Contraloría Delegada para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad Abril 2 de 2003 PLAN MEJORAMIENTO...

Contraloría Delegada para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad

Abril 2 de 2003

PLAN MEJORAMIENTO SECTORIAL MINISTERIO

DE DEFENSA(Suscrito en Julio 15 de 2002)

1. LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y EL CONTROL FISCAL.

2. PLANES DE MEJORAMIENTO Y EL PROGRAMA PARA EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PUBLICOS.

3. PLANES DE MEJORAMIENTO DE LAS ENTIDADES Y SECTORIAL DEFENSA.

4. PLAN GENERAL DE AUDITORÍA DEFENSA- 2003.

CONTENIDO DE LA PRESENTACION

1.

LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Y EL

CONTROL FISCAL

PROCURAR EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS.

Vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares que manejen fondos o bienes de la Nación en

representación de la comunidad, mediante los controles: financiero y legalidad, de gestión y resultados, fundamentados en

principios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de los

costos ambientales.

MISION

VISIÓN

SER PARTE ACTIVA EN EL PROCESO DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN PÚBLICA.

•En el ámbito interno, mediante el fortalecimiento de los planes de mejoramiento.

•En el ámbito externo, la presentación de informes ante el Congreso. •La vinculación de la ciudadanía al ejercicio de la vigilancia fiscal.

INSTRUMENTOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA MISION

CONTROL MACRO Y SECTORIAL.

Estudios globales y sectoriales, dirigidos a determinar amenazas y oportunidades en el diseño y puesta en marcha de las políticas públicas.

CONTROL MICRO

Examina los resultados de la gestión misional, además del control financiero y legal.

FUNCION DE ADVERTENCIA

La formulación de advertencias oportunas que prevengan la posibilidad de detrimento patrimonial.

PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

Para resarcir al estado del detrimento al patrimonio público provocado por la acción de los funcionarios

CLIENTES DEL CONTROL FISCAL

CONGRESO NACIONALLa CGR presta el apoyo técnico y analítico que requiere el Congreso para ejercer el control político y la evaluación de la gestión de la política global del Estado.

LA CIUDADANÍAMediante la participación de los ciudadanos a través de sus organizaciones, o de manera individual, a las actividades de vigilancia de los recursos y bienes de la Nación.

RESULTADOS DEL CONTROL MICRO

FENECIMIENTO DE LA CUENTA FISCAL

Con base en el concepto emitido sobre la gestión y la opinión sobre la razonabilidad de los estados contables, la CGR, fenece o no la cuenta de la vigencia fiscal auditada.

CRITERIOS PARA EL FENECIMIENTO

Concepto (gestión)

Opinión

(estados contables)

FavorableFavorable con Observaciones

Desfavorable

LimpiaFenecimiento

Fenecimiento No Fenece

Con Salvedades Fenecimiento

Fenecimiento No Fenece

Negación

Abstención

No Fenece

No Fenece

No Fenece

No Fenece

No Fenece

No Fenece

PRODUCTOS DEL CONTROL FISCAL

• Pronunciamientos consolidados por sector con el fin de coadyuvar a la toma de decisiones de la Administración Pública. (Direcciones de Estudios Sectoriales)

• Informes integrales de control fiscal, donde se sustentan los resultados alcanzados en desarrollo de las auditorías (Dirección de Vigilancia Fiscal)

2.

LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Y EL PROGRAMA

POR EL BUEN USO DE LSO RECURSOS PUBLICOS

PLANES DE MEJORAMIENTO

El Plan de Mejoramiento recoge las acciones que el Representante Legal de la entidad vigilada se compromete adelantar con el fin de resolver el conjunto de debilidades y fallas administrativas en sus procedimientos y operaciones, mencionadas en los informes de auditoria.


CONFORMIDADDentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su presentación, la Contraloría Delegada deberá comunicar a la entidad su conformidad o reparos al mismo.

SEGUIMIENTOLe permite a la CGR verificar si la entidad auditada ha corregido las deficiencias detectadas y le ha dado cumplimiento al Plan.


El Contralor General de la República, sostuvo reuniones con cada uno de los Ministros y los altos dignatarios de las Ramas del Poder Público con el fin de validar los Planes de Mejoramiento Subsectoriales, a los cuales se realiza un seguimiento permanente.


Los principales criterios, con los cuales la CGR califica “EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS” son:

• Estricto cumplimiento de las labores misionales.• Respeto a la legalidad.• Eficiencia y economía en los procesos.• Distribución equitativa de los bienes y servicios.• Eficacia de la acción.• Sostenibilidad ambiental.• Garantía de transparencia.• Adecuado Sistema de Control Interno

PROGRAMA POR EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS

Programa bandera del Contralor General, busca que los responsables del manejo del erario, hagan un compromiso verificable para que se cumplan los Planes de Mejoramiento.

El reto de la CGR es el mismo del Estado: Utilizar los recursos públicos sin privilegios para desarrollar una sociedad próspera, eficiente, equitativa y sin exclusiones.

El Contralor General ha hecho realidad el compromiso al subrayar la necesidad ineludible de que el Estado colombiano haga buen uso de los recursos que la ciudadanía ha puesto a su disposición.

PROGRAMA POR EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS

En el presente año, la CGR publicó el libro “POR EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS”, en el que se dan a conocer los principales aspectos de los diagnósticos y los planes de mejoramiento, con el fin de exigir a las entidades una más oportuna y completa rendición de cuentas.

Ilustra al Congreso, al Ejecutivo y a la Rama Judicial sobre las principales fallas de la administración pública, para que sean consideradas en la Reforma del Estado que se propone adelantar el Gobierno Nacional.

3.

PLANES DE MEJORAMIENTO DE ENTIDADES Y SECTORIAL

DEFENSA

La CGR ha suscrito Planes con las siguientes unidades ejecutoras y entidades adscritas y vinculadas que se encuentran en ejecución:

• Gestión General- 2002• Comando General de las Fuerzas Militares- 1999• Comando Ejército Nacional- 2000• Comando Fuerza Aérea- 2001 • Comando Armada Nacional- 2001• Dirección Marítima- DIMAR- 2000• FONDELIBERTAD-2001 (pendiente de aprobación)• Caja de Retiro de las Fuerzas Militares- 2000• Dirección de Sanidad de las Fuerzas Militares- 2001• Industria Militar- INDUMIL- 2000• Hospital Militar- 2001• Dirección de Inteligencia del Ejército- DINTE- 2000 • Club Militar de Oficiales- 2000• Policía Nacional- 2001

PLANES DE MEJORAMIENTO ENTIDADES SECTOR DEFENSA

PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL DEFENSA

Además de los Planes de Mejoramiento de cada Unidad, el Ministerio de Defensa presentó, en julio 15 de 2002, el Plan de Mejoramiento Sectorial, en el cual suscribió los compromisos para subsanar las debilidades de los procesos y actividades generales presentadas en las distintas unidades ejecutoras y entidades.

•No cuenta con un sistema de información que garantice la confiabilidad, integridad y razonabilidad de las cifras financieras, presupuestales y estadísticas.

•El proceso de consolidación de la información financiera, no ofrece confiabilidad.

1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN *

*/ Secciones VIII y IX Plan de Mejoramiento Sectorial

FALLAS INSTITUCIONALES Y PROCEDIMENTALES SECTOR DEFENSA

SISTEMA CONTABLE FINANCIERO *

Diseño y presentación del proyecto de modernización de gestión y tecnologías de información para el Sector Defensa.

Coordinar un equipo de trabajo interfuerzas, con el fin de solucionar las debilidades contable financieras.

ACCIONES PROPUESTAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL

*/ Secciones IX Plan de Mejoramiento Sectorial

CRÉDITO EXTERNO

• No se aplican a cabalidad las normas presupuestales y reglamentarias.

• Excesiva reglamentación de los pliegos de contratación.

• Confusión en el uso del Manual de Contratación de Crédito Externo.

•No ha sido utilizado en forma oportuna, eficiente y eficaz, se requieren entre uno y dos años para adjudicación.

2. PROCESO DE CONTRATACIÓN


Modificar el Manual de Contratación con Crédito Externo.

Emitir políticas de de estudios previos para la elaboración de pliegos de condiciones, para adquisición de bienes con recursos de crédito externo.

*/ Sección II Plan de Mejoramiento Sectorial


CREDITO EXTERNO *

CONTRATACIÓN DIRECTA

• Es la practica general y no la excepcional como lo contempla la Ley 80/93 y el decreto reglamentario 855/94.

• Los bienes y servicios se adquieren indiscriminadamente bajo los criterios de seguridad y defensa nacional.

•Los procedimientos aplicados en la contratación directa no son uniformes para los mismos casos, desconociéndose el principio de igualdad.



Emitir políticas claras en materia de Contratación Directa.

Diseñar y desarrollar programas de capacitación a todo nivel sobre el Estatuto de contratación Pública.

*/ Sección III Plan de Mejoramiento Sectorial


CONTRATACION DIRECTA *

FONDOS ROTATORIOS

• El concepto de apoyo logístico a las Fuerzas, incluye el desarrollo de múltiples actividades, algunas no se justifican o son deficientes.

• Las Oficinas de Contratación de las Fuerzas cumplen las mismas funciones, existiendo una duplicidad de actividades.

•Las Fuerzas comisionan personal activo para desempeñar funciones administrativas en los Fondos asumiendo el costo de la nómina.



Evaluar las actividades que adelantan los Fondos Rotatorios, estableciendo criterios de valor agregado, rentabilidad y oportunidad.

Estudiar la autosostenibilidad y racionalización de los Fondos Rotatorios.

Control y seguimiento a los contratos interadministrativos.

*/ Sección I Plan de Mejoramiento Sectorial


FONDOS ROTATORIOS *

AGENCIA DE COMPRAS FUERZA AAGENCIA DE COMPRAS FUERZA AÉÉREA REA -- ACOFA

No es significativa su participaci ón en el proceso por cuanto las decisiones y el manejo administrativo son efectuados desde el Comando General en Bogotá.

La normatividad para la contratación es inequitativa para los intereses de la Fuerza contratante. No se aplica la ley colombiana, a pesar de que la ejecución administrativa y presupuestal se realiza en Colombia.

Para el a ño 2000, esta oficina gener ó gastos de funcionamiento por $ 4.061 millones.

2. PROCESO DE CONTRATACION


AGENCIA DE COMPRAS *

Análisis del esquema logístico y funcional de la Agencia de Compras.

Definir el presupuesto a ejecutar a través de la Agencia de Compras.

*/ Sección V Plan de Mejoramiento Sectorial


CUENTAS HOLDING ACCOUNT

Ausencia de procedimientos y mecanismos

claros de seguimiento para el manejo de los

saldos en los fondos de la cuenta Holding

Account que resultan de las negociaciones

realizadas con el gobierno de los Estados

Unidos.



• El Ministerio de Defensa, ha incurrido en falta de gestión en la provisión de los recursos necesarios para el pago oportuno de las condenas y conciliaciones.

• El monto por este concepto ascendió a $271.654 millones, en el período 1996-2002 (a precios de 2002).

•Los pagos se efectúan entre 7 y 34 meses después de

ejecutoriada la sentencia o de la aprobación de los

términos de conciliación.

3. SENTENCIAS Y CONCILIACIONES


Agilizar procedimientos de pagos sentencias y conciliaciones.

Consolidar los procesos en curso y fallados en contra de la primera instancia.

*/ Sección VII Plan de Mejoramiento Sectorial


SENTENCIAS Y CONCILIACIONES

• El Sistema de Control Interno no ofrece confiabilidad en las acciones que conlleven a una gestión eficiente y eficaz de la Administración.

•Se identificaron debilidades en cada uno de sus elementos:

Ineficientes canales de comunicación

Manuales de funciones y procedimientos desactualizados

Ausencia de indicadores de gestión

Inadecuados sistemas de procesamiento y manejo de información.

4. SISTEMA DE CONTROL INTERNO


Emitir políticas para el funcionamiento de oficinas de control interno.

Fortalecer el sistema de control interno.

Fomentar cultura del autocontrol, autoevaluación y autogestión.

*/ Sección X Plan de Mejoramiento Sectorial

SISTEMA DE CONTROL INTERNO *


•No existe claridad en su entorno jurídico, sobre las competencias de esta Dirección y el Ministerio de Transporte, el Ministerio del Medio Ambiente y la Armada Nacional.

•Ausencia de políticas para el manejo del patrimonio subacuático.

5. DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA - DIMAR


Elaborar un proyecto de ley que modifique la naturaleza jurídica de DIMAR que le permita tener la autonomía que requiere.

Reglamentación de la normatividad ambiental y marítima.

*/ Sección VII Plan de Mejoramiento Sectorial

DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA – DIMAR *


SISTEMA DE SALUD (1)• El principio sobre el cual se fundamenta la

existencia del régimen especial está dado por el

carácter de la actividad militar y de policía. Sin

embargo, el sistema incluye personal civil que

desempeña funciones administrativas dentro de

cada una de las fuerzas.

6. SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL


SISTEMA DE SALUD (2)

•La Dirección General de cada uno de los

subsistemas administra independientemente su

infraestructura, sus recursos humanos, técnicos

y financieros.

•No existe una base de datos confiable sobre la

población afiliada y beneficiaria del sistema.



Estudiar y fortalecer la estructura orgánica y funcional del sistema de salud.

Analizar el financiamiento y sostenibilidad

del sistema de salud.

*/ Sección IV Plan de Mejoramiento Sectorial

SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL *

SISTEMA DE SALUD


SISTEMA PENSIONAL• Existen Existen condiciones que financieramente no condiciones que financieramente no lo lo hacen hacen viable en un futuro inmediatoviable en un futuro inmediato. . El El úúltimo ltimo ccáálculo actuarial Subsector Defensa, a 31lculo actuarial Subsector Defensa, a 31/12/99/12/99, , ascendía a $28.9 billones, representando el 57% ascendía a $28.9 billones, representando el 57% del PGNdel PGN, h, hecho, que a corto plazo, genera riesgo echo, que a corto plazo, genera riesgo en lasen las finanzas públicas. finanzas públicas. Su revisión hace parte Su revisión hace parte del acuerdo con el FMI. del acuerdo con el FMI.



•En la actualidad Fondelibertad administra 305 vehículos, 24 bienes inmuebles, y 35 muebles y enseres recibidos por incautaciones, por $3.672.1 millones. Estos bienes no son adecuadamente descritos en el inventario.

•Los únicos funcionarios de planta son el Director y el Contador. Los demás 40 cargos administrativos se proveen a través de la contratación de servicios.

•De existir una política coherente y unificada en la lucha antisecuestro y de bienes incautados, estas funciones podrían ser asumidas directamente por cada una de las fuerzas.

9. FONDELIBERTAD


Su estructura legal y administrativa, como

órgano adscrito a la oficina del Ministro de

Defensa, ha limitado la independencia

administrativa y la autonomía presupuestal que

requiere, lo que ha obstaculizado el

cumplimiento de su función como ente de

control de carácter civil.

11. COMISIONADO NACIONAL PARA LA POLICIA


•Se han detectado deficiencias en los controles de la entidad para determinar el uso que las empresas dan a los productos vendidos. Actualmente se adelantan investigaciones a empresas mineras, que han desviado, hacia los grupos ilegales, explosivos adquiridos.

•Para afrontar con éxito el actual conflicto armado, la entidad debe aumentar su producción a niveles considerables para entregar los elementos de guerra que las Fuerzas Armadas y la Policía demanden y que vienen adquiriendo en el exterior con algunos perjuicios económicos.

11. INDUMIL


PLAN DE MEJORAMIENTO SECTORIAL DEFENSA

ACCIONES ADELANTADASSe observa que se han iniciado algunas acciones incluidas en el plan de mejoramiento subsectorial, que evidencian la voluntad de mejoramiento, entre las que tenemos:

• Centralización de compras• Disminución de delegaciones de gasto.• Disminución del número de uniformados en

actividades administrativas.

4.

PLAN GENERAL DE AUDITORIADEFENSA- 2003

PLAN GENERAL DE AUDITORÍA 2003 PLAN DE TRANSICION

La CGR, durante el periodo abril 1 a mayo 31 de 2003, efectuará control fiscal a las Unidades que no fueron auditadas durante las 2 fases programadas en el 2002, con el fin de dar mayor cobertura al subsector y complementar la información sobre las entidades, para el informe que se debe rendir en Julio al Congreso Nacional.

OBJETIVOS

• Verificar la legalidad del proceso contractual.• Evaluar el manejo presupuestal de los recursos.• Opinar sobre la razonabilidad de la Información

Financiera.• Evaluar el cumplimiento de la gestión institucional.• Evaluar el Sistema de Control Interno.• Evaluar el impacto ambiental.


• Gestión General • Ejército Nacional• Fuerza Aérea• Fondo Rotatorio Policía• Fondo Rotatorio Armada.• Caja de Sueldos de las Fuerzas

Militares• Caja Sueldos Policía


UNIDADES EJECUTORAS DEFENSA

PROBLEMAS DE LAS AUDITORIASEN EL SECTOR DEFENSA

•Falta de oportunidad en la entrega de información requerida, afectando el cumplimiento del Programa General de Auditoría de la CGR.

•Baja confiabilidad y suministro parcial de la información, dificultando el ágil desarrollo del proceso auditor.

•Escasa privacidad en la ubicación física del equipo de trabajo, que no permite la debida seguridad y custodia de archivos y documentos propios del proceso auditor, generalmente de carácter reservado.

MUCHAS GRACIAS

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