CONTROL DE CAMBIOS de Descripción del cambio
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Procedimiento: Gestión de riesgos
Área Responsable: Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad
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CONTROL DE CAMBIOS
Número
de
Revisión
Fecha
aplicación Descripción del cambio
10 08/01/2020 En la descripción del procedimiento, se modificó el paso 11, se
agregaron los pasos 17 a 20 y se determinó que los pasos 13 a 16 se
realizaran durante el análisis.
11 28/02/2020 Se agregaron las entradas y salidas del procedimiento.
12 04/03/2020
Se agregaron en las actividades de la CSG mandar a los responsables
del procedimiento el formato de riesgos y oportunidades en PDF en
un plazo no mayor a 3 días hábiles, después de realizada la reunión
en la que se determinan las actividades. También se agregó que la
reunión para determinar la eficacia, se debe realizar en un plazo no
mayor a 20 días hábiles a partir de la fecha de cumplimiento de las
actividades descritas en el paso 16.
13 02/04/2020 Se cambiaron las actividades de los pasos 17 a 29 de la descripción
de las actividades. Se agrega cómo se determina la efectividad de las
acciones.
14 05/08/2020 Se hizo el cambio de coordinador del SGC.
15 28/08/2020 Se eliminó la responsabilidad del Jefe de Departamento de Ferias y
Exposiciones.
16 01/12/2020 Se cambió al responsable de la Dirección del SNIIM
17 05/10/2021
Se modificó el procedimiento: se estableció la Matriz de
Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM. (Anexo A).
Se modificó el Formato de Riesgos y Oportunidades del SNIIM.
Se actualizó el Instructivo de Riesgos y Oportunidades.
AUTORIZACIONES Elaboró Revisó Aprobó
Berenice de los Dolores
García García
Coordinación del SGC
Guillermo Álvarez
Camacho
Jefatura de Departamento
de Productos Pecuarios y
Pesqueros
Ing. Néstor Eduardo Galván Zamora
Encargado de Despacho de
la Dirección del SNIIM
Procedimiento: Gestión de riesgos
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OBJETIVO: Establecer los lineamientos para determinar, analizar y evaluar los riesgos asociados al SGC del SNIIM, con el fin de determinar acciones que lleven a prevenir o mitigar sus efectos, así como el aprovechamiento de las oportunidades. ALCANCE: Este procedimiento aplica a los riesgos y oportunidades asociados a los procesos operacionales del SNIIM. REFERENCIAS:
Manual del SGC del SNIIM.
Norma ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad. - Requisitos. (Subcapítulo 6)
Norma ISO 9000:2015. Sistemas de gestión de la calidad. - Fundamentos y vocabulario.
Instructivo de Trabajo del formato de Riesgos y Oportunidades RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:
PUESTO RESPONSABILIDADES AUTORIDADES
Dirección del SNIIM
Asegurar los recursos necesarios para el presente procedimiento.
Asegurar que este procedimiento logre los resultados previstos.
Comprometer, dirigir y apoyar a las áreas para el cumplimiento de este procedimiento.
Aprobar el presente procedimiento.
Vigilar que se implementen las acciones de tratamiento de los riesgos.
Autorizar este documento.
Autorizar los planes de acción.
Proporcionar los recursos que se requieran para la implementación de dichas acciones.
Coordinación del SGC
Elaborar el documento y mantenerlo actualizado.
Difundir el documento con el personal del SNIIM.
Notificar a la Dirección del SNIIM el estado de implementación de las acciones de tratamiento de riesgos y oportunidades.
Comunicar al personal del SNIIM los cambios realizados al presente procedimiento.
Analizar junto con los responsables de otras áreas las acciones a implementar.
Dar seguimiento a las mismas.
Jefatura de Departamento de
Productos Pecuarios y Pesqueros
Revisar el presente procedimiento.
Vigilar su aplicación en el SNIIM, lo que involucra la supervisión de las actividades del procedimiento y documentos y/o registros de control del proceso.
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PUESTO RESPONSABILIDADES AUTORIDADES
Implementar las acciones designadas.
Notificar cualquier problema que se presente en la implementación de acciones para atender riesgos y oportunidades.
Personal del SNIIM
Aplicar este documento.
Participar en el proceso de valoración de los riesgos y las oportunidades.
Proponer mejoras al documento.
Llevar a cabo las acciones relacionadas con el tratamiento de riesgos y oportunidades.
DEFINICIONES: Se toman como base las establecidas en la norma ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario, y se hace hincapié en las siguientes, para la mejor aplicación de este procedimiento: SGC: Sistema de Gestión de Calidad. SNIIM: Sistema Nacional de Información e Integración de Mercados. Personal del SNIIM: Dirección, jefaturas de departamento, analistas de Seguimiento de la información de precios al mayoreo y analistas de Atención a usuarios del SNIIM.
Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. La gestión puede incluir el establecimiento de políticas, objetivos y procesos para lograr los objetivos.
Objetivo: Resultado a lograr. Un objetivo puede ser estratégico, táctico u operativo. Los objetivos pueden referirse a diferentes disciplinas (tales como objetivos financieros, de salud y seguridad y ambientales) y se pueden aplicar en diferentes niveles como estratégicos, para toda la organización, para el proyecto, el producto y el proceso.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre. Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a eventos potenciales y consecuencias o a una combinación de éstos. Con regularidad el riesgo se expresa en términos de una combinación de las
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consecuencias de un evento (incluidos cambios en las circunstancias) y la probabilidad asociada de que ocurra. La palabra “riesgo” algunas veces se utiliza cuando sólo existe la posibilidad de consecuencias negativas. Técnica “Qué pasa si…”: Esta técnica consiste en un estudio sistemático basado en un grupo de trabajo, donde se utiliza un conjunto de palabras o frases de "efecto inmediato" que utiliza un coordinador dentro de una reunión de trabajo para estimular a los participantes a que identifiquen riesgos. El coordinador y el grupo de trabajo utilizan frases normalizadas del tipo "que pasa si" combinadas con las indicaciones, para investigar como un sistema, un elemento de la organización, una organización, un procedimiento resultara afectado por las desviaciones con respecto a las operaciones y al comportamiento normales. En particular, se utiliza para examinar las consecuencias de los cambios y de los riesgos alterados o creados. Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. Equipo de Trabajo: Jefes de departamento, enlaces y analistas que se reúnen para realizar propuestas de riesgos y oportunidades.
Probabilidad: Factor que utilizamos para determinar la ocurrencia de un riesgo.
Impacto: Factor que se usa para evaluar las consecuencias de un riesgo.
Reducir o Mitigar: Reducir la probabilidad de que el riesgo se materialice. Y por
tanto, mitigar dicho riesgo.
Asumir: Cuando el riesgo puede considerarse tolerable o trivial y no impide
continuar con el proceso.
Transferir: Entregar la responsabilidad a otra persona u organización.
Evitar: Implantar medidas para no materializar el riesgo.
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ENTRADAS Y SALIDAS
Entradas y Salidas
Proveedor
(fuente de
entrada)
Insumo/Entrada Actividades Resultado/Salida Cliente/Usuario
3 2 1 4 5
Coordinación del SGC
Procedimiento o elemento de la
organización que se va revisar
Preparación del contexto
interno y externo
Contexto interno y externo
Dirección del
SNIIM y
procedimientos
certificados
Coordinación del SGC
Contexto interno y externo
Preparación de palabras clave
Lista de palabras clave
Participantes de
las reuniones de
trabajo
Equipo de trabajo
Resultado del debate en la
reunión de trabajo
Detección de riesgos y
oportunidades y valorar su
probabilidad e impacto.
Propuestas de acciones para el manejo de los
riesgos y aprovechamiento de oportunidades
Coordinación del
Sistema de
Gestión de
Calidad, equipo
de trabajo
Responsable del
procedimiento
Control de riesgos y acciones para aprovechar las oportunidades
Revisión y evaluación de acciones para
atender los riesgos y las
acciones para aprovechas las oportunidades
Eficacia o no de las actividades
para manejar los riesgos y
aprovechar las oportunidades
Coordinación del
Sistema de
Gestión de
Calidad, equipo
de trabajo
DESCRIPCIÓN:
RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTOS Y/O REGISTROS DE REFERENCIA
Antes del análisis
Coordinación del SGC
1. Define el procedimiento, elemento de la organización y/o cambio antes de que se analice. Ejemplo: Revisión del proceso de auditoría interna o cumplimiento de objetivos del SNIIM.
Coordinación del SGC
2. Establece de manera previa los contextos externo e interno; el cual es definido en función del objetivo del proceso, procedimiento o sistema.
FODA
Partes Interesadas
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Nota 1: Los conocimientos técnicos y la experiencia del grupo de trabajo que realiza el estudio, el cual debería ser cuidadosamente seleccionado. Tomando en cuenta su relación con el objeto de estudio, experiencia, jerarquía, antecedentes, conocimiento técnico del tema. Nota 2: Todas las partes interesadas deberían estar representadas, si es posible junto con aquellas personas que tienen experiencia en elementos, sistemas, modificaciones o situaciones similares.
Coordinación del SGC
3. Antes de comenzar el estudio, prepara una lista de palabras o frases de indicación que permita una revisión completa de peligros o riesgos. Ejemplo: Proceso de auditorías internas; peligros o riesgos: Falta de auditores, no disponibilidad del auditado, información no disponible, etc.
Coordinación del SGC
4. Convoca de manera trimestral a reunión a los Jefes de Departamento para la revisión y evaluación de los riesgos.
Durante el análisis
Coordinación del SGC
5. En la reunión de trabajo se discute y acuerda el contexto externo y el contexto interno del elemento, modificación o situación, y el campo de aplicación del estudio.
Coordinación del SGC
6. Realiza preguntas a los participantes para provocar y discutir sobre:
riesgos y peligros conocidos;
experiencias e incidentes previos;
controles y protecciones conocidos y existentes;
requisitos y restricciones reglamentarias.
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El equipo de trabajo
7. Debate como consecuencia de las preguntas formuladas.
Coordinación del SGC
8. Favorece el debate realizando una pregunta donde se utilice la frase "que pasa si" y una palabra o punto de indicación. Las frases "que pasa si…" "qué pasaría si…", "podría alguien o algo…", "alguien o algo ha…". Lo que se pretende es estimular al grupo de estudio a que explore posibles escenarios, así como sus causas, consecuencias e impactos.
El equipo de trabajo
9. Define riesgos, sus causas, consecuencias e impactos.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Matriz de Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM. (Anexo A)
Coordinación del SGC
10. Registra los riesgos sus causas, consecuencias e impactos.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Matriz de Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM. (Anexo A)
El equipo de trabajo
11. ¿Hay controles? Sí: Continúa con el paso 13. No: Continúa con el paso 12.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
El equipo de trabajo
12. Define los controles.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Responsable del procedimiento
13. ¿Son eficaces los controles? Sí: ir a paso 14 No: ir a paso 15
Formato de Riesgos y Oportunidades
Responsable del procedimiento
14. Se mantiene el control. Continúa con el paso28
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
El equipo de trabajo
15. Propone la acción para atender el riesgo
Formato de Riesgos y Oportunidades
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Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
El equipo de trabajo
16. Define una actividad para atender el riesgo, estableciendo el cómo, cuándo y quien la realiza. Continúa con el paso 28
Formato de Riesgos y Oportunidades.
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
El equipo de trabajo
17. Clasifica el resultado de su probabilidad e impacto.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Matriz de Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM. (Anexo A)
El equipo de trabajo
18. Registra el manejo que se le dará.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Matriz de Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM. (Anexo A)
Análisis de Oportunidades
Coordinación del SGC
19. En la reunión de trabajo se discute y acuerda el contexto externo e interno
Formato de riesgos y oportunidades.
Instructivo del formato de riesgos y oportunidades.
Coordinación del SGC
Responsable del procedimiento
20. Realiza preguntas a los participantes sobre las oportunidades que se puedan aprovechar para mejorar el desempeño del SGC
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Responsable del procedimiento
21. Favorece el debate realizando una pregunta donde se utilice la frase "que pasa si" y una palabra o punto de indicación. Las frases "que pasa si…" "qué pasaría si…", "podría alguien o algo…", "alguien o algo ha…". Lo que se pretende es estimular al grupo de estudio a que explore posibles escenarios, así como
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
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sus causas, consecuencias e impactos.
Detección de oportunidades
El equipo de
trabajo
22. Define las oportunidades sus consecuencias, causas, e impactos.
Formato de Riesgos y Oportunidades.
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Matriz de Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM.
Coordinación del SGC
23. Registra las oportunidades sus causas, consecuencias e impactos.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Matriz de Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM. (Anexo A)
El equipo de trabajo
24. ¿Hay controles? Sí: Continúa con el paso 24 No: Continúa con el paso 23.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades.
El equipo de trabajo
25. Define controles Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
El equipo de trabajo
26. ¿Son eficaces los controles? Sí: ir a paso 25 No: ir a paso 26
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Responsable del procedimiento
27. Se mantiene el control. Continúa con el paso 28
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
El equipo de trabajo
28. Propone acción para atender la oportunidad.
Define una actividad para atender la oportunidad, estableciendo el cómo, cuándo y quién la realiza Continúa con el paso 28.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
El equipo de trabajo
29. Clasifica el resultado de su probabilidad e impacto.
Formato de Riesgos y Oportunidades
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Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Matriz de Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM. (Anexo A)
El equipo de trabajo
30. Registra el manejo que se le dará.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Matriz de Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM. (Anexo A)
Coordinación del SGC
31. Envía a los responsables de los procedimientos, el formato de riesgos y oportunidades en PDF en un plazo no mayor a tres días hábiles
Formato de riesgos y oportunidades.
Instructivo del formato de riesgos y oportunidades.
Después del análisis
Coordinación del SGC
Responsable del procedimiento
32. Realiza una reunión con el responsable del procedimiento para verificar si las acciones o actividades fueron eficaces. Esta reunión se realiza antes de la determinación de los riesgos y oportunidades del siguiente trimestre.
En esta reunión los responsables de los procedimientos indican si las actividades fueron eficaces. La actividad fue eficaz si se pudo reducir o mitigar y evitar. En el caso de asumir o transferir el riesgo, la actividad será eficaz, siempre y cuando parte de las actividades, no sean competencia del SNIIM.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Matriz de Clasificación y Valoración de Riesgos en el SNIIM. (Anexo A)
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En el caso de las oportunidades, la actividad es eficaz si se logró aprovechar la oportunidad.
Responsable del procedimiento
33. ¿Se mantuvo el control? Sí: Continúa con el paso 30. No: Continúa con el paso 16 si es un riesgo o 26 si es una oportunidad.
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Responsable del Procedimiento
34. Se evalúa si el control sigue siendo eficaz Fin del procedimiento
Formato de Riesgos y Oportunidades
Instructivo del formato de Riesgos y Oportunidades
Fin del procedimiento
FORMATOS: Formato de Riesgos y Oportunidades (no disponible en sitio web)
CONSERVACIÓN DE REGISTROS A continuación, se describe la conservación de los registros que se generan en este procedimiento:
N° Documento Responsable de Custodia
Lugar de resguardo
Plazo de conservación (años en archivo de (T)
trámite (C) Conservación
Destino final
T C Total
1
Formato de Riesgos y
Oportunidades.
Coordinación del SGC.
Carpeta electrónic
a de Riesgos y Oportunid
ades.
12 12 24 Eliminar
2
Evidencias de la
implementación de
acciones.
Coordinación del SGC.
Carpeta electrónic
a de Riesgos y Oportunid
ades.
Permanente N.A.
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MEDICIÓN DEL PROCESO:
Objetivo Indicador Fórmula Meta Frecuencia de medición
Responsable
Evaluar la eficacia de la
implementación de las
acciones.
% Cumplimiento en la atención de las
acciones.
No. de acciones realizadas
efectivas./No. de acciones
implementadas X 100
45% Anual Coordinación de calidad.
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ANEXO A: MATRIZ DE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS EN EL SNIIM Criterios para la atención de la Gestión de Riesgos y Oportunidades.
PROBABILIDAD
R3 ALTA Moderado Prevenir el riesgo
Grave Prevenir el riesgo Mitigar el riesgo
Transferir el riesgo
Muy grave Evitar el riesgo
Prevenir el riesgo Mitigar el riesgo
Transferir el riesgo
R2 MEDIA Bajo Prevenir el riesgo
Moderado Prevenir el riesgo Mitigar el riesgo
Transferir el riesgo
Grave Evitar el riesgo
Prevenir el riesgo Mitigar el riesgo
Transferir el riesgo
R1 BAJA Menor Asumir el riesgo
Bajo Mitigar el riesgo
Transferir el riesgo
Moderado Mitigar el riesgo
Transferir el riesgo
BAJA MEDIA ALTA
IMPACTO (Consecuencias)
PROBABILIDAD ALTA
(Probable) MEDIA
(Posible) BAJA
(Remota)
Se produce con frecuencia en el SNIIM con la misma actividad y se prevé que pueda ocurrir a corto plazo.
Se ha producido alguna vez en el SNIIM y se prevé que pueda ocurrir a largo plazo.
Se considera muy poco probable que ocurra.
IMPACTO (Consecuencias) ALTA
(Extremo) MEDIA
(Dañino) BAJA
(Ligero)
Daños sobre procesos, servicios, personas, medio ambiente, seguridad e instalaciones graves que afectan a toda la organización. Se pone en riesgo la continuidad de la organización, la política y los objetivos de calidad. Daño importante de la imagen.
Daños sobre procesos, servicios, personas, medio ambiente, seguridad e instalaciones leves y que solo afectan a una parte de la organización. No pone en riesgo la continuidad de la organización. Daños a la imagen de organización recuperables.
Daños sobre procesos, servicios, personas, medio ambiente, seguridad e instalaciones despreciables o ligeros. No pone en riesgo la continuidad de la organización. No produce daño a la imagen de la empresa.
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TRATAMIENTO DE RIESGOS
Reducir o Mitigar el Riesgo:
Reducir la probabilidad de que el riesgo se materialice y por tanto
mitigar dicho riesgo.
Asumir el Riesgo
Cuando el riesgo puede considerarse tolerable o trivial y no impide continuar
con el proceso.
Transferir el Riesgo
Entregar la responsabilidad a otra persona u organización
Evitar el Riesgo
Implantar medidas para no materializar el riesgo.