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CONTROL Y GESTION FORMULARIO DECONOCIMIENTO DEL CLIENTE

SISTEMA SARLAFT

MANUAL DE USUARIO

OCTUBRE DE 2013


Nombre Documento Manual de Usuario Sistema Control deInformación de Conocimiento del Cliente SARLAFT

Versión 1.0ID DocumentoPropietario Aon Risk SegurosDirigido a Usuarios Generales del sistemaReferencia ISO17799AnexosÚltima Modificación 18/10/2013

31/10/2013


Índice

1. INGRESO AL SISTEMA (Login)_____________________________________ 4

2. PERFIL CLIENTE ________________________________________________ 6

2.1 Ingreso de Información persona natural ___________________________________ 7Datos generales ___________________________________________________________________ 8Datos persona natural ______________________________________________________________ 8Información financiera ____________________________________________________________ 11Seguros ________________________________________________________________________ 11Documentos requeridos ____________________________________________________________ 12Autorización de uso de datos________________________________________________________ 13

2.2 Ingreso de Información persona jurídica _________________________________ 13Datos generales __________________________________________________________________ 14Asociados ______________________________________________________________________ 15Información financiera ____________________________________________________________ 16Seguros ________________________________________________________________________ 16Documentos requeridos ____________________________________________________________ 17Autorización de uso de datos________________________________________________________ 18

2.3 Impresión Autorización Uso de Datos ____________________________________ 18

2.4 Impresión del formulario FCC __________________________________________ 20


1. INGRESO AL SISTEMA (Login)

El ingreso al sistema Sarlaft se hará mediante el siguiente URL:

https://www.appsaon.com/Sarlaft

Al ingresar al sistema se presenta la siguiente pantalla de Login:

En la pantalla de login los usuarios tendrán la posibilidad de ingresar su usuarioy contraseña que le han sido asignados. En caso de ser la primera vez queingresa al sistema, este le obliga a cambiar la contraseña.

A parte de del usuario y password, el sistema en esta pantalla brinda lassiguientes opciones:

Olvido su contraseña?: Este link permite que el sistema le reenvíe lacontraseña al correo que tiene registrado el usuario.

Manual: Mediante este link, el usuario tiene la opción de ver el manual delsistema.

Aviso de privacidad: Este link lo lleva a un formulario relacionado con eltratamiento y uso de información personal.


Requerimientos del sistema: En este Link puede ver los siguientes temasrelacionados con el uso del sistema:

Requerimiento RecomendaciónEquipo del cliente Puede ser cualquier maquina (PC, Laptop o PC) con pantalla

de tamaño adecuado. Recomendado mínimo 15 Pulgadas.Memoria Mínimo 1 GB de RamDisco Duro Espacio mínimo de 500 Megas.Sistema operacional Recomendado Windows 7 en adelante.Canal de Internet Por el tema de cargue de imágenes y documentos lo

recomendado es mínimo 2GBNavegador Puede usarse Internet Explorer como primera opción. También

se habilita para Chrome y Safari.Cualquier otro navegador no se garantiza su óptimofuncionamiento.

Impresora Si se requiere imprimir documentos se recomienda Lasser ode inyección de tinta.

Contáctenos: Con este link el sistema lo conduce a una pantalla en la cualpuede obtener información de cómo comunicarse con Aon Risk Services

Una vez se ingrese al sistema, este presentara el menú y opciones de acuerdoel Rol que le ha sido asignado.


2. PERFIL CLIENTE

Como se mencionó al principio de este documento, el perfil Cliente es elencargado de ingresar la información del formulario FFC y diligenciar el formatode autorización de datos.El proceso comienza cuando le llega el mail al contacto del cliente con elusuario, password y URL del sistema.

La pantalla de ingreso es la misma para cualquier usuario del sistema, solo queen este caso se utiliza el usuario y la contraseña que le llegaron en el email alcliente.

Al ingresar al sistema, se presenta la siguiente pantalla en la cual se solicita alcliente el cambio de contraseña.

Se debe diligenciar la pantalla y asignar una nueva contraseña según se solicita.

Una vez ingrese al sistema con la nueva contraseña, el sistema muestra lasiguiente pantalla.


Como se indica se deben ejecutar las acciones solicitadas en el orden indicado.

2.1 Ingreso de Información persona natural

Cuando el usuario entra a esta opción, el sistema le muestra las pantallas ypestañas de ingreso de información dependiendo del tipo de persona natural ojurídica. La vista de ingreso de persona natura es la siguiente:

De acuerdo con la información que se solicita, se recomienda ingresar lainformación en el orden en que esta sugerido. Es decir primero se debeningresar o ratificar los datos generales, luego la información del cliente comopersona natural, luego la información financiera, luego información de seguros,luego el ingresos y cargue de documentos y si así se solicita se debe ingresar alformulario de autorización de uso de datos.

Tipos de información.Se sugiere ingresar lainformacion en orden


DDaattooss ggeenneerraalleess

Los datos generales corresponden a los mismos que fueron ingresados por elgerente de servicio al cliente y esta es la ocasión para que el cliente los ratifiqueo los modifique según el caso.

Los campos con asterisco (*) son de carácter obligatorio, los campos opacoscomo tipo de persona NO se pueden modificar.

Nota: Es muy importante que antes de pasar a la siguiente viñeta se salve lainformación con el botón Salvar y continuar.

DDaattooss ppeerrssoonnaa nnaattuurraall

Con esta opción el usuario debe ingresar los datos en cada una de la seccionesdel formulario.

SolicitudEn esta sección la ciudad y tipo de solicitud son requeridos.

Clase de vinculaciónEste campo es obligatorio y se debe escribir cuando la clase no corresponda alas mencionadas y sea otra.


Vínculos entre el tomador, asegurado y beneficiarioEste campo NO es obligatorio ya que pueda que no exista ningún vínculo entrelos actores mencionados.

Datos generalesSegún la siguiente imagen se deben diligenciar todos los campos siendo decarácter obligatorio los indicados.

Los campos como ocupaciones, departamentos, etc tiene la informaciónparametrizada previamente con los datos que se deben ingresar.

Datos LaboralesToda la información suministrada en esta sección No es obligatoria, pero siaplica para el caso se debe diligenciar.


OtrosEsta información se debe diligenciar según indica el formulario. Si las respuestasa los dos últimos campos son afirmativas, se debe explicar en cada caso en elcampo obligatorio.

Finalmente cuando la información este diligenciada se debe pulsar el botón

Salvar y Continuar para continuar con elproceso.


IInnffoorrmmaacciióónn ffiinnaanncciieerraa

Al Salvar y Continuar o pulsar la flecha de la parte superior derecha, el sistemapasa el control a la siguiente Viñeta para diligenciar la información. Para el casode la información financiera el sistema presenta la siguiente pantalla:

Los campos se deben diligenciar según se indica si son obligatorios o No.SSeegguurrooss

La información de seguros se captura en el siguiente formulario:

En la medida en que el usuario ingrese las reclamaciones de seguros por elBotón Adicionar el sistema muestra la lista de reclamos ingresados en la parteinferior. En caso que se requiera modificar o borrar un reclamo ingresado sedeben usar los botones de Acciones del lado derecho correspondientes.

ModificarReclamo

Borrarreclamo


DDooccuummeennttooss rreeqquueerriiddooss

El usuario debe escanear y cargar en el sistema los documentos que seanrequeridos según se indica a continuación.

Cuando se pulsa el botón adicionar, el sistema muestra la siguiente pantallapara ingresar los detalles del documento.

Nota: El nombre del documento es obligatorio y solo se permite el cargue dedocumentos tipo PDF. Se recomienda antes de utilizar la opción de carguehaber escaneado en PDF los documentos requeridos.

Documentos mínimosrequeridos parapersona Natural

Con las acciones sepuede Borrar oModificar eldocumento que serequiera

Botón para visualizar el documentocargado


AAuuttoorriizzaacciióónn ddee uussoo ddee ddaattooss

Como se mencionó anteriormente, es posible hacer una solicitud solo paraautorización de uso de datos o para el formulario FCC y la autorización de usode datos. En cualquier caso el formulario de autorización de uso de datos es elmismo según la siguiente imagen.

El formulario de uso de datos viene diligenciado con el texto y el nombre delcliente. Solo se debe marcar el “Sí” o “No” según corresponda y salvar lainformación.

2.2 Ingreso de Información persona jurídica

Cuando el usuario entra a esta opción, el sistema le muestra las pantallas ypestañas de ingreso de información dependiendo del tipo de persona natural ojurídica. La vista de ingreso de persona jurídica es la siguiente:

Solicitud

En esta sección la ciudad y tipo de solicitud son requeridos.

Por la viñeta Asociados debe diligenciar los socios dela empresa.


Clase de vinculaciónEste campo es obligatorio y se debe escribir cuando la clase no corresponda alas mencionadas y sea otra. Igualmente se debe diligenciar el campo deresidencia de la sociedad.

Vínculos entre el tomador, asegurado y beneficiarioEste campo NO es obligatorio ya que pueda que no exista ningún vínculo entrelos actores mencionados.

DDaattooss ggeenneerraalleess

Según la siguiente imagen se deben diligenciar todos los campos siendo decarácter obligatorio los indicados.

UbicaciónSon los datos correspondientes a la ubicación física de la sociedad.


ActividadSe debe indicar a que se dedica la empresa, para lo cual se debe diligenciar elsector de la economía, el tipo de sociedad y la actividad económica.

AAssoocciiaaddooss

Aquí se incluye la información relacionada con los socios de la organización.

Utilizando el botón Adicionar se presenta la siguiente pantalla para incluir lainformación de los socios.

Botones para modificar yborrar socios

Socios ingresados


En la medida en que se graben los socios, estos se muestran en la lista de laparte inferior de la pantalla principal.

IInnffoorrmmaacciióónn ffiinnaanncciieerraa

Cuando se pasa a la viñeta de información financiera, el sistema muestra lasiguiente pantalla:

Los campos se deben diligenciar según se indica si son obligatorios o No. Losproductos en moneda extranjera solo se pueden incluir si se responde si a lapregunta: Posee cuentas en moneda extranjera?.

SSeegguurrooss

La información de seguros se captura en el siguiente formulario:

ModificarReclamo

Borrarreclamo

Solo si responde SI en este campo aparecerá lainformación de PRODUCTOS FINANCIEROS EN ELEXTERIOR

Botón para adicionarmás productos


En la medida en que el usuario ingrese las reclamaciones de seguros por elBotón Adicionar el sistema muestra la lista de reclamos ingresados en la parteinferior. En caso que se requiera modificar o borrar un reclamo ingresado sedeben usar los botones de Acciones del lado derecho correspondientes.

DDooccuummeennttooss rreeqquueerriiddooss

El usuario debe escanear y cargar en el sistema los documentos que seanrequeridos según se indica a continuación.

Cuando se pulsa el botón adicionar, el sistema muestra la siguiente pantallapara ingresar los detalles del documento.

Nota: El nombre del documento es obligatorio y solo se permite el cargue dedocumentos tipo PDF. Se recomienda antes de utilizar la opción de carguehaber escaneado en PDF los documentos requeridos.

Documentos mínimosrequeridos parapersona Jurídica

Con las acciones sepuede Borrar oModificar eldocumento que serequiera

Botón para visualizar el documentocargado


AAuuttoorriizzaacciióónn ddee uussoo ddee ddaattooss

Como se mencionó anteriormente, es posible hacer una solicitud solo paraautorización de uso de datos o para el formulario FCC y la autorización de usode datos. En cualquier caso el formulario de autorización de uso de datos es elmismo según la siguiente imagen.

El formulario de uso de datos viene diligenciado con el texto y el nombre delcliente. Solo se debe marcar el “Sí” o “No” según corresponda y salvar lainformación.

2.3 Impresión Autorización Uso de Datos

Una vez terminado el proceso de diligenciamiento del formulario FCC del pasoUNO tanto para persona natural como para persona jurídica, el siguiente pasoes hacer las impresiones correspondientes tanto de la autorización de uso dedatos como del formulario FCC.

Impresión Autorización Uso de Datos

Paso 2 Impresión Autorización Uso de Datos


En caso que se quiera tomar la opción de imprimir la autorización sin haberlodiligenciado completamente el formulario (Si se solicitó el formulario) el sistemamuestra el siguiente mensaje.

Cuando se tome la opción de imprimir la Autorización de Uso de Datos, elsistema genera un archivo .PDF como se muestra en la siguiente gráfica.



2.4 Impresión del formulario FCC

Una vez terminado el proceso de diligenciamiento del formulario FCC del pasoUNO tanto para persona natural como para persona jurídica, el siguiente pasoes imprimir el formulario para firmarlo.

En caso que se quiera tomar la opción de imprimir el formulario sin haberlodiligenciado completamente, el sistema muestra el siguiente mensaje.

Cuando se tome la opción de imprimir el formulario FCC y este estácompletamente diligenciado, el sistema muestra la siguiente pantalla antes degenerar el .PDF advirtiendo que se tiene que firmar antes de enviarlo.

Paso 2 Impresión del formulario FCC


El sistema genera mínimo tres hojas lo cual puede variar dependiendo de lacantidad de información que se diligencie en los campos variables comoseguros, socios, etc.El cliente debe imprimir el formulario, firmarlo, escanearlo en .PDF y subirlocomo un documento más dentro de los documentos que se requieren paracompletar el proceso.Finalmente el sistema genera un archivo .PDF como se muestra en la siguientegráfica.


========Fin Documento ==========

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