Cuentas y Documentos por cobrar

Mtra. María Isabel Roca Gutiérrez

Introducción

• Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una organización, los cuales generarán un beneficio en el futuro. Forman parte de la clasificación de activo circulante. Entre las principales cuentas incluidas en este rubro figuran las siguientes:– Clientes– Documentos por cobrar– Funcionarios y empleados– Deudores Diversos.

Inventario de Mercancías

Ventas Efectivo Compras

Clientes Gastos de Operación Gastos y Productos Financieros Otros Gastos y Productos Impuestos

Proveedores

Excedente de efectivo

Faltante de efectivo

Inversiones Temporales

Pasivo a corto plazo

Adquisiciones de Activo Fijo

Capital Contable Pasivo a Largo plazo

Relación de Clientes con el Ciclo de ventas y cobros

Control interno de cuentas por cobrar

a) Tener un mayor auxiliar de clientes donde aparecen todas y cada una de las cuentas por cobrar de forma individual.

b) Elaborar periódicamente una relación de cuentas por cobrar.

c) Establecimiento de una política de crédito, fijando un periodo de cobro congruente con nuestras operaciones de pago (metas de liquidez)

d) Elaborar periódicamente un análisis de clientes por antigüedad de las partidas que forman su saldo.

Cuentas Incobrables• Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a

crédito tenga algunos clientes que no paguen cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican en el rubro de gasto por cuentas incobrables en la sección de gastos de venta del estado de resultados.

• Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra razonable de las pedidas en cuentas incobrables, el importe en el estado de situación financiera se ajusta utilizando la cuenta de Estimación para cuentas incobrables, de naturaleza acreedora.

• Este proceso es necesario para cumplir con el postulado básico de asociación de costos y gastos con ingresos y lograr incluir todos los gastos en el periodo correspondiente.

Métodos de reconocimiento de cuentas incobrables

Básicamente existen tres métodos de reconocimiento de cuentas incobrables:

a) Cálculo de un porcentaje sobre ventasb) Cálculo de un porcentaje sobre las cuentas por

cobrar.c) Método de cancelación directa.d) Método Global(el tercero de los métodos es el más usado en la actualidad y el

que las NIF recomienda)

Porcentaje sobre las ventas

• Este procedimiento consiste en multiplicar las ventas efectuadas a crédito durante un ejercicio contable por un porcentaje estimado de pérdidas probable por cada cliente o deudor.

• Ejemplo:Nombre Ventas Porcentaje

IncobrableEstimación para cuentas incobrables

Irma Pacheco $ 20 000.00 20% $ 4 000.00

Hipólito Cardona $ 10 000.00 25% $ 2 500.00

Víctor Lozano $ 5 000.00 10% $ 500.00

Suma total $ 7 000.00

Porcentaje sobre el saldo de la cuenta de clientes o deudores

Este procedimiento consiste en multiplicar el saldo actual de clientes o de deudores por un porcentaje estimado de pérdida por cada cliente o deudor.

Nombre Saldos Actuales

Porcentaje Incobrable

Estimación para cuentas Incobrables

Jorge Pacheco $ 50 000.00 30% $ 15 000.00

Karen Cardona $ 30 000.00 20% 6 000.00

Hugo Pérez $ 10 000.00 10% 200.00

$ 21 200.00

Método de cancelación directa

• Algunas empresas que tienen muchos clientes tal vez prefieran esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta especifica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relación con las perdidas por cuentas incobrables.

• De acuerdo a este método las pérdidas en cuentas incobrables se deben registrar como un gasto en el periodo en que se canceló la cuenta y no cuando se realizó la venta.

Método Global

Aplicado anualmente por las empresas, toma como base la experiencia que se ha tenido en el cobro a clientes, documentos por cobrar y deudores. Este método consiste en dividir el monto total de cuentas incobrables entre el saldo de clientes de los cinco años anteriores para obtener el porcentaje de cobro dudoso; este se multiplicará por el saldo actual de clientes, y el resultado será estimación para cuentas incobrables

EjemploAño Saldo de

ClientesCuentas

Incobrables2005 $ 12 500.00 $ 2 500.00

2006 10 000.00 1 900.00

2007 15 600.00 7 600.00

2008 9 400.00 1 800.00

2009 35 500.00 3 900.00

$ 83 000.00 $ 17 700.00

$ 17 700.00 entre $ 83 000.00 = .2132 por 100 = 21.32% de cobro dudoso.El saldo actual del año 2010 es de $ 50 000.00 por 21.32% = $ 10 662.50 que es la estimación para cuentas incobrables.

Cuenta Estimación para cuentas incobrables

Es una cuenta complementaria del activo y de naturaleza acreedora su movimiento se muestra a continuación:

Estimación para cuentas Incobrables

Debe Haber

Se carga:Del importe de las disminuciones efectuadas a la estimación de cobros dudosos.Del importe de las estimaciones canceladas, por créditos incobrablesAl finalizar el ejercicio:Del valor de su saldo para saldarla por cierre de libros

Se abona:Del importe de su saldo, el cual representa el valor de la estimación de cuentas incobrables.Del importe de los incrementos a la estimación de cobros dudosos.Su saldo es acreedor.

Asiento contable de la estimación Una vez conocida la estimación para cuentas incobrables

por clientes o por documentos o de deudores diversos. Se procede a contabilización de la siguiente manera:

a) Si los documentos provienen de la venta de mercancías:Gastos de Venta $_______Estimación para cuentas IncobrablesEstimación para cuentas Incobrables $________

b) Si los documentos provienen de operaciones distintas a la venta de mercancías:

Otros Gastos $________Estimación para cuentas incobrablesEstimación para cuentas incobrables $________

Presentación en el Balance GeneralActivo

Circulante

Caja $ 800.00

Bancos 10 000.00

Clientes $ 5 000.00

Estimación para cuentas incobrables 1 000.00 4 000.00

Documentos por cobrar $ 10 000.00

Estimación para cuentas incobrables 2 000.00 8 000.00

Deudores Diversos 2 000.00

Almacén 20 000.00

Suma del Activo Circulante $ 44 800.00

Cuentas por cobrar en moneda extranjera

• En la actualidad es cada vez más común encontrar cuentas por cobrar o pagar valuadas en una moneda diferente de la de curso legal en nuestro país, lo cual se debe, principalmente, al incremento de operaciones de las empresas en el extranjero

• Las cuentas por cobrar en moneda extranjera se deben registrar en el momento de la operación al tipo de cambio bancario vigente en la fecha de la transacción.

• Para elaborar los estados financieros, estas cuentas se deben valuar al tipo de cambio bancario vigente en la fecha de los estados financieros y reconocer la ganancia o la perdida que resulte de esta en el estado de resultados en la sección del resultado integral del financiamiento, cargando o abonando a la cuenta de gasto o producto por fluctuación cambiaria.

Ejemplo

Fecha Tipo de Cambio15/Diciembre/ 200x $ 10.30 pesos/dólar

31/Diciembre/200x $ 10.65 pesos/dólar

15/Enero/200x + 1 $ 10.50 pesos/dólar

Al realizar una venta:

Diciembre 15, 200x Clientes $ 412 000.00 Ventas $ 412

000.00

Venta de mercancía a crédito a Boston Corp. Por $ 40 000.00 dólares

Ejemplo

Al 31 de Diciembre se presentan los estados financieros de la empresa y valuar la cuenta por cobrar al tipo de cambio vigente a esa fecha, realizando el siguiente asiento de ajuste

Diciembre 31 200x Clientes $ 14 000.00 Ganancia por fluctuación cambiaria $ 14

000.00Ajuste para reconocer la fluctuación cambiaria en las cuentas por cobrar(40 000.00 dólares x ($ 10.65 - $ 10.30) = 14 000.00 pesos.)

Ejemplo• El 15 de Enero del siguiente año Boston Corp. paga

su deuda.• La deuda se cobra al tipo de cambio vigente en el día

de la transacción. El asiento de diario a esa fecha es:

Enero 15 200x + 1 Bancos $ 420 000.00Perdida por fluctuacióncambiaria 6 000.00

Clientes $ 426 000.00Cobro de la cuenta a Boston Corp. Por $40 000.00 dólares$ 40 000.00 dólares x $ 10.50 = $ 420 000.00( $ 40 000.00 dólares x ($ 10.65 - $ 10.50) = $ 6 000.00 pesos.)

Normas de Información Financiera aplicables a las partidas por cobrar

• Boletín C-3– Concepto– Valuación– Reglas de Presentación.– Estimaciones para cuentas incobrables.– Cuentas y documentos por cobrar en moneda

extranjera.

Análisis Financiero

• Estas cuentas también están en estrecha relación con el análisis financiero de la liquidez, sin embargo existen razones financieras especificas de las cuentas por cobrar: días de venta pendiente de cobro, y rotación de cuentas por cobrar.

• La rotación de cuentas por cobrar indica el número de veces en que el total de las cuentas son cobradas en su totalidad en un periodo determinado. La formula de la rotación de cuentas por cobrar es:Rotación de cuentas por cobrar= Cuentas por cobrar

Saldo promedio de las ventas a créditoDías de venta pendientes de cobro = 360 .

Rotación de cuentas por cobrar.