1

2

PRESENTACIÓN

Para cumplir el objetivo fundamental de los archivos, es necesario parámetros que permite la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos. Así entonces, la máxima autoridad responsable es el Archivo General de la Nación, quién debe orientar y difundir la normatividad que permite a las entidades públicas y a las privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley contar con la información organizada.

Durante esta semana de estudio se darán a conocer las normas, decretos, resoluciones y normas técnicas, que hacen parte de las disposiciones pertenecientes a los archivos de gestión, centrales e históricos, definidos en las políticas archivísticas del país.

Resultado de Aprendizaje:

Despachar los documentos y la correspondencia generados por la empresa,

teniendo en cuenta las políticas organizacionales y la legislación vigente.

3

TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN ............................................................................................................................. 2

ÍNDICE DE FIGURAS ..................................................................................................................... 4

ÍNDICE DE IMAGENES .................................................................................................................. 4

ÍNDICE DE TABLAS ....................................................................................................................... 4

1. JERARQUÍA DE LAS NORMAS ARCHIVÍSTICAS ............................................................................. 5

1.1 Normas Jurídicas ....................................................................................................................... 5

1.1.1 Constitución Política de Colombia .............................................................................. 7

1.2 Normas Administrativas ...................................................................................................... 8

1.3 Normas Técnicas ................................................................................................................. 9

1.4 Normas Sociales ................................................................................................................ 10

2. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL “ACUERDO N° 042 POR EL CUAL

SE ESTABLECEN LOS CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN LAS

ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS” ............................. 11

3. EL EJERCICIO DEL ARCHIVISTA SEGÚN LA LEY 1409 DE 2010 .................................................... 14

3.1. ¿Cuál es el fin de la Ley 1409 de 2010? ...................................................................... 14

3.2. Estructura de la Ley ........................................................................................................... 15

4. IMPORTANCIA DEL DECRETO 2609 EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL ......................................... 17

4.1 Aspectos en los que hace énfasis el Decreto 2609-2012 ........................................ 18

5. BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES SEGÚN LA NORMA

ISO 15489 .......................................................................................................................................... 19

5.1 ¿Cuál es la importancia de esta norma? ..................................................................... 19

5.2 ¿Qué Estructura tiene la Norma? .................................................................................. 19

5.3 ¿Cuáles son las Ventajas de la Norma? ...................................................................... 20

5.4 ¿Cuáles son los beneficios de la Norma? .................................................................. 20

5.5 ¿Cuáles son los Procesos de la Gestión de Documentos? .................................. 23

GLOSARIO ..................................................................................................................................... 24

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................. 27

WEBGRAFÍA .................................................................................................................................. 28

CRÉDITOS ...................................................................................................................................... 29

4

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Acuerdo 042 del Archivo General de la Nación .............................................................. 11 Figura 2: Criterios para la organización de Archivos de Gestión ................................................. 12 Figura 3: Estructura de la Ley 1409 de 2010 ..................................................................................... 15 Figura 4: Aspectos Importantes ......................................................................................................... 17 Figura 5: Beneficios de la NORMA ISO 15489 .................................................................................. 22 Figura 6: Proceso de la Gestión Documental ................................................................................... 24

ÍNDICE DE IMAGENES Imagen 1: División Normas Jurídicas .................................................................................................. 5

Imagen 2: Mapa Conceptual División de las Normas Jurídicas ...................................................... 6

Imagen 3: Formato Único Inventario Documental ........................................................................... 13

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: Constitución Política de Colombia ....................................................................................... 7 Tabla 2: Normas Administrativas ......................................................................................................... 8 Tabla 3: Normas Técnicas ...................................................................................................................... 9 Tabla 4: Normas Sociales .................................................................................................................... 10

5

1. JERARQUÍA DE LAS NORMAS ARCHIVÍSTICAS

1.1 Normas Jurídicas Las normas jurídicas no son de la misma clase, ni tampoco tienen igual relevancia, por tal razón, se encuentran organizadas de forma jerárquica de mayor a menor importancia. Dado lo anterior, las normas superiores pueden modificar o derogar las normas inferiores y una norma inferior debe respetar el principio de jerarquía.

En Colombia las normas jurídicas se encuentran organizadas de la siguiente manera:

Imagen 1: División Normas Jurídicas

6

Imagen 2: Mapa Conceptual División de las Normas Jurídicas

7

1.1.1 Constitución Política de Colombia

Es la máxima norma que rige un país, es la norma fundamental o normas de

normas.

Tabla 1: Constitución Política de Colombia

8

1.2 Normas Administrativas

Son una regla de conducta, obligatoria en su cumplimiento, emitida por quien

legalmente tiene facultades para ello, que rige y determina el proceso

comunicativo y archivístico.

Entre las Normas Administrativas tenemos:

Tabla 2: Normas Administrativas

9

1.3 Normas Técnicas

Una norma técnica es un documento aprobado por un organismo reconocido que establece para uso común y repetido, reglas, directrices y características para las actividades o sus resultados en determinados productos, procesos o servicios.

La normalización en el ámbito archivístico abarca desde las orientaciones

generales, hasta los requisitos técnicos precisos para la ejecución de cada una de las funciones archivísticas, es decir, consiste en configurar un conjunto de normas, procedimientos y lineamientos de aplicación general, un marco conceptual y un lenguaje común propio del quehacer archivístico. (Sena Regional Antioquia).

Las Normas Técnicas se dividen en:

Tabla 3: Normas Técnicas

10

1.4 Normas Sociales

Son las reglas que deben seguir las personas para que se puedan llevar bien

entre sí en la sociedad. Las normas de convivencia responden a un deseo

generalizado de orden y estabilidad social.

Estas normas se dividen en:

Tabla 4: Normas Sociales

11

2. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL

“ACUERDO N° 042 POR EL CUAL SE ESTABLECEN LOS CRITERIOS PARA

LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN LAS ENTIDADES

PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS”

Para el Archivo General de la Nación (2002), este acuerdo busca establecer la

obligatoriedad de la implementación en las entidades de los archivos de gestión.

Los puntos más importantes del acuerdo son a grandes rasgos los siguientes:

Figura 1: Acuerdo 042 del Archivo General de la Nación

12

Criterios para la organización de archivos de gestión:

Figura 2: Criterios para la organización de Archivos de Gestión

13

Imagen 3: Formato Único Inventario Documental

14

3. EL EJERCICIO DEL ARCHIVISTA SEGÚN LA LEY 1409 DE 2010

“DEL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA ARCHIVÍSTICA”

3.1. ¿Cuál es el fin de la Ley 1409 de 2010?

Esta Ley tiene como fin reglamentar el ejercicio profesional del archivista y define quiénes pueden ejercer la profesión en el país, de esta manera optimizar los procesos del archivo y facilitar el control y las consultas de los documentos.

Esta Ley también busca unificar a los profesionales en esta área y así contar con un gremio fuerte, acorde con las necesidades del sector, que permita el desarrollo de la profesión misma. El ejercicio de la actividad archivística, que muchas veces es desvalorado, encuentra con esta Ley los lineamientos y regulaciones para hacer de la profesión un requerimiento obligatorio para garantizar la eficiencia en el ejercicio de la actividad.

La Ley en su artículo 1° define que “Para todos los efectos legales se entiende por ejercicio profesional de la archivística el desempeño laboral de profesionales, con título legalmente expedido, en todo lo relacionado con el manejo de los archivos, cuyo campo de acción se desarrolla fundamentalmente en las áreas relacionadas con el conocimiento, organización, recuperación, difusión, preservación de la información, conservación y conformación del patrimonio documental del país”. (Congreso de la República 14 de agosto de 2010).

En su artículo 3° “Se entiende por profesionales de la archivística los profesionales técnicos, profesionales tecnólogos y profesionales universitarios que hayan recibido título de formación en programas archivísticos en Instituciones de Educación Superior, cuyo título corresponda a los niveles señalados en la Ley 30 de 1992 o en las disposiciones legales vigentes en materia de educación superior”. (Congreso de la República 14 de agosto de 2010).

15

“El archivista es quien resguarda los documentos, expedientes y demás

información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y

custodia de documentos, a fin de mantener información actualizada y organizada a

disposición de la organización” (Universidad de Carabobo, descripción genérica de

funciones).

3.2. Estructura de la Ley

Para el desarrollo de esta Ley se unió la comunidad archivística nacional,

conformado por las entidades de educación, los gremios y el Estado Colombiano

La Ley se divide de la siguiente manera:

Figura 3: Estructura de la Ley 1409 de 2010

16

Con la Ley se establecen retos y oportunidades los cuales se nombran a

continuación:

Desarrollo, fortalecimiento y creación de programas técnicos, tecnológicos, de pregrado y posgrado en Archivística.

Consolidación gremial para el reconocimiento de la profesión y la defensa de los derechos de los archivistas.

Reglamentación de la Ley 1409 de 2010 y desarrollo de la legislación complementaria.

Equilibrio de la balanza de oferta y demanda de personal competente para el manejo de los archivos públicos y privados.

Apoyo al desarrollo del país y a la consolidación del Estado Social de Derecho a través de la administración de los archivos como memoria y transparencia (Archivo General de la Nación, 2010).

17

4. IMPORTANCIA DEL DECRETO 2609 EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Debido a los cambios normativos, tecnológicos y de política pública que han

incidido en la gestión documental del Estado, este Decreto se convierte de vital

importancia para el país, ya que permite a las entidades públicas que hacen parte

del Sistema Nacional de Archivos, contar con un instrumento normativo moderno,

acorde a sus necesidades.

Figura 4: Aspectos Importantes

Del Decreto 2609

18

El Decreto y las normas que se expidan más adelante por el Archivo General

de la Nación, permitirá la modernización, eficiencia y transparencia de la

administración pública, ya que incorpora temas como los avances tecnológicos y

la aplicación de las TIC en este campo de la función archivística.

4.1 Aspectos en los que hace énfasis el Decreto 2609-2012

Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del Programa de Gestión Documental y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.

Este Decreto facilita la modernización del país y lo acerca más a los

lineamientos internacionales en materia de gestión documental y archivo (Archivo

General de la Nación 2012).

19

5. BUENAS PRÁCTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS

ORGANIZACIONES SEGÚN LA NORMA ISO 15489

5.1 ¿Cuál es la importancia de esta norma?

La Norma ISO 15489 orienta a todas las entidades o empresas que desean

mejorar su gestión documental y que quieren desarrollar un sistema de gestión de

calidad, eficaz y eficiente.

Esta norma recopila las buenas prácticas en gestión de documentos, es de

aplicación voluntaria, no hace parte de un proceso de certificación y tiene como

objeto regular la gestión integral de los sistemas archivísticos y de los

documentos.

5.2 ¿Qué Estructura tiene la Norma?

La norma se compone de dos partes, la primera define los resultados que se

deben obtener y la segunda, la metodología que se debe seguir. Lo anterior con el

fin de proporcionar autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a la gestión

documental, teniendo en cuenta la normativa del país y el tipo de empresa.

20

5.3 ¿Cuáles son las Ventajas de la Norma?

Las ventajas que tiene la norma en las empresas que implementen la norma son:

Ventajas y facilidades a la hora de adoptar otras Normas (ISO 9000) o en

caso de haberlo hecho.

Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, ya que

señala los procesos desde la incorporación del documento hasta su

disposición final, lo que se convierte en un reto para los profesionales de la

gestión de la documentación.

Es útil para el manejo y tratamiento de los documentos electrónicos.

5.4 ¿Cuáles son los beneficios de la Norma?

La Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), en la propia

norma enumera una serie de beneficios de la gestión documental en las

organizaciones:

21

22

Figura 5: Beneficios de la NORMA ISO 15489

23

5.5 ¿Cuáles son los Procesos de la Gestión de Documentos?

Según la norma ISO 15489, el proceso de gestión de documentos se compone de

siete fases. Sin embargo, aunque se describen de forma lineal estos procesos,

sobre todo en los sistemas electrónicos, pueden realizarse a un mismo tiempo o

en un orden diferente; por ejemplo, si se trabaja con una aplicación de archivo

electrónico la incorporación (captura) del documento y su registro se tendrán que

efectuar simultáneamente. Los procesos de gestión de documentos son los

siguientes:

24

GLOSARIO

Figura 6: Proceso de la Gestión

Documental

25

Administración Pública: Es aquella función del Estado que consiste en una actividad concreta, continua, práctica y espontánea de carácter subordinado a los poderes del Estado y que tienen por objeto satisfacer en forma directa e inmediata las necesidades colectivas y el logro de los fines del Estado dentro del orden jurídico establecido y con arreglo a este. Archivo Central: Agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Expediente: Es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión. También puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o administrativo que lleva un cierto orden. Interoperabilidad: Capacidad que tiene un producto o un sistema, cuyas interfaces son totalmente conocidas, para funcionar con otros productos o sistemas existentes o futuros y eso sin restricción de acceso o de implementación. ISO: ISO es la Organización Internacional para la Estandarización, que regula una serie de normas para fabricación, comercio y comunicación, en todas las ramas industriales.

Se conoce por ISO tanto a la Organización como a las normas establecidas por la misma para estandarizar los procesos de producción y control en empresas y organizaciones internacionales.

26

Metadatos: Datos estructurados que describen y permiten encontrar, gerenciar, comprender o preservar documentos archivísticos al largo del tiempo. La Nube: La computación en nube es un sistema informático basado en Internet y centros de datos remotos para gestionar servicios de información y aplicaciones. La computación en nube permite que los consumidores y las empresas gestionen archivos y utilicen aplicaciones sin necesidad de instalarlas en cualquier computadora con acceso a Internet. Política Pública: Son las respuestas que el Estado puede dar a las demandas de la sociedad, en forma de normas, instituciones, prestaciones, bienes públicos o servicios. En este sentido, está ligado directamente a la actividad del Estado en tanto ejecutor, es decir, aludiendo a la Administración del Estado, centralizada o descentralizada. Involucra una toma de decisiones y previamente un proceso de análisis y de valorización de dichas necesidades. Trazabilidad: La propiedad del resultado de una medida o del valor de un estándar donde éste pueda estar relacionado con referencias especificadas, usualmente estándares nacionales o internacionales, a través de una cadena continúa de comparaciones todas con incertidumbres especificadas.

27

BIBLIOGRAFÍA

Archivo General De La Nación De Colombia. (1997). Reglamento General de

Archivos. (2a ed). Santafé de Bogotá.

Cebrián, A. Raposo, R. & Santos, J. (1998). Modelo Organizacional para un

Sistema Nacional de Archivos.

Jaén, Luis F. (s.f.) Los Sistemas Nacionales de Archivos de América Latina:

Análisis de sus Preceptos Legales.

Sociedad Colombiana de Archivistas. (2012) IV Convención Internacional de

Archivistas. Abril de 2012.

Valdez, B. (2008). Los Manuales Administrativos para el Buen Funcionamiento de

las Bibliotecas Mexicanas. México

28

WEBGRAFÍA

Alonso, J. García, A. Lloverás, M. (2008). La Norma ISO 15489: Un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones. [En línea], Disponible en: http://eprints.rclis.org/12263/1/Alonso_Garcia_Lloveras_-_La_norma_ISO_15489.pdf Archivo General de la Nación. Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616 Diccionario Jurídico. [En línea], Disponible en: http://www.diccionariojuridico.mx/?pag=busqueda&i=D&act=2 Funciones del Archivista. Tomado de: http://archivo.ucr.ac.cr/docum/proygradua.pdf Secretaría de Educación Pública, Sistema de Gestión de la Calidad. México. Tomado de https://sites.google.com/site/sgcitslp/manual-del-sgc

29

CRÉDITOS

Líderes de Proyecto

Carlos Fernando Cometa Hortúa.

Juan Pablo Vale Echeverry.

Líder de Línea

Julián Andrés Mora Gómez.

Expertos Temáticos

Eliana del Pilar Ospina Castañeda

Sandra Milena Montoya López

Asesora Pedagógica

Leidy Diana Cuellar Serna

Editora

Beatriz Helena Duque Ospina