curso de sae 40

Sistema de Administracin Empresarial Aspel-SAE Versin 4.0

Gua Curso Bsico Usuario

Elaborado por: Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S.A. de C.V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo Aculco Del. Magdalena Contreras C.P. 10400 Mxico, .D.F Febrero/2005.

Elaborada por: Soporte Tcnico Aspel de Mxico, S.A. de C.V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo Aculco. Del. Magdalena Contreras C.P. 10400 Mxico, .DF Enero/2006.

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Contenido

1. INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 1

1.1 DEFINICIN ................................................................................................................................. 1 1.2 OBJETIVO DEL CURSO ................................................................................................................. 1

2. GENERALES ................................................................................................................................... 2

2.1 DEFINICIN ................................................................................................................................. 2 2.2 CMO EMPEZAR A TRABAJAR CON ASPEL-SAE .......................................................................... 2 2.3 ABRIR EMPRESA ......................................................................................................................... 2 2.4 CAMBIO DE DIRECTORIO Y FECHA ................................................................................................ 3 2.5 CERRAR EMPRESA ...................................................................................................................... 4 2.6 OPERACIONES DE APLICACIN GENERAL .................................................................................... 4 2.7 DATOS DE LA EMPRESA .............................................................................................................. 5 2.8 SALIR ......................................................................................................................................... 6 2.9 ACTIVAR SUGERENCIAS .............................................................................................................. 6 2.10 MODO ALTERNO DE CAPTURA ..................................................................................................... 6 2.11 PERSONALIZACIN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ................................................................... 7 2.12 TECLAS DE ACCESO RPIDO ....................................................................................................... 7 2.13 CALCULADORA ........................................................................................................................... 8 2.14 MDULOS DEL SISTEMA .............................................................................................................. 8

3. CATLOGOS ................................................................................................................................ 10

3.1 DEFINICIN ............................................................................................................................... 10 3.2 VENDEDORES ........................................................................................................................... 10 3.3 ZONAS ...................................................................................................................................... 11 3.4 CLIENTES ................................................................................................................................. 14 3.5 PROVEEDORES ......................................................................................................................... 23 3.6 LNEAS DE PRODUCTOS ............................................................................................................ 27

3.6.1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores) ...................................................................... 28 3.7 INVENTARIOS ............................................................................................................................ 30

3.7.1 Producto ......................................................................................................................... 37 3.7.2 Servicio ........................................................................................................................... 39 3.7.3 KIT ................................................................................................................................... 40 3.7.4 Grupo de productos ...................................................................................................... 42

4. COMPRAS ..................................................................................................................................... 46

4.1 DEFINICIN ............................................................................................................................... 46 4.2 ALTA DE DOCUMENTOS ............................................................................................................. 47 4.3 CONSULTA DE DOCUMENTOS .................................................................................................... 54

5. FACTURAS.................................................................................................................................... 59

5.1 DEFINICIN ............................................................................................................................... 59 5.2 ALTA DE DOCUMENTOS ............................................................................................................. 60 5.3 CONSULTA DE DOCUMENTOS .................................................................................................... 66

6. ENLACE DE DOCUMENTOS ...................................................................................................... 69

6.1 DEFINICIN ............................................................................................................................... 69 6.2 CONSIDERACIONES ................................................................................................................... 69 6.3 PROCEDIMIENTO ....................................................................................................................... 70

7. INTEGRACIN DE MODULOS..................................................................................................... 72

7.1 DEFINICIN ............................................................................................................................... 72 7.2 AFECTACIONES DE FACTURAS A INVENTARIOS ........................................................................... 72 7.3 AFECTACIONES DE FACTURAS A CUENTAS POR COBRAR ............................................................ 72 7.4 AFECTACIONES DE COMPRAS A INVENTARIOS ............................................................................ 73 7.5 AFECTACIONES DE COMPRAS A CUENTAS POR PAGAR ............................................................... 73

8. MOVIMIENTOS AL INVENTARIO ................................................................................................. 75

8.1 DEFINICIN ............................................................................................................................... 75 8.2 ALTA DE CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS AL INVENTARIO. ............................................................ 75 8.3 ALTA DE MOVIMIENTOS ............................................................................................................. 76 8.4 CONSULTA DE MOVIMIENTOS (KARDEX) ..................................................................................... 77

9. CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR ............................................................ 79

9.1 DEFINICIN ............................................................................................................................... 79 9.2 CATLOGO DE MOVIMIENTOS DE CXP Y CXC ............................................................................. 79 9.3 CXC Y CXP ............................................................................................................................... 81 9.4 RECEPCIN DE PAGOS .............................................................................................................. 82 9.5 APLICACIN DE ANTICIPOS ........................................................................................................ 84 9.6 DIVISIN DE CARGOS ................................................................................................................ 85

10. CONSULTAS DE INFORMACIN CAPTURADA EN CXC Y CXP .......................................... 87

10.1 SALDO GENERAL DEL CLIENTE / PROVEEDOR ............................................................................ 87 10.2 COBROS / PAGOS DEL DA ......................................................................................................... 87 10.3 PRONSTICO DE PAGOS ............................................................................................................ 88 10.4 ANTIGEDAD DE SALDOS DE PROVEEDORES .............................................................................. 88 10.5 RESUMEN DE MOVIMIENTOS ...................................................................................................... 89 10.6 CONSULTAS EN CLIENTES ......................................................................................................... 89 10.7 POR CONCEPTO ........................................................................................................................ 90

Simbologa y Convenciones utilizadas: t Tips de uso. Tipo de reporte. Ruta de Acceso. 1 Advertencia. Prctica. Modulo del sistema. El men contextual se activa con el botn secundario del Mouse. Requisitos: ; Conocimientos del Sistema Operativo MS-Windows 98, NT4.0, 2000, XP, 2003 o superior.

Nombre del participante: Centro de Capacitacin: Nombre del asesor: Correo electrnico:

Notas del asistente: Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0 1

1. INTRODUCCIN

1.1 Definicin En la actualidad las herramientas informticas se han vuelto un factor determinante para las organizaciones que desean tener un control total de sus procesos y etapas por las cuales atraviesa cotidianamente y que sin un sistema administrativo sera muy complicado o casi imposible de poder controlar. Aspel-SAE 4.0 es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la legislacin vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnolgica que permiten una administracin y comercializacin eficientes. La integracin de sus mdulos (clientes, facturacin, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadsticas) asegura que la informacin se encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadsticas y grficas de alto nivel e interacta con los dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una completa integracin de procesos. El sistema se adapta perfectamente a la mayor parte de giros de las empresas siendo este una til herramienta para llevar el control y flujo de la informacin. Aspel-SAE ha recibido reconocimientos tales como:

Premio a la marca preferida del Canal en Software Administrativo 2002 (High Tech Editores) Infochannel.

Premio a los Preferidos del Canal en Software Administrativo 2001. Premio al Mejor Producto Seleccin del Empresario (Editorial Sayrols) 2000. Premio al Mejor Producto Seleccin del Empresario (Editorial Sayrols) 2000. Primer Lugar Aspel-SAE 2.0 Personal Computing.

1.2 Objetivo del Curso Al termino de este curso el usuario estar capacitado para la captura de los catlogos dentro del sistema Aspel-SAE 4.0 para Windows, as como en la elaboracin de documentos relacionados con los mdulos de facturas, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios. Tendr los conocimientos necesarios para la operacin de SAE a nivel de capturista.


2. GENERALES 2.1 Definicin El sistema Aspel-SAE 4.0 opera sin necesidad de Registro durante 30 das posteriores a la instalacin, al trmino de ste perodo, deber ser Registrado para que pueda ser utilizado y personalizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION el sistema slo operar para una empresa sin poder personalizarlo; sin embargo, despus de los 30 das del perodo de gracia y en caso de no realizar la ACTIVACION, el sistema dejar de funcionar, permitiendo el acceso nicamente en modo de consulta. 2.2 Cmo Empezar a Trabajar con Aspel-SAE Para empezar a trabajar se deber ejecutar el programa SAEWIN.EXE, y se puede hacer de diferentes maneras: 1) A travs del acceso directo que se encuentra en el escritorio, 2) Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta donde fue instalado el sistema, 3) Desde la opcin Inicio/ Ejecutar, 4) Mediante el icono creado en el grupo de programas. 2.3 Abrir empresa Ruta de Acceso: Archivos/ Abrir empresa con el botn . La versin de Aspel-SAE 4.0 maneja de 1 hasta 99 empresas y el usuario no tiene que solicitar la asignacin de claves de alta para personalizar la razn social de la empresa y se podrn personalizar o hacer uso de ellas nicamente cuando el sistema ya se encuentre ACTIVADO. Despus de ejecutar el programa se muestra el dialogo de Abrir empresa, como se muestra en la Figura 2.3-1, en donde se debe seleccionar la empresa a trabajar, posteriormente capturar el usuario y la contrasea para poder acceder a la empresa.

Figura 2.3-1 Dilogo de Abrir empresa.

Empresas Registradas

Cuando se acaba de instalar

el sistema por default al usuario Administrador, se le asigna la

Clave de acceso ASPEL1 o con


Al entrar al sistema mostrar una ventana como la siguiente: 2.4 Cambio de Directorio y Fecha

Ruta de Acceso: Archivos/Fecha o con el icono . El sistema muestra el dilogo de la Figura 2.4-1, el cual permite asignar el directorio de trabajo y la fecha con la que se va a trabajar, datos que pueden ser cambiados con la tecla t. Es recomendable que este directorio siempre sea el mismo y que contenga todos los formatos para reportes (archivos con extensin *.fto y .qr2). Adicionalmente se podr saber en que formato de base de datos se esta leyendo la informacin (Paradox, DBase, MS-SQL, ORACLE, MS-Access), as como el alias que se esta utilizando para la base de datos.

Figura 2.4-1 Cambio de Directorio, Fecha y Formato de base de datos.

Figura 2.3-2 Ventana principal de Aspel-SAE 4.0


Posteriormente el sistema sugerir que se realice el respaldo de acuerdo a como se defina la periodicidad. ,Es importante que se realicen respaldos peridicamente, como medida de seguridad por la informacin que se captura, lo recomendable es que se realice diariamente inclusive hasta ms de una vez al da. 2.5 Cerrar Empresa Ruta de Acceso: Archivos / Cerrar empresa con el icono . Esta opcin trabaja en conjunto con Abrir empresa, ya que para cambiarse de empresa es necesario Cerrar la empresa actual, de lo contrario la opcin Abrir empresa estar deshabilitada. Se puede ejecutar desde la ruta de acceso antes mencionada y no es necesario salir del sistema para cambiar de una empresa a otra. 2.6 Operaciones de Aplicacin General En todos los sistemas de la lnea Aspel, se manejan botones o iconos de acceso rpido, mismos que ejecutan determinadas funciones. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada men o mdulo que integran el sistema. A continuacin se presentan los iconos ms comunes, as como su descripcin:

Agregar Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catlogo en que se encuentre. Tambin se puede activar esta opcin desde cualquier catlogo oprimiendo las teclas +.

Modificar Este botn permite modificar la informacin que haya sido capturada con anterioridad dentro del catlogo en el que se encuentre. Tambin se puede modificar informacin dando doble clic en el registro o ubicndose en el registro y oprimiendo la tecla .

Eliminar Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mandar un mensaje de confirmacin por si se desea cancelar la operacin.

Figura 2.4-2 Sugerencia de generacin de Respaldo.


Tambin se pueden eliminar registros oprimiendo las teclas + . No todas las consultas permiten eliminar registros para mantener la integridad de la base de datos.

Buscar Permite localizar un registro en especfico de acuerdo a las caractersticas que se indiquen en el filtro. Tambin se puede activar la bsqueda oprimiendo la tecla de funcin u.

Filtrar Permite seleccionar informacin de los catlogos y mostrar slo aquella que cumpla con las caractersticas establecidas en el filtro. Tambin se puede activar esta opcin oprimiendo la tecla de funcin w.

Restaurar Permite restablecer en orden de la informacin de un catlogo despus de haber realizado un filtro, as como restaurar despus de haber usado la funcin de Buscar. Tambin se puede restaurar informacin oprimiendo la tecla de funcin x.

Copiado Especial

Esta opcin permite utilizar peridicamente informacin generada por el sistema, y que ser manipulada en una hoja de clculo, as como mantenerla actualizada en caso de que se haga un cambio en el sistema mediante la vinculacin de datos.

Exportacin

Esta funcin permite transportar y convertir los datos de diversas consultas del sistema en archivos ASCII, D'base, Lotus 123, Excel, Paradox e Internet mediante una copia. De esta manera podr generar y abrir un archivo en el formato indicado.

Imprimir Permite imprimir las consultas, catlogos, y reportes que da el sistema. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la cual puede ser filtrada y ordenada de acuerdo a como se requiera.

Preparar Esta funcin permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio Web contratado con el servicio Infoweb, este proceso se debe ejecutar cada vez que se desee publicar una consulta.

Publicar Esta funcin publica las consultas que se encuentren preparadas, y se cuenta con la opcin de configurar el hospedaje para estar ejecutndose automticamente despus de preparar una consulta.

Exportar a Palm

Esta funcin permite llevar la consulta a un dispositivo compatible con Palm , o en formato Microsoft Excel.

Es importante familiarizarse con estos iconos, ya que durante el desarrollo del contenido de este curso, slo se har mencin del nombre del comando sin indicar grficamente el icono. 2.7 Datos de la Empresa Ruta de Acceso: Utileras / Datos de la Empresa Mediante esta opcin se podrn dar de alta las empresas as como modificar datos de las que ya estn dadas de alta, se debe recordar que a partir de esta versin, el sistema contara con 99 empresas disponibles para dar de alta sin necesidad de tener instalado un centinela en cada equipo. Los datos que se podrn capturar son:

Razn social. Direccin. Registro Federal de Contribuyentes.


Registro Estatal. Como se observa en la figura 2.7-1 Se podrn dar de alta nuevas empresas o modificar los datos de las ya existentes en el momento que el usuario lo dese sin requerir tener claves de alta o realizar tramites para hacer un cambio de razn social en las empresas dadas de alta en el sistema. 2.8 Salir

Ruta de Acceso: Archivos / Salir con el icono . La opcin salir permite terminar la sesin del sistema. 2.9 Activar Sugerencias Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Activar Sugerencias. Siempre que se ingrese al sistema se desplegar una ventana de sugerencias, la sugerencia esta ser tomada al azar del Catlogo de Sugerencias del sistema. Si por alguna causa se deshabilit dicha opcin se puede volver a configurar. Apareciendo la siguiente ventana: 2.10 Modo Alterno de Captura Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Modo alterno de captura.

Figura 2.7-1 Alta y Cambios de los datos de las empresas.

Figura 2.9-1 Ventana de Sugerencias.


Activar el modo alterno de captura permite, dentro de las ventanas de captura, desplazarse de un campo a otro con la tecla , la cual realizar la misma funcin que la tecla tabuladora. Si no se activa el modo alterno de captura, para desplazarse de un campo a otro dentro de las ventanas de captura se debe oprimir la tecla tabuladora, y la tecla servir para aceptar los datos capturados. 2.11 Personalizacin de la Barra de Herramientas La personalizacin de la barra de herramientas permite activar procedimientos o funciones mediante un Icono, lo cual es ms prctico que activar alguna funcin o procedimiento mediante el men.

2.12 Teclas de Acceso Rpido La funcionalidad de las teclas de acceso rpido permiten al usuario una mayor velocidad en el manejo del sistema, agilizando la captura de informacin, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el mouse. Cada funcin del men tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha funcin.

Figura 2.11-1 Personalizacin de Barra de

Agrega el Icono

Elimina el Icono

Restaura la Barra Actual

Genera un espacio entre

el Icono seleccionado y el siguiente.

Barra de Iconos Actual

Figura 2.13-1 Personalizacin

Para salir de la personalizacin de la Barra de un clic aqu

Efecta los cambios en la

Barra


Otras Teclas de acceso rpido de uso general son: Al estar ubicado en ventanas de captura aparecen signos de interrogacin y al presionarlos despliegan la informacin del catlogo que se haya accedido; esta misma funcionalidad se puede obtener al presionar la tecla t. 2.13 Calculadora Dentro del sistema se cuenta con una calculadora la cual, resultar muy til ya que esta podr ser invocada prcticamente desde cualquier parte del sistema con la tecla t. Regularmente esta aparecer estando en cualquier campo donde se manejen cifras que puedan representar cantidades altas, por ejemplo en clientes y proveedores, en el saldo, en los campos libres numricos, en el % de descuento; en inventarios se puede encontrar en volumen, peso, factor entre unidades, unidad de empaque, costos, precios, etc. Y desde luego en las compras y facturacin. 2.14 Mdulos del Sistema El sistema Aspel-SAE 4.0 est formado por los siguientes mdulos.

Mdulo Icono Clientes y Cuentas por Cobrar.

Facturas y Vendedores.

Archivos Edicin Consultas Fiscales Reportes Procesos Utileras Ventana Ayuda + $ + ( + & + ) + 5 + 3 + 8 + 1 + <

Abrir Ventanas de Captura + Cerrar Ventanas de Captura

Cerrar un catlogo + v Despliegue de Catlogos tCerrar el Sistema + v

Permite indicarle la cantidad de decimales que

se van a ocupar (Hasta 5).

Permite pasar las cantidades resultantes al campo desde

donde fue invocada.


Inventarios y Servicios.

Proveedores y Cuentas por Pagar.

Compras.

Estadsticas.

S@E Comercio Electrnico.

Infoweb.


3. CATLOGOS 3.1 Definicin El sistema Aspel SAE 4.0 cuenta con una serie de catlogos contenidos en sus diferentes mdulos, los cuales permitirn agregar, editar o borrar informacin, as como consultarla y emitir reportes. No existe un orden especfico para la captura de estos, sin embargo se recomienda que para no repetir procesos de captura se realice de la siguiente forma, dado que existen algunos catlogos que solicitan informacin de otros:

3.2 Catlogo de Vendedores

Ruta de Acceso: Facturas / Archivo / Vendedores y/o con el icono . Dentro del sistema se cuenta con un catlogo de vendedores, a los cuales se les asigna un % de comisin, ya que de este depender que se pueda determinar de forma correcta el reporte de comisiones, tambin se tiene el campo zona que tendr a su cargo, as como el correo electrnico. A continuacin se presenta la consulta de vendedores.

Inventario

Vendedores

Lneas de Productos

$ $$

OrdenesCompras

CotizacionesPedidos

RemisionesFacturacin

$

$

Cuentas por Pagar

$

$

Cuentas por Cobrar

Funciones CRM

Multi-Almacn

Interfase COI

$

Interfase Banco Toma de Desiciones

Zonas

ClientesProveedores

Figura 3.2-1 Consulta de vendedores.


Figura 3.3-1 Cat. de

El alta o edicin de vendedores se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes. Sus Campos: Clave.- es de tipo Alfanumrico o numrico. Nombre: Se debe capturar el nombre del vendedor. % de Comisin.- Se debe capturar el % que se le va a dar al vendedor por cada venta que se realice. Zona: Es un campo que permite hacer una clasificacin de vendedores. (Este campo no tiene nada que ver con las zonas para clculo de fletes que se ver mas adelante). Direccin electrnica.- Se apunta el correo electrnico del vendedor. Prctica Dar de alta los siguientes vendedores:

Nombre % de Comisin

Zona

Eduardo Gmez Quiroga .17 NORTE Juan Alanis Martnez .05 NORTE Armando Cervantes Torres .03 SUR Mostrador .00

3.3 Catlogo de Zonas

Ruta de Acceso: Clientes y o Proveedores y CxP / Archivos / Zonas y/o con el icono Se cuenta con un catlogo de zonas que pueden asignarse a los clientes o proveedores, pudiendo realizar filtros en diversos procesos para obtener informacin mediante este criterio. Adems es posible asignar a una zona un monto fijo o frmula para calcular un monto por flete en los documentos de ventas y compras, en base al diferentes criterios, ya que

Figurav3.2-1 Captura de


dentro de esta opcin cuenta con un nuevo editor de formulas para determinar el flete. A continuacin se presenta la consulta de zonas. El alta o edicin de zonas se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes. Sus Campos: Texto.- Nombre de la zona de 1er y 2do nivel. Cuenta Contable.- Cuenta contable correspondiente a la zona en Aspel-COI (opcional). Monto.- Se puede capturar un monto fijo o parmetros peso, volumen o subtotal (Solo aplica para el 3er nivel). Impuesto.- Se indica el % de impuesto para la zona de flete, por ejemplo en la frontera el impuesto es del 10% de IVA (Solo aplica para el 3er nivel). Para poder hacer uso adecuado de las zonas en primer lugar se debe configurar en los parmetros del sistema el manejo de flete. Posteriormente definir y delimitar la forma de dar de alta las zonas ya que el sistema requiere forzosamente que se den de alta tres niveles, por ejemplo:

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Distrito Federal Norte Azcapotzalco Sur Magdalena Contreras Estado de Mxico Norte Izcalli Sur Tlalnepantla

Donde el primer nivel son los estados, el segundo la zona geogrfica, y el tercero son las delegaciones/ municipios.

Figura 2.3-2 Alta de y configuracin de flete por


Al dar de alta el primer y segundo nivel el sistema solo solicitara el nombre de la zona. Para el primer y segundo nivel la venta de alta ser la siguiente: Al dar de alta el tercer nivel, la ventana que se presenta ser la siguiente: En esta ventana se podr determinar el monto del flete por monto fijo o por alguna formula, as como el impuesto correspondiente a la zona de traslado. En Mxico por ejemplo, los impuestos de fletes varan. El impuesto de las fronteras es distinto al de las zonas centrales. Si en el manejo de fletes, se tienen establecidos montos fijos, estos se podrn escribir directamente en el campo correspondiente de cada zona, pero s el monto del flete depende de otros factores tales como, volumen, peso, cantidad, etc., se puede definir mediante el icono el cual presenta la siguiente ventana: Donde por cada unidad de peso definida en el producto se cobrar a 10.00 pesos, multiplicndolo por el total de piezas del documento, de tal forma que si un producto tiene definido .500 (1/2 Kg.) y se vende 45 piezas el total del flete ser de: (0.50 * 45) * 10 = 225.00

Figura 2.3-4 Alta de zona y configuracin de flete (3er

Figura 2.3-5 Configuracin de flete.

Figura 2.3-3 Alta de zona (1 y 2


Por esto la definicin adecuada del manejo de peso o volumen, cobra una mayor importancia, ya que de esto depender un correcto clculo de fletes al momento de utilizar el manejo de zonas. Para poder determinar clculos como estos, el sistema cuenta con una calculadora que es invocada con el icono . El monto que determine el sistema de forma automtica, puede ser modificado por el usuario al momento de realizar sus documentos de compra o venta. Prctica Dar de alta las siguientes zonas:

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Monto / Formula Z. Norte Chihuahua Chihuahua Subtotal * 0.10 CD Jurez Subtotal * 0.12 Nuevo Len Monterrey Subtotal * 0.10 San Nicols de los Garza Subtotal * 0.10 B. California

Norte Mexicali Subtotal * 0.15

Z. Sur Yucatn Mrida Subtotal * 0.13 Quintana Roo Chetumal Subtotal * 0.13 Guerrero Acapulco Subtotal * 0.05

3.4 Catlogo de Clientes

Ruta de Acceso: Clientes y Cuentas por Cobrar y/o con el icono . El registro de clientes en el sistema Aspel-SAE es una funcin indispensable para explotar al mximo las ventajas del sistema, por lo que es importante aprender a dar de alta nuevos clientes y/o modificar los datos para tener siempre correctos los datos de facturacin. Las caractersticas ms importantes de este catlogo son:

Agregar, modificar o eliminar informacin de los clientes de la empresa. Revisar el saldo general del cliente o el Detalle de los movimientos. Consultar los movimientos del cliente por Concepto y revisar el contacto de la persona

encargada de los pagos, para establecer comunicacin. Obtener un Pronstico de cobranza del cliente y consultar sus datos. Conocer la Antigedad de saldos del cliente, con el acumulado de saldos vencidos. Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del cliente. Suspender las ventas a un cliente o Reactivarlo. Imprimir Reportes de clientes como: Listado general de clientes y emisin de etiquetas de

clientes. Adems de una serie de funciones tipo CRM, las cuales permitirn por medio de campaas

dar una mejor atencin y seguimiento a los clientes. Agregar o modificar conceptos de las cuentas por cobrar, mismos que se utilizarn en los

movimientos de CxC que se generen. Agregar, Modificar o Eliminar movimientos de cuentas por cobrar a clientes. Revisar los Cobros del da por saldo o por clave del cliente. Recibir Pagos de clientes.


Figura 3.4-2 Datos generales del cliente.

Aplicar Anticipos a un cliente. Dividir los cargos a un cliente, para recepcin de pagos parciales. Generar Reportes como Cobranza general, Estados de cuenta general y Detallado, Resumen

de movimientos, Pronsticos y Controles de cobranza, Corte de caja, entre otros. Actualizar saldos del cliente. Aplicar intereses moratorios a un cliente.

t El cliente mostrador se da de alta automticamente al momento de realizar cualquier documento de venta, con solo pasar el campo sin indicar ningn cliente, asignndole la clave MOSTR. Al entrar a este modulo el sistema presenta la consulta de clientes. Al entrar al modulo, el sistema automticamente despliega la consulta de clientes, la cual tambin

puede ser visualizada con el icono . El alta o edicin de clientes se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes.

Clave y Nombre del

cliente

Figura 3.4-1 Consulta de Clientes.


Figura 3.4-3 Datos de ventas del cliente.

Sus Campos: Clave del cliente.- Puede ser alfanumrica o numrica de modo secuencial o manual dependiendo como se tenga estipulado en al configuracin. Datos del cliente.- Los datos del cliente son muy tiles al imprimir etiquetas para envos por correo y en la emisin de facturas, los datos son: Nombre, Direccin, Colonia, Poblacin, Telfono, Fax, R.F.C., Cdigo Postal, E-mail y CURP (opcional). Clasificacin del cliente.- Sirve para agrupar a tus clientes de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada caracterstica). Esto ayudar posteriormente a realizar consultas y reportes del catlogo de manera ms selectiva (opcional). Sus campos: Das de crdito3.- El nmero de das de crdito lo utilizar el Mdulo de Facturas y Vendedores para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Cuando se realice un movimiento de tipo Factura (1) en Cuentas por cobrar, el sistema considerar los das de crdito para determinar la fecha de vencimiento (opcional).

3 Los cambios en estos campos sern registrados en la bitcora del expediente del cliente.

facturacin

WEB site del cliente

Clasificacin

Zona

Das de crdito se usa para

calcular la fecha de

vencimiento en los

documentos

Datos para la retencin

No permite facturar

cuando se ha sobregirado.

Das para Revisin y

pago.

Descuento aplicable en documentos

de venta.


Lmite de crdito3.- Este dato se utiliza en el Mdulo de Facturas y Vendedores y en los movimientos de Cuentas por Cobrar. S el monto de la venta a crdito sumado al saldo del cliente es mayor al lmite de ste, el sistema solicitar autorizacin para proseguir con el proceso (opcional). Revisin y pago 3.- Registra el da en que el cliente acepta facturas para su autorizacin y/o revisin, y el da en que planea pagarlas. Con este dato, en la emisin de reportes de cobranza se tendr la fecha de entrega de documentacin y cobro (opcional).

Lunes L o Lu Martes M o Ma Mircoles I o Mi Jueves J o Ju Viernes V o Vi Sbado S o Sa Domingo D 0 Do

Y puede usar en combinacin con nmeros, por ejemplo: 1515 El cliente revisa los das 15 de mes y paga ese mismo da. Lu15 Revisa documentos el lunes ms inmediato a la fecha de vencimiento y paga el da 15 de cada mes. 15I4 Revisa el da 15 y lo paga el mircoles de la cuarta o ltima semana. % Descuento3.- Este porcentaje puede ser desde 0.0001% hasta 99.99% para cada cliente y se sugerir al hacer una factura, remisin, pedido o cotizacin (opcional). Saldo del cliente.- Este campo se actualiza, alimentndose de los conceptos de CxC que se le generen al cliente, pudiendo consultar con el icono o con la tecla t apareciendo la siguiente ventana. Vendedor.- Se indica la clave del vendedor asignado del catlogo al cliente (opcional). Considerar retencin.- Si se marca esta casilla al facturarle al cliente y se asigne un flete, se generar la retencin del % que se indique (opcional).

Figura 3.4-4 Conceptos que integran el saldo del


Figura 3.4-7 Datos adicionales del cliente.

Sus campos: Ventas anuales.- En el campo de ventas anuales se podrn consultar los documentos de venta que conforman esa cifra. Estos datos se actualizan de forma automtica de acuerdo a los movimientos que se le vayan generando al cliente.

Datos sobre el ltimo

pago que ha realizado el

cliente.

Datos sobre la ltima

venta efectuada a

li t

Observaciones generales

de los clientes

Campos libres alfanumricos definidos

l

Campos libres numricos definidos por l i

Figura 3.4-6 Documentos que integran las ventas anuales.


Sus campos: Observaciones.- Este campo permite el almacenamiento de una gran cantidad de informacin (255 caracteres). Campos Libres.- El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos (entero, 2 dobles) respectivamente. IMPORTANTE! Esta seccin almacena la parte del mecanismo de emisin facturas electrnicas, teniendo las siguientes opciones:

S esta activada esta casilla, indica que la factura electrnica ser impresa.

S esta activada esta casilla, indica que se enviar por mail el archivo de factura electrnica al correo especificado en el campo Cuenta de correo para envo.

S esta activada esta casilla, indica que el correo se enviara de forma transparente para el usuario sin que se abra la ventana del correo para enviarlo de forma manual.

S esta activada esta opcin, la factura generar el archivo de factura electrnica sin ningn tipo de encriptacin.

Al estar seleccionada esta opcin, el sistema solicitar que se le indique donde se encuentra el archivo de Certificado Digital (*.cer) del cliente en particular, es decir la llave publica del cliente.

Para profundizar ms en el tema de cmo se implementa la factura electrnica en Aspel-SAE 4.0, se deber tomar el curso Intermedio.

Figura 3.4-8 Configuracin de Emisin de CFDs.


Figura 3.4-10 Alta y consulta de contactos.

En el detalle de cada cliente parecern estos botones de comando, los cuales permitirn moverse entre los registros de clientes, de forma que al modificar algn dato podr ser almacenado en ese momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje:

Para poder llevar un control de comunicacin mas organizado con los clientes, se cuenta con un catlogo de contactos el cual permite dar de alta de forma ilimitada a todas aquellas personas con las que se debe tener relacin, pudiendo contar con una comunicacin mas personalizada.

Permite agregar un nuevo contacto asocindolo aun cliente determinado, solicitando los siguientes datos:

Cliente. Tipo de contacto. Nombre. Direccin. Telfono. E-mail. Permite ver el detalle del contacto

seleccionado.

Permite eliminar un contacto de esta consulta. Adems de las funciones bsicas que cualquier consulta tiene, tal como ya se vio en el segundo capitulo, en esta consulta aparecern unos iconos los cuales permitirn establecer una comunicacin dinmica entre Aspel-SAE y MS-Outlook versin 2000 o superior. Las siguientes tres opciones requieren que se tenga instalado MS-Outlook y se tenga configurado en las aplicaciones asociadas para que pueda trabajar, de lo contrario mandara el siguiente mensaje:

Figura 3.4-9 Consulta de contactos.


Permite visualizar los contactos de MS-Outlook para podrselo asignar al cliente con el cual se esta trabajando en ese momento.

Permite mandar todos los contactos de la lista directamente a la carpeta de contactos de MS-Outlook, de tal forma que al consultar los contactos de MS-Outlook se visualizar con los datos dados de alta en la seccin de contactos de Aspel-SAE, como se muestra a continuacin:

Esta opcin es lo contrario de la anterior, permite bajar los contactos de la carpeta de MS-Outlook a los contactos de Aspel-SAE. , Es posible que al ejecutar alguno de los comandos que tiene una estrecha relacin con MS-Outlook, se visualice un mensaje como el siguiente:

Figura 3.4-11 Contactos de Outlook.

Figura 3.4-12 Carpeta de contactos de MS-Outlook con los contactos de Aspel-


Esto es solo un mensaje de alerta indicando que algn otro programa esta tratando de ingresar a la base de datos de MS-Outlook, por lo cual solo se le debe indicar que si le permita acceder. *** Prctica *** CLIENTE 1 Nombre: TALLERES INDUSTRIALES, S.A. DE C.V. Direccin: San Gregorio 824 Colonia: San Francisco Poblacin: Mxico, DF. Telfono: 56-87-56-87

Cdigo Postal: 10400 RFC: TIN-980123-78H Clasificacin: NRR Fax: 52687657 N= Zona Norte R= Crdito R= Cliente Regular

Limite de Crdito: 70,000.00 Saldo: 0.00 Ventas Anuales: 0.00 % Descto: 3 Fecha de ultima venta: Nulo Revisin y Pago: 1515 Das de Crdito: 15 Vendedor :3

CLIENTE 2 Nombre: ACABADOS BETA, S.A. DE C.V. Direccin: Palacio de Justicia No. 915 Colonia: Anhuac Poblacin: San Luis Potos Telfono: (48) 11-16-32

Cdigo Postal: 24000 RFC: ABE-900515-IK7 Clasificacin: SRE Fax: (48) 13-1514 S = Zona Sur R = Crdito E = Cliente Excelente

Limite de Crdito: 50,000.00 Saldo: 0.00 Ventas Anuales: 0.00 % Descto: 2 Fecha de Ultima Venta: Nulo Revisin y Pago: LU15 Das de Crdito 15 Vendedor: 2

CLIENTE 3 Nombre: INTEGRACION TECNOLGICA, S.A. Direccin: Norte 60 No. 3647 Colonia: Mrtires de Ro Blanco Poblacin: Gustavo A. Madero Telfono: (55) 30938811

Cdigo Postal: 06080 RFC: INT-040515-IK7 Clasificacin: NRE Fax: (55) 85893279 N = Zona Norte R = Crdito E = Cliente Excelente

Limite de Crdito: 90,000.00 Saldo: 0.00 Ventas Anuales: 0.00 % Descto: 2 Fecha de Ultima Venta: Nulo Revisin y Pago: LU15 Das de Crdito 60 Vendedor: 1

CLIENTE 4 Nombre: C. SHELBY INC. Direccin: Autopista Mx.-Qro No. 1002 Colonia: Industrial. Poblacin: Izcalli Telfono: (55) 20931188

Cdigo Postal: 54060 RFC: CSH-540802-GT1 Clasificacin: NRE Fax: (55) 53909629 N = Zona Norte R = Crdito E = Cliente Excelente

Limite de Crdito: 95,000.00 Saldo: 0.00 Ventas Anuales: 0.00 % Descto: 2 Fecha de Ultima Venta: Nulo Revisin y Pago: LULU Das de Crdito 90


Figura 3.5-2 Datos generales del proveedor.

Vendedor: 4 3.5 Catlogo de Proveedores

Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar y/o con el icono . Los proveedores de cada empresa deben registrarse, al mantener esta base de datos actualizada se genera un Catlogo de Proveedores muy til para efectos de comprar y pagar la mercanca adquirida. Los datos de proveedores son muy similares a los de clientes exceptuando algunos campos. El aspecto ms importante de este catlogo es:

Agregar, Modificar o Eliminar informacin de los proveedores de la empresa. Revisar el Saldo general del proveedor y el detalle de sus movimientos. Consultar los movimientos del proveedor por concepto y revisar los contactos. Obtener un Pronstico de pagos al proveedor y desde all consultar sus datos. Conocer la Antigedad de saldos con el proveedor, con el acumulado de saldos vencidos. Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del proveedor seleccionado. Suspender las compras a un proveedor o Reactivarlas. Imprimir Reportes de proveedores como: Listado general de proveedores, acumulados de

proveedores y emisin de etiquetas.

Al acceder a este modulo, se mostrar la siguiente pantalla o con el icono : El alta o edicin de clientes se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes.

Clave y Nombre del proveedor.

Datos para facturacin

WEB site del proveedor

Clasificacin

Zona

Figura 3.5-1 Consulta de proveedores.


Figura 3.5-3 Datos para compras.

Sus Campos: Clave.- La clave del proveedor puede ser alfanumrica o numrica de modo secuencial o manual dependiendo como se tenga estipulado en al configuracin. Datos del Proveedor.- Se debe anotar toda la informacin referente al proveedor. Los datos del proveedor son muy tiles al imprimir etiquetas para envos por correo y en la emisin de facturas, anota los datos de: Nombre, Direccin, Colonia, Poblacin, Cdigo Postal, R.F.C., C.U.R.P, Telfono, Fax, Pgina Web, Clasificacin, Zona. Clasificacin.- Sirve para agrupar a los proveedores de acuerdo a las caractersticas de compra de la empresa, lo cual ayudara a filtrar, consultar y emitir reportes del catlogo de manera ms selectiva. Sus Campos: Das de crdito.- Se tienen 3 caracteres para definir este campo, siendo el nmero mximo que acepta el sistema el 732. El nmero de das de crdito lo utilizar el mdulo de Compras para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Lmite de crdito.- Este dato se utiliza en el catlogo de Compras y en los movimientos de Cuentas por pagar. Si se deja el campo en ceros, se asumir que tienes con el proveedor un crdito ilimitado. Saldo.- Indica el monto total del saldo de los documentos emitidos en favor de un proveedor. % Descuento.- Es el porcentaje que el proveedor otorga a la empresa y puede ser desde 0.0001% hasta 99.99%. Este dato lo sugiere el sistema al registrar una orden o una recepcin en el mdulo de Compras.

Das de crdito se usa para

calcular la fecha de

vencimiento en los

documentos

Datos para la retencin

No permite comprar

cuando se ha sobregirado.

Descuento aplicable en documentos de compra.


Figura 3.5-4 Datos Histricos del Proveedor.

Figura 3.5-5 Datos adicionales del proveedor.

Considerar retencin / % retencin.- Al activar esta casilla el proveedor actuar como retenedor del impuesto sobre el monto del flete, sobre el % que se capture en el campo de % de retencin. Sus campos: Compras Anuales.- Se refiere al monto acumulado de compras al proveedor despus de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero y el impuesto, es decir Subtotal Descuento comercial + Total indirectos.

Datos sobre el ltimo

pago que se ha realizado al proveedor.

Datos sobre la ltima Compra

efectuada a ese cliente.

Copras anuales, este

dato se conforma de las compras generadas y puede ser consultado.

Observaciones generales

de los proveedores.

Campos libres alfanumricos definidos

l

Campos libres numricos definidos por l i


Sus Campos: Observaciones.- Este campo permite almacenar una gran cantidad de informacin (255 caracteres). Campos libres.- El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos (1 entero, 2 tipo doble) respectivamente.

En el detalle de cada proveedor aparecern estos botones de comando, los cuales permitirn moverse entre los registros de clientes, de forma que al modificar algn dato podr ser almacenado en ese momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje:

Para poder llevar un control de comunicacin mas organizado con los proveedores, al igual que en el modulo de clientes, se cuenta con un catlogo de contactos el cual permite dar de alta de forma ilimitada a todas aquellas personas con las que se debe tener algn tipo de relacin relativa a la empresa, pudiendo contar con una comunicacin mas personalizada. *** Prctica ***

PROVEEDOR 1 Nombre: SISTEMAS DE ABASTECIMIENTO, S.A. Direccin: Torre Comercial Amrica Piso # 23 Poblacin: San Pedro Garza Garca, N.L. Colonia: Amrica Telfono: 53-685100 RFC: MIG-800704-9H1

Cdigo Postal: 64240 Clasificacin: NRR Fax : 3687050 N = Norte R = Crdito R = Proveedor Regular

Lmite Crdito: 250,000.00 Saldo: 0.00 Compras Anuales: 0.00 Descto: 5% Fecha ultima compra: Nada Das de Crdito 30

PROVEEDOR 2 Nombre: DISTRIBUIDORA DE MATERIALES, S.A. DE C.V. Direccin: Hidalgo #2294 Colonia: Central Poblacin: Mxico, DF. Telfono: 5521-9868 RFC: DIP-850619-4G9 Fax: (5) 554-7050

Cdigo Postal: 06000 Clasificacin: NRR N= Norte R= Crdito R= Proveedor Regular

Lmite de Crdito: 200,000.00 Saldo: 0.00 Compras Anuales: 0.00 Descto: 5% Fecha de ltima compra: Nada Das de Crdito:30

PROVEEDOR 3 Nombre: IMPORTADORA INTERNACIONAL S.A. DE C.V. Direccin: Hidalgo #2294 Colonia: Central Poblacin: Mxico, DF.

Cdigo Postal: 06021 Clasificacin: NRR N= Norte R= Crdito R= Proveedor Regular

Lmite de Crdito: 200,000.00 Saldo: 0.00 Compras Anuales: 0.00 Descto: 5% Fecha de ltima compra:


Telfono: (5) 53204578 RFC: DIP-850619-4G9 Fax: (5) 554-7050

Nada Das de Crdito:30

3.6 Catlogo de Lneas de Productos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catlogo de Lneas de productos. Las lneas de productos son la parte medular de los inventarios ya que al definirse de forma correcta pueden generarse reportes muy importantes, los cuales determinarn informacin administrativa y contable, pues las lneas de productos es la nica opcin de poder llevar el control contable del almacn. Una lnea de producto se define como una agrupacin de un conjunto de productos y/o servicios que manejan ciertas caractersticas especficas y/o comunes entre ellos, por lo cual es conveniente agruparlas. El alta o edicin de lneas se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes.

Figura 3.6-1 Alta de lneas de inventarios.

Figura 3.6-1 Consulta de Lneas de


Sus Campos: Clave.- Se captura la clave de la lnea, la cual servir para poder identificar los productos. Descripcin.- Se captura la descripcin de la Lnea. Cuenta contable de Aspel-COI.- Se captura la cuenta contable de ala que corresponde en Aspel-COI. La cuanta contable preemitir llevar en Aspel-COI lo registros contables de los movimientos al inventario por lnea de producto. 3.6.1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores) El manejo de tallas y colores en Aspel-SAE consiste en generar desde la lnea de productos una divisin de grupos en tres niveles (Grupo, Subgrupo1 y Subgrupo2) al momento de tener marcada la casilla la cual habilitara el poder configurar las divisiones, las cuales tienen correspondencia directa con las tallas y colores. Las leyendas Tallas y Colores son un parmetro, por lo tanto esto puede adecuarse a las necesidades especficas de la empresa, por ejemplo que se llame Medidas y Terminados. Con el icono Agregar se podrn agregar nuevas grupos y/o subgrupos o en su defecto modificarlas o eliminarlas con los iconos correspondientes.

Figura 3.6.1-1 Definicin de la clave. Figura 3.6.1-2 Alta de talla y/o Color. Grupo: Indica la longitud de la clave principal Subgrupo 1: Se define la longitud que tendr, en la talla (opcional).


Subgrupo 2: Se define la longitud que tendr, en el color (opcional). Separador: se debe usar algn carcter para separar la talla del color (opcional). Posteriormente se debern dar de alta las tallas dando clic en la pestaa talla y/o color con el icono agregar, apareciendo las siguientes ventanas:

Figura 3.6.1-3 Alta de talla. Figura 3.6.1-4 Alta de Color. Si se da de alta una talla o color al cual no se especifico alguna longitud el sistema mandara un mensaje como el siguiente: La ventaja de trabajar bajo este esquema es que facilitara el alta de las claves de inventarios, por ejemplo: Si se va a dar de alta un pantaln de mezclilla marca X, el cual tiene las siguientes caractersticas:

Corte Vaquero Colores: Azul Navy, Azul-Sotone y Negro Tallas: 30, 32, 34 y 40

Para dar de alta en el sistema estas combinaciones, que en este caso seran 12, se tendran que generar claves como las siguientes: PanVaq-30-AN Pantaln Vaquero Talla 30 Azul Navy PanVaq-30-AS Pantaln Vaquero Talla 30 Azul Stone PanVaq-30-Ne Pantaln Vaquero Talla 30 Negro PanVaq-31-AN Pantaln Vaquero Talla 32 Azul Navy . . Para evitar esto en el sistema simplemente se podra definir una lnea de productos llamada: PanVAq con un sub1grupo colores (AN, AS, Ne) y un subgrupo de tallas (30, 32, 40), para que al dar de alta el producto e indicarle que vamos a utilizar esta lnea de forma automtica genere todas las combinaciones posibles. Al trabajar bajo esta modalidad es necesario que previamente se realice un estudio adecuado de la forma en que sern estructuradas las claves que conformaran el catlogo de inventarios, ya que al hacer uso de esta opcin, afectara la construccin de claves de los inventarios. Considere los siguientes factores antes de construir sus claves de inventarios:


La clave del catlogo de inventarios consta de 16 caracteres. El sistema opcionalmente puede manejar 1 digito verificador. Si se va hacer uso de etiquetas de cdigos de barras y qu tipo de cdigo (EAN/JAN 8, 13,

UPC-A, etc.) ya que cada uno de estos maneja ciertas caractersticas y algunos de ellos se deben ajustar a normas internacionales como el EAN/JAN.

*** Prctica *** Dar de alta las siguientes lneas:

Lnea / Descripcin Grupo Subgrupo 1 / 2

Tallas / Descripcin Colores / Descripcin

EXTT / Extintor 4 / 3 / 4 1kg / 1 Kilogramo 2kg / 2 Kilogramos 5kg / 5 Kilogramos

Rj Rojo Az Azul Bl Blanco

JARDI / Jardinera No maneja subgrupos MNGR / Manguera 4 / 3 / 4 5m/ 5 Metros

10m / 10 metros 20m / 20 metros

Rj Rojo, Cf Caf, Az Azul Bl Blanco, Vd Verde

EXTE / Extensin Elctrica

4 / 3 / 4 2m / 2 metros 5m/ 5 metros

Bl Blanco Ng Negro

3.7 Inventarios

Ruta de Acceso: $ Inventarios y Servicios y/o con el icono . En este modulo es el encargado de llevar la administracin y control de inventario, vindose afectado por las operaciones de entrada y salida. Se podrn generar operaciones tales como Agregar, Modificar o Eliminar informacin de los productos de la empresa. Entre sus caractersticas ms importantes tenemos:

Realizar el Cambio de precios de los productos. Actualizacin de existencias por producto o por grupo de productos. Inventario fsico de los productos. Consulta el Krdex, Nmero de serie, Kit o los Pedimentos aduanales y lotes de los

productos. Consultar e imprimir los Conceptos de movimientos al inventario seleccionado. Imprimir los reportes de inventarios y servicios como: Reporte de Lneas de Productos,

Reporte de Lista de Precios, Reporte de Existencias y Costos, Reporte de Stock Mnimo, Reporte de Stock Mximo , Reporte de Productos Pendientes , Reporte de Requisiciones ,Reporte de Ventas Anuales

Manejo de Multialmacenes. Al entrar a este modulo, presenta la consulta de Inventarios.

Figura 3.9-1 Consulta de Inventarios y servicios.


Figura 3.9-2 Datos generales del producto.

El alta o edicin de lneas se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes. Sus Campos: Clave.- En este campo se debe indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos. t La clave es sensible a maysculas y minsculas. Clave Alterna.- El sistema permite definir para los diferentes tipos de artculos (productos, servicios, kits y grupos de productos) una clave alterna, dicha clave podra ser el cdigo de barras del producto o un cdigo proporcionado por el proveedor, por mencionar algunos ejemplos. Mediante esta clave es posible registrar compras, ventas y movimientos al inventario aunque al indicarla el sistema la asocia automticamente a la clave principal y utiliza esta en todos los procesos. Tipo de Producto.- El sistema maneja 4 diferentes tipos de productos, los cuales explicarn ms adelante. Tiempo de surtido.- En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en das) que tardan los proveedores en surtir el producto. Ser til para estimar la fecha en que debe pedirse el reabastecimiento de un artculo. Control de Almacn.- Aqu se registra la ubicacin de un artculo dentro de la bodega.

Datos de identificacin del producto.

Tipos de productos.

Datos de Control.

Manejo de Series, Lotes

y pedimentos

Datos de manejo de manejo.


Volumen / Peso: Estos campos te podrn ser de utilidad para poder determinar el costo del flete. Unidad de Entrada / Salida.- Estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la entrada o salida del producto y no necesariamente son iguales, supongamos que una producto llega en cajas y sale en piezas, se debe indicar Entrada Cj, mientas que en salida Pz. Factor entre unidades.- Este factor expresa la relacin que existe entre la unidad de entrada y la unida de salida, es decir si entra en cajas y cada caja tiene 10 piezas, al momento de hacer una compra de 1 caja en el inventario se reflejaran 10 pzs. Unidad de empaque.- Aqu se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o caja (dato informativo). Nmeros de serie / lotes / pedimentos aduanales.- Si el producto que se esta registrando maneja Nmeros de serie, lotes, o si proviene del extranjero, se deber marcar la casilla correspondiente para que el sistema lleve el control de los productos considerando todos esos aspectos, haciendo las afectaciones correspondientes cada vez que se genere un movimientos de entrada o salida. Con el botn podrn ser consultados los nmeros de serie y/o los lotes, mostrando para Nmeros de serie la siguiente pantalla, donde permite indicar otra clave o el almacn que se requiera consultar (en caso de manejar multialmacen): Al consultar los lotes se mostrar una ventana como la siguiente, que permite visualizar Pedimento, Lote, Existencia, Fecha del pedimento y Caducidad del lote.

Figura 3.7-3 Seleccin de Clave y

Figura 3.7-4 Consulta de Nmeros de

Figura 3.7-5 Consulta de Nmeros de


Figura 3.7-6 Precios y control del inventario.

Figura 3 7-7 Alta de Precios de

Toda la informacin de Nmeros de Serie, Lotes y Pedimentos se vern a detalle cuando se llegue al tema correspondiente. Sus Campos: Precio al pblico.- Este precio siempre ser sugerido como precio unitario del artculo al momento de elaborar una cotizacin, pedido, remisin o factura. Adems con el botn se podrn dar de alta 4 precios ms, donde el mnimo siempre ser el tope para poder vender, es decir no se podr vender aun precio menor al capturado en el mnimo, de tal forma que si no se captura este dato, al momento de vender se puede vender con precio $0.00 a menos que se tenga restringido el cambio de precios por un perfil o poltica. Si se captura un precio mayor a uno capturado previamente al anterior, el sistema lo indicar mandando mensajes como el siguiente:

El sistema maneja

aparte del precio

pblico 4 precios ms y manejo de

otra

Se pueden asignar

esquemas de impuestos distintos.

Datos para control del punto de reorden.

Mtodos de costeo

Proveedores.


Moneda.- Este campo muestra la moneda en la que se expresan lo precios de los productos, aunque las operaciones de compras y ventas se podrn efectuar en la moneda que se requiera an siendo diferente de lo definido en este campo. Esquema de Impuesto.- Se indica el esquema de impuesto que se aplicar al producto que se est dando de alta, cada uno de los productos podrn tener asociado un esquema de impuesto diferente de a cuerdo a la legislacin vigente. Existencia.- Aqu se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario. t Es importante mencionar que, en caso de que se maneje multialmacenes, la cantidad que aparece en el campo de Existencias corresponde a la suma de existencias del producto en los distintos almacenes. , Este campo se podr manipular manualmente si se tiene habilitado cambio de existencias en la configuracin, lo cual no es recomendable. Stock mnimo.- En este campo debe indicarse la cantidad mnima de existencias que debe haber en el inventario, con la finalidad de satisfacer la demanda de los clientes. Stock mximo.- Aqu se anota la cantidad mxima de un artculo que se debe tener en almacn. Apartados.- Este campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser vendidos debido a que se apartaron desde el alta de pedidos. Costeo.- El sistema maneja cuatro mtodos de costeo:

U.E.P.S.: ltimas entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al costo de las ltimas entradas realizadas).

P.E.P.S.: Primeras entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al de las primeras entradas).

Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un promedio de los costos dependiendo de la existencia de los productos).

Estndar: Costo invariable (definido por el usuario). Identificado.- Este costo en el sistema se basa en el manejo de nmeros de serie, por ello al

seleccionarlo el sistema forzar a que se marque la casilla de Nmeros de serie, mostrando un mensaje como el siguiente:

Para saber como realiza el sistema los clculos de cada uno de los mtodos, se deber tomar el curso Avanzado.

Si se manejan almacenes, al modificar la informacin del producto, se podr revisar con este botn las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de la empresa y conocer asimismo los stocks mnimos y mximos permitidos y la cantidad pendiente por recibir del artculo, tal como se muestra en la siguiente figura:


Si el artculo no estuviera registrado en alguno de los almacenes, mandar el siguiente mensaje: Proveedores 1 y 2.- Aqu se registran las referencias de los proveedores que surten el producto. Sus Campos: Pendientes por recibir.- Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto que se ha pedido al proveedor, pero que no ha sido surtido. Pendientes por surtir.- Representa la cantidad de existencias de un producto que deben ser surtidas a uno o varios clientes.

Figura 3.7-9 Registro y acumulados de inventarios.

Pendientes por recibir

(ordenes) y por surtir (pedidos).

Acumulados de ventas, estos datos

se actualizan de forma

automtica.

Costo promedio y ltimo. Se

actualizan de forma

automtica

Acumulados de compras, estos datos

se actualizan de forma

automtica.

Figura 3.7-8 Consulta de existencia en


Pendientes por surtir.- Esta cifra representa la cantidad de existencias de un producto que deben ser surtidas a uno o varios clientes. Cada pedido incrementar este rubro y cada factura o remisin lo reducir. Acumulados anuales ventas/compras.- Aqu se indica la cantidad, monto y Fecha de ltima venta/compra estos campos se actualizan automticamente si se trabaja con los mdulos integrados. Costo promedio.- Representa la media de todos los movimientos de entrada y salida, independientemente del mtodo de costeo utilizado. ltimo costo.- Este campo expresa el ltimo costo unitario al que se compr o entr al almacn el producto.

Sus Campos: Observaciones.- Este campo permite almacenar una gran cantidad de informacin adicional (255 caracteres). Campos Libres.- El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos (entero, 2 dobles) respectivamente. Cuando se maneja Multialmacn, ser necesario indicar en que almacn sern registrados los productos de la siguiente forma, al grabar los datos aparecer el siguiente mensaje: Dado que el sistema puede manjar hasta 99 almacenes, al indicarle que Si, el sistema mandar la siguiente pantalla:

Figura 3.7-10 datos adicionales del producto.


Con el botn se podr registrar el producto en los diferentes almacenes, al darle clic, aparece una ventana la cual solicita el nmero de almacn en el cual se va a registrar y este proceso se podr repetir para cuantos almacenes se deseen dar de alta. , NOTA: Si por alguna causa no se pudieran registrar en ese momento los almacenes, posteriormente mediante un proceso se podr hacer. 3.7.1 Producto Son todas aquellas materias primas, productos terminados y sub-ensambles los cuales son cuantificables y en el sistema se les puede registrar informacin en todos los campos antes mencionados. *** Prctica *** Dar de alta los siguientes productos:

PRODUCTO 1 Clave del Producto: REGAJAR-001 Clave Alterna: 000 852 368700 Descripcin: Regadera para jardn Modelo: 001

Unidad de Entrada: Pz Unidad de Salida: Pz Factor entre unidades: 1 Unidad de empaque: 1

Figura 3.7-11 Alta de

Figura 3.7-12 Seleccin de


Lnea: JARDI Sin nmeros de serie lotes y pedimentos aduanales Precio Pblico: 35.00 PL2: 32.00 PL3: 30.00 PL4: 28.00 P. Mnimo: 25.00 Moneda: Pesos I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15% Observaciones: Nada

Control de Almacn: P1 (Pasillo 1) Tiempo de surtido: 2 Existencias: 0 Costeo: Promedio Stock Mnimo: 5 Stock Mximo: 35

Datos adicionales del producto Proveedores: Seleccionar l nmero 1 Fecha ultima Compra: Nada Venta: Nada Cantidades pendientes Por recibir: 0 Por surtir: 0

Costos: Promedio: 0.00 Ultimo: 0.00 Acumulados anuales ventas Cantidad: 0 Monto: 0.00

Lo mismo es para el resto de los productos.

PRODUCTO 2 Clave del Producto: TIJJAR-001 Clave Alterna: 000 902 368700 Descripcin: Tijeras para Jardn Lnea: JARDI Sin nmeros de serie lotes y pedimentos aduanales Precio Pblico: 250.99 PL2: 235.50 PL3: 210.00 PL4: 200.50 P. Mnimo: 185.50 Moneda: Pesos I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15% Observaciones: Nada

Unidad de Entrada: Pz Unidad de Salida: Pz Factor entre unidades: 1 Unidad de empaque: 1 Control de Almacn: P1 (Pasillo 1) Tiempo de surtido: 2 Existencias: 0 Costeo: Promedio Stock Mnimo: 1 Stock Mximo: 3

PRODUCTO 3 Clave del Producto: PULI2000-1HP Clave Alterna: 000 390 441200 Descripcin: Pulidora 2000 1 HP Lnea: HERE Con nmeros de serie lotes y pedimentos aduanales Precio Pblico: 896.99 PL2: 850.20 PL3: 790.00 PL4: 760.80 P. Mnimo: 730.50 Moneda: Pesos I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15% Observaciones: Nada

Unidad de Entrada: Pz Unidad de Salida: Pz Factor entre unidades: 1 Unidad de empaque: 1 Control de Almacn: P1 (Pasillo 1) Tiempo de surtido: 2 Existencias: 0 Costeo: Promedio Stock Mnimo: 1 Stock Mximo: 3

PRODUCTO 4 Clave del Producto: CEPJAR Clave Alterna: 000 781 423300 Descripcin: Cepillo-Escoba para jardinero

Unidad de Entrada: Pz Unidad de Salida: Pz Factor entre unidades: 1

Notas del asistente: Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0 39Figura 3.7.2-2 Pecios de servicios.

Lnea: JARDI Sin nmeros de serie lotes y pedimentos aduanales Precio Pblico: 102.30 PL2: 95.20 PL3: 80.00 PL4: 72.90 P. Mnimo: 69.99 Moneda: Pesos I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15% Observaciones: Nada

Unidad de empaque: 1 Control de Almacn: P1 (Pasillo 1) Tiempo de surtido: 8 Existencias: 0 Costeo: * Promedio Stock Mnimo: 2 Stock Mximo: 4

3.7.2 Servicios La opcin Alta de Servicios permite aadir nuevos servicios al inventario; contando con las cuatro carpetas para indicar sus caractersticas como por ejemplo: clave descripcin, lnea, unidad de empaque, precio, esquema de impuestos, etc. Y se puede definir como aquellas claves que se registran en el sistema, pero que no tienen un manejo cuantificable por lo tanto no requieren que se den de alta compras. Cabe mencionar que al indicar la opcin Servicio algunos campos quedaran inhibidos, ya que por ejemplo un servicio no se tiene peso, volumen, control de almacn, unidad de entrada/salida, lotes, pedimentos, etc.

Figura 3.7.2-1 Detalle de un servicio.

Los servicios no manejan unidades de

medicin.

Los servicios no utilizan

mtodos de costeo.

Los servicios por su

naturaleza no operan

Cantidades.


SERVICIO 1 Clave del Producto: PODJAR-100m2 Descripcin: Podada de Jardn 100 mts 2 Lnea: SERV Precio Pblico: 500.00 P. Lista: 450.00 P. Mnimo: 380.00 Moneda: Pesos I.E.P.S.: 0.00% I.V.A.: 15% Observaciones: Nada

3.7.3 KIT Es un conjunto de productos y/o servicios que se agrupan para venderse como una unidad, es lo que en algunos centros de comercio definen como paquetes. Los KIT no llevan inventario en si mismos, si no que su existencia se basa en al existencia de los productos y registro de los servicios que lo componen, por ello antes de vender es importante que se verifique la existencia de cada uno de ellos, ya que si falta la existencia suficiente de uno slo de los componentes, no se podr realizar la venta del KIT.

Al seleccionar la opcin KIT se habilitara un botn el cual permitir el armado del mismo. Es importante que antes de armar los KIT se tenga capturado cuando menos el precio pblico, ya que en base a ste se genera el porcentaje del valor desglosado de cada componente. Por ejemplo: Planteamiento: Supngase 3 productos (A, B, C) con precio pblico de 100.00, 50.00 y 25.00 respectivamente. Al momento de armar in KIT se usarn las siguientes cantidades:

Pzs Producto Precio 1 A 100 2 B 50 c/u 3 C 25

Al indicar la primera partida el % estar en 100 dado que en ese momento abarca el total del precio, al marcar la siguiente partida, como el producto B tiene un precio de 50.00, pero son 2 piezas los montos quedan 100.00 y 100.00, por lo tanto el % esta en 50 y 50, pero al marcar la tercera partida que es un solo producto a un precio de 25.00, los % quedan de la siguiente forma: 44.44, 44.44 y 11.11, con un precio sugerido de 225.00. Si en vez de 2 piezas del producto B se hubiera usado solo una, quedara de la siguiente forma: 57.14, 28.57 y 14.29, con un precio sugerido de 175.00. Al seleccionar un la opcin KIT y armarlo se mostrar una ventana como la siguiente:


Aqu se debe seleccionar las cantidades y los componentes que integrarn el KIT e indicarle el precio que tendr. Para determinar el precio de un KIT, al momento de armarlo se deber tomar en consideracin la informacin del costo y los precios reales, ya que en estricta teora, un KIT debe ser mas econmico que si se compraran por separado las piezas que lo componen, pero se debe tener cuidado que al determinarle el precio no sea menor que el costo, que es un dato muy til, el cual se muestra en la parte de abajo del precio del KIT.

Una vez que se haya construido el KIT se deber salvar oprimiendo la tecla u o con el icono . Se pueden generar lneas de inventarios para clasificar los Kits. t Es posible realizar el armado de los KITs, aun que no se tenga existencia. Los KIT al igual que los servicios deshabilitan algunos campos, como se muestra a continuacin. Una vez que se ha dado de alta un KIT, ste pondr ser modificado y almacenado en cualquier momento. Al hacer esta operacin, el sistema mandar un mensaje como el siguiente:

Precio del Kit

Costo total del KIT

Precio real en base al ms alto.

Precio real en base al Mnimo.

Figura 3.7.3-1 Alta de Kits.


Al armar KITs no se puede hacer uso de claves denominadas Grupo de Productos, ya que el sistema manda un mensaje como el siguiente: *** Prctica *** Dar de alta el siguiente KIT:

Clave del KIT: K-JARIA Descripcin: Paquete de Jardinera. Lnea: KIT Los productos que lo van a integrar son: 1.- REGAJAR-001, Regadera para jardn 2.- TIJJAR-001, Tijeras para podar. 3.- Manguera de 5 mts, el color que se desee. 4.- Servicio de podazn. Precio Pblico: 10% menos del sugerido. Moneda: Pesos I.V.A. 15% Observaciones: Nada

% Realizar el planteamiento con los productos ABC. 3.7.4 Grupo de productos Es una clave la cual internamente asocia una cantidad de claves de productos generados por una lnea de productos que maneja subgrupos. Una vez definida la lnea de productos se proceder a dar de alta las claves de inventarios que conformaran el grupo de productos. Al momento de capturar la clave del grupo de productos se que es una nueva categora de productos que se incorpora a los ya conocidos (Producto, Servicio, Kit), se deber armar la matriz que construir las combinaciones posibles en base a los subgrupos; esto se podr hacer de dos formas: Una es escribiendo la parte de la clave correspondiente al grupo de productos y marcando la opcin

, lo cual solicitar que se asigne una lnea de productos que maneje tallas y colores, mostrando el siguiente mensaje:


La otra es que al estar dando de alta el producto, directamente se seleccione la lnea de productos que maneja tallas y colores y al momento de salir de ese campo el sistema enviar el siguiente mensaje: Lo cual habilitar de forma automtica al indicar Si la opcin Grupo de productos. Una vez que se ha marcado la opcin Grupo de Productos se habilitar el botn , el cual permitir conformar la matriz que genera todas las combinaciones posibles de tallas y colores segn se hayan designado en la lnea, o al grabar un grupo de productos el sistema enviar un mensaje como el siguiente: En ambos casos al indicarle que Si el sistema preguntar si se desea que se generen todas las combinaciones posibles, como en el mensaje siguiente: Si se eligiera que no, el usuario ser libre de dar de alta solo aquellas combinaciones que en ese momento requiera dar de alta, por medio del siguiente dilogo en forma de matriz.

Figura 3.7.4-1 Matriz de combinaciones de tallas y


Esta matriz ser mostrada al momento de realizar cualquier documento de Compra, Factura o de Movimientos al inventario al hacer uso de una clave marcada como grupo de productos. t La lnea de productos no est ligada a los grupos de productos, por lo cual, s para efectos de anlisis de estadsticas y/o graficas fuera necesario cambiarla por otra, y solo hacer uso de esa lnea para dar de alta los productos, podr hacerse sin ningn problema. t S se necesita agregar ms combinaciones de tallas y colores al grupo de productos slo basta con que se den de alta en la lnea y agregarlo al catlogo de inventaros entrando al detalle del grupo de productos y por medio del armado de grupos, al aparecer la matriz se podr por medio de los iconos

(agregar), (eliminar), una partida pudiendo visualizar las combinaciones nuevas para poderlas agregar como una clave nueva de productos. Ejemplo: Se tiene un producto llamado TANQ (Tanque de Gas Cp.), donde a la lnea se le agrega la capacidad de 30 Kg., en el detalle, por medio del botn armar Grupo al estar en la matriz se podr agregar una partida nueva con la nueva talla y/ color en la alta al catlogo de inventarios. Se podr hacer uso del icono (generar automticamente) para que el sistema se encargue de armar todas las combinaciones posibles. *** Prctica *** Dar de alta los siguientes productos, haciendo uso del armado de productos:

PRODUCTOS Clave del Producto: MANG Clave Alterna: 000 950 42??00 (?? Incrementarlos de 1 en 1) Descripcin: Manguera de plstico Lnea: MNGR Sin nmeros de serie lotes y pedimentos aduanales Precios en matriz:

Unidad de Entrada: Pz Unidad de Salida: Pz Factor entre unidades: 1 Unidad de empaque: 1 Control de Almacn: P1 (Pasillo 1)

Figura 3.7.4-2 Alta de Nuevos productos en la matriz.


5 mts 60.00 55.00 52.00 50.00 46.00 10 mts

85.00 80.00 75.00 70.00 62.00

20 mts

145.00 130.00 125.00 120.00 112.00

NOTA: Para todos los colores. Moneda: Pesos I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15% Observaciones: Nada

Tiempo de surtido: 8 Existencias: 0 Costeo: * Promedio Stock Mnimo: 2 Stock Mximo: 4

% Dar de alta las extensiones elctricas usando la lnea EXTE con los datos que se deseen.


4. COMPRAS 4.1 Definicin

Ruta de Acceso: Mdulos /Compras y/o con el icono . Por medio del mdulo de compras, se podrn dar de alta todos aquellos documentos que implican una entrada al almacn; adems este mdulo esta ntimamente ligado al de proveedores y CxP ya que, al generar recepciones de mercanca, lo cual es propiamente la factura que el proveedor expide a la empresa, se genera su correspondiente obligacin de pago quedando registrado en el saldo del proveedor. Este modulo se subdivide en tres tipos de documentos:

Recepciones Ordenes Devoluciones

Recepciones.- Este documento se elabora cuando el proveedor ha entregado parcial o totalmente los productos solicitados. Al elaborarse una recepcin de mercanca disminuirn los Pendientes por recibir y se incrementarn las Existencias de los productos, tanto en el catlogo de Inventarios y servicios como en el almacn definido. Ordenes.- Es el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para surtir cierto producto. Las rdenes de compra incrementan los Pendientes por recibir de los productos del catlogo de Inventarios y servicios y del almacn correspondiente. Devolucin.- Mediante este documento ser posible registrar la cantidad de mercanca que por diversas razones se devuelve al proveedor. 4.2 Operaciones Generales Cuando se esta editando un documento, se podrn hacer algunas operaciones que facilitar la captura del documento de entrada.

Guardar Permite salvar el documento que se esta generando, esto tambin puede hacerse con la tecla u.

ver Totales Permite visualizar el total del documento ya sea al momento de estar generndolo o cuando se esta consultado o con la tecla v.

Observaciones del Documento

Permite agregar o consultar las observaciones generales del documento.

Alta de Proveedores

Permite dar de alta proveedores desde el documento de Compra, siempre y cuando se tenga habilitado el parmetro de configuracin Alta de proveedores en captura, o por medio de la tecla x, estando ubicado el cursor en el campo proveedor.

Alta de Productos Permite dar de alta nuevos productos al momento de estar capturando un documento de entrada, siempre y cuando se tenga habilitado en la configuracin el parmetro Alta de productos en captura, o por medio de la tecla x, estando ubicado en el campo del producto.

Nueva partida Permite insertar una nueva partida en el documento o por medio de la tecla y.


Borrar partida Permite borrar una partida que ya se captur o por medio de la tecla z, estando en la partida que se desea eliminar.

Enlace s Permite generar el enlace entre documentos (este tema se ver a fondo ms adelante).

Tipo de Folio Permite seleccionar un folio de los 6 que se pueden en el sistema o por medio de la tecla { (5 alfanumricos, 1 numrico).

Revisar Talla y Color

Permite hacer una consulta de las tallas y colores disponibles cuando se uso algn producto con estatus Grupo de Productos.

4.3 Alta de Documentos Ruta de Acceso: $ Compras/Archivos/Recepciones u Ordenes o Devoluciones y/o con los iconos

, posteriormente Edicin/Agregar y/o con el icono . La opcin Alta de documentos permite dar de alta documentos de compra. Pudiendo ser de manera directa y/o enlazada. A continuacin se indica cmo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado, de manera que esta explicacin se generalice para todos ellos.

Figura 4.2-1 Consulta de documentos de

Tipos de documento

Documentos.

Proveedores.

Estatus de los

Importes.

Pestaas de consulta por periodos de tiempo.

Encabezado del

Partidas del documento

Figura 4.2-2 Alta de Compras.


Sus Campos (Cabecera): Recepcin.- Aqu se define si es un documento directo o enlazado de una orden., es decir que tome informacin de un documento previo para la elaboracin del actual. Mas adelante se ver a detalle el tema de enlace de documentos. Nmero de recepcin.- Este campo servir para indicar el nmero del documento que se est agregando y dependiendo de la configuracin, este campo podr ser o no editado, pero en cualquier caso el sistema asignar un nmero consecutivo. El sistema sugiere el folio definido en configuracin, pero se podr seleccionar otro con el botn Folios ubicado en la barra de herramientas, o con la tecla { o con la tecla t se podrn conocer todos los documentos elaborados anteriormente. El sistema no permite nmeros de documento repetidos.

La seleccin de folios se puede hacer tambin con el icono . Fecha.- El sistema sugiere como fecha de elaboracin del documento la del da de trabajo que indica el sistema. Sin embargo, puede ser modificada. Proveedor.- Se indica la clave del proveedor con la tecla t o escribiendo la clave directamente. Al hacer uso de la tecla t aparecer una ventana, en la cual se podr hacer la bsqueda del proveedor en base diferentes criterios, como se muestra en la imagen anterior. Los principales criterios son Nombre, RFC, CURP, etc., e inclusive si se tiene configuradas las leyendas de los campos libres, estas aparecern como criterios de bsqueda.

Figura 4.2-3 Seleccin de

Figura 4.2-4 Bsqueda de


, Si el proveedor se encuentra suspendido, el sistema impedir la elaboracin de un documento de compra. El nico documento que se puede elaborar para un proveedor suspendido es una Devolucin. Si en la configuracin de Compras el sistema tiene habilitado el parmetro Alta de proveedores en

captura, estando cursor en el campo Proveedor, con la tecla x o con el icono , se podr dar de alta en ese momento al nuevo Proveedor. Entregar a.- Se tienen 25 caracteres para escribir el lugar o persona donde se debe entregar la mercanca amparada por el documento. Referencia del proveedor.- Se puede usar para escribir el nmero del documento que el proveedor presenta al momento de entregar la mercanca. Esquema.- Este campo indica el esquema de impuesto que se aplicar al documento, el sistema ignorar el esquema de impuesto definido para el producto y para realizar los clculos se considerar el esquema definido en el documento. Descuento.- El valor de este campo proviene del descuento capturado dentro del catlogo de proveedores. A su vez, el descuento aqu anotado se sugerir en la captura de cada partida y disminuir el costo del producto. Descuento Financiero.- Se otorga en circunstancias particulares (por ejemplo, pronto pago o por adquirir grandes volmenes de mercanca). Este descuento se calcula despus del descuento comercial, tomando como base antes de aplicar el impuesto lo que resta del monto total del documento. Fecha de Recepcin / Devolucin.- La fecha corresponde a la fecha en la que el proveedor indica que enviar la mercanca o una fecha tentativa. Moneda.- Elige la moneda en la que se efectuar la operacin. El sistema mostrar el costo unitario y el monto de cada partida as como los totales del documento expresados en esta moneda. Este campo slo se activar si se trabaja con multimoneda. Tipo de cambio.- Este valor permite calcular al sistema el monto por partida y el monto total del documento en moneda base para su registro y consulta en las siguientes secciones del sistema. El tipo de cambio es sugerido por el sistema y corresponde al definido en el catlogo de monedas. Este valor es modificable. Almacn.- Si en la configuracin se tiene habilitado manejo de Multialmacn, se indica a cual almacn entrar la mercanca. Flete.- Si en la configuracin se tiene habilitado manejo de flete, en este campo se captura el monto del flete sin impuestos, ya que estos se calcularn al final, dependiendo del % de impuesto determinado en la configuracin. Pero si en el proveedor se tiene especificada una zona, a la cual se le asign calculo de flete, ya sea por monto fijo o por formula, el flete se determinar de forma automtica, aunque cabe mencionar que podr ser modificado, al estar dando de alta el documento. La retencin se calcula aplicando el % indicado para el proveedor sobre el Impuesto del flete. Los montos obtenidos por retencin del flete se acumularn en el concepto definido en configuracin. Sus Campos (Partidas):


Cantidad.- Se indica la cantidad de elementos que adquirirn de un producto. El campo puede manejar hasta la siguiente entrada 999999999.99999, dependiendo de la configuracin. Producto.- Se anota la clave del producto o con la tecla de t se podr localizar rpidamente la clave de un producto. ,Es necesario considerar que el sistema es sensible a Minsculas y Minsculas. Si se hace uso de la tecla t aparecer una ventana en la cual se podr hacer una bsqueda por diferentes criterios de bsqueda, tal como en los proveedores. En este campo se podr hacer uso de la Clave Alterna que se haya capturado en el producto en cuestin, es decir, se puede ingresar la clave distintiva de Aspel-SAE (clave alterna). ,Si el producto capturado en la partida maneja una unidad de entrada diferente a la de salida, al pasar por el campo de Unidad, el sistema arroja una ventana solicitando el Factor entre unidades, el cual refleja la relacin entre la unidad de entrada y la de salida. Descuento.- Se refiere al descuento a aplicar al costo del producto de la partida. En este campo el sistema propondr el mismo dato anotado en la cab

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