Crear Estrategias de Liberación en Pedidos Compra
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Crear estrategias de liberación en pedidos de compras
Publicado el 26 febrero, 2011de Roberto Espinosa
En muchas organizaciones, la gestión de las compras esta restringida por
importes, de forma que cuando se superan unos determinados valores de compra,
se requieren una o varias aprobaciones de personas diferentes a la que estagestionando la compra. Esta persona o personas son los que realmente estanautorizando la compra.
Sap nos permite por estandar configurar estas autorizaciones a través de
las estrategias de liberación. En nuestro ejemplo, las vamos a realizar a nivel de
pedido de compra (Importe total del pedido, solo en una organización de compras.
Sap también lo permite a nivel de solicitudes de pedido.
!a estrategia de liberación a definir va a ser la siguiente"
Importe de la compra Liberador Observaciones
Inferior a 1000 Euros Comprador
También podrían liberarel supervisor de compras
o el controller
Entre 1000 y 3000 Euros Supervisor de Compras
También podría liberar el
controller. Aunue libere
el comprador! siempre seva a uedar bloueado
"asta ue liberen uno de
los otros dos.
#ayor o i$ual a 3000
Euros
Supervisor de Compras
%1er nivel&
'asta ue no libera el
supervisor! no puede
liberar el controller %esuna especie de visado&.El
comprador no puede
liberar nada.Controller %() nivel&
#eamos los pasos necesarios para configurar esta funcionalidad en el sistema"
Ruta de customizing" Gestion de Materiales –> Compras –> Pedido –> Procedimiento de liberacion para pedidos.
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$. %reación de caracter&sticas.
' través de las caracter&sticas definimos los criterios que vamos a poder utilizar
posteriormente para hacer la clasificación de las liberaciones. 'qu& definiremos
aquellos campos del pedido para los que luego vamos a definir una condición que
determina en que estado se quedan los pedidos quien va a poder liberarlos.
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)ara crear una caracter&stica, indicaremos un nombre (es recomendable que
empiezen todas por *+, a continuación una descripción, un campo de
referencia (en la pestaa datos adicionales. En la tabla %E-- (%omunicación
determinación/estrategia de liber.docum.comp. tenemos los campos m0s
habituales del pedido que se pueden utilizar en las estrategias de liberación.En nuestro ejemplo, vamos a crear tres caracter&sticas"
%lase de pedido" *+E--+1S'23. )or si tuvieramos varios tipos de
documentos de compras solo quisieramos restringir para una en concreto.
rganización de compras" *+E--+E-24. En cada organización de
compras podemos tener unos criterios de importes diferentes, por ejemplo.
#alor neto de pedido" *+E--+45E36. %on esta caracter&sticas vamos a
controlar los importes totales de los pedidos.
7. %reación de clase (agrupación de caracter&sticas.
!a clase es el agrupador de caracter&sticas que luego vamos a asignar a los grupos
de liberación. 3odo las caracter&sticas que incluamos en la clase estar0n
disponibles en la definición de las estrategia de liberación.La categoría de la
clase siempre ha de ser 032 Estrategia de liberación.
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8. %reación de grupos de liberación.
!os grupos de liberación son el elemento sobre el que vamos a definir las diferentes
estrategias de liberación. Es el elemento b0sico a partir del cual vamos a ir
definiendo el resto. En el grupo de liberación se indica la %lase que hemos definido
antes, que determina, como hemos indicado, que campos del pedido tenemos
disponible para nuestra clasificación determinación de los procedimientos de
liberación.
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9.%reación de códigos de liberación.
)ara cada grupo de liberación, crearemos los códigos que representan los
diferentes roles o personas que van a intervenir en el procedimiento de liberación.
Es un código de 7 caracteres, con una descripción asociada.
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:. %reación de indicadores de liberación.
!os indicadores de liberación son independientes de los grupos de liberación. Es
una lista de los diferentes estados en los que vamos a poder tener los pedidos en el
proceso de liberación.
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'dem0s, se determina cual o cuales de los indicadores de liberación que suponen la
liberación del pedido. 'dem0s, con la columna ;odific. podemos indicar como
afecta una modificación en el pedido a una liberación a efectuada (en nuestra
caso, he indicado el valor 9, que determina que se tengan que volver a realizar las
liberaciones en el caso de cambio (este valor funciona en combinación con el campo
;odif. valor en <, que determina el porcentaje de aumento del importe del pedido
para volver a tener que liberar. Si lo dejamos en blanco, ser0 siempre que haa uncambio en el pedido.
NOTA !"ORTANTE# $n pedido no se %a a poder imprimir ni %a a
poder recibir recepciones de mercancía hasta &ue sea liberado'
=. >efinición de estrategias de liberación.
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Esta es la ?ltima fase en la configuración de las estrategias de liberación. En
nuestro caso, para el grupo de liberación *$ vamos a definir 8 estrateg&as, seg?n los
importes que hemos apuntado anteriormente.
%ompras inferiores a $@@@ Euros.
)ara ello creamos la estrategia de liberación @$ %ompras A $@@@. En la pantalla
principal indicamos los códigos de liberación que participan en la estrategia.
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En la sección Estados liberación indicamos el status del pedido seg?n las
liberaciones efectuadas sobre él. En nuestro caso"
Si no ha ninguna liberación (campos *$, *7 *8 en blanco" el pedido se
queda en estado 1 1loqueo 4eneral.
En el resto de caso (liberación de cualquier de los tres posibles liberadores"
el pedido se queda en estado ! !iberado listo para ser gestionado.
En la sección (lasi)icación determinamos los criterios que aplican a esta
estrategia de liberación" organización de compras $@@8, clase de pedido 51 e
importe de la compra inferior a $@@@ Euros (tal como vemos en la imagen
superior.
%ompras entre $@@@ euros 8@@@ Euros.
En este caso, creamos la estrategia @7 para los importes entre $@@@ 8@@@ euros.
1asicamente, es similar la estrategia a la definida anteriormente. En este caso, si no
ha liberado nadie o el que libera es el comprador, el pedido se queda en el estado
1loqueo Supervisor %ompras. El estado no cambia a liberado hasta que libera el
Supervisor o el %ontroller.
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%ompras maores o iguales a 8@@@ Euros.
Esta es la ultima estrategia dentro del procedimiento de liberación definido. En
este caso, ademas hemos definido relaciones de dependencia entre los diferentes
códigos de liberación. En este caso, hasta que no haa liberado el Supervisor de
%ompras (%ódigo de liberación *7, no va apoder liberar el %ontroller (%ódigo de
liberación *8. Esta dependencia la definimos en la sección %ondiciones liberación(que en los dos casos anteriores hemos dejado a blanco.
El funcionamiento es sencillo. En la parte de las
filas tenemos el código del liberación. )ara cada uno de ellos, tenemos en la parte
de las columnas todos los códigos de liberación restantes. !os que estan marcados
indican que son requisito para que el código de la fila pueda liberar. )or ejemplo,
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para el código *8 %ontroller, se requiere una liberación previa del *7 (Supervisor
%ompras, pues aparece marcada la casilla del cruce del *8 con el *7.
!os estados de
liberación van cambiando. %uando no ha ninguna liberación, se queda en el
estado 1loqueo Supervisor %ompras. %uando libera el Supervisor, pasa al estado1loqueo 4erencia. %uando libera el controller, pasa al estado liberado. 'dem0s,
aqu& no ha liberación si solo liberara el %ontroller, debido a la condición
obligatoria que hemos fijado con las condiciones de liberación.
Bna vez concluida la configuración, podemos verificar que la parametrización este
correcta con la opción #erificar estrategias de liberación (transacción ;4S%-.
53' I;)23'53ES" 'B32I*'%I5ES
2ECBE2I>'S )2 !S BSB'2IS )'2' !I1E2'2. ' nivel de usuarios, se han de configurar los perfiles de autorización (2oles,
incluendo elob*eto de autorización !+EN,+-R.. En el indicamos los
grupos de liberación, los códigos de liberación que posee el usuario, que le van a
permitir realizar las liberaciones oportunas seg?n las estrateg&as de liberación
definidas. )or ejemplo, para nuestro usuario comprador, le pondremos la
autorización ;+EI5-+D24 con el grupo de liberación *$, código de liberación *$.
El supervisor tendra el valor *7 en este ?ltimo valor el controller el valor *8.La
autorización es la &ue determina realmente lo &ue pueden hacer o nolos usuarios.
!a liberación de los pedidos se realiza en una transacción diferente a la de
creaciónmodificación de pedidos. !o realizar&amos desde la transacción ;E7F5
para la liberación individual desde la ;E7G para la validación colectiva o por
lotes.
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EHE;)!S.
'hora a podr&amos registrar los pedidos verificar como van variando las
estrategias de liberación seg?n los importes introducidos. En un primer ejemplo,
introducimos un pedido con un importe de F@ Euros. 3al como vemos en laimagen, en la pestaa Estrategia de !iberación, a nivel de cabecera de pedido, nos
aparece con un status (indicador de liberación de 1loqueo 4eneral, el sistema
nos informa que estamos en el grupo de liberación *$, con la estrategia de
liberación @$ %ompras A $@@@.
' continuación, el usuario con la autorización de comprador libera el pedido a
través de la transacción ;E7F5. El status pasa a !iberado. 'parece igualmente
marcado el código de liberación de quien ha realizado la liberación.
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En un segundo ejemplo, utilizamos un pedido con importe superior a 8@@@ euros.
)odemos ver en este caso que se ha creado con status S 1loqueo Supervisor de
%ompras, el sistema ha determina la estrategia de liberación @8 %ompras J
8@@@. En este caso, solo nos aparece como posible liberador el código *7.
Bna vez el supervisor libera desde la ;E7F5, el status cambia a 4 1loqueo
4erencia, a aparece para el *8 la posiblida de realizar la segunda liberación que
va a liberar completamente el pedido.
Esto es solo un ejemplo de todas las posibilidades posibles combinaciones que
podemos configurar en el sistema para la realización de estrategias de liberación
complejas.
'%3B'!I*'%I5 7@.@$.7@$8.
)ara el caso de que necesiteis incluir nuevos campos para el tratamiento de las
estrategias de liberacion, puede ser necesario utilizar la eKit ;@=E@@@9 L
M;odif.estructura comunicación p.liberación docs.comprasN. )ara ese caso, podeis
guiaros con este interesante documento que habla sobre ello eKtraido en el S%5 de
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Sap" 2elease Strateg Enhancement in )urchase rder. 4racias a *afar '.#alsal
por su aportación.