CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO DE INDICADORES · Santiago de Cali, 2011. Capacitar en la ... La...

CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO

DE INDICADORES

Departamento Administrativo de Planeación Municipal

Est. Guido Escobar Morales

Santiago de Cali, 2011

Capacitar en la construcción y seguimiento de

indicadores, con el fin de facilitar la gestión de

las dependencias de la entidad .

OBJETIVO GENERAL

• Introducción

• Marco conceptual de los Indicadores.

• Metodología de seguimiento de indicadores.

CONSTRUCCION Y SEGUIMIENTO DE

INDICADORES

Sensibilizar al servidor público acerca de la

importancia de su participación en la

construcción y seguimiento de indicadores.

INTRODUCCION

MARCO CONCEPTUAL DE

LOS INDICADORES

• Meta: Es la cuantificación del objetivo de un plan, programa o proyecto o

proceso que se espera alcanzar en un tiempo determinado, con los recursos

necesarios. Es la expectativa o logro que se quiere alcanzar en determinado

período de tiempo de un plan, programa o proyecto o proceso. Debe

expresarse en cantidad, tiempo, características.

Fuente: La importancia de los Indicadores en el seguimiento y evaluación del Plan de

Desarrollo .Guido Escobar. 2009.

QUE ES UNA META

• Metas de Resultado: es cuantificar el cambio de un problema (necesidad) o

el aprovechamiento de un potencial detectado en el municipio y requieren que

se conozca con claridad la situación inicial o actual para poder evaluar el

cambio o modificación lograda. Debe expresarse en cantidad, tiempo,

características.

Por ejemplo: Garantizar el acceso de la población al servicio de educación

En el período 2008-2011, se ha incrementado la tasa de cobertura escolar del

91% al 95 %.

•.

QUE ES UNA META



Fuente: Secretaría de Educación Municipal.

• Metas de Producto: Es cuantificar la forma como se piensa solucionar el

problema o las condiciones para aprovechar la potencialidad, es decir, cómo se

van a enfrentar las causas que generan dicha situación problemática o la

potencialidad (DNP, 2005).

Por ejemplo: Garantizar la permanencia de la población a los servicios de

educación

A diciembre de 2011, se han construido 5 escuelas en las comunas 1,18,20,13,14.

A diciembre de 2011, se han construido 50 aulas en diferentes sedes educativas.

A diciembre de 2011, se ha hecho mantenimiento a 80 sedes educativas.

En el periodo 2008-2011, se han distribuido 100.000 desayunos escolares diarios.

En el periodo 2008-2011, se ha proporcionado anualmente transporte a 5.000 estudiantes

QUE ES UNA META



• Meta de proceso: entendida como aquella que requiere de la ejecución de

un conjunto de actividades que conducen a mejorar la gestión. Se determinan a

partir del portafolio de servicios de la dependencia. Apuntan al cumplimiento

de las metas de producto y por supuesto a las metas de resultado.

Por ejemplo: Estudiar las solicitudes de reubicación de los maestros que

prestan el servicio de educación

Atender el 100% de las Solicitudes de reubicación de los maestros en el año

fiscal.

QUE ES UNA META



Para definir la meta y el indicador

hay que tener en cuenta…

• El Problema a resolver

• Las causas del problema

• Los efectos del problema

… pues el indicador establece una relación causa–efecto.

FACTOR CRITICO DE EXITO

INDICADORES

Elemento de Control conformado por una variable o un conjunto de

variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a medición que permiten

controlar la ejecución de los planes, programas, proyectos y procesos,

mediante la observación de la situación y las tendencias de cambio

generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y

metas previstas.

(Fuente: Guía Meci-2005)

Un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa observable, que

permite describir características, comportamientos o fenómenos de la

realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento

de una relación entre variables, la que comparada con períodos

anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite

evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo.

Fuente: Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores DANE

QUE ES UN INDICADOR

HOY-

Línea Base

Resultados

productos

Esperados

EJECUCIÓN

Planes,

Programas,

proyectos,

Procesos

QUE ES UN INDICADOR

• Son utilizados como criterios para evaluar y realizar seguimiento al

comportamiento y dinámica de las metas, es decir, de lo que se pretende

alcanzar en los planes, programas , proyectos o procesos. Miden el alcance

o logro de una meta propuesta y evaluar de esta manera la gestión de la

entidad responsable de su ejecución, para tomar decisiones.

• Son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores

críticos en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad.

• Permiten cuantificar los cambios en una situación que se considera

problemática a través del tiempo.

• Permiten establecer el grado de avance o logro de los objetivos trazados y de

los resultados esperados del proceso, en relación con los productos y

servicios que éste genera para la ciudadanía o para las partes interesadas de

la entidad y apoyar la toma de decisiones.


PARA QUE SIRVEN LOS INDICADORES

Características Objetivo

PertinenciaQue tengan el propósito de expresar adecuadamente la

medición y avance de una meta, una estrategia.

MensurableSea medible, operacionalizable y sensible a los cambiosregistrados en la situación inicial.

Disponibilidadsea construidos a partir de variables sobre las cuales

siempre exista información estadística.

ConfiabilidadLos datos deben ser medidos siempre bajo ciertosestándares y la información requerida debe poseeratributos de calidad estadística.

Sencillos De fácil manejo o construcción.

Utilidad Que los resultados y análisis permitan tomar decisiones.

CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES




Características Objetivo

RelevanciaCapacidad de expresar lo que se pretende medir.

CredibilidadLos indicadores están soportados en estándaresestadísticos apropiados.

AccesibilidadManera en que los datos están disponibles, losmedios de divulgación, la disponibilidad demetadatos y servicios de apoyo al usuario.

OportunidadSe cuenta con la información en el tiempo adecuado

(anual, semestral, trimestral, mensual).

AplicabilidadUn indicador debe responder a una necesidad real

que haga necesaria su generación y su utilización.

CoherenciaEvalúa que el proceso estadístico posea unaadecuada consistencia y coherencia y esté sujeta auna política de revisión previsible.

CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES

TIPO DE INDICADORES

Clasificación de Indicadores:

• Jerarquía:

Estratégico: 3 Nivel - Alta Dirección.

Táctico: 2 Nivel - Secretarias- Direcciones.

Operativo: 1 Nivel - Áreas Operativas.

• Teoría de Sistemas: Aplican para los indicadores de jerarquía.

Eficiencia

Eficacia

Resultado

Producto

Efectividad

Impacto

Fuente: La importancia de los Indicadores en el seguimiento y evaluación del plan de desarrollo .

Guido Escobar. 2009.

Guía para Diseño, Construcción e Interpretación de Indicadores DANE

Indicadores de

Gestión

INDICADORES DE JERARQUIA



INDICADORES SEGÚN TEORIA DE SISTEMAS

Lo Correcto

Correctamente

Lo esperadoMoneda




Indicadores de eficiencia: permiten establecer la relación de productividad en el

uso de los recursos. Muestran la relación entre un resultado alcanzado y el

recurso utilizado (tiempo, personas, presupuesto, material) o recurso usado sobre

recurso programado (costo real/costo programado) o tareas realizadas en un

periodo/tareas programadas en ese periodo.

Ejemplo, Logro alcanzado/ recurso disponible

100 aulas construidas/$ 20,000,000.

Costo real/ Costo programado

Tramites atendidos/ tramites recibidos.

Visitas realizadas/Visitas programadas.

Tiempo invertido/Tiempo programado.


INDICADORES SEGUN TEORIA DE SISTEMAS

Indicadores de eficacia: expresan el logro de los objetivos, metas y resultados

de un plan, programa, proyecto. Muestran la relación entre el resultado alcanzado

por el proceso y el resultado esperado por el cliente o esfuerzo realizado por el

proceso.(mira aspectos como calidad, tiempo, precio, esperado por el cliente y el

proceso).

Ejemplo:

Meta realizada/ Meta planeada

6500 subsidios entregados/8000 subsidios planeados entregar.

Tramites atendidos adecuadamente/ Tramites atendidos.

Ventas realizadas/ Visitas realizadas.

Ventas realizadas/ Ventas planeadas.



• Indicadores de Eficacia:

Indicadores de resultado: Se refieren a la medición de las metas de

resultado.

Ejemplos:

Tasa de niños inscritos en educación primaria.

porcentaje de viviendas con conexión a servicio de acueducto.

Indicadores de producto (outputs):se refieren ala medición de las metas

de producto, a la cantidad y calidad de los bienes y servicios que se generan

mediante las actividades de una institución o de un programa.

Ejemplo: número de techos construidos en viviendas con relación al total

programado.


Cómo definir indicadores

Indicadores

Entrada:

Valor del atributo o variable

Valor esperado del atributo o variable

Muda o desperdicio

insumo

Cantidad obtenida de producto

Cantidad del insumo o recurso

Valor del atributo en la salida

Valor esperado del atributo

Salida :

ProcesoIndicadores

de Eficiencia

de EficaciaCliente

Valor obtenido o percibido por el cliente

Valor esperado por el Cliente



Indicadores de efectividad: Este concepto involucra la eficiencia y la eficacia,

es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más

razonables posibles. Es también la medida del impacto de los productos en el

objetivo y el logro del proceso. Muestran la medida del impacto tanto en el logro de

los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados y

disponibles. Es la Relación entre resultado alcanzado para satisfacer el cliente y el

esfuerzo o recurso programado.

Miden los efectos, a mediano y largo plazo, que pueden tener uno o más

programas y que repercuten en la sociedad en su conjunto.

Ejemplos

Población beneficiada del producto o servicio/ población total.

Km de vía reparados/km de vía totales.

Crecimiento del PIB, Tasa de desempleo, Ingreso nacional

percápita, Proporción de la población en pobreza extrema.



Ingresos / Gastos de Operación

Número de conceptos expedidos sobre número de conceptos solicitados.

Número de planes parciales revisados, evaluados y en proceso de aprobación

sobre número de planes radicados.

Unidades elaboradas / Hr-Hb

$ Gasto Proyecto X / $ Ingresos Proyecto X

Número de estudios actualizados sobre número de estudios existentes.

Número de Reclamos resueltos / Número de Reclamos recibidos.

Número de Reclamos resueltos adecuadamente/Número de Reclamos resueltos.

Tiempo perdido en la operación de un proceso.

Hr- Hb de Capacitación / $ Gasto Rec Humanos

Horas Extras, %

Políticas públicas construidas.

Número de personas capacitadas.

Porcentaje de solicitudes expedidas.

Porcentaje de Solicitudes de Licencia Atendidas.

Número de Expedientes procesados sobre control ornato

EJEMPLOS DE INDICADORES

PASOS PARA CONSTRUIR INDICADORES

• Identificar que se quiere medir : plan, programa, proyecto, proceso.

• Identificar la meta del plan, programa, proyecto.

• Identificar el factor critico de éxito del proceso.

• Identificar el indicador: Denominación, tipo, objetivo, unidad de

medida, variables.

• Determinar la fórmula del indicador.

• Verificar que el indicador cumple con las características de

indicadores.

• Identificar línea base del indicador: es el valor inicial del indicador en

el momento de su construcción.

• Registrar los valores del indicador en forma periódica desde el

momento de su construcción.

• Determinar fuente de la información, responsable, periodicidad del

indicador.

• Determinar las metas de las variables del indicador.

• Determinar el rango de gestión del indicador.

• Determinar el método de medición.

• Fecha de disponibilidad de la información.

Ficha Técnica del indicador- ejemplo Indicador Estratégico

Programa 21 Cali es Nuestra Gente

Macroproyecto 21.1 Sembrando Esperanza

Código del Indicador 2110102

Meta del Plan de

Desarrollo

En el período 2008-2011, se han adjudicado 2.000 subsidios nacionales para

adquisición de vivienda usada para población en situación de desplazamiento.

Nombre del indicador Debe hacer mención a la meta o al factor critico de éxito. Subsidios de Vivienda

Asignados a población desplazada

Objetivo del Indicador

Es el propósito del indicador. Conocer el avance del macroproyecto Sembrando

esperanza, en relación con los subsidios de vivienda entregados a la población

desplazada

Definición del

Indicador

Explicación conceptual de cada uno de los términos utilizados en el indicador: Vi, es

la cantidad de subsidios de vivienda entregados a la población desplazada.

Unidad de medida Unidad con la que se mide el indicador: porcentaje, hectáreas, pesos, etc.: Número

Fórmula

Expresión matemática mediante la cual se calcula el indicador: La fórmula se debe

presentar con siglas claras y que en lo posible den cuenta del nombre de cada

variable. Vi

Cuadro Ficha Técnica del Indicador

Formato FIcha Tecnica Indicadores.xls


Variables

Unidad de Medida

Descripción de cada variable de la fórmula: Especificación precisa de cada

una de las variables con su respectiva sigla.

V1 = Subsidios de Vivienda Asignados a población desplazada.

Unidad con que se mide la variable. Número

Línea Base

indicador

Valor del indicador en el momento de su construcción.

V1: 0, año 2007

Metas

2008 2009 2010 2011

Vi 500 1000 1500 2000

Fuente de los datos

Nombre de las dependencias encargadas de la producción y/o suministro de

la información que se utiliza para la construcción del indicador y operación

estadística que produce la fuente: Secretaria de Vivienda Social, y nombre

del informe o registro.

ResponsableDependencia(s) que tendrá(n) a su cargo la elaboración del indicador:

Secretaría de Vivienda Social.


Rango de Gestión del

indicador

Son los valores entre los cuales se debe mover el indicador. De

acuerdo a la política de indicadores de la entidad se establece como

calcularlo.Muy Bajo ( 0-20% Meta)Bajo (21-40% Meta)

Medio Bajo (41-50 % Meta)

Medio Alto (51-70% Meta)

Alto ( 71-90% Meta)

Muy Alto (91-100% Meta)

Método de medición –

Aspectos metodológicos

Explicación técnica de obtención de los datos utilizados y la medición

del resultado del indicador: Los datos de subsidio de vivienda de

población desplazada se obtienen de totalizar los subsidios de vivienda

asignados para la población desplazada del banco de registros.

Periodicidad de los datosFrecuencia con que se hace la medición del indicador en su expresión

total: Semestral , Anual

Fecha de disponibilidad de la

información.

Fecha inicial y final de la disponibilidad de la información. 30 de Enero

de cada año.

Observaciones

Incluye las reflexiones y recomendaciones que se consideren pertinentes

para la conceptualización y comprensión del indicador además de

señalar la bibliografía de referencia o documentales utilizados para la

elaboración de los conceptos.

Ficha Técnica del indicador- Rango de Gestión

MUY ALTO: 91-100 %

ALTO : 71-90 %

MEDIO ALTO: 51-70 %

MEDIO BAJO: 41-50 %

ALARMA

BAJO: 21-40 %

MUY BAJO : 0 -20 %

%

TIEMPO

CUANDO LO CONVENIENTE ES QUE EL VALOR DEL

INDICADOR SE INCREMENTE O SEA CADA VEZ MAYOR

Los rangos de los indicadores

Estratégicos lo determinan

personas que conocen muy bien el

comportamiento de los indicadores:

Ejemplo 1:

Muy Alto (91-100%) de la Meta

Alto ( 71-90%) de la Meta

Medio Alto (51-70% ) de la Meta

Medio Bajo (41-50 %) de la Meta

Bajo (21-40%) de la Meta

Muy Bajo ( 0-20%) de la Meta

META:100%

VALOR ACTUAL: 62,5%


ALTO : 71-100 solicitudes atendidas

MEDIO : 51- 70 solicitudes atendidas

ALARMA

BAJO: 0 -50 solicitudes atendidas

C

A

N

T

I

D

A

D

TIEMPO


INDICADOR SE INCREMENTE O SEA CADA VEZ MAYOR

Los rangos de gestión de los

procesos los determinan personas

que conocen muy bien el comportamiento

de los indicadores: Ejemplo 2:

Valor actual o inicial : 90

Meta 100 solicitudes atendidas

Alto : (71-100%) de la Meta.

Medio : (51-70%) de la Meta

Bajo : (0-50%) de la Meta

VALOR ACTUAL : 90

META:100


ALTO (0-50%): 20 – 12 reclamos por atención reclamos

ALARMA

MEDIO (51-70 %) 11 -10 reclamos por atención

BAJO 71-100%) 9- 5 reclamos

C

A

N

T

I

D

A

D

TIEMPO


INDICADOR SE REDUZCA O SEA CADA VEZ MENOR

Los rangos de gestión los procesos los

determinan personas que conocen muy bien el

comportamiento de los indicadores: Ejemplo 2:

Valor actual o inicial: 20 reclamos/mes

Meta: 5 reclamos/mes, se espera reducir en 15

Alto (0-50%) de la Meta : 20-12

Medio (51-70%) de la Meta : 11- 10

Bajo (71-100%) de la Meta : 9 – 5META:5

VALOR ACTUAL: 20

METODOLOGIA

SEGUIMIENTO METAS

INFORMACION PARA SEGUIMIENTO

• Plan de Desarrollo (Plan Indicativo)

• Plan de Acción

• Gestión (Portafolio de servicios por dependencias)

SEGUIMIENTO

Cuadro 2. Plan Indicativo

Metas e indicadores con los que se medirá el

cumplimiento del Plan de Desarrollo

Cuadro. IndicadoresPlanMetas2010

Seguimiento a la ejecución del Plan de Desarrollo

Indicadores Plan Indicativo –Plan de Desarrollo

Cuadro 2 Plan Indicativo2008-2011vTDNP3.xls



IndicadoresPlanMetas2010.xls

IndicadoresPlanMetas2010.xls

Metodologia Indicadores rev 1.xls



Cuadro 1F. Formulación Plan de Acción

Relación de los proyectos de competencia de la

dependencia frente al plan de desarrollo 2008 –

2011 (Plan de acción)

Cuadro 1S. Seguimiento Plan de Acción

Indicadores Plan de Acción

SEGUIMIENTO

Cuadros Formulacion Plan de Accion DAP 2010.xls







Cuadros Seguimiento Plan de Accion DAP 2010.xls








Cuadro 3F. Formulación Indicadores de Gestión

Metas e indicadores con los que se medirá la

gestión de la Dependencia

Cuadro 2S. Seguimiento Indicadores de gestión

Indicadores de Gestión

SEGUIMIENTO
















Muchas gracias

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