Control Interno - uceva.edu.co Estándar de...Manual de funciones y competencias laborales Plan...
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Control InternoConjunto de elementos interrelacionados, donde
intervienen todos los servidores de la entidad,
como responsables del control en el ejercicio de
sus actividades.
Modelo Estándar de Control Interno - MECI
Proporciona la estructura
básica para evaluar la
estrategia, la gestión y los
propios mecanismos de
evaluación del proceso
administrativo
Principios del Modelo Estándar de Control Interno
Capacidad de cada uno de los
servidores públicos para evaluar
y controlar su trabajo, detectar
desviaciones y efectuar correctivos
de manera oportuna para el
adecuado cumplimiento de los
resultados que se esperan en el
ejercicio de su función.
Principios del Modelo Estándar de Control Interno
Capacidad de cada una de las
organizaciones para desarrollar y
aplicar en su interior métodos,
normas y procedimientos que
permitan el desarrollo,
implementación y fortalecimiento
continuo del Sistema de Control
Interno, en concordancia con la
normatividad vigente.
Principios del Modelo Estándar de Control Interno
Capacidad de toda organización
pública para interpretar, coordinar,
aplicar y evaluar de manera efectiva,
eficiente y eficaz la función
administrativa, estableciendo
políticas, acciones, métodos,
procedimientos y mecanismos de
prevención, control, evaluación y
mejoramiento continuo.
Objetivo General del MECIProporcionar una estructura que
especifique los elementos necesarios
para construir y fortalecer los
Sistemas de Control Interno en las
Organizaciones, a través de
parámetros de control y en procura
del mejoramiento continuo de la
administración pública
Principales CambiosMECI 2014
Subsistemas
Componentes
Elementos
Módulos de Control
Eje Transversal
Componentes
Elementos
• SE FORTALECE EL CONTROL a la planeación y gestión al unirlos enun solo módulo que permite su desarrollo de manera integral.1
• SE DESARROLLA LA AUDITORÍA INTERNA con base en normas yestándares internacionales.2
• SE INCLUYE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN como ejetransversal a la estructura de control.3
• SE SIMPLIFICA LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA del Modelohaciéndola más amigable para facilitar su implementación yfortalecimiento.4
• SE DESARROLLA SU RELACIÓN con el Modelo Integrado dePlaneación y Gestión que trata el Decreto 2482 de 20125
Principales cambios en la actualización MECI3. NUEVO MODELO
• SE FUSIONAN ALGUNOS COMPONENTES y elementos por sucomplementariedad sin afectar la filosofía del MECI.6
• SE ACLARA EL ROL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO como encargadade la evaluación independiente del Modelo.7
• SE HACE ÉNFASIS EN EL ROL DE LA ALTA DIRECCIÓN como responsable de laimplementación y fortalecimiento del Modelo8
• SE FORTALECE SU ESENCIA como una herramienta de control al que hacerinstitucional.9
• SE FORTALECEN LOS ASPECTOS relacionados con la administración del riesgoy el esquema de evaluación y seguimiento.10
• LA ACTUALIZACIÓN DEL MODELO tiene como eje fundamental el desarrollode aspectos que contribuyan a que las entidades fortalezcan su Sistema deControl Interno.
11
Principales cambios en la actualización MECI3. NUEVO MODELO
Acuerdos, compromisos y Protocolos
éticos
Componente
TALENTO HUMANO
Documentos con los principios y valores
de la Entidad
Acto administrativo que adopta el documento con los principios
y valores de la entidad
Socialización de los principios y valores de la entidad
MECI
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Productos Mínimos
Involucrar la creatividad y el compromiso de los servidores públicos en la construcción y mejora de los principios éticos de la entidad
En el proceso de inducción y reinducción se debe socializar el documento que contiene los principios y valores de la entidad
El jefe de control o quien haga sus veces debe evaluar que el documento permanezca vigente y que se socialicen los cambios
Revisar de manera periódica el documento ético para validar si se ajusta a los principios y valores de la entidad
Las partes interesadas deben tener la posibilidad de expresar sus expectativas y sugerencias con respecto a los principios éticos de la entidad
MÓDULO DE PLANEACIÓN
Y GESTIÓN
Elemento
Manual de funciones y
competencias laborales
Plan institucional de
formación y capacitación
Programa de
Inducción y reinducción
Programa de
Bienestar
Plan de incentivos
Sistema de evaluación del
desempeño
Desarrollo de Talento Humano
MECI
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Evidenciar la existencia de los elementos que permiten gestionar de manera eficaz y eficiente el talento humano en la Entidad
Realizar seguimientos periódicos a los cambios en la normatividad sobre la materia, con el fin de asegurar que se siguen y cumplen las disposiciones legales
Llevar a cabo autoevaluaciones, en las que se involucren las disposiciones sobre talento humano para tener información que permita tomar decisiones que sirvan para proponer cambios o ajustes en las políticas de talento humano de la entidad.
Contar con mecanismos que permitan la comunicación de las necesidades de los Servidores Públicos.
Socializar las políticas de Talento Humano en el proceso de Inducción y Reinducción.
El Jefe de control Interno debe realizar evaluación y seguimiento al proceso de talento humano
Productos Mínimos
MÓDULO DE PLANEACIÓN
Y GESTIÓNComponente
TALENTO HUMANO
Elemento
MECI
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Planeación La misión y visión
institucionales adoptados y divulgados
Objetivos Institucionales
Planes, Programas y
Proyectos
Planes, programas y proyectos
Normas constitucionales y legales aplicables, políticas a nivel gobierno definidas en el Plan Nacional de Desarrollo a nivel departamental o municipal, entre otras
Asegurar que los servidores públicos conozcan su Misión, Visión y Objetivos institucionales dirige la entidad,
La planeación de la entidad se debe dar a conocer a todos los servidores públicos, sin importar el área, dependencia o proceso al que pertenezcan
Tener en cuenta las peticiones, necesidades y expectativas de aquellos a quienes se dirige su accionar
Tener en cuenta la Misión, Visión y Objetivos estratégicos al examinar las necesidades, expectativas y peticiones de los interesados
Contar con los recursos humanos y físicos para el ejercicio de planeación
El jefe de Control Interno debe determinar las actividades necesarias de evaluación y seguimiento
Productos Mínimos
MÓDULO DE PLANEACIÓN
Y GESTIÓNComponente
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Elemento
MECI
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Modelo de operación
por procesos
Mapa de procesosDivulgación de los
procedimientos
Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación
del cliente y partes interesadas
Involucrar a los servidores públicos lideres de procesos en la elaboración de la caracterización de su proceso
Los procesos deben acomodarse a la realidad de las instituciones y no lo contrario, es decir reflejar la realidad.
El representante de la Alta Dirección se asegurará de la existencia de procesos, que permitan gestionar de manera eficaz y eficiente la razón de ser de la entidad.
Socializar las caracterizaciones de los procesos
Para la inducción y reinducción se debe hacer referencia a los procesos (caracterización, procedimientos e indicadores)
Generar una representación grafica de la interrelación de los procesos para un mejor entendimiento
Programar revisión periódica de procesos y procedimientos y comunicarlos posteriormente
Contar con mecanismo que les permitan realizar sugerencias de mejora a los procesos y procedimientos
Productos Mínimos
MÓDULO DE PLANEACIÓN
Y GESTIÓNComponente
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Elemento
MECI
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Estructura Organizacional
Estructura Organizacional
Niveles jerárquicos que permitan una adecuada toma de decisiones a partir de las responsabilidad
Mantener una comunicación fluida entre los niveles jerárquicos y contar con canales directos entro todos los funcionarios
Contar con un documento que describa la estructura organizacional
Hacer referencia al estructura organizacional, niveles de autoridad y responsabilidad en los procesos de inducción y reinducción
El Jefe de Control interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces dentro de su seguimiento y evaluación, puede determinar, si la entidad tiene una estructura flexible que le permita trabajar por procesos, donde se identifiquen niveles de responsabilidad y autoridad.
Productos Mínimos
MÓDULO DE PLANEACIÓN
Y GESTIÓNComponente
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Elemento
MECI
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Indicadores de gestión
Definición de indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir y evaluar el
avance en la ejecución de los planes y programas
Definir indicadores enfocados a generar información oportuna y confiable para la toma de decisiones
Establecer indicadores que permitan conocer la realidad de la entidad
Se constituyen como elementos centrales de evaluación de los diferentes sistemas que implementan y desarrollan las entidades.
Los líderes de proceso y su equipo de trabajo deben revisar periódicamente la pertinencia de los indicadores
Los líderes de proceso podrán definir los Servidores Públicos responsables del seguimiento a los indicadores
El Jefe de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces determinará en su ejercicio de auditoría, si los indicadores planteados son eficientes y efectivos para la toma de decisiones.
Productos Mínimos
MÓDULO DE PLANEACIÓN
Y GESTIÓNComponente
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Elemento
MECI
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Políticas de Operación
Divulgación de las políticas de Operación
Manual de operaciones adoptado y divulgado
Establecer las políticas necesarias para el desarrollo de los procesos
Dentro del proceso de inducción y reinducción se deben mencionar políticas vigentes y los procesos que responden por ella
Realizar la revisión de políticas cuando la Entidad sufra cambios significativos
El Jefe de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces puede evaluar periódicamente que los funcionarios hayan conocido y estén aplicando en su quehacer institucional, dichas políticas.
Productos Mínimos
MÓDULO DE PLANEACIÓN
Y GESTIÓNComponente
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Elemento
MECI
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Políticas de Administración
del riesgo
Definición por parte de la Alta Dirección de
políticas de los riesgos
Divulgación del mapa de riesgos institucionales y
sus políticas
Realizar capacitación sobre la metodología para administrar riesgo para la definir políticas.
Redactar claramente los lineamientos de administración de riesgo para que sean entendidos claramente por los servidores públicos.
Socializar las políticas de administración de riesgo en los procesos de inducción y reinducción.
Definir periodicidad de revisión de los riesgos identificados.
Revisar por lo menos una vez al año las políticas de administración de riesgo de manera que se garantice su oportunidad de actualización.
Control Interno o quien haga sus veces debe verificar que se cuenta con políticas de administración riesgo y su revisión periódica.
Productos Mínimos
MÓDULO DE PLANEACIÓN
Y GESTIÓNComponente
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Elemento
MECI
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Identificación del riesgo
Identificación de los factores internos y externos de riesgo
Riesgos identificados por proceso que puedan afectar el cumplimiento
de los objetivos de la entidad
Revisar el entorno para identificar posibles factores de riesgo.
Revisar periódicamente los riesgos identificados.
Involucrar a los miembros de equipo en la identificación de riesgos y factores de riesgo.
Realizar la identificación de los riesgos de una manera objetiva de manera que se logre asegurar razonablemente los objetivos de la entidad.
Realizar jornadas de concientización sobre la importancia de mantener actualizados los riesgos.
Control Interno podrán verificar desde la evaluación y seguimiento, que los líderes de los proceso adelanten acciones para identificar los riesgos, y se revisen periódicamente los riesgos identificados.
MÓDULO DE PLANEACIÓN
Y GESTIÓN
Productos Mínimos
Componente
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Elemento
MECI
TALENTO HUMANO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Análisis y valoración del
riesgo
Análisis del riesgo
Evaluación de
controles existentes
Valoración del riesgo
ControlesMapa de riesgo de proceso
Mapa de riesgo
institucional
Se requiere objetividad por parte de los líderes de procesos en el análisis y valoración del riesgo para determinar su probabilidad e impacto.
Ser objetivos a la hora de evaluar los controles de los riesgos, con el fin de identificar oportunidades de mejora.
Involucrar al equipo de trabajo en la administración de los riesgos.
Revisar periódicamente los controles de los riesgos.
Asesoramiento en la valoración del riesgo por parte de Control interno o Auditoria Interna.
MÓDULO DE PLANEACIÓN
Y GESTIÓN
Productos Mínimos
Componente
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Elemento
MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
AUDITORÍA INTERNA
MEJORA CONTINUA
Actividades de sensibilización a los
servidores sobre la cultura de autoevaluación
Herramientas de Autoevaluación
Informe Ejecutivo Anual de control Interno
Autoevaluación institucional
Utilizar el autocontrol como herramienta complementaria de manera que se detecten las desviaciones en su trabajo y se definan los correctivos necesarios.
Concientizar a los servidores públicos de la necesidad de realizar ejercicios periódicos de autoevaluación.
Los lideres de proceso junto con su equipo de trabajo deben realizar reuniones mensuales para generar una disciplina de autocontrol.
Contar con herramientas que permitan realizar autoevaluación las cuales deben ser socializadas y entendidas por los Servidores Públicos.
Las Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quienes hagan sus veces, podrán realizar evaluación y seguimiento para verificar que en la entidad se realizan autoevaluaciones y que se cuenta con herramientas para su adecuada realización.
MÓDULO DE CONTROL DE
EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO
Productos Mínimos
Componente
AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Elemento
MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
AUDITORÍA INTERNA
MEJORA CONTINUA
Auditoría Interna
Procedimiento de Auditoría Interna
Programa de auditoría Informe Ejecutivo Anual de
Control Interno
Apoyar el fortalecimiento de las actividades de auditoria a través de la asignación de recursos humanos, físicos y tecnológicos.
El auditor o auditores internos no deben aceptar responsabilidades por funciones o tareas distintas de auditoría que estén sujetas a evaluaciones periódicas de auditoría interna.
Conocimientos comprobados de técnicas y competencias en auditoria por parte del equipo auditor.
Si es necesario apoyarse en proveedores externos calificados –Ley 87 de 1993, art. 7.
El equipo de Auditoria Interna debe continuar su formación permanente de manera que se mejoren y mantengan sus competencias.
Programar procesos de auditoria cuyo alcance involucre todas las actividades establecidas en las normas.
Productos Mínimos
MÓDULO DE CONTROL DE
EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTOComponente
AUDITORÍA INTERNA
Elemento
MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
AUDITORÍA INTERNA
MEJORA CONTINUA
Plan de Mejoramiento
Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del
Plan de Mejoramiento
Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento individual
Los planes deben consolidar las acciones de mejoramiento resultado de la autoevaluación, evaluaciones independientes y hallazgos del control fiscal.
Los planes deben ser aprobados por la autoridad competente, incluir recursos, responsables medidas de seguimiento, fechas límites, entre otros.
Realizar seguimiento permanente a las acciones contenidas en los planes.
Al realizar los planes se deben tener en cuentas que las acciones sean cumplibles, que soporten un análisis costo – beneficio y que ataquen la causas de la situación detectada de la manera que se logre mejoramiento continuo.
Las Oficinas de Control Interno realizarán seguimiento al cumplimiento de las acciones contenidas es estos planes.
Productos Mínimos
MÓDULO DE CONTROL DE
EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTOComponente
PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento
MECI
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
• Identificación de las fuentes de información externa
•Fuentes internas de información
•Rendimiento anual de cuentas
•Tablas de retención documental
•Políticas de comunicación
SISTEMAS DE COMUNICACIÓN
•Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia
•Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos
•Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés
•Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad
La Alta dirección debe generar estructuras y procesos que garanticen que la información y la comunicación en la entidad se sostiene y extiende para cumplir con las estrategias y objetivos organizacionales.
La entidad debe aprovechar al máximo su información, maximizando así los beneficios, capitalizando las oportunidades y ganando ventajas competitivas.
Las entidades deben satisfacer la calidad y seguridad de su información, optimizando el uso de los recursos disponibles, incluyendo aplicaciones, información, infraestructura y personas.
Las entidades mantendrán información oportuna y condensada, para tomar decisiones respecto a riesgos y controles.
Realizar medición objetiva de su información y comunicación.
Estructurar mecanismos para el tratamiento de la información y comunicación.
El Jefe de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces podrá realizar evaluaciones y seguimientos que le permitan evaluar la existencia de canales de comunicación efectivos, y que existan mecanismos de procesamiento de información en la entidad.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Productos Mínimos