proceso acerca de las actividades del Proceso y las actividades complementarias.
7.3.3. Metodología para la Validación y Ajuste de Indicadores
El primer paso para ajustar los indicadores asociados al Proceso, es validar el
estado actual de los mismos, por lo tanto, el Equipo SIGUD hizo entrega de un
formato para la valoración y manejo de indicadores. Figura 9.
57
Figura 9. Formato - Valoración y Manejo de Indicadores.
Fuente: Equipo SIGUD.
Los campos del formato se diligenciarán según las instrucciones establecidas en
las capacitaciones dirigidas por el Equipo SIGUD:
Instrucciones:
La validación de los indicadores será realizada mediante reuniones con el Gestor
del Proceso y el personal designado por el mismo, donde se deben evaluar cada
uno de los indicadores del Proceso utilizando los siguientes criterios.
Criterio de Pertinencia:
¿Qué tan pertinente es el indicador al relacionarlo con el objetivo?
Alto - El indicador da suficiente información para determinar si se cumple o
no con el objetivo.
Medio - El indicador da suficiente información para tomar una decisión
informada acerca de si se cumple o no el objetivo, dado que se cuenta con
información adicional o se usa otro indicador complementario.
Bajo - El indicador no da mucha información y en el mejor de los casos
ayuda a hacer una suposición razonable.
58
Criterio de Valor:
¿Cuál es el Valor Objetivo del Indicador?
Alto - El indicador es importante pues: Es un indicador de primer nivel, está
en el tablero de control, o es importante para las partes interesadas sin
importar si se relaciona con un objetivo de negocio.
Medio - El indicador no está específicamente asociado con algún objetivo
de negocio pero contribuye o podría contribuir a la efectividad de otro
indicador.
Bajo - Se solicitó el indicador pero no contribuye a la evaluación de algún
objetivo.
Criterio de Facilidad:
¿Con que tanta facilidad se puede obtener los datos?
Alto - Los datos para calcular el indicador están disponibles en sistemas de
información o pueden ser calculados fácilmente con base en información
existente en los sistemas de información.
Medio - La información no existe en un sistema de información y sería
necesaria la implementación de un proceso para la recolección de la
información. El esfuerzo de implementación no es demasiado costoso o
dispendioso.
Bajo - La información no existe en un sistema de información y requeriría
un esfuerzo significativo el obtenerla.
Adicionalmente, en las columnas de “Observaciones” es necesario explicar la
razón por la cual se le da la valoración respectiva a cada criterio.
Una vez realizado el diligenciamiento del formato, automáticamente se genera el
Manejo del Indicador el cual puede ser:
Eliminar: Se debe retirar el indicador del tablero de control del Proceso.
Modificar: Se debe ajustar y/o actualizar la Hoja de Vida del Indicador.
Mantener: Se conserva el indicador.
Por último, si se requiere crear o modificar un indicador, se debe seguir los
lineamientos de estandarización de indicadores de acuerdo al documento “GI-GUI-
002, Guía para la Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión
SIGUD” en el cual se establece la construcción del sistema de indicadores con la
metodología para el diseño, documentación y mejoramiento del mismo.
59
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para la documentación y ajuste
de indicadores:
Tipos de Indicadores que se documentan o ajustan.
Recursos utilizados en los procedimientos.
Metodología para la construcción de indicadores, establecida en la Guía
para la Construcción de Indicadores.
Los tipos de indicadores para medir la eficacia del Proceso se clasifican en la
siguiente figura.
Figura 10. Tipología de indicadores en la UDFJC
Fuente: GI-GUI-002, Guía para la Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión
SIGUD. Pg. 9
Para el ajuste de los indicadores del Proceso, se utiliza el formato aprobado y
entregado por el SIGUD “GI-GUI-002-FR-004, Hoja de Vida Indicadores” el cual se
referencia en el numeral 8.10 de la guía, en este formato se establece que el
indicador debe contener la siguiente información diligenciada:
Nombre
Rangos de Evaluación
Código
Quién reporta el Indicador al
Tablero
Objetivo
Tipo de indicador
Fecha de creación
Interpretación de los
Resultados del Indicador
60
Fecha de actualización
Descripción del proceso
Instrucciones para el Cálculo
de cada Variable
Forma de cálculo
Variables del indicador
Definición de Términos
Periodicidad de la Medición
del Indicador
Responsables de la Medición
Verificación y Aprobación
Cabe resaltar que en el desarrollo de la pasantía, el Proceso de Gestión de la
Información Bibliográfica realizó en mayor medida ajustes a los indicadores
presentados hasta la fecha.
7.3.4. Metodología para la Validación y Actualización del Mapa de
Riesgos
La adecuada caracterización de los riesgos dentro de una entidad puede ser de
vital importancia para su propio desarrollo, y para ello es necesario que se
establezca el entorno y ambiente organizacional de la misma entidad, al igual que
la identificación, análisis, valoración y definición de las acciones posibles para la
mitigación de un posible riesgo.
Para identificar y manejar los riesgos es necesario iniciar con la evaluación del
contexto estratégico de la entidad o dependencia a tratar.
Contexto Estratégico
Este se refiere a las condiciones tanto internas como externas del entorno que
pueden generar escenarios positivos o negativos dentro del cumplimiento de la
misión y objeto de una entidad.
Tabla 3. Factores Internos y Externos.
FACTORES EXTERNOS FACTORES INTERNOS
Son situaciones de carácter social, cultural, económico, tecnológico, político y legal de índole nacional o internacional.
Estas situaciones hacen referencia a la estructura interna de la entidad, sea infraestructura, personal, procesos desarrollados, tenencia de tecnología, etc.
Fuente: Tomado de la Guía para la administración del Riesgo DAFP.
61
El contexto estratégico es la base para la identificación del riesgo, dado que su
análisis suministrará la información sobre las causas del mismo.
Esta evaluación del contexto estratégico será realizada mediante reuniones con el
Gestor del Proceso y el personal designado por el mismo, donde se debe
diligenciar y aprobar el siguiente formato, Figura 11, entregado por el Equipo
SIGUD, lo cual consta del análisis y registro de una Matriz DOFA.
Figura 11. GI-MG-001-FR-001, Matriz Análisis DOFA Contexto Interno y Externo.
Fuente: Equipo SIGUD.
Analizar, Calificar y Valorar los Riesgos
Posteriormente, se requiere validar y actualizar el Mapa de Riesgos del Proceso,
teniendo en cuenta el análisis del contexto estratégico y de acuerdo a los
lineamientos establecidos por el documento “GI-MG-001, Manual de Gestión para
la Administración de Riesgo”, en el cual se establece el numeral 7.3.2 donde se
62
referencia el uso del formato “GI-MG-001-FR-014, Mapa Integral de Riesgos”, el
diligenciamiento de este formato debe desarrollarse de acuerdo a las instrucciones
del manual mencionado anteriormente y en conjunto con el Gestor del Proceso y
el personal designado por el mismo.
La información que debe registrarse en el formato para obtener la información
específica y estandarizada de cada riesgo se presenta en la siguiente tabla:
Tabla 4. Campos de Diligenciamiento de la Matriz Integral de Riesgos.
CAMPO DEFINICIÓN
Proceso Se selecciona el Proceso en el cual se van a evaluar los riesgos.
Objetivo del proceso Se diligencia automáticamente de acuerdo a la selección del proceso.
Causa o fuente
Son los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo; se pueden clasificar en cinco categorías: personas, información o normatividad, infraestructura, aplicativos, proceso y entorno.
Clasificación Se clasifica de acuerdo a los factores internos y externos que tiene el riesgo.
Riesgo Se escribe la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la Universidad y afectar el logro de sus objetivos.
Tipo de riesgos Se establece el tipo de riesgo de acuerdo a la Guía para la Administración de Riesgos (DAFP).
Consecuencias
Constituyen efectos sobre los objetivos de la Entidad, generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como: daños físicos y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño ambiental.
Clasificación
Probabilidad: La puntuación se mide con criterios de frecuencia de acuerdo a la Guía del DAFP. Impacto: La puntuación se mide por las consecuencias que puede ocasionar a la entidad la materialización del riesgo de acuerdo a la Guía del DAFP. Zona de Riesgo: Se clasifica automáticamente basado en la Guía del DAFP.
Controles / Tipo de Control
Los controles deben denominarse de manera general, es decir que represente todas las acciones que se definen para el tratamiento del riesgo. Así mismo dichas acciones deben definirse en términos del PHVA, con el fin de asegurar que el tratamiento mitigara el riesgo identificado. Pueden ser
63
controles preventivos o correctivos.
Nivel
Se evalúa a través de la tabla de calificación de control elaborada por el SIGUD, dadas la calificación de los controles por parte de los responsables en criterios de nivel de documentación, nivel de aplicación del control, nivel de efectividad, nivel de seguimiento, evaluación y mejora.
Total nivel Corresponde al porcentaje total de efectividad en cada control definido.
Probabilidad e impacto Corresponde al porcentaje de riesgo controlado de acuerdo al tipo de control ejecutado ya sea para la disminución en la residual probabilidad o en el impacto.
Zona de riesgo residual Corresponde a la nueva valoración del riesgo luego de los controles identificados y evaluados.
Manejo del riesgo
Son las acciones a seguir luego de la calificación de riesgo residual, las decisiones se toman de acuerdo a la zona de riesgo residual establecida en el Manual para la Administración de Riesgos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Fuente: Elaboración propia.
Finalizada la identificación, análisis y valoración del riesgo se deben seleccionar
las opciones del tratamiento del riesgo, de la siguiente forma:
Evitar el riesgo: Primera alternativa a considerar que se enfoca en prevenir
la materialización del riego y es el resultado del adecuado uso de controles
y acciones tomadas.
Reducir el riesgo: Este se enfoca en tomar medidas que logren disminuir
la probabilidad y el impacto del riesgo. Este es uno de los métodos más
simples y económicos para el control de posibles eventos negativos dentro
de las entidades.
Compartir o transferir el riesgo: Reduce el impacto de las consecuencias
a través del traspaso o división de los riesgos hacia otras entidades o áreas
de la misma organización que las puedan controlar.
Asumir el riesgo: Una vez se ha reducido o transferido el riesgo, cabe la
posibilidad de generar un riesgo residual (nivel de riesgo que permanece
luego de tomar medidas de tratamiento de riesgo) que en muchos casos es
asumido por la alta gerencia del proceso, quienes elaboran planes para su
contingencia o manejo.
64
Plan de Mejoramiento
Después de elegir el manejo del riesgo, se debe proceder con la elaboración de un
Plan de Mejoramiento que contemple acciones correctivas y preventivas para
reducir los riesgos residuales que se encuentren en un nivel moderado, alto o
catastrófico, debido a que los controles establecidos en la actualidad no son
suficientes para mitigar todos los riesgos asociados al Proceso.
El Plan de Mejoramiento implica equilibrar los costos y los esfuerzos de la
implementación frente a los beneficios derivados con respecto a los requisitos
legales, reglamentarios, y otros, como la responsabilidad social y la protección del
ambiente natural.
Los controles deben denominarse de manera general, es decir que represente
todas las acciones correctivas o preventivas que se definen en el Plan de
Mejoramiento. Así mismo, dichas acciones deben definirse en términos del ciclo
PHVA, con el fin de asegurar que el tratamiento mitigará el riesgo identificado.32
En cada una de las acciones contempladas en el Plan de Mejoramiento, debe
establecerse lo siguiente:
Descripción del hallazgo: Descripción del riesgo que se requiere mitigar.
Causas del hallazgo: Causas de la manifestación del riesgo en cuestión.
Tipo de acción: Definir si se trata de una acción correctiva, preventiva o de
mejora.
Responsable de la acción: Encargado de responder por el Plan de
Mejoramiento, es decir el Gestor del Proceso.
Ejecutor: Profesionales designados por el Gestor del Proceso para llevar a
cabo las acciones establecidas.
Fechas de inicio y cierre: Fechas de inicio y finalización del Plan de
Mejoramiento, las cuales son establecidas por los responsables del
Proceso.
Indicador de seguimiento y cumplimiento: Herramienta para llevar
control de las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento.
Unidad de medida: Parámetro que define la interpretación del indicador.
Ejemplo: Porcentaje, número, desviación estándar, etc.
32
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (SIGUD), “GI-MG-001, Manual de Gestión para la
Administración de Riesgo”, Pág. 31
65
8. RESULTADOS
A partir del trabajo de campo realizado durante ocho (8) meses con el apoyo del
Equipo SIGUD, el Gestor del Proceso y los promotores del mismo, y con el fin de
dar cumplimiento a los objetivos planteados en este trabajo, se lograron los
resultados que se muestran a continuación.
8.1. ANÁLISIS DEL ESTADO ACTUAL DEL PROCESO
En el Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital, el cual se
divide por macroprocesos: Direccionamiento Estratégico, Gestión Académica,
Gestión de Recursos, Apoyo a lo Misional y Evaluación y Control, y dentro del
Macroproceso de Apoyo a lo Misional, se encuentra inmerso el Proceso de
Gestión de la Información Bibliográfica.
De acuerdo a la Resolución No. 215 de la Rectoría, emitida el 24 de Julio de
2014, “Por la cual se ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, y
se establecen las funciones a los equipos del Sistema Integrado de Gestión,
SIGUD, en los Niveles Ejecutivo, Técnico, Operativo y Evaluador y se establecen
otras disposiciones”, se designa el Líder y el Gestor del proceso:
Macroproceso: Apoyo a lo Misional
Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica.
Líder del Proceso: Vicerrector Académico
Gestor del Proceso: Jefe de Sección de Biblioteca
Este Proceso cuenta con su respectiva documentación ubicada en la página
principal del SIGUD, donde se encuentra definido su caracterización,
procedimientos, guías, instructivos, formatos, indicadores y mapa de riesgos
correspondientes.
En la siguiente figura se señala donde se encuentra ubicado el Proceso de
Gestión de la Información Bibliográfica dentro del Modelo de Operación por
Procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
66
Figura 12. Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica dentro del Modelo de Operación por Procesos de la Universidad Distrital.
Fuente: Equipo SIGUD.
A continuación se presenta el análisis de la documentación actual del Proceso:
Ficha de Caracterización
CPA-GIB-03, Gestión de la Información Bibliográfica
Objetivo: Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información académicas,
investigativas y culturales de la comunidad universitaria, a través de recursos y
servicios de información oportunos con el fin de apoyar la docencia, investigación
y extensión de la comunidad universitaria y fortalecer los Procesos Misionales de
la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Observación: Al mencionar los Procesos Misionales la redacción se torna
redundante, ya que estos se mencionan dos veces. Se requiere actualizar y
ajustar el objetivo del Proceso.
67
Alcance: Inicia con la identificación y selección de las necesidades de servicios e
información bibliográfica, hasta el acceso de los usuarios y el diseño de Planes de
Mejora.
Observación: Es necesario especificar mejor el alcance, de tal forma que se
señale claramente que la finalización del Proceso son el control y seguimiento a
los servicios de información.
Ciclo PHVA: Es coherente ya que presenta actividades y productos acordes a los
procedimientos del Proceso. La documentación mencionada en la ficha de
caracterización vigente debe ser actualizada según la nueva documentación
creada entre el 2015 y el 2016.
Observación: Se requiere realizar una actualización general del Ciclo PHVA, con
el fin de agregar los nuevos servicios prestados por la Sección de Biblioteca, al
igual que registrar la creación y ajuste de la documentación generada en la
pasantía.
Normograma
El normograma contempla las normas transversales a todo el Proceso de Gestión
de la Información Bibliográfica, las cuales también dan los lineamentos para la
construcción de sus actividades y procedimientos. Esta relación se observa en
cada procedimiento, donde se menciona la normativa que lo rige.
Observación: Este normograma debe ser actualizado con la inclusión de
normativas que no se tomaron en cuenta en su elaboración, así como normativas
nuevas que sean pertinentes adicionar, ya sea por que entran a corregir yerros de
leyes actualmente contempladas, o por su relación directa con el Proceso.
Procedimientos
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con los
siguientes procedimientos documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del
Proceso.
GIB-PR-001, Cartas de Presentación
GIB-PR-002, Conmutación Bibliográfica
GIB-PR-003, Donación de Publicaciones Seriadas
68
GIB-PR-004, Expedición de Paz y Salvos
GIB-PR-005, Formación de Usuarios
GIB-PR-006, Informe de Acreditación
GIB-PR-007, Pago y Suspensión de Multas
GIB-PR-008, Préstamo a Domicilio
GIB-PR-009, Préstamo Casillero
GIB-PR-010, Préstamo de Portátiles
GIB-PR-011, Préstamo de Espacio de Trabajo
GIB-PR-012, Préstamo en Sala
GIB-PR-013, Préstamo Interbibliotecario
GIB-PR-014, Reposición de Material
GIB-PR-015, Servicio de Bibliografías
GIB-PR-016, Servicio de Referencia
GIB-PR-017, Selección de la Información Bibliográfica
GIB-PR-018, Solicitud Adquisición de Material Bibliográfico
GIB-PR-019, Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio
Institucional, RIUD
Observación: Para la actualización de los procedimientos, se propone
principalmente la unión de procedimientos que comparten características similares
en uno solo. La razón por la cual se contempla esta propuesta de modificación, se
debe a un ejercicio de benchmarking en el que se consultó en distintas
universidades nacionales que cuentan con un Sistema Integrado de Gestión, la
manera como prestan los servicios en las respectivas Bibliotecas. En la Tabla 5 se
presenta el estudio realizado.
Además, los procedimientos actuales tienen los siguientes rezagos documentales
detectados previamente por el Equipo SIGUD:
No se cuenta con la trazabilidad documental dentro de los procedimientos,
la cual permita identificar el ciclo vital de los documentos y registros
utilizados, según se observa en la representación de los flujogramas de
actividades en la herramienta Bizagi.
La mayoría de los procedimientos carecen de actividades de control, lo cual
es un asunto clave al momento del control y seguimiento de los mismos.
69
Tabla 5. Benchmarking de Procedimientos de Bibliotecas de Universidades a Nivel Nacional.
UNIVERSIDAD EXTERNA
PROCEDIMIENTO EXTERNO
COMPARACIÓN CON LA UDFJC
Universidad Nacional de Colombia
U-PR-09.003.009, Adquisición de Material
Bibliográfico33
Actualmente existen tres (3) procedimientos en la UDFJC para la adquisición de material bibliográfico, sin embargo, la UNAL maneja solo uno donde contempla la compra, el canje y la donación de material bibliográfico (físico y digital).
Universidad Industrial de Santander
PBI.11, Procedimiento para la Entrega,
Préstamo o Renovación de Material
Bibliográfico34
En la Biblioteca de la UDFJC se manejan dos (2) procedimientos para el préstamo de material bibliográfico, debido a que se contempla por separado el préstamo externo al préstamo en sala. La UIS solo maneja un procedimiento donde da alcance a ambas opciones de préstamo.
Pontificia Universidad Javeriana
Biblioteca, Servicios Adicionales35
La Biblioteca de la UDFJC actualmente brinda tres (3) servicios adicionales a los servicios de información, estos son: préstamo de recursos tecnológicos, préstamo de casilleros y préstamo de espacio de trabajo, cada uno con su respectivo procedimiento; por otro lado, la Universidad Javeriana abarca estos préstamos como Servicios Adicionales.
Fuente: Elaboración propia.
De este ejercicio se resalta la simplificación de los procedimientos llevados en
bibliotecas universitarias nacionales, donde servicios similares son consolidados
en un solo procedimientos, a diferencia del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica de la Universidad Distrital, el cual maneja procedimientos de manera
individual aun cuando estos comparten características similares en sus
flujogramas de actividades.
33
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, SIGA, “U-PR-09.003.009, Adquisición de Material
Bibliográfico”. [En línea]. Disponible en: http://viceinvestigacion.unal.edu.co/fileadmin/recursos/siun/docs/calidad/macroprocesos/sinab/U-PR-09.003.009.pdf 34
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER, “PBI.11, Procedimiento para la Entrega,
Préstamo o Renovación de Material Bibliográfico”. [En línea]. Disponible en: https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/BIBLIOTECA/PROCEDIMIENTOS/PBI%2011.pdf 35
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, “Servicios Biblioteca”. [En línea]. Disponible en:
http://www.javeriana.edu.co/biblos/servicios-adicionales
70
Guías
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con las
siguientes guías documentadas y aprobadas por el SIGUD y Líder del Proceso.
GIB-PR-010-GUI-001, Guía de Uso Préstamo Portátiles
GIB-PR-010-GUI-002, Guía de Responsabilidad del Usuario para el
Préstamo de Portátiles
GIB-PR-003-GUI-003, Guía de Política de Canje y Donación
GIB-PR-013-GUI-004, Guía de Políticas de Servicio Préstamo
Interbibliotecario
GIB-PR-010-GUI-005, Guía de Reglamento para el Préstamo de Portátiles
GIB-PR-009-GUI-006, Guía de Uso de Casilleros
GIB-PR-010-GUI-007, Guía Para el Control de Equipos Portátiles
Observación: Las guías se aprobaron y revisaron en el 2014 y hasta la fecha no
se reportan cambios, por lo tanto se debe considerar una nueva revisión y
respectiva actualización en caso de ser necesario.
Instructivos
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con los
siguientes instructivos documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del
Proceso.
GIB-PR-006-IN-001, Instructivo para el Informe de Acreditación
GIB-PR-010-IN-002, Instructivo para el Préstamo de Portátiles
GIB-PR-010-IN-003, Instructivo de Registro Portátil en el SIB
GIB-PR-019-IN-004, Instructivo Administrador Plataforma RIUD
GIB-PR-019-IN-005, Instructivo Gestor de Colecciones
GIB-PR-019-IN-006, Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de
Documento Final RIUD
GIB-PR-019-IN-007, Instructivo Autor “Autoarchivo”
GIB-PR-019-IN-008, Instructivo Catalogador Metadatos y Publicación de
Documentos
GIB-PR-019-IN-009, Instructivo Recepción y Publicación Documentos
Finales – Personal de Biblioteca
71
Observación: Los instructivos presentan formatos de presentación diferentes, y
esto se debe a que unos fueron creados en el 2014 y otros en el 2016, por lo tanto
se necesita una revisión y actualización general.
Además, el contenido y desarrollo tanto de las guías como los instructivos, no
cumplen con los lineamentos de la Guía de Normalización de Documentos y
tampoco con su función principal, mostrar un paso a paso detallado para llevar a
cabo un fin, a excepción de los instructivos del procedimiento “GIB-PR-019,
Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional RIUD”
debido a que es el procedimiento más actualizado.
Formatos
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con los
siguientes formatos documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del Proceso.
GIB-FR-001, Solicitud de Atención a Usuarios descargar
GIB-FR-002, Solicitud de Paz y Salvos descargar
GIB-FR-003, Carta de Solicitud de Convenio de Canje descargar
GIB-FR-004, Carta Renovación de Convenio Préstamo Interbibliotecario
descargar
GIB-FR-005, Evaluación de Servicio descargar
GIB-FR-006, Solicitud de Espacios de Trabajo descargar
GIB-FR-007, Solicitud de Información descargar
GIB-FR-008, Préstamo de Material descargar
GIB-FR-009, Registro de Consignaciones descargar
GIB-PR-019-FR-010, Licencia y Autorización Especial para Publicar y
Permitir la Consulta y Uso de Contenidos en el Repositorio Institucional de
la Universidad Distrital descargar
GIB-FR-011, Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres,
Clases, Presentaciones
Observación: Los formatos se realizaron en el 2014, (a excepción de los últimos
dos) y hasta la fecha no se reportan cambios, por lo tanto, podría considerarse
una respectiva actualización, según la experticia de los funcionarios a cargo del
Proceso.
72
Indicadores
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con los
siguientes indicadores documentados y aprobados por el SIGUD y Líder del
Proceso.
GIB-001, Disponibilidad de espacio (área) asignado a los usuarios de la
Biblioteca
GIB-002, Índice de crecimiento en el número de títulos
GIB-003, Disponibilidad Recursos Tecnológico
GIB-004, Satisfacción del Usuario
GIB-005, Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año
GIB-AC-006, Participación de profesores en la adquisición de material
bibliográfico y de servicios de información
GIB-AC-007, Número y descripción de otras unidades bibliográficas y de
información que existen en diferentes dependencias académicas de la
institución
GIB-AC-008, Número de títulos, volúmenes y listado de bibliografía e
información de que disponen
GIB-AC-009, Estadísticas de los servicios prestados por la biblioteca y las
diferentes unidades de información especializadas, en los últimos tres años:
número de consultas discriminadas, por libros, revistas, material audiovisual,
base de datos y estudiantes, información para los últimos tres años
GIB-AC-010, Índice de inversión bibliográfica
Observación: Estos diez (10) indicadores son de eficacia, eficiencia, de gestión,
de impacto y económicos, sin embargo, algunos de ellos no explican de manera
clara las instrucciones para la medición de la fórmula establecida, y también se
presentan algunos con campos incompletos, principalmente aquellos estipulados
por Acreditación Institucional.
Mapa Integral de Riesgos
Actualmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica cuenta con un
Mapa Integral de Riesgos documentado y aprobado por el SIGUD y el Gestor del
Proceso. Sin embargo, al momento de la elaboración de dicho mapa de riesgos no
se tuvo en cuenta el contexto estratégico del Proceso, según lo estipula el Equipo
SIGUD.
73
Observación: Es necesario evaluar el contexto estratégico del Proceso de
Gestión de la Información Bibliográfica con el fin de establecer adecuadamente las
causas que generan los riesgos identificados, y poder validar el estado actual de
los mismos, como instrumento de tipo preventivo y según lo establece el “GI-MG-
001, Manual de Gestión para la Administración de Riesgo” del SIGUD.
Este análisis de entrada del estado actual del Proceso, da una base sólida para
identificar el nivel de documentación del mismo y da un acercamiento a los ajustes
que serán necesarios evaluar con el Gestor del Proceso y su equipo de trabajo.
8.2. AJUSTE Y ACTUALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO
8.2.1. Estado Final de la Documentación del Proceso
Al iniciar con la actualización del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica éste contaba con diecinueve (19) procedimientos, siete (7) guías,
nueve (9) instructivos y once (11) formatos. El resultado de la actualización de la
documentación se presenta en las siguientes tablas según el tipo de documento;
cabe resaltar que la actualización se enfocó en dos aspectos:
1. Unión de procedimientos que compartían similitudes considerables.
2. Normalización de guías, instructivos y formatos realizados por la Sección de
Biblioteca, los cuales no habían sido presentados al SIGUD.
Tabla 6. Actualización de Procedimientos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica - 2017.
PROCEDIMIENTOS
ESTADO INICIAL
Número de procedimientos INICIAL 19
ESTADO ACTUAL
Procedimientos actualizados 4
Procedimientos eliminados 15
Procedimientos nuevos 7
Procedimientos sin cambios 0
Número de procedimientos FINAL 11
Fuente: Elaboración propia.
74
Tabla 7. Actualización de Guías del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica - 2017.
GUÍAS
ESTADO INICIAL
Número de guías INICIAL 7
ESTADO ACTUAL
Guías actualizadas 0
Guías eliminadas 7
Guías nuevas 3
Guías sin cambios 0
Número de guías FINAL 3 Fuente: Elaboración propia.
Tabla 8. Actualización de Instructivos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica - 2017.
INSTRUCTIVOS
ESTADO INICIAL
Número de instructivos INICIAL 9
ESTADO ACTUAL
Instructivos actualizados 6
Instructivos eliminados 3
Instructivos nuevos 17
Instructivos sin cambios 0
Número de instructivos FINAL 23
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 9. Actualización de Formatos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica - 2017.
FORMATOS
ESTADO INICIAL
Número de formatos INICIAL 11
ESTADO ACTUAL
Formatos actualizados 9
Formatos eliminados 1
Formatos nuevos 18
Formatos sin cambios 1
Número de formatos FINAL 28
Fuente: Elaboración propia.
Como se muestra anteriormente en cifras, la intervención al Proceso de Gestión
de la Información Bibliográfica sufrió un cambio documental considerable, donde
se eliminó gran parte de la documentación con el objetivo de crear nuevos
procedimientos más concisos que describen ampliamente cada uno de los
Servicios prestados por la Sección de Biblioteca, los cuales abarcan la información
y políticas de aquellos eliminados.
75
8.2.1. Descripción y Justificación de Cambios
A continuación se presenta el Control de Cambios de la documentación
intervenida, incluyendo la justificación de cada eliminación, modificación o
elaboración, según corresponda. Dichos cambios fueron avalados oficialmente por
el Gestor y el Líder del Proceso mediante las reuniones de aprobación llevadas a
cabo durante la pasantía.
La información se encuentra separada por cada procedimiento final entregado por
el pasante, especificando si se trata de una unión entre procedimientos, una
elaboración, actualización o eliminación, teniendo en cuenta la documentación
(guías, instructivos y formatos) asociada a cada uno.
CPA-GIB-03, Gestión de la Información Bibliográfica (Ficha de
Caracterización)
La Caracterización del Proceso “CPA-GIB-03, Gestión de la Información
Bibliográfica” es modificada para dar alcance a la actualidad del Sistema de
Bibliotecas. La redacción del Objetivo en el tema de los Procesos Misionales era
redundante, ya que estos se mencionan dos veces, por lo tanto fue modificado
(Ver Anexo 3).
Se actualizó lo siguiente: el Objetivo, el Alcance, el Ciclo PHVA, la
Documentación Asociada, la Interacción con otros Procesos y los
Requisitos Aplicados a la Norma para dar alcance al Proceso de Gestión de
la Información Bibliográfica en la actualidad.
Se incluyeron los nuevos servicios brindados por el Sistema de Bibliotecas
(RIUD, Centro Cultural).
Se actualizaron las Partes Interesadas que se relacionan con el Proceso.
Adicionalmente, se ajustó toda la documentación asociada al Proceso
debido a la eliminación, modificación y elaboración de procedimientos,
guías, instructivos y formatos.
Normograma del Proceso
Se incluyó la base legal y la normativa asociada a los nuevos procedimientos, así
como la inclusión de normativas que no se tomaron en cuenta en su primera
76
elaboración, y normativas nuevas que fueron pertinentes adicionar, ya sea por que
entran a corregir yerros de leyes actualmente contempladas, o por su relación
directa con el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica y sus
procedimientos (Ver Anexo 4).
Procedimientos y Documentación Asociada
Tabla 10. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-001, Desarrollo de Colecciones.
GIB-PR-001, DESARROLLO DE COLECCIONES (Ver Anexo 5)
El Objetivo del Procedimiento es: Desarrollar las colecciones de las Bibliotecas a través de
sus diferentes formas de adquisición (compra, canje y donación) y formatos (físico y digital),
con información bibliográfica de calidad, actualizada, oportuna y pertinente para satisfacer las
necesidades de información de la Comunidad Académica.
Este documento da alcance a las funciones del Área de Selección y Adquisición, y del Área
de CAIB (Centro de Análisis de Información Bibliográfica) del Sistema de Bibliotecas de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
PROCEDIMIENTOS ELIMINADOS
GIB-PR-003,
DONACIÓN DE
PUBLICACIONES
SERIADAS
El procedimiento GIB-PR-003, "Donación de Publicaciones
Seriadas" es eliminado debido a que se integra al nuevo
procedimiento GIB-PR-001, "Desarrollo de Colecciones", el cual
identifica y separa claramente la Adquisición por Donación de la
Adquisición por Canje, y es complementado con el nuevo
instructivo GIB-PR-001-IN-003, "Instructivo para Adquisición por
Donación de Material Bibliográfico" que contiene las políticas y
actividades desarrolladas actualmente en el Sistema de Bibliotecas
de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
GIB-PR-017,
SELECCIÓN DE LA
INFORMACIÓN
BIBLIOGRÁFICA
El procedimiento GIB-PR-017, "Selección de la Información
Bibliográfica" es eliminado debido que se integra al nuevo
procedimiento GIB-PR-001, "Desarrollo de Colecciones", el cual
contiene un mayor alcance y todos los responsables involucrados
en el procedimiento, junto con las actividades que se desarrollan
actualmente en el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
GIB-PR-018,
SOLICITUD
ADQUISICIÓN DE
MATERIAL
El procedimiento GIB-PR-018, "Solicitud Adquisición de Material
Bibliográfico" es eliminado debido a que se integra al nuevo
procedimiento GIB-PR-001, "Desarrollo de Colecciones", el cual
identifica y separa claramente la Adquisición por Compra y
77
BIBLIOGRÁFICO Suscripción de las otras formas de adquisición de material
bibliográfico, y es complementado con el nuevo instructivo GIB-PR-
001-IN-001, "Instructivo para Adquisición por Compra y Suscripción
de Material Bibliográfico" que contiene las políticas y actividades
desarrolladas actualmente en el Sistema de Bibliotecas de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
GUÍAS ELIMINADAS
GIB-PR-003-GUI-003,
GUÍA DE POLÍTICA
DE CANJE Y
DONACIÓN
La guía GIB-PR-003-GUI-003, "Guía de Política de Canje y
Donación" es eliminada debido a que la información que contiene
se integra a los nuevos instructivos GIB-PR-001-IN-011,
"Instructivo para Adquisición por Canje de Material Bibliográfico" y
GIB-PR-001-IN-012, "Instructivo para Adquisición por Donación de
Material Bibliográfico", los cuales dan una descripción más
detallada y completa de las políticas y actividades de Canje y
Donación desarrolladas actualmente en el Sistema de Bibliotecas
de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
INSTRUCTIVOS CREADOS
GIB-PR-001-IN-010,
INSTRUCTIVO PARA
ADQUISICIÓN POR
COMPRA Y
SUSCRIPCIÓN DE
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO (Ver
Anexo 6)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer los parámetros para la
Adquisición por Compra y Suscripción de material bibliográfico, con
el fin de satisfacer las necesidades de información de la
Comunidad Académica.
GIB-PR-001-IN-011,
INSTRUCTIVO PARA
ADQUISICIÓN POR
CANJE DE MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO (Ver
Anexo 7)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer los parámetros para la
Adquisición por Canje de material bibliográfico, con el fin de
satisfacer las necesidades de información de la Comunidad
Académica y fortalecer las relaciones interinstitucionales.
GIB-PR-001-IN-012,
INSTRUCTIVO PARA
ADQUISICIÓN POR
DONACIÓN DE
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO (Ver
El Objetivo del Instructivo es: Establecer los parámetros para la
Adquisición por Donación de material bibliográfico, con el fin de
contribuir a la preservación y buen uso de material bibliográfico
pertinente para la Comunidad Académica.
78
Anexo 8)
GIB-PR-001-IN-013,
INSTRUCTIVO PARA
REGISTRO DE
ADQUISICIÓN DE
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO (Ver
Anexo 9)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer los pasos a seguir para
realizar el ingreso preliminar del material bibliográfico adquirido
(compra, canje o donación), con el fin de registrar los datos más
relevantes y generar el código de barras del mismo.
GIB-PR-001-IN-014,
INSTRUCTIVO PARA
ANÁLISIS Y
DESCRIPCIÓN DE
MATERIAL
MONOGRÁFICO
IMPRESO (Ver Anexo
10)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de
procesamiento y análisis técnico para el material monográfico
impreso (libros), con el fin de facilitar su acceso a los usuarios del
Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-015,
INSTRUCTIVO PARA
ANÁLISIS Y
DESCRIPCIÓN DE
TRABAJOS DE
GRADO (Ver Anexo
11)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de
procesamiento y análisis técnico para los Trabajos de Grado (en su
formato impreso) producidos por la Comunidad Académica, con el
fin de facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-016,
INSTRUCTIVO PARA
ANÁLISIS Y
DESCRIPCIÓN DE
VIDEOGRABACIONES
(Ver Anexo 12)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de
procesamiento y análisis técnico para el material bibliográfico en
formato de videograbación, con el fin de facilitar su acceso a los
usuarios del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-017,
INSTRUCTIVO PARA
ANÁLISIS Y
DESCRIPCIÓN DE
MATERIAL
TECNOLÓGICO (Ver
Anexo 13)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de
procesamiento y análisis técnico para el material tecnológico
(computadores portátiles, impresoras, video beams, etc.), con el fin
de facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-018,
INSTRUCTIVO PARA
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de
procesamiento y análisis técnico para las publicaciones seriadas
79
ANÁLISIS Y
DESCRIPCIÓN DE
PUBLICACIONES
SERIADAS (Ver
Anexo 14)
(revistas), con el fin de facilitar su acceso a los usuarios del
Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-019,
INSTRUCTIVO PARA
ANÁLISIS Y
DESCRIPCIÓN DE
MATERIAL GRÁFICO
(Ver Anexo 15)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de
procesamiento y análisis técnico para el material gráfico en sus
diferentes presentaciones, con el fin de facilitar su acceso a los
usuarios del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-020,
INSTRUCTIVO PARA
ANÁLISIS Y
DESCRIPCIÓN DE
MATERIAL
CARTOGRÁFICO (Ver
Anexo 16)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer las políticas de
procesamiento y análisis técnico para el material cartográfico
representado en mapas y planos en cualquiera de sus soportes
(papel, medios electrónicos, medios magnéticos), con el fin de
facilitar su acceso a los usuarios del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-001-IN-021,
INSTRUCTIVO
TERMINADO FINAL
DE MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO Y
OTROS FORMATOS
(Ver Anexo 17)
El Objetivo del Instructivo es: Describir las actividades para la
realización del Terminado Final del material bibliográfico, a partir
de los parámetros establecidos en el Centro de Análisis de
Información Bibliográfica.
FORMATOS MODIFICADOS
GIB-PR-001-FR-003,
FORMATO
CONVENIO DE
CANJE (Ver Anexo
18)
La Función del Formato es: Crear convenios o acuerdos de canje
con entidades académicas externas a la Universidad Distrital.
CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-003, “Carta de
Solicitud de Convenio de Canje” cambia de nombre a "Formato
Convenio de Canje" y de código a "GIB-PR-001-FR-003", para dar
alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-001, “Desarrollo de
Colecciones”, el cual contiene la Adquisición por Canje de Material
Bibliográfico.
El contenido y la forma del documento cambian, deja de ser una
carta y se convierte en un formato con campos predeterminados,
los cuales son diligenciados en su mayoría por la entidad externa
80
con la cual se crea el convenio de canje.
FORMATOS CREADOS
GIB-PR-001-FR-012,
FORMATO
SOLICITUD DE
ADQUISICIÓN DE
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO (Ver
Anexo 19)
La Función del Formato es: Solicitar al Sistema de Bibliotecas de
la Universidad Distrital, la adquisición de material bibliográfico (en
sus diferentes formatos) que cumpla necesidades de información
pertinentes y coherentes.
GIB-PR-001-FR-013,
FORMATO
SOLICITUD DE
ADQUISICIÓN DE
RECURSOS
ELECTRÓNICOS (Ver
Anexo 20)
La Función del Formato es: Solicitar al Sistema de Bibliotecas de
la Universidad Distrital, la adquisición de recursos electrónicos
(bases de datos) que cumplan necesidades de información
pertinentes y coherentes.
GIB-PR-001-FR-014,
FORMATO
CONSOLIDADO DE
ADQUISICIÓN DE
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO (Ver
Anexo 21)
La Función del Formato es: Consolidar todo el material
bibliográfico (en sus diferentes formatos) que será adquirido en
calidad de compra.
GIB-PR-001-FR-015,
FORMATO MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
DISPONIBLE PARA
CANJE (Ver Anexo
22)
La Función del Formato es: Mantener actualizado el material
bibliográfico disponible para canje, con el fin de informar
oportunamente a las entidades académicas externas con las
cuales se tiene un Convenio de Canje.
GIB-PR-001-FR-016,
FORMATO
DONACIÓN DE
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO (Ver
Anexo 23)
La Función del Formato es: Relacionar el material bibliográfico
recibido en calidad de donación, y registrar información básica del
donante.
Fuente: Elaboración propia.
81
Tabla 11. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico.
GIB-PR-002, PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (Ver Anexo 24)
El Objetivo del Procedimiento es: Prestar el material bibliográfico en los diferentes
formatos a la Comunidad Académica en las Unidades de Información del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Este documento da un alcance completo a los servicios de préstamo en sala y préstamo
externo de material bibliográfico de las Bibliotecas, tanto en colección abierta como en
colección cerrada.
PROCEDIMIENTOS ELIMINADOS
GIB-PR-008,
PRÉSTAMO A
DOMICILIO
El procedimiento GIB-PR-008, "Préstamo a Domicilio" es eliminado
debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-002,
"Préstamo de Material Bibliográfico", el cual contiene especificado
de manera precisa y completa los servicios de Préstamo en Sala y
de Préstamo Externo, y además, tiene en cuenta las diferencias en
el servicio cuando se trata de colección abierta y de colección
cerrada.
Adicionalmente, la denominación de Préstamo a Domicilio migró a
Préstamo Externo.
GIB-PR-012,
PRÉSTAMO EN SALA
El procedimiento GIB-PR-012, "Préstamo en Sala" es eliminado
debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-002,
"Préstamo de Material Bibliográfico", el cual contiene especificado
de manera precisa y completa los servicios de Préstamo en Sala y
de Préstamo Externo, y además, tiene en cuenta las diferencias en
el servicio cuando se trata de colección abierta y de colección
cerrada.
INSTRUCTIVOS CREADOS
GIB-PR-002-IN-001,
INSTRUCTIVO
IMPRESIÓN DE
RECIBOS DE
PRÉSTAMO (Ver
Anexo 25)
El Objetivo del Instructivo es: Generar un registro automático e
impreso del préstamo de material bibliográfico en las Unidades de
Información del Sistema de Bibliotecas.
FORMATOS MODIFICADOS
GIB-PR-002-FR-008,
FORMATO La Función del Formato es: Registrar la información básica del
82
PRÉSTAMO DE
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO (Ver
Anexo 26)
material bibliográfico solicitado por un usuario.
CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-008, “Préstamo de
Material” cambia de nombre a "Formato Préstamo de Material
Bibliográfico" y de código a "GIB-PR-002-FR-008", para dar
alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-002, “Préstamo de
Material Bibliográfico”, el cual contiene los servicios de Préstamo
en Sala y de Préstamo Externo.
En cuanto a forma se incluyeron dos (2) casillas en la parte inferior
izquierda, las cuales poseen el código y la versión del formato. El
contenido y los campos del formato no sufren ningún cambio.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 12. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-003, Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos.
GIB-PR-003, PRÉSTAMO DE ESPACIOS Y RECURSOS TECNOLÓGICOS (Ver Anexo 27)
El Objetivo del Procedimiento es: Prestar espacios de trabajo, casilleros y recursos
tecnológicos a la Comunidad Académica en las Unidades de Información del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, para el apoyo de actividades
académicas.
Este documento da un alcance completo a los servicios de préstamo de espacios de trabajo y
préstamo de recursos tecnológicos de las Bibliotecas, teniendo en cuenta las diferencias
particulares de los espacios (Sede Aduanilla de Paiba), y de los recursos tecnológicos (video
beams, portátiles y audífonos), además, incluye el préstamo de casilleros.
PROCEDIMIENTOS ELIMINADOS
GIB-PR-009,
PRÉSTAMO DE
CASILLEROS
El procedimiento GIB-PR-009, "Préstamo de Casilleros" es
eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-
003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual
contiene especificado de manera precisa y completa el servicio de
Préstamo de Casilleros.
GIB-PR-010,
PRÉSTAMO DE
PORTÁTILES
El procedimiento GIB-PR-010, "Préstamo de Portátiles" es
eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-PR-
003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual
contiene especificado de manera precisa y completa el servicio de
Préstamo de Portátiles.
GIB-PR-011, El procedimiento GIB-PR-011, "Préstamo de Espacio de Trabajo"
83
PRÉSTAMO DE
ESPACIO DE
TRABAJO
es eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-
PR-003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual
contiene especificado de manera precisa y completa el servicio de
Préstamo de Espacios de Trabajo, y además, tiene en cuenta las
diferencias en el servicio cuando se trata de un espacio de la Sede
Aduanilla de Paiba con respecto a las demás Bibliotecas.
GUÍAS ELIMINADAS
GIB-PR-010-GUI-001,
GUÍA DE USO
PRÉSTAMO
PORTÁTILES
La guía GIB-PR-010-GUI-001, "Guía de Uso Préstamo Portátiles"
es eliminada debido a que no cumple su función como Guía, y la
información que contiene no es coherente con el tipo de
documento. Además, no cumple con la Guía de Normalización de
Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los
Documentos y Registros, y los Responsables.
Por lo tanto, no se conservará nada de este documento.
GIB-PR-010-GUI-002,
GUÍA DE
RESPONSABILIDAD
DEL USUARIO PARA
EL PRÉSTAMO DE
PORTÁTILES
La guía GIB-PR-010-GUI-002, "Guía de Responsabilidad del
Usuario para el Préstamo de Portátiles" es eliminada debido a que
no cumple de manera adecuada su función como Guía, y la
información que contiene no es coherente con el tipo de
documento. Además, no cumple con la Guía de Normalización de
Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los
Documentos y Registros, y los Responsables.
Sin embargo, las condiciones de servicio y las políticas de este
documento son integradas como Políticas de Operación en el
nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y
Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera
precisa y completa el servicio de Préstamo de Portátiles.
GIB-PR-010-GUI-005,
GUÍA DE
REGLAMENTO PARA
EL PRÉSTAMO DE
PORTÁTILES
La guía GIB-PR-010-GUI-005, "Guía de Reglamento para el
Préstamo de Portátiles" es eliminada debido a que no cumple de
manera adecuada su función como Guía, y la información que
contiene corresponde a otro tipo de documento. Además, no
cumple con la Guía de Normalización de Documentos del SIGUD,
ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y Registros, y
los Responsables.
Sin embargo, el reglamento registrado en este documento es
integrado como Políticas de Operación en el nuevo procedimiento
GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos", el
cual contiene especificado de manera precisa y completa el
84
servicio de Préstamo de Portátiles.
GIB-PR-009-GUI-006,
GUÍA DE USO DE
CASILLEROS
La guía GIB-PR-009-GUI-006, "Guía de Uso de Casilleros" es
eliminada debido a que no cumple de manera adecuada su función
como Guía, y la organización del documento no es clara. Además,
no cumple con la Guía de Normalización de Documentos del
SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y
Registros, y los Responsables.
Sin embargo, las condiciones de servicio y las políticas de este
documento son integradas como Políticas de Operación en el
nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y
Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera
precisa y completa el servicio de Préstamo de Casilleros.
GIB-PR-010-GUI-007,
GUÍA PARA EL
CONTROL DE
EQUIPOS
PORTÁTILES
La guía GIB-PR-010-GUI-007, "Guía Para el Control de Equipos
Portátiles" es eliminada debido a que no cumple de manera
adecuada su función como Guía, y la información que contiene se
encuentra reiteradamente en otros documentos. Además, no
cumple con la Guía de Normalización de Documentos del SIGUD,
ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y Registros, y
los Responsables.
Sin embargo, las normas de servicio registradas en este
documento son integradas como Políticas de Operación en el
nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y
Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera
precisa y completa el servicio de Préstamo de Portátiles.
INSTRUCTIVOS ELIMINADOS
GIB-PR-010-IN-002,
INSTRUCTIVO PARA
EL PRÉSTAMO DE
PORTÁTILES
El instructivo GIB-PR-010-IN-002, "Instructivo para el Préstamo de
Portátiles" es eliminado debido a la información que contiene se
encuentra reiteradamente en otros documentos. Además, no
cumple con la Guía de Normalización de Documentos del SIGUD,
ya que le hace falta la Base Legal, los Documentos y Registros, y
los Responsables.
Sin embargo, las normas de servicio registradas en este
documento son integradas como Políticas de Operación en el
nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de Espacios y
Recursos Tecnológicos", el cual contiene especificado de manera
precisa y completa el servicio de Préstamo de Portátiles.
GIB-PR-010-IN-003, El instructivo GIB-PR-010-IN-003, "Instructivo de Registro de
85
INSTRUCTIVO DE
REGISTRO DE
PORTÁTIL EN EL SIB
Portátil en el SIB" es eliminado debido a que la información que
contiene se integra al nuevo instructivo GIB-PR-001-IN-017,
"Instructivo para Análisis y Descripción de Material Tecnológico", el
cual da una descripción más detallada y completa del registro de
computadores portátiles en el SIB - ALEPH.
INSTRUCTIVOS CREADOS
GIB-PR-003-IN-002,
INSTRUCTIVO
SOLICITUD DE
ESPACIOS SEDE
ADUANILLA DE
PAIBA (Ver Anexo 28)
El Objetivo del Instructivo es: Indicar los pasos a seguir para
realizar de manera virtual la reserva de Espacios Físicos en la
Sede Aduanilla de Paiba, con el fin de facilitar el acceso al servicio
de Préstamo de Espacios a la Comunidad Universitaria.
FORMATOS MODIFICADOS
GIB-PR-003-FR-006,
FORMATO
SOLICITUD DE
ESPACIOS DE
TRABAJO (Ver Anexo
29)
La Función del Formato es: Registrar la asignación de un espacio
de trabajo, indicando la fecha, hora y lugar requeridos.
CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-006, "Solicitud de
Espacios de Trabajo" cambia de nombre a "Formato Solicitud de
Espacios de Trabajo" y de código a "GIB-PR-003-FR-006", para dar
alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-003, "Préstamo de
Espacios y Recursos Tecnológicos", el cual contiene el servicio de
Préstamo de Espacios de Trabajo.
El contenido y los campos del formato no sufren ningún cambio.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 13. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-004, Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación.
GIB-PR-004, PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO - CARTAS DE PRESENTACIÓN (Ver Anexo 30)
CONTROL DE CAMBIOS: El procedimiento GIB-PR-013, "Préstamo Interbibliotecario"
cambia de nombre a "Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación" y de código a
"GIB-PR-004", para dar alcance a la actualización de la documentación del Proceso de
Gestión de la Información Bibliográfica.
Se actualizó lo siguiente: el Objetivo, la Base Legal, las Definiciones y las Políticas de
Operación, para dar alcance al procedimiento en la actualidad.
86
Se unió con el procedimiento GIB-PR-001, "Cartas de Presentación", debido a la gran
similitud con la atención de una Solicitud de Préstamo Interbibliotecario, donde la única
diferencia es el tipo de formato diligenciado y entregado al usuario.
Se ajustó el flujograma del procedimiento mediante la reorganización de las actividades y la
ampliación en las descripciones de las acciones llevadas a cabo actualmente, definiendo
claramente la diferencia en el servicio para los usuarios internos (Universidad Distrital) y los
usuarios externos (otras Bibliotecas/Instituciones).
Adicionalmente, se ajustó toda la documentación asociada al procedimiento debido al cambio
de codificación y a la creación de nuevos formatos.
PROCEDIMIENTOS ELIMINADOS
GIB-PR-001, CARTAS
DE PRESENTACIÓN
El procedimiento GIB-PR-001, "Cartas de Presentación" es
eliminado debido a que se integra al procedimiento GIB-PR-004,
"Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación", el cual
contiene especificado de manera precisa y completa los servicios
de préstamo de material bibliográfico ofrecidos entre las
Universidades, y además, tiene en cuenta las diferencias en el
servicio cuando se trata de Cartas de Presentación y de una
Solicitud de Préstamo Interbibliotecario, tanto para usuarios
internos (Universidad Distrital) como externos (otras
Bibliotecas/Instituciones).
GUÍAS ELIMINADAS
GIB-PR-013-GUI-004,
GUÍA DE POLÍTICAS
DE SERVICIO
PRÉSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
La guía GIB-PR-013-GUI-004, "Guía de Políticas de Servicio
Préstamo Interbibliotecario" es eliminada debido a que no cumple
su función como Guía, y la información que contiene el documento
no es clara y no es legible. Además, no cumple con la Guía de
Normalización de Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la
Base Legal, los Documentos y Registros, y los Responsables.
Por lo tanto, no se conservará nada de este documento.
FORMATOS MODIFICADOS
GIB-PR-004-FR-001,
FORMATO CARTA DE
PRESENTACIÓN (Ver
Anexo 31)
La Función del Formato es: Solicitar la atención de un usuario en
una Unidad de Información externa al Sistema de Bibliotecas de la
Universidad Distrital, con la cual se cuente con un Convenio de
Préstamo Interbibliotecario vigente.
CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-001, "Solicitud de
Atención a Usuarios" cambia de nombre a "Formato Carta de
87
Presentación" y de código a "GIB-PR-004-FR-001", para dar
alcance a la actualización del procedimiento GIB-PR-004,
"Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación", el cual
contiene el servicio de Cartas de Presentación.
En cuanto a forma se incluyeron dos (2) casillas en la parte inferior
izquierda, las cuales poseen el código y la versión del formato. El
contenido y los campos del formato no sufren ningún cambio.
GIB-PR-004-FR-004,
FORMATO CONVENIO
DE PRÉSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
(Ver Anexo 32)
La Función del Formato es: Crear o renovar Convenios de
Préstamo Interbibliotecario con entidades académicas externas a
la Universidad Distrital.
CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-004, "Carta
Renovación de Convenio Préstamo Interbibliotecario" cambia de
nombre a "Formato Convenio de Préstamo Interbibliotecario" y de
código a "GIB-PR-004-FR-004", para dar alcance a la
actualización del procedimiento GIB-PR-004, "Préstamo
Interbibliotecario - Cartas de Presentación".
El contenido del documento cambia, la carta ahora puede ser
usada tanto para creación como renovación de Convenios de
Préstamo Interbibliotecario, además, se incluyeron las políticas del
servicio, las sanciones, los horarios de atención y los formatos
utilizados por el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital.
FORMATOS CREADOS
GIB-PR-004-FR-019,
FORMATO SOLICITUD
DE PRÉSTAMO
INTERBIBLIOTECARIO
(Ver Anexo 33)
La Función del Formato es: Solicitar material bibliográfico en
calidad de préstamo a una Unidad de Información externa al
Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital, con la cual se
cuente con un Convenio de Préstamo Interbibliotecario vigente.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 14. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-005, Formación de Usuarios.
GIB-PR-005, FORMACIÓN DE USUARIOS (Ver Anexo 34)
CONTROL DE CAMBIOS: El procedimiento GIB-PR-005, "Formación de Usuarios" tiene la
siguiente actualización:
Se actualizó lo siguiente: el Objetivo, la Base Legal, las Definiciones y las Políticas de
88
Operación, para dar alcance al procedimiento en la actualidad.
Se ajustó el flujograma del procedimiento mediante la reorganización de las actividades y la
ampliación en las descripciones de las acciones llevadas a cabo actualmente, estableciendo
claramente la manera de recibir y procesar solicitudes de Formación de Usuarios
(Inducciones, Capacitaciones y Visitas Guiadas).
Adicionalmente, se agregó una actividad de control y seguimiento, la cual indica los tipos de
informes y reportes necesarios para el correcto desarrollo del procedimiento.
GUÍAS CREADAS
GIB-PR-005-GUI-001,
GUÍA DE INDUCCIÓN
DE LOS SERVICIOS DE
BIBLIOTECA (Ver
Anexo 35)
El Objetivo de la Guía es: Establecer las generalidades del
Sistema de Bibliotecas y los servicios disponibles, para la
realización de la Inducción a los estudiantes nuevos que ingresan
a la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
GIB-PR-005-GUI-002,
GUÍA DE USO DEL
CATÁLOGO EN LÍNEA
(Ver Anexo 36)
El Objetivo de la Guía es: Capacitar a los usuarios de Biblioteca
acerca del uso del Catálogo en Línea como herramienta de
acceso y uso a la colección bibliográfica de su interés, como
herramienta de apoyo en el aprendizaje académico de los
estudiantes, docentes, investigadores, administrativos y de
extensión de la Comunidad Universitaria.
GIB-PR-005-GUI-003,
GUÍA DE VISITAS
GUIADAS BIBLIOTECA
RAMÓN D´LUYZ NIETO
(Ver Anexo 37)
El Objetivo de la Guía es: Definir los pasos metodológicos en el
proceso que implica una visita guiada, con el fin de sensibilizar a
las personas participantes en la importancia del conocimiento a
fondo de los espacios y la historia de la Biblioteca Ramón D´Luyz
Nieto.
FORMATOS CREADOS
GIB-PR-005-FR-020,
FORMATO
EVALUACIÓN DE
SERVICIO
FORMACIÓN DE
USUARIOS (Ver Anexo
38)
La Función del Formato es: Valorar y retroalimentar el Servicio
de Formación de Usuarios por parte de los asistentes, lo cual
permite identificar fallas y establecer planes de mejora.
Fuente: Elaboración propia.
89
Tabla 15. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-006, Morosidad.
GIB-PR-006, MOROSIDAD (Ver Anexo 39)
El Objetivo del Procedimiento es: Verificar que el usuario no presente inconsistencias,
bloqueos o multas con los Sistemas de Información Bibliográfica y/o Académica, con el fin de
establecer el estado requerido conforme a la solicitud realizada.
Este documento da un alcance completo al tema de morosidad manejado en las Bibliotecas,
teniendo en cuenta las diferencias particulares de los tipos de Paz y Salvo, y las situaciones
de morosidad (multas, extravío o daño de material) en las que pueden incurrir los usuarios
que utilizan los servicios de la Biblioteca.
PROCEDIMIENTOS ELIMINADOS
GIB-PR-004,
EXPEDICIÓN DE PAZ Y
SALVOS
El procedimiento GIB-PR-004, "Expedición de Paz y Salvos" es
eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-
PR-006, "Morosidad", el cual contiene especificado de manera
precisa y completa el servicio de Expedición de Paz y Salvos,
diferenciando según el tipo de Paz y Salvo solicitado, ya sea para
grados, para Cancelación, Aplazamiento, Retiro, Desbloqueo, o
por un requerimiento del Personal Administrativo de la
Universidad Distrital.
GIB-PR-007, PAGO Y
SUSPENSIÓN DE
MULTAS
El procedimiento GIB-PR-007, "Pago y Suspensión de Multas" es
eliminado debido a que se integra al nuevo procedimiento GIB-
PR-006, "Morosidad", el cual contiene especificado de manera
precisa y completa la forma de realizar el pago y la suspensión de
las multas generadas por la devolución tardía de recursos y
material bibliográfico por parte de los usuarios de la Biblioteca,
teniendo en cuenta la interacción actual del personal involucrado.
GIB-PR-014,
REPOSICIÓN DE
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
El procedimiento GIB-PR-014, "Reposición de Material
Bibliográfico" es eliminado debido a que se integra al nuevo
procedimiento GIB-PR-006, "Morosidad", el cual contiene
especificado de manera precisa y completa la forma de realizar la
reposición de material bibliográfico extraviado o dañado por un
usuario de la Biblioteca, teniendo en cuenta la interacción actual
del personal involucrado.
INSTRUCTIVOS CREADOS
GIB-PR-006-IN-022,
INSTRUCTIVO
REPOSICIÓN DE
MATERIAL
El Objetivo del Instructivo es: Establecer los parámetros para la
reposición de material bibliográfico extraviado o dañado por los
usuarios del Sistema de Bibliotecas.
90
BIBLIOGRÁFICO POR
PÉRDIDA O DAÑO (Ver
Anexo 40)
FORMATOS MODIFICADOS
GIB-PR-006-FR-002,
FORMATO SOLICITUD
DE PAZ Y SALVOS,
DESBLOQUEOS (Ver
Anexo 41)
La Función del Formato es: Registrar las solicitudes de Paz y
Salvo por Cancelación, Aplazamiento, Retiro, y Desbloqueo de
los usuarios del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital.
CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-002, "Solicitud de
Paz y Salvos" cambia de nombre a "Formato Solicitud de Paz y
Salvos, Desbloqueos" y de código a "GIB-PR-006-FR-002", para
dar alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-006, "Morosidad", el
cual contiene el servicio de Expedición de Paz y Salvos.
Se incluyeron dos (2) columnas en la tabla que indican una
solicitud de desbloqueo tanto del Sistema de Información
Bibliográfica como del Sistema de Gestión Académica.
GIB-PR-006-FR-009,
FORMATO REPORTE
DE CONSIGNACIONES
DE MULTAS (Ver
Anexo 42)
La Función del Formato es: Reportar periódicamente la
cantidad y el valor total de las multas registradas en las Unidades
de Información del Sistema de Bibliotecas.
CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-009, "Registro de
Consignaciones" cambia de nombre a "Formato Reporte de
Consignaciones de Multas" y de código a "GIB-PR-006-FR-009",
para dar alcance al nuevo procedimiento GIB-PR-006,
"Morosidad", el cual contiene el pago y suspensión de multas.
Se realizó una corrección al encabezado del formato, el cual
mencionaba un Macroproceso inexistente.
El formato del documento cambia de Word a Excel, además, se
agregó un campo para registrar el responsable que diligencia el
documento y la Biblioteca a la cual pertenece.
FORMATOS CREADOS
GIB-PR-006-FR-021,
FORMATO PAZ Y
SALVO (Ver Anexo 43)
La Función del Formato es: Entregar oficialmente a los usuarios
del Sistema de Bibliotecas los Paz y Salvos por Cancelación,
Aplazamiento y Retiro.
GIB-PR-006-FR-022,
FORMATO SOLICITUD
La Función del Formato es: Solicitar la suspensión total o
parcial de una multa registrada en el Sistema de Información
91
SUSPENSIÓN DE
MULTAS (Ver Anexo
44)
Bibliográfica.
GIB-PR-006-FR-023,
FORMATO
REPOSICIÓN DE
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO (Ver
Anexo 45)
La Función del Formato es: Registrar la recepción de material
bibliográfico entregado en calidad de reposición por los usuarios
del Sistema de Bibliotecas.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 16. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-007, Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional, RIUD.
GIB-PR-007, REGISTRO Y ENTREGA DE TRABAJOS DE GRADO EN EL REPOSITORIO INSTITUCIONAL, RIUD (Ver Anexo 46)
CONTROL DE CAMBIOS: El procedimiento GIB-PR-019, "Registro y Entrega de Trabajos de
Grado en el Repositorio Institucional, RIUD" cambia de código a "GIB-PR-007", para dar
alcance a la actualización de la documentación del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica.
Se ajustó el flujograma del procedimiento mediante la reorganización de las actividades y la
eliminación de responsables repetidos.
La última actividad de generación de Paz y Salvo se eliminó debido a que hace parte del
procedimiento GIB-PR-006, "Morosidad".
Se agregó una actividad de control y seguimiento, la cual indica los tipos de informes y
reportes necesarios para el correcto desarrollo del procedimiento.
Adicionalmente, se ajustó toda la documentación asociada al procedimiento debido al cambio
de codificación.
INSTRUCTIVOS MODIFICADOS
GIB-PR-007-IN-004,
INSTRUCTIVO
ADMINISTRADOR
PLATAFORMA RIUD
(Ver Anexo 47)
CONTROL DE CAMBIOS: El instructivo GIB-PR-019-IN-004,
"Instructivo Administrador Plataforma RIUD" cambia de código a
"GIB-PR-007-IN-004", para dar alcance a la actualización del
procedimiento GIB-PR-007, "Registro y Entrega de Trabajos de
Grado en el Repositorio Institucional, RIUD".
Se realizó una corrección al encabezado del instructivo, el cual
92
tenía invertido el nombre del Macroproceso con el del Proceso.
Se agregó una Portada y una Tabla de Contenidos del instructivo.
La descripción de las actividades y los campos del instructivo no
sufren ningún cambio.
GIB-PR-007-IN-005,
INSTRUCTIVO
GESTOR DE
COLECCIONES (Ver
Anexo 48)
CONTROL DE CAMBIOS: El instructivo GIB-PR-019-IN-005,
"Instructivo Gestor de Colecciones" cambia de código a "GIB-PR-
007-IN-005", para dar alcance a la actualización del
procedimiento GIB-PR-007, "Registro y Entrega de Trabajos de
Grado en el Repositorio Institucional, RIUD".
Se realizó una corrección al encabezado del instructivo, el cual
tenía invertido el nombre del Macroproceso con el del Proceso.
Se agregó una Portada y una Tabla de Contenidos del instructivo.
La descripción de las actividades y los campos del instructivo no
sufren ningún cambio.
GIB-PR-007-IN-006,
INSTRUCTIVO
REVISOR
APROBACIÓN O
RECHAZO DE
DOCUMENTO FINAL
RIUD (Ver Anexo 49)
CONTROL DE CAMBIOS: El instructivo GIB-PR-019-IN-006,
"Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de Documento Final
RIUD" cambia de código a "GIB-PR-007-IN-006", para dar
alcance a la actualización del procedimiento GIB-PR-007,
"Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio
Institucional, RIUD".
Se realizó una corrección al encabezado del instructivo, el cual
tenía invertido el nombre del Macroproceso con el del Proceso.
Se agregó una Portada y una Tabla de Contenidos del instructivo.
La descripción de las actividades y los campos del instructivo no
sufren ningún cambio.
GIB-PR-007-IN-007,
INSTRUCTIVO AUTOR
“AUTOARCHIVO” (Ver
Anexo 50)
CONTROL DE CAMBIOS: El instructivo GIB-PR-019-IN-007,
"Instructivo Autor “Autoarchivo”" cambia de código a "GIB-PR-
007-IN-007", para dar alcance a la actualización del
procedimiento GIB-PR-007, "Registro y Entrega de Trabajos de
Grado en el Repositorio Institucional, RIUD".
Se realizó una corrección al encabezado del instructivo, el cual
tenía invertido el nombre del Macroproceso con el del Proceso.
93
Se agregó una Portada y una Tabla de Contenidos del instructivo.
La descripción de las actividades y los campos del instructivo no
sufren ningún cambio.
GIB-PR-007-IN-008,
INSTRUCTIVO
CATALOGADOR
NORMALIZACIÓN DE
METADATOS Y
PUBLICACIÓN DE
DOCUMENTOS (Ver
Anexo 51)
CONTROL DE CAMBIOS: El instructivo GIB-PR-019-IN-008,
"Instructivo Catalogador Metadatos y Publicación de
Documentos" cambia de nombre a "Instructivo Catalogador
Normalización de Metadatos y Publicación de Documentos" y de
código a "GIB-PR-007-IN-008", para dar alcance a la
actualización del procedimiento GIB-PR-007, "Registro y Entrega
de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional, RIUD".
Se realizó una corrección al encabezado del instructivo, el cual
tenía invertido el nombre del Macroproceso con el del Proceso.
Se agregó una Portada y una Tabla de Contenidos del instructivo.
La descripción de las actividades y los campos del instructivo no
sufren ningún cambio.
GIB-PR-007-IN-009,
INSTRUCTIVO
RECEPCIÓN Y
APROBACIÓN DE
DOCUMENTOS -
PERSONAL DE
BIBLIOTECA (Ver
Anexo 52)
CONTROL DE CAMBIOS: El instructivo GIB-PR-019-IN-009,
"Instructivo Recepción y Publicación Documentos Finales –
Personal de Biblioteca" cambia de nombre a "Instructivo
Recepción y Aprobación de Documentos - Personal de
Biblioteca" y de código a "GIB-PR-007-IN-009", para dar alcance
a la actualización del procedimiento GIB-PR-007, "Registro y
Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional,
RIUD".
Se realizó una corrección al encabezado del instructivo, el cual
tenía invertido el nombre del Macroproceso con el del Proceso.
Se agregó una Portada y una Tabla de Contenidos del instructivo.
Se ajustó el flujograma del instructivo mediante la reorganización
de las actividades y la ampliación de algunas descripciones.
FORMATOS MODIFICADOS
GIB-PR-007-FR-010,
LICENCIA Y
AUTORIZACIÓN
ESPECIAL PARA
PUBLICAR Y PERMITIR
La Función del Formato es: Este formato da alcance a los
Términos y condiciones de uso para publicación de obras en el
Repositorio Institucional de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas RIUD, que debe ser firmado por los Autores de los
Trabajos de Grado o Publicaciones
94
LA CONSULTA Y USO
DE CONTENIDOS EN
EL REPOSITORIO
INSTITUCIONAL DE LA
UNIVERSIDAD
DISTRITAL (Ver Anexo
53)
CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-PR-019-FR-010,
"Licencia y Autorización Especial para Publicar y Permitir la
Consulta y Uso de Contenidos en el Repositorio Institucional de la
Universidad Distrital" cambia de código a "GIB-PR-007 FR-10",
para dar alcance a la actualización del procedimiento GIB-PR-
007, "Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio
Institucional, RIUD".
El contenido y los campos del formato no sufren ningún cambio.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 17. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-008, Planificación e Implementación de Actividades del Centro Cultural.
GIB-PR-008, PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE ACTIVIDADES DEL CENTRO CULTURAL (Ver Anexo 54)
El Objetivo del Procedimiento es: Establecer las pautas generales para planear, diseñar e
implementar actividades en el Centro Cultural de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas.
Este documento da alcance a la gestión del Centro Cultural por parte del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 18. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-009, Control de Activos de Biblioteca.
GIB-PR-009, CONTROL DE ACTIVOS DE BIBLIOTECA (Ver Anexo 55)
El Objetivo del Procedimiento es: Vigilar y salvaguardar los bienes que han sido
encomendados, cuidando que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con
los fines a los que han sido destinados.
Este documento da alcance a la gestión, revisión y validación de inventarios de bienes del
Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
INSTRUCTIVOS CREADOS
GIB-PR-009-IN-023,
INSTRUCTIVO
LEVANTAMIENTO DE
INVENTARIO DE
El Objetivo del Instructivo es: Establecer el número de
existencias de la colección bibliográfica física del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas,
evaluando y reportando la pertinencia y estado físico del material
95
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO (Ver
Anexo 56)
bibliográfico.
GIB-PR-009-IN-024,
INSTRUCTIVO
LEVANTAMIENTO DE
INVENTARIO DE
EQUIPOS DE OFICINA,
RECURSOS
TECNOLÓGICOS Y
MOBILIARIO (Ver
Anexo 57)
El Objetivo del Instructivo es: Establecer el número de
existencias de equipos de oficina, recursos tecnológicos y
mobiliario del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas, evaluando y reportando el estado
físico de los elementos.
FORMATOS CREADOS
GIB-PR-009-FR-024,
FORMATO REPORTE
DE NOVEDADES DE
INVENTARIO DE
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO (Ver
Anexo 58)
La Función del Formato es: Consolidar las novedades
identificadas del inventario de material bibliográfico físico
registrado en el SIB - ALPEH del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-009-FR-025,
FORMATO
INVENTARIO DE
TRABAJOS DE GRADO
(Ver Anexo 59)
La Función del Formato es: Consolidar todo el inventario de
trabajos de grado (físico y digital) del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-009-FR-026,
FORMATO
INVENTARIO DE
PUBLICACIONES
SERIADAS (Ver Anexo
60)
La Función del Formato es: Consolidar todo el inventario de
publicaciones seriadas del Sistema de Bibliotecas.
GIB-PR-009-FR-027,
FORMATO
INVENTARIO DE
EQUIPOS DE OFICINA,
RECURSOS
TECNOLÓGICOS Y
MOBILIARIO (Ver
La Función del Formato es: Consolidar todo el inventario de
equipos de oficina, recursos tecnológicos y mobiliario del Sistema
de Bibliotecas, describiendo detalladamente cada elemento.
96
Anexo 61)
GIB-PR-009-FR-028,
FORMATO INFORME
CONTROL DE
ACTIVOS (Ver Anexo
62)
La Función del Formato es: Presentar el análisis de resultados
del levantamiento de inventario de bienes de cada Unidad de
Información del Sistema de Bibliotecas.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 19. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-010, Servicio de Búsqueda y Recuperación de Información.
GIB-PR-010, SERVICIO DE BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN (Ver Anexo 63)
CONTROL DE CAMBIOS: El procedimiento GIB-PR-016, "Servicio de Referencia" cambia de
nombre a "Servicio de Búsqueda y Recuperación de Información" y de código a "GIB-PR-
010", para dar alcance a la actualización de la documentación del Proceso de Gestión de la
Información Bibliográfica.
Se actualizó lo siguiente: el Objetivo, la Base Legal, las Definiciones y las Políticas de
Operación, para dar alcance al procedimiento en la actualidad.
Se unió con los procedimientos GIB-PR-002, "Conmutación Bibliográfica" y GIB-PR-015,
"Servicio de Bibliografías", debido a la relación que comparten los Servicios de Referencia.
Se ajustó el flujograma del procedimiento mediante la reorganización de las actividades y la
ampliación en las descripciones de las acciones llevadas a cabo actualmente, definiendo
claramente el Servicio de Conmutación Bibliográfica y el Servicio de Elaboración de
Bibliografías.
Adicionalmente, se ajustó toda la documentación asociada al procedimiento debido al cambio
de codificación.
PROCEDIMIENTOS ELIMINADOS
GIB-PR-002,
CONMUTACIÓN
BIBLIOGRÁFICA
El procedimiento GIB-PR-002, "Conmutación Bibliográfica" es
eliminado debido a que se integra al procedimiento GIB-PR-010,
"Servicio de Búsqueda y Recuperación de Información", el cual
contiene especificado de manera precisa y completa el Servicio
de Conmutación Bibliográfica, y además, tiene en cuenta la
relación entre los distintos Servicios de Referencia ofrecidos por el
Sistema de Bibliotecas de manera presencial o mediante correo
electrónico.
97
GIB-PR-015, SERVICIO
DE BIBLIOGRAFÍAS
El procedimiento GIB-PR-015, "Servicio de Bibliografías" es
eliminado debido a que se integra al procedimiento GIB-PR-010,
"Servicio de Búsqueda y Recuperación de Información", el cual
contiene especificado de manera precisa y completa el Servicio
de Elaboración de Bibliografías, y además, tiene en cuenta la
relación entre los distintos Servicios de Referencia ofrecidos por el
Sistema de Bibliotecas de manera presencial o mediante correo
electrónico.
FORMATOS MODIFICADOS
GIB-PR-010-FR-007,
FORMATO REPORTE
DE SERVICIOS DE
REFERENCIA (Ver
Anexo 64)
La Función del Formato es: Reportar periódicamente los
Servicios de Referencia brindados en las Unidades de
Información del Sistema de Bibliotecas.
CONTROL DE CAMBIOS: El formato GIB-FR-007, "Solicitud de
Información" cambia de nombre a "Formato Reporte de Servicios
de Referencia" y de código a "GIB-PR-010-FR-007", para dar
alcance a la actualización del procedimiento GIB-PR-010,
"Servicio de Búsqueda y Recuperación de Información", el cual
contiene el Servicio de Conmutación Bibliográfica y el Servicio de
Elaboración de Bibliografías.
El formato del documento cambia de Word a Excel y la forma del
documento deja de ser una encuesta y se convierte en una
planilla. Además, se agregó un campo para registrar el
responsable que diligencia el documento y la Biblioteca a la cual
pertenece, así como las respectivas columnas para el registro de
los Servicios de Referencia brindados en cada Unidad de
Información.
Fuente: Elaboración propia.
Tabla 20. Consolidado Documentación del Procedimiento GIB-PR-011, Servicio de Extensión Cultural.
GIB-PR-011, SERVICIO DE EXTENSIÓN CULTURAL (Ver Anexo 65)
El Objetivo del Procedimiento es: Promover la extensión, integración y desarrollo de la
Comunidad Académica y de la región, mediante programas y eventos que permitan la
difusión del conocimiento humanístico, social, científico, tecnológico y/o artístico con el fin de
beneficiar a la sociedad.
Este documento da alcance a la gestión del Servicio de Extensión Cultural por parte del
Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Fuente: Elaboración propia.
98
Tabla 21. Consolidado Documentos Remanentes del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica.
DOCUMENTOS REMANENTES ELIMINADOS
GIB-PR-006, INFORME
DE ACREDITACIÓN
El procedimiento GIB-PR-006, "Informe de Acreditación" es
eliminado debido a que pertenece al Proceso CPE-AA-03,
"Autoevaluación y Acreditación", el cual da los lineamientos y
directrices que debe contener el informe entregado por el Sistema
de Bibliotecas. Además, los requerimientos y solicitudes de
acreditación surgen de ese Proceso únicamente.
GIB-PR-006-IN-001,
INSTRUCTIVO PARA
EL INFORME DE
ACREDITACIÓN
El instructivo GIB-PR-006-IN-001, "Instructivo para el Informe de
Acreditación" es eliminado debido a que no cumple de manera
adecuada su función como Instructivo, y la información que
contiene no aporta las pautas suficientes para realizar los
Informes de Acreditación, solo indica los títulos y subtítulos de los
contenidos. Además, no cumple con la Guía de Normalización de
Documentos del SIGUD, ya que le hace falta la Base Legal, los
Documentos y Registros, y los Responsables.
FORMATOS REMANENTES CREADOS
GIB-FR-005, FORMATO
ENTREGA DE
CREDENCIALES
SISTEMA DE
BIBLIOTECAS (Ver
Anexo 66)
La Función del Formato es: Entregar las credenciales del
Sistema de Bibliotecas a la Dirección una vez terminado el
contrato.
GIB-FR-011,
AUTORIZACIÓN DE
PUBLICACIÓN DE
VIDEOS,
CONFERENCIAS,
TALLERES, CLASES,
PRESENTACIONES
(Ver Anexo 67)
SIN CAMBIOS
GIB-FR-017, FORMATO
SOLICITUD DE
PUBLICACIÓN DE
INFORMACIÓN (Ver
Anexo 68)
La Función del Formato es: Solicitar al Comité de
Comunicaciones del Sistema de Bibliotecas, la publicación de
determinada información a través de los distintos canales de
comunicación requeridos.
99
GIB-FR-018, FORMATO
PLANILLA DE
INFORMACIÓN (Ver
Anexo 69)
La Función del Formato es: Entregar el contenido a difundir,
completo y organizado, de una solicitud de publicación de
información.
Fuente: Elaboración propia.
8.3. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN BASE DE TIEMPOS DE
CARGAS LABORALES
Para el levantamiento de la información base de tiempos de cargas laborales del
Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, se realizaron entrevistas
grupales e individuales con los funcionarios de la Sección de Biblioteca de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Los tiempos y frecuencias de las
actividades laborales fueron diligenciados en el formato “GDTH-IN-002-FR-001,
Matriz de Levantamiento de Cargas Laborales” entregado por la División de
Recursos Humanos.
Una vez validada y aprobada la información por el Gestor y el Líder del Proceso, y
firmadas todas las matrices de tiempos por el personal entrevistado, se realizó la
entrega de ciento doce (112) matrices en físico y digital al personal de la División
de Recursos Humanos encargado del estudio de cargas laborales, mediante una
reunión de retroalimentación y solución de inquietudes acerca del trabajo de
campo realizado por el pasante.
Es importante resaltar que la función del pasante es la recolección de la
información base, el análisis y el estudio de cargas laborales posterior no hacen
parte del presente proyecto.
A continuación, se presenta un resumen sobre las entrevistas de cargas laborales
realizadas entre los meses de agosto y septiembre del año 2017:
100
Tabla 22. Resumen Personal de Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital Entrevistado.
FACULTAD / SEDE
Área de Biblioteca
Cantidad de
Personal Actual
Cantidad de Personal
Entrevistado
Porcentaje de
Entrevistas
ADUANILLA DE PAIBA
Gestión Administrativa 11 10 91%
Selección y Adquisición 2 2 100%
CAIB 7 5 71%
TIC’s 3 0 0%
Servicios de Información 5 5 100%
FACULTAD DE ARTES ASAB
Servicios de Información 4 4 100%
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE
Y RECURSOS NATURALES
Servicios de Información 7 5 71%
SEDE ADMINISTRACIÓN
DEPORTIVA Servicios de Información 2 2 100%
FACULTAD DE INGENIERÍA
Servicios de Información 6 6 100%
FACULTAD DE CIENCIAS Y
EDUCACIÓN – MACARENA A
Servicios de Información 8 8 100%
FACULTAD DE CIENCIAS Y
EDUCACIÓN – CDOSO
Servicios de Información 1 1 100%
FACULTAD DE CIENCIAS Y
EDUCACIÓN – MACARENA B
Servicios de Información 2 1 50%
SEDE POSGRADOS
Servicios de Información 2 2 100%
FACULTAD TECNOLÓGICA
Servicios de Información 9 8 88%
SEDE BOSA PORVENIR
Servicios de Información 2 0 0%
TOTALES ---------- 71 59 83%
Fuente: Elaboración propia.
101
Se entrevistó satisfactoriamente al 83% del personal de la Sección de Biblioteca,
incluyendo funcionarios de planta y contratistas por prestación de servicios. Las
razones por las cuales no se pudo entrevistar al 100% del personal son las
siguientes:
Licencia de maternidad (1 persona)
Incapacidad médica (1 persona)
Transferidos temporalmente a la Sede Bosa Porvenir (2 personas)
Personal de ingreso nuevo en los meses de julio, agosto y septiembre del
año 2017 (8 personas)
En la siguiente tabla se mencionan los cargos y actividades que desempeñan el
personal de Biblioteca que no fue entrevistado, con el fin de entregar la
información lo más completa posible a la División de Recursos Humanos.
Tabla 23. Actividades y Cargos del Personal de Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital sin Entrevistar.
FACULTAD / SEDE
Cargo Actividades
ADUANILLA DE PAIBA
CPS – Profesional Universitario
Realizar la recepción, análisis, y procesamiento técnico del material bibliográfico adquirido.
Realizar control y seguimiento a los procedimientos del Área CAIB.
CPS – Técnico
Realizar la recepción, análisis, procesamiento técnico y distribución del material bibliográfico adquirido.
Controlar y verificar las existencias de material bibliográfico y mobiliario del CAIB.
CPS – Técnico
Recibir, revisar y distribuir la correspondencia física y digital recibida en Dirección de Biblioteca.
Realizar seguimiento a los requerimientos internos y externos solicitados a la Dirección de Biblioteca.
Verificar y consolidar la nómina del personal CPS de la Sección de Biblioteca.
CPS – Técnico
Brindar soporte a los sistemas de información del Sistema de Bibliotecas.
Realizar control y seguimiento al funcionamiento de la infraestructura tecnológica.
Apoyar proceso de capacitaciones en sistemas y aplicaciones.
102
CPS – Asistencial
Brindar soporte y mantenimiento a los equipos del Sistema de Bibliotecas.
Garantizar el buen estado y funcionamiento de los equipos de Videoteca y Sonoteca.
Realizar visitas técnicas a las Bibliotecas.
CPS – Asistencial
Brindar soporte y mantenimiento a los equipos del Sistema de Bibliotecas.
Garantizar el buen estado y funcionamiento de los equipos de Videoteca y Sonoteca.
Realizar visitas técnicas a las Bibliotecas.
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE
Y RECURSOS NATURALES
CPS – Asistencial
Brindar servicios de información a la Comunidad Universitaria.
Atender requerimientos de referencia y morosidad.
Desarrollar las diferentes actividades requeridas por el Área.
CPS – Asistencial
Brindar servicios de información a la Comunidad Universitaria.
Atender requerimientos de referencia y morosidad.
Desarrollar las diferentes actividades requeridas por el Área.
FACULTAD DE CIENCIAS Y
EDUCACIÓN – MACARENA B
CPS – Asistencial
Brindar servicios de información a la Comunidad Universitaria.
Atender requerimientos de referencia y morosidad.
Desarrollar las diferentes actividades requeridas por el Área.
FACULTAD TECNOLÓGICA
CPS – Profesional Universitario
Gestionar y supervisar los servicios de información brindados a la Comunidad Universitaria.
Atender los requerimientos de paz y salvos, formación de usuarios y RIUD.
Garantizar la correcta prestación de servicios de la Biblioteca de la Facultad Tecnológica.
SEDE BOSA PORVENIR
CPS – Técnico
Brindar servicios de información a la Comunidad Universitaria.
Realizar alertas documentales de material bibliográfico.
Atender requerimientos de referencia y morosidad.
CPS – Técnico
Realizar la planeación y logística de actividades culturales.
Gestionar la realización y desarrollo de actividades culturales.
Fuente: Elaboración propia.
103
8.4. VALIDACIÓN Y AJUSTE DE INDICADORES DEL PROCESO
Inicialmente el Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica contaba con
diez (10) indicadores, de los cuales cinco (5) fueron establecidos por Acreditación
Institucional en el año 2016. El resultado de la actualización de los indicadores se
consolida en la siguiente tabla:
Tabla 24. Actualización de Indicadores del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica - 2017.
INDICADORES
ESTADO INICIAL
Número de indicadores INICIAL 10
ESTADO ACTUAL
Indicadores actualizados 7
Indicadores eliminados 3
Indicadores nuevos 1
Indicadores sin cambios 0
Número de indicadores FINAL 8
Fuente: Elaboración propia.
Los cambios efectuados en los indicadores se justifican a través del ejercicio de
validación realizado en conjunto con el Gestor del Proceso y el personal
encargado de su medición y seguimiento, donde se analizó y ajustó la periodicidad
de las mediciones, la meta o valor esperado, la fórmula, variables e instrucciones
para el cálculo de la fórmula y la interpretación de los datos de cada uno de los
indicadores.
Con el fin de asegurar la facilidad de lectura y comprensión de los indicadores se
realizaron ajustes menores en aquellos que se decidió mantener dentro del
Proceso. La validación de los mismos se presenta a continuación:
104
Tabla 25. Validación de Indicadores del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.
Indicador Pertinencia Observaciones Valor Observaciones Facilidad Observaciones Manejo
del Indicador
GIB-001, Disponibilidad de espacio (área) asignado a los usuarios de la Biblioteca
Medio
La meta de este indicador es un estándar del CNA. Para la UD no se cumple para todas las Bibliotecas ya que la infraestructura física es deficiente respecto al número de usuarios que atiende.
Alto
Es importante para el Sistema de Bibliotecas porque permite identificar la necesidad de infraestructura física para el préstamo de servicios de información.
Medio
La información se obtiene de la División de Recursos Físicos y de la Oficina Asesora de Sistemas.
Mantener
GIB-002, Índice de crecimiento en el número de títulos
Alto
Está directamente involucrado con la gestión del Sistema de Bibliotecas para la adquisición de material bibliográfico.
Alto
Da alcance al PED 2018-2030 en la Estrategia 4.7 Fortalecer la gestión de la información y la memoria institucional, garantizando la disponibilidad de la misma a la Comunidad.
Alto
La información se obtiene del SIB - ALEPH. Cambiar periodicidad de la medición a Semestral, debido a diferentes tiempos de recepción de material bibliográfico nuevo.
Mantener
GIB-003, Disponibilidad Recursos Tecnológicos
Medio
Está asociado con el procedimiento GIB-PR-003, Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos.
Medio
En los últimos años el préstamo de portátiles ha sido un servicio clave para la Comunidad Académica.
Alto
La información se obtiene del SIB - ALEPH. Cambiar periodicidad de la medición a Semestral, debido a diferentes tiempos de recepción de recursos
Mantener
105
tecnológicos nuevos.
GIB-004, Satisfacción del Usuario
Alto Indicador de Impacto y Efectividad importante para evaluar el Proceso.
Alto
Herramienta para valorar la imagen del Sistema de Bibliotecas percibida por la Comunidad Académica.
Medio
Realizar las encuestas y su posterior análisis consume una cantidad moderada de tiempo y recursos humanos.
Mantener
GIB-005, Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año
Alto
Está asociado con el procedimiento GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico.
Alto
Da alcance al PED 2018-2030 en el Lineamiento 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones institucionales para el cumplimiento de las funciones universitarias y el bienestar de la comunidad.
Medio
Se dificulta la obtención de estadísticas del material bibliográfico que no se encuentra en el SIB - ALEPH. Cambiar periodicidad de la medición a Trimestral.
Mantener
GIB-AC-006, Participación de profesores en la adquisición de material bibliográfico y de servicios de información
Medio
El indicador es compartido entre Gestión de la Información Bibliográfica y Gestión Docencia. Se depende de las políticas de los Proyectos Curriculares adscritos por Facultad.
Alto
Permite verificar el nivel de participación de los Docentes con el Sistema de Bibliotecas.
Bajo
Los datos no son manejados por el Sistema de Bibliotecas, por lo tanto obtener la información puede llegar a ser demorado. Tramitología con otras dependencias.
Modificar
GIB-AC-007, Número y descripción de otras unidades bibliográficas y de información
Medio
Está relacionado con el nivel de prestación de servicios, sin embargo el Sistema de Bibliotecas no se articula con las
Bajo
Es valioso contar con la información y comunicación con Unidades de Información externas al Sistema de Bibliotecas, sin embargo,
Bajo
No se tiene comunicación estable con Unidades de Información externas a la Sección de Bibliotecas.
Eliminar
106
que existen en diferentes dependencias académicas de la institución
Unidades de Información externas a ella creadas por las diferentes Facultades de la Universidad.
dicha información en formato de tabla descriptiva no se considera un indicador.
GIB-AC-008, Número de títulos, volúmenes y listado de bibliografía e información de que disponen
Bajo
Este indicador se encuentra registrado con anterioridad por el Sistema de Bibliotecas, donde se mide el aumento de la colección en sus diferentes formas y formatos (títulos, ejemplares, volúmenes). GIB, 002.
Medio
Este indicador solo muestra totales, en cambio el GIB, 002 indica el aumento de la colección, por lo tanto no sirve para medir el desempeño del Proceso.
Medio
Se dificulta la obtención de estadísticas del material bibliográfico que no se encuentra en el SIB - ALEPH.
Eliminar
GIB-AC-009, Estadísticas de los servicios prestados por la biblioteca y las diferentes unidades de información especializadas, en los últimos tres años: número de consultas discriminadas, por libros, revistas, material audiovisual, base de datos y
Bajo
Este indicador se encuentra registrado con anterioridad por el Sistema de Bibliotecas, donde se mide el porcentaje de uso de la colección de material bibliográfico. GIB, 005.
Medio
Este indicador solo muestra totales, en cambio el GIB, 005 indica la tasa de utilización de la colección de material bibliográfico, por lo tanto no sirve para medir el desempeño del Proceso.
Medio
Se dificulta la obtención de estadísticas de la información que no se encuentra en el SIB - ALEPH.
Eliminar
107
estudiantes, información para los últimos tres años
GIB-AC-010, Índice de inversión bibliográfica
Alto Relacionado con la capacidad para cumplir el objetivo del Proceso.
Alto
Es importante para el Sistema de Bibliotecas porque permite identificar el nivel de inversión aportado por la Universidad, y cualquier desviación presentada.
Alto
Los valores siempre están disponibles para su consulta, debido a los informes de inversión realizados.
Mantener
GIB-XXX, Índice de crecimiento en la prestación de servicios de información (NUEVO)
Alto
Está asociado con el nivel de atención de usuarios mediante los servicios de información, lo cual impacta directamente al objetivo del Proceso.
Alto
El Sistema de Bibliotecas no solo registra y evalúa los servicios de préstamos, también los otros servicios de información: Formación de Usuarios, PIB, RIUD, Préstamo de Recursos Tecnológicos y Espacios, etc.
Medio
Se dificulta la obtención de estadísticas debido a que gran parte de los datos no se encuentran en el SIB - ALEPH. La periodicidad de la medición se estableció de manera Semestral.
Elaborar
Fuente: Elaboración propia.
108
Los ajustes de los indicadores y la elaboración de uno nuevo, quedaron
debidamente registrados en el formato utilizado por el SIGUD “GI-GUI-002-FR-004,
Hoja de Vida Indicadores”, obteniendo como resultado los siguientes anexos:
a) Anexo 70. Indicador GIB-001, Disponibilidad de espacio (área) asignado a
los usuarios de la Biblioteca.
b) Anexo 71. Indicador GIB-002, Índice de crecimiento de la colección
bibliográfica (ejemplares).
c) Anexo 72. Indicador GIB-003, Disponibilidad de recursos tecnológicos.
d) Anexo 73. Indicador GIB-004, Satisfacción del usuario.
e) Anexo 74. Indicador GIB-005, Nivel de consulta de la colección bibliográfica
al año.
f) Anexo 75. Indicador GIB-006, Participación de profesores en la adquisición
de material bibliográfico y de servicios de información.
g) Anexo 76. Indicador GIB-010, Índice de inversión bibliográfica.
h) Anexo 77. Indicador GIB-XXX, Índice de crecimiento en la prestación de
servicios de información. (La codificación de este indicador será asignada
internamente por el SIGUD)
8.5. VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS DEL
PROCESO
8.5.1. Mapa de Riesgos
Para la validación del Mapa de Riesgos del Proceso, se realizó en primera
instancia un análisis del contexto estratégico del mismo dando como resultado una
Matriz DOFA (Ver Anexo 78), donde se identificaron los factores internos
(fortalezas y debilidades) y factores externos (oportunidades y amenazas) del
Proceso.
Luego se procedió con la identificación de las situaciones o actividades
generadoras de riesgos y que pueden afectar el logro de los objetivos del Proceso,
con base en el contexto previamente analizado. Este ejercicio se llevó a cabo
mediante la combinación por parejas de los factores internos y externos
establecidos, obteniendo como resultado las causas internas y externas de los
riesgos actualmente identificados en el Mapa de Riesgos (Ver Anexo 79).
109
Una vez establecido el contexto estratégico del Proceso, se realizó la actualización
del Mapa de Riesgos por medio de reuniones con el Gestor del Proceso y el
personal designado por el mismo. En las sesiones de trabajo se analizaron y
reevaluaron las causas, consecuencias, probabilidad e impacto de cada uno de los
riesgos según la experticia y experiencia de la mesa de trabajo, y teniendo como
punto de referencia el “GI-MG-001, Manual de Gestión para la Administración de
Riesgo” entregado por el SIGUD.
También se actualizaron los controles existentes de los riesgos revisados, donde
se ajustaron los niveles de documentación, aplicación, efectividad y seguimiento
de los mismos; adicionalmente, se registraron en el Mapa de Riesgos los nuevos
controles aplicados en la actualidad.
En resumen, se ajustaron los siete (7) riesgos identificados en el 2016 y se agregó
un octavo riesgo; en la siguiente tabla se presenta la actualización de los mismos:
Tabla 26. Actualización de los Riesgos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.
Riesgo Causas Consecuencias
1. Falta de material
bibliográfico para la
prestación del servicio.
Descripción Bibliográfica inadecuada del material bibliográfico.
Control y verificación del procesamiento del material bibliográfico.
Poco personal requerido para la recepción, catalogación y entrega de material bibliográfico.
Aumento de contratación de personal idóneo que cumpla con el perfil requerido.
Falta de requerimientos de información actualizados por parte de la Comunidad Académica a través de los Syllabus.
Solicitud de Syllabus actualizados a los Proyectos Curriculares.
Desconocimiento por parte de la Comunidad Académica del material bibliográfico adquirido por la Biblioteca.
Alertas e informes de adquisición de material bibliográfico a la Comunidad Académica.
Ubicación topográfica del material bibliográfico inadecuada por parte del personal de Biblioteca y de los usuarios.
Mantenimiento de las colecciones (organización del material bibliográfico).
2. Pérdida o deterioro de
material bibliográfico.
Infraestructura física en condiciones no adecuadas.
Mala prestación del servicio en Bibliotecas.
Deterioro físico del material por manipulación (factores biológicos, humano).
Disminución del préstamo del material y afectación en el apoyo a la Academia.
Pérdida o hurto de material bibliográfico.
El material bibliográfico no puede ser prestado. Colecciones incompletas.
Catástrofes naturales (inundaciones, incendios, temblores, etc.), que
Deterioro por condiciones biológicas y ambientales del material
110
generen alteración del estado de conservación y prestación de los servicios.
bibliográfico, por tener colecciones expuestas a agentes externos (hongos, ácaros, polillas, bacterias).
Devolución de material bibliográfico en la Biblioteca que no corresponde.
Material bibliográfico con baja circulación o fuera de circulación.
Préstamo de material bibliográfico fuera del SIB-ALEPH.
Pérdida de material de la biblioteca que puede ocasionar investigaciones disciplinarias.
3. Percepción deficiente de los
usuarios con respecto a la calidad de los
servicios ofrecidos por
Biblioteca.
Carencia y/o deficiencia de infraestructura tecnológica de redes de comunicación de la Universidad.
Detrimento de la imagen de la Biblioteca con respecto a los servicios que presta.
No hay un sistema unificado de usuarios de la Universidad.
No se logra atender a todos los usuarios que conforman la Comunidad Académica.
Obsolescencia de equipos. Mala imagen, no uso y/o desconocimiento de los servicios de la Biblioteca.
El usuario no está capacitado para el uso de los servicios de Biblioteca.
No aprovechamiento de los servicios prestados por Biblioteca.
4. Ejecución inadecuada de actividades del
Proceso.
Inadecuada ejecución de algunas actividades de los procedimientos.
Ausencia de mejoramiento continuo del Proceso.
Carencia de personal necesario para la prestación de los servicios.
No cumplimiento de las actividades misionales del Proceso.
Personal no capacitado y que no cumple con el perfil del cargo que desempeña.
Fallas en la ejecución de los procedimientos, que acarrearían demoras y posibles sanciones.
Comunicación poco efectiva para realizar las labores y los requerimientos.
Demoras y reprocesos para el desarrollo de las labores y requerimientos.
Tipo de contratación del personal de la Universidad (CPS) y alta rotación del mismo.
Falencias en el desarrollo de los procedimientos.
Tramitología para la generación, revisión y aprobación de información.
Demoras en la difusión y respuesta de requerimientos.
5. Demoras en la ejecución
presupuestal.
Demora en la elaboración de fichas técnicas por parte de la Biblioteca.
Límites de tiempo de ejecución presupuestal agotados para radicar.
Falta de soportes (cotizaciones, documentos de proveedores) por parte de los proveedores para los estudios económicos que soportan la ficha técnica.
No se puede seguir con el proceso de elaboración y aprobación de ficha técnica.
Variación en la TRM haciendo menos eficiente el presupuesto asignado.
Limita la contratación de algunos recursos o productos para la prestación de los servicios de Biblioteca.
Ajustes posteriores a la ficha técnica por otras dependencias.
Límites de tiempo de ejecución presupuestal gestionados por otras instancias.
111
6. Fallas en las conexiones de
red de la Biblioteca.
Intermitencias en las conexiones de red.
Insatisfacción de los usuarios internos y externos. No difusión de la información y no desarrollo de actividades propias de los procedimientos del Sistema de Bibliotecas.
Carencia en la comunicación para adelantar protocolos de mantenimiento de infraestructura tecnológica (hardware) de la Universidad.
Daño de los equipos y retraso en las actividades del Proceso.
Insuficiencia de contratos de soporte de mantenimiento de los equipos.
Deterioro de los equipos y sistemas de información de la Biblioteca.
7. Incumplimiento
de las obligaciones
contractuales de una de las
partes.
La no idoneidad de los contratistas. No se desarrolla el objeto contractual adecuadamente.
Incumplimiento de las condiciones previstas en el contrato por parte de la Universidad.
Sanciones económicas y disciplinarias para la Universidad y/o el contratista.
Incumplimiento de las condiciones previstas en el contrato por parte del contratista.
No se desarrolla el objeto contractual adecuadamente.
Evaluación deficiente de las pólizas. Reproceso de actividades contractuales, validez y cobertura de las pólizas.
Falta de evaluaciones psicotécnicas para la selección de nuevo personal.
No cumplimiento de los productos y/o servicios acordados en los contratos.
8. Disturbios y manifestaciones
en la Universidad
Distrital por la Comunidad Académica.
Insatisfacción de la Comunidad Académica por las reformas en la educación y/o de la Universidad Distrital.
Suspensión temporal del servicio en Biblioteca.
Riesgos a la integridad física de las personas (por inhalación, incendios, entre otros).
Ajustes a las fechas de préstamos, lo cual genera insatisfacción de los usuarios.
Fuente: Elaboración propia.
El Mapa de Riesgos completo se puede visualizar en el Anexo 80. Mapa Integral
de Riesgos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.
8.5.2. Plan de Mejoramiento
El Plan de Mejoramiento propuesto y avalado para el Proceso de Gestión de la
Información Bibliográfica busca mitigar aquellos riesgos cuya zona residual está
por encima del rango bajo y bajo-aceptable, con el fin de dar cumplimiento a la
Política de Administración del Riesgo de la Universidad Distrital.
112
Tabla 27. Plan de Mejoramiento del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.
Fuente: Elaboración propia.
Acciones Planteadas
Capacitación y socialización sobre los
procedimientos del Proceso. Control y
seguimiento a los servicios.
1 2 2018 1 5 2018
Proyección de personal requerido según
las necesidades de Biblioteca.6 11 2017 30 3 2018
Realizar campañas de sensibilización,
motivación y capacitación con el fin de
fortalecer las competencias
informacionales, de liderazgo y trabajo en
equipo del personal de Biblioteca.
1 2 2018 1 2 2019
Generar planes de contingencia y
documentar apropiadamente los
procedimientos.
6 11 2017 6 11 2018
Solicitar a la Red de Datos que garantice
el funcionamiento de Internet para atender
las necesidades de información de los
usuarios en el Sistema de Bibliotecas.
6 11 2017 6 11 2018
Fortalecer el personal del Área TIC en
Biblioteca encargado de adelantar el
soporte y mantenimiento del Sistema de
Bibliotecas.
6 11 2017 6 11 2018
PLAN DE MEJORAMIENTO 2017 - PROCESO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICA
Ejecutor
Jefe de Sección de
Biblioteca y CPS
Profesional TIC's.
Jefe de Sección de
Biblioteca y CPS
Profesional TIC's.
Ejecución inadecuada
de actividades del
Proceso: Inadecuada
aplicación por parte del
Personal de Biblioteca de
los procedimientos
propios del cargo.
CPS Profesionales
Líderes de cada
procedimiento.
Jefe de Sección de
Biblioteca y CPS
Profesionales Líderes
de cada procedimiento.
Jefe de Sección de
Biblioteca en conjunto
con la División de
Recursos Humanos.
Jefe de Sección de
Biblioteca y CPS
Profesionales Líderes
de cada procedimiento.
Fallas en las
conexiones de red de
la Biblioteca: Dificultad
para el correcto
desarrollo y prestación
de servicios de Biblioteca
a la Comunidad
Académica.
Preventivo
Tipo de contratación del
personal de la Universidad
(CPS) y alta rotación del
mismo.
Porcentaje
Porcentaje
Número
Porcentaje
Descripción del
Hallazgo
Indicador de
Seguimiento y
Cumplimiento
(Número de
capacitaciones realizadas
/ Total de capacitaciones
programadas)*100%
Intermitencias en las
conexiones de red.Correctivo
Jefe de Sección de
Biblioteca
Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha Inicio
Jefe de Sección de
Biblioteca
Comunicación poco efectiva
para realizar las labores y los
requerimientos.
Jefe de Sección de
Biblioteca
Jefe de Sección de
Biblioteca
Responsable de la
Acción
Preventivo
Carencia de personal
necesario para la prestación
de los servicios.
Preventivo
(Personal contratado /
Personal
proyectado)*100%
Unidad de
medida
Porcentaje
Carencia en la comunicación
para adelantar protocolos de
mantenimiento de
infraestructura tecnológica
(hardware) de la Universidad.
Preventivo Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha de
Cierre
Inadecuada ejecución de
algunas actividades de los
procedimientos.
Preventivo
Causas del Hallazgo
Tipo Acción
(Preventiva,
Correctiva, de
Mejora)
(Número de actividades
realizadas / Total de
actividades de
sensibilización y
motivación
programadas)*100%
• Total planes de
contigencia establecidos
• Total documentación
elaborada
(Número de Bibliotecas
intervenidas / Total de
Bibliotecas)*100%
(Número de actividades
realizadas / Total de
actividades programadas
para el fortalecimiento del
Área TIC)*100%
Porcentaje
113
9. CONCLUSIONES
A través del trabajo realizado durante la pasantía se logró normalizar
satisfactoriamente toda la documentación asociada al Proceso de Gestión
de la Información Bibliográfica enmarcado en el Modelo de Operación por
Procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, sin embargo
esta es una labor que debe ser realizada constantemente con el fin de
mantener lo más actualizado posible el Proceso, labor que es
responsabilidad del Gestor del Proceso y su equipo de trabajo con el
acompañamiento del Equipo SIGUD.
El ejercicio de benchmarking realizado en distintas universidades
nacionales que cuentan con un Sistema Integrado de Gestión, facilitó la
identificación de ajustes requeridos en la documentación del Proceso de
Gestión de la Información Bibliográfica y sirvió como soporte para las
propuestas de mejoras implementadas por el pasante.
La actualización de la documentación del Proceso de Gestión de la
Información Bibliográfica se enfocó en dos aspectos principales:
1. Unión de procedimientos que compartían similitudes considerables.
2. Normalización de guías, instructivos y formatos realizados por la
Sección de Biblioteca, los cuales no habían sido presentados al
SIGUD.
Para el levantamiento de información de cargas laborales se utilizó el
Método de Estándares Subjetivos, donde se manejan tres (3) tiempos
diferentes para una misma actividad, lo cual permitió reducir la
incertidumbre de las actividades con tiempos altamente variables. Por
ejemplo, las actividades de realización de informes de gestión pueden durar
desde dos (2) horas, cuatro (4) horas o incluso hasta varias sesiones de
trabajo, esta clase de información quedó registrada a través del uso de
distintos tiempos (mínimo, promedio y máximo), permitiendo contemplar
adecuadamente el tiempo estimado de duración de este tipo de actividades.
La Sección de Biblioteca de la Universidad Distrital es la dependencia
responsable del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica, sin
114
embargo, durante el desarrollo de la pasantía se identificó que el personal
asignado a esta dependencia también desarrolla procedimientos de otros
Procesos, tales como: elaboración de nómina de personal CPS, elaboración
de fichas técnicas, seguimiento y control de contratos, realización de
inventarios, gestión documental, entre otras. Esto se debe al crecimiento de
la dependencia y a la falta de apoyo de otras instancias de la Universidad,
lo que genera una sobrecarga de responsabilidades y actividades que no
hacen parte del objetivo del Proceso, las cuales consumen una cantidad
considerable de recursos de la Sección de Biblioteca.
La validación y ajuste de los indicadores del Proceso de Gestión de la
Información Bibliográfica, contribuye a evaluar el desempeño y
cumplimiento del objetivo del Proceso y de los lineamientos establecidos en
el futuro Plan Estratégico de Desarrollo 2018-2030 de la Universidad
Distrital, en este orden de ideas, el SIGUD es responsable de continuar con
el proceso de medición y seguimiento mediante la herramienta SpagoBi,
permitiendo que los indicadores apoyen el monitoreo real del
comportamiento del Proceso así como la toma de decisiones por parte del
Gestor y el Líder del Proceso.
La validación y actualización de los riesgos y controles generaron como
resultado un Mapa Integral de Riesgos más acorde a la realidad del
Proceso, lo cual permitió desarrollar una Gestión del Riesgo más pertinente
y coherente mediante la elaboración de un Plan de Mejoramiento que busca
aumentar la probabilidad de cumplimiento de los objetivos del Proceso, a
través de la mitigación de los eventos negativos identificados que impiden
la correcta ejecución de los procedimientos. Es importante tener en cuenta
que con el transcurrir del tiempo se puede contar con mayor información y
por tanto aumentar el conocimiento acerca del riesgo, es posible revisar los
controles establecidos y mejorarlos, a fin de contribuir a la mejora continua
del Proceso.
115
10. RECOMENDACIONES
Para que el Sistema Integrado de Gestión se implemente de forma
adecuada se deben identificar, documentar y socializar en su totalidad
todos los procedimientos que generen valor a la Universidad, de igual
manera es necesario crear y aplicar estrategias de socialización dirigidas a
los funcionarios involucrados en los procedimientos. Con el fin de
consolidar el compromiso con el SIGUD por parte de las diferentes
dependencias, se recomienda fortalecer las estrategias de comunicación.
Continuar con el apoyo de estudiantes y docentes del proyecto curricular de
Ingeniería Industrial en actividades de actualización y seguimiento del
Sistema Integrado de Gestión, tales como la medición de los indicadores, la
toma de evidencias y muestreo de los mismos, el seguimiento de los
controles establecidos en el Mapa de Riesgos documentado y el
mejoramiento continuo del Proceso de Gestión de la Información
Bibliográfica.
La Universidad Distrital Francisco José de Caldas debe fortalecer la
comunicación y articulación entre dependencias y Procesos, para poder
reducir la tramitología y las actividades que no generan valor agregado,
situación recurrente e identificada a lo largo de la pasantía.
El estudio posterior de cargas laborales llevado a cabo por la División de
Recursos Humanos, debe tener en cuentas las siguientes consideraciones
propias del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica:
- La cantidad de servicios y el flujo de usuarios varía según cada Facultad,
lo que afecta las cargas laborales de cada persona según su asignación.
- La Sección de Biblioteca cuenta con un Área Administrativa robusta
debido a la realización de procedimientos de otros Procesos, lo cual se
ve reflejado en las actividades complementarias de algunos funcionarios.
Dar inicio al uso de software y sistemas de información destinados al diseño,
desarrollo, implementación y soporte del Sistema Integrado de Gestión, con
el fin de facilitar el registro de información por parte de los funcionarios
responsables, específicamente en el diligenciamiento y reporte periódico de
indicadores y planes de mejoramiento.
116
BIBLIOGRAFÍA
BELTRÁN, Jesús. Indicadores de gestión: guía práctica para estructurar
acertadamente esta herramienta clave para el logro de la competitividad. Bogotá:
3R Editores, 1998.
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Chile 2014.
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establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C. 1993.
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dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden
nacional. Bogotá D.C. 1998.
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crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y
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Construcción de Indicadores de Gestión, Versión 2, Bogotá, 2012.
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Implementación Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano
MECI 1000:2013.
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Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Sistema de Gestión
de la Calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades
prestadoras de servicios.
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Técnica de Calidad NTC 1486, Editorial ICONTEC, Bogotá, Sexta Actualización,
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Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión. Bogotá D.C.:
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UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Guía para la
Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión SIGUD. Bogotá D.C.:
Oficina Asesora de Planeación y Control, 2014.
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Instructivo para
Levantamiento de Información de Cargas Laborales. Bogotá D.C.: Oficina Asesora
de Planeación y Control, 2014.
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Manual de Gestión
para la Administración de Riesgo. Bogotá D.C.: Oficina Asesora de Planeación y
Control, 2015.
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Desarrollo 2008 – 2016 de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Servicios de Biblioteca.
http://www.javeriana.edu.co/biblos/servicios
SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. Norma
Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión NTD-SIG 001:2011.
http://portel.bogota.gov.co/secretariageneral/dddi/educacion/docs/anexo_decreto_
652_2011_ntdsig.pdf
SISTEMA DE BIBLIOTECAS UNIVERSIDAD DISTRITAL. Información General.
http://sistemadebibliotecas.udistrital.edu.co:8000/
SISTEMA DE INFORMACIÓN SECRETARÍA GENERAL SISGRAL. Consulta de
documentos y normatividad de la Universidad Distrital.
https://sgral.udistrital.edu.co/xdata/
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Misión y Visión de
la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
http://www.udistrital.edu.co/universidad/quienes-somos/mision/
UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER. Sistema de Gestión Integrado.
https://www.uis.edu.co/webUIS/es/sistemaGestionIntegrado/index.html
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. SIGA: Sistema Integrado de Gestión
Académica, Administrativa y Ambiental. http://unal.edu.co/en/siga.html
119
ANEXOS
120
Anexo 1. Aviso de Convocatoria para la Realización de Pasantías como Opción de Grado.
121
122
123
Anexo 2. Circula de Rectoría. Presentación del Proyecto “Construcción y actualización de información base para el desarrollo y avance de la Política 4: Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano, dentro del marco del Plan Estratégico de Desarrollo 2008-2016 de la Universidad Distrital Francisco José De Caldas”.
124
Anexo 3. Ficha de Caracterización del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 4. Normograma del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica. (Ver archivo digital adjunto).
125
Anexo 5. Procedimiento GIB-PR-001, Desarrollo de Colecciones.
126
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
06/13/2017 01 Elaboración de Documento.
OBJETIVO
Desarrollar las colecciones de las Bibliotecas a través de sus diferentes formas de adquisición
(compra, canje y donación) y formatos (físico y digital), con información bibliográfica de calidad,
actualizada, oportuna y pertinente para satisfacer las necesidades de información de la Comunidad
Académica.
ALCANCE
Inicia con la recepción de solicitudes de material bibliográfico a adquirir (compra, canje o donación)
y finaliza con la disposición del material bibliográfico en las diferentes Bibliotecas.
BASE LEGAL
Ley 23/1982, Sobre Derechos de Autor en Colombia.
Ley 30/1992, Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior; Art. 108. - Las
instituciones de Educación Superior tendrán la obligación de proporcionar a los estudiantes
servicios adecuados y actualizados de bibliotecas.
Ley 44/1993, Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1944.
Decisión Andina 351/1993, Régimen común sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos.
Manifiesto de la IFLA/UNESCO/1994, Sobre la Biblioteca Pública.
Ley 527/1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 719/2001, Por la cual se modifican las Leyes 23 de 1982 y 44 de 1993 y se dictan otras
disposiciones.
Directrices IFLA/UNESCO/2001, Para el desarrollo del servicio de Bibliotecas Públicas.
Decreto 3942/2010, Por el cual se reglamentan las Leyes 23 de 1982, 44 de 1993 y el artículo 2°,
literal c) de la Ley 232 de 1995, en relación con las sociedades de gestión colectiva de derecho de
autor o de derechos conexos y la entidad recaudadora y se dictan otras disposiciones.
Norma ISO 11620/2014, Sobre Indicadores de Rendimiento para Bibliotecas.
Decreto 1075/2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Educación; Art. 2.5.3.2.2.1. - Evaluación de las condiciones de calidad de los programas; Numeral 8
- Medios Educativos.
(RCAA2) Reglas de Catalogación Angloamericanas 2° Edición/2003, Conjunto de reglas que se
aplican a la descripción bibliográfica.
(SCDD) Sistema de Clasificación Decimal Dewey 21° Edición/2000, Sistema de clasificación de
Bibliotecas.
(LEMB Digital) Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas Digital, Lenguaje
normalizado para la catalogación y clasificación de material documental.
DEFINICIONES
Adquisición: Obtención de material bibliográfico, a través de su forma (compra, canje o donación)
con el propósito de incrementar y complementar la colección de las Bibliotecas.
Base de Datos: Consiste en una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son
recolectados y utilizados por los sistemas de información. Una base de datos tiene que ser
compacta, fácilmente accesible, rápida, cómoda y debe ofrecer la información actual sometida a la
última actualización.
127
CAIB: Centro de Análisis de Información Bibliográfica. Área de la Sección de Biblioteca encargada
de realizar el análisis y catalogación del material bibliográfico.
Canje: Adquisición de publicaciones (periódicas, libros) de carácter científico y académico, mediante
intercambio establecido a través de un convenio entre instituciones.
Catalogación: Es el proceso de escribir los elementos informativos que permiten identificar un
documento y de establecer los puntos de acceso que van a permitir recuperarlo por autor, título o
materia que se conocen de antemano aplicando reglas ya establecidas internacionalmente.
Colección: Es el material bibliográfico que tiene disponible una Biblioteca.
Colección de audiovisuales: Compuesta por DVD, CD, videos, mapas, planos, diapositivas, casetes,
entre otros.
Colección de hemeroteca: Compuesta por publicaciones seriadas, boletines, diarios, semanarios,
entre otros.
Colección de referencia: Constituida por las obras de información que, por sus objetivos,
características y contenido, permiten obtener información de manera, ágil y rápida, tales como:
Enciclopedias, Diccionarios, Guías, Anuarios, Atlas, Bibliografías, Manuales y Compendios.
Colección de reserva: Conformada por los materiales que han sido seleccionados de la colección
general, por ser requerido por los docentes, un grupo numeroso de usuarios o a juicio del
personal encargado del servicio de cada una de las Bibliotecas de Facultad, necesarios para
trabajos de investigación o complemento para las clases.
Colecciones especiales: Compuesta por documentos que vienen presentados en formato diferente
del impreso: electrónico o digital.
Colección general: Compuesta por los diferentes libros, monografías y documentos de carácter
general o especializado en las diferentes áreas de los programas académicos que ofrece la
Universidad.
Colección institucional (Memoria institucional): Constituida por aquellos documentos publicados
y editados por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Colección monografías de grado: Conformada por los trabajos de grado y monografías que los
estudiantes presentan para obtener el título universitario de pregrado y postgrado.
Compra: Adquisición de material bibliográfico en cualquiera de sus formatos (físico y digital),
mediante el uso de un presupuesto determinado.
Comunidad Académica: Se define Comunidad Académica a los estudiantes, docentes, grupos de
investigación e Instituciones de Educación, que participan activamente en el desarrollo del
conocimiento.
Cotización: Documento que se solicita a un proveedor, en el cual se establece el precio, la
descripción del bien o servicio a adquirir, la cantidad y las condiciones de entrega. Este documento
no genera ningún tipo de compromiso contractual.
Donación: Transacción realizada por cualquier persona natural o jurídica. Sea o no miembro de la
comunidad universitaria, el cual tenga la intención de donar al SIBUD, material bibliográfico o
hemerográfico de valor o interés académico, investigativo y cultural.
Material bibliográfico: Es todo material físico o digital, desde el cual se maneje alguna información
de interés, el cual puede ser almacenado de manera bibliográfica para hacer referencia del mismo y
para su fácil manejo.
Placa de inventario: Placa de identificación autoadhesiva de un bien (material bibliográfico), la cual
contiene: el logotipo de la Universidad Distrital, un código o número que identifique el bien o el
activo y el código de barras para lectura mediante escáner óptico.
Precatalogación: Es el conjunto de actividades para el ingreso preliminar del material bibliográfico
adquirido al SIB - ALEPH, lo cual consiste en el ingreso de los datos más relevantes del material
bibliográfico.
Publicaciones seriadas: Publicación de periodicidad fija cuyos ejemplares se suceden en orden
numérico y/o cronológico, con título común y numeración fija preestablecida.
Recursos electrónicos: Recursos especializados contratados que permiten acceso a documentos en
formato electrónico y digital, los cuales pueden ser consultados a través de plataformas virtuales.
128
Selección: Identificación y elección del material bibliográfico pertinente que se integrará a las
colecciones de las Bibliotecas.
Selección y Adquisición: Área de la Sección de Biblioteca encargada de realizar la adquisición del
material bibliográfico solicitado, a través de sus diferentes formas (compra, canje o donación).
Suscripción: Medio por el cual se adquiere el derecho a utilizar un recurso electrónico o a recibir
publicaciones seriadas a través de instituciones y/o editoriales que ofrecen estos servicios. Las
suscripciones se realizan por un tiempo mínimo de un (1) año.
SIB - ALEPH: Sistema de Información Bibliográfico de la Biblioteca.
SIBUD: Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Traslado interno: Acción de donar material bibliográfico por parte de docentes o grupos de
investigación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular de la Biblioteca.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GIB-PR-001-IN-010, Instructivo para Adquisición por Compra y Suscripción de Material
Bibliográfico.
GIB-PR-001-IN-011, Instructivo para Adquisición por Canje de Material Bibliográfico.
GIB-PR-001-IN-012, Instructivo para Adquisición por Donación de Material Bibliográfico.
GIB-PR-001-IN-013, Instructivo para Registro de Adquisición de Material Bibliográfico.
GIB-PR-001-IN-014, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Monográfico Impreso.
GIB-PR-001-IN-015, Instructivo para Análisis y Descripción de Trabajos de Grado.
GIB-PR-001-IN-016, Instructivo para Análisis y Descripción de Videograbaciones.
GIB-PR-001-IN-017, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Tecnológico.
GIB-PR-001-IN-018, Instructivo para Análisis y Descripción de Publicaciones Seriadas.
GIB-PR-001-IN-019, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Gráfico.
GIB-PR-001-IN-020, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Cartográfico.
GIB-PR-001-IN-021, Instructivo Terminado Final de Material Bibliográfico y Otros Formatos.
GIB-PR-001-FR-003, Formato Convenio de Canje.
GIB-PR-001-FR-012, Formato Solicitud de Adquisición de Material Bibliográfico.
GIB-PR-001-FR-013, Formato Solicitud de Adquisición de Recursos Electrónicos.
GIB-PR-001-FR-014, Formato Consolidado de Adquisición de Material Bibliográfico.
GIB-PR-001-FR-015, Formato Material Bibliográfico Disponible para Canje.
GIB-PR-001-FR-016, Formato Donación de Material Bibliográfico.
GIB-FR-017, Formato Solicitud de Publicación de Información.
GIB-FR-018, Formato Planilla de Información.
GJ-PR-001-FR-004, Acta de Inicio de Contrato de CPS.
GJ-PR-003-FR-012, Acta de Liquidación.
GIF-PR-006-FR-008, Solicitud Traslado Bien.
GIF-PR-017-FR-014, Solicitud de Servicio.
GC-PR-003-FR-008, Estudios y Documentos Previos.
GC-PR-006-FR-028, Evaluación y Reevaluación de Proveedores.
GRF-PR-007-FR-005, Autorización de Giro.
Acuse de Recibo.
Oficio de Oficialización de Traslado de Bienes.
Consolidado de Estadísticas de la Versión de Prueba.
Oficio de Aprobación o Rechazo.
Listado de Material Bibliográfico Adquirido.
Listado de Entrega Firmado.
Informe de Gestión.
129
Ficha Técnica.
Minuta.
Pólizas Aprobadas.
Contrato.
Protocolo de Prueba.
Solicitud de Necesidad.
Tres (3) cotizaciones de los proveedores.
Estudio de Mercado.
Convenio Interadministrativo.
Listado de Material Bibliográfico Cotizado.
Carta de Exclusividad.
Factura del Proveedor.
Certificado de Pago de Aportes Parafiscales y/o Seguridad Social (salud, pensión y ARL).
Registro Único Tributario (RUT).
Certificado de Cámara de Comercio.
Certificación Bancaria.
Fotocopia de la Cédula del Representante Legal.
Acta de Recibo a Satisfacción.
Cumplido a Satisfacción.
Estado de Cuenta.
Acta de Terminación.
POLITICAS DE OPERACIÓN
POLÍTICA GENERAL - SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN
El Sistema de Bibliotecas a través de las diferentes formas de adquisición, fortalecerá los acervos
bibliográficos en medio físico y digital para brindar a los usuarios, material bibliográfico relevante,
oportuno y actualizado, requerido como apoyo al desarrollo de las actividades académicas,
docentes, investigativas y culturales en las diferentes áreas del conocimiento, relacionadas con los
planes de estudio de los Proyectos Curriculares de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas.
POLÍTICA GENERAL - CENTRO DE ANALISIS DE INFORMACION BIBLIOGRAFICA, CAIB
El procesamiento técnico de los materiales bibliográficos y la integración al catálogo del Sistema
de Bibliotecas, es responsabilidad del área de procesos técnicos, permitiendo el control documental
y la recuperación de la información. Estos procesos deben realizarse de acuerdo a las normas
válidas, de carácter nacional e internacional, que permitan un rápido acceso a los usuarios de las
diferentes sedes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN - CENTRO DE ANALISIS DE INFORMACION BIBLIOGRAFICA, CAIB
PROCESAMIENTO DE LOS RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS: El procesamiento de los recursos
bibliográficos en cualquiera de los soportes (libros, materiales audiovisuales, revistas, etc.) incluye la
preparación física, el análisis documental y la creación de registros que alimentarán el catálogo.
El procesamiento técnico debe cumplir con los estándares internacionales, contar con las
herramientas necesarias y la cantidad suficiente de personal para dar cumplimiento a esta tarea, de
acuerdo a lo estipulado en los manuales de procedimiento.
CONTROL Y SELLADO: A procesos técnicos le corresponde, tan pronto ingresen los recursos
bibliográficos, por canje, compra o donación, efectuar controles de llegada de los materiales
bibliográficos y colocar sellos de propiedad establecidos por la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas.
ANÁLISIS DOCUMENTAL: El área de procesos técnicos es responsable de realizar el análisis
documental de los recursos bibliográficos que permita el acceso a estos recursos por parte de los
usuarios. El análisis documental incluye:
130
- Catalogación, descripción bibliográfica y asignación de puntos de acceso (por autor, título,
encabezamiento de materias).
- Análisis temático y clasificación.
- Los estándares internacionales para la normalización son las reglas Angloamericanas vigentes
y la implementación del nuevo código de Catalogación, Descripción y Acceso a los Recursos –
RDA-.
- Para la clasificación se utiliza el Sistema de Clasificación Decimal, Dewey, mientras para la clave
de autor las tablas Cutter.
NOTA: En los Instructivos asociados al presente procedimiento se encuentran las Políticas de
Operación específicas para cada forma de adquisición de material bibliográfico (compra, canje y
donación) y para las actividades que comprenden el análisis y procesamiento técnico de material
bibliográfico (registro de adquisición, catalogación, terminado final y entrega a bibliotecas).
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario - Jefe de Sección de Biblioteca
Profesional Universitario - Selección y Adquisición
Profesional Universitario - CAIB
Profesional Universitario - Líder de Servicios de Información
Profesional Universitario - Contratación
Profesional Especializado - TIC's
Profesional Especializado – Jurídico
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Equipo SIGUD y
Equipo Biblioteca
Cargo: N/A
Fecha: 22 de mayo de 2017
Nombre: Enith Mireya
Zarate Peña
Cargo: Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha: 13 de junio de
2017
Nombre: Giovanni Rodrigo
Bermúdez Bohórquez
Cargo: Vicerrector Académico
Fecha: 03 de noviembre de 2017
ELEMENTOS DEL PROCESO 1.1.1.1 Inicio
1.1.1.2 Realizar solicitud de adquisición.
Descripción
Realizar la solicitud de material bibliográfico según su forma de adquisición y en los fomatos
establecidos. Las formas de adquisición manejadas por el Sistema de Bibliotecas, son las siguientes:
1. ADQUISICIÓN POR COMPRA: Proceso mediante el cual se adquiere material bibliográfico en los
diferentes formatos (impreso, audiovisual y digital) haciendo uso de un presupuesto determinado.
Las solicitudes de Adquisición por Compra de material bibliográfico se realizan de la siguiente
manera:
Identificar los requerimientos de material bibliográfico que se consideren necesarios y pertinentes,
por Facultad y Proyecto Curricular.
131
Solicitar el material bibliográfico a adquirir, diligenciando los formatos correspondientes: GIB-PR-
001-FR-012, "Formato Solicitud de Adquisición de Material Bibliográfico" y/o GIB-PR-001-FR-013,
"Formato Solicitud de Adquisición de Recursos Electrónicos", registrando la información allí
requerida.
Radicar los formatos debidamente diligenciados en la Dirección de Biblioteca, o enviar los
formatos al correo electrónico de Selección y Adquisición.
2. ADQUISICIÓN POR CANJE: Adquisición de publicaciones (periódicas, libros) de carácter
científico y académico, mediante intercambio establecido a través de un convenio entre
instituciones. En dicho convenio se estipula que las publicaciones periódicas destinadas al canje
deben, ante todo, estar relacionadas con las temáticas que ambas partes tengan en común y que
por lo tanto sean académicamente pertinentes.
Las solicitudes de Adquisición por Canje de material bibliográfico se realizan de la siguiente
manera:
Identificar instituciones académicas e investigativas, o entidades que tengan relación en común
con la temática de los Proyectos Curriculares de la Universidad Distrital, y que manejen convenios
de canje.
Elaborar un oficio con la información académica de interés de la institución o entidad identificada,
teniendo en cuenta los datos de contacto del área que maneje los convenios de canje.
Radicar el oficio en la Dirección de Biblioteca, o enviar el oficio al correo electrónico de Selección y
Adquisición.
3. ADQUISICIÓN POR DONACIÓN: Transacción realizada por cualquier persona natural o jurídica.
Sea o no miembro de la Comunidad Universitaria, el cual tenga la intención de donar al Sistema de
Bibliotecas, material bibliográfico de valor e interés académico, investigativo o cultural.
Las solicitudes de Donación de material bibliográfico se realizan de la siguiente manera:
Traslado Interno: Diligenciar el formato GIF-PR-006-FR-008, "Solicitud Traslado Bien" con los
datos del material bibliográfico a entregar, y radicarlo en la Dirección de Biblioteca.
Donación: Elaborar un oficio manifestando la intención de donación, relacionando el material
bibliográfico que se desea entregar a la Universidad Distrital, y radicarlo en la Dirección de
Biblioteca o enviarlo al correo electrónico de Selección y Adquisición.
1.1.1.3 Recibir solicitud de adquisición.
Descripción
Recibir las solicitudes de material bibliográfico según su forma de adquisición y en los fomatos
establecidos. Las formas de adquisición manejadas por el Sistema de Bibliotecas, son las siguientes:
1. ADQUISICIÓN POR COMPRA
Para iniciar la recepción de solicitudes de Compra o Suscripción de material bibliográfico, es
necesario lo siguiente:
Elaborar oficio donde se soliciten los requerimientos de material bibliográfico que se consideren
necesarios y pertinentes, por Facultad y Proyecto Curricular.
Solicitar aprobación del oficio, por parte de Dirección de Biblioteca.
Realizar entrega del oficio a los Líderes de Servicios de Información de las distintas Bibliotecas,
para que sea radicado en los Proyectos Curriculares.
Realizar seguimiento al Proyecto Curricular para la entrega de solicitudes.
Recibir la solicitudes de material bibliográfico en los formatos correspondientes: GIB-PR-001-FR-
012, "Formato Solicitud de Adquisición de Material Bibliográfico" y/o GIB-PR-001-FR-013, "Formato
Solicitud de Adquisición de Recursos Electrónicos", diligenciado y firmado por el solicitante, y
radicado en la Dirección de Biblioteca o enviado al correo electrónico de Selección y Adquisición.
2. ADQUISICIÓN POR CANJE
Recibir solicitud de Adquisición por Canje a través de oficio radicado en Dirección de Biblioteca o
enviado por correo electrónico a Selección y Adquisición; estas solicitudes pueden ser realizadas por
la Comunidad Académica o ser propuestas desde el Área de Selección y Adquisición.
132
También es posible recibir una solicitud de convenio de canje proveniente de una entidad o
institución académica externa interesada en el material bibliográfico producido por la Universidad
Distrital.
3. ADQUISICIÓN POR DONACIÓN
Las solicitudes de Donación de material bibliográfico se reciben de la siguiente manera:
Traslado Interno: Recibir el formato GIF-PR-006-FR-008, "Solicitud Traslado Bien", diligenciado
por el docente interesado en realizar la donación de material bibliográfico.
Donación: Recibir intención de donación de material bibliográfico a través de un oficio radicado
en Dirección de Biblioteca o enviado por correo electrónico a Selección y Adquisición. Este tipo de
solicitud es realizada por personas o entidades externas a la Universidad Distrital.
Solicitar aclaraciones de la información consignada en los formatos al solicitante, en caso de ser
necesario.
Todas las solicitudes de material bibliográfico que envía la Comunidad Académica son
recepcionadas durante todo el año, ya sean radicadas en la Dirección de Biblioteca o enviadas al
correo electrónico de Selección y Adquisición.
1.1.1.4 Definir forma de adquisición.
Descripción
Identificar la forma de adquisición a procesar, según el tipo de solicitud recibida.
Iniciar el procesamiento de la solicitud según corresponda, siguiendo las actividades descritas en
los Instructivos de Adquisición de Material Bibliográfico:
GIB-PR-001-IN-010, Instructivo para Adquisición por Compra y Suscripción de Material
Bibliográfico
GIB-PR-001-IN-011, Instructivo para Adquisición por Canje de Material Bibliográfico
GIB-PR-001-IN-012, Instructivo para Adquisición por Donación de Material Bibliográfico
1.1.1.5 Forma de adquisición
Flujos
Adquisición por Compra o Suscripción
Adquisición por Donación
Adquisición por Canje
1.1.1.6 Adquisición por Compra o Suscripción
Proceso
Adquisición por Compra o Suscripción - Adquisición por Compra o Suscripción
1.1.1.7 Adquisición por Donación
Proceso
Adquisición por Donación - Adquisición por Donación
1.1.1.8 Adquisición por Canje
Proceso
Adquisición por Canje - Adquisición por Canje
1.1.1.9 Gateway
Flujos
Flujo
1.1.1.10 Gateway
133
1.1.1.11 Crear presupuesto, moneda y proveedores.
Descripción
Realizar la creación del Presupuesto, la Moneda y los Proveedores en el en el módulo de
Adquisiciones del SIB – ALEPH, siguiendo las actividades a desarrollar en el GIB-PR-001-IN-013,
"Instructivo para Registro de Adquisición de Material Bibliográfico":
I. Creación de Presupuesto
II. Creación de Moneda
III. Creación de Proveedores
Dar inicio a la precatalogación del material bibliográfico adquirido.
1.1.1.12 Precatalogar material bibliográfico adquirido.
Descripción
Preparar material bibliográfico, organizandolo por tipo de adquisición (compra, canje o donación).
Realizar la precatalogación del material bibliográfico adquirido, siguiendo las actividades a
desarrollar en el GIB-PR-001-IN-013, "Instructivo para Registro de Adquisición de Material
Bibliográfico":
IV. Precatalogación
Ubicar el material bibliográfico precatalogado en el lugar correspondiente para la entrega en físico
a CAIB.
1.1.1.13 Entregar material bibliográfico.
Descripción
Trasladar el material bibliográfico precatalogado al Área de CAIB.
Entregar el material bibliográfico al personal de CAIB:
Acompañar en el cambio de estado del material bibliográfico en el SIB - ALPEH. El estado de
proceso final debe ser Ingresado a CAIB (IC).
Ubicar el material bibliográfico en el lugar correspondiente.
Ingresar a SIB - ALEPH.
Elaborar un reporte de estado de proceso Ingresado a CAIB (IC) con la fecha de entrega del
material bibliográfico.
Imprimir dos (2) copias del listado.
Verificar el material bibliográfico en físico con lo relacionado en el listado.
Firmar los listados de material bibliográfico entregado.
Entregar una copia del "Listado de Entrega Firmado" al personal de CAIB que recibe el material
bibliográfico.
1.1.1.14 Catalogar material bibliográfico.
Descripción
Recibir el material bibliográfico precatalogado y entregado por Selección y Adquisición.
Identificar el tipo de material bibliográfico a catalogar, dirigiéndose al instructivo de catalogación
correspondiente cuando sea necesario.
Organizar físicamente el material bibliográfico según su forma de adquisición (compra, canje o
donación).
Verificar físicamente que el material bibliográfico cuente con código de barras y placa de
inventario (cuando aplique).
Realizar la catalogación del material bibliográfico adquirido, en el SIB - ALEPH, siguiendo las
actividades a desarrollar en los Instructivos de Catalogación:
Ingresar a SIB - ALEPH para iniciar la catalogación.
Verificar existencia del título en el catálogo.
Crear nuevo registro (cuando aplique).
134
Describir el material bibliográfico utilizando las etiquetas pertinentes.
Guardar registro.
Ingresar el ejemplar.
Colocar el sello administrativo (cuando aplique).
NOTA: Cuando se reciba material bibliográfico en calidad de reposición se reutilizará el registro
indicado por el Área de Selección y Adquisición.
1.1.1.15 Entregar material bibliográfico.
Descripción
Organizar el material bibliográfico catalogado de acuerdo a la Biblioteca asignada.
Entregar el material bibliográfico catalogado al Profesional Universitario de CAIB para iniciar el
control de calidad del mismo.
1.1.1.16 Realizar control de calidad.
Descripción
Recibir material bibliográfico catalogado para iniciar control de calidad.
Tomar muestras aleatorias del material bibliográfico físico procesado por los catalogadores.
Verificar que la información registrada en el SIB - ALEPH sea correcta con el material bibliográfico
físico.
Retroalimentar al personal de CAIB el nivel de desempeño detectado, según se aprecie en la
calidad y pertinencia de los registros verificados.
Solicitar correcciones al catalogador responsable del registro:
Si el material bibliográfico no cumple con el control de calidad, el Profesional Universitario
devolverá el material bibliográfico al catalogador correspondiente para realizar las correcciones
pertinentes.
Si el material bibliográfico cumple con el control de calidad, se aprueba el inicio del Terminado
Final.
1.1.1.17 ¿El material bibliográfico se catalogó correctamente?
Flujos
Sí
No
1.1.1.18 Realizar terminado final.
Descripción
Recibir el material bibliográfico que cumple con el control de calidad.
Verificar que el material bibliográfico entregado cuente con el rótulo adhesivo de color y el sello
administrativo (de acuerdo al tipo de material bibliográfico).
Realizar el Terminado Final al material bibliográfico siguiendo las actividades a desarrollar en el
GIB-PR-001-IN-021, "Instructivo Terminado Final de Material Bibliográfico y Otros Formatos":
Asignar el Rótulo Adhesivo de Color.
Colocar el Protector de Puntos.
Colocar la Banda de Seguridad.
Colocar los Sellos de identificación de la Biblioteca (lomo, frente del libro, contenido).
Ubicar el Bolsillo y Ficha de Préstamo.
Colocar la Ficha de Vencimiento.
Elaborar e imprimir los Rótulos de Lomo, Bolsillo y de la Ficha de Préstamo.
Imprimir los listados de entrega de material bibliográfico.
Colocar los Rótulos de Lomo, Bolsillo y de la Ficha de Préstamo.
135
Verificar que el material bibliográfico procesado tenga, los sellos, el bolsillo, los rótulos, los
protectores y la banda de seguridad, según corresponda para el tipo de material bibliográfico. Si se
encuentra alguna carencia, es necesario retomar la actividad faltante para completar el Terminado
Final.
Entregar el material bibliográfico debidamente empacado en cajas, al personal encargado de
enviarlo a las Bibliotecas correspondientes:
Seleccionar el material bibliográfico a empacar por Biblioteca.
Ubicar el material bibliográfico en cajas de acuerdo al listado impreso.
Ubicar las cajas del material bibliográfico.
Realizar la señalización de las cajas para identificar el material bibliográfico a
desplazar.
1.1.1.19 Realizar solicitud de transporte.
Descripción
Diligenciar el formato GIF-PR-017-FR-014, "Solicitud de Servicio", en dicho formato se realiza:
solicitud de transporte y de personal de apoyo de la Sección de Recursos Físicos de la Universidad
para el desplazamiento de las cajas que tienen el material bibliográfico, adicional se relaciona la
cantidad de cajas, el tipo de material y el lugar de entrega.
Remitir dicho formato en físico y digital a Dirección de Biblioteca para que sea avalado y remitido
por correo electrónico a la Oficina de Recursos Físicos de la Universidad.
Realizar seguimiento a la solicitud, a fin de conocer fecha y hora de traslado.
1.1.1.20 Enviar a Recursos Físicos
Descripción
Radicar la GIF-PR-017-FR-014, "Solicitud de Servicio" previamente avalada por la Dirección de
Biblioteca, en la dependencia correspondiente (Oficina de Recursos Físicos).
1.1.1.21 Respuesta de Recursos Físicos
Descripción
Recibir confirmación de la solicitud con fecha y hora exacta de la realización del traslado.
1.1.1.22 Programar entrega del material.
Descripción
Recibir confirmación de la fecha y hora para realizar el traslado del material bibliográfico por parte
de la Oficina de Recursos Físicos.
Realizar programación con el personal de CAIB, para la entrega del material bibliográfico
procesado a las Bibliotecas.
Remitir por correo electrónico e informar telefónicamente a los Líderes de Servicios de
Información, lo siguiente:
Fecha de entrega del material bibliográfico por parte de Recursos Físicos.
Fecha de entrega del material bibliográfico por parte del personal de CAIB.
Cantidades a recibir de cajas y de material bibliográfico.
1.1.1.23 Apoyar entrega del material.
Descripción
Realizar una ultima verificación del material bibliográfico listo para entregar:
Listados, (2) dos copias en la caja.
Material bibliográfico completo y organizado.
Marcación de caja con destino (nombre de la Biblioteca).
Sellar las cajas listas para la entrega (empleando zunchos y/o cinta).
136
Organizar las cajas por Biblioteca destino.
Hacer entrega de las cajas al personal de Recursos Físicos encargados del traslado.
1.1.1.24 Traslado del material bibliográfico
Descripción
El traslado del material bibliográfico es realizado por el personal correspondiente de la Sección de
Recursos Físicos, mediante los medios de transporte pertinentes.
1.1.1.25 Entregar oficialmente material en las Bibliotecas.
Descripción
Acompañar personalmente la entrega del material bibliográfico en la Biblioteca correspondiente.
Verificar el número de cajas entregadas al personal de Biblioteca.
Validar el conteo del material bibliográfico realizado por el personal de Biblioteca, comparando el
título y el código de barras de los ítems relacionados en el listado de entrega.
Reportar las novedades que se presenten.
Una vez entregado y verificado el material bibliográfico, solicitar la firma de los listados del
material bibliográfico entregado.
Entregar una copia del "Listado de Entrega Firmado" al personal de Biblioteca que recibe el
material bibliográfico.
Validar el cambio de estado en SIB - ALEPH del material bibliográfico, de Rótulado y Listo para
entregar (TL) a estado Circulación (IP).
1.1.1.26 Recibir material bibliográfico.
Descripción
Recibir material bibliográfico de acuerdo a la solicitud. Todas las cajas remitidas por CAIB estarán
marcadas y selladas.
Verificar el número de cajas remitidas por CAIB y el número de cajas recibidas por el personal de
Biblioteca.
Reportar las novedades que se presenten.
1.1.1.27 Verificar material bibliográfico.
Descripción
Ubicar las cajas y proceder a abrirlas.
Identificar los (2) dos listados de entrega donde se encuentra relacionado el material bibliográfico
de cada caja.
Iniciar el conteo comparando el título y el código de barras de los ítems relacionados en el listado
de entrega.
Realizar control de calidad al material bibliográfico en físico, teniendo en cuenta lo siguiente:
Revisión del Rótulo adhesivo de color, depende según la Biblioteca.
Revisión de la asignación de la Banda de Seguridad en el material bibliográfico.
Revisar la ubicación en los Sellos de Lomo del material bibliográfico:
Cabeza del libro – Borde Superior del libro ubicar (1) sello.
Pie de libro – Borde Inferior del libro ubicar (1) sello.
Frente del libro – Borde Frontal ubicar (1) sello.
Contenido del libro: ubicar (5) sellos o más sellos dependiendo del grosor en la margen inferior
hacia el centro.
NOTA: No se permiten sellos encima del contenido.
Revisión del Bolsillo y Ficha de Préstamo.
Revisión de la Ficha de Vencimiento.
137
Revisión de Rótulo de Lomo y el Rótulo de Bolsillo, verificando el título del material con el título
del libro. Verificar el N° topográfico del Rótulo de Lomo y el Rótulo de Bolsillo del material
bibliográfico con el SIB - ALEPH.
Revisión de los Protectores de Rótulos, los cuales deben estar ubicados encima del rótulo
adhesivo de color, y del rótulo de lomo.
Revisión del Sello administrativo, debe estar diligenciado.
Una vez recibido el material bibliográfico, firmar los listados de material bibliográfico entregado.
Entregar una copia del "Listado de Entrega Firmado" al personal de CAIB que entrega el material
bibliográfico.
Realizar cambio de estado en SIB - ALEPH:
Ingresar al SIB - ALEPH con usuario y contraseña.
Verificar que el material bibliográfico se encuentre registrado en el SIB - ALEPH, y
realizar cambio de estado del material bibliográfico de Rótulado y Listo para entregar
(TL) a estado Circulación (IP).
1.1.1.28 Organizar material para préstamo.
Descripción
Ubicar el material bibliográfico en carros trasportadores para su organización.
Organizar el material bibliográfico por número de clasificación a ubicar en la colección.
Dirigirse a las estanterías y mover la colección actual si es necesario, a fin de generar espacio para
el nuevo material bibliográfico que llegó a la Biblioteca.
Ubicar el nuevo material bibliográfico en la colección.
1.1.1.29 Realizar control y seguimiento.
Descripción
Recibir los listados de entrega con fecha y firma del personal de la Biblioteca que recibio el
material bibliográfico.
Realizar archivo de lo entregado. En la carpeta de entregas debe ir:
Oficio con permiso de ingreso del material bibliográfico.
Listados de material bibliográfico con firma y fecha de recibido (Acuse de Recibo).
Realizar revisiones periódicas del SIB - ALEPH con el fin de garantizar los cambios de estado del
material bibliográfico:
Generar reportes por estado de proceso del material bibliográfico.
Detectar novedades que estén directamente relacionadas con los estados del proceso
Rotulado y Listo para Entregar (TL) y Catalogado (CT).
Tomar las acciones respectivas con el fin de normalizar el estado del proceso.
NOTA: Después de la entrega del material bibliográfico en la Bibliotecas, este no debe permanecer en
estado de proceso Rotulado y Listo para Entregar (TL) ni en Catalogado (CT).
1.1.1.30 Fin
1.1.1.31 Realizar control y seguimiento.
Descripción
Realizar informes de gestión mensual y trimestral (ICARO) del Área de Selección y Adquisición,
detallando los siguientes aspectos:
Gestión durante el mes realizada en el Área de Selección y Adquisición.
Estadísticas del proceso de adquisiciones.
Adquisiciones de material bibliográfico por compra.
Cotizaciones realizadas.
138
Fichas Técnicas elaboradas.
Protocolos de Prueba realizados.
Evaluación de recursos electrónicos: Se realiza con las estadísticas obtenidas a través
de encuestas de satisfacción y evaluación, enviadas a los Proyectos Curriculares.
Suscripciones de recursos electrónicos.
Control y seguimiento de contratos de adquisición de material bibliográfico (físico y
digital).
Adquisiciones de material bibliográfico por donación.
Adquisiciones de material bibliográfico por canje.
Realizar Informe Plan de Acción de Inversión mensualmente.
Entregar los informes al personal encargado de realizar los consolidados.
1.1.1.32 Fin
Anexo 6. GIB-PR-001-IN-010, Instructivo para Adquisición por Compra y Suscripción de Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 7. GIB-PR-001-IN-011, Instructivo para Adquisición por Canje de Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 8. GIB-PR-001-IN-012, Instructivo para Adquisición por Donación de Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 9. GIB-PR-001-IN-013, Instructivo para Registro de Adquisición de Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 10. GIB-PR-001-IN-014, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Monográfico Impreso. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 11. GIB-PR-001-IN-015, Instructivo para Análisis y Descripción de Trabajos de Grado. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 12. GIB-PR-001-IN-016, Instructivo para Análisis y Descripción de Videograbaciones. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 13. GIB-PR-001-IN-017, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Tecnológico. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 14. GIB-PR-001-IN-018, Instructivo para Análisis y Descripción de Publicaciones Seriadas. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 15. GIB-PR-001-IN-019, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Gráfico. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 16. GIB-PR-001-IN-020, Instructivo para Análisis y Descripción de Material Cartográfico. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 17. GIB-PR-001-IN-021, Instructivo Terminado Final de Material Bibliográfico y Otros Formatos. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 18. GIB-PR-001-FR-003, Formato Convenio de Canje.
139
140
141
Anexo 19. GIB-PR-001-FR-012, Formato Solicitud de Adquisición de Material Bibliográfico.
142
Anexo 20. GIB-PR-001-FR-013, Formato Solicitud de Adquisición de Recursos Electrónicos.
143
Anexo 21. GIB-PR-001-FR-014, Formato Consolidado de Adquisición de Material Bibliográfico.
144
Anexo 22. GIB-PR-001-FR-015, Formato Material Bibliográfico Disponible para Canje.
145
Anexo 23. GIB-PR-001-FR-016, Formato Donación de Material Bibliográfico.
146
Anexo 24. Procedimiento GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico.
147
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
06/28/2017 01 Elaboración de Documento.
OBJETIVO
Prestar el material bibliográfico en los diferentes formatos a la Comunidad Académica en las
Unidades de Información del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas.
ALCANCE
Inicia con la identificación de la necesidad de información del usuario y finaliza con la recepción y
reubicación del material bibliográfico prestado.
BASE LEGAL
Ley 23/1982, Sobre Derechos de Autor en Colombia.
Ley 30/1992, Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior; Art. 108. - Las
instituciones de Educación Superior tendrán la obligación de proporcionar a los estudiantes
servicios adecuados y actualizados de bibliotecas.
Ley 44/1993, Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1944.
Decisión Andina 351/1993, Régimen común sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos.
Manifiesto de la IFLA/UNESCO/1994, Sobre la Biblioteca Pública.
Ley 719/2001, Por la cual se modifican las Leyes 23 de 1982 y 44 de 1993 y se dictan otras
disposiciones.
Directrices IFLA/UNESCO/2001, Para el desarrollo del servicio de Bibliotecas Públicas.
Decreto 3942/2010, Por el cual se reglamentan las Leyes 23 de 1982, 44 de 1993 y el artículo 2°,
literal c) de la Ley 232 de 1995, en relación con las sociedades de gestión colectiva de derecho de
autor o de derechos conexos y la entidad recaudadora y se dictan otras disposiciones.
Norma ISO 11620/2014, Sobre Indicadores de Rendimiento para Bibliotecas.
Decreto 1075/2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Educación; Art. 2.5.3.2.2.1. - Evaluación de las condiciones de calidad de los programas; Numeral 8
- Medios Educativos.
DEFINICIONES
Colección: Es el material bibliográfico que tiene disponible una biblioteca.
Colección abierta: Colección que puede ser consultada directamente por el usuario.
Colección cerrada: Colección que no permite acceso directo al usuario para su consulta. Esta debe
ser dispuesta al usuario por personal autorizado.
Comunidad Académica: Se define Comunidad Académica a los estudiantes, docentes, grupos de
investigación e Instituciones de Educación, que participan activamente en el desarrollo del
conocimiento.
Material bibliográfico: Es todo material escrito e impreso, desde el cual se maneje alguna
información de interés, el cual puede ser almacenado de manera bibliográfica para hacer referencia
del mismo y para su fácil manejo.
Material de referencia: Colección que comprende obras de consulta rápida tales como
diccionarios, enciclopedias, atlas, mapas, entre otros.
Material de reserva: Material que por su alto índice de consulta y/o relevancia académica está
disponible exclusivamente para consulta en sala. Dentro del SIBUD las publicaciones seriadas y los
trabajos de grado se consideran material de reserva.
Número topográfico: Conjunto de números y letras que permiten ubicar tanto virtualmente como
físicamente el material bibliográfico.
148
Préstamo en sala: Es el servicio de préstamo para consultar material bibliográfico únicamente
dentro de las instalaciones de la biblioteca.
Préstamo externo: Es el servicio de préstamo que permite al usuario utilizar el material
bibliográfico fuera de las instalaciones de la biblioteca dentro de un límite de tiempo.
Publicaciones seriadas: Publicación de periodicidad fija cuyos ejemplares se suceden en orden
numérico y/o cronológico, con título común y numeración fija preestablecida.
SIB - ALEPH: Sistema de Información Bibliográfico de la Biblioteca.
Trabajos de grado: Son los trabajos presentados como requisito de grado de los estudiantes de los
programas académicos del nivel pregrado, maestría y doctorado de la Universidad, que estan
disponibles para su consulta.
Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GIB-PR-002-IN-001, Instructivo Impresión de Recibos de Préstamo.
GIB-PR-006-IN-022, Instructivo Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño.
GIB-PR-002-FR-008, Formato Préstamo de Material Bibliográfico.
POLITICAS DE OPERACIÓN
POLÍTICA GENERAL - SERVICIOS DE INFORMACIÓN
El Sistema de Bibliotecas proporciona servicios de información, actividades académicas y
culturales con el fin de fortalecer, acompañar, y satisfacer las necesidades de información de la
Comunidad Académica en los procesos de formación ciudadana, profesional e investigativa en la
construcción de cultura y proyección social.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Todo usuario del Sistema de Bibliotecas debe presentar su carné o documento de identidad
actualizado y en buen estado físico para utilizar el servicio de préstamo.
El Sistema de Biblioteca realizará atención a todos los usuarios (estudiantes, docentes, egresados,
administrativos, pensionados, comunidad). Todos los usuarios del Sistema de Bibliotecas que realice
préstamos debe estar libre de sanciones.
Para el préstamo de material bibliográfico, recursos tecnológicos y espacios, el tiempo de uso del
cual dispone el usuario dependerá del tipo colección y recursos que utilice, con una (1) posibilidad
de renovación por el mismo periodo.
El préstamo de material bibliográfico y recursos tecnológicos es personal e intransferible y el
solicitante del préstamo es responsable de la custodia y buen uso de los elementos.
Los horarios para la prestación del servicio se establecerán de acuerdo con las directrices de la
Dirección de Biblioteca.
El usuario es responsable del cuidado y uso de los recursos solicitados en préstamo. En caso de
daño o pérdida incurrirá en las sanciones establecidas por el Sistema de Bibliotecas.
Todo usuario que supere el tiempo de préstamo establecido por el Sistema de Bibliotecas (horas y
la fecha establecida en el préstamo), incurrirá en sanción pecuniaria o pedagógica según el tipo de
recurso o material bibliográfico.
Es responsabilidad del personal administrativo del Sistema de Bibliotecas, así como los usuarios
finales (docentes, estudiantes, administrativos) velar por la integridad y buen uso de todos los
recursos bibliográficos, tecnológicos, muebles y enseres.
149
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario - Líder de Servicios de Información
Asistente - Circulación y Préstamo
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Equipo SIGUD y
Equipo Biblioteca
Cargo: N/A
Fecha: 14 de abril de 2017
Nombre: Enith Mireya
Zarate Peña
Cargo: Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha: 28 de junio de
2017
Nombre: Giovanni Rodrigo
Bermúdez Bohórquez
Cargo: Vicerrector Académico
Fecha: 03 de noviembre de 2017
ELEMENTOS DEL PROCESO
1.1.1.33 Inicio
1.1.1.34 Identificar necesidad de información del usuario.
Descripción
Saludar y presentarse cordialmente al usuario.
Informar que el servicio de préstamo de material bibliográfico requiere el carné estudiantil vigente
y en buen estado.
Identificar si el usuario requiere acompañamiento.
1.1.1.35 ¿El usuario necesita acompañamiento?
Flujos
Sí
No
1.1.1.36 Acompañar en la consulta.
Descripción
Acompañar al usuario en la búsqueda de información en el Catálogo en Línea.
Explicar la manera de consultar la disponibilidad del material bibliográfico.
Verificar que el material bibliográfico solicitado se encuentre disponible.
1.1.1.37 ¿El material bibliográfico se encuentra disponible en el sistema?
Flujos
No
Sí
1.1.1.38 Indicar el uso del formato de préstamo.
Descripción
Hacer entrega del formato GIB-PR-002-FR-008, "Formato Préstamo de Material Bibliográfico".
Indicar como se diligencia el formato con los datos del usuario, y la información que suministra el
SIB - ALEPH:
150
No. Topográfico
Volumen
Ejemplar
Autor
Título
Nombre Usuario
Identificación
Código
1.1.1.39 Informar al usuario otras opciones.
Descripción
Informar al usuario otros servicios de la Biblioteca que le puedan ser de utilidad para resolver su
necesidad, tales como:
Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación
Recursos electrónicos (Bases de Datos)
1.1.1.40 Fin
1.1.1.41 Atender solicitud de préstamo.
Descripción
Recibir el GIB-PR-002-FR-008, "Formato Préstamo de Material Bibliográfico", el cual se utilizará
para ubicar el material bibliográfico (cuando aplique).
Proceder con el servicio de préstamo solicitado, según el tipo de colección (abierta o cerrada) de
la Biblioteca.
1.1.1.42 ¿Es colección abierta o cerrada?
Flujos
Colección abierta
Colección cerrada
1.1.1.43 Préstamo en colección abierta
Proceso
Préstamo en colección abierta - Préstamo en colección abierta
1.1.1.44 Préstamo en colección cerrada
Proceso
Préstamo en colección cerrada - Préstamo en colección cerrada
1.1.1.45 Tiempo que el usuario usa el servicio
1.1.1.46 Recibir material bibliográfico
Proceso
Recibir material bibliográfico - Recibir material bibliográfico
1.1.1.47 Fin
Anexo 25. GIB-PR-002-IN-001, Instructivo Impresión de Recibos de Préstamo. (Ver archivo digital adjunto).
151
Anexo 26. GIB-PR-002-FR-008, Formato Préstamo de Material Bibliográfico.
152
Anexo 27. Procedimiento GIB-PR-003, Préstamo de Espacios y Recursos Tecnológicos.
153
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
07/19/2017 01 Elaboración de Documento.
OBJETIVO
Prestar espacios de trabajo, casilleros y recursos tecnológicos a la Comunidad Académica en las
Unidades de Información del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas, para el apoyo de actividades académicas.
ALCANCE
Inicia con la identificación de las necesidades del usuario y finaliza con la recepción y reubicación
del recurso prestado.
BASE LEGAL
Ley 30/1992, Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior; Art. 108. - Las
instituciones de Educación Superior tendrán la obligación de proporcionar a los estudiantes
servicios adecuados y actualizados de bibliotecas.
Manifiesto de la IFLA/UNESCO/1994, Sobre la Biblioteca Pública.
Directrices IFLA/UNESCO/2001, Para el desarrollo del servicio de Bibliotecas Públicas.
Norma ISO 11620/2014, Sobre Indicadores de Rendimiento para Bibliotecas.
Decreto 1075/2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Educación; Art. 2.5.3.2.2.1. - Evaluación de las condiciones de calidad de los programas; Numeral 8
- Medios Educativos.
Circular No. 4155/2016 de la Oficina Asesora de Planeación y Control, Asignación de Espacios
Físicos Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto Sede Aduanilla de Paiba; Lineamientos Generales de
Asignación de Espacios Físicos - Se disponen las directrices y criterios para la reserva, asignación y
uso de los espacios físicos del Centro Cultural Biblioteca "Ramón Eduardo D'Luyz Nieto".
DEFINICIONES
Casillero: Espacio que se asigna al usuario con el fin de guardar sus objetos personales durante su
estadía en la Biblioteca.
Computador portátil: Considerado como un recurso tecnológico que forma parte del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, utilizado para el préstamo.
Comunidad Académica: Se define Comunidad Académica a los estudiantes, docentes, grupos de
investigación e Instituciones de Educación, que participan activamente en el desarrollo del
conocimiento.
Elementos complementarios: Son los recursos adicionales que se entregan con los espacios de
trabajo, tales como: micrófonos, sillas, proyectores, etc.
Espacio de trabajo: Son sitios dispuestos para el desarrollo de actividades académicas, culturales o
de extensión de la Comunidad Universitaria.
Ficha de préstamo: Formato utilizado para registrar un préstamo efectuado a un usuario.
Recurso: Es un medio de cualquier clase (casillero, computador portátil, video beam, espacio de
trabajo) que permite satisfacer una necesidad o conseguir aquello que se pretende.
Recurso tecnológico: Es un medio que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito.
(Portátiles, video beam)
SIB - ALEPH: Sistema de Información Bibliográfico de la Biblioteca.
Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular en la Biblioteca.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GIB-PR-003-IN-002, Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla de Paiba.
154
GIB-PR-003-FR-006, Formato Solicitud de Espacios de Trabajo.
POLITICAS DE OPERACIÓN
POLÍTICAS GENERALES
El usuario siempre debe presentar su carné estudiantil vigente y en buenas condiciones para
realizar cualquier tipo de préstamo en la Biblioteca.
El usuario debe estar libre de multas y de bloqueos para realizar cualquier tipo de préstamo en la
Biblioteca.
El usuario debe verificar el estado del recurso en el momento del préstamo e informar al
responsable de la Biblioteca si se presenta alguna anomalía.
El usuario debe devolver el recurso en buenas condiciones y dentro del tiempo estipulado para
evitar sanciones.
La renovación de los préstamos esta sujeta a la demanda y disponibilidad del recurso. Se realiza
directamente en los puntos de Circulación y Préstamo de las Bibliotecas.
POLÍTICAS PERSONAL BIBLIOTECA
El computador portátil es una herramienta de trabajo dentro del Sistema de Bibliotecas de la
Universidad y un elemento devolutivo dentro de los inventarios de la Universidad Distrital FJC, es
responsabilidad del personal administrativo de la Biblioteca, así como los usuarios finales (docentes,
estudiantes, administrativos) velar por la integridad y buen uso del mismo. Y en caso de daño o
pérdida de uno o más equipos informar ante la instancia que corresponda.
En las Unidades de Información, diariamente en la apertura y cierre, y en el cambio de turno se
deberá realizar la revisión y entrega de inventario de recursos tecnológicos al personal de vigilancia,
en donde se verificará y sumarán el número físico de cada uno de los recursos tecnológicos para
relacionarlos en la minuta del personal de vigilancia, lo cual corresponderá al número total de
equipos asignados para dicha Unidad de Información.
El personal encargado y responsable dentro del Sistema de Bibliotecas del control y préstamo de
los recursos tecnológicos y espacios de trabajo, en cada una de las Bibliotecas y Unidades de
Información, debe revisar el estado de los recursos cada vez que se presten y de igual forma en el
momento de la devolución.
El personal de vigilancia en compañía del personal de Circulación y Préstamo, al cierre de la
Biblioteca revisará el estado de los casilleros, si encuentran casilleros en uso:
Reportarán en la minuta la información del usuario y de los objetos encontrados en
los mismos.
Informarán el siguiente día al usuario vía correo electrónico o telefónicamente, que
dejó sus elementos en el casillero y se le sancionará con la multa pedagógica, según el
número de días que demore en recoger sus pertenencias.
Si hay sospecha de la introducción de sustancias tóxicas o explosivas en el casillero, se
informara a los encargados de la seguridad de la Universidad y a la Dirección de
Biblioteca.
CONDICIONES DEL SERVICIO
1. Políticas Préstamo de Recursos Tecnológicos
El Usuario de la Comunidad Universitaria al firmar la ficha de préstamo del recurso tecnológico se
responsabiliza del cuidado y mantenimiento del recurso durante su uso. No está permitido
manipular ni el hardware, ni el software y el equipo debe ser devuelto en las mismas condiciones en
que se entregó. En caso contrario, el usuario deberá asumir la reparación de los daños o la
reposición del equipo.
Los recursos tecnológicos que se requieran utilizar en eventos o actividades fuera de la Biblioteca,
deben ser debidamente registrados y relacionados en la minuta del personal de seguridad al
155
momento de su salida e igualmente al momento de la devolución. El Usuario o funcionario que
movilice recursos tecnológicos fuera de las Bibliotecas deberá hacerse responsable por los mismos.
Las computadoras portátiles sólo podrán ser utilizadas por los usuarios en las instalaciones de las
Bibliotecas de la Universidad, sin excepción. El incumplimiento de este punto obtendrá una sanción
de quince (15) días en la suspensión servicio de préstamo.
En caso de pérdida, entrega del recurso tecnológico deteriorado o desmantelado en alguna de sus
partes, el usuario deberá devolver el material perdido o dañado en un término inferior a quince (15)
días, sin perjuicio de las sanciones a que hubiese lugar.
El carné del usuario permanecera en el puesto de Circulación y Préstamo hasta que él haga la
devolución del recurso tecnológico.
El uso de este servicio es personal e intransferible y el solicitante del préstamo es responsable de
la custodia y buen uso del recurso tecnológico. Prestar su cuenta a terceros ocasionará sanciones
por incumplimiento con quince (15) días en la suspensión del servicio de préstamo y la
correspondiente comunicación a la Coordinación del Proyecto Curricular.
Tiempo de préstamo y devolución de equipos portátiles:
Para toda la comunidad el préstamo será por un máximo de tres (3) horas;
dependiendo del horario, de la disponibilidad del equipo y en función de la demanda
con posibilidad de renovación por el mismo tiempo, pero no de reserva.
Los equipos deben ser devueltos encendidos y en funcionamiento con todos sus
componentes, programas y en buen estado.
El personal de la Biblioteca comprobará, en presencia del usuario, que el portátil se
encuentra en perfectas condiciones al momento de la devolución.
Al aceptar el préstamo del recurso tecnológico y de sus accesorios, el usuario automáticamente se
hace responsable de los costos de posibles reparaciones y reposiciones totales o parciales de los
componentes que resulten dañados por maltrato, mal uso, por sustitución no autorizada de
componentes o desperfectos en el equipo que sean imputables al usuario. El usuario podrá optar
por la reposición de los bienes afectados, en cuyo caso deberá entregar refacciones originales
nuevas para restablecer la funcionalidad del equipo.
2. Políticas Préstamo de Casilleros
Los casilleros se prestarán por cuatro (4) horas con posibilidad de renovación según la demanda y
disponibilidad de los mismos.
La Biblioteca no se hace responsable por la pérdida de objetos de valor guardados dentro de los
casilleros.
Está prohibido guardar en lo casilleros sustancias toxicas o explosivas que atenten contra la
integridad física o moral de la Comunidad Universitaria. Esto tendrá una sanción de un semestre (6
meses) sin servicio en el Sistema de Bibliotecas y se informará oficialmente al Proyecto Académico
al que pertenezca el estudiante.
La no entrega del casillero en la hora estipulada acarreará una multa pedagógica por cada hora de
retraso.
En caso de daño o pérdida del candado y/o llave, el usuario deberá cancelar el valor respectivo del
arreglo o reposición que le sea estipulado por la Biblioteca, quedando el préstamo suspendido
hasta tanto no se resuelva la situación.
El horario de servicio de casilleros iniciará quince (15) minutos después de la apertura de la
Biblioteca, y se suspenderá treinta (30) minutos antes del cierre de la misma.
3. Políticas Préstamo de Espacios de Trabajo
Las solicitudes de espacios se deben realizar mínimo 24 horas (solo en días hábiles) de antelación
al evento y se asignan según orden de llegada, siempre y cuando no exista un evento de mayor
prioridad para la institución que haya presentado el mismo requerimiento.
156
Los espacios NO serán asignados para actividades académicas que deban desarrollarse en las
diferentes sedes, tales como clases, cátedras, o espacios académicos que conformen un proyecto
curricular, exceptuando las actividades académicas que se asignen por parte de Vicerrectoría
Académica para un fin específico.
Los espacios de la Sede Aduanilla de Paiba se asignarán según la siguiente prioridad:
Los eventos de carácter académico, cultural o administrativo, que por sus
características impacten a la comunidad universitaria en general.
Los eventos de carácter académico, cultural o administrativo, que por sus
características impacten comunidad universitaria de una facultad determinada.
Los eventos de interés particular para las dependencias académicas y/o
administrativas.
NOTA: Los espacios físicos disponibles serán de uso exclusivo para las actividades de la
comunidad universitaria, solo se asignarán a entes externos siempre y cuando el evento
este organizado por alguna dependencia administrativa y/o académica de la Universidad.
Para los espacios de la Sede Aduanilla de Paiba, una vez se apruebe la solicitud, se enviará un
correo electrónico de confirmación al solicitante, el cual deberá entregarse (impreso) al ingresar a la
sede como soporte para la verificación y control de la asignación.
La apertura, cierre y custodia de la dotación y equipamiento de los espacios físicos será
responsabilidad de la empresa de vigilancia de la Sede; la atención de usuarios y administración de
los espacios estará a cargo del equipo perteneciente a la Sección Biblioteca que se designe para tal
fin, el desarrollo de estas actividades para una gestión óptima de los espacios físicos implica una
labor articulada entre los actores mencionados.
El horario de préstamo de los espacios físicos será de lunes a viernes de 7 am a 6 pm.
Se debe cumplir con las siguientes reglas básicas para el uso y permanencia de los usuarios en los
espacios físicos de uso académico:
No ingerir ningún tipo de alimentos en los espacios físicos de uso académico.
No realizar actividades recreativas o de ocio en los espacios físicos de uso académico
o actividades diferentes a las de tipo académico.
Los usuarios que no cumplan con las reglas básicas para el uso y permanencia de los espacios
físicos, tendrán las siguientes penalidades:
Primera vez: No se le asignaran espacios durante 15 días.
Segunda vez: No se le asignaran espacios durante 30 días.
Tercera vez: No se le asignaran espacios durante el resto del semestre.
NOTA: En todo caso a cualquier usuario que cometa algún daño en el mobiliario,
dotación y espacios físicos de la sede, se le deberá aplicar lo establecido en el estatuto
estudiantil (Acuerdo N° 27 de 1993, Artículo 84-causales de suspensión y expulsión) y
estatuto docente (Acuerdo N° 11 de 2002, Artículo 113 y 114).
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario - Líder de Servicios de Información
Profesional Universitario - Espacios
Asistente - Circulación y Préstamo
157
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Equipo SIGUD y
Equipo Biblioteca
Cargo: N/A
Fecha: 25 de abril de 2017
Nombre: Enith Mireya
Zarate Peña
Cargo: Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha: 19 de julio de 2017
Nombre: Giovanni Rodrigo
Bermúdez Bohórquez
Cargo: Vicerrector Académico
Fecha: 03 de noviembre de 2017
ELEMENTOS DEL PROCESO
1.1.1.48 Inicio
1.1.1.49 Identificar necesidad del usuario.
Descripción
Saludar y presentarse cordialmente al usuario.
Informar que el servicio de préstamo de espacios de trabajo y de recursos tecnológicos requiere el
carné estudiantil vigente y en buen estado.
Identificar el tipo de recurso que solicita el usuario.
1.1.1.50 ¿Se solicita un espacio de trabajo?
Flujos
Sí
No
1.1.1.51 Informar el trámite requerido.
Descripción
Informar al usuario como solicitar los espacios de trabajo según la sede:
Sede Aduanilla de Paiba: Se realizará la solicitud a través de una plataforma virtual
guiándose por el GIB-PR-003-IN-002, "Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla
de Paiba". La respuesta de la solicitud será analizada por el personal de Biblioteca, y
enviada por correo electrónico al solicitante.
Otras Bibliotecas: Se entregará la planilla GIB-PR-003-FR-006, "Formato Solicitud de
Espacios de Trabajo".
Indicar como diligenciar los datos según corresponda.
Informar al usuario que debe presentarse puntualmente el día y hora solicitados en el puesto de
Circulación y Préstamo, para proceder con la entrega del espacio de trabajo.
1.1.1.52 ¿Se solicita un espacio de la Sede Aduanilla de Paiba?
Flujos
No
Sí
1.1.1.53 Analizar solicitud de préstamo.
Descripción
Recibir solicitud de préstamo al correo electrónico.
158
Estudiar solicitud de préstamo teniendo en cuenta: la disponibilidad del espacio, los horarios
de servicio, el usuario solicitante y la pertinencia de la actividad a realizar.
Dar respuesta de aprobación o rechazo a la solicitud mediante el correo electrónico. La
respuesta debe contener: la razón de aprobación o rechazo, las condiciones del servicio,
solicitar el listado de asistentes a la actividad a realizar, fecha y hora asignada del espacio, y
especificar al solicitante traer el correo de confirmación impreso el día de la entrega del espacio.
1.1.1.54 ¿Se aprobó la solicitud de préstamo?
Flujos
Sí
No
1.1.1.55 Fin
1.1.1.56 Revisar disponibilidad del recurso.
Descripción
Ingresar al SIB - ALEPH.
Revisar si hay disponibilidad del recurso solicitado (portátiles, video beams, audífonos,
casilleros). Para los recursos que no se encuentren catalogados en SIB - ALEPH, se revisa
físicamente el recurso.
1.1.1.57 ¿Se encuentra disponible el recurso solicitado?
Flujos
Sí
No
1.1.1.58 Entrega del recurso
Proceso
Entrega del recurso - Proceso principal
1.1.1.59 Tiempo que el usuario usa el servicio
1.1.1.60 Recibir recurso
Proceso
Recibir recurso - Recibir recurso
1.1.1.61 Fin
1.1.1.62 Informar al usuario.
Descripción
Informar al usuario que el recurso solicitado no se encuentra disponible en el momento, o en
la fecha requerida.
Dar un tiempo estimado en el cual podrá encontrarse disponible el recurso.
1.1.1.63 Fin
Anexo 28. GIB-PR-003-IN-002, Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla de Paiba. (Ver archivo digital adjunto).
159
Anexo 29. GIB-PR-003-FR-006, Formato Solicitud de Espacios de Trabajo.
160
Anexo 30. Procedimiento GIB-PR-004, Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación.
161
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
10/07/2014 01 Elaboración de Documento.
08/11/2017 02
Modificación de nombre y de código.
Actualización de: Objetivo, Base Legal, Definiciones y Políticas de
Operación.
Ajuste en la descripción de actividades.
Inclusión del Servicio de Cartas de Presentación.
Diferenciación en la atención de usuarios internos (Universidad Distrital) y
usuarios externos (otras Bibliotecas/Instituciones).
Ajuste en la documentación asociada al procedimiento.
OBJETIVO
Brindar el servicio de Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación a la Comunidad
Universitaria en las Unidades de Información del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
ALCANCE
Inicia con la identificación de las necesidades de información del usuario (interno o externo) y
finaliza con la recepción y reubicación del material bibliográfico prestado.
BASE LEGAL
Ley 23/1982, Sobre Derechos de Autor en Colombia.
Ley 30/1992, Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior; Art. 108. - Las
instituciones de Educación Superior tendrán la obligación de proporcionar a los estudiantes
servicios adecuados y actualizados de bibliotecas.
Ley 44/1993, Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1944.
Decisión Andina 351/1993, Régimen común sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos.
Manifiesto de la IFLA/UNESCO/1994, Sobre la Biblioteca Pública.
Ley 719/2001, Por la cual se modifican las Leyes 23 de 1982 y 44 de 1993 y se dictan otras
disposiciones.
Directrices IFLA/UNESCO/2001, Para el desarrollo del servicio de Bibliotecas Públicas.
Decreto 3942/2010, Por el cual se reglamentan las Leyes 23 de 1982, 44 de 1993 y el artículo 2°,
literal c) de la Ley 232 de 1995, en relación con las sociedades de gestión colectiva de derecho de
autor o de derechos conexos y la entidad recaudadora y se dictan otras disposiciones.
Norma ISO 11620/2014, Sobre Indicadores de Rendimiento para Bibliotecas.
Decreto 1075/2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Educación; Art. 2.5.3.2.2.1. - Evaluación de las condiciones de calidad de los programas; Numeral 8
- Medios Educativos.
DEFINICIONES
Carta de Presentación: Documento de presentación del usuario de la Comunidad Académica a la
Unidad de Información prestamista, con el fin de acceder al servicio de consulta en sala en otras
Instituciones con las cuales se tienen convenio interinstitucional.
Colección: Es el material bibliográfico que tiene disponible una biblioteca.
Colección abierta: Colección que puede ser consultada directamente por el usuario.
Colección cerrada: Colección que no permite acceso directo al usuario para su consulta. Esta debe
ser dispuesta al usuario por personal autorizado.
162
Comunidad Académica: Se define Comunidad Académica a los estudiantes, docentes, grupos de
investigación e Instituciones de Educación, que participan activamente en el desarrollo del
conocimiento.
Comunidad Universitaria: Está compuesta por todos los profesores e investigadores, todos los
estudiantes y todo el personal de administración y servicios de la Universidad Distrital.
Convenio de Préstamo Interbibliotecario: Es un pacto entre dos o más instituciones con el fin de
compartir sus recursos bibliográficos mediante la suscripción del convenio.
Material bibliográfico: Es todo material escrito e impreso, desde el cual se maneje alguna
información de interés, el cual puede ser almacenado de manera bibliográfica para hacer referencia
del mismo y para su fácil manejo.
Material de referencia: Colección que comprende obras de consulta rápida tales como
diccionarios, enciclopedias, atlas, mapas, entre otros.
Material de reserva: Material que por su alto índice de consulta y/o relevancia académica está
disponible exclusivamente para consulta en sala. Dentro del SIBUD las publicaciones seriadas y los
trabajos de grado se consideran material de reserva.
Número topográfico: Conjunto de números y letras que permiten ubicar tanto virtualmente como
físicamente el material bibliográfico.
Préstamo en sala: Es el servicio de préstamo para consultar material bibliográfico únicamente
dentro de las instalaciones de la Biblioteca.
Préstamo externo: Es el servicio de préstamo que permite al usuario utilizar el material
bibliográfico fuera de las instalaciones de la Biblioteca dentro de un límite de tiempo.
Préstamo Interbibliotecario (PIB): Tipo especial de préstamo que se realiza eventualmente entre
Bibliotecas y consiste en la posibilidad de compartir en forma equitativa el uso de los distintos
acervos bibliográficos mediante la suscripción de convenios.
Publicaciones seriadas: Publicación de periodicidad fija cuyos ejemplares se suceden en orden
numérico y/o cronológico, con título común y numeración fija preestablecida.
SIB - ALEPH: Sistema de Información Bibliográfico de la Biblioteca.
Colección Trabajos de grado: Son los trabajos presentados como requisito de grado de los
estudiantes de los programas académicos del nivel pregrado, maestría y doctorado de la
Universidad, que están disponibles para su consulta.
Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular de la Biblioteca.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GIB-PR-004-FR-001, Formato Carta de Presentación.
GIB-PR-004-FR-004, Formato Convenio de Préstamo Interbibliotecario.
GIB-PR-004-FR-019, Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario.
Carta de Presentación (formato externo).
Solicitud de Préstamo Interbibliotecario (formato externo).
POLITICAS DE OPERACIÓN
POLÍTICA GENERAL - SERVICIOS DE INFORMACIÓN
El Sistema de Bibliotecas proporciona servicios de información, actividades académicas y
culturales con el fin de fortalecer, acompañar, y satisfacer las necesidades de información de la
Comunidad Académica en los procesos de formación ciudadana, profesional e investigativa en la
construcción de cultura y proyección social.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Todo usuario del Sistema de Bibliotecas debe presentar su carné o documento de identidad
actualizado y en buen estado físico para utilizar el servicio de préstamo.
163
El Sistema de Biblioteca realizará atención a todos los usuarios (estudiantes, docentes, egresados,
administrativos, pensionados, comunidad). Todos los usuarios del Sistema de Bibliotecas que
realicen préstamos deben estar libre de sanciones.
El Sistema de Biblioteca establece convenios interinstitucionales e interbibliotecarios- PIB con el
fin de fortalecer los procesos académicos, culturales, investigación para el desarrollo de la
Comunidad Académica.
Los horarios para la prestación del servicio se establecerán de acuerdo con las directrices de la
Dirección de Biblioteca.
Tienen derecho a acceder a este servicio aquellos usuarios que pertenezcan a instituciones
públicas o privadas que hayan oficializado el Convenio PIB con el Sistema de Bibliotecas de la
Universidad Distrital.
Los usuarios internos y externos deben presentar el documento “Solicitud de Préstamo
Interbibliotecario” y/o “Carta de Presentación” establecido por la institución, debidamente
diligenciado y firmado por el personal autorizado.
El usuario debe presentar el carné de la Institución a la cual pertenece, el cual se debe encontrar
en buen estado físico (sin rupturas, datos y fotos legibles).
Todos los usuarios que utilicen el servicio de Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación
se deben de regir según las políticas de las instituciones con la cual se tengan Convenio PIB.
Todo Préstamo Interbibliotecario debe tener fecha y firma de recibido y de entrega del material
bibliográfico en la Biblioteca correspondiente.
CONDICIONES DEL SERVICIO
1. Sanciones Institución en Convenio
La Institución en Convenio PIB será responsable que sus usuarios realicen la devolución oportuna
del material bibliográfico. La demora en la devolución del material, incurrirá en las sanciones que
estipule el Reglamento de Biblioteca.
En caso de que el usuario no realice la devolución oportuna del material bibliográfico en préstamo,
se suspenderá el servicio de préstamo interbibliotecario a la Institución en Convenio PIB por un
tiempo de quince (15) días calendario.
Para la pérdida o deterioro del material bibliográfico prestado, la institución en Convenio PIB debe
comprometerse a reponer el mismo título, para lo cual se le conceden un plazo no mayor a quince
(15) días calendario y hasta que no sea repuesto el material bibliográfico, el Convenio PIB estará
suspendido. En caso de que el material bibliográfico se encuentre agotado o descontinuado la
Institución en Convenio PIB solicitara al Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital el título
por el cual deberá ser remplazado.
La Institución en Convenio PIB que incurre tres (3) veces consecutivas en sanciones del servicio, el
Convenio PIB se suspenderá por lo que falte del semestre académico.
2. Políticas de la Universidad Distrital Francisco José De Caldas
Los usuarios externos tienen derecho a solicitar hasta dos (2) ejemplares con el tiempo de
préstamo establecido por el Reglamento del Sistema de Bibliotecas, con derecho a una (1)
renovación por el mismo tiempo.
La Biblioteca de la Universidad Distrital puede tener en préstamo Interbibliotecario hasta veinte
(20) ejemplares de forma simultánea por institución.
El material bibliográfico susceptible a préstamo interbibliotecario será aquel que se encuentre en
la colección general disponible para préstamo externo por un periodo de (5) cinco días hábiles.
El material bibliográfico susceptible para préstamo en sala podrá ser consultado por medio de
Cartas de Presentación y aplica para todas las colecciones del Sistema de Bibliotecas.
El material bibliográfico debe ser devuelto en perfecto estado de conservación y dentro de los
términos indicados por la Biblioteca prestamista.
164
3. Sanciones Usuarios Internos Universidad Distrital
El Usuario que no cumpla con la devolución del material bibliográfico en la fecha establecida por
la Institución en Convenio PIB, se le suspenderá el servicio de préstamo interbibliotecario por un
término de siete (7) días calendario en la Biblioteca de la Universidad Distrital.
El Usuario debe cumplir con las sanciones establecidas por la Institución en Convenio PIB.
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario - PIB
Profesional Universitario - Líder de Servicios de Información
Asistente - Circulación y Préstamo
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Equipo SIGUD y
Equipo Biblioteca
Cargo: N/A
Fecha: 09 de mayo de 2017
Nombre: Enith Mireya
Zarate Peña
Cargo: Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha: 11 de agosto de
2017
Nombre: Giovanni Rodrigo
Bermúdez Bohórquez
Cargo: Vicerrector Académico
Fecha: 03 de noviembre de 2017
ELEMENTOS DEL PROCESO 1.1.1.1 Inicio
1.1.1.2 Identificar necesidad de información del usuario.
Descripción
Saludar y presentarse cordialmente al usuario.
Informar que el servicio de Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación requiere el carné
estudiantil vigente y en buen estado.
Identificar la Institución/Biblioteca externa solicitada.
1.1.1.3 Verificar vigencia del Convenio PIB.
Descripción
Ingresar a la base de datos de Convenios de Préstamo Interbibliotecario del Sistema de Bibliotecas
de la Universidad Distrital.
Revisar si la Institución/Biblioteca externa solicitada se encuentra en la base de datos.
Verificar si actualmente se tiene establecido un Convenio de Préstamo Interbibliotecario con la
entidad externa.
1.1.1.4 ¿El convenio se encuentra vigente?
Flujos
No
Sí
1.1.1.5 Informar al usuario otras opciones.
Descripción
Informar al usuario que actualmente no se cuenta con un Convenio de Préstamo Interbibliotecario
con la entidad solicitada.
165
Informar al usuario otros servicios de la Biblioteca que le puedan ser de utilidad para resolver su
necesidad, tales como:
Préstamo de Material Bibliográfico (Colecciones del Sistema de Bibliotecas)
Servicios de Referencia Bibliográfica - Elaboración de Bibliografías - Conmutación
Bibliográfica
Recursos electrónicos (Bases de Datos)
1.1.1.6 Crear o renovar convenio.
Descripción
Comunicarse con la entidad externa mediante correo electrónico.
Tramitar la creación o renovación de un Convenio de Préstamo Interbibliotecario.
Elaborar un oficio diligenciando el formato GIB-PR-004-FR-004, "Formato Convenio de Préstamo
Interbibliotecario" con la fecha y datos correspondientes.
Solicitar aprobación del oficio por Dirección de Biblioteca.
Enviar mediante correo electrónico el oficio, previamente aprobado, junto con el formato GIB-PR-
004-FR-004, "Formato Convenio de Préstamo Interbibliotecario" a la entidad externa.
Recibir respuesta de confirmación del Convenio de Préstamo Interbibliotecario por parte de la
entidad externa.
1.1.1.7 Atender solicitud.
Descripción
Identificar el tipo de usuario que solicita el servicio.
Proceder con el servicio solicitado (Préstamo Interbibliotecario o Cartas de Presentación), según el
tipo de usuario (interno o externo) de la Biblioteca.
1.1.1.8 Tipo de usuario
Flujos
Usuario Externo
Usuario Interno (UD)
1.1.1.9 Préstamo Interbibliotecario Usuarios Externos
Proceso
Préstamo Interbibliotecario Usuarios Externos - Préstamo Interbibliotecario Usuarios Externos
1.1.1.10 Tiempo que el usuario usa el servicio
1.1.1.11 Recibir material
Proceso
Recibir material - Proceso principal
1.1.1.12 Fin
1.1.1.13 Préstamo Interbibliotecario Usuarios Internos
Proceso
Préstamo Interbibliotecario Usuarios Internos - Préstamo Interbibliotecario Usuarios Internos
1.1.1.14 Fin
166
Anexo 31. GIB-PR-004-FR-001, Formato Carta de Presentación.
167
Anexo 32. GIB-PR-004-FR-004, Formato Convenio de Préstamo Interbibliotecario. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 33. GIB-PR-004-FR-019, Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario.
168
Anexo 34. Procedimiento GIB-PR-005, Formación de Usuarios.
169
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
10/07/2014 01 Elaboración de Documento.
09/11/2017 02
Actualización de: Objetivo, Base Legal, Definiciones y Políticas de
Operación.
Ajuste en la descripción de actividades.
Inclusión de un subprocedimiento para la solicitud de publicación de
información.
Inclusión de una actividad de control y seguimiento.
OBJETIVO
Formar usuarios autosuficientes y multiplicadores garantizando la apropiación de los servicios de
información y aprendizaje de las herramientas y recursos bibliográficos ofrecidos por el Sistema de
Bibliotecas de la Universidad Distrital, iniciando con los usuarios un proceso de formación constante
desde el ingreso mismo a la Universidad, con el fin de mantener un proceso continuo de formación
y actualización.
ALCANCE
Inicia con la recepción de solicitudes de Formación de Usuarios y finaliza con la elaboración de
informes de gestión para el análisis del servicio.
BASE LEGAL
Ley 23/1982, Sobre Derechos de Autor en Colombia.
Ley 30/1992, Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior; Art. 108. - Las
instituciones de Educación Superior tendrán la obligación de proporcionar a los estudiantes
servicios adecuados y actualizados de bibliotecas.
Ley 44/1993, Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1944.
Decisión Andina 351/1993, Régimen común sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos.
Manifiesto de la IFLA/UNESCO/1994, Sobre la Biblioteca Pública.
Ley 719/2001, Por la cual se modifican las Leyes 23 de 1982 y 44 de 1993 y se dictan otras
disposiciones.
Directrices IFLA/UNESCO/2001, Para el desarrollo del servicio de Bibliotecas Públicas.
Decreto 3942/2010, Por el cual se reglamentan las Leyes 23 de 1982, 44 de 1993 y el artículo 2°,
literal c) de la Ley 232 de 1995, en relación con las sociedades de gestión colectiva de derecho de
autor o de derechos conexos y la entidad recaudadora y se dictan otras disposiciones.
Norma ISO 11620/2014, Sobre Indicadores de Rendimiento para Bibliotecas.
Decreto 1075/2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Educación; Art. 2.5.3.2.2.1. - Evaluación de las condiciones de calidad de los programas; Numeral 8
- Medios Educativos.
DEFINICIONES
Capacitación: Proceso continuo de enseñanza-aprendizaje que busca desarrollar habilidades en un
campo específico de desempeño.
Colección: Es el material bibliográfico que tiene disponible una Biblioteca.
Comunidad Académica: Se define Comunidad Académica a los estudiantes, docentes, grupos de
investigación e Instituciones de Educación, que participan activamente en el desarrollo del
conocimiento.
Formación de Usuarios: Conjunto de actividades desarrolladas por profesionales en las Unidades
de Información, con el fin de transmitir a los usuarios un mayor conocimiento del funcionamiento,
recursos y servicios de información de la Biblioteca.
170
Inducción: Presentación del funcionamiento y condiciones de los Servicios del Sistema de
Bibliotecas.
Instalación: La disposición del espacio, protocolo y elementos requeridos para la realización de un
evento.
Invitados: Participantes y/o asistentes a un evento.
Logística: Conjunto de los medios y métodos que permiten llevar a cabo la organización de un
evento.
Material bibliográfico: Es todo material físico o digital, desde el cual se maneje alguna información
de interés, el cual puede ser almacenado de manera bibliográfica para hacer referencia del mismo y
para su fácil manejo.
Material publicitario: Conjunto de medios y soportes (separadores de libros, pendones, banners)
utilizados para transmitir un mensaje de promoción o invitación en particular.
Pieza gráfica: Composición visual en diseño, la cual puede variar en soporte y formato según sus
necesidades.
Publicaciones seriadas: Publicación de periodicidad fija cuyos ejemplares se suceden en orden
numérico y/o cronológico, con título común y numeración fija preestablecida.
Recursos electrónicos: Recursos especializados contratados que permiten acceso a documentos en
formato electrónico y digital, los cuales pueden ser consultados a través de plataformas virtuales.
Recursos físicos: Se refiere a los equipamientos, suministros y materiales necesarios para el desarrollo
de cada tipo de actividad: desde equipos informáticos y audiovisuales a elementos museográficos,
pasando por material escolar, folletos informativos, identificaciones del personal o guiones impresos
para visitas. Transporte de los ponentes o de las obras que se vayan a traer ida y vuelta.
SIBUD: Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular de la Biblioteca.
Visita Guiada: Actividad académica y cultural enfocada en la presentación de la historia e
importancia de una Biblioteca en específico, durante el recorrido de las instalaciones de la misma.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GIB-PR-005-GUI-001, Guía de Inducción de los Servicios de Biblioteca.
GIB-PR-005-GUI-002, Guía de Uso del Catálogo en Línea.
GIB-PR-005-GUI-003, Guía de Visitas Guiadas Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto.
GIB-PR-005-FR-020, Formato Evaluación de Servicio Formación de Usuarios.
GIB-FR-017, Formato Solicitud de Publicación de Información.
GIB-FR-018, Formato Planilla de Información.
GI-FR-011, Formato Planilla de Asistencia.
Informe de Gestión.
POLITICAS DE OPERACIÓN
POLÍTICA GENERAL - SERVICIOS DE INFORMACIÓN
El Sistema de Bibliotecas proporciona servicios de información, actividades académicas y
culturales con el fin de fortalecer, acompañar, y satisfacer las necesidades de información de la
Comunidad Académica en los procesos de formación ciudadana, profesional e investigativa en la
construcción de cultura y proyección social.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Los horarios para la prestación del servicio se establecerán de acuerdo con las directrices de la
Dirección de Biblioteca.
Las solicitudes de Formación de Usuarios, la comunicación y documentación que surja del
procedimiento, debe ser enviada por los Líderes de Biblioteca al siguiente correo electrónico:
171
Se debe realizar promoción y seguimiento del portafolio de servicios del Sistema de Bibliotecas
con cada Proyecto Curricular de la Universidad Distrital mediante visitas presenciales por cada una
de las oficinas, por medio telefónico o vía correo electrónico.
En caso de que ocurra alguna eventualidad con una Formación de Usuarios, se debe informar a
Dirección de Biblioteca y al Líder de Formación de Usuarios.
La cantidad de asistentes no debe influir en la realización de la Formación de Usuarios.
Las solicitudes de Formación de Usuarios que requieran difusión de información en los medios de
comunicación para completar el aforo requerido, deben procesar la solicitud con el personal de
Comunicaciones con quince (15) días de anterioridad, diligenciando los formatos correspondientes:
GIB-FR-017, Formato Solicitud de Publicación de Información.
GIB-FR-018, Formato Planilla de Información.
Se debe verificar previamente la infraestructura física y tecnológica que se requieran utilizar
durante la Formación de Usuarios.
Se debe realizar la encuesta del nivel de servicio al finalizar la Formación de Usuarios mediante el
GIB-PR-005-FR-020, "Formato Evaluación de Servicio Formación de Usuarios".
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario - Líder de Servicios de Información
Profesional Universitario - Formación de Usuarios
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Equipo SIGUD y
Equipo Biblioteca
Cargo: N/A
Fecha: 06 de julio de 2017
Nombre: Enith Mireya
Zarate Peña
Cargo: Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha: 11 de septiembre
de 2017
Nombre: Giovanni Rodrigo
Bermúdez Bohórquez
Cargo: Vicerrector Académico
Fecha: 03 de noviembre de 2017
ELEMENTOS DEL PROCESO 1.1.1.1 Inicio
1.1.1.2 Recibir solicitud.
Descripción
Las solicitudes de Formación de Usuarios pueden ser generadas por:
Comunidad Académica
Servicios de Información del Sistema de Bibliotecas
Como parte de un Contrato de acceso a Recursos Electrónicos
Recibir la solicitud mediante correo electrónico o presencialmente, teniendo en cuenta la siguiente
información:
Descripción de la Formación de Usuarios solicitada (inducción de servicios de
información, capacitaciones o visitas guiadas)
Lugar y fecha requerida de la Formación de Usuarios
Lista de asistentes que van a participar en la Formación de Usuarios (cuando aplique)
Aclarar inquietudes de la Formación de Usuarios requerida con el solicitante, en caso
de ser necesario
172
1.1.1.3 Programar formación de usuarios.
Descripción
Programar la fecha de la Formación de Usuarios, verificando la disponibilidad tanto del personal
de Biblioteca como del espacio en el cual se realizará el curso.
Definir los espacios donde se llevará a cabo la Formación de Usuarios.
Identificar los requerimientos logísticos requeridos para la realización de la Formación de Usuarios.
La definición de los elementos y recursos se realiza según el tipo de inducción o capacitación a
realizar, y sus condiciones de funcionamiento.
Definir que permisos serán necesarios solicitar.
Realizar reuniones con el personal de Biblioteca que participa en la Formación de Usuarios, para
socializar lo siguiente:
Dar a conocer al grupo de trabajo que atenderá la Formación de Usuarios la
información necesaria para el desarrollo adecuado de la misma.
Dar a conocer los formatos para los registros de asistencia y la evaluación de la
Formación de Usuarios.
Notificar mediante correo electrónico al solicitante y al Profesional Universitario - Formación de
Usuarios, la confirmación de la solicitud con fecha, hora y lugar programado de la Formación de
Usuarios.
1.1.1.4 ¿Solicitud interna de capacitación?
Flujos
Sí
No
1.1.1.5 Solicitud de publicación de información
Proceso
Solicitud de publicación de información - Solicitud de publicación de información
1.1.1.6 Realizar logística previa de la formación.
Descripción
Verificar la disponibilidad de los recursos que requiera la Formación de Usuarios. La preparación
de los espacios necesarios será en función del aforo requerido y las necesidades técnicas del lugar
de desarrollo (Biblioteca, auditorios, salones de clase).
Iniciar los trámites administrativos necesarios (solicitud de espacios, solicitud de recursos físicos,
transporte), los cuales serán avalados y remitidos por la Dirección de Biblioteca ante la dependencia
correspondiente (cuando aplique).
Preparar el material publicitario que será entregado a los asistentes de la Formación de Usuarios
(cuando aplique).
Establecer el material audiovisual de apoyo (diapositivas, carteleras, videos) que se va a presentar.
Coordinar y supervisar la organización logística previa a la Formación de Usuarios, dependiendo
del lugar donde se realizará.
La Formación de Usuarios que requiera el uso de equipos de sonido, se realizará con anterioridad
pruebas de sonido y logística.
1.1.1.7 Realizar formación de usuarios.
Descripción
Realizar la inducción, capacitación o visita guiada programada.
Realizar control de asistencia de la Formación de Usuarios con el GI-FR-011, "Formato Planilla de
Asistencia".
Realizar registro fotográfico de la Formación de Usuarios.
173
Entregar el material publicitario a los asistentes una vez finalizada la Formación de Usuarios.
Solicitar el diligenciamiento del GIB-PR-005-FR-020, "Formato Evaluación de Servicio Formación
de Usuarios", con el objetivo de valorar el servicio prestado y así mismo poder identificar fallas y
establecer planes de mejora.
Para la Formación de Usuarios que se desarrolle en las Bibliotecas, garantizar la protección del
material bibliográfico con apoyo del personal de Biblioteca, resguardando la colección de pérdidas
y daños.
NOTA: Las capacitaciones llevadas a cabo por personal de entidades externas (acuerdos de contrato
con proveedores), siempre deben tener acompañamiento del personal de Biblioteca de la Unidad de
Información correspondiente.
1.1.1.8 Desarrollar formación de usuarios.
Descripción
Apoyar la organización y ejecución de la Formación de Usuarios, según su magnitud y el lugar en
el cual se desarrolle.
Apoyar el registro del control de asistencia de la Formación de Usuarios con el GI-FR-011,
"Formato Planilla de Asistencia".
Apoyar el registro del GIB-PR-005-FR-020, "Formato Evaluación de Servicio Formación de
Usuarios".
Realizar registro fotográfico de la Formación de Usuarios.
1.1.1.9 Tiempo de duración de la formación
1.1.1.10 Realizar devolución de recursos.
Descripción
Coordinar la entrega y disposición adecuada de los elementos y recursos tecnológicos utilizados.
Verificar con el personal de seguridad que todo se encuentre en buen estado (Auditorios y
Bibliotecas).
1.1.1.11 ¿La formación de usuarios se realizó a satisfacción?
Flujos
Sí
No
1.1.1.12 Reportar novedad o eventualidad.
Descripción
Identificar el motivo por el cual se canceló o se interrumpió la Formación de Usuarios programada.
Reportar por correo electrónico a la Dirección de Biblioteca y al Profesional Universitario -
Formación de Usuarios, la novedad presentada, informando la fecha, hora, lugar y tema de la
Formación de Usuarios cancelada.
Informar mediante correo electrónico al solicitante, el motivo por el cual se canceló o se
interrumpió la Formación de Usuarios. Se ofrecen disculpas y se propone una posible
reprogramación del curso al solicitante.
1.1.1.13 ¿Se puede reprogramar?
Flujos
Sí
No
174
1.1.1.14 Fin
1.1.1.15 Consolidar registros y documentos.
Descripción
Registrar el servicio de Formación de Usuarios realizado a través del siguiente link:
http://gemini.udistrital.edu.co/encuestas/index.php/47774?lang=cs, diligenciando los campos
correspondientes.
Consolidar el control de asistencia.
Consolidar las encuestas de evaluación de servicio.
Consolidar registro fotográfico de la Formación de Usuarios.
Realizar organización de toda la documentación asociada por cada Formación de Usuarios
(material publicitario implementado, planilla de asistencia, permisos y formatos empleados), para
realizar el correspondiente análisis del servicio.
Retroalimentar los resultados de la Formación de Usuarios con todas las partes involucradas,
dando y recibiendo sugerencias.
Entregar la documentación compilada de la Formación de Usuarios al Archivo de Biblioteca.
1.1.1.16 Realizar control y seguimiento.
Descripción
REPORTE MENSUAL DE FORMACIÓN DE USUARIOS
Evaluar el nivel de servicio de las inducciones, capacitaciones y visitas guiadas
realizadas durante el mes.
Realizar reporte de Formación de Usuarios de las Bibliotecas, relacionando cada
Proyecto Curricular con la cantidad de solicitudes y los temas requeridos.
Entregar mensualmente a Dirección de Biblioteca y al Profesional Universitario -
Formación de Usuarios, el reporte de Formación de Usuarios.
INFORME GENERAL DE FORMACIÓN DE USUARIOS
Elaborar un informe de resultados, informe de gestión (ICARO), de las inducciones,
capacitaciones y visitas guiadas desarrolladas, para ser radicado en Dirección de
Biblioteca. Teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Objetivo
Temas de mayor solicitud
Número de usuarios capacitados por Biblioteca
Análisis general de Formación de Usuarios
Recomendaciones
Planes de mejora del servicio
1.1.1.17 Fin
Anexo 35. GIB-PR-005-GUI-001, Guía de Inducción de los Servicios de Biblioteca. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 36. GIB-PR-005-GUI-002, Guía de Uso del Catálogo en Línea. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 37. GIB-PR-005-GUI-003, Guía de Visitas Guiadas Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto. (Ver archivo digital adjunto).
175
Anexo 38. GIB-PR-005-FR-020, Formato Evaluación de Servicio Formación de Usuarios.
176
Anexo 39. Procedimiento GIB-PR-006, Morosidad.
177
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
07/31/2017 01 Elaboración de Documento.
OBJETIVO
Verificar que el usuario no presente inconsistencias o bloqueos en la expedición de Paz y Salvos,
con los Sistemas de Información Bibliográfica y/o Académica, con el fin de establecer el estado
requerido conforme a la solicitud realizada.
ALCANCE
Inicia con la recepción de solicitudes y finaliza con el control y seguimiento del procedimiento.
BASE LEGAL
Acuerdo 004/2006, Art 15. - Por cada día de exceso en el uso de libros de consulta general o por
cada hora de exceso en el uso de libros de referencia en la Universidad, el usuario deberá pagar una
décima parte de un salario mínimo diario legal vigente.
Circular No. 4155/2016 de la Oficina Asesora de Planeación y Control, Asignación de Espacios
Físicos Biblioteca Ramón D´Luyz Nieto Sede Aduanilla de Paiba; Lineamientos Generales de
Asignación de Espacios Físicos - Se disponen las directrices y criterios para la reserva, asignación y
uso de los espacios físicos del Centro Cultural Biblioteca "Ramón Eduardo D'Luyz Nieto".
Actualización Derechos Pecuniarios del Año Vigente, Resolución de la Secretaría General de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas sobre el porcentaje de aumento del valor de las
multas.
DEFINICIONES
Aplazamiento de semestre: Condición en la cual el estudiante no se encuentra matriculado y
desea postergar los estudios universitarios temporalmente.
Cancelación de semestre: Condición en la cual el estudiante se encuentra matriculado y no desea
finalizar el semestre en curso.
Colección: Es el material bibliográfico que tiene disponible una Biblioteca.
Comunidad Universitaria: Se define Comunidad Universitaria a los estudiantes de pregrado y
posgrado, empleados, docentes, que se encuentren activos en el Sistema de Bibliotecas de la
Universidad Distrital.
Desbloqueo: Condición en la cual el solicitante desea reactivar su cuenta de usuario en el Sistema
de Bibliotecas.
Material bibliográfico: Es todo material físico o digital, desde el cual se maneje alguna información
de interés, el cual puede ser almacenado de manera bibliográfica para hacer referencia del mismo y
para su fácil manejo.
Multa: Sanción económica generada por demora en la devolución del material de Biblioteca.
Paz y Salvo: Documento que expide la Biblioteca a un usuario solicitante, en el que consta la
inexistencia de obligaciones pendientes con esta Unidad.
Reposición de Material Bibliográfico: Reposición de material bibliográfico por el mismo título o
uno similar, por parte del usuario que lo reportó como perdido o deteriorado.
Retiro de la Universidad: Condición en la cual el estudiante no se encuentra matriculado y desea
retirarse de manera definitiva de la Universidad.
RIUD: Repositorio Institucional de la Universidad Distrital.
Sanciones: Bloqueo temporal del usuario en el SIB - ALEPH por la devolución tardía o la no
devolución de un recurso prestado.
Sanciones Pedagógicas: Es una charla de sensibilización o capacitación en el uso adecuado de los
recursos y herramientas que ofrece la Biblioteca, con el fin de incentivar al usuario.
178
Sanciones Pecuniarias: Es el valor monetario generado por la devolución tardía o la no devolución
de un recurso.
SIB - ALEPH: Sistema de Información Bibliográfico de la Biblioteca.
SIBUD: Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Situación de Morosidad: Situación en la cual un usuario del Sistema de Bibliotecas de la
Universidad Distrital, se encuentra sancionado por la demora en la devolución o la no entrega de
material bibliográfico.
Suspensión de multa: Cancelación de una multa en casos de fuerza mayor sustentados por el
usuario.
Suspensión parcial de multa: Cancelación parcial de una multa en casos de fuerza mayor
sustentados por el usuario.
Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular de la Biblioteca.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GIB-PR-006-IN-022, Instructivo Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño.
GIB-PR-006-FR-002, Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos.
GIB-PR-006-FR-009, Formato Reporte de Consignaciones de Multas.
GIB-PR-006-FR-021, Formato Paz y Salvo.
GIB-PR-006-FR-022, Formato Solicitud Suspensión de Multas.
GIB-PR-006-FR-023, Formato Reposición de Material Bibliográfico.
Consignación Bancaria.
Denuncio de la pérdida del material bibliográfico.
Factura de la compra del material bibliográfico.
Carta de reposición.
POLITICAS DE OPERACIÓN
POLÍTICAS GENERALES
Las solicitudes de Paz y Salvo (cancelación, retiro o aplazamiento) se realizaran por el titular del
carné universitario diligenciando el GIB-PR-006-FR-002, "Formato Solicitud de Paz y Salvos,
Desbloqueos", en caso de ser realizadas por terceros deben entregar la siguiente documentación al
momento de la solicitud:
Fotocopia de las Cédulas de Ciudadanía de ambas partes.
Oficio de autorización para la realización del trámite.
Comprobante médico (cuando aplique).
El usuario debe estar libre de multas y de bloqueos para tramitar cualquier tipo de Paz y Salvo.
Las solicitudes de Paz y Salvo para graduación deben ser dirigidas por la Secretaría Académica de
cada Facultad a Dirección de Biblioteca mediante el correo electrónico: [email protected].
Las solicitudes de Paz y Salvo de Personal Administrativo deben ser dirigidas por la Oficina de
Recursos Humanos a Dirección de Biblioteca mediante el correo electrónico:
Las solicitudes de Paz y Salvo para cancelación de semestre se deben regir conforme al Calendario
Académico vigente.
Los Paz y Salvos únicamente serán entregados en el puesto de Circulación y Préstamo en los días
hábiles Lunes, Miércoles y Viernes.
El material bibliográfico perdido o dañado durante su préstamo debe ser adquirido por el usuario
de acuerdo al GIB-PR-006-IN-022, "Instructivo Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o
Daño"; para estos casos la multa se suspendera de la cuenta del usuario una vez se verifique la
correcta reposición del material.
179
Entrega de Consignaciones Bancarias por conceptos de multas:
Las consignaciones se deben entregar a la Dirección de Biblioteca los cinco (5) primeros días de
cada mes, del mes inmediatamente anterior.
Los Líderes de Biblioteca deberán diligenciar en servicios no automatizados los datos de estas
consignaciones (el valor consolidado).
La portada y el formato de relación de las consignaciones deben ser los aprobados y
estandarizados para este propósito.
La portada y formato deben venir firmados con el visto bueno por cada Líder de Biblioteca, de lo
contrario no se recibirán en Secretaría de Dirección de Biblioteca.
Con la firma del visto bueno por parte del Líder de cada Biblioteca se garantiza a la Dirección de
Biblioteca que las consignaciones (cantidades, montos, orden) son los indicados en el formato y son
verídicos.
Los archivos digitales de los formatos de las consignaciones entregadas deberán ser enviados al
correo de la Dirección de Biblioteca ([email protected]) con copia a Gestión Documental de
Biblioteca.
SANCIONES
1. Sanciones Pedagógicas
Las sanciones pedagógicas siempre aplican para los siguientes préstamos:
Casilleros
Espacios de Trabajo (salas, auditorios)
2. Sanciones Pecuniarias
El valor de la multas se rige por el porcentaje establecido en la actualización de derechos
pecuniarios expedida anualmente por la Universidad Distrital.
Por cada día de devolución tardía de material bibliográfico prestado externamente o por cada
hora de devolución tardía de material bibliográfico de consulta en sala, el usuario deberá pagar una
décima parte de un Salario Mínimo Diario Legal Vigente, siempre y cuando el recurso (portátiles,
entre otros) y/o material bibliográfico sea devuelto en buen estado.
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario - Morosidad
Profesional Universitario - Líder de Servicios de Información
Asistente - Circulación y Préstamo
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Equipo SIGUD y
Equipo Biblioteca
Cargo: N/A
Fecha: 13 de junio de 2017
Nombre: Enith Mireya
Zarate Peña
Cargo: Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha: 31 de julio de 2017
Nombre: Giovanni Rodrigo
Bermúdez Bohórquez
Cargo: Vicerrector Académico
Fecha: 03 de noviembre de 2017
ELEMENTOS DEL PROCESO 1.1.1.1 Inicio
180
1.1.1.2 Recibir solicitud.
Descripción
Las solicitudes se dividen en tres (3) tipos según el trámite que se requiere realizar. Los tipos de
solicitudes son los siguientes:
PAZ Y SALVO PARA GRADOS / PAZ Y SALVO PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO
Recibir notificación (oficio) por correo electrónico por parte de la Secretaría Académica de
Facultad con la "Relación de estudiantes para expedición de Paz y Salvos", la cual indica los
estudiantes que requieren Paz y Salvo de Biblioteca para los trámites de grado.
Recibir solicitud por medio de correo electrónico y en físico por parte de la Oficina de Recursos
Humanos solicitando el Paz y Salvo de Biblioteca del Personal Administrativo que se retira de la
Universidad.
PAZ Y SALVO PARA CANCELACIÓN, APLAZAMIENTO O RETIRO / SOLICITUD DE
DESBLOQUEO
Saludar y presentarse cordialmente al usuario.
Identificar la necesidad que tiene el usuario, la cual puede ser alguna de las siguientes:
Cancelación de semestre (09): Condición en la cual el estudiante se
encuentra matriculado y no desea finalizar el semestre en curso.
Aplazamiento de semestre (10): Condición en la cual el estudiante no se
encuentra matriculado y desea postergar los estudios universitarios
temporalmente.
Retiro de la Universidad (11): Condición en la cual el estudiante no se
encuentra matriculado y desea retirarse de manera definitiva de la Universidad.
Desbloqueo: Condición en la cual el solicitante desea reactivar su cuenta de
usuario en el Sistema de Bibliotecas.
Informar como se realiza la solicitud de Paz y Salvo o Desbloqueo.
NORMALIZAR UNA SITUACIÓN DE MOROSIDAD
Saludar y presentarse cordialmente al usuario.
Identificar la Situación de Morosidad que se requiere normalizar, la cual puede ser alguna de las
siguientes:
Pago y/o Suspensión de Multas.
No devolución de material.
Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño.
Proceder según la Situación de Morosidad identificada.
1.1.1.3 Tipo de Solicitud
Flujos
Grados / Personal Administrativo
Situación de Morosidad
Cancelación, Aplazamiento, Retiro, Desbloqueo
1.1.1.4 Verificar estado del solicitante
Proceso
Verificar estado del solicitante - Verificar estado del solicitante
1.1.1.5 ¿El solicitante se encuentra a Paz y Salvo?
Flujos
No
Sí
181
1.1.1.6 Informar al solicitante.
Descripción
Informar al solicitante del Paz y Salvo, según corresponda:
PAZ Y SALVO PARA GRADOS
Identificar la razón por la cual no se puede generar el Paz y Salvo de Biblioteca, teniendo en
cuenta la verificación anterior.
Notificar al Proyecto Curricular mediante correo electrónico o contacto telefónico el motivo por el
cual no se puede generar el Paz y Salvo del estudiante.
PAZ Y SALVO PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO
Identificar la razón por la cual no se puede generar el Paz y Salvo de Biblioteca, teniendo en
cuenta la verificación anterior.
Notificar a la Oficina de Recursos Humanos mediante correo electrónico o contacto telefónico el
motivo por el cual no se puede generar el Paz y Salvo del Personal Administrativo.
PAZ Y SALVO PARA CANCELACIÓN, APLAZAMIENTO O RETIRO / SOLICITUD DE
DESBLOQUEO
Identificar la razón por la cual no se puede generar el Paz y Salvo de Biblioteca, teniendo en
cuenta la verificación anterior.
Informar al solicitante personalmente el motivo por el cual no se puede generar el Paz y Salvo.
1.1.1.7 Situación a Normalizar
Flujos
Pago y Suspensión de Multas
Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño
1.1.1.8 Pago y Suspensión de Multas
Proceso
Pago y Suspensión de Multas - Pago y Suspensión de Multas
1.1.1.9 ¿Se requiere Paz y Salvo?
Flujos
Sí
No
1.1.1.10 Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño
Proceso
Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño - Reposición de Material Bibliográfico por Pérdida o Daño
1.1.1.11 Realizar trámite solicitado.
Descripción
Realizar el trámite solicitado, según corresponda:
PAZ Y SALVO PARA GRADOS
Relacionar los estudiantes que no se encuentren a Paz y Salvo con el Sistema de Bibliotecas, por
concepto de:
Devolución tardía.
No devolución de material.
No autoarchivo en RIUD (cuando aplique).
182
No aprobación de documentos en el RIUD por parte del Director (cuando
aplique).
No entrega de soportes en físico de trabajo grado a Biblioteca (cuando
aplique).
Una vez verificados todos los estudiantes del listado entregado por la Secretaría Académica de
cada Facultad, se procede a la elaboración del oficio de respuesta.
PAZ Y SALVO PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO
Una vez verificado el estado del Personal Administrativo solicitado por la Oficina de Recursos
Humanos, se procede a la elaboración del oficio de respuesta.
PAZ Y SALVO PARA CANCELACIÓN, APLAZAMIENTO O RETIRO / SOLICITUD DE
DESBLOQUEO
Realizar el cambio de estado solicitado, con fecha de expedición del Paz y Salvo. Los códigos son
los siguientes:
Cancelación de semestre (09).
Aplazamiento de semestre (10).
Retiro de la Universidad (11).
Dar click en el comando “Actualizar”.
Cerrar la sesión del usuario u oprimir F4, una vez realizado el cambio de estado requerido.
Resaltar los datos del solicitante al cual se le cambio el estado, en el formato GIB-PR-006-FR-002,
"Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos". Esto indica que se puede proceder con la
elaboración del Paz y Salvo.
1.1.1.12 ¿Es un Paz y Salvo individual?
Flujos
Sí
No
1.1.1.13 Elaborar oficio de Paz y Salvo.
Descripción
Realizar el oficio de respuesta según corresponda:
PAZ Y SALVO PARA GRADOS
Proyectar un oficio dirigido a la Secretaría Académica de cada Facultad, dando respuesta a la
solicitud de Paz y Salvo de Biblioteca.
Adjuntar la "Relación de estudiantes para expedición de Paz y Salvos" señalando los estudiantes
que se encuentren a Paz y Salvo con el Sistema de Bibliotecas, e indicando aquellos estudiantes que
presenten alguna multa, sanción o inconsistencia.
Remitir oficio a la Dirección de Biblioteca para su aprobación y emisión oficial, junto con la
"Relación de estudiantes para expedición de Paz y Salvos".
PAZ Y SALVO PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO
Proyectar un oficio dirigido a la Oficina de Recursos Humanos, dando respuesta a la solicitud de
Paz y Salvo de Biblioteca.
Remitir oficio a la Dirección de Biblioteca para su aprobación y emisión oficial.
1.1.1.14 Aprobar oficio de Paz y Salvo.
Descripción
Recibir el "Oficio de Paz y Salvo".
Verificar la información.
Realizar correcciones o modificaciones si es necesario.
183
Aprobar y firmar el "Oficio de Paz y Salvo".
Remitir y radicar el "Oficio de Paz y Salvo" en físico y por correo electrónico en la dependencia que
corresponda (Secretaría Académica de cada Facultad - Oficina de Recursos Humanos).
1.1.1.15 Enviar oficio de Paz y Salvo.
Descripción
Radicar el "Oficio de Paz y Salvo", previamente avalado por la Dirección de Biblioteca, en la
Secretaría Académica de cada Facultad.
1.1.1.16 ARC-PR-009, Trámites para Grado
1.1.1.17 Elaborar Paz y Salvo individual.
Descripción
Revisar el formato GIB-PR-006-FR-002, "Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos",
identificando los solicitantes que se encuentren resaltados.
Verificar en el SIB - ALEPH el estado del Paz y Salvo.
Diligenciar el formato GIB-PR-006-FR-021, "Formato Paz y Salvo" con los datos del solicitante.
1.1.1.18 Solicitante reclama Paz y Salvo
Descripción
El solicitante se acerca al puesto de Circulación y Préstamo en los días hábiles (Lunes, Miércoles o
Viernes), y reclama el Paz y Salvo.
1.1.1.19 Entregar Paz y Salvo individual.
Descripción
Entregar al solicitante el formato GIB-PR-006-FR-021, "Formato Paz y Salvo" debidamente
diligenciado.
Solicitar la verificación de los datos del Paz y Salvo. En caso de presentar inconsistencias, se debe
elaborar un nuevo Paz y Salvo.
Solicitar la firma al usuario en la columna "Firma Recibido" del formato GIB-PR-006-FR-002,
"Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos".
1.1.1.20 Realizar control y seguimiento.
Descripción
REPORTE MENSUAL DE CONSIGNACIONES
Verificar la cantidad de Consignaciones Bancarias a registrar.
Diligenciar el formato GIB-PR-006-FR-009, "Formato Reporte de Consignaciones de Multas", con
los datos de las Consignaciones Bancarias.
Registrar el Reporte de Consignación de Multas a través del siguiente link:
http://gemini.udistrital.edu.co/encuestas/index.php/47774?lang=cs, diligenciando los campos
correspondientes.
Entregar mensualmente a Dirección de Biblioteca el formato GIB-PR-006-FR-009, "Formato
Reporte de Consignaciones de Multas" diligenciado con las Consignaciones Bancarias en físico.
REPORTE MENSUAL DE PAZ Y SALVOS POR CANCELACIÓN, APLAZAMIENTO, RETIROS Y
DESBLOQUEOS
Realizar reporte de Paz y Salvos emitidos en las Bibliotecas, relacionando cada Proyecto Curricular
con la cantidad de solicitudes de Cancelación, Aplazamiento, Retiro y Desbloqueos. Realizar análisis
de las situaciones encontradas.
Anexar el registro del formato GIB-PR-006-FR-002, "Formato Solicitud de Paz y Salvos,
Desbloqueos" utilizados en el mes.
184
Entregar mensualmente a Dirección de Biblioteca el reporte de Paz y Salvos.
INFORME MENSUAL DE MOROSIDAD
Generar el reporte de SIB - ALEPH de Morosidad.
Realizar análisis por Biblioteca de Morosidad.
Realizar informe mensual de morosidad de acuerdo a lo encontrado.
Remitir el informe a Dirección de Biblioteca y al Profesional Universitario - Morosidad.
1.1.1.21 Recibir reportes de morosidad.
Descripción
Recibir el formato GIB-PR-006-FR-009, "Formato Reporte de Consignaciones de Multas"
diligenciado con las Consignaciones Bancarias en físico, por parte del responsable de cada
Biblioteca.
Recibir el reporte de Paz y Salvos emitidos en las Bibliotecas, relacionado con la cantidad de
solicitudes de Cancelación, Aplazamiento, Retiro y Desbloqueos.
Radicar los reportes en Dirección de Biblioteca.
Archivar la documentación según corresponda.
1.1.1.22 Indicar el uso del formato de solicitud.
Descripción
Entregar el formato GIB-PR-006-FR-002, "Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos".
Explicar como diligenciar el formato, indicando al solicitante que debe marcar con una "X" la
casilla correspondiente al motivo de la solicitud, la cual puede ser por:
Cancelación de semestre (09).
Aplazamiento de semestre (10).
Retiro de la Universidad (11).
Desbloqueo.
Informar al solicitante que puede reclamar el Paz y Salvo en los días Lunes, Miércoles o Viernes. En
caso de presentarse algún inconveniente en la generación del Paz y Salvo, se le comunicará a través
del correo electrónico que tenga registrado en el Sistema de Bibliotecas.
1.1.1.23 ARC-PR-009, Trámites para Grado
Descripción
El Sistema de Bibliotecas recibe notificación (oficio) por correo electrónico con la “Relación de
estudiantes para expedición de Paz y Salvos”, por parte de la Secretaría Académica de cada Facultad.
1.1.1.1 Fin
Anexo 40. GIB-PR-003-IN-002, Instructivo Solicitud de Espacios Sede Aduanilla de Paiba. (Ver archivo digital adjunto).
185
Anexo 41. GIB-PR-006-FR-002, Formato Solicitud de Paz y Salvos, Desbloqueos.
186
Anexo 42. GIB-PR-006-FR-009, Formato Reporte de Consignaciones de Multas.
Anexo 43. GIB-PR-006-FR-021, Formato Paz y Salvo.
187
Anexo 44. GIB-PR-006-FR-022, Formato Solicitud Suspensión de Multas.
SI NO
Fecha de la suspensión:
Razón de la suspensión (Nota local SIB -
ALEPH):
Observaciones:
Biblioteca/Unidad de Información:
De aquí en adelante esta información es diligenciada por el Líder de Morosidad
Nombre:
Fecha de solicitud:
Nombre:
Correo electrónico:
Código/ID ALEPH:
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN (Realice la descripción de la situación presentada)
Documento de Identidad:
Proyecto Curricular:
Nombre:
Cargo:
DATOS SOLICITANTE
DATOS USUARIO
DATOS DEL PRÉSTAMO (Diligenciar manualmente en el caso que se requiera una SUSPENSIÓN PARCIAL)
Tipo de préstamo:
Material/Recurso prestado:
Estatus del usuario:
Código de barras del ítem:
Usuario ALEPH que realiza el préstamo:
Usuario ALEPH que realiza la devolución:
Fecha de préstamo:
Fecha de vencimiento:
Fecha original de vencimiento:
Suspensión Parcial
Suspensión por Reposición
DETERMINAR RESPONSABLE (Seleccione con una "X" el responsable de la multa)
DETERMINAR TIPO DE SUSPENSIÓN (Indique solo un tipo de suspensión a realizar, y el valor suspendido)
Suspensión Total
VALORTIPO DE SUSPENSIÓN
Causas Externas Responsabilidad Biblioteca Responsable Usuario
Fecha de devolución
Macroproceso: Apoyo a lo Misional Versión: 01
Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica Fecha de Aprobación: 03/11/2017
FORMATO: SOLICITUD SUSPENSIÓN DE MULTAS Código: GIB-PR-006-FR-022
188
Anexo 45. GIB-PR-006-FR-023, Formato Reposición de Material Bibliográfico.
N ombreIdent if ica
ciónC ód igo
Proyect o
C urr icula
r
A ut or T í t uloEd it o r ia
l
Ed ici
ón
A ñ
o
Ejemp
lar
C ód igo
B arras
SIB
Placa de
Invent ar i
o
A ut or T í t uloEd it o r ia
l
Ed ici
ón
A ñ
o
Ejemp
larV alo r
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
_______________________________________
FIRMA RESPONSABLE QUE ENTREGA
_______________________________________
FIRMA RESPONSABLE QUE RECIBE
FEC HA
EN TR EG
A
M A TER I
A L EN
D A TOS M A TER IA L B IB LIOGR A FIC O EN R EPOSIC IONN
o.
D A TOS U SU A R IOFEC HA
R EPOR
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B IB LIO
TEC A
D A TOS M A TER IA L B IB LIOGR A FIC O
R EPOR TE EX TR A V Í O / PÉR D ID A / HU R TO / D ETER IOR O
C ON C EPTO
( SELEC C IO
N E SEGÚ N
C OR R ESPO
N D A )
Código: GIB-PR-006-FR-023FORMATO: REPOSICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Macroproceso: Apoyo a lo Misional
Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica
Versión: 01
Fecha de Aprobación: 03/11/2017
Biblioteca/Unidad de
Responsable que entrega:Fecha Solicitud:
(DD/MM/AAAA)Responsable que recibe:
189
Anexo 46. Procedimiento GIB-PR-007, Registro y Entrega de Trabajos de Grado en el Repositorio Institucional, RIUD.
190
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
11/06/2015 01 Elaboración de Documento.
07/17/2017 02
Modificación de código.
Ajuste en la descripción de actividades.
Actualización del alcance del procedimiento.
Inclusión de un subprocedimiento para la recepción y aprobación de
documentos.
Inclusión de una actividad de control y seguimiento.
Eliminación de responsables repetidos.
Ajuste en la documentación asociada al procedimiento.
OBJETIVO
Establecer los parámetros para la entrega del documento final (trabajos de grado o Tesis) al Sistema
de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en formato digital RIUD
Repositorio Institucional y físico.
ALCANCE
Inicia con el registro del Estudiante (Autor) en la plataforma virtual del RIUD y finaliza con el control
y seguimiento del procedimiento.
BASE LEGAL
Acuerdo 004/2012, Por medio del cual se expide el estatuto de propiedad intelectual.
Acuerdo 023/2012, Por el cual se reglamenta la política editorial de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
Acuerdo 026/2012, Por la cual se establecen los procedimientos para la publicación de las tesis de
Postgrado de los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Acuerdo 030/2013, Por medio del cual se crea el Repositorio Institucional de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas.
Acuerdo 07/2014, Por el cual se establece un programa académico transitorio como opción de
grado para los estudiantes de pregrado que terminaron asignaturas del plan de estudios y aún no
han obtenido su titulación en un programa académico de pregrado de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
Acuerdo 031/2014, Por el cual se reglamenta el Trabajo de Grado para los estudiantes de pregrado
de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Acuerdo 038/2015, Por el cual se modifica el Acuerdo 031 de 2014, que reglamenta el trabajo de
grado para los estudiantes de pregrado de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se
dictan otras directrices.
Resolución 176/2014, Por medio de la cual se reglamenta el aval institucional de los grupos de
investigación de la Universidad Distrital.
Ley 23/1982, Sobre Derechos de Autor en Colombia.
Ley 44/1993, Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1944.
Decreto 1474/2002, Por la cual se promulga el “tratado de la OMPI, Organización Mundial de la
Propiedad Intelectual, sobre Derechos de Autor (WCT)”, adoptado en Ginebra, el veinte (20) de
diciembre de mil novecientos noventa y seis (1996).
DEFINICIONES
Autor de una obra: Son las personas creadoras de una obra artística, literaria o científica. En el caso
del Repositorio Institucional RIUD son los estudiantes y/o investigadores que ingresan sus
documentos (trabajos de grado y/o artículos) en el Repositorio.
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Administrador RIUD: Persona encargada de supervisar, controlar y administrar funcionalmente las
estructuras que componen el repositorio, así mismo puede editar comunidades, sub comunidades,
colecciones, revisar métricas y metadatos.
Autoarchivo: Documento mediante el cual el autor de la obra carga el documento en el repositorio
registrando alguna información básica del mismo (metadatos) y aceptando las licencias de
publicación requeridas.
Creative Commons: Es un proyecto internacional que tiene como propósito fortalecer a creadores
para que sean ellos quienes definan los términos en que sus obras pueden ser usadas, que derechos
desean entregar y en qué condiciones lo harán.
Correo Institucional: Cuenta de correo electrónico otorgada por la
Universidad (@*.udistrital.edu.co)
Estructura Repositorio Institucional-RIUD: El Repositorio Institucional- RIUD está conformado por
Comunidades, Subcomunidades y Colecciones
Comunidades: Hacen referencia a la tipología documental por ejemplo: Trabajos de Grado.
Subcomunidades: Dentro de una comunidad puede existir un número ilimitado de
subcomunidades y colecciones. En el caso del Repositorio Institucional RIUD las subcomunidades
son las cinco (5) facultades, esta organización contribuye a la flexibilidad para acomodar las
distintas necesidades de las comunidades al permitirles: que políticas se desean aplicar como por
ejemplo: quienes contribuyen con contenido, si habrá proceso de revisión o quien podrá acceder
Colección: Las colecciones pueden estar organizadas de acuerdo a un tema, un tipo de información,
o cualquier otro método de organización que la comunidad considere útil para organizar sus
artículos digitales, para el caso del Repositorio Institucional RIUD cada colección es cada uno de los
Proyectos Curriculares que conforman las Facultades, ejemplo: Arte Danzario (ASAB)
Derechos de Autor: Los derechos de autor se dividen en dos categorías: morales y patrimoniales.
Derechos morales de autor: Son aquellos a los cuales ningún artista puede renunciar o ceder bajo
ninguna circunstancia, como, por ejemplo, la autoría sobre la obra o el derecho que tiene de
divulgarla.
Derechos patrimoniales de autor: Se refieren al contenido económico y a la explotación de las
obras. Por ejemplo, el derecho a que la obra sea comunicada públicamente o que sea
transformada.
Documento escrito: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas naturales o jurídicas, registrado en un tipo de soporte como
papel, discos magnéticos, fotografías etc.
Gestor de la Colección: Persona encargada de gestionar los permisos que tienen las colecciones
como asignar los autores, los revisores y a la biblioteca como parte del proceso de publicación de
los documentos cargados en el Repositorio Institucional RIUD
Label: Diseño institucional y estandarizado sobre la marcación del CD o DVD
Licencia de Uso: Documento con autorización o restricciones consignadas por el Autor (es) sobre
su obra (trabajos de grado, Tesis, Artículos, Informes)
Organización Documental: Proceso por el cual se clasifica y organiza el material físico que da
cuenta de un hecho o que brinda un valor probatorio para su eficaz conservación y recuperación en
el tiempo.
Preservación Digital: Acciones destinadas a mantener la accesibilidad de los objetos digitales a
largo plazo, Actividades necesarias para asegurar el acceso continuado a materiales digitales hasta
cuando sea necesario, a pesar de los obstáculos que representan los fallos en los soportes o los
cambios tecnológicos.
Repositorio: lugar para almacenar, generalmente por seguridad o preservación. Un repositorio
digital institucional es creado mantenido y autorizado por una institución o un grupo de
instituciones, que recoge los contenidos digitales generados por la actividad de los miembros de
esa institución, en este caso trabajos de grado, tesis, disertaciones, investigaciones etc.
Repositorio Digital: Lugar para almacenar, generalmente por seguridad o preservación de
información. Un repositorio digital institucional es creado mantenido y autorizado por una
institución o un grupo de instituciones, que recoge los contenidos digitales generados por la
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actividad de los miembros de esa institución, en este caso trabajos de grado, tesis, disertaciones,
investigaciones etc.
Repositorio Institucional RIUD: Medio que permite conservar, recuperar y difundir la memoria
Institucional académica e investigativa de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Revisores: Todo trabajo de grado cualquiera que sea su modalidad, deberá tener un director, quien
será un docente de planta de la universidad, con idoneidad en el área o tema del trabajo de grado
que será asignado por el consejo curricular o quien haga sus veces.
Soporte físico en formato digital: (CD, DVD)
Subcomunidades: Dentro de una comunidad puede existir un número ilimitado de
subcomunidades y colecciones. En el caso del Repositorio Institucional RIUD las subcomunidades
son las cinco (5) facultades, esta organización contribuye a la flexibilidad para acomodar las
distintas necesidades de las comunidades al permitirles: que políticas se desean aplicar como por
ejemplo: quienes contribuyen con contenido, si habrá proceso de revisión o quien podrá acceder
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GIB-PR-007-IN-004, Instructivo Administrador Plataforma RIUD.
GIB-PR-007-IN-005, Instructivo Gestor de Colecciones.
GIB-PR-007-IN-006, Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de Documento Final RIUD.
GIB-PR-007-IN-007, Instructivo Autor “Autoarchivo”.
GIB-PR-007-IN-008, Instructivo Catalogador Normalización de Metadatos y Publicación de
Documentos.
GIB-PR-007-IN-009, Instructivo Recepción y Aprobación de Documentos - Personal de
Biblioteca.
GIB-PR-007-FR-010, Licencia y Autorización Especial para Publicar y Permitir la Consulta y Uso
de Contenidos en el Repositorio Institucional de la Universidad Distrital.
POLITICAS DE OPERACIÓN
POLÍTICA GENERAL - RIUD
El Sistema de Bibliotecas es el encargado de la administración del Repositorio Institucional de la
Universidad Distrital - RIUD, en donde se almacena, custodia, preserva y difunde la producción
académica y las colecciones digitales de la Universidad Francisco José de Caldas.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Los documentos finales para optar a un grado deben registrarse en el Repositorio Institucional-
RIUD.
El Autor debe registrarse con su correo institucional como usuario del Repositorio Institucional
RIUD.
El Autor debe registrar el documento en el Repositorio Institucional según los pasos establecidos
en la guía de Autoarchivo.
El Revisor será el único encargado de aprobar o rechazar los documentos registrados en el RIUD
por parte de los autores.
La Permanencia en Repositorio Institucional RIUD de documentos finales sin aprobación será
máximo 30 días. La Biblioteca retirara del Repositorio Institucional los documentos que excedan
este tiempo.
Se debe diseñar, crear, actualizar o eliminar las estructuras documentales definidas para el
Repositorio Institucional RIUD de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, cuando sea
necesario.
POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD
Cuando el trabajo de grado o tesis llegara a contener información de naturaleza confidencial,
reservada, privilegias o de carácter similar; o hace parte de una investigación que se adelanta y
cuyos resultados finales no se han publicado para no afectar la novedad o cualquier otra clase de
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protección posterior, el (los) autor (es) deberá (n) indicar por escrito tal situación, con el fin de
aplicar las medidas correspondientes para que la información conserve estas restricciones.
RESPONSABILIDADES DEL AUTOR
El Autor debe enviar un correo electrónico al Gestor de la colección de su proyecto curricular
solicitando el permiso para registrar el documento de trabajo de grado o tesis en el Repositorio
Institucional.
El Autor debe registrar el documento en el Repositorio Institucional según los pasos establecidos
en la guía de Autoarchivo.
El documento registrado en el Repositorio Institucional debe estar en formato PDF/A para
preservación digital a largo tiempo. Consultar la guía conversión a formato PDF/A.
El archivo PDF/A no debe exceder las 20 Megas.
El Autor debe leer, descargar, imprimir y firmar la licencia de uso y publicación del documento
registrado en el Repositorio Institucional RIUD. Esta Licencia se encuentra disponible en el campo
“enlaces de interés “del RIUD.
POLÍTICAS DEL SISTEMA DE BIBLIOTECAS
Administrar el Repositorio Institucional de la Universidad Francisco José de Caldas RIUD.
Registrar los gestores de los Proyectos Curriculares de cada una de las colecciones creadas en el
repositorio.
Capacitar a la comunidad académica en el uso del Repositorio Institucional.
Revisar los documentos registrados por el autor, para supervisar metadatos, características del
formato (PDF/A) e incluir las listas de encabezamiento. Consultar Instructivo Catalogador
"Metadatos y Publicación de Documentos RIUD".
Publicar los documentos en el Repositorio Institucional RIUD.
Establecer las políticas, procesos y procedimientos para la entrega de trabajo de grado y tesis en
el Repositorio Institucional RIUD.
Entrega de paz y salvo del registro del documento final de trabajo de grado o tesis en el
Repositorio Institucional RIUD. Cuando se hayan cumplido los pasos requeridos como auto archivo,
aval del documento del Revisor y entrega del CD-ROM a la Biblioteca de Facultad.
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Estudiante (Autor)
Coordinador del Proyecto Curricular (Gestor de la Colección)
Docente (Revisor)
Técnico - CAIB (Catalogador)
Profesional Universitario - RIUD
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ELABORÓ REVISO APROBÓ
Nombre: Equipo SIGUD y
Equipo Biblioteca
Cargo: N/A
Fecha: 10 de julio de 2017
Nombre: Enith Mireya
Zarate Peña
Cargo: Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha: 17 de julio de 2017
Nombre: Giovanni Rodrigo
Bermúdez Bohórquez
Cargo: Vicerrector Académico
Fecha: 03 de noviembre de 2017
ELEMENTOS DEL PROCESO 1.1.1.1 Inicio
194
1.1.1.2 Registrarse en la plataforma del RIUD.
Descripción
Ingresar al repositorio: http://repository.udistrital.edu.co/.
Desplegar el menú de servicios y hacer clic en “Mi RIUD”.
Hacer clic en el vínculo “¿Usuario nuevo? Haga clic para registrarse".
Ingresar solo su correo electrónico institucional (@udistrital.edu.co).
Esperar la confirmación.
Completar el registro haciendo clic en el link que le fue enviado por correo electrónico.
Completar los datos una vez se ingrese al link anterior.
Confirmar el registro.
1.1.1.3 Solicitar permiso de registro.
Descripción
Remitir un correo electrónico al Gestor de la Colección (Coordinador Proyecto Curricular)
solicitando el permiso para registrar el documento de trabajo de grado o tesis en el Repositorio
Institucional.
A continuación, se indica la información a enviar por correo electrónico:
Asunto: Permiso Registro trabajo de grado en el RIUD
Nombre del Autor(es)
Facultad
Proyecto Curricular
Titulo Trabajo de Grado /Tesis
Director de Grado
Documento de Identificación del Autor(es)
Código de estudiante del Autor (es)
Correo electrónico de contacto del Autor (es)
Teléfono de contacto del Autor(es)
1.1.1.4 ¿El Docente (Revisor) está registrado en el RIUD?
Flujos
No
Sí
1.1.1.5 Solicitar al Docente el registro.
Descripción
Solicitar mediante correo electrónico al Docente correspondiente el registro de sus datos en la
plataforma virtual RIUD.
1.1.1.6 Registrarse en la plataforma del RIUD.
Descripción
Ingresar al repositorio: http://repository.udistrital.edu.co/.
Desplegar el menú de servicios y hacer clic en “Mi RIUD”.
Hacer clic en el vínculo “¿Usuario nuevo? Haga clic para registrarse".
Ingresar solo su correo electrónico institucional (@udistrital.edu.co).
Esperar la confirmación.
Completar el registro haciendo clic en el link que le fue enviado por correo electrónico.
Completar los datos una vez se ingrese al link anterior.
Confirmar el registro.
195
1.1.1.7 Recibir y aprobar solicitud de permiso.
Descripción
Recibir por correo electrónico la solicitud de permiso para el registro del documento final en el
RIUD.
Asignar permiso al Autor para ingresar el documento.
Asignar las tareas de revisión a los Directores del trabajo de grado, según Instructivo de Gestor de
Colecciones. Esta actividad es de uso exclusivo del Gestor de Colecciones.
Notificar al autor permiso para iniciar con el registro del documento a publicar en el RIUD.
Notificar al revisor la asignación de permiso para iniciar revisión, aprobación o rechazo de los
documentos en el RIUD.
Las actividades a desarrollar por el gestor de la colección se describen en el GIB-PR-007-IN-005,
"Instructivo Gestor de Colecciones", se encuentra ubicado en ((Ir a enlaces de Interés Instructivos y
procedimientos. Página principal del RIUD).
1.1.1.8 Registrar documento final.
Descripción
Ingresar con el usuario y contraseña registrado previamente en el RIUD.
Ingresar al RIUD y registrar los datos correspondientes al documento final - trabajo de grado o
tesis.
Seleccionar y adjuntar el documento final a publicar en el RIUD.
Visualizar y confirmar la información registrada en el RIUD.
Escoger licencia Creative commons y aceptar licencia de uso y publicación.
Revisión y aprobación de documentos y entrega en físico de los documentos en la Biblioteca.
Las actividades a desarrollar por el Autor del documento, se describen en el GIB-PR-007-IN-007,
"Instructivo Autor “Autoarchivo”", se encuentra ubicado en ((Ir a enlaces de Interés Instructivos y
procedimientos. Página principal del RIUD).
1.1.1.9 Revisar documento final registrado.
Descripción
Recibir notificación por parte del Gestor de la Colección, sobre el permiso para iniciar revisión,
aprobación o rechazo de los documentos en el RIUD.
Identificar las tareas pendientes (documentos) de revisión, aprobación o rechazo.
Verificar el contenido del documento final, previsualizar tarea y aceptar o rechazar.
Aprobar o rechazar documentos finales.
Las actividades a desarrollar por el Revisor – Director trabajo de grado del documento, se
describen en el GIB-PR-007-IN-006, "Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de Documento Final
RIUD", se encuentra ubicado en ((Ir a enlaces de Interés Instructivos y procedimientos. Página
principal del RIUD).
1.1.1.10 ¿Se aprueba el documento final registrado?
Flujos
No
Sí
1.1.1.11 Recibir y aprobar documentos
Descripción
Revisión de formato físico y digital (Biblioteca):
Revisar contenido del CD-ROM
Revisar la presentación física del CD-ROM según Instructivo Autor “AutoArchivo” actividad N° 8.
Revisar La licencia de Uso (Nombres autores, firmas, cedulas, restricciones)
196
Firmar radicado de recibido al Autor de los documentos recibidos (CD, Licencia de Uso).
Revisión e inclusión de Metadatos del documento:
Seleccionar comunidades, Subcomunidades, Colecciones.
Seleccione el documento final a completar los metadatos.
Incluir materias para recuperar información.
Aprobar y Publicar el documento:
La Biblioteca una vez verificado el documento en el Repositorio Institucional, el contenido y los
parámetros establecidos para la entrega del CD-ROM junto con la licencia de uso y publicación,
procede a su publicación en el Repositorio Institucional RIUD.
Proceso
Recibir y aprobar documentos - Recibir y aprobar documentos
1.1.1.12 Normalizar metadatos y publicar documentos.
Descripción
Revisión e inclusión de Metadatos del documento:
Seleccionar comunidades, Subcomunidades, Colecciones.
Seleccione el documento final a completar los metadatos.
Incluir materias para recuperar información.
Las actividades a desarrollar por el Catalogador, se describen en el GIB-PR-007-IN-008,
"Instructivo Catalogador Normalización de Metadatos y Publicación de Documentos", se encuentra
ubicado en ((Ir a enlaces de Interés Instructivos y procedimientos. Página principal del RIUD).
Aprobar y Publicar el documento:
La Biblioteca una vez verificado el documento en el Repositorio Institucional, el contenido y los
parámetros establecidos para la entrega del CD-ROM junto con la licencia de uso y publicación,
procede a su publicación en el Repositorio Institucional RIUD.
1.1.1.13 Realizar control y seguimiento al RIUD.
Descripción
BRINDAR SOPORTE DE LA PLATAFORMA RIUD
Brindar soporte telefónico de la plataforma RIUD.
Brindar soporte de la plataforma RIUD mediante correo electrónico.
Capacitaciones sobre el RIUD al personal de Biblioteca.
Realizar reuniones con el proveedor del RIUD (cuando sea necesario).
REALIZAR CONTROL DE CALIDAD A LOS REGISTROS DEL RIUD
Realizar revisión de registros de metadatos aleatoriamente.
Revisar los documentos en PDF según los lineamentos descritos en el GIB-PR-007-IN-
007, "Instructivo Autor “Autoarchivo”".
Realizar reporte de productividad - estadístico.
REALIZAR INFORMES DE GESTIÓN
Realizar informe de gestión trimestral (ICARO) del RIUD.
Realizar informe mensual del RIUD.
Informe de inventario de material bibliográfico.
Informes de seguimiento a la plataforma RIUD.
ACTUALIZAR Y CONTROLAR LAS ESTRUCTURAS DOCUMENTALES DEL RIUD (cuando
aplique)
Diseñar, crear, modificar o eliminar las estructuras documentales definidas para
el Repositorio Institucional RIUD de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Así mismo detallar las consultas y restricciones que desde el perfil de administrador se
realizan en la plataforma del RIUD.
197
Diseñar estructura documental RIUD.
Ingresar al RIUD
Crear, modificar y actualizar Comunidades
Crear, modificar y actualizar Subcomunidades
Crear, modificar y actualizar la Colección y los flujos de trabajo asignados.
Revisar, restringir los documentos finales de los usuarios.
Realizar control y seguimiento al RIUD en la web.
Establecer informes de gestión del RIUD.
Las actividades a desarrollar por el Administrador del RIUD se describen en el GIB-PR-
007-IN-004, "Instructivo Administrador Plataforma RIUD", se encuentra ubicado en ((Ir a
enlaces de Interés Instructivos y procedimientos. Página principal del RIUD).
1.1.1.14 Fin
Anexo 47. GIB-PR-007-IN-004, Instructivo Administrador Plataforma RIUD. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 48. GIB-PR-007-IN-005, Instructivo Gestor de Colecciones. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 49. GIB-PR-007-IN-006, Instructivo Revisor Aprobación o Rechazo de Documento Final RIUD. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 50. GIB-PR-007-IN-007, Instructivo Autor “Autoarchivo”. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 51. GIB-PR-007-IN-008, Instructivo Catalogador Normalización de Metadatos y Publicación de Documentos. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 52. GIB-PR-007-IN-009, Instructivo Recepción y Aprobación de Documentos - Personal de Biblioteca. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 53. GIB-PR-007-FR-010, Licencia y Autorización Especial para Publicar y Permitir la Consulta y Uso de Contenidos en el Repositorio Institucional de la Universidad Distrital. (Ver archivo digital adjunto).
198
Anexo 54. Procedimiento GIB-PR-008, Planificación e Implementación de Actividades del Centro Cultural.
199
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
06/27/2017 01 Elaboración de Documento.
OBJETIVO
Establecer las pautas generales para planear, diseñar e implementar actividades en el Centro
Cultural de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
ALCANCE
Inicia con la proyección anual de actividades del Centro Cultural y finaliza con la elaboración de
informes de gestión para el análisis de las actividades culturales realizadas.
BASE LEGAL
Ley 23/1982, Sobre Derechos de Autor en Colombia.
Constitución Política de Colombia/1991, Mediante la cual se reglamenta la ley 1675 de2013. Art
70.
Constitución Política de Colombia/1991, Mediante la cual se reglamenta la ley 397 de 1997. Art
71.
Constitución Política de Colombia/1991, Mediante la cual se reglamenta la ley 397 de 1997. Art
72.
Ley 30/1992, Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior; Art. 108. - Las
instituciones de Educación Superior tendrán la obligación de proporcionar a los estudiantes
servicios adecuados y actualizados de bibliotecas.
Ley 44/1993, Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1944.
Decisión Andina 351/1993, Régimen común sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos.
Manifiesto de la IFLA/UNESCO/1994, Sobre la Biblioteca Pública.
Ley General de Cultura 397/1997, Por la cual se desarrollan los artículos 70,71, 72 y demás
artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural,
fomentos y estímulos a la cultura.
Ley 527/1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 719/2001, Por la cual se modifican las Leyes 23 de 1982 y 44 de 1993 y se dictan otras
disposiciones.
Directrices IFLA/UNESCO/2001, Para el desarrollo del servicio de Bibliotecas Públicas.
Decreto 3942/2010, Por el cual se reglamentan las Leyes 23 de 1982, 44 de 1993 y el artículo 2°,
literal c) de la Ley 232 de 1995, en relación con las sociedades de gestión colectiva de derecho de
autor o de derechos conexos y la entidad recaudadora y se dictan otras disposiciones.
DEFINICIONES
Actividad cultural: Conjunto de tareas realizadas por una persona o entidad con el fin de promover
la cultura y el arte.
Centro Cultural: Lugar de la Universidad Distrital destinado a mantener actividades que promueven
la cultura entre toda la comunidad universitaria.
Convenio: Acuerdo que se desarrolla en función de un asunto específico.
Cotización: Documento que se solicita a un proveedor, en el cual se establece el precio, la
descripción del bien o servicio a adquirir, la cantidad y las condiciones de entrega. Este documento
no genera ningún tipo de compromiso contractual.
Cronograma anual: Representación gráfica y ordenada del conjunto de actividades a realizar en el
Centro Cultural a lo largo de (1) un año.
200
Evento: Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o cultural.
Ficha técnica: Documento que contiene toda la información de soporte para la solicitud de
aprobación de una necesidad a suplir.
Logística: Conjunto de los medios y métodos que permiten llevar a cabo la organización de las
actividades culturales.
Material publicitario: Conjunto de medios y soportes (separadores de libros, pendones, banners)
utilizados para transmitir un mensaje de promoción o invitación en particular.
Pieza gráfica: Composición visual en diseño, la cual puede variar en soporte y formato según sus
necesidades.
Recursos físicos: Se refiere a los equipamientos, suministros y materiales necesarios para el desarrollo
de cada tipo de actividad: desde equipos informáticos y audiovisuales a elementos museográficos,
pasando por material escolar, folletos informativos, identificaciones del personal o guiones impresos
para visitas. Transporte de los ponentes o de las obras que se vayan a traer ida y vuelta.
Seguro o pólizas de obras: Este seguro es de los propietarios de las obras, y ellos son quienes
determinan el valor por el que deben estar aseguradas. En la póliza de seguros se establece como
beneficiarios al propietario de la pieza. Es conveniente que la póliza cubra el daño o perdida de la obra
por todos los motivos posibles.
SIBUD: Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular de la Biblioteca.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GIB-FR-011, Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres, Clases,
Presentaciones.
GIB-FR-017, Formato Solicitud de Publicación de Información.
GIB-FR-018, Formato Planilla de Información.
GI-FR-010, Formato Acta de Reunión.
GI-FR-011, Formato Planilla de Asistencia.
GJ-PR-001-FR-004, Acta de Inicio de Contrato de CPS.
GC-PR-003-FR-008, Estudios y Documentos Previos.
GC-PR-006-FR-028, Evaluación y Reevaluación de Proveedores.
GRF-PR-007-FR-005, Autorización de Giro.
Cronograma Anual de Actividades.
Plan de Trabajo de la Actividad.
Informe de Gestión.
Ficha Técnica.
Minuta.
Pólizas Aprobadas.
Contrato.
Solicitud de Necesidad.
Tres (3) cotizaciones de los proveedores.
Estudio de Mercado.
Convenio Interadministrativo.
Carta de Exclusividad.
Factura del Proveedor.
Certificado de Pago de Aportes Parafiscales y/o Seguridad Social (salud, pensión y ARL).
Registro Único Tributario (RUT).
Certificado de Cámara de Comercio.
Certificación Bancaria.
Fotocopia de la Cédula del Representante Legal.
Acta de Recibo a Satisfacción.
201
Cumplido a Satisfacción.
POLITICAS DE OPERACIÓN
POLÍTICA GENERAL - CENTRO CULTURAL
El Centro Cultural contribuirá al fomento y dialogo de las identidades y la diversidad cultural,
propiciar el ejercicio de ciudadanías culturales activas y creativas, aportar a la transformación del
entorno, conllevar al fortalecimiento de lo público como espacio para el desarrollo social
ambientalmente sostenible y a la formación integral, en el marco de los objetivos de la política
cultural universitaria, distrital y nacional y buscan garantizar el acceso a los bienes y servicios
culturales de la Universidad en busca de fortalecer la gestión del sector cultural y afianzar la
convivencia y la solidaridad y generar bienestar y desarrollo social.
El Sistema de Biblioteca contribuirá al desarrollo cultural de Ciudad-Región, propiciando espacios
de participación en todas las manifestaciones culturales que vinculen las expresiones artísticas y
todos los campos de la ciencia, tecnología y del conocimiento, alimentando el diálogo de saberes
en torno a la construcción de identidad social a partir de diferencias y particularidades de los
diversos individuos, y grupos que hacen parte de la comunidad.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Para el desarrollo de las actividades programadas por el Centro Cultural se debe contar con el
apoyo de las diferentes instancias de la Universidad, para la difusión, y desarrollo de la actividad.
Se debe realizar un cronograma de actividades Culturales a fin de establecer el presupuesto anual
y su aprobación.
Se debe contar con un apoyo logístico por parte de la Oficina de Recursos Físicos en cuanto a:
mantenimiento, seguridad, traslado, limpieza, y organización para los eventos culturales.
Se debe realizar difusión de información con el acompañamiento de las diferentes instancias de la
Universidad (red de comunicaciones, red datos, emisora, Portal web de la Biblioteca, redes sociales,
publicaciones).
Todos los asistentes deben adoptar las reglas de la Biblioteca, incluyendo el uso de casilleros al
momento del ingreso (cuando aplique).
Las actividades que requieran el uso de equipos de sonido, deben programar con anterioridad las
pruebas de sonido y logística en el lugar del evento.
El horario en el que pueden desarrollarse las actividades culturales es de 8:00 am a 7:30 pm,
dependiendo igualmente de la disponibilidad de la Sede o de la Biblioteca.
Para la organización de cocteles no se debe solicitar bebidas alcohólicas. Además, si es un evento
formal (coctel), se debe contratar servicio de mesería (aportan copas, platos, menaje, manteles,
cubiertos).
POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN DE BIBLIOTECA
Se debe cumplir con las especificaciones de la pieza gráfica según los medios de comunicación de
la Universidad Distrital:
Correo Interno Universidad Distrital (UListas): La pieza gráfica no tiene
restricciones de dimensiones ni de tamaño de archivo.
Página Web Universidad Distrital:
745X300 pixeles, dimensiones obligatorias.
100 MB máximos.
Tipo de archivo en PNG o JPG.
Los créditos de la pieza gráfica deben ir a la derecha de la composición.
Portal SIBUD:
660X275 pixeles, dimensiones obligatorias.
100 MB máximos.
Tipo de archivo en PNG o JPG.
202
Redes Sociales Universidad Distrital: La pieza gráfica no tiene restricciones de
dimensiones ni de tamaño de archivo.
En caso de que alguna instancia externa aporte la pieza gráfica para la publicidad y comunicación
de la actividad, se debe editar la pieza con previo consentimiento de las partes, según las
especificaciones necesarias para la publicación en los medios de comunicación de la Universidad
Distrital, manteniendo en la mayor medida posible el diseño original de la pieza gráfica, incluyendo
los logos de todas las instancias que participan.
Para poder iniciar la elaboración de una pieza gráfica, el solicitante debe diligenciar los dos
formatos correspondientes:
GIB-FR-017, Formato Solicitud de Publicación de Información.
GIB-FR-018, Formato Planilla de Información.
Cuando las piezas gráficas necesiten usar imágenes, estas deben ser de uso libre (por derechos de
autor), de lo contrario se utilizarán fotografías tomadas por el personal de Biblioteca autorizado.
Las piezas gráficas siempre deben tener los logos de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas y del Sistema de Bibliotecas. Además, cuando la actividad tenga participantes externos, se
deben incluir los logos correspondientes a estos.
POLÍTICAS DE PERSONAL BIBLIOTECA
El personal de apoyo asignado debe colaborar activamente en la correcta ejecución de las
actividades, así como en la entrega y disposición de los espacios y recursos utilizados, una vez
finalizado el evento.
El personal de apoyo asignado a una tarea concreta debe permanecer en el espacio de desarrollo
de la actividad cultural, dando atención a los requerimientos que se presenten concernientes a su
asignación.
Para el uso de las instalaciones de la Sede Aduanilla de Paiba, se debe solicitar permiso al
Administrador de la Sede mediante un oficio al correo electrónico emitido desde Dirección de
Biblioteca.
POLÍTICAS DE EXPOSICIONES DE OBRAS DE ARTE
Las piezas no deben exceder en tamaño de almacenamiento de la Pinacoteca.
El Centro Cultural debe garantizar la guarda y custodia de las obras de arte.
Se debe identificar el tipo público que participa en el evento.
El Centro cultural debe contar con la estantería adecuada para el almacenamiento de la colección.
Se debe contar con los requerimientos mínimos de almacenamiento de obras de arte.
Las obras de una exposición deben estar aseguradas, por parte del expositor (cuando aplique).
Las colecciones son responsabilidad de la Universidad Distrital, y por lo tanto, la administración,
supervisión y control del mantenimiento de las mismas dependen de la Institución.
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario - Jefe de Sección de Biblioteca
Profesional Universitario - Centro Cultural
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Equipo SIGUD y
Equipo Biblioteca
Cargo: N/A
Fecha: 05 de abril de 2017
Nombre: Enith Mireya
Zarate Peña
Cargo: Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha: 27 de junio de
2017
Nombre: Giovanni Rodrigo
Bermúdez Bohórquez
Cargo: Vicerrector Académico
Fecha: 03 de noviembre de 2017
203
ELEMENTOS DEL PROCESO 1.1.1.1 Inicio
1.1.1.2 Proyectar propuesta de actividades a realizar.
Descripción
Establecer objetivos, estrategias y metas de las actividades.
Definir los espacios donde se llevarán a cabo las actividades proyectadas.
Identificar posibles convenios institucionales según requiera la actividad.
Definir que permisos serán necesarios solicitar.
Elaborar el "Cronograma Anual de Actividades" teniendo en cuenta el calendario académico, los
horarios de servicio, los responsables y la pertinencia. Este calendario es susceptible a cambios
durante el desarrollo del procedimiento.
Presentar propuesta a la Dirección de Biblioteca para aprobación.
1.1.1.3 Verificar propuesta de actividades.
Descripción
Revisar el "Cronograma Anual de Actividades" propuesto.
Verificar la viabilidad de las actividades planteadas.
Aprobar o rechazar el presupuesto.
Avalar o rechazar la propuesta.
1.1.1.4 ¿Se requieren correcciones o modificaciones?
Flujos
Sí
No
1.1.1.5 Elaborar plan de trabajo por actividad.
Descripción
Consolidar las actividades culturales aprobadas a realizar con las diferentes instancias y convenios
de la Universidad, a partir del presupuesto asignado al Centro Cultural.
Elaborar un "Plan de Trabajo de la Actividad". Para el desarrollo del documento se tendrá en
cuenta los siguientes ítems:
Propósito u objetivo: Definir el objetivo de la actividad. Expresa lo que se quiere alcanzar.
Acciones: Establecer el cómo se va a lograr el objetivo propuesto, a través de que medios.
Establecer la metodología, procedimientos y protocolos que se van a seguir para el desarrollo de
actividades. Se formulan el número de acciones que sean necesarias para dar respuesta a la
actividad planteada.
Responsables: Definir los agentes que participan en la actividad como es: el equipo de
producción que es el que concibe, planifica, produce y controla la ejecución del proyecto. Personal,
instituciones, entidades, instancias involucradas en la actividad.
Beneficiarios: Son las personas o agentes que se verán afectados positivamente por el desarrollo
de la actividad. Determinar el número y características socioculturales.
Metas: Expresa lo que se quiere lograr con las acciones. La meta debe ser medible, no
importando que sea cualitativa o cuantitativa, definir tiempo de ejecución.
Indicadores: Es la expresión de medida que evidencia el cumplimiento de las metas propuestas.
Permiten comparar los cambios antes y después de la actividad.
Cronograma: Realizar cronograma y describir las actividad a desarrollar. Establecer tiempos de
ejecución de la actividad.
204
Presupuesto: Especifica los recursos necesarios para realizar las acciones propuestas, estos
pueden ser en bienes o servicios. Establecer por cada recurso la unidad de medida, precio unitario,
cantidad, valor total, fuente de financiación.
Evaluación: El documento requiere describir el proceso que se seguirá para evaluar el
cumplimiento de lo propuesto, así como los instrumentos y espacios que se utilizarán. La evaluación
se realiza antes, durante y después de las actividades programadas.
Radicar el "Plan de Trabajo de la Actividad" en la Dirección de Biblioteca.
Presentar propuesta a la Dirección de Biblioteca para solicitar su aval.
1.1.1.6 Avalar plan de trabajo de la actividad.
Descripción
Revisar el "Plan de Trabajo de la Actividad".
Solicitar correcciones o modificaciones si es necesario.
Aprobar el "Plan de Trabajo de la Actividad", a fin de iniciar su ejecución.
1.1.1.7 ¿Requiere ejecutar presupuesto?
Flujos
No
Sí
1.1.1.8 Asignación de presupuesto
Proceso
Asignación de presupuesto - Asignación de presupuesto
1.1.1.9 Socializar con las instancias participantes.
Descripción
Programar reunión con las instancias involucradas en la actividad cultural a desarrollar, mediante
correo electrónico.
Realizar reuniones con las instancias que participan en la actividad, para presentar el plan de
acción a seguir.
Establecer los responsables para la ejecución de la actividad de acuerdo a los recursos aportados
por cada instancia. Cuando aplique se establecerán contraprestaciones.
Realizar registro de las reuniones en el formato GI-FR-010, "Formato Acta de Reunión".
Realizar socialización con Dirección de Biblioteca según lo acordado en las reuniones con las
instancias involucradas.
1.1.1.10 Establecer logística de las actividades.
Descripción
Establecer contacto y compromisos con todos los responsables involucrados (proveedores,
instancias internas, instancias externas) en el desarrollo de las actividades.
Informar al personal de apoyo de Biblioteca el protocolo de acción a seguir, según el tipo de
actividad cultural a realizar.
Definir cronograma para la preparación del lugar o los lugares concretos en los que se va a
desarrollar la actividad.
Revisar la disponibilidad de los recursos que requiera el evento. La logística de los espacios
necesarios será en función del aforo requerido y las necesidades técnicas (equipamientos
audiovisuales o escénicos, espacios de almacenamiento, mobiliario, transporte entre otros) o de
servicios de la actividad.
205
Iniciar los trámites administrativos necesarios (solicitud de espacios, solicitud de recursos físicos,
transporte), los cuales serán avalados y remitidos por la Dirección de Biblioteca ante la dependencia
correspondiente.
1.1.1.11 Solicitud de publicación de información
Proceso
Solicitud de publicación de información - Solicitud de publicación de información
1.1.1.12 Desarrollar la actividad cultural.
Descripción
Toda actividad cultural se realiza con el apoyo del personal asignado, tanto interno como externo
de la Universidad.
Coordinar y supervisar la organización logística previa al evento, dependiendo del lugar donde se
realizarán las actividades culturales (montajes, adecuación de espacios, recepción de recursos).
Las actividades que requieran el uso de equipos de sonido, realizarán con anterioridad pruebas de
sonido y logística.
Realizar control de asistencia de la actividad cultural con el GI-FR-011, "Formato Planilla de
Asistencia".
Realizar registro fotográfico de la actividad cultural.
Verificar que el personal responsable de la actividad cultural se encuentre en el lugar que le
corresponde. Depende de la magnitud del evento, o de la realización de actividades simultáneas.
Para las actividades culturales que se desarrollen en las Bibliotecas, garantizar la protección del
material bibliográfico resguardando la colección de pérdidas y daños.
Para las conferencias, charlas y ponencias solicitar al/los expositor(es) el diligenciamiento del
formato GIB-FR-011, "Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres, Clases,
Presentaciones".
Para las exposiciones de arte, cuando aplique, tener en cuenta lo siguiente:
Realizar inventario de las piezas que ingresan a la Universidad Distrital.
Elaborar acta de recibo de obras que firman las partes que intervienen en el acto.
Legalizar el ingreso de las piezas.
Revisar si las obras están aseguradas y en caso de que no solicitar las pólizas correspondientes
(cuando aplique).
Cuando la exposición temporal finalice, se elaborará el acta de devolución de los objetos.
Supervisar las piezas en custodia de la Universidad. Para la supervisión de las piezas, se elaboran
actas de entrega a la vigilancia del sito, en quien recaerá la salvaguarda de las obras que
permanecen en lugares de exhibición.
Realizar registro fotográfico de obra por obra, a fin de tener un archivo en el banco de imágenes
(cuando aplique).
1.1.1.13 Apoyar la actividad cultural.
Descripción
Realizar las tareas requeridas para el desarrollo y puesta en marcha de las actividades culturales
programadas por la Biblioteca.
Apoyar la organización y ejecución de las actividades culturales, según su magnitud y el lugar en
el cual se desarrolle.
Establecer contacto con los invitados y/o gestores, y brindarles apoyo cuando lo requieran.
Apoyar el registro del control de asistencia de la actividad cultural con el GI-FR-011, "Formato
Planilla de Asistencia".
Realizar registro fotográfico de la actividad cultural.
Para las actividades culturales que se desarrollen en las Bibliotecas, garantizar la protección del
material bibliográfico resguardando la colección de pérdidas y daños.
206
1.1.1.14 Tiempo de duración de la actividad cultural
1.1.1.15 Realizar devolución de recursos.
Descripción
Toda actividad se realiza con el apoyo del personal asignado, tanto interno como externo de la
Universidad.
Coordinar la entrega y disposición adecuada de los recursos y espacios utilizados.
Verificar con el personal de seguridad que todo se encuentre en buen estado (Auditorios y
Bibliotecas).
Para las exposiciones de arte, con el personal de apoyo, desmontar todos los elementos utilizados
durante el evento, enmendando cualquier daño o desperfecto generado en las instalaciones
utilizadas.
Gestionar el transporte de vuelta de las obras, instrumentos y recursos que no pertenecen al sitio
utilizado para el evento.
1.1.1.16 Consolidar registros y documentos.
Descripción
Consolidar el control de asistencia.
Consolidar registro fotográfico de la actividad cultural realizada.
Realizar organización de toda la documentación asociada por cada evento (material publicitario
implementado, planilla de asistencia, permisos y formatos empleados), para ser archivada.
Almacenar en medio magnético el registro fotográfico.
Retroalimentar los resultados de las actividades con todas las partes involucradas, dando y
recibiendo sugerencias.
Entregar la documentación compilada por evento al Archivo de Biblioteca. Se recopila todo lo
desarrollado al año, y al final del año se entrega para archivar.
1.1.1.17 Realizar control y seguimiento.
Descripción
Evaluar la implementación de las actividades culturales.
Elaborar un informe de resultados, informe de gestión (ICARO), de cada actividad desarrollada,
para ser radicado en Dirección de Biblioteca. Teniendo en cuenta aspectos importantes como:
Resumen del evento.
Número de asistentes.
Presupuesto utilizado.
Registro fotográfico.
Valoración final cualitativa.
Recomendaciones futuras.
1.1.1.18 Fin
207
Anexo 55. Procedimiento GIB-PR-009, Control de Activos de Biblioteca.
208
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
07/17/2017 01 Elaboración de Documento.
OBJETIVO
Vigilar y salvaguardar los bienes que han sido encomendados, cuidando que sean utilizados debida
y racionalmente, de conformidad con los fines a los que han sido destinados.
ALCANCE
Inicia con las solicitudes de adquisición de bienes y finaliza con la realización del Inventario Anual
de Activos de Biblioteca.
BASE LEGAL
Ley 30/1992, Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior; Art. 108. - Las
instituciones de Educación Superior tendrán la obligación de proporcionar a los estudiantes
servicios adecuados y actualizados de bibliotecas.
Manifiesto de la IFLA/UNESCO/1994, Sobre la Biblioteca Pública.
Directrices IFLA/UNESCO/2001, Para el desarrollo del servicio de Bibliotecas Públicas.
Ley 734/2002, De los deberes del Servidor Público.
Norma ISO 11620/2014, Sobre Indicadores de Rendimiento para Bibliotecas.
Decreto 1075/2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Educación; Art. 2.5.3.2.2.1. - Evaluación de las condiciones de calidad de los programas; Numeral 8
- Medios Educativos.
DEFINICIONES
Colección: Es el material bibliográfico que tiene disponible una biblioteca.
Comunidad Académica: Se define Comunidad Académica a los estudiantes, docentes, grupos de
investigación e Instituciones de Educación, que participan activamente en el desarrollo del
conocimiento.
Equipos de Oficina: Conjunto de máquinas y dispositivos que se necesitan para llevar a cabo tareas
propias de una oficina, así como: Teléfonos, guillotina, grapadoras industriales, perforadoras
industriales, etc.
Inventario: Relación detallada, ordenada y valorada de los elementos (equipos de oficina, recursos
tecnológicos, mobiliario y material bibliográfico), que componen el patrimonio de una empresa.
Material bibliográfico: Es todo material escrito e impreso, desde el cual se maneje alguna
información de interés, el cual puede ser almacenado de manera bibliográfica para hacer referencia
del mismo y para su fácil manejo.
Mobiliario: Es el conjunto de muebles, son objetos que sirven para facilitar los usos y actividades
habituales de la Biblioteca, así como: sillas, mesas, estantería, casilleros, sofás, sillones, y muebles en
general.
Publicaciones seriadas: Publicación de periodicidad fija cuyos ejemplares se suceden en orden
numérico y/o cronológico, con título común y numeración fija preestablecida.
Recursos Tecnológicos: medio que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito. Los
recursos tecnológicos pueden ser: computadores, impresoras, portátiles, táblet, audífonos, parlantes,
televisores, DVD, Blu-ray, máquinas de escribir, UPS, mouse, teclado, clientes delgados, CPU, video
beam, etc.
SIB - ALEPH: Sistema de Información Bibliográfico de la Biblioteca.
Trabajos de grado: Son los trabajos presentados como requisito de grado de los estudiantes de los
programas académicos del nivel pregrado, maestría y doctorado de la Universidad, que estan
disponibles para su consulta.
209
Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular de la Biblioteca.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GIB-PR-009-IN-023, Instructivo Levantamiento de Inventario de Material Bibliográfico.
GIB-PR-009-IN-024, Instructivo Levantamiento de Inventario de Equipos de Oficina, Recursos
Tecnológicos y Mobiliario.
GIB-PR-009-FR-024, Formato Reporte de Novedades de Inventario de Material Bibliográfico.
GIB-PR-009-FR-025, Formato Inventario de Trabajos de Grado.
GIB-PR-009-FR-026, Formato Inventario de Publicaciones Seriadas.
GIB-PR-009-FR-027, Formato Inventario de Equipos de Oficina, Recursos Tecnológicos y
Mobiliario.
GIB-PR-009-FR-028, Formato Informe Control de Activos.
GJ-PR-001-FR-004, Acta de Inicio de Contrato de CPS.
GJ-PR-003-FR-012, Acta de Liquidación.
GC-PR-003-FR-008, Estudios y Documentos Previos.
GC-PR-006-FR-028, Evaluación y Reevaluación de Proveedores.
GRF-PR-007-FR-005, Autorización de Giro.
Ficha Técnica.
Minuta.
Pólizas Aprobadas.
Contrato.
Solicitud de Necesidad.
Tres (3) cotizaciones de los proveedores.
Cuadro Comparativo de Precios y Especificaciones Técnicas.
Estudio de Mercado.
Convenio Interadministrativo.
Carta de Exclusividad.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).
Orden de Compra/Servicio.
Registro Presupuestal (RP).
Factura del Proveedor.
Certificado de Pago de Aportes Parafiscales y/o Seguridad Social (salud, pensión y ARL).
Registro Único Tributario (RUT).
Certificado de Cámara de Comercio.
Certificación Bancaria.
Fotocopia de la Cédula del Representante Legal.
Acta de Recibo a Satisfacción.
Cumplido a Satisfacción.
Estado de Cuenta.
Acta de Terminación.
POLITICAS DE OPERACIÓN
POLÍTICAS GENERALES
El Inventario del Sistema de Bibliotecas se debe realizar en periodo de Suspensión de Actividades
Académicas. Se realiza simultáneamente con el inventario del material bibliográfico, el cual está
programado para una duración de tres (3) semanas correspondientes a quince (15) días hábiles en
el periodo de suspensión de actividades académicas, dicho periodo corresponde a la instrucción
que cada Facultad determine.
210
La orientación y coordinación de las actividades de levantamiento de información correspondiente
al inventario, debe estar coordinado desde la gestión administrativa del presente procedimiento.
El inicio y finalización del inventario debe ser notificado por correo electrónico al Líder de Control
de Activos.
El personal del Sistema de Bibliotecas según corresponda (Servicios de Información, Selección y
Adquisición, CAIB, Innovación Tecnológica, Gestión Administrativa) debe realizar levantamiento de
información de inventario con todos los datos solicitados, descripción de observaciones o
novedades según sea el caso, y debe ser notificado al correo electrónico del Líder de Control de
Activos.
El Sistema de Bibliotecas de acuerdo a la información suministrada debe reportar ante las
instancias pertinentes, para el proceso de reparación o baja del material bibliográfico, equipos de
oficina, recursos tecnológicos y mobiliario.
Informar a cada persona del equipo de trabajo, cuál debe ser el papel ha de desempeñar en
levantamiento del inventario y los resultados a entregar.
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario - Jefe de Sección de Biblioteca
Profesional Universitario - Control de Activos
Profesional Universitario - Líder de Servicios de Información
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Equipo SIGUD y
Equipo Biblioteca
Cargo: N/A
Fecha: 12 de julio de 2017
Nombre: Enith Mireya
Zarate Peña
Cargo: Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha: 17 de julio de 2017
Nombre: Giovanni Rodrigo
Bermúdez Bohórquez
Cargo: Vicerrector Académico
Fecha: 03 de noviembre de 2017
ELEMENTOS DEL PROCESO 1.1.1.1 Inicio
1.1.1.2 Recibir solicitud.
Descripción
Las solicitudes se dividen en tres (3) tipos según la necesidad identificada. Los tipos de solicitudes
son los siguientes:
ADQUISICIÓN DE BIENES
Recibir solicitud de adquisición de bienes para el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas.
Aplica para: mobiliario, papelería especializada, elementos de protección personal, entre otros.
Recibir solicitud de adquisición de infraestructura tecnológica para el Sistema de Bibliotecas.
Aplica para el parque informático del Sistema de Bibliotecas.
APERTURA DE UNA NUEVA BIBLIOTECA / REMODELACIÓN DE UNA BIBLIOTECA
Recibir notificación (oficio) por medio de correo electrónico y en físico por parte de la Oficina
Asesora de Planeación y Control, informando la fecha, cantidad, y condiciones de la entrega de
bienes (mobiliario, recursos tecnológicos) para la apertura o remodelación de una Biblioteca.
SOLICITUD DE INVENTARIO DE ACTIVOS DE BIBLIOTECA
Recibir notificación por parte de las Áreas del Sistema de Bibliotecas, para dar inicio al Inventario
Anual de Activos de Biblioteca.
211
1.1.1.3 Tipo de Solicitud
Flujos
Adquisición de bienes
Apertura o Remodelación de una Biblioteca
Inventario Anual
1.1.1.4 Asignación de presupuesto
Proceso
Asignación de presupuesto - Asignación de presupuesto
1.1.1.5 Entrega de producto/ servicio
1.1.1.6 ¿Se reciben recursos tecnológicos?
Flujos
No
Sí
1.1.1.7 Recibir recursos tecnológicos.
Descripción
Coordinar la recepción de los recursos tecnológicos con el personal de apoyo de Biblioteca.
Recibir los recursos tecnológicos adquiridos:
Recibir y ubicar las cajas en el lugar correspondiente.
Verificar el recurso tecnológico físico con los listados de entrega del proveedor,
revisando: tipo de elemento, cantidad, especificaciones técnicas, y que el recurso
tecnológico se encuentre en buen estado.
Ubicar nuevamente los recursos tecnológicos en las cajas.
Validar las especificaciones del software y el hardware de los recursos tecnológicos.
Aprobar los recursos tecnológicos recibidos a satisfacción.
Entregar un Acuse de Recibo al contratista, el cual consiste en un "Listado de Entrega" o
"Factura/Remisión" con fecha y firma del personal de Biblioteca que recibe, aprobando la recepción
de los recursos tecnológicos.
Realizar entrega de los recursos tecnológicos por minuta al personal de vigilancia.
NOTA: Los elementos recibidos por adquisición se realiza con el acompañamiento del personal de
Sección de Almacén, dando un Vo.Bo a la "Factura del Proveedor" con el formato "Reporte de Entrada
de Almacén".
1.1.1.8 Gestionar recursos tecnológicos.
Descripción
Administrar la entrega de los recursos tecnológicos a las Áreas del Sistema de Bibliotecas teniendo
en cuenta las necesidades identificadas inicialmente.
Entregar los recursos tecnológicos según lo acordado inicialmente con el Área de Biblioteca
solicitante, con oficio de entrega de bienes.
Realizar control y seguimiento del desempeño de los recursos tecnológicos, asegurando su
correcto funcionamiento a través de acciones preventivas y correctivas.
1.1.1.9 Inventario Anual de Biblioteca
212
1.1.1.10 Recibir bienes.
Descripción
Coordinar la recepción de los bienes con el personal de apoyo de Biblioteca.
Recibir los bienes adquiridos:
Recibir y ubicar las cajas en el lugar correspondiente.
Verificar el bien físico con los listados de entrega del proveedor, revisando: tipo de
elemento, cantidad, especificaciones técnicas, y que el bien se encuentre en buen
estado.
Ubicar nuevamente los bienes en las cajas.
Aprobar los bienes recibidos a satisfacción.
Entregar un Acuse de Recibo al contratista, el cual consiste en un "Listado de Entrega" o
"Factura/Remisión" con fecha y firma del personal de Biblioteca que recibe, aprobando la recepción
de los bienes.
Realizar entrega de los bienes por minuta al personal de vigilancia, cuando se trate de recursos y
elementos de gran valor.
NOTA: Los elementos recibidos por adquisición se realiza con el acompañamiento del personal de
Sección de Almacén, dando un Vo.Bo a la "Factura del Proveedor" con el formato "Reporte de Entrada
de Almacén".
1.1.1.11 Aprobar pago
1.1.1.12 ¿Se requieren placas de inventario?
Flujos
Sí
No
1.1.1.13 Solicitar ingreso de bienes.
Descripción
Elaborar un oficio aprobado por Dirección de Biblioteca solicitando el ingreso de bienes a la
Sección de Almacén.
Elaborar un listado con la información y especificaciones de los bienes adquiridos, tales como: tipo
de elemento, cantidad, especificaciones técnicas, biblioteca destino y valor monetario.
Preparar la siguiente documentación, con apoyo del personal de Contratación, para la solicitud de
ingreso de bienes:
Contrato: Conjunto de documentos que contienen la minuta y las pólizas aprobadas
del contrato.
Factura del Proveedor: Registro que relaciona los productos o servicios prestados con
sus respectivos precios.
Acta de Recibo a Satisfacción: Documento que certifica que el producto o servicio
cumple con las especificaciones técnicas y de calidad solicitadas.
Listado de Bienes Adquiridos: Listado que contiene la información (tipo de elemento,
cantidad, especificaciones técnicas, biblioteca destino y valor monetario) de los bienes a
ingresar por la Sección de Almacén.
1.1.1.14 Enviar a Almacén
Descripción
Radicar la Documentación para Ingreso de Bienes, previamente avalada por la Dirección de
Biblioteca, en la Sección de Almacén.
213
1.1.1.15 Entrega de placas
Descripción
Sección de Almacén radica un oficio de respuesta a la solicitud de ingreso de bienes en Dirección de
Biblioteca, junto con paquetes de placas de inventario y su listado de relación por cada Biblioteca a
la cual se le asignaron los bienes.
1.1.1.16 Verificar las placas de inventario.
Descripción
Recibir los paquetes con las placas de inventario y su listado de relación por cada Biblioteca.
Verificar que el número de placas entregadas coincidan con el listado de relación entregado por la
Sección de Almacén.
Solicitar placas de inventario faltantes en caso de ser necesario.
Dar inicio a la asignación de placas de inventario a los bienes adquiridos.
1.1.1.17 Asignar placas de inventario.
Descripción
Recibir el listado que relaciona la placa de inventario con el bien correspondiente.
Preparar los bienes para la asignación de la placas de inventario, organizando por cajas y retirando
cualquier residuo (cintas) generado por el embalaje.
Asignar las placas de inventario (son autoadhesivas):
Seleccionar la caja a procesar.
Abrir la caja y extraer el bien.
Identificar el bien.
Ubicar la placa de inventario a asignar dentro del paquete de placas.
Adherir la placa de inventario en el bien según corresponda. La posición y ubicación
de la placa puede variar según el tipo de elemento o recurso.
1.1.1.18 Disponer bienes para su uso.
Descripción
Administrar la entrega de los elementos al personal de Biblioteca teniendo en cuenta: la
cantidad de personal y los elementos en reserva.
Distribuir los bienes según las necesidades de las Áreas del Sistema de Bibliotecas.
Entregar los bienes según lo acordado inicialmente con el Área de Biblioteca solicitante, con
oficio de entrega de bienes.
1.1.1.19 Inventario Anual de Biblioteca
Proceso
Inventario Anual de Biblioteca - Inventario Anual de Biblioteca
1.1.1.20 Fin
Anexo 56. GIB-PR-009-IN-023, Instructivo Levantamiento de Inventario de Material Bibliográfico. (Ver archivo digital adjunto).
Anexo 57. GIB-PR-009-IN-024, Instructivo Levantamiento de Inventario de Equipos de Oficina, Recursos Tecnológicos y Mobiliario. (Ver archivo digital adjunto).
214
Anexo 58. GIB-PR-009-FR-024, Formato Reporte de Novedades de Inventario de Material Bibliográfico.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
DETERIORADO RÓTULO CD CASSETTE DISKETTE MAPAS CARTILLAS OTRO ANEXOERROR
CÓDIGO INCONSISTENCIA
Código:
GIB-PR-009-FR-024
Macroproceso: Apoyo a lo Misional Versión: 01
Fecha de Aprobación: 03/11/2017Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica
Fecha Elaboración: (DD/MM/AAAA)Responsabe:
FORMATO: REPORTE DE NOVEDADES DE INVENTARIO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
Biblioteca:
CÓDIGO DE
BARAS
PLAQUETA DE
INVENTARIO
215
Anexo 59. GIB-PR-009-FR-025, Formato Inventario de Trabajos de Grado.
No.
Consecutivo
No. de
Inventario UDAutor(es) Título Biblioteca
Proyecto
CurricularAño
N°
EjemplaresCD Mapa Diskette Licencia
N° Handle
(RIUD -
Digital)
Responsabe:Biblioteca: Fecha Elaboración: (DD/MM/AAAA)
Otro - Observaciones
Código:
GIB-PR-009-FR-025
Versión: 01
Fecha de Aprobación:
03/11/2017
FORMATO: INVENTARIO DE TRABAJOS DE GRADO
Macroproceso: Apoyo a lo Misional
Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica
216
Anexo 60. GIB-PR-009-FR-026, Formato Inventario de Publicaciones Seriadas
EDITOR ISSNAÑO INICIO DE
PUBLICACIÓNPERIODICIDAD VOLUMEN EJEMPLARES PLACAS
NÚMERO
PUBLICACIÓNAÑO
Biblioteca: Fecha Elaboración: (DD/MM/AAAA)
TÍTULO
Código:
GIB-PR-009-FR-026
Versión: 01
Fecha de Aprobación: 03/11/2017
FORMATO: INVENTARIO DE PUBLICACIONES SERIADAS
Macroproceso: Apoyo a lo Misional
Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica
Responsabe:
EXISTENCIAS
217
Anexo 61. GIB-PR-009-FR-027, Formato Inventario de Equipos de Oficina, Recursos Tecnológicos y Mobiliario.
Anexo 62. GIB-PR-009-FR-028, Formato Informe Control de Activos. (Ver archivo digital adjunto).
Responsabe:
MARCA SERIE ESTADOCÓDIGO ANTIGUO DESCRIPCIÓN DEL ELEMENTO
Macroproceso: Apoyo a lo Misional Versión: 01
Fecha de Aprobación: 03/11/2017Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica
Fecha Elaboración: (DD/MM/AAAA)
OBSERVACIONESCÓDIGO NUEVO
FORMATO: INVENTARIO DE EQUIPOS DE OFICINA, RECURSOS TECNOLÓGICOS Y MOBILIARIO
Biblioteca:
Código:
GIB-PR-009-FR-027
218
Anexo 63. Procedimiento GIB-PR-010, Servicio de Búsqueda y Recuperación de Información.
219
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
07/10/2014 01 Elaboración de Documento.
08/24/2017 02
Modificación de nombre y de código.
Actualización de: Objetivo, Base Legal, Definiciones y Políticas de
Operación.
Ajuste en la descripción de actividades.
Diferenciación en la atención de usuarios de manera presencial y
mediante correo electrónico.
Inclusión del Servicio de Conmutación Bibliográfica y del Servicio de
Elaboración de Bibliografías.
Inclusión de una actividad de control y seguimiento.
Ajuste en la documentación asociada al procedimiento.
OBJETIVO
Brindar servicios de búsqueda y recuperación de información actualizada, precisa y pertinente a la
Comunidad Académica, a través de las diferentes herramientas y recursos bibliográficos que
proporciona el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
ALCANCE
Inicia con la solicitud de información del usuario y finaliza con la entrega de la información
bibliográfica recuperada.
BASE LEGAL
Ley 23/1982, Sobre Derechos de Autor en Colombia.
Ley 30/1992, Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior; Art. 108. - Las
instituciones de Educación Superior tendrán la obligación de proporcionar a los estudiantes
servicios adecuados y actualizados de bibliotecas.
Ley 44/1993, Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1944.
Decisión Andina 351/1993, Régimen común sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos.
Manifiesto de la IFLA/UNESCO/1994, Sobre la Biblioteca Pública.
Ley 719/2001, Por la cual se modifican las Leyes 23 de 1982 y 44 de 1993 y se dictan otras
disposiciones.
Directrices IFLA/UNESCO/2001, Para el desarrollo del servicio de Bibliotecas Públicas.
Decreto 3942/2010, Por el cual se reglamentan las Leyes 23 de 1982, 44 de 1993 y el artículo 2°,
literal c) de la Ley 232 de 1995, en relación con las sociedades de gestión colectiva de derecho de
autor o de derechos conexos y la entidad recaudadora y se dictan otras disposiciones.
Norma ISO 11620/2014, Sobre Indicadores de Rendimiento para Bibliotecas.
Decreto 1075/2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Educación; Art. 2.5.3.2.2.1. - Evaluación de las condiciones de calidad de los programas; Numeral 8
- Medios Educativos.
DEFINICIONES
Colección: Es el material bibliográfico que tiene disponible la Biblioteca.
Comunidad Académica: Se define Comunidad Académica a los estudiantes, docentes, grupos de
investigación e Instituciones de Educación, que participan activamente en el desarrollo del
conocimiento.
Base de Datos: Consiste en una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son
recolectados y utilizados por los sistemas de información. Una base de datos tiene que ser
220
compacta, fácilmente accesible, rápida, cómoda y debe ofrecer la información actual sometida a la
última actualización.
Descripción Bibliográfica: Consiste en la representación de un documento a través de la
identificación de sus elementos principales, autor, título, editorial, etc.
Fuentes de información: Catálogos institucionales, bases de datos, materiales documentales,
Unidades de Información, Internet y especialistas en el tema.
Material bibliográfico: Es todo material escrito e impreso, desde el cual se maneje alguna
información de interés, el cual puede ser almacenado de manera bibliográfica para hacer referencia
del mismo y para su fácil manejo.
Publicaciones seriadas: Publicación de periodicidad fija cuyos ejemplares se suceden en orden
numérico y/o cronológico, con título común y numeración fija preestablecida.
Recursos electrónicos: Recursos especializados contratados que permiten acceso a documentos en
formato electrónico y digital, los cuales pueden ser consultados a través de plataformas virtuales.
Referencia bibliográfica: Conjunto de datos con que un autor remite a un documento que está
citando de forma directa o indirecta.
Referencista: Profesional de la Biblioteca capacitado para realizar y asesorar búsquedas,
recuperación de información y uso de fuentes y recursos de información.
Servicio de Conmutación Bibliográfica: Servicio de referencia que consiste en la obtención de
documentos que puedan encontrarse en fuentes de información bibliográfica externas al Sistema de
Bibliotecas de la Universidad Distrital, tanto a nivel nacional como internacional.
Servicio de Elaboración de Bibliografías: Servicio de referencia que consiste en la búsqueda de
referencias bibliográficas sobre temas específicos, a partir de la información disponible en las
colecciones físicas y/o electrónicas, tanto externas como internas del Sistema de Bibliotecas de la
Universidad Distrital.
Servicio de Formación: Tratan de educar al usuario en el uso de la Biblioteca y de los recursos
disponibles (en este ámbito de aplicación se busca apoyar al usuario en cuanto al uso de los
recursos electrónicos).
Servicio de Información: Resuelven las consultas y necesidades de información de los usuarios.
Servicio de Orientación: Asesoran al usuario en la elección de una obra o de una fuente de
información bibliográfica.
Servicios de Referencia: Servicios de orientación, asesoría y apoyo en búsqueda, localización y
recuperación de información dentro del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital o en
Unidades de Información externas, incluyendo bases de datos bibliográficas nacionales e
internacionales así como el uso de otras fuentes bibliográficas e informativas de otras instituciones.
SIB - ALEPH: Sistema de Información Bibliográfico de la Biblioteca.
Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular de la Biblioteca.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GIB-PR-010-FR-007, Formato Reporte de Servicios de Referencia.
POLITICAS DE OPERACIÓN
POLÍTICA GENERAL - SERVICIOS DE INFORMACIÓN
El Sistema de Bibliotecas proporciona servicios de información, actividades académicas y
culturales con el fin de fortalecer, acompañar, y satisfacer las necesidades de información de la
Comunidad Académica en los procesos de formación ciudadana, profesional e investigativa en la
construcción de cultura y proyección social.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Los horarios para la prestación del servicio se establecerán de acuerdo con las directrices de la
Dirección de Biblioteca.
El servicio de referencia debe atender todas las solicitudes de información sin importar el tipo de
usuario o la complejidad de la consulta.
221
El referencista debe identificar la población objetivo. Ej: Estudiante, Docente, Investigador.
El referencista debe identificar las necesidades de información del usuario, para organizar el
servicio con el fin de ofrecer una respuesta pertinente a lo solicitado.
Informar los aspectos legales y las políticas de las Instituciones externas, para no incurrir en
errores o faltas al derecho de autor.
La búsqueda en fuentes de información debe iniciar en los recursos disponibles en del Sistema de
Bibliotecas de la Universidad Distrital.
Siempre que la información no se encuentre disponible en el Sistema de Bibliotecas de la
Universidad Distrital, informar al usuario el servicio alternativo que se puede ofrecer para la
recuperación de la información.
Cuando el tipo de servicio requerido sea la obtención de material bibliográfico físico, se debe
remitir a los procedimientos de GIB-PR-002, "Préstamo de Material Bibliográfico" o GIB-PR-004,
"Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación" según corresponda.
Las bibliografías y los documentos recuperados se entregarán en un plazo máximo de ocho (8)
días calendario.
El costo del Servicio de Conmutación Bibliográfica deberá ser asumido por el usuario solicitante,
acorde con la extensión del documento, soporte, envío, destino, entre otros (cuando aplique).
Las solicitudes de Servicios de Referencia, Elaboración de Bibliografías y Obtención de
Documentos deben ser manejadas mediante el siguiente correo electrónico: conmutacion-
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario - Líder de Servicios de Información
Profesional Universitario/Técnico - Referencista
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Equipo SIGUD y
Equipo Biblioteca
Cargo: N/A
Fecha: 07 de junio de 2017
Nombre: Enith Mireya
Zarate Peña
Cargo: Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha: 24 de agosto de
2017
Nombre: Giovanni Rodrigo
Bermúdez Bohórquez
Cargo: Vicerrector Académico
Fecha: 03 de noviembre de 2017
ELEMENTOS DEL PROCESO 1.1.1.1 Inicio
1.1.1.2 Recibir solicitud de información.
Descripción
Recibir solicitud de información por parte del usuario presencial, telefónica o mediante correo
electrónico.
Saludar y presentarse cordialmente al usuario.
Orientar al usuario al punto de atención de referencia.
1.1.1.3 ¿La solicitud se recibe mediante correo electrónico?
Flujos
No
Sí
222
1.1.1.4 Identificar necesidad de información del usuario.
Descripción
Establecer dialogo con el usuario.
Obtener información que pueda ayudar a formular la estrategia de búsqueda y a determinar el
perfil del usuario y su respectiva categorización. Para esto se puede tener en cuenta el siguiente
tipo de preguntas (cuando aplique):
¿A qué carrera pertenece?
¿Para qué es la información?
¿Dónde ha buscado?
¿Conoce sobre autores que manejen el tema?
¿Conoce un nombre diferente de lo que está buscando?
¿Conoce sinónimos de las palabras que esta utilizando?
¿A que materia pertenece el tema de la consulta?
¿Conoce términos relacionados?
¿Conoce términos generales?
¿Qué le gustaría encontrar?
¿Qué necesita: libros, revistas u otros documentos?
¿Qué tan actualizada necesita la información?
¿Necesita la información de un lugar geográfico en especial?
¿Necesita la información de un autor en especial?
¿Necesita la información de un título de revista en especial?
¿Para cuando necesita la información?
¿Qué tan especializada necesita la información?
Tomar nota del mayor número de datos posibles para lograr identificar y acotar el tema de
consulta.
1.1.1.5 ¿Es una búsqueda especializada?
Flujos
Sí
No
1.1.1.6 Normalizar términos de búsqueda.
Descripción
Normalizar los términos de búsqueda según los requerimientos de información del usuario,
logrando refinar la búsqueda de lo general a lo especifico, o viceversa, mediante la inclusión de
términos adicionales adecuados.
Realizar un listado con los términos principales, incluyendo términos relacionados y generales del
tema en el idioma que corresponda.
Seleccionar los términos normalizados más pertinentes al tema de búsqueda.
1.1.1.7 Establecer fuentes de información.
Descripción
Identificar las fuentes de información bibliográfica (físicas o digitales) de acuerdo al tema de
búsqueda.
Tener en cuenta algunos factores relevantes como el tipo de formato o tipo de documento
solicitado, disponibilidad, área temática, entre otros. Esto permitirá incluir o descartar algunas
fuentes de información.
Verificar disponibilidad de acceso a las fuentes de información bibliográfica.
223
1.1.1.8 Buscar en las fuentes de información.
Descripción
Buscar en las distintas fuentes de información bibliográfica (físicas y digitales) el tema solicitado
mediante el uso de términos normalizados, según la información solicitada teniendo en cuenta las
siguientes herramientas:
Catálogo en Línea del SIB - ALEPH
Colecciones de material bibliográfico del Sistema de Bibliotecas
BDIGITAL - Recursos electrónicos - Bases de Datos disponibles de la Universidad
Distrital
Descubridor Index - K
Repositorio Institucional de la Universidad Distrital - RIUD
Gestores bibliográficos (Mendeley, END NOTE)
OJS - Revistas Científicas Universidad Distrital
Catálogos de Instituciones Académicas y/o especializadas de las diferentes áreas del
conocimiento (local, nacional e internacional)
Redes de Instituciones Académicas y/o especializadas de las diferentes áreas del
conocimiento (local, nacional e internacional)
Herramientas de búsqueda y recuperación de información especializadas en las
diferentes áreas del conocimiento (tesauros, vocabularios controlados, indices, y otros)
Recursos electrónicos de acceso libre
Normas APA, ICONTEC, IEEE y otras
Evaluar la disponibilidad, pertinencia y coherencia de la información encontrada, según la
necesidad de información del usuario.
1.1.1.9 Validar los resultados de búsqueda.
Descripción
Realizar, en compañía del usuario, la revisión de los resultados encontrados.
Recibir retroalimentación por parte del usuario de los resultados de la búsqueda.
1.1.1.10 Definir el servicio requerido.
Descripción
Definir el tipo de servicio requerido para la recuperación y entrega de la información al usuario,
según sea el caso:
SERVICIO DE ELABORACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS: Consiste en la búsqueda de referencias
bibliográficas sobre temas específicos, a partir de la información disponible en las colecciones físicas
y/o electrónicas, tanto externas como internas.
SERVICIO DE CONMUTACIÓN BIBLIOGRÁFICA: Consiste en la obtención de documentos que
puedan encontrarse en fuentes de información bibliográfica del Sistema de Bibliotecas de la
Universidad Distrital, tanto a nivel local, nacional e internacional.
PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO: Si la información requerida hace parte de la
colección física del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital, se orienta al usuario en como
realizar el préstamo de material bibliográfico. Remitirse al procedimiento GIB-PR-002, "Préstamo de
Material Bibliográfico".
PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO (PIB): Si la información requerida hace parte de la colección
de Unidades de Información externas, se orienta al usuario en como realizar el préstamo
interbibiotecario de material bibliográfico. Remitirse al procedimiento GIB-PR-004, "Préstamo
Interbibliotecario - Cartas de Presentación".
224
1.1.1.11 Tipo de servicio
Flujos
Conmutación Bibliográfica
Elaboración de Bibliografías
Obtención de material bibliográfico físico
1.1.1.12 Servicio de Elaboración de Bibliografías
Proceso
Servicio de Elaboración de Bibliografías - Servicio de Elaboración de Bibliografías
1.1.1.13 ¿El usuario solicita la recuperación de un documento?
Flujos
No
Sí
1.1.1.14 Servicio de Conmutación Bibliográfica
Proceso
Servicio de Conmutación Bibliográfica - Servicio de Conmutación Bibliográfica
1.1.1.15 Realizar control y seguimiento.
Descripción
Registrar los Servicios de Referencia realizados a través del siguiente link:
http://gemini.udistrital.edu.co/encuestas/index.php/47774?lang=cs, diligenciando los campos
correspondientes.
Realizar informes estadísticos mensuales de los usuarios atendidos en los Servicios de Referencia,
teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Establecer el número de consultas de referencia y los temas mas consultados.
Consultas en bases de datos.
Servicios de Conmutación Bibliográfica.
Servicio de Elaboración de Bibliografías.
1.1.1.16 Fin
1.1.1.17 Gateway
Flujos
GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico
GIB-PR-004, Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación
1.1.1.18 GIB-PR-002, Préstamo de Material Bibliográfico
1.1.1.19 GIB-PR-004, Préstamo Interbibliotecario - Cartas de Presentación
225
Anexo 64. GIB-PR-010-FR-007, Formato Reporte de Servicios de Referencia.
N° Tipo de ServicioFecha Solicitud
de Información
Fecha Entrega de
InformaciónUbicaciónUsuario / Solicitante Temática
Fuente de Información /
Base de Datos Consultada
Proceso: Gestión de la Información Bibliográfica
FORMATO: REPORTE DE SERVICIOS DE REFERENCIA
Responsable:
Macroproceso: Apoyo a lo Misional
Código: GIB-PR-010-FR-007
Versión: 02
Fecha de Aprobación: 03/11/2017
Cargo/Rol:
Fecha Reporte:
(DD/MM/AAAA)Biblioteca:
226
Anexo 65. Procedimiento GIB-PR-011, Servicio de Extensión Cultural.
227
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
08/11/2017 01 Elaboración de Documento.
OBJETIVO
Promover la extensión, integración y desarrollo de la Comunidad Académica y de la región,
mediante programas y eventos que permitan la difusión del conocimiento humanístico, social,
científico, tecnológico y/o artístico con el fin de beneficiar a la sociedad.
ALCANCE
Inicia con la realización de solicitudes y finaliza con la elaboración de informes de gestión para el
análisis de los eventos/programas realizados.
BASE LEGAL
Conpes 3222/2003, Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas.
Conpes 3533/2008, Plan Nacional de Cultura.
Conpes 152/2012, Plan Nacional de Lectura y Escritura PNLE.
Ley 23/1982, Sobre Derechos de Autor en Colombia.
Constitución Política de Colombia/1991, Artículos: 27, 61, 67, 69, 70, 71, 72 y 73.
Ley 30/1992, Por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior; Art. 108. - Las
instituciones de Educación Superior tendrán la obligación de proporcionar a los estudiantes
servicios adecuados y actualizados de bibliotecas.
Ley 44/1993, Por la cual se modifica y adiciona la ley 23 de 1982 y se modifica la ley 29 de 1944.
Ley 98/1993, Ley del Libro en Colombia.
Decisión Andina 351/1993, Régimen común sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos.
Manifiesto de la IFLA/UNESCO/1994, Sobre la Biblioteca Pública.
Ley General de Cultura 397/1997, Por la cual se desarrollan los artículos 70,71, 72 y demás
artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural,
fomentos y estímulos a la cultura.
Ley 527/1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 719/2001, Por la cual se modifican las Leyes 23 de 1982 y 44 de 1993 y se dictan otras
disposiciones.
Directrices IFLA/UNESCO/2001, Para el desarrollo del servicio de Bibliotecas Públicas.
Decreto 133/2006, Política pública de Fomento a la lectura 2006-2016 prioridad II fortalecimiento
de las Instituciones educativas de educación formal y el desarrollo de actividades que fortalezcan y
estimulen los procesos lectores y escriturales de la comunidad académica; Prioridad II:
"Fortalecimiento de las Instituciones Educativas de educación formal y el desarrollo de actividades
que fortalezcan y estimulen los procesos lectores y escriturales de la Comunidad Académica".
Ley 1185/2008, Legislación y normas generales para la gestión, protección y salvaguardia del
Patrimonio en Colombia.
Decreto 3942/2010, Por el cual se reglamentan las Leyes 23 de 1982, 44 de 1993 y el artículo 2°,
literal c) de la Ley 232 de 1995, en relación con las sociedades de gestión colectiva de derecho de
autor o de derechos conexos y la entidad recaudadora y se dictan otras disposiciones.
Ley 1379/2010, Por la cual se organiza la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y se dictan otras
disposiciones.
DEFINICIONES
Convenio: Acuerdo que se desarrolla en función de un asunto específico.
228
Cotización: Documento que se solicita a un proveedor, en el cual se establece el precio, la
descripción del bien o servicio a adquirir, la cantidad y las condiciones de entrega. Este documento
no genera ningún tipo de compromiso contractual.
Evento: Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o cultural.
Extensión Bibliotecaria: La prolongación de los espacios de reconocimiento y promoción de
saberes e idiosincrasia que realizan las Unidades de Información de una Institución.
Ficha técnica: Documento que contiene toda la información de soporte para la solicitud de
aprobación de una necesidad a suplir.
Gestor Cultural: Persona que a nivel profesional, técnico o asistencial desarrolla actividades en los
ámbitos administrativo, académico social y/o artístico en el desarrollo de un evento.
Instalación: La disposición del espacio, protocolo y elementos requeridos para la realización de un
evento.
Invitados: Participantes y/o asistentes a un evento.
Logística: Conjunto de los medios y métodos que permiten llevar a cabo la organización de un
evento.
Material publicitario: Conjunto de medios y soportes (separadores de libros, pendones, banners)
utilizados para transmitir un mensaje de promoción o invitación en particular.
Pieza gráfica: Composición visual en diseño, la cual puede variar en soporte y formato según sus
necesidades.
Plataforma de Circulación: Modelo que permite la gestión de actividades para la prestación de
bienes y servicios.
Protocolo: Orden de los pasos a seguir en el desarrollo de una actividad.
Recursos físicos: Se refiere a los equipamientos, suministros y materiales necesarios para el desarrollo
de cada tipo de actividad: desde equipos informáticos y audiovisuales a elementos museográficos,
pasando por material escolar, folletos informativos, identificaciones del personal o guiones impresos
para visitas. Transporte de los ponentes o de las obras que se vayan a traer ida y vuelta.
Servicio de Extensión Cultural: Conjunto de acciones encaminadas a promover la integración y
desarrollo de la sociedad mediante la difusión del conocimiento humanístico científico, tecnológico
y/o artístico con el fin de beneficiar a una comunidad.
SIBUD: Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Usuario: Es toda aquella persona que utiliza un servicio en particular de la Biblioteca.
DOCUMENTOS Y REGISTROS
GIB-FR-011, Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres, Clases,
Presentaciones.
GIB-FR-017, Formato Solicitud de Publicación de Información.
GIB-FR-018, Formato Planilla de Información.
GI-FR-011, Formato Planilla de Asistencia.
GJ-PR-001-FR-004, Acta de Inicio de Contrato de CPS.
GC-PR-003-FR-008, Estudios y Documentos Previos.
GC-PR-006-FR-028, Evaluación y Reevaluación de Proveedores.
GRF-PR-007-FR-005, Autorización de Giro.
Plan de Trabajo del Evento/Programa.
Informe de Gestión.
Ficha Técnica.
Minuta.
Pólizas Aprobadas.
Contrato.
Solicitud de Necesidad.
Tres (3) cotizaciones de los proveedores.
229
Estudio de Mercado.
Convenio Interadministrativo.
Carta de Exclusividad.
Factura del Proveedor.
Certificado de Pago de Aportes Parafiscales y/o Seguridad Social (salud, pensión y ARL).
Registro Único Tributario (RUT).
Certificado de Cámara de Comercio.
Certificación Bancaria.
Fotocopia de la Cédula del Representante Legal.
Acta de Recibo a Satisfacción.
Cumplido a Satisfacción.
POLITICAS DE OPERACIÓN
POLÍTICA GENERAL - SERVICIOS DE INFORMACIÓN
El Sistema de Bibliotecas proporciona servicios de información, actividades académicas y
culturales con el fin de fortalecer, acompañar, y satisfacer las necesidades de información de la
Comunidad Académica en los procesos de formación ciudadana, profesional e investigativa en la
construcción de cultura y proyección social.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Para el desarrollo de las actividades programadas desde el Servicio de Extensión Cultural se debe
contar con el apoyo de las diferentes instancias de la Universidad, para la difusión, y desarrollo de
los eventos/programas.
Los eventos/programas deberán ser de carácter académico culturales.
En los espacios de desarrollo de los eventos deberá colocarse el pendón del Sistema de
Bibliotecas.
La implementación y ejecución de todas las actividades que se desarrollen desde el Sistema de
Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas que estén directamente relacionadas
dentro del plan de acción de cada año presentado por Extensión Cultural, se entenderán
pertenecientes exclusivamente al procedimiento y servicio de Extensión Cultural, así sean
gestionadas de manera transversal por otras instancias del Sistema de Bibliotecas.
Las actividades que sean realizadas con otras instancias internas o externas a la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas, se entenderán que son realizadas por la entidad participante y el
Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, debiendo estar los logos
de ambas entidades o dependencias en las piezas gráficas diseñadas para su debida divulgación.
El cronograma de actividades aprobado por la Dirección de Biblioteca para su implementación y
puesta en marcha, deberá ser de estricto cumplimiento por parte de las instancias del Sistema de
Bibliotecas requeridas para llevarse a cabo.
Las actividades propuestas deberán armonizar con el Plan Estratégico de Desarrollo de la
Universidad Distrital.
Las actividades deben promover el ejercicio de las políticas culturales a nivel nacional.
Las actividades culturales desarrolladas promoverán el desarrollo integral de la Comunidad
Académica.
Para el planteamiento o proyección de un evento a realizar y de acuerdo a la magnitud del mismo,
la solicitud debe ser remitida mínimo con cuarenta y cinco (45) días antes de su realización.
Se debe realizar difusión de información con el acompañamiento de las diferentes instancias de la
Universidad (red de comunicaciones, red datos, emisora, Portal web de la Biblioteca, redes sociales,
publicaciones).
Todos los asistentes deben adoptar las reglas de la Biblioteca, incluyendo el uso de casilleros al
momento del ingreso (cuando aplique).
230
Los eventos/programas que requieran el uso de equipos de sonido, deben programar con
anterioridad las pruebas de sonido y logística en el lugar de desarrollo; además, todo el montaje del
evento/programa se debe encontrar correctamente preparado un día antes de su ejecución.
El horario en el que pueden desarrollarse los eventos/programas es de 8:00 am a 7:30 pm,
dependiendo igualmente de la disponibilidad de la Sede o de la Biblioteca.
Se debe reportar cualquier novedad que ocurra previo, durante o posterior al evento/programa, y
se debe informar a la Dirección de Biblioteca y al Profesional Universitario - Extensión Cultural en
caso de que se cancele un evento.
POLÍTICAS DE PERSONAL BIBLIOTECA
El personal de apoyo asignado debe colaborar activamente en la correcta ejecución de los
eventos/programas, así como en la entrega y disposición de los espacios y recursos utilizados, una
vez finalizado el evento.
El personal de apoyo asignado a una tarea concreta debe permanecer en el espacio de desarrollo
del evento/programa, dando atención a los requerimientos que se presenten concernientes a su
asignación.
Para el uso de las instalaciones de la Sede Aduanilla de Paiba, se debe solicitar permiso al
Administrador de la Sede mediante un oficio al correo electrónico emitido desde Dirección de
Biblioteca.
RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
Profesional Universitario - Jefe de Sección de Biblioteca
Profesional Universitario - Extensión Cultural
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre: Equipo SIGUD y
Equipo Biblioteca
Cargo: N/A
Fecha: 03 de agosto de 2017
Nombre: Enith Mireya
Zarate Peña
Cargo: Jefe de Sección de
Biblioteca
Fecha: 11 de agosto de
2017
Nombre: Giovanni Rodrigo
Bermúdez Bohórquez
Cargo: Vicerrector Académico
Fecha: 03 de noviembre de 2017
ELEMENTOS DEL PROCESO 1.1.1.1 Inicio
1.1.1.2 Realizar solicitud.
Descripción
Las solicitudes de Servicio de Extensión Cultural pueden ser generadas por:
Comunidad Académica
Dirección de Biblioteca
Profesional Universitario - Extensión Cultural
Identificar o proponer eventos/programas que promuevan la integración y desarrollo de la
Comunidad Académica mediante la difusión del conocimiento humanístico científico, tecnológico
y/o artístico.
Realizar la solicitud mediante correo electrónico y oficio físico, teniendo en cuenta la siguiente
información:
Descripción del evento/programa
Justificación del evento/programa
231
Fecha requerida de implementación
Beneficiarios
Radicar oficio en la Dirección de Biblioteca, y enviar el oficio al correo electrónico de Extensión
Cultural.
1.1.1.3 Recibir solicitud.
Descripción
Recibir las solicitudes de Servicio de Extensión Cultural a través de oficio radicado en Dirección de
Biblioteca o enviado por correo electrónico a Extensión Cultural.
Aclarar inquietudes del evento/programa requerido con el solicitante, en caso de ser necesario.
1.1.1.4 Diseñar propuesta del evento / programa.
Descripción
Establecer objetivos, estrategias y metas del evento/programa.
Definir los espacios donde se llevará acabo el evento/programa.
Identificar posibles convenios institucionales o interinstitucionales según el evento/programa.
Definir que permisos serán necesarios solicitar.
Identificar los requerimientos logísticos requeridos para la realización de los eventos/programas.
La definición de los elementos y recursos se realiza según el tipo de evento/programa a realizar y
sus condiciones de funcionamiento.
Realizar un cronograma de actividades mediante la elaboración de la matriz de actividades que se
realizarán, incluyendo los puntos de seguimiento y control de cada etapa del proceso, el
cronograma con las fechas de la implementación y socialización.
Elaborar un "Plan de Trabajo del Evento/Programa". Para el desarrollo del documento se tendrá en
cuenta los siguientes ítems:
Propósito u objetivo: Definir el objetivo del evento/programa. Expresa lo que se quiere alcanzar.
Acciones: Establecer el cómo se va a lograr el objetivo propuesto, a través de que medios.
Establecer la metodología, procedimientos y protocolos que se van a seguir para el desarrollo del
evento/programa. Se formulan el número de acciones que sean necesarias para dar respuesta al
evento/programa planteado.
Responsables: Definir los agentes que participan en el evento/programa como es: el equipo de
producción que es el que concibe, planifica, produce y controla la ejecución del proyecto. Personal,
instituciones, entidades, instancias involucradas en el evento/programa.
Beneficiarios: Son las personas o agentes que se verán afectados positivamente por el desarrollo
del evento/programa. Determinar el número y características socioculturales.
Metas: Expresa lo que se quiere lograr con las acciones. La meta debe ser medible, no
importando que sea cualitativa o cuantitativa, definir tiempo de ejecución.
Indicadores: Es la expresión de medida que evidencia el cumplimiento de las metas propuestas.
Permiten comparar los cambios antes y después del evento/programa.
Cronograma: Realizar cronograma y describir las actividad a desarrollar. Establecer tiempos de
ejecución del evento/programa.
Presupuesto: Especifica los recursos necesarios para realizar las acciones propuestas, estos
pueden ser en bienes o servicios. Establecer por cada recurso la unidad de medida, precio unitario,
cantidad, valor total, fuente de financiación.
Evaluación: El documento requiere describir el proceso que se seguirá para evaluar el
cumplimiento de lo propuesto, así como los instrumentos y espacios que se utilizarán. La evaluación
se realiza antes, durante y después del evento/programa.
Radicar el "Plan de Trabajo del Evento/Programa" en la Dirección de Biblioteca, con copia al
Profesional Universitario - Extensión Cultural.
Presentar propuesta a la Dirección de Biblioteca para solicitar su aval.
232
1.1.1.5 Verificar propuesta del evento / programa.
Descripción
Revisar el "Plan de Trabajo del Evento/Programa" propuesto.
Verificar la viabilidad de las actividades planteadas.
Aprobar o rechazar el presupuesto.
Solicitar correcciones o modificaciones si es necesario.
Aprobar el "Plan de Trabajo del Evento/Programa", a fin de iniciar su ejecución.
1.1.1.6 ¿Se requieren correcciones o modificaciones?
Flujos
Sí
No
1.1.1.7 Gestionar contactos.
Descripción
Establecer contacto con los Gestores Culturales externos (cuando aplique):
Solicitar información de contacto del Gestor Cultural, mediante contacto telefónico o correo
electrónico.
Analizar hoja de vida del Gestor Cultural, verificando que cumpla con los requisitos del
evento/programa.
Presentar la descripción y funcionamiento del evento/programa al Gestor Cultural.
Establecer compromisos con el Gestor Cultural.
Establecer contacto con los Gestores Culturales internos UD:
Presentar el evento/programa a realizar al personal de Biblioteca y dependencias de la
Universidad Distrital involucradas.
Explicar el funcionamiento del evento/programa al personal de Biblioteca y dependencias de la
Universidad Distrital involucradas.
Establecer compromisos a desarrollar con el personal de Biblioteca y dependencias de la
Universidad Distrital involucradas.
1.1.1.8 ¿Requiere ejecutar presupuesto?
Flujos
No
Sí
1.1.1.9 Asignación de presupuesto
Proceso
Asignación de presupuesto - Asignación de presupuesto
1.1.1.10 Socializar evento/ programa.
Descripción
Programar reunión con el personal de Biblioteca y dependencias de la Universidad Distrital
involucradas en el evento/programa a desarrollar, mediante correo electrónico.
Realizar reuniones con el personal de Biblioteca y dependencias de la Universidad Distrital que
participan en el evento/programa, para presentar el plan de acción a seguir:
Dar a conocer al grupo de trabajo que atenderá el evento/programa, la información necesaria
para el desarrollo adecuado de las tareas a seguir durante la implementación, ejecución y
posproducción del evento/programa.
Dar a conocer los formatos y protocolo a seguir para la documentación del evento, registros de
asistencia, evaluación del evento y entrega de reporte.
233
Establecer los responsables para la ejecución del evento/programa de acuerdo a la duración y
características de las actividades a realizar.
Para el uso de las Bibliotecas, se debe socializar e informar al Líder de Servicios de Información
correspondiente para que él informe al personal de Biblioteca el protocolo de acción a seguir,
según el tipo de evento/programa a realizar.
Realizar socialización con Dirección de Biblioteca según lo acordado en las reuniones previas al
evento/programa.
1.1.1.11 Solicitud de publicación de información
Proceso
Solicitud de publicación de información - Solicitud de publicación de información
1.1.1.12 Realizar logística previa del evento.
Descripción
Verificar la disponibilidad de los recursos que requiera el evento/programa. La logística de los
espacios necesarios será en función del aforo requerido y las necesidades técnicas (equipamientos
audiovisuales o escénicos, espacios de almacenamiento, mobiliario, transporte entre otros) o de
servicios del evento/programa.
Iniciar los trámites administrativos necesarios (solicitud de espacios, solicitud de recursos físicos,
transporte), los cuales serán avalados y remitidos por la Dirección de Biblioteca ante la dependencia
correspondiente.
Coordinar y supervisar la organización logística previa al evento/programa, dependiendo del lugar
donde se realizarán las actividades (montajes, adecuación de espacios, recepción de recursos).
Efectuar las tareas conforme al Protocolo de Instalación socializado previamente.
Los eventos que requieran el uso de equipos de sonido, realizarán con anterioridad pruebas de
sonido y logística.
1.1.1.13 Realizar evento / programa.
Descripción
Todo evento/programa se realiza con el apoyo del personal asignado, tanto interno como externo
de la Universidad.
Recibir a los Gestores Culturales del evento/programa.
Realizar apertura del evento/programa.
Realizar control de asistencia del evento/programa con el GI-FR-011, "Formato Planilla de
Asistencia".
Realizar registro fotográfico del evento/programa.
Verificar que el personal responsable del evento/programa se encuentre en el lugar que le
corresponde. Depende de la magnitud del evento, o de la realización de actividades simultáneas.
Hacer el control y seguimiento durante el evento/programa, con el fin de garantizar el desarrollo
fluido de cada una de los pasos programados en el cronograma de actividades. El seguimiento
también proporciona la detección de situaciones no deseadas que puedan poner en riesgo la
presentación del evento/programa, con el fin de darle una solución en el menor tiempo posible.
Entregar el souvenir de regalo a los Gestores Culturales una vez finalizado el evento/programa.
Para los eventos/programas que se desarrollen en las Bibliotecas, garantizar la protección del
material bibliográfico resguardando la colección de pérdidas y daños.
Para las conferencias, charlas y ponencias solicitar al/los expositor(es) el diligenciamiento del
formato GIB-FR-011, "Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres, Clases,
Presentaciones".
1.1.1.14 Desarrollar el evento / programa.
Descripción
234
Realizar las tareas requeridas para el desarrollo y puesta en marcha de los eventos programados
por la Biblioteca.
Apoyar la organización y ejecución del evento/programa, según su magnitud y el lugar en el cual
se desarrolle.
Establecer contacto con los invitados y/o gestores, y brindarles apoyo cuando lo requieran.
Apoyar el registro del control de asistencia del evento/programa con el GI-FR-011, "Formato
Planilla de Asistencia".
Realizar registro fotográfico del evento/programa.
1.1.1.15 Tiempo de duración del evento / programa
1.1.1.16 Realizar devolución de recursos.
Descripción
Todo evento/programa se realiza con el apoyo del personal asignado, tanto interno como externo
de la Universidad.
Coordinar la entrega y disposición adecuada de los recursos y espacios utilizados.
Verificar con el personal de seguridad que todo se encuentre en buen estado (Auditorios y
Bibliotecas).
Gestionar el transporte de vuelta de los recursos que no pertenecen al sitio utilizado para el
evento.
1.1.1.17 Consolidar registros y documentos.
Descripción
Consolidar el control de asistencia.
Consolidar registro fotográfico del evento/programa realizado.
Realizar organización de toda la documentación asociada por cada evento/programa (material
publicitario implementado, planilla de asistencia, permisos y formatos empleados), para ser
archivada.
Almacenar en medio magnético el registro fotográfico.
Retroalimentar los resultados del evento/programa con todas las partes involucradas, dando y
recibiendo sugerencias.
Entregar la documentación compilada por evento/programa al Archivo de Biblioteca. Se recopila
todo lo desarrollado al año, y al final del año se entrega para archivar.
1.1.1.18 Realizar control y seguimiento.
Descripción
Enviar una comunicación de agradecimiento tanto a los Gestores Culturales o Invitados como a
todas las personas que participaron en la realización del evento/programa.
Evaluar la ejecución, logros, novedades e impactos del evento/programa.
Elaborar un informe de resultados, informe de gestión (ICARO), de cada evento/programa
desarrollado, para ser radicado en Dirección de Biblioteca. Teniendo en cuenta aspectos
importantes como:
Resumen del evento/programa.
Número de asistentes.
Presupuesto utilizado.
Registro fotográfico.
Valoración final cualitativa.
1.1.1.19 Fin
235
Anexo 66. GIB-FR-005, Formato Entrega de Credenciales Sistema de Bibliotecas.
236
237
Anexo 67. GIB-FR-011, Autorización de Publicación de Videos, Conferencias, Talleres, Clases, Presentaciones.
238
239
Anexo 68. GIB-FR-017, Formato Solicitud de Publicación de Información.
240
241
Anexo 69. GIB-FR-018, Formato Planilla de Información.
242
Anexo 70. Indicador GIB-001, Disponibilidad de espacio (área) asignado a los usuarios de la Biblioteca.
25 9 2015 XX XX 2017
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
2.
Denominador:
1.
2.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Promotor del Proceso
Gestión de la Información
Bibliográfica
Equipo SIGUD y Promotor
Enith Mireya Zarate
Jefe Sección de Biblioteca
Responsables de la Medición
Nivel:
REVISÓ APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos
Validación, ajuste y actualización de la documentación del
Proceso. Pasantía SIGUD - 2017.
Actualización del Objetivo del Proceso.
Alineación con el PED 2018-2030.
Ajuste de la meta, cambia de alumno a
usuario.
205/10/2017
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Equipo SIGUD y Norma Bernal
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ
Seguimiento y Análisis
Numero total de Usuarios (estudiantes)
La Sección de Biblioteca consolida el número total de usuarios que atienden en las Unidades de Información de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas.
Definición de Términos
Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de
los documentos para satisfacer las necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.
Usuarios: Personas que hacen uso de los servicios e instalaciones de la Biblioteca.
Recursos: Activos de la Biblioteca, materiales, equipos, espacios.
Toma de Decisiones
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Nivel de Medición
Numero de metros cuadrados de la Biblioteca por cada usuario, disponibles para el desarrollo de las actividades académicas de la Comunidad Académica de la Universidad
Distrital Francisco Jose de Caldas.
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Total de metros cuadrados de la Biblioteca
La Division de Recursos Físicos determina el area total de Biblioteca disponible.
Intervención
Jerarquia
Efectividad
X
Proceso Eficiencia
Producto
Gestión
Eficacia
Dimensión de Evaluación
Calidad
Economia
X1 m2 - 2 m2
Semestral
Líder del ProcesoAdecuado
RANGOS DE EVALUACIÓN
0,5 m2 - 0,99 m2
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
LINEAMIENTO 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones institucionales para el
cumplimiento de las funciones universitarias y el bienestar de la comunidad.
ESTRATEGIA 4.7. Fortalecer la gestión de la información y la memoria institucional,
garantizando la disponibilidad de la misma a la Comunidad.
OBJETIVO DEL PROCESO
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
Determinar la diponibilidad de espacio en m2 destinados para la Biblioteca a fin de dar cumplimiento a la formación, cobertura en el desarrollo
de actividades académicas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Disponibilidad de espacio (área) asignado a los usuarios de la Biblioteca Código:
TIPO DE INDICADOR
Otro
Division de Recursos Físicos
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
FÓRMULA
1 m2 por usuario(Total de metros cuadrados de la Biblioteca / Número total de usuarios)
Fecha de Creación Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Nombre: GIB-001
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de
información académicas, investigativas y culturales a
la Comunidad Universitaria, a través de recursos y
servicios de información oportunos, pertinentes y
actualizados con el fin de apoyar y fortalecer los
Procesos Misionales de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Objetivo:
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor Esperado
PROCESO
Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
Fecha de Aprobación:
17/09/2014
Mensual Trimestral
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Insumo
Total de metros cuadrados de la Biblioteca
Número total de usuarios
Metros cuadrados
Número
0 m2 - 0,49 m2
Impacto
Resultados
Estrategicos
Metros cuadrados por
usuario
Gestor del Proceso
Cuál?
Anual
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico
Proceso: Gestión Integrada
Código: GI-GUI-003-FR-004
Versión: 02
Crítico En Riesgo
Sección de Biblioteca
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
243
Anexo 71. Indicador GIB-002, Índice de crecimiento de la colección bibliográfica (ejemplares).
25 9 2015 XX XX 2017
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
2.
Denominador:
1.
2.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Total colección año actual
Total colección año anterior
Promotor del Proceso
Los números son suministrados por el Sistema de Información Bibliográfico.
Insumo
Equipo SIGUD y Promotor
Índice de crecimiento de la colección bibliográfica (ejemplares)
4%(Total colección año actual - Total colección año anterior / Total
colección año anterior)*100Porcentaje X
(Total colección año actual - Total colección año anterior)
Nivel de Medición
Intervención
Jerarquia
Efectividad
Enith Mireya Zarate
Jefe Sección de Biblioteca
Desarrollar las colecciones (libros, revistas, bases de datos, material digital) con información bibliográfica de calidad, actualizada, oportuna y
pertinente para la comunidad académica de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
El número de titulos del año anterior es suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico.
Toma de Decisiones
REVISÓ
0%-1,9% 2%-3,9%
APROBÓ
Validación, ajuste y actualización de la documentación del
Proceso. Pasantía SIGUD - 2017.
Actualización del Objetivo del Proceso.
Alineación con el PED 2018-2030.
Cambio de periodicidad de medición a
Semestral.
Ajuste del nombre y fórmula del indicador,
teniendo en cuenta el total de la colección
de material bibliográfico.
205/10/2017
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Equipo SIGUD y Norma Bernal
Responsables de la Medición
Nivel:
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ
Consolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis
Definición de Términos
Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los
documentos para satisfacer las necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.
Colección Bibliográfica: Es el acervo bibliográfico disponible en diferentes formatos y soportes que incluye todas las áreas del conocimiento y que están debidamente
organizadas para garantizar a los usuarios su oportuno acceso a la información ya sea para préstamo externo o consulta interna en sala.
Tïtulo: Describe un documento que forma un todo separado bajo un título individual, se publique en una o varias unidades físicas, y sin tener en cuenta el número de copias del
documento que posee la Biblioteca.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Debe restarse el total de la colección actual con el total de la colección del año anterior.
Número de títulos año anterior
Porcentaje de crecimiento de la colección de material bibliográfico con respecto al año anterior.
X
Proceso Eficiencia
4%-100%
TIPO DE INDICADOR
Calidad
Impacto
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
FÓRMULA
Número
Número
Sistema de Información Bibliográfico
Sistema de Información Bibliográfico
Fecha de Creación
Meta o Valor Esperado
PROCESO
Gestión de la Información
Bibliográfica
Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
FORMA DE CÁLCULO
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
LINEAMIENTO 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones institucionales para el
cumplimiento de las funciones universitarias y el bienestar de la comunidad.
ESTRATEGIA 4.7. Fortalecer la gestión de la información y la memoria institucional,
garantizando la disponibilidad de la misma a la Comunidad.
OBJETIVO DEL PROCESO
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información
académicas, investigativas y culturales a la Comunidad
Universitaria, a través de recursos y servicios de
información oportunos, pertinentes y actualizados con
el fin de apoyar y fortalecer los Procesos Misionales de
la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Objetivo:
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Resultados
Estrategicos
Producto
Gestión
Eficacia
Economia
Trimestral
Adecuado
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo Líder del Proceso Gestor del Proceso
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico
Proceso: Gestión Integrada
Código: GI-GUI-003-FR-004
Versión: 02
Dimensión de Evaluación
Anual
Fecha de Aprobación:
17/09/2014
Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Semestral
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?Otro
Nombre: Código: GIB-002
Mensual
244
Anexo 72. Indicador GIB-003, Disponibilidad de recursos tecnológicos.
25 9 2015 XX XX 2017
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
2.
Denominador:
1.
2.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Calidad
Impacto
Resultados
Estrategicos
Economia
Semestral Anual
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo Adecuado
Otro
Líder del Proceso Gestor del Proceso
Sistema de Información Bibliográfico
Sección de Biblioteca
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?
Insumo
Número de recursos tecnológicos
Número de Usuarios
Número
Número
TIPO DE INDICADOR
Mensual Trimestral
1/1000 - 1/501 1/500 - 1/351
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor EsperadoUnidad de Medida
Tendencia esperada del Indicador
PROCESO
Gestión de la Información
Bibliográfica
OBJETIVO DEL PROCESO ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
Fecha de Creación Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Nombre: Disponibilidad de recursos tecnológicos Código: GIB-003
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Código: GI-GUI-003-FR-004
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico Versión: 02
Proceso: Gestión IntegradaFecha de Aprobación:
17/09/2014
(Número de recursos tecnológicos / Número de Usuarios)
LINEAMIENTO 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones institucionales para el
cumplimiento de las funciones universitarias y el bienestar de la comunidad.
ESTRATEGIA 4.7. Fortalecer la gestión de la información y la memoria institucional,
garantizando la disponibilidad de la misma a la Comunidad.
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de
información académicas, investigativas y culturales a
la Comunidad Universitaria, a través de recursos y
servicios de información oportunos, pertinentes y
actualizados con el fin de apoyar y fortalecer los
Procesos Misionales de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
Objetivo: Determinar el acceso a los recursos tecnologicos y de información, que permitan la generación de conocimiento, y minimizar la brecha de
ciencia y tecnología para los miembros de la Comunidad Académica.
Recursos tecnológicos por
usuarioX
1/350 - 1/100
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
FÓRMULA
1 recurso tecnológico por
cada 350 usuarios
X
Proceso Eficiencia
Producto
Gestión
Eficacia
Dimensión de Evaluación
Recurso: Activos de la biblioteca, materiales, equipos, espacio.
Recurso tecnológico: Recurso que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito. Los recursos tecnológicos pueden ser tangibles (como una computadora, una
impresora u otra máquina) o intangibles (un sistema, una aplicación virtual).
Usuario: Receptor de los servicios bibiotecarios. Persona que hace uso de los servicios e instalaciones de la Biblioteca.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Nivel de Medición
Número de recursos tecnológicos y de información disponibles por cada cierto número de estudiantes de la Universidad Distrital.
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Número de recursos tecnológicos
La cantidad de recursos tecnológicos es suministrada por el Sistema de Información Bibliográfico.
Intervención
Jerarquia
Efectividad
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis
Número de Usuarios
La Sección de Biblioteca consolida el número total de usuarios que atienden en las Unidades de Información de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas.
Definición de Términos
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Responsables de la Medición
Nivel:
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
Equipo SIGUD y Norma Bernal
Equipo SIGUD y Promotor
Enith Mireya Zarate
Jefe Sección de Biblioteca
Toma de Decisiones
CAMBIO MOTIVO
Promotor del Proceso
Validación, ajuste y actualización de la documentación del
Proceso. Pasantía SIGUD - 2017.
Actualización del Objetivo del Proceso.
Alineación con el PED 2018-2030.
Cambio de periodicidad de medición a
Semestral.
Ajuste de las instrucciones para el
cálculo de la fórmula del indicador.
205/10/2017
FECHA VERSIÓN
245
Anexo 73. Indicador GIB-004, Satisfacción del usuario.
25 9 2015 XX XX 2017
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
2.
Denominador:
1.
2.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Gestor del Proceso
70%
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico
Proceso: Gestión Integrada
Código: GI-GUI-003-FR-004
Versión: 02
Satisfacción del Usuario
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?Otro
Número
Semestral Anual
Insumo
TIPO DE INDICADOR
Calidad
Impacto
Resultados
Estrategicos
Economia X
Eficacia
Dimensión de Evaluación
70%-100%
Sección de Biblioteca
N° de usuarios satisfechos
Número
Mensual Trimestral
Adecuado Equipo SIGUDCrítico En Riesgo
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
LINEAMIENTO 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones institucionales para el
cumplimiento de las funciones universitarias y el bienestar de la comunidad.
ESTRATEGIA 4.7. Fortalecer la gestión de la información y la memoria institucional,
garantizando la disponibilidad de la misma a la Comunidad.
OBJETIVO DEL PROCESO
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de
información académicas, investigativas y culturales a
la Comunidad Universitaria, a través de recursos y
servicios de información oportunos, pertinentes y
actualizados con el fin de apoyar y fortalecer los
Procesos Misionales de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Fecha de Aprobación:
17/09/2014
Líder del Proceso
Porcentaje de satisfacción de los usuarios con los servicios de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en su conjunto o con los diferentes servicios
específicos (depende del contenido de la encuesta).
Fecha de Creación
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor Esperado
PROCESO
N° de usuarios encuestados
Sección de Biblioteca
RANGOS DE EVALUACIÓN
Gestión de la Información
Bibliográfica
Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
FÓRMULA
Código: GIB-004
Objetivo:Evaluar el grado de satisfacción de los usuarios con los servicios de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en su
conjunto o con los diferentes servicios especificos.
Nombre:
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
(N° de usuarios satisfechos / N° de usuarios encuestados)*100 Porcentaje X
N° de usuarios encuestados
El Sistema de Bibliotecas establece una muestra del total de usuarios de la Biblioteca para realizar la encuesta.
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
Análisis estadístico de la encuesta para determinar el Número de usuarios de la Biblioteca satisfechos.
Efectividad
N° de usuarios satisfechos
X
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Proceso Eficiencia
Producto
Gestión
0%-49% 50%-69%
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis
Definición de Términos
Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los
documentos para satisfacer las necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.
Satisfacción: Percepción que el usuario tiene sobre el grado en que se han cumplido sus necesidades y expectativas.
Servicios: Conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente.
Validación, ajuste y actualización de la documentación del
Proceso. Pasantía SIGUD - 2017.
Actualización del Objetivo del Proceso.
Alineación con el PED 2018-2030.
Ajuste de las instrucciones para el
cálculo de la fórmula del indicador.
205/10/2017
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
Toma de Decisiones
REVISÓ
Nivel de Medición
Intervención
Jerarquia
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Responsables de la Medición
Nivel:
Promotor del Proceso
Equipo SIGUD y Promotor
Enith Mireya Zarate
Jefe Sección de Biblioteca
Equipo SIGUD y Norma Bernal
Cargo:
246
Anexo 74. Indicador GIB-005, Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año.
25 9 2015 XX XX 2017
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
2.
Denominador:
1.
2.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?Otro
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico
Proceso: Gestión Integrada
Código: GI-GUI-003-FR-004
Versión: 02
Nivel de consulta de la colección bibliográfica al año
80%
Número
Número
Sistema de Información Bibliográfico
Sistema de Información Bibliográfico
N° de préstamos registrados en las colecciones
N° total de ejemplares en las colecciones
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
Porcentaje
Anual
Fecha de Aprobación:
17/09/2014
Economia
Mensual Trimestral
Adecuado
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo
(N° de préstamos registrados en las colecciones / N° total de
ejemplares en las colecciones)*100
0%-49% 50%-69% 70%-100%
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Insumo
TIPO DE INDICADOR
Calidad
Impacto
Resultados
Estrategicos
Líder del Proceso Gestor del Proceso
Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Nombre: Código: GIB-005
Objetivo:
Semestral
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
LINEAMIENTO 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones institucionales para el
cumplimiento de las funciones universitarias y el bienestar de la comunidad.
ESTRATEGIA 4.7. Fortalecer la gestión de la información y la memoria institucional,
garantizando la disponibilidad de la misma a la Comunidad.
OBJETIVO DEL PROCESO
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de
información académicas, investigativas y culturales a
la Comunidad Universitaria, a través de recursos y
servicios de información oportunos, pertinentes y
actualizados con el fin de apoyar y fortalecer los
Procesos Misionales de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Fecha de Creación
Evaluar la tasa total de utilización de la colección de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Proceso Eficiencia
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor Esperado
PROCESO
Gestión de la Información
Bibliográfica
Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
FÓRMULA
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Toma de Decisiones
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
X
X
Gestión
Eficacia
Equipo SIGUD y Promotor
Enith Mireya Zarate
Dimensión de Evaluación
Jerarquia
Seguimiento y Análisis
Definición de Términos
Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y faciliar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los
documentos para satisfacer las necesidades de información, de investigación de los usuarios.
Colección Bibliográfica: es el acervo bibliográfico disponible en diferentes en diferentes formatos y soporte que incluye todas las áreas del conocimiento y que están
debidamente organizadas para garantizar a los usuarios su oportuno acceso a la información ya sea para préstamo externo o consulta en sala.
Préstamo: Entrega de material bibliográfico a un usuario, bajo ciertas condiciones y por un tiempo determinado.
Consulta: Búsqueda de información en una fuente documental para aprender una cosa o aclarar una duda.
Validación, ajuste y actualización de la documentación del
Proceso. Pasantía SIGUD - 2017.
Actualización del Objetivo del Proceso.
Alineación con el PED 2018-2030.
Cambio de periodicidad de medición a
Trimestral.
Ajuste de la fórmula y las instrucciones
para el cálculo de la fórmula del
indicador.
205/10/2017
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
Intervención
APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos
Efectividad
Promotor del Proceso
Responsables de la Medición
ELABORÓ
Jefe Sección de Biblioteca
El número de ejemplares de las colecciónes es suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico.
N° de préstamos registrados en las colecciones
El número de préstamos de material bibliográfico es suministrado por el Sistema de Información Bibliográfico.
N° total de ejemplares en las colecciones
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Equipo SIGUD y Norma Bernal
REVISÓ
Porcentaje de utilización de la colección de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Nivel:
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
X
Nivel de Medición
Producto
247
Anexo 75. Indicador GIB-006, Participación de profesores en la adquisición de material bibliográfico y de servicios de información.
XX XX 2017
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
2.
Denominador:
1.
2.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
REVISÓ
Porcentaje de profesores que participan en la adquisición de material bibliográfico y servicios de información con respecto al total de profesores de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
Nivel:
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
X
Nivel de Medición
Producto
Jefe Sección de Biblioteca
Número suministrado por la División de Recursos Humanos.
Número de profesores que participan en la adquisición de material bibliográfico y servicios de información
Número suministrado por los Proyectos Curriculares.
Número total de profesores de la Universidad
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Equipo SIGUD y Norma Bernal
Intervención
APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos
Efectividad
Promotor del Proceso
Responsables de la Medición
ELABORÓ
Validación, ajuste y actualización de la documentación del
Proceso. Pasantía SIGUD - 2017.
Actualización del Objetivo del Proceso.
Alineación con el PED 2018-2030.
Ajuste de la fórmula y las instrucciones
para el cálculo de la fórmula del
indicador.
205/10/2017
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
Gestión
Eficacia
Equipo SIGUD y Promotor
Enith Mireya Zarate
Dimensión de Evaluación
Jerarquia
Seguimiento y Análisis
Definición de Términos
Material Bibliográfico: Es todo material escrito e impreso, desde el cual se maneje alguna informacion de interes, el cual puede ser almacenado de manera biliogarfica para
hacer referencia del mismo y para su fácil manejo.
Servicios de Información: Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,
generados para cubrir una necesidad o un objetivo.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Toma de Decisiones
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
X
Proceso Eficiencia
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor Esperado
PROCESO
Gestión de la Información
Bibliográfica
Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
FÓRMULA
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
LINEAMIENTO 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones institucionales para el
cumplimiento de las funciones universitarias y el bienestar de la comunidad.
ESTRATEGIA 4.7. Fortalecer la gestión de la información y la memoria institucional,
garantizando la disponibilidad de la misma a la Comunidad.
OBJETIVO DEL PROCESO
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de
información académicas, investigativas y culturales a
la Comunidad Universitaria, a través de recursos y
servicios de información oportunos, pertinentes y
actualizados con el fin de apoyar y fortalecer los
Procesos Misionales de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Fecha de Creación
Determinar el porcentaje de participación de profesores en la adquisición de material bibliográfico y de servicios de información de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas.
Líder del Proceso Gestor del Proceso
Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Nombre: Código: GIB-AC-006
Objetivo:
Semestral
0%-49% 50%-69% 70%-100%
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Insumo
TIPO DE INDICADOR
Calidad
Impacto
Resultados
Estrategicos
Anual
Fecha de Aprobación:
17/09/2014
Economia
Mensual Trimestral
Adecuado
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo
(Número de profesores que participan en la adquisición de material
bibliográfico y servicios de información / Número total de profesores de
la Universidad)*100
100%
Número
Número
Proyectos Curriculares
División de Recursos Humanos
Número de profesores que participan en la adquisición de material
bibliográfico y servicios de información
Número total de profesores de la Universidad
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
Porcentaje
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?Otro
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico
Proceso: Gestión Integrada
Código: GI-GUI-003-FR-004
Versión: 02
Participación de profesores en la adquisición de material bibliográfico y de
servicios de información
248
Anexo 76. Indicador GIB-010, Índice de inversión bibliográfica.
XX XX 2017
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
2.
Denominador:
1.
2.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?Otro
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico
Proceso: Gestión Integrada
Código: GI-GUI-003-FR-004
Versión: 02
Índice de inversión bibliográfica
Pesos
Pesos
Sección de Biblioteca
Rectoría
Inversión Bibliográfica de la Universidad
Inversión Total de la Universidad
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
Porcentaje
Anual
Fecha de Aprobación:
17/09/2014
Economia
Mensual Trimestral
Adecuado
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo
(Inversión Bibliográfica de la Universidad / Inversión Total de la
Universidad)*100
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Insumo
TIPO DE INDICADOR
Calidad
Impacto
Resultados
Estrategicos
Líder del Proceso Gestor del Proceso
Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Nombre: Código: GIB-AC-010
Objetivo:
Semestral
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
LINEAMIENTO 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones institucionales para el
cumplimiento de las funciones universitarias y el bienestar de la comunidad.
ESTRATEGIA 4.7. Fortalecer la gestión de la información y la memoria institucional,
garantizando la disponibilidad de la misma a la Comunidad.
OBJETIVO DEL PROCESO
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de
información académicas, investigativas y culturales a
la Comunidad Universitaria, a través de recursos y
servicios de información oportunos, pertinentes y
actualizados con el fin de apoyar y fortalecer los
Procesos Misionales de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Fecha de Creación
Determinar el índice de inversión bibliográfica de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Proceso Eficiencia
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor Esperado
PROCESO
Gestión de la Información
Bibliográfica
Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
FÓRMULA
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Toma de Decisiones
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
X
Gestión
Eficacia
Equipo SIGUD y Promotor
Enith Mireya Zarate
Dimensión de Evaluación
Jerarquia
Seguimiento y Análisis
Definición de Términos
Índice: Lista o relación ordenada con algún criterio de libros, documentos, monedas, objetos en venta, etc., de una persona, empresa o institución, que generalmente contiene
una breve descripción del objeto relacionado y ciertos datos de interés.
Validación, ajuste y actualización de la documentación del
Proceso. Pasantía SIGUD - 2017.
Actualización del Objetivo del Proceso.
Alineación con el PED 2018-2030.
Ajuste de las instrucciones para el
cálculo de la fórmula del indicador.
205/10/2017
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
Intervención
APROBÓ
Consolidar y Reportar Datos
Efectividad
Promotor del Proceso
Responsables de la Medición
ELABORÓ
Jefe Sección de Biblioteca
Información suministrada por Rectoría en informes de inversión de la Universidad.
Inversión Bibliográfica de la Universidad
Información suministrada por Sección de Biblioteca en informes de inversión de material bibliográfico.
Inversión Total de la Universidad
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Equipo SIGUD y Norma Bernal
REVISÓ
Porcentaje de los ingresos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas destinados a la Inversión Bibliográfica.
Nivel:
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
X
Nivel de Medición
Producto
249
Anexo 77. Indicador GIB-XXX, Índice de crecimiento en la prestación de servicios de información.
XX XX 2017
Creciente Decreciente Estático
X
X
Numerador:
1.
2.
Denominador:
1.
2.
Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Total servicios de información brindados del año actual
Total servicios de información brindados del año anterior
Promotor del Proceso
Dependiendo del servicio de información a analizar, los datos pueden ser obtenidos del Sistema de Información Bibliográfico o del Consolidado de Estadísticas
por servicio manejado en la Sección de Biblioteca. El cálculo de este indicador se realiza con cada tipo de servicio de información brindado en las Bibliotecas.
Insumo
Equipo SIGUD y Promotor
Índice de crecimiento en la prestación de servicios de información
5%
(Total servicios de información brindados del año actual - Total servicios
de información brindados del año anterior / Total servicios de
información brindados del año anterior)*100
Porcentaje X
(Total servicios de información brindados del año actual - Total servicios de información brindados del año anterior)
Nivel de Medición
Intervención
Jerarquia
Efectividad
Enith Mireya Zarate
Jefe Sección de Biblioteca
Garantizar el apoyo y la cobertura a la Comunidad Académica a través de recursos y servicios de información oportunos, pertinentes y
actualizados en las diferentes Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Dependiendo del servicio de información a analizar, los datos del año anterior pueden ser obtenidos del Sistema de Información Bibliográfico o del Consolidado
de Estadísticas por servicio manejado en la Sección de Biblioteca.
Toma de Decisiones
REVISÓ
0%-2,9% 3%-4,9%
APROBÓ
FECHA VERSIÓN CAMBIO MOTIVO
Gestor del Proceso Gestor del Proceso
Equipo SIGUD y Norma Bernal
Responsables de la Medición
Nivel:
Cargo:
VERIFICACIÓN Y APROBACIÓN
ELABORÓ
Consolidar y Reportar Datos Seguimiento y Análisis
Definición de Términos
Biblioteca: Organización o parte de ella, cuya principal función es mantener una colección de documentos y facilitar, mediante el trabajo de su personal, el uso de los
documentos para satisfacer las necesidades de información, de investigación, investigativas de sus usuarios.
Recursos: Activos de la Biblioteca, materiales, equipos, espacios.
Servicios de Información: Un Servicio de Información, es un servicio bibliotecario que da respuesta a las necesidades de información académica y cultural de los usuarios,que
permita a las personas poder realizar sus actividades educativas.
Usuarios: Personas que hacen uso de los servicios e instalaciones de la Biblioteca.
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Debe restarse el total de servicios de información brindados del año actual con el total de servicios de información brindados del año anterior.
Total servicios de información brindados del año anterior
Porcentaje de crecimiento en la prestación de los distintos servicios de información con respecto al año anterior.
X
Proceso Eficiencia
5%-100%
TIPO DE INDICADOR
Calidad
Impacto
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
FÓRMULA
Número
Número
Sistema de Información Bibliográfico / Consolidado de
Estadísticas
Sistema de Información Bibliográfico / Consolidado de
Estadísticas
Fecha de Creación
Meta o Valor Esperado
PROCESO
Gestión de la Información
Bibliográfica
Unidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
FORMA DE CÁLCULO
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
LINEAMIENTO 4. Garantizar, gestionar y proveer las condiciones institucionales para el
cumplimiento de las funciones universitarias y el bienestar de la comunidad.
ESTRATEGIA 4.7. Fortalecer la gestión de la información y la memoria institucional,
garantizando la disponibilidad de la misma a la Comunidad.
OBJETIVO DEL PROCESO
Gestionar y proveer el acceso a fuentes de información
académicas, investigativas y culturales a la Comunidad
Universitaria, a través de recursos y servicios de
información oportunos, pertinentes y actualizados con
el fin de apoyar y fortalecer los Procesos Misionales de
la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Objetivo:
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Resultados
Estrategicos
Producto
Gestión
Eficacia
Economia
Trimestral
Adecuado
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo Líder del Proceso Gestor del Proceso
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico
Proceso: Gestión Integrada
Código: GI-GUI-003-FR-004
Versión: 02
Dimensión de Evaluación
Anual
Fecha de Aprobación:
17/09/2014
Fecha de Actualización
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Semestral
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?Otro
Nombre: Código: GIB-XXX
Mensual
250
Anexo 78. Matriz de Análisis DOFA - Contexto Interno y Externo del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.
PROCESO:
FECHA DE
ELABORACIÓN:
FECHA DE
REVISIÓN:
FECHA DE
APROBACIÓN:
1
Colección de material bibliográfico de
acuerdo a las necesidades de información
de las Facultades.
1
Falta de requerimientos de información
actualizados por parte de la Comunidad
Academica.
2
Recursos electrónicos para búsqueda y
recuperación de información (Bdigital y
Catálogo en Línea) disponibles.
2Falta de unificación de Sistemas de usuarios
de la Universiad (SIB, OAS).
3Colección digital de la producción
académica (RIUD).3
Manejo inadecuado del material
bibliográfico por parte de los usuarios
(daño, pérdida o hurto).
4Herramienta para procesamiento y
recuperación de material bibliográfico.4
Carencia y/o deficiencia de infraestructura
física y redes de comunicación de la
Universidad.
5Convenios interinstitucionales e
interbibliotecarios vigentes.5
Tipo de contratación del personal de la
Universidad (CPS) y alta rotacion del mismo.
6
Bibliotecas especializadas en todas las
Sedes de la Universidad brindando servicios
de información.
6Deficiencia en la comunicación con otras
dependencias.
7Divulgación y promoción de los servicios de
información de Biblioteca.7
Demora en el proceso contractual de la
Universidad de los requerimientos
originados en Biblioteca. Reprocesos
constantes.
8
Desarrollo de actividades culturales,
apoyando los procesos académicos
mediante el uso de espacios de trabajo
dotados tecnológicamente.
8Incumplimiento de las condiciones
previstas en los contratos.
9La Sección de Biblioteca cuenta con un
presupuesto asignado.9
Disturbios y manifestaciones en la
Universidad Distrital por la Comunidad
Académica.
10 10
1
Algunas colecciones de material
bibliográfico no ingresadas en el SIB -
ALEPH.
1
Proyección y desarrollo de nuevos servicios
de Biblioteca de acuerdo a las necesidades
de la Comunidad Académica.
2
Carencia y/o deficiencia de material
bibliográfico que satisfaga el desarrollo de
las actividades académicas.
2Crecimiento en la infraestructura física y
tecnológica.
3Deterioro del material bibliográfico y de los
recursos tecnológicos por uso.3
Creación de nuevos convenios
interinstitucionales e interbibliotecarios.
4Falta de control respecto a los riesgos que
ocurren en la Biblioteca.4
Respaldo del gobierno nacional respecto a
planes de promoción de lectura y
actividades culturales.
5Insuficiencia en el soporte y mantenimiento
de los equipos.5
6 Ejecución inadecuada de procedimientos. 6
7 Planta de personal incompleta. 7
8Comunicación poco efectiva para realizar las
labores y requerimientos.8
9 Demora en la ejecución de presupuesto. 9
10 10
FORMATO: Matriz Analisis DOFA Contexto Interno y
Externo
Código:
GI-MG-001-FR-001
Macroproceso: Direccionamiento EstratégicoVersión: 01
Proceso: Gestión IntegradaFecha de Aprobación:
OPORTUNIDADES
25/09/2017
DEBILIDADES
AMENAZAS
12/10/2017
12/10/2017
FORTALEZAS
Gestión de la Información Bibliográfica
Enith Mireya Zarate Peña - Jefe de Sección de Biblioteca
Enith Mireya Zarate Peña - Jefe de Sección de Biblioteca
NOMBRE DE QUIEN
ELABORO:
Santiago Duran Mora - Equipo SIGUD
Norma Clemencia Bernal Alvarez - Profesional Administrativo
NOMBRE DE QUIEN
REVISA:
NOMBRE DE QUIEN
APRUEBA:
251
Anexo 79. Identificación de Causas Internas y Externas de los Riesgos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica.
PROCESO:
FECHA DE
ELABORACIÓN:
FECHA DE
REVISIÓN:
FECHA DE
APROBACIÓN:
F
Colección de material bibliográfico
de acuerdo a las necesidades de
información de las Facultades.
A
Falta de requerimientos de
información actualizados por parte
de la comunidad academica.
F
Recursos electrónicos para
búsqueda y recuperación de
información (Bdigital y Catálogo en
Línea) disponibles.
A
Carencia y/o deficiencia de
infraestructura física y redes de
comunicación de la Universidad.
FColección digital de la producción
académica (RIUD).
A
Falta de unificación de Sistemas de
usuarios de la Universiad (SIB,
OAS).
F
Herramienta para procesamiento y
recuperación de material
bibliográfico.
A
Falta de unificación de Sistemas de
usuarios de la Universiad (SIB,
OAS).
FConvenios interinstitucionales e
interbibliotecarios vigentes.
A
Manejo inadecuado del material
bibliográfico por parte de los
usuarios (daño, pérdida o hurto).
F
Bibliotecas especializadas en todas
las Sedes de la Universidad
brindando servicios de información.
A
Falta de requerimientos de
información actualizados por parte
de la comunidad academica.
F
Divulgación y promoción de los
servicios de información de
Biblioteca.
ADeficiencia en la comunicación con
otras dependencias.
F
Desarrollo de actividades
culturales, apoyando los procesos
académicos mediante el uso de
espacios de trabajo dotados
tecnológicamente.
A
Demora en el proceso contractual
de la Universidad de los
requerimientos originados en
Biblioteca. Reprocesos constantes.
FLa Sección de Biblioteca cuenta con
un presupuesto asignado.
A
Demora en el proceso contractual
de la Universidad de los
requerimientos originados en
Biblioteca. Reprocesos constantes.
F
Bibliotecas especializadas en todas
las Sedes de la Universidad
brindando servicios de información.
A
Disturbios y manifestaciones en la
Universidad Distrital por la
Comunidad Académica.
Gestión de la Información Bibliográfica
Demoras en la atención y requerimientos de los usuarios. (Interna)
2
FORMATO: Matriz Analisis DOFA
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico
Proceso: Gestión Integrada
Intermitencias en las conexiones de red. (Externa)
Carencia en la comunicación para adelantar protocolos de mantenimiento de infraestructura tecnológica (hardware)
de la Universidad. (Externa)
Tipo de contratación del personal de la Universidad (CPS) y alta rotación del mismo. (Externa)
Demoras en la atención y requerimientos de los usuarios. (Interna)
NOMBRE DE QUIEN APRUEBA: Enith Mireya Zarate Peña - Jefe de Sección de Biblioteca 12/10/2017
Falta de actualización y manejo del Syllabus por parte de los Proyectos Curriculares. (Externa)
Código: GI-MG-001-FR-001
Versión: 01
Fecha de Aprobación:
NOMBRE DE QUIEN ELABORO:Santiago Duran Mora - Equipo SIGUD
Norma Clemencia Bernal Alvarez - Profesional Administrativo25/09/2017
NOMBRE DE QUIEN REVISA: Enith Mireya Zarate Peña - Jefe de Sección de Biblioteca 12/10/2017
VARIABLES (FA)
1
CAUSAS
Insatisfacción de la Comunidad Académica por las reformas en la educación y/o de la Universidad Distrital. (Externa)
3
7
8
9
10
6
4
5
Falta de actualización y manejo del Syllabus por parte de los Proyectos Curriculares. (Externa)
Pérdida o hurto de material bibliográfico. (Externa)
Deterioro físico del material por manipulación (factores biológicos, humano). (Externa)
Falta de requerimientos de información actualizados y en diferentes formatos (impresos y electrónicos) por parte
de la comunidad academica. (Externa)
Desconocimiento por parte de la Comunidad Académica del Material adquirido por la Biblioteca y sus servicios.
(Externa)
Comunicación poco efectiva para realizar las labores. (Interna)
Tramitología para la generación, revisión y aprobación de información. (Interna)
Ajustes posteriores a la ficha técnica por otras dependencias. (Externa)
Falta de soportes (cotizaciones, documentos de proveedores) por parte de los proveedores para los estudios
económicos que soportan la ficha técnica. (Externa)
252
Anexo 80. Mapa Integral de Riesgos del Proceso de Gestión de la Información Bibliográfica. (Ver archivo digital adjunto).
DEjecución inadecuada de
procedimientos.
A
Carencia y/o deficiencia de
infraestructura física y redes de
comunicación de la Universidad.
D Planta de personal incompleta.
A
Demora en el proceso contractual
de la Universidad de los
requerimientos originados en
Biblioteca. Reprocesos constantes.
DEjecución inadecuada de
procedimientos.
A
Tipo de contratación del personal
de la Universidad (CPS) y alta
rotacion del mismo.
D
Carencia y/o deficiencia de
material bibliográfico que satisfaga
el desarrollo de las actividades
académicas.
ADeficiencia en la comunicación con
otras dependencias.
D
Carencia y/o deficiencia de
material bibliográfico que satisfaga
el desarrollo de las actividades
académicas.
A
Falta de requerimientos de
información actualizados por parte
de la comunidad academica.
D
Comunicación poco efectiva para
realizar las labores y
requerimientos.
A
Tipo de contratación del personal
de la Universidad (CPS) y alta
rotacion del mismo.
DInsuficiencia en el soporte y
mantenimiento de los equipos.
A
Demora en el proceso contractual
de la Universidad de los
requerimientos originados en
Biblioteca. Reprocesos constantes.
DDemora en la ejecución de
presupuesto.
A
Demora en el proceso contractual
de la Universidad de los
requerimientos originados en
Biblioteca. Reprocesos constantes.
D
Comunicación interna poco efectiva
para realizar las labores y
requerimientos.
AIncumplimiento de las condiciones
previstas en los contratos.
DDemora en la ejecución de
presupuesto.
AIncumplimiento de las condiciones
previstas en los contratos.
D
Falta de control respecto a los
riesgos que ocurren en la
Biblioteca.
ADeficiencia en la comunicación con
otras dependencias.
D
Deterioro del material bibliográfico
y de los recursos tecnológicos por
uso.
A
Manejo inadecuado del material
bibliográfico por parte de los
usuarios (daño, pérdida o hurto).
D
Colecciones de material
bibliográfico no ingresadas en el SIB
- ALEPH.
A
Falta de unificación de Sistemas de
usuarios de la Universiad (SIB,
OAS).
DInsuficiencia en el soporte y
mantenimiento de los equipos.
A
Carencia y/o deficiencia de
infraestructura física y redes de
comunicación de la Universidad.
Descripción Bibliográfica inadecuada del material. (Interna)
Poco personal requerido para la recepción, catalogación y entrega de material bibliográfico. (Interna)
Carencia de personal necesario para la prestación de los servicios. (Interna)
5
Falta de actualización y manejo del Syllabus por parte de los Proyectos Curriculares. (Externa)
Pérdida o hurto de material bibliográfico. (Externa)
Deterioro físico del material por manipulación (factores biológicos, humano). (Externa)
Catástrofes naturales (inundación, incendios, temblores,etc.), que generen alteración del estado de conservación y
prestación de los servicios. (Externa)
Infraestructura física en condiciones no adecuadas. (Externa)
Deterioro por condiciones biológicas y ambientales al material bibliográfico por tener colecciones expuestas a
agentes externos (hongos, acaros, polilla, bacterias). (Interna)
9
10
14
No realizar seguimiento a los contratos. (Interna)
Evaluación deficiente de las pólizas. (Externa)
La no idoneidad de los contratistas. (Externa)
Incumplimiento de las condiciones previstas en el contrato por parte de la Universidad. (Interna)
Incumplimiento de las condiciones previstas en el contrato por parte del contratista. (Externa)
Variación en la TRM haciendo menos eficiente el presupuesto asignado. (Externa)
Tramitología para la generación, revisión y aprobación de información. (Interna)
Intermitencias en las conexiones de red. (Externa)
Carencia en la comunicación para adelantar protocolos de mantenimiento de infraestructura tecnológica de la
Universidad. (Externa)
CAUSAS
Devolución de material en la biblioteca que no corresponde. (Interna)
Préstamo del material fuera del sistema SIB-ALEPH. (Interna)
Poco personal requerido para la recepción, catalogación y entrega de material bibliográfico. (Interna)
Carencia de personal necesario para la prestación de los servicios. (Interna)
Ubicación topográfica del material bibliografico inadecuada por parte del personal de Biblioteca y de los usuarios
(colección abierta). (Interna)
Personal no capacitado y que no cumple con el perfil del cargo que desempeña. (Interna)
Comunicación poco efectiva para realizar las labores. (Interna)
Falta de evaluaciones psicotécnicas para la selección de nuevo personal. (Externa)
Falta de requerimientos de información actualizados por parte de la comunidad academica. (Externa)
Inadecuada ejecución de algunas actividades de los procedimientos. (Interna)
Tramitología para la generación, revisión y aprobación de información. (Interna)
11
13
Demora en la elaboración de fichas técnicas por la Biblioteca. (Interna)
Falta de soportes (cotizaciones, documentos de proveedores) por parte de los proveedores para los estudios
económicos que soportan la ficha técnica . (Interna)
Ajustes posteriores a la ficha técnica por otras dependencias. (Externa)
Variación en la TRM haciendo menos eficiente el presupuesto asignado. (Externa)
Tramitología para la generación, revisión y aprobación de información. (Interna)
La Ley de Garantías genera demoras en el proceso contractual. (Externa)
3
VARIABLES (DA)
4
7
6
Insuficiencia de contratos de soporte de mantenimiento de los equipos. (Externa)
Obsolescencia de equipos. (Interna)
Personal no capacitado y que no cumple con el perfil del cargo que desempeña. (Interna)
2
8
12
1