111. CONCEPTOS DE "COSTO"

La palabra costo tiene dos acepciones básicas:Puede significar la suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir algo; así, por ejemplo, se dice: "su examen le costó dos días de estudio", lo que significa que utilizó dos días para poder presentarlo. La segunda acepción se refiere a lo que se sacrifica o se desplaza en lugar de la cosa elegida; en este caso, el costo de una cosa equivale a lo que se renuncia 0 sacrifica con el objeto de obtenerla, así por ejemplo: "su examen le costó no ir a la fiesta", quiere expresar que el precio del examen fue el sacrificio de su diversión. El primer concepto, aun cuando no se aplicó al aspecto fabril, expresa los factores técnicos e intelectuales de la producción o elaboración, y el segundo manifiesta las consecuencias obtenidas por la alternativa elegida.

10. LOS COSTOS EN LA CONTABILIDAD

Son los costos "reales", históricos o de inversión, como se explicó, los Que registra la contabilidad, pues el costo de Sustitución, una vez materializado, se convierte en costo de inversión, y en este caso, dentro del proceso productivo representa las unidades técnicas medidas en dinero.Si se considera la unidad productora ya organizada y en plena marcha, sus productos terminados son llevados al mercado para Su venta, y los ingresos respectivos son recibidos por la empresa; en este caso, ¿cuál es el costo Que corresponde a esos ingresos? Por otro lado también se han hecho inversiones en materia prima, servicios técnicos, trabajo calificado y trabajo común; todo esto da lugar a pensar: ¿Cuánto corresponde a las unidades terminadas y cuánto a las Que Quedan en proceso productivo? Para responder adecuadamente a estas preguntas es necesaria la Contabilidad de Costos Industriales y, desde luego, el aplicar a los ingresos obtenidos en un tiempo dado los costos correspondientes a este periodo contable, constituyendo lo anterior uno de los problemas más complejos que existen en la contabilidad;. y para ello se requiere un conjunto de cálculos de cuya exactitud depende la determinación de la utilidad. Si alingreso obtenido se le resta el costo de inversión correcto, la utilidad será o ITlás aproximada a la verdad; pero si a un ingreso dado se le resta un costo de inversión menor al verdadero, la utilidad será falsa. De ahí, Que el cálculo del costo tenga Que estar basado en el análisis, pero no por ello es un cálculo accesorio como por mucho tiempo se le ha considerado. El problema del costo no es un aditamento o apéndice, sino un problema de registro, control, información, y base para toma de decisiones, en todaunidad productora, sea de bienes o de servicios.A medida Que se han perfeccionado los procedimientos Contables, la aplicación del costo a los ingresos correspondientes tiende a una mayor exactitud. Dentro de la completa organización económica actual. en que la producción y el cambio cada vez se aceleran. se ha requerido de una técnica contable que permita captar. clasificar. prorratear. y controlar los diferentes factores del costo a las diversas actividades que los engendran. A fin de sincronizar los ingresos actuales con sus costos de inversiónrespectivos. De lo cual surge el problema de aplicar el costo en función del tiempo. y aparece la pregunta siguiente: ¿Cuál es el costo correspondiente a futuros períodos y cuál es el que debe aplicarse al lapso presente? En contestación a lo anterior .aunque no en forma exacta se puede decir que:Los costos que corresponden a futuros períodos. aparecen en el Estado de Posición Financiera (Balance). generalmente toman la forma de una partida de Activo (inventarios). Los costos del período corriente representan deducciones del ingreso correspondiente. y forman parte del Estado de Resultados (Costo de Producción de lo

Vendido); luego cualquier partida de Activo. en el fondo. representa un costo de inversión en constante proceso de transformación. en función del tiempo.

IV. OBJETIVOS V SUBOBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Los fines que persigue la Contabilidad de Costos. se pueden resumir en: el control de las operaciones y de gastos. información amplia y oportuna. y el fin primordial que es la determinación correcta del costo unitario; de éste se pueden derivar una serie de subobjetivos. entre los que destacan: fijación de precios de venta. normas o políticas de operación o explotación. Evaluación de artículos terminados. en proceso. determinacióndel Costo de Producción de lo Vendido. decisión sobre comprar o fabricar básicamente.Enseguida. se da una somera explicación de cada uno de los objetivos citados.

CONTROL DE LA PRODUCCIÓN

3. PARA EL CONTROL DE PRODUCCION

El costo unitario de un artículo elaborado, representa en forma sintética, el conjunto de la actividad fabril para el técnico en costos, en dos grandes ramas a fines: costos en sí, y producción. Todas las erogaciones de la sección fabril, se traducen inmediata o mediatamente, en costos de producción; toda actividad fabril, por otra parte, desemboca en la producción o contribuye a que ésta se realicen las condiciones establecidas. Puede afirmarse sin la menor hipérbole, que los costos unitarios determinados período a período, en una empresa fabricante, constituyen el barómetro de su actividad y de las erogaciones inherentes a ésta, o dicho de otro modo, a través de su conocimiento, la Dirección de la compañía, en general, y de la planta fabril, en particular, estarán tomando constantemente el pulso de toda actividad productora, ya medida que los costos unitarios se analicen, esas pulsaciones se conocerán más íntimamente, dando a la Dirección de la Fábrica informaciones más valiosas.

Un artículo de determinada calidad, puede elaborarse a menudo con material de varias calidades y grados, con trabajadores de diversos tipos y clases, usando la maquinaria de diferentes maneras. El adelanto de minimizar el costo al experimentar la elaboración del producto con materiales de calidad y obreros diversos, varios usos de la maquinaria,y combinaciones entre los tres; la experimentación con los elementos y métodos de producción es valiosa, solamente hasta el punto en que los resultados de las pruebas pueden ser medidos y comprobados. Es imposible medir los resultados de las tentativas en la fabricación en términos concretos y comprobables, ya que las ventajas de un método productivo con relación a otro, sólo pueden ser materia de especulaciones yconjeturas, ya que un sistema de costos coadyuva al control y superación de la producción, al proporcionar medios concretos para medir y, por consiguiente, comparar los resultados de los experimentos en los métodos de elaboración.

En la industria, el mejor método es aquel que, considerando la calidad, produce el artículo al menor costo unitario, puesto que por medio del Sistema de Costos se obtienen los costos unitarios analíticos de producción, cuando se comparan los costos unitarios de diversos métodos y prontamente se encuentra el más barato o el más caro. Así, de acuerdo con una base empírica del costo unitario más bajo, el Sistema de Costos

puede revelar, por ejemplo, que en el método superior de producción se utilizan los elementos del costo más caros.

El estudio del costo unitario en las diversas etapas o procesos de la actividad fabril, tiene suma importancia en relación con la política de ..entas pues una reducción en el precio, cuando vaya seguido de aumento 3n las ventas y en la fabricación, puede dar lugar a mayor beneficio, SI con ello se consigue rebajar el costo unitario.Por otra parte, se da el caso de que la producción de un determinado artículo exija ciertos gastos preliminares, y una vez cubiertos, el costo unitario del artículo elaborado variará con la cantidad fabricada.Este tipo de información sobre el costo unitario puede resultar valioso, en extremo, para orientar la política de ventas, y para señalar los descuentos variables en las cantidades a compararse por los clientes.

TOMA DE DECISIONES

La Contabilidad de Costos ha tenido un desarrollo paralelo al progreso industrial y comercial, puesto que tan pronto como han surgido actividades ha sido necesario utilizar la Contabilidad para registrarlas, controlarlas, informarlas, y con base en ello tomar decisiones.La competencia intensificada obliga al aprovechamiento óptimo de los recursos, evitándose las instalaciones, inversiones y gastos sin provecho, resultando estudios profundos en el uso de datos sobre los costos, no sólo en su determinación sino también con otros fines, lo cual fue un avance importante en el desarrollo de la Contabilidad de Costos. Se dio importancia no solamente, a saber cuáles eran los costos, sino qué los originó ya cuanto debieron ascender, concentrándose la atención no exclusivamente en lo previsto, sino también en los sectores que exigían remedio o superación, apoyando lo que era satisfactorio. Las miras de la Economía encaminadas a la productividad, y hacia los .. mercados hizo indispensable que la Contabilidad de Costos recibiera una nueva orientación paralela, debido a las violentas fluctuaciones que se sufren con la inflación en pleno, obligando a las empresas a formar planes para que las gerencias se enfrentasen a esa clase de problemas, dando lugar a un nuevo objetivo de la Contabilidad de Costos, diferente alpuramente industrial.Cierto aspecto de la previsión y la planeación obligó a la Gerencia a obtener pronósticos de operación para el período siguiente. La Contabilidad de Costos ayudó a coordinar los planes hechos por ciertos departamentos, tales como ventas y producción, e igualmente a precisar y analizar su interdependencia, promoviendo la cooperación de gerenciasdescentralizadas.Otro aspecto de previsión y planeación, obligó a la Gerencia a valorar proposiciones de operación alternativas ya tomar decisiones de tanta importancia como las de: determinar el volumen óptimo de producción; la VI11-5 combinación más utilitaria de artículos por elaborar; la sustitución de trabajo manual por mecánico y viceversa; la elección entre maquinaria, capacidad de producción y economías de operación diferentes; lapredeterminación de la magnitud y tipo óptimos de la planta; la conveniencia de producir o adquirir partes de los productos; la conveniencia o inconveniencia de cerrar temporalmente, clausurar en definitiva, o continuar operando departamentos fabriles que estén causando pérdidas; etc. Las decisiones en la actualidad no se puedenrealizar basándose en simples intuiciones o en el buen sentido de los directores, exclusivamente, sino que requieren reestructuraciones, de tipo comparativo de las

cifras acumuladas por la Contabilidad de Costos, proyectadas en relación con cada una de las diversas alternativas, por medio de la Técnica Presupuestal, de los costos predeterminados, de la simulación, entre las principales.Lo anterior justifica este capítulo que contiene un estudio, reflexión. Y aplicación sobre los distintos informes de costos, con el objeto de poder adaptarlos a las necesidades de los directivos, para sus distintos usos, según el tipo de decisión que se vaya a emplear, tomando como base los datos de costos que se puedan utilizar, con el fin de que los funcionarios tengan conciencia plena de la importancia de los costos en la toma dedecisiones. Desde luego que el tema es sintético y al grado de licenciatura, para proporcionar una visión panorámica de consideraciones de gran utilidad.Finalmente, es preciso reconocer que para que la Contabilidad de Costos sea siempre útil, no sólo debe poseer suficiente flexibilidad para satisfacer la necesidad de proporcionar información a distintas funciones, sino que debe estar también preparada para asimilar los adelantos notables propios y de otras disciplinas.

5. PLANEACION y CONTROL DE INVENTARlOS

Los hombres de negocios reconocen desde hace mucho tiempo la importancia de minimizar la inversión en inventarios, esto se logra estableciendo generalmente un sistema de control de inventarios, basado en una existencia mínima o margen de seguridad para cada artículo (tanto de productos terminados, como de materias primas) más una cantidad que varía según los pronósticos de producción y de ventas. En los últimos años, los esfuerzos por controlar los inventarios han recibido bastante ayuda,gracias al uso de técnicas generales, que incluye la programación lineal, la simulación, la teoría de prever, las gráficas de control, etc.

A) FACTORES QUE AFECTAN EL TAMAÑO

Son tres primordialmente:a) La cantidad de existencias básicas deseadas para evitar elagotamiento.b) El volumen de compra y venta colocados, yc) La capacidad elaborativa para cada producto.

En término medio, el inventario de materias primas es igual a una mitad del tamaño de la orden de compra, en compaginación ron la capacidad productiva y el ritmo de la elaboración; respecto al inventario de productos terminados, a la mitad del tamaño de la capacidad elaborativa por producto, en concordancia con las ventas de cada uno de ellos.Las curvas de pedido y costos por inicio de las operaciones, tienen una dirección opuesta a la curva correspondiente al costo de llevar inventarios.El procedimiento o pedido en grandes cantidades introduce las economías por costo unitario, ya que es posible distribuir los mismos costos de pedido.e inicio de operaciones entre un mayor número de unidades, ello sin embargo trae consigo más grandes niveles de los inventarios y costos superiores para el control de los mismos. El tamaño óptimo del inventario. Se encuentra en el punto de intersección de las curvas de esos costos; es decir. ahí donde el costo combinado del inventario esté más bajo.

B) COSTOS PERTINENTES PARA DETERMINAR EL TAMAÑO OPTIMO

Se encuentra en dos categorías generales:a) Los que varían directamente con la preparación y procesamiento de las órdenes de compra de materias primas. en coordinación con la producción. así como las ventas y producción de artículos terminados.b) El costo de llevar los inventarios. En la primera categoría se incluyen costos como los de transporte, pedido. facturación. planea miento de materiales, preparación de la planta y tiempo de aprendizaje. principalmente.La segunda categoría comprende los costos de recibo, entrega, e inspección. deterioro. y obsolescencia, mantenimiento y registro de inventarios, de espacio. depreciación de instalaciones e inversiones, seguros. impuestos. facturación, y el interés imputado y sobre la inversión en inventarios. básicamente. Para determinar el tamaño óptimo del pedido y entrega, deben considerarse los descuentos por fletes. compras, y ventas, ya que son favorables para un pedido de mayor tamaño. Es recomendable observar ciertos principios al seleccionar los costos pertinentes.Consistir sólo de costos específicamente aplicables al tamaño de los inventarios.La tasa de interés imputable adaptada a la inversión en los inventarios, debe basarse en las posibilidades de inversiones alternativas.

C) ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE EXISTENCIAS MINIMAS

Es aconsejable dividir el inventario en artículos de alto y bajo valor, para clasificar por importancia del monto, porque frecuentemente se encontrará que de170a180% del valor del inventario, está constituido por el 10 al 20% de los artículos desde un punto de vista numérico. Generalmente no es necesario establecer niveles óptimos de inventario para artículos de poco valor, puesto que el monto de ellos es relativamente bajo, se les puedecontrolar manteniendo altos márgenes de protección, y aplicar técnicas matemáticas a los artículos de alto valor, restantes.Por otro lado la determinación del nivel de existencias mínimas a mantenerse, exige una evaluación del riesgo de agotamiento, así como los costos y pérdidas potenciales que les son atribuibles. Normalmente no es económico establecer un nivel protector para artículos terminados, diseñado para prevenir totalmente el agotamiento, eso implicaría el mantenimiento de inversión excesivo, debería ser el de mantener una existencia mínima que permita ciertos agotamientos con tal de que las pérdidas anticipadas, como resultado de ello, no excedan el costo de tener inventarios adicionales para prevenir lo que pudiera acontecer.

D) DETERMINACION OPTIMA DEL PEDIDO {Materias Primas)

Se han desarrollado una serie de fórmulas para calcular la cantidad óptima del pedido, o el tamaño del lote económico; una delas más antiguas y sencillas es:~RS OQ -KCDonde:OQ- es la cantidad de orden o tamaño del lote económico.R -tamaño del lote económico

C -es el costo por unidadS -es el costo de colocar u n pedidoK -es el costo de llevar el inventario como porcentaje del costo total.La derivación de la fórmula se explica como sigue:a) Los costos del pedido evitables son una cifra constante, en dinero, por pedido.b) Los costos evitables de llevar el inventario pueden expresarse como un porcentaje de la inversión en el inventario.c) Los costos anuales combinados por pedir y llevar el inventario, llegan al mínimo cuando se cruzan las dos curvas de costos.

E) PROGRAMACION DEL REPEDIDO (Materias Primas)

Después de establecer la cantidad económica del pedido y el margen de existencias mínimas, interesa determinar cuándo se debe volver a pedir; para eso es necesario conocer el tiempo-margen de entrega, o tiempo necesario para obtener la mercadería una vez colocado el pedido, esto naturalmente vería según la ubicación de los proveedores, la complejidad del producto, y si el proveedor tiene existencias o debe fabricar especialmente. El departamento de Compras es la fuente de esta información y el jefe del almacén debe tener conocimientos y experiencia para ayudar a solucionar el problema.

F) UTIUDAD DE LOS METODOS MATEMATICOS

Estos, para minimizar la inversión en inventarios, tienen su mayor campo de aplicación en las grandes negociaciones, donde el valor de los artículos es tal que el costo de la utilización de métodos científicos se ve más compensado con los ahorros resultantes. Muchas entidades de envergadura que ocupan métodos matemáticos para el control delinventario, junto con el procesamiento electrónico de datos, han logrado importantes ahorros en los costos.

Por las siguientes razones, cualesquiera que sean las fórmulas que se usen, deben revisarse frecuentemente, considerando:a) La determinación de los costos de llevar el inventario, los costos de pedidos (de compras y de ventas), y los de preparación; no son una tarea sencilla, y pueden cambiar de un artículo a otro, de una planta a otra, o de una plaza a otra.b) Los descuentos por compra y ventas varían a distintos niveles de pedido, entre diferentes abastecedores y compradores.c) Las diferencias del lote mutan según la fuente de abastecimiento o lugar de entrega, tiempo para hacerla, y las distancias en cada caso.d) Las limitaciones de espacio, particularmente en el caso de artículos grandes y voluminosos, pueden alterar los resultados.

e) Los precios de compra y venta pueden fluctuar estacionalmente.f) Otras consideraciones tales como la necesidad de mantener el personal existente, o el deseo de obtener economías, pueden requerir aumentos del inventario. La economía del control del inventario sugiere que los contadores han estado errados, al poner énfasis en las elevadas tasas de rotación, ya que se obtiene una mayor vuelta del inventario reduciendo la inversión del mismo, con rotación, ya que se obtiene una mayor vuelta del inventario reduciendo la inversión del mismo, con relación al Costo de Producción de lo Vendido, en el caso del industrial, y del Costo de Adquisición de lo Vendido en el caso del comerciante.