PROCEDIMIENTO GENERAL

CONTEXTO DE LA ORGANIZACION

1.- OBJETO DEL PROCEDIMIENTO GENERAL

El objeto de este procedimiento general es determinar los siguientes puntos:

Las cuestiones internas y externas que son pertinentes para definir la dirección estratégica que debe tomar la Organización para alcanzar sus fines previstos

La compresión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluyendo sus requisitos El alcance del sistema de gestión

1.1.- Definiciones.

Fortalezas: Capacidad inherente a la empresa que puede ser explotada eficazmente con el fin de alcanzar un

objetivo.

Debilidades: Toda deficiencia importante que posee una empresa y que podría disminuir su capacidad para

alcanzar sus objetivos.

Oportunidades: Circunstancias externas que podrían favorecer el logro de un objetivo.

Amenazas: Circunstancias externas que pueden dificultar o hacer imposible el logro de un objetivo.

La información contenida en las imágenes de las pantallas del programa GESISO son ejemplos de definición o

gestión y no pertenecen a este procedimiento. Estos ejemplos se incluyen meramente para efectos

formativos del personal encargado de la implementación del sistema de gestión en la Organización.

2.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO GENERAL

2.1.- ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION.

La Dirección debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión para establecer su alcance. Cuando se determina el alcance del sistema de gestión la organización debe considerar: a) las cuestiones externas e internas a través de la indicación de los factores externos (EFE) e internos (EFI)

que le aplica. b) los requisitos de las partes interesadas pertinentes y los requisitos legales. c) las unidades, funciones y límites físicos de la organización d) los productos y servicios de la organización. e) su autoridad y capacidad para ejercer control e influencia.

El alcance debe establecer los tipos de productos y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito de las normas internacionales de gestión que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su sistema de gestión.

Ejemplo...

Para el sistema de gestión ambiental no se permiten exclusiones en las actividades, productos y servicios. El alcance del sistema de gestión de la organización debe estar disponible y mantenerse como información documentada.

2.2.- CUESTIONES INTERNAS E INTERNAS APLICABLES.

La determinación de las cuestiones internas e internas para definir la dirección estratégica que debe tomar la Organización para alcanzar sus fines previstos se realizará mediante una evaluación de factores externos (MEFE) y de factores internos (MEFI). En caso de sistemas de gestión ambiental y/o de seguridad y salud laboral entre las cuestiones internas e internas se deben incluir las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por la organización y las condiciones en las cuales se pueden poner en riesgo la salud del personal.

2.2.1.- Matriz de evaluación de factores externos (MEFE)

Para desarrollar la matriz de evaluación de los factores externos aplicables en la Organización se seguirán los

siguientes pasos:

Identificar en una lista las amenazas y oportunidades decisivas (factores externos) en la Organización. El número recomendado de amenazas y oportunidades clave a incluir en la MEFE es de 5 a 15.

Definir si cada uno de los factores identificados es amenaza u oportunidad. Determinar si cada amenaza u oportunidad identificada es:

Una Amenaza importante. Valor = 1 Una Amenaza menor. Valor = 2 Una Oportunidad menor. Valor = 3 Una Oportunidad importante. Valor = 4

Definir la estrategia a desarrollar sobre el factor externo (inicialmente es opcional. Luego se puede desarrollar en la realización de la evaluación de factores externos)

Ejemplo...

2.2.2.- Matriz de evaluación de factores internos (MEFI)

Para desarrollar la matriz de evaluación de los factores internos aplicables en la Organización se seguirán los

siguientes pasos:

Identificar en una lista de debilidades y fortalezas decisivas (factores internos) en la Organización y su entorno (mercado, finanzas, recursos, procesos,...). El número recomendado de debilidades y fortalezas clave a incluir en la MEFE es de 5 a 15.

Definir si cada uno de los factores identificados es debilidad o fortaleza. Determinar si cada debilidad o fortaleza identificada es:

Una Debilidad importante. Valor = 1 Una Debilidad menor. Valor = 2 Una Fortaleza menor. Valor = 3 Una Fortaleza importante. Valor = 4

Definir la estrategia a desarrollar sobre el factor interno (inicialmente es opcional. Luego se puede desarrollar en la realización de la evaluación de factores internos)

Ejemplo...

2.2.3.- Evaluación de factores externos e internos (MEFE - MEFI)

Para realizar la evaluación de los factores externos e internos seguiremos los siguientes pasos:

Dar de alta una nueva evaluación de factores externos y/o internos, indicando: Persona que realiza la evaluación Fecha de la evaluación Alcance aplicable a la evaluación (todo el alcance definido o algún alcance determinado) Tipo de análisis: MEFE o MEFI

Cargar en la evaluación los factores de evaluación que queramos aplicar. Los factores de evaluación

disponibles serán los que hayamos dado de alta en los puntos 2.1.1 y 2.1.2

Asignar una ponderación a cada factor que oscila entre 0 (sin importancia) 100 (muy importante). La ponderación dada a cada factor indica la importancia relativa de dicho factor para la consecución de los fines previstos.

Ajustar el peso relativo de cada factor para que la suma de todos los factores sea igual a 100

Se debe realizar una evaluación de factores internos (MEFI) y una evaluación de factores externos (MEFE)

2.2.4.- Interpretación de los resultados

Una vez ajustado el peso relativo de cada factor interno o externo (dependiendo de si es MEFE o MEFI) el

peso relativo se multiplica por el valor de su clasificación obteniéndose el valor ponderado de cada factor

evaluado. La suma total de todos los factores no puede ser superior a 400 puntos ni inferior a 100 puntos y el

valor promedio ponderado se establece en 250 puntos.

La suma de todos los valores ponderados nos darán el resultado final de la evaluación.

Ejemplo de MEFE...

La interpretación del resultado final se basa en los siguientes parámetros:

Para análisis de factores externos MEFE

Un resultado inferior a 250 puntos significa que la Organización tiene graves amenazas y pocas

oportunidades (o de poco valor), por lo que las acciones a realizar deberían ir encaminadas a reducir las

amenazas y a potenciar las oportunidades existentes o buscar nuevas oportunidades.

Un resultado superior a 250 puntos e inferior a 350 puntos indica que la Organización tiene un balance

equilibrado entre amenazas y oportunidades. Las acciones a realizar deberían ir encaminadas a consolidar las

estrategias de reducción de las amenazas y de potenciación de las oportunidades.

Un resultado entre 350 y 400 puntos indica que la Organización está respondiendo de manera excelente a las oportunidades y amenazas existentes en su entorno. Lo que quiere decir que las estrategias de la Organización están aprovechando con eficacia las oportunidades existentes y minimizando los posibles efectos negativos de las amenazas externas. Para análisis de factores internos MEFI

Un resultado inferior a 250 puntos significa que la Organización tiene graves debilidades y pocas fortalezas (o

de poco valor), por lo que las acciones a realizar deberían ir encaminadas a reducir las debilidades y a

potenciar las fortalezas existentes o realizar las acciones necesarias nuevas fortalezas.

Un resultado superior a 250 puntos e inferior a 350 puntos indica que la Organización tiene un balance

equilibrado entre debilidades y fortalezas. Las acciones a realizar deberían ir encaminadas a consolidar las

estrategias de reducción de las debilidades y de potenciación de las fortalezas.

Un resultado entre 350 y 400 puntos indica que la Organización está respondiendo de manera excelente a las fortalezas y debilidades existentes en su entorno. Lo que quiere decir que las estrategias de la Organización están aprovechando con eficacia las oportunidades existentes y minimizando los posibles efectos negativos de las debilidades internas.

2.2.5.- Determinación de las acciones a realizar

Las acciones a tomar, dependiendo del alcance del análisis y de los factores evaluados, pueden ser: Acción estratégica directa: Se tomará esta decisión cuando la estrategia sobre el factor analizado es una

acción directa que no precisa planificación. P.e. mantener precios, mantener la plantilla de empleados,…

Acción correctiva: Se tomará esta decisión cuando el factor analizado presenta deficiencias que es necesario corregir.

Propuesta de mejora: Se tomará esta decisión cuando el factor analizado necesita mejorarse pero no

implica que se deban alcanzar unos resultados cuantificables (en este caso se debería dar de alta un objetivo). Las propuestas de mejora dadas de alta posteriormente se deberán analizar y planificar su implantación.

Objetivo: Se tomará esta decisión cuando sobre factor analizado se pretendan alcanzar unos resultados

deseados cuantificables. Para los objetivos dados de alta se deberán establecer posteriormente las metas necesarias para alcanzar su consecución.

Ejemplo...

La definición de las acciones a realizar para cada factor evaluado que nos dará automáticamente el plan estratégico de factores externos y de factores internos de la Organización.

Ejemplo...

2.2.6.- Reevaluación de factores internos y factores externos

La reevaluación de los factores internos y/o factores externos se decidirá en la revisión del sistema mediante la comprobación de la consecución de las acciones planificadas en los objetivos y mejoras vigentes dados de alta en la evaluación MEFE y MEFI que se está analizando en la revisión del sistema. Si los objetivos y mejoras dados de alta en la evaluación MEFE y MEFI que se está analizando en la revisión del sistema ya están conseguidos o han cumplido su plazo de implantación se deberá realizar una nueva evaluación MEFE y/o MEFI con los factores internos y/o externos necesarios según las cuestiones internas y externas que sean pertinentes para definir la dirección estratégica que debe tomar la Organización para alcanzar sus fines previstos.

2.3.- COMPRESIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS.

La organización debe analizar su entorno y determinar: las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el sistema de gestión y cuáles de estos

requisitos se deben convertir en requisitos legales

De cada parte interesada identificada se definirá:

Sus necesidades y/o expectativas que sean pertinentes al sistema de gestión Sus requisitos que sean pertinentes al sistema de gestión Las comunicaciones que haya que realizarles

Ejemplo...

Para los requisitos se debe establecer un periodo de seguimiento…

La organización realizará el seguimiento de los requisitos de las partes interesadas con la periodicidad

establecida en cada uno de ellos

Anualmente, en la revisión del sistema de gestión, la Organización revisará la información de las partes

interesadas y la actualización de sus requisitos