Contabilidad- Caja Chica

5/24/2018 Contabilidad- Caja Chica

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Efectivo

Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados comomedio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no est sometida aningn tipo de restriccin.

Cmo est compuesto el efectivo?

1) Efectivo en caja.

Monedas y billetes de otras naciones.

Cheques emitidos por terceras personas que estn pendiente de cobrar odepositar.

Monedas y billetes emitidos por el banco central.

Cheque de gerencia pendiente de cobrar o depositar.

2) Efectivo en banco.

Sera considerado como efectivo en banco lo siguiente:

Cuentas bancarias de depsito a la vista o corrientes en bancos nacionales.

Cuentas en monedas extranjeras depositadas en banco del exterior, siempre queen esos pases no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad ocontroles de cambio que impidan su libre convertibilidad.

Cheque emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algn bancopero que, para una determinada fecha, an no ha sido entregados a subeneficiario.

Caja.

Es la cuenta a travs de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra enpoder de la empresa, dentro de las mismas instalaciones. Cualquier movimiento deefectivo que sea recibido por la empresa debe registrado e esta cuenta.

Dada la naturaleza del bien que controla, la caja debe ser presentada en el balancegeneral encabezando el grupo de activo circulante.

Atendiendo el objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta cajapuede ser:

Caja chica. Caja principal.


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Caja chica.

Una medida sana de control interno consiste en que todo pago se haga por medio decheque y nunca con el efectivo que se encuentra en caja sin embargo, se producen todas

las empresas una serie de erogaciones respectivas y de tan poco monto cada una deellas, que hara poco prctico y en algunos casos imposible, pagarlas con cheque. Nosestamos refiriendo a desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de peridico,caf, taxi, gasolina, pagar los vehculos etc.

En todos los casos, los directivos de la empresa, despus de estimar las erogaciones quese harn por medio de esta caja durante un periodo determinado, establecern un montodel fondo fijo con el que operara dicha caja, as como la cantidad mxima que se podrerogar en cada caso.

Procedimientos a seguir para manejar la caja chica.

Para que los recursos asignados de la caja chica cumplan su funcin con idoneidad esnecesario que se establezcan el adecuado control interno. Para ello, es indispensableponer en prctica las siguientes normas:

Se fijara el fondo fijo con que opera la caja chica.

Sera nombrada la persona que se responsabilizara del manejo idneo de esefondo. Este funcionario no deber tener acceso a los registros de la contabilidad.

El cheque que se emita para la creacin del fondo y los que posteriormente sehagan para reponerlo o aumentarlo, deber ser hecho al nombre del custodio de

dicho fondo.

Se establecer la cantidad mxima que podr ser paga a travs de esta caja.

Todo pago que se haga por caja chica deber ser respaldado por su respectivocomprobante, representados por recibos pre numerado donde constara la razndel desembolso, cantidad, autorizacin y el nombre y firma de quien lo ha recibido.Este recibo deber estar respaldado en los casos que proceda por la factura queemita el beneficiario del pago.

Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes de respaldo debern ser

utilizados mediante la estampacin de un sello que diga CANCELADO. As podrevitarse que vuelvan a ser presentados para su reposicin y se produzca unaduplicidad de pago.

Los vales y el cambio de cheque por efectivo no deben ser permitidos. Noobstante, debe permitirse, debe ser previamente autorizado por el funcionario quehaya sido designado para ello. En este caso, los cheques deben ser emitidos anombre del custodio del fondo y cobrados en el banco inmediato.


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El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedandohaya alcanzado un mnimo establecido. En este caso de cierre del ejerciciocontable, debe ser repuesto en esa fecha sea cual fuere la cantidad de efectivoque exista, con el objetivo de que los gastos ya causados, sean registrados dentrodel ejercicio contable que est finalizando.

Se harn arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto deconstar la existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifican suausencia.

Ejemplo de operacin de caja chica:

La empresa Rio Turbio C.A, decidi crear un fondo fijo de caja chica por Bs. 500,00 cuyomanejo adems de cumplir con las normas generales de control interno, ser llevado deacuerdo con lo siguiente:

a) Los pagos no podrn ser mayores de 50,00.

b) Cuando el efectivo disponible se reduzca a Bs. 200,00 o menos, se procedera la reposicin del fondo.

Las operaciones realizadas fueron las siguientes:

Marzo 03: Se emiti el cheque 2222 del banco del caribe por Bs. 500,00 a nombre deJuan Prez quien ser custodio del fondo fijo.

Marzo 04: Se pag Bs. 10,50.00 por suministros para la oficina.

Marzo 06: Fue cancelado el recibo del telfono del mes de febrero por Bs. 29,00.

Marzo 06: Se cancel factura de gasolina puesta al equipo de reparto por Bs. 24,00.

Marzo 08: Se hizo un adelanto a la cuenta de sueldo al trabajador Romn Garca por Bs.30,00 el cual fue autorizado por el gerente.

Marzo 09: Se pag por fletes de venta Bs. 28,00 a transporte de Gurico.

Marzo 10: Se pag viticos al vendedor J. Lara por Bs. 39,00.

Marzo 15: Se cancel al Kiosko Alto Bs. 16,00 por concepto de suministros de peridicosde la 1 quincena de marzo.

Marzo 17: Se pag a cafetera el Galen Bs. 29,50, por suministro de caf en la 1quincena de marzo.

Marzo 20: Se cancel a la bomba el guila Bs. 27,00, por lavado y engrase del camin dereparto.

Marzo 21: Fue pagado el recibo de luz de febrero por Bs. 50,00.

Marzo 22: Se pag por Bs. 25,00, a panadera Funchal por concepto de torta delcumpleaos de la secretaria del gerente.


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Marzo 22: Se hizo la reposicin del fondo mediante la emisin del cheque 2280 del bancodel caribe.

Se requiere: registrar las transacciones sealadas.

fecha Descripcin debe haber

marzo 03 _____ x ______CAJA CHICA

BANCOPara registrar la creacindel fondo de caja chica.

500,00500,OO

Creacin del fondo de caja chica.

CONCEPTOSSuministro de oficinaTelfonoGasolinaRamn GarcaFletesViticosperidicoscafLavado y engraseLuz elctrica

AgasajosTOTAL

GASTOS DE ADMON10,5029,00

30,00

16,0029,50

50,00

25,00190

GASTOS DE VENTAS

24,00

28,0039,00

27,00

118

Clasificacin de desembolsos de caja chica.


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marzo 22 _____ x ______GASTOS DE

ADMINISTRACIONGASTOS DE VENTAS

BANCOPara registrar reposicin decaja chica.

190,00118,00

308,00

Registro de reposicin de caja chica.

Aumento del fondo fijo de caja chica.

En oportunidades, una vez creada la caja chica, y puesta en prctica el proceso de pagos,puede suceder que el fondo fijo creado resulte insuficiente debido a que el volumen de

pagos es demasiado grande, lo cual requiere que se tenga que reponer con demasiadafrecuencia en estos casos, por lo general, se decide aumentar el fondo existente en unacantidad que, previo anlisis, se considere razonable.

Ejemplo:

La empresa Rio Claro tiene constituido un fondo fijo de caja chica de Bs. 400 al 31-03-2006 por considerarlo insuficiente el da 01 de abril se decide aumentar en Bs. 200 para locual se emiten cheque nmero 3152 del banco de Venezuela.

Se requiere: registrar la operacin.

CAJA CHICA

fecha Descripcin debe haber saldo

marzo 31 Saldo a la fecha 400,00

Mayor de caja chica.

Una vez emitido y cobrado el cheque para el aumento del fondo fijo de caja chica, se harel siguiente asiento del diario.


abril 01 ____x_____CAJA CHICABANCOS

Incremento de fondo decaja chica.

200,00200,OO

Registro del aumento de la caja chica.


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Al procesar el asiento mayor este quedara como sigue:

CAJA CHICA


Marzo

Abril

31

01

Saldo a la fecha

Segn diario 200,00

400,00

600,00


Como se puede observar, a partir de este momento el fondo fijo quedo en Bs. 600,00.

Disminucin del fondo dijo de caja chica.

Puede suceder que en un momento dado, se considere que el fondo fijo creado esdemasiado alto en relacin con las necesidades que tiene. Cuando este es el caso, seprocede a disminuir el fondo existente en la cantidad que se decida tal cantidad seprocede a depositarla en el banco.

Ejemplo:

La empre Rio Claro tiene creado un fondo fijo de 600,00 al 30-06-2006. El 01-07-2006, sedecide disminuir el fondo fijo en Bs. 100,00 para lo cual se procedio a depositar en elbanco de Venezuela la cantidad disminuida.

Se requiere: registrar la transaccin.


MarzoAbril

3101

Saldo a la fechaSegn diario 200,00

400,00600,00


Una vez hecho en el banco, por Bs. 100,00, se realizara el siguiente asiento:


Julio 01 _____ x ______BANCOS

CAJA CHICA100,00

100,00

Registro de disminucin de caja chica.


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Al pasar al asiento mayor este quedara como sigue:

CAJA CHICA


Marzo

AbrilJulio

31

0101

Saldo a la fecha

Segn diarioSegn diario

200,00100,00

400,00

600,00500,00


A partir de este momento el fondo fijo de caja chica quedo en 500,00.

Arqueo de caja.

Las medidas que se adopten para que el control interno sea til, deben ser reforzadascon arqueos de caja.

Consiste en hacer un conteo fsico del efectivo, cheques, valores y cualquier otroelemento que se encuentre en el poder del cajero, as, de cualquier otro elemento que seencuentre en el poder del cajero, as como de cualesquiera documento que respalden

justificadamente la ausencia de l, tales como factura de gastos, vales, etc.,especialmente en los casos de caja chica.

Para que los arqueos tengan resultados positivos deben ser sorpresivos y en su

ejecucin es recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:

1) Valores que estn sujetos al arqueo: deber ser contado absolutamente todo loque se encuentre en poder del cajero en el momento de hacer el arqueo.

2) Arqueo de fondo de caja chica: tratndose del fondo fijo deber contarse ademsdel efectivo, cualquier documento que respalde la utilizacin del efectivo faltante.

3) Arqueo en caja general: en trminos generales, la existencia que pusiese haber enesta caja a la fecha del arqueo, se refiere al ingreso que estn pendientes pordepositar.

4) Simultaneidad en los arqueos: cuando en la empresa existan varias cajas, losarqueos deben ser hechos en forma simultnea en la misma fecha y hora. De esaforma, se evita la posibilidad de realizar traslados de fondo de una caja a la otra

con el objeto de cubrir faltantes en caso de haberlos.

5) Presencia del custodio en el arqueo: es indispensable que mientras que dure elconteo, el custodio o cajero permanezca presente en el lugar y que por ningunacircunstancia se permita que se ausente.


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6) Evidencia del arqueo realizado: el funcionario que hace el arqueo debe serevidencia detallada de los valores encontrados, mediante la elaboracin de unformulario que est diseado para relacionar el dinero, cheque, factura de gastos y

cualquier otro tipo de valor que se encuentre en el conteo.

7) Ingresos por depositar incluidos en el arqueo: con el fin de cerciorarse de que losfondos por depositar encontrados en la caja general son legtimos deben exigirseque tales fondos sean depositados integralmente en el banco, a ms tardar el dahbil siguiente al arqueo.

8) Comprobantes de egreso en el arqueo de caja chica: en caso de que el arqueo decaja chica hayan sido encontrados comprobantes de egreso, y cuando el arqueocorresponda a la fecha de cierre del ejercicio contable debe ser ordenada lareposicin con el objeto de lograr que tales egresos sean registrados dentro del

ejercicio que est finalizado y cumplir as con el principio de contabilidad delperiodo contable.

Diferencias encontradas de los arqueos.

Una vez hecho el conteo, el siguiente paso ser comparar el total obtenido en elarqueo con saldo que tenga la cuenta caja para ese momento en el libro mayor nodebe haber ocurrido ningn tipo de anormalidad, debe cuadrar.

Sin embargo, puede suceder que no cuadra y, en tal caso, aparecera lo que en

contabilidad se le denomina diferencia en caja.

El tratamiento que en estas diferencias en caja reciben en contabilidad, dependendel tipo de error que ocasiona tal diferencia.

Bsicamente, los errores pueden ser voluntarios e involuntarios por el momentonos ocuparemos solo de los errores involuntarios desde el punto de vista de quienlos comete, los errores pueden ser:

a) Errores cometidos por el cajero.

b) Errores cometidos por la contabilidad.

Tratamiento contable en los errores cometidos.

Los errores involuntarios cometidos pueden ser de naturaleza muy variada.


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Ejemplo de arqueo del fondo de caja chica:

Empresa ABC, C

Arqueo de CajaAl 30-04-20X0

Contado por: Juana MPresenciado por: Lis lvarez

Monedas. 6.000,00Billetes... 100.000,00

Total efectivo... ...............106.000,00

Cheques de clientes:Fecha. Nmero Monto01-04. 124578.. 10.000,00

02-04. 145785.. 15.000,0003-04. 887545 12.000,00

Sub-total............................. 37.000,00

Recibos de caja:Fecha. Nmero. Monto01-04. 714...... 2.000,0002-04. 715.. 6.000,0003-04. 716 7.000,00

Sub-total............................. 15.000,00

Listado de cobros recibidosFecha. Nmero Monto01-04. 150.... 7.000,00

Sub-total............................. 7.000,00

Reporte de cobradores:

Fecha. Nmero Monto01-04. 310.... 15.000,0002-04. 311.... 18.000,0003-04. 312. 14.000,00

Su-total.............................. 47.000,00

Total comprobantes de ingreso.. - 106.000,00

Total........ ..................... 0,00


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Declaro que me ha sido devuelto intacto el fondo arriba mencionadoY declaro no tener otro fondo bajo mi custodia excepto por:

Fondo de caja chica

Lis lvarez (firma)

Fecha: 04-04-20X0

Hora: 09:20 am

Banco.

Se utiliza esta cuenta para controlar y registrar transacciones que afectan el efectivo disponiblepropiedad de la empresa que se encuentra en poder de instituciones bancarias.

Conciliacin bancaria.

Es una de las actividades que ms fortalece el control interno de la empresa. De acuerdo con la leyde bancos y el art. 523 del cdigo de comercio, estos estn obligados a enviar a sus clientes cada

fin de mes un estado en el que se detalle en movimiento que ha tenido cada cuenta en eltranscurso de dicho mes, indicando por supuesto el saldo efectivo disponible para la fecha en quetal estado de cuenta ha sido cortado en condiciones normales, el saldo que seala el banco en suestado de cuenta, debera coincidir con el saldo que arroje la cuenta del banco correspondientesegn la contabilidad de la empresa. Sin embargo, rara vez sucede eso. Es decir que,prcticamente nunca coinciden.

Por supuesto, existe una gran cantidad de razones por las cuales el saldo segn el banco nocoincide con el saldo de la empresa.

Pues bien, el trabajo ms importante que se desarrolla en el proceso de hacer la conciliacinbancaria, es aquel dirigido a determinar las razones por los cuales estos saldos no cuadran. A esaspartidas se le conocen como partidas de conciliacin.

Tipos de conciliacin bancaria.

Se destacan las siguientes:

De extracto a libros.

De libros a extracto.

Simultnea o real.


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BANCO REGIONAL Cta. N 0020-4085612345678901

FECHA DESCRIPCION DEBE HABER SALDO

Abril 0101

010304050607080910121215161818202225262728292929303030

30

SaldoDeposito 3045

Cheque 12406 pituitaria C.A.Cheque 12407 La RentaS.A.Deposito 3090Deposito 3095Cheque 12408 Indulsa C.ACheque 12409 Flecha C.ACheque 12410 FresnocaNota de crdito 104 tranf.Deposito 4232Cheque 12411 anuladoCheque 12412 La IracundaS.ACheque 12413 Partisano S.ADeposito 4193Cheque 12414 La LibertadNota de dbito 216 interesesCheque 12415 Prisma C.ACheque 12416 Tierriero S.ADeposito 3280Deposito 3570Cheque 12417 La FavoritaCheque 12418 Enteve C.ACheque 12419 Indulara S.ACheque 12420 A. PrezDeposito 2935Deposito 1430

Cheque 12421 PegamosaCheque 12422 Las SensataC.ACheque 12423 Caracol S.A

5600,00

2960,008.490,00

2.160,007.270,00

4.790,00

8.070,004.390,00

4.820,007.610,00

1.000,004.180,00

2.140,001.280,002.040,00

3.290,001.260,00

2.830,001.490,00640,00960,00

2.860,003.410,001.630,001.940,00

4.130,001.390,00

2.420,00

25,460,0031.060,00

31.060,0025.880,0028.840,0037.330,0035.190,0033.910,0031,870,0034.030,0041.300,00

38.010,0036.750,0041.540,0038.710,0037.220,0036.580,0035.620,0043.690,0048.080,0045.220,0041.810,0040.180,0038.240,0043.060,0050.670,0046.540,0045.150,00

42.730,00

Estados de cuentas recibidos por el banco


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B A N C O R E G I O N A L

Capital: 200.000.000,00La Empresa C.A

Av. Lara N 84-32BarquisimetoEdo Lara

Periodo:

Abril 2010

Cuenta N

0020-4085612345678901FECHA DESCRIPCION DEBE HABER SALDO

Abril 01010102040405091010101414

16171717212225252626272929

3030303030

SaldoDP 3040DP 3045NC 104transferenciaCH 12406DP 3090DP 3095CH 12410CH 12407ND 216 interesesDP 4232CH 12404ND 231 intereses

DP 4193CH 12408CH 1321946Correccin CH. 1321946CH 12413CH 12416ND 313 CH. DevueltoDP 3280CH 2435602DP 3570CH 12414CH 12419NC 119 transferencia

CH 12421CH 12420NC 192 transferenciaCH 12415DP 2935

1.00,00

2.040,004.180,001.490,00

5.380,00400,00

2.140,001.500,00

1.620,00960,002.060,00

4.380,00

2.830,001.630,00

4.130,001.940,00

640,00

30.010,005.600,002.160,00

2.960,008.490,00

7.270,00

4.790,00

1.500,00

8.070,00

4.930,00

3.380,00

2.600,00

4.820,00

30.290,0033.300,0038.900,0041.060,0040.060,0043.020,0051.510,0049.470,0045.290,0043.800,0051.070,0045.690,0045.290,00

50.080,0047.940,0046.440,0047.940,0046.320,0045.360,0043.300,0051.370,0046.990,0051.920,0049.090,0047.460,0050.840,00

46.710,0044.770,0047.370,0046.730,0051.550,00

Conciliacin bancaria de marzo 2010


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Conciliacinde

saldos

ajustados

Notasdedbitos.

Esun

comproban

tequeunaempresa

enva a

sucliente,enla

quesele notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el conceptoque se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de lacuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otracircunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Notas de crdito.

LA EMPRES C.AConciliacin bancaria

Banco: banco regionalCuenta: 0020-408561345678901

Descripcin Segn libros Segn bancos

Saldos al 30-04-2010Partida no registradas en el bancoCheques en trnsito (no cobrados)Nro. Beneficiario fecha12401 la grua C.A 29-03-1012409 Flecha C.A 07-04-1012412 la iracunda 12-04-1012417 la favorita 27-041012418 enteve 28-04-1012422 la sensata 30-04-1012423 caracol 30-04-10Depsitos en trnsito (no abonados)Nro. Fecha

1430 30-04-10Partida no registradas en los librosNotas de dbitos:Nro. Fecha concepto231 14-04-10 intereses313 25-04-10 chequesdevueltoNotas de crditoNro. Fecha concepto119 14-04-10 transferencia192 30-04-10 transferenciaErroresDe li bros:Cheques mal registrados:Nro. Fecha correto12413 1.260,00 1.620Depsitos mal registradoNro. Fecha correcto3570 4.390,00 4.930,00De bancos:Cheques no pertenecientes a laempresaNro. Fecha243502 26-04-10

debe haber debe haber

42.730,oo

3.380,002.600,00

540,00

360,00

2.460,001.280,003.290,002.860,003.410,oo1.390,002.420,00

400,002.060,00

51.550,00

7610,00

4.380,00

TotalSaldos ajustados al 30-04-10Total

49.250,00 2.820,00 17.110,00 63.540,0046.460,00 46.430,00

49.250,00 49.250,00 63.540,00 63.540,00


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Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar laacreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.

Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos,rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores porexceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

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