GOBIER N O REGIO N AL DE M ADRE DE DIOS Jirón Cusco N' 350 - Pu erto Maldonado

Teléf.: (0051) (082) 571199 1572646 - Fax: (0051) (082) 5711 99 Website: www.regionmadrededios.gob.pe - E-mail: regionmddp@regionmadrededios.gob.pe

"AÑO DE LA CONSLIDACION DEL MAR DE GRAU " "MADRE DE DIOS, CAPITAL DE LA BIODIV ERSIDAD DEL PERÚ"

COPIA F iEL DEL ORIGINAL

RESOLU CIÓN EJEC UTIVA REG IONAL Nº 2:2. / -2016-GOREMAD/GR

Puerto Maldonado·. O !t o e T . 2016 VISTOS: El Memorando Nº 1385-2016-GOREMAD/GRPPYAT, de fecha 26 de agosto del 2016;

Informe Técnico Nº 20-2016-GOREMAD-GRPPYAT/SGDIEI, de fecha 25 de agosto del 2016; Informe Nº 076; Instructivo Nº 001 -2016-GOREMAD/SG-OAA Para el Foliado de Documentos en los Archivos de Gestión (Oficinas Secretariales y Unidades Funcionales) del Gobierno Regional de Madre de Dios; Oficio Nº 116-2016-GOREAMD/SG-OAA de fecha 13 de mayo del 2016; Resolución Ejecutiva Regional N° 753-2015GOREMAD/GR de fecha 22 de septiembre del 2015; Informe Legal N° 1157-2016-GOREMAD/ORAJ de fecha 29 de agosto del 2016, y,

CONSIDERANDO:

Que, conforme al Art. 191 º de la Constitución Política del Estado, concordante con los Arts . 2º y 3º de la Ley N° 27867 "Ley Orgánica de Gobiernos Regionales", se establece que los Gobiernos Regionales emanan de la voluntad popular, son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política, económica y administrativa en asuntos de su competencia. El Art. 21 º inc. h) disp_one como funciones del Gobernador Regional, "Aprobar las normas reglamentarias de organización y funciones de las dependencias administrativas del Gobierno Regional".

Que, mediante memorando Nº 1385-2016-GOREMAD/GRPPYAT, de fecha 26 de agosto del 2016; el Gerente Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial del Gobierno Regional de Madre de Dios, remite el Proyecto de Instructivo Para el Foliado de Documentos en los Archivos de Gestión (Oficinas Secretariales y Unidades Funcionales) del Gobierno Regional de Madre de Dios, para el trámite correspondiente.

Que, mediante Informe Técnico Nº 20-2016-GOREMAD-GRPPYAT/SGDIEI, de fecha 25 de agosto del 2016, la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional e Informática del Gobierno Regional de Madre de Dios, emite Opinión Técnica Favorable al Proyecto de Instructivo Para el Foliado de Documentos en los Archivos de Gestión (Oficinas Secretariales y Unidades Funcionales) del Gobierno Regional de Madre de Dios, por cuanto, con la foliación , ubicación y localización de los documentos archivísticos de manera eficaz y eficiente, se lograra conocer con ello la información requerida oportunamente, garantizando la integridad y seguridad de estos, utilizando para ello los diferentes instrumentos de descripción y control archivístico. Así mismo se debe lograr que en los niveles de archivos, como son los archivos de Gestión, los Archivos Periféricos y en los Órganos de Administración de Archivos o Archivos Centrales, realizándose una correcta foliación del acervo documental, Que así mismo a fin de garantizar el acceso a la información pública y a la transparencia en la gestión institucional, de manera rápida y oportuna, sirviendo de respaldo técnico legal, así como un acto de fe y responsabilidad de los productores documentales.

Que, mediante la Directiva Nº 005-2008-AGN/DNDAAI "Normas para la foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos" se regule en forma general en la Administración Publica los procedimientos sobre foliación de documentos archivísticos, estableciendo requisitos y pautas a seguir para una foliación uniforme y sistemática de los documentos generados en las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.

Que es necesario establecer una metodología que permita disponer de un instrumento normativo de gestión institucional , para la aplicación adecuada de procedimientos administrativos facilitando de tal forma que el manejo de la documentación emitida y recibida tenga un ordenamiento adecuado en las diferentes unidades Orgánicas y dependencias del Gobierno Regional de Madre de Dios .

OFICINA DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA Av. Alfonso Ugarte Nº 873 6to . Piso - Lima 1 Telefax: (0051) (0 1) 4244388

E-mail: ocalgoremad@reglonmadrededios.gob.pe

GOB I ERNO REG I O NAL DE M A D RE DE D I OS Jirón Cusco N' 350 - Puerto Ma ldonado

Teléf. : (0051) (082) 571 199 / 572646 - Fax: (0051) (082) 571199 Websile: www.regionmadrededios .gob.pe - E-mail: regionmddp@regionmadrededios.gob.pe

" AÑO OE LA CONSLIDACION DEL MAR DE GRAU" " MADRE DE DIOS, CAPITAL DE LA BIODIVERSIDAD DEL PERÚ"

Que, el instructivo Nº 001 -2016-GOREAMD/SG-OAA, Para el Foliado de Documentos en los Archivos de Gestión (Oficinas Secretariales y Unidades Funcionales) del Gobierno Regional de Madre de Dios; tiene como objetivo lograr en los Niveles de Archivos del Gobierno Regional de Madre de Dios, como son los archivos de Gestión y Archivos Periféricos, se realice una correcta foliación del acervo documental de tal forma que el manejo de la documentación emitida y recibida, tengan un ordenamiento conveniente, para posibilitar un mejor servicio con la atención de información que son requeridos por los usuarios, teniendo en cuenta que la foliación es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios, de todo documento archivístico o unidad documental recibida y/o generada por una institución o ent idad.

Que, el Reglamento de Organización y Funciones - ROF del Gobierno Regional de Madre de Dios, aprobado mediante Ordenanza Regional Nº 007-2012-GRMDD/CR, respecto a las atribuciones del Presidente Regional , en el inciso i) del artícu lo 27° señala: "Aprobar las Normas y Directivas Reglamentarias de Organización y Funciones de las dependencias administrativas del Gobierno Regional", concordante con el inciso h) del artículo 21 º dela Ley Nº 27867, Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales.

Con las visaciones de la Oficina Regional de Asesoría Jurídica, Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, y la Gerencia General Regional del Gobierno Regional de Madre de Dios; en uso de las facu ltades conferidas por la Ley Nº 27783 Ley de Bases de la Descentralización y sus modificatorias, Ley N° 27867, Ley Orgánica de los Gobiernos Regiona les y sus modificatorias , Resolución Nº 3801 -2014-JNE y la Credencial de fecha 22 de Diciembre del 2014 emitida por el Jurado Nacional de Elecciones .

SE RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO.- APROBAR, el Instructivo Nº 001 -2016-GOREMAD/SG-OAA Para el Foliado de Documentos en los Archivos de Gestión (Oficinas Secretariales y Unidades Funcionales) del Gobierno Regional de Madre de Dios"

ARTÍCULO SEGUNDO.- ENCARGAR, a la Gerencia Genera l del Gobierno Regional de Madre de Dios, la difusión del instructivo Nº 001 -2016-GOREMAD/SG-OAA Para el Foliado de Documentos en los Archivos de Gestión (Oficinas Secretariales y Unidades Funcionales) del

·Gobierno Regional de Madre de Dios", a todas las Unidades Orgán icas adscritas al Gobierno Regional de Madre de Dios.

ARTÍCULO TERCERO.- PONER EN CONOCIMIENTO, el contenido de la presente Resolución a las instancias pertinentes para los fines legales correspondientes .

REGÍSTRESE, COMUNÍ ÍVESE.

OFICINA DE COORDINACIÓN ADMIN ISTRATIVA Av. Alfonso Ugarte Nº 873 6to. Piso - Lima 1 Telefax: (0051) (01) 4244388

E-mail: oca lgoremad@regionmadrededios.gob.pe

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GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS "Año de la Consolidación del Mar de Grau"

"Madre de Dios Capita l de la Biod iversidad del Perú"

INSTRUCTIVO Nº 001-2016- GOREMAD/SG-OAA.

PARA EL FOLIADO DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION

(OFICINAS SECRETARIALES Y UNIDADES FUNCIONALES) DEL GOBIERNO

REGIONAL DE MADRE DE DIOS

MARCO REFERENCIAL: Directiva N° 005-2008-AGN/DNDAAI "Normas para la foliación de

documentos archivísticos en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos",

aprob do mediante Resolución Jefatura! N° 375-2008-AGN/J.

OBJETIVOS: Lograr en los niveles de Archivos del Gobierno Regional de Madre de Dios,

como son los Archivos de Gestión y Archivos Periféricos, se realice una correcta foliación

del acervo documental, de tal forma que el manejo de la documentación emitida y

recibida, tengan un ordenamiento conveniente, para posibilitar un mejor servicio con la

atención de información que son requeridos por los usuarios .

ASE LEGAL:

<!J.i Decreto Ley No. 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de

~mn~' la Nación .

Decreto Supremo No. 022-75-ED, Reglamento del D.L. N°. 19414.

Ley Nº 25323, Ley de creación del Sistema Nacional de Archivos .

Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento del Sistema Nacion;3I de Archivos .

Decreto Supremo Nº 005-93-JUS, Modifica el Art. 11 º del D.S. Nº 008-92-JUS.

Decreto Legislativo No.120. Ley Orgánica del Archivo General de la Nación .

. 2l047. Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación .

Ley N° 27444- Ley del Procedimiento Administrativo General.

Resolución Jefatura! Nº 375-2008-AGN-J, que aprueba la Directiva Nº 005-2008-AGN/DNDAAI.

Resolución Jefatura! N° 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y Aplicación

de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.

,, .

GOBIERN O REG IONAL DE MADRE DE DIOS

ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS "Año de la Consolidación del M ar de Grau"

"Madre de Dios Ca pital de la Biod ivers idad del Perú"

Resolución Ejecut iva Regional Nº 733-2015-GOREMAD/GR, que aprueba el Reglamento General

del Sistema de Archivo Institucional del Gobierno Regional de Madre de Dios.

PROCEDIMIENTOS:

1.- El primer paso fundamental para iniciar el proceso de foliación, es clasificar y ordenar la documentación; es decir en la clasificación se debe depurar los documentos que no

tengan relación directa con el documento archivístico o aquella que no form e parte de un

archivo, por ejemplo: Folletos, trípticos, hojas en blanco, y otras reproducciones de apoyo;

segundo depurar las copias de un documento, por cuanto solo se foliara uno de ellos

tercero ordenar los documentos, tomando en cuenta lo siguiente: Documentos emitidos.­considerando en forma estricta el número correlativo y la fecha de emisión . Documentos recibidos.- de acuerdo a la fecha de recepción del documento.

3.- Se iniciará la foliación, iniciando con el primer escrito o documento generado o

recibido. No se deberá utilizar a continuación de la numeración, letras o cifras, como 1 º, 18, 1 Bis, o los términos BIS, etc.

4. - La numeración que se le asigne a cada folio deberá ser consecutiva, es decir sin omitir ni repetir números.

5.- La foliación se realizará en ·el ángulo superior derecho de la hoja, en el mismo sentido

del texto del documento; en un espacio en blanco, sin alterar textos, membretes, sellos

originales, números, etc .

. - La foliación se realizará de adelante hacia el final, de tal forma que la primera hoja del

/'§ scrito y demás hojas serán foliadas en fo rma correlativa, según se vayan acumulando

~j documentos. ~~P'~

7.- Deberán estar foliados en estricto orden cronológico, formando con todos ellos un solo

cuerpo.

8.- Se foliaran toda la documentación en soporte papel, es decir hojas útiles que

contengan escritos, dibujos y otro tipo de información .

9.- Las hojas de trámite que estén numeradas, fechadas y contengan disposiciones

de_bkl-a-i'nente firmadas por los funcionarios competentes.

10- Los documentos en formato pequeño, ejemplo : documentos contables, recibos de

pago, facturas, órdenes de compra, vouchers, que se encuentren adheridos a una hoja, a

esta le corresponderá su respectivo número de folio (folio recto).

P .

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ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS "Año de la Consolidación del Mar de Grau"

"Madre de Dios Capital de la Biodiversidad del Perú"

11.- Los documentos que se encuentren anexos a uno principal, tales como planos, mapas, dibujos, fotografías, negativos, impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas·, etc) cuyas características tanto internas como externas (formato y tamaño) impliquen un trato especial y/o se encuentren doblados o en condiciones poco favorables para su estado de conservación; se podrá optar por separar este material, numerándose en un solo folio y

dejando se constancia con la hoja de testigo o referencia cruzada, de su existencia dentro de la unidad .

12.- Los documentos que se encuentren sueltos (fotografías, planos, mapas, etc.) serán -::,..oeAses. foliados en la cara vuelta (reverso del documento), correspondiendo un número a cada f"

~ 0 'lt . no·· de ellos. Si una o más fotografías se encuentran adheridas, a esta se le colocará su

f5_· espectivo número de folio . .f¿()' ·

13.- Las unidades documentales, no deberán exceder de doscientos 200 folios en una

unidad de archivamiento (archivador de palanca), siempre y cuando el volumen documental lo permita .

NO SE DEBE FOLIAR:

a. - Las hojas o folios sueltos, totalmente en blanco, adheridos, o empastados que se encuentren en tomos o legajos, es decir que no contengan información.

b.- Las unidades documentales que se generan empastadas, foliadas o paginadas de

fábrica, ejemplo: Libros contables, Libros de Actas, cuadernos que sirven de registro de correspondencia. En este caso se respetará y aceptará la foliación original.

c. - Documentos en soportes distintos al papel y/o documentación no convencional como:

assetts, CDs, videos. En este caso se procederá de la siguiente manera: Deberán numerarse con una hoja llamada HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA, anotándose en esta hoja su respectivo· número de folio, lo que

permitirá dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenece .

d .- Copias de un documento que se encuentre adjunto al original.

ACUMULACION DE DOCUMENTOS:

La acumulación de documentos o expedientes, es una tarea administrativa por la cual se

adicionan o juntan uno o más documentos o expedientes sobre un mismo asunto, que guarden afinidad o estén relacionados entre sí.

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"Madre de Dios Capital de la Biodiversidad del Perú"

Los expedientes que se incorporan a otros (documentos acumulados) no continuaran su foliatura, por lo tanto mantendrán su numeración , dejándose una constancia que indique DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO (Anexo 4), en el cual se deberá indicar su agregación y la cantidad de fojas acumuladas.

DEFINICIONES:

Archivo de Gestión.- Conocido como archivo de oficina, está bajo la responsabilidad y

manejo directo de cada dependencia o unidad administrativa de una institución; esta

formado por la documentación producida recientemente, es decir, la que se está aún

frecuente dentro de cada dependencia, y tiene plena

Archivo Periférico.- Este nivel de archivo se constituye opcionalmente, es decir cuando

por la complejidad de funciones y especialización, así como ubicación física de las

unidades orgánicas de la Institución, así lo requieran .

Archivo Central.- Denominado Órgano de Administración de Archivos: Este archivo

centraliza la documentación que ya no es de su uso frecuente en los archivos de oficina,

pero que es objeto de consultas e información por su valor administrativo, legal, cultural,

y científico. Órgano responsable de cumplir y hacer cumplir con todos los procedimientos

archivísticos emitidos por el Archivo General de la Nación, ente rector del Sistema

Nacional de Archivos.

Instructivo.- Describe los procedimientos para el foliado de documentos.

cumplir con el

li! esponsable del Procedimiento.- Las (os) responsables del foliado de los documentos en

~~~~~~~Á os archivos de gestión, son las Secretarias o las que hagan sus veces, tanto en las

unidades orgánicas como en las unidades funcionales.

:;,.?:.'IJ'i'~ªn·. é'-t_,_ Unidad Orgánica.- Gerencias, Oficinas, dependencias que se encuentran estructuradas en

-j O ~ 1 el Organigrama Estructural del Gobierno Regional de Madre de Dios. (Ejemplo: Gerencia

o:: " ' ;, i., ·. ..{/Genera Regional, Oficina Regional de Administración, Oficinas, Sub Gerencias, etc.) i9;6>D : ·./1

· Unidad Funcional. - Dependencias del Gobierno Regional de Madre de Dios, no

estructuradas en el organigrama estructural, pero que cumplen una función

admi is-rralíva-· de especialidad al interior de una unidad orgánica (Ejemplo: unidad de

remuneraciones, unidad de caja, unidad de negociaciones, unidad de integración

contable, unidad de almacén, etc.).

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"'·

Folio = Hoja

GOBIERNO REG IONAL DE MADRE DE DIOS

ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS "Año de la Consolidación del M ar de Grau"

"Madre de Dios Capital de la Biodiversidad del Perú "

Foliar= Acción de numerar hojas

Foliación = Es la acción administrativa u operación que consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios de todo documento archivístico o unidad documental recibida y/o generada por el Gobierno Regional de Madre de Dios. Folio recto= Primera cara de un folio (hoja), la que se numera

Folio vuelta= Cara posterior de un folio (hoja)

~ºe Aseso,,._ Soporte= Se denomina soporte a la unidad que contiene información (ejemplo: Papel, ~ ~ --

e- D itleos, audios, etc.)

§.' _.,,......_____. lllr, · Sanción. - Es la consecuencia jurídica punitiva de carácter administrativo que deriva de la

verificación de una infracción por incumplimiento de normas que regulan el Sistema Nacional de Archivos,· el Patrimonio Documental de la Nación y el Patrimonio Cultural de la Nación .

ANEXOS:

Anexo 1.- Modelo de sello estandarizado para foliar documentos.

Anexo 2.- Hoja de testigo o referencia cruzada

Anexo 3.- Documento o expediente acumulado

Puerto Maldonado, Mayo de 2016.

P .

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ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS "Año de la Consolidación de l Mar de Grau"

"Madre de Dios Cap ital de la Biod ivers idad de l Perú"

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GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS

ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS "Año de la Consolidación del Mar de Grau"

"Mad re de Dios Capital de la Biodivers idad del Perú"

ANEXO NQ 1

En el caso de que se use el sello estandarizado, la foli ación de los documentos se efectuará en el ángulo superior derecho, tal y como se indica en el dibujo.

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MEMBRETE O LOGOTIPO DE LA ENTIDAD lAGN DNDAAI

FOLIO

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GOBIERNO REGIONAL DE MADRE DE DIOS ,\.':"\~ .. ~ ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

"Año de la Consolidación del Mar de Grau"

"Madre de Dios Capital de la Biodivers idad del Perú"

MODELO DEL ANEXO Nº 2

HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA

ORGANO DE ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

_______ ....

FONDO: GOBIERNO REGIONAL MADRE DE DIOS

SECCION: OFICINA DE CONTABILIDAD

SUB SECCION: UNIDAD DE INTEGRACION CONTABLE

SERIE: MEMORANDOS RECIBIDOS SUB SERIE: MEMOS. MULTIPLES

FECHA: 21-08-2008

TAMAÑO:

FOLIO: .. .. De .. .. .... .. .. . ..

COLOR: BLANCO Y NEGRO

TITULO: OFICIO Nº 177-A-2008-GOREMAD/ORA-OC.

ASUNTO: INFORMACION CONTABLE AÑO 2008.

OTROS DATOS RELEVANTES: Balance general, análisis contable, etc.

Fecha: Pto. Maldonado,

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P .

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ANEXO Nº 3

DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO

A- CARATULA (HOJA)

CARATULA U HOJA DEBIDAMENTE FOLIADA

~ FOLIO

~___..,__

DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO

REF. MEMORANDO Nº 1290-2010-GOREMAD/GGR.

CANTIDAD DE HOJAS ACUMULADAS

DEL FOLIO: 35

AL FOLIO: 134

FIRMA NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO

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