JUAN ALFREDO TAMAYO SILVA

CUESTIONARIO

UN CUESTIONARIO DE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE

ADMINISTRACION

JATS

06/07/2012

CUESTIONARIO ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO PROCESO ADMINISTRATIVO NOMBRE: JUAN ALFREDO TAMAYO

SILVA FECHA: 06/07/2012 GRUPO: ITI 6”A”

1. ¿CUÁLES SON LAS 4 FUNCIONES FUNDAMENTALES QUE CONFORMAN EL PROCESO

ADMINISTRATIVO?

FUNCIONES FUNDAMENTALES, PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL.

2. ¿DESCRIBE BREVEMENTE CADA UNA DE LAS 4 FUNCIONES FUNDAMENTALES

MENCIONADAS EN LA PREGUNTA ANTERIOR

LA PLANEACION PARA DETERMINAR LOS OBJETIVOS EN LOS CURSOS DE ACCIÓN QUE VAN

A SEGUIRSE.

LA ORGANIZACIÓN PARA DISTRIBUIR EL TRABAJO ENTRE LOS MIEMBROS DEL GRUPO Y

PARA ESTABLECER Y RECONOCER LAS RELACIONES NECESARIAS.

LA EJECUCIÓN POR LOS MIEMBROS DEL GRUPO PARA QUE LLEVEN A CABO LAS TAREAS

PRESCRITAS CON VOLUNTAD Y ENTUSIASMO.

EL CONTROL DE LAS ACTIVIDADES PARA QUE SE CONFORMEN CON LOS PLANES

3. MENCIONA AL MENOS 5 ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CADA UNA DE LAS PRIMERAS

DOS (PLANEACIÓN/ORGANIZACIÓN) FUNCIONES SEÑALADAS EN LA PRIMER PREGUNTA DE

ESTE CUESTIONARIO.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION

a. ACLARAR, AMPLIFICAR Y DETERMINAR LOS OBJETIVOS.

b. PRONOSTICAR.

c. ESTABLECER LAS CONDICIONES Y SUPOSICIONES BAJO LAS CUALES SE HARÁ EL TRABAJO.

d. SELECCIONAR Y DECLARAR LAS TAREAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS.

e. ESTABLECER UN PLAN GENERAL DE LOGROS ENFATIZANDO LA CREATIVIDAD PARA

ENCONTRAR MEDIOS NUEVOS Y MEJORES DE DESEMPEÑAR EL TRABAJO.

f. ESTABLECER POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS DE DESEMPEÑO.

g. ANTICIPAR LOS POSIBLES PROBLEMAS FUTUROS.

h. MODIFICAR LOS PLANES A LA LUZ DE LOS RESULTADOS DEL CONTROL.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.

a. SUBDIVIDIR EL TRABAJO EN UNIDADES OPERATIVAS (DEPTOS)

b. AGRUPAR LAS OBLIGACIONES OPERATIVAS EN PUESTOS (PUESTOS REG. X DEPTO.)

c. REUNIR LOS PUESTOS OPERATIVOS EN UNIDADES MANEJABLES Y RELACIONADAS.

d. ACLARAR LOS REQUISITOS DEL PUESTO.

e. SELECCIONAR Y COLOCAR A LOS INDIVIDUOS EN EL PUESTO ADECUADO.

f. UTILIZAR Y ACORDAR LA AUTORIDAD ADECUADA PARA CADA MIEMBRO DE LA ADMÓN..

g. PROPORCIONAR FACILIDADES PERSONALES Y OTROS RECURSOS.

h. AJUSTAR LA ORGANIZACIÓN A LA LUZ DE LOS RESULTADOS DEL CONTROL.

4. ¿A QUÉ SE REFIEREN LOS OBJETIVOS GENERALES, ESPECÍFICOS, CUANTITATIVOS Y

CUALITATIVOS EL PROCESO ADMINISTRATIVO?

OBJETIVOS GENERALES

COMPRENDER Y MANEJAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ESTAR EN CAPACIDAD DE LLEVAR A LA PRÁCTICA EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA GERENCIA

DE LAS EMPRESAS.

ENTENDER LA POSICIÓN Y RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN FRENTE A ¡AS DIFERENTES

DISCIPLINAS QUE SE MANEJAN EN LAS ORGANIZACIONES.

SABER HACER USO DE LAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS QUE SE PRESENTAN EN LA

DIRECCIÓN DE LAS ORGANIZACIONES.

ES EL PROCESO DE DISEÑAR Y MANTENER UN ENTORNO EN EL QUE, TRABAJANDO EN

GRUPOS, LOS INDIVIDUOS CUMPLAN EFICIENTEMENTE OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

OBJETIVOS CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS

PARA SER MEDIBLES, LOS OBJETIVOS DEBEN SER VERIFICABLES. ESTO SIGNIFICA QUE SE DEBEESTAR EN CONDICIONES DE

RESPONDER A LA SIGUIENTE PREGUNTA: “¿CÓMO PUEDO SABER ALFINAL DEL PERIODO SI EL OBJETIVO SE CUMPLIÓ?”

POR EJEMPLO, EL OBJETIVO DE OBTENER UTILIDADES RAZONABLES SÓLO PUEDE INDICAR, EN EL MEJOR DE LOS CASOS,

SI LA COMPAÑÍAINCURRIÓ EN PÉRDIDAS O GANANCIAS (VÉASE TABLA 1). SIN EMBARGO, EN ÉL NO SEESPECIFICA EL

MONTO DE UTILIDADES POR OBTENER. DE LA MISMA MANERA, LO QUE ESRAZONABLE PARA EL SUBORDINADO PUEDE

NO SER DEL TODO ACEPTABLE PARA EL SUPERIOR.EN CASO DE UN DESACUERDO DE ESTE TIPO, ES EL SUBORDINADO,

POR SUPUESTO, QUIENPERDERÍA LA PARTIDA. POR EL CONTRARIO, UN RENDIMIENTO DE INVERSIÓN DE 12% AL

TÉRMINODEL AÑO FISCAL EN CURSO ES ALGO SUSCEPTIBLE DE SER MEDIDO; CON ESTE OBJETIVO SERESPONDE A LAS

PREGUNTAS “¿CUÁNTO O QUÉ?” Y “¿CUÁNDO?”

5. ¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE ORGANIZACIÓN QUE EXISTEN EN EL PROCESO

ADMINISTRATIVO, Y DEFINE CADA UNO DE ELLOS?

ORGANIZACIÓN INFORMAL. TIENE SU ORIGEN EN LA NECESIDAD DE LAS PERSONAS DE

RELACIONARSE CON UN GRUPO ESPECÍFICO, EN EL CUAL CADA PERSONA TIENE UN PAPEL

QUE LE SATISFACE, ADEMÁS; EL GRUPO ELEGIDO TIENE INTERESES COMUNES. LA

ORGANIZACIÓN INFORMAL A MENUDO ENFRENTA CONFLICTOS CON LA ORGANIZACIÓN

FORMAL. EL ADMINISTRADOR TIENE QUE ARMONIZAR LOS INTERESES DE

DICHOS GRUPOS Y LOGRAR UN EQUILIBRIO A FAVOR DE LA EMPRESA.

ORGANIZACIÓN FORMAL.

LA ORGANIZACIÓN FORMAL COMO "LA ESTRUCTURA TÉCNICA DE LAS RELACIONES QUE

DEBEN EXISTIR ENTRE LAS FUNCIONES, NIVELES Y ACTIVIDADES DE LOS

ELEMENTOS MATERIALES Y HUMANOS EN UN ORGANISMO SOCIAL".

6. ¿DEFINE ORGANIZACIÓN CON TRAMOS ESTRECHOS Y AMPLIOS, EN EL PROCESO

ADMINISTRATIVO?

ORGANIZACIÓN CON TRAMOS ESTRECHOS.

VENTAJAS

ESTRECHA SUPERVISIÓN.

ESTRICTO CONTROL.

RÁPIDA COMUNICACIÓN ENTRE SUBORDINADOS Y SUPERIORES.

DESVENTAJAS

LOS SUPERIORES TIENDEN A INVOLUCRARSE EN EXCESO EN EL TRABAJO DE LOS SUBORDINADOS.

MUCHOS NIVELES ADMINISTRATIVOS

ALTOS COSTOS A CAUSA DE NUMEROSOS NIVELES.

EXCESIVA DISTANCIA ENTRE EL NIVEL MÁS ALTO Y EL MÁS BAJO.

ORGANIZACIÓN CON TRAMOS AMPLIOS

VENTAJAS

LOS SUPERIORES SE VEN OBLIGADOS A DELEGAR.

SE DEBEN ESTABLECER POLÍTICAS CLARAS.

LOS SUBORDINADOS DEBEN SER CUIDADOSAMENTE SELECCIONADOS.

DESVENTAJAS

TENDENCIA DE LOS SUPERIORES CARGADOS DE TRABAJO A CONVERTIRSE EN CUELLOS DE

BOTELLAS EN LAS DECISIONES.

RIESGO DE PÉRDIDA DE CONTROL PARA EL SUPERIOR.

SE REQUIERE DE ADMINISTRADORES DE CALIDAD EXCEPCIONAL.

7. ENUMERA Y DESCRIBE LOS TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN, MENCIONA POR LO

MENOS UNA VENTAJA Y DESVENTAJA DE CADA UNO DE ELLOS.

DEPARTAMENTALIZACION:

ES LA DIVISIÓN Y EL AGRUPAMIENTO DE LAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES EN UNIDADES

ESPECÍFICAS, CON BASE EN SU SIMILITUD. AL DEPARTAMENTALIZAR, ES CONVENIENTE

OBSERVAR LA SIGUIENTE SECUENCIA:

• LISTAR TODAS LAS FUNCIONES DE LA EMPRESA.

• CLASIFICARLAS.

• AGRUPARLAS SEGÚN UN ORDEN JERÁRQUICO.

• ASIGNAR ACTIVIDADES A CADA UNA DE LAS ÁREAS AGRUPADAS.

• ESPECIFICAR LAS RELACIONES DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD, Y OBLIGACIÓN

ENTRE LAS FUNCIONES Y LOS PUESTOS.

• ESTABLECER LÍNEAS DE COMUNICACIÓN E INTERRELACIÓN ENTRE LOS

DEPARTAMENTOS.

• EL TAMAÑO, LA EXISTENCIA Y EL TIPO DE ORGANIZACIÓN DE UN DEPARTAMENTO

DEBERÁN RELACIONARSE CON EL TAMAÑO Y LAS NECESIDADES ESPECÍFICAS DE LA

EMPRESA Y LAS FUNCIONES INVOLUCRADAS.

DE ACUERDO CON LA SITUACIÓN ESPECÍFICA DE CADA EMPRESA, LOS TIPOS DE

DEPARTAMENTALIZACIÓN MÁS USUALES SON:

1. FUNCIONAL: ES COMÚN EN LAS EMPRESAS INDUSTRIALES; CONSISTE EN AGRUPAR LAS

ACTIVIDADES ANÁLOGAS SEGÚN SU FUNCIÓN PRINCIPAL.

2. POR PRODUCTO: ES CARACTERÍSTICA DE LAS EMPRESAS FABRICANTES DE DIVERSAS

LÍNEAS DE PRODUCTOS, LA DEPARTAMENTALIZACIÓN SE HACE EN BASE A UN PRODUCTO

O GRUPO DE PRODUCTOS RELACIONADOS ENTRE SI.

3. GEOGRÁFICA O POR TERRITORIOS: EN ESTE CASO LA DEPARTAMENTALIZACIÓN SE

REALIZA EN BASE A LAS ZONAS GEOGRÁFICAS EN LAS QUE SE ENCUENTRA PRESENTE LA

EMPRESA

4. POR CLIENTES: POR LO GENERAL SE APLICA EN EMPRESAS COMERCIALES,

PRINCIPALMENTE ALMACENES, Y SU FUNCIÓN CONSISTE EN CREAR UNIDADES CUYO

INTERÉS PRIMORDIAL ES SERVIR A LOS DISTINTOS COMPRADORES O CLIENTES.

5. POR PROCESO O EQUIPO: EN LA INDUSTRIA, EL AGRUPAMIENTO DE EQUIPOS EN

DISTINTOS DEPARTAMENTOS REPORTARÁ EFICIENCIA Y AHORRO DE TIEMPO; ASÍ COMO

TAMBIÉN EN UNA PLANTA AUTOMOTRIZ, LA AGRUPACIÓN POR PROCESO.

6. POR SECUENCIA: ES UTILIZADA EN EMPRESAS PRODUCTORAS QUE TRABAJAN SIN

INTERRUPCIÓN LOS TRES TURNOS, PARA CONTROLAR CADA UNO DE LOS TURNOS; O

CUANDO SE TRATE DE LABORES QUE MANEJEN UNA GRAN CANTIDAD DE NÚMEROS O

LETRAS.

8. DEFINE LA DIFERENCIA ENTRE AUTORIDAD Y PODER.

LA AUTORIDAD:

ES EL PODER, LA POTESTAD, LA LEGITIMIDAD O LA FACULTAD. POR LO GENERAL SE

REFIERE A AQUELLOS QUE GOBIERNAN O EJERCEN EL MANDO. LA AUTORIDAD TAMBIÉN

ES EL PRESTIGIO GANADO POR UNA PERSONA U ORGANIZACIÓN GRACIAS A SU CALIDAD O

A LA COMPETENCIA DE CIERTA MATERIA. LA AUTORIDAD SUELE ESTAR ASOCIADA AL

PODER DEL ESTADO. LOS FUNCIONARIOS ESTATALES TIENEN LA FACULTAD DE MANDAR Y

DAR ÓRDENES, QUE DEBEN SER ACATADAS SIEMPRE QUE ACTÚEN CON RESPECTO A LAS

LEYES Y NORMAS VIGENTES. LA AUTORIDAD POR LO TANTO ES UNA FORMA DE

DOMINACIÓN YA QUE EXIGE O PIDE LA OBEDIENCIA DE LOS DEMÁS.

EL PODER:

GIRA EN TORNO AL PROBLEMA DE SU DEFINICIÓN, Y SU NATURALEZA COMO

CONSTRUCTIVA O COMO PERMISIVA. ASÍ, EL PODER PUEDE SER VISTO COMO UN

CONJUNTO DE FORMAS DE CONSTREÑIR LA ACCIÓN DEL SER HUMANO, PERO TAMBIÉN

COMO LO QUE PERMITE QUE LA ACCIÓN SEA POSIBLE, AL MENOS EN UNA CIERTA

MEDIDA.

9. ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE DELEGACIÓN DE FACULTADES DE DECISIÓN ?

ES MUY IMPORTANTE PORQUE HAY OCACIONES EN LAS QUE UNA PERSONA NO PUEDE

CARGAR CONTODO EL TRABAJO Y DELEGA LA FACULTAD DE TOMAR DECICIONES Y/O

CARTAS EN EL ASUNTO Y HACEN QUE EL TRABAJO SEA MENOS PESADO PUESTO QUE SE

HAA REPARTIDO EN MAS PERSONAS Y CADA PERSONA TIENE UNA CARGA MUCHO MENOR

QUE LA CARGA PRINCIPAL DEL “JEFE”.

10. CONCEPTOS DE AUTORIDAD DE LÍNEA, PERSONAL DE STAFF Y AUTORIDAD FUNCIONAL.

AUTORIDAD DE LINEA :ES LA QUE TIENE UN ADMINISTRADOR PARA DIRIGIR EL TRABAJO

DE UN SUBORDINADO. ES LA RELACIÓN DE AUTORIDAD SUPERIOR - SUBORDINADO QUE

SE EXTIENDE DE LA CIMA DE LA ORGANIZACIÓN AL ESCALÓN MAS BAJO SIGUIENDO LA

LLAMADA CADENA DE MANO. ALGUNAS VECES ÉL TERMINO LÍNEA SE USA PARA

DIFERENCIAR A LOS ADMINISTRADORES DE LÍNEA CON LOS DE PERSONAL. EN ESTE

CONTEXTO, LÍNEA PONE EN RELIEVE A AQUELLOS ADMINISTRADORES CUYA FUNCIÓN

ORGANIZACIONAL CONTRIBUYE DIRECTAMENTE AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA

ORGANIZACIÓN.

AUTORIDAD DE PERSONAL : CONFORME LAS ORGANIZACIONES SE HACEN MÁS GRANDES

Y COMPLEJAS, LOS ADMINISTRADORES DE LÍNEA ENCUENTRAN QUE NO TIENEN EL

TIEMPO CON LA EXPERIENCIA NI LO RECURSOS PARA REALIZAR BIEN SU TRABAJO. EN

RESPUESTA CREAN FUNCIONES DE AUTORIDAD PARA APOYAR, ACONSEJAR Y EN GENERAL

REDUCIR ALGUNAS DE LAS CARGAS INFORMALES QUE TIENEN.

EMPOWERMENT SIGNIFICA QUE LOS EMPLEADOS, ADMINISTRADORES O EQUIPOS DE

TODOS LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN TIENEN EL PODER PARA TOMAR DECISIONES

SIN TENER QUE REQUERIR LA AUTORIZACIÓN DE SUS SUPERIORES. LA IDEA EN QUE SE

BASA ES QUE QUIENES SE HALLAN DIRECTAMENTE RELACIONADOS CON UNA TAREA SON

LOS MÁS INDICADOS PARA TOMAR UNA DECISIÓN AL RESPECTO, EN EL ENTENDIDO DE

QUE POSEEN LAS APTITUDES REQUERIDAS PARA ELLO. EL SUSTENTO HISTÓRICO DE LA

IDEA DEL EMPOWERMENT RADICA EN LAS PROPUESTAS SOBRE SUGERENCIAS,

ENRIQUECIMIENTO DE FUNCIONES Y PARTICIPACIÓN DE LOS EMPLEADOS