Desarrollo de una estrategia de marketing social orientada ...
CONTROL DE INVENTARIOS, UNA ESTRATEGIA ORIENTADA A LA ...
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- CONTROL DE INVENTARIOS, UNA ESTRATEGIA ORIENTADA A LA LOGISTICA DE EMPRESAS DE MANUFACTURA DIEGO GÓMEZ EDINSON TOVAR UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE INGENIERA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI 2000
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CONTROL DE INVENTARIOS, UNA ESTRATEGIA ORIENTADA A LA
LOGISTICA DE EMPRESAS DE MANUFACTURA
DIEGO GÓMEZ
EDINSON TOVAR
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE
FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2000
-
CONTROL DE INVENTARIOS, UNA ESTRATEGIA ORIENTADA A LA
LOGISTICA DE EMPRESAS DE MANUFACTURA
DIEGO GÓMEZ
EDINSON TOVAR
Proyecto de grado presentado como requisito
Parcial para optar al titulo de Ingeniero Industrial e Ingeniero de Producción
Director: Jorge L. Marrugo
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE
FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2000
-
Santiago de Cali 25 Julio 2000
Ingeniero:
Sigifredo Satizabal
Decano División de Ingenieras Universidad autónoma de Occidente Ciudad
Por medio de la prensente me permito informar que como director del proyecto de
grado “CONTROL DE INVENTARIOS, UNA ESTRATEGIA ORIENTADA A LA
LOGISTICA DE EMPRESAS DE MANUFACTURA” he seguido de cerca el proceso
investigativo de los alumnos DIEGO GÓMEZ Y EDINSON TOVAR. Considero que el
trabajo cumple plenamente con los objetivos planteaods en el
anteproyecto.
Me permito recomendar, que este proyecto sea aceptado en cumplimiento de
los requisitos para otorgar el titulo de ingeniero de Producción, e Ingeniero
Industrial a los autores.
Atentamente,
Jorge Luis Marrugo
Director del Proyecto
Santiago de Cali 25 Julio 2000
Ingeniero:
Sigifredo Satizabal
Decano División de Ingenieras Universidad autónoma de Occidente Ciudad
Por medio de la prensente me permito informar que como director del
proyecto de grado “CONTROL DE INVENTARIOS, UNA ESTRATEGIA
ORIENTADA A LA LOGISTICA DE EMPRESAS DE MANUFACTURA” he
seguido de cerca el proceso investigativo de los alumnos DIEGO GÓMEZ
Y EDINSON TOVAR
Esperamos que el proyecto reuna todos los requisitos academicos y cumpla el
proposito para el cual fue creado
Atentamente,
_________________ ________________
DIEGO M. GOMEZ L. EDINSON TOVAR
Nota de aceptacion :
Aprobado por el comité de
Trabajo de grado en cumplimiento
De los requisitos exigidos por la
Unversidad Autonoma de
Occcidente para optar al tiutlo de
Ingeniero Indistrial e Ingeniero de
Produccion
_____________________ Sigifredo Satizabal
Decano de la Division de Ingenierias
___________________ ______________________ German Concha Reina Ing. Orlando Hung Gonzales Director de Programa Director Proyecto de Grado Ingenieria de Produccion Ingenieria de Produccion
__________________ ____________________
Ing. Jose Saul Henao Ing.Abdul Cañas Jurado Jurado
AGRADECIMIENTOS
Los autores expresan sus agradecimientos :
A La UNIVERSIDAD AUTONOMA DE OCCIDENTE
A GERMAN CONCHA REINA, Dip Ing. Director del programa de Ingenieria
De produccion de la Universidad Autonoma de Ocidente
A Todas aquellas personas que en una u otra forma colaboraron en la
realizacion del presente trabajo
DEDICATORIA
A mi madre, Miryan por su amor, enseñanza y dedicacio.
A mi hermano, Fernando, por su confianza, soporte y consejo
A mis Hermanos, Gloria y Dualverth por creer en mi
Los amo, Dios los bendiga
Diego M. Gomez
A mi padre, LUIS IGNACIO TOVAR B. Por su entera dedicación,
confianza y la gran paciencia que me tuvo, a mis hermanos por su apoyo
durante este proceso de aprendizaje.
Los quiero mucho, que Dios los bendiga
Edison Tovar Zambrano.
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN
INTRODUCCIÓN 18
1. OBJETIVOS 20
1.1 OBJETIVOS GENERALES 20
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 21
2. JUSTIFICACION 22
3. ALCANCE DEL ESTUDIO 23
4. DESCRIPCION DEL PROBLEMA 24
4.1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 24
4.2. LISTA DE PROVEEDORES 27
4.2.1 PROVEEDORES INTERNOS 27
4.2.2 PROVEEDORES EXTERNOS 28
4.3 LISTA DE CLIENTES 28
4.3.1 CLIENTES INTERNOS 28
4.3.2 CLIENTES EXTERNOS 29
4.4 PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS 29
4.5 POLÍTICAS DEL PROCESO 29
4.6 DEBILIDADES 30
4.7 FORTALEZAS 31
5.EL SISTEMA PROPUESTO 34
5.1 DESCRIPCIÓN DEL EL SISTEMA 34
5.1.1 EXPLICACIÓN DEL MODELO CONCEPTUAL DEL 34
SUBSISTEMA DE ENTRADA Y PREPARACION DE LOTES
EN ZONA FRANCA.
5.1.2 EXPLICACIÓN DEL MODELO CONCEPTUAL DEL 45
SUBSISTEMA DE PREPARACIÓN DE INSUMOS EN ZONA FRANCA.
5.1.3 EXPLICACIÓN DEL SUBSISTEMA DE ALMACENAJE EN 54
ZONA FRANCA Y ENTRADAS AL SISTEMA DE ALMACÉN
5.1.4 EXPLICACIÓN DEL SUBSISTEMA DE RECEPCIÓN DE 63
EMBARQUES EN CALI
5.1.5 EXPLICACIÓN DEL SUBSISTEMA DE ENTREGAS A 73
PRODUCCIÓN PROGRAMA LAS ENTREGAS O PRODUCCIÓN A
PATINADORES
5.1.6 EXPLICACIÓN DEL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN 82
DE FALTANTES
6. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA (DEFINICION DE 91
ESTRUCTURA DE ARCHIVOS)
6.1 TABLA DE DATOS DEL LOTE (HOJASTAN.DBF) 91
6.2 TABLA DE INSUMOS EN STOCK (INVENTAR.DBF) 91
6.3 TABLA DE INSUMOS ASIGNADOS (HOSTASIG.DBF) 92
6.4 TABLA DE DATOS DE MOVIMIENTOS DE ITEMS 92
(INV_MOVI.DBF)
7. MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA DE INVENTARIOS 93
BIBLIOGRAFIA 158
LISTA DE TABLAS
TABLA 1 . EMPRESAS DE MAQUILA ZONA FRANCA PALMASECA 17
TABLA 2. PROVEEDORES DE INFORMACION DEL SISTEMA 32
TABLA 3. RECEPTORES DE INFORMACION DEL SISTEMA 33
LISTA DE FIGURAS
7.1 Pantalla de entrada al programa 93
7.1.2 Pantalla de la opción actualizar 94
7.1.3 Pantalla del menú Actualizar Inventario 95
7.1.4 Pantalla de adicionar Artículos 96
7.1.5 Pantalla de Modificación de artículos 97
7.1.6 Pantalla de Eliminación de Artículos 98
7.1.7 Pantalla de Búsqueda de Artículos 99
7.1.8 Pantalla para entrar saldos Iniciales 100
7.1.9 Pantalla para hacer ajuste a Inventario 101
7.1.10 Pantalla para realizar Traslados 102
7.1.11 Traslados de Ubicación 103
7.1.12 Traslados de Cajas 104
7.1.13 Pantalla de Edición de insumos de un lote 105
7.1.14 Adicionar un insumo a un lote 106
7.1.15 Modificar un insumo de un lote 107
7.1.16 Eliminar un insumo de un lote 108
7.1.17 Opciones 109
7.1.18 Hoja de recolección 110
7.1.19 Asignación de insumos 111
7.1.20 Asignación de insumos Por Embarque 112
7.1.21 Crear Hoja Standard 113
7.1.22 Creación de Hoja Standard Por Lote 114
7.1.23 Creación de Hoja de insumos por Estilo 115
7.1.24 Adicionar insumos a la hoja standard 116
7.1.25. Modificar insumos de una hoja standard 117
7.1.26 Borrar insumos de una hoja standard 118
7.1.27 Impresión de un Listado de Inventario 119
7.1.28 Impresión de un Listado de Compras 120
7.1.29 Impresión de un Listado de Ubicaciones 121
7.1.30 Impresión de un Listado Por Ubicación 122
7.1.31 Impresión de un Listado Ubicaciones Por Caja 123
7.1.32 Impresión de un Listado de Ajuste 124
7.1.33 Impresión de un Reporte de Faltantes 125
7.1.34 Impresión de un Reporte de Faltantes por Embarque 126
7.1.35 Impresión de un Reporte de Faltantes por Cliente 127
7.1.36 Impresión de un Catalogo de Artículo 128
7.1.35 Impresión de una Hoja Standard del Lote 129
7.1.36 Impresión de una Hoja de Insumos por lote 130
7.1.37 Impresión de una Hoja de Recolección 131
7.1.38 Impresión de un Resumen de Requerimiento Insumos por Embarque 132
7.1.39 Impresión de un Listado por Clasificación / Subgrupo 133
7.1.40 Impresión de un Listado de Remisión 134
7.1.41 Impresión de un Listado de Relación de Insumos. de la Caja 135
7.1.42. Impresión de un listado remisión Consolidada por Caja 136
7.1.43 Impresión de un listado remisión Consolidada Total por caja 137
7.1.45 Impresión de un Resumen de Requerimiento Insumos 138
7.1.47. Ordenes de Compras 139
7.1.47.1 Creación de Ordenes de Compras 140
7.1.47.1 Modificación Creación de Ordenes de Compras 141
7.1.47. Reciber’s de Clientes 142
7.1.49. Entradas de Almacén 143
7.1.4.50 Salidas de Almacén 144
RESUMEN
DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LEADING
TECHNOLOGIES CORPORATION.
Leading Technologies Corporation es una maquila y este tipo de negocio
tiene dos elementos fundamentales:
Materia Prima (Cliente)
Mano de Obra (Contratista)
Materias Primas
La materia prima es proporcionada en su totalidad por el cliente, a no ser
por convenios o estrategias de los contratistas, en la materia prima esta
comprendida los siguientes insumos:
Material Cortado (Prendas Cortadas)
Insumos de procesamiento (Hilos, botones, cierres etc.)
Insumos de empaque (Bolsas, etiquetas de precio cajas etc.)
Mano de Obra
El contratista se encarga de la confección, evaluación, control de calidad
de los diseños, empaque para distribución y exportación de la producción.
El costo de las unidades esta representado en la cantidad mano obra
invertida y calculada en minutos por prenda, costeada al valor del minuto
del mercado.
La empresa cuenta con el 90% de sus clientes de procedencia extranjera
(Estados Unidos, Francia e Italia) el 10% pertenece a marcas extranjeras
producidas en el país.
De esta forma los grandes competidores de la empresa no se ubican en
interior del país, sino que están representados en empresas de maquila de
Estado unidos, Guatemala, México, Costa Rica y las nuevas empresas de
Hong Kong y la China.
La empresa es netamente exportadora (Comercializadora Internacional).
Según datos estadísticos publicados en la revista Apparel Industria
Internacional, publicación líder en el ramo, la empresa alcanzo un nivel de
producción y exportación de 170.000 unidades en 1997, cifra que es muy
significativa para porcentajes en el mercado.
La estrategia utilizada por la empresa para poder obtener nuevos
clientes, dando a conocer en el mercado, consistió en ubicar oficinas en la
ciudad de Miami con una razón social (nombre) diferente a la de la
empresa. Esto se hizo con la finalidad de copar mercado, contratando
clientes más pequeños, además de esto se logro una alianza con una firma
contratista reconocida en Miami. Esta firma denominada Coffe Bean, se
encarga de subcontratar a otras empresas de maquila para realizar
trabajos cuando su capacidad instalada no es suficiente para cumplir con
las cuotas de producción.
A la estrategia ya mencionada se le agrega en el ultimo año un elemento,
basado en las dificultades que se pueden tener cuando los clientes envían
los materiales requeridos para su producción a la empresa, la oficina de
Miami se encarga de proveer al cliente los materiales que presentan
dificultades para el envío a Colombia, en otro el cliente solo enviara los
diseños y las especificaciones y la oficina de la empresa en Miami se
encargar de proveer en su totalidad los materiales requeridos para la
Producción.
TABLA 1. CUADRO DE PARTICIPACIÓN EN VENTAS(MILLONES DE DÓLARES)
EMPRESAS DE MAQUILA ZONA FRANCA PALMASECA
VENTAS
AREA
1997
% MERCADO
LEADING TECNOLOGIES 15450 81000 31%
C.I. CALI 10120 63400 24%
INDUCOL 11210 71000 27%
INCOLTEX 4500 28230 11%
CLEMDORADA 2500 16230 6%
TOTALES 259860 100%
DATOS SUMINSTRADOS POR ZONA FRANCA PALMASECA
INTRODUCCIÓN
Las empresas de zona franca ubicadas en la industria de la confección
exactamente en el ramo de la Maquila.
Cuenta con el 90% de sus clientes de procedencia extranjera
(Estados Unidos, Francia e Italia) el 10% pertenecen a marcas
extranjeras producidas en el país.
De esta forma los grandes competidores de las empresa de Zona Franca
no se ubican en el interior del país sino que están representados empresas
de maquila de Estado unidos, Guatemala, México, Costa Rica y las nuevas
empresas de Hong Kong y la China.
Son empresas es netamente exportadoras. Según datos estadísticos
publicados en la revista Apparel Industria Internacional, publicación
líder en el ramo, La empresa Leading Technologies Corporation de
Colombia alcanzo un nivel de producción y exportación de 1.700.000
unds en 1997, cifra que es muy significativa para porcentajes en el
mercado.
-
La estrategia utilizada por la empresa para lograr obtener nuevos
clientes, dando a conocer en el mercado, consistió en ubicar oficinas en
la ciudad de Miami con una razón social (Nombre) diferente a la de la
empresa. Esto se hizo con la finalidad de copar mercado, contratando
clientes más pequeños
Además de esto se logro una alianza con una firma contratista
reconocida en Miami. Esta firma denominada Coffe Bean, se encarga de
subcontrartar a otras empresas de la maquila para realizar trabajos
cuando su capacidad instalada no es suficiente para cumplir con las
cuotas de producción.
A la estrategia ya mencionada se le agrega en el ultimo año un
elemento, basado en las dificultades que se pueden tener cuando los
clientes envían los materiales requeridos para su producción a la
empresa, la oficina de Miami se encarga de proveerán al cliente los
materiales que presentan dificultades para el envío a Colombia, en otro
el cliente solo enviara los diseños y las especificaciones y la oficina de
la empresa en Miami se encargar de proveer en su totalidad los
materiales requeridos para la Producción.
20
1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVOS GENERALES
Realizar un mejoramiento de la logística aplicada para el servicio del
cliente
Desarrollar un sistema de control de inventarios aplicable a las
organizaciones maquiladoras confeccionistas
Aplicar los conocimientos obtenidos en el transcurso de la carrera
21
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Desarrollar una paquete que soporte todas las actividades de control
del inventario de los clientes, entrada y salidas.
Generar reportes inmediatos de las existencias en inventario.
Determinar por medio del sistema los faltantes de insumos para el
proceso de los lotes.
22
2. JUSTIFICACION
Tomando como precedente la situación actual del país, el poco
desarrollo del producto bruto nacional, la escasez de empleos, la
disminución de la exportaciones y el ingreso de divisas por dicho
concepto, es importante enfocar todos los esfuerzos y conocimientos
orientados a la formación de empresas que de alguna manera
estimulen el desarrollo del país, y que de esta forma contribuyan con la
paz
En la actualidad la no son factores determinantes como lo fueron en el
pasado, la tecnología, que esta alcance de todos y la calidad que debe
ser un hecho real, entonces surge la pregunta “ como generar ventajas
comparativas? “ y la repuesta es “ Servicio al cliente “, pero este
servicio, debe de ser integral, es decir, no es la señorita con una linda
sonrisa y una voz amable, el servicio cliente implica que una
23
organización debe tener un buen sistema de información que apoye la
logística de distribución, este el punto que se enfocara para realizar
este proyecto.
24
3. ALCANCE DEL ESTUDIO
El proyecto esta delimitado geográficamente a las organizaciones
ubicadas en la Zona Franca Palmaseca de Cali y sus clientes que
corresponden a un grupo de organizaciones, distribuidoras de ropa
infantil, vestidos para dama y trajes para caballero de Estados unidos.
Al terminar el proyecto se debe obtener un sistema de control de
inventarios que apoya la logística que tiene implementada la empresa en
estudio Leading Technologies Còrporation.
El sistema debe controlar y generar información sobre el estado de
existencias identificadas por cliente, debe generar reportes donde se
cruce información sobre requerimientos y existencias, es decir reportar
los faltantes de existencias, de manera que esta información rápida y
automatizada sirva para retroalimentar la programación de las plantas de
producción.
20
4. DESCRIPCION DEL PROBLEMA
4.1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
El proceso denominado de Control de Almacenes, se denomina así porque
tiene por objetivo el manejo del bodegaje, de los procedimientos y la
distribución correcta de los materiales destinados al área de Producción.
El sistema de control de almacenes se refiere al área bodega, los
procedimientos y funciones que se realizan.
Inicia con el recibimiento del embarque de material en bodega y termina con
la salida de estos materiales y su entrega a producción, participando del
mismo un total de 20 funcionarios discriminados así:
5 Jefes de Planta,
4 Auxiliares de Insumos
1 Asegurador de Materiales
1 Asegurador de Zona Franca,
1 Auxiliar de Empaque
21
2 Auxiliar de especificaciones,
4 Auxiliares de Comercio Exterior
2 Asistente Programador.
En el desarrollo del proceso interviene todos los departamentos de la
empresa, cada uno aporta un elemento.
El departamento de calidad, aporta al proceso el primer elemento, que la
traducción al formato de las especificaciones que los clientes envían para
cada referencia, el departamento crea un documento al que se le denomina
Hoja Estándar de Insumos por lote, la cual contiene la clasificación de los
ítems o artículos requeridos para cada referencia, además de los consumos
requeridos.
El departamento de ingeniería, bajo la función de programación, elabora el
programa de producción, en que secuencia y fecha serán requeridos los lotes
en planta, de esta forma la bodega debe hacer entrega a ellos conforme a lo
programado.
Cuando se reciben embarques, la bodega que con anterioridad a recibido el
programa, debe validar los lotes recibidos soportándose en las prioridades
que da la programación. Se realiza un proceso de conteo físico de todos los
insumos y materiales, (operación que realizan los auxiliares de bodega)
recibidos departe del cliente, se validan los requerimientos por lote con la
22
hoja Estándar, el analista de inventarios reporta el estado en que se han
recibido los lotes, el reporte sirve de retroalimentación a programación, así
de que los lote cuyos insumos no se hayan recibido en su totalidad no deben
de ser programados para entrar a producción, el reporte también es
traducido al ingles y enviado al cliente para informar del faltante de insumos,
así el cliente se asegura de que en el próximo embarque llegará el insumo
faltante para liberar el lote a producción, la documentación generada es de
tipo manual.
Cuando un lote se encuentra completo, es decir, sus insumos corresponden a
lo requerido por la hoja standard de materiales, es habilitada su producción
por programación, se genera la orden de producción por parte de la bodega
de Cali hacia la bodega de Zona Franca. En este momento se inicia el proceso
de salida
del lote de Zona Franca hacia Cali, se solicita a la aduana el Recurso del
Material en proceso para lograr ganar tiempo en tramites, la bodega genera
un documento de salida (salida de almacén en formato manual), donde se
relacionan los materiales, cantidades y el documento aduanero a los que
pertenecen los ítems, además se generan documentos de salida
23
Cuando el lote se encuentra en bodega Cali, se entrega a producción
soportada en la orden de producción y en documento de salida.
El sistema de control de almacenes que ha tomada la forma actual a partir de
febrero 1998 cuando se implemento el nuevo diseño conceptual. La bodega
fue el generador de retardos y demoras de despachos a causa de la no
entrega de los lotes a tiempo para su producción, la generación de
información inconsistente de los reportes de lotes con insumos faltantes que
creaban una mala de programación de producción.
Al implementar el sistema a ocurrido un cambio muy significativo en todos los
inconvenientes mencionados, el sistema aun no es perfecto y tiene algunos
vacíos que serán el objeto de análisis de esta investigación.
4.2. LISTA DE PROVEEDORES
4.2.1 PROVEEDORES INTERNOS:
Auxiliar de especificaciones
Auxiliar de ingeniería
Auxiliar de sistemas
Auxiliar de compras
Auxiliar de comercio exterior
24
Asegurador de materiales
Analista de Inventarios
Asistente de programación y planeación
Jefe de planta.
Auxiliar de empaque
4.2.2 PROVEEDORES EXTERNOS:
Clientes: Dadas las características de la empresa y del proceso, en lo
referido a materiales, los clientes de la empresa son los mismos proveedores,
puesto que la empresa no posee materia prima propia, sino que esta es
propiedad del cliente.
La empresa cuenta con el 90% de sus clientes de procedencia extranjera
(Estados Unidos, Francia e Italia), el 10% pertenece a marcas extranjeras
producidas en el país, perteneciente a empresas distribuidoras de ropa y
almacenes especializados en ropa infantil.
4.3 LISTA DE CLIENTES
25
4.3.1 CLIENTES INTERNOS
Los clientes internos de este proceso son los mismos proveedores internos,
ellos son:
Auxiliar de especificaciones
Auxiliar de comercio exterior
Asegurador de materiales
Asistente de programación y planeación
Jefe de planta.
Auxiliar de empaque
Encargado de Zona Franca
Además es la planta la que trabaja con la información y con el producto de
esta empresa.
4.3.2 CLIENTES EXTERNOS:
Este proceso no posee clientes externos.
4.4 PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS
Producción del lote.
Empaque del lote.
26
4.5 POLÍTICAS DEL PROCESO
Actualmente las políticas o lineamientos del proceso, son establecidos de
maneras informal, se forjaban en la medida en que los procesos se
desarrollaban o ampliaban. Ellas son:
Política de recibo de embarques: Sé prohibe al almacén procesar lotes que
no estén programados.
El Asegurador de Materiales es responsable de realizar los reportes de
faltantes
El Analista de Inventarios es responsable de generar el reporte de lotes
recibidos por embarque
Generar un reporte de inventario por cliente, mensualmente.
4.6 DEBILIDADES
No existe formalmente ni sistema, ni procedimientos para manipulación y
divulgación de la información.
Las políticas existentes no abarcan todo el contexto de la actividad para la
cuál fue creada.
27
La falta de contacto directo con el cliente externo genera retrasos para la
toma de decisiones.
No existen procedimientos estandarizados de las actividades.
No existe claridad sobre las funciones y descripciones de los cargos.
No existen indicadores de gestión, por lo tanto no es posible evaluar el
desempeño objetivamente.
4.7 FORTALEZAS
Experiencia y habilidades que tienen los participantes en el proceso en
cuanto a traducir o procesar la información que el cliente envía en los
documentos que acompañan los embarques.
28
TABLA 2. PROVEEDORES DE INFORMACION DEL SISTEMA
De Quién Qué se Recibe Nombre Reporte Medios Cuándo
Auxiliar de
especificaciones
Informes sobre
especificaciones del
producto
Hojas Estándar Impreso Diariamente
Encargado de Zona
Franca
Información de lotes a
entregar a producción
Programación de
Despacho
Escrito Eventualmente
Auxiliar de Insumos Información sobre
cantidades recibidas
de insumos por día.
Reciber de guía
aéreo
Escrito Eventualmente
Auxiliar de comercio
exterior
Información de las
guías en aeropuerto y
en zona franca.
Informe de guías
recibidas
Impreso Diariamente
Asegurador de
materiales
Retroalimentación
sobre insumos
faltantes por parte
del cliente
Resumen de
faltantes
Impreso Semanal
Asistente de
programación y
planeación
Información sobre
programación de lotes
Agenda de lotes Impreso Diariamente
Jefe de planta.
Información sobre
cambios de asignación
de lotes
Cambios de
asignación
Escrito Eventualmente
Auxiliar de empaque
Información
requerimientos de
material de empaque
Memorando:
Solicitud de
Material de
Empaque.
Escrito Eventualmente
29
TABLA 3. RECEPTORES DE INFORMACION DEL SISTEMA
A Quién Qué se Envía Nombre del Reporte Medios Cuándo
Auxiliar de
especificaciones
Información sobre
correcciones y
especificaciones.
Memorando Escrito Eventualmente
Auxiliar de
ingeniería
Información sobre
correcciones en
tiempos estándar por
operación.
Memorando Escrito Eventualmente
Auxiliar de sistemas
Validación de escalas
y cantidades de lotes
Memorando Escrito Eventualmente
Auxiliar de compras
Requisiciones de
empaque.
Formato de
Requisición.
Escrito Semanal
Auxiliar de comercio
exterior
Información sobre
anomalías en el
embarque.
Memorando Escrito Eventualmente
Asegurador de
materiales
Información sobre
insumos faltantes
por parte del cliente
Reporte Faltantes
por embarque.
Impreso Con la llegada de
cada embarque
Asistente de
programación y
planeación
Información sobre
faltantes en lotes
Reporte Faltantes
por lote.
Impreso Con la llegada de
cada embarque
Jefe de planta.
Información sobre
faltantes en lotes
Reporte Faltantes
por lote.
Impreso Con la llegada de
cada embarque
30
5.EL SISTEMA PROPUESTO
5.1 DESCRIPCIÓN DEL EL SISTEMA
Para describir el nuevo sistema o modelo de control de almacenes se apoya
este trabajo el manual de procedimientos para almacén que fue implementado
por la empresa al iniciar el año 1999.
5.1.1 EXPLICACIÓN DEL MODELO CONCEPTUAL DEL SUBSISTEMA
DE ENTRADA Y PREPARACION DE LOTES EN ZONA FRANCA.
1. Digita los lotes correspondientes y Digita el tránsito.
El auxiliar de programación Digita la información de los lotes esperados
que proviene del asistente de servicio al cliente tales como estilos,
lotes, guía de embarque, lista de empaque, órdenes de compra, factura
comercial, escala de tallas y fechas compromiso estimadas e imprime un
tránsito. Este tránsito se genera el mismo día en que se reciben la
información del embarque.
31
2. Se distribuye el tránsito a los demás departamentos.
El asistente de programación imprime las copias que según su lista de
distribución de tránsitos debe repartir (Calidad, Almacén de zona
franca, Almacén de LTC, Ingeniería, Comercio Exterior, y al Jefe de
Planta) y lo deposita en los casilleros correspondientes ubicados en la
recepción. La distribución se hace el mismo día en que se genera el
tránsito.
3. Comercio exterior entrega la información de los embarques
recibidos en el aeropuerto.
Comercio exterior, por medio del auxiliar de importaciones entrega al
encargado del almacén de Zona Franca la documentación
correspondiente a cada guía aérea, tal como lista de empaque, Factura
comercial e información de corte, justo después que el embarque llegue
al aeropuerto. Los lunes a las 9 de la mañana los papeles de los
embarques que llegaron el fin de semana y para otros embarques, 2
horas después de haber llegado el vuelo al aeropuerto.
4. Comercio exterior moviliza mercancía a la Zona Franca.
32
El auxiliar de importaciones de comercio exterior avisará al encargado
del almacén sobre la hora aproximada de llegada de la mercancía a zona
franca, especificando el número de guía y número de piezas. La
mercancía se traslada a zona franca el mismo día en que llega el vuelo al
aeropuerto a menos que llegue el fin de semana o en la noche, para lo
cual necesitarán esperar al día hábil siguiente.
5. Comercio exterior firma la guía de recibido por la mercancía
entregada.
El auxiliar de importaciones de comercio exterior firma la guía y se
hace responsable de la mercancía que le entregan en el aeropuerto, el
cual verificará que la mercancía este de acuerdo con la guía con
respecto al número de piezas.
6. Encargado de almacén Z.F. recibe información sobre embarques
próximos a llegar.
Encargado de almacén Z.F. recibe de comercio exterior información de
la guía de embarque, factura comercial, lista empaque de los embarques
que se encuentran en el aeropuerto. Los lunes a las 9 de la mañana debe
tener la información de los embarques del fin de semana, y para vuelos
33
entre semana, dos horas después de haber llegado el vuelo al
aeropuerto.
7. El encargado de Z.F. hace el cálculo de gente requerida para
cumplir el programa.
El encargado de Z.F. cada semana hace el cálculo de gente requerida
para cumplir con el programa, además analiza si existen otras formas de
conseguir el personal en otras áreas tales como producción, almacén en
Cali o con el equipo polifuncional creado. Este tipo de requerimientos se
tienen que archivar para futuras referencias.
7. Realiza requisición al departamento de personal para poder cumplir
con el programa.
El encargado de zona franca, cada semana, después de haber calculado
cuánto personal extra necesita para cumplir con el tiempo de proceso
de los lotes recibidos, hace un informe para el departamento de
personal ya sea solicitando personal extra (especificando la labor que
realizarán) o poniendo a disposición el personal que ya no necesita.
El digitador de zona franca revisa que los lotes en los embarques
estén en el tránsito.
34
El digitador recibe del encargado de zona franca los documentos que
detallan los lotes en la guía recibida, para poder compararlos con los
lotes contenidos en el tránsito. Realiza esta actividad con prioridad 1,
no tomándole más de una hora.
9. ¿Los lotes están en el sistema?
El digitador revisa que los lotes estén en el sistema comparando la
documentación enviada por el cliente que indica que ordenes de
producción o lotes llegaron en este embarque.
10. Se digitan los lotes dándoles entrada al sistema
En el caso que los corte no estén en el tránsito anunciado, el digitador
deberá tomar el dato y hacerles entrada al sistema, avisándole al
encargado del almacén para que corrija la programación. Esta entrada
debe especificar la cantidad del corte color, y estilo al que pertenece.
11. Se retroalimenta a programación por medio del sistema
El digitador al terminar la entrada de los lotes, esperados y no
esperados graba la actualización del sistema en un diskette que será
enviado a Cali para que actualice el sistema de inventario y el de
35
programación en el estado de los lotes, para que el programador se
entere de la llegada de los lotes a LTC. Además el auxiliar de oficina de
zona franca avisa telefónicamente al programador avisando la llegada
de lotes que no estaban anunciados en el tránsito. El mismo día en que
se reciben los papeles del embarque.
12. El auxiliar de Oficina de zona franca imprime fichas con la
información cliente, corte, embarque, cantidad de embarques
próximos a llegar.
El auxiliar de Oficina por medio del sistema imprime las fichas con el
nombre del cliente, número de corte, número de embarque, y cantidad
de prendas, de los embarques próximos a llegar, con tres copias en el
sistema de impresión de fichas y coloca la guía en la carpeta de EN
RECEPCIÓN, en el momento en que se confirma que el embarque está en
el aeropuerto.
13. El encargado de Zona Franca llena el formato de programación de
despachos
Todos los días el encargado del almacén de LTC, diligencia el formato
de programación de despachos FO-BOD-0026/98 que permite llevar el
36
control de atraso y despachos que se realizan en el día, con la
información de los lotes recibidos y los lotes en el almacén.
14. Encargado de Z.F. programa lay-out de disposición de embarque en
bodega, según lo que llegará.
Por cada guía de embarque que se recibe, el encargado del almacén de
Zona Franca realiza una programación de espacio, ayudado del formato
de programación de espacio por embarque, con la cual se asigna el
espacio disponible y libre en la bodega para la nueva carga que llegará.
La programación de espacio se realiza en el momento de recibir los
papeles del embarque de comercio exterior, ayudándose con el packing
list (lista de empaque) del cliente.
15. Reúne a los auxiliares de entradas y les asigna tareas y establece
el ritmo de trabajo con ellos.
El Encargado de Z.F: asigna tareas de acuerdo a la programación de
embarque y establece el ritmo de trabajo expresado en lotes por hora
con cada auxiliar.
37
16. Encargado de zona franca prepara el planeador poniendo las fichas
en la columna de LOTES POR RECIBIR
El encargado de zona franca actualiza el planeador, ubicando las fichas
con los números de corte y el nombre del cliente en la columna de
LOTES POR RECIBIR para los lotes recibidos ese día.
17. El encargado de Z.F. hace recorridos por el área de entradas y
preparación de lotes.
El encargado de Z.F. realiza rondas de supervisión con una frecuencia
mínima de dos horas mediante las cuales, identifica desviaciones con lo
programado por medio de los tableros.
17. Se transcribe el formato al tablero
El auxiliar de entradas cuando recibe el embarque registra la ubicación
de las cajas en el tablero con base en la programación de espacio,
revisando que coincida el espacio programado con el espacio real
ocupado.
38
19. El auxiliar de entradas prepara el espacio y la cantidad de estibas
necesarios en el área de preparación de lotes.
El auxiliar de entradas prepara la cantidad de estibas y espacio
necesario para organizar la carga antes de entrarla al área de
separación de lotes, ubicando las estibas cerca al área de descargue de
la mercancía. De acuerdo con la información de comercio exterior
acerca de l ahora de llegada de la mercancía, realiza la preparación del
lugar de recepción con las estibas, media hora antes de la llegada del
embarque.
20. Llega el embarque
El embarque llega en planchones y es entregado por el auxiliar de
comercio exterior al encargado del almacén de Zona Franca, quien debe
revisar que la mercancía entregada corresponda con lo reportado en la
guía aérea del embarque. Esta actividad se realiza durante la recepción
ayudándose con las estibas que previamente preparó, acomodando 1 o
dos lotes por estiba y ubicando los insumos en estibas separadas. Todo
el proceso se tarda entre 1 y 3 horas dependiendo del tamaño del
embarque.
39
21. El auxiliar de entradas clasifica las cajas de acuerdo al corte al
que pertenezcan. Las cajas de insumos se estiban por separado de
acuerdo al Lay-out.
Después de recibir el embarque, el auxiliar de entradas clasifica las
cajas recibidas por corte, si es el caso en el que el cliente tenga las
cajas marcadas para cada corte, en el caso que sean rollos de tela se
deberá asignar un sticker numerado para cada rollo.
22. Se les pone a las cajas un sticker con número de identificación.
Al momento de recibir las cajas el auxiliar de entradas pega a cada caja
un sticker con números consecutivos que identifican las cajas durante el
resto del proceso. El sticker se ubicará en un mismo lado de la caja para
buscarlo siempre en el mismo lugar y que permita estibar dejando la
cara con el sticker hacia fuera. Las cajas que contienen insumos llevan
el sticker numerado de color verde y las cajas de material de corte u
otros materiales lleva sticker numerado color blanco.
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23. Cuenta el número de cajas que llegan
Antes de ingresarla mercancía al almacén, el auxiliar de entradas
cuenta el número de piezas y cajas que recibe y lo compara contra lo
reportado en la guía, para verificar que ha relacionado y numerado
todas y cada una de ellas e identificar si hay alguna caja perdida.
24. El auxiliar de entradas llena el formato de identificación por caja.
El auxiliar de entradas después de clasificar e identificar cada caja,
llena el formato de identificación por caja, relacionando FO-BOD-
002/98, la ubicación y el número de caja asignado a cada corte.
25. El auxiliar de entradas descarga la mercancía al interior de la
bodega según ubicación asignada.
Después de registrar la ubicación y verificar el número de cajas, el
auxiliar de entradas introduce la mercancía estibada y relacionada al
interior de la bodega con el montacargas, siguiendo la ubicación
asignada la programación del espacio FO-BOD-002/97.
41
26. El auxiliar de entradas entrega al digitador el formato de
identificación de cajas.
El auxiliar de entradas entrega al digitador el formato de identificación
de cajas FO-BOD-028/98, donde se especifica la cantidad de cajas
asignada a ese embarque y su ubicación en el área de recepción.
27. El encargado de zona franca compara la guía aérea y la lista de
empaque del cliente con las cajas recibidas y atiende diferencias.
Con el formato de identificación de cajas FO-BOD-028/98 que el
auxiliar de entradas ha diligenciado completamente, el encargado de
zona franca compara la cantidad de cajas recibidas contra las cajas
reportadas en la lista de empaque, factura comercial del cliente o guía
aérea y atiende diferencias. Tardándose no más de una hora en la
revisión completa.
27. ¿Existe diferencia?
El encargado de zona franca busca cualquier diferencia entre el número
de cajas recibidas y los documentos del embarque.
42
29. Captura en el sistema la cantidad de cajas que llegaron para ese
corte.
De no existir ninguna diferencia el encargado de zona franca entrega el
formato de identificación de cajas al digitador, que da entrada a las
cajas de material cortado para cada corte indicando el número de
piezas que se recibieron en cada embarque y actualiza el estado de los
lotes recibidos cambiándolos de tránsito a bodega.
30. Cambia de estado los lotes recibidos
El digitador actualiza el programa de producción cambiando de estado
el corte recibido de tránsito a Bodega Zona Franca. Se realiza el mismo
día en que los lotes, basándose en la información de los formatos que
utiliza el auxiliar de entradas.
31. Encargado de Z.F. avisa a Comercio Exterior para informar el
estado de la mercancía.
De existir cualquier diferencia entre lo recibido y lo que el cliente dice
haber mandado, entonces se debe reportar al jefe del almacén, por
medio de un memorándum que debe de archivarse.
43
El encargado de Z.F: avisa al Jefe de Comercio Exterior para conocer el
paradero de la mercancía extraviada, o para notificar el estado de ésta.
El mismo día en que se recibe el embarque.
32. El auxiliar de entradas actualiza el planeador pasando las fichas de
la columna de TRÁNSITO a la columna de LISTO en recepción.
El auxiliar de entradas, una vez a ubicados los lotes en el lay-out, mueve
las fichas de cada corte recibido en el planeador, hacia la columna por
procesar
33. Verifica avances reales contra esperados según programación
El encargado de Zona Franca verifica avances cada dos horas mediante
las pizarras de reporte y la tarjeta de chequeo por embarque.
34. Identifica desviación y sus causas
El encargado de Zona Franca detecta desviaciones contra el programa
identificando las causas por las que no se pudo cumplir con el programa,
identificando si son por falta de recursos, de método o por falta de
supervisión.
35. Establece acción correctiva.
44
El Encargado de Zona Franca una vez que haya detectado la causa
establece acciones correctivas a su alcance y si lo cree necesario
solicita la ayuda del Jefe de Almacén.
36. Consolida el resultado de los indicadores de las secciones que
componen el almacén.
El encargado de zona franca hace un recorrido al final del día para
reunir los resultados de los indicadores de las secciones de ensamble,
recolección y fusionado para realizar el reporte final que entrega al
Jefe de almacén, que contiene los bihorarios de las secciones,
programaciones de ensamble, fusionado, recolección FO-BOD-011/98 y
los indicadores de almacén FO-BOD-030/97.
37. Analiza Indicadores
El encargado de zona franca analiza los indicadores para detectar
problemas frecuentes y medir sus consecuencias, para clasificarlos
debidamente y enviarlos al COPAC de almacén por medio del jefe de
almacén.
37. Problemas recursivos para presentar al COPAC de almacén.
45
A partir de los indicadores y una vez detectados los problemas
recursivos el encargado de almacén Zona Franca los expone dentro del
COPAC, para ser resueltos.
6.1.2 Explicación del Modelo Conceptual del subsistema de preparación
de insumos en Zona Franca.
1. Ubica la copia de las fichas de los lotes a separar en la columna de
ya recibidos a la columna de por procesar.
El encargado de Zona Franca actualiza el planeador cambiando las fichas de
los lotes recibidos, a la columna de insumos por procesar, con base en la
programación de recibo de insumos del el día.
2. Pasa las cajas que contienen los insumos de los lotes recibidos al área
de separación, según el planeador.
Con base en la programación de insumos y a la lista de cajas por corte, el
auxiliar de separación pasa las cajas que contienen los insumos según lo que
fue planeado anteriormente.
3. ¿Se sabe donde están las cajas?
46
El auxiliar de insumos busca las cajas que pertenecen a los lotes de la
programación.
4. Ver tablero de ubicación de cajas.
Si el auxiliar de insumos no sabe dónde están las cajas que contienen el
embarque programado, entonces se dirige al tablero del lay-out y confirma la
ubicación de las cajas.
5. El auxiliar de separación saca de cada caja una muestra de un
insumo
Después de separar las cajas de corte, el auxiliar de separación abre caja
por caja ubicando la muestra de cada insumo en el muestrario identificando
características del mismo, como color, número de líneas, medidas, o cualquier
otra seña que identifique dicho insumo. Cada insumos debe tener una muestra
física incluyendo aquellos a los que sólo los diferencia la talla. Las cantidades
se registran de acuerdo a las unidades en que se recibieron. Los muestrarios
de los insumos continuos se pueden hacer para varias cajas especificando los
números de caja a la que corresponde la muestra.
47
6. El insumo es cuantificado y separado
El auxiliar de insumos cuantifica en la báscula usando la tabla de muestra
ideal y unidades de manejo, describiendo las características de los insumos
de acuerdo con la lista de chequeo de insumos.
7. Se sacan muestras de confección según lista de empaque del cliente
y tabla de muestras del cliente
El separador de insumos le dará prioridad a la búsqueda de muestras
para pre-producción y para que calidad e ingeniería trabajen de acuerdo
con la lista de empaque del cliente. Las muestras de pre-producción que
no vengan separadas por el cliente las separará la supervisora de
ensamble teniendo en cuenta la tabla de muestras requeridas por el
cliente.
8. El insumo es dividido por unidad de manejo con la información de
cadaembarque El auxiliar de insumos divide cuando sea necesario, los insumos
en unidades de manejo indicadas en la tabla de unidades de manejo estándares,
especificando la cantidad que contiene cada paquete mediante un sticker o
marca en el empaque. Ver tabla de unidades de manejo en anexo. Los insumos
que el cliente envíe en unidades de fácil manejo y agrupados por corte no se
fraccionarán en otros paquetes.
48
9. ¿Se termina con la caja?
El separador de insumos repite el proceso de separación (pasos 5, 6, 7, 8)
para todos los insumos contenidos de una caja firmando cada muestrario que
termina, especificando la caja a la que pertenece el muestrario
10. El auxiliar de separación empaca en cada caja marcando cada una
de ellas con un sticker de identificación.
El auxiliar de separación identifica cada caja con un sticker de color (ver
anexo tabla de colores), diferenciando las cajas por procesar de las
procesadas.
11. El auxiliar de separación anota en el muestrario el número de caja
al que corresponden dichos insumos
El auxiliar de insumos anota en el muestrario FO-BOD-007/98 el número del
sticker de la caja que el auxiliar de entradas ha colocado al momento de
ingresar las cajas al almacén, además del número de la guía aérea, número del
embarque, corte y estilo al que pertenece.
12. El auxiliar de separación acomoda cajas en estiba.
49
Después de elaborar los muestrarios FO-BOD-007/98, el auxiliar de
separación estiba las cajas del embarque, sin mezclar embarques diferentes
en una misma estiba.
13. Se actualiza el planeador con la cantidad de lotes procesados.
Después de acomodar las cajas en las estibas, el auxiliar de insumos pasa la
ficha del corte cuantificado de la columna de por procesar a la columna de ya
procesados, para mostrar así el avance en la programación.
14. Al terminar de separar un corte el auxiliar de separación actualiza
el planeador.
El auxiliar de insumos actualiza el planeador cada vez que termine de separar
un corte para controlar visualmente el avance y el ritmo de separación.
15. Verifica avances reales contra la programación identificando desvíos
de ella
El encargado de Zona Franca verifica avances mediante las pizarras de
reporte y la tarjeta de chequeo por embarque.
16. Establece acción correctiva.
50
El Encargado de Z.F. una vez que haya detectado la causa establece acciones
correctivas a su alcance y si lo cree necesario deberá de solicitar la ayuda
del Jefe de Materiales
17. Consolida el resultado de los indicadores de las secciones que
componen el almacén.
El encargado de zona franca hace un recorrido al final del día para
reunir los resultados de los indicadores de las secciones de ensamble,
recolección y fusionado para realizar el reporte final que entrega al
Jefe de almacén.
18. Analiza Indicadores
El encargado de zona franca analiza los indicadores para detectar
problemas frecuentes y medir sus consecuencias, para clasificarlos
debidamente y enviarlos al COPAC de almacén por medio del jefe de
almacén.
19. Problemas recursivos para presentar al COPAC de almacén.
51
A partir de los indicadores y una vez detectados los problemas recursivos el
encargado de almacén Zona Franca los expone dentro del COPAC, para ser
resueltos.
5.1.3 Explicación del Subsistema de Almacenaje en Zona Franca y
entradas al Sistema de Almacén
1. El encargado de zona franca reparte el lay-out deseado
Cuando el encargado del almacén de zona franca recibe los papeles del
embarque esperado y deduce la cantidad de estibas que necesitará y
procede a elaborar el lay-out FO-BOD-002/98 disponiendo de los
espacios que no estén ocupados o re diseñando el lay-out actual para
que el auxiliar de entradas sepa de antemano dónde ubicará el
embarque.
2. Auxiliar de entradas ubica las cajas marcadas en una ubicación
determinada por el lay-out
El auxiliar de entradas acomoda las cajas recibidas de acuerdo con el
lay-out planeado por el encargado del almacén de zona franca durante
el proceso de recepción FO-BOD-002/97.
3. Recepción de insumos y elaboración de muestrario
52
El auxiliar de separación realiza el proceso de recepción de acuerdo al
modelo de preparación de insumos en zona franca PR-BOD-002/97.
4. Ubica las cajas en la estantería
Cuando ha terminado la recepción, el auxiliar de separación ubica las
cajas de insumos en la estantería, en el sector designado para ubicar
insumos. Esto se realiza después de recibir y hacer los muestrarios
para despejar el área de recepción y poder recibir otros embarques.
5. Registra la ubicación de la caja dentro de la estantería en el
tablero de ubicaciones
Después de acomodar cada corte, el auxiliar de separación registra la
ubicación de la caja en el tablero de ubicaciones de la estantería,
indicando el corte, estilo y número de la (s) caja (s).
6. Registra en el muestrario FO-BOD-008/98 la ubicación de dicha
caja
El auxiliar de separación escribe la ubicación de la caja en el
muestrario que corresponde a los insumos de esa caja. La ubicación se
registra en el extremo izquierdo inferior del muestrario.
53
6. Entrega muestrario FO-BOD-008/98 al digitador, conteniendo
muestra física de los insumos, descripción, número de caja, número
de guía, corte al que pertenece y ubicación.
Después de actualizar tablero de ubicación, el auxiliar de separación
entrega los muestrarios de los insumos del embarque, especificando la
descripción del insumo, la cantidad total recibida (separando si vienen
en cajas distintas), número de caja y el número del estilo y corte si es
que el cliente ha enviado el material asignado previamente.
8. El auxiliar de entrada entrega formato de identificación de cajas,
registrando a qué embarque pertenece y a qué corte pertenece.
El auxiliar de entrada diligencia el formato de identificación de cajas
en letra imprenta registrando los números de cajas que corresponden a
cada corte y el número total de cajas por corte y del embarque,
especificando cuáles son de insumos y cuáles son de corte. Después de
registrar todos los lotes del embarque el auxiliar entrega el formato al
digitador.
9. Digitador da entrada a las cajas de corte
54
El digitador registra en el sistema la entrada de las cajas de corte con
el formato de identificación de cajas que el auxiliar de entradas ha
diligenciado. Esta entrada se realiza en el sistema de inventario por la
modalidad lote, ya que todas las cajas de corte vienen relacionadas
para un corte en especial.
10.Digitador da entrada de los ítems recibidos
Con el muestrario de insumos el digitador procede a realizar la entrada
al sistema de inventario de los insumos recibidos en ese embarque. La
entrada se hace por lote si el cliente envía sus insumos previamente
asignados a un corte, sino, la entrada se realiza por ítem de manera
general y se asignará luego de manera automática teniendo en cuenta
los criterios de asignación establecidos en el documento DT-BOD-
011/97.
11.Digitador imprime lista de recibo de embarque
En el momento de hacer entrada al último muestrario del embarque se
consolida la entrada y el digitador imprime el listado de ítems
55
recibidos por guía para que el encargado de zona franca compare lo
recibido por la empresa frente a lo que el cliente declara que envía con
su factura comercial.
12.Digitador imprime reporte FO-BOD-021/98 de faltantes, listado
de insumos recibidos por embarque, listado de insumos sin código y
listado de insumos sin asignación
El digitador procede a imprimir los reportes del embarque que acaba
de recibir: Listado de insumos sin asignación, elabora el listado de
insumos recibidos que no tienen un código asignado por calidad.
13.El digitador entrega reporte al asegurador de insumos y al
encargado de zona franca
Después de actualizar el sistema de inventario e imprimir los reportes
del embarque, el digitador entrega reporte de faltantes por corte y
listado de insumos sin asignación al asegurador y el listado de insumos
recibidos por guía al encargado del almacén de zona franca.
56
14.El encargado de zona franca compara factura comercial, lista de
empaque del cliente y guía de embarque con el listado de insumos
recibidos por guía
El encargado del almacén de zona franca compara la cantidad de
mercancía declara da por el cliente en su factura comercial y/o lista de
empaque contra la reportada como recibida en Leading en el resumen
de ítems recibidos por guía.
15.Realiza reporte de faltantes de embarque
El encargado del almacén de zona franca elabora un reporte de los
insumos o ítems que estén faltando con respecto a la factura comercial
y entrega una copia al gerente de Comercio exterior, Servicio al cliente
y al jefe del Almacén.
16.Aseguramiento de suministros utiliza criterios de aceptación de
lotes para depurar la lista de lotes con problemas
El asegurador de suministros depura el listado de faltantes FO-BOD-
021/98 teniendo en cuenta el listado de criterios los cuales permiten
liberar lotes con porcentajes de desperdicio diferentes al desperdicio
57
que maneja cada cliente, o aquellos lotes que tengan faltantes que la
empresa está comprometida a cubrir.
17.Entrega reporte de faltantes depurado indicando de cuáles lotes se
puede iniciar la recolección
El asegurador de suministros entrega al encargado del almacén de zona
franca los reportes de faltantes por lote FO-BOD-021/98 que se han
sido depurados y considerados como completos para que el encargado
de zona franca programe el proceso de recolección de dichos lotes.
18.Elabora orden de despacho
El encargado del almacén de zona franca programa la orden de
despacho de acuerdo a los lotes que tiene completos en el almacén y de
aquellos que han recibido autorizaciones especiales para ser
despachados al almacén de LTC Cali.
19.El digitador imprime notas de recolección de la orden de despacho
Con la orden de despacho, el digitador procede a imprimir las notas de
recolección FO-BOD-006/98 en cola de despacho, después de haber
asignado manual o automáticamente los insumos recibidos.
58
20.El digitador entrega notas de recolección a los recolectores
El digitador entrega las notas de recolección FO-BOD-006/98de los
lotes programados en las ordenes de despacho, revisando que la
asignación de insumos haya resultado exitosa mirando en la pantalla (no
aparece en la nota de recolección) que en la columna de "asignado" de
cada corte aparezca la cantidad recibida o una "F" que indica faltante.
21.Se recolectan los insumos según la cantidad y ubicación que
contiene la nota de recolección
Los separadores de insumos recolectan los insumos en la cantidad y
ubicación que les indique la nota de recolección, avisando cualquier
duda o diferencia al digitador para que verifique la información.
22.Se confirma la recolección escribiendo el número de caja que
contiene cada pedido.
Cada separador de insumos registra en la nota de recolección FO-BOD-
006/98 la cantidad que ha tomado de la ubicación indicada y escribe el
número de la caja en que lo ha recolectado. Es indispensable que se
registre la cantidad exacta del insumo aunque este no coincida con lo
requerido por la nota de recolección. Si se necesita sacar sólo parte
59
del contenido total de una caja y crea una nueva, se le asigna un sticker
numerado a la nueva caja, especificando el saldo que queda en la caja
original.
23.Entrega nota de recolección diligenciada
El auxiliar de separación hace entrega de la nota de recolección FO-
BOD-006/98 diligenciada al digitador, y ubica las cajas de insumos
recolectados en el área de despachos.
24.Digita nota de recolección diligenciada, escribiendo el número de la
caja de cada ítem recolectado
El digitador elabora la confirmación de la nota de recolección FO-BOD-
006/98 con las cantidades realmente recolectadas informando al
encargado del almacén de zona franca cualquier anomalía que pueda
detectar en la recolección.
5.1.4 Explicación del Subsistema de Recepción de embarques en Cali
1. Recibe llamado de confirmación de despacho especificando número
de cajas y estibas
El encargado del almacén en LTC recibe el aviso de que un camión será
despachado de zona franca. El auxiliar del almacén de zona franca le
60
especifica cuántas estibas y total de cajas han sido enviadas según la
orden de despacho.
2. Programa Lay-out de disposición de embarques en el almacén de
acuerdo con lo que llegará.
El encargado del almacén de LTC programa el espacio del almacén, al
recibir la confirmación del transporte de materiales de zona franca.
Asigna en qué lugar se ubicarán los lotes cuando lleguen, y llena el
formato de programación de espacio y lo entrega al auxiliar de
recepción.
3. Reúne a los auxiliares de entradas, asigna tareas y establece ritmo
de trabajo con ellos.
El encargado del almacén de LTC reúne a los auxiliares de entradas para
avisar la hora de llegada del embarque y asignar actividades especiales
que hay que realizar, así como las urgencias que hay que atender.
4. Prepara el planeador poniendo las fichas en la columna de LOTES
POR RECIBIR
El encargado del almacén ubica las fichas de los lotes que han sido
notificados dentro del despacho que será recibido en la columna de
61
lotes "por recibir" del planeador para que todo el almacén esté
informado del trabajo esperado así como reportar a producción de
manera visual cuáles lotes llegarán en ese día.
5. Hace recorridos por el área de entradas y preparación de lotes
El encargado del almacén de LTC hace recorridos por el espacio
planeado para verificar que se estén realizando los movimientos
acordados para la preparación del espacio en donde se ubicarán los
lotes a recibir.
6. Se transcribe el formato al tablero
El auxiliar de recepción transcribe el formato de programación de
espacio que le entregó el encargado del almacén de LTC, en el tablero
que tiene el lay out del área de recibo ampliada, para verificar que el
espacio existe y marcarlo como asignado.
7. El auxiliar de recepción prepara las posiciones necesarias en la
estantería.
Después de llenar el tablero el auxiliar de recepción va a los lugares
asignados para verificar que la disponibilidad de espacio en el momento
62
de la llegada del camión, el auxiliar desocupa completamente las
estanterías programadas y avisar al encargado cualquier irregularidad o
falta de espacio real.
8. Transporta carga al almacén de LTC.
Después de cargar el camión y recibir el paquete de información, el
conductor de comercio exterior transporta la mercancía al almacén de
Cali. Comercio exterior, por medio de sus conductores de camión, es
responsable de la mercancía durante el transporte entre la zona franca
y LTC.
9. El conductor del camión entrega paquete de información al
encargado de LTC
El conductor del camión de comercio exterior entrega el paquete de
información que le ha entregado el auxiliar de oficina de zona franca al
encargado del almacén de LTC, al llegar al almacén de LTC.
10. Entrega carga al auxiliar de LTC
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El conductor de camión por medio de la remisión entre almacenes, hace
entrega de la mercancía al auxiliar de recepción de LTC, ayudándole a
descargar el camión.
11. Entrega paquete de información al digitador.
El encargado del almacén después de revisar que el paquete con
remisión entre almacenes y salidas de almacén viene con el diskette de
actualización, las entrega el paquete al digitador.
12. Identifica cajas para saber de qué corte son
El auxiliar de recepción, comparando la remisión de cajas consolidada
por corte y la relación de cajas por estiba FO-BOD-025/98 de las cajas
por corte que están siendo recibidas contra el sticker numerado que
trae cada caja.
13. Separa las estibas que contienen cajas con insumos de las cajas con
material de corte
64
El auxiliar de recepción, después de haber ubicado todo el embarque
según el lay-out programado, separa las estibas que tengan insumos de
confección, de las de corte y también los otros materiales que se hayan
enviado y que no sean para confección.
14. ¿Es caja con material de corte?
El auxiliar de recepción separa el material de corte del resto de cajas
contenidas en el embarque.
15. Recibe las cajas de insumos y revisa que la cinta no este rota.
Al recibir el embarque, el auxiliar de recepción revisa que las cajas que
vienen en cada estiba no estén abiertas, que estén selladas con cinta
transparente y que se encuentren en buen estado.
16. Esta rota?
El auxiliar de recepción separa las cajas que llegaron abiertas, con la
cinta rota o en mal estado.
17. Ubica cajas de material de corte de acuerdo con el lay-out
planeado
65
Cuando las cajas son de material de corte el auxiliar de recepción las
ubica en la estantería de acuerdo con el lay-out planeado por el
encargado del almacén de LTC.
18. Ubica cajas en estantería, diligenciando formato de ubicación
Siempre que el auxiliar de recepción ubica un corte en la estantería o
en el área de entregas, llena el formato de ubicación de lotes FO-BOD-
003/98 donde se registra la entrada de las cajas de la estantería y
zona de entregas del almacén.
19. Se llena el formato de ubicación de corte confirmando cuántas
piezas, a qué embarque pertenecen y dónde están ubicadas
El auxiliar de recepción con el registro de las cajas por corte y su
ubicación diligencia el formato de ubicación de cajas de corte FO-BOD-
003/98, especificando el número del embarque al que pertenecen y la
ubicación actual en la estantería y firma.
20. Se compara contra la relación de cajas por estiba.
El auxiliar de entradas compara listado de ubicación de corte FO-BOD-
003/98 contra la relación de cajas por estiba que envió el almacén de
zona franca.
66
21. Esta completo?
El auxiliar de recepción verifica que lo reportado en la relación de cajas
por estibe FO-BOD-025/98 coincida con el listado de ubicación de
corte FO-BOD-003/97.
22. Reporta diferencias al encargado del almacén de LTC
Cuando el embarque recibido en el camión de zona franca no es igual a lo
que se relaciona en el formato de cajas por estiba, el auxiliar de
recepción reporta esta diferencia al encargado del almacén de LTC, en
el formato del lay out programado.
23. Firma de recibido el formato de cajas por estiba
Cuando el embarque recibido en el camión de zona franca coincide con
lo relacionado en el número de cajas por corte y estiba que se diligenció
en zona franca, el auxiliar de recepción firma de conformidad el
formato de cajas por estiba.
24. Entrega cajas de insumos al consolidador
67
Aquellas cajas recibidas que no sean de material de corte, son
separadas por el auxiliar de recepción para entregárselas al
consolidador del almacén de LTC.
25. Recoge la información de ubicación de cajas del consolidador
Después que el consolidador ha asignado una ubicación a las cajas de
insumos que el auxiliar de entradas le entregó, llena el mismo formato
que se utilizó para reportar la ubicación de las cajas de material de
corte en la estantería y se lo entrega al auxiliar de entradas.
26. Entrega al digitador el listado de ubicación de cajas
El auxiliar de recepción entrega el formato de ubicación de cajas
completamente diligenciado con la ubicación de cada una de las cajas de
corte, cajas de insumos y firma del auxiliar de entradas.
27. Digitador actualiza el sistema cargando el disco de transacciones
del almacén de zona franca
El digitador del almacén de LTC hace la actualización del sistema de
inventario cargando las remisiones elaboradas en zona franca y que han
sido grabadas en el diskette de transacciones.
68
28. Con el listado de ubicación en almacén y con el formato de cajas
por estiba firmado se confirma la entrada de los ítems
El digitador confirma la entrada de los lotes, insumos y otros ítems al
almacén registrando la ubicación proporcionada por el formato de cajas
por estiba y el formato de ubicación de cajas en el sistema de
inventarios.
29. Archiva documentos por embarque
El auxiliar del almacén de LTC, después que el digitador ha actualizado
los movimientos de inventario, archiva todos los formatos
correspondientes al embarque recibido: remisión, formato de lay-out
donde se confirma la ubicación de la mercancía, entrada de almacén.
30. Valida información
El encargado del almacén de LTC revisa los documentos del embarque y
los compara contra las entradas al almacén de Cali, para verificar que el
proceso de recepción se ha realizado correctamente.
31. Reporta diferencia a Zona Franca y al jefe de almacén
69
En el caso que se hayan presentado irregularidades o diferencias con lo
que reporta zona franca, se avisará de inmediato al jefe del almacén,
indicándole las circunstancias y datos precisos de la diferencia
encontrada.
32. Se encarga de hacer completar el embarque en LTC
El jefe de almacén se encarga de completar el embarque en LTC si se
trata de faltante de cajas de corte o cajas de insumos o resuelve el
problema sirviendo de intermediario con el almacén de zona franca para
completar la información que permita hacer una recepción correcta.
33. Se detectan causas y responsables
Después de haber resuelto los problemas en el despacho y recepción de
los materiales, el jefe de almacén detecta las áreas de oportunidad a
corregir y quienes estarán encargados de llevar a cabo las correcciones.
34. Se evalúan medidas correctivas y disciplinarias
El jefe de almacén asignará las acciones correctivas y decidirá las
medidas disciplinarias a tomar para asegurar el cumplimiento de los
procesos.
70
5.1.5 Explicación del Subsistema de Entregas a Producción
Programa las entregas o producción a patinadores
El encargado del almacén de LTC todos los días en la tarde programa las
entregas que realizarán los patinadores al día siguiente, actualizando la
agenda de lotes de almacén. Este programa lo actualiza teniendo en
cuenta los lotes entregados en el día, los lotes retrasados y los que han
sido re programados.
Digitador imprime y pone programación en los casilleros
correspondientes
Al finalizar del día el digitador imprime la agenda de lotes con la
programación de entregas a producción y la ubica en los casilleros
correspondientes al encargado de hilos, patinadores, encargado de
empaque y encargado del almacén.
Busca material de corte en estantería, según la programación
reportada en la agenda
Durante el día, el patinador de almacén ubica de los lotes que aparecen
en su agenda de entregas y los solicita al encargado de las estanterías.
71
Ubica material cortado en el carro de entregas
El patinador de almacén agrupa las cajas o contenedores de corte en el
carro para llevarlos a la planta antes de llamar a la patinadora al área de
entregas.
Reporta el movimiento del corte al encargado de las estanterías,
firmando el listado de ubicación por corte
El patinador de almacén firma la columna del control de ubicación de
cajas FO-BOD-012/98 para formalizar movimiento de los lotes que va a
llevar a entregar a la planta al encargado de las estanterías para que
actualice la ubicación en el planeador de espacio y en el sistema de
inventario.
Solicita insumos más nota de recolección a consolidadores.
Con base en la programación de entregas a producción y después de
ubicar el material de corte, patinador de almacén solicita al
consolidador de lotes durante el día, los insumos y la nota de
recolección del corte que va a entregar.
Ubica insumos en la mesa de entrega.
72
El patinador de almacén ubica los insumos del corte que va a entregar en la
mesa de entrega junto con la nota de recolección, revisando que los insumos
están completos, comparando lo físico contra lo reportado en la nota de
recolección, antes de llamar a la patinadora de producción para que lo reciba.
Llama a la patinadora de producción
Después de consolidar todo el corte, el patinador de almacén llama a la
patinadora de producción para avisarle que el corte está listo y acuerda
la hora en que la patinadora irá a recibirlo al área de entrega en el
almacén.
Entrega la nota de recolección de insumos de confección del corte a la
patinadora
Cuando la patinadora llega al área de entrega el patinador de almacenes
entrega la nota de recolección del corte que se encuentra en la mesa
para que la patinadora revise el contenido de la nota contra la
existencia física del insumo.
Entrega insumos a la patinadora revisando las cantidades según
marcación realiza da en zona Franca
73
El patinador de almacén hace entrega oficial de los insumos del corte,
asegurándose que la patinadora está comparando las cantidades físicas
contra lo reportado en la nota de recolección.
¿La nota de recolección esta de acuerdo con lo físico?
La patinadora de almacén revisa cuidadosamente que todos los insumos
que están relacionados en la nota de recolección sean entregados en la
mesa de entrega y que no estén entregando insumos que no aparezcan
en la nota de recolección, además revisa que los insumos estén en buen
estado y disponibles para empezar a coser.
Transporte material cortado al módulo
Cuando la entrega física corresponde con lo reportado por la nota de
recolección, el patinador de almacén sella la nota de recolección con el
sello de entregas y hace firmar a la patinadora como recibido,
especificando el módulo al que se están entregando los materiales.
Entrega cutting tickets FO-BOD-027/98 para proceder la entrega del
material cortado.
74
El patinador de almacén entrega el cutting ticket FO-BOD-027/98 a la
patinadora para realizar la entrega del material cortado paquete a
paquete, en el módulo. La entrega se realiza acomodando el material
recibido por la patinadora en la estantería del módulo y marcando el
cutting ticket FO-BOD-027/98 paquete por paquete.
Entrega paquete a paquete revisando contra el cutting ticket
El patinador de almacén entrega el material cortado paquete por
paquete marcando con un visto bueno en el cutting ticket FO-BOD-
027/98 cada paquete que la patinadora recibe.
¿Los paquetes están completos?
El patinador de almacén compara cantidad de paquetes recibidos
físicamente contra los reportados en el cutting ticket FO-BOD-027/98
Sella y hace firmar de la patinadora de producción lo correspondiente
a la entrega
Después de comprobar que la entrega se realizó completa, el patinador
de almacén sella el cutting ticket FO-BOD-027/98 y lo hace firmar de
la patinadora de producción como soporte de la entrega.
75
Actualiza el indicador de lotes rechazados
En caso que la entrega de insumos no corresponda con lo reportado en la
nota de recolección FO-BOD-006/98, el encargado del almacén de LTC
reporta en su indicador de almacén todos los lotes que han sido
rechazados por la patinadora de producción, ya sea por faltante de
insumos o por equivocación en el documento de salida.
Reporta problema a aseguramiento de suministros con memorándum.
Cuando el problema en la entrega de materiales fue un faltante de
insumos, el encargado del almacén de LTC avisa a aseguramiento de
suministros para que lo reporte como un faltante y retiene los
materiales en el almacén.
¿Soluciona el problema en 5 horas?
Aseguramiento de suministros revisa los documentos de entrega del
corte rechazado por insumos y verifica si es un problema de faltantes o
de confusión al asignar, y con esta información decide si el corte podrá
ser liberado en menos de 5 horas.
Entrega el corte siguiente en la programación del módulo
76
En el caso que el almacén y aseguramiento de suministros no hubieran
podido resolver el problema del corte en un lapso de 5 horas el
encargado del almacén de LTC autoriza la entrega del corte siguiente
en la programación, avisando al programador y al jefe de planta
mediante un memorándum.
Espera para terminar de entregar el corte cuando resuelva el problema
Si el problema del corte rechazado tiene la opción de resolverse en 5
horas, el patinador de producción espera hasta que el patinador de
almacén le notifique que el problema ya ha sido resuelto para continuar
con la entrega de acuerdo con los pasos 9 al 12.
Detiene la entrega del corte y avisa al encargado de LTC
Cuando los paquetes de material de corte que el patinador está
entregando comparando contra el cutting no coinciden, el patinador
detiene la entrega y notifica al encargado del almacén de LTC el número
de los paquetes que le hacen falta.
Busca paquetes o piezas perdidas
El patinador de almacén busca los paquetes perdidos ya sea en el lugar
de donde sacó el corte para descartar la posibilidad que se haya
77
quedado en el piso, o que consulte con el encargado de la estantería
para saber si conoce la ubicación de los paquetes perdidos.
¿Encuentra paquetes en 1 hora?
El patinador de almacén le dedica la hora siguiente del día a la búsqueda
de los paquetes dentro del almacén.
Termina la entrega
En caso que el patinador encuentre el (los) paquetes extraviados en el
lapso de una hora, el patinador lleva los paquetes al módulo junto con el
cutting ticket para que la patinadora lo firme como recibido.
Actualiza el planeador y entrega cutting más nota de recolección
sellados al digitador
Cuando la entrega de material de corte ha terminado
satisfactoriamente, el patinador entrega al digitador de LTC el cutting
ticket sellado y firmado y la nota de recolección sellada y firmada al
digitador de LTC para que este le haga la salida al material de corte y
los insumos de ese corte. Luego toma del planeador el cartón del corte
que ha entregado y lo mueve de la casilla de lotes "por entregar", a la
casilla de lotes "entregados".
78
Registra la salida de las notas de recolección LTC que le hayan sido
entregadas selladas y firmadas por la patinadora.
El digitador sólo recibe notas de recolección LTC y cutting tickets
sellados y firmados como recibidos por la patinadora, y con estos
documentos procede a realizar las salidas de los lotes que han sido
entregados.
Archivar diariamente salidas y cuttings entregados
El digitador del almacén de LTC archiva todos los cutting tickets y las
notas de recolección que han sido entregadas a producción como
respaldo de las transacciones por 3 meses.
5.1.6 Explicación del Subsistema de Administración de Faltantes
1. Entrada de ítems al almacén
El digitador del almacén de zona franca hace entrada al sistema de los
insumos reportados como recibidos en los muestrarios FO-BOD-006/98
por los separadores de insumos. Termina media hora después de haber
recibido el último muestrario del embarque.
79
2. Se cruza el requerimiento de materiales de los lotes del embarque
contra el inventario disponible
Después de haber hecho entrada a todos los ítems del embarque, el
digitador realiza la asignación de insumos a lotes en el sistema cruzando
la base de datos de insumos recibidos en el embarque contra la base de
datos de insumos que requieren las hojas estándar. 1 hora después de
haber recibido el último muestrario del embarque.
3. Se cruza base de datos de faltantes contra los insumos recibidos en
el embarque
El digitador cruza la base de datos que contiene los faltantes de
embarques anteriores para revisar si han llegado insumos que puedan
asignarse a lotes que están detenidos por faltantes. 2 horas después de
haber recibido el último muestrario del embarque.
4. Genera reporte de faltantes actualizado por corte para el embarque
El digitador imprime el reporte de faltantes por corte del embarque FO-
BOD-021/98 para entregarlo al encargado del almacén de zona franca y a
Aseguramiento. El digitador revisa el reporte antes de distribuirlo para
verificar que la asignación de insumos ha sido exitosa, mirando que las
80
cantidades en la columna de "cantidad asignada" en la hoja estándar de
materiales del corte. Dos horas después de haber recibido el último
muestrario del embarque.
5. Imprime listado resumen de cantidades recibidas por guía para
generar reporte de faltantes de embarque
Después de hacer entrada a todos los ítems del embarque y de haber
impreso el reporte de faltantes por corte FO-BOD-021/98 el digitador
imprime el resumen de cantidades recibidas por guía FO-BOD-031/98 y
se la entrega al encargado del almacén de zona franca.
6. Compara lista de empaque o factura comercial contra los insumos
recibidos
El encargado del almacén de zona franca recibe del digitador la lista de
insumos recibidos por guía FO-BOD-031/98, compara y escribe las
cantidades que aparecen en este reporte contra las cantidades de
insumos que el cliente declara en la factura comercial o en la lista de
empaque, dependiendo la forma en que el cliente envíe la relación de
insumos despachados. Tardándose una hora en hacer la revisión completa.
81
7. Revisa reporte de faltantes de embarque y lo envía a servicio al
cliente y a Aseguramiento
Al final del día, después de haber escrito las cantidades de insumos que el
cliente ha declarado en la lista de insumos recibidos por guía FO-BOD-
031/98 el encargado de zona franca revisan las diferencias encontradas y
envía una copia del reporte a Aseguramiento y a Servicio al Cliente,
escribiendo notas aclaratorias al final de las cantidades con diferencias.
8. Valida contra el proceso de recepción de materiales
El asegurador de suministros revisa el reporte de cantidades recibidas
por guía FO-BOD-031/98 y verifica que el cliente haya mandado lo que
reportó en la lista de empaque y/o factura comercial como enviado, para
cuestionar si se realizó correctamente la recepción del embarque o para
reportar los faltantes. Dos horas después de haber recibido el reporte.
9. Depura el reporte de faltantes del sistema
Con el reporte de faltantes del sistema por corte FO-BOD-021/98 que el
digitador del almacén de zona franca ha generado, el asegurador de
suministros realiza una clasificación de los faltantes, eliminando faltantes
de la lista y del sistema de acuerdo con los criterios para determinar
82
faltantes. Tardándose entre una y dos horas, dependiendo del tamaño del
embarque.
10.Revisa consumo en especificaciones del cliente con calidad
Después de depurar el reporte de faltantes del sistema por corte FO-
BOD-021/98, el asegurador de suministros consulta los consumos de los
ítems faltantes en las especificaciones del cliente, ya sea por teléfono o
en persona, dependiendo de la claridad del asunto para descartar que
haya sido un error en la traducción de la hoja de insumos lo que ocasionó
el faltante.
11.¿El error está en las especificaciones del cliente?
El asegurador de suministros revisa las especificaciones del cliente y
compara si el consumo que aparece en la hoja estándar del corte contra
los que el cliente ha reportado, teniendo en cuenta los niveles de
desperdicio que cada cliente supone para los consumos. Si la muestra está
disponible se utiliza también como punto de comparación.
12.Incluye ítem en el reporte de faltantes para el cliente
83
Cuando el asegurador de suministros encuentra que el consumo del
material presenta diferencias entre los documentos del cliente y los de
Leading, incluye el ítem en el reporte de faltantes para el cliente FO-
BOD-022/97.
13.Actualiza sistema de control de producción, reportando problema al
corte correspondiente
Cuando el asegurador de suministros reporta la existencia de un faltante
que no se puede resolver en el tiempo de nacionalización, cambia de
estado el corte al que pertenece el corte ubicándolo en lotes con
problemas para evitar que el programador lo asigne a un módulo. Antes
que el corte se envíe a Cali.
14.Busca insumos sustitutos en inventario
Después de haber detenido el corte para la producción, el asegurador de
suministros busca si puede suplir el faltante del corte con los insumos que
tienen en el inventario disponible, consultando la base de datos de
inventario disponible en la pantalla y la muestra de los insumos en el
muestrario general de insumos. Destinando un día para la búsqueda de
sustitutos.
84
15.¿Encuentra solución en el inventario?
El asegurador de suministros revisa cuáles de los insumos en stock
podrían usarse en lugar de los insumos faltantes y revisa, de acuerdo con
el consumo del material, si existe la cantidad necesaria para cubrir lo
requerido.
16.¿Calidad autoriza insumos sustitutos?
Después que el asegurador de suministros clasifica y selecciona los
insumos que de acuerdo con los criterios de faltantes pueden utilizarse
en los lotes con faltantes, pide autorización para sustituir el insumo que
originalmente asignó el cliente en su especificación con el insumo parecido
que ha encontrado en inventario. Si calidad no autoriza el insumo
sustituto en 24 horas, se incluye en el reporte de faltantes.
17.¿Deben comprarse?
Cuando el asegurador de suministros encuentre una muestra de un insumo
parecido al requerido por la hoja estándar pero no encuentra existencia
para suplir el faltante, investiga con el departamento de compras la
posibilidad de adquirir el insumo por medio de un proveedor nacional.
85
18.Pide autorización al cliente para comprar insumo
Cuando el asegurador de suministros encuentra el proveedor del insumo
con faltante, lo reporta al gerente general y el encargado de servicio al
cliente para que consulten con el cliente si prefiere que se compre el
insumo o se espera a que lo envíe. Si el cliente no autoriza el insumo
sustituto en 24 horas se incluye el insumo en el reporte de faltantes.
19.Elabora requisición para ordenar la compra al almacén
El asegurador de suministros elabora una requisición ordenando la compra
de un insumo faltante, después que el cliente a través de servicio al
cliente o la gerencia ha autorizado su compra, indicando el corte al que
pertenece y las características del insumo entregando una muestra en el
caso que este disponible.
20.Espera llegada de insumos faltantes
Cuando el asegurador de suministros no puede resolver el faltante con
insumos en stock disponible o con la compra del insumo, ya sea porque no
encontró proveedores nacionales o porque el cliente no autorizó la
compra, esperará la llegada de los insumos faltantes, haciéndole
86
seguimiento a las guías en que el cliente dice que enviará los faltantes o a
las órdenes de compra en el caso que se haya decidido comprar el insumo.
21.Sustitución de insumos en el sistema
El asegurador de suministros realiza por medio del sistema de inventario
la sustitución de insumos que han sido autorizados para reemplazar o
cuando él hace intercambio de insumos entre lotes con insumos similares,
teniendo en cuenta los criterios para sustitución de insumos (ver anexos).
22.Actualiza sistema de control de producción, liberando el corte del
problema
El asegurador de suministros cambia de estado de problema a bodega los
lotes para los cuales haya resuelto el faltante o para los cuales tenga
conocimiento del faltante en tránsito, haciéndoles seguimiento y
avisándole al programador para que incluya el corte en la programación.
23.Actualiza reporte de faltantes para servicio al cliente
El asegurador de suministros actualiza reporte de faltantes que envía al
cliente, eliminando los ítems resueltos e introduciendo los nuevos
faltantes que resultaron con los nuevos embarques.
87
24.Imprime nota de recolección de faltante solucionado
Cuando el asegurador de insumos resuelve un faltante, ya sea por la
sustitución de insumos o la llegada de un faltante en tránsito debe
asignar los insumos al corte con faltantes y elaborar una nota de
recolección para que el separador de insumos recolecte los faltantes y
puedan ser despachados y entregados a la planta de acuerdo con el
programa de producción.
6. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA (DEFINICION DE ESTRUCTURA
DE ARCHIVOS)
6.1 TABLA DE DATOS DEL LOTE (HOJASTAN.DBF)
88
Estilo
Color
Código del ítem
Descripción del ítem
Consumo del ítem por lote
Cantidad de prendas por talla (escala del lote)
Fecha de entrega al cliente
Clasificación(insumo faltante o sobrante)
6.2 TABLA DE INSUMOS EN STOCK (INVENTAR.DBF)
Cantidad asignada
Fecha de entrada
Unidad de manejo
6.3 TABLA DE INSUMOS ASIGNADOS (HOSTASIG.DBF)
Código del ítem
Descripción del ítem
Lote al que pertenece
cantidad asignada al lote
Numero de caja que contiene el insumo
89
Ubicación del insumo
6.4 TABLA DE DATOS DE MOVIMIENTOS DE ITEMS
(INV_MOVI.DBF)
Código del ítem
Descripción del ítem
Lote al que pertenece
cantidad asignada al lote
Numero de caja que contiene el insumo
Ubicación del insumo
Fecha del movimiento
7. MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA DE INVENTARIOS
7.1 Documentación de inventarios sistematizados 7.1. 1 Pantalla de entrada al programa No CAMPO NOMBRE EXPLICACIÓN
90
1 Usuario Digite aquí el nombre del usuario autorizado para entrar a la aplicación.
2 Clave Contraseña secreta del usuario para entrar a la aplicación. Esta contraseña es Validada por el sistema.
7.1.2 Pantalla Actualizar No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Actualizar inventario 2 Ordenes de compra Opción para creación, modificación y control de
Ordenes de compra y de opciones de movimiento Diario de inventario.
3 Regresar al menú Opción para regresar a la pantalla inicio del Programa.
91
7.1.3 Pantalla actualización de artículos No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código deArtículo
Código de hasta catorce (14) caracteres que identifica un insumo especifico en el inventario.
2 Descripción Descripción detallada del insumo, la cual tiene una longitud de hasta cuarenta (40) caracteres.
3 Referencia Referencia del insumo. 4 Adicionar Botón para adicionar un nuevo insumo al inventario. 5 Modificar Botón para modificar un insumo especifico en el Inventario. 6 Eliminar Botón para eliminar un insumo especifico en el inventario.
Nota importante: El insumo solo puede ser eliminado si su saldo es cero (0) y además no haya tenido movimiento alguno durante el año en curso.
7 Buscar Botón para buscar un insumo dentro del archivo de inventario. 8 Cerrar Botón para salir de la presente pantalla.
92
7.1.4 Pantalla de adicionar artículos
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
Descripción (Español)
Digite aquí la descripción detallada en español del Artículo que esta adicionando. Tiene un máximo de cuarenta (40) caracteres.
3 Descripción (Ingles)
Digite aquí la descripción en ingles del articulo que esta adicionando. Tiene un máximo de cuarenta (40) caracteres.
4 Referencia Digite la referencia del articulo que esta adicionando. Tiene un máximo de diez (10) caracteres.
5 Unidad Digite la unidad de medida del articulo que esta Adicionando. Tiene un máximo de cinco (5)caracteres.
6 Cantidad mínima
Digite la cantidad mínima que debe quedar en stock.
7 Punto de Reorden
Digite la cantidad a la que debe llegar un articulo para hacer un nuevo pedido.
8 Tiempo de reposición
Digite en numero de días en que se demora el proveedor en entregar un artículo.
93
9 Valor unitario costo
Digite el precio de costo del articulo.
10 Ultimo precio de Compra
Digite el ultimo precio de compra del artículo.
11 Consumo Promedio
Digite el consumo promedio del articulo.
12 Aceptar Presione aceptar si desea confirmar la entrada del articulo que esta adicionando.
13 Cancelar Presione cancelar si no quiere entrar el articulo que esta adicionando.
94
7.1.5 Pantalla de modificación de artículos
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código Articulo Es presentado por el sistema (No es modificable). Puede habilitar la opción de consulta o Búsqueda con ALT+F1
2 Descripción (Español)
Presenta en edición para poder Modificar el campo seleccionado del insumo.
3 Descripción (Ingles)
Se utiliza para ingresar la descripción en inglés del artículo.
4 Referencia Referencia técnica, del proveedor o complementaria del artículo.
5 Unidad Unidad de medida del artículo. 6 Cantidad Mínima Cantidad mínima esperada para el artículo. 7 Punto de reorden Cantidad por debajo de la cual genera una
Requisición del artículo. 8 Tiempo de
reposición Tiempo calculado para el envío de un pedido del artículo.
9 Valor unitario costo
Costo promedio por unidad del artículo.
10 Valor ultimo precio de compra
Costo por unidad del la última compra del artículo.
11 Consumo promedio Consumo promedio estimado. 12 Aceptar Presione aceptar si esta seguro que quiere
Confirmar la modificación. 13 Cancelar Presione cancelar si no quiere modificar el insumo.
95
96
7.1.7 Pantalla de búsqueda de artículos
No CAMPO NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código a Buscar Código del articulo a buscar .
7.1.7. Pantalla de saldos iniciales
No NOMBRE EXPLICACIÓN
97
CAMPO 1 Código Digite el código al cual se le va entrar los saldo iniciales.
Nota: Si no se acuerda del código, presiones las teclas [Alt]+[F1] y el sistema le mostrara una pantalla para buscar y seleccionar el insumo. El sistema no lo dejará seguir si el articulo ya tiene saldo.
2 Descripción Será mostrada por el sistema una vez es validado la existencia del código que dígito.
3 Unidad Será mostrada por el sistema. 4 LDG Entre la cantidad total en existencia que hay en la
bodega LDG. 5 LTC Entre la cantidad total en existencia que hay
en la bodega LTC. 6 Existencia
Total El sistema hará la suma de la existencia total del insumo y lo mostrará en este campo.
7 Valor Unitario Entre el Valor Unitario del insumo. 8 Aceptar Si esta seguro de que esos son los saldos,
presiones aceptar. 9 Cancelar Para cancelar la entrada.
7.1.9 Pantalla de ajustes al inventario
98
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código Digite el código del articulo al cual le desea hacer el ajuste.
2 Descripción Será mostrada por el sistema una vez validado la existencia del código
3 Unidad Será mostrada por el sistema. 4 LDG Existencia en la Bodega LDG. 5 LTC Existencia en la bodega LTC. 6 Existencia Total Total existencia del articulo 7 Fecha Fecha en la cual se está haciendo el ajuste. 8 Documento Documento que identifica contablemente el ajuste. 9 Bodega Bodega a la cual se le va haciendo el ajuste. 10 Cubiculo Cubiculo al cual se le va hacer el ajuste. 11 Clase de
Movimiento Es la clase de movimiento que se va efectuar. “I” para incrementar y “D” para disminuir.
12 Cantidad Ajustar Entre la cantidad a ajustar 13 Valor ajuste Entre el Valor del ajuste. 14 Observaciones Entre algún comentario del porque se
esta haciendo el ajuste. 15 Aceptar Presione aceptar si esta seguro de que quiere hacer el
ajuste. 16 Cancelar Presione Cancelar si no desea hacer el ajuste.
99
7.1.10 Pantalla para realizar traslados
100
No CAMPO NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Traslado de
cubiculos Opción para hacer traslados de artículos entre cubículos
2 Traslado de Cajas Opción para hacer traslados de artículos entre cajas
101
7.1.11 Pantalla de traslados de cubículo
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código articulo
Digite el código del articulo al cual le desea hacer el traslado.
2 Descripción Será mostrada por el sistema una vez validado la existencia del código.
3 Lote Si el insumo pertenece a un lote especifico, Digite aquí el lote.
4 Caja Origen Es la caja en donde esta el insumo. (número) 5 Cubículo
origen Digite el cubículo donde se encuentra localizado el insumo. Nota: Si no se recuerda, presione las teclas [Alt]+[F1] y el sistema le mostrara una lista de las ubicaciones que pudiera tener un insumo y si fue recibido para un lote especifico.
6 Saldo Disponible
Es el saldo disponible en la caja origen del cubículo origen.
7 Cubículo destino
Entre el cubículo a donde se va a trasladar el insumo. Nota: el sistema validará si el cubículo existe.
8 Caja destino Entre la caja para donde se va a almacenar el insumo. 9 Cantidad a
trasladar Es la cantidad a trasladar. (No debe pasar del disponible.)
10 Lote Destino Es el lote al que se le va asignar el insumo. 11 Trasladar Si esta seguro de trasladar, presione Trasladar. 12 Cancelar Cancela el traslado.
102
7.1.12 Pantalla de traslados de cajas
No CAMPO NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Trasladar la caja Digite el número de la caja a trasladar
2 Al Cubiculo Digite el cubiculo en donde quiere almacenar la caja.
3 Trasladar Si esta seguro presione trasladar 4 Cancelar Presione cancelar si no desea
hacer el traslado.
103
7.1.13 Pantalla de edición insumos por lotes
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Lote Escriba el lote al que le va editar los insumos. Tiene una longitud máximo de diez (10) caracteres. Nota: El lote debe existir en la programación y debe tener insumos asignado.
2 Estilo Es el estilo o la referencia del lote. Este campo es mostrado por el sistema.
3 Cliente Este campo es mostrado por el sistema. 4 Color Es el color del corte. Este campo es mostrado
por el sistema. 5 Tallas En este campo muestra la escala de tallas del lote. 6 Area de
Trabajo Es el espacio interior de la ventana en donde el usuario trabaja con los insumos del lote.
7 Adicionar Botón para adicionar insumos al lote. 8 Modificar Botón para modificar un insumo especifico al lote.
Nota: si lo que se va a modificar es el código del insumo, tenga en cuenta que este no debe estar asignado, si es así desasignelo y luego modifíquelo.
9 Eliminar Botón para eliminar un insumo especifico al lote. Nota: el insumo que se piensa eliminar no debe tener asignación, si no es así desasigne el insumo y luego bórrelo.
10 Opciones Botón para entrar a las opciones de Asigna, Hoja de Recolección y Faltantes.
11 Cerrar Botón para salir de la edición de los insumos del lote.
104
7.1.14. Pantalla adicionar insumos a un lote
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código articulo
Entre el código del artículo que quiere adicionar al lote. Este código debe existir en el maestro de códigos. Recuerde que si no se sabe el código del insumo usted puede consultar con el maestro de códigos del inventario pulsando las teclas [Alt]+[F1].
2 Descripción Es mostrada por el sistema. 3 Unidad Es mostrada por el sistema 4 Talla Digite aquí la talla correspondiente, de acuerdo
con la escala del lote, la cual es mostrada en la parte superior de la pantalla. Nota Importante: Si el insumo requerido es por talla, Digite ésta o si es para todo el corte, Digite “All”.
5 Consumo por unidad
Digite el consumo por unidad que requiere el insumo.
6 Requerido por el Lote
Es calculado automáticamente por el sistema y dependen de la cantidad por talla o si es para todo el corte. En caso de que sea por la talla, el sistema calculará, dependiendo de la cantidad de la talla y lo mismo hará si es para todo el lote, en este caso lo calculará con la cantidad total del lote.
7 Cantidad recibida
Es la cantidad recibida del lote para ese insumo.
8 Asignado Es la cantidad asignada por el sistema después de haberse corrido el proceso de asignación.
9 Grupo de entrega
Es la sección a la que se le va entregar el insumo, tales como Ensamble, Confección, terminado y empaque
10 Sección Es la sección a la que va el insumo, tales como, mangas, cuellos, espalda, etc.
11 Observaciones
Campo de hasta cuarenta caracteres para agregar comentarios adicionales del insumo.
12 Aceptar Presione aceptar si desea agregar este insumo. 13 Cancelar Si no desea agregar este insumo al lote, presione cancelar.
105
106
7.1.15 Pantalla modificar insumos de un lote
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código de articulo Presione enter y el sistema le mostrara en forma de edición los campos para modificarlos.
2 Descripción Una vez presionado entre el sistema muestra la descripción del articulo (No es modificable desde esta pantalla.
3 Unidad Es mostrado por el sistema (No es modificable desde esta pantalla.)
4 Talla Modificar la talla (tiene que ser las mostrada por la escala de tallas en la parte superior de la pantalla o la palabra “All”.
5 Consumo por unidad
Modificar el consumo por unidad.
6 Requerido por el Lote
Modificado el consumo por unidad, el sistema le mostrara el requerido por el lote.
7 Cantidad recibida Es la cantidad recibida para el lote (No es modificable) 8 Asignado Es la cantidad asignada para el lote (No es modificable
desde esta pantalla) 9 Grupo de entrega Seleccione el grupo de entrega a la cual desea
entregar el insumo. 10 Sección Modificar la sección en donde será utilizada
el insumo. 11 Observaciones Modificar los comentarios entrados previamente. 12 Aceptar Guardar las modificaciones hechas en esta pantalla. 13 Cancelar No guardar las modificaciones hechas en esta pantalla.
107
108
7.1.16. Pantalla eliminar insumos de un lote
Seleccione el insumo a borrar y presione el botón de eliminar. (No debe estar separado este insumo. No CAMPO NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Aceptar Presione aceptar si esta seguro de querer eliminar
el insumo, luego presione S en la pantalla de confirmación que le saldrá posteriormente.
2 Cancelar Presione cancelar si no esta seguro de no borrar este insumo.
109
7.1.17 Subpantalla opciones
Seleccione el insumo al cual le quiere separar los insumos y presione el botón opciones, y luego seleccione asignar. No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código articulo Seleccionado el insumo a asignar el sistema le mostrara el código asignado al articulo.
2 Descripción Es mostrada por el sistema. 3 Cantidad
requerida Es la cantidad que requiere el lote.
4 Cantidad asignada Es la cantidad asignada previamente. 5 Cantidad a asignar Es la cantidad para agregar a la signada previamente. 6 Ubicación Es la ubicación en donde se encuentra almacenada
las cantidades. Esta ubicación debe existir o de lo contrario el sistema la rechazara. Nota: Si no se acuerda de las ubicaciones del insumo, presione [Alt]+[F1] y el sistema le mostrara las ubicaciones existentes de ese insumo en caso de que las tenga.
7 Grupo de entrega Es el grupo o la sección en donde se va a utilizar elinsumo.
8 Asignar o Modificar.
En caso de que el insumo tenga asignación previa, el sistema le permitirá agregar mas cantidades separadas al insumo presionando modifica. En caso de no tenerla, le permitirá asignárselas o separarlas presionando asignar.
9 Cancelar No asignar la cantidad entrada.
110
111
7.1.18 Sub pantalla opciones – Hoja de recolección
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código de articulo
Es el código asignado al insumo
2 Descripción Es la descripción o nombre del insumo 3 Cantidad Es la cantidad separada para el insumo. 4 Ubicación Es el cubiculo en donde se encuentra
almacenado el insumo. 5 Caja Es el numero de la caja en donde esta el insumo. 6 Grupo Es el grupo en donde se va a utilizar el insumo. 7 Desasignar Ubíquese en el campo cantidad y presione la tecla
[F5] y el sistema le mostrara la pantalla que se describe mas adelante.
8 Modificar Ubíquese en los campos caja y grupo para modificar estos. Nota si el insumo ya fue entregado, no podrá modificarlos.
9 Salir Sale de la pantalla hoja de recolección
112
7.1.19. Pantalla asignación de insumos
En esta pantalla se selecciona como se quiere realizar la asignación en caso individual por lote, o todo el embarque recibido
7.1.20. Asignación de insumos por embarque
113
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Por Embarque
Entre el embarque al cual le quiere asignar los insumos y el sistema lo hará teniendo en cuenta los dos criterios de asignación que son: Fecha Cliente y lote. Embarque: El sistema organizará el embarque por la fecha de cliente y tomará primero el lote con la fechamás próxima a vencerse y así sucesivamente. Lote: Una vez el sistema selecciona el primero lote del embarque, le buscará los insumos requerido por él en la Hoja Standard de insumos, y en el orden en que estén seleccionará el primer insumo y verificará si hay entradas previas para él, tomando así todo lo que haya entrado para el insumo seleccionado, en caso de que no le alcance para satisfacer el requerido, tomará el resto del inventario disponible. Si al momento de hacer laentrada del insumo no se le hizo para el lote si no para elinventario, el sistema al momento de asignar solo tomará lo requerido en la Hoja Standard. Y así Sistema seguirá asignando el resto de los insumos del lote que se encuentran en la Hoja Standard de materiales. Nota: El sistema no asignará el insumo si no hay disponible en el inventario o asignará solo lo disponible por lo cual habrá faltantes para el insumo.
2 Por Lote En esta opción el sistema solo asignará el lote entrado y hará lo mismo a lo explicado en el numeral dos del campo anterior.
114
7.1.21. Creación de hoja de hoja estándar
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Por Embarque
Entre el numero del embarque y el sistema creará la hoja estándar de cada lote que viene en el embarque.
2 Por lote Entre el lote a crear la hoja standard.
115
7.1.22 Creación de hoja de hoja estándar por lote
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Por lote Opción para creación de hoja estándar por lote Entre el numero del lote y el sistema creará la hoja estándar, con base en la hoja de insumos de la referencia correspondiente.
116
7.1.23.Creación de hoja de insumos por estilo
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Cliente Digite las iniciales del cliente asignadas para él. 2 Código Es el código asignado para el cliente y son los dos
primeros dígitos del código del insumo. Este campoes mostrado por el sistema.
3 Nombre Es el nombre del cliente. Este campo es mostrado por el sistema.
4 Estilo Entre en este campo el estilo a ser creado o elestilo a modificar. Si el estilo no existe el sistema le preguntará si desea modificarlo y si ya existe le preguntará si desea modificarlo.
5 Código Articulo Es el insumo a hacer utilizado en el estilo, el cualdebe existir en el archivo maestro de insumos y tiene que ser insumo propio del cliente es decir que losprimeros dos dígitos del código de articulo deben ser igual a los asignados para el cliente. Nota: presione la tecla [F1] para obtener ayudasobre los insumos existentes en el archivo maestro deinsumos.
6 Consumo por unidad
Entre el consumo que requiere el insumo porunidad.
7 Sección Entre la sección en donde será utilizado el insumo en la prenda.
8 Observaciones Entre un comentario sobre el insumo. 9 Talla Hay tres opciones para entrar en este campo:
1. El numero de talla. 2. La palabra “All” La letra “T”. Hay un código de insumos para cada talla y para no tener que entrar uno por uno elsistema le ofrece la facilidad de crearlos automáticamente
117
al momento de correr el proceso de crear hojastandard, entrando el código centinela del insumo en elcampo código articulo y el numero de talla aquí entrado.
10 Color Si el insumo entrado depende del color del lote Digite la letra “C” o de lo contrario deje este campo en blanco.
11 Grupos de entrega
Seleccione el grupo en donde se trabajará con elinsumo.
12 Guardar Guardar la información entrada en los campos anteriores.
13 Modificar Modificar cualquier campo anterior antes de seguardado.
14 Terminar Grabar y salir de la creación de hoja de insumo. 15 Salir Salir sin guardar.
118
7.1.24 Adicionar insumos a la hoja estándar
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Cliente Digite las iniciales del cliente asignadas para él.
2 Código Es el código asignado para el cliente y son los dos primeros dígitos del código del insumo. Este campo es mostrado por el sistema.
3 Nombre Es el nombre del cliente. Este campo es mostrado por el sistema.
4 Estilo Entre en este campo el estilo a ser creado o el estilo a modificar. Si el estilo no existe el sistema le preguntará si desea modificarlo y si ya existe le preguntará si desea modificarlo.
5 Código Articulo Es el insumo a hacer utilizado en el estilo, el cual debe existir en el archivo maestro de insumos y tiene que ser insumo propio del cliente es decir que los primeros dos dígitos del código de articulo deben ser igual a los asignados para el cliente. Nota: presione la tecla [F1] para obtener ayuda sobre los insumos existentes en el archivo maestro de insumos.
6 Consumo por unidad Entre el consumo que requiere el insumo por unidad.
7 Sección Entre la sección en donde será utilizado el insumo en la prenda.
8 Observaciones Entre un comentario sobre el insumo. 9 Talla Hay tres opciones para entrar en
este campo: 3. El numero de talla. 4. La palabra “All” La letra “T”. Hay un código de insumos para cada talla y para no tener que entrar uno por uno el sistema le ofrece la facilidad de
119
crearlos automáticamente al momento de correr el proceso de crear hoja standard, entrando el código centinela del insumo en el campo código articulo y el numero de talla aquí entrado.
10 Color Si el insumo entrado depende del color del lote Digite la letra “C” o de lo contrario deje este campo en blanco.
11 Grupos de entrega Seleccione el grupo en donde se trabajará con el insumo.
12 Guardar Guardar la información entrada en los campos anteriores.
13 Modificar Modificar cualquier campo anterior antes de se guardado.
14 Terminar Grabar y salir de la creación de hoja de insumo.
15 Salir Salir sin guardar.
120
7.1.25 Modificar insumos de una hoja estándar
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Cliente Digite las iniciales del cliente asignadas para él. 2 Código Es el código asignado para el cliente y
son los dos primeros dígitos del código del insumo. Este campo es mostrado por el sistema.
3 Nombre Es el nombre del cliente. Este campo es mostrado por el sistema.
4 Estilo Entre en este campo el estilo a ser creado o el estilo a modificar. Si el estilo no existe el sistema le preguntará si desea modificarlo y si ya existe le preguntará si desea modificarlo.
5 Código Articulo Es el insumo a hacer utilizado en el estilo, el cual debe existir en el archivo maestro de insumos y tiene que ser insumo propio del cliente es decir que los primeros dos dígitos del código de articulo deben ser igual a los asignados para el cliente. Nota: presione la tecla [F1] para obtener ayuda sobre los insumos existentes en el archivo maestro de insumos.
6 Consumo por unidad
Entre el consumo que requiere el insumo por unidad.
7 Sección Entre la sección en donde será utilizado el insumo en la prenda.
8 Observaciones Entre un comentario sobre el insumo. 9 Talla Hay tres opciones para entrar en este
campo: 5. El numero de talla. 6. La palabra “All” La letra “T”. Hay un código de insumos para cada talla y para no tener que entrar uno por uno el sistema le ofrece la facilidad de crearlos automáticamente al momento de correr el proceso de crear hoja standard, entrando el código centinela del insumo en el campo código articulo y el numero de talla aquí entrado.
121
10 Color Si el insumo entrado depende del color del lote Digite la letra “C” o de lo contrario deje este campo en blanco.
11 Grupos de entrega
Seleccione el grupo en donde se trabajará con el insumo.
12 Guardar Guardar la información entrada en los campos anteriores.
13 Modificar Modificar cualquier campo anterior antes de se guardado.
14 Terminar Grabar y salir de la creación de hoja de insumo.
15 Salir Salir sin guardar.
122
123
7.1.26. Borrar insumos de una hoja estándar
No CAMPO NOMBRE EXPLICACIÓN
1 (F7) Borrar Seleccione esta opción para eliminar el insumos
sobre el que está posicionado el cursor. 2 Cancelar Cancela el borrado del insumo seleccionado 3 Borrar Confirma borrado del insumo seleccionado
124
7.1.27. Impresión de listado de inventario
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código inicial Entre el código del insumo desde donde quiere que comience a salir el reporte.
2 Código Final Entre el código del insumo hasta donde quiere quellegue el informe.
3 Mes a imprimir Entre correspondiente mes a imprimir. Si desea imprimir todo el año Digite el numero trece (13).
4 Aceptar Comenzar a imprimir el informe 5 Cancelar No imprimir el informe.
125
7.1.28 Impresión de compras del mes
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Mes a imprimir Digite el mes a imprimir. 2 Empresa Digite la empresa al cual le
quiere sacar el reporte.
3 Imprimir Comenzar a imprimir el reporte 4 Cancelar No imprimir el reporte.
126
7.1.29. Impresión de listado de ubicaciones
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Por ubicación Le pedirá ubicación inicial desde donde quiere que comience el reporte hasta la ubicación final donde quiere que este termine.
2 Por caja Le pedirá la caja inicial desde donde quiere que comience el reporte hasta la caja fina donde quiere que este termine.
127
7.1.30. Impresión de listado de ubicaciones por cubículo
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Por ubicación Le pedirá ubicación inicial desde donde quiere que comience el reporte hasta la ubicación final donde quiere que este termine.
2 Desde Ubicación Inicial 3 Hasta Ubicación Final
128
7.1.31. Impresión de listado de ubicaciones por caja
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Por caja Le pedirá la caja inicial desde donde quiere que comience el reporte hasta la caja fina donde quiere que este termine.
2 Desde Caja Inicial 3 Hasta Caja Final
129
7.1.32. Impresión de listado de ajuste
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código Inicial Entre el código del insumo desde conde desea que comience el listado.
2 Código final Entre el código del insumo hasta donde quiere que llegue el listado.
3 Empresa Entre la empresa a la que le quiere sacar el listado de ajustes. (LTC,LDG y CLT)
130
7.1.33. Reporte de faltantes
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Cliente Imprime todos los faltantes de insumos o materiales que tenga un cliente. Digite las iniciales del cliente y el sistema comenzará a imprimir el listado de faltantes por cliente.
2 Lote Imprime el reporte de faltantes de un lote especifico. Digite el lote y el sistema comenzará a imprimir el reporte de faltantes por lote.
3 Embarque Imprime el reporte de faltantes del embarque. Digite las iniciales del cliente y el numero de el embarque a imprimir.
131
7.1.34. Reporte de faltantes por embarque No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Cliente Imprime todos los faltantes de insumos o materiales que tenga un cliente. Digite las iniciales del cliente y el sistema comenzará a imprimir el listado de faltantes por cliente.
2 Lote Imprime el reporte de faltantes de un lote especifico. Digite el lote y el sistema comenzará a imprimir el reporte de faltantes por lote.
3 Embarque Imprime el reporte de faltantes del embarque. Digite las iniciales del cliente y el numero de el Embarque a imprimir.
132
7.1.34.1 Reporte de faltantes por Cliente
7.1.34.2 Reporte de faltantes por Lote
133
7.1.35. Catálogo de artículos
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código Inicial Entre el código del insumo desde conde desea que comience el listado.
2 Código final Entre el código del insumo hasta donde quiere que llegue el listado.
3 Empresa Entre la empresa a la que le quiere sacar el listado de ajustes. (LTC,LDG y CLT)
134
7.1.36. Impresión de hoja estándar por lote
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Lote Entre el numero del lote a imprimir. Nota: El sistema no imprimirá el lote si éste no ha sigo autorizado por El Dpto. de Calidad.
2 Aceptar. Confirmar si imprime la hoja Standard 3 Cancelar. Cancelar la Impresión de la Hoja Standard.
135
7.1.37. Impresión de hoja de insumos por lote
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Lote Digite el lote al que le desea imprimir la Hoja de Insumos por lote.
2 Aceptar Ordenar al Sistema a imprimir la hoja de insumos por lote.
3 Cancelar No imprimir la hoja de insumos por lote.
136
7.1.37. Impresión de hoja de recolección de insumos por lote
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Lote Digite en este campo el lote imprimir. 2 Aceptar Imprimir reporte de hoja de
recolección de insumos. 3 Cancelar Cancelar la impresión.
137
7.1.37. Impresión de resumen de requerimiento de insumos por embarque
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Cliente Digite aquí las iniciales del cliente al cual le quiere imprimir el reporte.
2 Embarque Escriba el numero del embarque a imprimir.
138
7.1.39. Impresión de listado por clasificación / subgrupo
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Código Es el código ubicado en la quinta y sexta posicióndel código del articulo, la cual identifica alinsumo.
2 Descripción del Articulo
Es la descripción del insumo.
3 4 Nota: Para imprimir este reporte ubíquese
en el articulo imprimir y presione [ENTER]
139
7.1.40. Impresión de listado de remisión
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Relación de Insumos de la caja
Imprime la relación de los insumos de la Caja, esto puede ser por embarque, lote y caja.
2 Remisión detallada Imprime la relación de los insumos de la Caja detallados
3 Por Tipo de Articulo Imprime la remisión consolidada Tipo de articulo
4 Remisión consolidada por caja
Imprime toda la remisión consolidándola por caja
5 Remisión Consolidada total por caja
Imprime el total de caja relacionadas en la salida de Zona Franca
6 Remisión detallada por caja
Imprime los insumos detallados relacionados con la caja
140
7.1.41. Relación de Insumos por caja
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Relación de Insumos de la caja
Imprime la relación de los insumos de la caja, esto puede ser por embarque, lote y caja.
2 Remisión detallada Imprime la relación de los insumos de la caja detallados
3 Por Tipo de Articulo Imprime la remisión consolidada por tipo de articulo
4 Remisión consolidada por caja
Imprime toda la remisión consolidándola por caja
5 Remisión Consolidada total por caja
Imprime el total de caja relacionadas en la salida de Zona Franca
6 Remisión detallada por caja
Imprime los insumos detallados relacionados con la caja
141
142
7.1.42 Remisión consolidada por caja
143
7.1.43. Remisión consolidada total por caja
144
7.1.44. Remisión consolidada total por caja
145
7.1.45 Resumen de requerimiento de insumos por embarque
146
7.1.46 Opción Ordenes de Compra
7.1.47. Ordenes de compra
147
7.1.47.1 Creación de ordenes de compra No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Empresa Escriba las iniciales de la empresa por la cual quiere hacer la orden de compra. (LTC o LDG)
2 Orden El sistema le proporciona el numero de orden de compra siguiente disponible.
3 Fecha de Elaboración
Es dada por el sistema
4 Código Proveedor Escriba aquí el código del proveedor, si lo desea presione la tecla [F1] y el sistema le proporcionará una lista de los proveedores existente.
5 Forma de Pago Seleccione la forma de pago de la lista sugerida. 6 Código articulo Escriba el código del articulo al cual se le va hacer el
pedido. Si lo desea presione la tecla [F1] para obtener la lista de los códigos existentes. Nota: El los dos primeros dígitos del código deben ser los asignados al cliente, de lo contrario será rechazado por el sistema.
7 Cantidad Digite la cantidad a pedir 8 Valor Unitario Digite el ultimo valor unitario del articulo 9 Subtotal Es el valor total de las cantidades pedidas 10 % Máximo Es el porcentaje máximo que debe llegar. 11 Requisición Es el numero de requisición del articulo 12 Fecha de Entrega Es la fecha en que el proveedor debe entregar el
articulo. 13 Solicitante Es la persona que hace la requisición. 14 Guardar Guarda el articulo y permite seguir entrando articulo. 15 Modificar Le permite regresar para modificar todos los campos
del artículo. 16 Terminar Guarda y termina con la orden de compra. 17 Abandonar Abandona sin grabar el ultimo articulo digitado. 7.1.47.2 Modificación de ordenes de compra
148
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Orden de Compra Escriba el número de orden que va a modificar o aimprimir.
2 Fecha de elaboración Es la fecha en que fue creada la orden de compra 3 Código del proveedor Es el código asignado al proveedor al cual se le
esta haciendo el pedido. Forma de Pago Es la forma de pago en la que se debe hacer los
pago al proveedor. Nombre del
proveedor Es el nombre del proveedor al que se le estapidiendo los artículos.
4 Modificar Modificar el campo en donde actualmente seencuentra el cursor.
5 Salir Salir de la modificación de la orden de compra 6 Adicionar Adicionar un nuevo articulo en la orden de compra 7 Borrar Borrar el articulo en donde actualmente se
encuentra el cursor.
149
150
7.1.47. Reciber’s de clientes
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Cliente Digite las iniciales del cliente asignadas a él yuna vez es validado, el sistema le mostrará el código el asignado y el nombre del cliente.
2 Entrada Es el numero de entrada, que se va a elaborar,la cual es mostrado por el sistema.
3 Embarque Es el numero del transito en donde vienenrelacionados los lotes.
4 Guía Es el número guía aérea del embarque. 5 Entrada por Es el tipo de entrada, la cuales pueden ser por
Items, Lote y remisión. Por Items: seleccione la entrada por Items y si en el campo embarque dígito el numero, el sistema le traerá todos lo insumos que estén en las hojas standard de los lotes que componen el embarque. Las hojas standard de los lotes deben estar autorizadas por el Dpto. de Calidad. En el caso de que no escriba el numero del embarque en el campo de embarque, no traerá ningún artículo. Por Lote: Escriba el lote al que le va hacer la entrada, el sistema validará si el lote es del embarque que entro o si el lote ya fue autorizado por el dpto. de calidad o si el lote tiene hoja standard. Por remisión: Es la entrada que se hace a lo que envían de Zona Franca, la cual se hace por un diskette que viene anexo a los papeles, en donde viene relacionado los insumos.
6 Buscar Opción para buscar un insumo en la lista. 7 Adicionar Opción para adicionar un insumo que no viene
relacionado en la lista. 8 Seleccionar Seleccionar el insumo en donde esta ubicado el
cursor para hacer la entrada. 9 Cambio de
ubicaciones Esta opción permite poner la ubicación en donde será almacenado el lote o la caja, y tiene dos forma de hacerla: Lote: Permite ponerle la ubicación y la bodega a todo el lote en donde
151
será almacenado el corte. Caja: Permite ponerle la ubicación y la bodega por caja.
10 Salir Permite salir de la pantalla de entrada de insumos. Esta opción nos presenta las siguientes opciones: Si: Sale y graba la entrada de almacén No: Sale sin grabar la entrada de almacén. Lote: Permite seleccionar otro lote del embarque Cancelar: cancela la opción de salir.
11 Lote Es el lote al cual pertenece el insumo que se esta entrando.
12 Código articulo Es el código asignado al articulo que se esta entrando.
13 Descripción Es la descripción del articulo. 14 Unidad de
Medida Es la unidad de medica del articulo.
15 Total recibido Es el total de lo que se ha recibido del insumo para el lote.
16 Recibido Es la cantidad que se esta recibiendo en la presente entrada.
17 Requerido Es la cantidad requerida del insumo para el lote.
Ubicación Es la ubicación se que le asigna al insumo para almacenarlo.
18 Caja Es el numero de caja en donde viene el insumo. 19 Observaciones Es una nota que se le da al insumo.
7.1.49 Entradas de almacén
152
No CAMPO
NOMBRE EXPLACIÓN
1 Orden Es la orden de compra previamente elaborada, enla que se pidieron el (los) insumos.
2 Proveedor Es el proveedor al que se le hizo el pedido 3 Entrada Es el numero de entrada en la que se guardará la
orden de compra 4 Fecha Es la fecha en que se hizo la entrada. 5 Entrar Es la opción para seleccionar y hacer la entrada
del insumo. 6 Salir Salir de la entrada de almacén. 7 Código
articulo Es el código asignado al insumo.
8 Descripción Es mostrada por el sistema y corresponde a ladescripción del articulo.
9 Referencia Es mostrada por el sistema y corresponde a lareferencia del articulo.
10 Cantidad Pedida
Es la cantidad que fue pedida en la orden de compra, previamente elaborada.
11 Valor unitario Es el valor unitario por articulo. 12 Cantidad
recibida Es la cantidad que se esta recibiendo. No puedepasar de la cantidad pedida a menos que en elcampo % máximo de la creación de la orden se haya escrito un porcentaje para recibir más de lopedido.
13 Total Es el valor total del insumo.
153
7.1.50. Salidas de almacén
No CAMPO
NOMBRE EXPLICACIÓN
1 Empresa Campo que identifica la empresa por donde se va hacer la salida.
2 Para Campo para identificar para quién se esta haciendo la entregando
3 Salida Es mostrada por el sistema y corresponde al numero con el que se va a guardar la salida.
4 Fecha Es la fecha en que se efectúa la salida. 5 Código articulo Es el código asignado al insumo al cual se le
va hacer la salida. 6 Cantidad Es la cantidad por la que se va efectuar la salida. 7 Lote Es el numero del lote con el que esta relacionado
el insumo. El sistema validará que este insumo hagaparte de la Hoja standard del Lote.
8 Bodega Es la bodega de donde se va a sacar las Cantidades
9 Ubicación Es la ubicación en donde esta almacenado el Insumo.
10 Caja Es la caja en donde esta guardado el insumo. 11 Descripción Es la descripción del articulo. 12 Unidad Es la unidad de medida del articulo 13 Observaciones Campo para entrar una nota aclaratoria.
154
155
BIBLOGRAFIA
CHASE, Richard B. Y AQUILANO, Nicholas J. Direccion y Administracion de la produccion y de las operaciones, Winnigton, 1992 Adison – Wesley EE.UU. MULLER, John , Interfaces de Clipper MacGraw Hill, 1992
