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CTC Lista de Cotejo Presentado por Beatriz Arroyo MBA-TMGT

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Presentación para que los líderes comunitarios puedan revisar si han cumplido con los procesos de la administración de sus centros.

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CTCLista de Cotejo

Presentado por Beatriz Arroyo

MBA-TMGT

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OBJETIVO DEL TALLER

O Discusión del inicio de operación de su CTC

O Aspectos administrativos tomados en consideración

O Retos

O Cambios en las estrategias de planificación para satisfacer las necesidades de la comunidad

O Herramientas indispensables en procesos administrativos

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Lista de Cotejo en el Inicio de la Operación del CTC

Primeros cuatro meses – Etapa de Diagnóstico

Formación del Comité Directivo

Primera reunión del CD – establecer sub-comités

Realizar el mapa de los actores sociales dentro y fuera

de su comunidad como posibles colaboradores

Investigar otros CTC de su región para conocer su

funcionamiento

Establecer acuerdos colaborativos con actores sociales

Estudio sobre las necesidades educativas, sociales,

económicas, culturales y tecnologicas de su comunidad

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Lista de Cotejo en el Inicio de la Operación

De cinco a ocho meses– Etapa de Diagnóstico (cont.)

Trazar el plan estratégico del CTC de acuerdo a la

información obtenida del mapa de los actores sociales y el

estudio de las necesidades (E, S, Ec., C y Tec) de la

comunidad

Determinar la estructura de gobierno del CTC (con o sin

fines de lucro)

Iniciar proceso de estructura – Depto. De Estado y

documentos requeridos para ser un ente legal.

Diseño del plan de búsqueda de fondos externos

Evaluación del lugar y espacio del CTC y realizar diseño

(layout)

Diseño del plan de negocios (Misión, visión, objetivos y plan

de acción, integrando las estrategias de mercadeo,

presupuesto y recursos disponibles.

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Lista de Cotejo en la Creación

De ocho a doce meses– Etapa de Creación

Contratación de personal y/o voluntariado para el

funcionamiento del CTC y acuerdos con actores sociales

Adiestramiento al personal sobre politicas del CTC,

responsabilidades y plan operacional del CTC

Adquisición de equipo: tecnológico (computadoras,

programas, acceso rapido a Internet, cableado de red,

impresora, fax, scanner)

Adquisición de mobiliario de oficina

(escritorios, mesas, sillas, archivo)

Establecer un proyecto piloto para el CTC, según el

objetivo trazado.

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Lista de Cotejo en AspectosAdministrativos

18 meses a 24 meses – Etapa de Funcionamiento

Plan de divulgación de APERTURA DEL CENTRO.

Celebrarlo con toda la comunidad, actores sociales y

proyecto piloto encaminado.

Personal del CTC:

• Comité directivo – Agente consultivo y fiscal

• Administrador

• Asistente - Voluntarios y/o contratados

• Educador

• Técnico

• “Community Manager” - Mercadeo

• Profesionales – Maestros retirados, contable, abogado

Presupuesto operacional debidamente asignado

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Lista de Cotejo en AspectosAdministrativos

18 meses a 24 meses – Etapa de Funcionamiento

(PROGRAMAS)

Programas enfocados en diversos clientes potenciales”:

• Niños

• Jóvenes

• Adultos

• Adultos mayores

• Personas discapacitadas

Proyectos dirigidos a:

Niños: Tutorias, concursos de fotografia y manipulacion de

fotos, uso de programas de computadoras, otros: ______

Jóvenes: Tutorías, información sobre carreras, lugares de

estudio, ayudas financieras, informacion para mejorar

destrezas de estudio, otros: ________________

Adultos: Busqueda de empleo, otros: _________________

Adultos Mayores: _____________ Pers. Incapacitadas: ____

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Lista de Cotejo en AspectosAdministrativos

18 meses a 24 meses – Etapa de Funcionamiento

Estoy ofreciendo servicios.

• Acceso a Internet inalámbrico

• Tutorias a ninos y jovenes

• Actividades familiares

• Desarrollo profesional

• Búsqueda de empleo

• Trabajos en computadoras

• Digitalización de documentos

• Fotocopias y envío de fax

• Reciclaje equipo tecnológico

OTROS NO MENCIONADOS (Discusión en el taller)

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Lista de Cotejo en AspectosAdministrativos

18 meses a 24 meses - FORMAS

He diseñado formas administrativas:

VISITANTES

• Hoja de asistencia – lo que debe incluir

• Fecha, hora de entrada y salida, enumeracion de la

computadora, nombre completo, edad, grado que

cursa, preparacion academica, telefono, correo

electronico, proposito de la visita y si desea ser

voluntario del centro.

• Tarjeta informativa de los usuarios

• Hoja de entrega de Normas de Conducta con

autorización de los padres y hoja consentimiento de

fotos

• Aviso escrito a padres: Amonestacion verbal (fecha y

hora) y luego escrita.

OTROS NO MENCIONADOS (Discusión en el taller)

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Lista de Cotejo en AspectosAdministrativos

18 meses a 24 meses - FORMAS

He diseñado formas administrativas:

ADMINISTRATIVAS:

• Contratos al personal, aunque sea voluntario y solicitud

de de documentos: Resume, Certificado de Buena

Conducta, Certificado de Salud, hoja de disponibilidad

recursos.

• Itinerario de los talleres

• Folleto promocional

• Cuestionario de necesidades al usuario

• Hoja de Evaluacion uso del centro

• Kit de Talleres: Asistencia, Pre y Pos prueba,

Contratacion del recurso, Evaluacion.

OTROS NO MENCIONADOS (Discusión en el taller)

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Lista de cotejo para conocer la apropiaciónde la comunidad

2 años en adelante– Etapa de Apropiación

Calendario de talleres y servicios dirigidos a sus clientes.

El número de participantes diario es alto y se ha

reestructurado el Plan Operacional para ofrecer un mejor

servicio.

Se establece tiempo de uso de Internet por la demanda del

uso de las computadoras.

Tienes procesos administrativos establecidos:

• Contabilidad

• Metricas de evaluacion

Posees un plan de remuneración de los voluntarios

Bases de datos de usuarios

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Lista de Cotejo - Espacio Físico del CTC

Recepcion – Comodo y amigable

Lugar de trabajo con mesas y sillas

Pueden ver los monitores de todas las computadoras

en un solo lugar

Espacio para trabajo colaborativo

Un salon para los infantes y ninos

Es seguro y accesible

Buena temperatura

Boletin de anuncios

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Lista de Cotejo - Espacio Físico del CTC

Anaqueles para las pertenencias de los usuarios

Archivos para las bases de datos

Urna para las sugerencias

Computadoras: Debidamente enumeradas y

rotuladas con los programas especiales. (Pers.

Incapacitadas)

Otros: (Discusión)

• Identifica en el próximo diagrama los espacios

discutidos

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ConsejitosO Itinerarios

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ConsejitosO Mercadeo

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NO OLVIDES NUNCA ESTOS RETOS…

O Es imprescindible contar con la participación de la

comunidad

O La comunidad debe comprender qué es y para qué

puede servir el CTC

O El éxito de un CTC depende de encontrar un buen

líder

O Contar con un grupo de voluntarios que facilite la

capacitación

O Tener capacidad de adaptarse continuamente a las

necesidades de la comunidad diseñando nuevos

servicios

O Hacer que la comunidad se haga cargo de la

gestión y de la propiedad del CTC

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NO OLVIDES NUNCA ESTOS RETOS…

O Requieren de un largo periodo de tiempo para

alcanzar la sostenibilidad.

O Es importante contar con un socio tecnológico

comprometido que garantice un soporte técnico y

una formación al equipo de operación de manera

continua.

O Crear el CTC dentro de una organización ya

existente.

O Diseñar un plan de negocio que integre servicios

sociales de carácter público y servicios orientados a

obtener un beneficio comercial.

O Pueden servir como vía de penetración de todo tipo

de redes de comunicación en áreas rurales.

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NO OLVIDES NUNCA ESTOS RETOS…

O Apoyar el trabajo de organizaciones sociales e

instituciones públicas.

O Incentivar la creación de empleo y de nuevas

empresas.

O influir en las políticas de los gobiernos, excepto

en Puerto Rico.

O Forman nuevos profesionales proveen a las

diversas organizaciones nuevas herramientas de

trabajo.

O Utilizan indicadores y evaluaciones permiten

medir el impacto de los CTC en las

comunidades.

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NO OLVIDES NUNCA ESTOS RETOS…

O Para evolucionar es importante difundir las

experiencias.

O Realizar estudios de necesidades periódicos

para adaptarlos a las necesidades de la

comunidad.

O Existen barreras económicas, educativas, de

edad o de género, que dificultan el acceso a los

servicios de los CTC de todos los grupos de la

comunidad.

O Son estructuras dinámicas y se deben realizar

estudios de necesidades periódicos para

adaptarlos a las necesidades de la comunidad.

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PROXIMO TALLEREnero 2013

O PLAN DE

SOSTENIBILIDAD

O MANEJO DE

PROYECTOS

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