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REVISADO POR: Ingrid Johana Castillo Rivera APROBADO POR: Ana Fernanda Muñoz Otoya

CARGO: Directora Financiera CARGO: Presidente Ejecutiva

Código: DFM-01 Versión: 06 Vigencia: 2019-05-15

MANUAL FINANCIERO

CONTENIDO

INTRODUCCION 02 CAPITULO I. INGRESOS 03 CAPITULO 2. CUENTAS BANCARIAS Y AUTORIZACIONES 05

CAPITULO 3. CAJA GENERAL 07

CAPITULO 4. CAJA MENOR 13

CAPITULO 5. CUENTAS POR COBRAR Y CHEQUES DEVUELTOS 19

CAPITULO 6. ANULACION DE RECIBOS, CUADRES DE CAJA, CONSIGNACIONES Y CONCILIACIONES 21

CAPITULO 7. EGRESOS 25

CAPITULO 8. MANEJO DE INVERSIONES 27

CAPITULO 9. MANEJO DE CAJAS FUERTES 28

CAPITULO 10 MEDIDAS DE SEGURIDAD OFICINA DE TESORERIA 29

CAPITULO 11. ANULACION DE CHEQUES NO RECLAMADOS CON MAS DE 60 DIAS

DE GIRO Y DE CHEQUES RECLAMADOS Y NO COBRADOS, CON UNA ANTIGÜEDAD

DE 6 MESES 30

CAPITULO 12. REEMPLAZOS EN EL AREA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD 31

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INTRODUCCIÓN

El presente Manual Financiero tiene como objetivo principal dar a conocer a todos los colaboradores que tengan incidencia sobre manejos de dinero al interior de la Entidad, la forma en que se deben desarrollar las actividades que afecten la destinación de los rubros contables presentes en el Presupuesto de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

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CAPITULO I

INGRESOS

Los ingresos en la Cámara de Comercio del Cauca, están clasificados en Ingresos provenientes de la actividad registral (Ingresos de Origen Público) e ingresos provenientes de otras actividades (Ingresos de Origen Privado).

1.1. INGRESOS PROVENIENTES DE LOS RECURSOS PÚBLICOS Registro Mercantil. Son aquellos derivados de la matricula mercantil del comerciante y del establecimiento de comercio, así como su respectiva renovación; los valores que se generan por concepto de inscripción de actos, documentos y libros de los cuales la Ley exige esa formalidad y las sumas que por concepto de la expedición de certificados recaude la Cámara de Comercio.

Registro de Proponentes: Son aquellos derivados de la inscripción, renovación, actualización y certificación de los proponentes.

Registro de las ESAL: Son aquellos derivados de la inscripción y certificación de las Entidades sin ánimo de lucro.

Otros ingresos públicos: Son aquellos generados por operaciones realizadas con recursos de origen público, tales como capacitaciones, eventos, rendimientos financieros, arrendamientos de muebles, inmuebles, honorarios y otros. 1.2. INGRESOS PROVENIENTES DE RECURSOS PRIVADOS Se incluyen en este grupo las cuotas establecidas en el Reglamento de afiliados de la Cámara de Comercio del Cauca, las cuales son aprobados por la Junta Directiva de la Entidad, para comerciantes afiliados al programa Aliado Plus.

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Ingresos derivados de capacitaciones, eventos, rendimientos financieros, arrendamientos de muebles, inmuebles, honorarios, venta de información, donaciones, servicios especiales y otro tipo de actividades que por su naturaleza puedan catalogarse como de origen privado. 1.3. RECAUDOS Los ingresos de la Cámara de Comercio se recaudan a través de:

Cajas de la sede principal, las oficinas seccionales, oficinas receptoras o ventanillas autorizadas.

Recaudos de dinero en efectivo, tarjetas de crédito o débito y cheques a la fecha.

Depósitos de los usuarios hechos en las cuentas bancarias de la Cámara, verificados previamente por Tesorería.

Certificaciones o notas de rendimientos financieros obtenidos del manejo de inversiones o cuentas de ahorro propias de la Entidad.

Depósitos que hagan los colaboradores o promotores debidamente autorizados, en las jornadas de renovación o descentralización en los diferentes Municipios del Departamento.

Transacciones online, por concepto de servicios virtuales correspondientes a los Registros Públicos.

Convenios interinstitucionales para recaudo. Dentro de las Políticas contables, se establecen las normas de manejo que comprenden autorizaciones, manejo de equivalente y efectivo, además de los conceptos que tienen que ver con los procedimientos del quehacer diario de la gestión financiera y sus relaciones con las demás áreas.

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CAPITULO 2

CUENTAS BANCARIAS Y AUTORIZACIONES

2.1. PROCEDIMIENTOS 2.1.1. APERTURA Y CIERRE DE CUENTAS BANCARIAS El Área de Tesorería es la única dependencia autorizada para el trámite de apertura y/o cierre de cuentas bancarias al interior de la Entidad, previa autorización impartida por la Presidencia Ejecutiva o la Dirección Financiera. De acuerdo a lo anterior, se deben diligenciar los formatos correspondientes, los cuales llevarán la firma de la Presidencia Ejecutiva, para que puedan ser radicados en el banco elegido, adjuntando la documentación solicitada. De los documentos generados en esta actividad debe quedar una copia en el área de Tesorería de la Entidad, la cual se conservará como soporte de la apertura de cuentas bancarias. Por otra parte, la apertura de las cuentas de nómina estará a cargo del Área de tesorería de la Entidad, previa solicitud del Área de talento humano. 2.1.1.1. Apertura La apertura de cuentas se puede dar por:

La creación de una nueva oficina.

Necesidad de cambio de banco o sucursal del mismo.

Necesidad de manejo especial de fondos. La entidad financiera en que se realice la apertura de la cuenta, en todos los casos debe tener calificación triple AAA. 2.1.1.2 Cierre de Cuenta Teniendo en cuenta el cumplimiento del objetivo o necesidad de uso de una cuenta bancaria, la Dirección Financiera, previa autorización de la Presidencia Ejecutiva, emite la

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directriz de cierre de la misma, de esta forma la Tesorería solicita al banco su cancelación, aplicando el proceso establecido para tal fin. De igual manera, procederá a anular y destruir la chequera en caso de existir. 2.2 CHEQUES O CHEQUERAS Para la solicitud de chequera o formas continuas, el área de Tesorería, previo visto bueno de la Dirección Financiera realiza la requisición al banco para la entrega de las mismas. Para el caso de las chequeras, se especificará el nombre del colaborador autorizado para su entrega y la cuenta bancaria asociada. El Área de Tesorería deberá controlar la existencia de chequeras y cheques en forma continua, de tal manera que al evidenciar la baja disponibilidad de los mismos, solicite al banco su impresión y suministro en la cantidad que se determine con la Dirección Financiera. En caso de suscribir un nuevo convenio con una entidad bancaria, desde el Área Financiera se definirá la estructura requerida para las formas continuas. Todos los pagos que deba realizar la Cámara de Comercio, serán ejecutados a través del Área de Tesorería, mediante cheques o transferencia electrónica previo cumplimiento de los requisitos que se establecen para cada caso en lo concerniente a autorizaciones y soportes. La asignación y modificación de las firmas válidas ante los Bancos para la rubricación de cheques y aspectos de representación, será autorizada por la Presidencia Ejecutiva. Los colaboradores autorizados para firmar los cheques emitidos por la Entidad no podrán delegar tal autorización. Cuando un colaborador autorizado para firmar cheques o autorizar traslados, se retire de la Entidad, deberá existir comunicación previa de la Presidencia Ejecutiva a la Dirección Financiera, anunciando el evento y la fecha límite de vigencia de la autorización a revocar. El proceso de revocación de la firma autorizada ante las entidades bancarias se debe realizar desde la Tesorería. El diligenciamiento, almacenamiento y custodia de las chequeras o cheques impresos en forma continua, estará a cargo de Tesorería.

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El almacenamiento de los cheques girados y no entregados al proveedor será responsabilidad de Tesorería, y deberán permanecer dentro de la caja fuerte. En ninguna circunstancia deberán firmarse cheques en blanco, ni girados al portador. No deben autorizarse a ningún nivel jerárquico cambios de cheques de cuentas personales, de otras plazas o girados por la Entidad con dineros de los recaudos de la Cámara de Comercio, excepto los cheques de reembolsos de caja menor. 2.2.1 Autorizaciones Los cheques siempre llevarán dos (2) de cuatro (4) firmas registradas, acompañadas de un sello húmedo y sello protectógrafo. Todos los pagos deben llevar sello restrictivo “Páguese al primer beneficiario”, por seguridad de la Entidad y del beneficiario. Las solicitudes para el levantamiento de los sellos restrictivos en todos los casos deben constar por escrito previa autorización de la Presidencia Ejecutiva o quien esta delegue, excepto los cheques de reembolso de caja menor.

CAPITULO 3

CAJA GENERAL

El manejo de la caja general en la Entidad estará bajo la responsabilidad directa de la Tesorería. Entre tanto el manejo de ingresos, egresos, inversiones y flujo de fondos, con sus respectivas proyecciones y presupuestos corresponde a la Dirección Financiera en conjunto con la Tesorería. Todo ingreso debe estar soportado por el correspondiente recibo de caja oficial (documento equivalente a la factura) o el respectivo documento soporte como consignaciones, notas contables o notas créditos. Los recibos de caja serán prenumerados por el sistema y emitidos en original y una copia. Cuando el pago se origina por documentos de los registros públicos, el recibo original será entregado al cliente y la copia acompañará los documentos radicados en la Entidad en todo

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su trámite. Cuando el pago se origina por otros conceptos, el original será para el cliente y la copia para el área generadora del ingreso. Para el caso de las Jornadas de Descentralización del Registro en los Municipios distintos a donde se ubican las oficinas de la Entidad o para la venta de los servicios del área de Promoción y Desarrollo, se podrá hacer uso de Recibos de caja para ser diligenciados manualmente, teniendo en cuenta lo siguiente:

a. Los recibos de caja para diligenciamiento manual deben ser preimpresos en

tipografía, prenumerados en forma consecutiva y con la información completa de la Entidad, en original y una copia.

b. El control de los talonarios de recibos de caja manual debe ser ejercido por el colaborador encargado de la Tesorería, el cual llevará un registro donde se indique la asignación de los talonarios y la numeración de los recibos en la distribución en las sedes. Para la legalización de cada recibo manual, este deberá contar con el número del recibo pre impreso para garantizar así el registro y control de los dineros recaudados, cuando se agote cada talonario, este deberá ser entregado a la Tesorería. El manejo de los recibos de caja manuales, será responsabilidad del colaborador autorizado para su uso.

c. En las oficinas seccionales, el Director será el responsable de la custodia de los recibos de caja manual, los mismos deberán guardar el orden cronológico del uso, dar ingreso en la misma fecha de su elaboración generando el recibo oficial de caja emitido por el Sistema, cada recibo manual expedido con anterioridad deberá contar con el número del recibo. En las sedes respectivas, esta labor y responsabilidad recae en el Colaborador encargado de la Jornada de descentralización del Registro o del área de Promoción y Desarrollo.

d. Queda absolutamente prohibida la elaboración de recibos manuales de caja en

situaciones distintas a las jornadas de descentralización de registro o en la venta de servicios del área de Promoción y Desarrollo, como se enunció en los literales anteriores, a excepción de la venta de formularios y recepción manual de tramites de los Registros Públicos o del área de Promoción y Desarrollo, en caso de presentar problemas con el sistema y cuando los enlaces de contingencia no den respuesta; para tales fines se deberá solicitar el respectivo talonario al responsable, los cuales deberán ingresar al sistema el mismo día de su emisión.

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e. Cuando se produzcan errores en el registro de ingresos, por parte de los Auxiliares de Registro II, el colaborador responsable informará al superior inmediato sobre este error para que éste solicite a la Dirección Financiera la anulación de la operación correspondiente, esto se deberá realizar el mismo día, adjuntando el recibo original y la copia. En caso de requerir la generación de un certificado por gastos administrativos, el colaborador habilitado para tal fin deberá solicitar autorización al jefe inmediato o persona autorizada desde el área de Registros Públicos, quien llevará el control respectivo.

f. Absolutamente todos los ingresos recaudados por la Entidad deben consignarse a más tardar el día hábil siguiente de servicio bancario a la fecha en que se produjo dicho recaudo.

g. Una vez se entregue al mensajero el dinero con las respectivas consignaciones, este debe firmar el formato de Ingresos públicos y privados DFF-01, los recursos deberán ser consignados inmediatamente en los bancos asignados. Bajo ninguna circunstancia estos dineros deberán ser regresados al tesorero; salvo un caso comprobado de fuerza mayor. El valor que podrá transportar el mensajero dependerá de las pólizas adquiridas por la Entidad.

3.1. INGRESOS POR FACTURACIÓN DE SERVICIOS O PRODUCTOS: La Cámara de Comercio, en principio, no ofrecerá servicios para facturar a crédito. No obstante, para cubrir las eventualidades que puedan presentarse con los usuarios, se hace necesario establecer la emisión de una factura a crédito, con autorización de la Presidencia Ejecutiva o quien esta delegue, mediante oficio. 3.1.1. Autorizados para emitir facturas: El Área Financiera, es la única dependencia autorizada para la elaboración de las facturas, las cuales serán expedidas por el software contable, previa solicitud del área responsable de ofertar un servicio de la Entidad.

3.1.2. El original de la factura y sus copias serán distribuidos así:

- Original para el cliente. - Copia para archivo del área de Tesorería.

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- Copia para el colaborador que solicita la emisión de la factura, quien será el responsable directo de realizar la actividad de seguimiento para el cobro de los dineros facturados.

3.2 INGRESOS POR RENTA DE INVERSIONES: Los ingresos por rendimientos de inversiones se harán efectivos con la certificación o nota crédito que al respecto conseguirá tesorería ante la correspondiente entidad bancaria, generando ésta el movimiento contable y soportándose con el título correspondiente de cada inversión. Los títulos serán custodiados en la caja fuerte de la Tesorería. 3.3 ARQUEOS Y SUPERVISIÓN DE CAJA 3.3.1 Objetivo

Mantener el control de todas aquellas operaciones de ingreso de dineros que se reciben y se consignan en la Entidad. De igual forma se debe aplicar este procedimiento para cajas menores y todo lo relacionado con manejo de efectivo. 3.3.2 Responsable El responsable directo de los arqueos es la Dirección Financiera sin eximirlo de la misma cuando este delega en otro colaborador su elaboración, siempre y cuando la persona delegada pertenezca al Área Financiera. Desde Control Interno se deben realizar arqueos en forma selectiva y aleatoria, como proceso de control adicional al adelantado por la Dirección Financiera. 3.3.3 Normas El arqueo de caja se debe hacer directamente en el sitio donde se encuentra ubicada la caja y sin previo aviso. El colaborador encargado deberá escoger al azar una o más de las cajas de acuerdo a su criterio, rotándolas en cada oportunidad. Las fechas en las que se realiza el arqueo deben ser diferentes.

El colaborador que coordina el arqueo debe diligenciar el documento de arqueo, en donde se describen tanto los dineros y títulos valores, como los documentos que en el momento del arqueo se encuentren en la caja, la anterior información se debe archivar en orden cronológico en la dependencia que realiza el arqueo y debe contar con la totalidad de firmas requeridas.

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El colaborador responsable del recaudo y de las cajas menores, deberá contribuir al adecuado desarrollo del arqueo.

Se realizará arqueo a las cajas del Registro Público y a las cajas menores de la Entidad. El dinero debe ser almacenado en el elemento de seguridad asignado por la Cámara. El colaborador encargado de esta labor no podrá mantener dinero que provenga de actividades propias de la Cámara por fuera del elemento antes indicado. Los dineros pertenecientes al colaborador no podrán ser guardados en el elemento de seguridad asignado para salvaguardar los recursos de la Entidad. En caso de presentarse un sobrante al realizar un arqueo el dinero debe ser consignado por parte del responsable de caja, entre tanto en caso de presentarse un faltante, el colaborador encargado de la caja debe tomar las medidas necesarias para cuadrar caja.

Los Auxiliares de Registro II y los responsables del manejo de la caja menor, ubicados en la sede principal, solo están autorizados para realizar cambio de dinero por sencilla en el horario establecido para tal fin con el responsable de tesorería en la sede.

Los arqueos deben realizarse mínimo una (1) vez al mes. Para el caso de los arqueos realizados por Control Interno, se debe entregar copia del resultado del arqueo a la Dirección Financiera, en el caso del arqueo realizado desde el área Financiera, el documento del arqueo debe llevar el visto bueno del Director Financiero.

El monto de dinero recaudado, incluyendo la base en cada caja del registro, no puede sobrepasar el valor máximo expresado y contenido en las pólizas de seguros vigentes. 3.4 CREACIÓN, APERTURA Y CIERRE DE CAJA

3.4.1 Creación y autorización de bases de caja

Las bases de caja se deben crear, eliminar o modificar mediante memorandos, según lo informado por el Área de Talento Humano, quien revisará la viabilidad en asocio con el jefe de área, para posterior aprobación de la Presidencia Ejecutiva o quien esta delegue.

El valor asignado para las bases de caja será concertado por la alta dirección y notificado a los interesados a través de memorando, que debe ser elaborado por el Área de Contratación.

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3.4.2 Apertura de bases de caja La Dirección Financiera será la dependencia encargada de dar cumplimiento al memorando de creación, modificación o eliminación de bases de caja y de coordinar el trámite para contar con la disponibilidad respectiva; las bases deben quedar a nombre del responsable del manejo de la caja. De igual manera, se le debe informar a la Tesorería sobre la creación de bases de caja para que esta realice los procesos administrativos asociados con la asignación de dichas cajas (emisión de cheques, compra de dotación para custodia de efectivo, entre otros) y al Coordinador Contable y Financiero para crear la respectiva cuenta contable en el software manejado por la Entidad. Una vez finalizada la contratación de un colaborador que tenga asignada una base de caja, se procede a la devolución de la misma, soportando este proceso con un documento de arqueo para posteriormente realizar la consignación del valor asignado a la base de caja. 3.4.3 Cierre de caja Al finalizar cada jornada se debe realizar el cierre de caja, para lo cual en la sede principal, los cajeros deben dirigirse a Tesorería. En el caso de las seccionales, los colaboradores deben enviar una notificación a Tesorería indicando el valor con el cual se cierra la caja. Desde Tesorería se realiza el cierre de todas las cajas de la Entidad. En caso de presentarse un sobrante, el Tesorero debe registrar tal información en el software empleado para cierre de caja, el valor del sobrante estará inmerso en el cierre de caja y será notificado al Auxiliar de Registro II encargado. Entre tanto en caso de presentarse un faltante, la Tesorería informará tal situación al Auxiliar de Registro II para que se tomen las medidas necesarias para cuadrar caja. En todo caso, el Auxiliar de Registro II debe esperar hasta que se finalice el cierre por parte de Tesorería. Cuando se presente alguna falencia en los sistemas de información o comunicación de la Entidad, se debe informar a la Dirección de Tecnología o al proveedor del software, que implementará las contingencias necesarias para dar solución a la situación presentada. En caso que en el mismo día no se logre dar solución a la situación presentada, se debe establecer una alternativa para lograr dar cierre a las cajas, pues estas se deben cerrar sin excepción el mismo día de operación. Lo indicado previamente se encuentra soportado además en la Política contable: Disponible y equivalentes de efectivo Pymes.

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CAPITULO 4

CAJA MENOR

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJAS MENORES 4.1. Creación autorización de cajas menores

Las cajas menores se deben crear, eliminar o modificar mediante memorandos, según lo informado por el Líder de proceso, quien revisará la viabilidad en asocio con la Presidencia Ejecutiva o quien esta delegue, para posterior aprobación por parte de ésta.

4.2. Apertura de cajas menores

La Coordinación de Contratación será la dependencia encargada de preparar los memorandos por medio de los cuales se constituyan o modifiquen las cajas menores, referenciado el nombre del colaborador responsable con su respectiva identificación. De la misma manera se le debe informar a la Dirección Financiera la creación de la caja menor, para que esta realice la apertura de la misma en el Sistema Contable, y al área de Control Interno para los fines pertinentes.

4.3. Procedimientos de control y registro de las cajas menores.

El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por los colaboradores asignados para su manejo, a través del software contable, de acuerdo con la estructura de control establecido por la Entidad, registro que en cualquier momento puede ser verificado.

El responsable de caja menor debe realizar los siguientes controles:

Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados.

Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha del pago, número del comprobante de caja menor, nombres y apellidos completos del beneficiario, Nit. del beneficiario, dirección y teléfono del beneficiario, codificación del centro de costos y el programa afectado, concepto claro del pago y valor pagado, lo anterior de acuerdo a la información solicitada por el software contable, los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados se enumeran en forma consecutiva y ascendente.

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La primera entrada (partida débito) en el control diario de la caja menor, corresponderá al valor del primer cheque que se expida para disponer de los fondos en efectivo, y las salidas (partida crédito) cuando se realicen pagos de los bienes o servicios.

En caso de fallas en el sistema, los registros auxiliares se deben llevar en forma manual, de tal manera que los errores de trascripción que se lleguen a presentar se deben corregir mediante la anotación respectiva en el renglón siguiente, así queda constancia de la corrección. No se admiten tachones, borrones o cualquier otra enmendadura.

4.4. Colaboradores encargados del manejo

La Presidencia Ejecutiva, podrá designar a cualquier colaborador idóneo de la Entidad para que sea responsable del manejo de las cajas menores, excepto a quienes estén desempeñando funciones del área de Control Interno o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto. Desde el Área Financiera se debe realizar la debida inducción o re inducción a los colaboradores designados para manejar cajas menores.

El uso de los recursos de la caja menor es responsabilidad de los colaboradores solicitantes; para hacer entrega del dinero el encargado de la caja menor verifica que el gasto sea acorde a las necesidades de la Cámara y según su viabilidad hace firmar un recibo provisional que debe contar con el visto bueno del jefe inmediato del colaborador solicitante, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar al día hábil siguiente.

Las compras realizadas con los recursos de caja menor deben llevarse a cabo en establecimientos formales, que cumplan con los requisitos de ley que le sean aplicables.

Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, incapacidad licencia, encargo o vacancia definitiva, el jefe inmediato deberá informar oportunamente a la Coordinación de Contratación para que éste a su vez, realice el respectivo memorando autorizado por la Presidencia Ejecutiva, para encargar a otro colaborador que deberá ser capacitado por el área financiera para el manejo de la misma, el jefe inmediato deberá velar para que este procedimiento se cumpla.

Cuando se termine el año fiscal, deberá hacerse una legalización definitiva de la caja menor, efectuando el reembolso total de los gastos realizados, y consignando el efectivo existente con corte a la fecha, enviando los soportes respectivos al área financiera.

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4.5 Conceptos y montos

La cuantía máxima de cada una de las cajas es autorizada por la Presidencia Ejecutiva.

El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar reintegros o gastos identificados y definidos y que tengan el carácter de urgentes y/o menores, los cuales solo requerirán de autorización del jefe inmediato para su entrega.

El monto máximo permitido para pagos en efectivo es el equivalente al 10% del valor total de la caja menor, o el valor autorizado estipulado en el memorando respectivo. En forma excepcional se podrán cancelar valores superiores en las Oficinas Seccionales, hasta por el monto de los valores a pagar por concepto de servicios públicos de acueducto y alcantarillado, energía eléctrica y teléfono.

Los recursos asignados a las cajas menores se pueden utilizar para el pago de bienes y/o servicios de cualquier naturaleza con excepción de los siguientes conceptos en el PUC los cuales para su pago por caja menor requieren de autorización previa del Área Financiera debido a que están sujetos a retención en la fuente:

Honorarios.

Combustible y lubricantes.

Otros conceptos que den base para retención en la fuente y se requiera su pago a través de caja menor.

4.6. Documentos soporte de las transacciones

El soporte que evidencia el registro del gasto en el software contable debe contar la autorización de la Presidencia Ejecutiva, Directores de Área o Directores de las Oficinas Seccionales, quienes deben autorizar con su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de la caja menor. En caso de ausencia de alguno de ellos y especialmente en ausencia de los Directores de las Oficinas Seccionales, la firma de autorización de los pagos por fondos de caja menor la debe realizar su jefe inmediato o el colaborador designado por memorando para su reemplazo.

Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de las cajas menores, deben cumplir todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario y demás normas legales aplicables:

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“ARTÍCULO 617. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA: Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 617 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta; b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios,

junto con la discriminación del IVA pagado; d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de

facturas de venta; e) Fecha de su expedición; f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) Valor total de la operación; h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura; i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas;

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa, de acuerdo con la Resolución de autorización de facturación por computador expedida por la DIAN.

Para aquellos que no son responsables de IVA, se exigirá copia del RUT que corrobore dicha condición y se elaborará la respectiva factura o documento equivalente”.

Para el caso de pago de reintegros por caja menor, el colaborador solicitante deberá presentar la solicitud de reintegro autorizada por el Director encargado, recibo original y copia del servicio facturado (en caso de no contar con el recibo debido a su pérdida se puede presentar la respectiva denuncia).

4.7. Reembolsos y legalización de la caja menor.

Cuando se haya gastado por lo menos el cincuenta por cuento (50%) de los fondos de la caja menor, se debe radicar en Tesorería la relación totalizada de los recibos de caja menor de los gastos efectuados, que es generada por el software, para su correspondiente trámite de reembolso, acompañada de todos los soportes; una vez la solicitud de reembolso sea revisada y radicada en el area de tesorería se tendrán cuatro (5) días hábiles para el proceso de elaboración de cheque y posteriormente se realizará la entrega o envió a las

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oficinas solicitantes, en especial a las Oficinas Seccionales ubicadas en Municipios diferentes a los de la sede principal de la Entidad.

En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

2. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

3. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.

4. Relacionar dirección, teléfono en el comprobante de gastos. 5. Cumplir con todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario y

demás normas legales aplicables.

4.8. Arqueos de la caja menor

Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos con una periodicidad mínima de una (1) vez al mes por colaboradores que tengan dicha responsabilidad, y que sean independientes al proceso en el que se revisa la caja menor, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos, adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, independientemente de la verificación que se pueda realizar por parte de la Revisoría Fiscal.

De los resultados que se establezcan, se debe dejar constancia en el documento de arqueo, firmado tanto por el colaborador que los practique como por quien tenga asignada la caja menor.

En caso de presentarse diferencias por sobrantes se debe realizar la consignación de dichos valores y en caso de un faltante el colaborador encargado de la caja debe tomar las medidas necesarias para cuadrar caja, en el documento de arqueo deberá quedar constancia del faltante encontrado y su causa, en caso de tenerse evidencia. En caso de que el sobrante o faltante esté en fracción de menos de cincuenta pesos, no será causal de novedad en el arqueo. El faltante o sobrante que arroje el arqueo deberá ser contabilizado a una cuenta de responsabilidades o de otros ingresos dependiendo del hallazgo.

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En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, los comprobantes de egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valor total autorizado para la caja menor.

4.9. Prohibiciones

Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las cajas menores:

1. Atender gastos personales o préstamos y cambiar cheques del colaborador que tenga a su cargo la caja menor, o de cualquier otra persona.

2. Fraccionar pagos de un mismo elemento, servicio o proveedor. 3. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de la Caja

menor 4. Atender pagos por conceptos inherentes a la nómina. 5. Permitir demoras mayores a un (1) día hábil para la legalización de recibos

provisionales. 6. Tramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de cancelarlos

con los recursos de la caja menor. 7. No se deben realizar pagos por anticipado de bienes y servicios a excepción de

aquellos casos en que se cuente con un soporte temporal de la prestación del servicio.

8. Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la Entidad.

4.10. Póliza global de manejo

El Área Administrativa es responsable de gestionar ante la compañía de seguros respectiva, la inclusión en la Póliza Global de Manejo vigente de los colaboradores a quienes se designe para el manejo de las cajas menores, lo anterior previa notificación del área de Talento Humano.

4.11. Reintegros definitivos

Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió.

Cuando un colaborar deje de tener a su cargo una caja menor, esta no se podrá reasignar hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad

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4.12. Normas generales de la caja menor

Previo a la realización del gasto, se debe consultar la disponibilidad presupuestal por parte del colaborador solicitante. Si no hay presupuesto autorizado, no se debe efectuar el gasto, hasta tanto se haya aprobado la adición o el traslado presupuestal por parte de la Junta Directiva de la Entidad.

La fecha del comprobante de gasto debe corresponder al mes que se está legalizando.

Se debe efectuar corte mensual del movimiento de caja menor y pasar al Área Financiera todos los comprobantes de egreso pendientes de reembolso del mes anterior, a más tardar el primer día hábil siguiente del nuevo mes, con el fin de hacer registros contables en el periodo correspondiente y evitar reportes extemporáneos de documentos al proceso financiero con las implicaciones que esto genera en la calidad de la información de los Estados Financieros.

La legalización definitiva de la caja menor, constituida durante el año, se hará antes del 31 de diciembre, fecha en la cual se deberá enviar los comprobantes de egreso pendientes de reembolso al Área Financiera y reintegrar el saldo sobrante. El colaborador responsable de la caja menor, responderá por el cumplimiento de su legalización oportuna y del manejo de los dineros que se encuentren a su cargo.

Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar al área de Control Interno, la Revisoría Fiscal o quien delegue la Entidad.

Lo indicado previamente se encuentra soportado además en la Política contable: Disponible y equivalentes de efectivo Pymes.

CAPITULO 5

CUENTAS POR COBRAR Y CHEQUES DEVUELTOS

5.1. Cuentas por cobrar En la Cámara de Comercio del Cauca no existe de manera definida una sección de cobranzas, por lo que la responsabilidad ejecutiva de esta operación queda delegada así:

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a. Únicamente la Presidencia Ejecutiva podrán autorizar la venta de bienes y servicios a crédito de la Entidad. b. La elaboración de facturas a crédito será responsabilidad de Tesorería previa autorización del Coordinador Contable y Financiero. c. Para el cobro de facturas a crédito autorizadas a las áreas o seccionales de la Entidad, la responsabilidad recaerá sobre el colaborador que en su momento haya solicitado la emisión de dicha factura. d. El Auxiliar contable II, es el responsable de verificar los vencimientos de las facturas y deberá informar por escrito al área o responsable de la factura para que inicie la gestión detallada a continuación:

De 1 a 15 días de vencimiento, llamada telefónica al usuario.

Con 30 días de vencimiento se hace requerimiento escrito al usuario, para esto se contará con el acompañamiento del Área de Contratación.

f. Aquellas cuentas por cobrar que pasados treinta (30) días de su fecha de vencimiento no se hayan hecho efectivas, serán presentadas por el Auxiliar Contable II de la Entidad al Área de contratación, de tal manera que se inicie la gestión necesaria para realizar el cobro jurídico, para esto se podrá contar con el apoyo del Asesor Jurídico externo quien adelantará las acciones ejecutivas para el cobro. Teniendo en cuenta el concepto emitido por el Asesor Jurídico frente a la viabilidad de recuperar la cartera, el Área Financiera debe calcular el deterioro de la cartera basado en sus políticas contables (ver política de Instrumentos Financieros - Cuentas por Cobrar). 5.2. Cheques devueltos En caso que la persona encargada de realizar las conciliaciones bancarias o desde el Área de Control Interno se identifique la devolución de cheques, esta situación será notificada al Tesorero, quien deberá:

- Estar pendiente de las notas de devolución de cheques y de los cheques. - Estar pendiente de las notas débito y crédito. - Llevar el control de los cheques devueltos y hacer las gestiones pertinentes para recuperar estos dineros, informando de su gestión a su jefe inmediato.

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- Establecer comunicación con el girador del cheque para notificar la situación identificada y solicitar que esta se corrija para que se pueda realizar el pago.

Si la gestión se culmina, el Tesorero devolverá el cheque será devuelto a su girador, previa recepción del soporte que evidencie que el pago ha sido efectivo. Si por el contrario, en un periodo no mayor a quince (15) días hábiles, el cheque resultara incobrable, el Tesorero lo remitirá a la Dirección Financiera, acompañado de una comunicación en la que se explique la situación, de tal forma que la Dirección Financiera realice las gestiones necesarias para el cobro judicial. Este último proceso contará con el apoyo del Área de Contratación.

CAPITULO 6

ANULACION DE RECIBOS, CUADRES DE CAJA, CONSIGNACIONES Y CONCILIACIONES

6.1. ANULACION DE RECIBOS: Si un cajero emite un recibo en forma errada, el mismo día, antes de realizar el cuadre de caja, debe informar a la Dirección de Registros y Gerencia CAE, Dirección de Oficina Seccional o a quien haga sus veces, sobre la situación presentada. De igual manera, deben seguirse los siguientes pasos:

1. La Coordinación CAE, el Abogado Auxiliar en la seccional del Norte o el director de Oficina Seccional del Sur, verifica el error y elabora un oficio o correo electrónico dirigido a la Dirección Financiera o al Coordinador Contable y Financiero, para solicitar la anulación del recibo; en ausencia de alguno de los colaboradores antes indicados, la solicitud de anulación será remitida a la Dirección de Tecnología.

Para el caso de Popayán, la solicitud debe llevar el visto bueno de la Dirección de Registros públicos y Gerencia CAE.

2. El oficio o correo electrónico debe contener, como mínimo, la siguiente información:

Solicitud de anulación del recibo. Recibo No. ____ Operación No. _______ Valor del recibo $ _______ Nombre del Usuario ____, Nombre del Cajero _________ CAUSA o motivo que genera la anulación________

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NOTA: Al oficio o correo electrónico debe adjuntarse el recibo anulado en original y copia,

este soporte debe reposar en la Dirección Financiera. En el caso de las seccionales y teniendo en cuenta que la solicitud es remitida por correo electrónico, a más tardar el día siguiente, se deberá hacer llegar al Área Financiera el recibo original y su copia en medio físico.

6.2. CUADRES DE CAJA. Antes de iniciar la jornada diaria de trabajo, el Tesorero debe realizar la entrega de las bases de caja a los Auxiliares de Registro II. Cada uno de los cajeros al terminar la jornada de la mañana inmediatamente procederá a entregar al colaborador de tesorería o quien ejerza esa función, el valor total recaudado en la jornada, más la base, en la bolsa de seguridad asignada con llave, de lo cual se dejará constancia en el formato DFF-02 debidamente firmado, el Tesorero procederá a guardar dichos recaudos en la caja fuerte. Lo indicado anteriormente no aplica para las seccionales. Al terminar la jornada de la tarde cada uno de los cajeros procederá a entregar al colaborador de tesorería el valor recaudado en dicha jornada y éste a su vez hará la cuenta total con la suma recibida en la mañana, determinando así el valor total del día por cada cajero y firmando el respectivo recibo por el total recaudado.

El Tesorero procederá a realizar el cierre de caja en el sistema, a cada Auxiliar de Registro II, estableciendo si existen sobrantes o faltantes, de acuerdo al dinero que previamente recibió o que fue reportado como recaudado en las seccionales. En caso de presentarse diferencias por sobrantes, este debe registrarse por parte del Tesorero en el soporte de cada cierre y en caso de un faltante, se debe cancelar inmediatamente deberá reportar a la Dirección Financiera, quien a su vez de ser pertinente informará a la Presidencia Ejecutiva, para las investigaciones administrativas a que haya lugar.

Los cuadres finales de cada uno de los cajeros, producidos por el sistema, deberán imprimirse y firmarse por ellos y el tesorero, para su posterior archivo. Al finalizar la jornada, los Auxiliares de Registro II deberán entregar al Tesorero las bases de caja (las cuales reposarán en la caja fuerte de la oficina de Tesorería), la copia de los recibos de venta de certificados y venta de formularios del Registro, los recibos de gastos administrativos con la firma que autoriza la generación del gasto y la causa de su expedición. Para el caso de las seccionales, la información indicada previamente debe ser

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archivada en cada seccional. En cualquiera de los casos, el Tesorero debe notificar el cierre de las cajas. 6.3. CONSIGNACIONES Las consignaciones diarias del efectivo de la Entidad serán realizadas por:

Popayán: Mensajero o quien sea delegado por la Dirección.

En la oficina Seccional Santander de Quilichao: El Director de la Oficina Seccional o quien este delegue.

En la Oficina Seccional el Bordo: El Director de la Oficina Seccional o quien este delegue. El mensajero o la persona autorizada por la Entidad encargado de realizar la consignación ante el banco, debe realizar el conteo de los dineros a consignar firmando el formato de ingresos públicos y privados DFF-01, el soporte de consignación diaria será entregado a la oficina de Tesorería el mismo día de dicha consignación Se debe escanear y enviar por correo electrónico al Tesorero la información del movimiento diario de las consignaciones realizadas en las seccionales, además de enviar el movimiento diario de caja, debidamente firmado por la persona responsable. NOTA: Los colaboradores que realizan la consignación diaria de dinero de la Entidad, deben estar cubiertos por la Póliza de Seguro respectiva. El monto máximo autorizado para transporte de valores entre la oficina principal de la Cámara y la Entidad Bancaria, será autorizado por la Alta Dirección y quedará consignado en la Póliza de seguros vigente. Durante la Jornada de Renovación o cuando así se estime necesario, la Direccion Financiera determinará la utilización de los servicios de una empresa privada de transporte de valores, se tendrá en cuenta los siguientes puntos: - El dinero de la consignación será organizado por el tesorero y diligenciará la planilla de

la transportadora. - El tesorero procederá al embalaje del dinero y a la colocación del sello de seguridad, así

mismo debe verificar, que el encargado de la empresa transportadora firme la planilla y verifique la información contenida en la bolsa de seguridad.

- El mensajero o la persona autorizada por la Entidad, se presentará en las oficinas del banco respectivo y presenciará personalmente la apertura del sello de seguridad y el

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conteo por parte del cajero del banco de los dineros de la consignación, esto si la empresa transportadora de valores así lo requiere.

- El soporte de consignación diaria será entregado a la oficina de Tesorería, con las novedades que se puedan presentar por parte de la Transportadora.

EL monto de dinero máximo en caja fuerte no puede superar el valor expresado y contenido en las pólizas de seguros vigentes, el cual será autorizado por la Alta Dirección. Cuando el Auxiliar de Registro II identifique que la suma de dinero recaudado en caja se acerca al monto máximo permitido, debe realizar la entrega de dicho dinero a la tesorería o a quien haga sus veces en Santander de Quilichao o el Bordo, para lo anterior se debe Diligenciar y firmar el recibo de avance de cajeros DFF-02. Para el caso específico de las Oficinas Seccionales, cuando se alcancen los montos autorizados en las cajas del Registro Público, el Director de la Seccional o quien este delegue realizará la consignación de dicho valor de manera inmediata. 6.4. CONCILIACIONES.

Las conciliaciones bancarias deberán realizarse dentro de los primeros quince (15) días

calendario del mes siguiente, de igual manera se debe efectuar seguimiento mensual a las

partidas pendientes, dejando evidencia en el informe. Cuando las partidas conciliatorias

superen los treinta (30) días, la persona encargada de realizar las conciliaciones, debe

realizar llamadas telefónicas a los beneficiarios de los cheques para que sean cobrados, en

el caso de que estas partidas superen más de ciento ochenta (180) días se deberá remitir un

oficio a Presidencia Ejecutiva, solicitando la anulación del cheque y contabilizándolo en una

cuenta por PAGAR hasta que el proveedor reclame el pago, en el evento de superar los

trescientos sesenta días (360) días se deberá realizar un oficio dirigido a Presidencia

Ejecutiva, en donde se comunique las consideraciones correspondientes para ser llevado al

ingreso ante el no cobro de cheque por parte del proveedor.

Lo descrito anteriormente no es aplicable para reintegros.

La persona encargada de realizar las conciliaciones revisará en el extracto bancario la liquidación de los intereses sobre los depósitos, cuentas de ahorro, otras inversiones y los gastos financieros (comisiones, cuatro por mil, entre otros) para realizar los registros contables pertinentes.

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6.5. TRASLADOS BANCARIOS.

Siempre que la Entidad requiera realizar traslados bancarios que involucren el movimiento

de ambos fondos, tanto recursos públicos como recursos privados, estos deben quedar

consignados a más tardar dos días antes de finalizar cada mes de tal forma que se realice el

canje bancario dentro del mes, en ningún momento deberán quedar girados los cheques sin

efectuar la consignación respectiva.

El Contador de la Entidad notificará a la Tesorería, previo visto bueno de la Dirección Financiera, cuando sea necesario realizar ajustes y reintegros entre ambos fondos para que esta proceda a elaborar los cheques o transferencias respectivas. La Tesorería será la responsable de la elaboración y consignación de los traslados en las fechas establecidas y a los recursos correspondientes (Público o privado).

CAPITULO 7

EGRESOS

7.1. DELEGACIONES PARA AUTORIZAR EL GASTO

En las seccionales, la facultad de ordenar el gasto queda limitada a los montos y procedimientos establecidos para el manejo de las respectivas cajas menores. Los demás gastos serán autorizados por el ordenador del gasto, según lo establecido en el Manual de Contratación de la Entidad. 7.2. RADICACIÓN DE FACTURAS Y/O CUENTAS DE COBRO: Aunque los gastos puedan generarse en cualquiera de las dependencias de la Entidad, su contabilización y/o causación se tramitará a través de facturas o cuentas de cobro originales y con el lleno de los requisitos legales. Cuando por necesidad urgente no se cuente en forma inmediata con el documento original se podrá tramitar la contabilización y pago con documento diferente mientras se provea dicho original; situación de la cual deberá encargarse el Auxiliar contable II, este trámite debe ser autorizado por la Dirección Financiera.

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7.2.1 Para las facturas o cuentas de cobro debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos: (Ver instructivo pago a proveedores DFI-01). Las cuentas de cobro, como las facturas, deben remitirse a contabilidad acompañadas de los documentos referenciados en el Manual de Contratación de la Entidad y teniendo en cuenta la tabla de cuantía para la cancelación del servicio, con la respectiva orden de compra del bien o servicio generada por el sistema y debidamente diligenciada, con el visto bueno del responsable que recibió lo facturado. Cuando la orden de compra o servicio se deriva de un contrato, es necesario que tanto en la factura o cuenta de cobro como la orden de servicio o compra, cuente con el número del contrato y el valor del pago que se tramita. 7.3. REINTEGRO A CLIENTES POR SERVICIOS NO PRESTADOS: Para los casos de reintegro de dinero por servicios no prestados, el encargado del área que prestaría dicho servicios debe tener en cuenta lo siguiente:

a) Adjuntar el recibo original y copia, así como diligenciar el formato de reintegro, el cual debe llevar la firma del interesado, la fecha, la dirección, el teléfono de contacto, número del recibo de caja en trámite, el nombre y el NIT a quien se le hará la devolución, los conceptos objeto de la devolución, el monto a reintegrar y la firma del Director del área generadora del ingreso.

Una vez se cuenta con el formato de reintegro debidamente diligenciado y con los soportes, se puede realizar alguna de las siguientes acciones:

Compensación: el Auxiliar de Registro II validará en el Área financiera que la compensación solicitado no haya sido realizada previamente, de no ser así, el Auxiliar contable procede a causar la cuenta, el Contador revisa la imputación contable de la causación y la autoriza para la compensación en el trámite que esté realizando el usuario. Cuando se realiza una compensación, se debe dar prioridad a la solicitud del Auxiliar de Registro II, toda vez que la misma se encuentra asociada a la prestación de un servicio por el cual el usuario está esperando.

Reintegro: el encargado del Área que prestaría el servicio debe radicar la solicitud de reintegro en el Área Financiera, a partir de este momento se procede según lo establecido en el Instructivo para pago a proveedores.

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7.4. COMPROBANTES DE EGRESO Los comprobantes de egreso se podrán generar en los siguientes casos:

Cheques

Transferencias electrónicas Para cualquiera de los casos antes indicado, se debe tener en cuenta que en los comprobantes de egreso deben quedar totalmente diligenciadas las casillas de preparado y revisado. En este orden de ideas, la casilla preparado por, llevará la firma o indicador del visto bueno del colaborador que elabore el cheque o la transferencia electrónica, con el respectivo comprobante de egreso; la casilla revisado por, llevará la firma o indicador del visto bueno del Director Financiero y en su ausencia del Coordinador Contable y Financiero. Todo cheque que haya sido pagado deberá contar con la firma de recibido del beneficiario o una persona que este autorice, entre tanto las transferencias electrónicos se debe contar con el boucher.

CAPITULO 8

MANEJO DE INVERSIONES

Las inversiones financieras en procura de rentabilidad para incrementar los ingresos tanto de origen público como de origen privado de la Cámara son en principio, decisión de la Presidencia Ejecutiva, como resultado de los análisis de la situación financiera que rija para el entorno económico de la Cámara de Comercio, en el momento que se determine realizar una inversión. Desde este punto de vista, será responsabilidad de la Dirección Financiera el análisis de los flujos de efectivo de la Cámara y ofrecimientos del mercado. De igual manera, será de su responsabilidad el control y comportamiento de tales inversiones y la vigilancia de sus rendimientos. Entre tanto la Tesorería será responsable de realizar seguimiento a las fechas de vencimiento, para los fines pertinentes. 8.1. INGRESOS POR RENTA DE INVERSIONES

Los ingresos por rendimientos de inversiones, se harán efectivos con la certificación o nota crédito que al respecto conseguirá Tesorería ante la correspondiente corporación o Entidad

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bancaria, generando ésta el movimiento contable y soportándose con el título correspondiente de cada inversión. Para escoger la entidad en donde se realizará la inversión se debe presentar a la Presidencia Ejecutiva mínimo tres (3) cotizaciones. Para la elección, uno de los factores determinantes es que la entidad cuente con AAA, así como la tasa de rentabilidad. A partir de la información presentada, la Presidencia Ejecutiva brindará la aprobación para seleccionar la propuesta que más convenga a la Cámara. Una vez obtenido el visto bueno de la Presidencia Ejecutiva, el Área Financiera diligencia la documentación necesaria para formalizar el proceso de inversión con la entidad bancaria. La anterior documentación debe llevar el visto bueno de la Presidencia Ejecutiva. Para el caso de CDT, su cancelación deberá solicitarse a la entidad financiera por medio escrito con dos de las firmas autorizadas para el propósito. En la cancelación de los títulos valores, deberá abonarse en una de las cuentas bancarias de la Entidad, el valor de la liquidación, caso en el cual debe solicitarse la nota crédito respectiva para proceder a su contabilización. Cuando se trata de fiducias, el banco acredita los intereses de la inversión a la cuenta autorizada por la Entidad, lo cual debe ser verificado por la persona encargada de realizar la conciliación. Cuando la fiducia se va a cancelar se remite a la Entidad bancaria un oficio por parte de la Presidencia Ejecutiva en el que se solicita la cancelación o retiros parciales del producto.

Lo indicado previamente se encuentra soportado además en la Política contable: Disponible y equivalentes de efectivo Pymes.

CAPITULO 9

MANEJO DE CAJAS FUERTES

La Entidad ha instalado en la sede principal y en cada una de las seccionales una caja fuerte, la cual estará únicamente bajo la responsabilidad del Tesorero en la sede principal y del colaborador autorizado en las seccionales. La clave debe ser memorizada por el colaborador encargado de la caja y la copia la tendrá el jefe inmediato, guardada bajo llave en un sobre sellado.

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A diario la caja se abre en la mañana para retirar el efectivo y los títulos valores que se van a consignar o a tramitar, el resto del día deberá permanecer cerrada. Si durante el día se reciben o hay que sacar dineros o títulos valores se debe abrir, guardarlos o sacarlos y cerrar nuevamente. Al finalizar el día tanto los dineros como los títulos valores y la tarjeta de crédito a cargo del Área Financiera deben ser guardados en la caja fuerte, por ninguna razón se podrán guardar en cajones u oficinas. El colaborador encargado responderá por los dineros y títulos valores que no sean guardados debidamente en la caja fuerte. En la caja fuerte no se podrán guardar dineros y/o títulos valores que no sean de la Entidad. Si por alguna circunstancia, el colaborador responsable del manejo de la caja fuerte se debe ausentar de sus labores habituales y este es reemplazado por otro trabajador, se debe realizar el respectivo cambio de clave de la caja fuerte. Cuando el titular del cargo regresa a sus labores ordinarias, nuevamente se debe proceder a cambiar la clave de acceso a la caja fuerte de la Entidad. Nota: Como medida de contingencia se debe manejar una base de caja con dinero de baja denominación, por fuera de la caja fuerte y custodiada en la Tesorería bajo medidas de seguridad, la misma solo podrá ser utilizada en casos fortuitos y con la autorización del Director Financiero o quien haga sus veces, esta medida se debe implementar en las seccionales bajo la responsabilidad del Director.

CAPITULO 10

MEDIDAS DE SEGURIDAD OFICINA DE TESORERIA EN LA SEDE PRINCIPAL 10.1. La oficina de tesorería deberá permanecer con la puerta cerrada. 10.2. Cuando se realicen arqueos o entrega de dinero a los Auxiliares de Registro II o entrega al responsable de consignaciones, la puerta de acceso al área de tesorería y contabilidad debe permanecer cerrada y no permitirse el ingreso de ningún colaborador ni persona externa a la Entidad. 10.3. La caja fuerte en todo momento debe permanecer cerrada.

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10.4. Cada vez que una persona ingrese al área de tesorería debe estar acompañada en todo momento del Tesorero, con el conocimiento del jefe inmediato. 10.5. El colaborador responsable del área de tesorería deberá mantener consigo y mientras se encuentre en su lugar de trabajo, el botón de pánico entregado, para comunicar posibles situaciones sospechosas a la empresa de seguridad contratada por la Entidad.

CAPITULO 11

ANULACION DE CHEQUES NO RECLAMADOS CON MAS DE 60 DIAS DE GIRO Y DE CHEQUES

RECLAMADOS Y NO COBRADOS, CON UNA ANTIGÜEDAD DE 6 MESES 11.1. ANULACIÓN DE CHEQUES GIRADOS Y NO RECLAMADOS

11.1.1. Después de girado el cheque, la Tesorería debe requerir telefónicamente al beneficiario para que se acerque a reclamar el título valor, con el cual se cancela la obligación que tiene la Cámara de Comercio con el titular del cheque. 11.1.2. Una vez surtida la etapa anterior y transcurrido el tiempo establecido por la ley, y si el beneficiario no se acerca a reclamar el cheque, se procederá a anularlo y a registrar su valor nuevamente en el renglón contable correspondiente a la obligación por pagar. 11.2. CHEQUES RECLAMADOS POR EL BENEFICIARIO Y NO COBRADOS DESPUÉS DE SEIS (6)

MESES DE GIRADOS 11.2.1. Después de seis (6) meses de girado un cheque, reclamado por el beneficiario y no cobrado, se debe proceder a reversar la operación del pago que originalmente cursó el giro del instrumento e informar al Banco el no pago del mismo. 11.2.2. El valor del cheque se traslada a la cuenta por pagar.

11.2.3. Si el beneficiario del cheque emitido por la Cámara de Comercio, después de 18 meses no exige el pago en el Banco girado o no reclama y no hay mérito para efectuar un pago por consignación, se debe esperar a la prescripción legal de la obligación.

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11.3. CHEQUES GIRADOS A EMPLEADOS O EXEMPLEADOS PRODUCTO DE LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL.

11.3.1. Después de girado el cheque, sin que haya sido reclamado, la tesorería debe requerir telefónicamente al beneficiario del cheque girado, para que se acerque a reclamar el título valor, con el cual se cancela la obligación que tiene la Cámara de Comercio con el titular del cheque. 11.3.2. Si una vez surtida la etapa anterior y transcurridos máximo quince (15) días calendario, contados a partir de la fecha de terminación del contrato, el ex empleado no se acerca a reclamar el cheque, se procederá a consignar el valor de la liquidación en la entidad financiera con dicha competencia y posteriormente a depositar el título en un Juzgado Laboral del Circuito, notificando al interesado de dicha actuación mediante comunicación escrita a la última dirección registrada. NOTA: En caso de fallecimiento del beneficiario de un pago, bien sea particular o empleado, se deberá publicar mediante tres edictos en un diario de amplia circulación, informando a las personas del fallecimiento del acreedor e invitando a aquellas que crean tener derecho a reclamar el pago, que lo notifiquen a la Cámara de Comercio del Cauca. Entre cada aviso debe haber un lapso de tiempo no mayor a 30 días calendario, al final de los cuales la Cámara establecerá el derecho al pago a los herederos en concordancia con lo establecido por la Ley.

CAPITULO 12

REEMPLAZOS EN EL AREA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD Cuando se realicen reemplazos en el Área de Tesorería, el Tesorero debe entregar el cargo mediante acta en donde conste el dinero en caja fuerte, los títulos valores, relación de cheques girados y no entregados a los proveedores. El tesorero deberá entregar el cargo con todas las funciones cumplidas hasta la fecha de entrega, de igual manera dejará registrado en el acta las actividades pendientes para los días en que se realizará el reemplazo. Cada vez que se efectué un reemplazo se deberá cambiar la clave de la caja fuerte y el Director financiero deberá deshabilitar el acceso al sistema contable. Cuando se realicen reemplazos en el cargo de Auxiliar Contable II, se efectuará un acta de entrega en donde conste el estado en que se entrega el cargo y las actividades pendientes en los días en que se realizará el reemplazo. En ningún caso se autorizara la entrega del cargo si no se verifica que el cargo no tenga actividades represadas.

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Es importante aclarar que esta acta deberá estar firmada por las partes que intervienen, el Director Financiero y entregada al Área de Talento Humano para que sea archivada en la carpeta de hoja de vida correspondiente. CAMBIO DE VERSIÓN: Actualización general del manual, referenciando las políticas contables, los controles internos que actualmente se llevan a cabo en la Entidad y la forma de operar actualmente en la Cámara.

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