CONTROL DE REVISIONES - Cancillería · • Acuerdo 037 de 2002. Por el cual se establecen las...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: MANUAL CÓDIGO: GD- MA -03

NOMBRE: MANUAL DE ARCHIVO VERSIÓN: 1

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 35

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 07/06/2019

CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

NATALIA MUÑOZ GÓMEZ Asesor 05/06/2019

EDIER PERDOMO LEAL Técnico Administrativo 05/06/2019

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

ELIANA PRADA BELTRÁN Asesor 07/06/2019

REVISÓ CARGO FECHA

HIVON MARITZA SANABRIA Coordinadora Grupo de

Archivo 07/06/2019

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LEONARDO CARVAJAL HERNANDEZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo

Organizacional 07/06/2019






TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ................................................................................................................................................................................................. 5

2. ALCANCE .................................................................................................................................................................................................. 5

3. BASE LEGAL ............................................................................................................................................................................................ 5

4. DEFINICIONES ......................................................................................................................................................................................... 7

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS ................................................................................................................................................................ 10

6. REGISTROS ........................................................................................................................................................................................... 11

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS ................................................................................................. 11

8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ................................................................................................................................................................. 12

8.1. RESPONSABILIDADES ...................................................................................................................................................................... 12

9. DESARROLLO DEL MANUAL ................................................................................................................................................................ 13

9.1. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................................................. 13

9.1.1. PLANEACIÓN ................................................................................................................................................................................. 14

9.1.2. PRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................................... 14

9.1.3. GESTIÓN Y TRÁMITE .................................................................................................................................................................... 15

9.1.4. ORGANIZACIÓN ............................................................................................................................................................................ 19

9.1.4.1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL .............................................................................................................................................. 19

9.1.4.2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................................................................. 21

9.1.4.3. CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO ................................................................................................................................ 21

9.1.4.4. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................................................................. 24

9.1.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ........................................................................................................................................ 27

9.1.5.1. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS ............................................................................................................... 27






9.1.5.2. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS ........................................................................................................................................ 28

9.1.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS................................................................................................................................................ 28

9.1.7. CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................................... 31

9.1.8. VALORACIÓN DOCUMENTAL ...................................................................................................................................................... 32

9.1.9. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ................................................................................................................................... 34






TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1 Procesos de la Gestión Documental .............................................................................................................................. 13

Ilustración 2. Formato GD-FO-03 Tabla de Retención Documental ..................................................................................................... 17

Ilustración 3 Ejemplo diligenciamiento de rótulo para identificar carpetas ............................................................................................ 18

Ilustración 4 Foliación de documentos ............................................................................................................................................. 20

Ilustración 5 Foliación de correlativos .............................................................................................................................................. 20

Ilustración 6 Carpetas y ganchos legajadores ................................................................................................................................... 21

Ilustración 7 Carpetas cuatro aletas ................................................................................................................................................. 22

Ilustración 8 Organización del Archivo Rodante ................................................................................................................................ 22

Ilustración 9 organización de estantería abierta ................................................................................................................................ 23

Ilustración 10 Caja para archivo referencia X200 y ejemplo de rótulo para identificación....................................................................... 23

Ilustración 11 Mobiliario para archivo y ejemplo de rótulo para identificación ....................................................................................... 24

Ilustración 12 Formato Único Inventario Documental GD-FO-08 ......................................................................................................... 25

Ilustración 13 Ejemplo Archivo de Gestión Electrónico....................................................................................................................... 27






1. OBJETIVO

Proporcionar las pautas, principios, herramientas conceptuales, orientación general, normas y procedimientos que regulen la administración de archivos, la gestión documental y la función archivística en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para los documentos físicos y electrónicos, desde su producción hasta su disposición final, durante cada una de las etapas de su ciclo vital y de manera concordante con la legislación vigente y los lineamientos del Archivo General de la Nación.

2. ALCANCE

La aplicación del presente Manual de Archivo es de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios en los diferentes niveles y en todas las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, incluidas las Misiones de Colombia en el exterior.

3. BASE LEGAL

• Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

• Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. • Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único. • Ley 527 de 1999. Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas

electrónicas. • Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. • Decreto 1080 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. • Decreto 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y

Turismo. (Recopiló y modificó lo contenido en el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012)

• Decreto 106 de 2015. "Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado ya los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones".

• Decreto 103 de 2015. "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones" fortalece la gestión documental pública y ratifica el papel de los Archivos en la transparencia del Estado.

• Decreto 1515 de 2013. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado".

• Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.






• Resolución 8987 de 2017. Por medio de la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

• Resolución 8986 de 2017. Por medio de la cual se aprueban las Tablas de Valoración Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

• Resolución 8783 de 2017. Por medio de la cual se regula el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño del Sector de Relaciones Exteriores, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y se deroga las Resoluciones 2197 de 2013, 455 de 2015, 456 de 2015, 4099 de 2016 y 7163 de 2016.

• Acuerdo 003 de 2015. “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012”.

• Acuerdo 008 de 2014. “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la presentación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.

• Acuerdo 06 de 2014. Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.

• Acuerdo 02 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo 03 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo 005 de 2013, Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo 004 de 2013, Por medio del cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

• Acuerdo 003 de 2013. Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

• Acuerdo 027 de 2006. por el cual se actualiza el Reglamento General de Archivos. • Acuerdo 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las

entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

• Acuerdo 038 de 2002. Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 - Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.

• Acuerdo 037 de 2002. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

• Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

• Acuerdo 050 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.

• Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del capítulo V, “Acceso a los documentos de archivo”, del Reglamento general de archivos.

• Acuerdo 011 de 1996. Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. • Acuerdo 07 de 1994. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.






• Circular anual de descongestión de archivos para las Misiones en el exterior • Circular anual para notificar el cronograma con las fechas establecidas para realizar las transferencias documentales

primarias • Circular externa 003 de 2015 del Archivo General de la Nación. Asunto: Directrices para la elaboración de Tablas de

Retención Documental. • Circular externa No. 003 de 2012 Asunto: Responsabilidad del AGN y del SNA respecto a los archivos de DDHH y

Memoria Histórica en la Implementación de la Ley 1448 de 2011, “Ley de Víctimas” • Circular No. 04 de 2003 del Archivo General de la Nación. Organización de las Historias Laborales • Circular No. 07 de 2002 del Departamento Administrativo de la Función Pública. Organización y conservación de los

documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. • Directiva Presidencial 04 de 2012, Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración

Pública. • NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de calidad”.

4. DEFINICIONES

A.G.N.: Archivo General de la Nación. Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. ARCHIVO HISTORICO: Archivo al cual se transfiere del Archivo Central la documentación que, por el proceso de valoración, se ha considerado debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. CONFIDENCIALIDAD: Seguridad de que la información es accesible solamente a quienes está autorizada para ello.






CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. DISPONIBILIDAD: Propiedad de que la información sea accesible y utilizable por solicitud de una entidad o persona autorizada. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón a sus actividades o funciones. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón a sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PÚBLICO: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. DUPLICIDAD: Conjunto de dos o más unidades de archivo idénticas, o replicadas, con los mismos contenidos de información y huellas de trámite. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.






EXPEDIENTE: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: El expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados. EXPEDIENTE HIBRIDO: Expediente conformado simultáneamente por documentos electrónicos y documentos físicos, que a pesar de estar separados forman parte de una sola unidad documental, serie o subserie, por razones del trámite o actuación. FOLIAR: Acción de numerar hojas en la esquina superior derecha en el sentido de la lectura. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental. Ej.: Tablas de Retención Documental, Programa de Gestión Documental, entre otros. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL: Formato utilizado para diligenciar los datos correspondientes a las transferencias e inventarios documentales, con la descripción de las series o subseries de un fondo documental de manera exacta. INTEGRIDAD: Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico y la prevención del deterioro de los documentos físicos. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. PLAZO PRECAUCIONAL: Es un tiempo adicional que se le concede a una unidad documental con el objeto de garantizar la consolidación del cambio en su ciclo vital; puede ser entendido también como un tiempo adicional que se otorga a los documentos antes de su descarte, con el objeto de atender posibles reclamaciones, servir de antecedente o soporte jurídico. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.






PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. RETENCIÓN DOCUMENTAL: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documental. SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL-TRD: Instrumento archivístico conformado por un listado de series, con sus correspondientes subseries (cuando aplique) y tipos documentales; a las cuales se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión y el Archivo Central y una disposición final. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL-TVD: Instrumento archivístico de aplicación exclusiva en el Archivo Central, el cual contiene un listado de series documentales a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en el Archivo Central, así como una disposición final. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, y de éste al Archivo Histórico, de conformidad con las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• GD-PR-14 Proceso de Gestión Documental

• GD-PL-01 Plan Institucional de Archivo

• GD-PL-02 Plan de Conservación Documental (Componente del Sistema Integrado de Conservación)

• GD-PG-01 Programa de Gestión Documental.

• IT-MA-02 Manual de Seguridad y Privacidad de la Información.

• GD-MA-02 Manual de Correspondencia y comunicaciones oficiales.

• CO-GS-03 Guía de Publicación de Contenidos Institucionales.






• CO-GS-04 Guía del Sistema Gráfico del Ministerio de Relaciones Exteriores.

• GD-PT-07 Transferencia secundaria

• GD-PT-08 Consulta y préstamo de documentos

• GD-PT-19 Transferencia Documental primaria

• GD-PT-20 Gestión Documental / Eliminación Documental

• GD-PT-22 Creación, actualización o modificación de Tablas de Retención Documental – TRD

• DE-PT-26 Procedimiento de elaboración y revisión de comunicaciones oficiales y otros documentos públicos para firma del Ministro de Relaciones Exteriores

• GD-IN-06 Instructivo para elaboración de Transferencias Secundarias.

• Cuadro de Clasificación Documental

• Guías Cero Papel en la Administración Pública 1, 3, 4, 5 y 6.

• Política de Tratamiento de la Información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. 6. REGISTROS

• GD-FO-03 Tabla de Retención Documental

• GD-FO-08 Formato Único de Inventario Documental

• GD-FO-26 Acta de Eliminación Documental

• GD-FO-27 Solicitud Consulta y Devolución a Bodega

• GD-FO-28 Remisiones a Bodega

• GD-FO-29 Formato préstamo de documentos en archivos de gestión

• GD-FO-47 Tabla de Valoración Documental - TVD

• GD-FO-48 Cuadro de Clasificación Documental

• GD-FO-49 Cuadro de Clasificación Documental - TRD

• GD-FO-50 Formato Inventario Documental - Audiovisuales

• GD-FO-51 Formato Inventario Documental - Fotografías

• GD-FO-56 Acta de visita previa / Transferencia Documental Primaria

• GD-FO-58 Solicitud de creación, actualización o modificación de la Tabla de Retención Documental

• GD-FO-60 Formato Único de Inventario Documental para Transferencias Secundarias.

• GD-FO-62 Formato Testigo Archivos de Gestión

• GD-FO-64 Formato Hoja de Control

7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS

• Sistema Integral de Trámites al Ciudadano SITAC

• Sistema de Protocolo Acreditación y Privilegios

• Apostilla y Legalizaciones

• Sistema de Registro y Control de Academia Diplomática

• Sistema Integrado de Gestión SIG / Sistema Maestro

• Informe de Embajadores

• Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo






• Sistema de Correspondencia Oficial SICOF 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

9. RESPONSABILIDADES Ministro de Relaciones Exteriores:

• Compromiso con la Administración Documental y la Gestión Documental para la construcción de la memoria institucional, la protección y la conservación del patrimonio documental e histórico.

Viceministros, Directores, Jefes, Coordinadores, Embajadores y Cónsules:

• Son responsables por los Archivos de Gestión, su organización, inventario actualizado y reporte al momento de entregar el cargo.

• Los funcionarios que sean vinculados, trasladados o desvinculados de su cargo deberán recibir de su antecesor y entregar a su sucesor o en su defecto, al jefe inmediato, los documentos y archivos derivados del ejercicio de sus funciones, debidamente inventariados en el Formato Único de Inventario Documental GD-FO-08.

Dirección Administrativa y Financiera / Grupo Interno de Trabajo de Archivo:

• Responsables del diseño e implementación de los Instrumentos Archivísticos y de Información de acuerdo con la normatividad vigente.

• Brindan asesoría y capacitación en Gestión Documental y Administración de Archivo, a los funcionarios de planta interna y externa

• Realizan seguimiento al cumplimiento de la normatividad en materia archivística

• Llevan a cabo la evaluación y mejora continua de la Administración de Archivos y la Gestión Documental

• El Grupo Interno de Trabajo de Archivo, de conformidad con el numeral uno del artículo cuarto del Acuerdo 038 de 2002, realizará la verificación de la entrega del Inventario Documental GD-FO-08, a través del numeral 3 del formato GH-FO-55.

Personal de la planta global del Ministerio de Relaciones Exteriores:

• Conocen y aplican el Manual de Archivo.

• Están atentos a los cambios para solicitar la actualización de las Tablas de Retención Documental cuando se requiere.

• Contribuyen con la actualización de los Instrumentos Archivísticos y de Información.

• Actualizan el inventario documental cada vez que se crea una carpeta, de acuerdo con la TRD de su dependencia.

• Dan cumplimiento al cronograma de transferencias documentales primarias.

• Aseguran la alineación de los formatos del Sistema Integrado de Gestión con la Tabla de Retención Documental

• Realizan la foliación de los documentos que se archivan en las carpetas, en los archivos de gestión.






• Diligencian la hoja de control, desde el momento de la creación del expediente complejo y cada vez que se realicen inserciones de documentos.

• Conocer la Tabla de Retención Documental de la dependencia y aplicarla en el proceso de clasificación de los documentos y la identificación de las unidades de conservación a través del correcto diligenciamiento de los rótulos.

• Al utilizar papel reciclado durante el proceso de producción documental, se debe asegurar que la información que ya estaba impresa quede claramente tachada, lo anterior con el fin de evitar confusiones.

10. DESARROLLO DEL MANUAL

11. PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A continuación, se describirán los procesos de la Gestión Documental teniendo en cuenta las actividades relacionadas con la información y los documentos que se realizan en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para que sea recuperable y pueda utilizarse para la toma de decisiones administrativas, en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Los procesos son: Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, y valoración.

Ilustración 1 Procesos de la Gestión Documental






12. PLANEACIÓN

Este Proceso tiene como objetivo desarrollar actividades de planeación técnica de los documentos, durante su ciclo de vida, su creación, valoración, y el control de versiones, esto se hace a través de los instrumentos archivísticos normalizados, como: Cuadros de Clasificación Documental (CCD), Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), con los que cuenta el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Como parte de este proceso se encuentra la Administración de Archivos, que es el conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Es así como, en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio la planeación se efectúa bajo las directrices establecidas en el Proceso de Gestión Documental y en el Plan Institucional de Archivo – PINAR.

13. PRODUCCIÓN El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en cumplimiento de sus funciones produce y recibe a diario documentos de archivo. Este proceso archivístico, permite establecer la producción documental de la Entidad y así generar lineamientos para su control a través de documentos como:

• CO-GS-04 Guía del Sistema Gráfico del Ministerio de Relaciones Exteriores: Documento que da los lineamientos para el uso de la imagen institucional.

• El IT-MA-02 Manual de Seguridad y Privacidad de la Información: Documentos que brinda los lineamientos para garantizar la seguridad y privacidad de la información en la Entidad.

• La CO-GS-03 Guía de Publicación de Contenidos Institucionales: Establece los parámetros de publicación de contenidos institucionales en las páginas web de Cancillería.

• El GD-MA-02 Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales: Contiene las normas para la elaboración de comunicaciones oficiales internas y externas, las plantillas para su elaboración, el trámite de aprobación, las firmas autorizadas y los aspectos relacionados con las firmas digitales en la Cancillería, así como la asignación, renovación y revocación de los certificados digitales.

• El DE-PT-26 Procedimiento de elaboración y revisión de comunicaciones oficiales y otros documentos públicos para firma del Ministro de Relaciones Exteriores: Establece las actividades necesarias para elaborar y tramitar las comunicaciones oficiales que requieren la firma del ministro.

• SC-GS-04 Guía Funcionalidad del Centro de Atención al Ciudadano: Donde se dan los lineamientos para la recepción a través de los canales oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

• Sistema de correspondencia oficial SICOF: Es el sistema que tiene parametrizado los lineamientos para la elaboración de las comunicaciones oficiales internas y externas en la entidad, que incluye la identificación de series y subseries de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y la recepción y radicación de la correspondencia.






14. GESTIÓN Y TRÁMITE Este proceso busca ejecutar actividades de registro, distribución trámite, acceso y consulta, seguimiento y control de documentos, hasta la resolución de los asuntos de manera oportuna, en el día a día de las labores en Cancillería. Las directrices para este proceso se encuentran en los documentos del Sistema Integrado de Gestión que se citan a continuación.

• El GD-MA-02 Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales: Indica los lineamientos para la distribución de las comunicaciones oficiales.

• SC-GS-04 Guía Funcionalidad del Centro de Atención al Ciudadano: Donde se dan los lineamientos para la atención de PQRSDF en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en cuanto al seguimiento y control de éstas.

• Sistema de correspondencia oficial SICOF: A través de este sistema el Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia realiza la distribución de los documentos para su trámite. Los funcionarios gestionan las respuestas a las comunicaciones oficiales internas y externas que se producen y reciben en la Entidad.

• GD-FO-55 Formato para Control Diario de Planillas SICOF.

El acceso y consulta de los documentos se autoriza de acuerdo con la clasificación de la información, lo establecido en la Ley 594 de 2000 y en la Ley 1712 de 2014 de transparencia y acceso a la información. Para regular el préstamo que realizan los usuarios internos en los Archivos de Gestión, así como los usuarios internos y externos de los documentos que se encuentran en el Archivo Central, se cuenta con las siguientes herramientas:

• GD-PT-08 Procedimiento Consulta y préstamo de documentos.

• Inventario Documental del Archivo de Gestión

• Inventario Documental del Archivo Central

• GD-FO-27 Solicitud Consulta y Devolución a Bodega.

• GD-FO-28 Remisiones a Bodega.

• GD-FO-29 Formato préstamo de documentos en archivos de gestión.

Para la creación y conformación de expedientes se deben tener en cuenta las Tablas de Retención Documental. Es indispensable conocer el formato, el cual está reglamentado por la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 004 de 2013. Las Tablas de Retención Documental se encuentran publicadas en el Sistema Maestro y en la página Web de la Cancillería. A continuación, se presenta la conformación y diseño del formato, el cual obedece a las siguientes partes: Dependencia Jerárquica: Se refiere a la oficina inmediatamente superior en el orden jerárquico de acuerdo con el organigrama institucional Oficina Productora: Hace referencia a la oficina que produce o recibe los documentos. Sigla Oficina: Está compuesta por letras conformando siglas que indican el nombre de la dependencia en la jerarquía anteriormente mencionada. Lo anterior según el Instructivo GD-IN-01 Siglas de Identificación.






Código: Corresponde al número que identifica cada nivel de la estructura documental, es decir, la serie y la subserie documental. Es indispensable su utilización en la identificación de las carpetas y en el diligenciamiento del inventario documental. Series, Subseries y Tipos documentales: La Series Documentales se encuentran escritas en mayúscula y negrilla, y las Subseries Documentales en mayúscula. Los Tipos Documentales van escritos en minúscula, con mayúscula inicial, debajo de las Series Documentales o de las subseries según sea el caso, corresponden a los documentos que pueden encontrarse archivados dentro de las carpetas. Tiempo de Retención: Cuenta a partir de la fecha del último documento archivado en la carpeta o como esté registrado en la columna de procedimiento en la Tabla de Retención Documental. Los tiempos de retención inician una vez finaliza el respectivo trámite de los expedientes. Está expresado en años y se refiere al tiempo que deben permanecer las Series o Subseries Documentales en el Archivo de Gestión y/o en el Archivo Central. Disposición Final: Se refiere al destino final que se aplicará a la Series y/o Subseries documentales, una vez cumplan el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central. Esta disposición final se debe aplicar de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la dependencia para cada serie documental. Las alternativas son: CT: Conservación Total. Cuando se considera que tienen valor histórico o que son de permanente consulta en el Archivo de Gestión. E: Eliminación: Cuando se considera que las Series o Subseries Documentales se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, porque se considera que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal, que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología. I: Imagen. Se refiere a la sugerencia de que se conserven la Series y/o Subseries documentales en un medio tecnológico que asegure su reproducción exacta: Medio de imagen, electrónico o Micrográfico. S: Selección. Hace referencia al proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial, con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros. Esta operación la realiza el Archivo Central. Procedimiento: Describe el proceso que se le debe aplicar a la Series y/o Subseries Documentales, o se especifican los criterios de selección, disposición final y también se hacen aclaraciones complementarias a la Series y/o Subseries Documentales. Todas estas observaciones deben tenerse en cuenta en la aplicación de la Tabla de Retención Documental.






Ilustración 2. Formato GD-FO-03 Tabla de Retención Documental

La identificación de las unidades de conservación debe hacerse con los nombres y los códigos de series y subseries, tal como aparecen registrados en las Tablas de Retención Documental, diligenciando el rótulo como se indica a continuación: CÓDIGO DE LA SERIE: Se registra el número de la serie y subserie separado por un punto como se encuentra en la Tabla de Retención Documental en la columna Código. OFICINA PRODUCTORA: Corresponde al nombre de la dependencia que recibe o genera la información a archivar en la carpeta. SERIE: En este campo se debe registrar el nombre la Serie Documental tal como se encuentra en la Tabla de Retención Documental. SUBSERIE: En este campo se debe registrar, cuando aplique, el nombre la Subserie Documental tal como se encuentra en la Tabla de Retención Documental. TÍTULO DE LA CARPETA: Corresponde al nombre con el que se identifique el contenido de la carpeta, que facilite la recuperación de la información, guardando coherencia con la serie o subserie documental FOLIOS: En este campo se deben registrar la cantidad de folios que contiene la carpeta, estos no deben sobrepasar los 200.






CORRELATIVO: Número de la carpeta correspondiente a su orden dentro de varias que pertenecen a un mismo expediente o tema. Ejemplo: 1 de 2. FECHAS EXTREMAS: Se debe consignar la fecha inicial (más antigua) y la fecha final (más reciente) de los documentos contenidos en la carpeta. CAJA No. Se debe registrar el número de la caja que se asigna al momento de la transferencia documental primaria, en los Archivos de Gestión se diligencia cuando las carpetas se encuentran en cajas referencia X200. CARPETA No. Se registra el número consecutivo con el que se identifica cada una de las carpetas en el inventario del Archivo de Gestión o para la transferencia primaria.

Ilustración 3 Ejemplo diligenciamiento de rótulo para identificar carpetas

La rotulación de las carpetas abiertas a partir de enero de 2018 debe ser realizada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental vigente, que se encuentra publicada en la página web de la Cancillería: https://www.cancilleria.gov.co/ministry/strategy/document_management/documentary_withholding_tables Las carpetas que contienen documentos hasta diciembre de 2017 deben estar identificadas con los códigos y los nombres correspondientes a la Tabla de Retención Documental anterior.

https://www.cancilleria.gov.co/ministry/strategy/document_management/documentary_withholding_tables






15. ORGANIZACIÓN Este proceso archivístico busca normalizar las actividades de clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la entidad en la fase de Archivo de Gestión, Central o Histórico, así como la elaboración de los instrumentos archivísticos relativos al proceso.

16. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio cuenta con los Cuadros de Clasificación Documental (CCD), Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), que son los instrumentos archivísticos para la clasificación de los documentos. La organización de los Archivos de Gestión, en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio debe estar basada en la estructura de la Tabla de Retención Documental, es decir, las carpetas que conforman el archivo de la dependencia deben estar agrupadas por las series y subseries documentales establecidas en la Tabla de Retención Documental y debidamente identificadas. No deben incluirse documentos de apoyo

Cada oficina debe contar con un archivo, donde se conservarán organizados todos los documentos producidos y recibidos por la dependencia en el desarrollo de sus funciones. En los escritorios de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberá conservarse sólo los documentos que están en trámite y el material que sirve de apoyo para la ejecución de sus funciones. Excepcionalmente, cuando la ubicación de oficinas de la misma dependencia se encuentre en diferentes edificios, se podrán mantener las carpetas en la oficina del funcionario encargado quien será el responsable directo de su custodia. Los documentos de apoyo de la dependencia, tal como textos legales, boletines oficiales, copias de documentos de responsabilidad de otras áreas, publicaciones y en general los impresos, (excepto cuando se reciben o producen como anexos a un documento), no forman parte del archivo y debe mantenerse separados de él. Este tipo de documentación debe estar debidamente identificada y se conserva sólo mientras resulta útil. Por ningún motivo se abrirán carpetas identificadas como varios, correspondencia enviada, correspondencia recibida, memorandos, correo electrónico, entre otros. El funcionario responsable del manejo de archivo de gestión organizará las carpetas de acuerdo con las series y subseries documentales establecidas en la Tabla de Retención Documental. Se deben reproducir en fotocopia los documentos en papel químico o térmico antes de ser archivados, debido a que este tipo de papel se deteriora con rapidez por las condiciones ambientales y a través del tiempo, ocasionando pérdida de información importante para la Cancillería. Las copias se deben archivar en lugar de los documentos y lo que se encuentre en papel químico o térmico debe eliminar. En las carpetas no se almacenarán copias de un mismo documento. En el evento de existir original y copias se conservará el documento original descartando las copias idénticas. Si hay varias copias y ausencia del original, se conservará la copia más completa en trámite y legibilidad. Los borradores, incluyendo manuscritos, una vez formalizado el documento respectivo, se eliminarán. El funcionario responsable del tema, previa verificación del cumplimiento del trámite o asunto que motivó la producción o recepción del documento, debe identificar, la serie o subserie a la que corresponde. Por esta razón, todos los funcionarios






tienen la obligación de conocer la Tabla de Retención Documental de la dependencia y aplicarla desde el proceso de producción de los documentos y para su clasificación. En cada carpeta, los documentos deben estar ordenados cronológicamente de manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites, del más antiguo al más reciente, en forma de libro. En los casos de documentos compuestos (documento que incluye anexos), estos se ordenarán como una unidad, respetando su contenido y orden interno. Un expediente podrá estar contenido en una o varias unidades de conservación (carpetas) si la cantidad de documentos lo amerita. Si un expediente, en virtud de su volumen debe dividirse en varias carpetas, cada una llevará el mismo título, pero con la designación del número correlativo que le corresponde en el total. En el caso de tener tres (3) carpetas, a la primera se le coloca (1 de 3), a la segunda (2 de 3) y a la tercera (3 de 3). De igual manera, el rótulo debe contener las fechas extremas de la documentación legajada. Cada carpeta no debe exceder su capacidad máxima, la cual corresponde a un aproximado de doscientos (200) folios. La foliación de los documentos en cada unidad de conservación se realizará con lápiz de mina negra en la esquina superior derecha, de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números, de 1 en adelante y en el sentido de lectura del texto. No se deben foliar las pastas, la hoja de control, ni las hojas en blanco.

Ilustración 4 Foliación de documentos

Cuando un expediente esté contenido en varias carpetas, la foliación debe ser consecutiva de uno (1) en adelante, teniendo en cuenta el número de carpetas, por ejemplo; carpeta No. 1, 1-198, carpeta No. 2 inicia con el número de folio 199-300, etc.

Ilustración 5 Foliación de correlativos

1 2

3 4

n. 198

199

200 201

202 n.

300

Carpeta 1 de 2 Carpeta 2 de 2






17. ORDENACIÓN DOCUMENTAL

El sistema de ordenación de las carpetas utilizado en los Archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo Rotatorio, puede ser alfabético, numérico o mixto, según las características de las series y necesidades propias de la operación. En cumplimiento con el Acuerdo 05 de 2013 del Archivo General de la Nación, se debe implementar la Hoja de Control para los expedientes complejos, como Historias Laborales y Contratos. Es deber de los funcionarios encargados, realizar la ordenación de los documentos, foliarlos de acuerdo con lo antes mencionado y registrarlos uno a uno en la Hoja de Control del expediente correspondiente. El registro de la Hoja de Control debe iniciar con la creación del expediente, debe registrar los tipos documentales como se encuentran en la Tabla de Retención Documental, no se debe pegar en la carpeta ni foliar como un documento del expediente. No debe registrarse como un tipo documental en la Tabla de Retención Documental. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio implementó la Hoja de Control para garantizar la integridad de los expedientes que administra, porque se evita el ingreso o sustracción de documentos y se facilita la recuperación de la información; adicionalmente, permite controlar las inserciones de documentos, facilita las Transferencias Documentales Primarias y es una forma de garantía de derechos y acceso a la información.

18. CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO Para la conservación de los documentos en los archivos de gestión, se deben utilizar las carpetas oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, así: Las carpetas cafés elaboradas en yute, con dos tapas legajadoras, escudo de Colombia y rótulo impreso, se utilizarán con su respectivo gancho legajador plástico, en los archivos de gestión, debido a que los documentos que contienen se usan y manipulan constantemente por motivos de trámites. Este tipo de carpeta se utilizará específicamente para los documentos que no van a tener una conservación permanente, teniendo en cuenta los tiempos de retención y la disposición final de los documentos según la Tabla de Retención Documental.

Ilustración 6 Carpetas y ganchos legajadores






Las carpetas de solapas laterales, cerradas y elaboradas con propalcote blanco (cuatro aletas), se deben utilizar para la documentación de conservación total o de altos tiempos de retención. Estas carpetas no utilizan ganchos legajadores, por lo tanto, evitan la perforación de los documentos.

Ilustración 7 Carpetas cuatro aletas

En ambos casos, una vez foliados los documentos se deben retirar los sujetadores metálicos (ganchos, clips, alfileres, punzones, entre otros). Se debe evitar el archivo de documentos sueltos o legajados en carpetas colgantes, carpetas de tres argollas o AZ. Estas condiciones de almacenamiento no son recomendadas y no se reciben en Archivo Central al momento de realizar transferencias documentales. Su utilización está prohibida, exceptuando las Misiones en el Exterior, en donde no se encuentren carpetas similares a las que se usan en planta interna. Es importante procurar no doblar los documentos, no obstante, si su tamaño lo requiere se deben hacer la menor cantidad de pliegues, documento por documento, tratando que el formato quede menor que el de la carpeta que lo va a contener. Tanto en las estanterías como en los archivos rodantes, las carpetas deberán ubicarse sobre su lomo, en forma vertical, con el rótulo de identificación en el extremo superior derecho. En el archivo rodante las carpetas deben ubicarse iniciando en el extremo izquierdo del archivador rodante.

Ilustración 8 Organización del Archivo Rodante






Las carpetas en los estantes se deben ubicar por cada entrepaño, de arriba hacia abajo (Forma Z). Al terminar el último entrepaño se siguen ubicando las carpetas en el primer entrepaño del estante que continua a la derecha.

Ilustración 9 organización de estantería abierta

El mobiliario donde se ubican los documentos de archivo debe estar debidamente identificado, con las series y subseries de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, de modo que sea fácil la ubicación y recuperación de los documentos Los archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservación, seguridad y manejo óptimo de los documentos, por tanto, no se deben guardar allí elementos que no cumplan con esta función, tales como papelería, elementos decorativos, equipos de oficina, entre otros. Cuando se utilice caja de archivo, el número de carpetas por caja puede variar de acuerdo con el número de folios de cada una. Se recomienda dejar las carpetas ligeramente holgadas para permitir fácilmente la consulta e inclusión de documentos que sean necesarios ingresar y ubicar en las carpetas de izquierda a derecha dentro de la caja. Para la identificación de las cajas se utilizará un rótulo en el que se relaciona: Código y nombre de la dependencia, años, número de caja, serie y número de carpeta. El uso de cajas en los archivos de gestión favorece la conservación de los documentos y facilita las labores de limpieza de las áreas destinadas para archivo.

Ilustración 10 Caja para archivo referencia X200 y ejemplo de rótulo para identificación






Cuando se utilice archivo vertical, se deben ubicar las carpetas de arriba abajo por gavetas, dentro de cada gaveta se deben colocar las carpetas en orden de serie y subserie. Para identificar las gavetas se utilizará un rótulo relacionando las series y subseries que se encuentran en cada una.

Ilustración 11 Mobiliario para archivo y ejemplo de rótulo para identificación

19. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cuenta con Inventarios Documentales y el Banco Terminológico como instrumentos para la descripción de los documentos. Todos los Archivos de Gestión deberán mantener actualizado el Inventario Documental de las carpetas que lo conforman, registrando cada una al momento de su apertura. Lo anterior en cumplimiento de la obligación1 de las entidades de la administración pública, de elaborar inventarios de los documentos que producen en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases de archivo. El inventario facilitará el control de tiempos de retención de acuerdo con la tabla de Retención Documental. Los Inventarios documentales facilitan la entrega de transferencias documentales primarias de las dependencias al Archivo Central del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, así como la entrega o recibo de documentos por parte de los servidores públicos2, al momento de vincularse, trasladarse o desvincularse de su cargo. Para el registro del Inventario Documental, se debe utilizar el Formato Único de Inventario Documental (GD-FO-08), la versión actualizada de este debe descargarse del Sistema Maestro. En la hoja dos del libro Excel, se encuentra un instructivo para su diligenciamiento.

1 Artículo 26 de la Ley 594 de 2000

2 Acuerdo del Archivo General de la Nación. No. 038 de 2002






Ilustración 12 Formato Único Inventario Documental GD-FO-08

19.1.1.1. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

Los documentos electrónicos pueden clasificarse por la forma en la que se producen o por su forma o formato, así: Documentos electrónicos nativos: Cuando han sido elaborados desde un principio a través de medios electrónicos y permanecen en estos durante todo su ciclo de vida. Documentos electrónicos digitalizados: Cuando los documentos en soportes tradicionales como el papel, se convierten de análogos a digitales para su utilización a través de medios electrónicos. Documentos ofimáticos: Documentos generados a través de programas o paquetes de software, como procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, entre otros. Correos electrónicos: Son las comunicaciones enviadas o recibidas por este medio y sus archivos adjuntos, siempre que se encuentren vinculados a una serie o subserie documental. Imágenes, videos y audio digital: Son considerados documentos de archivo, cuando hacen parte de una serie o subserie documental.






Los documentos electrónicos producidos o recibidos por los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en el desarrollo de sus funciones, deben conservarse de acuerdo con los lineamientos de la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, estos deben ser tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. No es correcto conservar documentos electrónicos de archivo en estaciones de trabajo de funcionarios, ni en dispositivos de almacenamiento removibles, de acuerdo con los lineamientos de respaldo de la información (10.7.6) que se encuentran en el Manual de Seguridad y Privacidad de la Información IT-MA-02. Cada dependencia debe conformar su Archivo de Gestión de documentos electrónicos de archivo, de conformidad con las Tablas de Retención Documental. La carpeta debe denominarse: Archivo de Gestión y la sigla de la dependencia. Para la estructura de las carpetas al interior debe crearse una por cada serie o subserie y dentro de esta una por cada año y por mes, cuando aplique. Las subcarpetas que se creen dentro de estas corresponderán a los expedientes electrónicos. Los documentos electrónicos se archivarán dentro de los expedientes electrónicos, en el orden cronológico en el que se reciban o se produzcan, se debe eliminar copias y versiones de un mismo documento, para conservar sólo el documento final. Es indispensable diligenciar la hoja de control para los de expedientes complejos. Para el caso de expedientes híbridos, es decir, que tienen documentos físicos y electrónicos, es necesario diligenciar el GD-FO-62 Formato Testigo Archivos de Gestión como indica el instructivo; esto con el fin de mantener el vínculo archivístico y acceder a la ubicación del documento que no se encuentra en el expediente. Los documentos electrónicos se deben conservar en el Archivo de Gestión, por el tiempo que establece la Tabla de Retención Documental, para el caso de expedientes híbridos se conservará por el mismo tiempo el documento físico y el electrónico. Luego se procede con la Transferencia documental electrónica. Se debe tener en cuenta la clasificación de la información (documentos públicos, clasificados o reservados) al momento de archivar los documentos electrónicos, lo anterior con el fin de controlar el acceso a estos al interior de la dependencia y revisar cuidadosamente con quien se comparte esta información Las carpetas que conforman los Archivos de Gestión de documentos electrónicos se deben nombrar así: Archivo de Gestión: Se debe abrir una carpeta identificada como Archivo de Gestión y la sigla de la dependencia para facilitar la ubicación de los documentos de archivo al momento de la transferencia electrónica Subserie documental: La carpeta se debe identificar con el código compuesto de dos números separados por un punto y nombre de la subserie como se encuentra registrado en la Tabla de Retención Documental de la dependencia. Se registra el código y nombre de la serie sólo cuando no tenga subserie. Año: Se debe abrir al interior de la carpeta identificada con la subserie una carpeta para cada año, esto con el fin de facilitar las transferencias electrónicas. Es importante analizar las particularidades de cada archivo de gestión para determinar si es necesario abrir dentro de la carpeta del año una por cada mes. Título del expediente electrónico: El nombre del expediente debe ser claro, de modo que permita identificar su contenido y su recuperación sea fácil.






Tipo documental: Identificar el documento con la fecha en formato año mes día y el nombre del tipo documental como se encuentra registrado en la Tabla de Retención Documental de la dependencia. Debe estar en formato PDF. En el ejemplo a continuación se puede observar en primer lugar la subserie 34.987 Informes de Capacidad que produce informes trimestrales durante el año, para esta situación no es necesario abrir carpetas por mes, debido a que se trata de un solo tipo documental que puede identificarse fácilmente. Por otro lado, la subserie 65.721 Solicitudes de Información internas, para este ejemplo se maneja por casos, por lo tanto, se debe abrir una carpeta por año y una por mes en la que se archiven cada uno de los expedientes que corresponden a un caso y dentro de ellos los tipos documentales que lo conforman, ordenados cronológicamente.

Ilustración 13 Ejemplo Archivo de Gestión Electrónico

20. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Corresponden a las actividades encaminadas a la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico, con base en lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), incluyendo el cronograma.

21. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS El procedimiento para realizar las Transferencias Documentales Primarias de documentos físicos y electrónicos se encuentra en el Procedimiento GD- PT-19, este registra una a una las actividades que se deben realizar en aplicación de las Tablas de Retención Documental y las Políticas de Operación. Anualmente se elaborará una circular y un cronograma con las fechas asignadas a cada una de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su






Fondo Rotatorio, para la realización de las Trasferencias Documentales Primarias. Esta información se debe socializar a través de los canales internos de información de la entidad. Serán transferidos excepcionalmente al Archivo Central, los expedientes que requieran ser protegidos cuando no sea posible garantizar su integridad y no pueden conservarse o custodiarse adecuadamente en el Archivo de Gestión. Cuando por reasignación de funciones una serie o subserie pase de una dependencia a otra, se realizará un análisis para cada caso, sobre la pertinencia de trasladar los expedientes. Al momento de la transferencia se debe entregar las carpetas dejando una observación en el inventario donde se explique porque fueron trasladadas y a que dependencia pertenecían.

22. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS En cumplimento del artículo 2.8.2.9.4 del Decreto 1080 de 2015, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, transfiere al Archivo General de la Nación, los documentos que de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental han sido valorados como históricos y son de conservación total. Las Transferencias Documentales Secundarias se deben realizar teniendo en cuenta lo establecido en el Procedimiento GD- PT-07, este registra las actividades que deben realizarse en aplicación de las Tablas de Valoración Documental y las políticas de operación.

23. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Consiste en realizar la debida selección de los documentos aplicando la técnica de muestreo y los criterios de valoración señalados en las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD). Así mismo, los procedimientos que garanticen la destrucción segura y adecuada de los documentos físicos y electrónicos. Para definir la disposición final de los documentos el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se tiene en cuenta los valores primarios y secundarios de los documentos, la información que aporte el productor de la información y el aval del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. La disposición final se aplica de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental, una vez las series o subseries documentales cumplan el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central, se procede a aplicar uno de los siguientes procesos archivísticos:

23.1.1.1. CONSERVACIÓN TOTAL La decisión de conservar totalmente los documentos producidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en su labor administrativa y misional, está fundamentada en que estos son un testimonio de las acciones adelantadas por la institución y que sin duda brindan conocimiento histórico de los vínculos y concertaciones políticas, económicas y culturales que, se han gestado a lo largo del tiempo entre las diferentes naciones; a su vez, la información que contienen estos permite la defensa de los derechos e intereses institucionales, sus funcionarios, la ciudadanía y el país.






Debido a la naturaleza del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y según lo establecido por la legislación colombiana más que una obligación, es una responsabilidad y un compromiso organizar y conservar los documentos que se generan en el ejercicio de las actividades, más aún cuando estos forman parte del patrimonio documental y de la memoria histórica de Colombia. Para definir la conservación total de las series documentales que se producen, se han tomado como base los requerimientos administrativos a los que estos responden, al igual que su importancia para el conocimiento y el desarrollo institucional, el avance histórico, cultural, científico y tecnológico de la nación. Los documentos que se conservan de forma permanente representan el testimonio del actuar del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, parte de su importancia radica en la diversidad de los temas que hacen parte de las funciones que tiene a cargo. En el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, la documentación histórica cuenta con unas características propias determinadas por:

• Otros Estados

• Misiones diplomáticas

• Ciudadanos colombianos en el Exterior

• Entidades gubernamentales de Colombia y otros países

• Organismos Internacionales

• Mecanismos de Integración y Concertación Regional

• Ciudadanos Extranjeros

• Derecho Internacional

• Plan Institucional y Sectorial del sector Relaciones Exteriores en Colombia

• Gobierno Nacional

• Entidades Nacionales públicas y privadas

• Entes de control, certificadores

• Grupos de interés

• Intereses del país y de sus nacionales

• El Servicio Exterior de la República Otros aspectos son las relaciones internacionales y la política exterior del país, en los ámbitos de seguridad, economía, comercio, desarrollo social, cultura, medio ambiente, derechos humanos, derecho internacional humanitario, ciencia, tecnología y cooperación internacional. También se tiene en cuenta como criterio importante para definir la conservación total de series y subseries documentales, lo establecido en las Tablas de Valoración Documental, que se encuentran convalidadas por el Archivo General de la Nación.

23.1.1.2. Eliminación Documental Cuando se opta por este procedimiento es porque se considera:






Que los documentos han perdido todo valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable; que adicionalmente estos documentos no tienen valor histórico o carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Que los documentos se encuentran compendiados en un documento final y, por lo tanto, son preliminares y pueden ser eliminados. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio consciente de que la eliminación es un proceso irreversible, realiza mesas de trabajo con los productores de los documentos, con el fin de asegurar que la decisión de eliminar esté debidamente sustentada en todos los aspectos que contemplan las Tablas de Retención Documental, esto sumado al estudio de valoración definido en las TVD. En todos los casos de eliminación documental se revisa la sustentación y se presenta ante el Comité institucional de Gestión y Desempeño para su aprobación. La eliminación se debe realizar de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento GD-PT-20 “Eliminación Documental”. La eliminación de los documentos de apoyo deberá registrarse en el Formato GD-FO-26 “Acta de Eliminación de Documentos”, como lo establece el parágrafo del artículo cuarto del Acuerdo 042 de 2002. En la actualidad el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio cumple con la disposición 7.2 Medidas de protección de los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, del Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.

23.1.1.3. SELECCIÓN DOCUMENTAL Para realizar el proceso de selección, se estableció la aplicación de un muestreo cualitativo-cuantitativo equivalente a un porcentaje del total de la producción anual para el que, adicionalmente se debe tener en cuenta un criterio de valoración. Por ejemplo; en el caso de los contratos, estos se conservan en total veintiún (21) años y posteriormente se eliminan, previa selección de una muestra correspondiente al 10 % del total de la producción anual. Las carpetas seleccionadas para conservación se identificarán en el Archivo de Gestión, teniendo en cuenta los contratos de mayor cuantía, estos se deben identificar indicando en el campo de notas del formato de inventario al momento de transferir al Archivo Central. El porcentaje de lo que se elija para conservar constituye parte del patrimonio documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Como resultado del análisis de lo que se decidió seleccionar, se concluyó que se trata de conservar los documentos representativos que se conviertan en una evidencia de las actividades que se desarrollan en la Cancillería, de los procedimientos y el cumplimiento de sus funciones dentro de un contexto social, histórico, político nacional e internacional, Sin necesidad de conservar la totalidad de la producción documental de la serie documental. En la columna “Procedimiento” del formato TRD se describe para cada una de las series con disposición final selección, el porcentaje de la muestra a seleccionar y el criterio que se aplicará para realizar este procedimiento.






24. CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS Para la consulta y préstamo de documentos, en los Archivos de Gestión y el Archivo Central, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio ha establecido lineamientos en el Procedimiento GD-PT-08.

24.1.1.1. ARCHIVOS DE GESTIÓN La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, debe tener previa autorización del jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, se debe llevar el registro en el Formato GD-FO-29 Préstamo de Documentos en Archivos de Gestión, en el que se consigna la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución, de conformidad con el Acuerdo 042 de 2002, artículo sexto del Archivo General de la Nación. Cuando el préstamo del expediente se realice al interior de la dependencia, es discrecional la implementación del Formato GD-FO-29 Préstamo de Documentos en Archivos de Gestión, lo anterior teniendo en cuenta las particularidades de cada archivo de gestión, tales como: el tamaño del archivo, el nivel de consulta, la ubicación del archivo (cuando el archivo se encuentre en lugar diferente a la dependencia) si el archivo se encuentra centralizado, entre otros aspectos. La no implementación del formato no exime al funcionario de la responsabilidad que se menciona en el Acuerdo 042 de 2002, artículo tercero del Archivo General de la Nación. El registro de préstamo siempre se diligenciará o será firmado, por la persona que retira la carpeta. Quien solicita un documento y/o expediente al archivo en calidad de préstamo, durante el tiempo del préstamo será responsable por la custodia e integridad del expediente o documento suministrado según lo dispone la Ley. Mientras no realice la devolución del documento, aun en los casos de préstamos a otros funcionarios, éste continuará a su cargo. El término de préstamo recomendado para cada consulta es de tres días, tiempo a partir del cual se podrá controlar o recordar para su devolución. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no sea clasificada o reservada. En la correspondiente oficina se mantendrá actualizado el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta. Los expedientes, carpetas, legajos antes de prestarlos o transferirlos; deben foliarse o en su defecto contabilizar los folios que contiene. El documento o expediente que ha sido devuelto debe ser archivado en el sitio original.






24.1.1.2. ARCHIVO CENTRAL Todos los documentos que ingresan al Archivo Central, tanto los producidos y aquellos otros recibidos que guardan relación con los diferentes procesos documentales, deben custodiarse y cuidarse para garantizar su confidencialidad. Podrán solicitar expedientes y otros documentos en calidad de préstamo, los responsables de aquellas oficinas productoras de los mismos y deberán seguirse los lineamientos como lo establece el Procedimiento GD-PT-08 “Consulta y Préstamo de documentos”.

25. VALORACIÓN DOCUMENTAL El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, realiza la valoración documental como un proceso permanente y continuo de análisis e identificación de los valores primarios y secundarios de las agrupaciones documentales, desde la etapa de planeación, con el fin de establecer tanto los criterios de disposición final, como los tiempos de retención de las series y subseries documentales. Valorar los documentos hace posible identificar, seleccionar, racionalizar la producción documental y construir memoria. Para llevar a cabo este proceso se han tenido en cuenta:

1. El Ciclo Vital del Documento: El proceso de valoración hace posible el ejercicio práctico de este ciclo, porque permite administrar de manera eficiente los documentos en sus diferentes etapas.

2. EL Cuadro de Clasificación Documental: Este instrumento ayuda a identificar las agrupaciones documentales

y su procedencia. 3. Las funciones Institucionales, procedimientos y manuales: El análisis de esta información permite comprender

la importancia de la institución y hace posible identificar criterios de valoración primarios, teniendo en cuenta la naturaleza administrativa, legal y fiscal de esta. Los criterios de valoración secundarios se han definido como el resultado de identificar las funciones misionales de la Cancillería, su contenido informativo, los usos de la información contenida en los documentos y la importancia de nuestra institución para la construcción de la historia de Colombia.

4. El volumen de producción y la frecuencia de la consulta de los documentos en los Archivos de Gestión:

Analizar estos datos permite conocer la importancia de los documentos y sus características, de este modo se asignan los tiempos de retención y la disposición final de una manera más precisa.

5. La normatividad vigente: Se requiere para la verificación de los tiempos de retención y disposición final,

asignados a ciertos documentos por norma, como en el caso del valor jurídico, o lo dispuesto por las instituciones encargadas para el valor legal y fiscal, cuando se trata de series facilitativas.

6. La necesidad de responder solicitudes de información a las autoridades competentes: Se asignan tiempos de

retención suficientes para atender a los requerimientos de las autoridades.






7. El trabajo interdisciplinario: El proceso de valoración se ha realizado apoyado en diferentes disciplinas, para ello el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio cuenta con un historiador, un profesional en archivística y un administrador que definen conjuntamente los criterios.

25.1.1.1. VALORES PRIMARIOS

A continuación, se mencionan los valores primarios junto con los criterios que ha definido el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, para determinar que estos se evidencian en su producción documental.

25.1.1.1.1. VALOR ADMINISTRATIVO Documentos que se producen o reciben en el día a día, durante el desarrollo de las actividades que se derivan de las funciones asignadas mediante Resolución a cada una de las dependencias y dan testimonio de estas, que son producto de una necesidad administrativa y se generan para dar respuesta. Sirven de apoyo para la toma de decisiones y son la base para los procesos de planeación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

25.1.1.1.2. VALOR JURÍDICO Documentos que apoyan la defensa de los ciudadanos en el ejercicio de sus derechos, o los que produce y utiliza la Cancillería, con el fin de probar y salvaguardar los derechos de la institución ante otras instancias. Son generados y utilizados en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con el fin de probar y salvaguardar los derechos del gobierno colombiano frente a otras instituciones o instancias.

25.1.1.1.3. VALOR LEGAL Documentos que produce la Cancillería y sirven de testimonio ante la ley, que le permiten a la entidad demostrar la existencia o veracidad de un hecho. Son los documentos misionales como, por ejemplo, los que evidencian el proceso de expedición de la identificación de colombianos en el exterior de acuerdo con los requisitos exigidos por la regulación del país y los que evidencian el proceso de autorización del ingreso, permanencia y salida de extranjeros del territorio nacional, entre otros.

25.1.1.1.4. VALOR FISCAL Documentos que contienen información de las entradas o salidas de dinero al Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Contienen información de los controles que sobre el manejo de dineros produce y tramita la Cancillería y sirven de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.

25.1.1.1.5. VALOR CONTABLE Documentos que soportan el conjunto de las cuentas del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, o los que evidencian el registro de ingresos y egresos de recursos de la Cancillería. Estos son testimonio de los movimientos económicos de la entidad.






25.1.1.2. VALORES SECUNDARIOS Los valores secundarios son las condiciones de los documentos que les confieren características que destacan un interés para la historia, la ciencia y la cultura en los Archivos Históricos. En la Cancillería se han valorado documentos que desde su producción son considerados como históricos. Los instrumentos internacionales como tratados y acuerdos bilaterales o multilaterales, son algunos de ellos. A continuación, se mencionan los valores secundarios junto con el criterio que ha definido el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio para determinar, que estos se evidencian en su producción documental.

25.1.1.2.1. VALOR CULTURAL

Documentos cuyo contenido da testimonio, entre otras cosas, de hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, o estéticos, propios de los colombianos y que son útiles para el conocimiento de su identidad. Como un ejemplo de las series documentales que poseen este valor, la Cancillería registra los intercambios de diplomacia deportiva y cultural con otros países. Se documentan las acciones a favor de la protección de nuestros bienes culturales y se registran las actividades culturales de promoción de Colombia en el exterior.

25.1.1.2.2. VALOR CIENTÍFICO

Documentos que produce el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en el ejercicio de sus funciones y que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Como un ejemplo de las series documentales que poseen este valor, la Cancillería participa en investigaciones en materia de hidrocarburos.

25.1.1.2.3. VALOR HISTÓRICO Documentos que se convierten en fuentes primarias de información y son útiles tanto para la investigación, como para reconstruir la memoria de nuestro país, porque relatan la situación social, económica, política y cultural de una época. Como un ejemplo de las series documentales que poseen este valor, la Cancillería desde sus dependencias misionales constantemente produce documentos en los que se registra la posición de Colombia en temas políticos, económicos, sociales, ambientales, bilaterales, multilaterales, para ser presentada ante otros países, organismos, mecanismos e instancias. Se registran también las acciones en materia de cooperación, derechos humanos y derecho internacional humanitario, desarrollo e integración fronteriza, entre otros.

26. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES En los procedimientos de archivo descritos en el presente manual, se deberá cumplir y acatar lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en total armonía con lo contenido en la Política de Tratamiento de la Información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.






HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Creación y adopción del documento.

CONTROL DE REVISIONES - Cancillería · • Acuerdo 037 de 2002. Por el cual se establecen las...

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