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Pago por Asignaturas Área responsable: Secretaría Académica Versión: 1.0
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Pago por Asignaturas
Área responsable: Secretaría Académica
Versión: 1.0
Código: INS.DG.0026
Pago por Asignatura
Versión: 1.0
Fecha implementación:Agosto 2018
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CONTENIDO
1 ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN................................................................2
2 INSTRUCTIVO PAGO POR ASIGNATURA...........................................................2
2.1 VALIDACIÓN DE MOROSIDAD....................................................................2
2.2 APERTURA PEDIDO ACADÉMICO.............................................................3
2.3 ENVÍO DE PEDIDO ACADÉMICO A SIGUIENTE ESTACIÓN.....................3
2.3.1 COORDINADORA GESTIÓN ESTUDIANTIL................................................4
2.3.2 SECRETARIO ACADÉMICO...........................................................................4
2.3.3 COORDINADORA DE GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO Y RETENCIÓN......................................................................................................................4
2.3.4 ASISTENTE DIRECCIÓN DE SECRETARÍA ACADÉMICA.......................6
2.3.5 SECRETARIO ACADÉMICO...........................................................................6
2.4 OBSERVACIONES GENERALES................................................................6
3 ANEXO....................................................................................................................7
3.1 ANEXO 1. PASO A PASO DE LA REVISIÓN DE MOROSIDAD..................7
Responsables del documento
Elaborado / Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Lilia Zúñiga Cargo: Analista de Procesos
Nombre: Pamela Espinosa Cargo: Coordinadora Gestión Estudiantil
Nombre: José Antonio Martinod Cargo: Director Secretaría Académica
Fecha: 31 Julio 2018 Fecha: 31 Julio 2018 Fecha: 31 Julio 2018
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1 ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La Universidad de Las Américas (UDLA, la Universidad) en su afán de brindar un mejor servicio con respecto a sus procesos, impulsa la implementación de ciertas modificaciones en los mismos.
Este instructivo se ejecuta cuando el Secretario Académico realiza la apertura del pedido académico.
2 INSTRUCTIVO PAGO POR ASIGNATURA
SECRETARIO ACADÉMICO / COORDINADORA DE GESTION DE SOPORTE ACADÉMICO Y RETENCIÓN / TRABAJADORA SOCIAL O ANALISTA DE BIENESTAR ESTUDIANTIL
El estudiante podrá solicitar la aprobación de pago por asignaturas a través de Secretaría Académica, Retención o Bienestar Estudiantil quienes deberán abrir un pedido académico, siguiendo los pasos que se nombran a continuación.
2.1 VALIDACIÓN DE MOROSIDAD Verificar el estado financiero del estudiante en el CRM Financiero entrando al
siguiente link: http://192.168.0.153/crmudla/index.php?module=Accounts&offset=1&stamp=1530723570028172000&return_module=Accounts&action=DetailView&record=cb19bc22a5d0a80df0ecb514765dd8c0USUARIO: externo01CLAVE: 12345(Referirse al Anexo 1 que muestra el paso a paso de la revisión de morosidad)
Si el estudiante se encuentra con pagos pendientes, direccionar al estudiante al departamento de Cobranzas. EN ESTE CASO NO INGRESAR UN PEDIDO ACADÉMICO MIENTRAS EL ESTUDIANTE NO REGULARICE SU SITUACIÓN.
SPEECH: “Observo que tienes un problema Financiero, por lo que es necesario que te acerques donde GUSTAVO VELASQUEZ para arreglar tu situación. Él se encuentra en UDLAPARK, PLANTA BAJA, en los horarios de lunes a viernes de 08:30 a 19:00 y los días sábado solo en épocas de matrículas de 09:00 a 13:00. El momento que ya tengas solucionado este inconveniente, acércate nuevamente conmigo al día siguiente y con mucho gusto iniciaremos tu solicitud”.
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Si el estudiante no se encuentra con pagos pendientes, CONTINUAR CON EL PROCESO. Se debe tener en cuenta que este pedido académico NO TIENE NINGÚN COSTO.
2.2 APERTURA PEDIDO ACADÉMICO Verificar que el estudiante no tenga abierto otro pedido académico referente a
pago por asignaturas. Ingresar la solicitud en Pedidos Académicos. Llenar en observaciones el número
de materias y sesiones en total que el estudiante está solicitando y colocar el motivo por el cual el estudiante desea realizar el pago por materias.
Llenar correctamente todos los campos, sin ninguna equivocación. Es obligatorio pedir datos actuales de EMAIL, TELÉFONO CELULAR Y CONVENCIONAL y registrarlos en el pedido académico.
SPEECH: “Por favor necesito que me des un correo electrónico, adicionalmente, dame tu número de celular y un convencional a donde podamos contactarte para informarte sobre el avance de tu solicitud”.
Si los datos que indica el estudiante son distintos a los que están registrados en SAES, enviar un correo electrónico con los nuevos datos a las siguientes personas:
Santiago Rueda (Granados y Queri) Pablo Balseca (Colón) Daniel Montenegro (UdlaPark)No se enviará nada a Silvia Cáceres
NOTA – Si es un estudiante de la carrera de ARQUITECTURA que se encuentre cursando noveno o décimo semestre, el pedido académico de este estudiante NO pasa por la instancia de Pamela Espinosa, sino que debe direccionarse al Secretario Académico. Esto se debe a que la malla de esta carrera tiene dos materias por cada uno de estos semestres.El Secretario Académico imprime el pedido y entrega al estudiante para que se acerque a Cajas a realizar el pago por materias, siempre y cuando el estudiante curse únicamente las dos materias según su malla.
2.3 ENVÍO DE PEDIDO ACADÉMICO A SIGUIENTE ESTACIÓN Enviar el pedido académico, excepto el de Arquitectura, a la COORDINADORA DE
GESTIÓN ESTUDIANTIL PAMELA ESPINOSA [email protected]
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2.3.1 COORDINADORA GESTIÓN ESTUDIANTIL Analizar el caso de cada estudiante que solicita pago por asignaturas. Si es
necesario, consultar a Coordinador de Carrera, Director de Secretaria Académica u otras instancias la aprobación o negación respectiva. SLA 24 horas por pedido académico.
Si el pedido realizado por el estudiante cumple las condiciones y es aprobado, enviar el pedido académico al Secretario Académico que lo abrió. Si fue otra persona quien lo abrió, asignar y enviar el pedido académico a cualquier Secretario Académico con el fin de que se informe al estudiante la resolución.
o Enviar un correo electrónico al Coordinador de cada carrera la resolución aprobada del pago por materias al estudiante.
Si el pedido realizado por el estudiante es negado, enviar el pedido académico a la COORDINADORA DE GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO Y RETENCIÓN ANDREA SAMANIEGO [email protected] .
SOLICITUD APROBADA
2.3.2 SECRETARIO ACADÉMICO
Recibir pedido académico por parte de Coordinadora de Gestión Estudiantil. Informar al estudiante la resolución.
SPEECH: “Estimado XXX,Te llamo de la Universidad de las Américas para informarte que tu solicitud de XXX se encuentra aprobada, por lo que ya puedes acercarte lo más rápido posible donde cualquier Secretario Académico a retirar tu pedido académico para que puedas cancelar en cualquier Caja.“
Imprimir pedido académico y entregar al estudiante. Colocar el pedido académico como resuelto y cerrar.
SOLICITUD NEGADA
2.3.3 COORDINADORA DE GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO Y RETENCIÓN
Recibir pedido académico por parte de Coordinadora de Gestión Estudiantil. Informar al estudiante la resolución y presentar diferentes opciones de pago. Si el estudiante insiste en su necesidad de pago por asignaturas, solicitar los
documentos requeridos para escalar el caso a Comité Financiero. Estos documentos son los siguientes:
a) Llenar carta explicativa de la situación financiera y familiar dirigida a la Universidad de Las Américas (formato adjunto)
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b) Original de los últimos tres (3) roles de pagos y certificado de trabajo actualizado de la empresa en donde labora, si es jubilado el comprobante donde se verifique la acreditación de los valores; del estudiante si trabaja y de los padres o tutores financieros que aporten económicamente en el pago de colegiatura.c) Copia a color de la cédula de ciudadanía del alumno y de sus padres o tutores financieros que aporten económicamente en el pago de colegiatura,d) RUC en el caso de negocios o ejercicio profesional del estudiante y de sus padres o tutores financieros que aporten económicamente en el pago de colegiaturae) Fotocopia actualizada de la última declaración del impuesto a la renta del estudiante si trabaja o de los padres o tutoresfinancieros que aporten económicamente en el pago de colegiatura.f) Fotocopia del contrato de arrendamiento de vivienda, en caso de ser arrendatario o arrendador.g) Fotocopia del comprobante de pago del impuesto predial del último año, en caso de ser propietario el estudiante o lospadres o tutores financieros que aporten económicamente en el pago de colegiatura.h) Copia de la matrícula del vehículo a nombre del estudiante o de los padres o tutores financieros que aporteneconómicamente en el pago de colegiatura.i) Certificado bancario en cifras actualizado del estudiante o de los padres o tutores financieros que aporten económicamenteen el pago de colegiatura.j) Certificado de deudas financieras y/o tablas de amortización de créditos bancarios y/o estados de cuenta de tarjetas de crédito(3 últimos meses) del estudiante o de los padres o tutores financieros que aporten económicamente en el pago de colegiatura.
Recibir documentos del estudiante. Enviar los físicos al digitalizador de becas. En las carpetas de estos casos se debe
colocar un sticker para que sean diferenciados y se los dé la prioridad requerida. Referirse al proceso de Becas de Asistencia Financiera.
Recibir la resolución del Comité Financiero ante el pedido del estudiante. Informar al estudiante sobre la resolución que se tomó. Si la resolución a la que llegó el Comité Financiero es aceptada por el estudiante
(pago por materias), subir la resolución al pedido académico y enviar el mismo al ASISTENTE DE DIRECCIÓN DE LA SECRETARÍA ACADÉMICA YOLANDA MEDINA [email protected] y comunicar al estudiante que en 24 HORAS MÁXIMO PODRÁ ACERCARSE A CUALQUIER SECRETARÍA ACADÉMICA A RETIRAR SU PEDIDO PARA RALIZAR SU PAGO.
Si la resolución a la que llegó el Comité Financiero es rechazada por el estudiante (pago por materias), ingresar en el pedido las razones por la cual el estudiante rechaza la resolución y cerrar el pedido académico.
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2.3.4 ASISTENTE DIRECCIÓN DE SECRETARÍA ACADÉMICA
Validar que se encuentre un respaldo sobre la resolución del Comité Financiero del pedido académico que ingresó el estudiante.
Si no se encuentra el respaldo de la resolución del Comité Financiero, devolver el pedido académico a la COORDINADORA DE GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO Y RETENCIÓN ANDREA SAMANIEGO [email protected] . SIN EL RESPALDO, EL PEDIDO ACADÉMICO NO PODRÁ SEGUIR SU CURSO.
Si se encuentra el respaldo de la resolución del Comité Financiero enviar el pedido académico al Secretario Académico e imprimir el respaldo.
o Enviar un correo electrónico al Coordinador de cada carrera sobre la resolución aprobada del pago por materias al estudiante.
2.3.5 SECRETARIO ACADÉMICO
Comunicar al estudiante que se acerque a cualquier Secretaria Académica para retirar su pedido y cancelar en cualquier caja.
SPEECH: “Estimado XXX,Te llamo de la Universidad de las Américas para informarte que tu solicitud de XXX se encuentra aprobada, por lo que ya puedes acercarte lo más rápido posible a la Universidad a cualquier Secretaria Académica para retirar tu pedido y cancelar en caja “:
Imprimir pedido académico y entregar al estudiante. Colocar el pedido académico como resuelto y cerrar.
2.4 OBSERVACIONES GENERALESEl pedido académico de pago por asignaturas no tiene ningún costo.
El departamento Financiero no abrirá pedidos académicos de pago por asignaturas. Si el alumno acudiera a este departamento se lo debe direccionar a Secretaria Académica en donde se le creará el pedido académico.
Las áreas donde se puede abrir un pedido académico referente a pago por materias son:
RETENCIÓN BIENESTAR ESTUDIANTIL SECRETARÍA ACADÉMICA
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3 ANEXO
3.1 ANEXO 1 . PASO A PASO DE LA REVISIÓN DE MOROSIDAD1.1. Inicio de consulta
1.2. Al ingresar al CRM la primera pantalla que se visualizará es la siguiente, en la cual se deberá dar clic en ESTUDIANTES para comenzar la consulta.
1.3. Se deberá dar clic en filtro para realizar la consulta.
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Externo01
12345
Estudiantes
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1.4. En filtro avanzado se podrá buscar por número de cedula, matrícula o %nombre. Posteriormente, se deberá dar clic en buscar.
1.5. Para que se despliegue la información del estudiante dar clic en la cédula.
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Filtro
Clic
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Al momento que se despliegue la información, es necesario observar todas las carteras que tiene el estudiante las cuales pueden ser:
1.6. Cartera Externa
Es necesario mirar que el campo de ESTATUS esté VENCIDO y que el VALOR A CANCELAR SEA MAYOR O IGUAL A 100 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el pedido académico.Si se encuentra diferente a lo mencionado, se podrá abrir el pedido académico.
1.7. Cartera Interna
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Clic
Valor a cancelar Estatus
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Se deberá observar en el campo VENCIDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el pedido académico.
1.8. Recompra y Garantía
Se deberá observar en el campo VALOR A CANCELAR si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 100 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el pedido académico.
1.9. Facturas por Cobrar
Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 100 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el pedido académico.
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Vencido
Valor a cancelar
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1.10. Cheques Protestados
Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el pedido académico.
1.11. Cartera Años Anteriores
Se deberá observar en el campo SALDO si tiene un valor MAYOR O IGUAL A 10 DÓLARES. Si es el caso, esto significa que el estudiante está en mora y, por ende, no se abrirá el pedido académico.
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Saldo
Saldo
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