Contabilidad campañas electorales 2019

Requisitos para la presentación de documentos

Factura de venta

La factura de venta debe ser solicitada a todas las personas jurídicasresponsables o no del impuesto a las ventas, siempre que vendan unproducto o presten un servicio.

Un ejemplo muy claro en el que se debe solicitar factura es para los pagosque se realicen por concepto de alimentación y hospedaje, en este caso esnecesario solicitar la respectiva factura

Cuenta de cobro

Si el gasto o servicio es realizado por una persona natural perteneciente al régimensimple (quienes no discriminan impuestos IVA o impuesto al consumo y no estánobligados a expedir factura) se debe solicitar cuenta de cobro

Siempre se debe solicitar copia del RUT actualizado y debe ser coherente con elservicio prestado

Requisitos que debe contener la factura y cuenta de cobro

• Razón social del proveedor

• Dirección del proveedor

• Número de Nit. del proveedor (RUT)

• Número consecutivo de la factura Resolución de facturación

• Fecha de factura o de la cuenta de cobro, correspondiente al mes corriente encontabilidad.

• Discriminación del bien o servicio

• Firma del vendedor (solo en cuenta de cobro) y seguridad social en caso deque el servicio prestado por el contratista o persona natural supere el salariomínimo mensual legal vigente

Pueden considerarse documentos equivalentes a la factura:

• Los tiquetes de maquinas registradoras

• Los tiquetes de transporte de pasajeros.

• Factura electrónica.

• Tiquete de pago de peajes.

• Boletas de ingreso a espectáculos públicos.

• Los tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros

No son documentos equivalentes a factura:

• Remisiones

• Boucher de compra

• Cotizaciones

• Turnos de espera

• Etiquetas

• Recortes de papel

• Soportes de pago

Algunas recomendaciones

• Cuando se trate del valor suministrado para transporte en taxis y buses, no esnecesario elaborar cuenta de cobro o solicitar factura, pero si el diligenciamientodel recibo de caja menor, se recomienda realizar convenios con transportadoresque tengan RUT para soportar el gasto

• Cuando se solicite la prestación de servicios de refrigerios para eventosplaneados y organizados se recomienda realizarlo con una persona que cumplacon el lleno de los requisitos es decir que elabore facture o realice cuenta decobro y anexe RUT actualizado

Cuentas claras

Cuentas Claras es un aplicativo de uso obligatorio que facilita a lasorganizaciones políticas y candidatos, la elaboración del informe oficial deingresos y gastos de campañas electorales, para la rendición electrónica delmismo ante el CNE., dentro del término establecido en la ley. Según sumarco normativo y mediante la Resolución 0285 del 16 de febrero de 2010el Consejo Nacional Electoral adoptó la herramienta electrónica,denominado “Cuentas Claras”.

Quienes deben rendir informes de ingresos y gastos de las campañas

• Los candidatos inscritos a cargos de elección popular sin excepción alguna

• Los grupos significativos de ciudadanos cuando inscriban candidatos a cargos ocorporaciones de elección popular

• Los partidos y movimientos políticos con personería jurídica que inscribancandidatos a cargos o corporaciones de elección popular o que promuevan elvoto en blanco

• Los comités independientes promotores del voto en blanco

Cuando se debe presentar el informe

• Los candidatos inscritos por los partidos, movimientos políticos y grupossignificativos de ciudadanos y sus gerentes, según sea el caso, deberán presentarel informe de ingresos y gastos dentro del mes siguiente a la fecha de la votación

Sanción por no presentar información

• El servidor público que no haga entrega oportuna y competente de documentoselectorales, incurrirá en prisión de cuatro (4) a nueve (9) años, multa decincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes einhabilidad para ejercer cargos públicos por el doble de la pena de prisiónimpuesta.

Que se debe reportar en cuentas claras

Ingresos• Código 100 - Registrará la sumatoria de los códigos 102 al 106, es decir, el total delos ingresos recibidos para la financiación de la campaña.

• Código 101 – Registrará los créditos o aportes que provengan del patrimonio delos candidatos, de sus cónyuges o de sus compañeros permanentes o de susparientes.

• Código 102 – En este código se registrarán las contribuciones, donaciones ycréditos, en dinero o especie que realicen los particulares, identificando el tipo deoperación que se realice en el libro de ingresos y gastos (Contribución, Donación oCrédito)

• Código 103- Anotará los créditos obtenidos en entidades financieras legalmenteautorizadas, indicando si existe pignoración según el artículo 17de la Ley 130 de1994

• Código 104 – Registrará los ingresos provenientes de actos públicos,publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido o movimiento.

• Código 105 – En este código se reportarán los recursos recibidos por concepto deFinanciación estatal – Anticipos

•Código 106 – Anotará los ingresos por concepto de Recursos propios de origenprivado que los partidos y movimientos políticos destinen para el financiamientode las campañas en las que participen

Gastos

• Código 200 – Anotará en cada columna la totalidad de los gastos efectuados endesarrollo de la campaña electoral.

• Código 201: Gastos de administración: Se registrará en cada columna, los gastospor concepto de: Sueldos, honorarios, viáticos, arriendos, servicios públicos ysimilares, en desarrollo de la campaña.

• Código 202 - Gastos de oficina y adquisiciones: En cada columna se relacionaránlos gastos por concepto de: útiles y papelería, elementos de aseo, cafetería,dotación y gastos en general de la oficina.

• Código 203 - Inversión en materiales y publicaciones: Se relacionarán los gastospor concepto de compra de elementos destinados a las publicaciones (entre otros,pintura, brochas, telas, llaveros, esferos, camisetas)

• Código 204 - Actos públicos: Se relacionarán los gastos de actos públicos distintosde los gastos de propaganda política, en actividades tales como: bazares, fiestas engeneral, bingos, alquiler de grupos musicales, alquiler de sillas, refrigerios, etc.

• Código 205 - Servicio de transporte y correo: Se relacionarán todos los gastos porcualquier clase de transporte y correo, entre otros como: servicio de taxis, buses,transporte aéreo, envió de correo, fax, transporte en el día de elecciones

• Código 206 - Gastos de capacitación e investigación política: se registrarán, todoslos gastos por concepto de capacitación e investigación política como son: pago acapacitadores, encuestas.

• Código 207 - Gastos judiciales y de rendición de cuentas.

• Código 208 - Gastos de propaganda electoral: Se registrará en cada columna,todos los gastos de propaganda política, a través de los medios de comunicaciónsocial y del espacio público como son: radio, periódico, revistas, televisión, vallas,pasacalles, pendones, afiches.

• Código 209 - Costos financieros: pagos de intereses, comisiones y demásrelacionados con la actividad financiera de la campaña.

• Código 210 - Gastos que sobrepasan la suma fijada por el Consejo NacionalElectoral.

• Código 211 - Otros gastos: Se registrarán en cada columna los gastos de lacampaña no incluidos en los códigos anteriores.

• Código 212 - Transferencias y/o giros a los candidatos: Este código incluye lastransferencias y/o giros a favor de los candidatos y debe ser diligenciadoúnicamente por la Organización Política.

Equipo de trabajo

Leidy Vanesa Restrepo Campiño – Analista contable – cel: 3132929022

Francy Pulgarin Legarda – Contadora Asistente – cel: 3005182749

Astrid Cecilia Acevedo hoyos – Gerente – cel: 3217650200

Muchas gracias