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Control Interno y Vigilancia SEP

CONTROL INTERNO Y VIGILANCIA

Dirección de Órganos de Control Interno y Vigilancia


Objetivo

Que el personal de cada una de las áreas de la Secretaría de Educación conozca las actividades de control preventivo a desempeñar por el Órgano de Control Interno en Coordinación con la Contraloría y Transparencia Gubernamental

y los beneficios que estas tienen para la

entidad.


Contenido Presentación e Introducción

Objetivo

I- Control Interno

Coordinación Funcional entre el OCI y la CyTG

Programa Anual de Auditoría y Control Interno (PAACI) ○ Apoyos a la Entidad ○ Auditoría ○ Control y Verificación ○ Evaluación ○ Quejas y Denuncias

Informes Bimestrales


Contenido

II- Vigilancia Comisario Público Estatal

Definición Fundamento Funciones

Despachos Externos

Definición Fundamento Funciones


1 Control Interno

Dentro de los objetivos de la Contraloría se incluyen el establecer, desarrollar, mantener y coordinar los sistemas de control y de vigilancia que propicien la legalidad, transparencia y rendición de cuentas de la gestión pública bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos públicos.


1 Control Interno

Las Dependencias y Entidades tienen designado un Órgano de Control Interno que ejerce funciones de control y de vigilancia respectivamente, por lo tanto es importante que coordinen el

desempeño de sus actividades con la Contraloría y Transparencia Gubernamental.


1 Control Interno

atribuciones de los Órganos de Control Interno y de los Comisarios Públicos en el ámbito de su competencia.

Una adecuada coordinación funcional permitirá que se aprovechen los recursos humanos y materiales existentes, se evite duplicidad de funciones, y fluya la información necesaria para el correcto ejercicio de las


1 Control Interno

Mediante oficio dirigido a la Dra. Nora Elia Cantú Suárez, Contralora General de la Contraloría y Transparencia Gubernamental, el Dr. Arturo Estrada Camargo, Secretario de Educación y Director de la Unidad Integración Educativa de Nuevo León designó al Lic. Juan José Leal Rodríguez como Titular del Órgano de Control Interno a partir del 22 de junio 2017.


1 Control Interno

Normatividad aplicable

Coordinación Funcional los Órganos de

Control Interno y

Vigilancia y la Contraloría

Acuerdo

Lineamientos

24 de octubre 2007


1 Control Interno Fortalecer el

Sistema de Control y Vigilancia.

Impulsar la actuación de normas y

procedimientos y metodología de

control.

Promover el fortalecimiento de

sistemas y mecanismos de

control y vigilancia

Promover la implementación de

criterios de evaluación de

objetivos y metas

Verificar la atención de observaciones y

recomendaciones emitidas por órganos fiscalizadores.

Objetivos comunes de la Coordinación Funcional


1 Control Interno

De Apoyo del Órgano de Control Interno

De Auditoría

De Control y Verificación

De Evaluación

Quejas y Denuncias

Funciones y Acciones


1 Control Interno

Difundir las leyes, normas, manuales de organización, políticas y procedimientos

que regulan su actuación, así como el Código de Ética de la Administración

Pública Estatal.

Promover la capacitación de los servidores públicos para el mejor desempeño de sus

funciones.

Apoyar en el cumplimiento de metas y objetivos, así como

asesorarlas en las leyes vigentes.

De Apoyo del OCI


1 Control Interno

¿Existe un Código de Ética de los Servidores Públicos del Gobierno del Estado de Nuevo León?

¿Lo conoce?

¿Cómo se difunde el Código de Ética en la entidad?

¿Lo aplica?

¿Cómo se mide el cumplimiento al Código de Ética

por parte de los Servidores Públicos?


Carta Compromiso del Código de Ética


1 Control Interno

•Revisar sistemas y procesos operativos a fin de mejorarlos

• Establecer mecanismos para revisar la prestación de servicios,

para mejorar la calidad de los mismos.

Promover que las revisiones estén orientadas a vigilar que los recursos se

ejerzan con estricto apego a los programas y presupuestos aprobados

conforme a la legislación aplicable

De Auditoría


1 Control Interno

Elaborar los informes de auditoría practicadas dentro de los plazos establecidos

y efectuar el seguimiento de las recomendaciones sugeridas

Realizar las auditorías contempladas en el Programa Anual, presentando los informes

de resultados a la Contraloría y Transparencia Gubernamental.

Coadyuvar en la atención de requerimientos de los distintos

órganos fiscalizadores en coordinación con las áreas

responsables.

Guardar estricta reserva del programa, resultados, sin perjuicio de la normatividad aplicable.

De Auditoría


1 Control Interno

Fortalecer mecanismos de rendición de cuentas, mediante la evaluación de los sistemas

de control interno. Verificar que las operaciones relativas a adquisiciones y

control de activos fijos se lleve a cabo conforme a las disposiciones vigentes.

Verificar y vigilar el cumplimiento de medidas preventivas para subsanar las observaciones

determinadas.



1 Control Interno

Verificar que se cumpla en materia de

transparencia y acceso a la información pública.

Verificar que los servidores públicos de nuevo ingreso cuenten con la constancia

de no inhabilitación.

Participar en los procesos de entrega recepción, verificando

el apego a la normatividad.

Informar al titular de la entidad sobre el resultado

de las revisiones.



1 Control Interno

Evaluar el avance de programas y

acciones conforme a lo planeado.

Vigilar y evaluar conjuntamente con la unidad competente, que los sistemas de información y registro, generen datos oportunos y veraces para la toma de

decisiones.

Para la evaluación del desempeño general de la entidad, analizar con el Comisario Público designado proporcionándole la información

necesaria. De Evaluación


1 Control Interno

Vigilar el registro, control y seguimiento de las quejas y denuncias recibidas y su atención

respectiva; y coadyuvar en las investigaciones en los casos que se presuma actos

contrarios a la Ley.

Incluir en el informe bimestral que se envié a la Contraloría y Transparencia Gubernamental la

situación actual de las quejas y denuncias, inconformidades, que se recibieron, atendieron

y las que este pendiente su resolución.

Quejas y Denuncias


1 Control Interno

La información y documentación que requiera en

apoyo a las actividades

inherentes a sus atribuciones.

Resultados de la auditoría y revisiones efectuadas para su evaluación e integración correspondiente, dentro de

un plazo de diez días hábiles contados del día siguiente de la fecha fijada para su

conclusión en el programa aprobado.

El Órgano de Control Interno proporcionará a la Contraloría y Transparencia Gubernamental lo siguiente:


1 Control Interno

Formato PAACI.xlsx


1 Control Interno

A fin de dar cumplimiento al Acuerdo y a los lineamientos establecidos es importante que

el personal de la entidad comprenda la importancia de un Control Interno preventivo

y proporcione las facilidades necesarias al Órgano de Control Interno para

el desempeño de sus funciones.


“Las fortalezas están en nuestras diferencias, no en nuestras similitudes”.

Stephen Covey


2 Vigilancia

Comisario es la persona facultada por el Ejecutivo del Estado para vigilar la aplicación y ejecución de la administración, realizando las planteamientos que estime pertinentes en el funcionamiento de la administración.

Definición


2 Vigilancia

Constitución Política del Estado de Nuevo León

Ley Orgánica de la Administración Pública para el Estado de Nuevo León

Ley de Administración Financiera para el Estado de Nuevo León

Reglamento Interior de la Contraloría y Transparencia Gubernamental

Acuerdo de Coordinación funcional del Sistema Estatal de Control y Vigilancia (POE 24 Oct 2007)

Lineamientos para establecer la Coordinación funcional de los Órganos de Control Interno y Vigilancia (POE 24 Oct 2007)

Fundamento


2 Vigilancia

Artículo Tercero – Los Órganos de Control Interno y comisarios públicos en el desempeño de sus funciones y acciones deberán conducirse de manera planeada y programada con la CyTG, la que aprobará los programas de trabajo y los resultados de los mismos.

Acuerdo de Coordinación funcional del Sistema Estatal de Control y Vigilancia (POE 24 Oct 2007)

Continuación


2 Vigilancia

Lineamientos para establecer la Coordinación funcional de los Órganos de Control Interno y Vigilancia (POE 24 Oct 2007)

CUARTO – FUNCIONES Y ACCIONES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS COMUNES CON LOS ÓRGANOS DE CONTROL INTERNO, V.- DE EVALUACIÓN c) Analizar con el Comisario Público los resultados de las revisiones realizadas y su seguimiento, y colaborar con éste en la evaluación del desempeño general de la misma.


2 Vigilancia

Participar con derecho a voz en el Consejo de Administración u órgano equivalente de las entidades.

Verificara el apego a la Orden del día en el Consejo de Administración y puntos que crean pertinentes, así como la frecuencia señaladas de documento de creación.

Verificar la información de los estados financieros mensuales.

Revisar el Avance de Información

Financiera Trimestral.


2 Vigilancia

Analizar de Dictamen de Estados Financieros

Revisar la Cuenta Pública Anual

Verificar el cumplimiento de la Ley de Transparencia

Emitir Tarjetas informativas de asuntos relevantes

Presentar un Programa de Trabajo Anual

Rendir anualmente un informe sobre su labor de vigilancia


2 Vigilancia

En la interrelación del Comisario con los Órganos de Control Interno, se apegará a lo siguiente: Promover

La elaboración, entrega y cumplimiento, del programa anual de control y auditoría.

El cumplimiento de las sesiones del órgano de gobierno establecidas en su documento de creación, así como el orden del día establecido para cada una de ellas. Además de la atención de las observaciones relevantes de los órganos fiscalizadores.


2 Vigilancia

El establecimiento del sistema de recepción, registro y atención de quejas y denuncias, y en su caso, por su relevancia, proponer su presentación ante el órgano de gobierno.

Coadyuvar a consolidar los mecanismos de coordinación, con la Contraloría y Transparencia Gubernamental.


2 Vigilancia

Asuntos relevantes tratados en las juntas a las que asiste el Comisario. Con el objetivo de hacer del conocimiento de asuntos relevantes que a su juicio y análisis de la situación, que por su naturaleza o trascendencia requiera informar a la Contraloría o Dependencia correspondiente. Con información: estructurado con fecha, tipo de evento, nombre de la entidad, asunto, antecedentes, aspectos tratados, acuerdos adoptados y recomendaciones en su caso.


2 Vigilancia

####

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO ABR SEP AGO OCT NOV DIC

Revisión de Actas de sesiones de Consejo de Administración u

órgano equivalente (Junta de Gobierno; Consejo Directivo; Comité

Técnico)

Tarjeta informativa

Verificar información de Estados Financieros mensuales

Avance de Información Financiera Trimestral

Revisión de Cuenta Pública Anual

Verificar cumplimiento de Ley de Transparencia

Dictamen de Estados Financieros

Informe de Observaciones y Recomendaciones del Auditor Externo

Evaluación de Despachos de Auditores Externos

Visitas al Organismo

Asistencia a Eventos Especiales

Seguimiento de Observaciones como resultado de las Auditorías

Practicadas al Organismo

Seguimiento de las acciones del Órgano de Control Interno

correspondiente, en coordinación con la Dirección de Órganos de

Control Interno y Vigilancia de la Contraloría

Informe Anual

COMISARIO PÚBLICO

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD

COMISARIO PÚBLICO

PROGRAMA ANUAL 2016

2 0 1 6ACCIONES

DIRECTOR DE ORGANOS DE CONTROL INTERNO

Y VIGILANCIA


2 Vigilancia

Objetivo Que el auditor externo emita su opinión sobre si los estados financieros y los presupuestales han sido preparados, en todos los aspectos importantes, de conformidad con el marco de información financiera y presupuestaria aplicable a las entidades del sector público estatal, con base en los resultados del examen practicado a dichos estados e información conforme a las Normas Internacionales de Auditoría.


La Designación de las firmas de auditoría que dictaminarán los estados financieros, presupuestales y programáticos que forman parte de la Cuenta Pública para el ejercicio 2016 del Sector Central y Paraestatal del Poder Ejecutivo se realiza de manera directa por parte del Titular del Ejecutivo del Estado en base a la propuesta en conjunto de la SFyTGE y la CyTG quienes llevan a cabo las actividades que a continuación se describen de manera general.

2 Vigilancia

Control Interno y Vigilancia SEP DIAGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE DESPACHOS EXTERNOS

Etapa Titular del Ejecutivo

CyTG SFyTGE Despacho Externo

1

2

3

4

Determinación del Universo a Auditar

Solicitud de Propuestas de Servicio Elaboración de

Propuesta de Servicio

Recepción y Análisis de Propuesta

Propuesta de Designación al Ejecutivo del Estado

Recepción de Oficio de Designación

Designación de Firmas


1. Determinación del Universo a Auditar

Se determina el listado de entidades a auditar en base a los organismos activos. Para el ejercicio 2016 se consideraron todas aquellas entidades que ejercieron recursos entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2016.

2 Vigilancia


2. Solicitud, recepción y análisis de propuestas de servicio profesional

Se realiza una estimación previa de las horas de auditoría requeridas partiendo de las contratadas en ejercicios anteriores y en base a:

características, presupuesto, cantidad y

complejidad

De las operaciones propias de cada entidad.

2 Vigilancia



Para el ejercicio 2016, se consideró un aumento aproximado entre 30 y 60% en la cantidad de horas a fin de incluir por primera vez el dictamen de la información presupuestal y programática de cada entidad.

2 Vigilancia



Se solicitó propuesta de servicio profesional a dos despachos por grupo de organismos, de tal manera que se recibieron hasta cuatro propuestas para una sola entidad.

2 Vigilancia



Se analizaron las propuestas recibidas, rectificando la razonabilidad de las horas presupuestadas para el desarrollo de las auditorías solicitadas, considerando los siguientes criterios:

Las horas presupuestadas

La infraestructura de la firma de auditoría

La especialización de la firma

Experiencia en Auditoría Gubernamental

No depender económicamente de auditorías a Gobierno del Estado de N.L. para cuidar la independencia mental

2 Vigilancia


3. Propuesta de Designación al Ejecutivo del Estado

Tomando en cuenta el análisis realizado, la SFyTGE en conjunto con CyTG, elaboró un paquete de propuestas de designación para el Titular del Ejecutivo del Estado.

2 Vigilancia


4. Designación de Firmas por parte del Ejecutivo del Estado

El Titular del Ejecutivo realizó la designación de las firmas de Auditoría Externa que Dictaminarán los Estados Financieros de la Cuenta Pública 2016.

2 Vigilancia


Proceso de Auditoría

Se divide en 3 fases:

Planeación

Ejecución

Resultados

2 Vigilancia


Planeación

Reuniones de Trabajo Contraloría y Transparencia Gubernamental sugiere que la Firma de Auditores Externos lleve a cabo las reuniones formales de trabajo que resulten necesarias durante el proceso de la auditoría externa tomando con:

Reuniones de Trabajo

La Administración

Órganos de Control Interno /

Enlaces

Comisario Público

2 Vigilancia


a) Presentación formal del equipo de auditoría.

b) Exponer problemática diversa o limitaciones en la auditoría, que pudiera convertirse en observaciones o en una opinión adversa y comentar estrategias para su atención.

c) Exponer, discutir y firmar las observaciones determinadas en la auditoría.

Esta actividad se llevará a cabo con al menos 5 días hábiles de anticipación a la fecha de entrega de la Carta de Observaciones Preliminar o Definitiva.

2 Vigilancia


d) Comentar los resultados de los informes o dictámenes, previamente a la firma de estos.

e) Presentar al Ente Público los documentos en los cuales requiera su firma, para su incorporación en los informes o dictámenes.

Esta actividad se llevará a cabo con al menos 5 días hábiles de anticipación a la fecha de entrega de la Carta de Observaciones Preliminar o Definitiva.

2 Vigilancia


a) Al inicio de los trabajos las Firmas deberán solicitar al OCI de la entidad fiscalizada, una reunión en la que se comparta información sobre los riesgos existentes

b) Durante el desarrollo, para comentar asuntos diversos y en su caso problemática en la revisión, incluyendo limitaciones en la auditoría.

2 Vigilancia


c) Para exponer los avances y resultados de los informes y/o dictámenes previamente a la firma de estos

d) Para evaluar que las observaciones preliminares y definitivas determinadas en la auditoría externa, cuenten con los elementos necesarios para su seguimiento.

2 Vigilancia


Se sugiere llevar a cabo por lo menos una reunión de trabajo con los Comisarios de la entidad a auditar, dicha reunión tendrá como propósito: Que el Comisario exponga problemática sustantiva del Ente Público u otros aspectos a considerar en la auditoría y con ello la Firma fortalezca su Programa de Auditoría.

2 Vigilancia


Se podrán llevar a cabo más reuniones con el propósito de: a) Exponer los avances y resultados del Informe de Auditoría Independiente y Dictamen Presupuestal, previó a la presentación definitiva. b) Exponer el contenido de la Carta de Observaciones Preliminar y Definitiva.

2 Vigilancia


Evaluación de Control Interno

Como parte de la planeación, la Firma de Auditores Externos deberá efectuar el Estudio y Evaluación del Control Interno del ente público con base en las Normas Internacionales de Auditoría, cuya finalidad será evaluar los sistemas de control interno del ente público.

2 Vigilancia


Ejecución

En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y análisis a los estados financieros para determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se evalúan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos.

Se elaboran las conclusiones y recomendaciones y se las comunican a las autoridades de la entidad auditada.

2 Vigilancia


Ejecución

Elementos de la fase de ejecución

5. Hallazgos

de Auditoría

4. Papeles de

Trabajo

3. Evidencias

de Auditoría

2. Técnicas

de Muestreo

1. Las Pruebas

de Auditoría

2 Vigilancia


Gracias por su atención

C.P. Abdeel Martínez Andrade Coordinador de Órganos de Control Interno Contraloría y Transparencia Gubernamental

[email protected] Tel 20-33-17-15

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