CAPITULO IIISISTEMATIZACIN DE RESULTADOS3.1 La Ejecucin:Para realizar una mejora en el proceso administrativo fue requerido evaluar su funcionamiento actual del departamento de compras de la Zona Educativa del Estado Aragua, y de esta forma determinar los problemas y sus causas, disear posibles soluciones, elaborar un plan de accin programado, implantar las soluciones y evaluar los resultados. Todas estas tareas debern ser llevadas a cabo por un equipo de personas, ya que, el problema a resolver, la mejora de un proceso, suele afectar directamente a la organizacin. Maximizar el proceso de gestin de compras requiere la concurrencia de diversas personas entre las cuales destacan los autores y los funcionarios directamente relacionados con la gestin de la divisin de administracin y servicios con la finalidad de aprovechar la creatividad, experiencia, conocimientos e iniciativa de stas.Es importante destacar que las personas que formen parte del equipo de mejora del proceso deben pertenecer a los diversos mbitos y categoras que participen en el proceso. En el equipo deben estar representados todos los departamentos que intervienen en su ejecucin. Dichos sujetos deben estar involucrados en las actividades diarias del proceso y participar activamente en los esfuerzos de mejora. Cuanto mayor sea la participacin del personal, menor ser la resistencia al cambio y mayores las adhesiones y el compromiso. Siguiendo el plan de accin planteado con la finalidad del logro de los objetivos especficos de este proyecto, a travs de la implantacin de las estrategias trazadasse muestra a continuacin la ejecucin de esta propuesta, presentando cada actuacin para la implantacin de los objetivos de mejora. A continuacin se presenta el proceso de ejecucin de sistema elaborado:Objetivo especfico N 01:Determinar la problemtica actual a travs de la participacin protagnica del personal administrativo dentro la gestin de la divisin de administracin y servicios de la Zona Educativa del Estado Aragua.Estrategia diseada: Reunin con coordinadores de la Divisin de Administracin y Servicios para definir lineamientos y aportar soluciones.La reunin fue realizada el 16 de abril del 2013 a las 9:00 pm en la coordinacin de compras, con una duracin de 3 horas con el siguiente personal: Coordinador de contabilidad. Coordinador de ordenacin de pagos. Coordinador de almacn y suministros. Control presupuestario. Coordinador de compras y analistas. Los autores.Esta reunin tiene como fin igualar criterios en cuanto a lineamentos del proceso administrativo y de esta forma facilitar el trabajo y reducir errores y devoluciones de expedientes de rdenes de compras/servicios.Cada coordinacin realizo aportes entre los cuales surge lo siguiente: La coordinacin de compras debe realizar entrega de orden de compras en almacn antes que el proveedor haga entrega de la mercanca para corroborar la coincidencia del pedido. Es necesario una mayor revisin de los expedientes por parte de la jefatura de compras para evitar y reducir errores. se debe ser muy cuidadoso en cuanto a la transcripcin de rdenes de compras/servicios, asignacin de partidas presupustales, fechas, facturas, montos y retenciones. Se plante que la organizacin de los expedientes de pago directo debe coincidir con lneas emanadas de Direccin General Administrativa del Ministerio del Poder Popular para la Educacin y toda la documentacin requerida debe de ser actualizada para su respectiva gestin, en caso contrario ser devuelto. Se estableci la posibilidad de la implementacin de un sistema automatizado para la coordinacin de compras. Se plane la posibilidad de organizar el expediente de rdenes de compras/servicios segn necesidad de coordinacin de contabilidad tomando en cuenta orden de expediente segn rendicin y de esta forma evitar una segunda organizacin. el orden ser el siguiente:Orden de compras/servicios, factura, solicitud, requisicin, reporte presupuestario, notas de entrega, informe de recepcin, carta de invitacin, anlisis de precios, cotizaciones, informe de recomendacin en caso de ser una sola cotizacin y reporte de portal del SENIAT. Toda esta documentacin en original y en cantidades de uno sin necesidad de duplicados. Objetivo especfico N 02 Delinear las estrategias que conformaran el sistema administrativo para hacer ms rpida y eficaz la gestin en la coordinacin de compras.Reestructuracin del proceso administrativo de la coordinacin de compras:Se concluy la necesidad de la misma gracias a los aportes realizados por los trabajadores de la divisin de administracin y servicio, su construccin se llev a cabo por los autores quienes a travs de un estudio profundo, determinaron los nudos o fallas dentro del proceso y realizaron las correcciones respectivas (ver diseo). Desde 01 de marzo de 2013 hasta el 30 de marzo visitas realizadas una vez por semana a la organizacin.Objetivo especfico N 03 Diseo de sistema automatizado para coordinacin de compras.Para el diseo del sistema automatizado fue necesaria la intervencin de iva la elaboracin, por lo cual se aprovech la oportunidad de trabajar en conjunto con un grupo de estudiantes de la Universidad Politcnica Territorial de Aragua Dr. Federico Brito Figueroa sede ubicada en la Ciudad de La Victoria, Maracay Edo. Aragua, tomando en cuenta los requerimientos e informacin aportada para que pueda cumplir con las necesidades de la coordinacin de compras de la Zona Educativa del estado Aragua.Se mantuvo una supervisin constante para mantener las caractersticas administrativas y de presentacin requeridas.Para el 29 de mayo del ao en curso, fue instalado el sistema en las computadoras de la coordinacin de compras para dar inicio a la etapa de capacitacin. Esta fase se llev a cabo en todo el mes de mayo del ao en curso.Disear estrategias de formacin y de capacitacin para el personal de la organizacin para que el plan resulte eficaz y rentable.Estrategias diseadas:Taller de capacitacin.Una vez diseado el sistema administrativo es necesario realizar un taller de capacitacin para los funcionarios del departamento de compras, esto tiene como fin principal preparar a todo el personal con el fin de que conozca la estructura del sistema administrativo que se est implantando y conozcan las ventajas y beneficios que puede aportar. Este taller tuvo una duracin de 4 horas, fue realizado en la primera semana del mes de junio con el personal de la coordinacin de compras, la capacitacin fue efectuada por los tcnicos especialistas en el rea de informtica y los autores, se destaca que un da entes el sistema fue instalado en las computadoras de dicha coordinacin para poder dar el entrenamiento, haciendo a su vez entrega del manual para su uso. El contenido del taller comprendi: Utilidad del sistema administrativo. Estudio del presupuesto de ao en curso. Elaboracin de orden de compra /servicios. Elaboracin de anlisis de precios. Relaciones de facturas, orden de compra /servicios, artculos/ servicios y Cartera de proveedores. Recepcin de solicitudes y facturas. Organizacin de expedientes.

Se not que el personal fue bastante receptivo, la informacin terica combinada con la prctica permiti obtener buenos resultados en cuanto al manejo y uso de esta nueva herramienta.Objetivo especfico N 03: Implementacin del sistema administrativo.El sistema administrativo se comenz a poner en prctica la segunda semana del mes de junio, se le har seguimiento en las siguientes semanas.Objetivo especfico N 04: Evaluar la implementacin del sistema administrativo en la coordinacin de compras de la Divisin de Administracin y servicios de la Zona Educativa del Estado Aragua.3.2 LaEvaluacin: Tras la implantacin de las soluciones de mejora y realizados los ajustes necesarios, el equipo de procesos mantuvo reuniones para evaluar el resultado del cambio ,a partir de la tercera semana se ha realizado un seguimiento continuo para corroborar que tan til ha sido la aplicacin de las estrategias diseadas para mejorar su gestin administrativa, fue necesario el uso de una tcnica para la recoleccin de datos por lo cual se encontr ms viable utilizar la entrevista, dirigida a las siguientes coordinaciones por ser quienes pueden dar F de cuanta mejoras se han conseguido: Coordinacin de compras.La entrevista realizada arrojo que la aplicacin de las estrategias realizadas ha trado grandes beneficios para el departamento y por lo tanto para la institucin, entre los cuales se destacan:1. Se ha reducido errores en las rdenes de compra/servicios.2. Mayor control de las solicitudes y facturas.3. Mejor manejo de la informacin.4. El proceso se hace ms rpido.

Coordinacin de Contabilidad.La entrevista realizada arrojo que la aplicacin del sistema diseado ha permitido la reduccin de errores y gracias a la reunin para definir criterios se fortalecieron todos los conocimientos relacionados al proceso administrativo dentro de la divisin de administracin y servicios. Coordinacin de ordenacin de pagos.La entrevista realizada arrojo que la aplicacin del sistema diseado ha permitido la reduccin de errores y por lo tanto la disminucin de los errores, esta coordinacin recomienda una instruccin en cuanto al uso de las partidas presupuestales para la coordinacin de compras.