CURSO-TALLER ARCHIVO DE TRAMITE

Hermosillo, Sonora, 01 marzo 2013

Instructor: Rosario Campa Montaño

Introducción

Los Archivos mantienen las pruebas de nuestras actuaciones, se nutren de los documentos que ingresan y que se producen en el diario quehacer de una institución.

Conceptos Básicos• Archivo.• Documento de archivo• Expediente• Principio de procedencia y orden original.• Ciclo vital del documento.• Sistema de Archivo• Normatividad

La función esencial de los archivos es,

1- Servir de apoyo a la toma de decisiones y..

Sociedad

Administración Pública

Grupos o ciudadanos individuales

2.- Proporcionar de forma oportuna, Información veraz

ArchivoInstituto Federal de Acceso a la Información Pública

Instituciones, dependencias, entidades

oficiales

Actividad Administrativa

LA INFORMACIÓN PUEDE SER CLASIFICADA EN:

Confidencial

Reservada

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS

Archivo: Conjunto orgánico de documentos, en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuiciones por los sujetos obligados oficiales.

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS

La Archivística es una ciencia interdisciplinaria que resuelve problemas vinculados a la eficiencia y eficacia de las organizaciones y que garantiza la perdurabilidad del patrimonio histórico, que es un elemento sustancial de la identidad y la memoria de la humanidad.

QUÉ TENEMOS ?

Almacén de papeles Archivo1 Papeles apilados, diarios, boletines,

fotocopias...

Documentos importantes que hay que

conservar clasificados y ordenados

2. Pocas personas saben lo que hay. Inventario de los documentos con la

descripción correspondiente.

3. Los documentos llegan como pueden. Traslado organizado.

4. Cada persona conserva o elimina lo que

le parece oportuno.

Criterios únicos de conservación y

eliminación.

5. Es difícil encontrar y consultar un

documento.

Consulta y préstamo de la

documentación de forma ágil.

6. Todo el mundo puede acceder. Acceso para el personal autorizado.

7. No hay normas de archivo ni de

clasificación.

Manual de gestión de documentación

y archivos y cuadro de clasificación

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

Reunir

Exige un control y canalización de la producción documental.

ConservarAsegurar la integridad física de los soportes documentales, evitando al máximo las condiciones medioambientales y de riesgo que puedan causar daño a la información.

Servir/difundir

Implica organización, descripción, difusión, orientación. Consiste en ofrecer datos concretos que impliquen facilidad de acceso y consulta.

QUE ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO ?

Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus funciones o desarrollo de su actividad.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Unidad de Planeación y Evaluación de Políticas Educativas Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación Dirección de Incorporación y Revalidación

C. DIRECTOR DE ESCUELA PRESENTE.

México, D. F.T 24 de octubre de

2008 Asunto; Oficio Comisión

Me refiero a los trabajos que la Secretaría de Educación Pública realiza en torno a la “Encuesta nacional sobre el uso de resultados de ENLACE, identidad de los educandos y la participación de la comunidad educativa en programas estratégicos", y a la visita que se realiza del 27 al 31 de octubre del año en curso, a ese plantel a sudigno cargo, me permito hacer de su conocimiento que el C.__ _ _es el visitador que ha sido acreditado para tal efecto.Bajo este contexto, hago de su conocimiento que para el cumplimiento del propósito establecido, dicho visitador deberá llevar a cabo las siguientes actividades:

1. Acreditarse con identificación oficial ante el C. Director del Plantel Educativo.2. Requerir al C. Director o Personal Administrativo del Plantel lo siguiente:

2.1 Copia fotostática del Acta de Nacimiento de los alumnos que estuvieron inscritos en el ciclo escolar 2007-2008 cuyos registros administrativos del plantel indican la carencia de la CURP, o que presentan alguna incongruencia con base a la lista que se le hizo llegar previamente.2.2 Copia fotostática del Acta de Nacimiento de los alumnos de nuevo ingreso al ciclo escolar 2008-2009 cuyos registros administrativos del plantel indican la carencia de la CURP.2.3 Llenar la encuesta sobre los motivos de la carencia de la CURP de los Alumnos y la participación de Ja comunidad educativa en programas estratégicos.

2.4 Sellar el presente Oficio.

3. Entregar una copia del formato de control de las actas de nacimiento de los alumnos citados en los numerales 2.1 y 2.2.

Al agradecer de antemano el apoyo que tenga a bien brindar al visitador comisionado en las funciones que se le han encomendado, hago propiajftMftocasión para reiterarle las seguridades de mi más alta y distinguida consideración.

!. E. P.RHCIÜN tENtML 81 ACKMUCIM

rCMríHtlON I REVUIIUIM id

aAndrade. - Director General de Acreditación Incorporación y Revalidación - Prosante

”2008. Ario da la Educación Física y al Deporte" Arcos de Belen numero 79. 5 piso. Col. Centro. C P 06010, Mexictrt Tel. 01 <55) 36013107 | Fax: 01 (55) 36012

http://www.sep.gob.mx/wb2/sep1/sep1 Dirección General de Acreditación

CARACTERÍSTICAS

Únicos: Producidos para realizar un trámite específico de la institución, a diferencia de otros documentos múltiples, como los libros o las revistas.

Orgánicos: Se derivan de las funciones y estructura orgánica de la institución.

Seriados: Los documento de archivo se producen uno a uno relacionados entre sí.

EL DOCUMENTO DE ARCHIVO DEBE GARANTIZAR

La correcta toma de decisiones

La rendición de cuentas

La transparencia de acciones

El acceso a la información

DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO

• Documentación de apoyo para las gestiones administrativas.

•Forman parte del expediente, pero no se consideran patrimonio

documental y no pasan a formar parte de un archivo.

•Ejemplo: Textos legales, boletines oficiales, copias de informes,

documentos que no son producidos por el área ni son originales por lo

cual deben ser eliminados antes de llegar al archivo de concentración.

EXPEDIENTE

Unidad documental formada por un conjunto de documentosgenerados, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

SERIE DOCUMENTAL

Conjunto de expedientes similares que se integran con documentos producidos de manera continua como resultado de una misma actividad.

G* W iV i*12 'írf üenn

l-L'àrf ÍXM

SECCIÓN

Primera división del fondo, se organiza conforme al principio de procedencia y orden original, de acuerdo a la estructura orgánica o a las funciones de la institución.

Son las agrupaciones documentales procedentes de una institución o división administrativa importante con una organización y función definida e independiente.

FONDO DOCUMENTAL

Es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una unidad de archivo; es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.

MODELO DE NIVELES DE CLASIFICACIÓN DE UN

FONDO

EXISTEN DOS PRINCIPIOS

ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS

Principio de procedencia.

Principio de orden original.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Consiste en respetar el origen de los fondos, procedentes de una entidad, observando su estructura o clasificación.

Establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le asignó el área productora.

Los documentos se producen con base en un procedimiento administrativo, por lo que se van colocando siguiendo la secuencia del trámite.

PRINCIPIO DE ORIGEN ORIGINAL

Criterios para la organización de archivos

❖ Uniformes

❖ Asegurar su localización expedita

❖ Disponibilidad, integridad, conservación y custodia

Organización

Proceso de clasificación

Documentos

Agrupación por asuntos = acción particular = Expediente por asunto

Agrupación de expedientes similares = acción general =

Conjunto de documentos

Conjunto de expedientes

VALORES DE LOS

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Valor Primario• Administrativo• Legal• Fiscal/Contable• TécnicoValor Secundario• Evidencial

• Testimonial

• Informativo

VALORES PRIMARIOS

Valor Administrativo – Son los documentos

generados o recibidos en las oficinas en función de las actividades de las áreas administrativas.

– El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos

Ejemplos:Oficios, tarjetas

informativas, memorándums, trámites relacionados con proyectos, informes, reportes de actividades, minutas de reuniones, actas administrativas, etc.

Su conservación es por un período de 7 años; de 2 a 3 años en archivo de trámite, el resto en concentración.

VALORES PRIMARIOS

Valor Fiscal o Contable

– Valor que tienen los documentos que sirven de justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras o sirven de testimonio de obligaciones tributarias

– Registro de relaciones con la hacienda pública.

Ejemplo

– Impuestos, facturas, registros contables, nóminas, libros de contabilidad, pólizas de cheques, estados financieros.

– Su conservación es por un período de 12 años: de 3 a 6 en archivo de trámite y el resto en concentración

VALORES PRIMARIOS

• Valor Legal– Aquel que pueden tener los

documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas.

– Registros de trámites jurídicos

• Ejemplos– Propiedad, Laborales,

escrituras, bienes, leyes, decretos, acuerdos.

Su conservación en el archivo de trámite será hasta la resolución del asunto. Una vez en concentración.

• Valor Técnico– Es aquel que evidencía

las acciones de las áreas operativas a través de los

documentos técnicos.

• Ejemplos– Estudios, programas,

dictámenes, investigaciones, proyectos.

VALORES SECUNDARIOS

• Valor Evidencial– Documentos que adquieren valor permanente

en virtud de derechos y obligaciones imprescindibles

• Valor Testimonial– Documentos que dan testimonio de aspectos de

la evolución de la institución

• Valor Informativo– Documentos cuya información es útil a la

sociedad y su aplicación a cualquier campo de la investigación

CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

“Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico”.

adabi

Fase inactiva

• La información es de interés para la investigación, la ciencia y la cultura.

Fase activa

• La información contenida es vigente o actual.

• De uso constante e inmediato.

Fase semiactiva

• La información constituye un asunto en espera de su conclusión.

• De uso ocasional.

Archivo Histórico

Archivo de Trámite

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Archivo de Concentración

FASES VALORES USOS/DURACIÓ

N

USUARIOS ARCHIVO/FUNCIÓN

ActivaPrimariosLegales o jurídicosAdministrativosContables o Fiscales

Institucional

Constante

3 a 5 años

Área productora en atención a sus actividades

Trámite (Documentación en trámite; elaboración o gestión del documento, uso intensivo, vigencia administrativa y consulta frecuente).

Semiactiva

PrimariosLegales o jurídicosAdministrativosContables o Fiscales

Institucional

Ocasional

Hasta 40 años

Área productora

Concentración (Consulta esporádica, documento tramitado, motivo de recurso o consulta como antecedente. va adquiriendo valor histórico evaluación para su selección o expurgo)

Inactiva

SecundarioEvidencialTestimonial Informativo

Social Conservación permanente

Investigador y público en general

Histórico TP, Transferencia primaria, E: Eliminación, TS: Transferencia Secundaria

TP

TS

E

TRANSFERENCIA

❖ Traslado controlado y sistemático de expedientessemiactivos al archivo de concentración y de los

inactivos al archivo histórico

TRASNFERENCIA PRIMARIA

TRASFERENCIA SECUNDARIA

SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS El flujo y la transferencia

de los documentos

Componen al sistema los archivos: los servicios archivísticos. la administración de archivos la legislación archivística y el personal.

CONTROLES Y HERRAMIENTAS PARA ADMINISTRAR

EL ARCHIVO DE TRAMITE

•Cuadro General de Clasificación Archivística•Catálogo de Disposición Documental.•Identificación de expedientes (carátula)•Inventario de expedientes de trámite•Circulación de documentos y/o expedientes•Depuraciones•Inventario de expedientes transferidos•Transferencias primarias•Procedimiento de Administración de Archivo de Trámite

¿QUE SE BUSCA CON LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS?

Estandarización de las políticas de administración de archivos y el establecimiento de procedimientos que aseguren una apropiada organización y protección de los mismos.

¿Para qué?

Para que la evidencia e información contenida en los documentos se recupere de una manera eficiente, con base en prácticas y procedimientos homogéneos.

Beneficios

Eficiencia en trámites administrativos.Información ágil y oportuna.Facilitar la toma de decisiones.Optimizar recursos.Optimizar espacios.Garantizar la custodia, conservación y recuperación.Cumplir con la normatividad en materia de transparencia y acceso a la información.Conformar la memoria histórica

Legislación y normatividad interna en

archivo

Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Acceso a la Información Pública Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios. Art. 63 Código Penal Federal Ley Federal de Archivo Ley que regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos. Lineamientos Generales para la Administración Documental en el Estado de Sonora.

Principios constitucionalesPrincipios constitucionales

Artículo 6o. ConstitucionalArtículo 6o. Constitucional- - Derecho a la información Derecho a la información (que genera o posee el gobierno)(que genera o posee el gobierno)

Artículo 8o. ConstitucionalArtículo 8o. Constitucional- - Derecho de petición Derecho de petición (información contenida en (información contenida en documentos)documentos)

DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Es Obligación de los funcionarios Públicos:

• “Rendir cuentas sobre el ejercicio de las funciones que tenga conferidas y coadyuvar en la rendición de cuentas de la gestión pública, proporcionando la documentación e información que le sea requerida en los términos que establezcan las disposiciones legales correspondientes”

LOS SERVIDORES PÚBLICOS ESTAMOS SUJETOS A:

Auditorias y Observaciones realizadas por:

Órgano Interno de Control.Auditores Externos.Secretaría de la Función Pública.Auditoria Superior de la Federación.

Requerimientos de Información de otros Organismos

Por lo que también es obligación de los servidores Públicos:

“custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción ocultamiento o inutilización indebidos”

• También es obligación del servidor público evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento de la información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.

Código Penal Federal

Artículo 214, fracciones IV

Si se destruye o extravía expediente, por falla en documento......

QUE PODRIA

SUCEDERLE?Despido o Renuncia

• ¿Nada más?

• Las sanciones contempladas en La Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos indican:

I.- Amonestación privada o pública;II.- Suspensión del empleo, cargo o comisión por un período no menor de tres días ni mayor a un año;III.- Destitución del puesto;IV.- Sanción económica, eV.- Inhabilitación temporal para desempeñar empleos, cargos o comisiones en el servicio público.

• De dos a siete años de prisión,

• Multa de treinta a trescientas veces el salario mínimo diario

vigente en el Distrito Federal en el momento de cometerse

el delito y

• Destitución e inhabilitación de dos a siete años para

desempeñar otro empleo, cargo o comisión públicos.

Las sanciones consideradas en el Código Penal Federal contemplan:

• La Secretaria de Educación y Cultura, tiene la obligación de proporcionar los documentos comprobatorios de los trámites efectuados en aras de su quehacer y facilitar la consulta de información a todas las personas que lo soliciten a través de la unidad de enlace.

• La Secretaria de Educación y Cultura, tiene la obligación de proporcionar los documentos comprobatorios de los trámites efectuados en aras de su quehacer y facilitar la consulta de información a todas las personas que lo soliciten a través de la unidad de enlace.

Ley 167

• Artículo 5°. Los servidores públicos, al término del desempeño de su cargo, harán entrega, a quien corresponda, de toda la documentación oficial que se encuentre en su poder, atendiendo a las disposiciones legales establecidas.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN

EL ESTADO DE SONORA

ARTICULO 1°.- Los presentes lineamientos son de orden general y obligatorio para los sujetos obligados oficiales en relación a la administración, conservación y preservación de sus archivos.

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN

Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PÚBLICA

• ARTICULO 2°.- Dichos lineamientos tienen por objeto establecer criterios generales en materia de generación de datos, registros y archivos así como su conservación, clasificación archivística y consulta que permita una pronta localización y seguridad de la información pública requerida.

MÓDULO II.Archivo de trámite

Temario ■ Principios y conceptos fundamentales ■ Instrumentos de control y consulta ■ Clasificación documental ■ Expediente administrativo e informativo ■ preparación de transferencia primaria

Archivo de trámite

Inducir al participante en la adminsitración de archivo de trámite.

Objetivo específico

Realidad actual del Archivo de Trámite

ARCHIVO DE TRAMITE

• Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

EL ARCHIVO DE TRÁMITE O DE OFICINA

FUNCIONES E IMPORTANCIA

•Servir a la gestión administrativa de la institución.

•Servir a la organización del archivo en su conjunto.

•Transferir al archivo de concentración la documentación cuyos plazos de vigencia administrativa hayan concluido.

•Apoyar a la unidad de enlace para proporcionar servicios de información a la ciudadanía en general.

Archivo de TrámiteEn este archivo se inicia la formación de

expedientes.

Objetivo: garantizar la integridad y conservación de los documentos y expedientes, facilitar y controlar su uso.

Es indispensable para el logro del objetivo que los documentos estén organizados y conservados bajo criterios uniformes de tal manera que permitan su localización expedita y disponibilidad inmediata.

Responsables de Archivo de Trámite

• Los responsables de los archivos de trámite tienen las siguientes funciones:

I. Integrar los expedientes de archivo.

II. Organizar y resguardar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental.

III.Guardar evidencia de la administración de su archivo.

IV.Hacer entrega de sus expedientes e inventarios al término de su relación de trabajo con la SEC.

Archivo de Trámite

V. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o en su caso, con el Archivo de Concentración, en la elaboración y actualización permanente del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario general.

VI. Elaborar los inventarios para transferencia primaria.

VII. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentración, conforme al Catálogo de Disposición Documental.

Todo Enlace, (por Dirección General o Direccion de Area) tienen las siguientes funciones:

I.- Fungir como representante del SIA en su área, para coordinar a los responsables de archivo de trámite en: actualización del CGCA, designación de los Responsables de los Archivos de Trámite, elaborar plano de su área y etiquetar el mobiliario donde se encuentren los expedientes.

II.- Asesorar a los RAT en el manejo documental, de los procedimientos de la administración documental, las depuraciones.

Enlaces de Archivo

III.- Estar informados acerca de las capacitaciones, verificaciones y cambios en las políticas del SIA para coordinar al respecto a los responsables de los archivos de trámite de sus áreas.

IV.- Coordinar las transferencias primarias.

V.- Coordinar la entrega-recepción de los responsables de archivo de trámite en lo relativo a la documentación.

Instrumentos de control y consulta

LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA PROPICIAN LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y LOCALIZACIÓN EXPEDITA DELOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS.

I. Cuadro general de clasificación

archivistica.II. Catálogo de disposición

documental.III.

Inventarios:IV. Guía

simple.

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓNARCHIVÍSTICA

•Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.

•Instrumento que organiza intelectualmente la información y los archivos de una institución que son el reflejo de su quehacer.

EJEMPLO DE CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA (AGN)

CODIGO SECCIONES

1C LEGISLACION

2C ASUNTOS JURIDICOS

3C PROGRAMACION, ORGANIZACION Y PRESUPUESTARON

4C RECURSOS HUMANOS

5C RECURSOS FINANCIEROS

6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PUBLICA

7C SERVICIOS GENERALES

8C TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACION

9C COMUNICACION SOCIAL

10C CONTROL DE AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS

11C PLANEACION, INFORMACION, EVALUACION Y POLITICAS

12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION

CÓDIGO SECCIONES SERIES1C Legislación2C Asuntos Jurídicos3C Programación, Organización y presupuestación4C Recursos Humanos5C Recursos Financieros6C Recursos Materiales y Obra Pública7C Servicios Generales8C Tecnologías y Servicios de la Información9C Comunicación Social10C Control y Auditoría de Actividades Públicas11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas

Educativas12C Transparencia y Acceso a la Información13 Educación básica 14 Educación Media Superior y Superior15 Registro, Certificación y Servicios a

Profesionistas

CUADRO GENERAL DE

CLASIFICACIÓN

ARCHIVÍSTICA

CÓDIGO SERIES DESCRIPCIÓN/CONTENIDO1C.1 Disposiciones en la materia Disposiciones legales en materia de legislación federal

1C.2 Programas y Proyectos sobre legislación Instrucciones y estrategias contenidas en programas y proyectos en materia de legislación.

1C.3 Leyes Leyes expedidas por congreso de la unión o congresos locales.

1C.4 Códigos Códigos federales o locales en materia civil, penal, entre otros.

1C.5 Convenios y tratados internacionales Instrumentos jurídicos a nivel internacional 1C.6 Decretos Disposiciones generales denominados decretos. 1C.7 Reglamentos Normas jurídicas para la aplicación o desarrollo de una ley denominado

reglamento.

1C.8 Acuerdos Generales Resolución de carácter general denominado acuerdo.

1C.9 Circulares Escritos de carácter general en el que se notifica información

1C.10 Instrumentos Jurídicos consensuales Convenios, bases de colaboración, acuerdos, etc.

Instrumentos jurídicos que establecen obligaciones para las partes suscriptoras.

1C.11 Resoluciones Decisiones de autoridad judicial o administrativa1C.12 Compilaciones jurídicas Cuerpo de obra, extractos de libros, de documentos, normas jurídicas o

disposiciones normativas.

1C.13 Diario Oficial (publicaciones en el) Publicaciones del Diario Oficial de y gaceta oficial del Distrito Federal y/o periódicos oficiales de las entidades federativas.

1C.14 *Normas oficiales mexicanas La regulación técnica de observancia obligatoria expedida por las dependencias competentes.

1C.15 Comités y subcomités de normalización Actas y documentos que se generen en comités y subcomités de normalización.

1C.16 Boletín Oficial General del Estado de Sonora (publicaciones en el)

Documentos que respalden el desarrollo de una norma oficial mexicana.

SECCIÓN: 1C LEGISLACIÓN

SECCION 1C LEGISLACIÓN

Son aquellas por las que fue creada la institución, es decir sus competencias o funciones principales que le dan origen y la distinguen de otras instituciones.

SECCIONES SUSTANTIVAS

vs

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

• Identificar las competencias, funciones y actividades de cada unidad administrativa, ésta es la base de los procesos de clasificación de la documentación.

• Analizar la relación existente entre las funciones y actividades de una oficina (unidad administrativa).

• Identificar las tipologías y series documentales que produce la oficina (no el análisis o valoración de documentos individuales).

Ejemplo de codificación para el Cuadro General de Clasificación Archivística:

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO Y

EXPEDIENTE INFORMATIVO

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO O POR ASUNTO

Características de los expedientes administrativos o por asunto:

• Son los expedientes conformados por documentos generados por las áreas que son la evidencia del cumplimiento de sus atribuciones.

• Son documentos originales que forman un asunto, y deben ser clasificados de acuerdo al CGCA hasta la serie.

• Debido a que se trata de documentación que tiene valor archivístico, se transfieren al archivo de concentración cuando se dé el cierre del asunto.

EXPEDIENTE INFORMATIVO O DE CONTROL

EXPEDIENTE INFORMATIVO O DE CONTROL

Características de los expedientes informativos o de control:

• En general, éstos expedientes están conformados por documentación diversa, copias cuya utilidad reside en información de apoyo para las tareas asignadas.

• Su depuración se realiza en el archivo de trámite, con la periodicidad que el área considere necesaria de acuerdo con el manejo o consulta de la documentación contenida.

• Debido a que se trata de documentación que no tiene valor archivístico, no se transfieren al archivo de concentración.

• Su clasificación acorde al CGCA es hasta la Sección.

IDENTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES

Conforme a los Lineamientos del 23 de Marzo de 2012: El marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos:

I. Unidad administrativa;II. Fondo;III. Sección;IV. Serie;V. Número de expediente o clasificador: el númeroconsecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes;

En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a los incisos III, IV y V.

IDENTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES

VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;

VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);

VIII. Valores documentales;IX. Vigencia documental;X. Número de fojas útiles al cierre del

expediente:es el número total de hojas contenidas en

los documentos del expediente.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

• Es el registro sistemático y normalizado de los valores documentales, la clasificación de la información, los períodos de guarda y el destino final de las series documentales que conforman los fondos de nuestra institución.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Nível Código IdentificaciónValoración Primaria

Clasificación de la Información

Vigencias

A L C FR

C AT AC AHSección

2 Asuntos Jurídicos           

     

Serie 2.1 Disposiciones en la materia   X       

6 4 P

Serie 2.2 Programas y proyectos en materia educativa X      X  

6 2  

Serie 2.3 Registro y certificación de firmas   X      X

3 3  

Serie 2.4 Registro y certificación de firmas acreditadas ante la dependencia   X      X

3 3  

Serie 2.5 Actuaciones y representaciones en materia legal   X       

6 4  

Serie 2.6 Asistencia, consulta y asesorías X      X X

2 6  

Serie 2.7 Estudios, dictámenes e informes (iniciativas de ley, acuerdos, etc.)   X    X X

6 4  

Serie 2.8 Juicios contra la dependencia   X    X X

6 4  

Serie 2.9 Juicios de la dependencia   X    X X

6 4  

Serie 2.10 Amparos   X    X X

6 4  

Serie 2.11 Interposición de recursos administrativos X      X X

6 4  

Serie 2.12 Opiniones técnico jurídicas   X    X  

3 6  

Serie 2.13 Inspección y designación de peritos   X    X  

6 4  

Serie 2.14 Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos   X       

5 3  

Serie 2.15 Notificaciones   X       

2 6  

Serie 2.16 Inconformidades y peticiones   X    X X

6 4  

Serie 2.17 Delitos y fallas   X    X X

6 4  

Serie 2.18 Derechos humanos   X    X X

6 4  

Serie 2.19Regularización jurídica de los planteles educativos del Estado de Sonora

  X       

1 9 P

A.- Administrativo L.- Legal C.- Contable F.- Fiscal R.- Reservado C.- Confidencial AT.- Archivo de Trámite AC.- Archivo de Concentración AH.- Archivo Histórico I.- Indefinido P.- Permanente

TRANSFERENCIA PRIMARIA

Archivo de concentración

Se refiere al traslado de la documentación inactiva o semiactiva, que ha dejado de tener utilidad inmediata para las funciones de la unidad generadora.

Archivo de trámite

TRANSFERENCIA PRIMARIA

Archivo de concentración

La transferencia debe ser controlada y sistemática, con esta actividad se cede a personal profesional, la custodia de la documentación, con la finalidad de obtener servicios de información eficientes, eficaces y expeditos.

Archivo de trámite

TAREAS OPERATIVASOrganizar y conservar los documentos con

criterios archivísticos.

Tratamiento físico del expediente para transferir la documentación al Archivo de Concentración

Revisión y depuración primaria.

Compactación de expedientes y eliminación de soportes metálicos.

Ordenar e inventariar los documentos

transferidos. Coordinar transferencias.

PREPARACIÓN PREVIA A LA TRANSFERENCIA PRIMARIA

Revisión y expurgo:

Es necesario revisar la documentación contenida en los archivos o expedientes que conforman la remesa que será transferida al Área de Concentración y eliminar toda aquella documentación que no haya sido producida por y para la SEC o bien que no haga referencia a sujetos u objetos de la Institución.

Verificar que no falta ningún documento dentro de los expedientes y que no falta ningún expediente dentro de la serie.

Verificar la ordenación correcta (numérica, cronológica, alfabética...) de los documentos.

Eliminar carpetas de anillos y broches Bacco, así como sustituir fólderes en malas condiciones.

INTEGRACIÓN DE LAS CAJAS

• La documentación deberá ordenarse en las cajas de archivo, de acuerdo al número de folio, que se le haya dado a su fólder o carpeta.

ELABORACIÓN DE INVENTARIOS

Formato de inventarioCantidad de cajas de que consta la remesaNombre de la Unidad Generadora ObservacionesNombre y firma de la persona que autoriza la transferenciaNombre y firma de la persona que recibe la transferencia

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Los documentos son transferidos al Área de Concentración para su custodia, esta transferencia debe realizarse preferentemente bajo la supervisión del representante de la Unidad Generadora, con recursos de la propia unidad.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades generadoras (semiactivos), y que permanecen en él, hasta el cumplimiento de su ciclo vital y se determina su destino final.

Funciones del Archivo de concentración

I.- Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva.

II.- Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental, conforme al catálogo de disposición documental o al cumplir su período de reserva.

III.- Solicitar al área coordinadora de archivos de la dependencia o entidad, en su caso, con visto bueno de la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final.

Funciones

IV. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos, la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general.

V. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria.

VI. Valorar en coordinación con el archivo histórico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme el catálogo de disposición documental (Lineamiento décimo séptimo)

VII. Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al archivo histórico de la dependencia o entidad, o al Archivo General de la Nación.

BENEFICIOS

Liberar a las oficinas de los documentos que ya no son necesarios para el trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento administrativo.

Conservar los documentos semiactivos en forma centralizada, lo que permite optimizar los recursos humanos, materiales y financieros, así como la conservación documental, la eficacia y eficiencia en los procesos archivísticos.

IMPORTANCIA

La conservación de los documentos semiactivos debe responder a criterios de seguridad y rentabilidad.

La unidad administrativa que trasfiere sus documentos, delega la responsabilidad de la custodia de la conservación de sus archivos al Archivo de Concentración, pero conserva el derecho exclusivo de la consulta y préstamo, o en su caso, de reactivar uno o varios expedientes.

Realizar dichas funciones a bajo costo mediante el aprovechamiento intensivo del espacio y del recurso humano.

TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Archivo de Concentración Archivo

Histórico