CONTROL

El Proceso Administrativo

PlanificaciónMetasObjetivosEstrategiasPlanes

OrganizaciónEstructuraAdministraciónde recursos humanos

DirecciónMotivaciónLiderazgoComunicaciónComportamiento Individual de grupo

ControlNormas MedidasComparacionesAcción

El Proceso Administrativo

Control

Proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

George R. Terry

El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

CONTROLCONTROL

Principios

De los objetivos. El control es un medio para alcanzar los objetivos

De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno.

De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones debe ser analizadas, para conocer sus causas y evitar que se repita.

Principios De los estándares. El control necesita de

“estándares” De principio de excepción. El control

debe aplicarse a las actividades excepcionales o representativas.

De la función controlada. la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es

porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se

emplea para:

Crear mejor calidad

Enfrentar el cambio

Producir ciclos más rápidos

Agregar valor

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo

BASES DEL CONTROL

Podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes

actividades:

Planear y organizar.

Hacer.

Evaluar.

Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán

alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización

para fijar qué debe hacerse y cómo.

El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de

los objetivos.

El evaluar que no es más que la interpretación y comparación

de la información

La mejora es la puesta en práctica de las medidas que

resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al

sistema.

1. Descubrir el problema, asumirlo

2. Investigar las causas del problema

3. Estudiar el proceso4. Establecer los

puntos críticos del proceso

5. Obtener datos fiables

6. Emplear herramientas de calidad para su análisis

7. Establecer los procedimientos de control

8. Evaluar 9. Proponer soluciones

para eliminarlos

• ¿Qué, cómo y cuándo hacerlo?

• Establecer los objetivos y método para alcanzarlo

Ciclo de mejora continua de DemingCiclo de mejora continua de Deming

Implementar la

mejora

Instrumentos para

medir la mejora

• Generación de Productos/servicios

• Capacitación

• Realizar lo planeado

Ciclo de mejora continua de DemingCiclo de mejora continua de Deming

Comprobar

los resultados

Análisis del desempeño

Toma de decisiones

• Evaluación del desempeño

• Comportamiento

• Conformidad

Ciclo de mejora continua de DemingCiclo de mejora continua de Deming

Implantar la

solución al proceso

Comunicar la mejora

Identificar nuevos problemas

• ¿ Cómo mejorar la próxima vez?

• Acciones correctivas y preventivas

Ciclo de mejora continua de DemingCiclo de mejora continua de Deming

Etapas de control

Retroalimentación

Medición de

Resultados

Corrección

Establecer estándares

Etapas de control

Establecimiento de Estándares Una unidad de medida que sirve de modelo. Los estándares son criterios establecidos

contra los cuales pueden medirse los resultados.

Medición de resultados El control debe ser claro y adecuado a la

actividad para que su comparación con los resultados sea valida.

Etapas de control

Corrección Si como resultado de la medición se

detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer acciones para que no se vuelvan a presentar.

Retroalimentación Una vez corregidas las desviaciones,

reprogramar el proceso de control con la información obtenida.

Factores de control Cantidad

Presupuestos Estimaciones Productos terminados Unidades vendidas Unidades rechazadas Inventarios de personal Medición del trabajo Pronósticos Control de inventarios

Factores de control Tiempo

Estudios de tiempos Fechas límite Programas Tiempo - máquina Medición del trabajo Procedimientos Estándares

Costo Presupuestos Costo por m2

Costos estándar Pronósticos Contabilidad Productividad Rendimiento

/inversión

Factores de control Calidad

Evaluación de la actuación

Pruebas psicológicas Inspecciones

visuales Rendimiento del

personal Informes Procedimientos

Establecimiento de Estándares.

Medición de resultados.

Corrección. Retroalimentación. Estándares Calificación de

méritos

Proceso de Control

1) Establecimiento de normas.

2) Medición del desempeño con base en

esas normas y

3) Corrección de las variaciones

respecto de normas y planes.

Feedback del Proceso de Control

DesempeñoDeseado

DesempeñoReal

AplicarCorrecciones

ProgramarAcciones

Correctivas

AnalizarCausas de

Desviaciones

IdentificarDesviaciones

Comparar Desempeño

Real vs. Normas

Medición delDesempeño

Real

Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración”

Tipos de ControlTipos de Control

RETROALIMENTACIÒ

N

CONCURRENTE

PRELIMINAR

Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

Control concurrente, este tipo de control tiene

lugar durante la fase de la acción de ejecutar los

planes e incluye la dirección, vigilancia y

sincronización de las actividades según ocurran, en

otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el

plan será llevado a cabo en el tiempo específico y

bajo las condiciones requeridas.

La forma mejor conocida del control concurrente es la

supervisión directa.

Control de retroalimentación, este tipo de

control se enfoca sobre el uso de la

información de los resultados anteriores para

corregir posibles desviaciones futuras de

estándar aceptable. Control de

retroalimentación, este tipo de control se

enfoca sobre el uso de la información de los

resultados anteriores para corregir posibles

desviaciones futuras de estándar aceptable.

Áreas del control

Las principales áreas de control en la empresa son:

Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el

área de producción es aquella donde se fabrican los

productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el

área de producción es aquella donde se prestan los

servicios; los principales controles existentes en el área

de producción son los siguientes:

Control de producción Control de calidad Control de costos Control de los tiempos de producción Control de inventarios Control de operaciones Productivos Control de mantenimiento y conservación Control de desperdicios

Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de

vender o comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas

Control de propaganda

Control de Costos

Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de

los recursos financieros, como el capital, la facturación, los

pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en

el área financiera se presentan a continuación:

Control presupuestario

Control de costos

Área de recursos humanos: Es el área que administra al

personal, los principales controles que se aplican son los que

siguen:

Controles de asistencia y retrasos

Control de vacaciones

Control de salarios

Técnicas para el controlEntre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

Contabilidad

Auditoria

Presupuestos

Reportes, informes

Formas

Archivos (memorias de expedientes)

Computarizados

Mecanizados

Gráficas y diagramas

Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. 

Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. 

Métodos cuantitativos

Redes

Modelos matemáticos

Investigación de operaciones

Estadística

Cálculos probabilísticas