Curso Básico Gestión de Proyectos Formador: Análisis y Desarrollo social consultores.

Curso Básico Gestión de Proyectos Formador: Análisis y Desarrollo social consultores

Curso Básico Gestión de Proyectos

LA PLANIFICACIÓN

Actividad racional que tiene como objeto decidir sobre la utilización de recursos escasos en el logro de objetivos a través de medios adecuados.

Proceso de determinar objetivos y definir la mejor manera de alcanzarlos.


Las características de la planificación

Actividad racional. Ser algo consciente que trataría de utilizar ciertos procedimientos, sistemáticas, técnicas que permiten cumplir esa aspiración de racionalidad. Enfoque hacia la toma de decisiones. La planificación supone elegir, decidir sobre lo que voy a hacer y, por tanto, sobre lo que no voy a hacer; supone tomar decisiones sobre cómo y hacia qué dedico los recursos de todo tipo. Orientación hacia objetivos o propósitos previamente decididos. La planificación se orienta hacia la consecución de logros. Existencia de recursos escasos. Precisamente, la necesidad o exigencia de planificar responde a que, normalmente, no se cuenta con infinitos recursos para hacer todo lo que quisiéramos, por ello, es necesario asignarlos racionalmente. Esos recursos escasos son los que permitirán realizar acciones para conseguir los objetivos.


La planificación es un proceso lógico que nos permite ir:

De lo general a lo específico. Nos ayuda a no perder los grandes fines y acercarnos a ellos a través lo más cotidiano. Pensar globalmente y actuar localmente como se ha dicho.

De lo ideológico a lo técnico. Nos obliga a concretar los elevados propósitos, muy ideológicos, de nuestras organizaciones en actuaciones con una fuerte dimensión técnica.

De los objetivos generales a la acción. En esta misma línea, nos ayuda a convertir los objetivos generales en acciones concretas que constituyen el trabajo cotidiano de la organización.

Del largo plazo al corto plazo. Nos orienta en el tiempo para relacionar nuestras acciones de corto y medio plazo con el largo plazo.

De la utopía a la realidad. Como resumen de lo anterior y de un modo más "poético", nos acerca a la realidad pero sin olvidar la utopía, es decir los fines últimos que dan sentido, que constituyen la misión de nuestra organización.


La PlanificaciónElementos….

Una realidad o situación determinada. ¿Problema?. Un interés en modificarla. ¿Cambio? Un ente responsable de modificarla. Unos recursos ¿insuficientes? Un proceso racional de análisis de posibilidades, toma de

decisiones, ejecución de las mismas, corrección, seguimiento y…evaluación


PL

AN

IFIC

AC

ION APROVECHAR

MAXIMIZAR

PREVER

MINIMIZAR

OPORTUNIDADES Y ALTERNATIVAS

RIESGOS Y DIFICULTADES


SITUACIÓN ACTUAL

¿Donde queremos llegar?

OBJETIVO

¿Dónde estamos?

¿Qué tenemos que hacer para conseguirlo?

ACTIVIDADES, RECURSOS HUMANOS

Y MATERIALES

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION


Define en que dirección debe ir la organización.

Ayuda a incrementar la utilización de los recursos disponibles.

Neutraliza las amenazas y potencia las oportunidades.

Facilita el cambio y la adaptación al entorno.

Facilita la participación y el reparto de responsabilidades.

Permite conocer a los miembros cuál es el final de camino y que se espera de ellos.

Ventajas de la planificación


La planificación consiste en: Definir unos objetivos concretos (qué)

Diseñar los sistemas para conseguirlos (cómo)

Cuantificar los medios necesarios (con qué)

Establecimiento de plazos (cuándo)

Reparto de responsabilidades (quién)

Establecer los sistemas de control y evaluación.

PRONOSTICAR-ESCOGER-CAMBIAR


QUÉ Se quiere hacer Naturaleza del proyecto

POR QUÉ Se quiere hacer Origen y fundamentación

PARA QUÉ Se quiere hacer Objetivos y propósitos

CUÁNTO Se quiere hacer Metas

DONDE Se quiere hacerLocalización físicaCobertura espacial

CÓMO Se va a hacerActividades y tareasMétodos y técnicas

CUÁNDO Se va a hacer Calendarización o cronograma

A QUIÉNES Va dirigido Destinatarios o beneficiarios

QUIÉNES Lo van a hacer Recursos humanos

CON QUÉSe va a hacerSe va a costear.

Recursos materialesRecursos financieros


NIVELES DE PLANIFICACIÓN


La planificación lleva implícitas la definición de instrumentos oinstancias iniciales (planes), intermedias (programas) y finales(proyectos) que la hacen posible

PLAN

PROGRAMA PROGRAMA

PROYECTOPROYECTOPROYECTOPROYECTO

PLAN

• Carácter global

• Fija objetivos y.metas generales

• Identifica los medios que se deben

emplear para lograr estos objetivos

• Generalmente es de largo plazo.

(planes trienales, planes

quinquenales)

PROYECTO

•Es la unidad mas especifica

• Fija objetivos y metas

• Específicos a corto plazo

•Proporciona un detalle de las medidas para lograr

los objetivos y las metas

•Generalmente es de corto plazo

PROGRAMA

• Es mas especifico que el plan

• Establece objetivos y metas

específicos

• Identifica proyectos que lo componen

• Generalmente es de mediano plazo


Plan. Es el marco de referencia que se basa en los objetivos generales y el presupuesto total disponible e incluye todos los programas y proyectos que harán posible la consecución de los fines prefijados.

Programa. Es el conjunto de proyectos relacionados entre sí, basándose en la consecución de un objetivo parcial o sectorial del plan.

Proyecto. Es el conjunto de actividades encadenadas y organizadas, basándose en la consecución de un objetivo especifico, que forma parte del programa.

Actividad. Es la unidad mínima de planificación, engloba varias tareas para la consecución de unos objetivos.


Tipos de planificación

TIPO DEPLANIFICACION

DURACION FIN ACTIVIDADES Y PROCESO FORMALIZACION

ESTRATEGICA 5-10 AÑOS

Determinación de larazón de ser de las

grandes orientaciones yfines

Orientación y prioridades PLAN

TACTICA 3-5 AÑOS Disposición de recursosDistribución de recursos yactividades para alcanzar

los objetivosPROGRAMA

OPERATIVA 1 AÑO Utilización de recursosDesarrollo de las

actividades en el espacio yen el tiempo

Gestión de actividades

PROYECTO

Manuel Enrique Medina “Organizar Planificar y Evaluar en las Entidades Asociativas”


Horizontesde tiempo

Alcance elplan Elementos

Generalidadde objetivos

Tipopredominantede objetivos

Nivel dedetalle

Enfasis de laplanificación

EstratégicaLargo Plazo Toda la

organizaciónVisión, Misión,

Objetivos,Estrategias

Mayor(generales)

De innovación Grandeslíneas

En el entorno

Operativa

Mediano ycorto plazo

Sector oárea

Programas,proyectos,objetivos,

indicadores,actividades,

plazos,responsables,presupuestos

Menor(específicos)

Rutinarios y desolución deproblemas

Detallesespecíficos

En aspectosinternos

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PLANIFICACIÓN OPERATIVA


EL PROYECTO


Comparación Programa/proyecto

Un proyecto es un proceso delimitado en el tiempo durante el cual se prestan determinados aportes.

Los recursos suministrados sirven para la ejecución de las actividades y la prestación de los aportes (resultados) del proyecto, con el fin de alcanzar un efecto definido con anterioridad (objetivo del proyecto)

Se habla de programa cuanto se trata de varios proyectos vinculados entre sí desde el punto de vista sectorial, subsectorial o regional y coordinados mediante una estrategia claramente definida

GTZ, 1996


Proyecto de cooperación para el desarrollo:

Es un conjunto autónomo de inversiones, actividades, políticas y medidas institucionales o de otra índole,

diseñado para lograr un objetivo específico de desarrollo,

en un periodo determinado,

en una región geográfica delimitada

y para un grupo predefinido de beneficiarios,

que continua produciendo bienes y/o prestando servicios tras la retirada del apoyo externo, y cuyos efectos perduran una vez finalizada su ejecución.


El objetivo de un proyecto de desarrollo es transforma la realidad de modo que un colectivo humano determinado pueda mejorar su situación y expandir en el futuro sus posibilidades, contribuyendo así a su progreso y

al de su entorno. (Gómez y Sainz 1999).

SITUACIÓN ACTUAL

¿Donde queremos llegar?

OBJETIVO

¿Donde Estamos?

¿Qué tenemos que hacer para

conseguirlo?

ACTIVIDADES, RECURSOS HUMANOS Y

MATERIALES

Se toman decisiones sobre:

Fines a conseguir (solución de un problema o necesidad)

Elección de medios (elementos del proyecto y el modo de estructurarlos

Elementos Comunes Orientados hacia objetivos. Conjunto de actividades o

acciones. Tiempo determinado. Recursos. Beneficiarios. Dimensión territorial. Carácter innovador. Viabilidad. Unidad básica de gestión. Unidad de información y

comunicación.


UN CONJUNTO DE RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS QUE SE COMBINAN PARA HACER POSIBLE LA REALIZACIÓN DE UNA SERIE DE ACTIVIDADES SIGUIENDO UNA METODOLOGÍA CONCRETA, EN UN TIEMPO Y CON UN COSTO DETERMINDADO, CON LA FINALIDAD DE ALCANZAR UNOS RESULTADOS QUE PERMITAN EL LOGRO DE UN OBJETIVO ESPECIFICO CON EL QUE SE CAMBIE UNA REALIDAD CONCRETA.

RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS (MEDIOS)ACTIVIDADESTIEMPOCOSTERESULTADOSOBJETIVO


Beneficiarios: Todo proyecto tiene un conjunto de beneficiarios claramente delimitados y establecidos, a los que van dirigidos los beneficios que provocará el proyecto y cuya situación queremos transformar. Además de los beneficiarios pueden existir otros colectivos o personas que se vean afectados por el proyecto de un modo u otro.

Dimensión territorial: Todo proyecto se desarrolla en un espacio físico claramente delimitado.

Viabilidad o sostenibilidad: En el sentido de que los efectos del proyecto se mantienen una vez desaparecida la ayuda externa. Este es uno de los elementos que aparece como clave y es fundamental en los proyectos de desarrollo.


OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERAL

OBJETIVO ESPECIFIC

O

OBJETIVO ESPECIFIC

O

RESULTADOS

RESULTADOS

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

RECURSOS

RECURSOS

Medios materiales y no materiales necesarios

para realizar la actividad

Tareas realizadas mediante la intervención

El fruto de las actividades

concebidas para alcanzar el objetivo

específico

Objetivo de la propia intervención

Objetivo de nivel superior, a los que

se contribuye con la intervención LÓGICA DE LA

INTERVENCIÓN


Ciclos de proyectos

Curso Básico Gestión de Proyectos Gómez y Sainz, 1999


BANCO MUNDIAL CRUZ ROJA UNIÓN EUROPEA

IDENTIFICATION IDENTIFICACIÓN

IDENTIFICACIÓN

PROGRAMACIÓN

PREPARATIONINSTRUCCIÓN

APPRAISAL

NEGOTIATIONS, BOARD

PRESENTATION

(APROBACIÓN) FINANCIACIÓN

FORMULACIÓN

IMPLEMENTATION

SUPERVISIONEJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO

EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO

EVALUATION EVALUACIÓN

EVALUACIÓN INTERMEDIA

EVALUACIÓN FINAL

EVALUACIÓN POSTERIOR

Comparación de ciclos de proyectos


FASE PARA QUÉ QUIÉN CON QUÉ QUÉ

Identificación¿qué pasa? ¿A quién? ¿por

qué? ¿cómo vamos a solucionarlo?

Personas beneficiarias, líderes comunitarios;

cooperantes; expertos, contrapartes...

Análisis de vulnerabilidad capacidad, análisis de la

participación, DAFO, árbol de problemas, árbol de objetivos, análisis de

alternativas....

Ficha de identificación

Formulación ¿qué queremos conseguir? ¿Cómo? ¿qué vamos a hacer

para conseguirlo

Personas beneficiarias, líderes comunitarios;

cooperantes; expertos, contrapartes...

Matriz de planificación del proyecto, cronogramas, presupuestos, fichas de actividad, diagramas....

Documento de proyecto

Ejecución¿qué estamos haciendo?

¿cómo, cuándo y con cuánto?Personas beneficiarias, cooperantes; expertos,

contrapartes...

Matriz de planificación del proyecto, cronograma, presupuesto, fichas de

actividad, fichas de seguimiento.

Informes de seguimiento

Evaluación

¿qué hemos hecho? ¿Hemos alcanzado el objetivo? ¿qué efecto ha tenido el proyecto

respecto a problema? ¿Cómo? ¿cuánto ha

costado? ¿Lo previsto? ¿qué ha ocurrido con las personas

beneficiarias?

Personas beneficiarias, cooperantes; expertos,

auditores, contrapartes...

Informes de seguimiento, matrices y herramientas

iniciales, herramientas de evaluación

Informe final, informe de evaluación.


La Gestión del Ciclo del ProyectoGCP


Identificación

Principales preguntas

¿Cuál es el problema que se quiere resolver? ¿A quienes afecta? ¿Qué situación queremos lograr? ¿Cómo vamos a hacerlo? ¿Con quien lo haremos? ¿Cuánto costara? ¿Es pertinente?

Cuál es el problema, a quienes afecta, cuál es la situación que queremos alcanzar, como vamos a hacerlo y las posibilidades de lograrlo

Protagonistas de la identificación.

Futuros beneficiarios y representantes. Instituciones o agencias gestoras. Organizaciones o agencias financiadoras Entidades locales o nacionales que prestaran

apoyo.

DEBEMOS CONOCER

BENEFICIARIOS

Fines y estrategias.

Formas organizativas

Modos de participación

ORGANIZACIONES RESPONSABLESConcepción y métodos de desarrollo

Objetivos y criteriosActuaciones

Modos de control


Beneficiarios y otros colectivos

Beneficiarios directos Número y características. Representatividad Capacidad técnica y organizativa Contexto sociocultural, valores,

creencias. Grupos de opinión y presión. Vinculación con el proyecto. Sistema de toma de decisiones y

operatividad

Hay que distinguir entre los beneficiarios directos, indirectos, excluidos y perjudicados

Beneficiarios Indirectos. Ámbito cuantitativo y cualitativo Beneficios que pueden obtener Expectativas que pueden

generarse..

Excluidos y/o perjudicados. Ámbito cualitativo y cuantitativo. Perjuicios Posibles respuestas. Repercusión en el proyecto


Análisis de la Identificación

Diagnostico de la comunidad: Evaluación de las necesidades de una comunidad.

Evaluación Institucional: Evaluación de las capacidades y necesidades de la contraparte.

Pertinencia de la Intervención. Viabilidad.

¿DEBE SER FORMULADO?


La Gestión del Ciclo del Proyecto

Formulación


Formulación-Diseño

Debe contener

Objetivos Resultados Recursos Presupuesto Plazos Actividades Calendario Hipótesis Condiciones previas Indicadores Fuentes de Verificación

Recoger y sistematizar toda la información para disponer de un instrumento para su financiación, ejecución, seguimiento y evaluación.

Debe ser: Una guía para la acción, un elemento de comunicación, útil para la toma de decisiones

Debemos conocer:

Contexto del proyecto. Beneficiarios de la intervención. Principales problemas y efectos Problema que justifica el

proyecto Recursos disponibles y los que

se pueden lograr Capacidad para organizar y

movilizar medios y ayudas. Principales factores externos y

posibles obstáculos


Análisis de la Calidad de la Formulación

Calidad del diseño de la formulación (Lógica de la intervención). Pertinencia:

Coincidencia del proyecto con la programación (Prioridades de la agencia, políticas nacionales del país, etc.)

Relieve de los problemas que el proyecto quiere resolver. Factibilidad: Capacidad real de ser el proyecto llevado a la

practica en los términos en que esta diseñado. Viabilidad/sostenibilidad: Grado de continuidad de los efectos

del proyecto una vez finalizada la ayuda externa Evaluabilidad.

¿DEBE SER EJECUTADO?


Documento del Proyecto

Resumen Contexto Análisis sectorial y análisis de problemas Participantes, beneficiarios, perjudicados Determinación de los objetivos resultados y

actividades. Hipótesis y riesgos

Exposición detallada de los objetivos, los actores y los medios que van a utilizarse y, como consecuencia una descripción de recursos y su organización, de la gestión y administración y de los plazos de tiempo necesarios para la ejecución del proyecto

Modalidades de ejecución: Medios materiales y no materiales Sistemas de organización y

administración: Áreas en torno a las que gira

el proyecto. Funcionalidad orgánica. Logística.

Calendario de actividades. Plan de financiación:

Estimación de costes. Elaboración del plan de

financiación. Seguimiento y evaluación

Apoyos complementarios Factores de viabilidad/sostenibilidad



Ejecución


EjecuciónLos recursos se utilizan para lograr el objetivo específico y el objetivo

general para que los grupos meta reciban los beneficios previstos.

Plan de Ejecución: Es la herramienta que sirve de guía para la acción a todos los participantes en el proyecto.

Dirección del proyecto (unipersonal, colegiada, etc.). Asignación de funciones

Qué hay que realizar. Por que hay que realizarlo. Cuándo deberá estar terminado. A cuánto ascenderá su coste. Qué nivel de satisfacción producirá. Cómo realizar la tarea. Dónde realizarla. Quién será el responsable.

Calendario: Actividades, tareas y comienzo y fin de las mismas. Plan de tesorería: Previsión de plazos fijos y flexibles de gasto para dedicar los

recursos necesarios a cada actividad. Marco Jurídico:

Documentación de la personalidad jurídica mediante la que se actúa. Normas que regulan la relación con es estado y con las agencias financiadoras.


Preparación de la ejecución

Estudio de documentación (descripción de proyecto, contratos con participantes)

Selección del equipo Concreción de objetivos Planificación de actividades Descomposición en paquetes de trabajo y

nombramiento de responsables Descomposición del presupuesto


PROYECTO

•Jefe de Proyecto•Equipo•Recursos

ORGANIZACIÓN, NIVEL LOCAL

ORGANIZACIÓN, NIVEL SEDE

GOBIERNO, NIVEL LOCAL

GOBIERNO, NIVEL NACIONAL

BENEFICIARIOS

DONANTES, NIVEL NACIONAL

ENTORNO LOCAL DEL PROYECTO:

•Proveedores•ONGs•...

RELACION PRIVILEGIADA

RELACION PUNTUAL

Relaciones del proyecto



Seguimiento


Seguimiento

Finalidad Conocer el estado de ejecución del proyecto. Conocer la evolución de la hacino. Proponer medidas reconductoras o alternativas.

Características Liviano. Orientado hacia hitos importantes. Concertado. Integrador (cuantitativo-cualitativo)

Cumplimiento de los planes de actuación u calendario.

Actividades y productos obtenidos.

Responsabilidades y funciones

Resultados y efectos.

Indicadores y mediciones

Dificultades

Situación financiera y gastos

Situación dela contraparte

Nivel de implicación y participación de los beneficiarios

Entorno del proyecto.

Suministro de informes periódicos

DEBE PRESTAR ATENCION A:

El seguimiento de proyectos es una función que consiste en utilizar un sistema de información, basado en la formulación del proyecto de desarrollo (matriz de planificación y plan de ejecución de las actividades), para que apoyándose en la utilización de tres tipos de datos (sobre el progreso físico y financiero de las actividades, sobre el contacto entre el proyecto y los usuarios y sobre la evolución de los factores externos), recogidos de forma continua y expresados en tres tipos de informes (registros, actividad y coyunturales), la dirección del proyecto pueda comparar planificado y ejecutado en el nivel de recursos y actividades.


SEGUIMIENTO FINANCIERO CONTABLE: Esta dirigido a comprobar si el flujo de gastos e ingresos está de acuerdo en cantidades y plazos,

con los previsiones y la formulación

Seguimiento de las relaciones con los beneficiarios

Quién tiene acceso a los productos y servicios. Qué reacciones hay. Como estos productos y servicios repercuten

en su comportamiento. En que grado incorporan estos aspectos a su

actividad. En que medida responden a sus necesidades

Informes de seguimiento

Medio a través del cual va transmitiéndose la evolución de la ejecución del proyecto.

Datos de presentación del proyecto.

Descripción del proyecto y del mecanismo de ejecución.

Objetivos propuestos y grado de cumplimiento.

Resultados previstos y grado de cumplimiento

Actividades realizadas y grado de ejecución.

Programación y ejecución presupuestaria.

Valoración de la ejecución del proyecto desviaciones y recomendaciones.

Entrega final del proyecto

Anexos

Seguimiento


DESVIACIONESDIRECCION DEL

PROYECTO

SISTEMA DE INFORMACION

ACCIONES CORRECTORA

S

SINTETICO

RAPIDO

CUADRO DE MANDO

SITUACION DEL PROYECTO

“SEÑALES DE ALARMA”

DECISIONES:

Oportunas

Pertinentes

Calidad

Procedimiento de seguimiento


ACTIVIDADES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 51. Construcción de letrinas

2. Rehabilitación de pozos para el abastecimiento de agua

3. Construcción de acueductos

4. Capacitación comunitaria

5. Gestión institucional

6. Elaboración de estudios y diagnósticos

PREVISION INICIALPREVISION ACTUALIZADA

MES 6

Cronograma comparativo previsto-actualizado


ZO

NA

DE

EX

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CIO

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S

RECTA DE A

VANCE PREVIS

TO

LINEA DE AVANCE REAL

FECHA PREVISTA DE FINALIZACION

FECHA REAL DE FINALIZACION

Porcentaje de trabajo realizado

Tiempo

Recta de avance “típica” de los trabajos de un proyecto

100%

AprendizajeCoordinación inicialLlegada personas y fondos


Las diferencias entre el seguimiento (monitoreo) y la evaluación.

El seguimiento La evaluación

La periodicidad

El agente

Los elementos

Las decisiones

Proceso continuo Acción puntual

Habitualmente interno

Generalmente externo

Actividades y recursos Resultados y objetivos

Contacto con destinatarios

Factores externos

Contacto con destinatarios

Factores externos

Reconducir Reorientar


Cierre del proyecto

ANALIZAR

DIANOSTICAR

APRENDER saber hacernuevos

conocimientos

Puede haber problemas si el proyecto estaba mal formulado, o los indicadores no eran adecuados/suficientes

PRECAUCION AL INTERPRETAR RESULTADOS MUY POSITIVOS, QUE PUEDEN INDICAR:

•una formulación muy conservadora, que puede hacer perder financiación (por menor coste/eficacia)

•sobreesfuerzos que pueden afectar a motivación y rendimiento futuro

•deterioros en la calidad

Recordar: no se trata simplemente de producir resultados, sino asegurar el que valgan para algo (objetivo específico)


Finalización del proyecto

Cierre técnico (fin de actividades, incluidos informes a financiadores)

Cierre administrativo (costes y documentación completados) Importancia de balance interno (en forma de informe final

interno ampliado respecto al entregado a los financiadores) problemas encontrados valoraciones equipo humano satisfacción percibida en financiadores, contrapartes,

beneficiarios y equipo ejecutor. lecciones aprendidas respecto a formulación, diseño y

ejecución de utilidad para futuros proyectos sugerencias para continuación y/o proyectos futuros

Conservación y difusión de la documentación (base de datos)



Evaluación


“Evaluar es fijar el valor de una cosa; para hacerlo se requiere de un

procedimiento mediante el cual se compara aquello a evaluar con un criterio o

patrón determinado” (Franco, 1971)

“Es comparar los efectos de un programa con las metas que se propuso

alcanzar a fin de contribuir a la toma de decisiones subsiguientes acerca del

mismo y para mejorar así la programación futura” (Weiss, 1982)

“Si planificar es introducir organización y racionalidad en la acción para el logro

de determinadas metas y objetivos, la evaluación es una manera de verificar

esa racionalidad, midiendo el cumplimiento —o perspectiva de cumplimiento—

de los objetivos y metas previamente establecidos y la capacidad para

alcanzarlos” (Ander-Egg, 1984)

Definiciones generales


Evaluación en proyectos de Desarrollo

“Examen independiente y objetivo (realizado durante el proyecto o una vez finalizado)

del contexto, objetivos, resultados, actividades y medio sutilizados, efectuado para sacar

conclusiones extrapolables [...] cada evaluación deberá analizar especialmente las

repercusiones (deseadas o no) del proyecto, su contribución al objetivo general y su

grado de realización con respecto al objetivo específico y a los resultados”. CCE 1993

“Examen sistemático e independiente de un proyecto, a fin de determinar su eficiencia,

eficacia, impacto, viabilidad y la pertinencia de los objetivos”. NORAD 1997.

“Evaluación es otro paso más, que implica no sólo descubrir lo que está ocurriendo, sino

meditar y reflexionar ulteriormente acerca de lo que ha ocurrido. La finalidad de esta

meditación y reflexión es aprender más acerca de los procesos de desarrollo, descubrir

la fuerza y la debilidad de un proyecto determinado y estimar el valor de lo que se ha

hecho.” IFCR 1993


EvaluaciónLa evaluación es una función que consiste en hacer una apreciación, tan sistemática y objetiva como sea posible, sobre un proyecto en curso o acabado, un programa o un conjunto de líneas de acción, su concepción, su realización y sus resultados. Se trata de determinar la pertinencia de los objetivos y su grado de realización, la eficiencia en cuanto al desarrollo, la eficacia, el impacto y la viabilidad. Una evaluación debe proporcionar unas informaciones creíbles y útiles, que permitan integrar las enseñanzas sacadas en los mecanismos de elaboración de las decisiones, tanto de los países de acogida como de los donantes. (Principios del CAD para una Ayuda Eficaz; Comité de Ayuda al Desarrollo - OCDE y Mundi Prensa; Madrid; 1995.)

La mejora de los proyectos o acciones ejecutadas o en ejecución.

El aprovechamiento de las experiencias pasadas para actividades futuras.

La rendición de cuentas

OBJETIVOS

Todas las evaluaciones deben tener utilidad para la

organización

Poseer un diseño flexible. Debe formar parte del procedimiento de

gestión habitual del proyecto. Procedimientos para introducir los eventuales

cambios y asimilar las enseñanzas. Tener un carácter explicativo introduciendo

relaciones de causalidad. Satisfacer las necesidades de información de

todos los implicados Tener un coste en consonancia con el del

proyecto o la acción evaluada. Proporcionar resultados a tiempo y

oportunamente

REQUISITOS


Viabilidad Pertinencia Impacto Eficacia Eficiencia

Objetivo General

ObjetivoEspecifico

Resultados

Actividades

Recursos

PERTINENCIA

¿Siguen siendo prioritarios los resultados y objetivos de la intervención?. La pertinencia está relacionada, por un lado, con el contexto, los problemas y las necesidades de la población y, por el otro, con las políticas del donante, sus capacidades técnicas y financieras y su concepción sobre el desarrollo.

EFICACIA:

¿Se han alcanzado los resultados y el objetivo específico de la intervención?. La determinación de la eficacia exige la definición clara de los resultados y el objetivo específico, así como de los beneficiarios sobre los que se influye. Su medición será más sencilla cuanto mejor formulada y definida está la acción y cuanto más consistente sea la lógica vertical entre resultados y objetivos.

EFICIENCIA:

¿Justifican los resultados la cantidad y calidad de los recursos utilizados?. Su busca la combinación óptima: si los resultados están predeterminados, una intervención será más eficaz cuanto menos recursos consuma; si los recursos están predeterminados, cuanto más o mejores resultados se alcancen.

IMPACTO:

¿Cuáles han sido los efectos previstos y no previstos de la intervención sobre los beneficiarios?. Se trata de comprobar si la consecución de los objetivos ha provocado los efectos deseados sobre los beneficiarios, o si se ha verificado algún efecto negativo. Se trata del criterio central en la evaluación ex post, ya que, por definición, el impacto sólo se puede observar un tiempo después de finalizada la intervención.

VIABILIDAD:

¿Se han mantenido los efectos positivos de la intervención sobre la población después de la retirada del apoyo externo?. Considera todos los elementos de la lógica de la intervención: se analiza la posibilidad de generar los recursos necesarios para continuar las actividades que permitan la obtención de resultados, para asegurar el objetivo específico contribuyendo a la consecución del objetivo general.

Componentes de la evaluación


Tipos de evaluación

Por ubicación temporal: Previa. Simultanea. Final. Posterior.

Por el enfoque: Procesos. Resultados. Objetivos Impacto. Diagnostico de necesidades. Apreciación del diseño.

Por su naturaleza: Descriptiva. Explicativa.

Por quién la hace: Interna. Externa. Mixta. Participativa.

Por los instrumentos: Cuantitativa Cualitativa


Por ubicación temporal

PREVIA Evaluación ex ante, a priori, apreciación,

valoración previa o estudio de viabilidad. Trata de aportar información para tomar una

decisión en torno a si el proyecto debe o no ejecutarse, cuál es el proyecto más adecuado, o que modificaciones deben hacerse en la formulación

Pertinencia en relación con las políticas de la organización, solidez técnica de la formulación, viabilidad

SIMULTANEA Intermedia, concurrente, media, formativa,

concomitante u on going. Extraer información, reflexiones y conclusiones

sobre la marcha y desempeño del proyecto Ofrece apreciaciones sobre la continuidad de

proyecto con base en los resultados del mismo. Podemos encontrar dos tipos intermedia (se

hace en un determinado momento), continua (se realiza de forma constante durante el proyecto)

FINAL Finalización o evaluación de fin de proyecto,

sumativa o de cierre. Valorar el desempeño global de un proyecto

cuya ejecución ha finalizado y extraer las correspondientes enseñanzas.

POSTERIOR Evaluación a posteriori, expost o de impacto. Se realiza un tiempo después de haber

concluido la ejecución del proyecto y trata de estudiar en profundidad sus repercusiones en el contexto de la intervención.

Se centra en los impactos y en la sostenibilidad


Por el enfoque

Evaluación de procesos: Se centra en la ejecución del proyecto, analizando las actividades emprendidas, su organización y la gestión de los recursos para analizar si contribuyen a los fines perseguidos

Evaluación de resultados: Valorar los productos concretos que el proyecto entrega, supone valorar las adecuación y calidad de los bienes y servicios que genera el proyecto.

Evaluación de objetivos: Determinar la relación entre los resultados alcanzados y las metas de desarrollo perseguidas.

Evaluación de Impacto: Cuando se añade el análisis de los efectos no previstos.

Diagnostico de necesidades: Determinar los problemas de una comunidad dada y analizar la pertinencia de las posibles vías de solución.

Apreciación del diseño: Cuando se valora la respuesta ofrecida a esos problemas y necesidades, considerando su pertinencia y la adecuación a la metodología.


Por quién la hace

Evaluación externa: Evaluaciones realizadas por especialistas ajenos a la gestión del proyecto

Evaluación Interna: Realizada por los responsables de la gestión del proyecto.

Evaluación mixta: Combinación de las dos opciones. Evaluación participativa: Modalidad de evaluación

interna, pero donde las responsabilidad recae en los propios beneficiarios.


Ventajas e inconvenientes de la evaluación interna/externa

VENTAJAS INCONVENIENTES

INTERNA

Optimiza la mejora delprograma.

Minimiza la reactividad de lossujetos.

Menos costosa. Mayor influencia sobre el

programa.

Minimiza la objetividad. Minimiza la credibilidad social. Minimiza la utilización de

estándares.

EXTERNA

Maximiza la objetividad. Maximiza la utilización de

tecnologia dura. Maximiza la credibilidad social. Maximiza la utilización de

estándares.

Minimiza las posibilidades demejorar el programa.

Maximiza la reactividad de lossujetos.

Más costosa. Menor influencia sobre el

programa


Por los instrumentos

Cualitativa: Observación, entrevistas técnica Delphi, entrevista a grupos focales, forum comunitario, etc.

Cuantitativa: ACB, ACE, encuestas, mediciones directas, evaluación por indicadores, etc.



Evaluación

Herramientas


Técnicas cuantitativasTECNICA DEEVALUACION

SUJETO DE LAEVALUACION

FORMAS DE APLICACIÓN

Entrevista estructurada Responsables. Gestores

Entrevistador experto (preferentemente unmiembro del equipo de evaluación que hayaparticipado en el diseño de la entrevista)

Encuesta Gestores, usuarios,población en general,población objetivo

Encuestadores entrenados (uniformidad eninstrucciones y formas de formular las preguntas9

Técnicas de autoinforme Usuarios Autoaplicación evaluadores entrenados (si no esposible la autoaplicación uniformidad eninstrucciones y formas de formular las preguntas

Observación Contextos de aplicaciónde programas

Observadores expertos, ajenos y no participantes(preferentemente miembros del equipo deevaluación que hayan participado en el diseño delcódigo de observación)

Indicadores sociales,económicos y de salud

Población en general,población objetivo

Personal contratado (becarios de investigación,personal en formación, que recoja la informaciónen plantillas estructuradas)

Datos de archivo sobreusuarios

Usuarios Personal contratado (becarios de investigación,personal en formación, que recoja la informaciónen plantillas estructuradas)

Datos de archivo sobreprograma

Documentación escritasobre el programa

Evaluadores expertos (preferentemente miembrosdel equipo de evaluación)


Técnicas cualitativas

TECNICA DEEVALUACION

SUJETO DE LAEVALUACION

FORMAS DE APLICACIÓN

Entrevista abierta Usuarios. Necesario entrevistador experto (conocimientoprevio del programa).

Grupos de discusión Responsables,gestores, usuarios

Moderador con dominio de técnicas de animación(puede ser ajeno al equipo de evaluación, aunqueen este caso debe conocer el programa)

Observación participante Contexto de aplicaciónde los programas

Agente de campo (observador participante que seintroduce en el contexto de aplicación del programacomo un miembro más del mismo)

Analizadores sociales Población objetivo Obtención de analizadores en cuanto clavesexplicativas del funcionamiento de los grupos.

Método Delphi Expertos (desde elpunto de vista técnico),gestores, responsables

Grupos de expertos a los que el evaluador haenviado los cuestionarios y los resultados de losmismos.


Diferentes técnicas de recogida de datos

TÉCNICAS VENTAJAS INCONVENIENTES

DATOS SECUNDARIOS Rapidez y escaso coste. Perspectiva desde dentro

No se ajustan a los objetivos. Escasa accesibilidad. Posibles sesgos en la

producción. No son completos.

ENTREVISTA ABIERTA Recoge gran cantidad deinformación en profundidad.

Información cercana a larealidad.

Punto de vista de los actores

Muestra pequeña. Requiere entrevistadores

adiestrados. Análisis complejo

GRUPOS DE DISCUSIÓN Gran cantidad de informaciónen profundidad.

Muy eficiente en la recogidade información.

Muestra pequeña. Análisis complejo

OBSERVACIÓNPARTICIPANTE

Máxima cantidad deinformación en profundidad ydesde dentro.

Uno o dos casos. Análisis complejo. Posibles sesgos.

ENCUESTA Máximo número de casos. Máxima "objetividad" y validez

Costosa. Impone la estructura

conceptual del evaluador. Lleva tiempo.


EL ENFOQUE DEL MARCO LÓGICO


1. IDENTIFICACIÓN DE UN PROYECTO

PROCESO SEGUIDO PARA LA IDENTIFICACIÓN

DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES

ANÁLISIS DE BENEFICIARIOS

ANÁLISIS DE PROBLEMAS

ANÁLISIS DE OBJETIVOS

ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS

2. GESTIÓN DEL PROYECTO

MATRIZ DE PLANIFICACIÓN

PLAN OPERATIVO

PROGRAMACIÓN PRESUPUESTO

3. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO

FACTORES CLAVE


Es un método de planificación por objetivos. Es un método participativo y orientado a los grupos beneficiarios: Los proyectos no se formulan de forma individual en un despacho. Si se olvida esta perspectiva el método pierde su sentido. Aunque el EML es un método destinado a la gestión de todo el ciclo del proyecto, las etapas más sistematizadas son las de identificación y formulación o diseño. Es un método basado en el consenso, no en las mayorías: busca acuerdos entre los participantes para tomar decisiones y resolver los conflictos a través del diálogo y la negociación. Es un método secuencial en el que las discusiones del grupo siguen un orden determinado. Ello no debe entenderse como una imposibilidad de retorno hacia temas tratados anteriormente. Utiliza términos sencillos dado que pretende ser un método participativo. Es transparente en el análisis y en la decisiones, propone procedimientos para las discusiones y una manera de visualizar los acuerdos alcanzados (árbol de problemas, matriz, etc).


PASOS DEL EML FASES DEL PROYECTO

Análisis de la participación

IdentificaciónAnálisis de problemas

Análisis de objetivos

Análisis de alternativas

Matriz de planificación Formulación


Análisis de la

Comunidad

Análisis de problemas

Análisis de objetivos

Análisis de alternativas

FORMULACI ÓN

Análisis de implicados y

Análisis institucional


COMUNIDAD

Medio físico

Actividades económicas y productivas

Población

Infraestructura y equipamiento


La secuencia a seguir en la Identificación se puede establecer a partir de las cuestiones :

1º QUIÉN: qué personas de la comunidad van a estar implicadas en el proyecto. 2º QUÉ PROBLEMAS hay en la comunidad. 3º QUÉ deberíamos hacer. 4º QUÉ podemos hacer. 5º QUÉ queremos hacer. 6º CÓMO lo vamos a hacer.


Introducción Nadie desarrolla a nadie; las

personas y las sociedades se desarrollan a si mismas.

Cuando se presta ayuda como si los beneficiarios fueran personas sin capacidad de iniciativa, se parte de un punto falso.

Se debe partir de la base de que las personas que reciben ayuda tienen capacidad suficiente para dirigir su vida.

Los colectivos más vulnerables y los riesgos aumentan constantemente.

Los recursos disponibles para prestarles asistencia no aumentan al mismo ritmo.

Se necesita por tanto una herramienta para precisar mejor los destinatarios de la asistencia y determinar las formas de orientar más eficazmente los recursos.

¿Estamos trabajando como deberíamos hacerlo?¿Estamos desarrollando los proyectos adecuados?

¿Detectamos las necesidades reales?¿Cómo podemos detectar los grupos más vulnerables?

¿Cómo utilizar mejor los recursos disponibles?


AVC: Definición

Es una metodología de análisis sistemático que permite identificar:

Riesgos que amenazan a personas y comunidades. Comprender las causas de las que provienen Como se manifiestan A qué y quiénes afectaran. Con que aptitudes, conocimientos y recursos materiales

cuentan para enfrentarse a ellos. Identificación de beneficiarios de programas y proyectos


AVC: Objetivos

Identificar quienes son las personas más vulnerables de la sociedad.

Determinar las causas de su vulnerabilidad y los factores que desencadenan su sufrimiento.

Determinar en que medida son capaces de ayudarse a si mismos.

Valorar con qué recursos cuentan


AVC: Etapas y utilidad

Detección de

amenazas

Determinación de los aspectos vulnerables

Capacidad y recursos para

contrarrestar las amenazas

Instrumento de

diagnóstico

Instrumento de

Planificación

Instrumento de

evaluación


AVC: UtilidadINSTRUMENTO DE

DIAGNOSTICO:

Ayuda a comprender los problemas y su origen.

Contribuye a que se examinen los elementos disponibles para mitigar los problemas.

Alienta a centrarse en las condiciones locales específicas

Pone de relieve la necesidad de que la organización defina claramente su función y sus ámbitos de colaboración.

INSTRUMENTO DE PLANIFICACION:

Ayuda a fijar el orden de prioridad y la secuencia de intervenciones.

Brinda la oportunidad de una planificación realista y dinámica

Ayuda a vigilar los cambios del proyecto que se vayan produciendo.

Útil tanto en AH como en desarrollo.

INSTRUMENTO DE EVALUACION: Valorar los cambios en la comunidad a lo largo o después de una intervención. Evaluar los efectos de un proyecto en lo que respecta a la mitigación del riesgo,

la mejora de la situación de vulnerabilidad, el aumento de la capacidad o la introducción de nuevos riesgos.


Vulnerabilidad físicaSon más vulnerables las personas próximas a algún tipo de amenaza natural, industrial, tecnológica, política, militar o ecológica.

Vulnerabilidad material• Son más vulnerables las personas que viven

en la pobreza o que sufren situaciones de privación, con pocos medios económicos y materiales, sin acceso a la educación, a la salud y a los recursos productivos.

• La pobreza esta vinculada a problemas como la falta de educación, la carencia de influencia política o a las condiciones mediocres de salud.Vulnerabilidad social.

Son más vulnerables las personas marginadas de los sistemas económicos, políticos y sociales debido a los procesos de exclusión basados en razones religiosas, de raza, género, clase, casta u otras, no son capaces de administrar y controlar, como los demás, las decisiones y acontecimientos que les afectan.

Vulnerabilidad organizativa:

Son mas vulnerables las personas y las comunidades desarticuladas, sin cohesión ni organización social, sin redes de solidaridad.

Vulnerabilidad actitudinal

Son más vulnerables las personas y comunidades con actitudes fatalistas, sin autoestima ni autonomía, y con barreras culturales y religiosas desfavorables al cambio, la participación o la solidaridad.


Las capacidades Dotación y acceso relativo a los recursos, los

conocimientos, las aptitudes, los derechos y el poder que permiten ampliar la gama de opciones disponibles para las personas, las comunidades y las instituciones.

En ocasiones su olvido lleva al aumento de su dependencia de la asistencia externa, siendo más vulnerables a las amenazas futuras.

• Física.• Material.• Social.• Organizativa.• Actitudinal.


Capacidad física Ausencia de riesgo industrial, militar, ecológico, etc. Vivir en un entorno seguro.

Capacidad Social Existencia de valores y prácticas que aseguran la plena participación de la población sin que existan situaciones de discriminación por razones religiosas, de raza, género, clase, casta u otras.

Capacidad actitudinal Las actitudes, conocimientos y formación que amplían las opciones de las

personas y comunidades, y los valores y comportamientos socioculturales favorables a la solidaridad, innovación, participación y tolerancia

Las personas con aptitudes, conocimientos e instrucción pueden tener más opciones y mayor capacidad para mejorar su situación.

Los individuos conscientes de sus capacidades y que tienen confianza en sí mismos están mejor dotados para hacer frente a la crisis.


Capacidad organizativa• Existencia de instituciones locales y nacionales representativas, eficaces y

legitimas; de organizaciones sociales efectivas y de amplia base y de redes de apoyo mutuo.

• Las comunidades que son solidarias y han establecido redes sociales de apoyo mutuo son más fuertes.

• Si están bien dirigidas, cuentan con instituciones locales y nacionales de atención social, y la población comparte sus recursos materiales en periodos de crisis pueden afrontar mejor las amenazas.

• La capacidad organizativa puede ser tan importante como la material, y a veces incluso más.

Capacidad material• Recursos económicos y materiales, incluyendo acceso a servicios.• La disponibilidad de recursos abundantes y suficientes determina la capacidad

de contrarrestar y combatir cualquier tipo de siniestro y, llevar una vida satisfactoria y digna.

• Puede tratarse de dinero en efectivo, tierras, herramientas, alimentos, empleos, fuentes de energía,o acceso al crédito o capacidad de endeudamiento.


VULNERABILIDAD CAPACIDAD

FISICA/MATERIAL

Amenazas físicas y materiales.Situaciones de pobreza.Ausencia de acceso a los servicios básicos (educación, salud,..)Condiciones de salud (enfermedades, epidemias)Ausencia de medios productivos y alojamiento.

Entorno seguro.Recursos económicos y materiales.Acceso a los servicios básicos (salud, educación)Medios de producción y alojamiento.

SOCIAL/ORGANIZATIVA

Marginaciones por sexo, raza, clase social, etc.Ausencia de capacidad de controlar las decisiones.Comunidades desarticuladas sin cohesión, ni organización.

Sistema social de apoyo (familia, comunidad, organizaciones).Valores y practicas que aseguran la participación..Redes de solidaridad.

PSICOLOGICA/ACTITUDINAL

Actitudes fatalistas.Baja autoestima.Sentimientos de víctima.Actitudes de dependencia.

Valores y comportamientos favorables a la solidaridad, participación y tolerancia.Conscientes de sus capacidades.Confianza en sí mismos.Sentimientos de autoridad.

ANÁLISIS DE VULNERABILIDADES Y CAPACIDADES


¿Quién o quiénes se encuentran en situación de mayor necesidad?¿Quién o quiénes parecen tener mayores posibilidades de apro vechar los beneficios generados por la intervención?¿Qué conflictos puede suponerse que ocurrirán al apoyar a deter minados grupos?

PREGUNTAS PARA IDENTIFICAR BENEFICIARIOS


PARTICIPANTES NO PARTICIPANTES

Beneficiariosdirectos

Beneficiariosindirectos

NeutralesExcluidos

OponentesPerjudicados

ANÁLISIS DE BENEFICIARIOS O PARTICIPACIÓN


ÁRBOL DE PROBLEMAS


ÁRBOL DE OBJETIVOS


ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS


MATRIZLÓGICA DE

INTERVENCIÓN

INDICADORES VERIFICABLES

OBJETIVAMENTE

FUENTES DEVERIFICACIÓN

HIPÓTESIS O FACTORES EXTERNOS

OBJETIVO GLOBAL(OG)

El OG al cual se espera que el proyecto vaya a contribuir de forma significativa. Es la razón última del proyecto.(Mencionar grupos beneficiarios)

Medidas (directas o indirectas) para averiguar hasta qué punto se ha cumplido el OG.

Dónde encontrar la información para comprobar los indicadores.Pueden ser primarias o secundarias.

No todos los donantes exigen Factores Externos a este nivel: sí la AECI, por ejemplo.

OBJETIVO ESPECÍFICO(OE)

El efecto que se espera lograr como resultado del proyecto. (Mencionar grupos beneficiarios)

Medidas (directas o indirectas) para averiguar hasta qué punto se ha cumplido el OE.


Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones necesarias para contribuir al logro de los objetivos de desarrollo. Escapan al control de los responsables.

RESULTADOS

Resultados que la gestión del proyecto debería poder garantizar. Numerados.(Mencionar grupos beneficiarios)

Medidas (directas o indirectas) para averiguar hasta qué punto se han producido los resultados.


Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones necesarias para lograr el OE. Escapan al control de los responsables.

ACTIVIDADES

Acciones que el proyecto tiene que emprender a fin de producir los resultados.Numerados según Resultado (1.1, 1.2, 2.1)

RECURSOS PRESUPUESTO Acontecimientos importantes, condiciones o decisiones necesarias para lograr los resultados. Escapan al control de los responsables.

Recursos materiales, humanos y técnicos necesarios para realizar las actividades.Numerados(1.1.1;1.1.2)

Presupuesto resumido del proyecto.

ORGANIGRAMA CRONOGRAMACONDICIONES PREVIAS

No es obligatorio colocarlo aquí

No es obligatorio colocarlo aquí


PLAN PROGRAMA PROYECTO

Objetivo General

Objetivo Especifico Objetivo General

Resultados Objetivo Especifico Objetivo General

Actividades Resultados Objetivo Especifico

Actividades Resultados

Actividades

PLANIFICACIÓN EN CASCADA

Curso Básico Gestión de Proyectos Formador: Análisis y Desarrollo social consultores.

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