CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE … ·...

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) CODIGO:GRE-81116-M-01

MACROPROCESO: GESTION DE RECURSOS VERSION: 1.0

PROCESO: ADMINISTRAR RECURSOS FÍSICOS Fecha: 28/07/2011

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� MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACION DE LA ENTIDAD

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACION DE LA ENTIDAD

Versión 1.0

MACROPROCESO: GESTION DE RECURSOS

PROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FÍSICOS




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INDICE INTRODUCCION OBJETIVOS MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL PREAMBULO CAPITULO I ETAPA PREPARATORIA O PLANEACION DE CONTRATACION 10 1.- PLANEACION Y PROGRAMACION DEL CONTRATO 11 1.1- PLAN GENERAL DE COMPRAS 12 1.2- ELABORACION DE ESTUDIOS PREVIOS 14 CAPITULO II 2.- MODALIDADES SELECCIÓN DEL CONTRATISTA 25 2.1.- LICITACION PUBLICA 25 2.2.- SELECCIÓN ABREVIADA 37 2.3.- CONCURSO DE MERITOS 64 2.4.- CONTRATACION DIRECTA 74 2.5.- CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA 86 CAPITULO III 3.- ELABORACION, SUSCRIPCION Y CONTENIDO DEL CONTRATO 3.1- PERFECCIONAMIENTO 88 3.2- EJECUCION DEL CONTRATO 88 3.3- REQUISITOS PARA LA EJECUCION DEL CONTRATO 88 3.4- MODIFICACIONES AL CONTRATO 89 3.5- SUSPENSION DEL CONTRATO 89 3.6- CESION DEL CONTRATO 89 3.7- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 89 CAPITULO IV

4.- INTERVENTORIA Y SUPERVISION DEL CONTRATO 90 4.1.-FUNCIONES DE LOS INTERVENTORES Y SUPERVISORES 93 4.2.-PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICION DE MULTAS Y CLAUSULA PENAL 96 CAPITULO V 5.- ETAPA POST-CONTRACTUAL 97 5.- LIQUIDACION DEL CONTRATO 97 5.1.- LIQUIDACION COMUN ACUERDO 97 5.2 - LIQUIDACION UNILATERAL 99 CAPITULO VI GLOSARIO 100




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INTRODUCCIÓN.

Este manual contiene los lineamientos de aplicación de la Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007. Se elabora como herramienta en el proceso de administración de recursos físicos de la Contraloría General de la República (CGR), con el objetivo de tener claridad en los parámetros de la Contratación. El propósito de éste manual es permitir la orientación en la aplicación de los lineamientos del Estatuto de Contratación Estatal. Por ello es necesario una divulgación amplia de este en los diferentes niveles y áreas de la Contraloría General de la República que se ven involucradas, a fin de hacer uso correcto de las indicaciones aquí incluidas. Es evidente el esfuerzo del legislativo en los últimos años por proponer un Estatuto de Contratación que permita cumplir con los principios de la Administración Pública en lo que se refiere a eficiencia y transparencia, siendo esta la causa de mantener permanentemente actualizado los manuales y procedimientos de la CGR, ofreciendo así la oportunidad de que los funcionarios involucrados mantengan un nivel de conocimiento adecuado a fin de garantizar su permanente capacitación para fortalecer su profesionalismo y mantener los niveles de calidad con la que está comprometida la CGR. El operador del Manual tendrá a su servicio una guía sencilla y práctica de cómo abordar los temas más relevantes y neurálgicos que a juicio de CGR se constituyen en los pilares para alcanzar el éxito de cualquier proceso de selección, sea este una licitación, selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa, el cual no es otro diferente que satisfacer de forma eficiente, oportuna, transparente, las necesidades no solo de la CGR sino de la población en general. Quienes tengan la responsabilidad de adelantar un proceso de selección, deben consultar, aparte de lo dispuesto en este Manual, las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, principalmente, o aquellas que las sustituyan, modifiquen o deroguen, así como los decretos reglamentarios que expida el Gobierno Nacional tendientes a su desarrollo o la normatividad vigente en el momento de realización del proceso de selección. Es importante resaltar que la sola consulta del Manual no es suficiente para iniciar, adelantar y culminar con éxito la escogencia de un contratista y que éste lo único que pretende es servir de apoyo y facilitar el desarrollo normal de los procedimientos de contratación de CGR, por lo que se hace indispensable estudiar las normas legales y reglamentarias que soportan la contratación estatal.




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El manual de procedimientos para la contratación, desarrolla las actividades contractuales que aplica la Contraloría General de la República para dar cumplimiento a los fines estatales previstos en la Constitución y la Ley, incluyendo las etapas precontractual, contractual y pos contractual de los procesos de selección de contratistas, para la adquisición de bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.




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OBJETIVO

Estructurar una herramienta de trabajo que contenga las actividades que se deben realizar en cada una de las etapas del proceso de contratación, acordes con las reglas y principios contenidos en el Estatuto de Contratación de la Administración Pública Leyes 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, los postulados de la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política.

Fomentar el mejoramiento continuo de la gestión administrativa de la entidad, a través de la observancia de los lineamientos, criterios, medidas y acciones dirigidas a garantizar la transparencia en los procesos de selección de los contratistas.

Generar espacios que permitan el control social de la contratación, a través de las veedurías ciudadanas.

Impulsar el uso de tecnologías de la información con el fin de optimizar los procesos, reducir sus costos y promover la participación de los interesados en suministrar los bienes, prestar los servicios o ejecutar las obras que requiera la entidad.




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MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL

Constitución Nacional Ley 80 de 1993. Ley 1150 de 2007. Ley 1474 de 2011. Decreto 2474 de 2008. Decreto 4828 de 2008. Decreto 4444 de 2008. Decreto 2025 de 2009. Decreto 1464 de 2010. Decreto 2473 de 2010. Decreto 2516 de 2011.

La Contraloría General de la República es una Entidad pública del orden nacional, con autonomía administrativa y presupuestal sujeta a las normas del Derecho Público.

El régimen contractual de la Entidad es el previsto en el Estatuto de Contratación de la Administración Pública Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, Ley 1474 de 2011 y decretos reglamentarios, por lo cual, el presente documento se fundamenta en los principios de la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política y en los principios rectores de la contratación estatal a que se refiere el artículo 23 de la Ley 80 de 1993.

Las disposiciones legales que desarrollan los principios antes enunciados se encuentran contenidas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, Ley 1474 de 2011 y decretos reglamentarios. Los procedimientos establecidos se articulan con las normas de la Ley 527 de 1999, “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. Con la expedición de la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, se dictaron reglas, cuyo propósito es garantizar que las actividades, realizadas en cada una de las modalidades de selección de contratistas cumplan con los principios de transparencia y economía, razón por la cual se establecen con mayor rigurosidad y detalle los requisitos que deben contener los estudios previos en consideración a la naturaleza de los objetos de cada modalidad de selección.

La Ley 1474 de 2011 y disposiciones reglamentarias, vinieron a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de la corrupción y la efectividad del




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control de la gestión pública y demarcaron claramente la contratación de mínima cuantía como otra de las modalidades de contratación positivamente reguladas.

La delegación y ordenación del gasto, se fundamenta en la resolución reglamentaria expedida por el Contralor General de la República, en donde se reglamenta la Junta de Licitaciones o Adquisiciones y el Comité de Contratación, en el nivel central y descentralizado, se delegó la ordenación del gasto en materia contractual, la ordenación del pago y se dictaron otras medidas de orden administrativo y financiero.

Los contratos que celebre la Contraloría General de la República se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y decretos reglamentarios, Ley 1474 de 2011 y decretos reglamentarios. Los contratos celebrados en el exterior se podrán regir en su ejecución por las reglas del país en donde se hayan suscrito, a menos que deban cumplirse en Colombia.




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PREÁMBULO

ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN La selección de contratistas y la suscripción de los respectivos contratos en la Contraloría General de la República debe ser el resultado de un ejercicio coordinado y eficiente de las etapas de planeación que incluyen la ejecución de todas las actividades, estudios y análisis previos pertinentes, la de ejecución del contrato dentro del marco de los principios constitucionales de la función administrativa y de la actividad contractual; y la de liquidación del contrato en los términos y disposiciones reglamentarias para cada caso en concreto. En términos generales se conocen como:

I. PREPARATORIA: En esta etapa, se realiza la planeación del contrato a celebrar por la CGR y por tanto se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, los estudios de factibilidad, los estudios de conveniencia, los documentos y estudios previos, las autorizaciones que el contrato demanden, la apropiación presupuestal, capacidad e idoneidad del contratistas y demás presupuestos que deben materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia de contratista la cual debe adelantar para cualquier clase de contrato, sin importar la modalidad que resulte aplicable. �

II. PRE-CONTRACTUAL: Define los trámites que deben realizar la administración dependiendo de la clase de contrato a realizar; de conformidad con el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y 2º del Decreto 2474 de 2008, artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y Decreto 2516 de 2011, entre otras, de la normatividad de contratación estatal vigente, según los cuales la CGR debe seleccionar a los contratistas, a través de las siguientes modalidades:

1. Licitación pública. 2. Selección abreviada. 3. Concurso de méritos. 4. Contratación directa. 5. Contratación de mínima cuantía.

Cada procedimiento de selección debe ajustarse a lo señalado en la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 del 07 de julio de 2008, Ley 1474 de 2011 y decretos reglamentarios, entre otras, de la normatividad de contratación estatal vigente, dependiendo del contrato y atendiendo las reglas puntuales para cada uno de ellos.




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III. CONTRACTUAL: Es el período comprendido entre la iniciación y la liquidación del contrato, esto es, el perfeccionamiento del contrato, legalización, ejecución , supervisión de los contratos y sanciones y multas. IV. DE LIQUIDACIÓN: Precisa el procedimiento para la elaboración y suscripción de actas de liquidación de los contratos, con el fin de culminar el proceso de contratación.




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CAPÍTULO I

ETAPA PREPARATORIA O DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Como lo señala el Manual de buenas prácticas para la gestión contractual pública, elaborado por el Departamento Nacional de Planeación, Programa de Renovación de la Administración Pública del año 2004, “la concepción del contrato se inicia con el proceso de planeación del negocio contractual”. Más adelante establece que la Administración Pública podrá celebrar contratos sólo en la medida en que verifique con certeza que:

• Se ajustan a las necesidades de la CGR para el cumplimiento del servicio público que tiene encomendado.

• Se dispone de recursos suficientes para solventar las prestaciones que se dejarán a cargo del contratista.

• Se cuenta con los estudios de soporte requeridos para estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato, así como para definir las condiciones (objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor) en que debe ser ejecutado.

• Se conocen los riesgos que implican para las partes la ejecución del objeto contractual y ha asignado en la minuta respectiva, por cuenta de cual de éstas corren, ha obtenido los bienes (predios, equipos, edificaciones), permisos y licencias que demande la iniciación o ejecución del contrato, o ha dado inicio al trámite para su obtención oportuna de acuerdo con el cronograma de ejecución contractual y, ha definido el esquema para hacer seguimiento y control a la actividad del contratista”.

Así entonces, se tiene que el antecedente e insumo principal del proceso preparatorio contractual es el PLAN DE COMPRAS de la CGR, resultado de la labor de planeación realizada por los funcionarios competentes, donde se señalan finalmente las prioridades de acción de la CGR, en términos de cómo hacer realidad las estrategias, programas y proyectos que se imponen como directrices y objetivos de la CGR. Anualmente, todos los actores públicos tienen la obligación de registrar en el Sistema de información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE sus planes de compras (Decreto 111 de 1996, Ley 598 de 2000, artículos 5° y 6° del Decreto 3512 de 2003, Resolución 5313 de 2000 artículos 22 y siguientes) Estos planes deben estar expresados en función del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, es decir, de los códigos únicos que identifican los productos que forman parte del universo posible que el Estado puede contratar. Asimismo, los planes de compras, deben consultar la




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base de datos que contiene el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR de los diferentes bienes y servicios que la CGR desea adquirir. El procedimiento de actualización del Sistema se realiza por Internet. Con la expedición de la Ley 1150 de 2007, la Contraloría General de la Republica, a través de la circular No. 001 del 17 de enero de 2008, estableció que las entidades deberán continuar registrando la información contractual de conformidad con lo establecido en la Ley 598 de 2000 y los artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003 hasta tanto el Gobierno Nacional disponga las funcionalidades tecnológicas para dar cumplimiento a la contratación pública electrónica prevista en el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007.

1. PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL CONTRATO: En esta etapa se materializa el principio de planeación, la Entidad se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, iniciando con la definición de sus necesidades en el plan general de compras, la elaboración los estudios de prefactibilidad y factibilidad, análisis de precios que permitan determinar el valor estimado del contrato, documentos y demás soportes de los estudios previos, la apropiación presupuestal, los permisos, licencias y demás autorizaciones que el contrato demande, lo que constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia del contratista, que debe adelantarse de forma previa al inicio de cualquier contratación, sin importar la modalidad que resulte aplicable.

Las actividades de la planeación y la programación del contrato son el ordenamiento lógico o trazabilidad y cronológico de todas las actividades y eventos requeridos en el proceso de contratación, desde la etapa de planeación hasta la iniciación de la ejecución del contrato.

Antes de iniciar cualquier modalidad de selección la Entidad debe tener en cuenta: Verificar que el bien o servicio a contratar este incluido en el Plan General de Compras y que existen las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales. Analizar la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar e impartir las autorizaciones y aprobaciones a que haya lugar. Elaborar los estudios, diseños y proyectos requeridos (estas dos actividades forman parte de los estudios previos, de acuerdo con la normatividad vigente). Realizar la consulta de precios o condiciones del mercado, la cual se efectuará a través del Registro Único de Precios de Referencia (RUPR-SICE) a que se refiere la Ley 598




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de 2000, El cumplimiento del requisito anterior se realizará conforme a las normas que regulan y reglamentan el Registro Único de Precios de Referencia (RUPR-SICE). Verificar que las actividades relacionadas con el proceso contractual se ajusten a los principios de transparencia, economía, responsabilidad y a los postulados de la función administrativa, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, la Ley 80 de 1993; la Ley 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios y demás disposiciones sobre la materia. La planeación comprende las siguientes actividades que se cumplirán con independencia de la modalidad de selección que se determine:

1.1. PLAN GENERAL DE COMPRAS.

El PLAN DE COMPRAS consolida las necesidades de bienes y servicios a adquirirse durante toda la vigencia de acuerdo a las necesidades determinadas por las Dependencias de la Entidad. Anualmente, se registrar en el Sistema de información para la vigilancia de la Contratación Estatal, SICE de conformidad con sus el Decreto 111 de 1996, Ley 598 de 2000, artículos 5° y 6° del Decreto 3512 de 2003, Resolución 5313 de 2000 artículos 22 y siguientes. El plan debe estar expresado en función del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS se debe consultar la base de datos que contiene el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR de los diferentes bienes y servicios que la Entidad desea adquirir.

OBJETIVO:

Identificar las necesidades reales de bienes y servicios que requiere la Contraloría General de la República para el cumplimiento de su misión institucional de conformidad con la normatividad vigente.

ALCANCE:

La siguiente metodología describe el procedimiento que aplica la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera, Dirección de Recursos Físicos, para la elaboración, adopción, ejecución y seguimiento del Plan General de Compras de la Entidad, en cumplimiento de la normatividad vigente.

1. Enviar por la Dirección de Recursos Físicos, durante el mes de febrero de cada vigencia fiscal, instructivo solicitando el reporte de la información de necesidades de bienes y servicios de acuerdo al formato del SICE adjunto, solicitando a las




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dependencias de la Entidad dar respuesta al requerimiento dentro del término establecido.

2 Diligenciar por el funcionario encargado en cada dependencia formato de los requerimientos de bienes y/o servicios a incluir en el plan de necesidades; el funcionario designado o el responsable en cada dependencia se encargará de identificar y determinar las necesidades reales de bienes y servicios, recopilando los datos históricos de consumo, revisando y analizando las necesidades y demás elementos de juicio que sirvan válidamente como referencia para determinar parámetros estándar de consumo como (número de funcionarios asignados a la dependencia, cantidad promedio de elementos aprobados en vigencias anteriores, cantidad de requerimientos realizados y/o atendidos en el año, existencia de elementos), incluyendo la información de las necesidades en el formato.

3 Elaborar el Plan General de Compras de la entidad; a partir de la información de los anteriores documentos el profesional o funcionario responsable en la Dirección de Recursos Físicos, revisa las necesidades reportadas por las diferentes dependencias, analiza y consolida el proyecto del PLAN DE COMPRAS en el formato pertinente, remitiendo a la Dirección de Recursos Financieros como soporte del ante proyecto de presupuesto de la Entidad.

4. Priorizar necesidades y ajustar el proyecto de Plan General de Compras; una vez aprobado el presupuesto anual de la Entidad al inicio de cada vigencia fiscal, la Dirección de Recurso Físicos coteja el PLAN DE COMPRAS contra el Presupuesto aprobado por el Ministerio de Hacienda, ajustando y armonizando las partidas presupuestales definitivas, igualmente solicita a las Gerencias departamentales realizar la misma función en lo relacionado con sus necesidades.

5 Presentar por la Dirección de Recursos Físicos el contenido del proyecto del Plan General de Compras y sus anexos al ordenador del gasto, para su análisis, revisión y su aprobación, si determina que el proyecto es factible de modificación o ajustes, lo devuelve a la Dirección de Recursos Físicos para lo pertinente.

6 Revisar, aprobar y firmar el proyecto Plan General de Compras, una vez realizados los ajustes por el funcionario responsable en la Dirección de Recursos Físicos, el ordenador del gasto aprueba y firma El Plan General de Compras de la Entidad.

7 Registrar el Plan General de Compras en el portal del SICE, el profesional o funcionario responsable en la Dirección de Recursos Físicos con su clave de acceso al aplicativo del Sistema de Información para la Contratación Estatal, registra el plan consolidado de acuerdo a las instrucciones allí impartidas.




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8 Comunicar por el profesional o funcionario responsable en la Dirección de Recursos Físicos, el Plan General de Compras para la vigencia a las diferentes dependencias.

9 Priorizar y programar la adquisición de los bienes y servicios en el transcurso de la vigencia fiscal, por la Dirección de Recursos Físicos de conformidad con la disponibilidad de recursos, para la ejecución del Plan General de Compras de bienes y servicios, programando y priorizando las adquisiciones según las modalidades de contratación establecidas en la normatividad vigente.

10 Modificar el Plan General de Compras de la vigencia, el profesional o funcionario responsable en la Dirección de recursos físicos, se encargara de analizar la información, identificar, preparar las modificaciones y ajustes por adición, reducción o traslado presupuestal, verificando y armonizando con las partidas presupuestales definitivas, según los soportes firmados por el Gerente de Gestión Administrativa y Financiera y las instancias competentes.

11 Realizar seguimiento a la ejecución del Plan General de Compras; el profesional o funcionario responsable en la Dirección de Recursos Físicos, presentara informes periódicos para realizar seguimiento a la ejecución del Plan General de Compras y al finalizar la vigencia fiscal entregará al Ordenador del Gasto un informe de ejecución del Plan General de Compras de la vigencia.

CONTROL: Establecer que los bienes y servicios a contratar estén debidamente soportados y autorizados en el PLAN DE COMPRAS y verificar que el Plan General de Compras se encuentre de conformidad con la normatividad vigente en su elaboración, ajuste, ejecución y entrega en concordancia con la ley anual de presupuesto y el Decreto 111 de 1996, realizando seguimiento a los informes de gestión.

1.2. ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS1 OBJETIVO.

El presente procedimiento determina los lineamientos que deben regir la elaboración de estudios previos para la contratación de suministros, servicios y/o adquisición de bienes, con el fin de obtener una gestión transparente, eficaz y eficiente de las diferentes Áreas de CGR, con acatamiento de las disposiciones legales vigentes.

�� 1 Se recomienda consultar la cartilla recomendaciones para la elaboración de estudios previos: aplicación del principio de planeación en la contratación de las entidades públicas; Procuraduría General de la Nación. Abril de 2010




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Las solicitudes o requerimientos de contratación de servicios o adquisición de bienes deben comunicarse al Gerente de Gestión Administrativa y Financiera como responsable del proceso de gestión de recursos, para su verificación y visto bueno como ordenador del gasto, para que éste los remita a la Dirección de Recursos Físicos. ALCANCE Este procedimiento involucra todas las dependencias de la Contraloría General de la Republica del Nivel Central que requieran a adquisición de bienes o servicios. INTRODUCCIÓN La realización idónea de los estudios previos en cualquier proceso de contratación es el elemento fundamental en la actividad contractual que garantiza para CGR el cumplimiento de sus cometidos, cualquiera que sea su modalidad de contratación u objeto. La elaboración de los estudios previos consiste en la eficiente y eficaz planeación del objeto materia de contratación y evitará a futuro, dentro de lo previsible, la existencia de controversias e inconvenientes en la ejecución del mismo. Una adecuada planeación debe apuntar a:

1. La identificación de una necesidad real. 2. Los costos en la satisfacción de la misma, incluidos aquellos que pueda generarse

por adiciones. 3. Los aspectos técnicos involucrados en la satisfacción de la necesidad. 4. El tipo de contrato a celebrarse y su modalidad de selección. 5. Los criterios para evaluar las ofertas cuando fuere el caso.

Por lo tanto, los estudios y documentos previos correctamente elaborados deben permitir:

1. La satisfacción de una necesidad real. 2. La preservación de los recursos públicos y su optimización asignados a la

Contraloría General de la República 3. El acatamiento a los principios de la función administrativa y de la contratación

estatal, especialmente el de la transparencia. A. Definición de Estudios Previos El artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 definió los estudios previos como los “documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente




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el alcance requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.”. b. Contenido de los estudios y documentos previos. (Ver anexo- estudios previos):

En los estudios previos se analiza la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad, así como la distribución de riesgos que la entidad propone.

La dependencia que requiera satisfacer una necesidad a través de un contrato estatal, debe elaborar los estudios y documentos soporte; las solicitudes o requerimientos de contratación o adquisición de bienes y servicios debe, comunicarse con anticipación por el directivo o funcionario responsable de la dependencia, a la Dirección de Recursos Físicos para programar los procesos contractuales y adelantar la contratación oportunamente en la vigencia.

La dependencia que solicita la contratación enviará a la Dirección de Recurso Físicos, oficio que debe contener (código de Oficina, ciudad y fecha, dependencia solicitante, Ciudad, Referencia y firma del Jefe de la Oficina que solicita la obra, el bien o servicio, justificando el requerimiento, anexando los documentos que soportan la información contenida con los estudios y documentos previos como, el estudio mercado, cotizaciones, o justificación económica del valor a contratar, diseños y demás documentos, debidamente firmados por la persona competente.

Serán parte de los estudios previos y del pliego de condiciones los diseños y planos cuando el objeto lo requiera.

Los estudios de prefactibilidad o factibilidad son la valoración de las posibilidades que tiene la entidad, para que la alternativa de solución seleccionada pueda satisfacer una necesidad específica. Igualmente deberá prever lo correspondiente a la obtención de permisos, licencias, autorizaciones sanitarias, cálculo de tasas retributivas y demás requisitos que contemple la legislación de acuerdo al contrato a realizar, los cuales se deben obtener en la oportunidad legal respectiva.

Los estudios y documentos previos, se deben radicar en la Dirección de Recursos Físicos de la entidad, y deben contener como mínimo la siguiente información, señalada en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008:




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1. La descripción de la necesidad que la CGR estatal pretende satisfacer con la contratación

La definición clara de la necesidad a satisfacer, entendiendo ésta como la motivación de la contratación a realizarse. Obedece a la fijación de un objetivo o meta a cumplir por parte de la administración. Por lo tanto, es necesario tener presente:

a. La necesidad de la Contraloría General de la Republica que se pretende satisfacer con la contratación.

b. Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado c. Opción más favorable para resolver la necesidad desde los puntos de vista

técnico, jurídico y económico. (Se deberá efectuar el análisis de las diferentes alternativas o soluciones que satisfacen la necesidad de la Contraloría General de la Republica frente a los costos, beneficios y desventajas de cada una de ellas (outsourcing, leasing, arrendamiento, etc.).

d. Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el PLAN DE COMPRAS de la CGR o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.

e. Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.

En conclusión, para determinar la necesidad que pretende satisfacer la entidad, se deben tener en cuenta los fines Constitucionales y Legales de la Contraloría General de la República, y en ningún caso, buscar satisfacer una necesidad respecto de la cual la entidad no tenga competencia.

Esta necesidad es conocida o determinada por cada dependencia, que solicita la contratación, puesto que es allí donde se genera la necesidad del bien o servicio a contratar por lo cual, deben efectuar el análisis de las diferentes soluciones o alternativas que satisfacen esta necesidad, estableciendo costos, especificaciones técnicas, naturaleza del contrato a celebrar, beneficios o desventajas de cada una de ellas, planteando la necesidad que la entidad pretende satisfacer.

Las necesidades que la CGR debe satisfacer a través de la adjudicación y suscripción de contratos, deben estar incluidas en los correspondientes planes de inversión, adquisición, de compras y de presupuesto, el cual, tiene un funcionario responsable.




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2. La descripción del objeto a contratar con sus especificaciones esenciales y la Identificación del contrato a celebrar El Objeto lícito es requisito de existencia del contrato. Debe corresponder a la alternativa de solución legal, factible y más conveniente para la entidad, de conformidad con los estudios previos. Para la determinación del objeto contractual, los funcionarios evitarán redacciones generales, abstractas o ambiguas, que no permitan su cuantificación y cualificación.

La definición o redacción del objeto contractual debe ser clara, precisa, concreta, completa, sin ambigüedades, susceptible de verificación y debe incluir de manera general todas las actividades establecidas para satisfacer la necesidad del bien o servicio a contratar. Para el efecto, se deben cuantificar y cualificar.

Teniendo en cuenta la naturaleza de las obligaciones de las partes, en los estudios previos se debe definir el tipo contractual del que se trata. En todo caso, cuando la Dirección de Recursos Físicos de la Contraloría General de la República revise los estudios y documentos previos, podrá modificar el tipo contractual inicialmente definido, si encuentra que existió un error en su determinación. En este caso, dejará constancia de la modificación y de la justificación correspondiente. Se deberá definir con claridad técnica la necesidad y su correspondiente soporte, estableciéndose, entre otros, los siguientes aspectos: a) Especificaciones técnicas del bien, obra o servicio a contratar: Se debe tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.

Cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquirido mediante subasta inversa, tendrá una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad de la dependencia de la CGR que formule la necesidad. Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo, lo señalado en el artículo 20 del Decreto 2474 de 2008.

Establecido el objeto del contrato, se identifica la modalidad o clase de contrato, de los que suele celebrar la Contraloría General de la república, tales como: compraventa, suministro, prestación de servicios, obra, arrendamiento, permuta, consultoría, comodato, donación, convenios, interadministrativos.




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3. Fundamentos jurídicos de selección del contratista Es la definición del procedimiento de selección que deberá aplicarse, de acuerdo con la naturaleza, cuantía o condiciones especiales de la contratación y la normatividad vigente. Este estudio exige el examen de, por lo menos, los siguientes temas: En los estudios y documentos previos no debe confundirse la modalidad, naturaleza o clase de contrato con la modalidad de selección del contratista.

De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 la Contraloría General de la República seleccionará a los contratistas a través de las siguientes modalidades:

1. Licitación pública, 2. Selección abreviada, 3. Concurso de méritos y 4. Contratación directa.

En los estudios previos se deben señalar con claridad, no sólo las disposiciones legales y reglamentarias que soportan la modalidad de selección, sino también las razones jurídicas por las cuáles se considera aplicable dicha modalidad en cada caso concreto. 4. Análisis que soporta el valor estimado del contrato Comprende la realización de un análisis de los diferentes precios de los bienes o servicios a contratar que se registran en el mercado, y pueden ser consultados a través de mecanismos como:

a. Solicitud de cotizaciones. b. Consulta de bases de datos especializadas. c. Análisis de consumos y precios históricos.

Así mismo, involucra el análisis de las variables consideradas para calcular el presupuesto oficial o precio del contrato. Para la elaboración del estudio de precios de mercado se efectúan las siguientes recomendaciones: a. Cuando se emplee la modalidad de solicitud de cotizaciones, las mismas se deben requerir remitiendo a los interesados toda la información básica del contrato a suscribir, con el fin de que proyecten el valor del servicio o del bien correspondiente. Por lo expuesto, se deberán señalar en la comunicación respectiva los gastos que deberá




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asumir el contratista (constitución de garantía única, impuestos, transporte, publicación, etc.) y la forma de pago prevista para el futuro contrato, toda vez que esta información incide directamente en el precio ofrecido. (Ver formato solicitud de cotizaciones).

Las cotizaciones se deberán solicitar a interesados que tengan condiciones de producción (capacidad económica, financiera, técnica y de experiencia) similares, con el fin de que realmente se obtenga un precio de mercado. Para ilustrar esta afirmación basta con verificar los precios que sobre un bien de la canasta familiar puede ofrecer un tendero de barrio, un mayorista o un supermercado. Asimismo, se debe verificar la ocurrencia de circunstancias que distorsionan los precios del mercado, como ofertas especiales de almacenes de cadena, fenómenos de escasez o abundancia del producto, etc. b. Cuando por las condiciones del mercado del bien o servicio a contratar se requiera la revisión de bases de datos, el responsable deberá dejar constancia de las consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio. Las bases de datos consultadas deben ser especializadas y representativas en el mercado del bien o servicio a contratar. c. Para emplear el mecanismo de análisis de precios históricos se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de precios al consumidor en cada año, examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan implicado fluctuaciones importantes en el comercio del bien o servicio. Las características del bien o servicio deben ser las mismas entre una contratación y otra. d. La estimación del valor del contrato debe prever un porcentaje para las posibles adiciones. e. Cuando se trate de contrato de obra con precios unitarios fijos debe especificarse el valor de cada ítem, y de la misma forma debe procederse cuando en general se vaya a contratar por ítems. f. En relación con bienes y servicios cuyos precios son regulados, la entidad debe sujetarse a las normas reguladoras de los mismos, como por ejemplo, en el suministro de gasolina de gasolina o prestación de servicios de vigilancia. g. En los contratos de prestación de servicios profesionales, para fijar el valor de los honorarios, se deberán tener en cuenta diversos factores así: la escala de remuneración salarial de las diversas categorías de empleos de la Contraloría General de la República, incluyendo los factores salariales, cuando ello fuere posible de acuerdo con la labor a contratar; la complejidad de la labor a contratar; la experiencia e




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idoneidad del contratista, factores que deben corresponder a la compelidad de la labor que se contrata. 5. Justificación de los factores de selección: definición de los criterios de verificación y de ponderación, así como los factores de desempate.

Se aplican los criterios de verificación y de ponderación conforme a las reglas señaladas en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, y los artículos 11 y 12 del Decreto 2474 de 2008, teniendo en cuenta con claridad la diferenciación entre requisitos de verificación o habilitantes que son subsanables de los que no lo son. De acuerdo con dicha disposición, tanto en los estudios como e los pliegos de condiciones no se hará en mención en forma expresa de cuáles son los requisitos habilitantes. En cada estudio previo y en cada pliego de condiciones, según la naturaleza del contrato a celebrarse, se determinarán los criterios de verificación o habilitantes y los criterios técnicos a los cuales se les asigna puntaje. Criterios de Verificación o Requisitos habilitantes: son las condiciones de experiencia, la capacidad jurídica, financiera y de organización de los proponentes que se les exige para la participación en el proceso de selección, conforme las condiciones del contrato a suscribir y a su valor y que son subsanables. Criterios de ponderación: son aquellos a los cuales se les asigna puntaje y que no son susceptibles de ser subsanados por los oferentes.

Criterios de desempate Según lo establecido en el Decreto 2473 de 2010, o el que esté vigente en el momento de realizar los estudios los criterios de desempate son reglas sucesivas y excluyentes así: a. En caso de igualdad de condiciones, se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros. b. Si se presenta empate o este persiste y entre los empatados se encuentren Mipymes, se preferirá a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, conformada únicamente por Mipymes nacionales. c. Si no hay lugar a la hipótesis prevista en el numeral anterior y entre los empatados se encuentran consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura en los que tenga participación al menos una Mipyme, este se preferirá.




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d. Si el empate se mantiene, métodos aleatorios que se definirá en cada estudio previo y pliego de condiciones respectivo.. 6. Análisis, estimación, tipificación y distribución de riesgos previsibles en la contratación

En la estimación, tipificación y distribución de riesgos se aplicarán las siguientes reglas: 1. El artículo 88 del Decreto 2474 de 2008 puntualizó que los “riesgos previsibles” son: “(…) todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y la ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales”.”2 2. De acuerdo al Decreto 4828 de 2008 y demás normas concordantes, o las que se encuentren vigentes en el momento de realizar el estudio, son tres las condiciones que deben analizarse frente a los riesgos derivados de la contratación estatal al momento de la elaboración del estudio previo por el funcionario responsable: A. La identificación y previsibilidad, entendida como la posibilidad de precaver la ocurrencia del riesgo e identificar las circunstancias en las que sobrevendrá. De conformidad con la normatividad vigente, la CGR no debe ocuparse del análisis de los riesgos imprevisibles. B. La estimación o cuantificación, consistente en el ejercicio de tasación o determinación del valor del riesgo y de la posible afectación de la ecuación financiera del contrato, generada por su ocurrencia. C. La distribución de riesgo, hace referencia a la asignación de la cuantificación del riesgo a cada una de las partes del contrato o la forma en que se restablecerá el equilibrio contractual cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.

2. En la matriz de riesgos adoptada por la Contraloría General de la República se incluirán los eventos que pueden afectar el equilibrio económico del contrato según la �� artilla recomendaciones para la elaboración de estudios previos:

aplicación del principio de planeación en la contratación de las entidades públicas; Procuraduría General de la Nación. Abril de 2010 �




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clase de contrato a suscribirse, teniendo como referente el Manual de Riesgos de la CGR, la experiencia contractual, las disposiciones legales sobre la materia (art. 27. L.80/93), la doctrina y la jurisprudencia del Consejo de Estado sobre la materia.

7. El Análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de Naturaleza contractual o extracontractual, derivados del ofrecimiento o del contrato. Para la determinación de las garantías contractuales en los estudios previos, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. En los estudios previos se determinará con precisión el tipo de garantía a exigirse al contratista, de conformidad con la complejidad del contrato a suscribirse, teniendo en cuenta los diversos tipos de garantía establecidos por el artículo 3 del Decreto 4828 de 2008 y soportado en un análisis que justifique la exigencia de las mismas. 2. Los riesgos a amparar son los señalados en el artículo 4 del Decreto 4828 de 2008 y la suficiencia de las garantías se establecerán conforme a lo establecido en el artículo 7 del mismo decreto. 3. La garantía de cumplimiento del contrato, conforme a la normativa vigente, no podrá ser inferior al 10% del valor del contrato. No obstante, conforme al análisis que se haga en los estudios previos, dicho monto podrá aumentarse hasta un 20%. 4. El monto de la garantía de calidad y correcto se determinará el cada caso concreto en los estudios previos según la naturaleza de contrato, su complejidad, su monto, el plazo del mismo, etc., teniendo en cuenta lo previsto en este aspecto en el artículo 7 del Decreto 4828 de 2008, pero no podrá ser inferior al 50% del valor del contrato. 5. En los contratos inferiores al 10% de la menor cuantía, en cada caso concreto se determinara en los estudios previos la conveniencia de exigir o no las garantías teniendo en cuenta el monto de los recursos involucrados, la complejidad del contrato, el plazo, los riesgos, etc.

6. En los contratos de prestación de servicios profesionales se exigirán las garantías de cumplimiento y calidad del servicio sin importar la cuantía. Excepcionalmente, y conforme al análisis que se haga en cada estudio previo podrá exigirse la póliza de responsabilidad civil extracontractual.




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8. Verificación de la apropiación presupuestal

Para iniciar el trámite de contratación es indispensable que se haya incluido el correspondiente rubro dentro del Presupuesto de Gastos de Funcionamiento o de Inversiones aprobado para la CGR. Antes de la iniciación del procedimiento de selección se deberá obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). Cuando el desarrollo del contrato abarque más de una vigencia fiscal, se debe prever el cumplimiento de lo indicado en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás normas presupuestales referente a vigencias futuras. Para tal fin, el funcionario responsable de elaborar los estudios previos proyectará una comunicación suscrita por el Jefe de la dependencia en la cual solicite el certificado de disponibilidad presupuestal a la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera. 9. Nombre de la dependencia que hace el requerimiento. 10. Fecha de elaboración del estudio.




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CAPÍTULO II

2. MODALIDADES DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

De conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 2° del Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, la CGR escogerá a los contratistas a través de las siguientes modalidades de selección:

1. Licitación Pública 2. Selección Abreviada 3. Concurso de Méritos 4. Contratación Directa 5. Contratación de Mínima Cuantía

Para la selección de los contratistas se aplicarán los principios de economía, transparencia y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que rigen la función administrativa. 2.1. LICITACION PÚBLICA OBJETIVO.

Determinar la herramienta mediante la cual la CGR formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable, estableciendo los pasos a seguir en el desarrollo de esta y con el fin de obtener una gestión transparente, eficaz y eficiente de las diferentes Áreas de CGR, con acatamiento de las disposiciones legales vigentes. ALCANCE Este procedimiento involucra a la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera de la Contraloría General de la Republica del Nivel Central y a las direcciones o Gerencias que requieran a adquisición de bienes o servicios. Se entiende por licitación pública el procedimiento mediante el cual la CGR formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, en los eventos en que el objeto del contrato sea complejo y para los casos que




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la Ley 1150 de 2007 y su Decreto 2474 del 7 de julio de 2008, no señale una causal que establezca el procedimiento de selección a seguir. ETAPA PREPARATORIA:

Esta etapa conlleva la planeación del contrato a celebrar por la CGR, para lo cual deberá hacer: a) Elaborar los estudios y documentos previos (estudios de mercado), de necesidades incluidas en el PLAN DE COMPRAS. b) Expedición de la disponibilidad presupuestal. Es el documento que ampara la existencia de apropiación presupuestal para llevar a cabo el proceso, para iniciar el trámite de contratación es indispensable que se haya incluido el correspondiente rubro dentro del Presupuesto de gastos de funcionamiento o de inversiones aprobado para la Entidad. Antes de iniciar el procedimiento de apertura del proceso de se deberá obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), que garantice la existencia de apropiación suficiente para atender los desembolsos de la respectiva contratación durante la vigencia fiscal correspondiente.

Una vez recibida la solicitud de contratación, se procederá a solicitar este Certificado de Disponibilidad Presupuestal a la Dirección Financiera, de acuerdo a la Delegación del Gasto.

c) Citación para análisis de los estudios previos y recomendación de la apertura del proceso.

El Secretario de la Junta de Licitaciones y Concurso de Méritos, citará a los miembros de la misma, previa instrucción del Gerente. En la citación el secretario incluirá el orden del día, y anexará los siguientes archivos: -Estudios y documentos previos, presentados por el Jefe de la dependencia que hace la solicitud. -Informe ejecutivo, el cual debe contener: Objeto, justificación de la necesidad, resumen del estudio de mercado, presupuesto estimado, enunciación del certificado de disponibilidad presupuestal y modalidad de contratación.

La citación podrá ser por medio físico o mediante correo electrónico.

Los miembros de la Junta de Licitaciones estudiarán los documentos relacionados en el numeral anterior. El Presidente instalará la reunión previa verificación de la asistencia de los miembros convocados y de los invitados sugeridos. Acto seguido, el Secretario




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dará lectura al orden del día, y someterá a consideración de los miembros convocados la recomendación de la apertura del proceso que se hayan remitido para estudio.

d) Informar a la Cámara de Comercio a través de correo electrónico. Informando la intención que tiene la CGR de ordenar la apertura de la licitación. Para el efecto, en el correo deberá incluir la siguiente información:

1) Objeto a contratar. 2) Modalidad de selección. 3) Presupuesto Oficial Estimado

e) Elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones. Una vez recomendada la apertura del proceso de selección por los miembros de la Junta respectiva, la Dirección de Recursos Físicos deberá entregar al profesional asignado la información con los soportes para iniciar el proceso: El profesional del área de contratos, abre el expediente contractual, el cual contendrá los documentos que soportan el respectivo proceso y comiza a elaborar el proyecto de pliego de condiciones con base en los estudios y documentos previos, el cual deberá contener como mínimo:

La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.

Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

La información a que se refiere este ordinal, se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.

Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.




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Una vez elaborado el proyecto de pliego de condiciones por el profesional del área de contratos de la Dirección de Recursos Físicos, éste se remitirá a la Dirección Financiera para la determinación de los criterios de verificación de la capacidad financiera y evaluación económica de la oferta.

f) Publicar aviso informativo en diario de amplia circulación.

Conforme a lo establecido en los numerales 1 y 2 del artículo 3 de la Ley 80 de 1993, antes de la Resolución de Apertura, la Dirección de Recursos Físicos, publicará en un diario de amplia circulación, los datos más relevantes del proceso licitatorio, en la forma y dentro del término establecido en la ley.

g) Publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP: la constancia de envío de la información a la Cámara de Comercio. h) Publicación en el SECOP del proyecto de pliego de condiciones. Por un término mínimo de diez (10) días hábiles. Para el efecto, se debe imprimir el registro de la publicación para anexarlo al expediente contractual. i) Publicación en el SECOP de los Estudios y documentos previos de la licitación. Para el efecto, se debe imprimir el registro de la publicación para anexarlo al expediente contractual. j) Publicación en el SECOP del Aviso de Convocatoria. Para el efecto, debe imprimir el registro de la publicación para anexarlo al expediente contractual. El aviso de convocatoria debe tener como mínimo la siguiente información:

• Objeto a contratar. • Modalidad de selección que se utilizará. • Presupuesto Oficial Estimado. • Lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego

de condiciones y los estudios y documentos previos. • Reglas de adjudicación del contrato. • Factores y criterios de selección.

k) Recibir y responder las observaciones al proyecto de pliego de condiciones.

Durante el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones se realizará la recepción de observaciones que los interesados considere pertinentes, de las cuales el funcionario sustanciador dará traslado a la dependencia correspondiente de acuerdo a




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la naturaleza de la observación, así: Técnica (Dependencia solicitante), Financiera (Dirección Financiera), Jurídica (En procesos licitatorios y Concurso de Méritos: Oficina Jurídica y en los demás procesos al profesional de apoyo jurídico en la sustanciación del proceso.)

l) Publicar las respuestas a las observaciones presentadas.

Una vez emitida las respuestas por la dependencia respectiva, la Dirección de Recursos Físicos consolidará las mismas, incorporando las modificaciones pertinentes al pliego si a ello hubiere lugar y procederá a su publicación en el SECOP.

NOTA: De conformidad con lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 7 del Decreto 2474 de 2008 o el que se encuentre vigente, para efecto de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, se entenderá que han retirado el respectivo pliego de condiciones del proceso licitatorio, quienes hayan presentado observaciones al proyecto de pliegos de condiciones o hayan asistido a la audiencia de reparto de riesgos a que se refiere el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, cuando ésta se realiza con anterioridad a la apertura del proceso. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones no genera obligación para la CGR de dar apertura al proceso de selección. ETAPA PRE-CONTRACTUAL En esta etapa la CGR debe realizar los trámites que correspondan a la realización efectiva del proceso de selección, la elaboración de los pliegos de condiciones, los que a su vez se basarán en la información que arrojó la etapa anterior. De esta manera se pueden definir y establecer requisitos y criterios para la selección de la mejor propuesta para la CGR. a) Acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección. La Dirección de Recursos Físicos elaborará el acto administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de selección, el cual surtirá las aprobaciones de acuerdo con la modalidad de selección y una vez suscrito por el Ordenador del Gasto se realizará su publicación en el SECOP. El contenido del acto administrativo que ordena la apertura de la licitación deberá contemplar los siguientes aspectos:

1. El objeto a contratar, 2. El valor del presupuesto oficial estimado,




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3. La modalidad de selección, 4. El cronograma del proceso con indicación expresa de fechas y

lugares en las que se llevarán a cabo las audiencias, 5. Lugar físico o electrónico de consulta del pliego de condiciones, 6. De los estudios y documentos previos, 7. Convocatoria a las veedurías ciudadanas, 8. Número de certificado de disponibilidad presupuestal, 9. Designación de los integrantes del Comité Asesor para la evaluación

de las propuestas, 10. La adopción del pliego de condiciones y los demás asuntos

pertinentes.

El acto administrativo que ordena la apertura de la licitación se deberá publicar en el SECOP, en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los (3) tres días hábiles siguientes a su expedición.

b) Acto de suspensión del proceso si fuere del caso El proceso de selección podrá ser suspendido en los términos y formalidades previstas para el efecto en la normatividad vigente. El respectivo acto administrativo debe ser publicado en el SECOP. c) Publicar Pliego definitivo De Condiciones: El pliego de condiciones deberá contar como mínimo con los siguientes aspectos:

• Descripción técnica y detallada del objeto a contratar con sus respectivas

especificaciones técnicas, • Presupuesto oficial, • Forma de pago, • Garantía de seriedad de la oferta, • Garantías del contrato, • Moneda en que se deben presentar las propuestas, • Estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles involucrados en la

contratación razones, • Causas que generan rechazo de las propuestas, • Definición de mecanismos de seguridad electrónica para asegurar la

autenticidad e Integridad de los mensajes de datos, • Condiciones de celebración del contrato, • Plazo máximo para expedir adendas, • Proyecto de minuta del contrato.




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Incorporadas las modificaciones al proyecto de pliego de condiciones, la Dirección de Recursos Físicos elaborará el pliego definitivo, el cual de acuerdo con la modalidad de selección del proceso se remitirá para su aprobación (Procesos Licitatorios y Concursos de Méritos: Oficina Jurídica). En todos los casos el pliego de condiciones deberá ser aprobado por el ordenador del gasto.

Es importante recordar que el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008, parágrafo 2º, fijó la obligación de ajustar el documento de estudios previos, en coherencia con las modificaciones que se presenten en el pliego de condiciones.

Este ejercicio le permite establecer a la CGR el nivel de los ajustes realizados, protegiendo a la ciudadanía interesada en los procesos de contratación, de cambios sustanciales en los mismos que afecten tanto el principio de planeación como el de igualdad. En caso de que la modificación de los elementos mínimos implique cambios fundamentales, la CGR, atendiendo lo dispuesto en el numeral 2º del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura. d) Realizar audiencia de revisión y asignación de riesgos.

En la fecha y hora señaladas en el pliego de condiciones, antes del acto de apertura, tendrá lugar la Audiencia de Distribución de Riesgos. La revisión de riesgos se debe verificar conforme con la normatividad vigente. En todo caso, éstos deben estar acordes con la naturaleza del contrato que se pretende suscribir. Se debe verificar la trazabilidad del proceso en materia de riesgos. Es importante determinar que la asistencia a la Audiencia de Distribución definitiva de riesgos no es obligatoria para los particulares interesados en participar en el proceso licitatorio. Sin embargo, todas las decisiones que se tomen como consecuencia de la misma, les serán aplicables en términos generales a todos los participantes, independientemente de que hubieran asistido o no a la audiencia en mención. e) Acto formal de apertura del proceso

En la fecha y hora señaladas en el pliego de condiciones, se llevará a cabo el acto formal de apertura del proceso en la Dirección de Recursos Físicos. A este acto, podrán asistir todas las personas interesadas en el proceso de selección, y deberán concurrir por parte de la Entidad, el Director de Recursos Físicos y el Delegado de la Oficina de Control Interno.




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El acto formal de apertura será dirigido por el Director de Recursos Físicos, quien en la hora y fecha señaladas en el pliego de condiciones, y en presencia de los asistentes interesados, informará que se dará inicio al acto formal de apertura del proceso.

El Director de Recursos Físicos expresará a los asistentes que a partir de ese momento los interesados en participar en el proceso, podrán presentar las ofertas correspondientes. De lo anterior se dejará constancia escrita mediante acta, que se deberá imprimir y firmar en la diligencia por todos los asistentes, haciendo entrega de un juego de llaves de las cerraduras de la respectiva urna, a los funcionarios antes citados.

e) Realizar audiencia para precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, se realizará la Audiencia que tendrá como objetivo principal aclarar el pliego de condiciones de la licitación y a la misma deben asistir los servidores públicos y/o contratistas que participaron en la elaboración de los estudios previos y/o del pliego de condiciones. f) Recibir las observaciones al pliego definitivo de condiciones y Responder las Observaciones al pliego definitivo de condiciones Durante el término de publicación del pliego de condiciones se realizará la recepción de observaciones Todas las observaciones serán recibida de manera física o por correo electrónico. El funcionario sustanciador dará traslado a la dependencia correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la observación, así: Técnica (Dependencia solicitante), Financiera (Dirección Financiera), Jurídica (En procesos licitatorios y Concurso de Méritos: Oficina Jurídica y en los demás procesos al profesional de apoyo jurídico en la sustanciación del proceso).

Una vez emitida las respuestas por la dependencia respectiva, la Dirección de Recursos Físicos consolidará las mismas, generando las modificaciones pertinentes al pliego si a ello hubiere lugar, mediante adendas y procederá a su publicación en el SECOP.

g) Adendas. Estas sólo pueden efectuarse dentro del término establecido en el pliego de condiciones para éste efecto. La competencia para realizar aclaraciones y expedir adendas al pliego de condiciones está en cabeza del Ordenador del Gasto, y solo




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puede efectuarse dentro del término establecido en el pliego de condiciones para este efecto.

h) Suspensión del proceso licitatorio. El proceso de selección podrá ser suspendido en los términos y formalidades previstas para el efecto en la normatividad vigente. El respectivo acto administrativo debe ser publicado en el SECOP. i) Cierre del proceso.

La CGR deberá cumplir con el cronograma de la selección y en la fecha y hora señaladas en el pliego de condiciones, se debe llevar a cabo el acto formal de cierre de la selección, esta diligencia quedará consignada en un acta en la cual se registrarán:

• Los funcionarios que asisten al cierre. • La razón social, el valor de la propuesta, los folios y los datos de la garantía de

seriedad de la oferta de cada uno de los oferentes que presentaron propuesta. • Observaciones de la foliación y de circunstancias que se relacionen con el

cierre del plazo para presentar ofertas. • En la fecha, hora y lugar señalados en el pliego de condiciones, se llevará a

cabo el acto formal de cierre del proceso. A este acto, podrán asistir todas las personas interesadas en el proceso de selección3, y deberán asistir por parte de la Entidad, el Director de Recursos Físicos o el profesional que para el efecto designe; el Director de la Oficina de Control Interno o el profesional que para el efecto designe; el Coordinador de Gestión Licitaciones y Contratos; y el profesional sustanciador del proceso.

• Para lo anterior se realizará el siguiente procedimiento, con el levantamiento del acta en el que se transcribirá la siguiente información:

• Verificación de la hora oficial de cierre, a través de los mecanismos electrónicos o de telecomunicaciones existentes, tomando como prioritaria la hora oficial suministrada a través del portal de Internet ww.sic.gov.co.

• Instalación por parte del Director de Recursos Físicos o su Delegado • Verificación de las personas asistentes. • Verificación de la existencia de las ofertas, tanto originales como copias,

radicadas en los formatos estipulados para tal fin. • Transcripción de los datos principales tomadas del original de las ofertas, como

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• Nombre del oferente • Número de folios de la propuestas tanto original como copias • Datos de la póliza de seriedad de la oferta: Entidad Aseguradora, valor, fecha

de expedición y número de la póliza • Valor de la propuesta, incluido IVA, el cual puede ser total o por ítem si hace se

requiere, situación que lo decide la Entidad al momento de realizar esta toma de datos, (a excepción de la subasta inversa y del concurso de méritos).

• Firma por los asistentes j) Evaluación de las propuestas. La Dirección de Recursos Físicos remitirá a las dependencias competentes, dentro del plazo previsto en el cronograma al comité de evaluación, previamente definido, las ofertas recibidas, así: Verificación Jurídica (Original de la Oferta,) En procesos licitatorios, Concurso de Méritos y Subasta Inversa de Mayor Cuantía: Oficina Jurídica y en los demás procesos al profesional de apoyo jurídico en la sustanciación del proceso. Verificación Financiera y Económica a cargo de la Dirección Financiera (Primera Copia de la Oferta). Evaluación Técnica, a cargo de la dependencia solicitante del bien o servicio (Segunda Copia de la Oferta). En caso de obra pública esta evaluación estará a cargo de la Dirección de Recursos Físicos.

El comité evaluador debe efectuar las solicitudes a los oferentes para que alleguen o subsanen los documentos relacionados con el cumplimiento de los requisitos previstos en el pliego de condiciones.

Consolidar y publicar por parte de la Dirección de Recursos Físicos en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP- Portal Único de Contratación, por el término establecido en la ley, el resultado de las evaluaciones de las ofertas, para que los proponentes realicen las correspondientes observaciones. Verificar al valor de la oferta, si es artificialmente bajo, caso en el cual la CGR debe requerir al oferente para que explique las razones en que se sustenta el valor ofertado. En la verificación de los requisitos habilitantes se aplicará el principio de subsanabilidad para lo cual los evaluadores solicitarán a los oferentes dentro del término señalado en el pliego de condiciones, que no podrá ser inferior a dos (2) días hábiles, suministren la documentación o información no susceptibles de asignación de puntajes, so pena de rechazo de la oferta. Realizar el informe de verificación de los requisitos mínimos de los proponentes y de evaluación de las ofertas de conformidad con los puntajes asignados en el pliego.




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Publicación del informe de verificación de los requisitos mínimos de los proponentes y de evaluación de las ofertas. k) Análisis de la entidad a las observaciones realizadas a las evaluaciones por los oferentes

Una vez recibidas las observaciones, la Dirección de Recursos Físicos dará traslado de las mismas al Comité respectivo así: Técnica (Dependencia solicitante), Financiera y Económica (Dirección Financiera) y Jurídica.

Una vez emitido el resultado de las evaluaciones por los respectivos Comités, la Dirección de Recursos Físicos consolidará las mismas, y presentará el resultado de la evaluación definitiva a consideración de la Junta o Comité a que haya lugar para su posterior recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta.

l) Termino para dar traslado a las partes del informe de las evaluaciones. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de la publicación del informe de evaluación, se dará traslado a los oferentes para que realicen de ser el caso las observaciones al informe de evaluación. De las observaciones se dará traslado al Comité Asesor de la CGR, para que proceda a dar respuesta. Una vez analizadas y resueltas las observaciones, el Delegado para la adjudicación, procederá en Audiencia Pública a realizar la adjudicación correspondiente o a declarar desierto el proceso. m) Audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta.

En el pliego de condiciones se debe señalar el plazo para efectuar la adjudicación y para la firma del contrato. El plazo para adjudicar podrá ser prorrogado mediante acto administrativo motivado, de acuerdo con lo establecido en el artículo 30 numeral 9º de la Ley 80 de 1993 o la normatividad vigente.

n) La adjudicación del contrato. En los procesos licitatorios, la debe hacer el ordenador del gasto de la CGR en Audiencia Pública, mediante resolución motivada, que se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia. ( ver capitulo ordenador del gasto). El Artículo 15 de la R. 065 e 2008, determina que se delega en el Gerente de Gestión Administrativa y Financiera la competencia para la ordenación del gasto, la realización de licitaciones y concurso de méritos, la dirección y desarrollo de los procesos de selección de contratistas, la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que superen el monto de la menor cuantía de la CGR.




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Dicha audiencia no podrá ser utilizada por los oferentes para revivir el plazo que les otorga la ley para formular observaciones a la verificación jurídica, financiera y técnica, ni a la evaluación económica y técnica de las propuestas. La resolución de adjudicación no tiene recursos por la vía gubernativa. La Contraloría General de la República podrá mediante acto administrativo, ordenar la revocatoria del acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección, con fundamento en el Artículo 69 del Código Contencioso Administrativo, por las causales previstas en el mismo. Una vez aprobado el contrato el Coordinador del Grupo de Licitaciones y contratos de la Dirección de recursos Físicos, el adjudicatario cuenta con el término establecido en el pliego de condiciones para suscribirlo y para presentar la garantía única contractual, y la constancia de pago de la publicación del contrato. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la CGR en calidad de sanción, la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por la garantía. En este evento la CGR mediante acto administrativo motivado podrá adjudicar el contrato dentro del término establecido en el pliego de condiciones, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la CGR. ñ. Declaratoria de desierta de la licitación.

En el evento en que se haya declarado desierto el proceso licitatorio se deberá verificar que se hayan dado cualquiera de los siguientes requisitos: 1. Motivos o causas que impidan la escogencia objetiva como por ejemplo cuando ninguna propuesta se ajusta a las condiciones consignadas en el pliego o cuando no se presente propuesta alguna. 2. Porque se den las causales de rechazo establecidas en el pliego de condiciones. 3. Expedir el acto administrativo correspondiente y que el mismo esté debidamente motivado. o) Publicidad de la información del proceso de contratación. En cumplimiento del Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008 o el que se encuentre vigente en el momento de realizar el proceso, las actas de audiencias, el acto de apertura del




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proceso, las solicitudes de observaciones ó aclaraciones y sus respuestas, adendas y aclaraciones a los pliegos de condiciones, el informe de evaluación de las propuestas, las respuestas a las observaciones efectuadas a los informes de evaluación, y demás información producida en el transcurso del proceso de contratación, será publicada en Portal único de contratación www.contratos,gov.co, a más tardar dentro los tres (3) días hábiles siguientes de su expedición. CONTROL: Verificar que los procesos de contratación se encuentre de acuerdo con los procedimientos establecidos en la etapa precontractual, dejando debidamente soportadas las actividades realizadas, de conformidad con la normatividad vigente.

2.2. SELECCIÓN ABREVIADA OBJETIVO

El presente procedimiento determina los lineamientos que deben regir en el desarrollo de un proceso de selección abreviada para la contratación de suministros, servicios y/o adquisición de bienes, con el fin de obtener una gestión transparente, eficaz y eficiente de las diferentes Áreas de CGR, con acatamiento de las disposiciones legales vigentes. ALCANCE Este procedimiento involucra todas las dependencias de la Contraloría General de la Republica del Nivel Central que requieran a adquisición de bienes o servicios. La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. 2.2.1. LA ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN. Para la adquisición de estos bienes y servicios la CGR deberá, siempre que el reglamento así lo señale, hacer uso de procedimientos de:

a) Subasta inversa b) Acuerdos marco de precios c) Adquisición en bolsas de productos.




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SUBASTA INVERSA - ETAPA PREPARATORIA Esta etapa conlleva la planeación del contrato a celebrar por la CGR, para lo cual deberá hacer: a) Elaborar los estudios y documentos previos (modificaciones si son del caso), de necesidades incluidas en el PLAN DE COMPRAS.

FICHA TECNICA: Los estudios previos para esta modalidad de selección, deberán acompañarse de una ficha técnica de los bienes o servicios a contratar, y se publicaran en el SECOP, y contendrá como mínimo: a) Denominación de bien o servicio; b) Denominación técnica del bien o servicio; c) Unidad de medida; d) Descripción general.

b) Expedir la disponibilidad presupuestal. Es el documento que ampara la existencia de apropiación presupuestal para llevar a cabo el proceso, para iniciar el trámite de contratación es indispensable que se haya incluido el correspondiente rubro dentro del Presupuesto de gastos de funcionamiento o de inversiones aprobado para la Entidad. Antes de iniciar el procedimiento de apertura del proceso de se deberá obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), que garantice la existencia de apropiación suficiente para atender los desembolsos de la respectiva contratación durante la vigencia fiscal correspondiente.


c) Citación para el análisis de los estudios previos y recomendación de la apertura del proceso.

De acuerdo a la modalidad de selección, el secretario citará a los miembros, según el caso, previa instrucción del Gerente. En la citación el secretario incluirá el orden del día, y anexará los siguientes archivos: -Estudios y documentos previos, presentados por el Jefe de la dependencia que hace la solicitud. -Certificado de Disponibilidad Presupuestal. -Informe ejecutivo, el cual debe contener: Objeto, justificación de la necesidad, resumen del estudio de mercado, presupuesto estimado y modalidad de contratación

d) Aprobación de los estudios previos y recomendación de apertura del proceso




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Los miembros del Comité estudiarán los documentos relacionados en el numeral anterior. El Presidente instalará la reunión previa verificación de la asistencia de los miembros convocados y de los invitados sugeridos. Acto seguido, el Secretario dará lectura al orden del día, y someterá a consideración de los miembros convocados la aprobación de los estudios previos y la recomendación de la apertura del proceso que se hayan remitido para estudio.

e) Elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones: Una vez recomendada la apertura del proceso de selección por los miembros del Comité respectivo, la Dirección de Recursos Físicos deberá entregar al profesional asignado la información con los soportes para iniciar el proceso: El profesional del área de contratos, abre el expediente contractual, el cual contendrá los documentos que soportan el respectivo proceso y elabora el proyecto de pliego de condiciones con base en los estudios y documentos previos, el cual deberá contener como mínimo:





Los requerimientos de carácter técnico se presentarán siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.






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f) Publicación en el SECOP del proyecto de pliego de condiciones, de los estudios y documentos previos Con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la fecha del acto que ordena su apertura. Para el efecto, se debe imprimir el registro de la publicación para anexarlo al expediente contractual, tanto del pliego de condiciones, los estudios y documentos previos y el aviso de convocatoria. El aviso de convocatoria debe tener como mínimo la siguiente información:

1. Objeto a contratar. 2. Modalidad de selección que se utilizará. 3. Presupuesto Oficial Estimado. 4. Lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de

pliego de condiciones y los estudios y documentos previos. 5. Reglas de adjudicación del contrato. Factores y criterios de selección.

g) Recibir y responder las observaciones al proyecto de pliego de condiciones.

Durante el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones se realizará la recepción de observaciones que los interesados consideren pertinentes, de las cuales el funcionario sustanciador dará traslado a la dependencia correspondiente de acuerdo a la naturaleza de la observación, así: Técnica (Dependencia solicitante), Financiera (Dirección Financiera), Jurídica (En procesos licitatorios y Concurso de Méritos: Oficina Jurídica y en los demás procesos al profesional de apoyo jurídico en la sustanciación del proceso.)

h) Publicar las respuestas a las observaciones presentadas.


NOTA: De conformidad con lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 7 del Decreto 2474 de 2008 o el que se encuentre vigente, para efecto de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, se entenderá que han retirado el respectivo pliego de condiciones del proceso licitatorio, quienes hayan presentado observaciones al proyecto de pliegos de condiciones o hayan asistido a la audiencia de reparto de riesgos a que se refiere el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, cuando ésta se realiza con anterioridad a la apertura del proceso. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones no genera obligación para la CGR de dar apertura al proceso de selección.




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ETAPA PRE-CONTRACTUAL: En esta etapa la CGR debe realizar los trámites que correspondan a la realización efectiva del proceso de selección, la elaboración de los pliegos de condiciones, los que a su vez se basarán en la información que arrojó la etapa anterior. De esta manera se pueden definir y establecer requisitos y criterios para la selección de la mejor propuesta para la CGR. a) Acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección.

La Dirección de Recursos Físicos elaborará el acto administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de selección, el cual surtirá las aprobaciones de acuerdo con la modalidad de selección y una vez suscrito por el Ordenador del Gasto se realizará su publicación en el SECOP.

El contenido del acto administrativo que ordena la apertura del proceso deberá contemplar los siguientes aspectos:

1. El objeto a contratar, 2. El valor del presupuesto oficial estimado, 3. La modalidad de selección, 4. El cronograma del proceso con indicación expresa de fechas y

lugares en las que se llevarán a cabo las audiencias, 5. Lugar físico o electrónico de consulta del pliego de condiciones, 6. De los estudios y documentos previos, 7. Convocatoria a las veedurías ciudadanas, 8. Número de certificado de disponibilidad presupuestal, 9. Designación de los integrantes del Comité Asesor para la evaluación

de las propuestas, 10. La adopción del pliego de condiciones y los demás asuntos

pertinentes.

El acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección se deberá publicar en el SECOP, en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los (3) tres días hábiles siguientes a su expedición.

b) Publicar pliego definitivo de condiciones: El pliego de condiciones deberá contar como mínimo con los siguientes aspectos:

1. Descripción técnica y detallada del objeto a contratar con sus respectivas

especificaciones técnicas,




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2. Presupuesto oficial, 3. Forma de pago, 4. Garantía de seriedad de la oferta, La CGR podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta, para participar en procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios a los que se refiere el presente artículo. Si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del numeral 1 del artículo 8° de la Ley 80 de 1993. 5. Garantías del contrato, 6. Moneda en que se deben presentar las propuestas, 7. Estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles involucrados en la

contratación razones, 8. Causas que generan rechazo de las propuestas, 9. Definición de mecanismos de seguridad electrónica para asegurar la

autenticidad e integridad de los mensajes de datos, 10. Condiciones de celebración del contrato, 11. Plazo máximo para expedir adendas, 12. Proyecto de minuta del contrato.

Incorporadas las modificaciones al proyecto de pliego de condiciones, la Dirección de Recursos Físicos elaborará el pliego definitivo.

c) Acto forma formal de apertura

En la fecha y hora señaladas en el pliego de condiciones, se llevará a cabo el acto formal de apertura del proceso en la Dirección de Recursos Físicos. A este acto, podrán asistir todas las personas interesadas en el proceso de selección, y deberán concurrir por parte de la Entidad, el Director de Recursos Físicos y el Delegado de la Oficina de Control Interno.

El acto formal de apertura será dirigido por el Director de Recursos Físicos, quien en la hora y fecha señaladas en el pliego de condiciones, y en presencia de los asistentes interesados, informará que se dará inicio al acto formal de apertura del proceso.

El Director de Recursos Físicos expresará a los asistentes que a partir de ese momento los interesados en participar en el proceso, podrán presentar las ofertas correspondientes. De lo anterior se dejará constancia escrita mediante acta, que se deberá imprimir y firmar en la diligencia por todos los asistentes, haciendo entrega de un juego de llaves de las cerraduras de la respectiva urna, a los funcionarios antes citados.




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d) Recibir las observaciones al pliego definitivo de condiciones y sus respuestas.

Durante el término de publicación del pliego de condiciones se realizará la recepción de observaciones Todas las observaciones serán recibidas de manera física o por correo electrónico. El funcionario sustanciador dará traslado a la dependencia correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la observación, así: Técnica a Recursos Físicos o la dependencia que formuló la necesidad, Financiera a la Dirección Financiera y Jurídica al profesional de apoyo jurídico a la sustanciación del proceso.

Una vez emitida las respuestas por la dependencia respectiva, la Dirección de Recursos Físicos consolidará las mismas, generando las modificaciones pertinentes al pliego si a ello hubiere lugar, mediante adendas y procederá a su publicación en el SECOP.

e) Responder las Observaciones al pliego definitivo de condiciones. Durante el término de publicación del pliego de condiciones en el SECOP, los interesados podrán formular observaciones respetuosas, que deberán ser estudiadas y contestadas por la CGR. La CGR publicará en el SECOP las respuestas a la totalidad de las observaciones presentadas al pliego de condiciones, de lo cual se deberá imprimir constancia de esta publicación para que obre como prueba dentro del expediente contractual. f) Adendas. Estas sólo pueden efectuarse dentro del término establecido en el pliego de condiciones. En las Adendas deben incluirse todas las modificaciones que se consideren pertinentes tanto de tipo técnico, como jurídico o financiero, bien que hayan sido sugeridas por los proponentes o de oficio por la entidad.

e) Suspensión del proceso.

El proceso de selección podrá ser suspendido en los términos previstos para el efecto en la normatividad vigente. f) Prórroga del proceso La CGR puede prorrogar la fecha de cierre para presentar ofertas en los siguientes casos:

a. Cuando la CGR lo considere necesario o conveniente. En este caso la prórroga no podrá ser superior a la mitad del inicialmente fijado.




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b. A solicitud de los oferentes, siempre que la Entidad lo estime necesario. En este caso, dicha prórroga se hará mediante adenda en la que se incluirá el nuevo cronograma del proceso.

g) Cierre del proceso La CGR deberá cumplir con el cronograma de la selección y en la fecha y hora señaladas en el pliego de condiciones. La CGR deberá cumplir con el cronograma de la selección y en la fecha y hora señaladas en el pliego de condiciones, se debe llevar a cabo el acto formal de cierre de la selección, esta diligencia quedará consignada en un acta en la cual se registrarán:



cierre del plazo para presentar ofertas. • En la fecha, hora y lugar señalados en el pliego de condiciones, se llevará a

cabo el acto formal de cierre del proceso. A este acto, podrán asistir todas las personas interesadas en el proceso de selección4, y deberán asistir por parte de la Entidad, el Director de Recursos Físicos o el profesional que para el efecto designe; el Director de la Oficina de Control Interno o el profesional que para el efecto designe; el Coordinador de Gestión Licitaciones y Contratos; y el profesional sustanciador del proceso.

• Para lo anterior se realizará el siguiente procedimiento, con el levantamiento del acta en el que se transcribirá la siguiente información:

• Verificación de la hora oficial de cierre, a través de los mecanismos electrónicos o de telecomunicaciones existentes, tomando como prioritaria la hora oficial suministrada a través del portal de Internet ww.sic.gov.co.

• Instalación por parte del Director de Recursos Físicos o su Delegado • Verificación de las personas asistentes. • Verificación de la existencia de las ofertas, tanto originales como copias,

radicadas en los formatos estipulados para tal fin. • Transcripción de los datos principales tomadas del original de las ofertas, como

son: • Nombre del oferente • Número de folios de la propuestas tanto original como copias

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• Datos de la póliza de seriedad de la oferta: Entidad Aseguradora, valor, fecha de expedición y número de la póliza

• Valor de la propuesta, incluido IVA, el cual puede ser total o por ítem si hace se requiere, situación que lo decide la Entidad al momento de realizar esta toma de datos, (a excepción de la subasta inversa y del concurso de méritos).

• Firma por los asistentes

J. Verificación de los requisitos habilitantes. La Dirección de Recursos Físicos remitirá a las dependencias competentes, dentro del plazo previsto en el cronograma al comité de evaluación, previamente definido, las ofertas recibidas, así: Verificación Jurídica (Original de la Oferta) al profesional de apoyo jurídico en la sustanciación del proceso. Verificación Financiera a cargo de la Dirección Financiera (Primera Copia de la Oferta). Evaluación Técnica, a cargo de la dependencia solicitante del bien o servicio (Segunda Copia de la Oferta). El comité evaluador debe efectuar las solicitudes a los oferentes para que alleguen o subsanen los documentos relacionados con el cumplimiento de los requisitos previstos en el pliego de condiciones.

Consolidar y publicar por parte de la Dirección de Recursos Físicos en el Sistema Electrónico de Contratación Pública –SECOP- Portal Único de Contratación, por el término establecido en la ley, el resultado de las evaluaciones de las ofertas, para que los proponentes realicen las correspondientes observaciones. Publicación del informe de verificación de los requisitos mínimos de los proponentes y de evaluación de las ofertas. K) Análisis de la entidad a las subsanaciones realizadas por los oferentes

Una vez recibidas las subsanaciones, la Dirección de Recursos Físicos dará traslado de las mismas al Comité respectivo así: Técnica (Dependencia solicitante), Financiera y Económica (Dirección Financiera), Jurídica, al profesional de apoyo jurídico en la sustanciación del proceso.

Una vez emitido el resultado de la verificación final por los respectivos Comités, la Dirección de Recursos Físicos consolidará y publicará el informe final de requisitos habilitantes por el término establecido en los pliegos de condiciones para que los oferentes realicen las observaciones pertinentes.

Una vez recibidas las observaciones por parte de los oferentes, la Dirección de Recursos Físicos dará traslado de las mismas al Comité respectivo así: Técnica




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(Dependencia solicitante), Financiera y Económica (Dirección Financiera), Jurídica (Oficina Jurídica para el caso de la Mayor cuantía y en los demás procesos al profesional de apoyo jurídico en la sustanciación del proceso), quienes emitirán el cuadro final de requisitos habilitantes; en caso de quedar un único oferente habilitado la Entidad procederá a ampliar el término para que se presenten nuevas ofertas.

Durante la prórroga a que se hace referencia, podrán presentar oferta, aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta, los cuales deberán agotar los trámites de verificación citados previamente.

m) El proceso de subasta inversa

En desarrollo de la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes o de común utilización a través de subastas inversas, la CGR usará la modalidad electrónica, salvo que se certifique que no se cuentan con la infraestructura tecnológica para ello, caso en el cual podrán llevar a cabo los procedimientos de subasta de manera presencial.

Para el desarrollo de las subastas electrónicas inversas la CGR podrá utilizar la plataforma tecnológica que ponga en funcionamiento el SECOP o contratar con terceros su realización, de no contar con una propia, que en todo caso deberá garantizar la autenticidad y la integridad de los mensajes de datos. En los dos últimos casos la solución deberá generar reportes sobre el desarrollo del certamen en los formatos y parámetros tecnológicos señalados por el administrador del SECOP, así como realizar en este último la totalidad de las publicaciones.

CONDICIONES PARA PARTICIPAR EN LA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL

�� En la audiencia de subasta inversa presencial, los lances de presentación de las propuestas se hacen con la presencia física de los proponentes y por escrito. De conformidad con lo anterior, procederán a realizar la subasta inversa presencial en audiencia pública,

�� A la audiencia pública de subasta inversa presencial, asistirán el proponente o el representante legal cuando se trate de personas jurídicas o de consorcio o uniones temporales que se encuentren habilitados, con el documento de identificación correspondiente y máximo dos acompañantes.

�� En caso de apoderado, deberá allegar el poder respectivo en el cual se determine que está ampliamente facultado para participar en la audiencia y hacer lances para mejorar la oferta económica inicial dentro de la subasta. El poder se debe presentar con las formalidades que establece la ley para este tipo de documentos, es decir debidamente autenticado y con presentación personal.




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�� Solamente los proponentes que se encuentren habilitados podrán hacer lances para mejorar su oferta económica inicial. �

�� No se permitirá el ingreso ni uso de celulares o beepers o cualquier otro medio de comunicación durante la audiencia de subasta inversa.

PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL

��A la audiencia de subasta inversa presencial asistirán por parte de la Entidad, previa comunicación de la Coordinadora Gestión de Licitaciones y Contratos de la Dirección de Recursos Físicos: El Gerente de Gestión Administrativa y Financiera, que la presidirá; el Director de la Oficina Jurídica o su delegado; el Director de la Oficina de Control Interno o su delegado; el Director de Recursos Físicos y el Director de Recursos Financieros.

��La CGR distribuirá entre los proponentes habilitados asistentes, los sobres y formularios (ver formatos) en los cuales presentaran mejora de la oferta económica inicial o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance que mejore los precios ofertados.

��Una vez se de inicio a la audiencia, procederán a abrir los sobres que contienen la oferta económica inicial de los proponentes habilitados, procediendo el comité evaluador a verificar que las ofertas se encuentren diligenciadas en forma completa.

��Una vez iniciada la primera ronda dentro de la subasta inversa, no se permitirá la participación de nuevos oferentes, diferentes a los relacionados en el acta hasta dicho momento.

��Se establecerá que si alguna propuesta no se encuentra en las condiciones solicitadas incurrirán en causal de rechazo.

��Se comunicará a los asistentes a la audiencia cual fue el menor valor, para que los proponentes a partir del mismo procedan a realizar lances que mejoren la oferta económica inicial.

��La CGR otorgara a los proponentes un término de cinco (05) minutos para hacer sus lances.

��Los proponentes podrán presentar lances con un margen mínimo de mejora. Los márgenes mínimos de mejora de las ofertas serán aquellos establecidos en el Pliego de Condiciones, ajustado al valor de la propuesta más baja que resulte en cada una de las rondas, aproximado al mil más cercano. El valor de la propuesta más baja se determinará en cada una de las rondas de la subasta. Los lances que se encuentren por debajo del margen mínimo aquí establecido se tendrá por NO VALIDOS y el proponente que lo realice no podrá seguir presentándolos durante la subasta.




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��La CGR, repetirá el procedimiento descrito en el anterior párrafo, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor valor ofertado en la ronda anterior.

��Toda propuesta posterior anula la anterior del mismo proponente, de tal forma que al final del proceso la única propuesta que se toma de cada proponente se constituirá como la propuesta económica definitiva.

��Cuando un proponente presente un lance no valido no podrá seguir presentando posturas durante la subasta. Caso en el cual se tomará como propuesta económica de este proponente el último lance efectuado de manera válida.

��En el caso que un proponente no haga lances de precio, durante el tiempo que se ha establecido para hacer los mismos, se entenderá que su propuesta económica inicial es su propuesta económica definitiva.

��En el evento en que un proponente decida no participar en un lance no podrá continuar participando en el proceso de subasta, en este caso la CGR tomará como su propuesta definitiva el último valor válidamente ofertado.

��Los errores e imprecisiones de tipo aritmético que sean cometidos por el proponente en su oferta económica inicial serán corregidos por La CGR y éste será el valor que se tomará para efectos de la oferta económica inicial y adelantar el proceso de subasta.

��La corrección la realizará la CGR una vez se abran los sobres que contienen la oferta económica inicial de los proponentes habilitados. Por error aritmético, se entiende aquel en que incurre el proponente cuando realiza una indebida operación matemática, pero con la certeza de las cantidades, requerimientos y valores.

��Las correcciones efectuadas a las ofertas de los proponentes, según el procedimiento anterior, serán de forzosa aceptación para éstos.

��Los demás errores e imprecisiones cometidos por el proponente en el aspecto económico durante los lances que se realicen en la audiencia de subasta inversa no serán corregidos, por lo tanto vinculan legítimamente al oferente y lo obligan al cumplimiento de lo ofertado.

��Para efectos de realizar los lances, los proponentes utilizarán los sobres y los formularios que le suministre la CGR. Un funcionario de la Oficina de Control Interno recogerá los sobres cerrados de todos los participantes. Así mismo, La CGR registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado.

��En el caso que el proponente no diligencie el formulario que suministre la CGR para realizar los lances o no exprese de manera clara e inequívoca que no se hará ningún lance que mejore los precios ofertados, se tomará como su propuesta económica la última oferta realizada de manera valida y no podrá seguir participando en el proceso de subasta inversa.

��Los valores de las ofertas económicas que se registren en los formularios dispuestos para el efecto no deben tener tachaduras. En el evento en que se




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presenten cifras con tachaduras, el proponente debe anotar de nuevo la cifra que considere correcta y refrendarla con su firma. En caso que no refrende la cifra se tendrá como un lance no valido y la CGR tomarán como valor de la propuesta el último valor válidamente ofertado y el proponente no podrá continuar participando en el proceso de subasta.

��En el evento en que un proponente habilitado no asista a la audiencia pública de subasta inversa, la CGR tomará como su propuesta económica definitiva la oferta económica inicial. Así mismo, una vez se de inicio a la audiencia de subasta pública no se permitirá la participación de aquellos proponentes habilitados que no se encontraban al momento de la entrega de los respectivos sobres, en este caso La CGR tomará como su propuesta económica definitiva la oferta económica inicial. �

��En caso de existir empate entre los proponentes, se aplicarán los siguientes criterios de desempate:

- Se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la Oferta de bienes o servicios extranjeros.

- Si se presenta empate o este persiste y entre los empatados se encuentren Mipymes, se preferirá a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, conformada únicamente por Mipymes nacionales.

- Si no hay lugar a la hipótesis prevista en el numeral anterior y entre los empatados se encuentran consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura en los que tenga participación al menos una Mipyme, este se preferirá.

- Si persiste el empate, se efectuará un sorteo, previa concertación y fijación de las reglas que se darán a conocer a los interesados antes de la celebración de este.

��En el evento que se llegue a una ronda cuyos lances de efectuarse serian considerados ARTIFICIALMENTE BAJOS, La CGR, advertirá a los proponentes de dicha situación, y en el caso que uno o más proponente(s) decida(n) realizar el lance, La CGR adelantará la ronda respectiva y solicitarán a este(os) proponente (s) las razones que sustentan el valor ofertado. Si oídas las explicaciones el comité evaluador recomienda la continuidad de la(s) oferta(s), se continuará con el proceso de la subasta en la forma establecida. Si oídas las explicaciones sobre las razones que sustentan la oferta(s), el comité evaluador recomienda el rechazo de la(s) misma(s), esta(s) oferta(s) incurrirá en causal de rechazo.

��En caso de que no coincida el valor final ofertado ajustado con respecto al valor final de la propuesta, el comité evaluador realizará las operaciones aritméticas necesarias, con el fin de establecer el porcentaje final utilizado por el proponente, basándose únicamente en el valor final de la propuesta.

��En la misma audiencia se comunicará el nombre del adjudicatario y se le dará un (1)




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PROCEDIMIENTO SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA

La subasta inversa electrónica se lleva a cabo en línea a través del uso de recursos tecnológicos, previo el cumplimiento de los requisitos generales aplicables a todo procedimiento de contratación, contenidos en este Manual, los cuales son competencia del Gerente de Gestión Administrativa y Financiera, en virtud de la delegación realizada por el Contralor General mediante resolución reglamentaria. Las anteriores actividades se cumplirán a través de la Dirección de Recursos Físicos de la Entidad, conforme a lo establecido en la normatividad vigente.

La subasta dará inicio en la fecha y hora señalada en los pliegos de condiciones, previa autorización de la entidad para la cual se utilizarán los mecanismos de seguridad definidos en los pliegos de condiciones para el intercambio de mensaje de datos.

Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la subasta presentarán sus lances de precio electrónicamente, usando para el efecto las herramientas y medios tecnológicos y de seguridad definidos en los pliegos de condiciones.

Si en el curso de una subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999.

Adjudicado el contrato la entidad hará público el desarrollo y resultado de la subasta incluyendo la identidad de los proponentes.

Para la suscripción del contrato por medios electrónicos, el representante legal o apoderado del proponente ganador podrá firmar el contrato y sus anexos y los enviará al Secop y a la entidad, utilizando los medios de autenticación e identificación señalados en los pliegos de condiciones. En este caso, la remisión del contrato firmado electrónicamente se hará al correo electrónico que la entidad haya señalado en los pliegos de condiciones.

La entidad deberá asegurar que el registro de los lances válidos de precios se produzca automáticamente sin que haya lugar a una intervención directa de su parte.

Conforme avanza la subasta el proponente será informado por parte del Sistema o del operador tecnológico que brinda servicios de subasta, únicamente de la recepción de su lance y de la confirmación de su valor, así como del orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los proponentes. En ningún caso se hará público el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta.




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Si en el curso de una subasta electrónica inversa se presentaren fallas técnicas imputables al Secop, a la entidad o a la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas, la subasta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Sin embargo, la subasta deberá continuar si la entidad pierde conexión con el Secop o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus propuestas normalmente.

Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de Internet, aquel pierde conexión con el Secop o con el operador tecnológico de la subasta, no se cancelará la subasta y se entenderá que el proveedor desconectado ha desistido de participar en la misma, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento.

La entidad deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma.

B. BOLSA DE PRODUCTOS Para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por la CGR a través de bolsas de productos, se deben tener en cuenta las disposiciones legales sobre los mercados de tales bolsas y en los reglamentos de estas y en lo dispuesto en la subsección II del Decreto 2474 del 2008, por consiguiente la formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones. Por tanto, en caso de que la Contraloría considere necesario hacer uso de esta modalidad de selección, deberá consultar las disposiciones legales propias de los mencionados negocios, los reglamentos de las bolsas y las normas especiales previstas en la ley.

En adición al contenido de los elementos mínimos establecidos para los estudios y documentos previos, los que elabore la entidad contendrán lo siguiente:

1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa.

2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa.




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Con posterioridad al acto administrativo de apertura, la entidad procederá a dirigir la carta de intención a la bolsa de productos, adjuntando la ficha técnica de negociación que deberá cumplir con los requisitos mínimos exigidos por la bolsa de productos, el certificado de disponibilidad presupuestal. Una vez seleccionado por la bolsa de productos, la entidad procederá a elaborar el respectivo contrato con el comisionista escogido, quién adelantará el proceso de la adquisición de bienes o servicios requeridos, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la bolsa. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la CGR en calidad de sanción, la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por la garantía. En este evento la CGR mediante acto administrativo motivado podrá adjudicar el contrato dentro del término establecido en el pliego de condiciones, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la CGR.

ñ) Declaratoria de desierta.

En el evento en que se haya declarado desierto el proceso se deberá verificar que se hayan dado cualquiera de los siguientes requisitos:

1. Motivos o causas que impidan la escogencia objetiva como por ejemplo cuando ninguna propuesta se ajusta a las condiciones consignadas en el pliego o cuando no se presente propuesta alguna. 2. Porque se den las causales de rechazo establecidas en el pliego de condiciones. 3. Expedir el acto administrativo correspondiente y que el mismo esté debidamente motivado.

o) Publicidad de la información del proceso de contratación. En cumplimiento del Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008 o el que se encuentre vigente en el momento de realizar el proceso, las actas de audiencias, el acto de apertura del proceso, las solicitudes de observaciones ó aclaraciones y sus respuestas, adendas y aclaraciones a los pliegos de condiciones, el informe de evaluación de las propuestas, las respuestas a las observaciones efectuadas a los informes de evaluación, y demás información producida en el transcurso del proceso de contratación, será publicada en




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Portal único de contratación www.contratos,gov.co, a más tardar dentro los tres (3) días hábiles siguientes de su expedición. CONTROL: Verificar que los procesos de contratación se encuentre de acuerdo con los procedimientos establecidos en la etapa precontractual, dejando debidamente soportadas las actividades realizadas, de conformidad con la normatividad vigente.

2.2.2. SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA.

ETAPA PREPARATORIA

a) Elaborar los estudios y documentos previos (modificaciones si son del caso), de necesidades incluidas en el PLAN DE COMPRAS.

b) Expedir la disponibilidad presupuestal. Es el documento que ampara la existencia de apropiación presupuestal para llevar a cabo el proceso, para iniciar el trámite de contratación es indispensable que se haya incluido el correspondiente rubro dentro del Presupuesto de gastos de funcionamiento o de inversiones aprobado para la Entidad. Antes de iniciar el procedimiento de apertura del proceso de se deberá obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).


c) Citación para análisis de los estudios previos y recomendación de la apertura del proceso.

El secretario del Comité citará a los miembros previa instrucción del Gerente. En la citación el secretario incluirá el orden del día, y anexará los siguientes archivos: -Estudios y documentos previos, presentados por el Jefe de la dependencia que hace la solicitud. -Informe ejecutivo, el cual debe contener: Objeto, justificación de la necesidad, resumen del estudio de mercado, presupuesto estimado, enunciación del certificado de disponibilidad presupuestal y modalidad de contratación.

Los miembros del Comité respectivo estudiarán los documentos relacionados en el numeral anterior. El Presidente instalará la reunión previa verificación de la asistencia de los miembros convocados y de los invitados sugeridos. Acto seguido, el Secretario dará lectura al orden del día, y someterá a consideración de los miembros convocados la recomendación de la apertura del proceso que se hayan remitido para estudio.




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d) Elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones. Una vez recomendada la apertura del proceso de selección por los miembros del Comité respectivo, la Dirección de Recursos Físicos deberá entregar al profesional asignado la información con los soportes para iniciar el proceso: El profesional del área de contratos, abre el expediente contractual, el cual contendrá los documentos que soportan el respectivo proceso y comiza a elaborar el proyecto de pliego de condiciones con base en los estudios y documentos previos, el cual deberá contener como mínimo:





Los aspectos técnicos se presentarán siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.



e) Publicación en el SECOP del proyecto de pliego de condiciones, de los estudios y documentos previos y del aviso de convocatoria Con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la fecha del acto que ordena su apertura. Para el efecto, se debe imprimir el registro de la publicación para anexarlo al expediente contractual, tanto del pliego de condiciones, los estudios y documentos previos y el aviso de convocatoria.




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El aviso de convocatoria debe tener como mínimo la siguiente información:

Objeto a contratar. Modalidad de selección que se utilizará. Presupuesto Oficial Estimado. Lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos. Reglas de adjudicación del contrato. Factores y criterios de selección.

f) Recibir y responder las observaciones al proyecto de pliego de condiciones.

Durante el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones se realizará la recepción de observaciones que los interesados considere pertinentes, de las cuales el funcionario sustanciador dará traslado a la dependencia correspondiente de acuerdo a la naturaleza de la observación, así: Técnica (Dependencia solicitante), Financiera (Dirección Financiera), Jurídica (En procesos licitatorios y Concurso de Méritos: Oficina Jurídica y en los demás procesos al profesional de apoyo jurídico en la sustanciación del proceso.)

g) Publicar las respuestas a las observaciones presentadas.


NOTA: De conformidad con lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 7 del Decreto 2474 de 2008 o el que se encuentre vigente, para efecto de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, se entenderá que han retirado el respectivo pliego de condiciones del proceso licitatorio, quienes hayan presentado observaciones al proyecto de pliegos de condiciones o hayan asistido a la audiencia de reparto de riesgos a que se refiere el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, cuando ésta se realiza con anterioridad a la apertura del proceso. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones no genera obligación para la CGR de dar apertura al proceso de selección. ETAPA PRE-CONTRACTUAL En esta etapa la CGR debe realizar los trámites que correspondan a la realización efectiva del proceso de selección, la elaboración de los pliegos de condiciones, los que a su vez se basarán en la información que arrojó la etapa anterior. De esta manera se pueden definir y establecer requisitos y criterios para la selección de la mejor propuesta para la CGR.




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a) Acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección.

La Dirección de Recursos Físicos elaborará el acto administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de selección, el cual surtirá las aprobaciones de acuerdo con la modalidad de selección y una vez suscrito por el Ordenador del Gasto se realizará su publicación en el SECOP.

El contenido del acto administrativo que ordena la apertura de proceso deberá contemplar los siguientes aspectos:

1. El objeto a contratar, 2. El valor del presupuesto oficial estimado, 3. La modalidad de selección, 4. El cronograma del proceso con indicación expresa de fechas y lugares en las que se llevarán a cabo las audiencias, 5. Lugar físico o electrónico de consulta del pliego de condiciones, de los estudios y documentos previos, 7. Convocatoria a las veedurías ciudadanas, 8. Número de certificado de disponibilidad presupuestal, 9. Designación de los integrantes del Comité Asesor para la evaluación de las propuestas, 10. La adopción del pliego de condiciones y los demás asuntos pertinentes.

El acto administrativo que ordena la apertura de la licitación se deberá publicar en el SECOP, en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los (3) tres días hábiles siguientes a su expedición.

b) Publicar pliego definitivo de condiciones. El pliego de condiciones deberá contar como mínimo con los siguientes aspectos:

Descripción técnica y detallada del objeto a contratar con sus respectivas especificaciones técnicas,

1. Presupuesto oficial, 2. Forma de pago, 3. Garantía de seriedad de la oferta, La CGR podrá abstenerse de

exigir garantía de seriedad de la oferta, para participar en procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios a los que se refiere el presente artículo. Si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado




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quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del numeral 1 del artículo 8° de la Ley 80 de 1993.

4. Garantías del contrato, 5. Moneda en que se deben presentar las propuestas, 6. Estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles

involucrados en la contratación razones, 7: Causas que generan rechazo de las propuestas, 8. Definición de mecanismos de seguridad electrónica para asegurar

la autenticidad e integridad de los mensajes de datos, 9. Condiciones de celebración del contrato, 10. Proyecto de minuta del contrato.

Incorporadas las modificaciones al proyecto de pliego de condiciones, la Dirección de Recursos Físicos elaborará el pliego definitivo, el cual de acuerdo con la modalidad de selección del proceso se remitirá para su aprobación (Procesos Licitatorios y Concursos de Méritos: Oficina Jurídica). En todos los casos el pliego de condiciones deberá ser aprobado por el ordenador del gasto.

c) Manifestación del interés de participar y conformación de lista de posibles oferentes. Se conformará una lista con los oferentes interesados en participar en el proceso de selección abreviada. En el evento que se presenten más de 10 oferentes, se procederá a realizar el sorteo de consolidación de oferentes de conformidad con los artículos 44 y 45 del Decreto 2474 de 2008 o la normatividad vigente en el momento de realización de proceso. Esta manifestación conforma la lista de posibles oferentes. Dentro del término de tres (3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso deberán manifestar el interés en participar, a través de la dirección de correo electrónico establecido o mediante comunicación escrita radicada directamente en la Dirección de Recursos Físicos de la CGR, la cual deberá contener además de la expresión clara de participar, el señalamiento de las formas de contacto y comunicación eficaz a través de los cuales la Contraloría podrá comunicarse efectivamente. En el evento que el número de oferentes que haya manifestado su interés de participar sea superior de diez (10), el día establecido en el cronograma de actividades la Contraloría podrá celebrar audiencia pública, en la cual se realizará el sorteo para escoger, los diez (10) oferentes que podrán presentar propuesta en el proceso de selección.




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En la misma audiencia pública, la Contraloría establecerá las reglas de escogencia. d) Reglas de subsanabilidad No podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la CGR en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2,3 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 10 del Decreto 2474 de 2008 o a normatividad vigente en el momento de realizar el proceso. e) Recibir las observaciones al pliego definitivo de condiciones. Todas las observaciones serán recibidas de manera física o por correo electrónico. f) Responder las observaciones al pliego definitivo de condiciones. Durante el término de publicación del pliego de condiciones se realizará la recepción de observaciones Todas las observaciones serán recibida de manera física o por correo electrónico. El funcionario sustanciador dará traslado a la dependencia correspondiente de acuerdo con la naturaleza de la observación, así: Técnica (Dependencia solicitante), Financiera (Dirección Financiera), Jurídica (En procesos licitatorios y Concurso de Méritos: Oficina Jurídica y en los demás procesos al profesional de apoyo jurídico en la sustanciación del proceso).

Las observaciones deberán ser estudiadas y contestadas por la CGR. La CGR publicará en el SECOP las respuestas a la totalidad de las observaciones presentadas al pliego de condiciones, de lo cual se deberá imprimir constancia de esta publicación para que obre como prueba dentro del expediente contractual. Una vez emitida las respuestas por la dependencia respectiva, la Dirección de Recursos Físicos consolidará las mismas, generando las modificaciones pertinentes al pliego si a ello hubiere lugar, mediante adendas y procederá a su publicación en el SECOP.

g) Adendas. Estas sólo pueden efectuarse dentro del término establecido en el pliego de condiciones. En las Adendas deben incluirse todas las modificaciones que se consideren pertinentes tanto de tipo técnico, como jurídico o financiero, bien que hayan sido sugeridas por los proponentes o de oficio por la entidad.

h) Suspensión del proceso.




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El proceso de selección podrá ser suspendido en los términos y formalidades previstas para el efecto en la normatividad vigente. El respectivo acto administrativo debe ser publicado en el SECOP. i) Cierre del proceso. La CGR deberá cumplir con el cronograma de la selección y en la fecha y hora señaladas en el pliego de condiciones, se debe llevar a cabo el acto formal de cierre de la selección, esta diligencia quedará consignada en un acta en la cual se registrarán:



cierre del plazo para presentar ofertas. Se elaboran los oficios para remitir a los comités de evaluación jurídica, técnica y financiera, la evaluación de las ofertas. Una vez firmados los oficios y efectuado su respectivo registro, a cada uno se le adjunta el pliego de condiciones definitivo, las adendas si las hubo y las propuestas, teniendo en cuenta que el original de la oferta siempre deber ser remitida al evaluador jurídico. El evaluador debe tener en cuenta que dentro del plazo establecido para la evaluación, se encuentra previsto el término para que los oferentes subsanen los requisitos habilitantes. Si es del caso, el evaluador deberá solicitar a los oferentes que subsanen sus ofertas, dentro del término previamente establecido en el pliego de condiciones. Una vez los oferentes subsanen los requisitos habilitantes, el evaluador elaborará el informe de evaluación, el cual remitirá a la dirección de recursos físicos, junto con las propuestas. Recibidas las evaluaciones, el sustanciador del proceso las consolidará el resultado de las mismas en un informe general de evaluación, el cual será publicado en el portal del SECOP previo visto bueno del director de recursos físicos, por el término establecido en la normatividad vigente.




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j) Verificación, evaluación de ofertas y publicación de informe de evaluación.

El evaluador debe tener en cuenta que dentro del plazo establecido para la evaluación, se encuentra previsto el término para que los oferentes subsanen los requisitos habilitantes. Si es del caso, el evaluador deberá solicitar a los oferentes que subsanen sus ofertas, dentro del término previamente establecido en el pliego de condiciones. Una vez los oferentes subsanen los requisitos habilitantes, el evaluador elaborará el informe de evaluación, el cual remitirá a la Dirección de Recursos Físicos, junto con las propuestas. Recibidas las evaluaciones, el sustanciador del proceso las consolidará el resultado de las mismas en un Informe General de evaluación, el cual será publicado en el portal del SECOP previo visto bueno del Director de Recursos Físicos, por el término establecido en la normatividad vigente. k) Retiro o modificación de la propuesta. Los Proponentes podrán solicitar por escrito, el retiro de sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre de la contratación abreviada conjunta, las cuales serán devueltas sin abrir en el acto de apertura de las mismas, al representante o la persona autorizada. No se le permitirá a ningún proponente que modifique o adicione su oferta después de que la presente contratación haya sido cerrada.

l) Presentación de observaciones por los proponentes al informe de Evaluación e informe final.

En los procesos contractuales los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, en un término razonable menor que 5 días hábiles contados a parir de la publicación del informe de evaluación. El sustanciador del proceso remitirá las observaciones al informe general de evaluación, vía correo electrónico o mediante oficio al respectivo comité de evaluación, para que sean analizadas y respondidas.




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El comité evaluador una vez analizadas y elaborada su respuesta, las remitirá a la Dirección de Recursos Físicos, para que el sustanciador del proceso las consolide y elabore el informe final de evaluación. El informe final de evaluación es publicado en portal del SECOP. En firme el informe de evaluación, el sustanciador del proceso prepara el informe ejecutivo para la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso. Dicho informe debe contener:

- Objeto - Presupuesto oficial: Valor - N° Certificado de disponibilidad presupuestal - Fecha de apertura - Fecha límite para recepción de propuestas - Firmas que manifestaron interés en participar - Firmas que presentaron oferta - Capacidad jurídica: Se debe mencionar quienes conformaron el comité de

evaluación jurídica y señalar si las firmas quedan habilitadas o no. - Capacidad Técnica: Se debe especificar quienes conformaron el comité de

evaluación técnica, así como señalar si las ofertas cumplen o no cumplen con las especificaciones técnicas y los puntajes obtenidos en cada uno de los aspectos técnicos que se establecieron como criterios de calificación.

- Capacidad Financiera: Se debe mencionar quienes conformaron dicho comité. Igualmente indicar que firmas cumplen con los indicadores financieros exigidos en el pliego de condiciones y los puntajes obtenidos en la evaluación del precio.

- Cuadro del informe General de evaluaciones. - Fecha en que se publicó el informe general de evaluaciones y mencionar si se

presentaron observaciones al mismo, en el caso que se hayan presentado observaciones, se debe hacer un resumen sobre la respuesta dada a las mismas, para que el Comité pueda determinar si debe recomendar la adjudicación o declaratoria de desierta del proceso.

- Fecha del informe - Firma del Coordinador de Gestión de Licitaciones y Contratos

m) Adjudicación o declaratoria de desierta del proceso de selección abreviada Elaborado el informe ejecutivo se debe citar a reunión al Comité de Contratación Abreviada, para que se sea adjudicado o declarado desierto el proceso según el caso.

A cada uno de los oficios de citación del Comité se debe adjuntar: - Informe ejecutivo del proceso - Informe General de Evaluaciones




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- Copia de cada una de las evaluaciones: Jurídica, Técnica y Financiera. - Copia de las observaciones al informe general de evaluación presentadas por los

oferentes. - Copia de las respuestas a las observaciones.

Teniendo en cuenta la recomendación del Comité, el funcionario sustanciador debe elaborar la resolución respectiva para firma del ordenador del gasto. Firmada y numerada la resolución se procede a notificar al oferente respectivo de la resolución.

En el caso de adjudicarse el proceso, se elabora un oficio dirigido al oferente favorecido, para notificarlo y se le solicitan los documentos adicionales que se requieren para la legalización del contrato. El registro de la notificación debe ser impresa al respaldo de la resolución y esta debe ser firmada tanto por el oferente como por el notificador que en este caso será el mismo sustanciador del proceso. Se remite(n) la(s) carpeta(s) del proceso, debidamente foliadas al abogado que elaborará el contrato.

La resolución de adjudicación no tiene recursos por la vía gubernativa. Una vez adjudicado el contrato, el adjudicatario cuenta con el término establecido en el pliego de condiciones para suscribirlo y para presentar la garantía única contractual, y la constancia de pago de la publicación del contrato. Si el adjudicatario no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la CGR en calidad de sanción, la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por la garantía. En este evento la CGR mediante acto administrativo motivado podrá adjudicar el contrato dentro del término establecido en el pliego de condiciones, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la CGR.




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l) Publicidad de la información del proceso de contratación. En cumplimiento del Artículo 8 del Decreto 2474 de 2008 o el que se encuentre vigente en el momento de realizar el proceso, las actas de audiencias, el acto de apertura del proceso, las solicitudes de observaciones ó aclaraciones y sus respuestas, adendas y aclaraciones a los pliegos de condiciones, el informe de evaluación de las propuestas, las respuestas a las observaciones efectuadas a los informes de evaluación, y demás información producida en el transcurso del proceso de contratación, será publicada en Portal único de contratación www.contratos,gov.co, a más tardar dentro los tres (3) días hábiles siguientes de su expedición.

2.2.3. SELECCIÓN ABREVIADA POR DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA LICITACIÓN

De conformidad con lo señalado en los numerales 6º, 7º y 12 del artículo 25 y los numerales 1º y 2º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 2474 de 2008 o la normatividad que se encuentre vigente, cuando se declare desierta una Licitación o una Selección abreviada, si persiste la necesidad de contratar y la CGR decide adelantar una nuevo proceso de selección, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada.

La CGR podrá modificar los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso de cambie el objeto de la contratación.

2.2.4. CONTRATOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD Contrato para la prestación de servicios de salud Cuando la Contraloría General de la República requiera contratar la prestación de servicios de salud para sus funcionarios, la modalidad de selección aplicable es la abreviada de menor cuantía, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente. En todo caso, la persona natural o jurídica con la que se pretenda contratar tales servicios deberá estar inscrita el registro especial del Ministerio de la Protección Social, de conformidad con la Ley 10 de 1990.




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Esta modalidad de selección no requiere registro de proponentes (Inciso 2 artículo 6 Ley 1150 de 2007). Para la contratación de la prestación de servicios de salud se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

1. En los estudios previos se deberá incluir el requerimiento para los oferentes del K residual de contratación y la forma de establecerlo.

2. Se deben fijar, igualmente en el pliego de condiciones, los criterios de selección jurídicos, técnicos y financieros, en razón a que no es posible aplicar los contenidos en el Certificado del RUP.

2.3. CONCURSO DE MÉRITOS. OBJETIVO.

El presente procedimiento determina los lineamientos que se deben seguir en el desarrollo de un concurso de méritos para la selección de consultorías e intermediarios de seguros, con el fin de obtener los objetivos de contratación previstos, con acatamiento de las disposiciones legales vigentes. ALCANCE: Este procedimiento involucra todas las dependencias de la Contraloría General de la Republica del Nivel Central que requieran a adquisición de bienes o servicios. A través de la presente modalidad de selección se contratará los servicios de consultaría a que se refiere el numeral 2º de la ley 80 de 1993 y los proyectos de arquitectura, entre los cuales se presentan los siguientes:

1. Los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión. 2. Los estudios de diagnósticos, prefactibilidad o factibilidad para programas o

proyectos específicos. 3. Las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión: Entiéndase

las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riesgos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica,




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y en general todas aquellas actividades relacionadas la ingeniería a que se refiere el artículo 2° de la Ley 842 de 2003.

4. Lo anterior sin perjuicio que la CGR pueda realizar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requiera conocimientos especializados de conformidad con lo señalado en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.

5. Los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

6. Los proyectos de arquitectura (Decreto 2326 de 1995) (Concurso abierto). 7. Escogencia de intermediarios de seguros

En la selección de consultores la CGR podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación, en esta última es posible surtir la precalificación mediante una lista corta o mediante el uso de una lista multiusos., con el fin de establecer la conformación de estas listas deberá tenerse en cuenta lo preceptuado en el Art. 64 y 65 del decreto 2474 de 2008. En la selección de proyectos de Arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados. Para estas contrataciones en ningún caso se tendrá el precio como factor de escogencia o selección.

TIPOS DE PROPUESTA

Propuesta Técnica Simplificada (PTS)

Se exigirá este tipo de propuesta cuando la entidad suministre las especificaciones técnicas la metodología exacta de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo. En estos casos se podrá optar por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos.

Propuesta Técnica Detallada (PTD).

Se exigirá este tipo de propuesta cuando los servicios de consultoría señalados en las especificaciones técnicas puedan desarrollarse con diversos enfoques o metodologías. En estos casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.




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2.3.1. CONCURSO DE MÉRITOS CON PRECALIFICACIÓN. ETAPA PREPARATORIA

a) Elaboración de estudios y documentos previos. En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la CGR, así como el de la distribución de riesgos que la CGR propone, estas necesidades incluidas en el plan de compras. b) Solicitud y expedición del CDP. Es el documento que ampara la existencia de apropiación presupuestal para llevar a cabo el proceso, para iniciar el trámite de contratación es indispensable que se haya incluido el correspondiente rubro dentro del Presupuesto de gastos de funcionamiento o de inversiones aprobado para la Entidad. Antes de iniciar el procedimiento de apertura del proceso de se deberá obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).


La CGR abrirá concurso de meritos cuando exista el respetivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal

NOTA: En el concurso de méritos para seleccionar el corredor o intermediario de seguros no se requerirá CDP.

c) Citación para el análisis de los estudios previos y recomendación de la apertura del proceso.

El secretario citará a los miembros de la Junta de Licitaciones y Concurso de Méritos previa instrucción del Gerente, quien preside la Junta. En la citación el secretario incluirá el orden del día, y anexará los siguientes archivos: -Estudios y documentos previos, presentados por el Jefe de la dependencia que hace la solicitud. -Informe ejecutivo, el cual debe contener: Objeto, justificación de la necesidad, resumen del estudio de mercado, presupuesto estimado, enunciación del certificado de disponibilidad presupuestal y modalidad de contratación.




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Los miembros de la Junta estudiarán los documentos relacionados en el numeral anterior. El Presidente instalará la reunión previa verificación de la asistencia de los miembros convocados y de los invitados sugeridos. Acto seguido, el Secretario dará lectura al orden del día, y someterá a consideración de los miembros convocados la aprobación de los estudios previos y la recomendación de la apertura del proceso que se hayan remitido para estudio.

COMITÉ ASESOR

Estará integrado por un número plural e impar de personas idóneas para la valoración de las ofertas, el cual asesorará a la entidad en el proceso de precalificación y selección, en la validación del contenido de los requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta o de las listas multiusos, en la evaluación y calificación de las ofertas técnicas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación.

Los miembros del Comité Asesor deberán ser especialistas o expertos técnicos en el área específica del objeto del concurso de méritos, actuarán con independencia de la verificación de los requisitos jurídicos y financieros que para el efecto realice la Oficina Jurídica y la Dirección de Recursos Financieros de la entidad.

Si dentro de la planta de personal no existen mínimo tres (3) funcionarios especialistas o expertos técnicos en el área específica del objeto del concurso de méritos, y como consecuencia se requiere suscribir contrato(s) de prestación de servicios profesionales, el o los contratistas vinculados para este efecto, necesariamente deberán declarar antes de suscribir el contrato que no se encuentran incursos en conflicto de intereses.

El ordenador del gasto podrá de manera motivada, apartarse de las recomendaciones que con ocasión del proceso de concurso de méritos le realice el comité asesor.

e) Acto administrativo de creación del comité asesor

La Dirección de Recursos Físicos proyectará la resolución de conformación del Comité Asesor para el concurso de méritos y la remitirá a la Oficina Jurídica para su respectiva aprobación.

f) Solicitud de expresiones de interés para la precalificación.

La entidad realizará una convocatoria pública a través del Secop, que deberá contener como mínimo:

1. La fecha límite para presentar la expresión de interés.




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2. Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes, se determinarán con base en lo siguiente:

a) Experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución;

b) Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone.

Adicionalmente, la entidad podrá tener en cuenta otros criterios, como la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prácticas, reconocimientos, o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la entidad contratante identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de que se trate.

3. La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos.

4. La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes.

En la fecha límite para presentar expresiones de interés en participar, los interesados adjuntaran los documentos exigidos en la convocatoria para la verificación de los requisitos mínimos habilitantes.

g) Conformación de la lista corta.

Para la conformación de la lista corta el comité asesor verificará el cumplimiento de los requisitos técnicos habilitantes, y a su vez, la oficina Jurídica y la Dirección Financiera verificarán el cumplimiento de los requisitos jurídicos y financieros respectivamente.

Durante el término de verificación de los requisitos habilitantes la entidad solicitará a los interesados las aclaraciones o subsanaciones que considere pertinentes.

La entidad conformará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada.

Si una vez realizada la verificación de los requisitos habilitantes no se obtiene una lista con al menos dos (2) interesados, se deberán efectuar los ajustes correspondientes a los criterios establecidos e iniciar una nueva convocatoria; si persiste dicha situación el proceso se podrá llevar a cabo de conformidad con los dispuesto en el artículo 90 del Decreto 2474 de 2008.




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El comité preparará el informe de lista corta que servirá para adoptar la decisión que la integre, el cual será presentado ante la junta de Licitaciones o Adquisiciones para su conformación, la que se adoptará mediante acto administrativo, siendo publicada en el Secop, y notificada a los interesados.

La Conformación de la lista corta se hará mediante Resolución motivada expedida por el Gerente de Gestión Administrativa y Financiera.

5. Se informa a la Cámara de Comercio a través de correo electrónico, la intención que tiene la CGR de ordenar la apertura del proceso. Para el efecto, en el correo deberá incluir la siguiente información:

1) Objeto a contratar. 2) Modalidad de selección. 3) Presupuesto Oficial Estimado

h) Elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones: Una vez recomendada la apertura del proceso de selección por los miembros del Comité respectivo, la Dirección de Recursos Físicos deberá entregar al profesional asignado la información con los soportes para iniciar el proceso: El profesional del área de contratos, abre el expediente contractual, el cual contendrá los documentos que soportan el respectivo proceso y comiza a elaborar el proyecto de pliego de condiciones con base en los estudios y documentos previos, el cual deberá contener como mínimo:





La información técnica, se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.




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i) Aviso de Convocatoria en el portal único de contratación. El aviso de convocatoria se publicará de conformidad con las reglas señalados en el artículo 8 del decreto 2474 de 2008. j) Convocatoria Veedurías ciudadanas. En cumplimiento de lo ordenado en los artículos 66 de la Ley 80 de 1993 y 4, 8 y 9 del decreto 2474 de 2008, se debe convocar a las veedurías ciudadanas para que intervengan y desarrollen su actividad durante la etapa precontractual, contractual y postcontractual en el proceso de selección, para lo cual pueden consultar este proceso en el Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co El proyecto de pliego de condiciones deberá contener, como mínimo, lo estipulado en el artículo 6º del Decreto 2474 de 2008. k) Publicación del proyecto de pliegos de condiciones. En el Concurso de Méritos con propuesta técnica detallada (PTD) el proyecto de pliegos de condiciones se publicará cuando menos con una antelación no inferior a diez días hábiles a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de selección, y en tratándose del concurso de méritos con propuesta técnica simplificada (PTS) con una antelación no inferior a cinco días, (Art. 9 Inc. 2 del decreto 2474 de 2008). Publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, la constancia de envío de la información a la Cámara de Comercio. l) Observaciones al proyecto de pliego por parte de los interesados. La CGR debe adelantar una convocatoria pública para la presentación de las expresiones de interés, en el portal único de contratación www.contratos.gov.co, cuyo término será cuando menos de diez (10) días hábiles (inciso final del Art. 9 del Decreto 2474 de 2008) si se trata de PTD y si se trata de PTS, el término no puede ser menor a cinco (5) días hábiles.




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Durante el término de publicación del proyecto de pliego de condiciones se realizará la recepción de observaciones que los interesados considere pertinentes, de las cuales el funcionario sustanciador dará traslado a la dependencia correspondiente de acuerdo a la naturaleza de la observación, así: Técnica (Dependencia solicitante), Financiera (Dirección Financiera), Jurídica (En procesos licitatorios y Concurso de Méritos: Oficina Jurídica y en los demás procesos al profesional de apoyo jurídico en la sustanciación del proceso.)

m) Respuesta y publicación de las observaciones al proyecto de pliego. Una vez vencidos los términos de publicación de los prepliegos y resueltas las observaciones al proyecto de pliego de condiciones se procede a expedir la Resolución que ordena la apertura de la contratación, la cual se publicará en el Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co. j) Publicar las respuestas a las observaciones presentadas. Una vez emitida las respuestas por la dependencia respectiva, la Dirección de Recursos Físicos consolidará las mismas, incorporando las modificaciones pertinentes al pliego si a ello hubiere lugar y procederá a su publicación en el SECOP. ETAPA PRE-CONTRACTUAL. a) Apertura proceso de selección. La publicación del texto definitivo del pliego de condiciones se hará a partir del día de la expedición de la Resolución que ordena la apertura del proceso, en el portal único de contratación, www.contratos.gov.co. Dicho Acto administrativo solo procederá en los eventos en que se haga uso de la precalificación y se encuentre en firme la conformación de la lista corta o multiusos. La Dirección de Recursos Físicos elaborará el acto administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de selección, el cual surtirá las aprobaciones de acuerdo con la modalidad de selección y una vez suscrito por el Ordenador del Gasto se realizará su publicación en el SECOP.

b) Suspensión del proceso El proceso de selección podrá ser suspendido en los términos y formalidades previstas para el efecto en la normatividad vigente. El respectivo acto administrativo debe ser publicado en el SECOP. c) Adendas




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Si de las observaciones al pliego definitivo es necesario introducir modificaciones al mismo, éstas se harán mediante adendas. Las adendas serán proyectadas por el profesional que apoya jurídicamente al proceso. Si las observaciones son de carácter jurídico le corresponderá a dicho profesional sustanciar la respuesta, pero si son de carácter técnico, las mismas serán proyectadas por el Comité Asesor. Las adendas serán publicadas conforme lo ordena el artículo 8 del Decreto 2474 de 2008, o normatividad vigente. d) Invitación a consultores a presentar ofertas. La CGR enviará a los consultores incluidos en la lista corta una carta de invitación a presentar propuestas, de conformidad con el Art. 67 Decreto 2474 de 2008, o normatividad vigente. e) Presentación de ofertas y cierre. La presentación de las ofertas se dará aplicación a lo estipulado en el Art. 66 del decreto 2474 de 2008. Los oferentes deberán presentar por separado la propuesta técnica y la propuesta económica, esta última permanecerá en la urna sellada hasta la audiencia de apertura y revisión de la misma.

La propuesta económica deberá contener, entre otros, los siguientes conceptos:

1. La remuneración del personal del consultor.

2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.

3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor.

4. Gastos de administración.

5. Utilidades del consultor.

6. Gastos contingentes.

f) Verificación de los requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas técnicas e informe de evaluación.

El COMITÉ ASESOR será quien valore el mérito de cada una de las propuestas presentadas, de acuerdo con los criterios que se señalen en el pliego de condiciones del respectivo concurso, además este entregará a la CGR su informe de evaluación el




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cual contendrá el análisis y el puntaje final de las propuestas y deberá estar suscrito por cada uno de los miembros del COMITE. g) Informe y traslado de evaluación. Surtida la etapa anterior, y por un término no superior a tres días hábiles se dará traslado del informe de evaluación, de conformidad con el numeral 7º del art. 66 del Decreto 2474 de 2008 o el que se encuentre vigente. h) Apertura del al propuesta económica del primer elegible, verificación de la consistencia con la oferta técnica y adjudicación. La apertura de la propuesta económica se hará conforme a las reglas establecidas en el Art. 71 del decreto 2474 de 2008 o de la normatividad vigente. i) Declaratoria de Desierto. En el evento que la CGR declare desierto el Concurso, ésta podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De otra parte tal como lo indica el Art. 72 del Decreto 2474 de 2008 “ … De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicios de ajustes en las cantidades y el presupuesto. En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización…”, o la respectiva normatividad vigente. j) Garantía de seriedad de la propuesta. La CGR podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad del ofrecimiento para la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS). En el evento que el contrato adjudicado no se suscribiera sin justa causa al proponente se le aplicará lo establecido en el literal e) del numeral primero del Art. 8º de la Ley 80 de 1993 o normatividad vigente aplicable. 2.3.2. CONCURSO DE MÉRITOS CON JURADO. Definición de concurso de arquitectura: El Concurso de arquitectura es el procedimiento mediante el cual la CGR, previa invitación pública y en igualdad de oportunidades,




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selecciona un consultor entre los proponentes interesados en elaborar diseños, planos, anteproyectos y proyectos (Art. 1 Dec. 2326 de 1995 o normatividad vigente) Para la selección de proyectos de arquitectura mediante el uso de concurso abierto por medio de jurados seguirá aplicándose el procedimiento señalado en el Decreto 2326 de 1995, o la normatividad que lo modifique o sustituya. Para la Selección de Proyectos de arquitectura, se utilizarán sistemas de concurso abiertos por medio de jurados establecidos en el Art. 54 del Decreto 2474 del 2008 o el que se encuentre vigente. 2.3.3. CONCURSO DE MÉRITOS PARA LA ESCOGENCIA DE INTERMEDIARIOS DE SEGUROS. La selección del intermediario de seguros se realizará por Concurso de Méritos de conformidad con el procedimiento señalado en el decreto 2474 de 2008 y en este Manual. Se dará aplicación a los requisitos generales aplicables a todo procedimiento de contratación, y específicamente se seguirán el procedimiento señalado en este Manual para el Concurso de Méritos. 2.4. CONTRATACIÓN DIRECTA OBJETIVO.

El presente procedimiento determina los lineamientos que deben regir la contratación Directa, con el fin de obtener una gestión transparente, eficaz y eficiente de las diferentes Áreas de CGR, con acatamiento de las disposiciones legales vigentes. ALCANCE: Este procedimiento involucra todas las dependencias de la Contraloría General de la República del Nivel Central que requieran la adquisición de bienes o servicios. De acuerdo con el numeral 4 del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, la contratación directa es una modalidad de selección que procede únicamente en los eventos expresamente allí señalados y en su trámite se agotarán las actividades previstas en la normatividad vigente.

En el evento de los contratos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.




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En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebran por el término estrictamente indispensable.

Los estudios previos, en los casos de contratación directa contendrán lo establecido en la normatividad vigente.

Procede el uso de la modalidad de selección de contratación directa, en las siguientes causales: 2.4.1 Urgencia Manifiesta. Existe urgencia manifiesta en los casos señalados en la normatividad vigente

En el caso de la Contraloría General, el acto administrativo que declara la Urgencia Manifiesta debe ser proferido por el Contralor General, en razón a que esta facultad no fue delegada en la Resolución Reglamentaria 0065 de 2008.

En este evento de contratación directa se debe agotar el siguiente procedimiento:

Proferir por parte del Contralor General el acto administrativo en el cual señale la situación de crisis que se pretende conjurar, realizando previamente los traslados presupuestales internos que se requieran e indicando los contratos que se proyectan suscribir.

Ordenar por parte del Contralor General, de manera inmediata y sin necesidad de contrato escrito la ejecución de las obras, el suministro de los bienes o la prestación de los servicios, destinados a solucionar la situación de calamidad declarada. No obstante deberá dejarse constancia escrita de la autorización impartida.

Suscribir por parte del Contralor General los contratos previstos en el acto administrativo de declaratoria de Urgencia Manifiesta.

Remitir por parte de la Dirección de Recursos Físicos a la Contraloría General de la Nación: el acto administrativo de declaratoria de Urgencia Manifiesta, el expediente que contiene los antecedentes administrativos de la actuación y las pruebas de los hechos, junto con los contratos celebrados. Lo anterior, para efectos del control a que se refiere el artículo 43 de la Ley 80 de 1993.

2.4.2 Contratos interadministrativos. El procedimiento para la celebración de estos contratos en la Contraloría General es el siguiente:




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Elaborar por parte de la Dependencia que solicita el contrato los estudios previos, fundamentados en los procedimientos establecidos en este manual.

Preparar por parte de la Dirección de Recursos Físicos, para la firma del Ordenador del Gasto el acto administrativo de justificación de la contratación, de conformidad con los requisitos en la normatividad vigente.

Solicitar por parte de la Dirección de Recursos Físicos a la Entidad Estatal con la que se va a celebrar el contrato la correspondiente propuesta y los documentos habilitantes requeridos para la celebración del contrato.

Verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes y suscripción del contrato.

2.4.3 Contratos para el desarrollo de proyectos de inversión Cuando se celebren contratos interadministrativos o contratos con particulares, en desarrollo de proyectos de inversión deberán tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

1. En caso de celebrarse un convenio marco interadministrativo, los contratos que se deriven del mismo para el desarrollo del proyecto de inversión se sujetarán a las disposiciones de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

2. La solicitud de bienes o servicios en el marco de un proyecto determinado, deben estar previamente autorizados por el gerente del proyecto.

3. En el contrato deberán especificarse con exactitud las actividades a realizar, lo mismo que el objeto contractual, el cual deberá corresponder al respectivo proyecto de inversión.

4. En el convenio marco, o en el contrato respectivo, se contemplará la designación de un gerente de proyecto y un órgano colegiado de vigilancia y control, el cual adoptará las decisiones técnicas, administrativas y jurídicas para su correcta ejecución. Las atribuciones del gerente de proyecto, como de dicho órgano colegiado, deberán plasmarse con precisión en el respectivo contrato o convenio.

5. En todos los demás aspectos, el contrato o convenio interadministrativo deberá ceñirse a las disposiciones contractuales, legales y reglamentarias contractuales

6. Las actividades del proyecto respectivo deben corresponder a as contempladas en la Ficha EBI –Ficha técnica.

2.4.4. Contratación directa cuando no existe pluralidad de oferentes en el mercado, y se da en los siguientes casos: ��Cuando no existiere más de una persona inscrita en el RUP




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��Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.

Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación. 2.4.5 Contratación para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales la entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad. Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato.

a) Elaboración de estudios previos. Basado en el artículo 2º, literal h, numeral 4 de la Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2474 de 2008 artículo 82 modificado por el Decreto 4266 del 12 de noviembre de 2010, la dependencia de la CGR que necesite contratar con personas naturales o jurídicas la prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, procederá a elaborar los respectivos estudios previos, bajo la responsabilidad del Jefe de la misma. Dichos estudios y documentos previos deberán sujetarse a lo dispuesto por el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, y sujetarse al procedimiento señalado en el presente manual, en donde se especifiquen con precisión los siguientes aspectos, atinentes al perfil requerido del futuro contratista para la prestación, y exigidos por el artículo 82 del Decreto 2474 de 208: 1 Idoneidad, que hace referencia a los estudios que debe haber realizado el futuro contratista y que lo hacen apto académicamente para desempeñar la labor que se




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pretende contratar. Dichos estudios – de pregrado y/o formación avanzada deben estar relacionados con el objeto a contratar. 2. Experiencia relacionada con el área que pretende contratar, la cual se determinará cualitativa y cuantitativamente en el estudio previo. La exigencia de especializaciones podrá homologarse por experiencia, siempre y cuando ésta se encuentre relacionada con la disciplina profesional de dichos estudios avanzados. 3. Honorarios, los cuales se podrán determinar mediante la conjugación de los factores señalados en e ordinal g) del numeral 4 del Capítulo de Estudios del presente Manual, sin perjuicio de que en los estudios previos respectivos se tomen en cuenta otros. 4. El Objeto contractual de manera precisa al igual que las actividades u obligaciones.

b) Solicitud de certificación al Gerente de Talento Humano

Simultáneamente con la elaboración de los estudios previos, el Jefe de la Dependencia que requiera la contratación solicitará mediante comunicación al Gerente del Talento Humano la asignación de un profesional o el servidor público para realizar actividades operativas, logísticas o asistenciales en el caso de apoyo a la gestión.

c) Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)

Una vez recibida la comunicación del Gerente del Talento Humano relativa a la asignación del profesional o profesionales, y en el caso de que en a misma se exprese que no existen servidores públicos de planta disponibles para ejecutar la labor requerida, el Jefe de la Dependencia oficiará al Gerente de Gestión Administrativa y Financiera solicitando expedición de certificado de disponibilidad presupuestal

d) Oferta

Una vez se expida la certificación, por parte del Gerente de Talento Humano sobre la insuficiencia de personal o la contratación de este con fines específicos, y se haga llegar por parte del Gerente de Gestión Administrativa y Financiera el certificado de disponibilidad presupuesta, el Jefe de la dependencia que requiera la contratación, solicitará al posible contratista que cumpla con el perfil señalado en los estudios previos toda la documentación señalada por las distintas disposiciones legales o reglamentarias




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El oferente debe diligenciar y entregar la Oferta, en la que se incluya, entre otros aspectos:

��Datos personales y de contacto, ��La dependencia para la cual oferta sus servicios, ��El objeto de la oferta, ��El valor ofertado.

e) Autorización para contratar

Reunida toda la documentación reseñada en los ordinales anteriores, el Jefe de la dependencia que requiera la contratación la remitirá al Gerente de Gestión Administrativa y Financiera solicitando mediante oficio autorización para contratar.

f) Certificación de idoneidad y experiencia y/o autorización para contratar

El Gerente de Gestión Administrativa y Financiera, una vez revisada la documentación atinente al futuro contrato, la remitirá a la Dirección de Recursos Físicos para lo de su competencia, acompañando la certificación de idoneidad y experiencia y autorización para contratar, en los casos en que se esté ejecutando un contrato con objeto igual.

g) Elaboración de la minuta:

Cuando la Dirección de Recursos Físicos de la CGR, cuenta con la documentación completa, se procede a la elaboración del proyecto de Minuta por parte del profesional al cual asigne dicha labor el Coordinador de Gestión de la Dirección de Recursos Físicos.

h) Revisión por parte de la Oficina Jurídica

Elaborado el proyecto de contrato se remitirá a la Oficina Jurídica para su revisión o control de legalidad o para la firma del Director de Recursos Físicos, conforme a lo reglado por la Resolución de delegaciones y ordenación del gasto para contratar.

i) Registro presupuestal

Firmado el contrato por las partes, se solicita a la Dirección de Recursos Financieros, el respectivo Registro Presupuestal (RP), incluyendo en la solicitud los datos del contratista y anexándole fotocopia del contrato.




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j) Aprobación de póliza.

La Dirección de Recursos Físicos realizará el análisis de la información y aprobará las pólizas conforme a lo ordenado en el artículo 7º de la ley 1150 de 2007 o la normatividad vigente.

k) Publicación en el diario oficial

Los contratos que de acuerdo con los señalamientos de la normatividad vigente deban publicarse, se publicarán en el Diario Único de Contratación Pública, debiendo allegarse el recibo de pago del correspondiente derecho.

l) Notificación al supervisor del contrato:

Por ser de su competencia la Dirección de Recursos Físicos comunicará al funcionario que ha sido señalado en el respectivo contrato como supervisor anexando copia del contrato y de la oferta cuando ésta sea el resultado de un proceso de selección, con el fin de facilitar el control y la función encomendada, así como la suscripción del acta de iniciación, en los casos en que proceda o se estipule en el contrato.

m) Acta de iniciación:

Recibido por el supervisor, el contrato y los documentos anexos, junto con la copia del Registro Presupuestal y de la aprobación de la póliza si hubiera lugar a ello, se deberá suscribir el Acta de Inicio, lo cual deberá ser elaborada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato, aprobación de la Póliza y Registro Presupuestal.

n) Informes contratistas y certificación de actividades

Mensualmente o en la periodicidad que conste en el contrato, los contratistas deberán presentar al supervisor del contrato, un informe sobre las actividades del período a certificar, el cual deberá ser entregado por el contratista a la Dirección de Recursos Físicos, con el visto bueno del Supervisor. Una vez entregado por el contratista el informe de actividades al supervisor del contrato, éste deberá certificar el cumplimiento de las obligaciones del periodo y lo enviará, junto con el informe, a la Dirección de Recursos Físicos y a la Dirección de Recursos Financieros para pago.




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ñ) Entrega de paz y salvo documental y de inventarios A la finalización del contrato, el paz y salvo de inventarios será entregado por la Dirección de Recursos Físicos, previa entrega de todos los elementos devolutivos que le hubieren sido suministrados con ocasión de la ejecución del contrato. Para el caso del paz y salvo documental, el contratista deberá hacer entrega de todo el archivo documental que haya tenido bajo su cuidado y se haya generado con ocasión del contrato, tanto en medio físico como magnético, para lo cual el Contratista, una vez efectuada dicha entrega, lo tramitará ante el Supervisor. 2.4.6. El arrendamiento o adquisición de inmuebles. Sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes de reforma urbana y reforma agraria, las entidades estatales podrán adquirir, previas las autorizaciones a que haya lugar, bienes inmuebles mediante negociación directa. Para efectos de la adquisición de inmuebles, la CGR solicitará un avalúo comercial que servirá como base de la negociación. Dicho avalúo podrá ser adelantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores. La CGR deberá realizar un estudio previo, que contemple diferentes alternativas en el sector, en el evento que en el mismo se encuentren inmuebles de similares características, caso en el cual deberán ser comparadas para elegir la de menor costo de acuerdo a las características técnicas requeridas. En relación con el contrato de arrendamiento, la CGR observará lo previsto en la normatividad vigente. Etapa preparatoria.

• Elaboración de los análisis de conveniencia y oportunidad, obtención del Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP), elaboración de los estudios, diseños y proyectos requeridos, y demás documentos requeridos para la contratación.

• Los estudios y documentos previos, constarán en el expediente de la respectiva contratación y deberán contener los requisitos establecidos en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008: (Ver Capitulo Estudios Previos).

Proyecto de pliegos de condiciones, No será obligatorio el uso o publicación de pliegos de condiciones. (parágrafo 1 del artículo 6 del Decreto 2474 de 2008).




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Etapa precontractual. - Acto administrativo de justificación de la contratación directa. Cuando proceda el uso de la modalidad directa, la entidad así lo señalará en un acto administrativo que se sujetará a la normatividad vigente. - Selección de oferentes: Dentro del plazo establecido en la solicitud de oferta. - Evaluación de ofertas: Dentro del plazo establecido en la solicitud de oferta. - Adjudicación de contrato: Dentro del plazo establecido en la solicitud de oferta. 2.4.7 Contratación de judicantes, pasantes y similares Son contratos realizados con el objeto de la prestación de servicios con el fin de implementar las prácticas, pasantías o judicaturas, que pueden ser desarrolladas por personas naturales que demuestren formación universitaria, técnica o tecnológica dada la naturaleza de las labores a ejecutar, y que constituyen una herramienta eficaz que permite, por una parte, el mejoramiento de la función pública encomendada a este órgano de vigilancia y de control fiscal, a partir del aprovechamiento de las capacidades de los estudiantes o egresados y por otra, contribuir con la educación integral de los colombianos y las políticas sociales del gobierno, creando espacios de participación. En esta clase de contratos únicamente se podrán contratar estudiantes que adelanten carreras, técnicas profesionales, tecnológicas o profesionales de las distintas universidades e instituciones de educación superior autorizadas por la ley, entendiendo como tales las definidas en el artículo 16 de la Ley 30 de 1992 y la Ley 749 de 2002, en carreras reconocidas por el ICFES o el Ministerio de Educación Nacional. En la modalidad de pasantías o judicaturas se podrán celebrar contratos con estudiantes que estén cursando último año o con terminación y aprobación de materias del respectivo programa educativo, siempre y cuando estén plenamente certificados por la universidad o institución educativa. Igualmente, en la modalidad de práctica se podrán celebrar contratos con estudiantes que se encuentren cursando cualquier semestre del programa educativo respectivo, siempre y cuando la práctica sea aprobada por la universidad o institución educativa superior. El objeto del contrato será la realización de estudios, de carácter técnico y de apoyo, en asuntos directamente relacionados con el funcionamiento de la Contraloría, que se estimen de acuerdo con las necesidades previamente establecidas; de todo lo cual se




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dejará constancia como antecedente del contrato celebrado. Para la selección de los estudiantes se deberá tener en cuenta, entre otros, los siguientes requisitos: el aspirante deberá acreditar, mediante certificado expedido por la correspondiente institución educativa, el semestre cursado y el promedio académico ponderado. Igualmente, el cumplimiento de las exigencias dispuestas en la Ley 80 de 1993, la Ley 190 de 1995 y demás normas concordantes. Los estudiantes solamente desarrollarán actividades en las dependencias de la contraloría general de la república, donde se requiera y justifique el servicio. El número de personas vinculadas dependerá de la disponibilidad presupuestal con que se cuente para el efecto, las labores a desempeñar y el tiempo por el cual se contrate cada uno de ellos. La duración de los contratos de prestación de servicios de esta naturaleza no podrá ser superior a doce (12) meses y los honorarios pactados no excederán de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, en caso de ser prestado el servicio por tiempo completo y de un (1) salario mínimo legal mensual vigente, en caso de corresponder a medio tiempo, atendiendo siempre la austeridad en el gasto público. La justificación de esta clase de vinculación será elaborada por el jefe de la dependencia en la cual los estudiantes o egresados hayan de prestar sus servicios, correspondiendo a la gerencia administrativa y financiera de la contraloría general de la república autorizar tales vinculaciones en los casos estrictamente necesarios. En todo contrato de esta naturaleza deberá expresamente dejarse constancia, de que la contraloría general de la república no adquiere responsabilidad alguna ante los establecimientos de educación superior, por causa de la prestación de servicios de las personas contratadas y sólo ellos asumen la responsabilidad académica y curricular de la práctica. En caso de que la práctica, pasantía o judicatura constituya un requisito para obtener el título o la tarjeta profesional, se hará constar igualmente en el contrato, que la contraloría general de la república no compromete su responsabilidad frente a la validación de la misma como cumplimiento de la exigencia, por ser competencia de otras autoridades y del mismo interesado. Requisitos académicos Para la realización de prácticas, pasantías o judicatura, los aspirantes no deberán tener materias pendientes de semestres anteriores. En todos los casos, los aspirantes deberán tener un promedio ponderado mínimo de 3.70 o su equivalente en la carrera respectiva. La Gerencia de Gestión




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Administrativa y Financiera, según la naturaleza de los servicios a contratar, podrá exigir un promedio mayor en las materias directamente relacionadas con las mismas. Documentos requeridos

��Fotocopia de la cédula de ciudadanía.

��Formato único hoja de vida del departamento administrativo de la función pública, debidamente diligenciado.

��Formato único declaración juramentada de bienes y rentas y actividad económica

privada, del departamento administrativo de la función pública, debidamente diligenciado.

��Fotocopia del certificado judicial vigente expedido por el departamento

administrativo de seguridad, das.

��Fotocopia de la libreta militar, en caso de ser hombre menor de 50 años.

��Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la procuraduría general de la nación.

��Carta de presentación de la universidad, donde conste el nombre completo y

documento de identificación.

��Certificado en que conste el período académico que se cursa o cursó, de la carrera respectiva, o certificado de terminación y aprobación de estudios, expedido por la universidad donde se hayan cursado los estudios.

��Certificado de notas en el que conste el promedio ponderado de toda la carrera,

expedido por la universidad correspondiente.

��Certificado de banco o corporación con indicación del número de la cuenta en la que el contratista desee que se le hagan los pagos por la prestación de sus servicios. El titular exclusivo de esta cuenta debe ser el contratista.

��Certificado de afiliación a una EPS y fondo de pensiones y una vez suscrito el

contrato debe aportar los pagos para el respectivo cobro.

��Los demás que señale la dirección de recursos físicos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes en materia contractual.




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Condiciones para la contratación Para la contratación de quienes han de prestar los servicios a la contraloría general de la república, se tendrán en cuenta los siguientes parámetros mínimos.

Se realiza una solicitud por parte del área que lo requiere dirigida a la Gerencia de Talento Humano y de a la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera, suscrito por el Superior jerárquico del área que solicita al profesional que requiera los servicios con su justificación, donde se defina de manera clara y precisa la necesidad que se pretende satisfacer. Igualmente, señalar las funciones específicas que se cumplirán. Cuando el servicio se vaya a prestar en el despacho del contralor le corresponderá al secretario privado expedir el mencionado documento y adelantar los demás trámites aquí consignados. El vicecontralor, contralor delegado, gerente, director de oficina o gerente departamental que requiera del servicio remitirá a la gerencia de gestión administrativa y financiera los documentos señalados en el acápite anterior. Si no se designa el aspirante o aspirantes para la prestación del servicio será potestad de la gerencia de gestión administrativa y financiera efectuar tal designación, caso en el cual solicitará a éste o éstos los referidos documentos.

La gerencia de gestión administrativa y financiera evaluará la conveniencia y necesidad, teniendo en cuenta el área en la cual se deberá prestar el servicio, la carrera profesional que adelanta o adelantó la persona natural a contratar, el número de personas vinculadas a vincular para esa dependencia y para la entidad, el presupuesto disponible y la austeridad en el gasto público. Igualmente, verificará que se trate de contratación para fines específicos o que no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar, para lo cual elevará solicitud a la dirección de gestión de talento humano. La citada evaluación constará en un escrito que se remitirá a la dirección de recursos físicos, acompañada de los documentos mencionados en éste y en el anterior acápite, con el fin de que se adelante el proceso de contratación conforme a las normas que rigen la materia.

En caso de que la documentación estuviere incompleta, la dirección de recursos físicos la devolverá a fin de que se alleguen los documentos faltantes o se subsanen las deficiencias de los que se presentaron, según el caso. La supervisión del contrato estará a cargo del Jefe de la Dependencia solicitante, quien deberá certificar mensualmente o en el período establecido contractualmente, los servicios prestados, previo informe del contratista, que llevará su visto bueno. Para el




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pago de los honorarios, deberá hacerse llegar a la Dirección Financiera el original de dicha certificación y una copia a la Dirección de Recursos Físicos, junto con los demás documentos requeridos para tal fin. Con fundamento en el objeto contractual y las constancias de cumplimiento expedidas por el supervisor, la Dirección de Recursos Físicos expedirá a solicitud del contratista la certificación en que conste los servicios prestados a la Contraloría General de la República, señalando las actividades realizadas. Lo anterior de conformidad con la Resolución Orgánica 05456 de 2003 modificada por la Resolución 53 de 2007, ambas de la Contraloría General de la República, y el instructivo para vinculación de estudiantes en la modalidad de pasantías o judicaturas de la Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera o la normatividad que la aclare, modifique o sustituya.

2.5. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA OBJETIVO.

El presente procedimiento determina los lineamientos que deben regir el desarrollo de un proceso de contratación de Mínima Cuantía, con el fin de obtener una gestión transparente, eficaz y eficiente de las diferentes dependencias de CGR, con acatamiento de las disposiciones legales vigentes. ALCANCE: Este procedimiento involucra todas las dependencias de la Contraloría General de la República del Nivel Central que requieran la adquisición de bienes o servicios. De acuerdo con el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, la contratación de mínima cuantía es una modalidad de selección que se efectuará de conformidad con las reglas en él previstas y en las normas reglamentarias, y en su trámite se agotarán las actividades previstas en la normatividad vigente.

Los estudios previos y el trámite del proceso de contratación de mínima cuantía, contendrán y se regularán según lo establecido en la normatividad vigente.

Procede el uso de la modalidad de selección de mínima cuantía, en los casos y bajo los parámetros previstos en la Ley 1474 de 2011 y Decreto 2516 de 2011, o en la normatividad que la aclare, modifique o sustituya, vigente para el efecto.




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CAPÍTULO III

ETAPA CONTRACTUAL

3. ELABORACION, SUSCRIPCION Y CONTENIDO DEL CONTRATO. La Dirección de Recursos Físicos independiente de la causal de selección hará el contrato de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones, la propuesta del contratista y la minuta del contrato, el cual será suscrito por las partes en los plazos establecidos en el pliego de condiciones. Si el adjudicatario no suscribe el correspondiente contrato dentro del término que se haya señalado, quedará a favor de la entidad contratante, en calidad de sanción, el valor del depósito o garantía constituidos para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de los citados depósitos o garantía. En este evento la entidad mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad. Cláusula de Indemnidad: En todos los contratos se deberá incluir una cláusula de indemnidad conforme a la cual, será obligación del contratista mantener a la CGR indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista. Acreditar pago aportes parafiscales y seguridad social. El contratista debe acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. De igual manera, este requisito deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal. El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.




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3.1. PERFECCIONAMIENTO Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. De conformidad con lo previsto en la Ley de presupuesto, también es un requisito de perfeccionamiento el registro presupuestal. 3.2. EJECUCIÓN DEL CONTRATO Dentro de las formalidades del contrato estatal encontramos que la normatividad exige reunir los requisitos necesarios para la ejecución que se cumple una vez se haya perfeccionado el documento contractual. 3.3. REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Constitución y aprobación de las garantías. Las garantías previstas en el contrato deberán ser presentadas por el Contratista dentro del término estipulado en el mismo y serán revisadas y aprobadas por el funcionario competente para la contratación o por el delegado para este efecto por el ordenador del gasto. Las garantías otorgadas por los proponentes o contratistas deberán cumplir con las exigencias del Decreto 4828 de 2008 o en las disposiciones que lo modifiquen o sustituyan. Publicación del contrato: En los eventos en que se requiere de publicación, la Dirección de Recursos Físicos será la dependencia encargada de diligenciar y suscribir el Extracto Único de Publicación. El pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación Pública, se hará según lo establecido en la normatividad vigente. El funcionario designado por el Director de Recursos Físicos, enviará una relación los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior, a la Imprenta Nacional de Colombia. Dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, la Dirección de Recursos Físicos o quien ésta designe deberá enviar a la Imprenta Nacional una relación de los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior. Previo al inicio de la ejecución del contrato, la Dirección de Recursos Físicos, enviará al Supervisor fotocopia del contrato, y cuando corresponda, de la propuesta, con la comunicación de la designación.




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3.4. MODIFICACIONES AL CONTRATO

Los contratos podrán modificarse, prorrogarse, adicionarse su valor o suspenderse, siempre que exista una causa plenamente justificada por el interventor o supervisor del contrato y avalada por el ordenador del gasto.

3.5 SUSPENSIÓN DEL CONTRATO

El estatuto General de contratación de la Administración Pública, no prevé la suspensión del contrato estatal. No obstante, si iniciada su ejecución se presentan situaciones que puedan catalogarse como de fuerza mayor o caso fortuito, se podrá de común acuerdo entre las partes suspender temporalmente la ejecución del contrato, mediante la suscripción de un acta o documento, donde conste el evento que lo generó y el tiempo por el cual se suspende.

Para el efecto el supervisor deberá justificar, ante el ordenador del gasto, las razones de la suspensión y tener en cuenta que las garantías del contrato deberán ser ampliadas proporcionalmente al tiempo de duración de la suspensión.

Acta de reinicio: Es el documento mediante el cual se reinicia la ejecución de un contrato suspendido.

3.6 CESIÓN DEL CONTRATO

Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante transfieren a otra u otras personas (cesionarios), total o parcialmente sus derechos y obligaciones pactadas en el contrato. La cesión debe constar por escrito y requiere previa autorización del ordenador del gasto; se realizará porque sobrevenga en el contratista una causal de inhabilidad o incompatibilidad o por razones justificadas por el contratista.

La persona natural o jurídica cesionario del contrato debe cumplir con igual o mayor perfil o condiciones al exigido por la Contraloría General de la República cuando contrató al cedente; para tal efecto se revisará por el supervisor del contrato, la hoja de vida o las condiciones acreditadas por el cesionario frente a las acreditadas por el cedente y emitirá un concepto estableciendo si se cumple con tal requerimiento.

INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

Las inhabilidades e incompatibilidades para contratar son las establecidas en el artículo 207 de la Constitución Política de Colombia, en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, sin perjuicio de las demás disposiciones que las modifiquen o complementen.




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CAPÍTULO IV

INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN DEL CONTRATO ÁREAS DE INTERVENCIÓN En los contratos que se celebren conforme con las disposiciones del presente Manual, deberán contar con supervisión o interventoría que deberá sujetarse a las reglas que en el mismo se señalan. El interventor es la persona designada por el ordenador del gasto, o contratada por la Entidad, para realizar esa actividad. La interventoría o supervisión del contrato, tiene como objetivo controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales, financieras y presupuestales establecidas en los contratos, en los convenios y sus respectivos planes operativos. La interventoría o supervisión tienen por objeto garantizar el desarrollo y ejecución material de los contratos verificando que se lleve a cabo de manera adecuada y de acuerdo con las condiciones previamente determinadas por las partes, fortaleciendo el ejercicio del control interno en la ejecución y liquidación de los contratos y se debe tener en cuenta los siguientes conceptos:

Durante la etapa de ejecución del contrato el interventor o supervisor garantizará que mediante su labor de vigilancia y control, todas las actuaciones del contratista se ajustarán a las estipulaciones del contrato y al Estatuto General de Contratación y decretos reglamentarios.

Para la ejecución del contrato, el interventor o supervisor y el contratista acordarán un cronograma de actividades, que deberá ser observado estrictamente para cumplir a cabalidad las obligaciones del contrato. Para ello, y si el interventor o supervisor los considera pertinente se suscribirá un Acta de Inicio.

El Interventor o Supervisor tendrá en cuenta que toda instrucción, observación, o sugerencia que imparta al contratista, deberá realizarla por escrito, con copia a la Dirección de Recursos Físicos. Lo anterior, por cuanto sus informes están destinados a servir de medios de prueba en el evento en que sea necesario sancionar o declarar el incumplimiento de las obligaciones contractuales.

Cuando el Interventor o Supervisor del contrato, pueda prever un posible incumplimiento parcial del contratista debe advertirlo oportunamente a la Dirección de




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Recursos Físicos para que la Entidad adopte las medidas preventivas y correctivas pertinentes.

Adicionalmente, debe efectuar requerimiento al contratista con copia a la Compañía Aseguradora en su calidad de garante, para garantizarle el debido proceso.

Los contratos de Interventoría deberán incluir los aspectos administrativos, técnicos y jurídicos del contrato. Sin embargo, si las necesidades del servicio así lo exigen la entidad podrá contratar adicionalmente por separado cada uno de los aspectos de la Interventoría, justificando previamente la decisión.

El Interventor o Supervisor del contrato podrá proponer oportunamente las prórrogas, suspensiones, adiciones, aclaraciones o la terminación anticipada del contrato cuando sean necesarias, fundamentando la necesidad de las mismas, para evitar el incumplimiento del contrato o su paralización.

El Supervisor de un contrato será el Jefe de la Dependencia interesada en la contratación, quien podrá apoyarse en funcionarios de la misma, pero sin delegar su responsabilidad.

Las certificaciones y copias de los informes que presenten los supervisores deberán enviarse en forma oportuna a la Dirección de Recursos Físicos. Tanto los interventores como supervisores deberán apoyar la elaboración de las actas de liquidación final y suscribirlas.

Las acciones por incumplimiento en las funciones del interventor o supervisor se adelantarán de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011 y decretos reglamentarios o la normatividad vigente.

Lo señalado en este capítulo, se hará extensivo a los Gerentes Departamentales en el ámbito de su jurisdicción, con idéntico procedimiento al establecido para el Director de Recursos Físicos.

Cronograma de trabajo

Es la distribución de tiempo, para la realización de las actividades destinadas al cumplimiento del objeto de un contrato, acordadas entre el contratista y el interventor. Este documento una vez firmado es de obligatorio cumplimiento para el contratista y servirá de parámetro para que el Interventor pueda verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Podrá ser modificado, por mutuo acuerdo entre contratista e interventor, cuando las circunstancias lo ameriten.

Actas de recibo parcial




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Es el documento suscrito entre el contratista y el interventor en el cual se registra el avance de la obra, caso en el cual se hará constar la ejecución de mayores o menores cantidades de obra, de acuerdo con los ítems que conforman la propuesta técnica y económica, con el objeto de hacer las compensaciones entre ítems o los reconocimientos a que haya lugar. Lo anterior ocurre sobretodo en los contratos de obra a precios unitarios, en razón a que en estos negocios jurídicos el valor es estimado y por tanto el valor final es la sumatoria de lo realmente ejecutado.

Requerimientos al contratista

Es la amonestación, manifestación o pregunta que hace el interventor al contratista, respecto de la manera como se cumplen las obligaciones derivadas del contrato. En estos eventos, el inciso tercero del numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 dispone que “…Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato.”

Informes de interventoría

Son los documentos que registran todas las situaciones relevantes para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, en cuanto a la entrega de los bienes contratados, los servicios prestados, el avance de la obra, el cumplimiento de las condiciones de calidad ofrecidos, entre otros aspectos. Como estos informes son los medios de prueba que puede hacer valer la Contraloría en caso de sanciones o reconocimientos al contratista, los mismos deben ser lo más claros y completos posibles. No existe un formato especial, éste depende de la naturaleza y complejidad del objeto del contrato cuya supervisión se realiza.

Los interventores deberán presentar a la Dirección de Recursos Físicos informes periódicos de la ejecución del contrato y del desarrollo de la interventoría con la frecuencia que sea señalada en la comunicación en donde se le informa que ha sido designado interventor de un determinado contrato.

Acta de recibo final

Como su nombre lo indica, es el documento que se suscribe entre el contratista y el interventor una vez culmina el plazo del contrato. Este documento, junto con las actas parciales suscritas, servirán de base para realizar la liquidación del contrato. Por la razón anterior, este documento debe contener de manera pormenorizada el cumplimiento del objeto del contrato, desglosado por ítems, si así se establecieron las especificaciones técnicas del contrato; igualmente se debe indicar como ha cumplido el contratista con las obligaciones laborales y de seguridad social integral y parafiscales, entre otros aspectos.




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Interventoría administrativa

Tiene que ver con el control que debe realizar el interventor a las actividades administrativas, requeridas para la debía ejecución del contrato, tales como : contratación de personal idóneo por parte del contratista de acuerdo con los requerimientos de la entidad contenido s en el pliego de condiciones, la propuesta presentado por el contratista y las obligación es previstas en el contrato celebrado; el cumplimiento del as obligaciones laborales como pago de salarios y prestaciones sociales, afiliación de los trabajadores al Sistema de Seguridad Social Integral; pago de aportes parafiscales, afiliación a cajas de compensación familiar, entre otras.

Interventoría técnica

Tiene que ver con los conocimientos específicos, sobre materiales, normas de calidad, técnicas de construcción, ensayos, pruebas de materiales, medición de obra física, avance de obra si se trata de contratos de obra y con los conocimientos técnicos propios de cada profesión para la ejecución de otros contratos.

El interventor o supervisor tendrá en cuenta que toda instrucción, observación o sugerencia que imparta al contratista, deberá realizarla por escrito, con copia a la Dirección de Recursos Físicos. Lo anterior, por cuanto sus informes están destinados a servir de medidas de prueba en el evento en que sea necesario sancionar al contratista o declarar el incumplimiento de sus obligaciones contractuales.

Cuando el interventor o supervisor del contrato, pueda prever un posible incumplimiento parcial del contratista, debe advertirlo oportunamente a la Dirección de Recursos Físicos para que la Entidad adopte las medidas preventivas y correctivas pertinentes.

Adicionalmente, debe efectuar requerimiento al contratista con copia a la Compañía Aseguradora en su calidad de garante, para garantizarle el debido proceso.

Interventoría Jurídica

Comprende la verificación del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, previos a la suscripción del acta de iniciación y todos los demás aspectos jurídicos que se presenten durante la ejecución y liquidación del contrato.

4.1. FUNCIONES DE LOS INTERVENTORES Y SUPERVISORES Son funciones de los interventores y supervisores, sin perjuicio de las señaladas en cada contrato siempre y cuando no las contravengan, las siguientes: Funciones Generales.




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a) Verificar que el Plan de Inversión del Anticipo aprobado por la entidad se ejecute

en las condiciones pactadas y de conformidad con el ordenamiento jurídico. b) Verificar el cumplimiento del cronograma de trabajo para la ejecución del

contrato acordado con el contratista. c) Vigilar y controlar el estricto cumplimiento de las obligaciones contractuales. d) Presentar a la entidad contratante informe periódico detallado sobre la ejecución

del contrato. e) Analizar, cuantificar y conceptuar sobre las situaciones no previsibles alegadas

por el contratista y sometidas a consideración de la entidad contratante para su aprobación.

f) Certificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista para efectos de los pagos y la liquidación del contrato.

g) Remitir a la Dirección de Recursos Físicos toda la información relacionada con las actuaciones contractuales llevadas a cabo durante la ejecución del contrato, para que obren en el expediente para los fines pertinentes.

h) Verificar la existencia de garantías contractuales y extracontractuales en los términos acordados, y solicitar que el contratista amplíe la vigencia y extensión de los riesgos amparados cuando el contrato sea adicionado o modificado.

i) Suscribir el Acta de Liquidación del contrato

Funciones específicas de los interventores o supervisores según la naturaleza de los contratos:

a) Contratos de de obra. Además de las generales, cumplirán las siguientes:

• Verificar que el sitio seleccionado para el almacenamiento de materiales,

maquinaria y demás herramientas destinadas a la ejecución del objeto contractual cumplan con los requisitos de seguridad y calidad exigidos por la entidad en el pliego de condiciones o sus equivalentes, ofrecidos por el contratista y consignados en el respectivo contrato.

• Supervisar el almacén de la obra y exigir al constructor los inventarios, libros y comprobantes que permitan un adecuado control. Llevar un control técnico de la ejecución de cada parte de la obra, velando por el correcto desarrollo de los planos y diseños y el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economía adecuadas para la obra, de conformidad con los pliegos de condiciones, la propuesta y las buenas prácticas de manejo de seguridad industrial.

• Participar en las mediciones y entregas parciales de las obras y certificar que la obra entregada corresponde proporcionalmente al valor de las cuentas de cobro presentadas por el contratista y que se ha ejecutado dentro de los términos previstos en el contrato.




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• Estudiar, conceptuar y someter a aprobación de la Contraloría General de la República la inclusión de ítems no previstos en el contrato inicial, en los eventos en que éstos sean indispensables para la ejecución del contrato.

• Someter a consideración de la entidad las fórmulas de reajustes de precios cuando éstas hayan sido previstas en el contrato.

• Suscribir las actas de recibo parcial y final del obra, dejando constancia del estado en que se encuentra y de las obligaciones pendientes del contratista. b) Contrato de suministro y compraventa de bienes muebles. Además de las

generales, cumplirán las siguientes:

1) Contrato de suministro o compraventa de Hardware y Software, maquinaria y equipo:

• Certificar que los bienes entregados corresponden a las calidades técnicas y a las cantidades requeridas por la entidad en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, ofrecidos por el contratista en su propuesta y pactadas en el contrato.

• Revisar y certificar que los equipos entregados corresponden a las especificaciones técnicas previstas en los pliegos de condiciones, en la oferta del contratista y en el contrato celebrado.

• Certificar que se entreguen los correspondientes manuales de usuarios, manual de instalación y diccionario de datos, cuando a ello hubiere lugar y así haya sido exigido en el pliego de condiciones sus equivalentes.

• Informar oportunamente al ordenador del gasto sobre la necesidad de efectuar prórrogas, suspensiones, adiciones, modificaciones, aclaraciones o la terminación anticipada del contrato

• Informar al Ordenador del Gasto sobre cambios que deban realizarse por actualizaciones o mejoras técnicas en los equipos antes de ser recibidos a satisfacción en los eventos que esta última actuación se haya previsto en los pliegos de condiciones, en la oferta y en el respectivo contrato.

• Hacer seguimiento a las garantías o servicios postventa pactados en el contrato o propuestos en la oferta, para que se hagan efectivas.

• Velar por el cumplimiento de los procedimientos de instalaciones, entrenamientos, capacitación pactada o de cualquier otro servicio postventa.

2) Contrato de suministro o compraventa de papelería y demás implementos de

oficina:




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• Certificar que los bienes entregados corresponden a las calidades técnicas y a las cantidades exigidas por la entidad en los pliegos de condiciones o sus equivalentes y a las ofrecidas por el contratista en su propuesta y pactadas en el contrato. 3) Contratos de prestación de servicios

• Certificar que los servicios prestados fueron idóneos y oportunos y que la calidad de los mismos cumplió a satisfacción el objeto contractual.

• Certificar el servicio prestado entre los siguientes rangos: excelente, bueo o mal.

La labor de interventoría o de supervisión se sujetará en un todo a lo dispuesto en el Capítulo II “Áreas de intervención y responsabilidad específicas”, de la Resolución Reglamentaria 0065 del 11 de abril de 2008, expedida por el Contralor General de la República. 4.2. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE MULTAS Y CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

El siguiente procedimiento para la imposición de multas y cláusula penal se aplicará de conformidad con las disposiciones legales vigentes. La Contraloría podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 86 de la Ley 1474 de 12 de julio de 2011 o normatividad que para el efecto se encuentre vigente. El pago de la pena no dará por entendido que se da por extinguida la obligación principal. El pago de la pena se efectuará sin perjuicio del deber legal que tiene la Contraloría General de la República de exigir la indemnización total de los perjuicios causados por el incumplimiento del Contratista. Si por la ejecución del Contrato, la Contraloría adeuda sumas al contratista, podrá compensar el valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria de dichas sumas.




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CAPÍTULO V

ETAPA POST CONTRACTUAL 5.- LIQUIDACION DEL CONTRATO. El procedimiento de liquidación del contrato se realizará dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se hará de conformidad con la normatividad vigente. Los contratos de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo con el Contratista. Si las partes no llegan a un acuerdo se procederá a la Liquidación Unilateral del contrato. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil, y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato. 5.1- LIQUIDACIÓN DE COMÚN ACUERDO. En esta etapa se podrán acordar con el Contratista los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. El ordenador del gasto impartirá las aprobaciones correspondientes. Y se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes o dentro del que acuerden las partes para el efecto, si no existe termino se realizará dentro de los 4 meses siguientes a la expiración del termino de ejecución. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.




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El procedimiento de liquidación de común acuerdo es el siguiente:

1. Expirado el término de ejecución del contrato, el contratista o la dependencia en donde se prestó el servicio, hace llegar todos los documentos atinentes al contrato para efectos de la liquidación.

2. El profesional universitario de la Dirección de Recursos Físicos que ha estado a cargo del contrato, y en caso de que no obre en el expediente, proyecta oficio para la firma del Director, solicitando a la Dirección de Recursos Financieros certificación sobre el pago total del contrato, con fotocopias de las respectivas órdenes de pago, así como de la constancia de que esa Dirección verificó tanto el pago de los aportes a salud y pensiones, como de las obligaciones parafiscales, si fuere del caso, en los términos de la Ley 789 de 2002 y 828 de 2003.

3. Recibida toda la documentación atinente al cumplimiento del contrato respectivo, y verificada la misma por parte del profesional universitario a cargo del contrato, procederá a la elaboración de la liquidación respectiva.

4. Elaborado el proyecto, se citará al contratista, mediante oficio suscrito por el Director de Recursos Físicos para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío de dicha comunicación, se presente a suscribir el proyecto de acta. En caso de su no comparecencia, se dejará constancia de tal circunstancia y se le citará por segunda vez, para que dentro del mismo término, se presente a suscribir el proyecto de acta de liquidación.

5. Suscrito el proyecto de acta de liquidación por parte del contratista y del Interventor o supervisor, será remitido al Gerente de Gestión Administrativa y Financiera para su firma, cuando corresponda.

6. De no comparecer el contratista o de no existir acuerdo sobre la liquidación del contrato, o cualquier otra circunstancia que afecte de manera sustancial la liquidación, se dejará constancia escrita y se procederá a la liquidación unilateral.

7. Si hay acuerdo parcial sobre el contenido del acta de liquidación, ésta se hará sobre los puntos en que existiere tal acuerdo.

8. En caso de que el proyecto de acta de liquidación corresponda a alguno de los contratos sujetos a revisión por parte de la Oficina Jurídica, antes de que ésta sea suscrita por alguna de las partes, se remitirá a esta Oficina para su control de legalidad.

9. Las dependencias de la CGR en donde se ha prestado el servicio o han tenido a su cargo la Supervisión o Interventoría, están obligadas a prestar toda su colaboración para la liquidación de contrato respectivo.

10. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.




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11. El interventor o Supervisor una vez finalizado el contrato deberá verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista y presentar el informe sobre el balance final de ejecución.

5.2.- LIQUIDACIÓN UNILATERAL En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa comunicación que le haga la entidad conforme al procedimiento ya señalado, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C.C.A. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C.C.A. No requiere liquidación los contratos de compraventa de bienes muebles y en general, todos aquellos cuya ejecución no se prolongue en el tiempo. El contratista tiene derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, la liquidación unilateral se hará sobre los puntos en los que tal acuerdo no existiere.

La liquidación unilateral se hace mediante resolución motivada suscrita por el Gerente de Gestión Administrativa y Financiera, o por el Director de Recursos Físicos según sea el caso, el cual será notificado conforme a lo dispuesto por el Código Contencioso Administrativo, y contra el mismo procede el recurso de reposición.

CONTROL:

Hacer un balance del contrato, con el objeto de establecer, si los resultados proyectados con la celebración y ejecución del mismo, se cumplieron de conformidad con lo establecido en los planes, procedimientos y en la normatividad vigente o por el contrario es preciso estructurar planes de mejoramiento que garanticen que la gestión administrativa cumple a cabalidad, con los principios rectores de la contratación y los postulados de la gestión administrativa.




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CAPÍTULO VI

GLOSARIO:

Para efectos de este Manual de Contratación en particular, los términos que a continuación se relacionan tendrán el significado que seguidamente se les asigna, salvo que expresamente se determine otra cosa. Acta de Iniciación: Es el documento en el cual se deja constancia de la iniciación de la ejecución del objeto contratado, previo cumplimiento de los requisitos de legalización que permiten la iniciación formal de actividades, suscrito entre el contratista y el Interventor o Supervisor del contrato según el caso. Acta de Liquidación: Es el documento suscrito por la CGR y el contratista, con el visto bueno del Supervisor o Interventor, en el que se refleja el balance de ejecución del contrato o corte de cuentas entre las partes, en el cual se deja constancia de los pagos efectuados por la CGR, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados, los acuerdos, conciliaciones, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del Contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones para que puedan declararse a paz y salvo. Acta del Comité de Contratación: Es el documento que contiene las recomendaciones de viabilidad, para que el ordenador del gasto, inicie los procesos de selección de contratistas, tales como: proceso licitatorio, de contratación abreviada, concurso de méritos o contratación directa, según el caso. Lo anterior con fundamento en los estudios previos presentados por la dependencia que solicite el bien, la obra o el servicio. Es función de estos comités pronunciarse respecto de los resultados de la evaluación de las ofertas y la revisión de las respuestas a las observaciones de los proponentes sobre la evaluación.

Acta de Audiencia Pública de Aclaración de pliegos de condiciones: Documento que contiene las solicitudes de aclaraciones, modificaciones o adiciones a los pliegos de condiciones definitivos, publicados por la entidad en el Sistema Electrónico de Contratación Pública, SECOP, Portal Único de Contratación, realizadas por los interesados en presentar oferta dentro de una convocatoria pública efectuada por una entidad estatal con el objeto de seleccionar entre ellas la más favorable. Las solicitudes de los interesados son atendidas por la entidad a través de adendos o adendas que son




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los únicos documentos que tienen la fuerza legal para modificar, adicionar o aclarar el mencionado acto administrativo.

Acta de Recibo Final: Es el documento en el cual se deja constancia del recibo del objeto contratado, por parte de la CGR. Acto Administrativo de apertura de la licitación o concurso: Es la resolución mediante la cual se ordena la apertura de la licitación Pública, concurso de méritos, selección abreviada y deben contener como mínimo los requisitos señalados en la normatividad vigente.

Acta de Cierre: Es el documento que contiene las actividades que se realizan en el acto de cierre del plazo para presentar ofertas y apertura las propuestas presentadas en una licitación o en una selección abreviada de menor cuantía.

El citado documento contiene los datos que los oferentes presentes en el acto solicitan a la entidad, tales como: nombre de los proponentes, número de folios de la propuesta, valor de la oferta, presentación de la garantía de seriedad de la propuesta, entre otros.

Acta de Audiencia Pública de Adjudicación: Documento que contiene la decisión de la entidad estatal de adjudicar el contrato al oferente que presente la propuesta más favorable para la entidad y para los fines que ella busca, de acuerdo con las condiciones técnicas y económicas previstas en la ley.

Acto Administrativo de Adjudicación: Es la resolución mediante la cual la Contraloría General de la República, adjudica el contrato a la oferta más favorable a la entidad y a los fines que ella busca. Este acto administrativo se notifica personalmente al proponente favorecido en la forma y términos establecidos en el Código Contencioso Administrativo y en el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007.

Acta de Suspensión: Es el documento expedido por quienes suscribieron el contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo, cuando se presenta una circunstancia especial que lo amerite, previo visto bueno de la Interventoría o del Supervisor, según el caso. En la misma deberán incluirse las razones que sustentan la suspensión del contrato así como la fecha exacta de la reiniciación del mismo. Acta de reiniciación: Es el documento mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la reiniciación de las actividades. Este documento debe ser firmado por el contratante y el contratista. El contratista se obliga a actualizar la garantía única.




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Acta de Entrega y recibo a satisfacción: Es el documento que contiene los datos referentes a la forma como el contratista entrega a la entidad estatal los bienes, las obras, o los servicios objeto del contrato y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción o con observaciones.

Adenda: Documento mediante el cual se aclaran o modifican las bases de la contratación (Pliegos de Condiciones, Términos de Referencia, Invitaciones u otros documentos) y que forma parte de las mismas. Análisis de Mercado: Es el trámite que consiste en la averiguación no vinculante para la CGR, del valor del objeto que se pretende contratar y/o de las condiciones de la contratación (características técnicas del negocio, precisiones sobre el alcance, forma de pago, etc.) en el mercado. Anticipo: Son los dineros que entrega la CGR al Contratista para que sean administrados e invertidos por éste, de conformidad con las condiciones que se establezcan en los pliegos de condiciones o en el contrato. Dichos dineros sólo se irán convirtiendo en parte de pago y, por tanto, ingresarán al patrimonio del Contratista, en la medida en que se vayan amortizando. Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de uso común utilización por parte de las entidades estatales: De acuerdo con la normatividad vigente, son aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

Calificador: Es el conjunto de propiedades que expresan las características físicas, químicas y utilitarias del producto y las especificaciones que identifican la presentación y forma de los elementos. Estos calificadores permiten distinguirlo como único, frente a los demás.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal o CDP: Es el documento mediante el cual se certifica que existe apropiación suficiente y libre de afectación para atender los desembolsos de la respectiva contratación, durante la vigencia fiscal correspondiente. Certificado de Registro de Precios: Es el documento que le emite el SICE a los proveedores, cuando han registrado el precio de un bien o servicio de uso común de las entidades estatales. Puede ser temporal o definitivo.

Certificado de existencia y representación legal: Es el documento por medio del cual las personas jurídicas deben demostrar su existencia y representación legal, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Esta representación legal, igual que el tiempo de constitución de una persona jurídica nacional o extranjera se demuestra a




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través del certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica. Certificado de Registro Presupuestal: Es el documento que certifica la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación. Clase: Es un conjunto de bienes o servicios que están caracterizados por su utilización dentro de un mismo tipo.

Contratista: Es la persona natural o jurídica que suscribe un contrato, cuya propuesta fue escogida por ser la más favorable para los fines que busca la Entidad.

Contrato estatal: Es todo acto jurídico bilateral generador de obligaciones, celebrados por las entidades estatales.

Concurso: Procedimiento mediante el cual una Entidad Estatal formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable.

Conformación dinámica de la oferta: Procedimiento de carácter opcional aplicable a las licitaciones, el cual, consiste en que en una audiencia pública los proponentes en relación con aquellos aspectos de la oferta que incluyan variables dinámicas, de conformidad con los pliegos de condiciones o términos de referencia, presentarán un proyecto de oferta inicial, que podrá ser mejorado mediante la realización de posturas sucesivas en ambiente público y concurrencial, hasta la conformación de su oferta definitiva; entendiendo por definitiva la última presentada para cada variable dentro del lapso de la audiencia.

Contrato Adicional: Es aquel que se celebra para agregar bienes, obras o servicios no previstos en el contrato principal y que por lo tanto conlleva un aumento en el valor inicial y en ocasiones hay que ampliar o prorrogar el término del contrato principal

El valor de la adición no puede superar el 50% del valor inicial del contrato que se adiciona.

CUBS: (Catálogo Único de Bienes y Servicios) Es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos pueden adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, clasificados en códigos que permiten una identificación para cada uno de ellos.




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Cláusulas Excepcionales: Son las cláusulas excepcionales al derecho común de terminación, modificación e interpretación unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales y de caducidad. Comité Asesor y Evaluador: Es el comité encargado de realizar la evaluación de las propuestas presentadas dentro de un procedimiento de selección. Elemento Genérico: Es la descripción general de un bien o servicio en cuanto a su destinación.

Estatuto General de Contratación de la Administración Pública: Es la Ley 80 de 1993 y las normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen. Funcionario Competente: Es el funcionario de la CGR que por disposición legal o por delegación está facultado para contratar en representación de la CGR y, en consecuencia, para proferir todos los actos que demande la selección del Contratista, y la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. El funcionario competente responderá por la dirección y manejo de la actividad contractual, y no podrá subdelegar ni trasladar esa responsabilidad a otros funcionarios o al Comité Asesor de Contratación y Compras.

Garantías: Es el mecanismo de cobertura del riesgo. Según lo señalado en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 los contratistas prestarán garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general, en los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados por la normatividad vigente.

Gerencia de Recursos Físicos: Es la dependencia de la CGR encargada del proceso de contratación.

Grupo: Es un conjunto de bienes o servicios dentro de una subclase, y está caracterizado porque su utilización se demanda en un sector específico de la economía.

Informe de Evaluación: Documento en el cual los comités de evaluación de las entidades estatales presentan el resultado consolidado de la evaluación de las ofertas, presentadas en un proceso de selección de contratistas.

Informe del Interventor: Documento a través del cual el interventor da cuenta a la entidad contratante sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato. Sus informes están destinados a servir de medios de prueba, para la




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imposición de sanciones al contratista, en el evento en que se presenten situaciones de incumplimiento o para el pago de las obligaciones dinerarias a cargo del contratante.

Interventor: Es la persona natural o jurídica que representa a la CGR en el contrato para ejercer la inspección y vigilancia en la correcta ejecución del objeto contractual. Puede ser un servidor público designado por el funcionario competente, o quien fuere contratado por la CGR, para que verifique y controle las obligaciones emanadas de un contrato, de manera que el contratista cumpla su finalidad, dentro del plazo previsto y el presupuesto asignado. Junta de Licitaciones y Concurso de Méritos: Es el órgano encargado de asesorar al funcionario competente, en los procesos contractuales Legalización y ejecución: El contrato se legaliza de conformidad con lo establecido en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el Decreto No. 327 del 2002, el registro presupuestal, la aprobación por parte de la CGR de la garantía única, la consignación del pago correspondiente de la publicación del contrato en el Diario único de contratación pública y el impuesto de timbre cuando a ello hubiere lugar. Licitación Pública: Es el procedimiento mediante el cual se formula invitación pública para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione objetivamente entre ellas la más favorable. Liquidación del contrato: Liquidar un contrato es hacer un balance de cuentas con el objeto de establecer quien le debe a quien y cuanto. Se debe realizar de acuerdo con las previsiones contenidas en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

Manual de Contratación: Es el documento que sirve de guía para la ejecución de la contratación en la CGR, sin perjuicio de las normas específicas legales o reglamentarias que sean aplicables. Modificación del contrato: Es el acuerdo que suscriben las partes, previo concepto del Interventor o del Supervisor, si fuere necesario realizar cambios o variaciones en el contrato. Oficina Jurídica: Es la dependencia de la CGR que asesora y establece los lineamientos generales en materia de contratación. Ordenador del Gasto: Es el funcionario de la CGR que por disposición legal o por delegación está facultado para contratar en representación de la CGR, y en consecuencia, para proferir todos los actos que demande la selección del contratista y la celebración, iniciación, ejecución, terminación y liquidación del contrato respectivo. El




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ordenador del gasto responderá por la dirección y manejo de la actividad contractual y no podrá subdelegar ni trasladar esa responsabilidad a otros funcionarios o a la Junta de Licitaciones y Concursos. Pago Anticipado: Es el reconocimiento por parte de la CGR de su obligación de cancelar parte del valor convenido, lo cual realiza antes de que se haya iniciado la ejecución de las obligaciones a cargo del Contratista. Dichos dineros son de propiedad del Contratista desde el momento en que la CGR realice su transferencia, razón por la cual el Contratista dispone totalmente de la administración y manejo de los mismos. Partes: Son la CGR y el Contratista. Perfeccionamiento: Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Pesos o Col $: Es la moneda de curso legal en la República de Colombia. PLAN DE COMPRAS: Instrumento rector de la planeación para la adquisición de bienes, servicios y obra pública durante una vigencia fiscal.

Plazo de ejecución del contrato: Es el período entre la fecha de iniciación y el vencimiento del término para la ejecución del contrato.

Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las obligaciones de las partes derivadas del contrato. Plazo de vigencia del contrato: Es el período comprendido entre el perfeccionamiento hasta la liquidación del contrato. Pliego de Condiciones: Conjunto de requerimientos jurídicos, técnicos y económicos que se establecen para una contratación y que están contenidos en el documento así denominado, se utiliza para los procedimientos de Licitación. Precalificación: Es el trámite que consiste en la formulación de invitación pública o privada, a fin de preseleccionar a las personas que participarán en procedimientos de selección de solicitud de ofertas referidos a actividades nuevas o de evidente complejidad técnica o a posibles contratos de asociación en cualquiera de sus modalidades u otros similares.




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Precio Global: Es el Sistema de Precios mediante el cual el Contratista, a cambio de las obligaciones a las que se compromete, recibe como remuneración una suma global, con independencia de las cantidades de trabajo o de bienes. Dicho valor global comprende todos los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de administración, imprevistos y utilidades. Precio Basado en Fórmula: Es el Sistema de Precios mediante el cual el Contratista, a cambio de las obligaciones a las que se compromete, pacta el valor del contrato con base en un valor relacionado con un índice de carácter nacional o internacional, para lo cual deberá especificar tanto la publicación en la cual se registra este índice, como la metodología a aplicar en la fórmula para obtener el precio. Precio de compra: Es el precio de un bien o servicio a contratar incluido IVA.

Precio de oferta: Es el valor monetario que los proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, señalan al momento de presentar su oferta. El precio de oferta incluirá IVA y excluirá otros gravámenes.

Precio de referencia: Es el valor monetario que, los proveedores interesados en vender bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, deben reportar en el RUPR, bajo las condiciones que se establecen en el Sistema de Información de la Contratación –SICE-. El precio de referencia incluirá IVA y excluirá otros gravámenes.

Precio indicativo: Es el promedio de los precios de referencia de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra, registrados por los proveedores en el SICE.

Producto: Bien o servicio con calidades y características especiales que lo identifican como tal.

Propiedades y especificaciones técnicas: Es la caracterización de cada bien o servicio, de manera única por valores o rangos de una serie de calificadores que dependerán del grupo.

Proponente: Es toda persona natural o jurídica, que presenta de manera formal una propuesta a una Entidad del Estado.

Proveedor: Son personas naturales o jurídicas que ofrecen bienes o servicios, a las entidades estatales.

Persona jurídica: Según el artículo 633 del código civil se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente.




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Persona natural: De acuerdo con el artículo 74 del código civil, es todo individuo de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. .

Requerimiento: Dentro del proceso de contratación un requerimiento se entiende como el documento mediante el cual la entidad estatal le exige a un proponente información adicional sobre: la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera; para poder realizar a cabalidad el procedimiento de evaluación de propuestas. La exigencia de información adicional en cuanto a criterios técnicos y económicos, a través de requerimiento no admite de manera alguna, la posibilidad de que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, por el contrario esta información es requerida para garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia y selección objetiva.

Registro de un proveedor: Es la actividad realizada por un proveedor para ingresar al SICE, como condición para suministrar bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a los organismos que conforman la administración pública y a los particulares o entidades manejan recursos públicos.

Registro presupuestal: Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. Se realiza como un requisito para la ejecución del contrato.

Riesgo: Desde el punto de vista jurídico se considera como tal el hecho futuro e incierto del cual depende el surgimiento de una obligación.

RUPR: (Registro Único de Precios de Referencia) Es la base de datos del Sistema de Información de la Contratación SICE, que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la Administración Pública y a los particulares o Entidades que manejan recursos públicos.

SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública, creado por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 para garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.

SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal

SIIF: (Sistema Integrado de Información Financiera) Es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable.




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Sistema: Conjunto de elementos relacionados de modo que constituyen un todo estructurado y persiguen objetivos comunes, no existiendo elementos aislados.

Subasta Inversa: Según el artículo 18 del Decreto 066 de 2008, es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado.

Subasta Inversa: Es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con la normatividad vigente. La subasta inversa puede ser presencial o electrónica. Subclase: Es un conjunto de bienes o servicios dentro de una clase, caracterizados por su utilización en un ámbito específico.

Subsistema control básico: Es el ejercido cuando se incorpora al sistema de información de los contratos celebrados por las entidades del Estado a través de la Imprenta Nacional, las Gacetas Departamentales, y demás dependencias o entidades que publiquen contratos. Este subsistema provee la información relacionada con las entidades públicas y privadas que contratan, los códigos de los bienes y servicios contratados, los precios y cuando y donde se contrata.

Subsistema control inteligente: A través de este mecanismo se comparan e interpretan los diferentes registros de cada subsistema, en especial los que tienen que ver con los precios de referencia, con el fin de verificar el nivel de distorsión entre el precio indicativo y el precio final de contratación.

Subsistema de la demanda: Está compuesto por el conjunto de bienes y servicios que requiere el Estado, debidamente clasificados de acuerdo a los códigos CUBS. La información se obtiene del ZIF, de los planes de compra y de los presupuestos públicos. Este subsistema provee la información relacionada con las entidades que compran, los elementos requeridos, las fechas de las adquisiciones y los procesos a través de los cuales se compran los bienes y servicios.

Subsistema de la oferta: Es el registro de los precios de referencia de los bienes y servicios ofrecidos a las entidades públicas, realizado en la Central de Precios de Referencia RUPR. A través de este subsistema se proveerá información relacionada con las personas naturales o jurídicas que estén a disposición de venderle al Estado, los elementos ofrecidos al mismo, los precios de referencia de cada uno de ellos y los sitios en los cuales se ofertan los bienes y servicios. Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes o S.M.L.M..V: Es el salario mínimo legal, mensual, vigente en la República de Colombia en un periodo determinado.




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Solicitud de Ofertas: Es el procedimiento mediante el cual se invita a un número plural de personas para que, en igualdad de oportunidades, presenten sus ofertas y se seleccione objetivamente entre ellas la más favorable. Supervisor: Es el funcionario o contratista que representa a la CGR en el contrato, encargado de ejercer la vigilancia de la correcta ejecución del contrato. Tarifas o Precios Unitarios: Es el Sistema de Precios mediante el cual el Contratista, a cambio de las obligaciones a las que se compromete, pacta el valor del contrato por unidades de recurso, obras, trabajo o bienes, a cada una de las cuales le corresponde un precio determinado, en el que están comprendidos todos los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de administración, imprevistos y utilidades. El valor total del contrato será la suma de los resultados que se obtengan al multiplicar las cantidades ejecutadas, por el precio unitario pactado para el respectivo ítem. Tipo: Es la identificación de los productos que compran las Entidades del Estado, ya sea como un bien, un servicio o una obra pública.

Urgencia Manifiesta: Es la situación extraordinaria que se genera cuando la continuidad de la operación exige el suministro de bienes, la prestación de servicios, o la ejecución de obras en forma inmediata, o cuando se presenten situaciones excepcionales que demanden actuaciones inmediatas, o cuando se precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir al procedimiento de Licitación Pública o de solicitud de ofertas, tales como sabotaje, terrorismo, asonada, inundación, terremoto, derrame de productos, incendios, emergencias operacionales, entre otras. Umbral de precios: Es el intervalo de variación razonable del precio de contratación de un bien o servicios de uso común o de uso en contratos de obra.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL DE … ·...

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