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PROGRAMA ESPECÍFICO DE AUDITORÍA Y CONTROL - V1

DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN 2

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

Control de Versiones, Revisiones y Aprobaciones del documento Versión Descripción Elaboró Revisó Aprobó

1

Primera versión del documento

Profesionales especializados,

Oficina de Control Interno y Grupo

Gestión Documental

Jefe de Oficina de Control Interno y Coordinador del Grupo Gestión

Documental

Comité de Archivo Superintendencia Nacional de salud (Acta 025 del 08 de septiembre de 2016)

Fechas Junio de 2016 Julio de 2016 Septiembre de 2016

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ACTA DE APROBACIÓN PROGRAMA

ESPECÍFICO: Acta 025 de 2016 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN PROGRAMA

DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Resolución 299 de 2015 (MAR 05) Superintendencia Nacional de Salud

FECHA DE VIGENCIA: 2016 – 2018

INSTANCIA DE APROBACIÓN: COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL

DE SALUD

DENOMINACIÓN DE LA AUTORIDAD

ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL: GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL SECRETARIA GENERAL – SUBDIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

VERSIÓN DEL DOCUMENTO: VERSIÓN 01

RESPONSABLES DE SU ELABORACIÓN: EDDNA DUEÑAS PROFESIONAL ESPECIALIZADO – OFICINA DE CONTROL

INTERNO

DIANA CAROLINA SÁNCHEZ SEPÚLVEDA PROFESIONAL ESPECIALIZADO – GRUPO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

LUIS JORGE MORENO FEO PROFESIONAL ESPECIALIZADO – GRUPO DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

LINA ISABEL CENTENO DÁVILA COORDINADORA GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL

JUAN DAVID LEMUS JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO

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TABLA DE CONTENIDO

1. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 4

2. OBJETIVOS ............................................................................................................................... 4

3. ALCANCE .................................................................................................................................. 4

4. LINEAMIENTOS ........................................................................................................................ 4

5. METODOLOGÍA ........................................................................................................................ 5

6. RECURSOS ............................................................................................................................... 6

7. RESPONSABLES ..................................................................................................................... 6

ANEXOS. ............................................................................................................................................ 6

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1. JUSTIFICACIÓN

De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y los

Decretos Reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otras, corresponde a la Oficina

de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido

dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de

todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada

una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados

y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la Entidad. Adicional a lo

anterior, dentro de su función de acompañamiento, la Oficina se encuentra facultada para

realizar seguimiento y dar recomendaciones y sugerencias a la Alta Dirección en busca del

cumplimiento de la normatividad vigente.

2. OBJETIVOS

Hacer seguimiento al cumplimiento de los requisitos y elementos propios del ciclo de vida de

los documentos de archivo y de la gestión documental, de conformidad con los lineamientos

de la Ley 594 del 2000, el Decreto Único Reglamentario 1080 del 2015 y demás normas

expedidas por el Archivo General de la Nación.

3. ALCANCE

Se relaciona el Plan Estratégico Institucional de la Superintendencia Nacional de Salud –

aprobado mediante la Resolución 323 de 2016, con el objetivo del Plan Nacional de Desarrollo

“Mejorar las condiciones de salud de la Población Colombiana y propiciar el goce efectivo del

derecho a la salud en condiciones de calidad, eficiencia, equidad y sostenibilidad”; Objetivo

Sectorial “Recuperar la confianza y legitimidad del Sistema”; Estrategia “4. Política de

transparencia, participación ciudadana y Objetivo Institucional “Fortalecer la capacidad

institucional de la Superintendencia Nacional de Salud”, para el Programa de Gestión

Documental - Programa Específico de Auditoría y Control relacionado con las actividades del

proceso de Administración de la Gestión Documental de la Entidad.

4. LINEAMIENTOS

Estará basado en los 18 principios del proceso de gestión documental definidos en el Decreto

Único Reglamentario 1080 del 20151, a saber:

1. Planeación.

1 REPÚBLICA DE COLOMBIA, MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. Artículo 2.8.2.5.5. Hoja 121-122.

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2. Eficiencia.

3. Economía.

4. Control y seguimiento.

5. Oportunidad.

6. Transparencia.

7. Disponibilidad.

8. Agrupación.

9. Vínculo archivístico.

10. Protección del medio ambiente.

11. Autoevaluación.

12. Coordinación y acceso.

13. Cultura archivística.

14. Modernización

15. Interoperabilidad.

16. Orientación al ciudadano.

17. Neutralidad tecnológica.

18. Protección de la información y los datos

5. METODOLOGÍA

En consideración a los procesos Archivísticos, se deberán tener en cuenta como mínimo los

siguientes ítems y la metodología será la adoptada para el Macroproceso Seguimiento, Control

y Evaluación de la Gestión del Sistema Integrado de Gestión:

Plan Institucional de Archivos-PINAR

Programa de Gestión Documental-PGD

Tablas de Retención Documental-TRD

Tablas de Valoración Documental-TVD

Inventarios documentales archivos de gestión

Organización Archivos de Gestión

Organización Archivo Central

Descongestión y Transferencias de Archivo

Actas de eliminación documental

Actas de visita Archivo General de la Nación

Plan de Mejoramiento Archivístico-PMA

Informe de programas y proyectos de gestión documental

Informe implementación Subsistema de Seguridad de la Información

Publicación de contenidos Página Web

Cumplimiento de Políticas

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Lo anterior, se ejecutará mediante la aplicación de las técnicas de auditoría según los

procedimientos del proceso o los procesos que lidera la Oficina de Control Interno de la

Superintendencia Nacional de Salud.

6. RECURSOS

Se describen de forma General, en el numeral 1.4. REQUERIMIENTOS PARA EL

DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (normativos, económicos,

administrativos, tecnológicos) del Programa de Gestión Documental versión 2.

7. RESPONSABLES

La aplicación se efectuará a través de los auditores designados por el Jefe de la Oficina de

Control Interno y el alcance de las auditorías o seguimientos, estarán de acuerdo al Plan Anual

de Gestión que se establezca en cada una de las vigencias.

De requerirse apoyo técnico, los profesionales del Grupo de Gestión Documental harán parte

de las jornadas de seguimiento o auditoria, por designación de la Coordinación del Grupo de

Gestión Documen|tal o por selección sobre el desarrollo de auditorías internas institucionales.

ANEXOS.

1. Cronograma del plan de auditoria de cada vigencia para el Subsistema de Gestión

Documental de la Entidad.