PLAN DE CIERRE DE PROGRAMAS Y PROYECTOS FINANCIADOS POR FONADAL CON RECURSOS PÚBLICOS
Control y cierre de proyectos y elaboración de propuestas de proyectos de i+d+i
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CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Jornada-Taller:Visión estratégica de instrumentos para
gestión de la innovación.
Control y cierre de proyectos y elaboración de propuestas de proyectos de I+D+i
Isabel Castillo Olmedowww.proyectainnovacion.com
Tel. 96 644 03 2602 de octubre de 2015
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
1. Control de la ejecución del proyecto1. Estimación y valoración del alcance,
objetivos y metas alcanzados2. Seguimiento y control integrado de
cambios3. Ejemplo en herramienta Microsoft Project
2. Cierre del proyecto1. Cumplimiento y/o desviaciones de
objetivos2. Auditoría y evaluación3. Cierre administrativo
3. Gestión administrativa y económica de proyectos de I+D
Índice
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
1. Control de la ejecución del proyecto
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
• Los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada
• Supervisión y medición del rendimiento de los resultados
• Comparación entre la planificación realizada y los valores obtenidos
• Tomar acciones correctivas• Las informaciones de control deben ser
proporcionadas de manera oportuna y a tiempo para tomas las acciones correctivas, evitando retrasos
Control de la ejecución del proyecto
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Mediciones para el control de proyecto
Alcance, objetivos y metas
Control
Alcance Objetivos Metas Hitos Entregab
lesElementos de entrada
Estado de la técnica
Todas las dimensiones del proyecto han de ser gestionadas de manera concurrente, integrando costes, plazo, alcance y calidad. Un control de proyecto efectivo nos va a permitir, a partir de la comparación entre valores planificados:
• Evaluar la actuación o ejecución pasada en cualquier instante de la vida del proyecto
• Analizar tendencias futuras que permitan estimar los costes y plazos de finalización del proyecto
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Medición de la gestión del mantenimiento en la empresa
“el conjunto de actividades dirigidas a garantizar, al menor costo posible, la máxima disponibilidad del equipamiento para la producción; visto esto a través de la prevención de la ocurrencia de fallos y de la identificación y señalamiento de las causas del funcionamiento deficiente del equipamiento” [Tavares, 2000]
Alcance, objetivos y metas
Consciencia de
la realida
d
Definición de
objetivos y
medios
Parámetros
identificativos
Comparaciones
y observaciones
Calidad de
desempeño
realizado
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Medición de la gestión del mantenimiento en la empresa
• Herramienta: Identificadores
• Definición: Es un parámetro numérico que facilita la información sobre un factor crítico identificado en la organización, en los procesos o en las personas respecto a las expectativas o percepción de los clientes en cuanto a costo, calidad y plazos.
[Hernández Cruz y Navarrete Pérez, 2001]
Alcance, objetivos y metas
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Medición de la gestión del mantenimiento en la empresa
• Características:– Pocos, pero suficientes para analizar la gestión (factores claves
para el proyecto).– Claros de entender y calcular.– Útiles para conocer rápidamente como van las cosas y por qué.
• Cómo usarlos:– Establecer unos valores plan que determinen los objetivos a lograr– Establecer un registro de datos que permita su cálculo periódico.– Controlar los objetivos propuestos comparando los valores reales
con los valores planificados.– Tomar como referentes para facilitar la toma de decisiones y
acciones oportunas ante las desviaciones que se presentan.
Alcance, objetivos y metas
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Medición para el control de proyecto• Método de valor ganado o valor de trabajo
realizado• Método de los hitos • Medición del rendimiento técnico
Alcance, objetivos y metas
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Método de valor ganado o valor de trabajo realizado (EVM)
Método de medición de rendimiento en el que se integran coste, plazos y alcance.
Alcance, objetivos y metas
Cuando trata de analizarse el estado del proyecto en un instante de control dado, es preciso determinar las desviaciones producidas en costes y plazos.
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Método de valor ganado o valor de trabajo realizado (EVM)
La introducción de un tercer valor denominado valor ganado que, basado en el presupuesto y en el trabajo realizado, permite establecer comparaciones entre los valores de coste para obtener las desviaciones en costes y plazos.
Los valores de coste empleados en este método son:• El Valor Planteado (PV): Valor de coste presupuestado para el trabajo que se debería haber completado según el plan de proyecto en el instante de control.• El Costo Actual (AC): Coste real en el que se ha incurrido correspondiente al trabajo realizado en el instante de control.• El Valor Ganado (EV): Coste presupuestado correspondiente al progreso o trabajo real.
Alcance, objetivos y metas
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Método de valor ganado o valor de trabajo realizado (EVM)
DETERMINACIÓN DE DESVIACIONES E ÍNDICES DE RENDIMIENTO
• Desviación en Costes (DC): EV – AC • Desviación en cronograma o trabajo (DT): EV – PV
Alcance, objetivos y metas
DESVIACIÓN•Si la varianza es negativa es desfavorable
para el proyecto•Si la varianza es positiva es favorable para
el proyecto
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Método de valor ganado o valor de trabajo realizado (EVM)
DETERMINACIÓN DE DESVIACIONES E ÍNDICES DE RENDIMIENTO
• Índice de Actuación en Costes (CPI): EV/AC• Índice de Actuación en Cronograma o trabajo
(SPI): EV/PV• Estimación en costes a la terminación (EAC) =
BAC/CPI
Alcance, objetivos y metas
ÍNDICE DE ACTUACIÓN•CPI=1 EAC será igual al presupuesto del proyecto •CPI<1 EAC será superior al presupuesto del
proyecto •CPI>1 EAC será inferior al presupuesto del
proyecto
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Método de valor ganado o valor de trabajo realizado (EVM)
Planificación• Tiempo estimado: 4 semanas• Presupuesto: 100.000 €
Situación actual• Tiempo transcurrido: 3 semanas• Trabajo completado: 50%• Costes actualmente asumidos: 90.000 €
Alcance, objetivos y metas
Ejemplo
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Método de valor ganado o valor de trabajo realizado (EVM)
• Valor planeado (PV): 75% * 100.000 € = 75.000 €
• Valor generado (EV): 50% * 100.000 € = 50.000 €
• Costo actual (AC) = 90.000 €• DC = 50.000 € - 90.000 € = -40.000 €• DT = 50.000 € - 75.000 € = -25.000 €• Se ha gastado el 90% del presupuesto
para hacer el 50% del trabajo. • Medidas: tiempo y
financiación
Alcance, objetivos y metas
Ejemplo
DC = EV – AC
DT = EV – PV
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Método de valor ganado o valor de trabajo realizado (EVM)
• Índ. Act. Costes (CPI): 50.000 €/ 90.000 € = 0,56
• Índ. Act. Cronograma (SPI): 50.000 € / 75.000 € = 0,67
¡¡OJO!! CPI<1 EAC será superior al presupuesto del
proyecto
• Coste total al terminar el proyecto (EAC): 100.000 € / 0.56 =180.000 €
Alcance, objetivos y metas
Ejemplo
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Método de los hitos de costes• Método de dividir el alcance de proyecto en hitos
a los que asignan valores de coste y fechas de finalización determinadas.
• Los hitos suelen coincidir con eventos significativos del proyecto que marquen la separación entre distintas fases del proyecto.
Alcance, objetivos y metas
• A medida que el proyecto avanza, es posible representar los costes reales incurridos y las fechas reales de terminación de los hitos del proyecto. Uniendo estos puntos obtendríamos la curva de costes reales del proyecto.
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Medición del rendimiento técnico (TPM)Medición mediante la comparación entre los parámetros técnicos alcanzados durante la ejecución del proyecto con el calendario de realización técnica.
Ejemplo de tabla de clasificación TPM típica
Alcance, objetivos y metas
Medición de rendimiento técnico
Recurso necesario
Objetivo cuantitativo
requerido
Valores de rendimiento
técnico actualRiesgo de no
alcanzar el TPM
Tiempo de procesamiento de imagen (minutos) ID # 123
Menor de 5 minutos del
tiempo requerido
10 minutos 1
Promedio del tiempo entre fallos de un sistema
ID # 321 Mayor de 1000 horas 750 horas 3
Disponibilidad operacional ID # 456 98% (mínimo) 95% 2
1 = Muy alto2 = Alto3 = Moderado4 = Bajo5 = Ninguno
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
• Se hace seguimiento y mediciones de control a los diferentes aspectos previamente definidos.
• Dependiendo de los resultados obtenidos se aplican correcciones y se hace seguimiento respectos estos valores.
• Aspectos a controlar:
Seguimiento y control integrados de cambios
Cronograma• Desarr
ollo• Contr
ol de actividades
Control de calidad• ISO
9001• ISO
14001• OHSA
50001• etc.
Inputs• Adqui
siciones
• Servicios subcontratados
Indicadores• Gestió
n• Eficaci
a de planta
• Calidad
• Mantenimiento
• Etc.
Costes• Direct
os • Indire
ctos• Fijos • Variab
les
Recursos asignados• Técnic
os• Huma
nos
Riesgos• Proba
bilidad
• Impacto
• Estrategia de respuesta
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
• Si los resultados del control realizado en un punto en el desarrollo del proyecto no son favorables, se lleva a la reformulación total o parcial de cualquiera de los aspectos analizados.
Seguimiento y control integrados de cambios
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
• Ejemplo de control y seguimiento en la herramienta Microsoft Project
Microsoft Project
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
• Ejemplo desarrollado anteriormente…Microsoft Project
Actividad
Descripción Precedentes Duración
A ANÁLISIS DE REQUISITOS - 8
B DISEÑO A 11C CODIFICACIÓN A 15D DESARROLLO DE
MANUALES C,B 2
E PRUEBAS D 5F TEST DE USUSARIO E 8G CAPACITACIÓN E 6H IMPLEMENTACIÓN G 3
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Control y Seguimiento• Gantt inicial
Microsoft Project
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Microsoft ProjectControl y Seguimiento
Emplearemos las siguientes herramientas visuales para el seguimiento y control del desarrollo del proyecto:
• Línea base• Fechas de estado• Desviaciones• Reprogramación
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Control y Seguimiento• Línea base como referencia de desarrollo del
proyecto
Microsoft Project
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Control y Seguimiento• Línea base como referencia de desarrollo del
proyecto
Nota: Dependiendo de las holguras cambiará o no el/los camino/s crítico/s
Microsoft Project
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Control y Seguimiento• Línea base como referencia de desarrollo del
proyecto
• Nota: Dependiendo de las holguras cambiará o no el/los camino/s crítico/s
Microsoft Project
Cambio en el c. crítico
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Control y Seguimiento• Fechas de estado para seguimiento puntual del
desarrollo del proyecto. Fecha marcada : 29/02/2016
Microsoft Project
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Control y Seguimiento• Tareas no completadas al 100% ya fuera de
tiempo.
Microsoft Project
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Control y Seguimiento• Fechas de estado para seguimiento puntual
del desarrollo del proyecto. Fecha marcada : 29/02/2016
Microsoft Project
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Control y Seguimiento• Algunas actividades no están siendo
completadas al % planificado para la fecha de estado marcada.
Microsoft Project
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Control y Seguimiento• Establecemos una reprogramación del
proyecto. Se empieza a contar desde la fecha marcada hacia delante para acabar de completar las tareas.
• Consecuencia: El proyecto retrasa su fecha de finalización.
• Nueva fecha de finalización: 07/09/2016
Microsoft Project
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Control y Seguimiento• Controlamos el proceso una vez reajustadas las tareas• Nueva fecha de estado: 31/03/2016• Project calcula el % que debería ser completado• ¿Reajustar de nuevo?
Microsoft Project
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
4. Cierre del Proyecto
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
• Todo proyecto tiene una existencia temporal, y finaliza cuando se cumple con lo establecido.
• Etapa final en el que se valora lo ejecutado respecto a lo planteado, así como los resultados obtenidos.
• Comparación entre la planificación realizada y los valores obtenidos.
• Las pruebas finales de corrección de la solución y la verificación.
• Elaboración de un documento de finalización.
Cierre del proyecto
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
• Grado de cumplimiento y desviaciones en cuanto a diferentes aspectos determinados en la definición del proyecto.
• Se lleva acabo la auditoria y la evaluación de inputs y factores internos del desarrollo del proyecto.
Cumplimiento y/o desviaciones
Alcance Cumplimiento parámetros plan de calidad
Objetivos y metas Uso de recursos humanos y técnicos
Hitos Costes y presupuestosEntregables RiesgosCronograma Comunicación
Proveedores y subcontratistas
Resultado del proyecto: producto, proceso
RRHH internos Organización del proyecto
Infraestructuras Planificación y control del proyecto realizado
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
El documento Cierre del Proyecto• Al cierre de un proyecto es importante lleva un registro de la
situación del proyecto a su entrega, las actividades más importantes realizadas así como sus desviaciones y lecciones aprendidas.
• Todo quedará registrado y la información será indexada para consultas futuras
• Generación de conocimiento y Know how de la empresa
Cierre administrativo
SITUACIÓN DE LOS TRABAJOS
• Resumen de actividades
• Desviaciones
• Plan de Trabajo definitivo
• Resultado económico
ACTUACIONES DEL PROYECTO
• Actividades realizadas
• Productos generados
• Registro de reuniones
ACEPTACIÓN
• Aprobación de que los trabajos están finalizados
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
3. Elaboración de propuestas: Gestión
administrativa y económica de proyectos
de I+D
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
¿Qué es CDTI?El Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial (CDTI) es una Entidad Pública Empresarial, dependiente del Ministerio de Economía y Competitividad, que promueve la innovación y el desarrollo tecnológico de las empresas españolas. Es la entidad que canaliza las solicitudes de financiación y apoyo a los proyectos de I+D+i de empresas españolas en los ámbitos estatal e internacional.
Propuestas CDTI
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Objetivos de CDTI• Evaluación técnico-económica y financiación
de proyectos de I+D+i desarrollados por empresas.
• Gestión y promoción de la participación española en programas internacionales de cooperación tecnológica.
• Promoción de la transferencia internacional de tecnología empresarial y de los servicios de apoyo a la innovación tecnológica.
• Apoyo a la creación y consolidación de empresas de base tecnológica.
Propuestas CDTI
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Financiación de proyectos de I+D+i
• Proyectos de Investigación y Desarrollo (PID)• Línea Directa de Innovación
Financiación de empresas innovadoras y de base
tecnológica• Ayudas NEOTEC
Propuestas CDTI
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Proyectos de I+D Individuales (PID)
– Duración del proyecto: de 12 a 36 meses.
– Presupuesto mínimo elegible: 175.000 €
Los proyectos de Investigación y Desarrollo son proyectos para la creación y mejora significativa de un proceso productivo, producto o servicio. Dichos proyectos pueden comprender tanto actividades de investigación industrial como de desarrollo experimental.
Propuestas CDTI
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Línea directa de innovación– Duración del proyecto: máximo18
meses.– Presupuesto mínimo financiable:
175.000 €
Proyectos empresariales que impliquen la incorporación y adaptación de tecnologías novedosas a nivel sectorial, y que supongan una ventaja competitiva para la empresa. También se financiarán actuaciones de adaptación tecnológica dirigidas a la introducción en nuevos mercados.
Propuestas CDTI
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Programa NEOTEC– Duración del proyecto: de 12 a 24
meses– Presupuesto mínimo financiable:
175.000 €– Subvención máxima: 250.000 €
Las ayudas del Programa Neotec financian la puesta en marcha de nuevos proyectos empresariales que requieran el uso de tecnologías o conocimientos desarrollados a partir de la actividad investigadora, en los que la estrategia de negocio se base en el desarrollo de tecnología.
Propuestas CDTI
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Presentaciones de solicitudes• Descripción de la empresa
Actividad Antecedentes de I+D
Organización
La empresa en el mercado
Medios e instalaciones
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Presentaciones de solicitudes• Descripción del proyecto
Objetivos Reto tecnológico
Estado de la técnica
Cronograma
Avance tecnológico
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Presentaciones de solicitudes• Descripción del presupuesto
Personal Material fungible
Colaboraciones externas
Amortización de activos
Gastos generales (*)
(*) CDTI sí acepta gastos generales pero no todas las convocatorias las aceptan
Nota: Es muy importante describir la necesidad de todas las partidas del presupuesto
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Justificación de solicitudes• Justificación técnica
Descripción de los objetivos alcanzados
Descripción de las fases
ejecutadas
Evidencias de ejecución
Descripción y justificación de las desviaciones
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Justificación de solicitudes• Justificación económica
Facturas y pagos
Nominas / Modelo 190 /
TC2
Auditar los gastos
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Partes de una convocatoria
Objetivos
Conceptos susceptibles de apoyo
Requisitos de la empresa solicitante
Solicitud de la ayuda
Presupuesto elegible
Periodo de realización de los gastos
Justificación
Legislación
CEEI ELCHE // GESTIÓN ESTRATÉGICA DE INNOVACIÓN // OCTUBRE- 2015
Jornada-Taller:Visión estratégica de instrumentos para
gestión de la innovación.Control y cierre de proyectos y elaboración de
propuestas de proyectos de I+D+i
Isabel Castillo Olmedowww.proyectainnovacion.com
Tel. 96 644 03 2602 de octubre de 2015
¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!